Function & Tasks - Chuc Nang Nhiem Vu Các Phòng Ban Công Ty (102017) R

DRAGON LOGISTICS CO.
, LTD
CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN THĂNG LONG
Head office: E4A Thanglong IP, Kimchung Commune, Donganh District, Hanoi City, Vietnam
Tel: (84-4) 38812488 – 38812490~94 – Fax: (84-4) 38812489 – 38812504
ISO 9001:2008 Website: http:// www.draco.com.vn
QUY ĐỊNH/ REGULATION

CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CÁC PHÒNG BAN/ FUNCTION & TASK OF DEPARTMENTS
(Ban hành theo quyết định sô D-DRACO-AMD/17-…. ngày …. tháng 10 năm 2017)
I. PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ/ ADMINISTRATION DEPARTMENT

HÀ NỘI/ HANOI
1. Chức năng/ Functions
Tham mưu cho Ban Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
To advise for BOD with related work as following:
- Công tác lao động tiền lương
Human Resource & salary
- Công tác pháp chế
Legislation matter
- Công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động;
Occupational health & safety
- Công tác quản trị hành chính, đời sống, y tế;
Administrative, living, health work
- Công tác tuyên truyền, thi đua, khen thưởng, kỷ luật;
Propaganda, emulation, rewarding, punishment
- Công tác văn thư, lưu trữ;
Clerical archives
- Công tác lễ tân, tổng hợp thông tin và các công tác văn phòng khác;
Receptionist, general affair
- Công tác quản lý hệ thống ISO
ISO management
- Hướng dẫn, giám sát, kiểm tra các vấn đề liên quan đến hành chính – nhân sự các chi nhánh
To instruct, supervise and check the related work of AMD at all branches.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao.
Another work as requirement form BOD
2. Nhiệm vụ/ Task

2.1. Nhân sự/ Human Resources
2.1.1. Quản lý nhân sự/ HR Management
Toàn công ty / For all company
Haiphong Branch Hungyen Branch Hochiminh Branch Dongnai Branch
Add 1115 Nguyenbinhkhiem, Donghai 1, Haian, Haiphong F4&F5, Thanglong IP 2, Disu, Myhao, Hungyen 180-192, Nguyencongtru, 1 Dist., Hochiminh 101/1 Amata IZ, Bienhoa, Dongnai
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
- Quản lý các chế độ chính sách, các vấn đề liên quan tới luật lao động đối với người lao động
Managing labor policies and labor related matters
- Tổ chức xây dựng và hoàn thiện các chính sách về tiền lương, kỷ luật, khen thưởng, đánh giá,
điều động nhân viên
- Formulating and completing the policies on salary, violation punishment, rewarding,
evaluation and employee assignment
- Xây dựng và quản lý hệ thống thang bảng lương
Establishing and managing salary payroll system
- Báo cáo việc tăng, giảm CBCNV hàng năm cho cấp trên
Reporting the yearly change in the number of employees
- Báo cáo cho các cơ quan hữu quan về tình hình lao động theo yêu cầu
Reporting to the authorities about the labor situation as requested
- Giải quyết các vấn đề liên quan đến tranh chấp lao động, xử lý kỷ luật lao động
Handling labor disputes, discipline
- Cập nhật các văn bản liên quan đến lao động
Updating regulations related to labor matter
- Kiểm tra công tác quản lý nhân sự toàn công ty
Checking the HR management implementation of branches
 Hà Nội / head office
- Quản lý số lượng, hồ sơ CBCNV trong công ty
Managing the number of employees and their profiles
- Chuẩn bị các hợp đồng, phụ lục hợp đồng lao động cho CBCNV khi đến hạn
Preparing labor contracts and appendixes for employees
- Lập danh sách, cập nhật thường xuyên CBCNV
Making and regularly updating the list of employees
2.1.2. Các công tác bảo hiểm cho người lao động/ Social insurance for employees
 Toàn công ty/ All company
- Bảo hiểm con người:
Workmen insurance
- Theo dõi số lượng lao động để mua bảo hiểm
Monitoring the number of employee for purchasing insurance
- Thu thập các giấy tờ cần thiết để làm các thủ tục BH:
Collecting necessary documents for social insurance procedures
- Báo cáo cho cấp trên tình hình giải quyết các tai nạn
Reporting to superior about the accident handling
 Hà Nội / Head office
- Theo dõi công tác BHXH, BHYT, BHTN và các loại hình bảo hiểm khác theo quy định của
nhà nước cho CBCNV

Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
Monitor the Social insurance; Health insurance; Unemployed insurance and other insurance
which following Government regulation for employee.
- Lập các báo cáo bảo hiểm cho cơ quan BH theo quy định của Nhà nước
Making report to Social Insurance Agency according to the Government’s regulations
2.1.3. Tuyển dụng/ Recruiment
 Hà Nội/ Head office
- Làm thông báo tuyển dụng theo yêu cầu của các phòng ban
Making recruitment announcement according to other departments’ requirements
- Tiếp nhận, đánh giá hồ sơ tuyển dụng theo quy định
Receiving and evaluating candidates’ profile following the Regulation
- Kiểm tra hồ sơ, lên danh sách ứng viên để phỏng vấn tuyển dụng
Checking profiles and making candidates list for testing and interviewing
- Chuẩn bị bài thi, thủ tục thi cần thiết để tuyển dụng
Preparing the test and necessary procedures for recruitment
- Kiểm tra, giám sát công tác làm bài thi viết, tay nghề của ứng viên
Checking and supervising during the test and practical examination of candidates
- Thông báo trúng tuyển, làm hồ sơ nhân sự với nhân viên mới
Informing the election and making profile of new comers
2.1.4. Đào tạo/ Training:
 Toàn công ty / for all company
- Lập kế hoạch đào tạo hàng năm theo đề nghị của các phòng ban để trình lên BGĐ phê duyệt
Formulating annual training plan according to the requests of other departments approved
by BoD
- Báo cáo về công tác đào tạo của công ty
Reporting about the training issue of the company
- Tổ chức trương trình đào tạo nội bộ theo yêu cầu
Organizing internal training programmes as requested
- Liên hệ với các cơ quan, trung tâm đào tạo để tổ chức đào tạo theo kế hoạch đã được phê
duyệt
Contacting the authorities and training centres to organize training session following
approved plan
- Đào tạo nội quy, quy chế cho nhân viên mới
Training company regulation for new comers
- Tổ chức các trương trình đào tạo nội bộ theo yêu cầu
Organizing internal training programmes as requested
- Lưu giữ các kết quả đào tạo
Recording the training result

Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
- Thông báo trước cho cấp trên các chứng chỉ cần được đào tạo lại để phục vụ cho hoạt động
sản xuất kinh doanh của công ty
Informing to superior in advance the certificates which require re-training for company
business operation
2.2. Hành chính – Quản trị/ Administration- Management
2.2.1. Đội xe/ Office driver team
- Đưa đón CBCNV đi làm
Offering employee shuttle service
- Đưa Hải quan đi kiểm hoá
Taking Customs for cargo inspection
- Bảo dưỡng xe định kỳ hàng năm theo kế hoạch
Periodically maintaining vehicles as planned
- Quản lý hồ sơ phương tiện
Managing vehicle profile
- Phục vụ các công tác khác theo yêu cầu của phòng, BGĐ
Undertaking other tasks as BoD and other departments’ requests
- Kiểm tra xe định kỳ (hàng tháng)
Monthly examining vehicles
- Lập báo cáo cho cấp trên về tình trạng, hoạt động xe hàng tháng
Monthly reporting to superior about the situation and operation of vehicles
2.2.2. Bảo hiểm – Cho toàn công ty/ Insurance – For all company
- Phương tiện/ Vehicle insurance
+ Lập sổ theo dõi các phương tiện mua BH
Recording and monitoring vehicle insurance
+ Cuối hàng năm tập hợp các phương tiện đang hoạt động để đăng ký mua BH với cơ quan
BH cho năm sau
Collecting the vehicles data at the end of the year and sending to Insurance Company to
purchase insurance for the following year
+ Lập sổ theo dõi các tai nạn, bồi thường của cơ quan BH đối với các tai nạn xẩy ra trong
năm
Recording the accidents and compensation of Insurance Company
+ Báo cáo cho cấp trên tiến độ bồi thường các tai nạn của cơ quan BH
Reporting to superior the compensation progress of Insurance Company
- Trách nhiệm người chuyên chở/ Carrier Liability:
+ Lập báo cáo về chi phí BH cho hàng hoá thực hiện hàng tháng
Making report about monthly cargo and sending to Insurance Company to calculate the
insurance fee
+ Lập sổ theo dõi các tai nạn, bồi thường của cơ quan BH đối với các tai nạn xẩy ra trong
năm
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
Recording the accidents and compensation of Insurance Company
+ Báo cáo cho cấp trên tiến độ bồi thường các tai nạn của cơ quan BH hàng tháng
Monthly reporting to superior the compensation progress of Insurance Company
+ Thông báo tới các cơ quan BH ngay sau khi xẩy ra tai nạn để cơ quan BH lên kế hoạch
giám định (nếu cần)
Immediately informing to Insurance company about the accident for inspection (if
necessary)
2.2.3. Hành chính/ Administration
 Toàn công ty/ For all company
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty
Managing and recording documents related to company business operation
- Các vấn đề liên quan đến hồ sơ thay đổi pháp nhân, địa chỉ, giấy phép thành lập công ty, chi
nhánh
Handling matter related to changing legal representative, address and establishing license of
company and branches
- Soạn thảo các nội quy, quy định của công ty theo yêu cầu của Ban giám đốc
Editing company regulations of company base on BOD instruction
- Soạn thảo các văn bản, tài liệu, quyết định, quy định của công ty
Editing company documents, decisions and regulations
- Thư ký các cuộc họp các trưởng phòng (GMM)
Being secretary at manager meetings (GMM)
- Kiểm tra công tác quản lý hành chính toàn công ty
Checking the administration work implementation of branches
- Các công tác lễ tân, đón tiếp khách, phục vụ họp...
Reception, guest welcoming, meeting,….
- Quản lý, phân phối các công văn, tài liệu đi, đến
Managing and distributing dispatches and documents
- Mua bán, cung cấp VPP cho các phòng ban phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
Purchasing and providing office supplies to departments for business operation
- Mua bán, cấp phát, quản lý mẫu mã BHLĐ cho CNV công ty
Purchasing and providing labour protective equipment to employees
- Đặt vé máy bay, đặt khách sạn cho BOD và nhân viên đi công tác khi có yêu cầu
Booking flight ticket and hotel for business trip of BoD and staffs as requested
- Tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiện cho hoạt động của công ty
Organizing conference, seminar and events
- Các thủ tục xuất nhập cảnh, giấy phép lao động phục vụ công việc
Handling immigration and work permit procedure
- Quản lý công tác y tế, phòng ngừa dịch bệnh, theo dõi, khám sức khỏe định kỳ cho CBCNV
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
Managing medical issue such as infectious disease prevention, monitoring and organizing
periodic health examination for employees
- Biên dịch, phiên dịch công văn, tài liệu (nếu cần)
Translating documents at the meeting (if necessary)
- Các công tác bảo vệ, anh ninh, an toàn
Ensuring security and safety of the company
- Các hoạt động kiểm tra, giám sát, tổ chức diến tập liên quan đến an toàn PCCC
Checking, monitoring and organizing fire fighting practice
- Hỗ trợ các phòng ban xin các giấy phép phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty
Supporting departments to apply for permits and licenses for company operation
- Các công tác hành chính khác
Other administration job
2.2.4. Quản trị/ Management
- Điện, nước/ Electricity and water resource:
+ Hàng ngày kiểm tra hoạt động, vận hành của các thiết bị điện, nước chính của công ty:
máy biến áp, đèn chiếu sáng, bảo vệ, máy bơm, các thiết bị cấp nước, PCCC
Daily checking the operation of electrical and water equipment of the company:
transformers, lights, security, pumps, water supplying equipment and fire fighting
equipment
+ Báo cáo, lên kế hoạch, liên hệ sửa chữa các hư hỏng của hệ thống điện, nước
Reporting and drawing up plan and contacting for repairing damage/ loss of electrical
and water system
+ Lập sổ theo dõi các công việc sửa chữa, thay thế liên quan đến vấn đề quản trị
Recording the repairing and replacing related to management system
+ Lập kế hoạch bảo dưỡng hàng năm
Making yearly maintenance plan
- Nhà, kho/ Warehouses and office building
+ Hàng ngày kiểm tra chất lượng nhà xưởng, thiết bị phụ trợ
Daily checking the quality of warehouses, office building and supporting equipment
+ Kịp thời thông báo cho cấp trên về tình trạng hư hỏng hoặc khả năng hư hỏng của công
trình
Immediately informing to superior about the damage or expected damage of the
construction
+ Báo cáo, lên kế hoạch, liên hệ sửa chữa các hư hỏng của hệ thống điện, nước, công trình
Reporting, making plan and contacting for repairing the damage of electrical and water
system and construction
- Căng tin/ Canteen
+ Hàng ngày kiểm tra, giám sát hoạt động của bếp ăn về VSATTP
Daily checking and monitoring the operation of canteen about hygiene and food safety
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
+ Đánh giá định kỳ bếp ăn (6 tháng / lần) thông qua thu thập ý kiến của CBCNV
Periodically evaluating canteen (twice per year) through employees’ comments
+ Báo cáo định ký công tác VSATTP theo yêu cầu của các cơ quan chức năng
Periodically reporting about hygiene and food safety as requested by the authorities
+ Cập nhật các quy định liên quan đến công tác VSATTP
Updating the regulations related to the hygiene and food safety
2.2.5. IT
 Toàn công ty/ For all company
- Thiết lập hệ thống công nghệ thông tin của công ty (IT)
Establishing information technology system (IT)
- Ban hành các quy định liên quan đến hệ thống công nghệ thông tin
Issuing the regulation related to IT system
- Quản lý hoạt động trang web của công ty
Controlling the company’s website
- Kiểm tra, giám sát hoạt động hệ thống công nghệ thông tin của các chi nhánh
Controlling, checking the IT system of branches.
- Tham gia vào các dự án liên quan đến phát triển công nghệ thông tin phục vụ hoạt động kinh
doanh của công ty
Participating in the projects related to the development of IT system facilitating company
operation
- Lập sổ theo dõi các thiết bị văn phòng
Recording and monitoring office equipment
- Lên kế hoạch bảo dưỡng các thiết bị (nếu có)
Formulating maintenance plan for office equipment (if any)
- Báo cáo tình trạng thiết bị định kỳ
Periodically report the situation of equipment
- Quản lý, kiểm soát hệ thống điện thoại (cố định và di động), internet... phục vụ hoạt động của
công ty
Managing and controlling the telephone system (phone and mobile phone), internet,.. for
company operation
- Khắc phục, sửa chữa các sự cố, hư hỏng của thiết bị văn phòng (nếu có thể)
Repairing and handling the damage of office equipment (if possible)
2.2.6. Hệ thống quản lý chất lượng – Cho toàn công ty/ Quality management system – For all
company
- Thư ký của các hệ thống quản lý chất lượng ISO
Being secretary of ISO system
- Biên soạn các tài liệu của hệ thống
Editing the documents of the system
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
- Lập kế hoạch đánh giá định kỳ theo yêu cầu của hệ thống
Making plan for periodic assessment as requested by the system
- Kiểm soát các hoạt động cải tiến, khắc phục phòng ngừa (phiếu CAR)
Controlling the improvement and countermeasures (CAR sheet)
- Các công việc khác liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng ISO
Other tasks related to ISO system
2.2.7. Vệ sinh môi trường/ Environmental sanitation
- Chăm sóc, cắt tỉa cây cảnh
Taking care and trimming trees
- Đảm bảo vệ sinh sân bãi, cảnh quan môi trường
Cleaning yards and surrounding areas
- Dọn dẹp, làm vệ sinh văn phòng
Cleaning the offices
- Sửa chữa các hỏng hóc nhỏ các tiện ích trong công ty
Repairing the small damage of company facilities
2.2.8. Đội an toàn – Cho toàn công ty/ Safety team
- Tuần tra an toàn
Safety patrol
- Lập kế hoạch tuần tra an toàn các chi nhánh
Making plan for safety patrol at branches
- Tổng hợp, báo cáo các vụ tai nạn hàng tháng
Summarizing and reporting for all accidents in monthly
- Điều tra các vụ tai nạn
Investigation all accident happen
- Theo dõi tính hiệu quả của các biện pháp phòng ngừa tại các phiếu CAR với thực tế
Monitor the effectiveness of preventive measures of CAR sheet with actual.
- Tổ chức các chương trình đào tạo an toàn trong công ty.
Arranging the safety training program in company
CHI NHÁNH HƯNG YÊN/ HUNGYEN BRANCH

1. Chức năng/Function
- Tham mưu thực hiện công tác tổ chức, nhân sự;
To advise and assist the managers in organizing and human resource;
- Quản lý nhân sự – hồ sơ;
To manage human resource - documents ;
- Theo dõi và thực hiện các chế độ chính sách, cho người lao động;
To handle labor protection, policies and health care for labours;
- Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy định công ty/chi
nhánh;
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
To inspect, urge the other departments strictly comply the company rules and regulations;
- Đảm nhiệm công tác hành chính – tổng hợp, văn thư - lưu trữ, ISO;
To undertake the administration & genaral work – documentary storage, ISO;
- Quản lý công tác bảo vệ và vệ sinh.
To manage the security work and sanitary.
2. Nhiệm vụ/Task
I.1. Công tác văn phòng/Office stuffs:
- Thực hiện các công việc hành chính: tiếp nhận, tổng hợp thông tin. Xử lý các thông tin theo chức
năng, nhiệm vụ;
Performing administrative tasks: receiving, aggregating information. Processing information
according to functions and tasks;
- Nhận điện thoại, quản lý các con dấu, đón tiếp khách đến; Quản lý các công văn đi và đến qua đường
thư, fax; Quản lý, cung ứng văn phòng phẩm;
Picking up the phone, manage the chops, welcome visitors; Manage incoming and outgoing
documentary, fax; Management and supply of stationeries;
- Thường xuyên theo dõi, lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị văn phòng: điện thoại,
internet, điện nước, vệ sinh..;
Regularly monitoring, making plan to maintain and repair the office equipment: telephone, internet,
electricity, water and sanitation…;
- Tổ chức hội nghị và các buổi khánh tiết của công ty;
Organizing conferences and company occasions;
- Phối hợp với công đoàn tổ chức nghỉ hè, nghỉ mát giao lưu: các hoạt động thể thao, văn nghệ;
Coordinating with trade unions to organize summer vacation and exchange: sports and
entertainment activities;
- Soạn thảo văn bản, nội quy, quy chế của chi nhánh;
Compile documents, rules and regulations of the branch;
- Quản lý tài sản về hành chính quản trị theo sự phân công;
Asset management on administration as assigned;
- Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảo chính xác, kịp thời, an toàn.
Release, store, secure the chops as well as ensure accurate, timely and secure documents.
I.2. Công tác tổ chức, chế độ chính sách/ Work organization, policies:
- Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự theo nhiệm vụ, quyền hạn của mình;
Solve the issues which related to human resources according to duties and powers given;
- Tuyển dụng, quản lý nhân lực, điều động, thuyên chuyển người lao động;
Recruitment, human resource management, moving/change labours position;
- Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động theo luật và quy định công ty;
Settling policy regimes for labours according to law and company regulations;
- Theo dõi công tác khen thưởng, kỷ luật của chi nhánh, công ty;
Monitor the reward and discipline of branches and companies;
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
- Quản lý, lưu giữ hồ sơ CBCNV kịp thời, chính xác;
Management, keeping records of employees timely, accurate;
- Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức cho người lao động.
Organizing classes, training and refreshing knowledge for employees.
I.3. Công tác ATVSLĐ/ sanitary, labor safety work
- Quản lý công tác vệ sinh, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ khu vực chi nhánh;
- Manage sanitary, labor safety, fire and explosion prevention in the branch;
- Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộ lao động theo quy định;
- To make plan, inspect, monitor and maintain the implementation of the labor protection regime
according to regulations;
- Chăm sóc sức khỏe cho người lao động: tổ chức khám sức khỏe định kỳ, cấp cứu tai nạn lao động.
- Health care for labours: periodical health test, emergency work accidents.
I.4. Công tác bảo vệ:/Security work
- Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong Chi nhánh công ty;
Protect company assets and employee assets within the branch;
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn công ty;
Ensuring political security, security throughout the company;
- Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai, hỏa hoạn;
Being the main force in the force of disaster and fire prevention;
- Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào công ty. Phối hợp cùng các bộ phận duy trì thời
gian làm việc.
Instruct, check the visitors and employees when entering or leaving company gate. Co-ordinate with
other department to maintain working time
I.5. Công tác phục vụ/ Service work
- Làm công tác tạp vụ, vệ sinh trong chi nhánh;
To do espionage, sanitary in the branch;
- Quản lý bếp ăn phục vụ bữa ăn trưa cho người lao động;
Manage canteen the serving lunch;
- Thực hiên các công việc khác theo yêu cầu của lãnh đạo.
Perform other tasks as required by the managers
CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH/ HOCHIMINH BRANCH

1. Chức năng/Functionality:
- Tham möu, thöïc hieän coâng taùc toå chöùc nhaân sö
To advise and assist the managers in organizing and human resource.
- Quaûn lyù nhaân söï, hoà sô
To manage human resource - documents
- Theo doõi vaø thöïc hieän veà cheá ñoä , chính saùch cho ngöôøi Lao ñoäng
To handle labor protection, policies and health care for labours.
- Kieåm tra, nhaéc nhôû caùc boä phaän trong chi nhaùnh thöïc hieän nghieâm tuùc caùc noäi quy,
quy cheá cuûa Coâng ty/ Chi nhaùnh
To inspect, urge the other departments strictly comply the company rules and regulations
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
- Ñaûm nhieäm coâng taùc haønh chính, vaên thö, löu tröõ, ISO
To undertake the administration, documentary storage, ISO.
- Quaûn lyù coâng taùc baûo veä, veä sinh
To manage the security work and sanitary
2. Nhieäm vuï / Tasks:

 Thöïc hieän caùc coâng vieäc veà haønh chính: ( Administration work )
- Nhaän ñieän thoaïi vaø chuyeån ñeán boä phaän lieân quan, ñoùn tieáp khaùch ñeán lieân heä
coâng taùc,
Receiving phone calls and transfer to the relevant department, Welcome visitor come to contact
the work.
- Quaûn lyù con daáu chi nhaùnh HCM
Management the chop of HCM Branch
- Quaûn lyù caùc coâng vaên ñeán vaø ñi qua ñöôøng thö, fax
Manage incoming and outgoing documentary and faxes
- Quaûn lyù, cung öùng vaên phoøng phaåm cuûa Chi nhaùnh
Management and supply of stationeries
- Quaûn lyù vieäc duy trì veä sinh trong VP HCM
Management of cleaning of the branch
- Quaûn lyù caùc thieát bò vaên phoøng, taøi saûn cuûa chi nhaùnh,
Management of office equipment, property of the branch,
- Lieân heä ban quaûn lyù toøa nhaø veà coâng taùc phoøng chaùy chöõa chaùy
Contact the building management committee for the fire prevention
- Ñaët veù maùy bay ñi coâng taùc , khaùch saïn cho caùc phoøng ban
Booking air ticket / hotel for staff go to business
- Luaân chuyeån chöùng töø noäi boä giöõa caùc chi nhaùnh vaø phoøng ban
Transferring documents between other branch and department
- Göûi baùo caùo overtime , baùo caùo xaêng daàu cuûa xe vaên phoøng HCM cho Haø Noäi
Making OT report, fuel report of HCM and sending it to Hanoi
- Laøm giaáy luaân chuyeån duïng cuï ra ngoaøi Vaên phoøng cho toøa nhaø
Making letter for moving office equipment out the HCM Office
- Thanh toaùn caùc phí VPP, taxi, ñieän thoaïi, phí thueâ vaên phoøng, thueâ nhaø haøng thaùng
theo quy ñònh
Making settlement note of stationary/taxi/house rental fee/ office rental fee as our regular.
- Ñieàu ñoäng laùi xe vaên phoøng ñöa ñoùn nhaân vieân ñi coâng taùc vaø laøm vieäc taïi VP
Soùng Thaàn, Chi nhaùnh Ñoàng Nai
Arrangement office driver to pick up the staffs go to working at Song Than, Dong Nai
- Xuất file chấm công gửi kế toán tính lương cho nhân viên
Export data of timekeeping and sending to accountant for salary calculate
- Quaûn lyù vaø kieåm tra thôøi haïn söû duïng thuoác cuûa tuû thuoác taïi văn phòng
Management and checking the expire date of the drug at the Office
- Theo doõi coâng taùc khen thöôûng, kyû luaät cuûa chi nhaùnh vaø coâng ty
Monitor the reward and discipline of branch and company
 Thöïc hieän caùc coâng vieäc veà nhaân sö: ( human resources work )
- Baùo caùo tình hình nhaân söï cuûa chi nhaùnh HCM haøng thaùng, quyù cho phoøng haønh chính
Haø Noäi
Making & sending report of employee at the branch to Hanoi
- Thöïc hieän coâng vieäc ñaêng tuyeån /quaûn lyù /ñieàu ñoäng, thuyeân chuyeån nhaân söï khi nhaän
ñöôïc yeâu caàu töø caùc phoøng ban,
Recruitment, human resource management, moving/change labours position
- Soaïn hôïp ñoàng, phuï luïc hôïp ñoàng lao ñoäng , quyeát ñònh thoâi vieäc cho nhaân vieân chi
nhaùnh HCM & Ñoàng Nai chuyeån Haø Noäi trình kyù
Making labor contact/appendix of the branch and sending to Hanoi for signature
- Caäp nhaät chính saùch , cheá ñoä Baûo hieåm cuûa ngöôøi lao ñoäng, caùc vaán ñeà veà luaät lao
ñoäng vaø phoå bieán cho nhaân vieân Chi nhaùnh
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
Updating the policy of Social insurance , Law of labor to employee.
- Tìm kieám caùc khoùa ñaøo taøo nghieäp vuï beân ngoaøi cho CBCNV chi nhaùnh theo yeâu caàu
Searching for outside training courses for employees as request.
- Phoái hôïp vôiù Coâng ñoaøn toå chöùc nghæ maùt , caùc hoaït ñoäng vaên ngheä , lieân hoan cuoái
naêm cho nhaân vieân chi nhaùnh
Co-ordinate the Trade Union to organiza cultural activities, annual party to the staff of the branch
- Chăm sóc sức khỏe cho người lao động: tổ chức khám sức khỏe định kỳ, cấp cứu tai nạn lao động
Health care for labors: periodical health test, emergency work accidents
- Soaïn thaûo caùc quy ñònh, quy cheá cuûa Chi nhaùnh
Compile documents, rules and regulations of the branch.
- Xin giaáy pheùp lao ñoäng, Visa, theû taïm truù cho lao ñoäng nöôùc ngoaøi,
Applying for Work Permit, Visa, Temporary card for Foreign employee.
- Ñaêng kyù thay ñoåi giaáy pheùp kinh doanh cuûa Chi nhaùnh khi thay ñoåi giaùm ñoác CN
Applying for the business license of the branch when changing the branch director
 Thöïc hieän caùc coâng vieäc cuûa IT: ( IT work )
- Quaûn lyù heä thoáng maïng taïi CN HCM, VP Soùng Thaàn
Management Network system/Internet connect at HCM office, Song Than office
- Caäp nhaät sô ñoà toå chöùc cuûa chi nhaùnh HCM
Update the organization chart of the branch
- Bôm möïc maùy in taïi VP HCM, Soùng Thaàn
Input ink for printer at HCM and Song Than office,
- Daùn nhaõn taøi saûn coá ñònh, keát hôïp vôùi keá toaùn kieåm keâ taøi saûn cuoái naêm
Making Fixed asset label, in coordination with the accountant inventory of assets at the end of the year
- Söûa chöõa vaø naâng caáp caùc thieát bò vaên phoøng
Repair and upgrade office equipment
 Thöïc hieän caùc coâng vieäc khaùc:

- Göûi baùo caùo söû duïng taxi haøng thaùng cho Giaùm ñoác CN, Tröôûng CN
Making and sending taxi report to Branch director/Branch manager
- Kieåm tra vaø nhaäp ñònh möùc loâ haøng leân Server HCM theo yeâu caàu cuûa Tröôûng CN
Checking and inputting stipulation of shipment into Sever as Branch manager’request.
- Baùo caùo doanh thu kho Soùng thaàn cho Tröôûng chi nhaùnh
Making and sending report of Song Than ware house to Branch manager
- Phoái hôïp thöïc hieän caùc thuû tuïc phaùp lyù vaän chuyeån noäi boä cuûa phoøng vaän taûi
Coordinate implementation of internal transport legal procedures for DTD
- Hỗ trợ nộp thuế TNCN cho nhân viên Nhật khi có yêu cầu
Support Japanese employee pay PIT as their request
- Caùc coâng vieâc khaùc khi ñöôïc yeâu caàu töø Ban Giaùm ñoác, Tröôûng Chi nhaùnh, Phoøng
haønh chính Haø Noäi
Other work requested by Board of Directors, Branch manager, Hanoi administration. CHI NHÁNH
ĐỒNG NAI/ DONGNAI BRANCH
- Thực hiện các công việc về hành chánh
Performing the administrative works
- Quản lý các thiết bị văn phòng, tài sản của Chi Nhánh
Managing the office equipments, assests of Branch
- Quản lý công tác bảo vệ an ninh, an toàn, vệ sinh tại Chi nhánh
Managing the Security Team, Safety, Cleaning at Branch
- Thực hiện việc đăng tuyển dụng nhân sự
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
Posting the requirements of human resource
- Điều hành hoạt động đội xe văn phòng
Managing and arrange Car office for daily operation
- Phối hợp với Công Đoàn tổ chức nghỉ mát, các hoạt động thể thao, văn nghệ
Co-ordinate with Trade Union to organize the Company vocation Trip, the activities of sport, games
show,…
- Thực hiện các công việc IT và vấn đề bảo dưỡng, sửa chữa máy tính/ máy in
Performing IT works, maintenance and repair ComputerS/ Printers,…
- Tham gia, thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo qui định
Talking part and implement the Quality management system as regulation
- Các công việc khác được phân công từ quản lý Chi nhánh và Ban Giám Đốc
The other assigned workd from Branch Management and BoD
2. Nhiệm vụ/ Tasks

- Nhận điện thoại và chuyển đến các bộ phận liên quan
Receiving the telephone call and pass to relating Department/ person
- Quản lý con dấu của Chi Nhánh Đồng Nai
Managing of Company Stamp
- Đón tiếp khách đến khi liên hệ công tác
Welcome the Visitors when they come
- Quản lý các công văn đi, đến qua đường thư, fax.
Managing the letter In/ Out through Post-office or Fax
- Quản lý, cung ứng văn phòng phẩm cho Vp Amata đại lý hải quan, bộ phận kho ở Amata / ICD Long
Binh và và đội vận tải ở Sóng Thần.
Managing and supplying office stationary for Dong Nai Branch CBD, WHD at Amata/ ICD Long
Binh and DTD
- Đặt vé máy bay cho việc đi công tác tại các Phòng ban
Booking the air ticket for biz trip from realting Departments
- Thực hiện đăng tuyển dụng nhân sự khi nhận được yêu cầu từ các Phòng ban
Posting the requirements of human resource from relating Department
- Điều hành hoạt động đội xe văn phòng đề đưa đón nhân viên, quản lý đi công tác hoặc phục vụ công
tác làm hàng hải quan, kiểm định,…
Managing and arrange car office for daily operation of Staffs and Management
- Gửi báo cáo Overtime đến Công ty
Making the overtime report to Headquarter
- Gửi báo cáo xăng dầu của xe văn phòng Đồng Nai cho Hà Nội
Sending Fuel report of Office Car for Ha Noi
- Lưu các quyết định và quy định của Công ty
Save the decisions and regulations of Company, Branch
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
- Thu xếp với nhân viên lao vụ để nấu ăn trưa cho nhân viên
Arrange the lunch cooking for Staffs
- Quản lý các thiết bị văn phòng, tài sản của Chi Nhánh
Managing the office equipments, assests of Branch
- Quản lý công tác bảo vệ an ninh tại Công ty, kiểm tra theo dõi hệ thống cảnh báo an toàn
Managing the Security Team at Branch, checking and following up the Safety wanring system
- Quản lý và di trì vệ sinh tại Chi Nhánh
Managing and kepting the cleaning at Branch
- Quản lý theo dõi và sửa chữa/ thay thế các thiết bị văn phòng, hệ thống điện, nước, camera, điện
thoại,…
Managing, following and repair/ replace the Office Equipment, Water/ Electric system,camera
system, telephone system…
- Quản lý công tác phòng cháy chữa cháy của Amata bao gồm tập huấn và tổ chức lớp học PCCC với
Công an PCCC, tiếp đoàn kiểm tra PCCC…
Managing the Fire Flighting at Branch including the itself trainning/ education programm, welcome
the periodical Fire Flighting Police
- Khắc phục các điểm không phù hợp,5S thông qua các buổi hợp an toàn
Doing the improvement actions, doing 5S basing on the non- conformity points that pointed out by
Safety Management members
- Bảo trì , bảo dưỡng các xe gắn máy của Văn phòng Amata
Maintain, repair the Office bikes
- Theo dõi và làm các báo cáo xử lý môi trường
Following up and make the Enviroment Treating Report as regulation
- Kiểm tra và theo dõi các tủ thuốc y tế
Checking and following up the medicine cabinet at Depts/ Branch
- Phối hợp với Công Đoàn tổ chức nghỉ mát, các hoạt động thể thao, văn nghệ mà Công ty và Công
đoàn tổ chức.
Co-ordinate with Trade Union to organize the Company vocation Trip, the activities of sport, games
show,…
- Soạn thảo các nội qui, quy chế của Chi nhánhnếu có
Issuing the regulations of Branches, if any
- Tham gia, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo qui định
Talking part and implement the Quality management system as regulation
- Hỗ trợ bộ phận kế toán giao Debit cho tất cả khách hàng ở Đồng Nai và đi Ngân hàng lấy sổ phụ
Support Account Dept to deliver Debit Note to All DN Customers anf take the sub- book from Bank
- Thực hiện giám sát của việc xếp dỡ, lắp đặt máy móc thiết bị của Chi nhánh
Supervising loading/ un-loading / installation jobs of Machinery/ project
- Tổng hợp chấm công cho nhân viên cả khu vực Amata bao gồm VP Amata, Kho Amata, ICD-LB để
kế toán làm lương.
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
Summarizing Time-kepting sheet of all Staffs so that AC can caculate Month Salary
- Bảo trì các máy tính, máy in
Maintance and repair the Printers
- Sửa chữa cài đặt máy tính, máy in, bơm mực cho máy in của khu vực Đồng Nai Vp, kho Amata,
ICD LB
Repairing and setting up Printers, Computers, fill up Ink for Branch
- Chuẩn bị phòng họp và kết nối họp trực tuyến của các bộ phận với các điểm Hà Nội, HCM….
Prepare room meeting and connect with all Head quarters, Branches for the meeting
- Kiểm tra hoạt động của các Server, máy tính, máy photo, máy in trong Văn phòng, kho Amata và
ICD-LB
Checking the operation of Server system, Computers, Photocopier, Printer at all Departments
- Các công việc phát sinh khác theo sự phân công của quản lý Chi nhánh, Ban Giám đốc
The arising assigment jobs from Branch Management, Board of Director
II. PHÒNG KẾ TOÁN/ ACCOUNTING DEPARTMENT

HÀ NỘI/ HANOI
- Thực hiện công tác tài chính, kế toán của công ty theo qui định của pháp luật gồm:
Performing the company’s accounting and financial works under the Law of government including:
+ Quản lý thu, chi tài chính trong nội bộ công ty, khách hàng, thầu phụ.
Income and expense management related to customers, sub-tenderers.
+ Thực hiện các báo cáo tài chính tháng, quý, năm cho các công ty mẹ và các cơ quan quản lý Nhà
nước về thuế.
Handing monthly/ quarterly/ yearly financial report to Parent company and government
Management Agencies on Tax.
+ Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Delivering information and figure related to the company’s finance following the government
law.
+ Quản lý về mặt kế toán tài sản của công ty.
Managing company’s property.
+ Trợ giúp công tác kiểm toán.
Support account’s audition.
- Tham mưu cho Ban giám đốc:
Support BOD in:
+ Các nội dung pháp luật về kế toán, tài chính, kiểm toán.
Contents of law on accounting, finance and auditing.
+ Phân tích số liệu kế toán đề xuất các giải pháp quản lý.
Analyzing financial data and prosing management solutions.
- Tham gia xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo quy định.
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
Building and applying Quality Management System as regulated.
- Một số công việc khác khi được BOD yêu cầu.
Other works required by BOD.
1. Chức năng/Fuction
- Thực hiện các công tác Tài chính Kế toán của Chi nhánh / Công ty theo Quy định của Pháp luật/
Công ty;
Handle the financial and accounting work of Branch / Company according to the Laws/ Company
regulations;
- Phối hợp , hỗ trợ các phòng ban khác trong Công ty nhằm đảm bảo cân đối giữa các hoạt động
Nghiệp vụ và Tài chính;
Coordinate, support other departments within the Company to ensure the balance between Operation
and Financial works;
- Phân tích các số liệu kế toán đề xuất các giải pháp quản lý khi được yêu cầu;
Analysis the accounting data for proposing management solutions when requested;
- Tham gia xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo quy định;
To participate in the development and application of a quality management system as regulations.
2. Nhiệm vụ/Task:
- Quản lý thu chi tài chính nội bộ Công ty;
Manage internal financial expenses of the Company;
- Thanh toán với nhà cung cấp / thầu phụ;
Settle for suppliers and sub-contractors;
- Thu tiền dịch vụ từ khách hàng;
Collect the charges of service from customers;
- Kiểm soát chứng từ thanh toán liên quan đến các hoạt động nghiệp vụ phát sinh tại chi nhánh;
Control the payment documents which related to araising operation activities in Branch;
- Thực hiện các báo cáo tháng/Quý/Năm cho các cơ quan quản lý Nhà nước về Thuế;
Making the monthly/ Quarterly/Yearly to State Administration of Taxation;
- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo Quy định của Pháp luật;
Providing accounting information and data as law;
- Quản lý về phương diện kế toán / giá trị Tài sản do Chi nhánh quản lý;
Managing the accounting aspects / assets valued which are managed by branch;
- Trợ giúp công tác Kiểm toán/ thanh tra kiểm tra thuế tại Công ty khi có phát sinh;
Assisting the audit / tax inspection at the company when incurred;
- Phối hợp với kế toán các chi nhánh, hỗ trợ CA hoàn thiện dữ liệu báo cáo kế toán hàng tháng/quý/
năm – Cập nhật / Chia sẻ số liệu kế toán trên phần mềm chung của AD để kiểm soát chung;
Co-ordinate with other branch accountants, support the CA to complete monthly / quarterly / annual
accounting reporting data. - Update / Share accounting data on AD common software for general
control;
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
- Các công việc khác khi được lãnh đạo chi nhánh/ Ban Giám đốc yêu cầu thực hiện;
Other work requested by the branch manager / Board of Directors;
- Thực hiện công tác ISO theo quy định của Công ty / tham gia kiểm tra – đánh giá ISO nội bộ khi có
yêu cầu từ Ban ISO
Handle ISO work as the Company's requirements / participate in testing - ISO internal audits upon
request from the ISO Group.
CHI NHÁNH HẢI PHÒNG/ HAIPHONG BRANCH

1. Chức năng/functionality:
- Thực hiện các công tác Tài chính Kế toán của Chi nhánh / Công ty theo Quy định của Pháp luật/
Công ty
Handle the financial and accounting work of Branch / Company according to the Laws/ Company
regulations.
- Phối hợp , hỗ trợ các phòng ban khác trong Công ty nhằm đảm bảo cân đối giữa các hoạt động
Nghiệp vụ và Tài chính
Coordinate, support other departments within the Company to ensure the balance between Operation
and Financial works.
- Phân tích các số liệu kế toán đề xuất các giải pháp quản lý khi được yêu cầu
Analysis the accounting data for proposing management solutions when requested
- Tham gia xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo quy định
To participate in the development and application of a quality management system as regulations.
2. Nhiệm vụ/Mission:
- Quản lý thu chi tài chính nội bộ Công ty
Manage internal financial expenses of the Company
- Thanh toán với nhà cung cấp / thầu phụ
Settle for suppliers and sub-contractors.
- Thu tiền dịch vụ từ khách hàng
Collect the charges of service from customers.
- Kiểm soát chứng từ thanh toán liên quan đến các hoạt động nghiệp vụ phát sinh tại chi nhánh
Control the payment documents which related to araising operation activities in Branch.
- Thực hiện các báo cáo tháng / Quý / Năm cho các cơ quan quản lý Nhà nước về Thuế
Making the monthly/ Quarterly/Yearly to State Administration of Taxation
- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo Quy định của Pháp luật
Providing accounting information and data as law
- Quản lý về phương diện kế toán / giá trị Tài sản do Chi nhánh quản lý
Managing the accounting aspects / assets valued which are managed by branch.
- Trợ giúp công tác Kiểm toán/ thanh tra kiểm tra thuế tại Công ty khi có phát sinh
Assisting the audit / tax inspection at the company when incurred.

Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
- Phối hợp với kế toán các chi nhánh, hỗ trợ CA hoàn thiện dữ liệu báo cáo kế toán hàng tháng/quý/
năm – Cập nhật / Chia sẻ số liệu kế toán trên phần mềm chung của AD để kiểm soát chung.
Co-ordinate with other branch accountants, support the CA to complete monthly / quarterly / annual
accounting reporting data. - Update / Share accounting data on AD common software for general
control
- Các công việc khác khi được lãnh đạo chi nhánh/ Ban Giám đốc yêu cầu thực hiện
Other work requested by the branch manager / Board of Directors
- Thực hiện công tác ISO theo quy định của Công ty / tham gia kiểm tra – đánh giá ISO nội bộ khi có
yêu cầu từ Ban ISO

1. Chức năng/Functions
- Thực hiện công tác tài chính kế toán của chi nhánh / Công ty theo quy định pháp luật.
Handle the financial and accounting work of the Branch / Company according to the Laws/
Company regulations.
- Phối hợp với các phòng ban có liên quan để giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực
hiện thu tiền dịch vụ của khách hàng và thanh toán của nhân viên.
Coordinate, support other departments to solve trouble arising during the implementation of the
customer service and settle to the employee
- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của Công ty, chi nhánh theo quy định,
Application of a quality management system as regulations.
- Phân tích số liệu kế toán, đề xuất các giải pháp quản lý khi được yêu cầu
1. Nhiệm vụ/Tasks
- Quản lý thu, chi tài chính trong chi nhánh , khách hàng, thầu phụ của CN HCM
Management of financial revenues and expenditures in branch, customers and sub-contractor of
HCM branch
- Thực hiện báo cáo thuế GTGT, thuế thu nhập cá nhân , báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ tháng, năm
cho Cuc Thuế TP.HCM
Implementing the VAT report, personal income tax, report the monthly usage of the city, the tax year
for Ho Chi Minh City Taxes
- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật
Providing information and statistical data according to the provisions of the law
- Quản lý về mặt kế toán tài sản của Chi nhánh
Managing the accounting aspects / assets valued which are managed by branch
- Hỗ trợ công tác kiểm toán của Chi nhánh
Support for the auditing work of the Branch
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
- Nhập các dữ liệu thu, chi của chi nhánh lên phần mềm Exact chính xác và kịp thời hàng tháng để kế
toán trưởng tổng hợp báo cáo của Công ty gửi Ban Giám đốc
Inputting data of the revenue and cost of the branch offices in the Exact software monthly on time to
Chief accountant making Company's report sent to the Board of Directors
- Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên trong phòng theo quy trình đào tạo
Training, guidance accounting work for staff according to the training process
- Báo cáo CAL của Chi nhánh cho Ban Giam đốc Công ty
Making CAL report of the Branch to the Board of Directors
- Báo cáo sửa chữa cho kế toán Hà Nội/ Giám đốc và Trưởng Chi nhánh
Making and sending repair report to Hanoi accountant/ Branch director/Branch manager
- Trợ giúp công tác kiểm toán/ thanh tra , kiểm tra thuế tại công ty khi có phát sinh
Assisting the audit / tax inspection at the company when incurred
- Tham mưu cho Giám đốc ,Trưởng Chi nhánh: Các thông tư về thuế , kế toán tài chính
Advising Tax circular , Financial Statements to Branch director and Branch manager
- Báo cáo lãi-lỗ hàng tháng cho Giám đốc chi nhánh
Making monthly report of profit and loss to Branch Director
- Báo cáo phí đại lý hàng tháng của từng khách hàng cho Trưởng Chi nhánh
Making agent report ( Bill, seal, telex ) to Branch manager
- Các công việc khác khi được Ban Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng chi nhánh yêu cầu
Other work requested by Board of Directors, Chief accountant, Branch manager
- Thực hiện công tác ISO theo quy định của công ty /tham gia kiểm tra, đánh giá ISO nội bộ khi có yêu
cầu từ ban ISO
CHI NHÁNH ĐỒNG NAI/ DONGNAI BRANCH

- Thực hiện các công tác tài chính kế toán chi nhánh Công ty theo qui định của pháp luật
Peforming the Company’ accountant and finiance under Law of Government
- Phối hợp , hỗ trợ các phòng ban khác trong Chi nhánh/ Công ty nhằm đảm bảo cân đối giữa các hoạt
động Nghiệp vụ và Tài chính
Coordinate, support to the other departments/ Company to ensure the balance between Operation
and Financial works
- Phân tích các số liệu kế toán đề xuất các giải pháp quản lý khi được yêu cầu
- Báo cáo lãi-lỗ hàng tháng cho Giám Đốc Chi Nhánh
Maing the Profit- Loss report to Board of Director
- Tham mưu cho Ban giám đốc , quản lý chi nhánh các pháp luật kế toán
Being as advisor for law policy on Finance- Accountant, Audit
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
- Tham gia xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo quy định
To participate in the development and application of a quality management system as regulations
- Mốt số công việc khác được Ban giám đốc yêu cầu
The other works are requested by BoD

- Quản lý thu, chi tài chính : trong nội bộ chi nhánh, khách hàng, thầu phụ
Managing the finicial income and expenses in Branch, Customers and Sub-contractor
- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo qui định của pháp luật
Providing the information, accountant figure as law regulation
- Quản lý về mặt kế toán tài sản của Chi Nhánh Công ty
Managing Branch’ Assests
- Hỗ trợ Công tác kiểm toán của Chi nhánh/ Công ty
Co-ordinate and support the Audit work of Branch and/ or Company.
- Theo dõi các khoản phải trả,
Managing and following up the payable account
- Theo dỏi các khoản thanh toán nước ngoài, các khoản cấn-trừ thu chi với nước ngoài.
Manging and following up oversea payment and off-set with oversea Agent
- Phát hành thư đòi nợ và các hóa đơn Giá trị gia tăng đến các khách hàng
Making the Debit note and issuing the official invoice to all Customers
- Kiểm tra tính hợp lệ các hóa đơn, chi phí, các khoản từ các chứng từ thanh toán.
Checking the illegal of VAT invoices, expenses, amount from settlement notes
- Định khoản trên từng các thanh toán.Kiểm tra, lập báo cáo thuế đầu vào.
Allocating the code of account on settlement notes. Checking and create the VAT input report to Tax
dept. every month
- Thanh toán giảm tiền ứng của các bộ phân liên quan
Settle and input data, reduce the advance account for relating Departments
- Báo cáo công nợ khách hàng. Đốc thức khách hàng thanh toán đúng hạn
Making the Aging report. Following up and push Customers to pay timely
- Nhập và xuất thuế GTGT đầu ra từ phần mềm hàng tháng. Nộp báo cáo tháng
Making the VAT output report and submit it through Internet
- Quản lý tiền mặt. Lập báo cáo tiền mặt và bảng kê hàng ngày
Cash management and create the daily cash
- Nhập số liệu khách hàng thanh toán qua ngân hàng hoặc tiền mặt . Giảm nợ ngay lập tức khi đã nhận
hàng từ khách hàng theo số tiền theo phần mềm kế toán.
Inputing data when receiving the payment from Customer by Cash or Bank
- Rút tiền ngân hàng về nhập quỹ . Nhập dữ liệu, lập phiếu thu chi
Withdrawing money from Bank, then input data. Issuing the receipts and expenses note
- Báo cáo CAL, chi phi sửa chữa phương tiên của Chi Nhánh cho Ban Giám Đốc
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
Making the CAL, report of vehicle expenses to Board of Director
- Tính lương ,báo cáo lương,tính thuế thu nhập cá nhân, phân bổ chi phí lương, thuế thu nhập cá nhân,
công đoàn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội
Caculating and Report Pay-roll, Incomt tax, Health Insurance, Social Insurance, Union Expenses
- Tham gia xây dựng , áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo qui định và các công việc khác khi
được BoD yêu cầu
Building up and apply Quality Management System as regulated and the other assigned jobs
required by BoD
III. PHÒNG KHAI THUÊ HẢI QUAN/ CBD

HÀ NỘI/ HANOI
- Thực hiện toàn bộ các công việc về làm thủ tục Hải quan và giao nhận hang hóa xuất, nhập khẩu theo
yêu cầu của khách hàng và trong phạm vi dịch vụ của công ty cung cấp
Performing all activies relating to customs procedures; delivering and receiving import and export as
customer’s request and in the scale of service
- Thu xếp vận chuyển hang hóa xuất, nhập khẩu bằng đường biển, đường không, đường bộ từ / đến Việt
Nam
Transporting imports and export by sea, airway and road from/to Viet Nam
- Phối hợp với các phòng ban liên quan giải quyết vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện dịch
vụ và các khiếu nại của khách hang
Combining with related departments to deal with obstacles grown in carrying out services and
customer’s claim
- Lập đầy đủ, đúng hạn báo cáo tuần, tháng về các dịch vụ đã thực hiện theo quy định của công ty để
làm cơ sở cho việc thu tiền của khách hang
Making fulfill and on time all weekly and monthly reports on completed services as regulated to get
benefit
- Thanh quyết toán đầy đủ các chi phí thực hiện dịch vụ theo quy định
Drawing the balance sheet of all service expenses following company’s regulation
- Tư vấn cho khách hàng trong phạm vi dịch vụ công ty cung cấp
Consulting customers in the company’s scale of supplied services
Training staffs in department as company regulation
- Tham gia, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo quy định
Building and applying the Quality Management System
- Xin các loại giấy phép liên quan tới thủ tục xuất nhập khẩu
Getting Permit Licenses related import and export procedures
- Một số công việc khác khi được BGĐ yêu cầu.
Other works required by BOD

Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
1. Chức năng/ Function
- Thực hiện toàn bộ các công việc về làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, kể cả hoạt
động xin giấy phép xuất nhập khẩu theo quy định của pháp luật cho các khách hàng tại khu vực
Hưng Yên, Hải Dương và tại các khu vực khác nếu BOD yêu cầu.
Implement all activities related to customs procedures for import/export cargoes, included getting
import/export permission if required (base on current laws/regulations) for customers at Hung Yen,
Hai Duong and other location if BOD norminate.
- Tư vấn và hỗ trợ khách hàng, các phòng ban trong nội bộ công ty về các văn bản pháp luật liên quan
đến luật hải quan, thuế xuất nhập khẩu, các loại thuế khác,…
Consult and support customers, internal departments subject to customs law, import/export
procedures, tax,….
- Quản lý, kiểm soát hoạt động làm thủ tục thông quan tại chi cục Hải Quang Hưng Yên, Hải Dương
hoặc chi cục Hải Quan khác do ban giám đốc chỉ định
Manage and control customs clearance activities in Hưng Yên Customs, Hai Duong Customs or
others as nominated by BOD
2. Nhiệm vụ/Task
- Thực hiện và kiểm soát tất cả các hoạt động làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu bao gồm cả kiểm
hóa, kiểm tra hải quan theo yêu cầu của khách hàng và trong phạm vi dịch vụ công ty cung cấp
Implement and control all customs procedures, included customs inspection based on particular
request from customers and in the scale of service
- Lập kế hoạch giao hàng, theo dõi tiến độ lấy hàng và giao hàng cho khách hàng theo yêu cầu
Making delivery plan, monitoring pick-up progress and delivery the cargoes to customers as their
requirement
- Thực hiện việc xin giấy phép nhập khẩu,xuất khẩu hoặc giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa liên quan
đến lô hàng mà khách hàng yêu cầu
Implement all necessary procedure for getting import- export permission, license or certificate of
origin as customer’s requirement
- Ghi nhận theo dõi, lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan đến lô hàng mình làm thủ tục theo quy định
Record all handled shipment and file needed shipping document as the rule
- Phối hợp tốt với các bộ phận, phòng ban trong chi nhánh, công ty như MD, vận tải, bộ phận kho bãi,
dỡ hàng để có thể giao hàng cho khách đúng theo yêu cầu
Cooperate with other branch, other departments like transportation, warehouse, marketing and
terminal pick up team for in time delivery
- Phối hợp các phòng ban liên quan để giải quyết giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình
thực hiện dịch vụ và các khiếu nại của khách hàng
Co-operating with related department to deal with obstacles grown in carrying out services and
customer’s claim

Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
- Hợp tác để đưa ra các giải pháp tư vấn cho lô hàng về vấn đề thủ tục hải quan và thủ tục xuất nhập
khẩu
Cooperate to consult and solve any issue for a shipment related to customs and import/export
procedures
- Lập báo cáo kịp thời, chính xác cho các lô hàng được xử lý trong tháng, bao gồm các chi phí liên
quan đến phòng kế toán
Make and report in time, accurate for shipments handled in months, included relating costs to
accounting department
- Lập đầy đủ , đúng hạn báo cáo tuần, tháng về các dịch vụ đã thực hiện theo quy định của công ty để
làm cơ sở cho việc thu tiền. Làm thanh toán đầy đủ các chi phí liên quan đến làm hàng
Make and sending on time all weekly and monthly report on completed service as regulated to get
money. Making settlement for all expenses related handling cargo
- Xây dựng các quy trình hướng dẫn thủ tục hải quan, đào tạo hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên
trong phòng theo quy trình đào tạo của công ty, của phòng
Build and create stand procedures, guide, instruction for customs procedure, training stafft in
CBDHY department as guidance of department, company regulation.
- Tham gia xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong công ty ( ISO)
Join to building and applying quality management systems in the company (ISO)
- Đánh giá nhân viên hàng tháng theo quy định của công ty
Monthly evaluate staffs as company regulation.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của GD và BOD
Implement other works required by GD and BOD.
CHI NHÁNH HẢI PHÒNG/ HAIPHONG BRANCH

- Thực hiện việc giao nhận hàng hóa và khai thuê Hải quan tại khu vực Hải Phòng – Nomura
Performing the operation cargo and Customs Brokerage in Haiphong – Nomura Area
- Hỗ trợ và kết hợp với các bộ phận khác trong Chi nhánh lập kế hoạch vận chuyển và theo dõi hàng
hóa.
Supporting and cooperating with another Department to make Delivery Plan and
follow the situation of cargo.
- Tham mưu, đề xuất cho ban Giám đốc về lập kế hoạch, báo cáo, dự báo phát triển và tiến hành các
hoạt động nghiệp vụ , giám sát dự án , đào tạo nhân lực
Advising, proposing to Directorate about Report Plan , development forecast and proceed
professional operations, project monitoring ,human resource training
- Tham gia xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO của Công ty.
Participating in build the quality management system (ISO) of Company.
- Tham gia và áp dụng triết lý quản lý Kaizen, 5S trong phòng nghiệp vụ.
Participating and administering Kaizen and 5S management philosophy.
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
2. Nhiệm vụ/ Responsibilities
- Thực hiện việc làm thủ tục thông quan Hải quan cho hàng hóa tại khu vực Hải Phòng – Nomura
Doing the Customs clearance procedures in Haiphong – Nomura
- Làm thủ tục giao nhận hàng hóa tại các khu vực trên.
Operating the Freight forwarding procedures in above areas.
- Gửi các kế hoạch hàng ngày tới các bộ phận có liên quan trước và sau khi thực hiện công việc giao
nhận và làm thủ tục Hải quan.
Sending Daily delivery plan to related Departments before and after doing tasks.
- Báo cáo gửi kế hoạch hàng ngày – hàng tuần – hàng tháng tới Giám đốc chi nhánh và Lãnh đạo Công
ty.
Reporting about Delivery Plan to Branch Director and BoD daily – weekly – monthly.
- Tham gia xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO của công ty.
Participating in build the quality management system (ISO) of Company.
- Đào tạo và hướng dẫn nhân viên hiểu và phát triển được kỹ năng thực hành công việc
Training and guiding employees to understand and develop practical skills work

- Chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động liên quan đến các qui trình thủ tục hải quan, khai báo hải quan
và các qui trình của cơ quan chuyên ngành nhằm triển khai và thực hiện nhập khẩu và xuất khẩu
hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng theo đúng chức năng kinh doanh của công ty.
Making full responsibilities for all activities related to customs procedures; customs clearance and
procedures of governmental specialties for carrying out import and export cargoes as customers’
requests in connection with the functions of company;

- Triển khai các qui trình thủ tục hải quan cần thiết để thực hiện khai báo nhập khẩu/xuất khẩu hàng
hóa.
Carrying out necessary customs procedures to make declaration for import/export cargoes
- Triển khai các qui trình cần thiết liên quan đến các cơ quan chuyên ngành cho việc xin/cấp phép để
thực hiện khai báo hải quan.
Carrying out necessary procedures related to governmental specialties in order to arrange for
licenses for making customs declaration.
- Triển khai các qui trình làm hàng theo qui định của công ty và hệ thống ISO.
Carrying out regulated handling procedures as company’s regulation and ISO system
- Lập kế hoạch và triển khai việc giao hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng
Planning and carrying out delivery schedule as customers’ requests.

Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
- Phối hợp các Phòng/Bộ Phận liên quan nội bộ Công ty để giải quyết các công việc và nhiệm vụ được
giao, giải quyết các phát sinh trong quá trình triển khai công việc và các khiếu nại từ khách hàng.
Combining with related departments to deal with assigned duty/job, obstacles grown in carrying out
services and customer's claim
- Thực hiện đầy đủ và đúng thời hạn tất cả các báo cáo làm hàng theo tuần/tháng theo qui định.
Making fulfill and on time all weekly and monthly reports on completed service as regulated to get
benefit.
- Thực hiện ứng tiền và thanh toán các chi phí triển khai lô hàng theo đúng qui định của công ty
Making advance request and the balance sheet/settlement notes of all service expenses following
company's regulation.
- Thực hiện tư vấn các thủ tục liện quan đến công việc cho khách hàng theo đúng nội dung dịch vụ mà
công ty cung cấp cho khách hàng
Consulting related procedures for customers in the company's scale of supplied services
- Đào tạo nhận viên thuộc Phòng theo qui định công ty
Training staffs in Department as company regulation.
- Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống 5S, chính sách 5C của công ty đang áp
dụng
Building and applying the Quality Management System, 5S system, 5C policy which being applied by
company
- Các công việc/phân công khác từ Ban giám đốc công ty
THỦ TỤC HẢI QUAN TẠI CẢNG CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH/ POD HCM BRANCH
- Chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động liên quan đến các qui trình thủ tục hải quan tại cảng/sân bay/cửa
khẩu, các qui trình làm hàng của cảng/sânbay /cửa khẩu nhằm triển khai và thực hiện nhập khẩu và
xuất khẩu hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng theo đúng chức năng kinh doanh của công ty.
Making full responsibilities for all activities related to customs procedures at
ports/airport/terminals; handling procedures of ports/airports/terminals for carrying out import and
export cargoes as customers’ requests in connection with the functions of company

- Triển khai các qui trình thủ tục hải quan cần thiết tại cảng/sân bay/cửa khẩu để thực hiện giao nhận
hàng hóa nhập khẩu xuất khẩu
Carrying out necessary customs procedures at ports/airport/terminals for receiving import cargoes
and delivering export cargoes
- Sắp xếp các hoạt động/công việc cần thiết có liên quan đến hải quan tại cảng/sân bay/cửa khẩu, hãng
tàu/đại lý hãng tàu và phối hợp các Phòng/Bộ Phận liên quan để triển khai kế hoạch giao hàng cho
khách hàng
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
Arranging all necessary activities/works related to Ports/Airports/Terminals Customs, Shipping
lines/Agents for carrying out delivery schedule as customers’ request in connection with other
internal Departments
- Thực hiện các qui trình làm hàng được qui định tại cảng/sân bay/cửa khẩu cho việc giao nhận hàng
hóa xuất khẩu, nhập khẩu và hàng nội địa
Following all necessary handling procedures stipulated at ports/airports/terminals for receiving and
delivering import/export/domestic cargoes
- Phối hợp các Phòng/Bộ Phận liên quan nội bộ Công ty để giải quyết các công việc và nhiệm vụ được
giao, giải quyết các phát sinh trong quá trình triển khai công việc và các khiếu nại từ khách hàng
Combining with related departments to deal with assigned duty/job, obstacles grown in carrying out
services and customer's claim
- Thực hiện đầy đủ và đúng thời hạn tất cả các báo cáo làm hàng theo tuần/tháng theo qui định
Making fulfill and on time all weekly and monthly reports on completed service as regulated to get
benefit
- Thực hiện ứng tiền và thanh toán các chi phí triển khai lô hàng theo đúng qui định của công ty
Making advance request and the balance sheet/settlement notes of all service expenses following
company's regulation
- Thực hiện tư vấn các thủ tục liện quan đến công việc cho khách hàng theo đúng nội dung dịch vụ mà
công ty cung cấp cho khách hàng
Consulting related procedures for customers in the company's scale of supplied services
- Đào tạo nhận viên thuộc Phòng theo qui định công ty
Training staffs in Department as company regulation
- Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống 5S, chính sách 5C của công ty đang áp
dụng
Building and applying the Quality Management System, 5S system, 5C policy which being applied by
company
- Các công việc/phân công khác từ Ban giám đốc công ty
VĂN PHÒNG ĐÀ NẴNG/ DANANG OFFICE

- Thực hiện các công việc làm thủ tục Hải quan và thông quan tờ khai để giao hàng hóa theo đúng yêu
cầu của khách hàng.
Handle customs clearance and liquidation to deliver cargo as the customers’s requests.
- Hướng dẫn tư vấn khách hàng về thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa
Consulting import and export procedure for customer
- Báo cáo công ty và phòng MD đối với nhữngkhách hàng mới tiềm năng nếu có.
Reporting information about new potential customers to HCM Branch and MD.
- Báo cáo hàng tháng về lượng hàng của văn phòng đến công ty
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
Making monthly report about operation of office to HCM branch
- Đào tạo nhân viên mới của văn phòng theo các quy định của Cty
Training new staffs following the Company’s training process.
Phối hợp với các phòng ban có liên quan trong công ty, để giải quyết các vướng mắc phát sinh nếu
có trong quá trình thực hiện dịch vụ và các khiếu nại của khách hàng
- Coordinating with related department to solve raised troubles in carrying out services and claims
from customers.
- Quản lý việc hoàn thành thủ tục Hải quan để giao hàng cho khách hàng đúng tiến độ
Manage about having completed/cleared customs clearance to deliver cargo for customer as
schedule
- Đăng ký tờ khai và kiểm hóa Hải quan tại doanh nghiệp
Registering ang inspecting customs in customer
- Giám sát và đôn đốc phương tiện vận chuyển giao/ nhận hàng đúng lịch của khách hàng
Supervising and pushing means of transport to deliever/receive cargo as customer’s schedule on time
- Theo dỏi quản lý tờ khai trả cho khách hàng như lịch đã thống nhất
Control and manage CD sheet to pay it for customer as schedule
- Giao nhận và ký xác nhận về tình trạng hàng hóa với khách hàng
Delivery/receive and confirm about situation of cargo with customer
- Báo cáo cấp quản lý về tình trạng hàng hóa nếu phát hiện hàng hư hỏng hoặc có dấu hiệu bất thường.
Report about situation of cargo, if he finds out damage or unusual cargo
năng, nhiệm vụ.
Performing administrative tasks: receiving, aggregating information. Processing information
according to functions and duty
- Thường xuyên theo dõi,lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị văn phòng: điện thoại, internet,
điện nước, vệ sinh..
Regularly monitoring, making plan to maintain and repair the office equipment: telephone, internet,
electricity, water and sanitation.
- Đề xuất công tác khen thưởng, kỷ luật của chi nhánh, công ty.
To advise the reward and discipline of branches and companies
- Kiểm tra, đôn đốc các nhân viên văn phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.
Check and push staffs in office to perform their duties well
- Các công việc khác khi được lãnh đạo chi nhánh/ BOD yêu cầu thực hiện
Other work requested by the branch manager/BOD
CHI NHÁNH ĐỒNG NAI/ DONGNAI BRANCH


Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
- Tư vấn thủ tục hải quan và thủ tục quản lý khác về hàng hóa xuất nhập khẩu của các cơ quan quản lý
nhà nước.
Consultancy on customs procedures and other management procedures for import and export goods
of state management agencies.
- Thực hiện toàn bộ các công việc về thủ tục Hải quan, báo cáo hải quan và thủ tục quản lý khác về
hàng hóa xuất nhập khẩu của các cơ quan quản lý nhà nước
Carry out all the work on customs procedures, customs reports and other administrative procedures
for import and export goods of the State management agencies.
- Triển khai và phối hợp kiểm soát kế hoạch giao nhận hàng hóa cho khách hàng.
Deploy and coordinate controlling the delivery plan to customers.
- Tham gia tích cực hoạt động cải thiện và mục tiêu chất lượng của Công ty.
Participate actively in improvement activities and quality target of the Company.
- Tham gia, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo quy định công ty.
Participating actively in applying ISO system according to the company regulations
- Góp ý xây dựng tích cực cho BOD để cải thiện và phát triển hoạt động kinh doanh tại Phòng và các
hoạt động kinh doanh khác của toàn công ty.
Contribute idea with BOD to improve and develop business activities in the Department and other
business activities of all company.
- Các chức năng khác theo phân công của Quản Lý Chi Nhánh và BOD.
Other functions as assigned by Branch Manager and BOD

- Lập các quy trình, hướng dẫn, tài liệu đào tạo và bản mô tả công việc của từng thành viên trong
Phòng để căn cứ thực hiện và đánh giá kết quả
Set up the processes, guidelines, training materials and job descriptions of each member in the
Department for the purpose of implementing and evaluating the results
- Cập nhật, tổng hợp, huấn luyện, triển khai, chia sẻ và lưu trữ một cách hệ thống các văn bản quy định
bên ngoài có liên quan đến hoạt động Phòng
Update, select, train, deploy, share and save systematically external regulations relevant to the
department operations
- Tham gia tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn nhân sự thuộc bộ phận mình phụ trách
Participate in the recruitment, training, guiding personnel in department
- Tư vấn về thủ tục Hải quan và các thủ tục khác liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu cho khách
hàng hoặc các phòng ban khác trong công ty
Consultation on customs procedures and other procedures related to import and export goods for
customers or other departments in the company
- Kiểm tra dữ liệu báo cáo hải quan định kỳ của khách hàng để tư vấn khách hàng kịp thời
Check the customer's periodic customs report data to advise customers on time

Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
- Thực hiện triển khai đạt được các mục tiêu chất lượng Phòng theo như mục tiêu công ty đưa ra hàng
năm
Implement achievement of departmental quality target according to the company's annual target.
- Thực hiện đánh giá nhân viên đầy đủ đúng hạn theo như hệ thống đánh giá của công ty ban hành.
Carry out a full assessment of employees on time in accordance with company evaluation system
- Kiểm tra và đề xuất mức chi phí hợp lý đối với dịch vụ mới của phòng cho Quản Lý Chi Nhánh và
BOD để phòng MD làm cơ sở báo giá cho Khách Hàng
Check and propose reasonable cost of department operations to Branch Manager and BOD.
- Phân công nhân sự tham gia đào tạo và đánh giá nội bộ, triển khai thực hiện đầy đủ hệ thống quản lý
chất lượng của công ty
Assign personnel to participate in training and internal assessment and fully implement the
company's quality management system
- Tiếp nhận, kiểm tra bộ hồ sơ và tính chất các mặt hàng XNK của mỗi lô hàng để trao đổi và thông
báo khách hàng kịp thời
Receive and check the dossier and conditions of import and export goods in order to exchange and
notify customers in time
- Thực hiện thủ tục khai báo hải quan và các thủ tục khác liên quan đến hàng hóa XNK theo phạm vi
CHR từ phòng MD.
Carry out customs clearance procedures and other procedures related to import and export goods as
CHR from MD
- Lập kế hoạch giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của các khách hàng gửi đến các bộ phận liên quan
của công ty
Plan the cargo delivery of customers and send to the relevant departments in company
- Cung cấp hồ sơ hải quan và thông tin liên quan của mỗi lô hàng cho các bộ phận liên quan để triển
các bước công việc tiếp theo
Provide customs documents and related information of each shipment to the relevant departments to
do the next steps
- Phối hợp cùng các phòng ban liên quan giải quyết vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện
dịch vụ và các khiếu nại của khách hàng
Coordinate with relevant departments to solve problems arising while doing service and receiving
complaints of customers
- Phân công nhân viên ứng tiền và kiểm soát lượng tiền ứng phù hợp chi phí mỗi lô hàng, thanh quyết
toán đầy đủ đúng hạn các chi phí thực hiện dịch vụ theo quy định công ty
Assign staff to do the money advance request and control the amount corresponding to the cost of
each shipment, do the settlement note fully and on time according to the company regulations
- Lập đầy đủ, đúng hạn báo cáo tuần, tháng về các dịch vụ đã thực hiện theo quy định của công ty để
làm cơ sở cho việc thu tiền khách hàng
Prepare full and timely weekly and monthly reports on the performed shipments according to the
company's regulations and as the basis for making Debit note with customers
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
- Kiểm tra giám sát công việc của nhân viên thuộc bộ phận mình, thực hiện đề xuất nhân sự, đánh giá
nhân sự, kỷ luật các thành viên thuộc phòng CBD theo quy định Công ty
Check and supervise the work of employees in department, implement HR proposal, assess personnel
and propose disciplining members of the CBD under the company regulations
- Các nhiệm vụ khác theo phân công của Quản Lý Chi Nhánh và BOD
Other tasks as assigned by the Branch Manager and BOD
IV. PHÒNG KHO VÀ VẬN TẢI NỘI ĐỊA/ DWD

HÀ NỘI/ HANOI
- Cung cấp các dịch vụ kho
Warehouse service
+ Kho thường
General warehouse
+ Kho ngoại quan
Bonded warehouse
- Cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa
Domestic transportation service
+ Đường bộ
By trucks
+ Đường sắt
By rails
+ Đường thủy
By vessle
- Cung cấp dịch vụ xếp dỡ và lắp đặt
On-offloading and installation service
+ Xếp dỡ hàng hóa
Loading and unloading general cargo
+ Lắp đặt máy móc
Shifting and setting machinery
+ Đóng gói hàng hóa
Packing cargo
- Đào tạo/ đánh giá nhân viên mới
Training / evaluating new staffs
- Lập báo cáo hàng tháng gửi cho BoD
Make monthly reports to B.O.D
- Chia sẻ thông tin về các khách hàng tiềm năng cho MD/ BoD
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
Share information of potential customers to MD / B.O.D
- Tư vấn cho khách hàng trong phạm vi dịch vụ cung cấp
Give consultancy to custmers in the limit of our service
- Tham gia và áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng được công ty áp dụng
Get involved in and apply the quality control system introduced by the company
- Phối hợp với các phòng ban, chi nhánh trong công ty để giải quyết các vấn đề phát sinh
Co-operate with other departments / branches in the company to deal with any arising issues
- Các nhiệm vụ khác được BoD giao
Carry on the other requirements when instructed by B.O.D
2.1.Bộ phận kho/ Warehouse
- Tổ chức các hoạt động về kho thường và kho ngoại quan bao gồm quản lý bãi container
Operate all warehouse activities for Bonded and general warehouses, including container yard
control
- Thực hiện các quy trình thông quan đối với các hàng hóa ra vào kho ngoại quan
Perform all the customs procedures for the cargoes in and out of BWH
- Tìm kiếm đối tác cho thuê kho và kiểm soát việc cung cấp dịch vụ của kho thuê
Look for warehouse partners and control the service provided by them when rental space
required
2.2.Vận tải nội địa/ Domestic Transportation
- Tổ chức các hoạt động vận tải của DDHN và giám sát vấn đề an toàn giao thông, kiểm soát vận
chuyển bằng đường sắt và tàu của các hãng dịch vụ được thuê
Operate all the trucking operation of HN DD and monitoring traffic safety, controlling rail and
vessle transportations provided by other transporters
- Phối hợp với các chi nhánh khác để phân bổ xe đối với hàng hóa vận chuyển từ Hà Nội
Co-operate with other banches to co-ordinate the trucks when delivering the cargo in HN
- Tìm kiếm thầu phụ và kiểm soát việc cung cấp dịch vụ của thầu phụ
Look for transportation partners and control the service provided by them when co-operations
with other transporters required
2.3.Xếp dỡ lắp đặt/ On-offloading and installation
- Tổ chức các hoạt động xếp dỡ hàng hóa và lắp đặt
Operate all the on-offloading, machinery setting or installation
- Đóng gói hàng hóa cá nhân và thiết bị theo hợp đồng
Packing personal stuffs and equipments as contracted
- Tìm kiếm thầu phụ và kiểm soát việc cung cấp dịch vụ của thầu phụ
Look for on-off loading and machinery setting, packing partners and control the service provided
by them when co-operations with other outsider service providers required

Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
- Quản lý dịch vụ kho bao gồm kho thường và kho ngoại quan tại chi nhánh Hưng Yên.
- Manage all warehouse services including Bonded and General warehouse in Hung Yen Branch.
- Quản lý dịch vụ xếp dỡ, lắp đặt máy, đóng kiện tại khu vực Hưng Yên, Hải Dương.
- Manage all the on-off loading, machinery setting or installation, packing personal stuffs and
equipments service in Hưng Yên, Hải Dương province.
- Quản lý dịch vụ vận chuyển nội địa cho các khách hàng tại khu vực Hưng Yên, Hải Dương;
- Manage all domestics transportation for all customers in Hưng Yên, Hải Dương province
- Quản lý, điều hành hoạt động kho thường, kho ngoại quan, bao gồm bãi hàng hóa thuộc chi nhánh
Hưng Yên.
Operate all warehouse activities for Bonded and General warehouse, including yard control in Hung
Yen Branch.
- Làm các thủ tục Hải quan cho hàng hóa xuất, nhập kho ngoại quan.
Perform all the customs procedure for the cargoes in and out of BWH.
- Thực hiện việc điều phối các hợp đồng lắp đặt máy móc thiết bị, các hoạt động đóng gói hàng hóa,
kể cả hàng cá nhân tại chi nhánh Hưng Yên, Hải Dương.
Operate all the on-off loading, machinery setting or installation, packing personal stuffs and
equipments as contracted in Hưng Yên, Hải Dương.
- Kết hợp bố trí, điều hành các xe tải, xe đầu kéo của chi nhánh công ty khi trả, nhận hàng tại Hưng
Yên, Hải Dương.
Co-operate with other branches to co-ordinate the trucks and cut-off when delivering the cargo in
Hung Yen, Hai Duong.
- Tìm kiếm thầu phụ và đề xuất với Ban giám đốc về việc sử dụng các thầu phụ chuyên nghiệp cho
dịch vụ kho, xếp dỡ, lắp đặt, đóng gói, đóng kiện, kiểm soát, quản lý hoạt động thầu phụ theo khi có
nhu cầu diện tích kho, công cụ dụng cụ, máy móc theo yêu cầu. Định kỳ đánh giá các nhà thầu phụ
theo qui định.
Look for warehouse, on-off loading, installation, packing partner and control the service provided
by them when rental space, outsider service provider required. Evaluate their quality service as
regulation.
- Lập báo cáo hàng tháng về kho, bãi, vận tải, xếp dỡ, đóng gói, lắp đặt theo qui định của công ty và
yêu cầu của khách hàng.
Make monthly reports to BOD.
- Cung cấp thông tin cho Ban giám đốc và phòng Marketing các khách mới tiềm năng;
Share information of potential customers to MD/BOD.
- Đào tạo đánh giá nhân viên.
Training, evaluating staffs.
PHÒNG VẬN TẢI CHI NHÁNH HẢI PHÒNG/ HAIPHONG BRANCH DD

1. Chức năng/Functionality
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
- Quản lý, khai thác đội xe của công ty tại HP bao gồm cả công việc bảo dưỡng, sửa chữa.
To manage and operate HP fleet including maintenance, repairment
- Theo dõi an toàn giao thông, phối hợp với các phòng ban liên quan để giải quyết các vướng mắc phát
sinh trong quá thực hiện dịch vụ.
To monitor safety of transportation, coordinating with relative department to solve troubles/incident
arised in service operation
- Tìm kiếm đơn vị thầu phụ và đề xuất với ban giám đốc việc sử dụng nhà thầu phụ chuyên nghiệp,
quản lý hoạt động của thầu phụ theo đúng các hợp động đã ký. Định kỳ đánh giá các nhà thầu phụ
theo quy định.
To seek for service providers and proposing to BoD to hire reliable subcon, supervising quality
service of subcon in accordance with signed contract. Periodically appraise the subcon as regulation
2. Nhiệm vụ/ Tasks
- Lập kế hoạch vận chuyển theo kế hoạch, điều động xe vận chuyển theo các đơn hàng. Khai thác hiệu
quả đội xe của chi nhánh đạt hiệu quả kinh doanh theo các mục tiêu hàng năm
To set up a trucking plan upon deivery schedule, arrange trailer/ truck to transport upon the orders.
Efficiently utilize HP fleet to attain annual target
- Thực hiện công tác kiểm tra lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ các phương tiện đảm bảo vận
chuyển an toàn
Regularly to check and set up periodical maintenace and repairment schedule of all facilities to
assure safety and authority technical enviromental requirement
- Các lái xe có nhiệm vụ điều khiển phương tiện vận tải theo đúng luật giao thông đường bộ, thực hiện
nghiêm các nội quy, quy định của công ty, chi nhánh và tại nơi giao trả hàng.
Driver are to control vehicles compliance with traffic law in all time, to follow strictly the regulation,
manual of company/ branch at delivery place
- Hướng dẫn, đào tạo lái xe các quy trình, quy định giao nhận vận chuyển an toàn của công ty cũng
như khách hàng. Hướng dẫn, đào tạo và giám sát các đơn vị thầu phụ tuân thủ các quy trình, quy định
của công ty và khách hàng
To instruct, educate driver handling procedure, regulation, safety manual of company and customer
as well. To instruct, educate and supervise subcon to follow handling procedure, regulation, safety
manual of company and customer
- Phối hợp với phòng hành chính nhân sự công ty/ chi nhánh tổ chức đào tạo, tự đào tạo nhân viên của
phòng theo kế hoạch và quy định của công ty
To coordinate with AMD of company/Branch to hod training, self-training staffs in accordance with
schedule, regulation of company
- Tham gia áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo quy định. Phân tích nguyên nhân, đề xuất biện
pháp khắc phục phòng ngừa đối với các sự cố và nguy cơ trong quá trình thực hiện dịch vụ
To apply QMS, analyze cause, propose countermeasure to incident/risk during service provide
- Thống kê, lập báo cáo hàng tháng hoạt động sản xuất theo quy định của công ty và yêu cầu của
khách hàng
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
To statistize, submit monthly report of operation according to company’s regulation or request of
customer
- Kiểm tra, kiểm soát và thực hiện thanh quyết đầy đủ các chi phí hàng tháng, kể cả các chi phí cho
thầu phụ
To check and control monthly settlement of fleet and subcontractors as well
- Tư vấn cho phòng ban khác hoặc khách hàng trong phạm vi công việc chuyên môn nếu được yêu cầu
To advise and consult other department of customer in scope of work if required
- Một số công việc khác khi được ban giám đốc công ty/ Giám đốc chi nhánh yêu cầu
Another work is appointed by BoD/BMr if any
PHÒNG VẬN TẢI CHI NHÁNH ĐỒNG NAI/ DTD DONGNAI BRANCH
- Điều hành hoạt động vận tải của công ty tại chi nhánh HCM va Đồng Nai.
Control all transport activities at HCM & Dong Nai branches
- Tham mưu cho ban giám đốc về pháp luật liên quan đến lĩnh vực vận tải.
Advice to BOD about GOV’s regulation for transportation
- Thực hiện điều phối các hoạt động vận tải của công ty tại các cảng, depot và các điểm giao nhận
hàng
Control all transport activities at port, depot and cargo delivery, receiving places
- Cung cấp chi phí vận tải cho bộ phận Marketing
Provide transport cost to Marketing dept.
- Kiểm tra, kiểm soát và thực hiện thanh toán các chi phí hàng tháng đúng hạn
Control, check and settle all monthly fees on time
- Lập báo cáo vận tải định kỳ theo qui định công ty
Make transport periodic report as company’s rule
- Lập báo cáo vận tải gửi Sở GTVT theo qui định pháp luật
Submit monthly report to authorize department as GOV’s regulation
- Lập kế hoạch và đào tào nhân viên theo các qui trình làm việc của công ty
Make the training plan and do it as company’s rule
- Phối hợp với các phòng ban để giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ
cho khách hàng
Co-operation with related depts to handle and solve all troubles during the time of providing service
- Lập kế hoạch và theo dõi an toàn giao thông. Điều tra, phân tích các sự cố, tai nạn phát sinh và đề
xuất ban giám đốc các giải pháp khắc phục, ngăn ngừa tái diễn
Make action plan for safety. Do investigation, analysis the incidents, accidents and propose to BOD
the correcting and preventing actions
- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo qui định
Apply Quality management system as company’s rule
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
- Tìm kiếm, đánh giá đề xuất ban giám đốc phê duyệt trong việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận
tải. Quản lý hoạt động của họ theo đúng hợp đồng đã ký kết. Định kỳ đánh giá theo qui định
Finding, evaluation and propose to BOD for choosing sub-contractors. Manage their performance
as signed contract. Periodic evaluation as company’s rule
PHÒNG KHO CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH/ WH HOCHIMINH BRANCH

- Thực hiện các công việc Nhập, Xuất hàng hóa tại kho theo đúng yêu cầu của khách hàng.
Performing tasks reciving and delivering cargos in W/H as the customers’s requests.
- Quản lý nhân sự – hồ sơ của kho.
To manage human resource – Warehouse’s documents
- Lập báo cáo hàng tháng về kho, bãi, xếp dở, đóng gói, lắp đặt theo quy định của Cty và theo yêu cầu
của khách hàng
Making monthly reports on warehouse, container yard, loading and unloading, packaging, installing
following the company’s regulation and customer’s request
- Cung cấp thông tin cho Ban Giám Đốc và phòng Marketing các khách hàng mới tiềm năng
Supplying information about new potential customers to BOD and Marketing Department
- Kiểm tra , đôn đốc các tổ làm việc trong kho thực hiện nghiêm túc nội quy của kho, quy chế công ty/
Chi nhánh
To inspect, urge all the working group strictly following the W/H’s rules and Company’s
regulations
- Đảm nhiệm tuân thủ và nhắc nhở mọi người tuân thủ 5S ISO trong bộ phận mình.
To undertake and remind all people following 5S and ISO in our department
- Đào tạo nhân viên mới của phòng theo các quy định của Cty
Training new staffs following the Company’s training process.
- Quản lý công tác bảo vệ và vệ sinh.
To manage the security work and sanitary
- Phối hợp với các phòng ban có liên quan để giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực
hiện dịch vụ và các khiếu nại của khách hàng
Coordinating with related department to solve raised troubles in carrying out services and to cope
with customer’s claim
2.1.Công tác văn phòng/Office stuffs:
năng, nhiệm vụ.
- Performing administrative tasks: receiving, aggregating information. Processing information
according to functions and tasks.
- Thường xuyên theo dõi,lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị văn phòng: điện thoại,
internet, điện nước, vệ sinh..
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
- Regularly monitoring, making plan to maintain and repair the office equipment: telephone,
internet, electricity, water and sanitation.
- Quản lý tài sản về hành chính quản trị theo sự phân công
- Asset management on administration as assigned
2.2. Công tác tổ chức, chế độ chính sách/ Work organization, policies
- Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự theo nhiệm vụ, quyền hạn của mình
Solve the issues which related to human resources according to duties and powers given
- Đề xuất công tác khen thưởng, kỷ luật của chi nhánh, công ty
To advise the reward and discipline of branches and companies
2.3.Công tác ATVSLĐ/ sanitary, labor safety work.
- Quản lý công tác vệ sinh, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ khu vực kho.
Manage sanitary, labor safety, fire and explosion prevention in the W/H
- Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộ lao động theo quy định
To make plan, inspect, monitor and maintain the implementation of the labor protection regime
according to regulations
2.4.Công tác bảo vệ:/Security work:
- Bảo vệ tài sản công ty, trang thiết bị trong kho.
- Protect company assets, equipment in the W/H
- Kiểm tra, đôn đốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.
- Check and urge the staff in the department to perform their duties well
- Quản lý nhân nhân lực của phòng. Phân công cụ thể nhiệm vụ các nhiệm vụ cho nhân viên của
phòng theo quy định.
- Human resource management of the department. Assign specific tasks to the staff of the
department as required.
- Tham gia, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo quy định.
- Building and applying the Quality Management System as regulated.
- Quyền hạn/Power:
+ Tham mưu cho lãnh đạo chi nhánh, công ty trong các lĩnh vực mình phụ trách.
To advise the company & branch managers in the fields they are in charge of.
+ Bảo hộ lao động, an toàn phòng chống cháy nổ
Labor safety and fire fighting
+ Phối hợp với các thành viên Ban 5S/ISO/An toàn giám sát, báo cáo thực hiện công tác
5S/ISO/An toàn tại kho
Coordination with members of 5S / ISO / Safety Supervisors to report the 5S / ISO / Safety at
W/H.
+ Theo dõi, tập hợp chấm công
Track, set the timecheker
+ Quản lý, giám sát và điều hành xe Cẩu và xe nâng hoạt động trong kho theo quy định của
công ty.
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
Manage, supervise and administer the operation of Crane and foflift in W/H as regulated by
the company
+ Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu từ lãnh đạo
Perform other tasks upon request from the managers.
2.5. Bảo vệ/ Security work
- Chịu trách nhiệm tham mưu, đề xuất các biện pháp, giải pháp tới lãnh đạo phòng, lãnh đạo chi
nhánh nhằm đảm bảo trật tự an toàn trong phạm vi kho hoạt động.
Responsible for advising and proposing solutions to departments managers and branch
managers to ensure order and security within the W/H’s operation.
- Bảo quản các dụng cụ phòng chống cháy nổ
Preserve the fire preventation equipments
- Hỗ trợ các bộ phận khác ngoài giờ hành chính
Support others departments out of working time
- Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu từ lãnh đạo
Perform other tasks upon request from the managers.
- Chịu trách nhiệm giữ gìn vệ sinh, đảm bảo môi trường làm việc luôn sạch sẽ, thoáng mát, phối
hợp với nhân viên văn phòng thực hiện công tác 5S vào cuối tuần
Responsible for maintaining sanitary, ensuring a clean, airy working environment, coordinating
with office staff to do the 5S work on weekends
- Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu từ lãnh đạo.
Perform other tasks upon request from the managers
PHÒNG KHO CHI NHÁNH ĐỒNG NAI/ WH DONG NAI BRANCH

1. Chức năng/ Functions
- Điều hành hoạt động kho, bãi, kể cả kho ngoại quan và bãi xe Hino
Operating activity in warehouse, yard, including bonded warehouse and Hino yard
- Thực hiện, điều phối các hoạt động lưu kho, xếp dỡ hàng hóa, đóng gói và các dịch vu liên quan
Implementing and operating packing activities including private goods; loading, unloading and
relatimg services
- Cung cấp thông tin cho Ban Giám Đốc và phòng marketing các khách hàng mới tiềm năng
Supplying information about new potential customers to BOD and Marketing Department
- Thực hiện các tác nghiệp lưu kho, xếp dỡ, các dịch vụ liên quan đến hoạt động kho sao cho an toàn,
hiệu quả.
Handling of storing cargo, un-loading/ loading, the other relating services how to be Safety,
efficiently
- Lập báo cáo hàng tháng về kho, bãi, xếp dỡ, đóng gói theo quy địng của Công ty và yêu cầu của
khách hàng.
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
Making monthly reports on warehouse, container yard, loading and unloading, packaging as
following the Branch/ company's regulation and customer's request.
- Phối hợp với các phòng ban liên quan để giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực
hiện dịch vụ và các khiếu nại, phản ánh của khách hàng.
Coordinating with related department to solve raised troubles in carrying out services and to cope
with customer's claim/ complaint.
- Kiểm tra, kiểm soát và thực hiện thanh quyết toán đầy đủ các chi phí hàng tháng.
Checking, controlling and paying fully monthly expenses.
- Đào tạo nhân viên mới của phòng theo các quy trình của Chi nhánh.
Training new staffs following the Branch’ s training process.
- Tư vấn cho khách hàng trong phạm vi dịch vụ công ty cung cấp.
Consulting customers in the company's scope of service.
- Tham gia, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo quy định.
Building and applying the Quality Management System as regulated.
- Tham gia các hoạt động PCCC cùng phòng Tổ chức hành chánh
Participating in fire prevention and fighting activities with Administration Dept
- Thực hiện cải thiện 5S, safety
Implement 5S and safety
- Thực hiện review các mục tiêu chất lượng và PDCA
Quality target review implement and PDCA circle
- Sắp xếp lưu kho sao cho an toàn, hiệu quả
Arranging, storage for safety, efficiency
- Một số công việc khác được BGD yêu cầu.
V. PHÒNG MARKETING/ MD
- Thực hiện các hoạt động Marketing bao gồm:
Performing marketing activities including :
- Làm hợp đồng, báo giá dựa vào yêu cầu của từng khách hàng
Making contracts, Quotation based on customer's particular requirements ;
- Marketing và tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng dịch vụ đối với các khách hàng hiện tại
Marketing and making relations to new customers, expanding service scale to current customers ;
- Chăm sóc khách hàng và xử lý các vấn đề cũng như phàn nàn từ khách hàng trong quá trình thực
hiện hợp đồng
Being clue in taking care of customers, dealing with all trouble and claim raised in carr ying out
contracts
- Hướng dẫn các phòng ban khác trong việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng
Guiding related department in the implementation process with customers ;
- Thu thập và đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
Observing and evaluating the customers' satisfaction
- Tư vấn cho BoD các giải pháp tốt nhất về chiến lược Marketing hiệu quả
Consulting BOD the best solutions so that the marketing strategies go on effectively ;
- Tư vấn cho khách hàng về phạm vi dịch vụ của công ty
Consulting customers in the company's scope of services ;
- Thiết lập và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng như quy định của công ty
Building and applying the Quality Management System as company regulation ;
- Các công việc khác được yêu cầu bởi BoD
VI. PHÒNG ĐẠI LÝ HÀNG KHÔNG TÀU/ NVOCC

HÀ NỘI/ HANOI
- Thực hiện các công việc liên quan đến vận tải không tàu, vận tải đường bộ, vận tải đường biển
và hàng không từ Việt Nam đi quốc tế và ngược lại
- Do all NVOCC wor, land bridge transporation, shipping and aviation logistics from Vietnam to
internation and vice versa
- Phối hợp với các phòng ban liên quan để giải quyết vướng mắc phát sinh trong quá trình thực
hiện dịch vụ và các khiếu nại của khách hàng
- Cooperate with related departments to deal with obsstacles grown in carrying out servicecs and
customer’s claim
- Thanh quyết toán đầy đủ các chi phí thực hiện dịch vụ theo quy định
- Draw the balance sheet of all service expenses following company’s regulation
- Tư vấn cho khách hàng trong phạm vi dịch vụ công ty cung cấp
- Consult customers in the company’s scale of supplied services
- Train staffs in department as company regulation
- Tham gia hệ thống quản lsy chất lượng theo quy định
- Build and apply the Quality Managemtn system
- Một số công việc khác theo sự phân công của BGĐ
- Other works required by BoD
CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH/ HCM BRANCH

1. Chức năng/ Functions
- Thực hiện các công việc liên quan đến vận tải không tàu, vận tải đường bộ, đường biển, đường hàng
không từ Việt Nam đi quốc tế và ngược lại
Doing all NVOCC work, land bridge transportation, shipping and aviation from VietNam to overseas
and vice versa
2. Nhiệm vụ/ Tasks
Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
- Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, thu xếp phương tiện vận chuyển phù hợp đáp ứng yêu cầu của
khách hàng
Receiving requirements from customers and arrange suitable means to transport cargo in order to
catch up requirements
- Lấy giá cước vận chuyển và thông báo cho MD làm chào giá cho khách
Checking transportation fee (OF and/ or AF) and inform to MD for making quotation against
customers
- Lựa chọn hãng vận chuyển phù hợp đáp ứng yêu cầu kế hoạch xuất/ nhập hàng
Choosing suitable carrier whom meet plan of export or import cargo
- Liên hệ với đại lý nước ngoài để gửi hoặc nhận một lô hàng được thông suốt
Contact with overseas agent for taking care shipment movement smoothly
- Phát hành vận tải đơn đối với hàng xuất và lệnh giao hàng đối với hàng nhập cho khách hàng đúng
lịch
Issuing B/L or AWB for outbound shipments from VietNam to overseas and delivery order for
inbound shipment from overseas to VietNam in time
- Thanh toán cước cho nhà vận chuyển và thanh quyết toán với công ty đúng qui định
Settle OF/ AF to carrier and making settlement note against company basing on company rules
- Quyết toán chi phi và doanh thu với đại lý nước ngoài, gửi xác nhận đến bộ phận kế toán để cấn trừ
hàng tháng
Getting settlement note with overseas agents and sending confirmation to AC for offset every month
- Làm báo cáo tuần, báo cáo tháng gửi kế toán theo dõi thu tiền khách hàng
Making weekly report, monthly report and send to AC for collecting service fee against customers
- Làm báo cáo tháng nộp BOD
Making monthly report to BOD
- Phối hợp với các phòng ban liên quan để giải quyết các vướng mắc phát sinh liên quan tron g quá
trình thực hiện dịch vụ và các khiếu nại từ khách hàng
Well cooperation with related departments to solve obstacle arising in carrying out service and
customers claims
- Tư vấn khách hàng các dịch vụ liên quan khi cần
Consulting to customers all related service when required
- Đào tạo và hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên theo qui định công ty
Training employee belong to department as company rules
- Tham gia và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo qui định
Building and applying the quality Management system as company rule
- Các công việc khác khi được lãnh đạo chi nhánh/ BOD yêu cầu thực hiện
Other works requested by the BM/ BOD
VII. PHÒNG KẾ HOẠCH KINH DOANH/ BPD

Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
- Tham mưu cho Tổng Giám Đốc và Ban Giám Đốc về Kế hoạch kinh doanh, kế hoạch đầu tư hàng
năm, và kế hoạch trung, dài hạn.
Assistant function to GD & BOD about annual business plan, annual investment plan, mid-term and
long- term plan.
- Cải tiến và Đổi mới: kiểm tra, phân tích các dữ liệu, tài liệu, báo cáo, bản ghi, quy trình, hướng dẫn
trong công ty, đề xuất các cải tiến hoặc thiết lập mới theo yêu cầu của BOD.
Improvement & Innovation: inspect, analyze for all data, report, record, procedure, process and
guidance in the company and propose for any possible corrective actions and improvement or
establishment as required by BOD
- Nghiên cứu và đánh giá thị trường dịch vụ logistics, các yếu tố cạnh tranh, các cơ hội để đề xuất cho
Tổng Giám đốc & Ban Giám Đốc.
Study and review logistics and transportation services market, competitive factors and opportunities
to propose to GD & BOD.
- Là đầu mối hợp tác và phối hợp với, giữa các chi nhánh và phòng ban trong các hoạt động kinh
doanh của công ty: lập kế hoạch và triển khai để đạt mục tiêu đề ra của các phòng ban, chi nhánh
cũng như mục tiêu chung của công ty.
As controlling tower for co-operation and co-ordination with and between all Branches and
Departments in business activities: in plan making & deployment to meet their targets and company
targets.
- Báo cáo: trực tiếp cho Tổng Giám Đốc/Ban giám Đốc
Reporting: directly to General Director and BOD

- Tổng hợp và phân tích tất cả dữ liệu về kết quả hoạt động hàng tháng của các chi nhánh và các phòng
ban trong công ty, theo các chỉ tiêu: doanh thu, chi phí, lợi nhuận, hiệu quả (năng suất) theo lô hàng,
đơn hàng, khách hàng để lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của toàn công ty.
Monthly summarize and analyze all data about operation result from all branches and function
departments with key factors: revenue, cost, gross profit and productivity per shipment and per order
to make report on the business result of the company.
- Hỗ trợ việc lập báo cáo hàng tháng tới Hội Đồng Quản Trị, các báo cáo liên quan khác theo yêu cầu
của Tổng Giám Đốc và Ban Giám Đốc.
Support for preparing monthly report to Board of Management, other specific reports as
requirements of GD & BOD.
- Kết nối và phân tích kết quả kinh doanh của bộ phận làm hàng và thông tin thị trường của phòng
Marketing để đề xuất kế hoạch kinh doanh của công ty.
Link and analyze the business result (Operation Dept.) and market intelligence of Marketing Dept. to
propose and develop the business plan of the company.

Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594
- Tham gia kiểm tra, xem xét và đánh giá các nhà cung cấp/thầu phụ của công ty. Tham gia việc kiểm
tra, tham mưu và xác nhận các nội dung hợp đồng với thầu phụ/khách hàng liên quan tới việc cung
cấp dịch vụ logistics và vận tải hàng hóa.
Join in managing, reviewing and appraising the vendors/sub-contractors of the company. Join to
check, consult and verify contract with the vendors/customers about supplying and providing
logistics & cargoes transportation services.
- Phân tích dữ liệu về kế hoạch đầu tư của công ty, bao gồm cả phương tiện, thiết bị và nhân lực, đề
xuất và tư vấn cho BOD trong việc ra quyết định.
Analyze data on investment plan of the company including means of transport, facilities and
manpower to make proposal and consult to BOD for decision selection.
- Thiết lập KPI trên cơ sở hoạt động thực tế của các phòng ban hoặc cho từng khách hàng cụ thể và
từng yêu cầu từ khách hàng hoặc từ BOD, tham mưu lập mục tiêu KPI cho các phòng ban.
Make KPI based on actual performance of each function department or each requirement from
customers, BOD and assist to set up target KPI for each function department.
- Hỗ trợ và tham gia việc thiết lập dịch vụ mới hoặc các dự án mới với các phòng ban liên quan, theo
yêu cầu của BOD.
Support and join to set up new services or new projects with other related departments as
requirement of BOD.
- Quản lý rủi ro: chịu trách nhiệm và thực hiện nhiệm vụ Quản lý rủi ro của công ty, bằng việc tập hợp
và phân tích các nhóm rủi ro và dựa trên hoạt động cụ thể của mỗi phòng ban, hệ thống hóa và đề
xuất biện pháp phòng ngừa cho các phòng ban trong công ty.
Risk management: in charge and take lead for risk management in the company by collecting and
analyzing all risk groups and specific operation of each department, systematizing and proposing
prevention measures to all departments in the company.
- Tham gia các vấn đề về Chất lượng, kiểm tra chéo và đánh giá giữa các chi nhánh hoặc các công ty
trong thuộc hệ thống của SGL.
Join in Quality issues, cross check and Audit between Branches and network companies (SGL).
- Thực hiện các chức năng, nhiệm vụ khác khi có yêu cầu từ BoD
Implement other functions and tasks when receiving the requirements from BOD.

Tel. (031) 3629768 (0321) 3974858 (08) 38234886 (061) 3936590
Fax (031) 3629769 (0321) 3974534 (08) 38234884 (061) 3936594

Function & Tasks - Chuc Nang Nhiem Vu Các Phòng Ban Công Ty (102017) R

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Function & Tasks - Chuc Nang Nhiem Vu Các Phòng Ban Công Ty (102017) R

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

DRAGON LOGISTICS CO.

QUY ĐỊNH/ REGULATION

I. PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ/ ADMINISTRATION DEPARTMENT

2. Nhiệm vụ/ Task

Haiphong Branch Hungyen Branch Hochiminh Branch Dongnai Branch

Haiphong Branch Hungyen Branch Hochiminh Branch Dongnai Branch

CHI NHÁNH HƯNG YÊN/ HUNGYEN BRANCH

CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH/ HOCHIMINH BRANCH

2. Nhieäm vuï / Tasks:

 Thöïc hieän caùc coâng vieäc khaùc:

2. Nhiệm vụ/ Tasks

II. PHÒNG KẾ TOÁN/ ACCOUNTING DEPARTMENT

CHI NHÁNH HẢI PHÒNG/ HAIPHONG BRANCH

Haiphong Branch Hungyen Branch Hochiminh Branch Dongnai Branch

CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH/ HOCHIMINH BRANCH

CHI NHÁNH ĐỒNG NAI/ DONGNAI BRANCH

2. Nhiệm vụ/ Tasks

III. PHÒNG KHAI THUÊ HẢI QUAN/ CBD

Haiphong Branch Hungyen Branch Hochiminh Branch Dongnai Branch

Haiphong Branch Hungyen Branch Hochiminh Branch Dongnai Branch

CHI NHÁNH HẢI PHÒNG/ HAIPHONG BRANCH

CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH/ HOCHIMINH BRANCH

2. Nhiệm vụ/ Tasks

Haiphong Branch Hungyen Branch Hochiminh Branch Dongnai Branch

2. Nhiệm vụ/ Tasks

VĂN PHÒNG ĐÀ NẴNG/ DANANG OFFICE

CHI NHÁNH ĐỒNG NAI/ DONGNAI BRANCH

Haiphong Branch Hungyen Branch Hochiminh Branch Dongnai Branch

2. Nhiệm vụ/ Tasks

Haiphong Branch Hungyen Branch Hochiminh Branch Dongnai Branch

IV. PHÒNG KHO VÀ VẬN TẢI NỘI ĐỊA/ DWD

CHI NHÁNH HƯNG YÊN/ HUNGYEN BRANCH

PHÒNG VẬN TẢI CHI NHÁNH HẢI PHÒNG/ HAIPHONG BRANCH DD

PHÒNG KHO CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH/ WH HOCHIMINH BRANCH

PHÒNG KHO CHI NHÁNH ĐỒNG NAI/ WH DONG NAI BRANCH

VI. PHÒNG ĐẠI LÝ HÀNG KHÔNG TÀU/ NVOCC

CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH/ HCM BRANCH

Haiphong Branch Hungyen Branch Hochiminh Branch Dongnai Branch

2. Nhiệm vụ/ Tasks

Haiphong Branch Hungyen Branch Hochiminh Branch Dongnai Branch

Haiphong Branch Hungyen Branch Hochiminh Branch Dongnai Branch

You might also like