QUY TRÌNH

Kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục

Kiểm soát sản phẩm không phù hợp Trang 1/9 Chỉ sử dụng nội bộ
 BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI QUY TRÌNH
Ngày Vị trí sửa đổi
STT Mô tả nội dung sửa đổi Ghi chú
sửa đổi (Trang)

Kiểm soát sản phẩm không phù hợp Trang 2/9 Chỉ sử dụng nội bộ
1. MỤC ĐÍCH:

Đưa ra những hướng dẫn, qui định các trách nhiệm có liên quan đên việc xử lý sản phẩm
không phù hợp trong toàn bộ quá trình sản xuất từ khâu nhập nguyên liệu sản xuất đến khâu ra
sản phẩm cuối cùng và phục vụ khách hàng.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG:

Áp dụng cho việc phát hiện hoặc ngăn ngừa sự không phù hợp trong công ty: sản phẩm không
phù hợp, các khiếu nại khách hàng.

3. TÀI LIỆU THAM KHẢO:

Tiêu chuẩn ISO 9001: 2015, ISO 22000:2018

4. ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT:

- Sản phẩm không phù hợp: nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ, thành phẩm mua từ bên
ngoài; thành phẩm tồn trữ trong kho, hàng trả về không đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng/
yêu cầu.
- Sự không phù hợp: Khiếu nại của khách hàng, kết quả không phù hợp trong đánh giá nội
bộ, Kết quả phân tích/ báo cáo không phù hợp, yêu cầu cải tiến.
- Sự khắc phục: là hành động được tiến hành để loại bỏ sự không phù hợp được phát hiện.
- Hành động khắc phục: Là hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp
đã được phát hiện hay tình trạng không mong muốn khác.
Từ viết tắt:
- KPH : Không phù hợp
- HĐKP : Hành động khắc phục
- NCC : Nhà cung cấp
- QLCL : Quản lý chất lượng
- NV : Nhân viên

Kiểm soát sản phẩm không phù hợp Trang 3/9 Chỉ sử dụng nội bộ
5. NỘI DUNG:
5.1. Nguyên tắc xử lý sản phẩm KPH
Việc xử lý các nhóm sản phẩm KPH được thực hiện theo nguyên tắc:

Stt Sản phẩm Không phù hợp Nguyên tắc xử lý Bộ phận xử lý

- Lập biên bản trả hàng và trả hàng Chủ nhiệm/

Có dấu hiệu hư - Thông báo cho bộ phận thu mua xử lý. QC/ Thủ kho
hỏng khi nhận Phòng thu
- Yêu cầu NCC đổi/ bù hàng
mua
- Cô lập lô hàng, dán nhãn KPH.
Chủ nhiệm/
- Lập phiếu hủy hàng
QC/ Thủ kho
- Báo cáo cho quản lý vùng
Hư hỏng do bảo - Xác nhận hủy hàng Quản lý vùng
Nguyên
quản tại kho - Xác định nguyên liệu, thực phẩm thay
1 liệu thực
thế. Chủ nhiệm,
phẩm
- Lập biên bản xác định bồi thường (nếu quản lý vùng
có).
- Cô lập lô hàng, dán nhãn KPH.
Hết hạn sử dụng Chủ nhiệm/
- Lập phiếu hủy hàng
khi bảo quản tại QC/ Thủ kho
- Báo cáo cho quản lý vùng
kho (nguyên liệu,
- Xác nhận hủy hàng Quản lý vùng
sản phẩm có
HSD) - Lập biên bản xác định bồi thường (nếu Chủ nhiệm,
có). Quản lý vùng

2 Thực - Cô lập mẻ thực phẩm KPH, dán nhãn

phẩm nhận diện.

Chủ nhiệm/
Phát hiện thực - Kiểm tra đề xuất chế biến lại hoặc hủy
QC
phẩm không phù bỏ yêu cầu chế biến món khác thay thế
hợp sau khi chế (tùy vào mức độ).
biến - Chế biến món khác thay thế Đầu bếp
- Lập biên bản xác định bồi thường (nếu Chủ nhiệm,
có). Quản lý vùng
Hư hỏng khi phục - Cô lập mẻ thực phẩm KPH, dán nhãn Chủ nhiệm/
vụ nhận diện. QC/ Tổ trưởng
- Kiểm tra đề xuất chế biến lại hoặc hủy tổ phục vụ

Kiểm soát sản phẩm không phù hợp Trang 4/9 Chỉ sử dụng nội bộ
Stt Sản phẩm Không phù hợp Nguyên tắc xử lý Bộ phận xử lý

bỏ yêu cầu thay thế món khác/ phần ăn

mới (tùy vào mức độ).
Tổ trưởng tổ
- Thay thế món khác hoặc phần ăn mới
phục vụ/ NV
sau khi có yêu cầu.
phục vụ
- Lập biên bản xác định bồi thường (nếu Chủ nhiệm,
có). Quản lý vùng
Chủ nhiệm/
- Lập biên bản trả hàng và trả hàng
QC/ Thủ
Vật dụng hỏng do - Thông báo cho bộ phận thu mua xử lý.
kho
NCC khi giao
Vật dụng Phòng thu
- Yêu cầu NCC đổi/ bù hàng
phục vụ mua
3
(khăn giấy, - Lập phiếu hủy hàng. Chủ nhiệm/
tăm, …) - Báo cáo cho quản lý vùng. QC/ Thủ kho
Vật dụng hỏng do
- Xác nhận hủy hàng Quản lý vùng
bảo quản tại kho
- Lập biên bản xác định bồi thường (nếu Chủ nhiệm,
có). Quản lý vùng

Kiểm soát sản phẩm không phù hợp Trang 5/9 Chỉ sử dụng nội bộ
5.2. Lưu đồ xử lý sản phẩm không phù hợp

STT Trách nhiệm Tiến trình Mô tả/ Tài liệu

liên quan

1 Chủ nhiệm/ QC Tiếp nhận thông tin/ Phát hiện 5.3.1

sản phẩm KPH

2 Chủ nhiệm/ QLV/ P. 5.3.1

QHSE Cô lập sản phẩm KPH

Chủ nhiệm/ QC/ báo

3 cáo nhanh đến QLV, 5.3.2
Báo cáo nhanh
P. QHSE

5.3.2
4 Chủ nhiệm/ QLV DS-VN-5-1.5-011
Xử lý sản phẩm KPH
DS-VN-5-1.5-012

5 Chủ nhiệm/ QLV Lập báo cáo kế hoạch 5.3.3

HĐKP
Đạt

Không
6 P. QHSE đạt 5.3.3
Kiểm
tra

- P. QHSE
DS-VN-5-1.5-011
7 - Nơi SP KPH được Lưu hồ sơ DS-VN-5-1.5-012
phát hiện (Tổ/ bộ
DS-VN-5-1.5-013
phận/ công trình)

5.3. Diễn giải

5.3.1. Tiếp nhận thông tin/ phát hiện sản phẩm KPH, báo cáo nhanh, cô lập sản phẩm
- Trong quá trình nhận hàng, sơ chế, chế biến, cung ứng suất ăn, nhân viên bếp khi phát
hiện các sản phẩm KPH thì đều có trách nhiệm:
+ Cô lập riêng sản phẩm được cho là KPH với các sản phẩm thông thường, đưa ra khỏi khu
vực sản xuất
+ Dán nhãn nhận diện “HÀNG CHỜ XỬ LÝ”.
+ Báo cáo thông tin chi tiết cho Chủ nhiệm/ QC biết..b

5.3.2. Xử lý sản phẩm KPH, cô lập sản phẩm KPH

Kiểm soát sản phẩm không phù hợp Trang 6/9 Chỉ sử dụng nội bộ
 - Sau khi tiếp nhận thông tin sản phẩm KPH, Chủ nhiệm/ QC tiến hành kiểm tra xác nhận về
thông tin và tình trạng sản phẩm KPH trên thực tế.

- Nếu thông tin không chính xác (không có sản phẩm KPH), hủy bỏ thông tin.

- Nếu thông tin đáng tin cậy/ chính xác, tiến hành cô lập lô hàng/ mẻ thực phẩm. Dán nhãn
nhận diện chờ xử lý.

- Báo cáo nhanh

- Lập tức báo cáo thông tin về sản phẩm KPH cho phòng QLCL và cấp quản lý cao hơn để
có phương án giải quyết.

- Xác định nguyên nhân và biện pháp xử lý

- Sau khi tiếp nhận yêu cầu xử lý sản phẩm KPH, Chủ nhiệm, và Cấp quản lý vị phối hợp
với Chủ nhiệm/ QC tại công trình tiến hành lập phiếu xử lý SPKPH theo mẫu DS-VN-5-1.5-
011.
- Tiến hànhQLCL phân tích nguyên nhân về sản phẩm KPH và tiến hành đề xuất các biện
pháp xử lý tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng KPH của sản phẩm mà có các hướng xử lý
khác nhau;
+ Trả lại NCC
+ Hủy bỏ
+ Chế biến lại
+ Hình thức khác: Chuyển mục đích sử dụng.
- Thẩm quyền phê duyệt nội dung “Nguyên nhân và biện pháp xử lý” sẽ do người có thẩm
quyền liên quan như Trưởng phòng dịch vụ ẩm thực, Trưởng phòng QHSE hoặc Tổng
Giám Đốc quyết định. Trường hợp gấp có thể chuyển thông tin qua email.
- Đối với các sản phẩm hủy bỏ thì phải có xác nhận phê duyệt của Trưởng phòng dịch vụ ẩm
thực hoặc Tổng Giám Đốc, lập biên bản hủy theo biểu mẫu số DS-VN-5-1.5-012. Đồng thời
tiến hành hủy khi có sự chứng kiến của chủ nhiệm, kế toán/ thống kê, bộ phận có sản
phẩm KPH, QC..
- Đối với hàng nguyên liệu đầu vào, Chủ nhiệm/ QC tập hợp toàn bộ thông tin sản phẩm
KPH đã ghi nhận (hình ảnh, phiếu yêu cầu xử lý sản phẩm KPH) gửi cho bộ phận QHSE
phối hợp thực hiện truy suất nguồn gốc và thu hồi (nếu cần thiết) và thông tin đến nhân
viên Cung ứng để tập hợp hồ sơ đánh giá nhà cung cấp.
- Người được phân công, chỉ định tiến hành xử lý sản phẩm KPH theo biện pháp đã được
phê duyệt và báo cáo lại với Chủ nhiệm. / QC Kkiểm tra tình trạng sau khi xử lý sản phẩm
KPH.

5.3.3. Báo cáo kết quả

Kiểm soát sản phẩm không phù hợp Trang 7/9 Chỉ sử dụng nội bộ
 - Người được phân công, chỉ định kiểm tra việc tiến hành xử lý sản phẩm KPH có trách
nhiệm báo cáo cho cấp quản lý cao hơn hoặc người có thẩm quyền về kết quả thực hiện
xử lý sản phẩm KPH.Chủ nhiệm hoặc QC tiến hành kiểm tra và báo cáo kết quả đến phòng
dịch vụ ẩm thực.
- Trường hợp sự không phù hợp liên quan đến thực phẩm, yêu cầu chủ nhiệm làm báo cáo
kế hoạch khắc phục theo DS-VN-5-1.5-013 gửi đến phòng QHSE.

5.3.4. Lưu hồ sơ:

Bộ phận QLCL có trách nhiệm lưu toàn bộ hồ sơ về sản phẩm KPH.Chủ nhiệm công trình,
hoặc bộ phận QC có trách nhiệm lưu hồ sơ về sản phẩm KPH

Kiểm soát sản phẩm không phù hợp Trang 8/9 Chỉ sử dụng nội bộ
6. BIỀU MẪU ÁP DỤNG

STT Tên biểu mẫu Ký mã hiệu Bộ phận lưu trữ Thời gian
lưu trữ

Phòng Quản lý chất

1 Báo cáo xử lý SPKPH DS-VN-5-1.5-011 lượngChủ nhiệm
công trình
02 năm
2 Biên bản hủy SPKPH DS-VN-5-1.5-012 Chủ nhiệm công trình

Báo cáo kế hoach khắc

3 DS-VN-5-1.5-013 Chủ nhiệm công trinh
phục

Kiểm soát sản phẩm không phù hợp Trang 9/9 Chỉ sử dụng nội bộ