ВИКОРИСТАННЯ MICROSOFT ACCESS

ДЛЯ СТВОРЕННЯ БАЗ ДАНИХ

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

База даних – це централізоване сховище даних певної предметної області,

до якої мають доступ багато програм. Кожна програма має доступ до конкретних
даних бази за допомогою спеціальних програм, які мають назву систем
управління базами даних (СУБД). Система управління базами даних Microsoft
Access входить до складу пакета Microsoft Office. Вона являє собою потужну
програму обробки баз даних, яку можна використовувати для створення і
супроводження баз даних, зберігання і сортування даних, а також керування
будь-якими типами даних.
За типом організації баз даних Microsoft Access є реляційною базою, в
основі якої лежить математичне поняття відношення, що подається у вигляді
двовимірних таблиць. В таких базах рядок таблиці даних називається записом,
а стовпчик – полем. Кожне поле має ім’я, тип і властивості. Більшість баз даних
мають індекси, які оберігають дані від дублювання та прискорюють процес
перегляду та пошуку даних. Індексом називається змінна з унікальним
значенням для кожного поля. Ключове поле – поле, яке унікальне для кожного
запису.
СУБД Microsoft Access (русифікована версія програми) складається із таких
основних компонентів (об’єктів):
- Таблица – об’єкт, в якому зберігаються дані;
- Форма – шаблон відображення даних, який полегшує перегляд даних на
екрані;
- Отчет – шаблон даних, який використовується для виводу даних на папір;
- Запрос – вибирає дані з таблиці на основі заданих критеріїв;
- Макрос – автоматизує роботу баз даних за допомогою команд або подій;
- Модуль – процедура на мові для автоматичного виконання більш складних
операцій, які не можуть виконати Макроси.
Сумісна робота всіх цих об’єктів бази даних створює базу даних Microsoft Access.
В даній роботі продемонстровано приклад створення бази даних для
вирішення задачі продажу товарів.
 Лабораторна робота №1
Робота з таблицями баз даних
Мета роботи:
- познайомитись з основними поняттями системи управління
базами даних MS Access;
- засвоїти прийоми створення, редагування та керування
таблицями бази даних;
- вміти використовувати пошук інформації у даних, фільтрувати
дані.
1. Вивчення інтерфейсу MS Access
Завантажте MS Access. У розділі Область задач програми
виберіть опцію Новая база данных, створіть базу даних з ім’ям
Замовлення на диску у своій папці.
Розгляньте вікно бази даних MS Access.
▪ ярлики для об’єктів: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты,
Страницы, Макросы, Модули;
▪ ярлики дій: наприклад, Создание таблицы в режиме
конструктора, Создание таблицы с помощью мастера,
Создание таблицы путем ввода данных.
2. Створення таблиць бази даних
1) Для створення таблиці виберіть режим Создание таблицы в
режиме Конструктора. Розгляньте відображення таблиці в режимі
Конструктор. В панелі Бланк перемістіть курсор в стовпець Тип
данных та ознайомтесь з існуючими типами полів. Перемістіть
курсор в бланк Свойства поля, розгляньте властивості, які має
текстове поле: Размер поля, Формат поля, Маска ввода, Подпись,
Значение по умолчанию, Условие на значение та т.п.
2) База даних Замовлення складається із декількох таблиць
(Клієнти, Категорія, Товари, Замовлення та Вміст замовлення).
Перша таблиця Клієнти містить дані про клієнтів. Створіть структуру
таблиці Клієнти для подальшої роботи з базою даних, згідно з
даними, наведеними на рис.1. Код клієнта є полем унікальним для
кожного клієнта, яке не повторюється у записах таблиці і є ключовим.
Для поля Представник у рядку Индексированное поле установить
значення – Да (Допускаются совпадения).

Назва поля Тип даних Розмір Опис вмісту поля

поля
Код клієнта Счетчик Унікальний код
ключевое поле клієнта
Назва фірми Текстовый 30 Назва фірми клієнта
Представник Текстовый 30 Прізвище
Да (Допускаются представника фірми
совпадения)
Телефон Текстовый 12 Номер телефону
фірми
Адреса Текстовый 50 Адреса фірми
Рис. 1. Структура таблиці Клієнти
3) Після створення всіх полів та визначення їх властивостей
пропонується ввести дані у таблицю Клієнти (у режимі таблиці). Дані
до таблиці Клієнти використайте згідно рис.2.

Рис. 2. Дані таблиці Клієнти

4) Змініть зовнішній вигляд таблиці Клієнти, надавши їй більш

привабливого вигляду. Змініть параметри шрифтів, розміри полів
таблиці, параметри комірок – приподнятое, утопленное, Линии
сетки по горизонтали, Линии сетки по вертикали.
Використайте режим відображення стовпців Скрыть столбцы/
Отобразить столбцы для приховування та відображення
стовпців.
 3. Створення інших таблиць бази даних
1) Аналогічно створіть структуру інших таблиць бази даних,
використовуючи режим Конструктор. Імена полів, типи і розміри
даних наведені на рис. 3 - 6. Таблиця Категорія розподіляє товар за
категорією (рис.3).

Назва поля Тип поля Розмір Опис вмісту поля

поля
Код категорії Счетчик Унікальний код категорії
товару
Назва категорії Текстовый 30 Назва категорії товару

Рис.3. Структура таблиці Категорія

Таблиця Товари надає дані про товари, які реалізує фірма

(рис.4).

Назва поля Тип поля Розмір поля Опис вмісту поля

Код товару Счетчик Унікальний код товару

Код категорії Мастер 10 Назва категорії товару
подстановки з
таблицы
Категорія
Назва товару Текстовый 50 Назва товару

Одиниця виміру Текстовый 20 Одиниця виміру товару

Ціна Денежный Ціна одиниці товару

Рис.4. Структура таблиці Товари

Таблиця Замовлення описує замовлення товару клієнтами

(рис.5).
 Назва поля Тип поля Розмір поля Опис вмісту поля
Код Счетчик Унікальний код
замовлення замовлення товару
Код клієнта Мастер 10
подстановки з
таблиці Клієнти
Дата Дата Краткий Дата замовлення
замовлення формат товару
даты
Відмітка про Логический Відмітка про оплату
оплату товару

Рис.5. Структура таблиці Замовлення

Таблиця Вміст замовлення більш детально описує

замовлення товару (рис.6).

Назва поля Тип поля Розмір Опис вмісту поля

поля
Код Счетчик Ключове поле
Код замовлення Числовой
Код товару Текстовый/ Мастер
подстановки з
таблиці Товари
Кількість Числовой Кількість одиниць
одиниць замовленого товару

Рис.6. Таблиця Вміст замовлення

2) Введіть дані до створених таблиць Категорія та Товари

(рисֵ7-8).
 Рис.7. Дані до таблиці Категорія

Рис. 8. Дані до таблиці Товари

4. Пошук і заміна даних
Пошук даних у таблиці великого обсягу швидше виконувати за
допомогою функції пошуку, коли вміст поля відомий.
1) Відкрийте діалогове вікно пошуку даних, скориставшись

піктограмою Найти . У вікні Поиск и замена введіть дані для

пошуку, вибравши таблицю Клієнти у переліку таблиць (рис.9).
 Рис.9 Вікно Поиск и замена
2) Розширте коло пошуку, використавши символи підстановки „*”
та „?”. У полі Совпадение встановіть значення С любой частью
поля та використайте опцію С учетом формата полей. Проведіть
пошук даних у таблиці Клієнти, використавши символи підстановки з
рис.10.

Об’єкт пошуку Результат

ЕЛКОМ ЕЛКОМ
ТОВ* Тов БФ "АЛЬФА-СЕРВІС"
ТОВ "АВС" ,ТОВ "РОЗМАЇТ"
?р* Крошкін О.М.
Т?в* Тов БФ "АЛЬФА-СЕРВІС"
ТОВ "АВС" ,ТОВ "РОЗМАЇТ
*Буд ЗАТ "ІНВЕСТБУД-11", "ПРОЕКТБУД"
Рис.10. Об’єкти пошуку
3) Зробіть заміну у полі Назва фірми „ТОВ” на „АО” та навпаки.

5 Фільтрація даних
1) Відкрийте таблицю Товари. Виконайте по черзі фільтрацію
даних за допомогою команд Фильтр по выделенному, а потім
Исключить выделенное.
2) Створіть фільтр за допомогою команди Расширенный
фильтр. Перетягніть поля, які потрібно відфільтрувати, у рядок Поле,
введіть умови вибору інформації у поле Условие отбора та
виконайте фільтрацію, скориставшись відповідною піктограмою .
Знайдіть усі записи товарів, ціна яких більше 100 грн.
3) Введіть дані до таблиць Замовлення та Вміст замовлення,
показаних на рис. 11,12.

Рис. 11. Дані до таблиці Замовлення

Рис. 12. Дані до таблиці Вміст замовлення

 Лабораторна робота №2
Використання форм

Мета роботи:
- навчитись встановлювати зв’язок між таблицями в базі даних,
редагувати та забезпечувати цілісність даних в базі даних MS Access;
- засвоїти основні прийоми створення і застосування форм баз
даних;
- навчитись створювати складні форми;
- оволодіти навичками форматування форм.

1. Зв’язування таблиць
Між таблицями бази даних необхідно створити зв’язки. Для цього
потрібно визначити тип відношення (зв'язку), що встановлюється між
однаковими полями двох таблиць. Відношення «один ко многим»
встановлюється, коли одне з полів є ключовим або полем унікального
індексу. У базі даних зв’язок «один ко многим» створюється між
таблицями: Товари і Вміст замовлення, Клієнти і Замовлення
товарів, Категорія і Товари, Замовлення товарів і Вміст
замовлення. Зв’язок таблиць виконується у вікні Схема данных, яке
можна викликати, вибравши відповідну піктограму панелі

інструментів База данных . Створюючи зв’язок між таблицями,

можна встановити цілісність даних для забезпечення захисту даних
від випадкової їх зміни або вилучення даних. У діалоговому вікні
Изменение связей слід вибрати прапорці: Обеспечение
целостности данных, Каскадное обновление связанных полей
та Каскадное удаление связанных полей. Будуть автоматично
виконуватись операції каскадного оновлення зв’язаних полів і
каскадного вилучення зв’язаних записів таблиць бази даних.
Структура реляційної бази даних наведена на рис. 13.
 Рис. 13. Структура бази даних

Стрілками відображені зв’язки полів: Код клієнта, Код

категорії, Код товару, Код замовлення.
При потребі зв’язки між таблицями можна відредагувати або
знищити за допомогою контекстного меню зв’язку, клацнувши по лінії
зв’язку. Спробуйте знищити, додати та відредагувати зв’язок.

2. Створення простих і складних форм. Форматування

форм
Базу даних зручно заповнювати, переглядати та редагувати в
режимі форм. Форми дозволяють вміщувати значно більше полів, ніж
таблиці. Елементи керування, які застосовані у формах, дозволяють
виводити на екран багато даних за допомогою спеціальних об’єктів:
списків, що розкриваються; перемикачів; вкладок тощо. Режим
Мастер форм – це найзручніший засіб створення форм.
1) Створіть форму за допомогою Мастера форм для таблиці
Клієнти, виберіть всі поля таблиці Клієнти для даної форми,
зовнішній вигляд форми (наприклад, Выровненный) та її стиль.
 2) Перейдіть у режим Конструктор форм і внесіть зміни до
макету форми, щоб зробити форму більш привабливою. Змініть
розташування окремих полів, додайте заголовок до форми –
„Клієнти” (рис. 14).

Рис 14. Вигляд форми Клієнти

Для зміни властивостей форми використайте за допомогою

контекстного меню діалогове вікно Свойства. Змініть у цьому вікні
деякі властивості елементів форми: розмір шрифта, ширину та
висоту рядків і т.п.
3) Складні форми створюються на основі даних декількох
таблиць. Створіть складну форму за допомогою Мастера форм, яка
містить дані таблиць Клієнти і Замовлення. Таблицю Клієнти
виберіть як головну, а таблицю Замовлення - як підпорядковану
(перемикач Подчиненные формы). Дайте формі назву Клієнти1.
4) Перейдіть до режиму Конструктор форм і модифікуйте
макет форми. Перемістіть підпорядковану форму в нижню частину
області даних, розташуйте поля головної форми таким чином, щоб
назви всіх полів розміщувались в один стовпець, змініть розміри
полів. Оберіть для назв полів розмір шрифта 12, стиль шрифта –
жирний, висота рядка назви – 0,6 см, вміст поля бази даних – шрифт
10, висота рядка – 0,6 см (рис.15).
 Рис. 15. Форма Клієнти 1

Лабораторна робота №3
Формування запитів
Мета роботи:
- оволодіти навичками створення та редагування простих і
складних запитів;
- навчитися використовувати обчислювальні поля в запитах,
створювати запити з параметрами, перехресні запити, підсумкові
запити та запити на зміну;
- засвоїти основні прийоми створення Головної кнопочної форми.
1. Створення запиту на вибірку
Дані з декількох таблиць можна переглядати, аналізувати та
змінювати за допомогою запитів. Результати запитів можуть
використовуватись для створення звітів. Створимо запит на вибірку,
який є найбільш поширеним. Для його створення доцільно
застосувати Мастер запросов, що дозволяє спростити процес
створення запиту. При створенні запиту необхідно визначити:
1) поля, які будуть включені до запиту;
2) порядок упорядкування даних у запиті;
3) умови відбору, які будуть використані в запиті.
 Умови запиту можна змінити у режимі Конструктор запросов,

а переглянути його можна за допомогою кнопки Запуск або у

режимі Таблица.
Створимо простий запит на вибірку за допомогою Мастера
запросов, що відображає усі записи таблиць Клієнти і Замовлення
товару за полями: Код клієнта, Представник, Назва фірми,
Телефон, Дата замовлення, Відмітка про оплату. Результати
простого запиту показані на рис. 16.

Рис. 16. Результати простого запиту

2. Використання розрахункових полів у запиті
У режимі Конструктор запросов можна доповнити запит
розрахунковими полями. Сформуємо розрахункове поле Вартість.
Для створення запиту з розрахунковим полем необхідно створити
запит на вибірку Рух товарів з полями таблиць Товари та Вміст
замовлення. У режимі Конструктор для створення розрахункового
поля Вартість потрібно:
1) клацнути мишею у бланку запиту після поля Ціна, а потім
натиснути піктограму Построитель выражений ;
2) у полі Построитель выражений набрати такий вираз
= [Ціна] * [Кількість одиниць], використовуючи назви полів та кнопку
знака множення;
3) у бланку запиту замість слова Выражение1 ввести слово
Вартість (рис.17).
 Рис. 17. Результати запиту з полем Вартість

На основі побудованого запиту вибрати записи товарів, вартість

яких перевищує 10 000 грн. та переглянути результати роботи.

3. Складання запиту з параметрами

При виконанні запиту з параметрами з’являється діалогове вікно,
в якому пропонується ввести певні дані, на базі яких будуть створені
записи.
1) Створити запит з параметрами, що показує записи товарів, які
оплачені з 1.03.2004р. по 1.05.2004р. При цьому дату оплати
необхідно ввести під час виконання запиту у вигляді параметрів.
Доцільно створити запит у режимі Мастер запросов, включивши
таблиці Товари і Замовлення, давши запиту назву Оплачений товар.
2) Відкрити створений запит у режимі Конструктор запросов.
У рядку Условие отбора для поля Відмітка про оплату ввести умову
True (Истина). У рядку Условие отбора для поля Дата замовлення
ввести запрошення: [Введіть дату початку періоду] і [ Введіть дату
кінця періоду]. У рядку Условие отбора для поля Дата замовлення
для визначення межі діапазону значень необхідно ввести оператори
BEETWEN та AND (рис.18).
 Рис. 18. Створення запиту з параметрами
Перегляньте запит у режимі таблиці (рис.19).

Рис. 19. Результати перегляду запиту з параметрами

3) Створити запит з параметрами, що виводить записи про

оплачену реалізацію з полями таблиці Замовлення товару: Дата
замовлення, Відмітка про оплату, Назва товару, Ціна.
4. Перехресні запити
Перехресні запити дозволяють компактно відображати відібрані
дані та об’єднувати однорідну інформацію. Результати такого запиту
виводяться на перетині стовпця та рядка.
1) За допомогою перехресного запиту виведемо інформацію про
реалізований товар по місяцях. В режимі Мастер запросов створимо
звичайний запит на вибірку з ім’ям „Додатковий” з такими полями:
Назва фірми, Назва товару, Дата замовлення. Цей запит буде
використовуватися для перехресного запиту.
 2) Для створення перехресного запиту скористуємось допомогою
Мастер перекрестного запроса та попередньо створеним запитом
„Додатковий”. На другому кроці оберемо поле Назва фірми для
заголовків рядків та поле Дата замовлення для заголовків стовпців.
Виберемо інтервал групувань даних Дата замовлення по місяцях та
визначимо розрахунки для кожної комірки перехресного запиту.
Параметр Вычислять итоговое значение для каждой строки
залишимо активним. Результат перехресного запиту має вигляд,
показаний на рис. 20.

Рис. 20. Результати перехресного запиту

5. Формування запитів на зміну

Запит на створення нової таблиці бази даних здійснюється на
основі таблиці Товари з урахуванням обмежень на ціну товару.
Пропонується створити перелік товарів, ціна яких більше 100 грн.
Результати запиту подати у вигляді нової таблиці з ім’ям Товари_100.

Лабораторна робота №3
Створення звіту
Мета роботи:
- оволодіти навичками створення і редагування звітів, а також
створення макросів.
1. Підготовка звітів бази даних
 Для виведення даних на друк створюється звіт. Перевагою звітів
над формами є можливість групування даних, що значно покращує
зовнішній вигляд документу. Можна розробити звіт в режимі Мастер
отчетов або за допомогою Конструктор. Потім у режимі
Конструктор можна відредагувати звіт.
Для створення звіту по товарах, скористаємось допомогою
Мастер отчетов для звіту, обравши поля таблиць Клієнти та
Замовлення, необхідних для звіту. Групування даних звіту виконуємо
по полю Назва фірми таблиці Клієнти.
За допомогою режиму Конструктор змінюємо в області
заголовка вікна звіту розмір шрифту, встановивши 12, кожне поле
розфарбуємо різним кольором. У заголовку звіту розміщаємо дату
друку звіту (рис. 22).

Рис. 22. Звіт Оплачений товар

2. Робота з макросами.
1) Макрос – це набір макрокоманд, який дозволяє
автоматизувати часто виконувані операції.
Створимо макрос для самозаповнюючого списку прізвищ таким
чином, щоб при введені нового прізвища воно автоматично
вносилось у список. Далі це прізвище можна буде вибрати зі списку,
а не набирати. Для створення макросу скористаємось формою на
базі таблиці Клієнти з ім’ям „Форма для додавання записів”, яка буде
використовуватися для додавання в список нових прізвищ.
 2) Для розробки групи макросів необхідно у вікні Макрос1
вибрати макрокоманду „Открыть форму”, Имя формы - „Форма для
додавання записів”, Режим – Форма, Режим данных – Обычное.
Закрити вікно та зберегти макрос з ім’ям „Доданий”.
При створені наступного макросу (Макрос2) потрібно:
- вибрати макрокоманду – Выполнить команду, Команда –
СохранитьЗапись;
- ввести макрокоманду Выделить объект, Тип объекта – Форма,
Имя объекта - Клієнти, В окне базы данных – Нет.
Далі потрібно:
• обрати макрокоманду Обновление, Имя элемента –
Представник;
• закрити вікно, зберегти макрос з ім’ям „Закриття”;
• в режимі Конструктор у формі „Форма для додавання
записів” вибрати режим Вид/Свойства, відкрити вкладинку
Событие. Додати макрос Закриття в поле Закрытие
формы. Закрити форму;
• відкрити в режимі Конструктор форму Клієнти, на полі
Представник вибрати пункт Свойства, відкрити вкладинку
События, в полі Двойное нажатие кнопки додати ім’я
макроса Доданий.
3) Для перевірки роботи створеного макросу потрібно
запустити його на виконання. Для цього у пункті меню Запрос
вибрати команду Макрос. В результаті створиться список прізвищ
представників фірм, які здійснюють покупки товарів.
 СПИСОК ЛIТЕРАТУРИ

1. Інформатика. Комп’ютерна техніка /Під. редакцією Баженова В.А.

– К.: Каравела, 2003. – 464 с.
2. Дженнингс, Роджер. Использование Microsoft Access 97: Пер. с
англ. – 2-е изд. – К.; М.; СПб.: Издат. дом «Вильямс», 1998. –
944 с.
3. Микляев А. Учебник пользователя IBM РC – М.: Альтекс-А, 2002. –
702 с.
4. Джим Бойс. Специальное издание. Использование Microsoft Office
97, Профессиональный выпуск. – СПб. 1998. – 1119 с.
5. Макарова М.В., Карнаухова Г.В., Запара С.В. Інформатика та
комп’ютерна техніка: Навчальний посібник. – Суми: ВТД
„Університетська книга”, 2003.
6. Гетц К., Гилберт М. Программирование на Visual Basic 6 и VBA.
Руководство разработчика. – К.: Издательская группа BHV, 2001.
– 912 с.
7. Биллиг В.А. VBA в Office 2000. Офисное программирование. – М.:
Издательско-торговый дом «Русская редакция», 1999. – 480 с.