Logo

Chương 2

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN

HÀNG – TỒN TRỮ - THANH TOÁN

Mục tiêu chương:

 Biết được các gian lận và sai sót

thường gặp của chu trình mua
hàng, tồn trữ, thanh toán.
 Hiểu các mục tiêu kiểm soát chủ
yếu đối với chu trình này.
 Vận dụng các thủ tục kiểm soát để
ngăn chặn các gian lận và sai sót
của của chu trình

Nội dung

 2.1 Đặc điểm, các gian lận thường

gặp và mục tiêu kiểm soát
 2.2 Các hoạt động kiểm soát chủ
yếu
 2.3 Một số gian lận thường gặp
trong chu trình và thủ tục kiểm soát
thích hợp

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 Đặc điểm chu trình

Đặt
hàng
Đặc điểm chu trình

Nhận
hàng
Mua
hàng Tồn
trữ

Nợ phải
trả
4

Quy trình thiết kế HTKSNB

Mục tiêu Xác định mục tiêu hoạt động

Quy trình thiết kế HTKSNB

Rủi ro Xác định các rủi ro liên quan

KSNB

Chính Thủ Biểu Xác định các hoạt động

kiểm soát cần thiết
sách tục mẫu

Ví dụ

Mục tiêu Sản phẩm được bảo quản tốt

Quy trình thiết kế HTKSNB

Rủi ro Công nhân cẩu thả làm hư

hỏng sản phẩm

KSNB
- Quy định tỉ lệ SP
hỏng cho phép
- Quy định thưởng,
Chính Thủ Biểu phạt
sách tục mẫu - Thống kê tỉ lệ SP
hỏng
- Báo cáo tỉ lệ SP hỏng

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 Các thủ tục kiểm soát chung

 Phân chia trách nhiệm

 Ủy quyền & xét duyệt
Quy trình thiết kế HTKSNB

 Kiểm soát chứng từ

 Kiểm tra độc lập
 Bảo vệ tài sản
 Chỉ số hoạt động

Kiểm soát nội bộ quy trình

Kiểm soát nội bộ quy trình

Nhận Tồn
Đặt hàng Thanh toán
hàng trữ

KSNB khâu đặt hàng

Kiểm soát nội bộ quy trình

Nhận Tồn
Đặt hàng Thanh toán
hàng trữ

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 KSNB khâu đặt hàng

Mục tiêu kiểm soát Rủi ro

Mua hàng đúng chủng loại, quy Hàng không đúng chủng loại, quy
KSNB khâu đặt hàng

cách cách
Số lượng mua tối ưu Mua hàng thừa/thiếu
Chất lượng đạt yêu cầu Hàng kém chất lượng
Giá hợp lý Giá không hợp lý
Giá tối ưu Mất chiết khấu
Thực sự mua Mua khống

10

Phân chia trách nhiệm

Cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với bộ phận

sử dụng ? Tại sao ?
 Hạn chế mua hàng quá nhu cầu
KSNB khâu đặt hàng

 Có thể mua hàng chất lượng hơn

 Kiểm soát được tình hình vốn lưu động
 Có thể giảm giá mua
 Hạn chế khả năng mua hàng khống

11

Ủy quyền & xét duyệt

Ai xét duyệt nghiệp vụ mua hàng ?

 Trên XXX đồng  Bộ phận mua hàng
 Trên YYY đồng  Nhà quản lý cấp cao
KSNB khâu đặt hàng

12

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 Kiểm soát chứng từ

Mục đích phiếu đề nghị mua hàng ? Nêu các nội dung
chứng từ này ?
 Mua hàng đúng chủng loại, số lượng, hạn chế khả
KSNB khâu đặt hàng

năng mua hàng khống

 Tên hàng, quy cách, số lượng, nhà cung cấp, đề
nghị, xét duyệt của người phụ trách bộ phận

13

Kiểm soát chứng từ

Khi nào không cần phiếu đề nghị mua hàng ?

 Giá trị mua hàng nhỏ dưới XXX đồng
 Đối với các mặt hàng lưu chuyển đã có định mức
KSNB khâu đặt hàng

tồn tối thiểu

14

Kiểm soát chứng từ

Mục đích đơn đặt hàng ? Nêu các nội dung chứng từ
này ?
 Mua hàng đúng chủng loại, số lượng, chất lượng
KSNB khâu đặt hàng

đạt yêu cầu, giá cả hợp lý

 Số hiệu, ngày tháng, tên nhà cung cấp, tên hàng,
quy cách, mã số, số lượng, đơn giá, phương thức
giao hàng, phương thức thanh toán

15

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 Các thủ tục kiểm soát đặc biệt

Làm sao để mua hàng đúng giá ?

 Tất cả các nghiệp vụ mua hàng từ XXX đồng trở
lên phải do người có thẩm quyền phê duyệt
KSNB khâu đặt hàng

 Phải có ít nhất n bảng chào giá cho lần mua hàng

đầu tiên hoặc khi giá tăng x%
 Sử dụng phương pháp đấu thầu

16

Các thủ tục kiểm soát đặc biệt

Làm sao để số lượng đặt hàng & dự trữ là tối ưu ?

 Sử dụng mô hình EOQ để xác định số lần đặt hàng
tối ưu
KSNB khâu đặt hàng

 Sử dụng mô hình ROP để xác định số lượng dự

trữ tối thiểu
 Sử dụng hệ thống JIT

17

Các thủ tục kiểm soát đặc biệt

Chính sách chọn nhà cung cấp ?

 Xây dựng tiêu chuẩn
 Lập hồ sơ nhà cung cấp
KSNB khâu đặt hàng

 Xây dựng & duy trì danh sách nhà cung cấp
 Đánh giá thường xuyên nhà cung cấp
 Ký kết các cam kết dài hạn

18

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 Chỉ số hoạt động

Có thể đối chiếu chỉ tiêu nào ? Phân tích tỉ số nào ?

 So sánh thực tế – dự toán, kỳ này – kỳ trước
 Tỉ lệ lãi gộp
KSNB khâu đặt hàng

 Giá thành sản phẩm

 Số vòng quay hàng tồn kho

19

Thông tin & truyền thông

 Các chính sách & thủ tục rõ ràng

 Thông tin đối với nhà cung cấp:
- Đơn đặt hàng
KSNB khâu đặt hàng

- Chấp nhận đơn đặt hàng

- Các thay đổi trong quá trình giao dịch
 Hồ sơ theo dõi đơn đặt hàng chưa thực hiện
 Hồ sơ theo dõi đơn đặt hàng đã thực hiện

20

Thủ tục kiểm soát bổ sung

Nếu tất cả các giải pháp trên là chưa đủ để đạt được

mục tiêu, có thể bổ sung các thủ tục kiểm soát nào ?
 Kiểm tra nội bộ định kỳ
KSNB khâu đặt hàng

 Trình độ đội ngũ nhân viên mua hàng

 Văn hóa trung thực
 Chính sách nhân sự

21

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 KSNB khâu nhận hàng
Kiểm soát nội bộ quy trình

Nhận Tồn
Đặt hàng Thanh toán
hàng trữ

22

KSNB khâu nhận hàng

Mục tiêu kiểm soát Rủi ro

Nhận hàng đúng chủng loại, quy Nhận hàng không đúng chủng loại
KSNB khâu nhận hàng

cách
Nhận hàng đúng số lượng
Hàng nhận an toàn
Ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ
nhập kho
Không nhập khống hàng
Nhận hàng không đúng số lượng
Hàng bị thất thoát
Hàng nhập không được ghi chép
Nhập khống

23

KSNB khâu nhận hàng

 Phân chia trách nhiệm

 Ủy quyền & phê duyệt
KSNB khâu nhận hàng

 Kiểm soát chứng từ

 Kiểm tra độc lập
 Bảo vệ tài sản

24

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 Phân chia trách nhiệm

Có cần tổ chức bộ phận nhận hàng độc lập với bộ

phận mua hàng và kho/sử dụng ? Tại sao ?
 Tăng cường khả năng nhận hàng đúng chủng loại,
KSNB khâu nhận hàng

quy cách, số lượng

 Hạn chế khả năng nhập khống

25

Ủy quyền & xét duyệt

Ai xét duyệt nghiệp vụ nhận hàng ?

 Nhân viên nhận hàng
KSNB khâu nhận hàng

 Bộ phận kiểm tra chất lượng nếu cần

 Thủ kho

26

Kiểm soát chứng từ

Có cần lập phiếu nhập/Báo cáo nhận hàng ? Các nội

dung ?
 Tăng cường khả năng nhận hàng đúng số lượng,
KSNB khâu nhận hàng

chủng loại, quy cách

 Tránh thất thoát
 Hạn chế khả năng nhập khống
 Ghi chép đầy đủ nghiệp vụ nhập hàng

27

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 Bảo vệ tài sản

Một số thủ tục:

 Quá trình nhận hàng phải có sự chứng kiến của bộ
phận nhận hàng & thủ kho
KSNB khâu nhận hàng

 Hàng phải được nhập kho kịp thời

 Kho bảo quản an toàn
 Ghi chép kịp thời nghiệp vụ nhập hàng
 Kiểm kê định kỳ & đối chiếu với sổ sách

28

Kiểm soát nội bộ quy trình

Kiểm soát nội bộ quy trình

Nhận Tồn
Đặt hàng Thanh toán
hàng trữ

29

KSNB khâu tồn trữ

Mục tiêu kiểm soát Rủi ro

Hàng tồn kho không bị thất thoát, Hàng tồn kho bị thất thoát, tham ô/
tham ô/sử dụng sai mục đích sử dụng sai mục đích
KSNB khâu tổn trữ

Kiểm soát được tình trạng & phẩm
chất hàng tồn kho
Hàng tồn kho được ghi chép chính
xác trên sổ sách liên quan
Tuân thủ các quy định liên quan
đến hàng tồn kho
Hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời
Hàng tồn kho bị ghi chép sai, ảnh
hưởng đến BCTC
Không tuân thủ các quy định

30

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 KSNB khâu tồn trữ

 Hàng tồn kho bị thất thoát, tham ô, sử dụng sai

mục đích
 Hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời
KSNB khâu tồn trữ

 Hàng tồn kho bị ghi chép sai làm ảnh hưởng đến
BCTC
 Các quy định liên quan đến hàng tồn kho không
được tuân thủ

31

HTK bị thất thoát, tham ô, sử

dụng sai mục đích

 Bổ nhiệm thủ kho

 Tổ chức kho an toàn & ngăn nắp
 Hạn chế tiếp cận kho
KSNB khâu tồn trữ

 Mọi trường hợp xuất kho đều có phê duyệt

 Giám sát nhập xuất kho
 Ghi chép thẻ kho
 Kiểm kê kho định kỳ & bất thường
 Sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên

32

HTK bị thất thoát, tham ô, sử

dụng sai mục đích

Kiểm kê hàng tồn kho

 Có chương trình kiểm kê
 Kiểm soát chặt việc khóa sổ trước khi kiểm kê
KSNB khâu tồn trữ

 Tách biệt HTK không phải của đơn vị

 Kiểm soát việc điều chuyển HTK trong lúc kiểm kê
 Giám sát việc cân, đong, đo, đếm
 Chọn mẫu kiểm tra lại kết quả kiểm kê
 Báo cáo & xử lý chênh lệch kiểm kê

33

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 HTK hư hỏng, lỗi thời

 Nguyên tắc FIFO

 Báo cáo định kỳ về hàng mất chất lượng
 Tổ chức kho an toàn & ngăn nắp
KSNB khâu tồn trữ

 Kiểm kê kho định kỳ & bất thường

 Tính số vòng quay để phát hiện các mặt hàng
chậm lưu chuyển
 Sử dụng các mô hình quản lý HTK thích hợp

34

HTK hư hỏng, lỗi thời

Số vòng quay HTK

Hàng tồn kho

KSNB khâu tồn trữ

Hàng chờ Hàng chậm Hàng lưu

thanh lý lưu chuyển chuyển

SVQ SVQ SVQ

Nhóm A Nhóm A Nhóm A
Báo cáo về
tình hình SVQ
SVQ
thanh lý
Mặt hàng X Mặt hàng X

35

HTK bị ghi chép sai, ảnh hưởng

đến BCTC

 Sử dụng các chứng từ cần thiết: PNK, PXK, lệnh

bán hàng, phiếu giao hàng,…
 Ghi chép kịp thời
KSNB khâu tồn trữ

 Đối chiếu định kỳ giữa các bộ phận

 Kiểm kê định kỳ & bất thường
 Sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên
 Sử dụng máy tính

36

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 HTK bị ghi chép sai, ảnh hưởng
đến BCTC
Đối chiếu định kỳ

Bộ phận mua Bộ phận sản

hàng KHO xuất
KSNB khâu tồn trữ

Bộ phận nhận Bộ phận bán

hàng hàng

Kế toán nợ
phải trả Báo cáo & giải thích
chênh lệch số liệu

37

Các quy định về HTK không

được tuân thủ

 Tuân thủ các quy định pháp luật liên quan: bảo vệ
môi trường, phòng chống cháy nổ, an toàn lao
động,…
KSNB khâu tồn trữ

 Xây dựng các quy định nội bộ chi tiết, chặt chẽ
 Phổ biến & tổ chức huấn luyện các nhân viên về
các quy định
 Tổ chức kiểm tra định kỳ & đột xuất về việc tuân
thủ các quy định

38

Kiểm soát nội bộ quy trình

Kiểm soát nội bộ quy trình

Nhận Tồn
Đặt hàng Thanh toán
hàng trữ

39

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 KSNB khâu thanh toán

Mục tiêu kiểm soát Rủi ro

Số tiền chính xác Ghi chép sai sót
KSNB khâu thanh toán

Nợ phải trả có thực Ghi chép nợ khống

Nợ phải trả đầy đủ Ghi chép nợ thiếu
Ghi đúng đối tượng Ghi nhầm đối tượng
Theo dõi nợ đến hạn trả Trả nợ không đúng hạn

40

KSNB khâu thanh toán

 Phân chia trách nhiệm

 Ủy quyền & phê duyệt
KSNB khâu thanh toán

 Kiểm soát chứng từ

 Đối chiếu & xử lý khác biệt

41

Phân chia trách nhiệm

Bộ phận kế toán nợ phải trả cần được tổ chức độc lập

với các bộ phận mua hàng, nhận hàng, kho hàng
KSNB khâu thanh toán

42

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 Ủy quyền & phê duyệt

Tất cả mọi nghiệp vụ thanh toán phải được xét duyệt

bởi người có thẩm quyền của bộ phận kế toán
KSNB khâu thanh toán

43

Kiểm soát chứng từ

 Việc thanh toán chỉ thực hiện khi có đầy đủ chứng

từ gốc
 Các chứng từ gốc phải được kiểm tra về tính chính
KSNB khâu thanh toán

xác, hợp lệ, hợp lý trước khi chấp nhận thanh toán
 Chứng từ chi hoàn thành phải được lưu trữ đầy đủ
& theo thứ tự phiếu chi, sec

44

Kiểm soát chứng từ

 Mở sổ theo dõi chi tiết nhà cung cấp

 Từ danh sách nhà cung cấp, xây dựng mã số nhà
cung cấp, kiểm tra mã số trước khi nhận các khoản
KSNB khâu thanh toán

phải trả
 Lập báo cáo tình hình nợ phải trả cuối kỳ có phân
tích theo thời hạn trả

45

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 Đối chiếu & xử lý khác biệt

 Định kỳ đối chiếu giữa các bộ phận nhận hàng,

mua hàng & kế toán nợ phải trả để ghi nhận các
chênh lệch số liệu
KSNB khâu thanh toán

 Đối chiếu giữa tổng hợp & chi tiết nợ phải trả người
bán
 Đối chiếu giữa giấy báo của người bán với số liệu
theo dõi chi tiết
 Chỉnh hợp các chênh lệch với biểu mẫu thích hợp

46

Logo

47

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011