BỘ NỘI VỤ

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI

CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY
CỔ PHẦN OMINEXT

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

Người hướng dẫn : THS. HOÀNG VĂN THANH
Sinh viên thực hiện : HOÀNG THỊ LỆ THÖY
Mã số sinh viên : 1405QTVC056
Khóa : 2014 – 2018
Lớp : ĐH.QTVP14C

Hà Nội - 2018
 LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Đề tài khóa luận “Hoạt động tổ chức các chuyến đi
công tác của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext” là đề tài do chính tôi thực
hiện. Tôi không sao chép bất kỳ thông tin, tài liệu nào không rõ nguồn gốc.
Nếu có vi phạm, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.
 LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời gian thực hiện Đề tài khóa luận, tôi đã nhận được
nhiều sự giúp đỡ từ th y cô, gia đ nh, bạn bè và đặc biệt từ giảng viên trực
tiếp hướng dẫn tôi hoàn thiện Đề tài khóa luận.
Với lòng biết ơn sâu sắc, tôi xin chân thành cảm ơn Ths. Hoàng Văn
Thanh đã tận t nh hướng dẫn, góp ý và truyền đạt cho tôi những kiến thức
c n thiết để tôi hoàn thành Đề tài khóa luận của m nh.
Đồng thời tôi cũng xin chân thành cảm ơn các th y, các cô khoa Quản
trị văn phòng và các th y cô Trung tâm thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội đã nhiệt t nh góp ý và cung cấp thông tin hỗ trợ tôi hoàn thiện Đề tài khóa
luận này.
Trong quá tr nh thực hiện Đề tài khóa luận, do tr nh độ nghiên cứu còn
nhiều hạn chế nên Đề tài không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Tôi rất mong nhận
được những ý kiến đóng góp của các th y cô và bạn đọc để Đề tài khóa luận
được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
 MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ...........................................................................................
LỜI CẢM ƠN.................................................................................................
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU ĐỒ.......................................................
DANH MỤC VIẾT TẮT................................................................................
PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài...........................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu........................................................................................2
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu................................................................3
4. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu................................4
5. Cơ sở phương pháp luận................................................................................4
6. Giả thuyết khoa học.......................................................................................5
7. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn..............................................................5
8. Cấu trúc đề tài khóa luận...............................................................................5
PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................6
Chƣơng 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC
CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC..............................................................................6
1.1. T m hiểu về một số khái niệm.................................................................6
1.2. Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác..................................................12
1.2.1. Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác......................12
1.2.2. Hoạt động của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác....21
1.2.3. Hoạt động của văn phòng sau chuyến đi công tác..........................22
Chƣơng 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI
CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẦN OMINEXT.....24
2.1. Sơ lược về Công ty Cổ ph n Ominext...................................................24
2.1.1. Lịch sử hình thành...........................................................................24
2.1.2. Tầm nhìn, sứ mệnh..........................................................................24
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext....28
2.2. Thực trạng hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác..........................35
 2.2.1. Nhận thức của nhân viên Văn phòng trong hoạt động tổ chức
chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phần Ominext.....................................36
2.2.2. Thực trạng hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác.....39
2.2.3. Thực trạng hoạt động của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi
công tác.....................................................................................................49
2.2.4. Thực trạng hoạt động của văn phòng sau chuyến đi công tác........52
2.3. Nhận xét, đánh giá về hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn
phòng Công ty Ominext...............................................................................58
2.3.1. Ưu điểm...........................................................................................58
2.3.2. Hạn chế...........................................................................................59
2.3.3. Nguyên nhân....................................................................................61
Chƣơng 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC
CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẦN
OMINEXT......................................................................................................64
3.1. Đối với Trưởng phòng và các cấp quản lý............................................64
3.1.1. Tạo môi trường làm việc thoải mái, tránh gây áp lực cho nhân viên
................................................................................................................... 64
3.1.2. Tuyển dụng thêm các nhân viên...................................................... 65
3.1.3. Xây dựng và ban hành văn bản quản lý..........................................67
3.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên
................................................................................................................... 69
3.1.5. Bố trí tài chính, đầu tư cơ sở vật chất.............................................71
3.2. Đối với nhân viên nhân viên Phòng HC- NS........................................72
3.2.1. Tự hoàn thiện các kỹ năng, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ.........73
3.2.2. Thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ được giao.............................75
KẾT LUẬN....................................................................................................78
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................79
PHỤ LỤC........................................................................................................
 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU ĐỒ

Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty Cổ phan Ominext 33

Bảng 2.1. Bảng thống kê số chuyến đi công tác của Ban lãnh đạo, các cấp
quản lý và các nhân viên tại Công ty Cổ phan Ominxext năm 2017...........35
Bảng 2.2. Bảng đánh giá tam quan trọng của hoạt động tổ chức các chuyến
đi công tác tại Văn phòng Công ty Cổ phan Ominext.................................37
Bảng 2.3. Bảng đánh giá mong muốn thực hiện công việc của các nhân viên
tại Văn phòng Công ty Cổ phan Ominext....................................................38
Bảng 2.4. Bảng khảo sát suy nghĩ của nhân viên tại Văn phòng Công ty Cổ
phan Ominext trong việc tổ chức các chuyến đi công tác............................39
Bảng 2.5. Khảo sát mức độ đánh giá của các Trưởng phòng, cấp quản lý và
các nhân viên tham gia các chuyến đi công tác đối với công tác chuẩn bị của
Văn phòng trong việc tổ chức chuyến đi công tác.......................................41
Bảng 2.6. Bảng Khảo sát mức độ bị phê b nh, khiển trách của nhân viên
Văn phòng trong quá tr nh chuẩn bị các chuyến đi công tác.......................41
Bảng 2.7. Bảng kháo sát mức độ đánh giá của các nhân viên phòng ban
khác đã từng tham gia chuyến đi công tác của Công ty trong công tác chuẩn
bị chuyến đi công tác của Văn phòng..........................................................42
Bảng 2.8. Bảng đánh giá mức độ thực hiện công việc của các nhân viên Văn
phòng về quá tr nh thực hiện những công việc trong chuyến đi công tác của
Phòng HC-NS Công ty Cổ phan Ominext...................................................49
Bảng 2.9. Bảng đánh giá mức độ thực hiện công việc của các nhân viên
Phòng ban khác về quá tr nh thực hiện những công việc trong chuyến đi
công tác của Phòng HC-NS Công ty Cổ phan Ominext..............................50
Bảng 2.10. Bảng Khảo sát tự đánh giá mức độ thực hiện những nhiệm vụ
được Trưởng phòng giao sau chuyến đi công tác của CEO, các quản lý cấp
cao và các nhân viên phòng ban khác của nhân viên Phòng HC-NS Công ty
Cổ phan Ominext.........................................................................................54
Bảng 2.11. Bảng khảo sát những nhiệm vụ chưa được thực hiện tốt trong
quá tr nh thực hiện các công việc được giao sau khi các chuyến đi kết thúc
của các nhân viên Phòng HC-NS Công ty Cổ phan Ominext......................55
Bảng 2.12. Bảng Khảo sát đánh giá mức độ thực hiện những nhiệm vụ của
Phòng HC-NS sau chuyến đi công tác của các nhân viên phòng ban khác
tại Công ty Cổ phan Ominext.......................................................................56

Biểu đồ 2.1. Biểu đồ thể hiện số chuyến đi công tác qua các tháng trong
năm 2017 của Công ty Cổ phan Ominext....................................................35
 DANH MỤC VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Chữ đƣợc viết tăt

ATLĐ An toàn lao động

BHLĐ Bảo hiểm lao động

BHXH Bảo hiểm xã hội

BHYT Bảo hiểm y tế

CBCNV Cán bộ công nhân viên

CNTT Công nghệ thông tin

HC-NS Hành chính-Nhân sự

HĐQT Hội đồng quản trị

TS Tiến sĩ

PGS Phó Giáo sư

 PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Chúng ta đang sống trong một xã hội phát triển, cùng với đó là sự cạnh
tranh, quy luật đào thải được đẩy lên mạnh mẽ. Để duy tr sự phát triển ổn
định và hạn chế những sai phạm về quy tr nh hoạt động, đòi hỏi phải có sự
hợp tác, phối hợp, hỗ trợ giữa các cá nhân, đơn vị trong cơ quan, tổ chức. Do
đó, công tác kiểm tra, theo dõi t nh h nh hoạt động của đơn vị luôn được các
cơ quan, tổ chức đặc biệt coi trọng. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, yêu cau
việc thực hiện các chuyến đi công tác ở mỗi cơ quan phải được diễn ra một
cách thường xuyên và hiệu quả.
Tổ chức chuyến đi công tác là hoạt động vô cùng quan trọng. Nó là
điều kiện cho việc nghiên cứu thị trường, đàm phán và kí kết hợp đồng giữa
các đối tác hay giải quyết t nh trạng bất ổn của các cơ quan. Bởi vậy, công tác
chuẩn bị các chuyến đi công tác không hề đơn giản và phải giao cho một đơn
vị chức năng chuyên môn trong cơ quan đảm nhiệm. Từ đó, Văn phòng là bộ
phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo, vừa đảm nhận chức năng tham
mưu, tổng hợp, vừa phụ trách hậu can của cơ quan, tổ chức.
Việc tổ chức các chuyến đi công tác là một trong những nhiệm vụ hàng
đau được ban lãnh đạo giao phó, buộc văn phòng phải có trách nhiệm xây
dựng và tổ chức các chuyến đi công tác của cơ quan theo đúng yêu cau của
ban lãnh đạo. Trong quá tr nh học tập và nghiên cứu, tôi nhận thấy, Văn
phòng Công ty Cổ phan Ominext đã có những nỗ lực và cố gắng không ngừng
trong việc tổ chức các chuyến đi công tác cho Ban lãnh đạo và các cấp quản
lý và nhân viên Công ty. Chính v vậy, tôi đã quyết định chọn đề tài “Hoạt
động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ phần
Ominext”. Hy vọng Đề tài không chỉ giúp Văn phòng Công ty nói riêng mà
các văn phòng của các doanh nghiệp khác có cái nh n toàn diện về hoạt động

1
tổ chức các chuyến đi công tác của đơn vị m nh, góp phan thực hiện tốt trách
nhiệm của văn phòng trong việc chuẩn bị chuyến đi công tác cho các công ty,
doanh nghiệp.
2. Lịch sử nghiên cứu
Ở Việt Nam, có rất nhiều nghiên cứu về chức năng nhiệm vụ của văn
phòng nói chung và tổ chức chuyến đi công tác của văn phòng nói riêng. Tuy
nhiên phan lớn các đề tài nghiên cứu thường tập trung nghiên cứu về những
nhiệm chung của bộ máy văn phòng hoặc một phan trong công tác tổ chức và
sắp xếp công việc chưa tập trung nghiên cứu về hoạt động tổ chức chuyến đi
công tác cho công ty, doanh nghiệp. Trong những nghiên cứu đó, có rất nhiều
các công tr nh trở thành giáo tr nh, tài liệu tham khảo như:
Giáo tr nh Quản trị văn phòng, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc
dân do GS. TS Nguyễn Thành Độ làm chủ biên (2013). Giáo tr nh giới thiệu
về công tác quản trị văn phòng, trong đó thể hiện rõ những chức năng, nhiệm
vụ của văn phòng trong cơ quan, tổ chức, bao gồm công tác tổ chức chuyến đi
công tác.
Giáo tr nh Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nhà xuất bản Đại học Quốc
gia Hà Nội do TS. Vũ Thị Phụng làm chủ biên. Giáo tr nh giới thiệu về nhiệm
vụ, chức năng, những năng lực, phẩm chất của người thư ký văn phòng, trong
đó có đưa ra quy tr nh tổ chức chuyến đi công tác cho cơ quan, doanh nghiệp.
Quản trị học, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân do PGS. TS.
Nguyễn Thị Ngọc Huyền; PGS. TS Đồng Thị Thu Hà; TS. Đỗ Thị Hải Hà
đồng chủ biên (2013). Cuốn sách đã được nghiên cứu về quy tr nh tổ chức và
sắp xếp công việc đảm bảo mục tiêu của tổ chức.
Bên cạnh các cuốn giáo tr nh nổi tiếng, xây dựng chuyến đi công tác
cũng là đề tài được nhiều tác giả quan tâm và dành thời gian nghiên cứu. Tuy
nhiên hau hết các đề tài nghiên cứu chỉ nghiên cứu một phan trong nhiệm vụ
xây dựng các chuyến đi công tác cho cơ quan, ví dụ như một số đề tài: “T m

2
hiểu về quy trình tổ chức chuyến đi công tác của cơ quan, tổ chức” của sinh
viên Định Thị Thơm trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2015, đề tài luận văn
của một nhóm sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được đăng tải năm
2013 “Quy trình lập kế hoạch, vận dụng thực hiện một kế hoạch cho một cuộc
họp và một chuyến công tác cho cơ quan”.
Bên cạnh đó cũng có một số đề tài nghiên cứu và tiếp cận hoạt động
của văn phòng trong việc tổ chức các chuyến đi công tác trọng phạm vi rộng
hơn tại các công ty trong nước như đề tài “Thực trạng và một số giải pháp
nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại
Hoàng Thành” của tác giả Phạm Thị Huyền hay đề tài của các bạn sinh viên
trường Đại học Khoa học, Xã hội và Nhân văn “Công tác tổ chức và hoạt
động văn phòng của công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị Giao
thông vận tải”.
Có thể nhận thấy, những đề tài trên đều thể hiện vai trò quan trọng của
văn phòng trong việc xây dựng các chuyến đi công tác không chỉ ở các cơ
quan mà còn ở các công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên phan lớn, các đề tài
chưa đi sâu vào những hoạt động của văn phòng trong việc xây dựng chuyến
đi công tác cho các công ty. Trên tinh than than kế thừa và phát huy những
mặt tích cực của các công trình nghiên cứu trước, tôi đã tìm hiểu và nghiên
cứu đề tài: “Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng Công
ty Cổ phần Ominext”.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu:
- Tìm hiểu hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn phòng Công
ty Cổ phan Ominext.
- Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức các chuyến đi
công tác của Văn phòng Công ty Ominext.

3
 Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Nghiên cứu về khái niệm văn phòng và hoạt động tổ chức chuyến đi
công tác của các công ty
- Tìm hiểu thực trạng hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn
phòng Công ty Ominext
- Nghiên cứu và đề ra giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức các
chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Ominext.
4. Đối tƣợng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn
phòng Công ty Cổ phan Ominext.
Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phan Ominext.
Thời gian nghiên cứu: Năm 2017-2018
5. Cơ sở phƣơng pháp luận
Phương pháp sử dụng tài liệu: Đọc và phân tích các tài liệu trên sách
báo, tạp chí, một số luận văn, khóa luận, giáo trình liên quan đến đề tài. Từ
đó, tổng hợp, hệ thống hóa, rút ra các nhận xét, kết luận can thiết phục vụ cho
hoạt động nghiên cứu.
Phương pháp điều tra thực tế: Trong quá trình thực hiện Đề tài, tôi đã
phát 28 Phiếu Khảo sát trong đó: 08 Phiếu Khảo sát cho các nhân viên Phòng
HC-NS, thu về 06 phiếu và 20 Phiếu cho các nhân viên phòng ban khác, thu
về 20 phiếu.
Phương pháp đàm thoại, phỏng vấn: Để có thêm nguồn thông tin chính
xác, tôi đã trao đổi và phỏng vấn một số nhân viên đang làm việc tại Phòng
HC-NS và các Phòng ban khác bằng cách đặt một số câu hỏi liên quan đến
nội dung hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác cho Công ty.
Phương pháp thống kê toán học: Dựa vào những Bảng khảo sát và số
liệu hoạt động tổ chức chuyến đi công tác qua các năm, từ đó xử lý các số liệu
thu được trong quá trình nghiên cứu, tính tổng số phiếu trong các câu hỏi

4
khảo sát.
Phương pháp quan sát: Tìm hiểu và khảo sát hoạt động tổ chức chuyến
đi công tác của Văn phòng Công ty Ominext
Phương pháp phân tích, tổng hợp: Trên cơ sở những thông tin thu thập
được, phân tích, chọn lọc và tổng hợp thông tin phục vụ quá trình nghiên cứu.
6. Giả thuyết khoa học
Nếu các nhân viên Văn phòng của Công ty Cổ phan Ominext thực hiện
tốt hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Công ty, sẽ tạo thành công
cho các chuyến đi công tác của Công ty.
7. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn
Ý nghĩa lý luận: Đề tài góp phan làm phong phú hơn hệ thống lý luận
về văn phòng và hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của văn phòng
trong các công ty
Ý nghĩa thực tiễn: Đề tài góp phan đánh giá hoạt động tổ chức các
chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ phan Ominext và đưa ra những
giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn
phòng Công ty Cổ phan Ominext. Đồng thời là tài liệu tham khảo cho các cá
nhân quan tâm đến văn phòng và hoạt động của văn phòng trong việc tổ chức
các chuyến đi công tác cho các công ty.
8. Cấu trúc đề tài khóa luận
Ngoài phan mở đau và kết luận, nội dung của đề tài được kết cấu thành
3 chương như sau:
Chương 1 Những vấn đề lý luận về hoạt động tổ chức chuyến đi công
tác
Chương 2 Thực trạng hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn
phòng Công ty Cổ phan Ominext
Chương 3 Giải pháp nâng cao hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của
Văn phòng Công ty Cổ phan Ominext

5
 PHẦN NỘI DUNG

Chƣơng 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG
TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

1.1. Tìm hiểu về một số khái niệm

* Khái niệm văn phòng

Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, người ta luôn nhấn
mạnh đến vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng. Văn phòng được coi là
bộ máy thực hiện các chức năng giúp việc phục vụ cho ban lãnh đạo doanh
nghiệp. Nó đảm bảo công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách
thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục và có hiệu quả.[9;1] Vậy văn
phòng được hiểu như thế nào?
Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những phương diện khác
nhau. Theo cách hiểu “tĩnh”, văn phòng là một địa điểm làm việc và có một vị
trí địa lý nhất định: Đó là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ trưởng hay
của một người “quan trọng”. Ví dụ, văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ,
văn phòng kiến trúc sư trưởng,…hoặc văn phòng là trụ sở làm việc của cơ
quan, đơn vị, dự án, là nơi mà các cán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó
hàng ngày đến làm việc. Ví dụ, văn phòng Bộ, văn phòng UBND, văn phòng
công trường...[12;2]
Theo cách hiểu “động” văn phòng là một hoạt dộng trong các cơ quan,
tổ chức. Hoạt động này thường được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư
như thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục
vụ hậu can đảm bảo các diều kiện can thiết cho hoạt động của cơ quan.[2;1]
Các cách hiểu trên đều có khía cạnh đúng nhưng nó chỉ phản ánh trên
một phương diện nhất định của thuật ngữ “văn phòng”. Để đưa ra một định

6
nghĩa chính xác và đay đủ về văn phòng chúng ta can xem xét toàn diện
những hoạt động diễn ra tại văn phòng trong các cơ quan, tổ chức.
Ở đau vào, theo quan điểm hệ thống, văn phòng bao gồm các hoạt động
trợ giúp lãnh đạo, tổ chức quản lý và sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên
các lĩnh vực chính trị, kinh tế, hành chính...theo các phương án sử dụng khác
nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Như vậy ở đau vào việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo những thông
tin can thiết để đề ra các quyết định chính xác là một trong những đặc thù của
công tác văn phòng.
Ở đau ra, văn phòng thực hiện những hoạt động phân phối, chuyển tài,
thu thập và xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo
yêu cau của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động sẽ góp phan hoàn thiện từng bước
công tác tổ chức điều hành thông tin trong từng đơn vị nhằm nâng cao hiệu
quả khai thác sử dụng thông tin trong quá trình tổ chức điều hành cơ quan, tổ
chức.[2;1]
Từ đó, để công tác văn phòng đạt được kết quản can có những điều
kiện sau đây:
Thứ nhất, bộ máy văn phòng phải được tổ chức phù hợp. Ở các cơ
quan, đơn vị có quy mô lớn, hoạt động đa dạng, bộ máy văn phòng can có đay
đủ các bộ phận với số lượng các nhân viên can thiết để thực thi mọi hoạt động
của văn phòng, đáp ứng đay đủ mọi hoạt động chung của cơ quan. Nhưng đối
với các tổ chức có quy mô nhỏ và các hoạt động mang tính thuan nhất, đơn lẻ
thì bộ máy văn phòng có thể gọn hơn mức tối thiểu. Ở đây từng nhân viên có
thể kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau, đáp ứng được yêu cau hoạt động
của tổ chức. Thực tế, có những nhà nghiên cứu hành chính đã đưa ra quan
điểm “không nhất thiết cơ quan, tổ chức nào cũng can phải có văn phòng”. Ở
các tổ chức lớn có văn phòng, còn các tổ chức vừa và nhỏ có phòng hành
chính, còn ở những tổ chức kinh doanh đơn lẻ, chỉ can một đến hai người có

7
năng lực có thể đảm nhận hết tất cả các công việc của văn phòng.
Thứ hai, văn phòng phải có địa điểm hoạt động, giao dịch nhất định,
tức là phải có một cơ sở hạ tang cụ thể như nhà xưởng, phương tiện, thiết bị
và các điều kiện vật chất khác đảm bảo cho các hoạt động thuận lợi. Vị trí, qui
mô của các yếu tố vật chất nêu trên cũng sẽ phụ thuộc vào đặc điểm của cơ
quan, tổ chức.[9;1]
Do đó, nếu chúng ta quan sát văn phòng ở trạng thái “tĩnh” thì văn
phòng bao gồm các yếu tố vật chất, nhà cửa, xe cộ, các thiết bị con người...có
trong văn phòng để thực hiện mục tiêu của cơ quan tổ chức. Nếu quan sát cơ
quan, tổ chức ở trạng thái “động” nó bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử
lý thông tin từ đau vào đến đau ra, phục vụ trong quá trình hoạt động và điều
hành mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.
Như vậy, từ nội dung và đặc điểm của công tác văn phòng, văn phòng
được hiểu theo nghĩa chung nhất: là bộ máy điều hành của cơ quan, đơn vị; là
nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý và chăm lo mọi
công việc hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức.[2;1]
*Khái niệm tổ chức
Tổ chức được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Khoa học quản lý
nghiên cứu tổ chức với tư cách là hệ thống con người - xã hội, với những quá
trình hiện tượng và hoạt động của con người. Để có một quan niệm khoa học
về tổ chức phải nhận thức nó ở hai góc độ, đó là: tổ chức với tính cách là một
thực thể và tổ chức với tính cách là một hoạt động.
Có nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức với tính cách là một thực thể.
Một trong những định nghĩa có ý nghĩa triết học sâu sắc đó là: “Tổ chức nói
mở rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có
một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là
thuộc tính bản thân các sự vật”. Đồng thời, theo gốc Hy Lạp „Organon‟ nghĩa

8
là „hài hòa‟, từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại
bản chất thích nghi với sự sống”. Hai định nghĩa này bao quát cả phan tự
nhiên và xã hội loài người. Từ khi xuất hiện loài người, tổ chức xã hội loài
người cũng đồng thời xuất hiện. Và tổ chức ấy không ngừng hoàn thiện, phát
triển nhân loại như ngày nay. Đó là nghĩa rộng, còn theo nghĩa hẹp, tổ chức là
một tập thể của con người tập hợp lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc
mục tiêu cụ thể.[7;1]
Như vậy khi xem xét “tổ chức” trên tính cách là một thực thể, “tổ chức”
chính là một đơn vị xã hội, bao gồm những thành viên cùng gia nhập vào đơn
vị xã hội đó để hoàn thành mục tiêu chung và mục tiêu cá nhân.
Vậy nếu xét “tổ chức” trên tính cách là một hoạt động thì sao?
Theo Chester I. Barnard: “tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay
nhiều người kết hợp với nhau, hợp tác và thỏa thuận một cách chính thức để
phối hợp nhằm hoàn thành mục tiêu chung”. Đồng thời, Theo Harold Koontz,
Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là “việc nhóm gộp các
hoạt động can thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho
một người quản lý với quyền hạn can thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều
kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”.[10;2]
Từ những quan niệm của các tác giả khác nhau, chúng ta có thể hiểu tổ
chức trên phương diện một hoạt động, đó là các hoạt động can thiết để xác
định cơ cấu, bộ máy của hệ thống, xác định những công việc phù hợp với
từng nhóm, sắp xếp từng bộ phận và giao phó các bộ phận cho các nhà quản
trị hay người chỉ huy với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn nhất định để thực
hiện công việc được giao.
Tổ chức là một trong những chức năng quan trọng của quá trình hoạt
động quản lý. Mục đích của tổ chức là đảm bảo cung cấp đay đủ, kịp thời số
lượng và chất lượng nhân lực, phối hợp các nỗ lực thông qua việc thiết kế một
cơ cấu tổ chức hợp lý và các mối quan hệ quyền lực. Đồng thời, tổ chức còn

9
hướng đến sự phân chia những nhiệm vụ chung thành những công việc cụ thể
cho từng bộ phận với những quyền hạn tương ứng. Với những hàm nghĩa này,
có thể thể nhận thấy, tổ chức là sự phân chia các nhiệm vụ thành những công
việc, trao quyền hạn, xác định những nguyên tắc thích hợp cho các bộ phận.
Do đó, chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản, tổ chức là quy trình thiết kê
bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn nhân lực nhằm thực
hiện mục tiêu chung.[10;2]
Như vậy, xét trên phương diện, tổ chức với tính cách là một hoạt động
nó có vai trò quan trọng trong các kế hoạch và tiến hành thực hiện công việc
của cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt chức năng tổ chức trong cơ quan sẽ đảm
bảo được nề nếp, sự nhịp nhàng phối hợp giữa các bộ phận, đảm bảo tính kỷ
luật và phát huy được sở trường của mỗi cá nhân và bộ phận trong tổ chức.
* Khái niệm chuyến đi công tác
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, các lãnh đạo, cán bộ,
nhân viên thường có các chuyến đi công tác ngắn hạn hoặc dài hạn ở trong
nước và kể cả các chuyến đi công tác ở nước ngòai.
Đi công tác là việc lãnh đạo, các cán bộ, chuyên viên, nhân viên được
giao nhiệm vụ thực hiện và giải quyết các công việc tại một địa điểm khác,
không phải nơi làm việc thường ngày, với mục tiêu cụ thể trong thời gian nhất
định. Các chuyến đi công tác của cơ quan rất đa dạng như hội thảo, hội nghị,
kiểm tra, hướng dẫn cơ sở...từ trung ương đến địa phương. Mỗi chuyến đi
mang lại hiệu quả trên nhiều phương diện, do đó các chuyến đi công tác yêu
cau phải được tổ chức một cách chu đáo.
Mục đích chuyến đi công tác: Mỗi chuyến đi công tác bao giờ cũng gắn
với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức. Đồng thời nhằm
một mục đích cụ thể giải quyết những công việc đã được hoạch định trong
chương trình kế hoạch công tác. Tùy theo chức năng nhiệm vụ của mỗi cơ
quan mà chuyến đi công tác có thể là giải quyết công việc, thiết lập mối quan

10
hệ, nghiên cứu thị trường, kiểm tra đối tượng quản lý, đi tham quan, ký kết
hợp đồng, dự hội nghị, hội thảo…và đôi khi còn giải quyết những nhiệm vụ
đột nhiên diễn ra nhằm thực hiện những hoạt động mang tính chất đối ngoại
của cơ quan, tổ chức.[6;1]
Phạm vi chuyến đi công tác: Nước ta đang bước vào thời kỳ công
nghiệp hóa, hiện đại hóa nhằm đưa Việt Nam trở thành nước công nghiệp văn
minh hiện đại. Vì thế sự giao lưu quốc tế và hợp tác hữu nghị giữa các quốc
gia trên thế giới đang phát triển rất mạnh. Cho nên việc đi công tác của mỗi
cơ quan không chỉ giới hạn trong phạm vi quốc gia mà còn mở rộng ra phạm
vi quốc tế. Phạm vi chuyến đi công tác của mỗi cơ quan được xác định trên
các cơ sở như: Khả năng thiết lập mối quan hệ của cơ quan, quy mô, đặc thù,
chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.
Phạm vi chuyến đi công tác ở mỗi cơ quan không giống nhau. Với các
cơ quan Nhà nước ở Trung ương chuyến đi công tác thường diễn ra trong
phạm vi toàn quốc trên cơ sở các yêu cau của hoạt động quản lý, còn với các
công ty, xí nghiệp, đơn vị kinh tế… việc thực hiện chuyến đi công tác phụ
thuộc vào tiềm lực của doanh nghiệp và các quy định khung pháp lý do Nhà
nước quy định.[6;1]
* Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của văn phòng
Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của văn phòng là việc bộ
phận văn phòng xây dựng kế hoạch, chuẩn bị nội dung, phương tiện, giải
quyết các thủ tục hành chính...và kết hợp với các phòng ban khác để thực hiện
các công việc liên quan bao gồm: công tác của văn phòng trước chuyến đi,
hoạt động trong thời gian lãnh đạo đi công tác, và hoạt động của văn phòng
sau khi kết thúc chuyến đi công tác của lãnh đạo, các nhân viên trong chuyến
đi công tác của cơ quan, tổ chức.
Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác can phải được văn
phòng hoạch định, cân đối, đưa ra chương trình cụ thể theo từng tháng, quý,

11
năm và theo lịch làm việc chung. Từ đó theo dõi và chủ động tổ chức việc
thực hiện các chuyến đi công tác. Trước mỗi chuyến đi, văn phòng phải lập kế
hoạch chi tiết. Sau khi lập kế hoạch xây dựng chương trình cho chuyến đi, bộ
phận văn phòng còn phải tiến hành thực hiện chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu và
giải quyết các thủ tục hành chính có liên quan đến chuyến đi công tác;
phương tiện đi lại; liên hệ với địa điểm đến và kinh phí cho chuyến đi. Đồng
thời, bộ phận văn phòng phải đề xuất ý kiến vào kế hoạch nói trên trước khi
lãnh đạo phê duyệt. Khi kế hoạch được duyệt, cán bộ văn phòng được giao
nhiệm vụ có trách nhiệm theo dõi và chủ động đôn đốc các đơn vị chuẩn bị
đảm bảo đúng tiến độ thời gian thực hiện kế hoạch.
Có thể nói, văn phòng là bộ phận trung tâm của cơ quan. Do đó, việc
họach định các chuyến đi công tác của lãnh đạo và nhân viên là hết sức quan
trọng, đòi hỏi chuyên viên văn phòng phải có sự hiểu biết, nhanh nhẹn và tinh
tế để tổ chức một chuyến đi công tác thành công như ý.

1.2. Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác

1.2.1. Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác

Thực hiện các chuyến đi công tác là một công việc chiếm nhiều thời
gian của các cấp quản lý và các nhà lãnh đạo trong công ty. Có những chuyến
công tác mang tính chất định kỳ, thường xuyến nhưng cũng có những chuyến
công tác mang tính chất đột xuất. Tất cả đều phải đảm bảo cho chuyến công
tác đạt được mục tiêu đề ra. Để làm được điều đó, đòi hỏi không có sự sai sót
trong các khâu chuẩn bị và thực hiện chuyến đi.[12;2] Vì vậy, bộ phận văn
phòng can phải nắm được những công việc chuẩn bị và tổ chức cho các
chuyến đi công tác như sau:
(A) Xây dựng kế hoạch cụ thể trƣớc chuyến đi công tác:
Xây dựng kế hoạch cụ thể trước chuyến đi công tác là việc thiết kế và
xác định mục đích, yêu cau của chuyến đi; nội dung của chuyên đi, bao gồm:

12
thời gian bắt đau và kết thúc chuyến đi; địa điểm công tác; số lượng người
tham gia; phương tiện đi lại; lịch trình chuyến đi và liệt kê các cuộc gặp gỡ,
trao đổi, tọa đàm trong chuyến đi công tác để đảm bảo sự rõ ràng, hợp lý cho
chương trình qua bản kế hoạch chi tiết. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của
văn phòng trong mỗi doanh nghiệp. Do đó can được xây dựng một cách chi
tiết cẩn thận để chủ động bao quát hết tất cả công việc phòng tránh sai sót có
thể xảy ra. Bao gồm các nội dung:
- Xác định mục đích, yêu cầu cho chuyến đi:
Xác định mục đích, yêu cau cho chuyến đi là việc rất quan trọng để
định hướng, điều chỉnh các nhiệm vụ trong quá trình tổ chức và sắp xếp công
việc trong chuyến đi công tác.
Tùy vào nhiệm vụ của chuyến đi, văn phòng xác định mục đích cho
phù hợp. Phải xác định được rằng chuyến đi đó để làm gì, công tác ở trong
nước hay đi công tác nước ngoài? Mục đích cho chuyến đi có thể là giải quyết
công việc, thiết lập mối quan hệ, nghiên cứu thị trường, kiểm tra đối tượng
quản lý, đi tham quan, ký kết hợp đồng hay là dự hội nghị tại các công ty
khác… và đôi khi trong chuyến đi đó còn phải giải quyết những nhiệm vụ đột
xuất, bất ngờ diễn ra mang tính chất đối ngoại của công ty. Xác định mục đích
chuyến đi mới có thể chuẩn bị được những bước tiếp theo, do đó đòi hỏi mục
đích phải thông qua lãnh đạo, được xây dựng cụ thể và rõ ràng.
- Xác định nội dung chuyến đi:
Sau khi xác định đươc mục đích của chuyến đi, bộ phận văn phòng xây
dựng nội dung của chuyến đi. Nội dung bao gồm:
(1) Thời gian và địa điểm đến: Xác định thời gian bắt đau di chuyển, và
thời gian di chuyển đến địa điểm. Đồng thời xác định thời gian cụ thể đến địa
điểm trong chuyến đi với nội dung gì, đảm bảo hoàn thành được các mục tiêu
đề ra.
(2) Thành phan người tham gia: Khi xây dựng nội dung cho chuyến đi

13
công tác can xác định rõ thành phan tham gia gồm những cá nhân, đơn vị nào.
Yêu cau liệt kê đay đủ họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác tránh nham lẫn,
hiểu lam trong công ty.
(3) Phương tiện đi lại: Phương tiện đi lại là yếu tố không thể coi nhẹ
trong hoạt động chuẩn bị chuyến đi công tác. Văn phòng phải chu đáo trong
công tác này để không làm ảnh hưởng đến hiệu quả của chuyến đi. Tùy vào
địa điểm đến để xác định phương tiện phù hợp, không chỉ phương tiện đi đến
địa điểm công tác mà còn phải xác định phương tiện di chuyển trong quá trình
công tác tại đó.
(4) Lịch trình chuyến đi: Lịch trình chuyến đi bao gồm lịch trình di
chuyển và lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn. Trong lịch trình di chuyển, văn
phòng xác định rõ thời gian và địa điểm di chuyển đến từng địa điểm trong đó
có các cuộc hẹn nào, đia điểm ăn uống, nghỉ ngơi...như thế nào. Với lịch trình
cuộc hẹn, văn phòng liệt kê cụ thể, thống nhất với lịch trình di chuyển về thời
gian, địa điểm cho từng cuộc hẹn, tránh trùng lặp cuộc hẹn và địa điểm với
các cuộc hẹn khác.
(5) Liệt kê các cuộc gặp gỡ, tọa đàm: Trong những chuyến đi công
tác, các nhà lãnh đạo thường xuyên gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm với đối tác
liên quan đến mục đích của chuyến đi. Tuy nhiên cũng có những cuộc gặp
nằm ngoài mục đích chính của chuyến đi. Trong những trường hợp như
vậy, nếu đó là cuộc gặp quan trọng liên quan đến hoạt động đối ngoại của
công ty, cá nhân tham gia chuyến đi can đề xuất với lãnh đạo và trao đổi
với bộ phận văn phòng để thêm vào kế hoạch chi tiết các cuộc gặp gỡ đó.
Còn với những trường hợp không quan trọng và không liên quan đến công
việc, các cá nhân tham gia chuyến đi công tác tự sắp xếp không làm ảnh
hưởng đến mục tiêu chuyến đi và kế hoạch của bộ phận văn phòng đã đề
ra. Do vậy, để liệt kê chính xác các cuộc gặp gỡ của các lãnh đạo, các cấp
quản lý, nhân viên...tham gia chuyến đi công tác, văn phòng phải dựa vào

14
lịch trình của chuyến đi đó.
- Xác định kinh phí chuyến đi:
Xác định kinh phí cho chuyến đi dựa vào những yếu tố như: Thời
gian công tác, số lượng người tham gia, phương tiện đi lại, giải quyết thủ
tục hành chính, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, kinh phí ăn uống, sinh hoạt...và rất
nhiều những yếu tố khác phụ thuộc vào mục đích của chuyến đi. Việc xác
định kinh phí đòi hòi các cá nhân khi thực hiện can phải cân nhắc, tính toán
và trao đổi với phòng ban khác và người tham gia công tác để xác định
kinh phí chính xác và hợp lý nhất.
- Xác định cá nhân, phòng ban thực hiện và phối hợp thực hiện:
Việc xác định các cá nhân, phòng ban thực hiện và phối hợp thực
hiện các nhiệm vụ trong công tác chuẩn bị được ban lãnh đạo chỉ đạo và ra
quyết định. Tuy nhiên, trách nhiệm chính vẫn thuộc về văn phòng. Các
phòng ban khác sẽ phụ trách phối hợp thực hiện trong những hoạt động có
liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng ban mình.
Có thể nói, xây dựng kế hoạch cụ thể trước chuyến đi công tác là
nhiệm vụ đau tiên và đặc biệt quan trọng trong hoạt động chuẩn bị chuyến đi
công tác. Nếu không xây dựng kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác một cách
tỉ mỉ, chi tiết, rất dễ nảy sinh những sai sót trong quá trình thực hiện và
nghiêm trọng hơn nếu không xử lý kip thời sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả
của chuyến đi. Do đó, tại nhiệm vụ đau tiên, đòi hỏi bộ phận văn phòng phải
thực hiện một cách cẩn thận, xin ý kiến của ban lãnh đạo và những cá nhân,
đơn vị tham gia chuyến đi công tác.[4;1]
(B) Thực hiện việc chuẩn bị các chuyến đi công tác
Sau khi kế hoạch đã được xây dựng cụ thể, chi tiết và được ban lãnh
đạo phê duyệt, bộ phận văn phòng triển khai thực hiện theo đúng kế hoạch
và thông báo cho các phòng ban khác để phối hợp thực hiện với những
công việc cụ thể sau:

15
 - Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác:
Việc liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác là một trong những
khâu nghiệp vụ quan trọng và phải thực hiện đau tiên trong hoạt động chuẩn
bị các chuyến đi công tác. Tuy nhiên, không phải chuyến đi công tác nào, văn
phòng cũng phải liên hệ trước. Bởi điều này sẽ không được tiến hành nếu
chuyến đi đó mang tính bất ngờ hoặc nhằm mục đích kiểm tra, theo dõi. Mặc
dù vậy, với chuyến đi thông thường, liên hệ với đơn vị tiếp nhận là một yêu
cau bắt buộc. Điều này sẽ giúp văn phòng có được sự phối hợp, hỗ trợ của cơ
quan tiếp nhận để thực hiện mục đích chuyến đi.
Văn phòng nên chọn thời điểm thích hợp khi tiến hành các hoạt động
này. Việc thông báo quá sớm hay quá muộn đều có khả năng ảnh hưởng đến
sự phối hợp giữa hai bên. Trong trường hợp chuyến đi bị hủy bỏ, hoặc thay
đổi một số nội dung sau khi đã liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi, văn phòng
có trách nhiệm thông báo cho kịp thời cho các cơ quan, cá nhân tiếp nhận.
Khi liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi, văn phòng phải đảm bảo yêu cau về
thông tin chính xác, đay đủ và kịp thời, bao gồm các nội dung như: mục đích
chuyến đi, nội dung công việc, thành phan tham gia, thời gian làm việc, các
cuộc găp gỡ, trao đổi...[2;1]
Việc liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác can được thực hiện
linh hoạt, văn phòng nên chú ý đến công việc này tránh xảy ra những tình
huống không mong muốn ảnh hưởng đến sự hợp tác của cơ quan mình và đơn
vị tiếp nhận chuyến đi công tác.
- Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu và giải quyết các thủ tục hành chính trước
chuyến đi công tác:
Để chuyến đi công tác được diễn ra đúng kế hoạch một cách nhanh
chóng và hiệu quả, bộ phận văn phòng có trách nhiệm chuẩn bị giấy tờ, tài
liệu và giải quyết các thủ tục hành chính theo đúng kế hoạch. Ngoài những
giấy tờ liên quan đến mục đích chuyến đi, văn phòng phải chuẩn bị thêm

16
những giấy tờ can thiết trong quá trình di chuyển và hoạt động của cá nhân,
đơn vị tham gia chuyến đi công tác. Với những chuyến đi hợp tác, ký kết hợp
đồng hay tham gia hội thảo, tọa đàm của lãnh đạo, văn phòng can chuyển bị
hợp đồng, tài liệu, bài phát biểu...một cách chu đáo. Nội dung của tài liệu,
giấy tờ can có sự phối hợp của văn phòng và các bộ phận chức năng, đối với
chuyến đi đặc biệt quan trọng can có sự trợ giúp của các chuyên gia, các cố
vấn để xây dựng nội dung bài phát biểu cho lãnh đạo. Bên cạnh đó, một số
chuyến đi cũng can có những tài liệu tham khảo như: các văn bản quy phạm
pháp luật thuộc các lĩnh vực chuyên môn, các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ và
các tài liệu liên quan...đòi hỏi các nhân viên văn phòng được giao nhiệm vụ
can tổng hợp tài liệu theo danh mục nghiên cứu, sưu tam tài liệu. Trong quá
trình tổng hợp, can đọc trước để đánh dấu những nội dung quan trọng, thậm
chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn những tài liệu và đánh dấu những nội dung
quan trọng, tham khảo, mang đi để sử dụng khi can thiết. [2;1]
Song song với quá trình chuẩn bị giấy tờ tài liệu, văn phòng cũng phải
giải quyết các thủ tục hành chính. Ở nhiệm vụ này, yêu cau bộ phận văn
phòng can thực hiện nhanh chóng và triệt để các thủ tuc chuyển giao công
việc trong thời gian các cá nhân, đơn vị đi công tác, xác nhận các loại giấy tờ
như quyết định cử đi công tác từ cấp trên, giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy
tờ khác về chức danh khoa học, chính trị, chứng minh thư của thành phan
tham gia chuyến đi công tác. Đặc biệt với những chuyến đi công tác nước
ngoài, can chuyển bị kỹ lưỡng hơn về các thủ tục như visa, hộ chiếu, giấy đi
đường, xuất cảnh, bảo hiểm...và các giấy tờ khác có liên quan.
Có thể nói, chuẩn bị giấy tờ tài liệu và giải quyết các thủ tục hành chính
là hai nội dung rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của chuyến đi
công tác. Khi thực hiện, cán bộ văn phòng can kiểm tra kỹ nhiều lan tránh sai
sót, làm mất thời gian của chuyến đi...

17
 - Chuẩn bị phương tiện đi lại:
Trong mỗi chuyến đi công tác, can phải có sự chuyển bị kỹ lưỡng về
phương tiện đi lại, không chỉ là phương tiện đi đến nơi công tác mà còn
phương tiện trong suốt quá trình công tác tại đó. Hay nói cách khác văn
phòng có trách nhiệm chuẩn bị tất cả các phương tiện sử dụng trong quá trình
công tác của đơn vị liên quan.
Căn cứ vào nhu cau di chuyển, địa điểm di chuyển, nhân viên văn
phòng được giao nhiệm vụ cân nhắc sử dụng phương tiện như thế nào cho
phù hợp. Lãnh đạo muốn sử dụng loại phương tiện nào, xe của công ty hay
thuê xe riêng; di chuyến đến địa điểm công tác bằng đường không, đường bộ
hay đường thủy. Nhân viên văn phòng phải nắm được đay đủ và chính xác
các thông tin, các phương tiện giao thông nơi đoàn đến công tác như:
+ Chế độ tiêu chuẩn các thành viên trong đoàn. Có thể thực hiện theo
các văn bản quy định của Bộ Tài chính hoặc các cơ quan, tổ chức, quy định
riêng của công ty
+ Bảng giờ đi, đến của từng loại phương tiện
+ Giá vé cụ thể
+ Độ dài quãng đường...
Trong quá trình chuẩn bị, nhân viên văn phòng được giao nhiệm vụ can
kiểm tra đay đủ vé xe, thời gian, ghế ngồi...thông báo cho các đơn vị liên
quan để mọi người có thời gian chuẩn bị, chủ động trước khi di chuyển. Đặc
biệt với phương tiện đi lại bằng máy bay, nhân viên văn phòng can chú ý một
số vấn đề sau: Khi đặt vé máy bay, cán bộ văn phòng phải lựa chọn hãng bay,
và cả thời gian bay phù hợp. Khi chọn chuyến bay, nhân viên văn phòng can
cân nhắc hai vấn đề: lãnh đạo và các cá nhân, đơn vị thích đi máy bay của
hãng nào và can những tiện nghi như thế nào. Ví dụ trên chuyến bay đường
dài có thể lãnh đạo muốn một vị trí thoải mái, từ đó lựa chọn chỗ ngồi phù
hợp nhất.[2;1]

18
Bên cạnh đó, nhân viên văn phòng can tìm hiểu kỹ quy định về hành lý

19
trên chuyến bay, chuẩn bị thủ tục giấy tờ cho chuyến bay và tham mưu cho
lãnh đạo về hành lý mang đi, đảm bảo hành lý lên máy bay hợp lệ để không
gặp trở ngại gì về kích thước, cân nặng và những vật dụng bị cấm mang
theo...Nếu làm tốt nhiệm vụ này, sẽ nhận được sự hài lòng từ lãnh đạo và
những đơn vị tham gia. Do đó, khi thực hiện, nhân viên văn phòng can cẩn
thận và tỉ mỉ.
- Chuẩn bị kinh phí:
Trong mỗi chuyến đi công tác thường phải chi rất nhiều khoản phí,
trong đó có cả những chi phí phát sinh bất ngờ. Do vậy, văn phòng khi chuẩn
bị kinh phí phải cân nhắc khi xây dựng kế hoạch dự trù kinh phí. Khi xây
dựng yêu cau phải liệt kê chính xác từng khoản chi, cân đối phù hợp, vừa
không để xảy ra tình trạng thiếu kinh phí vừa không gây lãng phí cho công ty.
Dựa vào bản kế hoạch công tác, văn phòng lập dự trù kinh phí. Trong
bản dự trù can có các khoản chi phí cơ bản như:
+ Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô
+ Tiền ăn, tiền nghỉ
+ Tiền lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính
+ Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị (nếu tổ chức yêu cau)
+ Chi phí phát sinh khác: thuốc men, tiệc chiêu đãi, chi phí dự phòng
rủi ro.[2;1]
Việc chuẩn bị kinh phí rất quan trọng cho chuyến đi công tác, nếu
không chuẩn bị tốt không những ảnh hưởng đến mục địch của chuyến đi mà
còn ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của công ty. Do đó, khi thực hiện, văn phòng
can trao đổi và xin góp ý từ các phòng ban khác trong chuyến đi để tránh
những khoản phát sinh quá nhiều, không kiểm soát được.
- Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở doanh nghiệp trong thời gian
lãnh đạo đi công tác:
Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc cho lãnh đạo trong công tác

20
quản lý điều hành, do đó ngoài những chức năng và nhiệm vụ quan trọng
chuyên môn, văn phòng còn giúp lãnh đạo theo dõi và kiểm tra giám sát tình
hình hoạt động của các phòng ban khác. Chính vì thế, khi lãnh đạo đi công
tác, bộ phận văn phòng sẽ được lãnh đạo giao nhiệm vụ cụ thể trong quá trình
không có mặt tại công ty.
Trước khi đi công tác, lãnh đạo sẽ triệu tập cuộc họp giao ban, văn
phòng sẽ ghi lại những công việc được lãnh đạo ủy quyền cho cấp phó bộ
phận văn phòng và thông báo cho tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp, để
mọi người nắm được tình hình và vai trò của lãnh đạo cấp phó, trách nhiệm
của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi vắng.
Sau khi thông báo cho các nhân viên, bộ phân văn phòng can xây dựng
bản kế hoạch công tác cụ thể theo thời gian lãnh đạo không có ở công ty, đảm
bảo duy trì hoạt động ổn định của tổ chức. Kế hoạch đó phải được xây dựng
trước khi lãnh đạo đi công tác, sau khi xây dựng, văn phòng xin lãnh đạo phê
duyệt, sau đó mới được thực hiện.
Như vậy, lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở công ty trong thời gian
lãnh đạo và các cấp quản lý đi công tác đòi hỏi sự cụ thể, rõ ràng từng nhiệm
vụ, những việc được phép làm và không được phép làm để lãnh đạo và các
nhân viên hiểu rõ, tránh gây mâu thuẫn, hiểu lam khi lãnh đạo không có mặt
tại công ty.
- Kiểm tra chuyến đi công tác lần cuối:
Có rất nhiều các chuyến đi gặp sai sót và không đạt được mục đích của
công ty khi không thực hiện điều này.
Kiểm tra chuyến đi công tác lan cuối là việc rất can thiết, để đảm bảo
rằng mọi thứ đã được chuẩn bị một cách kỹ lưỡng và rất chu đáo. Khi kiểm
tra lan cuối, can phải kiểm tra những thông tin: vé xe (vé máy bay, tàu...); xác
nhận đăng ký khách sạn, địa chỉ khách sạn và các biên nhận đặt chỗ; hộ chiếu,
visa; xác nhận phòng ngừa y tế (nếu can); thẻ tín dụng, tiền mặt; thư giới

21
thiệu; các loại bảo hiểm; sổ tay địa chỉ; giấy phép lái xe quốc tế (nếu can);
thông tin chuyến bay hoặc các phương tiện chuyên chờ khác; toa thuốc; giấy
tờ, tài liệu, hợp đồng...[2;1]
Lưu ý, trước khi kiểm tra lan cuối cùng, bộ phận văn phòng can thông
báo lại tất cả những thông tin can thiết về chuyến đi cho những người tham
gia chuyến đi công tác, những đơn vị, chức năng hỗ trợ trong việc chuẩn bị
chuyến đi công tác để mọi người lưu ý và sắp xếp hành lý cẩn thận, các đơn vị
chức năng có thể góp ý kịp thời và hỗ trợ thêm nếu cảm thấy có điều gì chưa
hợp lý.
Đây là một số thông tin can thiết buộc phải kiểm tra kỹ trước khi
chuyến đi công tác diễn ra, không nên coi nhẹ quá trình này. Bởi cẩn thận đến
đâu cũng không tránh khỏi những sai sót, càng kiểm tra kỹ càng hạn chế được
sai sót và chủ động trước những rủi ro có thể xảy ra.
Như vậy, qua quá trình xây dựng chương trình chuyến đi công tác cho
doanh nghiệp, có thể nhận thấy, trách nhiệm và nhiệm vụ của bộ phận văn.
Trong suốt quá trình lên kế hoạch chuẩn bị, đòi hỏi, các nhân viên văn phòng
phải tuân thủ đúng chuyên môn, nghiệp vụ, đồng thời phải sử dụng những kỹ
năng khác được trau dồi và rèn luyện trong cuộc sống, để có thể lên kế hoạch
và xây dựng một chuyến đi đạt kết quả tốt đẹp, được sự hài lòng, tin tưởng
của lãnh đạo và các cá nhân, bộ phận khác.

1.2.2. Hoạt động của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác

Về nguyên tắc, trong thời gian lãnh đạo đi công tác thì bộ phận văn
phòng vẫn tiến hành mọi công việc để đảm bảo cho hoạt động của công ty
diễn ra bình thường. Từ bản kế hoạch cụ thể của văn phòng xây dựng trước
đó đã được lãnh đạo phê duyệt, các đơn vị, bộ phận của công ty thực hiện
đúng lịch công tác theo kế hoạch như bình thường, đồng thời văn phòng thực
hiện những nhiệm vụ khác như sau:

22
 Theo dõi việc thực hiện công việc của người được ủy thác, xem công
việc đã được thực hiện hay chưa. Thông thường khi lãnh đạo đi công tác sẽ ủy
thác quyền cho các lãnh đạo cấp phó. Lúc này, yêu cau bộ phận văn phòng
phải hỗ trợ và tham mưu cho các lãnh đạo cấp phó thực hiện những nhiệm vụ
đã được ủy thác và duy trì hoạt động, nề nếp của công ty.[2;1]
Bên cạnh đó, đối với công tác thư tín, phải phân loại theo tam quan
trọng như hồ sơ khẩn, hồ sơ những việc can làm, hồ sơ để thông báo...Đây
đều là những loại hồ sơ quan trọng, can phân loại cẩn thận, lập mục lục hồ sơ
rõ ràng, chi tiết, thuận tiện cho việc tra cứu và phân chia trách nhiệm cho từng
phòng ban. Sau khi phân loại tâm quan trọng, văn phòng có trách nhiệm
chuyển những tập hồ sơ này cho các cá nhân, phòng ban được quyền xử lý
hoặc chính bộ phận văn phòng phải giải quyết.
Ngoài ra, văn phòng còn có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện những
công việc phải làm và ghi chép lại để báo cáo, đối với thư tín là sổ tóm tắt thư
tín, và sổ nhật ký các hoạt động can lưu ý. Trong thời gian lãnh đạo đi công
tác, văn phòng phải luôn liên lạc với thủ trưởng, báo cáo tình hình hoạt động
của cơ quan và nhanh chóng giải quyết các vấn đề phát sinh trong chuyến đi
công tác của lãnh đạo.[2;1]
Có thể nói, trách nhiệm của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công
tác ảnh hưởng rất lớn đến việc duy trì hoạt động của công ty, đòi hỏi văn
phòng phải thực hiện tốt nhiệm vụ của mình và nhiệm vụ được lãnh đạo ủy
thác.

1.2.3. Hoạt động của văn phòng sau chuyến đi công tác

Sau mỗi chuyến đi công tác, nhất là những chuyến đi công tác dài ngày,
có những chuyến đi công tác lên tới hàng tháng, đòi hỏi bộ phận văn phòng
phải thực hiện đay đủ các nhiệm vụ được giao.
Trước tiên, văn phòng phải báo cáo tóm tắt những diễn biến trong đơn
vị của công ty suốt thời gian lãnh đạo đi công tác. Để báo cáo được, văn
23
phòng tổng hợp thông tin từ sổ tóm tắt thư tín và nhật ký hoạt động can lưu ý,
cũng như từ quan sát của bộ phận để nêu tình hình hoạt động của công ty một
cách khách quan nhất. Đồng thời, văn phòng phải theo dõi và trao đổi với
người ủy thác xem công việc đã được thực hiện chưa. Với những công việc đã
hoàn thành, yêu cau đơn vị đó chuẩn bị lập hồ sơ nộp giao lưu trữ, còn với
những việc chưa hoàn thành, báo cáo lại với lãnh đạo để lãnh đạo nắm được
tình hình thực hiện công việc của các cá nhân, phòng ban, đơn vị.
Ngoài ra văn phòng còn thực hiện các nhiệm vụ như:
- Báo cáo sổ tóm tắt thư tín, và sổ nhật ký các hoạt động hành chính
cho lãnh đạo thông qua.
- Nhận giấy tờ, chứng chỉ, chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán.
Lưu giữ các loại giấy tờ trên để thêm vào hồ sơ đi công tác.
- Soạn thảo thư cảm ơn và những người tiếp xúc trong chuyến đi công tác.
- Lưu trữ tất cả các tài liệu, hồ sơ được hình thành trong chuyến đi để
lập hồ sơ cho chuyến đi công tác của công ty.[2;1]
Nhìn chung, trách nhiệm của văn phòng sau chuyến đi công tác được
thể hiện rất rõ trong nhiệm vụ, chức năng của bộ phận văn phòng. Để thực
hiện công tác này hiệu quả, yêu cau bộ phận văn phòng phải thực hiện cẩn
thận, tỉ mỉ và chu đáo để đạt được mục đích của chuyến đi công tác.
Như vậy, có thể khẳng định tổ chức chuyến đi công tác là một trong
những nhiệm vụ rất quan trọng của văn phòng. Thành công của chuyến đi đó
có sự đóng góp to lớn của văn phòng kể từ giai đoạn lập kế hoạch cho đến khi
tổ chức thực hiện, kết thúc quá trình thực hiện và đánh giá chuyến đi công tác.
Nhân viên văn phòng phải ý thức được trách nhiệm và vai trò của mình để
vận dụng những kỹ năng chuyên môn của mình, kết hợp với hiểu biết và kỹ
năng giao tiếp, kỹ năng thuyết phục và một số các kỹ năng khác góp phan
thực hiện những chuyến đi công tác của công ty đạt được thành công.

24
 Chƣơng 2
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẦN OMINEXT

2.1. Sơ lƣợc về Công ty Cổ phần Ominext

Tên công ty: Công Ty Cổ Phan Ominext

Loại hình: Công ty cổ phan
Quy mô: 100 - 499 người
Địa chỉ: Tang 8 tòa nhà CTM Complex, 139 đường Cau Giấy, Hà Nội
Lĩnh vực kinh doanh: Sản xuất sản phẩm điện tử, máy vi tính, sản phẩm
quang học, linh kiện điện tử.

2.1.1. Lịch sử hình thành

Công ty cổ phan Ominext là công ty vốn 100% của VIệt Nam, được
sáng lập bởi các du học sinh đã có thời gian dài sinh sống, học tập và làm việc
tại Nhật Bản. Ominext tập trung vào thị trường tiềm năng Nhật Bản và luôn
tích cực đào tạo, xây dựng một phong cách làm việc chuyên nghiệp, nền tảng
kỹ thuật mạnh mẽ, ngôn ngữ thành thạo để khẳng định vị thế của các công ty
100% vốn Việt Nam trong thị trường quốc tế.
Được thành lập vào ngày 13/01/2012, Ominext là công ty IT hoạt
động trong lĩnh vực phát triển và xuất khẩu phan mềm y tế cho thị
trường Nhật với trụ sở chính tại Việt Nam và 2 chi nhánh tại Nhật Bản.
Sau hơn 5 năm không ngừng đổi mới và phát triển, Ominext tự hào là
đối tác đáng tin cậy, là người bạn đồng hành cùng các start up và nhiều
tập đoàn lớn tại Nhật xây dựng các sản phẩm y tế hướng tới hàng triệu
người dùng tại cả thị trường Nhật Bản và Việt Nam.

2.1.2. Tầm nhìn, sứ mệnh

Không chỉ dừng ở việc gia công phan mềm, tam nhìn của Ominext là

25
trở thành một Công ty Vendor cung cấp những giải pháp công nghệ tối ưu,
giải quyết các “bài toán” khó trong thực tế và sang tạo nên những sản phẩm
đẳng cấp quốc tế. Trở thành Công ty IT hàng đau Việt Nam trong lĩnh vực y
tế, không chỉ tại thị trường Nhật Bản mà còn đáp ứng tốt nhu cau công nghệ
của ngành y tế nước nhà.
* Dịch vụ chính của Ominext:
- Phát triển các phan mềm Web và Mobile
- Nghiên cứu và phát triển sản phẩm công nghệ trong lĩnh vực y tế
mang thương hiệu Ominext
- Làm cau nối tạo cơ hội việc làm tại Nhật Bản cho người Việt
- Ứng dụng Internet, phát triển ứng dụng đám mây
- Ứng dụng di động
- Chương trình đồ họa
- Trò chơi và cac ứng dụng duy trì
* Giải thưởng của Ominext:
- Huy chương vàng ICT Việt Nam năm 2016
- Giải thưởng Thương hiệu hàng đau - TOP Brands 2016
- Top 50 Doanh nghiệp CNTT hàng đau Việt Nam 2016
Với mong muốn trở thành một doanh nghiệp đi đau trong việc sản
xuất các sản phẩm công nghệ, đem sự sáng tạo của tuối trẻ Việt Nam ra
thị trường quốc tế, Ominext luôn chú trọng và quan tâm sâu sắc đến yếu
tố con người. Tại Ominext, các thành viên đều được làm việc trong một
môi trường chuyên nghiệp, hiện đại với nhiều chương trình đào tạo nâng
cao kỹ năng và cơ hội phát triển nghề nghiệp rộng mở.
Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phan Ominext
Công ty Cổ phan Ominext là đơn vị hoạt động hạch toán độc lập. Bộ
máy quản lý của Công ty theo hình thức Trực tuyến chức năng và chỉ đạo
thống nhất từ trên xuống dưới có nghĩa là các phòng ban tham mưu với Giám

26
đốc theo chức năng và nhiệm vụ của mình, giúp Ban Giám đốc đưa ra những
quyết định có lợi cho Công ty. (xem Sơ đồ tại Phụ lục 3)
Cơ cấu tổ chức của Công ty gồm có:
* Ban lãnh đạo:
- Hội đồng quản trị (HĐQT): Trong đó có 01 Chủ tịch HĐQT (Giám
đốc Đại diện); 01 Phó Chủ tịch HĐQT và 01 Phó Chủ tịch Điều hành
- Ban Giám đốc: 01 – Giám đốc Đại diện tại trụ sở Nhật Bản
01- Giám đốc (CEO) tại Việt Nam
* Các Phòng, Ban chức năng:
- Ban Cố vấn, Trợ lý Giám đốc:
Có chức năng và nhiệm vụ sau:
+ Đề xuất và tham mưu cho Ban Giám Đốc Công ty về tổ chức bộ máy
nhân sự trên công trường.
+ Tham mưu cho Ban Giám Đốc về các giải pháp thi công, biện pháp
thi công ở các công trình.
+ Tham mưu cho Ban Giám Đốc về công cụ, dụng cụ thi công ở các
công trình.
+ Kiểm tra việc thực hiện nội quy, kỷ luật của các CBNV tại các công
trình gồm : giờ giấc làm việc, tác phong làm việc, BHLĐ, ATLĐ để đảm bảo
việc thực thi đúng quy định.
+ Giám sát và kiểm tra cách thức bảo quản & sử dụng công cụ, dụng
cụ, vật tư tại các công trình.
- Phòng Kinh doanh- Xuất nhập khẩu:
Có chức năng và nhiệm vụ sau:
+ Làm công tác tiếp nhận sản phẩm Công ty
+ Tìm kiếm thị trường và kinh doanh của Công ty
+ Nhập hàng hóa và xuất hàng hóa
- Phòng Maketing:

27
 Có chức năng và nhiệm vụ sau:
+ Xây dựng chiến lược quảng cáo, chiến lược truyền thông cho Công ty
+ Thực hiện kế hoạch phát triển của Công ty
+ Phối hợp với Phòng Kinh doanh xây dựng ý tưởng quảng cáo
- Phòng tài chính - Kế toán:
Có chức năng và nhiệm vụ sau:
+ Phân tích hoạt động kinh tế của Công ty
+ Lập kế hoạch thu chi theo tháng, quý, năm
+ Quyết toán tài chính theo từng hợp đồng và hàng năm
+ Tổ chức theo dõi nguồn vốn của Công ty
+ Phối hợp với Phòng ban khác tham mưu cho lãnh đạo về mặt theo
dõi, quản lý, mua sắm vật tư, trang thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh....
- Phòng Hành chính – Nhân sự:
Có chức năng và nhiệm vụ sau:
+ Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, ngân sách
và các chế độ chính sách nhân sự.
+ Tuyển dụng nhân sự cho Công ty
+ Đào tạo và phát triển nhân lực
+ Quản lý mối quan hệ nhân sự. Lương thưởng và phúc lợi
+ Quản lý thủ tục hành chính nhân sự
+ Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản hành chính văn
phòng, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng
chống cháy nổ trong công ty.
+ Thực hiện Công tác hành chính
+ Tham mưu đề xuất cho Ban Giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lãnh
vực Hành chính-Nhân sự
+ Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cau nối giữa
Ban Giám đốc và Nhân viên

28
 - Phòng Kỹ thuật- Thiết kế sản phẩm:
+ Hỗ trợ công việc về thiết kê Website, thiết kế đồ họa, mạng nội bộ,
domain, hosting, quản lý website nội bộ, các vấn đề liên quan đến kỹ thuật
+ Xây dựng, thiết kế, cải tiến các dòng sản phẩm theo kế hoạch Công ty
+ Hỗ trợ các Phòng ban khác về chuyên môn.
Như vậy, có thể nhận thấy, Công ty Cổ phan Ominext là Công ty lớn,
có tiềm lực kinh tế với đội ngũ nhân viên trẻ chuyên nghiệm và tài năng, cùng
với dòng sản phẩm chất lượng về thiết bị điện tử, phan mềm y tế, các dòng
úng dụng và trò chơi chất lượng. Trog tương lai không xa, hứa hẹn Công ty sẽ
có bước phát triển vững mạnh hơn nữa không chỉ dừng lại ở thị trường Nhật
Bản mà còn ở các nước khác trên thế giới.

2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext

Văn phòng Công ty Cổ phan Ominext là Phòng Hành chính – Nhân sự

(HC-NS). Đây là Phòng ban quan trọng của Công ty, được Công ty đặc biệt
quan tâm và khắt khe trong quá trình tìm kiếm những ứng viên phù hợp để
thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
* Chức năng, nhiệm vụ:
Chức năng tổng hợp: Là chức năng phân tích và tổng hợp các nguồn tin
đau vào, thông tin đau ra và thông tin nội bộ nhằm giúp cho trưởng các đơn vị
đưa ra những quyết định quản lý kịp thời và chính xác. Trong các thông tin
tổng hợp được có thể thông qua bộ phận tham mưu hoặc trực tiếp tiến trình
cho lãnh đạo.[1;13] Chức năng tổng hợp đòi hỏi nhân viên văn phòng phải
thực hiện tốt công tác hành chính như:
+ Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển bao gồm nguồn nhân lực,
ngân sách và các chế độ chính sách nhân sự: Hoạch định và phát triển nguồn
nhân lực cả về số lượng và chất lượng theo đúng yêu cau và phù hợp với
chiến lược phát triển của Công ty; hoạch định ngân sách nhân sự phù hợp với

29
điều kiện hoạt động của Công ty trong từng thời kỳ; xây dựng chính sách về
nhân sự như : mối quan hệ lao động, tiêu chuẩn công việc, an toàn lao động,
sức khoẻ và các vấn đề khác cho người lao động.[10]
+ Thực hiện Công tác hành chính: Quản lý dấu và ấn dấu, và thực hiện
các công việc thuộc lĩnh vực hành chính (giấy công tác, giấy giới thiệu; ban
hành, theo dõi và lưu các văn bản – gồm cả văn bản pháp lý của Công ty; tiếp
nhận, xử lý các văn bản, thư từ đến, … ); xây dựng hệ thống các qui chế, qui
trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó.; đảm
bảo công tác tiếp tân phục vụ, các cuộc họp, chuyến đi công tác hội nghị và
tiếp khách của Công ty; thực hiện các công việc đưa đón, mua vé máy bay,
làm vi sa, … phục vụ cho các đoàn khách và phục vụ cán bộ – nhân viên đi
công tác; lưu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản hành chính văn phòng Công
ty; tiếp nhận các loại văn bản từ cấp trên và các đơn vị khác; phân loại và
phân phối văn bản cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu
cau; chuyển giao văn bản tài liệu, báo chí, báo cáo đến các bộ phận liên quan;
đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phan việc được
giao; sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ
sơ; giữ bí mật nội dung các văn bản giấy tờ, tài liệu và quản lý tổng đài, máy
fax theo qui định của Công ty.[10]
+ Quản lý mối quan hệ nhân sự, lương thưởng và phúc lợi: Quản lý hồ
sơ nhân sự của toàn Công ty; quán triệt chế độ chính sách cho người lao động
thông qua việc thực hiện tốt các nội qui, qui định của công ty, các chế độ
chính sách của pháp luật về lao động hiện hành; hỗ trợ, giải quyết các chính
sách BHXH, BHYT và thanh tóan các chế độ trợ cấp khác theo qui định hiện
hành; giải quyết các tranh chấp lao động và tham gia xây dựng các mối quan
hệ lao động – các tổ chức đoàn thể; tham gia xử lý kỷ luật kịp thời, đúng
người, đúng việc và khen thưởng đối với từng cá nhân và các đơn vị trong
tòan công ty; quản lý theo dõi tình hình sử dụng lao động trong tòan công ty;

30
Tham gia quản lý các nguồn qũy nội bộ của Tổng Công ty; phối hợp tổ chức
các phong trào hoạt động văn hoá, du lịch,… khi có yêu cau và cau nối giữa
Ban lãnh đạo Công ty với người lao động.[10]
Chức năng tham mưu: Là chức năng nghiên cứu, đề xuất, tham mưu
cho lãnh đạo để đề ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả
hơn. Trong một cơ quan thủ trưởng là người lãnh đạo tất cả các công việc của
đơn vị mình và can phải nắm bắt và hiểu rõ tất cả các hoạt động của đơn vị
mình. Bên cạnh đó, các hoạt động trong cơ quan diễn ra trong phạm vi không
gian lớn ở tất cả các ngành tham gia.[1;14] Do đó đòi hỏi phải có bộ phận
tham mưu, thủ trưởng điều hành và ra quyết định quản lý.
Văn phòng tham mưu đề xuất cho Ban Lãnh đạo để xử lý các vấn đề
thuộc lĩnh vực Hành chính – Nhân sự về xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành
của Công ty, công tác đào tạo tuyển dụng trong Công ty, xây dựng các
phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao
động và công tác Hành chính – Nhân sự của Công ty. Cụ thể như sau:
+ Tuyển dụng nhân sự cho Công ty: Lập kế hoạch tuyển dụng hàng
tháng /quý/năm; dự trù, phân tích ngân sách tuyển dụng; hoàn thành chính
sách, thủ tục, quy trình tuyển dụng; xây dựng các công cụ tuyển dụng (bài
kiểm tra về IQ, EQ, tiếng Anh…), các tiêu chuẩn để đánh giá ứng viên chính
xác và khoa học; thực hiện và hướng dẫn các phòng ban, đơn vị/ khu vực;
thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân viên theo đúng quy trình, thủ tục, chính
sách của Công ty; đánh giá chất lượng tuyển dụng, chi phí trong báo cáo
chiến lược nhân sự của Công ty; tổ chức hướng dẫn ký kết các thoả thuận,
hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động cho nhân viên.[10]
+ Tham mưu đề xuất cho Ban lãnh đạo để xử lý các vấn đề thuộc lãnh
vực Hành chính - Nhân sự: Tham mưu cho Ban lãnh đạo về việc xây dựng cơ
cấu tổ chức, điều hành của Công ty; công tác đào tạo tuyển dụng trong Công
ty; xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi

31
cho người lao động và công tác Hành chính – Nhân sự của Công ty.[10]
+ Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cau nối giữa
ban lãnh đạo và người lao động: Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác
đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự và các bộ phận liên quan về
công tác hành chính.[10]
+ Đào tạo và phát triển nhân lực: Xây dựng các chính sách về đào tạo
và phát triển nhân lực; dự trù, phân bổ kinh phí đào tạo trong từng thời kỳ; tổ
chức huấn luyện và đào tạo cho các cán bộ quản lý cấp trung gian; đánh giá
chất lượng sau đào tạo.[10]
Chức năng hậu cần: Là chức năng tổ chức, sắp xếp, đảm bảo điều kiện
vật chất, phương tiện cho cơ quan văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc
của cơ quan, tổ chức các buổi hội họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị các
chuyến đi công tác cho cơ quan, quản lý vệ sinh, môi trường, kinh phí mua
trang thiết bị văn phòng của cơ quan, doanh nghiệp.[1;15]... Do đó, chức năng
hậu can hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, ảnh
hưởng trực tiếp đến tiến độ, hiệu quả công việc và mục tiêu của tổ chức.
+ Quản lý, sử dụng và bảo vệ các loại tài sản hành chính văn phòng,
đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống
cháy nổ trong công ty: Quản lý hồ sơ các loại tài sản hành chính của Công ty;
theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại tài sản hành
chính Công ty của các Phòng/ban; phối hợp với nhà cung cấp, phòng ban
chức năng trong (tổ chức) việc lắp đặt trang thiết bị văn phòng phục vụ cho
công việc chung; phối hợp đơn vị bảo trì thực hiện việc bảo trì thường xuyên
và bảo trì đột xuất trang thiết bị hành chính văn phòng. Không những thế, văn
phòng nhiều khi phải xử lý kịp thời những công việc liên quan đến công tác
bảo vệ, an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống
cháy nổ trong công ty, đặc biệt là kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người, phương
tiện ra vào cổng, trông giữ xe cho khách đến liên hệ công tác, CBCNV Công

32
ty.[10]

33
 Như vậy, ba chức năng trên đều không thể thiếu trong công việc văn
phòng. Chức năng nào cũng quan trọng, đặc biệt là chức năng tổng hợp với
vai trò trung tâm thực hiện trao đổi, cung cấp thông tin giúp lãnh đạo ra quyết
định và giúp các nhân viên nắm được mục tiêu, nhiệm vụ của mình trong cơ
quan doanh nghiệp. Vậy nên, văn phòng can thực hiện nghiêm túc và cân đối
các chức năng nhiệm vụ phù hợp để đảm bảo sự phát triển của cơ quan, doanh
nghiệp.
* Cơ cấu nhân sự:
Cơ cấu tổ chức của Phòng HC-NS gồm 14 nhân viên và 02 thực tập
sinh HC-NS đang học tập tại các trường Đại học.
Bao gồm:
- 01 Trưởng Phòng HC-NS
- 02 Phó Phòng HCNS
- 02 Nhân viên Lễ tân
- 01 Nhân viên Văn thư – Lưu trữ
- 02 Nhân viên Hành chính
- 01 Nhân viên Quản trị
- 02 Nhân viên Bảo vệ
- 03 nhân viên Tạp vụ

34
 Trưởng phòng HC-NS

Phó phòng HC-NS Phó Phòng HC-NS

Nhân viên Nhân viên Văn Nhân viên Nhân viên

Lễ tân thư-Lưu trữ Hành chính Quản trị

Tạp vụ Bảo vệ

Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext

Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, mọi hoạt động của Văn
phòng tuân thủ theo quy chế và nội quy của công ty, dưới sự điều hành của
CEO và các quản lý cấp cao nhằm thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được
giao; đảm bảo hoàn thành tốt các mặt công tác cụ thể như:
- Nhân viên Lễ tân:
+ Phụ trách hoạt động tiếp đón khách, trực lễ tân, nghe điện thoại.
+ Đăng tin tuyển dụng, tiếp đón và tổ chức cho ứng viên tới dự kiểm tra
và phỏng vấn
+ Xử lý, cập nhật hồ sơ ứng viên
+ Thực hiện các công việc khác theo yêu cau của Trưởng phòng, Phó
phòng và Giám đốc.
+ Làm việc tại sảnh ngoài Công ty: Tang 8 tòa nhà CTM Complex,
139 đường Cau Giấy, Hà Nội
- Nhân viên Văn thư - Lưu trữ:
+ Tiếp nhận các văn bản, thư đi, thư đến của công ty.

35
 + Lưu, sắp xếp hồ sơ, lập danh mục hồ sơ.
+ Quản lý, lưu trữ hồ sơ của Công ty
+ Các công việc khác khi được sự phân công củaTrưởng phòng, Phó
phòng và Ban giám đốc Công ty.
- Nhân viên hành chính:
+ Kiểm tra, soạn thảo các báo giá, hợp đồng tiếng Anh, tiếng Nhật
+ Soạn thảo các công văn,văn bản khi có yêu cau
+ Liên hệ, giao dịch với các khách hàng, đối tác nước ngoài trực tiếp,
hoặc bằng thư, điện thoại, email, fax theo yêu cau của Giám đốc
+ Phụ trách các công việc đối nội, sắp xếp hội họp, tổ chức chuẩn bi
các chuyến đi công tác cho Công ty
+ Hỗ trợ các nhân viên thực hiện các nhiệm vụ được giao tại Văn
phòng
+ Các công việc khác khi được sự phân công củaTrưởng phòng, Phó
phòng và Ban giám đốc Công ty.
- Nhân viên quản trị:
+ Quản lý trang thiết bị văn phòng của Công ty
+ Quản lý bộ phận bảo vệ và tạp vụ
+ Quản trị hệ thống mạng của Công ty
+ Hỗ trợ Lễ tân tuyển dụng và lưu trữ hồ sơ ứng viên
+ Các công việc khác khi được sự phân công của Trưởng phòng, Phó
phòng và Ban giám đốc Công ty.
Như vậy, dựa vào thông tin tìm hiểu được và bản mô tả công việc cho
từng vị trí nghề nghiệp tại văn phòng, cho thấy Công ty cổ phan Ominext
đang có những hướng đi rất rõ ràng trong việc xây dựng hệ thống bộ máy
quản lý, mỗi Phòng ban, nhân viên lại gắn với chức năng và nhiềm vụ khác
nhau để đảm bảo quá trình hoạt động hiệu quả.

36
 2.2. Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng
Công ty Cổ phần Ominext
Mỗi năm, Công ty Cổ phan Ominext đều có rất nhiều các chuyến đi
công tác cho CEO, các cấp quản lý, các trưởng phòng, phó phòng và một số
nhân viên Công ty. Trong đó, chủ yếu là các chuyến đi công tác tại nước
ngoài, tại thị trường Nhật Bản và một số chuyến đi khảo sát của nhân viên do
cấp trên chỉ đạo.
Theo những số liệu thống kê của Phòng HC-NS trong năm 2017 vừa
qua, các chuyến đi công tác của Công ty tăng nhiều hơn năm trước, tập trung
ở các tháng sau dịp tết Nguyên Đán và dịp gan cuối năm, cụ thể như sau:
Bảng 2.1. Bảng thống kê số chuyến đi công tác của Ban lãnh đạo, các cấp
quản lý và các nhân viên tại Công ty Cổ phần Ominxext năm 2017
Tháng Tháng Tháng Tháng
Tháng
01+02+3 4+5+6 7+8+9 10+11+12
Số chuyến đi
26 47 38 46
công tác
Tổng 137

Số chuyến đi công tác trong năm 2017

50
45
40
35
30
25
20 Số chuyến đi công tác
trong năm 2017
15
10
5
0
Tháng Tháng Tháng Tháng
01+02+3 4+5+6 7+8+9 10+11+12

Biểu đồ 2.1. Biểu đồ thể hiện số chuyến đi công tác qua các tháng
trong năm 2017 của Công ty Cổ phần Ominext

37
 Qua Bảng thống kê và Biểu đồ thể hiện số chuyến đi công tác của Công
ty Cổ phan Ominext, có thể nhận thấy, trong quá trình mở rộng thị trường,
Công ty đã tổ chức rất nhiều chuyến đi công tác. Đó là những chuyến đi tham
gia các buổi hội thảo, các cuộc họp của Công ty tại Nhật Bản; những chuyến
đi của các cấp quản lý tham dự các chương trình đào tạo, ký kết hợp đồng,
chia sẻ kinh nghiệm và khảo sát thị trường; những chuyến đi của nhân viên
phòng ban được giao nhiệm vụ học tập, hướng dẫn, chuyển giao phan mềm
dịch vụ...tại thị trường Nhật Bản, ngoài ra cung có những chuyến đi khảo sát
thị trường trong nước tại một số công ty đối tác tại những tỉnh thành khác
nhau.
Để nắm rõ thực trạng hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Phòng
HC-NS tại Công ty Cổ phan Ominext trong năm 2017 vừa qua, tôi đã phát 28
phiếu khảo sát, trong đó: 08 phiếu khảo sát cho các nhân viên Phòng HC-NS,
thu về 06 phiếu và 20 phiếu khảo sát cho các nhân viên thuộc phòng ban khác
như Phòng Maketing, Phòng Kinh doanh- Xuất nhập khẩu, Phòng Kỹ thuật
thu về 20 phiếu để có nguồn thông tin khách quan nhất.

2.2.1. Nhận thức của nhân viên Văn phòng trong hoạt động tổ chức
chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phần Ominext

Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác là một khâu nghiệp vụ rất
quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu của tất cả các công ty nói chung
và Công ty Cổ phan Ominext nói riêng. Bởi vậy, trong quá trình xây dựng và
phát triển, Công ty Cổ phan Ominext đã giao nhiệm vụ đó cho Phòng HC-NS
với những định hướng về kỳ vọng của các cấp quản lý, đồng thời ban lãnh
đạo luôn quan tâm, theo dõi sát sao trong việc tổ chức chuyến đi công tác của
Phòng HC-NS.
Trong quá trình thực hiện, việc tổ chức các chuyến đi công tác cho
Công ty là nhiệm vụ và trách nghiệm của Phòng HC-NS. Tuy nhiên CEO và

38
một số quản lý cấp cao đã có thư ký riêng, nên việc chuẩn bị các chuyến đi
công tác không mất quá nhiều thời gian tổ chức. Cũng giống như các Công ty
khác, khi tổ chức các chuyên đi công tác, Phòng HC-NS tại Công ty Cổ phan
Ominext có trách nhiệm trong việc xây dưng kế hoạch, chương trình, tổ chức
hoạt động trong và sau chuyến đi công tác của công ty. Để làm tốt được
nhiệm vụ đó, bản thân mỗi nhân viên văn phòng được giao nhiệm vụ, phải
nhận thức được tam quan trọng của công việc được giao và trách nhiệm của
mình với hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác.
Để hiểu rõ hơn về nhận thức của các nhân viên Phòng HC-NS trong
hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phan Ominext, tôi đã
phát Phiếu Khảo sát cho nhân viên Phòng HC-NS với câu hỏi: “Theo anh/chị,
hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác cho Công ty có quan trọng
không?”và thu được kết quả như sau:

STT Mức độ Số phiếu

1 Quan trọng 6
2 Bình thường 0
3 Không quan trọng 0
Tổng số 06 phiếu

Bảng 2.2. Bảng đánh giá tầm quan trọng của hoạt động tổ chức các
chuyến đi công tác tại Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext
Bảng Khảo sát trên cho thấy, tất cả các nhân viên tại Phòng HC-NS của
Công ty đều nhận thức được tam quan trọng của hoạt động tổ chức các
chuyến đi công tác với số phiếu cao nhất ở mức độ “Quan trọng”. Tuy nhiên,
điều đó xét về yếu tố nhận thức, tức là suy nghĩ về một vấn đề đúng và phù
hợp với tự nhiên, nhưng để đánh giá một cách khách quan hơn, tôi đã đưa ra
câu hỏi: “Nếu được chọn lựa thực hiện một trong hai công việc đó là: Tổ chức
chuẩn bị chuyến đi công tác cho Công ty và báo cáo thi đua khen thưởng theo

39
quý của các phòng ban, anh/chị mong muốn làm công việc nào hơn? Vì
sao?”, tôi nhận được kết quả như sau:

STT Công việc Số phiếu

1 Tổ chức chuyển bị chuyến đi công tác 1
Báo cáo thi đua khen thưởng theo quý
2 4
của các Phòng ban
3 Ý kiến khác 1
Tổng số 06 phiếu
Bảng 2.3. Bảng đánh giá mong muốn thực hiện công việc của các nhân
viên tại Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext

Nếu Bảng đánh giá trên cho ta thấy nhận thức đúng đắn về tam quan
trọng của hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác cho Công ty, đến Bảng
đánh giá này lại cho thấy nhận thức của các nhân viên trực tiếp thực hiện
công việc này chưa vững vàng. Nếu được chọn làm một công việc trong hai
công việc, phan lớn các nhân viên trên đều từ chối công việc tổ chức chuyến
đi công tác, mặc dù hai công việc đều quan trọng. Vậy tại sao các nhân viên
lại e ngại hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác? Đó là bởi những lý do
“Việc này tốn nhiều thời gian, rắc rối”, “việc này rất quan trọng nên can có sự
phối hợp và phê duyệt, xin ý kiến cấp trên và người tham gia nữa”, “ôi việc
này nếu làm không tốt hoặc gặp sự cố nhỏ thôi, dễ bị cấp trên mắng,
phạt...lắm...”- đó là những chia sẻ của nhân viên Công ty.
Như vậy rõ ràng nhân viên Phòng HC-NS của Công ty có nhận thức về
tam quan trọng của hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác, tuy nhiên trên
thực tế, khi thực hiện các khâu nghiệp vụ, phan lớn các nhân viên đều cảm
thấy nhiệm vụ này không đơn giản và rất e ngại khi thực hiện.

40
 2.2.2. Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác

Công tác chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác là hoạt động vô cùng
quan trọng, quyết định đến thành công của chuyến đi. Do đó đòi hỏi công tác
chuẩn bị phải thật kỹ lưỡng, tỉ mỉ, qua nhiều lan phê duyệt từ cấp trên và các
cá nhân tham gia để đạt hiệu quả cao nhất.
Phòng HC-NS của Công ty Cổ phan Ominext có nhiệm vụ chuẩn bị
các chuyến đi công tác cho CEO, các cấp quản lý và các nhân viên chính thức
trong Công ty, nhưng chủ yếu là các trưởng phòng, quản lý cấp cao bởi số
lượng các chuyến đi công tác của họ rất dày, còn CEO đã có thư ký riêng,
Phòng HC-NS hỗ trợ thư ký giải quyết các thủ tục giấy tờ can thiết.
Khi có lịch công tác của CEO, các trưởng hoặc phó phòng ban và các
nhân viên trong Công ty, Trưởng phòng HC-NS sẽ giao cho các nhân viên
trong Phòng, người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc xây dựng kế hoạch,
kiểm tra, theo dõi và thực hiện khâu nghiệp vụ này chính là nhân viên Hành
chính (HC), nhân viên Lễ tân, Văn thư-Lưu trữ và nhân viên Quản trị phụ
trách hỗ trợ những hoạt động nhân viên HC bàn giao.
Để tìm hiểu suy nghĩ của các nhân viên khi thực hiện hoạt động này,
tôi có đưa ra câu hỏi khảo sát cho các nhân viên Phòng HC-NS: “Theo
anh/chị trong ba hoạt động dưới đây, hoạt động nào khiến anh/chị cảm thấy
khó khăn nhất khi tổ chức chuyến đi công tác cho Công ty?Vì sao?”, tôi đã
nhận được kết quả sau:
Đáp án Số phiếu
Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác 6
Hoạt động của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác 0
Hoạt động của văn phòng sau chuyến đi công tác 0
Tổng 06 phiếu
Bảng 2.4. Bảng khảo sát suy nghĩ của nhân viên tại Văn phòng Công ty
Cổ phần Ominext trong việc tổ chức các chuyến đi công tác

41
 Từ Bảng Khảo sát trên có thể nhận thấy, tất cả các nhân viên Phòng
HC-NS đều cảm thấy gặp khó khăn trong “Hoạt động của văn phòng trước
chuyến đi công tác”, bởi với lý do “khâu chuẩn bị can tỉ mỉ, phải thực hiện rất
nhiều việc, can có nhiều thời gian, không thể nhanh chóng được, trừ các
chuyến đi ngắn ngày”, “Hai hoạt động bên dưới thường giống nhau theo thói
quen chung, với công tác chuẩn bị, mỗi chuyến đi có mục đích, nội dung
không giống nhau nên phải xin ý kiến nhiều người, dễ gặp sơ suất”, “đó
không phải là nhiệm vụ chính của tôi, tôi không biết”...Đó là những lý do của
các nhân viên, và thực tế đúng như vậy.
Công tác chuẩn bị chuyến đi công tác là khâu nghiệp vụ quan trọng
nhất vì phải giải quyết và thực hiện đồng thời nhiều công việc cùng một lúc
nhưng vẫn phải đảm bảo sự nhanh chóng. Do vậy, đòi hỏi người được giao
nhiệm vụ không chỉ có chuyên môn cao mà còn có kinh nghiệm trong việc tổ
chức các chuyến đi công tác, am hiểu đời sống xã hội để nắm được tình hình
của mỗi chuyến đi và phòng ngừa được rủi ro có thể xảy đến cho những
người tham gia. Đồng thời, công tác chuẩn bị chuyến đi công tác được
Trưởng phòng giao cho nhân viên HC trực tiếp thực hiện, vì thế nó là nhiệm
vụ của nhân viên HC, các nhân viên khác phụ trách hỗ trợ nhân viên HC.
Vậy sau những chuyến đi công tác năm vừa rồi, Phòng HC-NS đã thực
hiện tốt hoạt động chuẩn bị chuyến đi công tác này chưa? Để trả lời cho câu
hỏi này, tôi đã đưa ra câu hỏi cho các nhân viên Phòng HC-NS với nội dung
như sau: “Trong năm vừa qua, sau những chuyến đi công tác của Công ty,
các trưởng phòng, các quản lý cấp cao và những người tham gia chyến đi
công tác thường đánh giá công tác chuẩn bị của Phòng HC-NS như thế
nào?” và nhận được câu trả lời sau:

42
 Đánh giá của các Trƣởng phòng, cấp quản Số phiếu
lý
Tốt 3
Ôn 2
Không tốt 1
Ý kiến khác 0
Tổng 06
Bảng 2.5. Khảo sát mức độ đánh giá của các Trƣởng phòng, cấp quản
lý và các nhân viên tham gia các chuyến đi công tác đối với công tác
chuẩn bị của Văn phòng trong việc tổ chức chuyến đi công tác
Nhằm đưa ra nhận xét khách quan nhất về công tác chuẩn bị các
chuyến đi công tác của Phòng HC-NS, tôi đã đưa thêm câu hỏi: “Anh/chị đã
bao giờ bị các trưởng phòng, các cấp quản lý hoặc người tham gia chuyến đi
công tác phê bình, khiển trách trong quá trình chuẩn bị chuyến đi công tác
chưa? Vì sao?” và kết quả như sau:
Số lần bị phê bình, khiển trách Số phiếu
Chưa bao giờ 1
Dưới 10 lan 2
Nhiều quá nên không nhớ 1
Ý kiến khác 2
Tổng 06
Bảng 2.6. Bảng Khảo sát mức độ bị phê bình, khiển trách của nhân viên
Văn phòng trong quá trình chuẩn bị các chuyến đi công tác
Từ hai Câu hỏi tương ứng với hai Bảng Khảo sát trên, có thể nhận thấy
công tác chuẩn bị các chuyến đi công tác của Phòng HC-NS được thực hiện
tương đối ổn, đặc biệt với một doanh nghiệp trẻ như Ominext, đây là kết quả
khả quan trong việc chuẩn bị các chuyến đi công tác tại Công ty.
Với Bảng khảo sát đau tiên, chỉ có 1/6 nhân viên thường được các
trưởng phòng, các cấp quản lý đánh giá không tốt, còn lại đều được đánh giá
tốt và ổn.

43
 Đối với Bảng Khảo sát thứ hai, xét trong phạm vi 137 chuyến công
tác/năm cũng đã nhận thấy có sự cố gắng của nhân viên Phòng HC-NS khi chỉ
có 1/6 nhân viên bị nhắc nhở, khiển trách nhiều nên không nhớ được số lan bị
khiển trách, có 2/6 nhân viên bị trưởng phòng, các cấp quản lý và các nhân
viên tham gia chuyến đi công tác khiển trách, phê bình dưới 10 lan, có 2/6
nhân viên đưa ra ý kiến khác đó là “Khoảng một hay hai lan thôi” và “Ít
nhưng không nhớ bao nhiêu”. Ngoài ra vẫn có 1/6 nhân viên xuất sắc chưa
bao giờ bị trưởng phòng, các cấp quản lý và các nhân viên tham gia chuyến đi
công tác khiển trách hay phê bình trong quá trình chuẩn bị các chuyến đi công
tác.
Hai Bảng Khảo sát trên đã cho thấy kết quả khả quan trong công tác tổ
chức các chuyến đi công tác của Phòng HC-NS Công ty Cổ phan Ominext
trong năm vừa qua, tuy nhiên kết quả dựa hoàn toàn trên ý kiến chủ quan của
các nhân viên Phòng HC-NS, để đánh giá khách quan nhất, tôi có đưa ra câu
hỏi khảo sát cho các nhân viên ở phòng ban khác, họ đều là những người đã
từng tham gia chuyến đi công tác của Công ty trong năm qua, với nội dung:
“Anh/chị cảm thấy công tác chuyển bị chuyến đi công tác của Phòng HC-NS
trong của năm vừa qua như thế nào?Vì sao?”, tôi đã thu được kết quả sau:

Mức độ đánh giá Số phiếu

Tốt 4
Tạm được 4
Bình thường 4
Có lúc tốt, có lúc không tốt 6
Không tốt 2
Tổng 20

Bảng 2.7. Bảng kháo sát mức độ đánh giá của các nhân viên phòng ban
khác đã từng tham gia chuyến đi công tác của Công ty trong công tác
chuẩn bị chuyến đi công tác của Văn phòng
44
 Mặc dù phan lớn các nhân viên Phòng HC-NS tự cho rằng các chuyến
đi công tác trong năm vừa qua được được các Trưởng phòng, các cấp quản lý
và các nhân viên tham gia đánh giá tích cực, tuy nhiên ở câu hỏi khảo sát
dành cho một số nhân viên đã từng tham gia như câu hỏi trên vẫn còn 6/20
người đánh giá “Có lúc tốt, có lúc không tốt”, 2/10 nhân viên Phòng ban khác
đánh giá “Không tốt” và chỉ có 4/20 phiếu đánh giá việc chuẩn bị chuyến đi
công tác của Văn phòng đạt mức độ “tốt”.
Để làm rõ được thực trạng chuẩn bị chuyến đi công tác, qua quá trình
quan sát và phỏng vấn các nhân viên đang làm việc trong Công ty, tôi đã tìm
hiểu những nội dung trong quá trình chuẩn bị chuyến đi công tác của Phòng
HC-NS cụ thể như sau:
Nhân viên HC tại Văn phòng phải xây dựng kế hoạch và giải quyết các
thủ tục hành chính. Trong quá trình thực hiện có thể đề nghị các nhân viên
khác trong Văn phòng hoặc các nhân viên tại phòng ban khác tham gia xây
dựng ý kiến hoặc xin ý kiến từ cấp trên, các trưởng hoặc phó phòng ban để
thực hiện. Trong quá trình chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác, cũng phải
thực hiện hai quy trình như các công ty khác, đó là xây dựng kế hoạch cụ thể
trước chuyến đi và thực hiện chuẩn bị chuyến đi công tác.
(A) Xây dựng kế hoạch cụ thể trƣớc chuyến đi công tác:
Khi xây dựng kế hoạch, chương trình cụ thể cho chuyến đi công tác,
Nhân viên HC của Văn phòng có trách nhiệm xây dựng bản chi tiết, đay đủ về
mặt nội dung và hình thức, trong đó có các nội dung như:
- Xác định mục đích, yêu cầu của chuyến đi công tác: trong tất cả các
chuyến đi công tác, Phòng HC-NS đều xác đinh rõ mục đích, yêu cau của mỗi
chuyến đi đơn vị mình. Có những chuyến đi nhằm mục đích hỗ trợ đào tạo,
tham gia hội thảo, hội họp, kiểm tra quy trình làm việc, phân phối sản phẩm...
của các đơn vị khác.
- Xác định nội dung của chuyến đi:

45
 (1) Thời gian, địa điểm: thời gian và địa điểm đều được trình bày rõ
ràng trong những kế hoạch. Bên cạnh đó còn có thời gian chi tiết cho lịch
trình di chuyển, cụ thể đến từng địa điểm gặp gỡ, cuộc hẹn để CEO, Các cấp
quản lý và các nhân viên có thể dung rõ hơn về chương trình chuyến đi sắp
tới.
(2) Thành phan tham dự: Trong mỗi chuyến đi của Công ty đều có
quyết định cụ thể cử các cán bộ, chuyên viên đến địa điểm nào để công tác.
Trên đó có liệt kê đay đủ các nhân viên tham gia chuyến đi, phòng HC-NS từ
đó điền đay đủ thông tin, chức danh của các thành viên được cử đi công tác và
các đơn vị cố liên quan có trách nhiệm và nhiệm vụ hỗ trợ bộ phận HC-NS
chuẩn bị và xây dựng chuyến đi công tác đó của Công ty.
(3) Phương tiện đi lại: Trong quá trình xây dựng chương trình, không
thể thiếu việc chuẩn bị các phương tiện đi lại trong những chuyến đi công tác
của Công ty. Với những chuyến đi công tác với thời gian dài, và địa điểm xa,
các nhân viên phòng HC-NS, đặc biệt là Nhân viên HC được giao nhiệm vụ
thường chuẩn bị phương tiện di chuyển bằng máy bay, và phương tiện di
chuyển tại địa điểm công tác để phục vụ quá trình hoàn thành nhiệm vụ là
taxi, hoặc là phương tiện đưa đón riêng của đơn vị tiếp nhận nếu có (trong
những chuyến đi công tác nhằm mục đích kiểm tra buộc phải đặt phương tiện
đi lại riêng và không thông báo trước cho đơn vị tiếp nhận).
(4) Xây dựng lịch trình công tác: Lịch trình công tác được xây dựng
kèm theo kế hoạch. Tại Công ty Ominext đây là việc rất quan trọng, được
nhân viên HC xây dựng kê hoạch tỉ mỉ, chi tiết, xin ý kiến của các Phòng ban
và Trưởng Phòng HC-NS để lịch trình được xây dựng lên phù hợp với mục
đích của chuyến đi, giúp cho chuyến đi thuận lợi và nhanh chóng, tiết kiệm
thời gian, tránh lãng phí cho cơ quan.
(5) Liệt kê các cuộc gặp gỡ, tọa đàm: Khi xây dựng chương trình kế
hoạch chuẩn bị cho chuyến đi công tác, nhân viên HC trực thuộc Văn phòng

46
thường xác định cụ thể những cuộc gặp gỡ diễn ra trong quá trình công tác để
không bị trùng lặp thời gian địa điểm, để những người tham gia và có mặt tại
chuyến đi đó chuẩn bị và chủ động trước khi có các cuộc gặp gỡ.
- Xác định kinh phí cho chuyến đi: Trong những kế hoạch tổ chức
chuyến đi công tác cho Công ty, nhân viên Phòng HC-NS soạn thảo rất chi
tiết từng khoản chi phí. Đồng thời, để những khoản chi phí được xây dựng và
dự trù một cách khách quan, các nhân viên Phòng HC-NS đã tham khảo và
xin ý kiến của lãnh đạo, các trưởng phòng và các nhân viên phòng ban khác.
- Xác định cá nhân, phòng ban thực hiện và phối hợp thực hiện: Đây là
nội dung không thể thiếu trong bất kỳ một kế hoạch nào của công ty. Trong
việc tổ chức chuyến đi công tác, Phòng HC-NS chịu trách nhiệm và có nhiệm
vụ tổ chức chuyến đi công tác. Trong quá trình thực hiện, Phòng Tài chính-Kế
toán sẽ phối hợp với Phòng HC-NS để thực hiện hoạt động dự trù kinh phí và
quyết toán sau khi chuyến đi kết thúc, các phòng ban khác hỗ trợ Phòng HC-
NS để xây dựng và thực hiện việc tổ chức chuyến đi công tác đạt hiệu quả
cao.
Từ đó có thể nhận thấy, nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tổ chức chuyến đi
công tác được Phòng HC-NS tại Công ty Cổ phan Ominext thực hiện rất tốt
và có sự đoàn kết, hỗ trợ giữa các phòng ban, đảm bảo hiệu quả cho chuyến đi
công tác của Công ty.
(B) Thực hiện việc chuẩn bị các chuyến đi công tác
- Liên hệ với đơn vị tiếp nhận chuyến đi công tác:
Đối với các chuyến đi công tác thông thường, không mang mục đích
kiểm tra, giám sát, việc liên hệ với đơn vị tiếp nhận là hết sức quan trọng, ảnh
hưởng đến mục đích của chuyến đi.
Nhân viên HC được giao trách nhiệm liên hệ với đơn vị tiếp nhận, sẽ
liên lạc và thông báo cụ thể thời gian, địa điểm đến đơn vị, đồng thời thông
báo số lượng nhân viên tham gia và mục đích cụ thể của chuyến đi. Trong các

47
chuyến đi công tác, nhân viên HC xin ý kiến Trưởng phòng HC-NS nhằm bày

48
tỏ mong muốn được hợp tác và hỗ trợ đơn vị để chuyến đi đạt hiệu quả và
thành công tốt đẹp, tạo mối quan hệ tốt đẹp trước khi đơn vị mình đến công
tác tại đó.
Sau khi đã liên lạc và thông báo cho đơn vị tiếp nhận, nhân viên HC sẽ
đợi thư phản hồi về nội dung chương trình đơn vị đó chuẩn bị cho cơ quan
mình (nếu có) và thông báo cho lãnh đạo, các nhân viên có mặt trong chuyến
đi công tác của Công ty.
- Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu và giải quyết các thủ tục hành chính trước
chuyến đi công tác:
Sau khi đã xây dựng chương trình cụ thể và được sự phê duyệt của
Trưởng phòng HC-NS, và các trưởng phòng ban khác, Phòng HC-NS sẽ phân
công để thực hiện các công việc trong kế hoạch đề ra đảm bảo đúng kế hoạch,
đúng tiến độ. Việc đau tiên không thể không thực hiện đó là chuẩn bị các giấy
tờ, tài liệu liên quan đến chuyến đi công tác và giải quyết các thủ tục hành
chính trước chuyến đi.
Đối với CEO, quản lý cấp cao khác, việc thực hiện việc chuẩn bị giấy
tờ và giải quyết các thủ tục hành chính có sự giúp đỡ của các thư ký riêng,
Phòng HC-NS hỗ trợ, cung cấp thông tin và thủ tục cho bộ phận thư ký riêng
trong quá trình triển khai thực hiện. Trong đó có những giấy tờ mang tính chất
cá nhân như quyết định cử đi công tác, giấy giới thiệu, chứng minh thư, giấy
tờ khác về chức danh...thư ký riêng sẽ chịu trách nhiệm. Đối với một số giấy
tờ chung cho các nhân viên, Phòng HC-NS sẽ có trách nhiệm như chuẩn bị tài
liệu trong chuyến đi và giải quyết thủ tục hành chính trong chuyến đi đó. Tuy
nhiên thực tế, ở một số chuyến đi, tự các nhân viên phải chuẩn bị giấy tờ, thủ
tục cho mình, do sự chậm trễ trong việc chuẩn bị, Phòng HC-NS chưa sắp xếp
công việc hợp lý.
- Chuẩn bị phương tiện đi lại
Khi chuẩn bị phương tiện đi lại cho chuyến công tác, nhân viên HC sẽ

49
căn cứ vào chương trình kế hoạch xây dựng để liên hệ các công ty đặt vé xe
hoặc bàn giao cho nhân viên Lễ tân thực hiện. Với các chuyến đi công tác tại
Nhật Bản, phải đặt vé máy bay, nhân viên HC kiểm tra thông tin số lượng
nhân viên đi công tác để đặt vé phù hợp.
Vé máy bay phải được đặt trước một tuan xin ý kiến của những nhân
viên tham gia chuyến công tác để biết yêu cau của họ lựa chọn đặt vé tại đại
lý uy tín, phù hợp. Sau khi đặt vé, nhân viên Phòng HC-NS sẽ kiểm tra lại
thời gian, địa điểm và số ghế ngồi để thông báo cho các cán bộ đi công tác để
mọi người chủ động hơn và có thể đổi trả kịp thời nếu không vừa ý.
- Chuẩn bị kinh phí:
Chuẩn bị kinh phí là trách nhiệm không hề đơn giản, tuy nhiên với
những nhân viên nhiều năm kinh nghiệm ở Phòng HC-NS, đây là nhiệm vụ
luôn được thực hiện tốt.
Hau hết các chuyến đi của Công ty được nhân viên HC và các nhân
viên trực thuộc Phòng HC-NS xây dựng bản dự trì kinh phí rất sát, không có
nhiều sự chênh lệch, giúp các cấp quản lý, các nhân viên tham gia yên tâm
hơn rất nhiều.
Trong việc chuẩn bị kinh phí ở tất cả các chuyến đi công tác của Công
ty, nhân viên HC xây dựng chi tiết về từng khoản chi, khoản có thể phát sinh,
những khoản Công ty chi trả và những khoản các nhân viên tự mình chi trả,
điều này thể hiện một sự rất rõ ràng trong việc chi tiêu của Công ty trên kế
hoạch, tránh gây hiểu lam và sự thiếu tin tưởng của các nhân viên trong Công
ty. Sau đó, Phòng HC-NS sẽ thông báo cho Phòng Tài chính-Kế toán để
chuyển giao kinh phí cho các thành viên tham gia chuyến đi công tác.
- Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm trong thời gian lãnh đạo đi công
tác: Tại Phòng HC-NS, Trưởng phòng sẽ giao cho các nhân viên trong phòng
phụ trách những công việc cụ thể, sau đó, nhân viên HC sẽ xây dựng kế hoạch
trong thời gian CEO, ban lãnh đạo đi công tác trong Phòng ban mình và các

50
phòng ban khác theo lịch làm việc chung. Nhân viên HC có trách nhiệm theo
dõi tình hình hoạt động của Công ty và tổng hợp lại chuyển cho Trưởng
phòng HC-NS để Trưởng phòng trao đổi, thông báo tình hình cho CEO, ban
lãnh đạo Công ty.
- Kiểm tra chuyến đi công tác lần cuối: Đây là nhiệm vụ cuối cùng của
Phòng HC-NS trong việc chuẩn bị chuyến đi công tác. Trong việc kiểm tra
chuyến đi công tác lan cuối, nhân viên HC-NS sẽ rà soát lại tất cả các công
việc đã thực hiện chuẩn bị trong chuyến đi công tác như: gọi điện trước cho
bên đặt vé để đảm bảo không gặp tình trạng thiếu vé, kiểm tra lại giấy tờ, thủ
tục và tài liệu cho CEO, các cấp quản lý, và các nhân viên. Đồng thời, nhân
viên HC sẽ thông báo cho những cá nhân, đơn vị tham gia chuyến đi công tác
về thời gian và chuẩn bị giấy tờ cá nhân can thiết để tránh trường hợp các
nhân viên tham gia công tác đến ngày đi công tác bị mất, quên giấy tờ, đến
muộn...
Từ thực trạng trên có thể nhận thấy, trong tất cả các chương trình, các
kê hoạch được giao, quá trình lên xây dựng kế hoạch và thực hiện việc chuẩn
bị chuyến đi công tác là những công việc can nhiều thời gian và sự hỗ trợ của
các nhân, phòng ban khác. Tuy nhiên, trách nhiệm của Phòng HC-NS đặc biệt
ở nhân viên HC vẫn được thể hiện một cách rõ ràng nhất trong hoạt động
chuẩn bị chuyến đi công tác của Công ty.
Có thể nói, nhân viên HC và các nhân viên khác tại Phòng HC-NS đã
rất cố gắng và nỗ lực có trách nhiệm với nhiệm vụ của mình. Trong quá trình
chuẩn bị, bất cứ công ty nào cũng không tránh khỏi một số sai sót trong quá
trình chuẩn bị, tuy nhiên kết quả cuối cùng của chuyến đi là điều mà CEO,
các cấp quản lý, các trưởng, phó phòng ban và các nhân viên ghi nhận sự
nghiêm túc, cố gắng trong công việc của Phòng HC-NS.

51
 2.2.3. Hoạt động của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác

Bên cạnh các hoạt động chuẩn bị các chuyến đi công tác, Phòng HC-
NS cũng phải có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ trong thời gian CEO,
quản lý cấp cao đi công tác. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng để đảm bảo hoạt
động của Công ty duy trì ổn định ngay cả khi CEO, các cấp quản lý không có
mặt và trực tiếp theo dõi việc thực hiện các công việc ở các phòng ban chức
năng, do vậy vai trò và trách nhiệm của Phòng HC-NS lúc này rất quan trọng.
Cũng giống như các Công ty khác, việc thực hiện các hoạt động trong
chuyến đi công tác của Phòng HC-NS cũng dựa trên chức năng nhiệm vụ của
mình. CEO và các cấp quản lý đi công tác sẽ ủy quyền cho Phòng HC-NS
theo dõi và duy trì tiến độ thực hiện công việc của Công ty thông qua thông
báo bằng văn bản chính thức. Và để đánh giá kết quả thực hiện những nhiệm
vụ mà CEO, các cấp quản lý ủy thác của Phòng HC-NS tại Công ty Cổ phan
Ominext, tôi đã đưa ra câu hỏi cho các nhân viên Phòng HC-NS với nội dung
như sau: “Anh/chị cảm thấy bản thân đã thực hiện những công việc trong
chuyến đi công tác của Công ty như thế nào?” và nhận được kết quả sau:
Mức độ đánh giá Số phiếu
Tốt 0

Tạm được 4

Không tốt 1

Ý kiến khác 1

Tổng 06

Bảng 2.8. Bảng đánh giá mức độ thực hiện công việc của các nhân viên
Văn phòng về quá trình thực hiện những công việc trong chuyến đi công
tác của Phòng HC-NS Công ty Cổ phần Ominext
Từ Bảng đánh giá trên có thể nhận thấy, bản thân các nhân viên trong

52
Phòng HC-NS tự đánh giá việc thực hiện các công việc trong chuyến đi công
tác ở mức độ “tạm được” chứ chưa được tốt, thậm chí có 01 nhân viên tự
đánh giá Phòng ban mình thực hiện “không tốt”. Tại sao lại như vậy? Để làm
rõ điều này, tôi cũng đã đưa ra câu hỏi tương tự với các nhân viên ở phòng
ban khác: “Anh/chị cảm thấy Phòng HC-NS đã thực hiện những công việc
trong thời gian lãnh đạo đi công tác như thế nào?Vì sao?” và nhận được câu
trả lời sau:
Mức độ đánh giá Số phiếu
Tốt 6
Tạm được 10
Không tốt 4
Ý kiến khác 0
Tổng 20
Bảng 2.9. Bảng đánh giá mức độ thực hiện công việc của các nhân viên
Phòng ban khác về quá trình thực hiện những công việc trong chuyến đi
công tác của Phòng HC-NS Công ty Cổ phần Ominext

Rõ ràng qua hai Bảng khảo sát trên có kết quả gan tương tự nhau. Đa số
các nhân viên Công ty đều đánh giá việc thực hiện công việc của Phòng HC-
NS trong các chuyến đi công tác ở mức độ “tạm được”, có đến 4 nhân viên
đánh giá “không tốt”, có những nhân viên đưa ra lý do nhưng ngược lại cũng
có những nhân viên không đưa ra lý do tại sao lại chọn đáp án đó.
Phan lớn các nhân viên tại các phòng ban khác đánh giá mức độ “tạm
được” hoặc “không tốt” do “chậm trễ trong tiến độ xử lý, cập nhật thông tin”,
“thi thoảng thờ ơ, bỏ quên báo cáo những vấn đề quan trọng được gửi lên từ
các Phòng ban khác đến các cấp lãnh đạo”, “đôi lan làm ảnh hưởng đến doanh
thu vì chậm trễ khi thông báo quyết định của CEO, và cấp quản lý xuống cấp
dưới”...
Để hiểu hơn về kết quả của hai Bảng khảo sát trên, qua quá trình phỏng

53
vấn và quan sát thực tế, tôi khái quát công việc của Phòng HC-NS thực hiện
trong chuyến đi công tác của Công ty Cổ phan Ominext như sau:
Cũng giống như các cơ quan nhà nước và các công ty khác, trong thời
gian CEO, các cấp quản lý hoặc các trưởng phòng đi công tác, mọi hoạt động
trong Công ty Cổ phan Ominext vẫn diễn ra bình thường. Đơn vị, phòng ban
nào thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm với đơn vị, phòng
ban đó. Phòng HC-NS cũng vậy, Phòng HC-NS thường được giao nhiệm vụ:
- Hỗ trợ thư ký riêng của CEO, các cấp quản lý tiếp nhận văn bản, giấy
tờ liên quan và thông báo cho Ban lãnh đạo trong quá trình họ không có mặt
tại văn phòng Công ty.
- Đối với trường hợp CEO và các cấp quản lý đi công tác trên một tuan,
Phòng HC-NS thực hiện việc theo dõi các kế hoạch, mục tiêu theo tháng, quý,
năm và tiến độ thực hiện và kết thúc công việc của các Phòng ban. Trưởng
phòng HC-NS giao nhiệm vụ cho nhân viên HC soạn thông báo báo cáo tình
hình hoạt động của các phòng ban và tổng hợp lại gửi cho Trưởng phòng HC-
NS để Trưởng phòng gửi cho các quản lý cấp cao nắm rõ tình hình.
- Đối với công việc thuộc phạm vi, quyền hạn của các Trưởng phòng,
các Trưởng phòng có thể tự giải quyết không can xin ý kiến cấp trên. Trong
trường hợp phải giải quyết công việc quan trọng, các phòng ban can báo cáo
cho Phòng HC-NS đề Phòng tập hợp tất cả những công việc can giải quyết và
chuyển cho các cấp quản lý, đồng thời thông báo cho các phòng ban khác về
chính sách, thông báo và các quyết định của CEO trong những công việc can
giải quyết khi họ không có mặt tại Công ty. Tuy nhiên có những trường hợp
các nhân viên Phòng HC-NS chưa tổng hợp đay đủ các báo cáo dẫn đến thời
gian xử lý công việc kéo dài, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và doanh thu
của Công ty.
- Đối với các chuyến đi của các nhân viên phòng ban khác, trước
chuyến đi, Phòng HC-NS soạn văn bản yêu cau các nhân viên tham gia bàn

54
giao công việc và lập kế hoạch trong thời gian đó. Trường hợp các nhân viên
công tác dài ngày, Phòng HC-NS xin ý kiến CEO để có quyết định bàn giao
cho người phù hợp đảm nhiệm. Sau khi bàn giao, các nhân viên HC-NS theo
dõi quá trình thực hiện và báo cáo lại cho Trưởng phòng để cập nhật thông tin
chính xác. Tuy vậy, với những chuyến đi công tác của các nhân viên lại gặp
nhiều sai sót hơn các chuyến đi của cấp quản lý, bởi các nhân viên Phòng HC-
NS chủ quan trong việc thực hiện. Do đó, trong quá trình theo dõi các công
việc được bàn giao còn lỏng lẻo, chưa tỉ mỉ.
Có thể nói, hoạt động thực hiện các công việc trong thời gian lãnh đạo
đi công tác của Phòng HC-NS Công ty Cổ phan Ominext không hề đơn giản.
Phòng HC-NS vừa phải đảm bảo thực hiện tốt các công việc, kế hoạch của
Phòng ban mình, vừa phải đảm bảo bộ máy Công ty vẫn hoạt động hiệu quả.
Trong quá trình thực hiện công việc này suốt một năm qua. Do đó, mặc dù
Phòng HC-NS đã rất cố gắng tổ chức công việc đúng quy định và kế hoạch
được giao. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện vẫn tồn đọng một số sai sót
gây ảnh hưởng đến tiến độ và doanh thu của Công ty.

2.2.4. Hoạt động của văn phòng sau chuyến đi công tác

Sau mỗi chuyến đi công tác, nhiệm vụ của Phòng HC-NS của Công ty
Cổ phan Ominext vẫn chưa kết thúc. Như thường lệ, kết thúc các chuyến đi
công tác CEO sẽ có một cộc họp báo cáo kết quả của chuyến đi công tác vừa
rồi, đồng thời Phòng HC-NS tổng hợp và báo cáo tình hình hoạt động của
Công ty trong thời gian vừa qua và phương án, kế hoạch triển khai vào thời
gian tới của các phòng ban (đối với những chuyến đi công tác dài của CEO,
quản lý cấp cao). Trưởng phòng HC-NS giao cho nhân viên HC xây dựng bản
báo cáo tóm tắt hoạt động của phòng ban mình và những nhiệm vụ khác được
giao để báo cáo trong cuộc họp của Công ty, trong đó có các nhiệm vụ về:
- Số lượng văn bản, đơn, thư từ... từ các đơn vị khác chuyển đến

55
 - Số lượng tiếp nhận các báo cáo và tiến độ thực hiện công việc của các
phòng ban
- Số lượng văn bản, thư từ chuyến đến, các công việc tồn đọng từ thời
gian trước đã được giải quyết và chưa được giải quyết
- Số lượng văn bản, hồ sơ, tài liệu đã được hoàn thành và lưu trữ dưới
sự phụ trách của nhân viên Văn thư-Lưu trữ
Bên cạnh đó, sau khi kết thúc chuyến đi, nhân viên Phòng HC-NS được
giao nhiệm vụ liên hệ với đơn vị tiếp nhận sẽ liên lạc đến đơn vị đó để gửi lời
cảm ơn, đồng thời soạn thảo thư cảm ơn gửi cho các cá nhân, các đơn vị tiếp
đón. Ngoài ra Phòng HC-NS còn nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để
kiểm tra lại và gửi cho Phòng tài chính- Kế toán làm thủ tục xác nhận và
thanh toán (nếu có), và giữ lại giấy tờ trên để thêm vào Báo cáo cho chuyến đi
công tác của CEO, các cấp quản lý và các nhân viên Công ty, đồng thời lập hồ
sơ để lưu giữ lại trên hệ thống phan mềm của Công ty về chuyến đi công tác.
Những nhiệm vụ trên là quy trình thông thường của của Phòng HC-NS
sau chuyến đi công tác, tuy nhiên để biết thực tế kết quả thực hiện các hoạt
động này, tôi đã đưa ra câu hỏi khảo sát cho Phòng HC-NS với nội dung:
“Anh/chị cảm thấy bản thân đã thực hiện những nhiệm vụ được Trưởng
phòng giao sau chuyến đi công tác của Công ty như thế nào?” và nhận được
câu trả lời sau:

56
 Mức độ đánh giá Số phiếu

Tốt 2

Tạm được 3

Không tốt 1

Ý kiến khác 0

Tổng 06

Bảng 2.10. Bảng Khảo sát tự đánh giá mức độ thực hiện những nhiệm vụ
đƣợc Trƣởng phòng giao sau chuyến đi công tác của CEO, các quản lý
cấp cao và các nhân viên phòng ban khác của nhân viên Phòng HC-NS
Công ty Cổ phần Ominext

Từ Bảng khảo sát trên, nhận thấy các nhân viên Phòng HC-NS đa phan
tự đánh giá việc thực hiện các nhiệm vụ được giao sau chuyến đi công tác của
CEO, các quản lý cấp cao và các nhân viên phòng ban khác của nhân viên
Công ty ở mức độ “Tạm được”, có 01 nhân viên đánh giá việc thực hiện của
mình “Không tốt”, chỉ có 02 nhân viên tự đánh giá ở mức độ “tốt”.

Qua đó cho thấy, kết quả thực hiện những nhiệm vụ này sau khi chuyến
đi công tác của Công ty kết thúc được các nhân viên Phòng HC-NS thực hiện
tương đối ổn định và chưa được đánh giá cao. Để tìm hiểu rõ hơn về hoạt
động này của Phòng HC-NS Công ty Cổ phan Ominext, tôi đã đưa thêm câu
hỏi cho các nhân viên thuộc Phòng HC-NS như sau: “Trong quá trình thực
hiện các công việc được giao sau khi các chuyến đi kết thúc, anh chị cảm thấy
Phòng HC-NS chưa thực hiện tốt nhiệm vụ nào? Vì sao?” và nhận được kết
quả sau:

57
 Nhiệm vụ thực hiện chƣa tốt Số phiếu

Tổng hợp báo cáo tóm tắt nhiệm vụ đã thực hiện trong quá 2
trình diễn ra chuyến đi công tác cho CEO và công bố trong
buổi họp giao ban.

Lưu trữ giấy tờ, thủ tục vào hồ sơ chuyến đi công tác của 0
CEO, các cấp quản lý, các Trưởng phòng và các nhân viên
được giao nhiệm vụ đi công tác

Chuyển giao giấy tờ, hóa đơn cho Phòng Tài chính-Kế toán 2
để quyết toán

Liên hệ với đơn vị công tác, soạn thảo lời cảm ơn 0

Không nhiệm vụ nào hoàn thành tốt 0

Nhiệm vụ được giao luôn hoàn thành tốt 2

Ý kiến khác 0

Tổng 06

Bảng 2.11. Bảng khảo sát những nhiệm vụ chƣa đƣợc thực hiện tốt
trong quá trình thực hiện các công việc đƣợc giao sau khi các chuyến đi
kết thúc của các nhân viên Phòng HC-NS Công ty Cổ phần Ominext
Để hiểu rõ hơn về kết quả thực hiện các nhiệm vụ sau chuyến đi công
tác của Phòng HC-NS của Công ty Cổ phan Ominext, tôi cũng đưa ra câu hỏi
tương tự cho các nhân viên phòng ban khác trong Công ty với nội dung:
“Anh/chị cảm thấy sau khi kết thúc chuyến đi công tác của Công ty, Phòng
HC-NS đã thực hiên chưa tốt nhiệm vụ nào? Vì sao?” và kết quả như sau:

58
 Nhiệm vụ thực hiện chƣa tốt Số phiếu

Tổng hợp báo cáo tóm tắt nhiệm vụ đã thực hiện trong quá 4
trình diễn ra chuyến đi công tác cho CEO và công bố trong
buổi họp giao ban.

Lưu trữ giấy tờ, thủ tục vào hồ sơ chuyến đi công tác của 0
CEO, các Cấp quản lý, các Trưởng phòng và các nhân viên
được giao nhiệm vụ đi công tác

Chuyển giao giấy tờ, hóa đơn cho Phòng Tài chính-Kế toán 4
để quyết toán

Liên hệ với đơn vị công tác, soạn thảo lời cảm ơn 0

Không nhiệm vụ nào hoàn thành tốt 0

Nhiệm vụ sau chuyến đi công tác luôn hoàn thành tốt 8

Ý kiến khác 4

Tổng 20

Bảng 2.12. Bảng Khảo sát đánh giá mức độ thực hiện những nhiệm vụ
của Phòng HC-NS sau chuyến đi công tác của các nhân viên
phòng ban khác tại Công ty Cổ phần Ominext

Qua hai Bảng Khảo sát trên có thể nhận thấy kết quả đánh giá của hai Bảng
có sự tương đồng. Nhìn chung việc thực hiện các nhiệm vụ sau chuyến đi
công tác của các nhân viên Phòng HC-NS được đánh giá khả quan.
Ở Bảng Khảo sát đau tiên, có 02 nhân viên tự đánh giá Văn phòng
mình chưa thực hiện tốt nhiệm vụ “Tổng hợp báo cáo tóm tắt nhiệm vụ đã
thực hiện trong quá trình diễn ra chuyến đi công tác cho CEO và công bố
trong buổi họp giao ban” và cũng có 02 nhân viên viên tự đánh giá Văn phòng
mình chưa thực hiện tốt nhiệm vụ “Chuyển giao giấy tờ, hóa đơn cho Phòng
Tài chính-Kế toán để quyết toán”, như vậy các nhiệm vụ khác đều được thực

59
hiện tốt. Các nhân viên đưa ra các lý do như sau: “Có những chuyến đi, người
tham gia công tác chưa cung cấp đay đủ thông tin, hoặc chưa cập nhận đay đủ
khi nhận được thông tin muộn nên có nhiều khi tổng hợp báo cáo tóm tắt
nhiệm vụ đã được thực hiện còn thiếu và bị Trưởng phòng nhắc nhở”, “Các
nhiệm vụ tổng hợp chưa rõ ràng chi tiết, nên được các phòng ban khác góp ý
nhiều”, “các hóa đơn, giấy tờ nhiều phải đợi hoàn thiện hồ sơ, mới bảo lưu và
chuyển cho Phòng Tài chính-Kế toán xác nhận được, có nhiều hóa đơn không
thuộc phạm vi quyết toán của Công ty nên phải xem xét trước khi chuyển giao
cho nhân viên Kế toán ”
Ở Bảng khảo sát thứ thứ hai với kết quả tương tự, tuy nhiên phan lớn
các nhân viên được phát phiếu Khảo sát ở phòng ban khác cho rằng việc thực
hiện các nhiệm vụ sau chuyến đi công tác của Văn phòng luôn thực hiện tốt.
Mặc dù vậy, cũng có 04 nhân viên cho rằng Phòng HC-NS chưa thực hiện tốt
nhiệm vụ “Tổng hợp báo cáo tóm tắt nhiệm vụ đã thực hiện trong quá trình
diễn ra chuyến đi công tác cho CEO và công bố trong buổi họp giao ban” với
lý do: “Có những nhiệm vụ báo cáo ra nhưng chưa thực hiện”, “can phải chi
tiết hơn khi báo cáo trong cuộc họp giao ban”, “làm không tốt báo cáo nhanh
cho xong, làm tốt thì báo cáo rất chi tiết và tỉ mỉ”... Đồng thời cũng có 04
nhân viên cho rằng việc “Chuyển giao giấy tờ, hóa đơn cho Phòng Tài chính-
Kế toán để quyết toán” của Phòng HC-NS chưa được thực hiện tốt với lý do:
“thực hiện lâu quá”, “đôi khi còn chuyển thiếu hóa đơn nên người tham gia
công tác phải tự chịu trách nhiệm”. Ngoài ra, cũng có 04 nhân viên đưa ra ý
kiến khác, đó là: “Phòng HC-NS thực hiện các nhiệm vụ này với những
chuyến công tác quan trọng của các quản lý cấp cao thông thường là tốt,
nhưng với các chuyến đi của các nhân viên khác lại không được chủ động khi
thực hiện và thực hiện cho xong” và ý kiến khác cho rằng: “Thực hiện cũng
tương đối lúc tốt, lúc chưa được tốt lắm...”, ,” với người ta tốt, với mình
không tốt”...

60
 Như vậy từ kết quả của Bảng Khảo sát và qua quá trình tìm hiểu về việc
thực hiện nhiệm vụ sau khi kết thúc các chuyến đi công tác của Phòng HC-NS
tại Công ty Cổ phan Ominext, có thể nhận thấy, các nhân viên Phòng HC-NS
đã thực hiện các nhiệm vụ được giao tương đối tốt. Tuy nhiên, trong quá trình
thực hiện không tránh khỏi một số sai sót trong việc thực hiện việc tổng hợp
báo cáo tóm tắt nhiệm vụ đã thực hiện trong quá trình diễn ra chuyến đi công
tác và chuyển giao giấy tờ, hóa đơn cho Phòng Tài chính-Kế toán để quyết
toán do chậm trễ thời gian hoàn thiện hồ sơ để quyết toán.

2.3. Nhận xét, đánh giá về hoạt động tổ chức chuyến đi công tác
của Văn phòng Công ty Ominext

Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu tại Công ty Cổ phan Ominext, tôi
nhận thấy, các nhân viên Phòng HC-NS đã rất cố gắng thực hiện tốt hoạt động
tổ chức chuyến đi công tác. Tuy nhiên trong hoạt động tổ chức chuyến đi
Công tác của Công ty, bên cạnh những ưu điểm cũng tồn đọng một số hạn chế
can được khắc phục để nâng cao hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác.
Từ thực trạng trên, tôi xin đưa ra nhận xét, đánh giá về ưu điểm và hạn
chế trong hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Phòng HC-NS như
sau:

2.3.1. Ưu điểm

- Về nhận thức: Các nhân viên Phòng HC-NS đều nhận thức được tam
quan trọng của Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác và trách nhiệm của
bản thân trong việc thực hiện các hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của
Công ty, do đó khi thực hiện các nghiệp vụ, các nhân viên luôn chú tâm và
dành nhiều thời gian thực hiện nhiệm vụ được giao trong việc tổ chức các
chuyến đi công tác.
- Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác: Đây là hoạt động
can nhiều thời gian thực hiện nhất và khối lượng công việc nhiều, việc thực

61
hiện không đơn giản, tuy nhiên các nhân viên Phòng HC-NS vẫn thực hiện
đúng quy trình trong công tác chuẩn bị, đó là: xin ý kiến của các cá nhân tham
gia và được giao nhiệm vụ về việc xây dựng kế hoạch, chương trình cụ thể
cho chuyến đi, đồng thời xây dựng chương trình rất chi tiết, đay đủ về cả hình
thức và nội dung để cá nhân tham gia nắm rõ được nội dung, lịch trình chuyến
đi và bám sát mục tiêu Công ty đặt ra. Bên cạnh đó, Phòng HC-NS còn thực
hiện tốt việc chuẩn bị các phương tiện giao thông, liên hệ với đơn vị tiếp nhận
và dự trù kinh phí sát với mục tiêu và gan với thực tế của Công ty.
- Hoạt động của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác: Trong
chuyến đi công tác, các nhân viên Phòng HC-NS đã rất cố gắng thực hiện
đúng nhiệm vụ, đúng quy trình và kế hoạch đặt ra, đảm bảo hoạt động của tổ
chức duy trì ổn định.
- Hoạt động của văn phòng sau chuyến đi công tác: Đây là nhiệm vụ
không thể thiếu của Phòng HC-NS, đặc biệt Phòng HC-NS đã thực hiện rất
tốt khâu nghiệp vụ này như lưu trữ giấy tờ, thủ tục bảo lưu hồ sơ công tác
của CEO, các cấp quản lý, các trưởng phòng và các nhân viên trong chuyến đi
công tác và liên hệ với đơn vị tiếp nhận chuyến đi công tác và gửi lời cảm ơn,
được nhận những lời khen ngợi từ đơn vị tiếp nhận.
Như vậy, trong quá trình thực hiện hoạt động tổ chức các chuyến đi
công tác, với những nhân viên có kinh nghiệm và hiểu biết, các chuyến đi
công tác của các cá nhân, các phòng ban...phan lớn đều thành công và sát với
mục tiêu của Công ty đề ra.

2.3.2. Hạn chế

Bên cạnh những ưu điểm kể trên của Phòng HC-NS trong hoạt động tổ
chức các chuyến đi công tác, vẫn tồn đọng một số hạn chế, ảnh hưởng không
nhỏ đến tiến độ thực hiện công việc của Công ty Cổ phan Ominext, cụ thể:
- Về tâm lý: Mặc dù các nhân viên Phòng HC-NS đã nhận thức được

62
tam quan trọng của các chuyến đi công tác và trách nhiệm, vai trò của Phòng
HC-NS trong việc thực hiện các hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của
Công ty, tuy nhiên phan lớn các nhân viên vẫn rất e ngại và có suy nghĩ chưa
tích cực trong quá trình thực hiện các chuyến đi công tác.
- Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác: hoạt động của
văn phòng trước chuyến đi công tác của Phòng HC-NS được đánh giá tương
đối tốt, tuy nhiên trong nghiệp vụ giải quyết các thủ tục hành chính cho các cá
nhân tham gia công tác vẫn gặp những sơ xuất, dẫn đến chậm trễ thời gian
cho chuyến đi và ảnh hưởng đến uy tín của Công ty.
- Hoạt động của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác: Trong
thời gian lãnh đạo đi công tác, nhân viên Phòng HC-NS đã thực hiện đúng các
nhiệm vụ của mình, tuy nhiên trong quá trình thực hiện vẫn chưa tổng hợp
đay đủ các báo cáo, ảnh hưởng đến thời gian xử lý công việc và doanh thu của
Công ty. Bên cạnh đó, trong quá trình theo dõi các công việc bàn giao của các
nhân viên phòng ban khác còn chủ quan, chưa tỉ mỉ, các công việc bàn giao bị
thiếu, bàn giao chậm, khiến các cá nhân được bàn giao công việc gặp nhiều
khó khăn.
- Hoạt động của văn phòng sau các chuyến đi công tác: So với các hoạt
động chuẩn bị và hoạt động trong thời gian lãnh đạo đi công tác, hoạt động
sau các chuyến đi công tác được đánh giá nhẹ nhàng và đơn giản hơn. Mặc dù
vậy, rất khó để thực hiện tốt tất cả các công việc, và trong hoạt động sau
chuyến đi công tác cũng vậy. Phòng HC-NS đã thực hiện chưa tốt việc tổng
hợp báo cáo tóm tắt nhiệm vụ đã thực hiện trong quá trình diễn ra chuyến đi
công tác cho CEO và công bố trong buổi họp giao ban, đồng thời Phòng HC-
NS cũng chưa thực hiện tốt hoạt động chuyển giao giấy tờ, hóa đơn cho
Phòng Tài chính-Kế toán để quyết toán. Đây là hai hoạt động được các nhân
viên Phòng HC-NS và các phòng ban khác đánh giá chưa tốt, khiến một số
nội dung báo cáo sai lệch, chưa chi tiết, đay đủ so với thực tế. Đồng thời việc

63
chuyển giao giấy tờ, hóa đơn cho Phòng Tài chính-Kế toán xuất hóa đơn
thanh toán mất nhiều thời gian, đôi khi mất hóa đơn. Do vậy, một số trường
hợp với những hóa đơn giá trị thấp, các cá nhân tham gia chuyến đi công tác
không có gì chứng minh hóa đơn bị thiếu thì phải tự chịu trách nhiệm, Phòng
Tài chính-Kế toán không quyết toán. Điều này khiến các cá nhân tham gia
chuyến đi công tác mất thiện cảm với nhân viên phòng HC-NS, thậm chí có
thể xảy ra nhưng xung đột sau mỗi chuyến đi công tác.
Như vậy, trong hoạt động tổ chức chuyến đi công tác, Phòng HC-NS tại
Công ty đã hoàn thành tốt công việc với những ưu điểm nhất định. Tuy nhiên,
với một Công ty còn non trẻ và đang trong giai đoạn mở rộng thị trường như
Công ty Cổ phan Ominext, trong quá trình tổ chức thực hiện gặp phải những
khó khăn, hạn chế là điều không tránh khỏi. Điều quan trọng, bản thân các
nhà lãnh đạo, các CEO phải nhận ra hạn chế của Công ty để có những giải
pháp kịp thừi và hợp lý, góp phan thúc đẩy sự phát triển của Công ty.

2.3.3. Nguyên nhân

Có thể nhận thấy, các nhân viên Phòng HC-NS đã rất cố gắng thực hiện
vai trò và trách nhiệm của mình, trong hoạt động tổ chức chuyến đi công tác
cho Công ty. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện có gặp một số khó khăn và
hạn chế tại các hoạt động trước chuyến đi công tác, hoạt động trong thời gian
lãnh đạo đi công tác và sau chuyến đi công tác. Dẫn đến, một số nhiệm vụ
trong các hoạt động trên được thực hiện chưa tốt, chưa tạo được sự hài lòng
cho các cá nhân, phòng ban, đơn vị tham gia.
Và để trả lời cho câu hỏi tại sao vẫn tồn tại những hạn chế trên trong
quá trình tổ chức các chuyến đi công tác của Công ty Cổ phan Ominext, tôi
xin đưa ra một số nguyên nhân sau:
- Hạn chế về tâm lý:
Công ty Cổ phan Ominext là Công ty có 100% vốn đau tư của Việt

64
Nam tuy nhiên lại là Công ty tập trung thị trường kinh doanh tại Nhật Bản.
Do đó, văn hóa của Công ty mang đậm văn hóa làm việc của người Nhật, lấy
“kỷ luật” là nền tảng phát triển, làm tốt sẽ được công nhận, làm sai hoặc thiếu
sót, sẽ bị phạt, thậm chí sẽ có những hình thức chế tài nặng hơn như chuyển
việc, hoặc các quản lý cấp cao sẽ thường xuyên gây áp lực để các nhân viên
không làm được việc tự xin nghỉ việc. Chính vì vậy, với nhiệm vụ không hề
đơn giản như việc tổ chức các chuyến đi công tác, không quá ngạc nhiên khi
các nhân viên Phòng HC-NS đều nhận thức được tam quan trọng của việc tổ
chức chuyến đi công tác những vẫn e ngại và cảm thấy áp lực khi thực hiện
công việc này.
- Hạn chế trong hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác,
trong thời gian lãnh đạo đi công tác và sau chuyến đi công tác:
Công ty Cổ phan Ominext kinh doanh các doanh sản phẩm điện tử rất
phong phú. Do vậy, đối tác và các kênh phân phối rất nhiều, đồng nghĩa khối
lượng công việc tại Phòng HC-NS không hề ít. Phòng HC-NS là Văn phòng
của Công ty vừa phải thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn, vừa thực hiện
nhiệm vụ được Ban lãnh đạo giao. Bởi vậy, nhiều khi công việc bị quá tải,
nên dù có nhận thức được trách nhiệm của mình và trong quá trình chuẩn bị
đã rất chu đáo, tuy nhiên, vẫn không tránh khỏi sai sót vì phải ưu tiên thực
hiện những công việc khác cũng quan trọng không kém.
Đồng thời, Phòng HC-NS đã có bản mô tả công việc về các nhiệm vụ,
chức năng của từng cá nhân trong Phòng, tuy nhiên vẫn chưa có nhiệm vụ cụ
thể trong việc thực hiện tổ chức các chuyến đi công tác. Đặc biệt, khi lượng
công việc nhiều, đòi hỏi phải có sự phân công công việc một cách rõ ràng. Sự
phân công thực hiện công việc phải được xây dựng trên văn bản, giấy tờ,
không thể truyền miệng hoặc thực hiện thông qua thư điện tử được.
Trên bản mô tả công việc, chỉ có nhân viên HC thực hiện nhiệm vụ tổ
chức các chuyến đi công tác, nhưng lượng công việc nhiều, nhân viên HC trao

65
đổi với các nhân viên khác trong Phòng HC-NS nhờ sự giúp đỡ và hỗ trợ,
nhưng nếu thực hiện nhiệm vụ không phải là nhiệm vụ chính của mình và
chuyến đi công tác đó không phải là chuyến đi của CEO, các cấp quản lý hoặc
các trưởng phòng, thì rất có thể các nhân viên thực hiện sẽ lơ là và thiếu sự tỉ
mỉ.
Bên cạnh đó, số buổi đào tạo nghiệp vụ được Công ty triển khai rất ít,
bởi vậy, trong quá trình thực hiện công việc, các nhân viên Phòng HC-NS
chưa có nhiều cơ hội tham gia các buổi đào tạo hoặc được cử đi đào tạo, công
tác từ chuyên gia, các trưởng phòng như những phòng ban khác. Sau mỗi
công việc được thực hiện, dưới sự nhắc nhở góp ý của Trưởng phòng hoặc từ
các phòng ban khác, các nhân viên Phòng HC-NS tự rút kinh nghiệm cho bản
thân và học hỏi thêm để làm tốt nhiệm vụ của mình. Do vậy, khi thực hiện các
nhiệm vụ chưa được thực hiện nhiều lan, hoặc chưa có sự góp ý từ các trưởng
phòng, các nhân viên khác rất dễ thực hiện các hoạt động chưa được tốt.
Ngoài ra, những chuyến đi công tác của CEO, các cấp quản lý, các
trưởng phòng hoặc các nhân viên phan lớn là những chuyến công tác nước
ngoài và thời gian dài, đòi hỏi kinh phí phải được cấp một cách nhanh chóng
để sớm hoàn thiện các thủ tục. Kinh phí cho mỗi chuyến đi rất tốn kém nên
phải mất nhiều thời gian xem xét, xin ý kiến cấp trên. Do vậy, hoạt động
chuẩn bị thủ tục, giấy tờ và kiểm tra các hóa đơn để chuyển sang Phòng Tài
chính-Kế toán không thể nhanh được, vì thế thời gian thực hiện công việc bị
kéo dài và tạo ra một số bất đồng, xung đột trong Công ty.
Trên đây là một số nguyên nhân dẫn đến việc một số hoạt động trong
việc tổ chức các chuyến đi công tác của Phòng HC-NS tại Công ty Cổ phan
Ominext chưa được tốt. Hy vọng từ những nguyến nhân này sẽ giúp các cấp
quản lý và Trưởng phòng HC-NS nhận ra những thiếu xót và hạn chế của
mình để có những giải pháp hiệu quả.

66
 Chƣơng 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI
CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẦN OMINEXT

Trong bất kỳ công việc nào, dù phức tạp hay đơn giản, khi thực hiện
đều khó tránh khỏi những thiếu xót. Đặc biệt trong môi trường làm việc của
các công ty, với những công việc đòi hỏi kỹ năng và chuyên môn nghiệp vụ
cao như hoạt động tổ chức chuyến đi công tác, dù chuẩn bị kỹ lưỡng như thế
nào, cũng chỉ giảm thiểu tối đa sự cố có thể xảy ra trong quá trình thực hiện.
Bởi vậy, trong quá trình tổ chức chuyến đi công tác, Phòng HC-NS đã nỗ lực
hoàn thành các nhiệm vụ, tuy nhiên vẫn còn một số hoạt động trước chuyến đi
công tác, trong thời gian lãnh đạo đi công tác và sau khi chuyến đi công tác
kết thúc, Phòng HC-NS thực hiện chưa được tốt, khiến một số nhân viên ở
các phòng ban khác không cảm thấy hài lòng.
Để góp phan nâng cao hoạt động chuyến đi công tác cho Phòng HC-NS
trong việc tổ chức các chuyến đi công tác của Công ty Cổ phan Ominext,
đồng thời, giúp các trưởng phòng, các cấp quản lý và đặc biệt là các nhân viên
hành chính văn phòng có thêm các biệt pháp nâng cao hiệu quả chuyến đi
công tác, tôi xin đề xuất một số giải pháp sau:

3.1. Đối với Trƣởng phòng và các cấp quản lý

3.1.1. Tạo môi trường làm việc thoải mái, tránh gây áp lực cho nhân
viên

Trong quá trình thực hiện công việc, đối với nhân viên Phòng HC-NS
phải thực rất nhiều công việc. Đó là những công việc chuyên môn, công việc
được cấp trên giao, đồng thời đó cũng là những công việc đối nội, đối ngoại
của Công ty. Do vậy, công việc hàng ngày của các nhân viên HC-NS rất áp
lực. Khi bị yếu tố áp lực công việc chi phối, chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến hiệu

67
quả công việc. Làm việc với tâm lý thoải mái sẽ giúp cho các nhân viên tích
cực và nhiệt tình khi làm việc. Và ngược lại, làm việc trong một tâm trạng áp
lực, thiếu thoải mái, sẽ rất khó để tập trung và nhiệt huyết trong công việc.
Đặc biệt trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho Công ty bao gồm rất nhiều
hoạt động khác nhau, khó tránh khỏi ảnh hưởng về mặt tâm lý gây cản trở đến
tiến độ thực hiện công việc của các nhân viên Văn phòng.
Để giúp các nhân viên thực hiện tốt công việc, Trưởng phòng can tạo
môi trường thoải mái cho nhân viên, không nên quá khắt khe và cứng nhắc
với nhân viên.
Trưởng phòng HC-NS can thường xuyên động viên nhân viên của
mình, hỏi thăm về gia đình rồi mới trao đổi về công việc của họ, để hiểu được
suy nghĩ của nhân viên, đồng thời nắm được những khó khăn, áp lực mà nhân
viên đang gặp phải. Đối với những công việc đòi hỏi chuyên môn cao như
hoạt động tổ chức chuyến đi công tác, Trưởng phòng nên trao đổi vui vẻ với
nhân viên được giao nhiệm vụ, tìm hiểu xem nhiệm vụ nào khiến nhân viên
của mình cảm thấy lo lắng, áp lực nhất. Từ đó, động viên, khen ngợi tinh than
cố gắng của họ và góp ý, hỗ trợ họ thực hiện nhiệm vụ khó khăn đó.
Như vậy bằng những kỹ năng của mình, Trưởng phòng HC-NS sẽ lấy
được niềm tin và sự cố gắng của nhân viên. Đồng thời giúp các nhân viên
thực hiện nhiệm vụ tổ chức chuyến đi công tác một cách nhiệt tình, tích cực,
không bị áp lực và nặng nề về mặt tâm lý khi thực hiện công việc được giao.

3.1.2. Tuyển dụng thêm các nhân viên

Một Công ty phát triển là Công ty có nguồn nhân lực mạnh và tài năng.
Hiện tại, Công ty Cổ phan Ominext đang trong quá trình phát triển và mở
rộng thị trường, khẳng định nguồn nhân lực tài năng của mình. Tuy nhiên để
Công ty phát triển và mở rộng hơn nữa, can phải có thêm “nguồn nhân lực
mạnh”.

68
 Để có được nguồn nhân lực mạnh phục vụ trong việc nâng cao hoạt
động tổ chức chuyến đi công tác, Phòng HC-NS không chỉ hoạch định nhân
sự trong Văn phòng mình mà còn hoạch định, xây dựng kế hoạch tuyển dụng
cho tất cả các phòng ban, phù hợp với từng vị trí đang còn trống của Công ty.
Bởi trong quá trình thực hiện nhiệm vụ tổ chức các chuyến đi công tác, Phòng
HC-NS không thực hiện đơn lẻ mà còn có sự góp ý, hỗ trợ từ các phòng ban
khác. Đặc biệt với các chuyến đi công tác của các nhân viên phòng ban khác,
đòi hỏi các cá nhân được cấp trên giao nhiệm vụ đi công tác phải có năng lực
để hỗ trợ, góp ý cho Phòng HC-NS về những công việc can chuẩn bị, đồng
thời chủ động trong chuyến đi của mình chứ không quá phụ thuộc và ỉ lại vào
Phòng HC-NS. Do vậy việc đẩy mạnh tuyển dụng nhân sự tài năng ở các
phòng ban khác hết sức quan trọng.
Bên cạnh việc tuyển dụng các nhân sự cho phòng ban khác, để thực
hiện tốt hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác cho Công ty, bản thân
Phòng HC-NS cũng phải đẩy mạnh việc tuyển dụng nhân sự tài năng trực tiếp
thực hiện công việc của Văn phòng.
Hiện tại khối lượng công việc Phòng HC-NS phải thực hiện mỗi ngày
cực kỳ nhiều, trong khi đó, số lượng nhân viên chính thức thực hiện nhiệm vụ
văn phòng chỉ có 08 nhân viên và chỉ có 02 nhân viên phụ trách HC. Do đó
khi thực hiện các chuyến đi công tác sẽ rất khó hoàn thành tốt tất cả các công
việc được giao đồng thời.
Để giúp Công ty thực hiện tiến độ công việc nhanh chóng và hiệu quả,
Trưởng phòng HC-NS nên xin ý kiến Ban lãnh đạo tuyển thêm 1-2 nhân viên
thực hiện các công việc HC. Bên cạnh đó, việc tuyển thêm các thực tập sinh
đang theo học các chuyên ngành liên quan đến HC-NS, Thư ký... là một trong
những giải pháp có lợi cho Công ty. Một mặt vừa giảm chi phí tuyển dụng
nhân viên chính thức, mặt khác, vừa có cơ hội đào tạo cho các bạn trẻ có tố
chất và đam mê về chuyên ngành HC-NS. Khi các bạn thực tập sinh được đào

69
tạo đến trình độ nhất định và làm được việc, Công ty có thể giữ lại và tuyển
dụng vào vị trí nhân viên chính thức. Khi đó, nhân viên HC có thể chia sẻ
những công việc đơn giản, không đòi hỏi quá cao về kinh nghiệm cho các bạn
thực tập sinh để tập trung vào những công việc đòi hỏi chuyên môn cao hơn
như việc tổ chức các chuyến đi công tác cho Công ty.
Có thể nói, khâu tuyển dụng cũng là một giải pháp góp phan nâng cao
hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Phòng HC-NS, đồng thời, giúp
Công ty có thêm nguồn nhân lực mạnh và tài năng. Nếu Phòng HC-NS thực
hiện tốt việc tuyển dụng nhân sự chất lượng cao cho Công ty thì chắc chắn
không chỉ có hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác mà trong bất cứ hoạt
động nào của Công ty đều được thực hiện tốt.

3.1.3. Xây dựng và ban hành văn bản quản lý

Các công ty, doanh nghiệp nếu muốn xây dựng bộ máy nhân sự tài
năng và kỷ luật can phải thực hiện tốt việc xây dựng và ban hành văn bản
quản lý. Việc thực hiện các văn bản quản lý là rất can thiết, nó là căn cứ cho
các cá nhân, đơn vị, theo sát và thực hiện công việc đúng chức năng, nhiệm
vụ của mình.
Tại Công ty Cổ phan Ominext cũng thực hiện công việc dựa trên các
văn bản quản lý, tuy nhiên để công việc thực hiện nhanh chóng nên chia nhỏ
các văn bản nhằm đảm bảo sự rõ ràng tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm
cho các cá nhân khác. Trong việc thực hiện tổ chức chuyến đi công tác cũng
như vậy, bất kể số lượng nhân sự ít hay nhiều, nên xây dựng văn bản để giúp
các nhân viên khác chia sẻ lượng công việc với nhân viên HC trong việc tổ
chức chuyến đi công tác cho Công ty. Trong việc xây dựng và ban hành văn
bản quản lý, Phòng HC-NS không chỉ xây dựng văn bản phân công nhiệm vụ
trong Phòng ban mình, mà còn xây dựng văn bản phân công thực hiện và phối
hợp thực hiện tại các phòng ban trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho

70
Công ty.
* Xây dựng văn bản phân công nhiệm vụ cho các nhân viên trong
Phòng HC-NS về hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác:
Tại Phòng HC-NS, các nhân viên đã được phân công nhiệm vụ qua bản
mô tả công việc. Tuy nhiên, để thực hiện tốt hoạt động tổ chức chuyến đi
công tác phải can đến sự phối hợp của các nhân, mới đảm bảo được yêu cau
hiệu quả và nhanh chóng.
Khi xây dựng văn bản, can xem xét điểm mạnh của từng nhân viên.
Nhân viên có kinh nhiệm ở nhiệm vụ nào thì giao khối lượng công việc ở
nhiệm vụ ở đó. Đồng thời can có sự trao đổi trước, để biết rằng nhân viên đó
có hài lòng với nhiệm vụ được giao không, từ đó phân chia nhiệm vụ cho
từng cá nhân một cách phù hợp.
Văn bản phân công nhiệm vụ trong việc tổ chức các chuyến đi công tác
nên được nhân viên HC xây dựng và xin ý kiến của các nhân viên khác, sau
đó sẽ được trình lên cho Trưởng phòng duyệt và góp ý nếu có sửa đổi. Sau
khi văn bản chính thức được phê duyệt, các nhân viên Phòng HC-NS thực
hiện đúng nhiệm vụ của mình một cách cẩn thận và không được lơ là.
* Xây dựng văn bản phân công nhiệm vụ thực hiện và phối hợp thực
hiện giữa các phòng ban chức năng trong hoạt động tổ chức các chuyến đi
công tác:
Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác bao gồm nhiều nhiệm vụ khác
nhau. Phòng HC-NS không thể thực hiện tốt nếu chỉ thực hiện các nhiệm vụ
này một cách đơn lẻ mà không có sự phối hợp hoặc hỗ trợ từ các phòng ban
khác.
Tại các văn bản xây dựng kế hoạch chuyến đi công tác đều có nội dung “Tổ
chức thực hiện và phối hợp thực hiện”. Tuy nhiên để không phải thêm nội
dung này vào trong các kế hoạch mà sẽ để cho các phòng ban tự nhận thức
được vai trò và trách nhiệm của mình trong việc hỗ trợ Phòng HC-NS thực

71
hiện một số nhiệm vụ trong hoạt động tổ chức chuyến đi công tác, Phòng HC-
NS can xây dựng một văn bản riêng, quy định việc thực hiện và phối hợp thực
hiện hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác giữa các phòng ban chức năng.
Các phòng ban sẽ phối hợp với Phòng HC-NS về một công việc cụ thể
liên quan đến chức năng của đơn vị mình. Ví dụ như Phòng Tài chính-Kế toán
phối hợp và hỗ trợ với Phòng HC-NS xây dựng bản dự trù kinh phí và thực
hiện nhiệm vụ quyết toán sau mỗi chuyến đi, Phòng Kỹ thuật, thiết kế sản
phẩm sẽ hỗ trợ Phòng HC-NS thực hiện việc kiểm tra các yếu tố về kỹ thuật,
các phan mềm về sản phẩm (với các chuyến đi ký kết hợp đồng, giới thiệu sản
phẩm) có liên quan trong chuyến đi và bàn giao cho Phòng HC-NS trước
chuyến đi đó...Như vậy việc phối hợp thực hiện can có văn bản chính thức,
với sự thống nhất của các phòng ban, kèm theo cam kết và trách nhiệm trong
quá trình thực hiện công việc. Văn bản sẽ được Phòng HC-NS soạn và gửi
cho các phòng ban khác góp ý, chỉnh sửa phù hợp và chuyển lên ban lãnh đạo
Công ty phê duyệt.
Do đó, có thể thấy việc xây dựng văn bản quản lý rất quan trọng, vừa
có thể chia nhỏ khối lượng công việc, vừa giúp tất cả các nhân viên chủ động,
có trách nhiệm, tập trung vào công việc, không ỉ lại hoặc lơ là khi thực hiện vì
công việc đó không phải là nhiệm vụ chính của mình.

3.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho nhân
viên

Để được tuyển dụng vào Công ty Cổ phan Ominext không hề đơn giản.
Đau vào của các nhân viên tại Công ty đều là những người có tố chất, có
ngoại ngữ, có kinh nghiệm và có kỹ năng tốt. Tuy nhiên mỗi một công ty,
phương pháp làm việc và thực hiện công việc không giống nhau. Có thể ở
công ty này, nhân viên làm rất tốt nhưng ở một công ty khác, cũng với nội
dung công việc như vậy, chưa chắc nhân viên đó đã làm tốt. Do vậy, công ty

72
nào muốn công việc được các nhân viên thực hiện tốt, can trải đẩy mạnh khâu
đào tạo nghiệp vụ, để nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cho các nhân viên Công ty.
Trong hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác cho Công ty cũng vậy.
Các nhân viên Phòng HC-NS, can được đào tạo, hỗ trợ, đặc biệt với những
hoạt động được các nhân viên thực hiện chưa tốt.
Việc đào tạo sẽ được giao cho người có chuyên môn phụ trách, hoặc từ
những người có kinh nghiệm như Trưởng phòng HC-NS, các cấp quản lý
hoặc các trưởng phòng ban khác, hoặc thuê các chuyên gia về đào tạo...
Để đảm bảo nâng cao hoạt động tổ chức chuyến đi công tác, việc đào
tạo can chia nhỏ thời gian, để tiết kiệm thời gian cho các công việc khác và
giúp các nhân viên không bị quá tải lượng kiến thức. Các hoạt động đào tạo
can diễn ra thường xuyên 1-3 tuan/lan và mỗi lan 10 phút đến 15 phút, không
chỉ ở hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác mà còn ở các khâu nghiệp vụ
khác trong các hoạt động của Phòng. Trong trường hợp, Công ty chưa có cá
nhân nào phù hợp thực hiện tổ chức đào tạo, Phòng HC-NS nên đề nghị ban
lãnh đạo cử người đi học hoặc đi công tác tại các Công ty hoặc môi trường
học tập khác.
Bên cạnh đó, trong quá trình đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân
viên, các trưởng phòng và các câp quản lý trao đổi với người phụ trách đào
tạo xây dựng quy định đào tạo trong các phòng ban trong công ty để các nhân
viên tham gia đay đủ và có kỷ luật.
Có thể nói, bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên là vô
cùng quan trọng trong quá trình thực hiện công việc. Do vậy, các trưởng
phòng, các cấp quản lý nên đẩy mạnh đào tạo và bổi dưỡng cho các nhân viên
hơn nữa để giúp các nhân viên nâng cao các kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ,
trở thành nguồn nhân lực tài năng của Công ty.

73
 3.1.5. Bố trí tài chính, đầu tư cơ sở vật chất

Phan lớn các chuyến đi công tác của Công ty Cổ phan Ominext là
những chuyến đi nước ngoài, do vậy chi phí cho những chuyến đi này rất cao.
Đặc biệt với những chuyến đi dài ngày sẽ rất tốn kém và thời gian giải quyết
thủ tục hành chính liên quan đến kinh phí mất rất nhiều thời gian. Chính vì thế
việc bố trí tài chính và xây dựng cơ sở vật chất trong chuyến đi công tác rất
can thiết.
Để bố trí tài chính hiệu quả, Công ty nên thành lập một quỹ tài chính
dành riêng cho các hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác. Quỹ này phải
được Trưởng phòng, các Cấp quản lý xem xét rồi mới chuyển lên cho CEO
duyệt. Quỹ tài chính được xây dựng dựa trên kế hoạch của Công ty theo từng
năm hoặc từng quý, từ đó xác định số lượng chuyến đi công tác, các cá nhân
sẽ được giao nhiệm vụ đi công tác, để xin kinh phí cho Quỹ tài chính phù
hợp.
Quỹ tài chính cho chuyến đi công tác chỉ được sử dụng trong các
chuyến đi công tác và được sự đồng ý của cấp trên, điều đó sẽ giảm thiểu các
khâu về giấy tờ, thủ tục và thời gian chờ đợi kinh phí.
Bên cạnh việc bố trí tài chính phù hợp, việc xây dựng cơ sở vật chất
cũng rất can thiết trong việc nâng cao hoạt động tổ chức chuyến đi công tác
của Công ty. Việc xây dựng cơ sở vât chất sẽ giúp các hoạt động diễn ra một
cách nhanh chóng, thống nhất. Đồng thời tạo động lực cho các nhân viên,
giúp các nhân viên thực hiện các công việc hiệu quả và cảm thấy thoải mái
trong quá trình đi công tác.
Để thực hiện công việc này, Công ty nên chú trọng đau tư phương tiện
di chuyển cho các nhân viên đi công tác tại các tỉnh thành trong nước. Điều
này sẽ giúp cho các cá nhân tham gia chuyến đi công tác có cảm giác thoải
mái, yên tâm và tập trung vào nhiệm vụ được giao trong chuyến đi công tác.

74
Đồng thời, Công ty sẽ quản lý được thời gian, lộ trình của chuyến đi và theo
dõi chính xác được chi phí cho những lan di chuyển trong chuyến đi công tác.
Tránh trường hợp một số nhân viên thuê phương tiện riêng và xin hóa đơn
cao hơn bình thường để trục lợi cá nhân. Đồng thời, Công ty nên nâng cấp cơ
sở hạ tang để thu hút thêm nhiều ứng viên có năng lực ứng tuyển vào các vị
trí của Công ty, đặc biệt ở các vị trí tại Phòng HC-NS, bằng cách: Đau tư thiết
kế văn phòng theo xu hướng hiện đại, nâng cấp và thay thế một số máy móc,
thiết bị đã cũ, hỏng không dùng được...
Có thể nói, bố trí tài chính và xây dựng cơ sở vật chất là các giải pháp
đã được một số Công ty áp dụng và đạt hiệu quả rõ rệt. Công ty Cổ phan
Ominext có thể áp dụng các giải pháp phù hợp góp phan cải thiện những thiếu
sót và nâng cao hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Công ty.
Như vậy, ở góc độ người quản lý, là các trưởng phòng, các cấp quản lý
phải có cái nhìn bao quát phòng ban mình và các phòng ban khác. Đặc biệt là
Trưởng phòng HC-NS, người trực tiếp điều hành nhiệm vụ của Phòng HC-NS
phải nắm rõ được điểm mạnh, điểm yếu và nguyên nhân của những điểm yếu
của Văn phòng mình là gì để xử lý một cách khéo léo tạo sự thuyết phục cho
nhân viên. Trên đây là một số đề xuất về giải pháp của tôi, mong rằng nó có
thể hỗ trợ đắc lực cho Trưởng phòng HC-NS, các trưởng phòng ban khác và
các cấp quản lý trong việc nâng cao hiệu quả tổ chức các chuyến đi công tác
của Công ty.

3.2. Đối với nhân viên nhân viên Phòng HC-NS

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, nhất là đối với hoạt động tổ
chức chuyến đi công tác cho Công ty, bản thân mỗi nhân viên HC-NS được
giao nhiệm vụ phải nhận thức được trách nhiệm của mình đối với công việc
đó, đồng thời hiểu rõ được điểm mạnh và điểm yếu của bản thân để không
mắc phải những sai sót trong quá trình thực hiện.

75
 Dưới đây, tôi có đề xuất một số giải pháp đối với các nhân viên Phòng
HC-NS như sau:

3.2.1. Tự hoàn thiện các kỹ năng, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ

Bản thân mỗi nhân viên khi thực hiện các khâu nghiệp vụ của mình, họ
đã có những kỹ năng nhất định. Tuy nhiên để thực hiện tốt tất cả các công
việc, đòi hỏi các nhân viên không chỉ có kỹ năng, mà còn yêu cau cả kinh
nghiệm thực tế. Do đó, trước khi thực hiện công việc, các nhân viên Phòng
HC-NS, đặc biệt là nhân viên HC-trực tiếp thực hiện hoạt động tổ chức các
chuyến đi công tác, can hoàn thiện kỹ năng, nâng cao chuyên môn nhiệm vụ
thông qua các yêu cau sau:
Thứ nhất, phải có suy nghĩ tích cực, luôn giữ tinh than thoải mái.
Trong môi trường làm việc với tiến độ nhanh chóng và yêu cau sự tập
trung cao, nếu không có suy nghĩ tích cực, không có tinh than làm việc tốt rất
khó để hoàn thiện các kỹ năng và nâng cao chuyên môn nghiệp vụ một cách
hiệu quả được.
Muốn hoàn thiện các kỹ năng và nâng cao chuyên môn nghiệp vụ,
trước hết các nhân viên phải tự rèn luyện cho mình một tinh than tốt, không
ngại khó khăn. Như vậy mới có thể dễ dàng học hỏi và chuyên tâm thực hiện
các công việc của mình. Để làm được điều này, bản thân các nhân viên HC-
NS luôn phải nghĩ đến những điều tốt đẹp, những thành công, sự khen ngợi,
lương thưởng...sau khi hoàn thành công việc. Từ đó, các nhân viên sẽ có thêm
động lực để làm việc và học hỏi kinh nghiệm từ người khác.
Khi đã đạt được điều đó rồi, chắc chắn những rào cản về áp lực công
việc không làm cản trở đến việc rèn luyện kỹ năng và nâng cao chuyên môn
nghiệp vụ của các nhân viên Phòng HC-NS trong Công ty.
Thứ hai, các nhân viên HC-NS nên trao đổi, chia sẻ với người có kinh
nghiệm về những hạn chế của bản thân trong việc thực hiện các nghiệp vụ văn

76
phòng.
Không ai hoàn hảo một cách tuyệt đối. Do vậy, ở nhiệm vụ này, nhân
viên Phòng HC-NS thực hiện rất tốt, tuy nhiên ở các nhiệm vụ khác chưa chắc
các nhân viên Phòng HC-NS đã thực hiện tốt. Điều quan trọng là các nhân
viên HC-NS phải biết được bản thân đã thực hiện chưa tốt ở nhiệm vụ nào, tại
sao lại thực hiện chưa tốt, sau đó nên chia sẻ và trao đổi với những người có
kinh nghiệm để họ hỗ trợ và tháo gỡ những khó khăn mà các nhân viên đang
gặp phải. Người nhận được sự chia sẻ đó, có thể là Trưởng phòng, các trưởng
phòng ban khác, các cấp quản lý hoặc rất có thể chính là các nhân viên ở
Phòng ban mình. Khi các nhân viên có sự trao đổi, chia sẻ với nhau về những
khó khăn trong công việc, sẽ giúp các nhân viên đoàn kết để tìm ra phương
pháp xử lý hiệu quả nhất. Đồng thời, giúp các nhân viên có thêm kiến thức và
kỹ năng thực hiện và giải quyết công việc từ những người có kinh nghiệm.
Ngoài ra, giải pháp này còn giúp các mối quan hệ trong Công ty trở nên
thân thiết hơn, để các nhân viên, các phòng ban hiểu nhau hơn, phối hợp thực
hiện công việc sẽ thống nhất và hiệu quả, đồng thời tránh những xung đột,
mâu thuẫn nội bộ trong Công ty.
Thứ ba, đọc nhiều sách, báo, các thông tin chuyên ngành, đặc biệt các
thông tin liên quan đến hoạt động tổ chức chuyến đi công tác để nâng cao kỹ
năng chuyên môn nghiệp vụ.
Bên cạnh việc học hỏi các kỹ năng, kinh nghiệm từ người khác, các
nhân viên Phòng HC-NS cũng nên tự trang bị cho mình những kiến thức và
hoàn thiện những kỹ năng thông qua sách, báo... để phục vụ cho công việc
của mình.
Hiện nay có rất nhiều cuốn sách hay nghiên cứu về các hoạt động của
văn phòng trong tổ chức các chuyến đi công tác. Ví dụ như cuốn giáo trình
“Nghiệp vụ thư ký văn phòng của TS. Tran Hoàng, cuốn giáo trình“Quản trị
văn phòng” của GS.TS Nguyễn Thành Độ, hoặc từ các đề tài nghiên cứu của

77
các tác giả về hoạt động tổ chức chuyến đi công tác tại một số công ty khác.
Như vậy, thông qua những cuốn sách giáo trình trên, nhân viên Phòng HC-NS
có thể tự hoàn thiện các kỹ năng và nâng cao chuyên môn nghiệp vụ trong
việc tổ chức chuyến đi công tác và các nhiệm vụ khác của Văn phòng.
Thứ tư, tham gia đay đủ các buổi đào tạo của Công ty.
Các nhân viên sẽ rất khó hoàn thiện các kỹ năng và nâng cao nghiệp vụ
của mình nếu không tham gia đay đủ các buổi đào tạo của Công ty.
Những buổi đào tạo của Công ty sẽ cho các nhân viên những kiến thức
thực tế diễn ra hằng ngày xoay quanh các hoạt động của Công ty. Do vậy, đây
cũng là cơ hội để các nhân viên và cá nhân phụ trách đào tạo chia sẻ và đưa ra
những quan điểm trong công việc để mọi người cùng học hỏi và hỗ trợ cho
nhau. Đồng thời trong những buổi đào tạo người hướng dẫn phụ trách sẽ đưa
ra những tình huống cụ thể để các nhân viên xử lý và rút kinh nghiệm từ
chính những tình huống giả định đó. Bởi vậy, các buổi đào tạo cực kỳ quan
trọng, yêu cau các nhân viên phải tham gia đay đủ để hoàn thiện các kỹ năng
và nâng cao các nghiệp vụ Văn phòng cho bản thân.
Như vậy, tự hoàn thiện kỹ năng và nâng cao chuyên môn nghiệp vụ là
yếu tố không thể thiếu để thực hiện tốt công việc được giao. Để cải thiện được
những hạn chế của mình, các nhân viên HC-NS can phải cải thiện và thay đổi
bản thân từ bên trong trước, tức là mỗi người phải có trách nhiệm với công
việc của mình, từ đó tự chủ động để hoàn thiện những kỹ năng và nâng cao
chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng.

3.2.2. Thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ được giao

Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình là yêu cau tiên quyết
của bất cứ nhân viên nào khi làm việc tại Công ty Cổ phan Ominext. Tuy
nhiên việc thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ ở đây đòi hỏi yêu cau nhiều
hơn các Công ty khác.

78
 Các nhân viên khi thực hiện công việc phải có trách nhiệm với công
việc và nhiệm vụ mình đang làm. Khi thực hiện công việc can trung thực, tập
trung, tỉ mỉ để đảm bảo tiến độ công việc. Trong quá trình thực hiện nếu xảy
ra những vấn đề khó giải quyết hoặc không thuộc chức năng, nhiệm vụ của
mình phải báo cho Trưởng phòng HC-NS để có phương án giải quyết.
Bên cạnh đó, để thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình, các
nhân viên HC-NS can tham mưu cho Trưởng phòng về những kế hoạch thực
hiện cụ thể. Trong quá trình thực hiện kế hoạch được giao nếu thấy công việc
nào chưa hợp lý, nên bày tỏ, chia sẻ khéo léo với Trưởng phòng, không được
tự ý quyết định, thay đổi nội dung công việc.
Ngoài ra, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, các
nhân viên HC-NS cũng có nhiệm vụ hỗ trợ các nhân viên, các phòng ban khác
thực hiện công việc được giao. Trong trường hợp, hỗ trợ các công việc quan
trọng, khi chưa có quyết định chính thức từ cấp trên, các nhân viên Phòng
HC-NS can xin ý kiến của Trưởng phòng trước khi hỗ trợ tránh ảnh hưởng
đến những công việc bản thân đang phụ trách. Khi thực hiện can nhiệt tình, tỉ
mỉ giống như nhiệm vụ chính của mình.
Có thể nói, qua quá trình học hỏi và trau dồi kiến thức, tôi xin đưa ra
những giải pháp trên cho các nhân viên Phòng HC-NS. Hy vọng thông qua
những giải pháp này, các nhân viên Phòng HC-NS và Trưởng phòng, các cấp
quản lý của Công ty sẽ có những hướng đi đúng đắn để thực hiện tốt các công
việc của mình. Đồng thời thúc đẩy động lực để các nhân viên cố gắng trên
con đường thăng tiến tại Công ty Cổ phẩn Ominext.
Như vậy, để có những giải pháp phù hợp trong việc nâng cao hoạt động
tổ chức chuyến đi công tác cho Văn phòng tại Công ty Cổ phan Ominext, can
phải xem xét dựa trên nhiều phương diện. Dù trên phương diện nào đi nữa
đều hướng đến một mục tiêu chung, đó là hoàn thành tốt công việc của Phòng
ban được Ban lãnh đạo giao phó. Do vậy, rất mong rằng những giải pháp trên

79
sẽ giúp Trưởng phòng HC-NS, các cấp quản lý, đặc biệt là các nhân viên
Phòng HC-NS sẽ không ngừng hoàn thiện kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ để
hoàn thành tốt mục tiêu chung của Công ty.

80
 KẾT LUẬN

Qua quá trình nghiên cứu, tìm hiểu và vận dụng kiến thức đã học, tôi đã
thực hiện đề tài: “Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng
Công ty Cổ phần Ominext”. Qua đề tài này, tôi đã làm nổi bật cơ sở lý luận
hoạt động của văn phòng trong việc tổ chức các chuyến đi công tác của các
công ty. Bên cạnh đó, tôi đã đánh giá thực trạng, đồng thời đề ra một số giải
pháp cụ thể nhằm giải quyết vấn đề còn tồn đọng và nâng cao hoạt động tổ
chức các chuyến đi công tác cho Văn phòng tại Công ty Cổ phan Ominext.
Trong quá trình thực hiện Đề tài, nhận thấy Văn phòng (Phòng HC-NS)
của Công ty Cổ phan Ominext, đã thực hiện nhiệm vụ của mình trong hoạt
động tổ chức chuyến đi công tác tương đối tốt. Tuy vậy vẫn còn một số
nghiệp vụ được thực hiện chưa được tốt. Với những giải pháp tôi đề xuất, tôi
mong rằng sẽ được Trưởng phòng, các cấp quản lý và các nhân viên Công ty
áp dụng và có những thay đổi tích cực, nâng cao hoạt động tổ chức chuyến đi
công tác của Công ty.
Có thể nói, qua đề tài, tôi hy vọng góp phan nào kiến thức, nhiệt huyết
của bản thân, trong việc đóng góp cơ sở lý luận và thực tiễn về hoạt động tổ
chức các chuyến đi công tác của Văn phòng tại Công ty, đồng thời giúp Công
ty Cổ phan Ominext nhìn nhận được ưu điểm và hạn chế của mình để áp dụng
những giải pháp một cách phù hợp.
Trong quá trình thực hiện đề tài do những nguyên nhân khác nhau, đề
tài không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót, mong nhận được những ý
kiến đóng góp từ thay cô để có thể xây dựng đề tài này ngày một hoàn thiện
hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

81
 TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1. Quyết định số 07/QĐ-OMN ngày 25 tháng 5 năm 2012 của Giám
đốc Công ty Cổ phan Ominext về Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của Phòng Hành chính-Nhân sự.
DANH MỤC GIÁO TRÌNH
2. GS.TS. Nguyễn Thành Độ và công sự (2012), Giáo trình quản trị
văn phòng. NXB. Đại học Kinh tế Quốc dân.
3. PGS. TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền và cộng sự (2013), Quản trị học.
Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân.
4. TS. Vũ Thị Phụng (2006), Giáo trình nghiệp vụ thư ký văn phòng.
NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.
DANH MỤC ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
5. Dương Thị Hoa (2016), Công tác quản trị văn phòng tại công ty
Tham Khe Chàm.
6. Định Thị Thơm (2014), Tìm hiểu về quy trình tổ chức chuyến đi công
tác của cơ quan, tổ chức.
7. Hà Nguyễn Thúy Quỳnh (2011), Một số vấn đề cơ cấu tổ chức quản
lý trong các doanh nghiệp ở Việt Nam.
8. Hà Hữu Giáp (2016), Công tác quản trị văn phòng tại cục nghệ thuật
biểu diễn.
9. Phạm Thị Huyền (2013), Thực trạng và một số giải pháp nâng cao
hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng
Thành.
10. TS. Tạ Ngọc Hải – Viện Khoa học tổ chức nhà nước, Phân loại và
đặc trưng cơ bản của tổ chức từ giác độ Khoa học tổ chức nhà nước.

82
 DANH MỤC WEBSITE
11. Công tác tổ chức và hoạt động văn phòng của công ty Thương mại
và sản xuất vật tư thiết bị Giao thông vận tải (2013), http://luanvan.co/luan-
van/tieu-luan-cong-tac-to-chuc-va-hoat-dong-van-phong-cua-cong-ty-thuong-
mai-va-san-xuat-vat-tu-thiet-bi-giao-thong-van-tai-46955/.
12. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng (2014),
https://kienthucxaydung.info/khai-niem-chuc-nang-nhiem-vu-cua-van-phong/
13. Quy trình lập kế hoạch, vận dụng thực hiện một kế hoạch cho một
cuộc họp và một chuyến công tác cho cơ quan (2013),
http://luanvan.net.vn/luan-van/de-tai-quy-trinh-lap-ke-hoach-van-dung-thuc-
hien-ke-hoach-cho-mot-cuoc-hop-va-mot-chuyen-cong-tac-trong-co-quan-
8622/.

83
 PHỤ LỤC

Phụ lục 1. Mẫu phiếu khảo sát dành cho các nhân viên Phòng HC-NS
tại Công ty Cổ phan Ominext
PHIẾU KHẢO SÁT
Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác
tại Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext

Xin chào anh/chị. Tôi là sinh viên Khoa Quản trị văn phòng thuộc
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Nhằm góp phan nâng cao hoạt động tổ chức
các chuyến đi công tác tại Văn phòng của các doanh nghiệp Việt Nam nói
chung và Công ty Cổ phan Ominext nói riêng, tôi đã dành thời gian và tâm
huyết của mình nghiên cứu Đề tài “Hoạt động tổ chức các chuyến đi công
tác tại Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext”. Do đó, để Đề tài được hoàn
thiện một cách khách quan, tôi rất mong nhận được sự giúp đỡ từ anh/chị
nhân viên Văn phòng Công ty bằng cách tích vào đáp án mà các anh/chị cảm
thấy phù hợp nhất.
Sự giúp đỡ của anh/chị là cơ sở để tôi thực hiện và phát triển đề tài. Tôi
xin cam đoan bài khảo sát chỉ phục vụ trong việc nghiên cứu, anh/chị không
can điền thông tin cá nhân vào phiếu.
Anh/chị chọn đáp án phù hợp theo những câu hỏi sau:
1. Theo anh/chị, hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác cho Công ty
có quan trọng không?
Có quan trọng Bình thường Không quan trọng
2. Mỗi năm Công ty có khoảng bao nhiêu chuyến đi Công tác?
Từ 50-100 chuyến đi công tác Hơn 100 chuyến đi công
tác
 3. Nếu được chọn lựa thực hiện một trong hai công việc đó là:
“Tổ chức chuẩn bị chuyến đi công tác cho Công ty” và “Báo cáo thi
đua khen thưởng theo quý của các Phòng ban”, anh/chị mong muốn làm công
việc nào hơn? Vì sao?
Tổ chức chuyển bị chuyến đi công tác
Báo cáo thi đua khen thưởng theo quý của các Phòng ban
Ý kiến khác
Vì...............................................................................................................
.............................................................................................................................
4. Theo anh/chị trong 3 hoạt động dưới đây, hoạt động nào khiến
anh/chị cảm thấy khó khăn nhất khi tổ chức chuyến đi công tác cho Công ty?
Vì sao?
Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác
Hoạt động của văn phòng trong chuyến đi công tác
Hoạt động của văn phòng sau chuyến đi công tác
5. Trong năm vừa qua, sau những chuyến đi công tác của Công ty, các
Trưởng phòng, Quản lý cấp cao và những người tham gia thường đánh giá
công tác chuẩn bị của Phòng HC-NS như thế nào?
Tốt
Ổn
Không tốt
Ý kiến khác
6. Anh/chị đã bao giờ bị Trưởng phòng, các Cấp quản lý hoặc người
tham gia chuyến đi công tác phê bình, khiển trách trong quá trình chuẩn bi
chuyến đi công tác chưa? Vì sao?
Chưa bao giờ
Dưới 10 lan
Nhiều quá không nhớ hế
 Ý kiến khác
Vì...............................................................................................................
...........................................................................................................................
7. Anh/chị cảm thấy bản thân đã thực hiện những công việc trong
chuyến đi công tác của Công ty như thế nào?
Tốt
Tạm được
Không tốt
Ý kiến khác
8. Anh/chị cảm thấy bản thân đã thực hiện những nhiệm vụ được
Trưởng phòng giao sau chuyến đi công tác của CEO, các quản lý cấp cao và
các nhân viên phòng ban khác của Công ty như thế nào?
Tốt
Tạm được
Không tốt
Ý kiến khác
9. Trong quá trình thực hiện các công việc được giao sau khi các
chuyến đi kết thúc, anh chị cảm thấy Phòng HC-NS chưa thực hiện tốt nhiệm
vụ nào? Vì sao?
Tổng hợp báo cáo tóm tắt nhiệm vụ đã thực hiện trong quá trình
diễn ra chuyến đi công tác cho CEO và công bố trong buổi họp giao ban.
Lưu trữ giấy tờ, thủ tục vào hồ sơ chuyến đi công tác của CEO, các
cấp quản lý, các Trưởng phòng và các nhân viên được giao nhiệm vụ đi công
tác
Chuyển giao giấy tờ, hóa đơn cho Phòng Tài chính-Kế toán để
quyết toán
Liên hệ với đơn vị công tác, soạn thảo lời cảm ơn
Không nhiệm vụ nào hoàn thành tốt
 Nhiệm vụ được giao luôn hoàn thành tốt
Ý kiến khác
Vì...............................................................................................................
.............................................................................................................................
Anh/chị có những đề xuất gì để nâng cao hiệu quả tổ chức chuyến đi công tác
tại Công ty Cổ phan Ominext?
...................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
Cảm ơn sự giúp đỡ của anh/chị, chúc anh/chị luôn gặp nhiều may mắn
và thành công trong cuộc sống cũng như trong công việc của mình tại Công ty
Cổ phan Ominext!
 Phụ lục 2. Mẫu phiếu khảo sát dành cho các nhân viên Phòng Maketing,
Phòng Kinh doanh - Xuất nhập khẩu và Phòng Kỹ thuật - Thiết kế sản phẩm
tại Công ty Cổ phan Ominext
PHIẾU KHẢO SÁT
Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác tại Văn phòng
Công ty Cổ phần Ominext

Xin chào anh/chị. Tôi là sinh viên Khoa Quản trị văn phòng thuộc
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Nhằm góp phan nâng cao hoạt động tổ chức
các chuyến đi công tác tại Văn phòng của các doanh nghiệp Việt Nam nói
chung và Công ty Cổ phan Ominext nói riêng, tôi đã dành thời gian và tâm
huyết của mình nghiên cứu Đề tài “Hoạt động tổ chức các chuyến đi công
tác tại Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext”. Do đó, để Đề tài được hoàn
thiện một cách khách quan, tôi rất mong nhận được sự giúp đỡ từ anh/chị
nhân viên trong Công ty, bằng cách tích vào đáp án mà các anh/chị cảm thấy
phù hợp nhất.
Sự giúp đỡ của anh/chị là cơ sở để tôi thực hiện và phát triển đề tài. Tôi
xin cam đoan bài khảo sát chỉ phục vụ trong việc nghiên cứu, anh/chị không
can điền thông tin cá nhân vào phiếu.
Anh/chị chọn đáp án phù hợp theo những câu hỏi sau:
1. Anh/chị đã từng tham gia các chuyến đi công tác của Công ty tổ
chức chưa?
Đã từng tham gia
Chưa từng tham gia
Ý kiến khác
2. Mỗi năm Công ty có khoảng bao nhiêu chuyến đi Công tác?
Từ 50-100 chuyến đi công tác Hơn 100 chuyến đi công
tác
 3. Tại Công ty anh/chị đang làm việc, phòng ban nào trực tiếp chịu
trách nhiệm tổ chức chuyến đi công tác?
Phòng Kinh doanh- Xuất nhập khẩu
Phòng Maketing
Phòng Tài chính-Kế toán
Phòng Hành chính-Nhân sự
Phòng Kỹ thuật-Thiết kế sản phẩm
Tất cả các phòng ban
4. Anh/chị cảm thấy hoạt động chuẩn bị chuyến đi công tác của Phòng
HC-NS trong của năm vừa qua như thế nào?Vì sao?
Tốt
Tạm được
Bình thường
Có lúc tốt, có lúc không tốt
Không tốt
Vì...............................................................................................................
.............................................................................................................................
5. Anh/chị cảm thấy Phòng HC-NS đã thực hiện những công việc trong
chuyến đi công tác của Công ty như thế nào?Vì sao?
Tốt
Tạm được
Không tốt
Ý kiến khác
Vì...............................................................................................................
.............................................................................................................................
6. Anh/chị cảm thấy sau khi kết thúc chuyến đi công tác của Công ty,
Phòng HC-NS thực hiện đã thực hiên chưa tốt nhiệm vụ nào? Vì sao?
Tổng hợp báo cáo tóm tắt nhiệm vụ đã thực hiện trong quá trình
diễn ra chuyến đi công tác cho CEO và công bố trong buổi họp giao ban.
Lưu trữ giấy tờ, thủ tục vào hồ sơ chuyến đi công tác của CEO, các
cấp quản lý, các Trưởng phòng và các nhân viên được giao nhiệm vụ đi công
tác
Chuyển giao giấy tờ, hóa đơn cho Phòng Tài chính-Kế toán để
quyết toán
Liên hệ với đơn vị công tác, soạn thảo lời cảm ơn
Không nhiệm vụ nào hoàn thành tốt
Nhiệm vụ được giao luôn hoàn thành tốt
Ý kiến khác
Vì...............................................................................................................
.............................................................................................................................
7. Anh/chị có những đề xuất gì để nâng cao hiệu quả tổ chức chuyến đi
công tác tại Công ty Cổ phan Ominext?
...................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
Cảm ơn sự giúp đỡ của anh/chị, chúc anh/chị luôn gặp nhiều may mắn
và thành công trong cuộc sống cũng như trong công việc của mình tại Công ty
Cổ phan Ominext!
 Phụ lục 3: Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phan Ominext

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH HĐQT

Phó Chủ tịch HĐQT TỔNG GIÁM ĐỐC Phó Chủ tịch HĐQT

Ban Cố vấn

Phòng Kinh doanh- Xuất

Phòngnhập
Maketing
khẩu Phòng Tài chính-Kế
Phòng toán
Hành chính-Nhân
Phòng Kỹ thuật-Thiết
sự kế sản ph
 Phụ lục 4: Hình ảnh chuyến đi công tác ký kết hợp đồng của Công ty
Cổ phan Ominext tại Trường Đại học Công nghệ thành phố Hồ Chí Minh
Phụ lục 5: Hình ảnh chuyến đi công tác giới thiệu sản phẩm mới
của CEO Công ty Cổ phan Ominext tại Nhật Bản