Professional Documents
Culture Documents
Лабораторна Робота4 - MS Office 2007
Лабораторна Робота4 - MS Office 2007
Теоретичні відомості
Зміст
1. Початок роботи зі звітами зведених таблиць в Excel 2007.
2. Застосування фільтра до даних зведеного звіту в Excel 2007.
3. Обчислення даних у звітах зведених таблиць в Excel 2007
Уявіть собі лист Excel з сотнями або тисячами рядків даних. Цей лист містить всі
дані про продавців в двох країнах і про те, скільки вони продали в кожен конкретний день.
Це великий обсяг даних, що йдуть рядок за рядком і розбитих на кілька стовпців. Як
витягти потрібні відомості з цього листа? Як зробити правильні висновки на базі всіх цих
даних?
Хто продав найбільше товарів? Хто став кращим з продажу за квартал або за рік? В
якій країні обсяг продажів вище? Відповіді на всі ці питання можна отримати за
допомогою звітів зведених таблиць. Це нагадує перетворення натовпу в організоване
військо. У звіті зведеної таблиці дані перетворюються в невеликі наочні звіти, які дають
чіткі відповіді на поставлені питання.
Перед початком роботи зі звітом зведеної таблиці погляньте на аркуш Excel і
переконайтеся, що він підготовлений для створення звіту.
При створенні звіту зведеної таблиці кожний із стовпців вихідних даних стає полем,
яке можна використовувати в звіті. Поля об'єднують кілька рядків вихідних даних.
Імена полів для звіту утворюються на основі заголовків стовпців у вихідних даних.
Переконайтеся, що в першому рядку листа, використовуваного в якості джерела даних,
для кожного з стовпців вказано ім'я.
На малюнку вище заголовки стовпців «Країна», «Продавець», «Сума замовлень»,
«Дата замовлення» та «Код замовлення» перетворяться у відповідні імена полів.
Решта рядків під заголовками повинні містити у відповідних стовпцях подібні дані.
Наприклад, в одному стовпці повинен знаходитися текст, в іншому - числа, а в третьому ¬
- дати. Іншими словами, стовпець, що містить числові дані, не повинен містити текст, і так
далі.
Нарешті, в даних, використовуваних як вихідні для побудови звіту зведеної таблиці,
не повинно бути порожніх стовпців. Крім того, рекомендується видалити порожні рядки,
наприклад рядки, використовувані для розділення блоків даних.
Після того як дані підготовлені, помістіть покажчик у будь-якому місці області
даних. При цьому в звіт будуть включені всі дані аркуша. Можна також виділити тільки ті
дані, які повинні використовуватися в звіті. Потім на вкладці Вставка у групі Таблиці
натисніть кнопку Зведена таблиця, а потім ще раз натисніть кнопку Зведена таблиця.
Відкриється діалогове вікно Створення зведеної таблиці.
Автоматично вибрано Обрати таблицю або діапазон. У полі Таблиця або діапазон
відображається вибраний діапазон даних. Крім того, вибрано місця розміщення звіту На
новий аркуш (якщо не потрібне розміщувати звіт на новому аркуші, виберіть параметр
На існуючий лист)
1 - Область макета у звіті зведеної таблиці.
2 - Список полів зведеної таблиці.
Зведений звіт допомагає зрозуміти, що означають дані. Звіт можна зробити навіть
більш наочним, застосувавши фільтр до його даних. При фільтрації відображається тільки
потрібні дані. Всі інші дані тимчасово приховуються.
У цій лабораторній роботі ви дізнаєтеся, як можна в Excel 2007 переглядати тільки
потрібні дані, а також познайомитеся зі способами, що дозволяють підвищити
ефективність аналізу даних.
Використовуйте фільтр, щоб переглянути один продукт з багатьох.
Припустимо, необхідно переглянути дані по продажах дорожніх велосипедів,
приховавши всі інші дані. Щоб застосувати до звіту фільтр, натисніть стрілку поруч із
написом Назви рядків. Клацнути саме тут слід тому, що дані про дорожніх велосипедах
відображаються в області рядків звіту. Після клацання з'явиться меню з полем Виберіть
поле у верхній частині, в якому можна вказати, де буде застосований фільтр.
Меню містить список, в якому відображаються всі рядки у вибраному полі. Перегляд
елементів даного списку дозволяє переконатися, що вибрано потрібне поле. У цьому
прикладі потрібно застосувати фільтр до поля «Тип продукту», яке включає в себе
продукт «Дорожні велосипеди».
Щоб застосувати до звіту фільтр, зніміть у списку прапорець (Виділити все). При
цьому будуть зняті прапорці для всіх елементів списку. Потім встановіть прапорець поруч
із елементом Дорожні велосипеди. Тепер у зведеному звіті будуть відображатися тільки
дані по дорожнім велосипедів. Інші дані не змінилися, але зараз вони не відображаються.
Не завжди просто зрозуміти по відображуваним даними, застосований до них
фільтр. Про те, що фільтр був застосований, свідчить значок фільтра на стрілці, з
натискання якої починалася установка фільтра . Крім того,
значок фільтра відображається в списку полів зведеної таблиці поряд з ім'ям поля, до
якого був застосований фільтр.
Використовуйте фільтр, щоб переглянути один тип продуктів
Після того як фільтр був встановлений, у звіті відображаються тільки дані по
продажах дорожніх велосипедів. Однак компанія продає багато різних типів дорожніх
велосипедів, і може виникнути необхідність переглянути підсумки продажів тільки для
одного типу моделі - Road-350-W.
Відфільтрувати звіт для відображення даних тільки по одному типу продукту можна
за допомогою методу, розглянутого в останньому розділі. Для цього потрібно вибрати в
полі Виберіть поле Найменування продукту замість поля Категорія продуктів. У списку
найменувань продуктів слід встановити прапорці для моделі дорожнього велосипеда
Road-350-W.
Однак є інший, більш ефективний метод, який полягає в уточненні вже
встановленого фільтра. У звіті, до якого вже був застосований фільтр, виділіть комірки з
даними по моделі Road-350-W. Потім клацніть правою кнопкою миші і послідовно
виберіть команди Фільтр і Зберегти тільки виділені елементи.
Тепер відображаються тільки дані по моделі Road-350-W. Новий фільтр приховує всі
інші найменування дорожніх велосипедів і дані по них, раніше виводилися в звіті.
Застосуйте фільтр, щоб побачити, які дорожні велосипеди дають найбільший
прибуток
Припустимо, що потрібно дізнатися, для яких моделей дорожніх велосипедів
загальний обсяг продажів перевищує 100 000 рублів. Щоб відобразити тільки потрібні
рядки, приховавши інші, в Excel використовується фільтр за значенням.
Спочатку слід встановити фільтр по дорожнім велосипедів, скориставшись методом,
показаним в першій анімації. Щоб встановити фільтр за значенням, клацніть стрілку на
значку фільтра поруч з елементом Назви рядків. У полі Виберіть поле потрібно вибрати
поле Найменування продукту. Це поле слід вибрати в зв'язку з тим, що в ньому наводяться
всі моделі дорожніх велосипедів.
Потім виберіть команду Фільтри за значенням. Даний фільтр зчитує дані і відбирає
рядки з комірками, що відповідають встановленим критеріям фільтра. Виберіть параметр
Більше або дорівнює та в діалоговому вікні Фільтр по значенню введіть в порожньому
полі значення 100 000.
Звіт містить відомості по 38 моделям дорожніх велосипедів, з яких для 13 моделей
загальний обсяг продажів перевищує 100 000 рублів. У звіті будуть тепер відображатися
дані тільки по цих моделях. Щоб змінити значення фільтра, виберіть команду Фільтри за
значенням і повторно виконайте описану вище процедуру, використовуючи інше
значення. Таким чином було наочно продемонстровано, як просто можна аналізувати
різноманітні дані за допомогою таких фільтрів.
Використовуйте фільтр, щоб переглянути один тип продуктів
Нарешті, припустимо, що необхідно дізнатися, як продавалися дорожні велосипеди
протягом певного року, місяця або іншого періоду часу. Шляхом встановлення
відповідного фільтра можна задати використовуваний для звіту тимчасової інтервал і
тимчасово приховати дані по всім іншим періодам.
Встановити фільтр по окремому році досить просто. Щоб переглянути дані тільки за
2011 рік, натисніть стрілку поруч із написом Назви стовпців. Процедура починається з цієї
стрілки, оскільки дати відображаються в області стовпців звіту. У списку зніміть
прапорець поруч із параметром (Виділити все) і встановіть прапорець для елемента 2011
року. Дані по роках 2009 і 2010 будуть приховані. Ось і все.
Тепер припустимо, що потрібно дізнатися, як продавалися дорожні велосипеди
протягом окремого місяця в 2011 році. Щоб задати період часу в якості фільтра по даті,
натисніть стрілку поруч із написом Назви стовпців. Виберіть команду Фільтри за датою.
Клацніть елемент між. У діалоговому вікні Фільтр за датою в першому порожньому полі
введіть 8.11.2011. У поле та введіть 8.12.2011. У звіті будуть відображені дані по
дорожнім велосипедам тільки за вказаний місяць.
Видалення фільтра
Щоб знову відобразити всі приховані дані та повернутися до загальної картини,
можна вибрати або простий і вимагає значного часу спосіб, послідовно знімаючи всі
фільтри, або очистити всі фільтри одночасно.
Для послідовного зняття фільтрів скористайтеся значком фільтра, який
відображається в двох різних місцях - у зведеному звіті та у списку полів зведеної таблиці.
Щоб зняти всі фільтри одночасно, скористайтеся командами на стрічці у верхній
частині вікна.
Видалення фільтра у зведеному звіті
Щоб зняти фільтр з окремого поля, клацніть значок фільтра там, де поле з
застосованим фільтром відображається у звіті, в області Назви рядків або в області Назви
стовпців. Потім виберіть команду Зняти фільтр з <Ім'я поля>. Можна також установити
прапорець для параметра (Виділити все), щоб відобразити всі дані в цьому полі.
Якщо команда Зняти фільтр з для поля з фільтром недоступна, виконайте такі дії:
• Переконайтеся, що для видалення фільтра обрана правильна область звіту: рядки
або стовпці.
• Переконайтеся, що ім'я поля в полі Виберіть поле вказано вірно. Це поле
відображається, якщо клацнути значок фільтра. Ім'я поля в цьому полі має збігатися з
ім'ям поля, з якого потрібно зняти фільтр. Якщо ім'я поля в даному полі зазначено
невірно, виберіть потрібне поле зі списку, який виводиться на екран при натисканні
стрілки поруч з даним полем.
Видалення фільтра у вікні «Список полів зведеної таблиці»
Перемістіть покажчик миші на значок фільтра, розташований поруч з ім'ям того
поля, з якого потрібно зняти фільтр. Натисніть стрілку і виберіть команду Зняти фільтр з
<Ім'я поля>. Можна також установити прапорець для параметра (Виділити все), щоб
відобразити всі дані в цьому полі.
Видалення всіх фільтрів
У верхній частині вікна на стрічці виберіть вкладку Параметри під кнопкою Робота
зі зведеними таблицями. У групі Дії натисніть кнопку Очистити і виберіть команду
Очистити фільтри. Переконайтеся, що це дійсно необхідно, оскільки при виконанні даної
дії будуть зняті всі фільтри.
1 - Щоб видалити фільтр із зведеного звіту, клацніть значок фільтра, а потім виберіть
команду Зняти фільтр з «Тип продукту».
2 - Щоб видалити фільтр у вікні Список полів зведеної таблиці, перемістіть
покажчик миші на значок фільтра, розташований поруч з ім'ям поля, натисніть стрілку, а
потім виберіть команду Зняти фільтр з «Тип продукту».
Завдання
По ходу ознайомлення з теоретичними відомостями необхідно створити таблицю
на основі наведеної зведеної таблиці та отримати цю зведену таблицю як результат:
Таблиця має містити дві групи товарів: Фляги та Перчатки, по три види товару в
кожній групі та результати їх продажу на протязі трьох років.
Виконати всі пункти роботи над створенням фільтрів за зразком в теоретичних
відомостях.
Завдання 3 .
Створіть зведену таблицю, у якій підраховується загальне число годин,
витрачених на виконання замовлень різних компаній.
Створіть зведену таблицю, у якій підраховується загальне число годин,
витрачених на виконання різних видів робіт, представлених номерами в стовпці «Код».
Завдання 4.
Відформатуйте вашу зведену таблицю за допомогою одного з вмонтованих
форматів діалогового вікна Автоформат.
Завдання 5.
Створіть зведену таблицю за списком, представленим таблицею, наведеною нижче.
Згрупуйте позиції «квітень», «травень», «червень» у групу «Квартал 2».
Завдання 6.
Випробуйте на вашій зведеній таблиці види функцій і додаткових обчислень,
приведених в теоретичних відомостях.
Завдання 7.
Створіть зведену таблицю, помістивши в поле сторінки поле «Замовник», в область
рядків – поле «Співробітник», в область стовпців поле «Код», в область даних – поле
«Термін».
Завдання 8.
По одній зі створених зведених таблиць побудувати діаграму.
Торгівельні представники Місяць Обсяг продажів
Дьомін Г.В. Січень 32 000
Дьомін Г.В. Лютий 9 750
Дьомін Г.В. Березень 12 250
Дьомін Г.В. Квітень 22 100
Дьомін Г.В. Травень 13 500
Дьомін Г.В. Червень 14 785
Зайченко M.I. Січень 12 250
Зайченко M.I. Лютий 2210
Зайченко M.I. Березень 13 500
Зайченко M.I. Квітень 28 457
Зайченко M.I. Травень 29 785
Зайченко M.I. Червень 16 895
Зима Л Д. Січень 8 500
Зима Л .Д. Лютий 32 000
Зима Л .Д. Березень 9 750
Зима Л .Д.. Квітень 12 250
Зима Л .Д. Травень 22 100
Зима Л .Д. Червень 13 500
Литвинов А.А. Січень 24 500
Литвинов А.А. Лютий 18 251
Литвинов А.А. Березень 45 441
Литвинов А.А. Квітень 32 916
Литвинов А.А. Травень 21 247
Литвинов А.А. Червень 25415
Степаненко B.I. Січень 22 100
Степаненко B.I. Лютий 19 785
Степаненко B.I. Березен 12 458
ь
Степаненко B.I. Квітень 10 223
Степаненко B.I. Травень 32 000
Степаненко B.I. Червень 9 750
Степанов С.Ф. Січень 19 000
Степанов С.Ф. Лютий 24 175
Степанов С.Ф. Березень 25 180
Степанов С.Ф. Квітень 42 578
Степанов С.Ф. Травень 41 785
Степанов С.Ф. Червень 34 596
Цвігун Л.В. Січень 45 781
Цвігун Л.В. Лютий 25 180
Цвігун Л.В. Березень 42 578
Цвігун Л.В. Квітень 41 785
Цвігун Л.В. Травень 34 596
Цвігун Л.В. Червень 36 237