‫اإلجراءات االدارية للعمل عن بعد‬

‫مقدمة‬
‫هذه الوثيقة خاصة بوصف إجراءات العمل االداري بعد تفعيل العمل عن بعد‪ ،‬وهي لإلستخدام‬
‫الداخلي بجامعة الملك سعود‪.‬‬
‫تصف هذه الوثيقة تسلسل سير اإلعمال وكيفية تنفيذها على األنظمة المالية واالدارية (مدار)‬
‫وإستخدام نظام االتصاالت االدارية (ديوان) وإستخدام االداوات المتاحة من عمادة التعامالت‬
‫االلكترونية لدعم العمل االداري‪.‬‬

‫أوالً‪ :‬نظام االتصاالت االدارية (ديوان)‬

‫نظام االتصاالت االدارية (ديوان) هو النظام االساسي للمراسالت االدارية بين الجامعة والجهات‬
‫الخارجية وبين وحدات الجامعة المختلفة(وكاالت‪ ،‬عمادات‪،‬كليات‪ ،‬أقسام‪ ،‬مراكز أبحاث‪،‬إدارات‪.)...‬‬
‫تم إتاحة العمل لجميع المستخدمين من خالل الدخول اآلمن عبر االنترنت للنظام‪ ،‬عبر الرابط‬ ‫‪‬‬
‫(‪)https://dewanpro.ksu.edu.sa‬‬
‫سيتمكن موظفي الجهات الداخلية في الجامعة من االطالع و العمل على المعامالت الواردة‬ ‫‪‬‬
‫للجهة ويتمكن من إحالتها وتنفيذ جميع العمليات التي يستطيع تنفيذها من داخل الجامعة على‬
‫المعاملة‪.‬‬
‫يمكن لموظفي االتصاالت االدارية في الجهات طلب التوجيه لصاحب الصالحية في الجهة‬ ‫‪‬‬
‫من خالل خاصية طلبات التوجيه لمن يملكون الصالحية لذلك‪.‬‬
‫أصحاب الصالحية في الجهات يمكنهم التوجيه االلكتروني على المعامالت من خالل تطبيق‬ ‫‪‬‬
‫(‪.)iPad‬‬
‫يمكن للموظفين إستخدام نظام مهام‪ ،‬للمهام الداخلية وذلك للجهات المفعلة للنظام او إستخدام‬ ‫‪‬‬
‫البريد االلكتروني بين موظفي الجهة الواحدة للحفاظ على توثيق األعمال‪.‬‬
‫على الموظفين الذين يحفظون ملفات تخص العمل على أجهزتهم الشخصية مراعاة تعليمات‬ ‫‪‬‬
‫االمن السيبراني بالمحافظة على سريتها والتخلص منها وحذفها فور االنتهاء من العمل‬
‫عليها‪.‬‬

‫ثانياً‪ :‬النظام المالي واإلداري (مدار)‬

‫النظام المالي واإلداري (مدار) هو النظام الخاص بإدارة بيانات الموظفين وأعضاء هيئة‬
‫التدريس والرواتب وعمليات الصرف والميزانية والمستودعات والعهد باإلضافة للتدريب واالبتعاث‪.‬‬

‫‪1|Page‬‬
‫ل إل س ت خ د ا م ا ل د ا خ ل ي – ج ا م ع ة ا ل م ل ك س ع و د‬
 ‫‪ -‬العمل على النظام هو أساس العمل في االدارات المختصة وسيكون متاح للمستخدمين من‬
‫داخل الجامعة (لجميع المستخدمين) ومن خارج الجامعة لعدد معين من مستخدمي االدارات‬
‫االساسية على الرابط (‪.)https://vpn.ksu.edu.sa‬‬
‫‪ -‬العمليات التي كانت تنفذ من قبل االدارات (االجازات‪ ،‬المباشرات‪ ،‬طلبات الصرف من‬
‫المستودع‪ ،‬محاضر االستالم نقل وإرجاع العهد) سيتم إرسالها لإلدارات المعنية من خالل‬
‫نظام ديوان حسب اإلختصاص وهي ستقوم بتنفيذها‪.‬‬
‫‪ -‬موظفي االدارات األساسية يمكنهم الدخول على نظام مدار عن بعد وتنفيذ االعمال الموجهه‬
‫لهم من خالل االلية الداخلية التي تحددها كل إدارة (نظام مهام‪ ،‬نظام ديوان‪ ،‬بريد‬
‫االلكتروني‪.)...،‬‬

‫ثالثاً‪ :‬نظام مهام‬

‫هو نظام إدارة المهام والمختص بتوزيع المهام الداخلية بين موظفي الجهة‪.‬‬
‫‪ -‬نظام مهام متاح على االنترنت لإلدارات التي قامت بتفعيل النظام سابقاً‪.‬‬

‫‪2|Page‬‬
‫ل إل س ت خ د ا م ا ل د ا خ ل ي – ج ا م ع ة ا ل م ل ك س ع و د‬
 ‫‪ -‬يمكن للمستخدمين في االدارات إستخدام النظام عن بعد بنفس الكفاءة التي يستخدم بها من‬
‫داخل الجامعة‪.‬‬

‫كما أن هناك مجموعة من األنظمة والخدمات التي تقدمها عمادة التعامالت االلكترونية واإلتصاالت لدعم‬
‫العمل االداري متاحة على شبكة االنترنت‪:‬‬

‫نظام مجالس (‪)https://majalis.ksu.edu.sa‬‬ ‫‪-‬‬

‫البوابة الموحدة للخدمات االلكترونية للموظفين وأعضاء هيئة التدريس‬ ‫‪-‬‬
‫(‪)https://e.ksu.edu.sa‬‬
‫منصة التدريب اإللكتروني (‪)https://tp.ksu.edu.sa‬‬ ‫‪-‬‬
‫لمزيد من الخدمات يمكن زيارة موقع عمادة التعامالت االلكترونية واالتصاالت‬ ‫‪-‬‬
‫(‪)http://etc.ksu.edu.sa‬‬

‫مالحظات هامة للمحافظة على أمان عمليات االتصال و المحافظة على البيانات‪:‬‬
‫‪ -‬المحافظة على كلمة أسم المستخدم وكلمة السر وعدم إفشائها ألي كان‪.‬‬
‫‪ -‬تجنب الدخول عن بعد بإستخدام أجهزة أو شبكات غير موثوقة أو أثناء التواجد في االماكن‬
‫العامة‪.‬‬
‫‪ -‬حماية البيانات التي يتم حفظها على األجهزة المستخدمة للدخول عن بعد و التأكد من حذفها‬
‫بعد االنتهاء من العمل عليها‪.‬‬

‫‪3|Page‬‬
‫ل إل س ت خ د ا م ا ل د ا خ ل ي – ج ا م ع ة ا ل م ل ك س ع و د‬