Упорядкування даних

Електронні таблиці мають потужні інструменти для упорядкування і фільтрації

великих обсягів взаємозалежної інформації, підведення підсумків, тобто надають
широкі можливості не тільки для зберігання даних і проведення розрахунків, а й
для аналізу даних. Всі інструменти для роботи з електронними таблицями
вимагають організованої структури для заповнюваних даних.
Робота зі списками в Mіcrosoft Excel
Щоб застосувати засоби, які призначені для обробки і аналізу даних, необхідно
подати дані у вигляді списку.
Списком у редакторі Microsoft Excel називають набір рядків електронної
таблиці з взаємопов'язаними однотипними даними, наприклад, список
товарів на складах або список номерів телефонів і адрес абонентів.
У рядках описуються елементи даних, а в стовпцях — властивості елементів.

Список Excel розглядається як база даних, рядки і стовпці списку відповідають

записам і полям в базі даних.
Списки мають відповідати таким вимогам:
 перший рядок у списку Excel має містити назви стовпців (імена полів);
 кількість стовпців у списку має бути постійною;
 наявність порожніх рядків і стовпців в списку є неприпустимою.
Для отримання списку потрібно виділити область даних таблиці разом з
заголовками рядків і стовпців. Для зручності обробки можна помістити цей
список на окремий лист.
Упорядкування даних у таблиці
Кожний стовпець списку містить значення певного параметра однотипних
об‘єктів. Якщо при аналізі даних потрібно з‘ясувати, які об‘єкти мають найменші
або найбільші значення тих чи інших параметрів, проаналізувати зміни у
значеннях параметрів тощо, виконують упорядкування, тобто сортування
списку.
Сортування даних в Excel — це встановлення порядку розташування рядків
за даними певного стовпця (стовпців).
Упорядкування будь-яких даних застосовується для прискорення пошуку.
Уявіть, як би вам довелось шукати певне слово у словнику, список слів у якому
не був би упорядкований за алфавітом.
Для простого сортування даних за зростанням або спаданням потрібно клікнути
по стовпцю, по даним якого треба відсортувати таблицю, і вибрати один зі
способів виконання сортування:
 на вкладці Основне в групі Редагування відкрити список Сортування й
фільтр; у списку вибрати вид сортування (рис.1);
 на вкладці Дані в групі Сортування й фільтр натиснути кнопку
(сортування за зростанням) або кнопку (сортування за спаданням)
(рис.2).

Рис.1
Для складного сортування даних за кількома умовами слід на
вкладці Дані натиснути кнопку відкриття діалогового вікна Сортування в
групі Сортування й фільтр, у якому зазначити умови сортування: за даними
яких стовпців, за якими параметрами, у якому порядку тощо.

Рис.2
Діалогове вікно Сортування діапазону призначене для вибору поля, на
якому відбувається сортування. Якщо задано заголовки полів, то як позначення
використовуються саме вони, якщо заголовки відсутні, то як заголовки
використовуються позначення стовпців. Перше з вибраних полів визначає режим
первинного сортування. Якщо за збігу значень у цьому полі існують додаткові
критерії, що визначають порядок записів, то можна також задати поля для
вторинного і третинного сортування. На кожному з полів сортування може
виконуватися в порядку зростання чи спадання.
Приклад:
Відсортувати дані про продаж турфірмою путівок.

Порядок одночасного сортування за кількома стовпцями задає користувач у

вікні Сортування, додаючи рівні сортування і обираючи стовпець для
сортування зі списку заголовків.

При цьому за кожним наступним стовпцем сортуватимуться лише ті рядки, у

яких у попередньому відсортованому стовпці дані збігалися.
Фільтрування даних
Електронна таблиця містити величезне число записів, тому не завжди треба
відображати всі ці записи.
Фільтрування даних в Excel — це відображення в таблиці тільки тих рядків,
дані яких відповідають певним умовам (умовам фільтрування).
Автоматичні фільтри
Найбільш простим способом включення режиму фільтрування є на
вкладці Дані натиснути кнопку Фільтр.

При цьому для кожного поля списку автоматично створюється набір стандартних
фільтрів, доступних через списки, що розкриваються. Кнопки вікриття
списків відображаються біля поля заголовка кожного стовпця.
За замовчуванням використовується варіант Усі, який вказує, що записи бази
даних повинні відображатися без фільтрації.
Якщо потрібно відобразити об’єкти, певний параметр яких має певне значення,
це значення слід вибрати у списку значень.
Приклад:
Відфільтрувати рядки таблиці, в яких значення поля Країна дорівнює Україна.
 Як видно, у стовпці № відсутні деякі номери, що підтверджує про
фільтрацію даних у таблиці. Так само зверніть увагу, як змінилась кнопка
випадаючого списку на стовпці Країна. Оскільки фільтрація відбулася по цьому
стовпцю, Excel зазначив його значком воронки. Тепер якщо нам потрібно
повернути початковий вигляд списку, ми знаємо, по яких стовпчиках потрібно
змінити налаштування фільтрації. Скинути фільтр можна повторним
натисканням кнопки Фільтр.
Якщо потрібно відобразити об’єкти, певний параметр яких задовольняє
деякій умові, слід обрати команду Фільтри чисел (для параметрів рядкового
типу — Текстові фільтри), у випадаючому меню вибрати тип умови.

Можна відмітити варіант Перші 10 і відобразити 10 найбільших

(найменших) значень у списку; варіант вище середнього дозволяє відібрати
значення, які перевищують середнє значення по стопцю. Варіанти логічних умов
дозволяють задати спеціальну умову фільтрації у вікні Користувацький
автофільтр.
Приклад:
Дана таблиця протяжності річок на території України. Відобразити дані про
річки, протяжність яких в Україні перевищує 500 км.

Після встановлення нового фільтра в тому самому стовпці «старе»

правило фільтрування анулюється.
Отже, побудуємо алгоритм використання інструменту Автофільтр:
1. Виділити будь—яку клітинку таблиці, що містить дані.
2. Викликати засіб Автофільтр одним зі способів.
3. Сформувати умови пошуку даних за допомогою вбудованих засобів.
4. Для створення складених умов скористатися вказівкою
Користувацький фільтр.
5. Проаналізувати відображені дані.
6. Після аналізу даних скасувати дію фільтра — використати інструмент
Очистити.
Розширений фільтр
Фільтри можна застосовувати до кількох стовпців одночасно. При цьому
кожен фільтр застосовується до рядків, які залишилися видимими після
попереднього фільтрування.
Кнопка Додатково відкриває вікно Розширений фільтр, в якому можна обрати,
виконати фільтрацію на місці чи витягти відфільтровані записи і помістити
окремо, в інший робочий аркуш будь-якої відкритої робочої книги.

.
На відміну від автофільтра, який спочатку викликають, а потім формулюють
умови фільтрування за допомогою вбудованих засобів, перш ніж викликати
розширений фільтр, користувач має в деякому діапазоні таблиці
сформувати умови фільтрування за такими правилами:
 Таблиця має відповідати вимогам до списків (див. п.«Упорядкування
даних»): поля таблиці повинні мати заголовки (назви стовпців).
 Між діапазоном, у якому будуть записуватись умови, і таблицею з даними
має бути хоча б один порожній рядок або один порожній стовпчик.
 Складені умови, що мають бути пов’язані логічною операцією І, мають
бути записані в одному рядку. Умови, записані в різних рядках,
пов’язуються логічною операцією АБО.
Алгоритм застосування Розширеного фільтру:
1. Скопіювати з таблиці заголовки стовпчиків, у яких здійснюється пошук, та
вставити їх до першого порожнього рядка діапазону умов відбору. Діапазон
умов не обов’язково має містити назви всіх полів таблиці з даними.
2. . Ввести в рядки під заголовками діапазону умов необхідні умови відбору.
 3. Виділити будь-яку клітинку таблиці з даними.
4. Виконати Дані → Сортування й фільтрація→ Додатково.
5. У вікні Розширений фільтр встановити перемикач у
положення Фільтрувати список на місці.
6. Ввести в полі Діапазон умов посилання на діапазон із записаними умовами
відбору, що включає заголовки стовпчиків.
7. Натиснути ОК.
Приклад:
Відфільтрувати зі списку річок України річки, що впадають у Дніпро і мають
протяжність в Україні 717 і 391 км.
У полі Вхідний діапазон має відобразитися: $A$1:$E$28.
У полі Діапазон умов уведемо посилання на діапазон $G$1:$H$3.

Після застосування Розширеного фільтру отримуємо:

Для відображення всіх даних списку на екран потрібно обрати

інструмент Очистити в групі Сортування й фільтрація на вкладці Дані.