QUY TRÌNH GIAO HÀNG

DELIVERY PROCESS
Rev. 0
(PPCV- DL- PR01)

Người soạn thảo Người kiểm tra Người phê duyệt

Originator Reviewer Approver

Date: ........................................................ Date: ........................................................ Date: .........................................................

Page 1 of 7
 QUY TRÌNH GIAO HÀNG Doc no.: PPCV-DL-PR01
Revision: 0
DELIVERY PROCESS Effective date: 10-Jun-19

LỊCH SỬ THAY ĐỔI TÀI LIỆU

REVISION HISTORY
Lần soát xét Ngày hiệu lực Nội dung thay đổi
Revision Effective date Description
Click here to
1 Click here to enter text.
enter a date.

Page 2 of 7
 QUY TRÌNH GIAO HÀNG Doc no.: PPCV-DL-PR01
Revision: 0
DELIVERY PROCESS Effective date: 10-Jun-19

1. TÓM TẮT & MỤC ĐÍCH - BRIEF & PURPOSE

- Quy trình này được biên soạn nhằm cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc giao hàng của công ty.
This process provides outlines of goods delivery in the company

2. PHẠM VI - SCOPE
- Áp dụng đối với việc giao hàng hóa đến khách hàng.
Apply to delivery of goods to customers.

3. ĐỊNH NGHĨA & CHỮ VIẾT TẮT - DEFINITIONS AND ABBREVIATIONS 4. Ý NGHĨA HÌNH VẼ - SHAPE DEFINITION
- S.O.P: Quy trình thao tác chuẩn (Standard Operating Procedure)
Bắt đầu/ kết thúc Hành động/ quá trình
- DO: Phiếu Giao Hàng (Delivery Order) Start/End Action/ process

- SO: Đơn Đặt Hàng (Sales Order) Sự quyết

Quá trình phụ
- CN: Ghi nhận khiếu nại (Complaint Note) định
Sub-process
Decision
- CO: Chứng nhận nguồn gốc (Certificate of Origin)
Tài liệu Dữ liệu
- ĐPV: Điều phối viên (Coordinator) Document Data

- TLKD: Trợ lý kinh doanh (Sales Admin)

- HOD: Trưởng bộ phận (Head Of Department)
- SS bill: Phiếu yêu cầu mẫu sản phẩm (Product Sample Request)

Page 3 of 7
 QUY TRÌNH GIAO HÀNG Doc no.: PPCV-DL-PR01
Revision: 0
DELIVERY PROCESS Effective date: 10-Jun-19

5. PHÂN LOẠI QUÁ TRÌNH - CLASSIFICATION OF PROCESSES

Cấp quá trình
■ Chính - Major □ Phụ - Minor
Process level
Phân loại quá trình □ Quá trình lãnh đạo - Leadership process ■ Quá trình thực hiện - Executive process
Classification of □ Quá trình đánh giá kết quả - Evaluation process □ Quá trình cải tiến - Improvement process
process □ Quá trình hoạch định - Planning process □ Quá trình hỗ trợ - Support process

Máy móc/dụng cụ (Machines/equipments): Vị trí công việc - Working position:

 Hệ thống máy tính/ Computer system.  Điều phối giao hàng/ Delivery Coordinator
 Internet Các bên có liên quan - Involved parties:
 Điện thoại/ Cellphone  Trưởng bộ phận/ HOD
Nguyên vật liệu/tài liệu (Materials):  Ban điều hành/ Management Team
 Phiếu giao hàng được phê duyệt (approved Delivery  Khách hàng/ Customer
Order)  ĐPV Giao hàng/ Delivery coordinator
 Hàng hóa (goods)  TLKD/ Sales Admin
 Tài xế, Bảo vệ/ Driver, Security
 Kho/ Warehouse

Quá trình/ Process

 Đơn hàng/ Sales Order Giao hàng

 Đơn hàng mẫu/ SSBILL Delivery  Hàng hóa được giao/ Delivered goods
 Ghi nhận khiếu nại/ Complaint Note (PPCV-DL-PR01)

 Quy trình kinh doanh PPCV-SA-PR01 (Sales Process).  Khách hàng nhận được hàng hóa như lịch thỏa thuận/
 Quy trình xuất kho PPCV-WH-PR02 (WH Distribution Customer received goods as scheduled
Process).

Page 4 of 7
 QUY TRÌNH GIAO HÀNG Doc no.: PPCV-DL-PR01
Revision: 0
DELIVERY PROCESS Effective date: 10-Jun-19

6. LƯU ĐỒ VÀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN - S.O.P FLOWCHART

ĐPV giao hàng/ TLKD xuất khẩu Ban Điều Hành Bộ phận Kho Các bộ phận liên quan Tài xế
Delivery Coordinator/ Export Sales Admin Management Team Warehouse Related departments Driver

(1) Cập nhật lịch giao hàng

To update delivery schedule

(3) Chọn đúng số lô và

(2) Tạo DO từ SO, SSbill, CN soạn hàng
To create DO from SO, Ssbill, CN To select the batch no.
and prepare the goods

(4) In DO, chuẩn bị giấy tờ cần

thiết khác
To print out the DO, prepare
other needed documents
NO

Phê duyệt
Approval?

YES

(6) Đồng kiểm trước

(5) Sắp xếp phương tiện
khi xuất hàng
vận chuyển
To perform the mutual
To arrange transportation
check before delivery

(8) Nhận chứng từ, tiến

hành giao hàng
(7) Chất hàng lên xe
To receive the delivery
To load the goods
documents, deliver the
goods

(9) Kết thúc quy trình, lưu hồ sơ

End of process, save file records

Page 5 of 7
 QUY TRÌNH GIAO HÀNG Doc no.: PPCV-DL-PR01
Revision: 0
DELIVERY PROCESS Effective date: 10-Jun-19

Bước Thực hiện Quy trình thực hiện

Step Person in charge S.O.P in details
(1) ĐPV giao hàng Cập nhật lịch giao hàng theo thông tin có trên Đơn Đặt Hàng, Ghi nhận khiếu nại, Phiếu yêu
TLKD xuất khẩu cầu mẫu sản phẩm (Mặt hàng, số lượng, thời gian giao hàng dự kiến,…), hoặc thông tin mới
Delivery Coordinator cập nhật từ Sales Admin.
Export Sales Admin To update delivery schedule on Sales Order, Complaint Note, Product Sample Request (Items,
quantity, expected delivery date, etc..) or updated information from Sales Admin.

(2) Điều phối viên giao hàng Tạo Phiếu Giao Hàng từ Đơn Đặt Hàng, Phiếu yêu cầu mẫu sản phẩm, Ghi nhận khiếu nại theo
Delivery Coordinator lịch giao hàng được cập nhật.
To create Delivery Order from Sales Order, Complaint Note, Product Sample Request
according to updated delivery schedule.

(3) Bộ phận kho Chọn đúng số lô và soạn hàng.

Warehouse To select the batch no. and prepare the goods.

(4) ĐPV giao hàng ĐPV giao hàng in DO.

TLKD xuất khẩu  Đối với giao hàng nội địa, cần chuẩn bị Hóa đơn VAT hoặc Phiếu giao hàng không hóa
Delivery Coordinator đơn và các giấy tờ khác nếu yêu cầu.
Export Sales Admin  Đối với giao hàng xuất khẩu, Trợ lý kinh doanh xuất khẩu chuẩn bị Hóa đơn thương mại,
Hợp đồng bán hàng, Danh sách đóng gói, CO và các giấy tờ khác nếu yêu cầu.
Tất cả giấy tờ phải được phê duyệt trước khi giao hàng.
Delivery Coordinator to print out the DO.
 For domestic delivery, need to prepare VAT invoice or Non VAT invoice delivery form and
other required documents.
 For export delivery, Export Sales Admin to prepare Commercial Invoice, Sales Contract,
Packing List, CO and other required documents.
All documents must be approved before delivery.

(5) ĐPV giao hàng Sắp xếp phương tiện vận chuyển:
TLKD xuất khẩu  Đối với việc giao hàng nội địa, Điều phối viên giao hàng sắp xếp giao hàng bằng xe tải
Delivery Coordinator công ty hoặc thuê ngoài tùy theo địa điểm nhận hàng, số lượng, lịch trình.
Export Sales Admin  Đối với việc giao hàng xuất khẩu, TLKD xuất khẩu sắp xếp phương tiện vận chuyển phù
hợp và các thủ tục, giấy tờ liên quan.
Ghi chú: Khi sử dụng dịch vụ vận chuyển bên ngoài phải có báo giá được phê duyệt.
To arrange transportation:
 For domestic delivery, Delivery Coordinator to consider to delivery by company truck or by
using external transport service based on place of delivery, goods quantity, delivery
schedule.
 For export delivery, Export Sales Admin to arrange suitable transportation and related
documents.
Note: Approved quotation is required when using external transportation service.

(6) Bộ phận kho Tiến hành đồng kiểm hàng trước khi sắp xếp hàng lên xe bằng phiếu Kiểm xuất hàng. Các bộ
Warehouse phận liên quan ký xác nhận vào phiếu Kiểm xuất hàng.
Điều phối viên giao hàng To do inspection before delivery by using the “Pre-delivery inspection” form. Relevant
Delivery Coordinator departments to sign off the form.
Tài xế/ Bảo vệ
Driver/ Security
(7) Bộ phận kho, Tài xế Chất hàng lên xe, phương tiện vận chuyển.
Warehouse, Driver To load the goods on transportation vehicle.

(8) Tài xế Nhận chứng từ liên quan, tiến hành giao hàng.
Driver To receive the delivery documents, deliver the goods.
(9) Các bộ phận liên quan Kết thúc quy trình. Các bộ phận liên quan lưu hồ sơ theo Quy trình kiểm soát hồ sơ.

Page 6 of 7
 QUY TRÌNH GIAO HÀNG Doc no.: PPCV-DL-PR01
Revision: 0
DELIVERY PROCESS Effective date: 10-Jun-19

Bước Thực hiện Quy trình thực hiện

Step Person in charge S.O.P in details
Related departments To end process and keep file records according to File Record Control Process.

7. TÀI LIỆU KIỂM SOÁT - CONTROL DOCUMENT

Bước - Step Tài liệu/ Hồ sơ lưu - Control/ File Record Ký hiệu - Code
Đơn đặt hàng (SO)
(1) (2) PPCV-SA-PR01-D06
Sales Order (SO)
Phiếu yêu cầu mẫu sản phẩm (SS bill)
(1) (2) PPCV-SA-PR01-D04
Product Sample Request (SS bill)
Ghi nhận khiếu nại
(1) (2) PPCV-SA-PR02-D01
Complaint Note
Phiếu giao hàng (DO)
(2) (3) (4) (6) (8) N/A
Delivery Order (DO)
Giao Hàng Không Hóa Đơn VAT
(4) (6) (8) PPCV-DL-PR01-D02
Non VAT Invoice Delivery
Hóa đơn VAT
(4) (6) (8) N/A
VAT invoice
Hợp đồng bán hàng
(4) (6) (8) PPCV-SA-PR01-D02
Sales Contract
Hóa đơn thương mại
(4) (6) (8) PPCV-SA-PR01-D03
Commercial Invoice
Danh sách đóng gói
(4) (6) (8) PPCV-SA-PR01-D04
Packing list
Chứng nhận xuất xứ (CO)
(4) (6) (8) N/A
Certificate of Origin (CO)
Phiếu Kiểm Xuất Hàng
(6) (8) PPCV-DL-PR01-D01
Pre-Delivery Inspection

Page 7 of 7