DANH SÁCH HỒ SƠ CẦN CHUẨN BỊ CSR

ð Các nội dung sau đây liệt kê các hồ sơ và tài liệu tối thiểu mà tiêu chuẩn yêu cầu để đảm bảo tuân thủ
theo tiêu chuẩn. Đánh giá viên có thể xem xét trong quá trình đánh giá để yêu cầu các hồ sơ và tài liệu đáp
ứng cho việc đánh giá.
▲ Lưu ý rằng đây là danh sách hồ sơ tối thiểu cần có và không phải là tất cả các hồ sơ.

A - LAO ĐỘNG - NHÂN QUYỀN

A1 TỰ DO LỰA CHỌN VIỆC LÀM
Quy trình tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
Quy định về việc không thu phí tuyển dụng/ GKSK
Chính sách cấm lao động cưỡng bức
Chính sách/quy trình giám sát các hành động cưỡng bức
Quy trình xin thôi việc
Hợp đồng lao động ( giấy ủy quyền ký kết hđlđ nếu có)
Chính sách về tự do đi lại/chính sách an ninh hoặc sử dụng cttv

A2 LAO ĐỘNG TRẺ EM VÀ LAO ĐỘNG THÀNH NIÊN

Chính sách cấm lao động trẻ em, sử dụng lao động vị thành niên
Danh mục các công việc cấm sử dụng lao động trẻ em, vị thành niên
Đánh giá rủi ro khi sử dụng lao động trẻ em, lao động vị thành niên
Chính sách dành cho lao động là sinh viên/thực tập sinh/học nghề

A3 THỜI GIAN LÀM VIỆC

Chính sách chấm công, chấm công tăng ca
Quy trình kiểm soát và phân bổ tăng ca
Chính sách nghỉ ngơi, giải lao và thời gian làm việc
Bằng chứng người lao động đồng ý tăng ca và việc truyền đạt về tự nguyện tăng ca
Giấy phép làm thêm giờ được xác nhận từ cơ quan nhà nước
Danh sách lao động nữ đang mang thai và nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi

A4 LƯƠNG VÀ PHỤ CẤP

Chính sách chi trả tính lương
Quy định xử lý kỷ luật về trách nhiệm bồi thường vật chất
Danh mục các khoản đóng góp của người lao động
Quy trình thanh toán lương nghỉ việc
Chính sách cấm trừ lương và khấu trừ lương
Hồ sơ nhận và đóng bảo hiểm

A5 ĐỐI XỬ NHÂN ĐẠO

Quy trình và phương pháp xử lý kỷ luật
Các biên bản các báo cáo, kết quả của quá trình xử lý kỷ luật
Quy trình thành lập ban điều tra
Chính sách cấm đối xử vô nhân đạo

A6 KHÔNG PHÂN BIỆT ĐỐI XỬ

Quy định cấm phân biệt đối xử
Cam kết bảo mật thông tin y tế
 Bảng thông báo tuyển dụng và mô tả công việc

A7 TỰ DO HIỆP HỘI
Chính sách/quy trình tự do hiệp hội công đoàn
Tự do bầu cử hay tham gia vào tổ chức công đoàn
Chính sách tự do tín ngưỡng tôn giáo
Khảo sát tự do tín ngưỡng tôn giáo
Bằng chứng về truyền thông và tương tác phản hồi giữa người lao động với công ty

D - ĐẠO ĐỨC
D1 - LIÊM CHÍNH TRONG KINH DOANH
Chính sách chống tham nhũng, hối lộ
Quy trình điều tra vi phạm đạo đức
Quy tắc đạo đức của công ty
Chính sách đóng góp, ủng hộ, từ thiện
Giấy phép đăng ký kinh doanh

D2 - LỢI THẾ KHÔNG PHÙ HỢP

Chính sách không nhận quà từ nhà cung cấp, khách hàng
Quy trình xử lý kỷ luật
Các hồ sơ báo cáo kỷ luật

D3 - TIẾT LỘ THÔNG TIN

Chính sách/quy trình bảo mật thông tin
Thỏa thuận không tiết lộ thông tin của nhân viên
Thỏa thuận không tiết lộ thông tin của Nhà cung cấp, khách hàng
Thỏa thuận không tiết lộ thông tin của Nhà cung cấp dịch vụ

D4 - QUYỀN SỞ HỮU TRÍ TUỆ

Chính sách bảo vệ và xem xét quyền sở hữu trí tuệ
Biên bản bàn giao và nhận quyền sở hữu trí tuệ

D5 - KINH DOANH, QUẢNG CÁO VÀ CẠNH TRẠNH CÔNG BẰNG

Chính sách kinh doanh công bằng, chống thông đồng
Chính sách về quảng cáo, dán nhãn
Báo cáo tài chính hàng năm

D6 - BẢO VỆ DANH TÍNH VÀ KHÔNG TRẢ ĐŨA

Chính sách bảo vệ danh tính và chống trả thù
Quy trình ra vào cổng với nhân viên và khách

D7 - QUYỀN RIÊNG TƯ
Chính sách và chương trình bảo vệ quyền riêng tư

D8 - PHÂN NGUỒN KHOÁNG SẢN CÓ TRÁCH NHIỆM

Chính sách/quy trình bảo vệ nguồn khoáng sản xung đột
Cam kết không sử dụng nguồn khoáng sản tranh chấp
Hạng mục các khoáng sản cấm 3 GT phải được cam kết trong Coc
Bảng kiểm tra sử dụng nguồn khoáng sản xung đột trong nhà máy và NCC cấp 2

E - HỆ THỐNG QUẢN LÝ
E1 - CAM Quy
KẾTtắc
CỦAứngCÔNG
xử (Coc)TY

Tất cả chính sách, nội quy, quy chế, thông báo chính thức phải có chữ ký và đóng mộc của quản lý cấp cao
Đào tạo RBA cho toàn bộ nhân viên của nhà máy
Giấy chứng nhận ISO 14001, SA 8000, OHSAS 18001

E2 -TRÁCH NHIỆM GIẢI TRÌNH VÀ QUẢN LÝ

Quy trình quản lý quyền hạn và chức vụ
Sơ đồ tổ chức, mô tả công việc, giấy ủy quyền…
Quyết định bổ nhiệm phụ trách RBA của nhà máy
Biên bản xem xét hệ thống định kỳ

E3 -YÊU CẦU PHÁP LUẬT VÀ KHÁCH HÀNG

Quy trình cập nhật yêu cầu pháp luật và khách hàng (cập nhật thông tin qua kênh nào, hình thức nào, …)
Bảng tóm tắt các yêu cầu của Khách hàng và Luật pháp

E4 - ĐÁNH GIÁ VÀ QUẢN LÝ RỦI RO

Quy trình đánh giá rủi ro chung cho toàn nhà máy
Danh mục rủi ro của các công việc/ tại các bộ phận (Bao gồm cả: ETHICS, HR)
Kế hoạch hành động để áp dụng cho các rủi ro được phân tích đánh giá

E5 - MỤC TIÊU CẢI THIỆN

Quy trình xây dựng mục tiêu cải thiện
Các kế hoạch, kết quả mục tiêu thực hiện hàng năm của công ty (Ví dụ: EHS zero accident/HR zero OT)
Sáng kiến cải tiến và quy trình thực hiện

E6 - ĐÀO TẠO
Chính sách/quy trình đào tạo
Phân tích nhu cầu tạo trong năm
Kế hoạch đào tạo
Biên bản ký tên sau đào tạo
Tài liệu giảng dạy/ nội dung dạy/ thành phần tham gia/ ngày tháng/ giảng viên dạy…
Khảo sát sau đào tạo
Báo cáo sau đào tạo
Bài thu hoạch sau đào tạo

E7 - TRUYỀN THÔNG
Quy trình truyền thông nội bộ và bên ngoài
Đối thoại trực tiếp/ mail/ radio/ đào tạo quy chế hoạt động, ai chịu trách nhiệm quản lý…

E8 - THAM GIA VÀ PHẢN HỒI

Quy trình tiếp nhận và xử lý khiếu nại
Hình ảnh khu vực - Các biểu mẫu chuẩn
Những báo cáo kết quả sau khi nhân được thông tin góp ý và phản hồi
Những phiếu khảo sát về hiệu quả của sự phản hồi, tham gia của người lao động

E9 - KIỂM TOÁN VÀ ĐÁNH GIÁ

Quy trình hướng dẫn đánh giá nội bộ
Các báo cáo, biên bản cuộc họp trước và sau đánh giá của các bộ phận
Bảng tổng hợp đánh giá nội bộ
Báo cáo kiểm toán của kế toán
E10 - HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC
Quy trình hành động khắc phục phòng ngừa
Biên bản và báo cáo cuộc họp về các vấn đề cải thiện, khắc phục sự không tuân thủ sau đánh giá
Bảng tổng hợp các hành động khắc phục

E11 - LƯU TRỮ HỒ SƠ VÀ SỔ SÁCH

Quy trình lưu trữ hồ sơ và hủy hồ sơ
Bảng tổng hợp danh sách các báo cáo, biên bản cần lưu…

E12 - TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI NHÀ CUNG CẤP

Tiêu chuẩn chọn lựa Nhà cung cấp chính
Phổ biến những tiêu chuẩn RBA đến Nhà cung cấp chính
Quy trình đánh giá nhà cung cấp chính
Báo cáo/kết quả đánh giá nhà cung cấp sau kỳ audit
 cao

…)

T)