ĐẠI HỌC FPT CẦN THƠ

Chapter 5
Accounting for
Merchandising Operations

BAOPT12 | ACC101 1
 Chapter preview

Accounting for Merchandising Operations

Merchandising Merchandising Merchandising Merchandiser

activities purchases sales reporting

Ø Income and Ø Accounting for: Ø Accounting for: Ø Adjusting and

inventory for Purchases discounts Sales of closing
merchandisers merchandise
Ø Purchases returns Ø Multiple-step and
Ø Operating cycle and allowances Ø Sales discounts single-step income
Inventory cost
Ø Transportation costs Ø Sales returns and statements
flows
allowances

BAOPT12 | ACC101 2
 Accounting for Merchandising Operations

BAOPT12 | ACC101 3
 Kế toán hoạt động thương mại

Metro (GER), Carrefour (FRA), Tesco (GBR), Lotte mart (KOR) được gọi là
các công ty thương mại vì họ mua và bán hàng hóa thay vì thực hiện các
dịch vụ làm nguồn doanh thu chính. Các công ty thương mại mua và bán
hàng trực tiếp cho người tiêu dùng được gọi là bán lẻ. Các công ty thương
mại bán cho các nhà bán lẻ được gọi là bán sỉ. VD: nhà bán lẻ Wagreen
(USA) có thể mua hàng hóa từ nhà bán sỉ Grupo Casa SA de CV (MEX). Nhà
bán lẻ Office Depot (USA) có thể mua văn phòng phẩm từ nhà bán sỉ
Coporate Express (NLD). Nguồn doanh thu chính của các công ty thương
mại là từ bán hàng hóa, thường được gọi đơn giản là Doanh thu bán hàng
hoặc Bán hàng. Một công ty thương mại có 2 loại chi phí: Giá vốn hàng
bán và Chi phí hoạt động.
Giá vốn hàng bán là tổng giá trị của hàng đã bán trong kỳ. Chi phí này liên
quan trực tiếp đến doanh thu được ghi nhận từ việc bán hàng hóa.

BAOPT12 | ACC101 4
 Reporting Income for a Merchandiser

BAOPT12 | ACC101 5
 Operating Cycles

The operating cycle

of a merchandising
company ordinarily
is longer than that of
a service company.

BAOPT12 | ACC101 6
 Operating Cycles

BAOPT12 | ACC101 7
 Inventory Systems
Beginning
inventory
Hàng tồn kho đầu kỳ

+
Net cost of
purchases
Hàng mua trong kỳ

Cost of goods
sold (COGS)
Giá vốn hàng bán

=
Ending inventory
Hàng tồn kho cuối kỳ

BAOPT12 | ACC101 8
 Review | Inventory Systems

BAOPT12 | ACC101 9
 Inventory Systems

PERPETUAL AND PERIODIC INVENTORY SYSTEMS

Perpetual inventory system Periodic inventory systems

Hệ thống kê khai thường xuyên Hệ thống kiểm kê định kỳ

updates accounting records for each updates accounting records for purchases
purchase and each sale of inventory. and sales of inventory only at the end of a
period.

BAOPT12 | ACC101 10
 Perpeptual inventory systems

Trong hệ thống kê khai thường xuyên, các công ty lưu giữ sổ sách tồn
kho chi tiết về giá trị của mỗi lần mua và bán HTK. Các sổ sách này
phản ánh một cách thường xuyên, liên tục HTK của mỗi loại.
• VD1: Đại lý xe Honda có sổ sách HTK riêng cho từng loại xe SH, AB,
Lead, Vision,... ở từng cửa hàng và nơi trưng bày.
• VD2: Các cửa hàng tiện lợi (Win mart, Satra food, Co.op food, siêu thị
mini,...) sử dụng mã vạch và máy quét quang học để lưu giữ hồ sơ
của mỗi hộp sữa, hộp ngũ cốc, chai nước tương, gói mì,... mà họ
nhập hàng và bán hàng hằng ngày.
Theo hệ thống kê khai thường xuyên, công ty xác định giá vốn hàng
bán (COGS) mỗi lần giao dịch bán hàng phát sinh.

BAOPT12 | ACC101 11
 Periodic inventory systems

Trong hệ thống kiểm kê định kỳ, các công ty không lưu giữ sổ sách
tồn kho chi tiết HTK trong kỳ. Thay vào đó, các công ty chỉ xác định
giá vốn hàng bán (COGS) vào cuối kỳ kế toán. Tại thời điểm đó, công
ty tiến hành kiểm kê để xác định giá trị HTK cuối kỳ.
Để xác định giá vốn hàng bán theo hệ thống kiểm kê định kỳ, cần
thực hiện các bước sau:
1. Xác định giá trị HTK đầu kỳ
2. Cộng (+) giá trị hàng mua trong kỳ
3. Trừ (-) giá trị HTK cuối kỳ, được xác định bằng kiểm kê cuối kỳ.

BAOPT12 | ACC101 12
 Advantages of the perpetual system

• Traditionally used for

merchandise with high
unit values.
• Shows the quantity and
cost of the inventory that
should be on hand at any
time.
• Provides better control
over inventories than a
periodic system.
BAOPT12 | ACC101 13
 Advantages of the perpetual system

BAOPT12 | ACC101 14
 Sources of Inventory Shrinkage

BAOPT12 | ACC101 15
 Review

Indicate whether the following statements are true or false.

1. The primary source of revenue for a merchandising

company results from performing services for False
customers.

2. The operating cycle of a service company is usually

True
shorter than that of a merchandising company.
3. Sales revenue less cost of goods sold equals gross True
profit.

4. Ending inventory plus the cost of goods purchased False

equals cost of goods available for sale.

BAOPT12 | ACC101 16
 Record purchases under a perpetual
inventory system
Ghi chép các nghiệp vụ MUA HÀNG theo
Hệ thống kê khai thường xuyên
Các công ty mua HTK bằng tiền hoặc mua chịu (trả chậm). Công ty
thường ghi chép giao dịch mua hàng khi họ nhận được hàng từ người
bán. Mỗi giao dịch mua hàng phải có các chứng từ kinh doanh, cung cấp
bằng chứng bằng văn bản về giao dịch. Mỗi lần mua bằng tiền phải có séc
được thanh toán hoặc phiếu thu tiền để biết các mặt hàng đã mua và số
tiền đã trả.
Mỗi lần mua hàng chịu, cần có hóa đơn mua hàng. Hóa đơn này cho biết
tổng giá mua và các thông tin hữu ích khác. Tuy nhiên, người mua không
lập hóa đơn mua hàng riêng. Thay vào đó, người mua sử dụng một bản
sao của hóa đơn bán hàng do người bán gửi đến làm hóa đơn mua hàng.
BAOPT12 | ACC101 17
 Record purchases under a perpetual
inventory system

BAOPT12 | ACC101 18
 Record purchases under a perpetual
inventory system
Ghi chép các nghiệp vụ MUA HÀNG theo
Hệ thống kê khai thường xuyên
Purchases without Cash Discounts
(Mua hàng không giảm giá)
Purchases with Cash Discounts
(Mua hàng có giảm giá – Chiết khấu mua hàng)
Purchases with Returns and Allowances
(Hàng mua trả lại và giảm giá)
Purchases and Transportation Costs
(Chi phí vận chuyển)

BAOPT12 | ACC101 19
 Purchases without Cash Discounts
(Mua hàng không giảm giá)

Z-Mart records a $500 cash purchase of merchandise on

November 2 as follows.

If these goods are instead purchased on credit, and no discounts are

offered for early payment, Z-Mart makes the same entry except that
Accounts Payable is credited instead of Cash.

BAOPT12 | ACC101 20
 Purchases with Cash Discounts
(Chiết khấu mua hàng)

Điều khoản trả chậm của giao dịch mua trả chậm có thể cho phép người mua được
quyền chiết khấu bằng tiền khi thanh toán trước hạn. Người mua gọi khoản chiết
khấu bằng tiền này là Chiết khấu mua hàng. Ưu đãi này mang lại lợi thế cho cả 2 bên:
Người mua tiết kiệm được tiền còn người bán có thể rút ngắn chu kỳ hoạt động kinh
doanh bằng cách chuyển đổi nhanh khoản phải thu khách hàng thành tiền.
Điều khoản trả chậm chỉ rõ số tiền chiết khấu và kỳ hạn mà nó cho chiết khấu. Nó
cũng chỉ ra kỳ hạn mà người mua dự kiến sẽ trả đầy đủ theo hóa đơn.
Trong hóa đơn bán hàng của TReX, điều khoản trả chậm là 2/10, n/30, được đọc là
“two-ten, net thirty” hoặc “hai-mười, net ba mươi”. Điều này có nghĩa là người mua
có thể được chiết khấu bằng tiền 2% trên giá hóa đơn trừ bất kỳ khoản trả lại hoặc
giảm giá nào, nếu thanh toán được thực hiện trong vòng 10 ngày của ngày hóa đơn
(kỳ chiết khấu). Hoặc, thanh toán theo giá hóa đơn, trừ bất kỳ khoản trả lại hoặc giảm
giá nào, trong hạn 30 ngày kể từ ngày lập hóa đơn.

BAOPT12 | ACC101 21
 Credit Terms

BAOPT12 | ACC101 22
 Purchases with Cash Discounts
Credit Terms
• The amount of time allowed before full payment is due is the credit period
(kỳ thanh toán).
• Sellers can grant a cash discount to encourage buyers to pay earlier.
• A buyer views a cash discount as a purchases discount.
• A seller views a cash discount as a sales discount.
• Any cash discounts are described on the invoice.

BAOPT12 | ACC101 23
 Purchases with Cash Discounts

2/10, n/30 1/10 EOM n/10 EOM

2% discount if paid 1% discount if paid Net amount due

within 10 days, within first 10 days within the first 10
otherwise net of next month. days of the next
amount due within month.
30 days.

BAOPT12 | ACC101 24
 Purchases with Cash Discounts

Gross Method: (1) used more in practice, (2) easier to apply, and (3) less costly.
Z-Mart purchases $500 of merchandise on credit terms of 2∕10, n∕30. The
November 2 invoice offers a 2% discount if paid within 10 days; if not, Z-Mart
must pay the full amount within 30 days. The buyer has two options.

• Pay within discount period (Nov. 2 through Nov. 12): Due = $490.
or
• Pay after discount period (Nov. 13 through Dec. 2): Due = $500.

The $490 equals the $500 invoice minus $10 discount (computed as $500 × 2%).

BAOPT12 | ACC101 25
 Purchases with Cash Discounts
(Mua trả chậm)

Z-Mart’s entry to record the November 2 purchase of $500 of merchandise on credit

follows. (For recording, it can help to add the name to the payable, such as Accounts
Payable—Trex.)

BAOPT12 | ACC101 26
 Payment within Discount Period
(Trả tiền trong kỳ chiết khấu)

If Z-Mart pays the amount due on (or before)

November 12, the entry is

The Merchandise Inventory account equals the $490 net cost of purchases after
these entries, and the Accounts Payable account has a zero balance.

BAOPT12 | ACC101 27
 Payment after Discount Period
(Trả tiền sau kỳ chiết khấu)

If the invoice is paid after November 12, the discount is lost. If Z-Mart pays
the gross (full) amount due on December 2 (the n∕30 due date), the entry
is:

Một công ty thương mại nên thường xuyên hưởng các khoản chiết khấu. Bỏ lỡ chiết
khấu được hưởng có thể được xem là khoản trả lãi cho việc sử dụng tiền. VD: việc bỏ
lỡ khoản chiếc khấu do TReX cho hưởng sẽ tương đương với việc trả lãi suất 2% cho
việc sử dụng $500 trong 20 ngày. Điều này tương đương với lãi suất hàng năm khoản
36,5% (2%*365/20). Rõ ràng, sẽ tốt hơn cho Z-Mart khi vay với lãi suất hiện tại của
ngân hàng từ 6% - 10% so với việc mất chiết khấu.

BAOPT12 | ACC101 28
 Purchases with Returns and Allowances
(Hàng mua trả lại và giảm giá)

Người mua có thể không hài lòng với hàng hóa nhận được do hàng
hóa bị hư hỏng hoặc bị lỗi, kém chất lượng hoặc không đáp ứng các
thông số kỹ thuật của người mua. Trong những trường hợp như vậy,
người mua có thể trả lại hàng hóa cho người bán và được giảm
khoản nợ nếu việc bán hàng được thực hiện bằng hình thức trả
chậm, hoặc được hoàn tiền nếu mua hàng bằng tiền. Giao dịch đó
được gọi là Hàng mua trả lại (Purchase return). Cách khác là người
mua có thể lựa chọn giữ lại hàng hóa nếu người bán đồng ý giảm
trừ giá mua hàng. Giao dịch này được gọi là Giảm giá hàng mua
(Purchase allowance)

BAOPT12 | ACC101 29
 Purchases with Returns and Allowances

Purchaser may be dissatisfied because goods are damaged or

defective, of inferior quality, or do not meet specifications.

Purchase Return Purchase Allowance

Return goods for credit if the May choose to keep the
sale was made on credit, or for a merchandise if the seller will
cash refund if the purchase was grant a reduction of the
for cash. purchase price.

BAOPT12 | ACC101 30
 Purchases with Returns and Allowances
(Hàng mua giảm giá)

Purchases Allowances

On November 5, Z-Mart (buyer) agrees to a $30 allowance from

Trex for defective merchandise (assume allowance is $30
whether paid within the discount period or not).

Z-Mart’s entry to update Merchandise Inventory and record the

allowance follows. Z-Mart’s allowance for defective merchandise
reduces its account payable to the seller. If cash is refunded, Cash
is debited instead of Accounts Payable.

BAOPT12 | ACC101 31
 Purchases with Returns and Allowances
(Hàng mua trả lại)

Purchases Returns
On June 1, Z-Mart purchases $250 of merchandise with terms 2∕10, n∕60—see entries
below. On June 3, Z-Mart returns $50 of those goods. When Z-Mart pays on June 11, it
takes the 2% discount only on the $200 remaining balance ($250 − $50). When goods are
returned, a buyer takes a discount on only the remaining balance. This means the discount
is $4 (computed as $200 × 2%) and the cash payment is $196 (computed as $200 − $4).

BAOPT12 | ACC101 32
 Purchases with Returns and Allowances

Purchases Returns
These T-accounts show the final $196 in inventory, the zero balance in Accounts
Payable, and the $196 cash payment.

BAOPT12 | ACC101 33
 Review

Illustration: On September 5, De La Hoya Company buys merchandise

on account from Junot Diaz Company. The selling price of the goods is
$1,500, and the cost to Diaz Company was $800. On September 8, De
La Hoya returns defective goods with a selling price of $200. Record
the transactions on the books of De La Hoya Company.

Sept. 5 Inventory 1,500

Accounts Payable 1,500
Sept. 8 Accounts Payable 200
Inventory 200

BAOPT12 | ACC101 34
 Purchases and Transportation Costs
(Chi phí vận chuyển)

FOB shipping point: the buyer accepts ownership when the goods
depart the seller’s place of business.
FOB destination: ownership of goods transfers to the buyer when the
goods arrive at the buyer’s place of business.

BAOPT12 | ACC101 35
 Purchases and Transportation Costs

BAOPT12 | ACC101 36
 Delivery Expense account

Z-Mart’s entry to record a $75 freight charge from UPS for

merchandise purchased FOB

When a seller is responsible for paying shipping costs, it records these costs in a
Delivery Expense account. Delivery expense, also called transportation-out or freight-
out, is reported as a selling expense in the seller’s income statement.

BAOPT12 | ACC101 37
 Need-to-know 5-2

BAOPT12 | ACC101 38
 Need-to-know 5-2

BAOPT12 | ACC101 39
 Record Sales under a perpetual
inventory system
Ghi chép các nghiệp vụ BÁN HÀNG theo
Hệ thống kê khai thường xuyên
Theo nguyên tắc ghi nhận doanh thu, các công ty ghi nhận doanh thu bán hàng khi nghĩa vụ thực
hiện được thỏa mãn. Thông thường, nghĩa vụ thực hiện được thõa mãn khi hàng hóa chuyển từ
người bán sang người mua. Tại thời điểm này, giao dịch bán hàng được hoàn tất và ấn định.
Bán hàng có thể được thực hiện theo cách trả chậm hoặc thu tiền ngay. Chứng từ kinh doanh cần
lập cho mọi giao dịch bán hàng, để cung cấp bằng chứng bằng văn bản về việc bán hàng. Chứng từ
của máy tính tiền cung cấp bằng chứng về doanh thu bán hàng thu tiền. Hóa đơn bán hàng, giống
như hóa đơn Hình 5.6 được lập cho việc bán hàng trả chậm. Bản sao của hóa đơn gốc được gửi cho
KH và người bán giữ một bản sao để sử dụng trong việc ghi chép bán hàng.
Người bán thực hiện 2 bút toán mỗi lần giao dịch. Bút toán đầu tiên ghi chép doanh thu bán hàng:
Người bán ghi tăng (Dr.) tài khoản Tiền (hoặc tài khoản phải thu KH, nếu bán chịu) và cũng ghi tăng
(Cr.) tài khoản Doanh thu bán hàng. Bút toán thứ hai ghi chép Giá vốn hàng bán: Người bán ghi tăng
(Dr.) tài khoản Giá vốn hàng bán, và cũng ghi giảm (Cr.) tài khoản Hàng tồn kho theo giá trị của hàng
hóa đó. Kết quả là, HTK sẽ hiển thị giá trị hàng tồn mọi lúc.

BAOPT12 | ACC101 40
 Record Sales under a perpetual
inventory system
Ghi chép các nghiệp vụ BÁN HÀNG theo
Hệ thống kê khai thường xuyên
Sales without Cash Discounts
(Bán hàng không giảm giá)
Sales with Cash Discounts
(Bán hàng có giảm giá – Chiết khấu bán hàng)
Sales with Returns and Allowances
(Hàng bán bị trả lại và giảm giá)
Sales and Transportation Costs
(Chi phí vận chuyển)

BAOPT12 | ACC101 41
 Recording Sales of Merchandise

Journal Entries to Record a Sale

#1 Cash or Accounts receivable XXX Selling

Sales revenue XXX Price

#2 Cost of goods sold XXX

Cost
Inventory XXX

BAOPT12 | ACC101 42
 Sales without Cash Discounts
(Bán hàng không giảm giá)

Revenue Side: Inflow of Assets Z-Mart sold $1,000 of merchandise on credit terms n∕60
on November 12. This entry shows an increase in Z-Mart’s assets in the form of
accounts receivable. It also shows the increase in revenue (Sales). If the sale is for cash,
debit Cash instead of Accounts Receivable.

Cost Side: Outflow of Assets The cost side of each sale requires that Merchandise
Inventory decrease by that item’s cost. The cost of the merchandise Z-Mart sold on
November 12 is $300, and the entry to record the cost part of this transaction follows.

BAOPT12 | ACC101 43
 Sales with Cash Discounts
(Chiết khấu bán hàng)

Sales on Credit Z-Mart makes a credit sale for $1,000 on November 12

with terms of 2∕10, n∕45 (cost of the merchandise sold is $300).

BAOPT12 | ACC101 44
 Sales with Cash Discounts
(Trả tiền trong kỳ chiết khấu)

Buyer Pays within Discount Period

One option is for the buyer to pay $980 within the 10-day discount period
ending November 22. The $20 sales discount is computed as $1,000 × 2%.
If the customer pays on (or before) November 22, Z-Mart records the cash
receipt as follows.

Sales Discounts is a contra revenue account, meaning the Sales Discounts

account is subtracted from the Sales account when computing net sales.

BAOPT12 | ACC101 45
 Sales with Cash Discounts
(Trả tiền sau kỳ chiết khấu)

Buyer Pays after Discount Period

The customer’s second option is to wait 45 days until December 27 (or at

least until after the discount period) and then pay $1,000. Z-Mart records
that cash receipt as

BAOPT12 | ACC101 46
 Sales with Returns and Allowances
(Hàng bán bị trả lại)

Buyer Returns Goods—Revenue Side

When a buyer returns goods, it impacts the seller’s revenue and cost
sides. When a return occurs, the seller debits. Assume that a customer
returns merchandise on November 26 that sold for $15 and cost $9

Sales Returns and Allowances is a contra revenue account

BAOPT12 | ACC101 47
 Sales with Returns and Allowances
(Hàng bán bị trả lại)
Buyer Returns Goods—Cost Side
When a return occurs, the seller must reduce the cost of sales. Continuing the example
where the returned items sold for $15 and cost $9, the cost-side entry depends on
whether the goods are defective.

Returned Goods Not Defective.

Returned Goods Are Defective.

BAOPT12 | ACC101 48
 Sales with Returns and Allowances
(Giảm giá hàng bán)

Buyer Granted Allowances

Assume that $40 of merchandise previously sold is defective, but the
buyer keeps it because the seller offers a $10 price reduction paid in cash
to the buyer.

If a buyer is not satisfied with the goods, the seller might offer a price reduction
for the buyer to keep the goods.

If the seller has not yet collected cash for the sale, the seller could credit the
buyer’s account.

BAOPT12 | ACC101 49
 Need-to-know 5-3

BAOPT12 | ACC101 50
 Need-to-know 5-3

BAOPT12 | ACC101 51
 Need-to-know 5-3

BAOPT12 | ACC101 52
 Adjusting and closing for merchandisers
(Bút toán điều chỉnh và khóa sổ)

Merchandising Cost Flow in the Accounting Cycle

BAOPT12 | ACC101 53
 Adjusting Entries for Merchandisers
(Bút toán điều chỉnh)

Inventory Shrinkage—Adjusting Entry

A merchandiser using a perpetual inventory system makes an adjustment to

Merchandise Inventory for any loss of merchandise, including theft and
deterioration. Shrinkage is the loss of inventory, and it is computed by
comparing a physical count of inventory with recorded amounts.
Z-Mart’s Merchandise Inventory account at the end of the year has a balance
of $21,250, but a physical count shows only $21,000 of inventory exists. The
adjusting entry to record this $250 shrinkage is

BAOPT12 | ACC101 54
 Adjusting Entries for Merchandisers

Sales Discounts, Returns, and Allowances—Adjusting Entries

Revenue recognition rules require sales to be reported at the amount expected
to be received. This means that period-end adjusting entries are commonly
made for
• Expected sales discounts.
• Expected returns and allowances (revenue side).
• Expected returns and allowances (cost side).
These three adjustments produce three new accounts:
• Allowance for Sales Discounts,
• Sales Refund Payable,
• Inventory Returns Estimated.

BAOPT12 | ACC101 55
 Preparing Financial Statements

• The financial statements of a merchandiser are similar to those for

a service company described in prior chapters.
• The income statement mainly differs by the addition of cost of
goods sold and gross profit.
• Net sales is affected by discounts, returns, and allowances, and
some additional expenses such as delivery expense and loss from
defective merchandise.
• The balance sheet differs by the addition of merchandise
inventory as part of current assets.

BAOPT12 | ACC101 56
 Closing Entries for Merchandisers

BAOPT12 | ACC101 57
 Closing Entries for Merchandisers

*Period-end adjustments depend

on unadjusted balances, which
can reverse the debit and credit in
the adjusting entries shown

BAOPT12 | ACC101 58
 Multiple-Step Income Statement

BAOPT12 | ACC101 59
 Single-Step Income Statement

It lists cost of goods sold as another expense and shows only one subtotal for total
expenses. Expenses are grouped into few, if any, categories.
Many companies use formats that combine features of both single- and multiple-step
statements.
Management chooses the format that best informs users.

BAOPT12 | ACC101 60
 Classified Balance Sheet

The classified balance sheet reports merchandise inventory as a current asset,

usually after accounts receivable, according to how quickly they can be converted
to cash.
Inventory is converted less quickly to cash than accounts receivable because
inventory first must be sold before cash can be received.

BAOPT12 | ACC101 61
 ĐẠI HỌC FPT CẦN THƠ

End of Chapter 5

BAOPT12 | ACC101 62