Лекція 

4:  

Засоби роботи з базами даних

(списками). Сортування і фільтрація даних
Мета роботи: навчитися використовувати електронні таблиці Excel для створення
списків, сортування даних в списку, фільтрації даних. Зміст роботи: Створення бази
даних (списку) в Excel. Сортування даних у списку. Фільтрація даних у списку з
використанням Автофільтра. Фільтрація даних у списку з використанням Розширеного
фільтру. Завдання множинного критерію порівняння і обчислюється критерію. Перегляд
записів, пошук і фільтрація даних списку за допомогою форм даних.

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ
Поняття про список (базі даних Excel)
Електронні таблиці Excel можна використовувати для організації роботи з невеликими
реляційними базами даних. В цьому випадку електронну таблицю називають списком
або базою даних Excel (рис. 5.1) і використовують відповідну термінологію:     
    рядок списку - запис бази даних;
    стовпець списку - поле бази даних.

Рис.5.1. Структурні елементи списку Excel 

Назва стовпця може займати тільки одну клітинку і при роботі з таблицею як з базою
даних називається ім'ям поля. Всі осередки рядка з іменами полів утворюють область
імен полів, яка займає лише один рядок. Дані завжди розташовуються, починаючи з
наступного рядка після області імен полів. Весь блок осередків з даними називають
областю даних.
Увага!
1. Список містить фіксовану кількість полів (стовпців), що визначають структуру
записи бази даних (рядки).
2. Верхній рядок списку містить імена полів (назви стовпчиків).
 3. Ім'я поля може складатися з декількох слів будь-якого алфавіту. Обов'язкова
вимога - розміщення в одній комірці.
Список (база даних Excel) - електронна таблиця, в якій рядки (записи) мають
фіксовану структуру, а імена стовпців (полів) займають один рядок. 
Для розміщення імені поля списку в одній комірці (рис.5.1) необхідно: 
    виділити клітинку або весь рядок, де будуть розташовуватися імена полів;
    ввести команду Головна і вибрати вкладку Вирівнювання   
    на вкладці встановити наступні параметри:
    по горизонталі: за значенням;
    по вертикалі: по верхньому краю або по центру;
    відображення: встановити прапорець переносити по словам.
Над записами списку можна виконувати різні операції обробки, команди виклику яких
згруповані в меню Дані . 
Для того щоб електронна таблиця сприймалася системою як список, необхідно
дотримуватись описаних вище правила і перед виконанням операцій обробки
встановити курсор всередині цієї таблиці. В цьому випадку при введенні команди
обробки з меню Дані весь список (імена полів і записи, см. Рис.5.1) буде виділено
темним кольором. Коли список сформований невірно або потрібно працювати з
частиною області списку, область списку треба виділити вручну за допомогою миші.  
Excel надає можливості для роботи з базами даних різних форматів, які при відкритті
в середовищі Excel автоматично перетворюються в список. Таке перетворення
називають імпортом. Дані в електронну таблицю можна включити не тільки шляхом
імпорту з "чужої" бази даних, але і за допомогою запитів даних, адресованих того чи
іншого сервера баз даних. Такі запити формуються спеціальною
програмою MS Query , виконаною по команді Дані, Зовнішні дані. Створити
запит . Результат запиту повертається в електронну таблицю у вигляді списку.     
Сортування даних у списку
Сортування даних є базовою операцією будь-якої таблиці і виконується командою Дані,
Сортування з установкою необхідних параметрів. Метою сортування є впорядкування
даних. Сортування здійснюється на тому ж аркуші.  
Особливо важливо здійснювати сортування в списку, так як багато операцій
угруповання даних, які доступні з меню Дані, можна використовувати тільки після
проведення операції сортування.
У середовищі Excel передбачені три рівні сортування, які визначаються в діалоговому
вікні Сортування діапазону (рис. 5.2., а) параметром Сортувати по .    
Рис.5.2. Діалогові вікна для операції сортування: а - сортування діапазону; б -
параметри сортування 
Спочатку здійснюється сортування в стовпці 1-го рівня, потім сортуються
однакові записи 1-го шпальти за одну 2-го рівня, потім сортуються однакові записи 2-го
шпальти за одну 3-го рівня.
У тому ж вікні встановлюється порядок сортування в шпальтах - за зростанням
або спаданням. При сортуванні по зростанню впорядкування йде наступним чином - від
меншого до більшого, за алфавітом або в хронологічному порядку дат, але при цьому
має місце пріоритет: числа, текст, логічні значення, значення помилок, порожні
клітинки. Сортування по спадаючій використовує зворотний порядок (виняток - порожні
клітинки, які розташовуються в кінці списку),
При наявності заголовків стовпців (імен полів) їх слід виключити з області, що
підлягає сортуванню, установкою прапорця перемикача Ідентифікувати поля за
підписами.
Кнопка <Параметри> виводить діалогове вікно "Параметри сортування", в якому
задаються додаткові установки сортування (рис. 5.2, б): з урахуванням регістру або без
урахування; за стовпцями або по рядках; порядок сортування - звичайний або
спеціальний, обраний з запропонованого списку. Цей список можна сформувати
самостійно за допомогою Сервіс, Параметри , вкладка Списки.  
Таблиця 5.1.
Дія зміст дії
Сортування списку 1. Встановити курсор в області списку
 2. Виконати команду Дані, Сортування
3. Вказати порядок і напрямок сортування для кожного
ключа сортування
4. Натиснути кнопку <Параметри> і вибрати параметри
сортування (порядок на першу ключу, облік регістра,
напрямок сортування - по рядках або по стовпцях)
Створити новий 1. Виконати команду Сервіс, Параметри, вкладка Списки
список для 2. Натиснути кнопку <Додати>
сортування 3. Сформувати елементи списку
Змінити список для 1. Виконати команду Сервіс, Параметри, вкладка Списки
сортування 2. Виділити у вікні Списки початок редагованого списку
3. Перейти до елементів списку і відредагувати їх (додати,
видалити, відредагувати)
4. Натиснути кнопку <ОК>
Видалити список 1. Виконати команду Сервіс, Параметри, вкладка Списки
2. Виділити у вікні Списки початок редагованого списку
3. Натиснути кнопку <Видалити>
Фільтрація даних у списку - це вибір даних за заданим критерієм
(умовою). Здійснюється ця операція за допомогою команди Дані> Фільтр . 
Є два різновиди цієї команди, що задаються параметрами: Автофільтр і Розширений
фільтр. Фільтрація даних може здійснюватися за допомогою спеціальної форми, яка
викликається командою Дані> Форма.
Автофільтрація
Команда Дані, Фільтр, Автофільтр для кожного стовпця будує список значень, який
використовується для завдання умов фільтрації (рис. 5.3). У кожному стовпці
з'являється кнопка списку, натиснувши яку можна ознайомитися зі списком можливих
критеріїв вибору. 

Рис.5.3. Список з Автофільтром 
За окремим стовпцем в списку критеріїв відбору передбачаються наступні варіанти:
    все - вибираються всі записи без обмежень;
     перші 10 - даний пункт дозволяє у знову з'являється діалогове вікно
"Накладення умови за списком" (рис. 5.4) вибрати певну кількість найбільших
або найменших елементів списку, які необхідно відобразити; 
    значення - будуть обрані тільки ті записи, які в даному стовпці містять
вказане значення;
    умова - вибираються записи по формованому користувачем умові в
діалоговому вікні "Фільтр користувача" (рис. 5.5). 
Умова для відбору записів за конкретним значенням в певному стовпці може складатися
з двох самостійних частин, з'єднаних логічною зв'язкою І / АБО.
Кожна частина умови включає:
    оператор відносини: = (дорівнює), <> (не дорівнює) ,> (більше),> = (більше
або дорівнює), <(менше), <= (менше або дорівнює), починається з, містить і
т.п. ;
    значення, яке може вибиратися зі списку або містити шаблонні символи *,?.
Приклад. Для Коду предмета можна сформувати умови:
    > = П * - відібрати всі записи, які містять код предмета, що починається з
букви п;
    > = П1 І <= п2 - відібрати всі записи, які містять коди предметів п1 і п2;
    <> п 1 - відібрати всі записи, які не містять коду предмета п1.

Рис.5.4. Діалоговє вікно "Накладення умови за списком" / Диалоговое окно

"Наложение условия по списку"

Рис.5.5. У діалоговому вікні "Фільтр користувача" 

Можна задати умови відбору для декількох стовпців незалежно один від одного,
фільтрація записів виконується за всіма умовами одночасно. Всі записи, які не пройшли
через фільтр, будуть приховані. Відфільтровані записи можна виділити і скопіювати в
інше місце, видалити. Скасування результату фільтрації і повернення до вихідного стану
списку виробляються повторним введенням команди Дані, Автофільтр .
Розширений фільтр
Команда Дані, Фільтр, - Розширений фільтр забезпечує використання
двох типів критеріїв для фільтрації записів списку:
    критерійпорівняння;
    який вираховується критерій.
Зазвичай критерій фільтрації формується через кілька стовпчиків, і тоді його називають
множинним критерієм.
Важливою особливістю цього режиму є необхідність формування заздалегідь, до
виконання самої команди фільтрації, спеціального блоку (області) для завдання
складних пошукових умов, які називаються областю критерію (діапазоном умови).
Технологія використання розширеного фільтра складається з двох етапів:
    етап 1 - формування області критеріїв пошуку;
    етап 2 - фільтрація записів списку.
Етап 1. Формування діапазону умов для розширеного фільтра . Область
критеріїв пошуку містить рядок імен стовпців і довільне число рядків для завдання
пошукових умов.
Рекомендується скопіювати перший рядок з іменами полів з області списку в область,
де буде формуватися критерій відбору записів (на той же або інший лист, в іншу робочу
книгу). Далі непотрібні імена стовпців з діапазону умов можна видалити.
Критерій порівняння формується при дотриманні наступних вимог:
    склад стовпців області критеріїв визначається стовпцями, за якими задаються
умови фільтрації записів;
    імена стовпців області критеріїв повинні точно збігатися з іменами стовпців
вихідного списку;
    нижче імен стовпців розташовуються критерії порівняння типу:
    точного значення;
    значення, який формується за допомогою операторів відносини;
    шаблону значення, що включає символи * і (або )? .
Правила формування множинного критерію:
1. Якщо критерії (умови) вказуються в кожному стовпці на одному рядку, то
вони вважаються пов'язаними умовою І.
2. Якщо умови записані в кількох рядках, то вони вважаються пов'язаними
умовою АБО.
Приклад 1 . Умова вибору записів про здачу іспитів студентами групи 133 по предмету
п1 на оцінки 4 або 5 можна записати декількома способами:
1-й спосіб . Множинний критерій порівняння-всі умови знаходяться в одному рядку,
зв'язка І. Номер групи, код предмета задані як точні значення, оцінка-оператор
порівняння зі значенням константи.
 код
номер групи оцінка
предмета
133 п1 >3
2-й спосіб . Множинний критерій порівняння - всі умови (точні значення полів)
знаходяться в одному рядку, стовпець Оцінка використовується двічі, зв'язка І.

номер код
оцінкаоцінка
групи предмета
133 п1 4 5
3-й спосіб . Множинний критерій порівняння - умови (точні значення полів) записані в
двох рядках, зв'язка АБО.

код
номер групи оцінка
предмета
133 п1 4
133 п1 5
Який вираховується критерій являє собою формулу, записану в рядку області умов, яка
повертає логічне значення ІСТИНА або БРЕХНЯ.
Формула будується з використанням: адрес осередків, вбудованих функцій, констант
різних типів (числа, текст, дата, логічна константа), операторів відносини.
Увага! Ім'я стовпця, що містить формулу обчислюється критерію, має відрізнятися від
імені стовпця в списку. 
Приклад 2 . Вибрати записи про здачу іспитів студентами групи 133 з оцінкою нижче
загального середнього балу або записи з оцінкою 5:
номер
Оценка1
групи
133 = ИЛИ (G2 <= CP3HAЧ ($ G $ 2: $ G $ I7); G2 =
5)
В області критеріїв присутні стовпці з заголовками: Номер групи, Оценка1.
Послідовність дій зі створення даного критерію, що обчислюється:
    привласнити відмінне від імен полів списку нове ім'я колонки, куди буде
введений який вираховується критерій;
    встановити курсор в осередок введення;
    викликати Мастер функций - команда Вставка, Функція, вибір категорії -
Логічні та вибір функції - ИЛИ;
    введення параметрів функції АБО:
Логіческое1: G2 <= CP3HAЧ ($ G $ 2: $ G $ 17) (при введенні формули використовувати
курсорний покажчик на елементи таблиці, виклик вбудованої функції СРЗНАЧ, вказівка
на абсолютні посилання за допомогою клавіші <F4>)
Логіческое2: G2 = 5 
Після завершення введення обчислюваного критерію в осередку повинна з'явитися
логічна константа ІСТИНА або БРЕХНЯ - результат застосування сформованого
критерію, що обчислюється по відношенню до першого запису списку; формулу
критерію можна переглянути лише в рядку формул. Цей же критерій можна було
записати по-іншому:
номер групи Оценка1
133 = G2 <= CP3HAЧ ( $ G $ 2: $ G $ 17)
133 = G2 = 5
або в комбінованому вигляді:
номер
Оценка1 оцінка
групи
133 = G2 <= CPЗHAЧ ($ G $ 2: $ G $ 17) 
133   5
Етап 2. Фільтрація записів розширеним фільтром
Після підготовки області критерію курсор встановлюється в список і виконується
команда Дані, Фільтр, Розширений фільтр (рис. 5.6).   
Фільтрувати записи списку можна на місці або копіювати в зазначену область на
поточному робочому аркуші. Для копії на інший аркуш або книгу слід встановити курсор
за місцем копії, а потім виконувати команду фільтрації, вказуючи відповідні вихідний
діапазон і діапазон умов.
Вихідний діапазон і діапазон умов включають всі рядки, в тому числі і рядок
найменування стовпців. Якщо передбачається копіювання результату в інше місце,
вказується ліва верхня комірка області. Перемикач Тільки унікальні записи дозволяє
виключити дублювання записів.

Рис.5.6. Діалогове вікно Розширений фільтр 

Для складних за логікою обробки запитів фільтрація записів списку може
виконуватися поступово, тобто копіюється перший результат фільтрації, до нього
застосовується наступний варіант фільтрації і т.д.
Для зняття дії умов фільтрації виконується команда Дані, Фільтр , Показати все . 
Фільтрація за допомогою форми даних
Excel дозволяє працювати з окремими записами списку за допомогою екранної форми
(рис. 5.7).  
Основні операції обробки записів списку: послідовний перегляд записів, пошук або
фільтрація записів за критеріями порівняння, створення нових і видалення існуючих
записів списку.
Додавання кнопки "Форма" на панель швидкого доступу
Клацніть стрілку, розташовану поруч з панеллю швидкого доступу, і виберіть пункт Інші
команди.
В поле Вибрати команди з виберіть пункт Усі команди.
У списку виберіть кнопку Форма Кнопка "Форма" і натисніть кнопку Додати.
При установці курсора в область списку і виконанні команди Дані, Форма на екран
виводиться форма, в складі якої імена полів - назви стовпців списку.
Для перегляду записів використовується смуга прокрутки або кнопки <Назад> або
<Далі>, виводиться індикатор номера запису. При перегляді записів можливо їх
редагування. Поля, що не містять формул, доступні для редагування, що обчислюються
або захищені поля не редагуються. Коригування поточної записи за допомогою кнопки
<Повернути> можна скасувати.
Для створення нового запису натискається кнопка <Додати>, виконується заповнення
порожніх полів екранної форми; для переходу між полями форми використовуються
курсор миші, або клавіша < Таb >.
При повторному натисканні кнопки <Додати> сформована запис додається в кінець
списку. Для видалення поточного запису натискається кнопка <Видалити>. Дистанційні
записи не можуть бути відновлені, при їх видаленні відбувається зсув всіх інших записів
списку.
За допомогою екранної форми задаються критерії порівняння. Для цього натискається
кнопка <Критерії>, форма очищається для введення умов пошуку в полях форми за
допомогою кнопки <0чістіть>, а назва кнопки < Kрітеріі > замінюється на назву
<Виправлення>. Після введення критеріїв порівняння натискаються кнопки <Назад>
або <Далі> для перегляду відфільтрованих записів в потрібному напрямку. При
перегляді можна видаляти і коригувати відфільтровані записи списку. Для повернення
до форми натискається кнопка <Виправлення>, для виходу з форми - кнопка
<3акрить>.
Рис.5.7. Екранна форма для роботи зі списком записів