ЛАБОРАТОРНА РОБОТА № 11.

КОНСТРУЮВАННЯ ФОРМ І ЗВІТІВ БАЗИ ДАНИХ

ЗАСОБАМИ MS ACCESS

Мета роботи: придбати практичні навички по створенню різних

звітів із застосуванням інструментальних засобів їх конструювання.

Загальні рекомендації
Для формування вихідного документа бази даних
використовуються звіти. У процесі конструювання звіту визначаються
состав і зміст його розділів, оформляються заголовки, підписи реквізитів,
розміщення реквізитів, що обчислюються, та вирази для їхнього
одержання. При необхідності виводу у звіті відомостей з декількох
таблиць в основу його конструювання може бути покладений
багатотабличний запит.
Усі звіти, створювані в MS Access, діляться на три категорії:
стрічкові, у яких дані відображаються у стрічках в кожному
окремому стовпці;
стовпцеві, у яких усі поля відображаються в один стовпець і
вирівнюються по лівому краю;
поштові наклейки, призначені для друку поштових наклейок у
різноманітних форматах.

Постановка завдання:
На підставі даних БД «Журнал», побудувати звіт, у якому
представлена повна інформація про рекламу, розміщену в журналі (код
договору про рекламу, дані про рекламодавця, дата укладання договору,
номер журналу, смуга для розміщення реклами, вартість реклами й
прибуток від реклами). Звіт повинен містити загальну вартість реклами й
сумарний прибуток від розміщення реклами в журналі.

12.1. Створення звітів

Створіть звіт за допомогою майстра (рис. 1). Для виклику майстра
звітів виконаєте команду: Створити / Звіти / Майстер звітів.

1
 Рис. 1. Створення звіту за допомогою майстра

Звіт містить дані з різних таблиць (Договір реклами, Прайс-лист,

Реклама, Рекламодавці). У вікні Таблиці та запити оберіть потрібну
таблицю, а з в вікна Доступні поля перемістіть необхідні за умовами поля
в вікно Вибрані поля за допомогою кнопок між полями (рис. 2). З таблиці
Договір реклами виберіть поля: Код договору, Розмір блоку, Номер
випуску та Дата договору. З таблиці Прайс-лист виберіть поля: Код
смуги та Вартість одного блоку. З таблиці Рекламодавці виберіть
поле Компанія. З таблиці Реклама виберіть поле Реклама. Натисніть
кнопку Далі.

Рис. 2. Вибір даних з різних таблиць

2
 В наступному вікні майстра (рис. 3) оберіть вид представлення
даних. В вікні Яким чином переглядати дані? оберіть за
Договір_реклами.

Рис. 3. Вибір послідовності перегляду

В наступному вікні майстра (рис. 4) додайте рівні угруповання. Для

цього в вікні Додати рівні угруповання? оберіть Номер випуску та
натисніть кнопку переміщення праворуч. Натисніть кнопку Далі.

Рис. 4. Вибір рівня угруповання

3
 У наступному вікні виберіть вид макета для звіту – Блок (рис. 5) та
вкажіть Альбомну орієнтацію сторінки звіту. Натисніть кнопку Далі.

Рис. 5. Вибір макета для звіту

В вікні Виберіть назву звіту введіть назву Доходи_від_реклами.

Оскільки звіт повинен мати розрахункові поля для обчислення вартості
реклами та прибутку від реклами, то на останньому етапі створення
звіту, виберіть пункт «Змінити макет звіту» для того, щоб мати змогу
створити необхідні розрахункові поля (рис. 6). Натисніть кнопку Готово.

Рис. 6. Вибір назви звіту у макеті

4
 По завершенню роботи майстра звітів отримуємо звіт у вигляді
конструктора.

12.2. Зміна макета звіту

При виводі інформації про помилку в перевищенні ширини звіту,
зайдіть на вкладку Параметри сторінки й виберіть альбомне
розташування аркуша й укажіть розмір аркуша А3 (рис. 7).

Рис. 7. Визначення параметрів сторінки звіту

У розділі «Заголовок звіту» змініть заголовок на Звіт про рекламу.

У розділ «Верхній колонтитул», за допомогою Елемента
керування Підпис (вкладка Конструктор), додайте два підписи
Вартість і Прибуток.
Додамо у звіт два поля для обчислення вартості реклами та
прибутку від реклами. Для цього додайте у розділ «Подробиці» два
нових текстових поля. Підписи текстових полів видаліть. Розташуйте
додані поля під підписами Вартість і Прибуток верхнього колонтитулу.
У поле для обчислення вартості введіть формулу за допомогою
Побудовника виразів (на вкладці Конструктор натисніть кнопку Аркуш
властивості та на вкладці Дані в стовпці Джерело елемента
керування натисніть кнопку виклику Побудовника виразів):

= [Вартість_блоку] * [Розмір_блоку].

5
 У поле для обчислення прибутку введіть формулу:

= [Вартість_блоку] * [Розмір_блоку] *0,9.

Додамо два поля для розрахунку вартості та прибутку від реклами

за весь випуск журналу. Для цього у розділ Нижній колонтитул звіту
додайте два нові текстових поля. Для першого текстового поля у його
підпис внесіть назву Разом. Підпис другого поля видаліть. У текстові
поля ведіть формули:

=SUM([Вартість_блоку] * [Розмір_блоку]);

=SUM([Вартість_блоку] * [Розмір_блоку] *0,9).

Змініть формат розрахункових полів та підпису першого поля.

Задайте формат відображення чисел у розрахункових полях
Стандартний. Розмір шрифту полів збільшить на 1пт. у порівняні з
основним текстом звіту. Задайте напівжирне накреслення шрифту та
задайте колір тла за вашим вподобанням.
Макет звіту представлений на рис. 8.

Рис. 8. Звіт у поданні Конструктор

Вигляд звіту в режимі Подання звіту представлений на рис. 9.

6
 Рис. 9. Звіт у режимі Подання звіту

Додайте у звіт номера сторінок. Нумерацію сторінок зробіть внизу

сторінки з вирівнюванням по правому краю.
Додайте дату й час у сконструйований звіт.

12.3. Угруповання й сортування

У режимі конструктора натисніть кнопку Угруповання та
сортування на стрічці Конструктор. У вікні Групування, сортування й
підсумок, що з'явилося, додайте на першому рівні угруповання за
Кодом смуги, а для другого рівня оберіть групування за Датою
договору. Додайте третій рівень і оберіть сортування за Вартістю блоку
від максимальної ціни до мінімальної ціни. Налаштування угруповання та
сортування наведено на рис. 10.

Рис. 10. Угруповання й сортування у звіті

Збережіть звіт. Закрийте базу даних.

7
 12.4. Установка пароля бази даних

Запустіть додаток Microsoft Office Access 2010 і відкрийте файл з

базою даних (Журнал) з монопольним доступом (рис. 11). Для цього
виконайте команду Файл / Відкрити, у діалоговому вікні відкриття файлу
клацніть на стрільці праворуч від кнопки «Відкрити» та виберіть рядок
«Монопольний доступ» ( див. рис. 11).

Рис. 11. Відкриття БД із монопольним доступом

Пароль бази даних установлюється й віддаляється в Microsoft

Office Access 2010 за допомогою діалогового вікна «Шифрувати
паролем». Це діалогове вікно відображаються, якщо на вкладці Файл у
групі Шифрувати паролем клацнути кнопку Шифрувати паролем

.
У діалоговому вікні «Установлення пароля бази даних» у поле
«Пароль» уведіть значення паролю 11111. У поле «Підтвердження»
повторно введіть пароль 11111 (рис. 12).

Рис. 12. Вікно Установлення пароля бази даних

Примітка. Важливо пам'ятати свій пароль. Якщо ви забули пароль,

навіть корпорація Майкрософт не зможе його відновити. Записуйте

8
паролі й зберігаєте в безпечному місці окремо від даних, для захисту
яких вони використовуються.

Закрийте базу даних. При черговому відкритті бази даних з'явиться

додаткове вікно для введення пароля (рис. 13). Уведіть пароль 11111 і
натисніть клавішу ОК. Ви одержите доступ до бази даних, відкриття бази
даних без уведення пароля буде неможливо.

Рис. 13. Вікно введення пароля бази даних

Якщо необхідно зняти пароль із БД, то відкрийте файл БД у

монопольному режимі та виконайте команду Файл / Відомості /
Розшифрувати базу даних, і в поле «Пароль» (рис. 14) уведіть
поточний пароль (11111), потім натисніть клавішу ОК. Пароль буде
вилучений з БД.

Рис. 14. Вікно Скасування пароля бази даних

Кнопку Шифрувати паролем можна додати на стрічку Access. Для

цього на вкладці Файл виберіть Параметри. У вікні Параметри Access
оберіть Настроїти стрічку (рис. 15). У списку праворуч вибираємо
Знаряддя бази даних і натискаємо на кнопку Додати групу. У лівому
списку вибираємо Установити пароль бази даних… і натискаємо
кнопку Додати.

9
 У результаті вікно діалогу повинне змінитися так, як показано на
рис. 16. У правій колонці Основні вкладки встановлюємо прапорець на
вкладці Робота з базами даних і натискаємо кнопку ОК унизу вікна.

Рис. 15. Робота з параметрами

10
 Рис. 16. Робота з параметрами (продовження)

Тепер на стрічці Знаряддя бази даних у групі Нова група буде

відображатися кнопка Зашифрувати паролем (рис. 17).

Рис. 17. Нова група «Зашифрувати паролем»

Примітка. Кнопка, відображувана в групі, залежить від того, чи

зашифрована база даних. Якщо база даних зашифрована, у групі
відображається команда «Розшифрувати базу даних».

Завдання до лабораторної роботи

Виконати завдання, описані в лабораторній роботі.

11