TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

------

LÝ THUYẾT VÀ THIẾT KẾ TỔ CHỨC

BÀI TẬP CÔNG TY ẢO

DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN HD&P

HỌC KÌ II – NĂM HỌC 2021-2022

GVHD: Ngô Xuân Thủy

Nhóm 6: Đỗ Lê Đan Quỳnh (11 / 20%)

Hoàng Thị Rim (12 / 20%)

Phạm Công Việt (13 / 20%)

Nguyễn Thị Thùy Xuân (14 / 20%)

Phạm Mai Thảo (15 / 20%)

Đà Nẵng, tháng 05 năm 2022

MỤC LỤC
I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HD&P...................................................................3
1. Thông tin về công ty......................................................................................3
2. Tầm nhìn.......................................................................................................3
3. Sứ mệnh.........................................................................................................3
4. Giá trị cốt lõi.................................................................................................3
II. NHỮNG GIẢ ĐỊNH VỀ BỐI CẢNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY: QUY
MÔ, MÔI TRƯỜNG, CÔNG NGHỆ, MỤC TIÊU.........................................4
1. Quy mô..........................................................................................................4
1.1. Quy mô tài chính....................................................................................4
1.2. Quy mô nguồn nhân lực.........................................................................4
2. Môi trường....................................................................................................5
2.1. Môi trường tác nghiệp...........................................................................5
2.2. Môi trường chung..................................................................................6
3. Mục tiêu của HD&P.....................................................................................7
3.1. Mục tiêu chính thức...............................................................................7
3.2. Mục tiêu tác nghiệp................................................................................7
III. NHỮNG BỘ PHẬN CẦN THÀNH LẬP ĐỂ PHỤC VỤ KINH DOANH
TRONG TỔ CHỨC VÀ LÝ DO THÀNH LẬP...............................................7
1. Những bộ phận cần thành lập đẻ phục vụ kinh doanh..............................7
2. Lý do thành lập các bộ phận........................................................................8
2.1. Giám đốc.................................................................................................8
2.2. Phòng ban chức năng.............................................................................8
2.3. Các bộ phận liên quan.........................................................................10
IV. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA TỪNG BỘ PHẬN TRONG CẤU TRÚC
CÔNG TY.........................................................................................................11
1. Giám đốc / chủ sở hữu................................................................................11

2
 2. Phòng kinh doanh.......................................................................................11
3. Phòng cung ứng...........................................................................................12
4. Phòng hành chính.......................................................................................12
5. Bộ phận báo giá...........................................................................................13
6. Bộ phận chăm sóc khách hàng...................................................................13
7. Phòng tài chính...........................................................................................14
8. Phòng nhân sự.............................................................................................14
V. VẼ SƠ ĐỒ CẤU TRÚC TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY VÀ KIỂU CẤU
TRÚC CÔNG TY............................................................................................15
VI. ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA CẤU TRÚC TỔ CHỨC......................................16

3
 I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HD&P
1. Thông tin về công ty
- Tên công ty: Doanh nghiệp tư nhân HD&P
- Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp tư nhân
- Địa bàn kinh doanh: Thành phố Đà Nẵng
- Ngành nghề kinh doanh: Đồ nội thất.
- Địa Chỉ: 02 Lê Trọng Tấn, An Khê, Thanh Khê, Đà Nẵng.
- Điện thoại: 0234.6758.525
- Email: noithathd&p@gmail.com
Giới thiệu về công ty
Công ty HD&P là doanh nghiệp chuyên cung cấp, phân phối đồ nội thất tại Đà
Nẵng. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của quý khách hàng HD&P luôn mong muốn
mang đến những sản phẩm chất lượng cao cùng giá cả hợp lý.
2. Tầm nhìn
Xây dựng nội thất HD&P trở thành đơn vị chuyên cung cấp nội thất hàng đầu Việt
Nam. Đặt ra tiêu chuẩn sản phẩm, dịch vụ cao nhất phù hợp với nhu cầu cũng như tạo
dựng niềm tin tuyệt đối cho khách hàng.
3. Sứ mệnh
Sứ mệnh của chúng tôi chính là đưa quý khách hàng đến gần hơn nữa các sản phẩm
nội thất cao cấp cùng những trải nghiệm mua sắm tiện lợi, đồng thời đảm bảo các tiêu chí:
chất lượng cao nhất, thiết kế đẹp , giá cả tốt nhất, dịch vụ tư vấn tốt nhất.
4. Giá trị cốt lõi
- Định hướng khách hàng là nền tảng của mọi hoạt động.
- Kết hợp hài hòa lợi ích khách hàng, nhân viên, cộng đồng.
- Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, sáng tạo và luôn có tinh thần trách nhiệm cao.
- Xây dựng văn hóa HD&P theo phương châm tạo dựng một tập thể đoàn kết, tương
trợ, văn minh, không ngừng học hỏi hoàn thiện và phát triển hơn nữa trong tương
lai

4
 II. NHỮNG GIẢ ĐỊNH VỀ BỐI CẢNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY:
QUY MÔ, MÔI TRƯỜNG, CÔNG NGHỆ, MỤC TIÊU
1. Quy mô
Muốn gia tăng uy tín và vị thế của HD&P trong mắt khách hàng mục tiêu, để đạt
được điều đó thì công ty đã đề ra quy mô kinh doanh cụ thể như sau.
- Đăng ký giấy phép kinh doanh.
- Dự đoán chi phí trong khoảng 6 tỷ (VNĐ) và có khoảng dưới 25 lao động nên được
xếp vào doanh nghiệp có quy mô nhỏ.
- Cơ sở hạ tầng gồm 3 không gian chính:
o Khu vực kinh doanh: khu trưng bày các sản phẩm nội thất, quầy thanh toán,..
o Khu vực nhà kho chứa hàng.
o Khu vực an ninh: phòng bảo vệ, khu vực để xe.
1.1. Quy mô tài chính
- Tổng vốn dự kiến: 6 tỷ (VNĐ).
- Tổng vốn đầu tư cho các tài sản cố định ban đầu: 4 tỷ (VNĐ).
- Chi phí hoạt động, thực hiện các chiến lược về kinh doanh 1 tỷ (VNĐ).
- Chi phí dự phòng: 1 tỷ (VNĐ).
- Dự đoán thu hồi vốn sau một năm sáu tháng kể từ khi bắt đầu hoạt động.
- Tỉ lệ tăng trưởng bình quân hàng năm 10%.
1.2. Quy mô nguồn nhân lực
Vì là doanh nghiệp có quy mô nhỏ nên HD&P có 24 nhân viên

Trình độ Số lượng Tỷ trọng

Tốt nghiệp Cao đẳng – Đại học 5 20,8%

Tốt nghiệp trung tâm đào tạo 7 29,2%

nghề

Lao động phổ thông 12 50%

Tổng 24 100%

5
2. Môi trường
2.1. Môi trường tác nghiệp
Thị trường:
Theo tổng cục Hải quan, kim ngạch nhập khẩu gỗ và sản phẩm gỗ của Việt Nam
trong năm 2021 tăng mạnh, đạt 2,928 tỷ USD và thống kê của Thương vụ Ý tại Việt Nam
cũng cho biết rằng, nhu cầu tiêu thụ đồ gỗ bình quân của Việt Nam hiện là hơn 21
USD/người/năm. Và trong đó Đà Nẵng là thị trường có nhu cầu sử dụng sản phẩm nội
thất đang gia tăng nhanh chóng, dự đoán sẽ tiếp tục tăng trong những năm tiếp theo.
Như vậy, người tiêu dùng hiện nay đang ngày càng quan tâm nhiều hơn về không
gian sống, chú ý đến tính thẩm mỹ, nghệ thuật của các đồ dùng nội thất chứ không còn
mang tính cảm quan như trước đây.
Nguồn nhân lực:
Tình hình nguồn nhân lực về chuyên ngành thiết kế nội thất Việt Nam nói chung và
Đà Nẵng nói riêng đang khá dồi dào. Đặc biệt là lực lượng lao động được đào tạo một
cách bài bản tại các trung tâm đào tạo nghề hay các trường đại học, cao đẳng về chuyên
môn nội thất ngày càng tăng.
Công ty HD&P tuy là công ty vừa mới thành lập nhưng sở đội ngũ nhân sự giàu
kinh nghiệm và tâm huyết với nghề, chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng sự hài
lòng tuyệt đối về chất lượng sản phẩm. Số lượng nhân viên trong công ty là 24 người
được phân bổ trong các trình độ chuyên môn khác nhau, tốt nghiệp đại học và cao đẳng,
dạy nghề, tất cả được trang bị đầy đủ kiến thức, các kỹ năng cần thiết cho công việc.
Giá nhân công:
Vì đặc thù của ngành nên lao động tại HD&P chia thành từng loại khác nhau như là
nhân viên bán hàng, nhân viên kho... Cụ thể: mức lương của nhân viên bán hàng khoảng
10 – 12 triệu đồng và mức lương nhân viên kho khoảng 6 - 8 triệu đồng. Ngoài ra, lương
cho nhân viên thực hiện các chức năng khác khoảng 10 – 15 triệu đồng
Chi phí:

6
 Hiện nay, để đầu tư và phát triển một công ty chuyên cung các sản phẩm nội thất tại
Việt Nam cần một số vốn khá lớn. Ngoài ra, nhà đầu tư và quản lý cần phải có kiến thức
sâu rộng về ngành nội thất và bắt kịp xu thế hiện nay. Và các chi phí về nhân sự, xây
dựng thương hiệu và quảng bá hình ảnh cũng cần được chú trọng. HD&P sẽ cung cấp cho
nhân viên các thiết bị hiện đại hỗ trợ cho công việc, phòng làm việc và phòng tư vấn
khách hàng đều được trang bị nội thất tiện nghi.
2.2. Môi trường chung
Tài chính:
Theo số liệu của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam – Chi nhánh Đà Nẵng, tính đến
năm đầu năm 2022, trên địa bàn thành phố có 62 chi nhánh tổ chức tín dụng và 250 phòng
giao dịch với sự đa dạng về loại hình hoạt động và hình thức pháp lý. Ngoài ra, còn có các
định chế tài chính phi ngân hàng như các quỹ, đại lý chứng khoán, đại lý bảo hiểm… Các
đơn vị này được phân bố đều khắp ở các quận, huyện. Với mức lãi suất được giữ ổn định,
khuyến khích cho vay đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Các hoạt động cho vay và
huy động vốn trên thị trường tài chính đều có kết quả tăng trưởng tốt.
Kinh tế:
Đà Nẵng nằm trong top những địa phương có tốc độ tăng trưởng kinh tế cao nhất cả
nước. Trong 6 tháng đầu năm 2021, kinh tế thành phố có dấu hiệu phục hồi khá tốt sau
đại dịch Covid 19, với mức tăng 5,09% so với cùng kỳ năm 2020. GDP bình quân đầu
người tính theo giá trị hiện hành năm 2021 ước đạt 87,87 triệu đồng, tương đương 3.753
USD.
Nhìn chung, mức độ phục hồi kinh tế của Đà Nẵng còn chậm, do phải đối mặt với
làn sóng Covid-19. Tuy nhiên, Đà Nẵng vẫn là một trong số các địa phương trên cả nước
có mức tăng trưởng dương; xét trong khối 5 thành phố trực thuộc trung ương, Đà Nẵng
cùng với Hà Nội và Hải Phòng có mức tăng trưởng dương. Tổng sản phẩm trên địa bàn
bình quân đầu người của Đà Nẵng vẫn duy trì ở vị trí cao nhất, so với các tỉnh thành trong
vùng kinh tế trọng điểm miền Trung.
Công nghệ:
Công nghệ là xu thế không chỉ trong ngành gỗ nội thất, mà nó đã tác động và hiện
diện lên tất cả các ngành nghề, lĩnh vực. Đặc biệt, trong thời điểm tình hình dịch bệnh
như hiện nay càng thấy rõ vai trò của công nghệ đối với đời sống nói chung và thị trường
gỗ nội thất nói riêng. Do đó, các doanh nghiệp phải đi theo xu thế, trong đó có cả công

7
nghệ dành cho người tiêu dùng và công nghệ dùng cho sản xuất, công nghệ trong quản trị
điều hành của công ty
Hiện nay, có các ứng có thể sử dụng trên các điện thoại thông minh, máy tính bảng.
App chứa tất cả các thông số, tư liệu về công ty. Khi khách hàng chọn một loại sản phẩm
bất kỳ, nó sẽ đưa ra tất các mẫu mã, đồng thời sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về sản phẩm
cần tìm, màu sắc, giá cả, thiết kế, kích thước, hướng dẫn lắp đặt… Và đây được coi là một
trong những yếu tố tạo nên sự chuyên nghiệp để thu hút khách hàng.
Văn hóa:
Với mức thu nhập của người dân Việt Nam nói chung và Đà Nẵng nói riêng đang
dần tăng lên theo sự tăng trưởng kinh tế của đất nước. Vì vậy, nhu cầu về về không gian
sống, chú ý đến tính thẩm mỹ, nghệ thuật của các đồ dùng nội thất ngày một cao hơn. Và
nhờ vậy nên ngành kinh doanh nội thất tại Đà Nẵng đang ngày càng phát triển hơn.
Chính trị - pháp luật:
Doanh nghiệp hoạt động về ngành nghề kinh doanh nội thất theo Quyết định số
27/2018/QĐ-ttg Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam ngày 06 tháng 07 năm 2018, có 2 mã
ngành liên quan đến HD&P là:
- 4649: Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình
- 4759: Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự, đèn và
bộ đèn điện, đồ dùng gia đình khác trong các cửa hàng chuyên doanh.
Ngoài ra, doanh nghiệp phải tuân thủ các vấn đề khác liên quan về mặt pháp luật
như cơ sở vật chất, trang thiết bị và các chính sách nhân sự.
3. Mục tiêu của HD&P
3.1. Mục tiêu chính thức
Với mục tiêu là nâng cao đời sống con người phong phú hơn về mặt tiện ích lẫn mặt
tinh thần. Bên cạnh đó HD&P mong muốn trở thành đơn vị cung cấp nội thất hàng đầu
Việt Nam.
3.2. Mục tiêu tác nghiệp
Mục tiêu hiện tại khi mới thành lập của HD&P là phát triển bền vững về thương
hiệu. Thông qua công tác marketing để nắm bắt được nhu cầu khách hàng và từ đó có
những chính sách quảng cáo và cung cấp dịch vụ phù hợp với khách hàng để dần nắm giữ
nhiều thị phần tại Đà Nẵng về lĩnh vực kinh doanh nội thất.

8
 III. NHỮNG BỘ PHẬN CẦN THÀNH LẬP ĐỂ PHỤC VỤ KINH DOANH
TRONG TỔ CHỨC VÀ LÝ DO THÀNH LẬP.
1. Những bộ phận cần thành lập để phục vụ kinh doanh.
- Giám đốc
- 3 phòng ban chức năng:
o Phòng kinh doanh
o Phòng hành chính
o Phòng cung ứng
o Nhân sự
o Tài chính
- Các bộ phận liên quan:
o Bộ phận báo giá
o Chăm sóc khách hàng
2. Lý do thành lập các bộ phận
2.1. Giám đốc
Doanh nghiệp mới thành lập và bước đầu đi vào hoạt động, nên số lượng nhân viên đối
với từng bộ phận là khá ít và chưa có sự phối hợp của từng bộ phận với nhau một cách
chặt chẽ và linh hoạt.
Giám đốc sẽ hoạch định chiến lược kinh doanh dài hạn và xây dựng hình ảnh cho doanh
nghiệp. Bên cạnh quản lý con người và đội ngũ nhân viên ban giám đốc cần chịu trách
nhiệm trong xây dựng và phát triển mối quan hệ trong doanh, đóng vai như là một khách
hàng.
2.2. Phòng ban chức năng
Phòng kinh doanh:
Là nguồn nhân lực chủ chốt của doanh nghiệp khi mới thành lập. Mới thành lập,
doanh nghiệp chưa có thương hiệu trên thị trường, ít người biết đến nên cần có bộ phận
kinh doanh, chuyên về giới thiệu doanh nghiệp đến với khách hàng thông qua mạng xã
hội, cũng như việc sử dụng các phương tiện truyền thông, ít tốn chi phí, biết sử dụng các
thiết kế, design đặc sắc nổi bật được hình ảnh của công ty.
Tìm kiếm khách hàng cho doanh nghiệp, mở rộng thị trường, thu hút khách hàng
tiềm năng cho doanh nghiệp.
9
 Lên kế hoạch tìm kiếm khách hàng; tiếp thị sản phẩm; nghiên cứu thị trường, đối thủ
cạnh tranh; thống kê, phân tích, đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp; khảo sát
khách hàng để góp ý với cấp trên trong việc đổi mới, nâng cấp dịch vụ hiệu quả.
Phòng hành chính:
Mới thành lập, doanh nghiệp chưa có nhiều vốn, cũng như sự hỗ trợ từ các doanh
nghiệp khác về tiền, tìm nguồn vốn cho doanh nghiệp và quyết định các chiến lược về tài
chính. Theo dõi, quản lý và báo cáo sổ sách thu, chi, công nợ, lập chứng từ trong việc
hình thành và sử dụng vốn, lập báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm; quản lý và giám
sát thu, chi. Quan hệ chặt chẽ với các phòng ban kiểm soát chặt chẽ thu chi thường nhật,
hỗ trợ tư vấn cho doanh nghiệp về các vấn đề quản lý tài chính, sử dụng vốn hiệu quả
nhất.
Cần có bộ phận tài chính để phân tích tài chính của doanh nghiệp hiện tại cũng như
tương lai sau này, để công ty có những biện pháp, hướng khắc phục nhanh để doanh thu
của doanh nghiệp, các nguồn vốn không bị lỗ và ngày càng phát triển.
Một người đảm nhận nhiều nhiệm vụ, vai trò làm công việc không có đạt kết quả tốt,
hiệu suất không cao. Cần có bộ phận nhân sự để sắp xếp công việc, lên lịch trình, tuyển
ứng viên vào công ty, phân bổ nguồn lực cho các bộ phận khác một cách hợp lý để hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp không bị gián đoạn vì thiếu nguồn lực. Giúp xây dựng
văn hóa làm việc cho doanh nghiệp.
Phòng cung ứng:
Nhiệm vụ của phòng cung ứng là tham mưu cho ban Giám đốc trong công tác hoạch
định mua hàng và cung ứng sản phẩm phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, phòng cung ứng thành lập sẽ rất quan trọng trong việc điều hành quản lý
kho. Quản lý các Nhà cung ứng theo quy trình của công ty theo các chỉ tiêu: năng lực, sản
phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi. Kiểm tra chất lượng và tiến độ cung ứng của
toàn bộ sản phẩm đầu vào cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Xây dựng và thực
hiện hệ thống sổ sách Kho theo quy định của chế độ Kế toán tài chính và sự hướng dẫn
của Kế toán trưởng công ty.
Phòng nhân sự:
Phòng nhân sự là một bộ phận không thể thiếu ở trong mỗi một doanh nghiệp. Bất
kể doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì cũng cần có bộ phận nhân sự để tuyển dụng nhân viên,

10
phụ trách và chăm lo cho nhân viên đời sống nới công sở cũng như đưa ra các quyết định
liên quan đến quyền lợi của người lao động.
Trong doanh nghiệp vai trò của phòng nhân sự là tuyển dụng, đào tạo và phát triển
nguồn nhân lực để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp luôn diễn ra liên tục, hiệu quả.
Đồng thời phòng nhân sự còn phụ trách việc chăm lo cho đời sống của toàn bộ nhân viên
trong công ty. Đại diện công ty xử lý các tranh chấp xảy ra tại công sở. Xây dựng và quản
lý các chế độ phúc lợi, đãi ngộ đối với đội ngũ nhân sự trong công ty. Nói chung, phòng
nhân sự có vai trò quản lý tất cả các vấn đề liên quan đến xây dựng, quản lý và phát triển
nguồn nhân lực chất lượng và bền vững nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp ngày càng phát
triển.
Tài chính:
Phòng tài chính có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo doanh nghiệp có đủ lượng
tiền mặt cần thiết phục vụ cho các hoạt động kinh doanh và đảm bảo doanh nghiệp đang
quản lý và sử dụng nguồn tiền hiệu quả nhất cũng như đủ để đáp ứng toàn bộ các nghĩa vụ
tài chính của doanh nghiệp.
Các nhân viên tài chính quản lý tất cả các dòng tiền ra vào của công ty, đảm bảo
công ty có đủ lượng tiền mặt cần thiết để đáp ứng các hoạt động hàng ngày. Lập ngân
sách và đưa ra dự báo tài chính cho doanh nghiệp
Có rất ít doanh nghiệp mới thành lập có đủ khả năng hoạt động dựa trên doanh thu
bán hàng mà họ tạo ra. Thông thường sẽ có lúc chi phí hàng tồn kho và chi phí vay vượt
qua mức tiền mặt, và có lúc doanh thu đủ để bù đắp các khoản này. Phòng tài chính có
trách nhiệm cân đối các khoản này để công ty không bị thiếu tiền mặt chi trả mà cũng
không phải trả quá nhiều chi phí lãi vay.
Từ đó, họ có thể phân tích lập báo cáo tài chính, hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra các
quyết định chiến lược.
2.3. Các bộ phận liên quan
Bộ phận báo giá:
Mục đích của bộ phận báo giá là tham vấn đưa ra ý kiến để giúp cho ban lãnh đạo
tận dụng và sử dụng nguồn phí của doanh nghiệp hiệu quả. Tuy giám đốc là người đứng
đầu công ty, có thể thông thạo và làm việc chuyên nghiệp ở một số mảng nhưng không
phải là tất cả những gì về tài chính họ cũng am hiểu vậy nên cần có những nhân viên báo
giá để có thể hỗ trợ và giúp cho công việc hiệu quả và sử dụng dòng tiền có hiệu quả, đảm

11
bảo không lãng phí vào việc không quá cần thiết. Họ sẽ giúp cho ban lãnh đạo tạo ra bản
kế hoạch chi phí cho những việc phát sinh trong công việc, chi tiêu tài chính nếu khoảng
phí đó bắt buộc cần thiết.
Tài chính đặt nền móng cho sự phát triển của tất cả các hoạt động nên không thể
không có bộ phận báo giá.
Chăm sóc khách hàng:
Khách hàng là nhân tố quyết định thành công trong kinh doanh. Do đó, việc xây
dựng một dịch vụ khách hàng hiệu quả luôn là ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp. Đặc
biệt, trong thời đại công nghệ số với nhiều đối thủ cạnh tranh trên nhiều nền tảng với
nhiều sự lựa chọn, việc thu hút khách hàng tiềm năng, tạo dựng lòng tin và giữ chân họ
luôn là vấn đề khiến doanh nghiệp trăn trở. Vì thế, để quá trình tìm kiếm, CSKH diễn ra
hiệu quả, không thể thiếu cầu nối quan trọng – Bộ phận chăm sóc khách hàng.
Đặc biệt đối với một doanh nghiệp mới thành lập để thu hút được khách hàng tiềm
năng hay muốn tăng doanh số bán hàng sâu hơn nữa là duy trì được khách hàng hiện tại,
tăng lượng khách hàng mới. Đây là một trong những lợi ích cần thiết mà bộ phận chăm
sóc khách hàng mang lại cho doanh nghiệp.
Vì vậy, khi phát triển doanh nghiệp bền vững thì bộ phận chăm sóc khách hàng là
không thể thiếu nhất là kinh doanh đồ nội thất sẽ rất khó tìm kiếm được khách hàng mới.
IV. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA TỪNG BỘ PHẬN TRONG CẤU TRÚC
CÔNG TY
1. Giám đốc / chủ sở hữu
Điều hành toàn bộ hoạt động cung cấp dịch vụ khách hàng, vận hành thông qua các
bộ phận tham mưu và bộ phận trực tiếp cung cấp dịch vụ. Có quyền bổ nhiệm và bãi
nhiệm các chức danh trong công ty và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật và
Nhà nước
2. Phòng kinh doanh
Tham mưu xây dựng chính sách bán hàng, bao gồm chính sách về giá, khuyến mãi,
chiết khấu & các chương trình quảng bá, tiếp cận đến khách hàng. Đề xuất chính sách cho
khách hàng, nhóm khách hàng
Lập mục tiêu, kế hoạch bán hàng định kỳ và thực hiện tổ chức triển khai bán các sản
phẩm & dịch vụ thuộc chức năng nhằm đạt mục tiêu đã được phê duyệt. Tuân thủ các quy

12
định của Công ty trong công tác đề xuất các chính sách cho khách hàng khi cung cấp các
sản phẩm & dịch vụ thuộc chức năng nhiệm vụ.
Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới thuộc nhóm khách hàng mục tiêu của Công
ty. Tìm kiếm khách hàng thực hiện đầu tư, góp vốn liên doanh, liên kết theo kế hoạch và
chiến lược phát triển của Công ty. Tìm kiếm, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách
hàng. Chăm sóc khách hàng theo chính sách của Công ty.
Thu thập và quản lý thông tin khách hàng và hồ sơ khách hàng theo quy định. Đầu
mối về việc thu nhập, quản lý thông tin khách hàng để phục vụ cho công tác đánh giá xếp
hạng khách hàng, thẩm định và tái thẩm định các hồ sơ khách hàng.
3. Phòng cung ứng
Triển khai các hợp đồng cung ứng hàng hoá, dịch vụ, vật tư, nguyên nhiên vật liệu.
Thực hiện việc khai thác, cung ứng các nguồn hàng, sản phẩm dịch vụ, hàng hóa, thực
phẩm, vật tư, nguyên nhiên vật liệu đảm bảo các hoạt động kinh doanh của Công ty theo
hợp đồng kinh tế đã được Tổng Giám đốc ký kết.
Thực hiện thủ tục xuất, nhập khẩu; cung ứng hàng hóa và thanh khoản tờ khai hàng
hóa xuất nhập khẩu cho các Trung tâm.Quản lý, bảo quản kho tàng, hàng hóa, thực phẩm,
vật tư, nguyên nhiên vật liệu.
Đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm, môi trường.Thực hiện công việc dán tem, mã
vạch, đóng gói sản phẩm, hàng hóa, vật tư cung cấp hàng hóa đến tận địa điểm kinh
doanh. Đảm bảo công tác môi trường và phòng chống cháy nổ bão lụt trong khu vực kho
tàng được giao quản lý.
Thực hiện chế độ báo cáo thống kê hàng hóa, vật tư, tài sản, công cụ dụng cụ,
nguyên nhiên vật liệu… xuất, nhập, tồn kho theo quy định. Thực hiện các nhiệm vụ khác
do Tổng Giám đốc giao.
4. Phòng hành chính
Công việc chính của phòng hành chính là đảm nhận toàn bộ các việc liên quan đến
quy trình, thủ tục hành chính; quản lý và giám sát công việc của nhân viên trong công ty;
và tư vấn pháp lý cho Ban Giám đốc khi cần.
Xây dựng chương trình, lập kế hoạch công tác của cơ quan theo từng giai đoạn:
tháng, quý, năm. Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và sử
dụng con dấu. Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành
chính, văn thư, lưu trữ. Chỉ đạo nghiệp vụ hành chính, văn thư lưu trữ đối với cán bộ làm
13
công tác văn thư, văn phòng các đơn vị trực thuộc. Thẩm định thể thức văn bản của các
đơn vị soạn thảo trước khi trình lãnh đạo ký. Điều hành và quản lý phương tiện đi lại phục
vụ các hoạt động của cơ quan.
Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể và cá nhân theo quy định
hiện hành. Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua, khen thưởng
cho từng giai đoạn.
5. Bộ phận báo giá
Tiếp nhận tất cả những đơn hàng quan trọng. Các đơn hàng này đều đến từ bên phía
đối tác của công ty và yêu cầu công ty phải thanh toán hợp đồng hoặc cung cấp sản phẩm,
hoặc đơn hàng có thể được gửi từ phía nhà cung ứng và công ty phải có trách nhiệm hoàn
trả chi phí đã nhập về các sản phẩm đó.
Sau đó lên kế hoạch tính toán, kế hoạch dự trù cho các chi phí có thể phát sinh bất
cứ lúc nào. Những chi phí mà bên công ty cần trả ở đây có thể là chi phí để sản xuất ra
các sản phẩm đáp ứng cho đơn hàng đó.
Đưa ra góp ý, tham vấn cho ban lãnh đạo của công ty bằng cách báo giá những
nguyên vật liệu có giá thành vừa phải, phù hợp với ngân sách của công ty. Sau mỗi lần
tiếp nhận đơn hàng, bộ phận báo giá có trách nhiệm thông báo tổng số tiền mà bên phía
công ty, khách hàng, nhà cung cấp đã, đang và sẽ chi trả. Báo giá không chỉ đơn thuần
thông báo số tiền mỗi bên cần phải bỏ ra mà còn là hoạt động nhắc nhở về các khoản hợp
đồng đã ký.
Bộ phận báo giá cần phải thành lập những bảng báo giá mới, bao gồm cả giá cũ và
giá mới tăng để công ty có sự so sánh. Trong quá trình thiết lập bảng giá không chỉ có sự
so sánh giá cũ, giá mới để lập bảng kế hoạch dự trù chi phí mà còn có cả bảng giá so sánh
giá thành ở hai hoặc nhiều nhà cung ứng.
Đồng thời phải liên tục cập nhật những dữ liệu mới nhất lên hệ thống chung của cả
công ty. Các thông tin mà bộ phận báo giá có trách nhiệm cung cấp thường bao gồm:
nguyện, vật liệu đã mua, số tiền còn lại trong ngân sách, sản phẩm chưa mua, số tiền cần
phải trả, số tiền chưa thanh toán, giá của những sản phẩm đang dự tính sẽ bán, các khoản
hợp đồng đã thanh toán, những hợp đồng chưa kịp thanh toán,
6. Bộ phận chăm sóc khách hàng
Thực hiện việc ghi nhận và giải quyết những yêu cầu, mong muốn của khách hàng,
trả lời các thắc mắc, nghi vấn về vấn đề khách hàng đang gặp phải hay những vấn đề

14
khách hàng cần được làm rõ để hiểu hơn. Thực hiện nhiệm vụ chăm sóc khách hàng theo
một quy trình chuẩn và chuyên nghiệp nhất. Luôn chủ động thăm hỏi, quan tâm đến
khách hàng trong quá trình sản phẩm/dịch vụ được họ sử dụng, trải nghiệm bằng nhiều
hình thức, phương tiện khác nhau như là: nhắn tin, chat qua các trang mạng xã hội
facebook, zalo, website hay gọi điện trực tiếp,…
Tạo dựng một vài kênh nhằm hỗ trợ trong việc tư vấn để các thông tin được khách
hàng tiếp nhận một cách nhanh chóng và chính xác nhất về chỉ dẫn sử dụng, giá cả, hậu
mãi hay các chế độ bảo hành sản phẩm. Bộ phận chăm sóc khách hàng chịu trách nhiệm
tiếp nhận các phản ánh, khiếu nại những vấn đề cần được xử lí cho khách hàng và chuyển
vấn đề đó cho những bộ phận liên quan để quản lý và giải quyết.
Liên tục theo dõi cũng như cập nhật các chính sách của doanh nghiệp về dịch vụ,
sản phẩm theo mỗi thời điểm khác nhau để khách hàng nhận được thông tin nhanh nhất và
kịp lúc nhất. Cần chủ động trong việc liên hệ đến khách hàng về các vấn đề các chính
sách ưu đãi đang được công ty áp dụng hay quà tặng trong các ngày đặc biệt như lễ, tết,…
Thực hiện cuộc khảo sát đánh giá ý kiến về chất lượng sản phẩm/dịch vụ từ khách hàng
và ghi nhận lại các góp ý để sản phẩm/dịch vụ được cải thiện tốt về chất lượng.
7. Phòng tài chính
Phòng tài chính cần ghi nhận các giao dịch tài chính phát sinh trong doanh nghiệp và
tiến hành lập báo cáo tài chính tổng hợp cùng các báo cáo chi tiết về thu nhập, bảng cân
đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo định kỳ. Bộ phân tài chính có trách nhiệm cân
đối các khoản này để công ty không bị thiếu tiền mặt chi trả mà cũng không phải trả quá
nhiều chi phí lãi vay. Bộ phân tài chính có trách nhiệm đánh giá và thiết lập ngân sách
hoạt động cho doanh nghiệp. Đồng thời vạch ra một bản kế hoạch cụ thể liên quan đến
các khoản tiền cần phải chi, cung cấp hướng dẫn cụ thể về cách chi các khoản tiền này và
lịch trình hoàn trả các khoản vay.
Phòng tài chính sẽ đảm nhận việc ghi chép, phân tích và diễn giải các giao dịch tài
chính hàng ngày của công ty, bao gồm việc theo dõi tất cả các chi phí mua hàng và bán
thành phẩm. Quản lý tất cả các dòng tiền ra vào của công ty, đảm bảo công ty có đủ lượng
tiền mặt cần thiết để đáp ứng các hoạt động hàng ngày. Tư vấn cho ban lãnh đạo công ty
các phương thức tài chính tốt nhất để đem lại lợi nhuận cao nhất và giúp doanh nghiệp
tìm kiếm nguồn tài chính trong dài hạn với chi phí thấp nhất, đảm bảo doanh nghiệp thực
hiện đúng các quy định pháp luật về thuế. Phòng tài chính cung cấp cho ban quản lý công
ty các thông tin cần thiết để đưa ra các quyết định chiến lược như thị trường hay dự án

15
công ty đang theo đuổi, thời gian hoàn vốn, quyết định liên quan đến việc chia cổ tức,
phương thức tài chính mang lại lợi nhuận cao nhất, cách phân bổ vốn đầu tư…. Mục tiêu
nhằm đảm bảo nguồn tiền được sử dụng tốt nhất.
8. Phòng nhân sự
Trách nhiệm của phòng nhân sự là đảm bảo đủ số lượng nhân sự cần thiết cho doanh
nghiệp hoạt động. Hơn nữa còn phải đảm bảo chất lượng của đội ngũ nhân sự, vì điều này
sẽ đảm bảo lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Ngoài việc hướng dẫn, hỗ
trợ nhân viên hòa nhập với môi trường làm việc của doanh nghiệp, bộ phận nhân sự còn
tổ chức các chương trình đào tạo ngắn hạn cho nhân viên nhằm nâng cao nghiệp vụ. Xây
dựng và duy trì một môi trường làm việc tốt. Nhiệm vụ chính của bộ phận nhân sự là:
- Lập kế hoạch và thực hiện việc tuyển dụng nhân sự cho công ty.
- Đào tạo và phát triển chất lượng nguồn nhân lực.
- Duy trì và quản lý hoạt động của nguồn nhân lực.
- Quản lý thông tin, hồ sơ nhân sự trong công ty.
V. VẼ SƠ ĐỒ CẤU TRÚC TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY VÀ KIỂU CẤU
TRÚC CÔNG TY
Vì doanh nghiệp là một tổ chức kinh doanh có quy mô nhỏ với vốn đầu tư chỉ 6 tỷ
đồng và mặt hàng kinh doanh cũng ít đa dạng chỉ bao gồm bàn ghế , giường và tủ cho nên
việc thành lập các phòng ban trong tổ chức là không quá phức tạp. Bên cạnh đó, công ty
nhấn mạnh vào hiệu quả bên trong của doanh nghiệp và chú trọng vào chất lượng chuyên
môn.
Cùng với 3 bộ phận chức năng là 5 phòng ban như đã nêu trên ( Phòng kinh doanh,
phòng hành chính, phòng cung ứng, phòng nhân sự và phòng tài chính vì công ty không
sản xuất nên không có phòng sản xuất) Trong đó : phòng kinh doanh bao gồm bộ phận
báo giá và chăm sóc khách hàng ,
Dựa vào những giả thiết trên thì doanh nghiệp đã lựa chọn cấu trúc tổ là cấu trúc
chức năng như hình sau:

16
 Theo như sơ đồ cấu trúc tổ chức, có thể thấy được:
- Người nắm giữ quyền hành cao nhất trong doanh nghiệp là giám đốc đồng
thời cũng là chủ đầu tư của hoạt động kinh doanh này.
- Tiếp đến, 5 bộ phận chức năng nằm dưới điều hành và sự kiểm soát của
giám đốc ( Phòng kinh doanh, phòng hành chính, phòng nhân sự, phòng
tài chính và phòng cung ứng)
- Tại phòng kinh doanh bao gồm bộ phận báo giá và chăm sóc khách hàng ,
thực hiện các công việc hoàn thành mục tiêu của phòng kinh doanh đặt ra.
VI. ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA CẤU TRÚC TỔ CHỨC
Theo lý thuyết, cấu trúc tổ chức theo chức năng có các ưu và nhược điểm như sau:
Về ưu điểm:
- Tính kinh tế của quy mô ở phạm vi các phòng chức năng
- Cho phép phát triển kỹ năng chuyên sâu của mỗi phòng ban
- Cho phép tổ chức đạt được mục tiêu theo từng chức năng
- Hiệu quả trong tổ chức có quy mô nhỏ hoặc vừa
- Hiệu quả khi doanh nghiệp chỉ sản xuất một hoặc ít loại sản phẩm
Về nhược điểm:
- Phản ứng chậm trước những thay đổi của môi trường
- Quyết định chung đều tập trung ở cấp cao dẫn đến quá tải
- Ít có sự liên kết, hợp tác giữa các phòng ban

17
- Tổ chức ít có sự sáng tạo
- Hạn chế tầm nhìn về mục tiêu chung của tổ chức

18