BỘ NỘI VỤ

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP VÀ SỰ KIỆN

TẠI VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÒA

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS. ĐẶNG VĂN PHONG
Sinh viên thực hiện : MA THỊ VÂN KIỀU
Mã số sinh viên : 1805QTVA029
Khóa : 2018 – 2022
Lớp : 1805QTVA

HÀ NỘI - 2022
 LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan, bài khóa luận là sản phẩm do tôi thực hiện tuân thủ
đầy đủ các nguyên tắc, kết cấu của khóa luận tốt nghiệp. Các kết quả số liệu
nghiên cứu được trình bày trong khóa luận là trung thực, có nguồn gốc rõ
ràng không bịa đặt thông tin để trích dẫn.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông
tin sử dụng trong quá trình thực hiện khóa luận này.
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2022
Sinh viên

Ma Thị Vân Kiều

 LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành khóa luận “Tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn
phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa” tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn đến
giảng viên Khoa Quản trị văn phòng cùng toàn thể giảng viên Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho tôi những nền tảng kiến thức, kỹ năng cần
thiết để hoàn thiện khóa luận của mình.
Đặc biệt, tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới ThS. Đặng Văn
Phong – giảng viên hướng dẫn đã chỉ dạy, quan tâm và cho tôi những lời động
viên cũng như bài học kinh nghiệm hữu ích trong công tác tổ chức cuộc họp,
sự kiện để tôi hoàn thành bài khóa luận.
Tôi xin chúc quý thầy cô, quý cơ quan mạnh khỏe thành công trong công
việc và cuộc sống
Mặc dù, đã rất cố gằng nhưng do trình độ chuyên môn còn hạn chế trong
quá trình nghiên cứu cá nhân tôi còn gặp nhiều khó khăn và không tránh khỏi
những sai sót. Vì vậy, tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp phản
hồi từ phía thầy, cô để khóa luận của tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2022
Sinh viên

Ma Thị Vân Kiều

 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt Tên đầy đủ
UBND Uỷ ban nhân dân
SNV Sở Nội vụ
TCSK Tổ chức sự kiện
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
 DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ quy trình chuẩn bị trước cuộc họp....................................... 17
Sơ đồ 1.2. Sơ đồ quy trình tiến hành trong cuộc họp...................................... 20
Sơ đồ 1.3. Sơ đồ quy trình kết thúc cuộc họp ................................................. 22
Sơ đồ 1.4. Sơ đồ quy trình giải quyết các vấn đề sau cuộc họp...................... 23
Sơ đồ 1.5. Sơ đồ quy trình công việc trước sự kiện ........................................ 24
Sơ đồ 1.6. Sơ đồ quy trình công việc trong sự kiện ........................................ 27
Sơ đồ 1.7. Quy trình công việc sau sự kiện .................................................... 28
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ quy trình tổ chức các cuộc họp tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa....................................................................................................... 42
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ quy trình tổ chức sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa....................................................................................................... 49

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1. Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa ........................................... 33
Hình 2.2. Địa điểm hội trường A Trung tâm tổ chức hội nghị tỉnh Khánh Hòa
- 46 đường Trần phú, phường Lộc Thọ, Thành Phố Nha Trang, tỉnh Khánh
Hòa .................................................................................................................. 44
Hình 2.3. Chuẩn bị tài liệu cuộc họp “Tổng kết công tác cải cách hành chính
tỉnh Khánh Hòa năm 2021, phương hướng nhiệm vụ 2022” ngày 10 tháng 3
năm 2022 ......................................................................................................... 46
Hình 2.4. Bảng dự toán chi phí tổ chức Hội nghị tổng kết công tác thi đua,
khen thưởng năm 2021 và phát động phong trào thi đua năm 2022............... 50
Hình 2.5. Tea Break tại Hội nghị tổng kết công tác thi đua, khen thưởng năm
2021 và phát động phong trào thi đua năm 2022 của Uỷ ban nhân dân tỉnh
Khánh Hòa....................................................................................................... 54
 DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1. Số lượng tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ
tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2019 - tháng 3/2022 .............................................. 37
Bảng 2.2. Bảng tổng hợp cơ sở vật chất trang thiết bị phòng họp tại Sở Nội vụ
tỉnh Khánh Hòa năm 2022 .............................................................................. 38
DANH MỤC BIỂU ĐỒ
Biểu đồ 2.1. Biểu đồ đánh giá mức độ hiện đại cơ sở vật chất, trang thiết bị
phục vụ tổ chức cuộc họp tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn
2019 - 2022...................................................................................................... 39
Biểu đồ 2.2. Biểu đồ cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ của Văn phòng Sở
Nội vụ tỉnh Khánh Hòa ................................................................................... 59
 MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1

1. Lý do chọn đề tài ................................................................................... 1
2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................... 2
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ....................................................... 3
4. Phƣơng pháp nghiên cứu ..................................................................... 3
5. Lịch sử nghiên cứu ................................................................................ 5
6. Giả thuyết nghiên cứu .......................................................................... 9
7. Bố cục đề tài nghiên cứu..................................................................... 10
PHẦN NỘI DUNG ........................................................................................ 11
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CUỘC HỌP, SỰ KIỆN
CỦA VĂN PHÒNG ....................................................................................... 11
1.1 Một số khái niệm ............................................................................... 11
1.1.1 Khái niệm văn phòng ...................................................................... 11
1.1.2. Khái niệm “họp”, “sự kiện” .......................................................... 12
1.1.3. Khái niệm “Tổ chức cuộc họp” .................................................... 14
1.1.4. Khái niệm “Tổ chức sự kiện” ....................................................... 15
1.2. Quy trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện của văn phòng.......... 16
1.2.1. Quy trình tổ chức các cuộc họp .................................................... 16
1.2.2. Quy trình tổ chức sự kiện .............................................................. 24
1.3. Ý nghĩa của hoạt động tổ chức các cuộc họp và sự kiện .............. 29
1.3.1. Ý nghĩa của tổ chức các cuộc họp ................................................ 29
1.3.2. Ý nghĩa của tổ chức sự kiện .......................................................... 30
Tiểu kết chƣơng 1.................................................................................... 31
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP VÀ SỰ
KIỆN TẠI VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÒA.................. 32
 2.1. Tổng quan về Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa và Văn phòng Sở Nội vụ
tỉnh Khánh Hòa ....................................................................................... 32
2.1.1. Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa ............................................................ 32
2.1.2.Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa ......................................... 33
2.2. Tình hình tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội
vụ tỉnh Khánh Hòa ................................................................................. 36
2.2.1. Thực trạng số lượng các cuộc họp và sự kiện tiêu biểu được tổ
chức tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa ....................................................... 36
2.2.2. Khái quát cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ tổ chức cuộc họp
và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa ........................... 38
2.2.3. Vai trò của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa trong tổ chức
các cuộc họp và sự kiện tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa ........................ 40
2.2.4. Quy trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội
vụ tỉnh Khánh Hòa .................................................................................. 41
2.3. So sánh tổ chức cuộc họp với tổ chức sự kiện tại Văn phòng Sở
Nội vụ tỉnh Khánh Hòa .......................................................................... 55
2.4. Đánh giá tình hình thực hiện tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa ................................................. 57
2.4.1. Ưu điểm .......................................................................................... 57
2.4.2. Hạn chế .......................................................................................... 60
2.4.3. Nguyên nhân .................................................................................. 61
Tiểu kết chƣơng 2.................................................................................... 62
CHƢƠNG 3. MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG
TỔ CHỨC CUỘC HỌP, SỰ KIỆN TẠI VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ
TỈNH KHÁNH HÒA .................................................................................... 63
3.1. Định hƣớng phát triển tổ chức cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng
Sở Nội vụ tỉnh Khánh hòa trong giai đoạn hiện nay ........................... 63
3.1.1. Đẩy mạnh giảm số lượng tổ chức cuộc họp, sự kiện ................... 63
 3.1.2. Phát triển nguồn nhân lực ............................................................ 64
3.1.3. Chú trọng đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị ............................ 64
3.2. Một số khuyến nghị nâng cao chất lƣợng tổ chức cuộc họp, sự
kiện tại văn phòng sở nội vụ tỉnh Khánh Hòa ..................................... 65
3.2.1. Hoàn thiện thể chế, quy định về công tác tổ chức cuộc họp và sự
kiện............................................................................................................ 65
3.2.2. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo Sở về tổ chức các cuộc họp, sự
kiện............................................................................................................ 65
3.2.3. Xây dựng đội ngũ công chức tổ chức cuộc họp, sự kiện chuyên
nghiệp ....................................................................................................... 66
3.2.4. Hiện đại hoá văn phòng đặc biệt là trong tổ chức cuộc họp, sự
kiện............................................................................................................ 67
Tiểu kết chƣơng 3.................................................................................... 68
KẾT LUẬN .................................................................................................... 69
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 70
DANH MỤC PHỤ LỤC................................................................................ 72
 PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong bối cảnh xu thế toàn cầu hóa như hiện nay tổ chức cuộc họp và sự
kiện luôn giữ vị trí đặc biệt quan trọng đối với sự phát triển bền vững của mỗi
cơ quan, doanh nghiệp. Tại các cơ quan nhà nước tổ chức các cuộc họp và sự
kiện được xem như một phương thức làm việc của nền hành chính thông qua
các cuộc họp, sự kiện người đứng đầu hoặc tập thể lãnh đạo thực hiện sự quản
lý, điều hành và giải quyết các nhiệm vụ công việc thuộc chức năng, thẩm
quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật hoặc điều lệ của tổ chức.
Bên cạnh tổ chức các cuộc họp và sự kiện trực tiếp truyền thống, hình
thức tổ chức dưới dạng trực tuyến được tiến hành qua mạng internet sử dụng
các công cụ hỗ trợ công nghệ đồng bộ có chức năng họp hiệu quả như Skype,
Zoom, Google Meet,…ngày càng được áp dụng phổ biến. Đặc biệt, kể từ năm
2019 cho đến nay đứng trước tình hình chung của thế giới phải chịu ảnh
hưởng của dịch bệnh Covid - 19 hầu hết các cuộc họp và sự kiện tại các cơ
quan đa phần được tổ chức thực hiện dưới hình thức trực tuyến để đảm bảo sự
an toàn cũng như công tác quản lý và giải quyết các công việc của cơ quan.
Việc tổ chức các cuộc họp và sự kiện là cần thiết nhưng tuy nhiên ngày
nay cần phải được tiến hành một cách có hiệu quả, tránh tình trạng tổ chức
quá nhiều mang nặng tính hình thức. Trên website Văn phòng Chính phủ bài
viết “Giảm số lượng, nâng cao chất lượng cuộc họp” của tác giả Hoàng Anh
có đề cập “Theo báo cáo, hàng năm các bộ, ngành, địa phương đã xây dựng
kế hoạch, tổ chức từ vài trăm đến gần 2.000 cuộc họp, hội nghị và được các
cơ quan, đơn vị khác mời tham dự giao động từ 1.000 đến khoảng 2.500 cuộc
họp, có lãnh đạo một ngày phải tham dự từ 2- 4 cuộc họp”. Bài viết “Khủng
hoảng vì họp” trên báo Tiền phong số ra ngày 08 tháng 9 năm 2017 của tác
giả Huy Thịnh, có viết: “Có tình trạng gần như phần lớn thời gian làm việc
của nhiều cán bộ lãnh đạo hiện nay là dành cho việc họp, dự hội nghị. Có

1
người mỗi ngày dự 6 - 7 cuộc; họp ban ngày không đủ chuyển sang buổi tối,
họp vào thứ Bảy, Chủ nhật, không còn đủ thời gian giải quyết hồ sơ, thủ tục;
còn người dân thì chờ chữ ký lãnh đạo đến mòn mỏi”; “Giám đốc Sở Quy
hoạch - Kiến trúc Thành phố Hồ Chí Minh ông Nguyễn Thanh Nhã cho biết:
từ đầu năm đến nay Giám đốc, 03 Phó Giám đốc và lãnh đạo phòng ban, cán
bộ chủ chốt của Sở Quy hoạch - Kiến Trúc phải dự tổng cộng hơn 1.500 cuộc
họp”. Từ những số liệu nêu trên cho thấy tại Việt Nam các cơ quan, đơn vị và
địa phương tình trạng cuộc họp và tổ chức sự kiện diễn ra số lượng ngày càng
tăng thậm trí nhiều cuộc họp không thật sự cần thiết vẫn được tổ chức gây
lãng phí về mặt thời gian, nhân lực và tiền bạc.
Sau quá trình khảo sát, thực tế tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
tôi nhận thấy bên cạnh ưu điểm thành tích đã đạt được trong tổ chức các cuộc
họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa vẫn còn tồn tại một
số những hạn chế nhất định. Do đó là sinh viên ngành quản trị văn phòng tác
giả nhận thức được cuộc họp và sự kiện thuộc đối tượng quản lí của văn
phòng, đồng thời cá nhân tác giả mong muốn trang bị thêm sự hiểu biết cụ thể
rõ ràng hơn về quy trình nghiệp vụ tổ chức các cuộc họp và sự kiện cho nên
tác giả lựa chọn đề tài “Tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở
Nội vụ tỉnh Khánh Hòa” làm đề tài nghiên cứu cho bài khóa luận này.
2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục tiêu nghiên cứu của bài khóa luận: dựa trên việc hệ thống hóa
cơ sở lý luận và phân tích thực trạng về hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự
kiện. Để đưa ra một số khuyến nghị cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức
các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạt động tổ chức cuộc họp và sự kiện.
Khảo sát, trình bày thực trạng tổ chức cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng
Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

2
 Đánh giá ưu điểm, hạn chế tổ chức cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng
Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
Căn cứ ưu điểm, hạn chế tổ chức cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở
Nội vụ tỉnh Khánh Hòa, định hướng phát triển của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hoà
nói chung và Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa nói riêng khuyến nghị
một số những giải pháp phù hợp có tính ứng dụng cao dựa trên tình hình thực
tiễn tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa. Qua đó, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả
tổ chức cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tƣợng nghiên cứu: tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng
Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa.
- Phạm vi nghiên cứu:
Phạm vi về mặt không gian: Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh hòa, địa
chỉ: khu liên cơ 01, số 01, đường Trần Phú, phường Xương Huân, Thành phố
Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa.
Phạm vi về mặt thời gian: đề tài “Tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn
phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa” được tác giả nghiên cứu từ giai đoạn năm
2019 đến năm 2022. Trước sự ảnh hưởng của dịch bệnh Covid - 19, giai đoạn
nói trên đã có nhiều sự thay đổi trong công tác hoạt động, quản lý và điều hành
các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa.
Phạm vi về mặt nội dung: đề tài “Tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa” tập trung nghiên cứu qua các nội dung
sau: số lượng tổ chức các cuộc họp và sự kiện, cơ sở vật chất trang thiết bị phục
vụ cho tổ chức các cuộc họp và sự kiện, vai trò của bộ phận văn phòng trong tổ
chức cuộc họp và sự kiện, quy trình nghiệp vụ tổ chức,..
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ nghiên cứu cũng như các mục tiêu của đề
tài tác giả đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau đây:

3
 Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tiến hành thu thập và nghiên cứu,
phân tích thông tin từ những tài liệu cơ quan cung cấp, giáo trình, website
chính thống và các công trình nghiên cứu có liên quan trước đó. Phương pháp
này giúp tác giả tìm hiểu về cơ sở lý luận, chỉ ra các khái niệm, vai trò, ý
nghĩa cũng như nội dung về tổ chức cuộc họp và sự kiện. Đồng thời, tài liệu
cơ quan cung cấp là cơ sở phản ánh khách quan chân thực về thực trạng tổ
chức các cuộc họp và sự kiện hiện nay tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa.
Phương pháp điều tra, khảo sát: tác giả sử dụng phương pháp điều tra,
khảo sát đối với lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa, nhân viên bộ phận văn
phòng về số lượng tổ chức các cuộc họp và sự kiện từ năm 2019 đến nay, cơ
sở vật chất phòng họp, phương tiện tổ chức các cuộc họp, sự kiện trực tuyến,..
Ngoài ra, khảo sát thêm thông tin từ một số công chức tại các phòng ban khác
nhằm nắm bắt đầy đủ quan điểm về việc tham dự và tổ chức các cuộc họp, sự
kiện tại Sở Nôi vụ tỉnh Khánh Hòa. Đồng thời, giúp tôi thu thập nắm rõ được
nhiều thông tin đa dạng về thực trạng của đề tài nghiên cứu
Phương pháp phỏng vấn: sử dụng để phỏng vấn trực tiếp công chức
đang làm việc tại Văn phòng Sở Nội vụ về cơ sở lý luận, ý kiến cá nhân của
lãnh đạo, công chức về các vấn đề còn tồn tại trong hoạt động tổ chức cuộc
họp và sự kiện tại cơ quan, tham khảo ý kiến về những giải pháp, phương án
của lãnh đạo, công chức để bổ sung thông tin vào bài nghiên cứu.
Phương pháp quan sát thực tế: quan sát mọi hoạt động, tổ chức sắp xếp
phân bố công việc diễn ra tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa. Chú
trọng tập trung quan sát, kiểm chứng các lý thuyết về quy trình tổ chức các
cuộc họp và tổ chức sự kiện được thực hiện tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa.
Bên cạnh đó, sử dụng các phương tiện kỹ thuật như máy ảnh, điện thoại, máy
thu âm hỗ trợ để tài liệu quan sát được xem xét kỹ hơn.

4
 5. Lịch sử nghiên cứu
Tìm hiểu tổ chức các cuộc họp và sự kiện của văn phòng là một chủ đề
được các nhà quản lý, nhà khoa học, giảng viên, các sinh viên và học viên
ngành Quản trị văn phòng quan tâm nghiên cứu tiếp cận ở các cấp độ khác
nhau, cụ thể:
Sách, giáo trình
Nguyễn Thành Độ (2012), “Giáo trình quản trị văn phòng”, NXB
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. Trong cuốn giáo trình nội dung
hội họp được tác giả hệ thống hóa cơ sở những vấn đề chung về hội họp, hội
nghị. Trình bày khái niệm, mục đích và ý nghĩa của hội họp, hội nghị. Phương
pháp tổ chức hội họp. Bên cạnh đó, tác giả trình bày nội dung hoạch định,
cách tổ chức các cuộc họp, hội nghị đối với các cuộc họp nội bộ bình thường
không theo nghi thức và các cuộc họp trang trọng theo nghi thức.
Nguyễn Thị Mỹ Thanh (2015), “Giáo trình quản trị tổ chức sự kiện và
lễ hội”, NXB Lao động. Nội dung sự kiện được tác giả trình bày các khái
niệm về sự kiện, lễ hội. Phân biệt được đặc điểm của sự kiện thông qua năm
tiêu chí phân loại cơ bản sau: căn cứ vào tiến trình thời gian, quy mô, nội
dung, sự nổi tiếng và tính đặc trưng, tính chất lặp lại của sự kiện. Đề cấp tới
những tác động của sự kiện đối với văn hóa- xã hội, môi trường, chính trị,
kinh tế và du lịch. Phân tích, làm rõ các vấn đề về lập kế hoạch chiến lược
cho sự kiện, xây dựng chiến lược marketing, quản trị và triển khai thực hiện
dự án sự kiện.
Vũ Thị Phụng (2021), “Giáo trình lý luận về quản trị văn phòng”, Nhà
xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, Trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn. Tổ chức hoạt động hội họp, sự kiện trong văn phòng được tác giả
trình bày cụ thể tại chương 09. Tác giả đưa ra khái niệm “Hội họp”, “Sự
kiện”, nêu rõ trách nhiệm vai trò của văn phòng trong tổ chức hội họp sự kiện.

5
Đồng thời trình bày, phân tích những quy trình và phương pháp tổ chức các
hoạt động hội họp, tổ chức sự kiện.
Bài viết trên các trang thông tin điện tử
Bài viết “Giảm số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp” của tác giả
Hoàng Anh trên website Văn phòng Chính phủ ngày 07/03/2018. Bài viết được
tác giả đề cập đến thực trạng hội họp của các bộ, ngành hiện nay. Thống kê chung
số lượng cuộc họp và chỉ rõ một số hạn chế tồn tại như tổ chức quá nhiều cuộc
họp, chưa có nhiều sự đổi mới trong tổ chức cuộc họp, nhiều cuộc họp diễn ra
một chiều. Trình bày một số giải pháp: đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông
tin, nâng cao hiệu quả hiệu lực điều hành và chú trọng đào tạo chất lượng cán
bộ, công chức, viên chức góp phần tăng năng suất hiệu quả của các cuộc họp
và sự kiện.
“Hội họp thiết thực và chất lượng” bài viết trên website Quân đội nhân
dân của tác giả Anh Quân phát hành ngày 26/12/2019. Trình bày tính cấp
thiết của hoạt động hội họp trong bối cảnh hiện nay, tác giả đưa ra một số ý
kiến nhằm nâng cao chất lượng hội họp “Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, địa
phương tăng cường đi cơ sở, kiểm tra, chỉ đạo giải quyết công việc kịp thời và
hiệu quả cũng chính là góp phần giảm hội họp, nhất là các hội nghị chủ yếu
để “giải ngân” cuối năm, nặng về phô trương hình thức, gây lãng phí, tốn
kém về nhiều mặt”
Bài viết “Hiến kế” giảm...họp của tác giả Nguyễn Minh trên báo điện tử
Đảng cộng sản Việt Nam ngày 30/7/2018. Tập trung đề cập đến những giải
pháp mạnh xóa bớt những cuộc họp vô bổ, tốn kém về thời gian, tiền bạc. Bên
cạnh đó, tác giả đưa ra những số liệu thống kê số lượng hội họp, cụ thể: “ông
Thang Văn Phúc cho hay, khi còn là Thứ trưởng Bộ Nội vụ đã thống kê cứ 8
tiếng trên cả nước có gần 3.000 cuộc họp, ngân sách chi tiêu cho hội họp mất
khoảng 1,5 tỷ đồng mỗi ngày”. Trình bày một số giải pháp giảm họp như: cơ
quan của Chính phủ, chính quyền cấp tỉnh phải làm gương trước trong cải

6
cách hành chính, triệt để ứng dụng công nghệ trong tổ chức điều hành; đặc
biệt, cần xem xét chương trình bồi dưỡng lãnh đạo về kỹ năng hội họp. Phải
bỏ bớt các cuộc họp đôn đốc thực hiện nhiệm vụ hoặc báo cáo sơ kết, tổng kết
và triệt để ứng dụng công nghệ thông tin để điều hành.
Bài viết “Planning anh Structuring Effective Mettings” trên Website
(https://www.skillsyouneed.com/ips/meetings.html). Tác giả làm rõ khái niệm
cuộc họp là gì, mục đích của các cuộc họp. Nêu 03 thành phần chính của cuộc
họp gồm nội dung, tương tác, cấu trúc. Cách lập kế hoạch và nội dung chuẩn
bị cho cuộc họp.
“Meeting Strategies for GroupWork” trên website University of
Waterloo”. (https://uwaterloo.ca/centre-for-teaching-excellence/teaching
resources/teaching-tips/alternativeslecturing/group-work/meeting-strategies-
help-prepare-students-group-work). Bài viết trên đề cập về nội dung chiến
lược cuộc họp để làm việc nhóm, lập kế hoạch và điều hành cuộc họp. Phân
tích các bước cần được thực hiện trước khi cuộc họp diễn ra; các bước cần
thực hiện trong cuộc họp; các bước cần được thực hiện khi kết thúc và sau hội
họp. Trình bày vai trò của từng thành viên và người điều hành trong cuộc họp.
Đề tài nghiên cứu, khóa luận tốt nghiệp
Bài nghiên cứu của tác giả Lê Thị Trang (2018), “Nâng cao chất lượng
công tác tổ chức hội họp tại công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam”,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Qua bài nghiên cứu, tác giả đã nêu lên những cơ
sở lý luận chung về công tác hội họp. Bên cạnh đó, tác giả cũng đã phân tích thấy
rõ được thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Công ty Cổ phần Xây
dựng và Nhân lực Việt Nam thông qua quá trình khảo sát thực tế tại công ty tác
giả đã nắm được các số liệu và thông tin như: số lượng cuộc họp hằng năm từ 300
- 400 cuộc họp lớn nhỏ tùy theo mục đích, nội dung và tình hình thực tế của công
ty, thông kê chi tiết số lượng thư mời họp của riêng năm 2017, thông tin về các
hình thức hội họp và quy trình tổ chức các cuộc hội họp được diễn ra tại Công ty

7
Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam. Từ đó, tác giả đưa ra những nhận xét
và đề xuất, giải pháp giúp phát triển nâng cao công tác tổ chức các cuộc hội họp
tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam.
Bài nghiên cứu của tác giả Nguyễn Khánh Huyền (2021), “Hoạt động tổ
chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống
Đồng”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Trong bài nghiên cứu tác giả đã chỉ ra cơ
sở lý luận chung về tổ chức sự kiện và khái quát Công ty TNHH Thương mại
Dịch vụ và truyền thông Trống Đồng. Trình bày nội dung hoạt động tổ chức sự
kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng. Căn
cứ vào quá trình khảo sát kết hợp với quá trình thu thập tài liệu từ các phòng ban
như văn phòng, phòng Marketing, phòng kinh doanh tác giả chỉ ra các loại hình sự
kiện kinh doanh của công ty, số lượng các sự kiện kinh doanh được tổ chức giai
đoạn 2015-2020, thống kê doanh thu từ hoạt động tổ chức sự kiện kinh doanh của
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng. Qua đó, tác
giả đưa ra những đánh giá nhận xét, chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế của
hoạt động tổ chứ sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền
thông Trống Đồng. Trình bày giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức sự
kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng.
Bài khóa luận tốt nghiệp của tác giả Vũ Thị Giang (2017), “Công tác tổ
chức hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng”, Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội. Tác giả hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về công tác tổ chức hội
họp, phân tích thực trạng công tác tổ chức hội họp tại Văn phòng Công ty Điện
lực Hai Bà Trưng, chỉ ra 05 loại hình hội họp ở Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.
Thống kê cụ thể số lượng các cuộc hội họp từ giai đoạn năm 2012 đến năm 2016
và trình bày quy trình công tác tổ chức hội họp tại Văn phòng Công ty Điện lực
Hai Bà Trưng. Qua đó đưa ra những đánh giá và giải pháp cụ thể nhằm nâng cao
công tác tổ chức hội họp tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.

8
 Khóa luận tốt nghiệp tác giả Nguyễn Văn Long (2017), “Công tác tổ chức
các cuộc họi tại Văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao
thông”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Bài khóa luận được tác giả hệ thống lý
luận chung về công tác tổ chức các cuộc hội họp, trình bày thực trạng công tác tổ
chức các cuộc hội họp tại Văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng
và giao thông. Đưa ra đánh giá ưu nhược điểm và chỉ ra nguyên nhân của những
hạn chế, từ đó đề xuất một số giải pháp nâng cao công tác tổ chức hội họp của văn
phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và giao thông.
Qua quá trình khảo cứu tác giả thấy rằng những tài liệu giáo trình, đề tài
nghiên cứu, khóa luận tốt nghiệp hiện nay chưa có một công trình nào nghiên cứu
đề cập cụ thể về “Tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa” điều này khẳng định đề tài nghiên cứu của tác giả không bị trùng
lặp. Chính vì vậy, kế thừa các công trình, đề tài nghiên cứu nói trên bài khóa luận
tác giả sẽ tiếp tục tập trung trình bày thực trạng công tác tổ chức các cuộc họp và
sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa. Từ đó, đề xuất những khuyến
nghị giải pháp trong hoạt động tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở
Nội vụ tỉnh Khánh Hòa.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Trong những năm qua tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở
Nội vụ tỉnh Khánh Hòa vẫn tồn tại một số những mặt hạn chế chưa được khắc
phục triệt để gây ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả cuộc họp của cơ quan. Bởi
một số nguyên nhân cơ bản sau đây: trình độ nhận thức, kỹ năng, kinh nghiệm
về tổ chức cuộc họp và sự kiện còn hạn chế, có những cuộc họp và sự kiện tổ
chức không khoa học, không rõ hoặc đặt ra quá nhiều nội dung, mục đích.
Nhiều cuộc họp gửi giấy mời nhưng không gửi tài liệu kèm theo, thậm chí
thiết bị công nghệ thông tin cũng ít được sử dụng, tài liệu phục vụ cho cuộc
họp phải đợi đến buổi họp mới phát. Cơ sở vật chất kỹ thuật tổ chức các cuộc
họp và sự kiện chưa hoàn toàn đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng để tổ chức các

9
cuộc họp và sự kiện tại cơ quan,…Do đó, nếu quá trình tổ chức các cuộc họp
và sự kiện được thực hiện một cách khoa học cũng như những giải pháp hữu
hiệu khắc phục những mặt hạn chế còn tồn tại sẽ giúp chất lượng của các cuộc
hội họp và sự kiện của cơ quan sẽ đạt hiệu quả chất lượng cao.
7. Bố cục đề tài nghiên cứu
Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung chính của đề tài gồm 03 chương:
Chƣơng 1. Cơ sở lý luận về tổ chức cuộc họp, sự kiện của văn phòng
Trong chương một, tác giả khái quát về một số khái niệm, vai trò và quy
trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện.
Chƣơng 2. Thực trạng tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn
phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
Tại chương hai, trước tiên tác giả trình bày giới thiệu khái quát về Sở
Nội vụ tỉnh Khánh Hòa và Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa. Trình bày,
thực trạng tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa. Trên cơ sở đó, đưa ra những nhận xét đánh giá và những nguyên
nhân của hạn chế còn tồn tại.
Chƣơng 3. Một số khuyến nghị nâng cao chất lƣợng tổ chức cuộc
họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
Từ những lý luận về tổ chức cuộc họp và sự kiện trình bày ở chương một
và thực trạng đã nêu ở chương hai tôi xin đưa ra một số khuyến nghị nhằm
nâng cao chất lượng hiệu quả tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng
Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa.

10
 PHẦN NỘI DUNG
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CUỘC HỌP, SỰ KIỆN
CỦA VĂN PHÒNG
1.1 Một số khái niệm
1.1.1 Khái niệm văn phòng
Tại Việt Nam quan niệm về “Văn phòng” xuất hiện khá sớm và phổ biến
nhưng đến hiện tại vẫn chưa có một khái niệm nào thống nhất, mỗi nhà
nghiên cứu, tác giả đều tiếp cận và đưa ra nhiều quan điểm theo nhiều góc độ
khác nhau.
Theo Từ điển Tiếng việt của tác giả Hoàng Phê: “Văn phòng là bộ phận
phụ trách các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, cung cấp thông tin và
thực hiện các nghiệp vụ hành chính cho một cơ quan.” [6; tr.1022]
Với tác giả Lê Tân trong Từ điển Tiếng việt định nghĩa “Văn phòng là bộ
phận phụ trách công việc văn thư hành chính trong một cơ quan” [13; tr.847]
Trong cuốn Đại Từ điển tiếng việt của tác giả Nguyễn Như Ý chủ biên,
khái niệm “Văn phòng” cũng được giải thích: “Văn phòng là bộ phận phụ
trách giấy tờ hành chính trong một cơ quan”. [17; tr.593]
Một số sách, giáo trình trong và ngoài nước cũng đều đưa ra các quan
điểm khác nhau về văn phòng.
Năm 2015 trong cuốn Office management (Quản trị văn phòng) của tác
giả R.K. Chopra và Gauri cũng cho rằng: “các hoạt động thu thập, xử lý, lưu
trữ và phân phối thông tin là chức năng chủ yếu của văn phòng”
Ở Việt Nam, trong cuốn Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng, tác giả Vương
Hoàng Tuấn (2000) cho rằng: “Văn phòng hiểu theo nghĩa hẹp là trụ sở làm việc
của cơ quan. Theo nghĩa rộng, đó là bộ máy giúp việc của cơ quan” [12; tr.13]
Cùng quan điểm với tác giả Vương Hoàng Tuấn, trong cuốn giáo trình
mới xuất bản năm (2020), của tác giả Văn Tất Thu cho rằng: “trên thực tế,
văn phòng tồn tại như một thực thể nên có nhiều cách tiếp cận khác nhau”.

11
Sau khi khái quát qua một số cách tiếp cận, tác giả đưa ra định nghĩa “Văn
phòng là một thực thể khách quan tồn tại trong mỗi tổ chức để thực hiện các
chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó”. [11; tr.6]
Tóm lại, trên cơ sở tham khảo một số giáo trình, tài liệu trong và ngoài
nước dưới các góc độ định nghĩa về văn phòng tác giả đồng quan điểm với
các nhà nghiên cứu. Nhưng tuy nhiên, tiếp cận dưới góc độ quản trị văn
phòng cũng như để khái niệm có mối liên hệ chặt chẽ với chủ để bài khóa
luận tác giả đồng quan điểm với PGS.TS. Vũ Thị Phụng trong cuốn giáo trình
“Lý luận về quản trị văn phòng”, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội,
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn như sau: “Văn phòng là bộ
máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng đảm bảo thông
tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc
thông qua hoạt động quản lý hành chính”. [7; tr.44]
1.1.2. Khái niệm “họp”, “sự kiện”
1.1.2.1 Khái niệm “họp”
Hiện nay, khái niệm “họp” cũng có rất nhiều cách hiểu và tiếp cận ở
những góc độ lĩnh vực khác nhau.
Trong cuốn giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng” của tác giả
Đồng Thị Thanh Phương cho rằng: “Họp là sự tập hợp của một số người,
để giải quyết các vấn đề, từ đó đưa ra những hành động cần phải thực
hiện” [8; tr.214]
Cùng quan điểm với tác giả Đồng Thị Thanh Phương, tìm hiểu dưới
góc độ quản trị văn phòng tác giả Vũ Thị Phụng đưa ra khái niệm: “Họp
hay hội nghị là hình thức tập hợp các đối tượng liên quan (lãnh đạo hoặc
cán bộ toàn cơ quan) để thông báo tình hình hoạt động, phổ biến các chủ
trương, chính sách, triển khai công việc hoặc bàn bạc, trao đổi để thống
nhất về các chủ trương, giải pháp liên quan đến sự phát triển của cơ quan,
tổ chức” [7; tr.344]

12
 Tại khoản 1 Điều 3 Quyết định số 45/2018/QĐ-CP ngày 09 tháng 11
năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt
động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính Nhà nước.
Khái niệm “Họp” được định nghĩa như sau: “Họp, hội nghị (gọi chung là
họp) là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải
quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực
tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giải quyết các công việc thuộc
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình theo quy định của pháp
luật” [9; tr.2]
Từ các khái niệm nêu ở trên tôi đồng tình với quan điểm của tác giả
Vương Thị Kim Thanh trong cuốn giáo trình “Quản trị hành chính văn
phòng”: “Họp là quá trình tập hợp, thảo luận của một số người để giải quyết
các vấn đề hoặc quyết định điều gì đó, từ đó xác định những hành động cần
phải thực hiện. Một cuộc họp điển hình là một cuộc họp có mục đích rõ ràng,
có bản tóm tắt chương trình cuộc họp, danh sách những vấn đề sẽ được thảo
luận và sẽ được gửi trước các thành viên tham dự”. [14; tr.305]
Tôi đồng tình với quan điểm này bởi khái niệm phản ánh tương đối đầy
đủ và toàn diện về “họp”. Tác giả Vương Thị Kim Thanh đã chỉ rõ được chi
tiết mục đích của việc họp cũng như những yếu tố cần thiết trong cuộc họp.
1.1.2.2. Khái niệm sự kiện
Hiện nay có rất nhiều khái niệm, quan điểm và cách hiểu khác nhau về
“sự kiện”, cụ thể:
Theo Từ điển Tiếng việt: “Sự kiện là một sự việc có ý nghĩa quan trọng
đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội chúng ta”
Từ quan điểm thương mại: “Sự kiện là các hoạt động xã hội trong lĩnh
vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã
hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn
hóa, phong tục – tập quán. Không giới hạn về mặt phạm vi không gian, thời

13
gian, cũng như lĩnh vực hoạt động” [7; tr.345]
Trong tài liệu Bài giảng Tổ chức sự kiện của Trường Cao đẳng Du lịch
Hà Nội có viết: “Theo tiếng Anh sự kiện (event) bao gồm các lĩnh vực khá
rộng như:
“+ Bussiness event: các sự kiện liên quan đến kinh doanh
+ Corporate events: các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ
niệm thành lập công ty, hội nghị khách hàng...
+ Fundraising events: sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
+ Exhibitions: triển lãm
+ Trade fairs: hội chợ thương mại
+ Entertainment events: sự kiện mang tính chất giải trí
+ Festive events: lễ hội, liên hoan
+ Government events: sự kiện của các cơ quan nhà nước
+ Meetings: họp hành, gặp giao lưu
+ Conferences: hội thảo
+ Conventions: hội nghị
+ Social and cultural events: sự kiện về văn hoá, xã hội
+ Sporting events: sự kiện trong lĩnh vực thể thao” [3; tr.10]
Như vậy, qua quá trình tham khảo tìm hiểu tài liệu của các nhà nghiên
cứu. Tác giả đưa ra khái niệm về sự kiện như sau: “Sự kiện là những hoạt
động có ý nghĩa quan trọng đặc biệt ần được quảng bá rộng rãi, được các cơ
quan, doanh nghiệp tổ chức theo quy trình và phương pháp nhất định trên cơ
sở sử dụng các nguồn lực hiện có nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra”. [7;
tr.345]
1.1.3. Khái niệm “Tổ chức cuộc họp”
Hiện nay, khái niệm tổ chức cuộc họp chưa có một nhà nghiên cứu nào
thống nhất. Chính vì vậy, để đưa ra khái niệm về tổ chức cuộc họp trước tiên
ta phải hiểu tổ chức là gì. Theo một số tài liệu “Tổ chức” được hiểu:

14
 Nhà nghiên cứu về tổ chức người Nhật Bản, ông Mitơkazu lại cho rằng:
“Nói tới tổ chức là nói tới một hệ thống hợp lý tập hợp từ hai người trở lên để
phát huy đến mức cao nhất năng lực tương hỗ nhằm đạt được mục tiêu và
mục tiêu chung” [5; tr.104]
Theo Gunter Buschges một nhà nghiên cứu về xã hội học người Đức
trong tác phẩm Nhập môn xã hội học tổ chức, cho rằng: “Tổ chức là dấu
hiệu đặc trưng và yếu tố cấu thành một xã hội công nghiệp và dịch vụ hiện
đại” [1; tr.26]
Như vậy, các quan niệm đều thống nhất, tổ chức là một tập hợp của ít
nhất hai cá nhân trở lên, có mối liên hệ, phụ thuộc lẫn nhau và đều hướng đến
mục tiêu chung.
Theo quan điểm cá nhân của tác giả, khi nghiên cứu dưới góc độ quản trị
văn phòng, tổ chức được tiếp cận theo nghĩa động từ: là các hoạt động trong
một tổ chức như công tác tổ chức cán bộ, bố trí sắp xếp nhân lực, công tác
điều hành các hoạt động trong một cơ quan, tổ chức…
Dựa trên một số cơ sở lý luận về “họp” và “tổ chức” đã trình bày ở trên,
tác giả mạnh dạn đưa ra khái niệm về tổ chức cuộc họp như sau: tổ chức cuộc
họp là chuỗi hoạt động được áp dụng các phương pháp một cách khoa học,
có quy trình góp phần đạt được mục tiêu với hiệu quả cao. Cụ thể, thực hiện
thông qua các công việc như sắp xếp, phân công, bố trí phối hợp của nhiều
người có tổ chức, mục tiêu của một cơ quan nhằm quyết định một vấn đề
thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến, thông qua đó Thủ trưởng cơ
quan trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo điều hành hoạt động trong công việc thuộc
chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.
1.1.4. Khái niệm “Tổ chức sự kiện”
Tại Việt Nam, tổ chức sự kiện là một thuật ngữ tương đối mới mẻ vì vậy
có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này.
Theo quan điểm kinh doanh: “Tổ chức sự kiện bao gồm một số hoặc

15
toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế (design), triển khai (execusion) đến
kiểm soát (control) các hoạt động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu
nhất định mà sự kiện đã đề ra”. [3; tr.10]
Trong tài liệu bài giảng Tổ chức sự kiện của Trường Cao đẳng du lịch Hà
Nội, có đưa ra khái niệm: “Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số
hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương
trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tổ cần thiết và tổ chức tiến hành diễn biến
của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những
thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội, nhằm đáp
ưng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện” [3; tr.11]
Từ những cách tiếp cận khái niệm đã nêu trên, tác giả đồng tình với các
nhà nghiên cứu. Tuy nhiên, để khái niệm được cụ thể và liên quan trực tiếp
đến bài khóa luận tác giả đưa ra khái niệm về tổ chức sự kiện như sau: “Tổ
chức sự kiện là việc áp dụng các phương pháp và quy trình quản lý trong việc
sử dụng hiệu quả các nguồn lực con người, máy móc và các phương tiện cần
thiết nhằm thỏa mãn mục tiêu của tổ chức đã đề ra”.[7; tr.360]
1.2. Quy trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện của văn phòng
1.2.1. Quy trình tổ chức các cuộc họp
Qua quá trình nghiên cứu tài liệu giáo trình, các bài viết trên website, đề
tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp tác giả đưa ra quy trình tổ chức
cuộc họp như sau:

16
  Giai đoạn chuẩn bị trước cuộc họp

Xác định Xây dựng Xác định thành

Lập kế
nhiệm vụ, chương trình phần, số lượng
hoạch
mục tiêu nghị sự tham dự cuộc họp

Chuẩn bị Xác định Chuẩn bị,

Dự trù
địa điểm thời gian gưi văn
kinh phí
họp họp bản mời

Sơ đồ 1.1. Sơ đồ quy trình chuẩn bị trước cuộc họp

(Nguồn: tác giả)
- Xác định nhiệm vụ và mục tiêu
Bộ phận được giao nhiệm vụ tổ chức cuộc họp cần xác định rõ ràng, đầy
đủ nhiệm vụ và mục tiêu cuộc họp sắp được tổ chức. Mỗi cá nhân được giao
nhiệm vụ tổ chức phải nắm rõ ý nghĩa mục tiêu, tính chất và tầm quan trọng
của mỗi cuộc họp để từ đó có những biện pháp kế hoạch tổ chức phù hợp.
Căn cứ mục tiêu và nhiệm vụ của mỗi cuộc họp cần cần xác định những
yếu tố cơ bản của cuộc họp, cụ thể như: tên cuộc họp, nội dung của cuộc họp,
thành phần tham dự cuộc họp, thời gian và địa điểm họp, cơ sở vật chất, kinh
phí, người tham gia tổ chức cuộc họp, kế hoạch tổ chức cuộc họp, thủ tục báo
cáo trình duyệt kế hoạch họp,..
Bên cạnh đó, mục đích của cuộc họp phải luôn rõ ràng ngay từ đầu và
người chủ trù cuộc họp cũng như những người tham gia cần phải hiểu rõ, điều
này nhằm hạn chế số lượng, nâng cao chất lượng cuộc họp ở cơ quan, tổ chức.
- Lập kế hoạch tổ chức cuộc họp
Những vấn đề có liên quan đến nội dung cuộc họp, công việc yêu cầu cần
trao đổi tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước dưới

17
dạng văn bản người chủ trì và bộ phận tổ chức phải lập kế hoạch tổ chức cuộc
họp. Kế hoạch là công cụ quan trọng để thực hiện hóa các mục tiêu của hội
họp, để lập kế hoạch cho các cuộc họp cơ quan cần tập trung vào các vấn đề:
 Mục tiêu cuộc họp;
 Cơ sở pháp lý;
 Đối tượng;
 Chương trình nghị sự;
 Các nguồn lực cần có;
 Người điều hành;
 Các vấn đề cần triển khai sau cuộc họp;
- Xây dựng chương trình nghị sự
Chương trình nghị sự cuộc họp là bản mô tả trình tự và những nội dung
chính sẽ được thảo luận và cung cấp thông tin cần thiết giúp cho việc tổ chức
cuộc họp, là danh sách những vấn đề cần được nêu ra để thông tin hoặc thảo
luận trong cuộc họp.
Đối với các cuộc họp thường kỳ đã trở thành phổ biến thì chương trình
thường đơn giản. Tuy nhiên, đối với những cuộc họp có quy mô lớn và quan
trọng thì công việc chuẩn bị chương trình thường phức tạp hơn, có các nội
dung chi tiết, cụ thể, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng người với từng nội
dung theo tiến độ thời gian chặt chẽ. Chương trình nghị sự phải gồm các
thông tin sau đây:
 Chủ đề chính cuộc họp;
 Địa điểm họp;
 Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc;
 Trình tự vấn đề trình bày (cột số thứ tự);
 Nội dung thực hiện;
 Thời gian thực hiện;
 Người thực hiện;

18
 - Xác định thành phần và số lượng tham dự cuộc họp
Tuy theo tính chất nội dung, mục đích và yêu cầu của cuộc họp người
triệu tập cuộc họp cần cân nhắc kỹ và quyết định thành phần số lượng người
tham sự cuộc họp cho phù hợp đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả. Thành phần dự
họp gồm khách mời (đại biểu cấp trên, đại diện các đơn vị liên quan, địa biểu
chính quyền địa phương, khách mời tham dự, thông tin tuyên truyền,..).
Thành phần triệu tập họp có trách nhiệm và nghĩa vụ phải dự họp.
Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là quản lý các bộ phận
không thể tham dự cuộc họp thì có thể ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả năng
đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay.
- Chuẩn bị và gửi văn bản mời
Văn bản mời họp được thể hiện với hai hình thức văn bản chính là giấy
mời và công văn có nội dung mời (hoặc triệu tập).
Các nội dung cơ bản là: tên cơ quan đơn vị mời, chức vụ của người được
mời hoặc người đại diện cơ quan, nội dung họp, thời gian họp, địa điểm họp,
thành phần họp, địa chỉ liên hệ để hồi đáp khi nhận được giấy mời. Họ và tên,
chức vụ, chữ ký của người có thẩm quyền mời. Tuyệt đối tránh tình trạng gửi
giấy mời muộn, nhầm địa chỉ hoặc quên không gửi giấy mời.
- Xác định thời gian tiến hành cuộc họp
Xác định thời gian cuộc họp cần căn cứ tính chất, loại hình của cuộc họp
và đảm bảo thuận tiện cho người tham dự.
Đồng thời, cơ quan cần xác định thời gian bắt đầu đón tiếp đại biểu,
ngày giờ khai mạc cuộc họp thời gian tiến hành, thời gian kết thúc, thời gian
đón tiễn đại biểu, thời gian cuộc họp phải được thông báo trước, đảm bảo có
khoảng thời gian cần thiết cho các đại biểu và thành viên dự họp chuẩn bị kế
hoạch cá nhân.
- Chuẩn bị địa điểm họp
Trong điều kiện cơ sở vật chất của cơ quan, điều kiện kinh phí cho phép,

19
cần chọn địa điểm họp tiện lợi và phù hợp yêu cầu của từng loại cuộc họp, hội
nghị tạo điều kiện thuận lợi cho đa số các đại biểu, đảm bảo các tiêu chuẩn
đối với phòng họp. Có các phương án đề phòng sự cố như mất nguồn điện,
hỏng hệ thống âm thanh (đặc biệt với phòng đông người).
Các trang thiết bị cần được đảm bảo và kiểm tra trước khi cuộc họp bắt
đầu như: hệ thống âm thanh, hệ thống âm thanh cho phiên dịch nước ngoài
(nếu cần), hệ thống phát hình ảnh, máy ghi âm và các phương tiện khác như
máy tính, máy in tại chỗ,..
- Chuẩn bị kinh phí cuộc họp
Kinh phí cuộc họp luôn là vấn đề quan trọng cần được quan tâm đúng
mức ở cả hai khía cạnh. Dự toán càng đầy đủ càng sát với thực tế thì càng
đảm bảo cho cuộc họp được tiến hành thuận lợi.
Các cuộc họp thông thường ở cơ quan được lập dự toán hàng năm khi
lập dự toán thu, chi của toàn cơ quan.
 Tiến hành cuộc họp

Điều Ghi biên

Đón tiếp
hành bản
đại biểu
cuộc họp

Sơ đồ 1.2. Sơ đồ quy trình tiến hành trong cuộc họp

(Nguồn: tác giả)
- Đón tiếp đại biểu
Ban tổ chức cuộc họp phải bố trí người đón hoặc có bảng hướng dẫn đại
biểu từ cổng cơ quan đến phòng họp tránh nhầm lẫn và mất thời gian tìm
kiếm nơi họp; hướng dẫn nơi để xe ôtô, xe đạp, xe máy.
Nơi đón tiếp, đăng ký đại biểu đặt tại nơi thuận tiện bố trí đủ lực lượng
đón tiếp tránh ùn tắc trong giờ cao điểm. Người đón tiếp cần chuẩn bị sẵn một
bản danh sách có ghi rõ họ và tên đại biểu (hoặc để đại biểu tự ghi) và cột lấy

20
chữ ký của người đến dự nếu cần. Người đón tiếp đại biểu phải thông báo đầy
đủ chính xác, kịp thời danh sách đại biểu cho người dẫn chương trình cuộc
họp và thông báo đại biểu bổ sung cho người có tránh nhiệm kịp thời.
- Điều hành cuộc họp
Các loại cuộc họp khác nhau thường có chương trình nghị sự khác nhau
và phương pháp, kỹ năng điều hành chủ tọa, tham gia của bộ phận tham mưu,
giúp việc khách nhau. Một cuộc họp thông thường diễn ra theo trình tự sau:
Trước khi vào cuộc họp, đại diện ban tổ chức hoặc ngườ được giao
nhiệm vụ dẫn chương trình cuộc họp phải làm thủ tục ổn định tổ chức, mời
đại biểu vào phòng họp, ổn định chỗ ngồi và tiến hành tổ chức thực hiện các
nghi thức cần thiết.
Giới thiệu các đại biểu, các thành phần dự họp. Khi giới thiệu đại biểu
phải đảm bảo tính thứ bậc, giới thiệu khách trước chủ nhà sau.
Sau nghi thức mở đầu cuộc họp, Chủ tọa đọc lời khai mạc cuộc họp, nêu
được mục đích chính, những mục tiêu mà cuộc họp hướng tới, các nội dung
nhiệm vụ cụ thể cuộc họp sẽ tiến hành. Chủ tọa cần nói rõ cách thức làm việc
trong cuộc họp và duy trì phát triển liên tục, logic cuộc họp.
Khi điều hành cuộc họp, Chủ tọa cần hết sức tránh tình trạng đọc văn
bản đã in sẵn (thường là các bản báo cáo), mà nên gửi trước cho đại biểu.
Trình bày báo cáo tham luận. Các báo cáo và tham luận cần được phân
loại và sắp xếp sao cho hợp lý trong chương trình họp có tính liên hoàn và tạo
tính thống nhất của chủ đề cuộc họp.
Tiến hành thảo luận những vấn đề đặt ra. Thảo luận là một nội dung
quan trọng trong hầu hết các cuộc họp. Việc tiến hành phát biểu và thảo luận
cần được ngắn gọn, có chuẩn bị trước mỗi người phát biểu nên trong khoảng
thời gian tối đa từ 10-15 phút.
- Ghi biên bản
Biên bản phải được ghi đầy đủ, trung thực, ngắn gọn, súc tích, không bỏ

21
sót ý kiến. Biên bản cần ghi đầy đủ các thông tin như: thời gian bắt đầu và
thời gian kết thúc, địa điểm tiến hành cuộc họp, thành phần tham dự và khách
mời, số đại biểu có mặt và vắng mặt, chủ tịch đoàn và thư ký đoàn, nội dung
và diễn biến cuộc họp, các ý kiến thỏa luận. Đồng thời, phải ghi đầy đủ chính
xác các kết luận của cuộc họp, quá trình và kết quả bầu cử (nếu có), cuối biên
bản phải có chữ ký của chủ tọa và thư ký.
 Kết thúc cuộc họp

Kết luận nội Thông qua Đánh giá và

dung cuộc biên bản kết thúc cuộc
họp cuộc họp họp

Sơ đồ 1.3. Sơ đồ quy trình kết thúc cuộc họp

(Nguồn: tác giả)
Kết luận lại các nội dung cuộc họp: người điều hành cuộc họp cần
khẳng định các nội dung, các vấn đề đã được nhất trí, nhấn mạnh các nội
dung và cả các biện pháp, phân công thực hiện (nếu có) của các nội dung đã
thống nhất.
Thông qua biên bản cuộc họp: thông thường khi kết thúc cuộc họp chủ
tọa hoặc thư ký có trách nhiệm đọc biên bản cuộc họp trước các đại biểu tham
dự. Tuy nhiên, tại một số cuộc họp lớn sau khi cuộc họp kết thúc thư ký sẽ
hoàn thiện biên bản và trình ban lãnh đạo phê duyệt và ký. Biên bản cuộc họp
được nhân bản gửi đến các cá nhân, đơn vị có liên quan để thông báo các
thông tin cần thiết.
Đánh giá và kết thúc cuộc họp: người điều hành cuộc họp đưa ra những
đánh giá chung về kết quả đạt được cũng như hạn chế trong từng phần của
cuộc họp. Sau đó, tiến hành tuyên bố bế mạc cuộc họp.

22
  Giải quyết các vấn đề sau cuộc họp

Thực hiện các công

Hoàn thiện Ban hành việc mang tính chất
văn bản văn bản nghiệp vụ văn
phòng

Sơ đồ 1.4. Sơ đồ quy trình giải quyết các vấn đề sau cuộc họp
(Nguồn: tác giả)
Thứ nhất, hoàn thiện văn bản về các vấn đề được quyết định trong
cuộc họp
Nghị quyết cuộc họp;
Biên bản;
Các loại tài liệu khác;
Thứ hai, ban hành các văn bản cần thiết trên cơ sở quyết định của
cuộc họp
Các văn bản chính thức;
Thông báo về cuộc họp;
Thứ ba, các công việc mang tính chất nghiệp vụ văn phòng
Sau khi các cuộc họp và hội nghị kết thúc những người được giao trách
nhiệm phải thực hiện một số công việc sau đây:
Tiến hành thu thập các tài liệu liên quan để lập hồ sơ cuộc họp.
Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, sắp xếp lại bàn ghế và
hoàn trả trang thiết bị cho các bộ phận chức năng.
Thu thập hóa đơn, chứng từ có liên quan đến các chi phí cho cuộc họp.
Khi thu thập cần kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn chứng từ và thực hiện các
thủ tục theo yêu cầu của chuyên môn Kế toán - Tài vụ
Biên tập và soạn thảo một số thư từ văn bản theo yêu cầu của người lãnh
đạo trên tinh thần những nội dung đã được trao đổi thảo luận và nhất trí trog
cuộc họp.

23
 1.2.2. Quy trình tổ chức sự kiện
Dựa trên việc tìm hiểu các tài liệu giáo trình, website có liên quan đến tổ
chức sự kiện tác giả nhận thấy mỗi nhà nghiên cứu đều đưa ra một quy trình
TCSK riêng. Tuy nhiên, tiếp cận dưới góc độ quản trị văn phòng quy trình
TCSK cần phải cụ thể và chi tiết, vì vậy tác giả đồng quan điểm với TS.
Vương Thị Kim Thanh trong cuốn “Giáo trình Quản trị hành chính văn
phòng”. Quy trình tổ chức sự kiện được xây dựng qua các công việc sau:
 Những công việc trƣớc sự kiện

Thành Lập kế Xác định Danh sách

Dự toán
lập ban hoạch mục tiêu, nội khách mời
ngân sách
TCSK TCSK dung sự kiện

Những công Xác định Xách định

việc khác cần địa điểm thời gian Thiệp mời
chuẩn bị TCSK TCSK

Sơ đồ 1.5. Sơ đồ quy trình công việc trước sự kiện

(Nguồn: Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng,
Nhà xuất bản Thống kê)
- Thành lập ban tổ chức sự kiện
Gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả năng
tổ chứ và kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp. Mỗi thành viên trong ban tổ chức
cần được giao những mảng công việc cụ thể, chi tiết trên những lĩnh vực
chuyên biệt. Nhà quản trị tổ chức sự kiện đảm nhiệm chức vụ Trưởng ban,
trực tiếp điều hành ra quyết định
- Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Kế hoạch hội nghị có thể được lập cho từng tháng, quý hoặc cả năm.
Trong bản kế hoạch cần nêu rõ những điểm cơ bản như tên sự kiện, thời gian,

24
tổ chức sự kiện, thành phần tham gia sự kiện, địa điểm tổ chức sự kiện, nội
dung sự kiện.
Phòng Hành chính hoặc đơn vị được chỉ định khác (trong kế hoạch) chịu
trách nhiệm tổ chức triển khai việc thực hiện kế hoạch cho các bộ phận bao
gồm các nội dung như sau: chuyển bản kế hoạch cho các bộ phận liên quan,
kiểm tra và hỗ trợ quá trình thực hiện của các bộ phận, báo cáo kịp thời cấp
trên các trường hợp không giải quyết để xin ý kiến chỉ đạo, phối hợp với cá
nhân liên quan để giải quyết các sự cố phát sinh. Trước khi sự kiện diễn ra từ
một đến hai ngày. Trưởng ban tổ chức chịu trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ
các hạng mục theo kế hoạch, các công việc phải chuẩn bị và giải quyết các
phát sinh nếu cần thiết.
- Dự toán ngân sách
Vai trò của ngân sách: sự kiện dù nhỏ hay lớn cần thu xếp đủ ngân sách;
ngân sách sẽ chi phối việc xác định quy mô, vị trí, địa điểm tổ chức sự kiện;
cần xác định trước ngân sách cho tổ chức sự kiện và lập kế hoạch trong phạm
vi ngân sách cho phép.
Dự toán sơ bộ ngân sách: phải dự kiến được danh mục hàng hóa và dịch
vụ cần thiết để đạt được chất lượng của sự kiện. Tùy theo tính chất, quy mô
của từng sự kiện mà danh mục hàng hóa, dịch vụ có khách nhau.
Kế hoạch phân bổ ngân sách: cần được thực hiện ngay khi lên kế hoạch
tổ chức sự kiện. Ngân sách cần được phân bổ cho các hạng mục công việc
chuẩn bị và cho nội dung cho các hoạt động sự kiện.
- Xác định mục tiêu chủ đề, nội dung chương trình sự kiện
Mục tiêu phải có ý nghĩa, phải rõ ràng, có thứ bậc (nếu muốn thực hiện
mục tiêu lồng ghép nhưng không nên quá nhiều). Chủ đề, nội dung chương
trình cũng tương tự như cách thiết lập chương trình cuộc họp. Tuy nhiên tùy
theo sự kiện như hội nghị, hội thảo, lễ khánh thành,..người tổ chức cần nghiên
cứu kỹ hơn về nghi thức và thủ tục cho phù hợp khi thiết lập chương trình,

25
chẳng hạn loại sự kiện nào cần nghi thức chào cờ, loại sự kiện nào cần diễn
văn khai mạc trang trọng hay chỉ cần có bài phát biểu ngắn,..
- Danh sách khách mời
Xác định rõ các vấn đề: ai là khách mời mục tiêu. Ai là người lên danh
sách khách mời. Làm thế nào để thư mời trình bày đủ nội dung và đến tay
khách mời đúng thời gian dự kiến. Đối với trường hợp cần phải đưa đón
khách trước và làm thủ tục lưu trú cho khách thì phải cử nhân viên đi đưa đón
và hướng dẫn khách các thủ tục và các thông tin khác về điều kiện ăn ở, tham
quan, giải trí.
Danh sách khách mời: cần chuẩn bị hai danh sách, danh sách A cho
khách mời chính thức, danh sách B cho khách mời dự bị (thay thế cho những
người ở danh sách A không tham dự được).
- Thiệp mời
Chú ý các nội dung sau: tên sự kiện, thời gian (ngày giờ khai mạc, bế
mạc, chương trình), địa điểm, chỉ dẫn (sơ đồ), nơi đậu xe, trang phục, địa chỉ/
số điện thoại/ email/ số fax hồi âm; nội dung và chương trình sự kiện; thành
phần tham dự; những giấy tờ cần thiết mang theo; các yêu cầu khác (tham
luận, trang phục...)
Thiệp mời cần phải được gửi kịp thời. Thiệp mời một số sự kiện cần
được gửi sớm để đảm bảo cho người tham dự đủ thời gian chuẩn bị cho
những việc như sau: xin phép đi dự hội nghị và giáy ủy nhiệm đại diện,
nghiên cứu tài liệu được gửi tới, chuẩn bị các tài liệu sẽ trình bày tại sự kiện,
chuẩn bị các loại giấy tờ khác.
- Xác định thời gian tổ chức sự kiện
Thời gian trong năm: căn cứ vào loại hình sự kiện, thành phần tham dự
và điều kiện của nhà cung cấp.
Thời gian trong ngày: phải căn cứ số lượng, vị trí cự ly của khách từ nơi
nghỉ đến nơi diễn ra sự kiện

26
 Thời gian trong tuần: phụ thuộc vào sự kiện và khách tham dự một số
lựa chọn thông thường như những cuộc họp, sự kiện đoàn thể, hội nghị, hội
thảo thường được tổ chức giữa tuần.
- Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện có vai trò quan trọng trong sự thành bại
của tổ chức sự kiện. Địa điểm phải phù hợp với loại hình sự kiện. Nhà tổ chức sự
kiện cần gửi bảng yêu cầu đến nhiều địa điểm khác nhau để chọn nơi đáp ứng
các yêu cầu của mình. Nhiều sự kiện cần không gian bố trí và diễn tập như dẫn
chương trình, lắp đặt thiết bị, hoạt động của các diễn viên,...Cần lưu ý địa điểm
tổ chức sự kiện phải phù hợp với ngân sách. Loại hình sự kiện, khả năng tài
chính và cân đối chi phí là yếu tố quyết định địa điểm tổ chức sự kiện.
- Những công việc khác cần chuẩn bị
Bố trí sân khấu: sân khấu rộng, hẹp, cao, thấp chịu sự chi phối của không
gian tổ chức sự kiện và loại hình sự kiện.
Thiết bị: cần chuẩn bị các thiết bị phụ vụ cho sự kiện như loa, míc, hệ
thống âm thanh, ánh sáng.
Tổ chức ăn uống trong sự kiện: lựa chọn thức ăn, xác định rõ phạm vi
mức độ và mục đích bữa ăn cần phải đạt tới. Tùy theo ngân sách mà xác định
hình thức tiệc, cần nắm vững số lượng người tham gia để dự tính được khẩu
phần ăn
 Những công việc trong sự kiện

Đảm bảo tiến

Đón tiếp đại Kiểm diện
độ chương
biểu đại biểu
trình

Sơ đồ 1.6. Sơ đồ quy trình công việc trong sự kiện

(Nguồn: Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng,
Nhà xuất bản Thống kê)

27
 - Đón tiếp đại biểu
Hai giờ trước khi diễn ra sự kiện, Trưởng ban tổ chức phải kiểm tra lại
toàn bộ các nội dung chuẩn bị, xem xét và kiểm tra nhân viên khu vực đón
tiếp, kiểm tra các loại tài liệu, hệ thống thông tin, ánh sáng, âm thanh, nước
uống, ăn nhẹ; liên hệ với chủ tọa hội nghị xem xét có thay đổi gì không và bổ
sung kịp thời.
Nhân viên phải đón tiếp đến trước, phụ trách hội trường phải có mặt để
sắp xếp bố trí khách ngồi đúng theo sơ đồ đã chuẩn bị. Các nhân viên lễ tân
hướng dẫn khách vào vị trí.
- Kiểm diện đại biểu
Ở những sự kiện nhỏ, để kiểm diện đại biểu có thể dùng danh sách đã
chuẩn bị trước.
Ngược lại, tại các sự kiện lớn đông người thì dùng thẻ đại biểu hoặc giấy
vào cửa (được gửi kèm thiệp mời).
- Đảm bảo tiến độ của chương trình
Thời gian dự kiến cho các tham luận, báo cáo và thảo luận phải được
chấp hành theo dự kiến. Việc đảm bảo thời gian giải lao cũng có ý nghĩa quan
trọng vì sẽ làm giảm sự căng thẳng cần thiết cho các đại biểu, thực hiện bước
chuyển tiếp cho chương trình sự kiện. Bố trí nhân viên cung cấp các điều kiện
cần thiết cho giới truyền thông như gửi tài liệu, thông cáo báo chí và các
phương tiện phục vụ khi cần thiết.
 Những công việc sau sự kiện

Thanh Hoàn Lập hồ

Gửi thư
quyết toán thiện biên sơ sự
cảm ơn
chi phí bản kiện

Sơ đồ 1.7. Quy trình công việc sau sự kiện

(Nguồn: Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng,
Nhà xuất bản Thống kê)

28
 Những công việc cần thiết phải thực hiện sau khi kết thúc sự kiện:
Thanh quyết toán chi phí: cá nhân, bộ phận phụ trách có nhiệm vụ
thanh toán các khoản tiền sẽ tiến hành thu thập các loại hoá đơn, chứng từ và
quyết toán các khoản chi phí tổ chức sự kiện. Việc thanh quyết toán phải được
công khai, minh bạch và rõ ràng.
Gửi thư cảm ơn khách mời: sau khi kết thúc sự kiện Ban tổ chức cần
thực hiện việc soạn thảo và gửi thư cảm ơn đại biểu, khách mời tới tham dự
sự kiện. Nội dung thư ảm ơn cần được trình bày ngắn gọn, lịch sự thể hiện
lòng biết ơn chân thành.
Hoàn thiện biên bản: bộ phận thư ký thực hiện hoàn chỉnh và thông qua
biên bản sự kiện, sao gửi các đơn vị liên quan.
Lập hồ sơ sự kiện: tiến hành thu thập các văn bản, tài liệu liên quan như
kế hoạch sự kiện, danh sách khách mời, chương trình nghị sự, dự trù kinh
phí,...để lập hồ sơ sự kiện.
1.3. Ý nghĩa của hoạt động tổ chức các cuộc họp và sự kiện
1.3.1. Ý nghĩa của tổ chức các cuộc họp
- Vai trò giải quyết công việc
Họp là hình thức trao đổi trực tiếp để giải quyết công việc, các cuộc họp
đều hướng tới mục tiêu giải quyết công việc. Thông qua cuộc họp, các thành
viên sẽ bàn bạc, thảo luận đưa ra phương hướng giải quyết vấn đề, thống nhất
cách thực hiện. Công việc sẽ nhanh chóng được triển khai và giải quyết, đồng
thời trong cuộc họp sẽ phân công trách nhiệm cho mỗi thành viên để thành
viên đó chủ động thực hiện, giải quyết nhanh chóng, chính xác.
- Vai trò thông tin và điều hành công việc
Họp được coi là công cụ, phương pháp điều hành công việc của nhà lãnh
đạo, giúp các nhà lãnh đạo truyền đạt các thông tin quản lí một cách công
khai minh bạch thông qua tổ chức các cuộc họp.

29
 Bên cạnh đó, thông qua các cuộc họp nhà lãnh đạo có thể nắm bắt kịp
thời, nhanh chóng, đầy đủ và chính xác các thông tin phản hồi, ý kiến đóng
góp của các đơn vị, bộ phận, nhân viên nhằm nhanh chóng điều hành công
việc, giải quyết đảm bảo hoạt động của cơ quan. Khi cần nhiều ý kiến đóng
góp, lãnh đạo cơ quan tổ chức các cuộc họp để thu nhập ý kiến một cách
nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.
- Vai trò tổng kết, đánh giá công việc
Qua các cuộc họp sơ kết, tổng kết, báo cáo sẽ giúp lãnh đạo cơ quan tổng
kết được các công việc đã diễn ra, hoàn thành những việc chưa làm được, từ
đó nhận xét và rút kinh nghiệm đề ra các giải pháp để góp phần nâng cao, cải
thiện công việc.
Họp giúp lãnh đạo cơ quan sẽ nắm bắt kiểm soát được tình hình, đánh
giá được sự thực hiện trong công việc của mỗi cá nhân, từ đó có biện pháp
khen thưởng, kỉ luật đối với các cá nhân thực hiện tốt và các cá nhân còn
chểnh mảng, không hoàn tất công việc.
- Giúp phát huy sức mạnh tập thể
Họp là nơi để phát huy quyền làm chủ của con người, để mỗi cá nhân
được bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có quyết
định đúng đắn.
1.3.2. Ý nghĩa của tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là những hoạt động có ý nghĩa rất lớn đối với mỗi cơ
quan và tổ chức, cụ thể:
- Tổ chức sự kiện giúp truyền thông, quảng bá hình ảnh
Sự kiện thường diễn ra nhiều trong năm như các buổi họp hội đồng quản
trị, các hội thảo y tế, giáo dục, giao thông vận tải, các buổi tuyên dương công
nhân viên, kỷ niệm ngày lễ lớn…Các sự kiện này được tổ chức nhằm mục
đích như tăng cường khả năng làm việc, gây dựng hình ảnh cơ quan với toàn
thể nhân viên. Ngoài ra, đây còn là nơi mọi người trao đổi những ý kiến, các ý

30
tưởng, phương thức kinh doanh, quản lý, các nghiên cứu khoa học…vì vậy tổ
chức sự kiện diễn ra không chỉ mang lại lợi ích vật chất cho cơ quan mà còn
mang lại giá trị vô hình khác.
- Thúc đẩy tinh thần làm việc cho nhân viên:
Các cơ quan, tổ chức sự kiện nhằm tạo động lực cho nhân viên, thành
viên tích cực làm việc và đóng góp vì quyền lợi của tập thể. Mặt khác, sự kiện
còn giúp cán bộ, công nhân viên trong cơ quan có thể giao lưu, học hỏi, mở
rộng quan hệ trong công việc và cuộc sống, rút ngắn khoảng cách giữa lãnh
đạo và nhân viên, giữa cấp trên và cấp dưới, bộ phận này với bộ phận khác.
Bên cạnh đó sẽ góp phần tăng tinh thần đoàn kết, đồng lòng nhất trí trong nội,
tạo nên một tập thể vững mạnh, cùng nhau góp phần làm cho công ty ngày
càng phát triển.
- Xây dựng nét văn hóa riêng cho cơ quan, tổ chức:
Thông qua các hoạt động tổ chức sự kiện như lễ kỷ niện thành lập công
ty, kỷ niệm ngày Quốc tế phụ nữ,… sẽ góp phần xây dựng nét văn hóa riêng,
nâng cao và thúc đẩy nhân viên giữ gìn phát huy truyền thống văn hóa của cơ
quan, tổ chức,...
Tiểu kết chƣơng 1
Trong chương một, tác giả hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức cuộc
họp và sự kiện dưới một số khía cạnh như trình bày các khái niệm “Văn
phòng”; khái niệm “Họp”, “Sự kiện”; khái niệm “Tổ chức cuộc họp”, “Tổ
chức sự kiện”. Tìm hiểu, phân tích quy trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện.
Sau đó tác giả tiếp tục làm rõ cụ thể ý nghĩa của tổ chức cuộc họp và sự kiện.
Đây là những nội dung cần thiết để tôi tiến hành phân tích thực trạng tổ chức
các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa chương
hai.

31
 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP VÀ SỰ
KIỆN TẠI VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÒA
2.1. Tổng quan về Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa và Văn phòng Sở Nội
vụ tỉnh Khánh Hòa
2.1.1. Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
- Lịch sử hình thành:
Được thành lập ngày 28 tháng 9 năm 1976 theo Quyết định số 464/TC-
UB của Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Khánh thành lập Ban Tổ chức Chính quyền
tỉnh Phú Khánh. Theo đó, Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Phú Khánh là cơ
quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân tỉnh, đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp,
toàn diện của Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng thời là cơ quan chuyên môn cấp
dưới của Ban Tổ chức Chính phủ, chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn của Ban Tổ
chức Chính phủ.
Đến năm 1988, thi hành Nghị quyết số 34-NQ/TW ngày 02/7/1986 của
Bộ Chính trị về kiện toàn tổ chức, nâng cao hiệu lực của bộ máy đáp ứng yêu
cầu của nhiệm vụ kinh tế xã hội, Ủy ban nhân dân tỉnh đã ban hành Quyết
định số 1153/UB ngày 19/7/1988 kiện toàn tổ chức bộ máy Ban Tổ chức
chính quyền tỉnh Phú Khánh.
Ngày 31 tháng 11 năm 2003, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành
Quyết định số 899/QĐ-CT về việc đổi tên Ban Tổ chức chính quyền tỉnh
Khánh Hòa thành Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa.
Ngày 28/4/2021 Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định số
1145/QĐ-UBND về việc kiện toàn cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Khánh
Hòa; theo đó, về cơ cấu tổ chức có sự thay đổi (Lãnh đạo Sở: có Giám đốc và
03 Phó Giám đốc; các đơn vị thuộc Sở: Phòng Tổ chức, biên chế - Công chức,
viên chức; Phòng Xây dựng chính quyền và Công tác thanh niên; Phòng Cải
cách hành chính; Văn phòng; Thanh tra; Phòng Thi đua – Khen thưởng;
Phòng Văn thư – Lưu trữ; các cơ quan, đơn vị trực thuộc Sở: Ban Tôn giáo;
Trung tâm Lưu trữ lịch sử)

32
 - Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn:
Ngày 22 tháng 10 năm 2021, Uỷ ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành
Quyết định số 3626/QĐ-UBND về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ ,
quyền hạn của Sở Nội vụ [Xem chi tiết tại phụ lục 01]
- Cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa:
Lãnh đạo Sở
01Giám đốc: Bà Trần Thu Mai
03 Phó Giám: Ông Văn Ngọc Sen; Ông Bùi Thế An; Ông Nguyễn Văn Minh.
Các phòng, ban, tổ chức trực thuộc
 Văn phòng sở
 Thanh tra
 Phòng Tổ chức, Biên chế - Công chức, viên chức
 Phòng Xây dựng chính quyền và Công tác thanh niên
 Phòng cải cách hành chính
 Phòng Thi đua – Khen thưởng
 Ban Tôn giáo
 Phòng Văn thư – Lưu trữ
 Trung tâm lưu trữ lịch sử
2.1.2.Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

Hình 2.1. Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

(Nguồn: Tác giả)

33
 Ngày 18 tháng 6 năm 2021, Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa ký ban
hành Quyết định số 188/QĐ-SNV về việc quy định chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn của các đơn vị thuộc Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa. Theo đó, chức
năng, nhiệm vụ và quyền hạn; cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa được quy định như sau:
- Chức năng, nhiệm vụ:
Tham mưu, giúp Giám đốc Sở về công tác thông tin, tổng hợp, điều phối
hoạt động của Sở Nội vụ theo chương trình, kế hoạch công tác; các công tác
trong nội bộ cơ quan Sở Nội vụ, gồm: tổ chức cán bộ; pháp chế; tổng hợp; cải
cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức; bình đẳng giới; văn thư;
ứng dụng công nghệ thông tin; lưu trữ; thi đua - khen thưởng; tài chính, kế
toán, quản lý tài sản và hành chính quản trị. Cụ thể gồm:
Xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; các đề án, dự
án và chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành
chính thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Nội vụ trình UBND tỉnh;
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch, đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền,
hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về các
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao;
Thực hiện hợp tác quốc tế về công tác nội vụ và các lĩnh vực được giao
theo quy định của pháp luật và theo phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân
dân tỉnh;
Tổ chức công tác thông tin, lưu trữ;
Thực hiện chế độ thống kê báo cáo định kỳ và đột xuất, sơ kết, tổng kết
tình hình các mặt công tác nghiệp vụ của Sở;
Tham mưu Giám đốc Sở công tác tổ chức bộ máy, biên chế công chức,
vị trí việc làm, công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức của Sở, tổ chức
và quản lý lực lượng dân quân tự vệ cơ quan;

34
 Thực hiện quản lý công văn, giấy tờ đi, đến; quản lý con dấu, tổ chức lưu
trữ hồ sơ và các văn bản, giấy tờ của cơ quan theo đúng nguyên tắc, chế độ,
thể lệ của Nhà nước. In ấn tài liệu, sao các tài liệu theo sự chỉ đạo của Lãnh
đạo Sở và đề nghị của các đơn vị thuộc Sở;
Tham mưu Giám đốc Sở công tác cải cách hành chính, thực hiện cơ
chế một cửa, một cửa liên thông, cung cấp dịch vụ công trực tuyến của Sở;
quản lý, điều hành hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở;
Tham mưu Giám đốc Sở thực hiện công tác pháp chế; tiếp công dân
cơ quan;
Tham mưu Giám đốc Sở và tổ chức thực hiện việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào quản lý hành chính nhà nước, quản trị mạng tin học cơ quan;
Triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 900:
2015 trong cơ quan theo kế hoạch của tỉnh;
Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý của cơ quan
Sở và các cơ quan trực thuộc Sở. Thẩm định kế hoạch, phân bổ kinh phí, thẩm
tra báo cáo quyết toán các cơ quan trực thuộc; tổng hợp quyết toán toàn Sở theo
quy định;
Quản lý kinh phí, tài sản của cơ quan theo quy định của Nhà nước. Sắp
xếp nơi làm việc, trang bị phương tiện làm việc, sinh hoạt của cơ quan, phục
vụ các cuộc họp, hội nghị do Sở mời hoặc triệu tập;
Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật
chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan; bảo đảm yêu cầu cho hoạt
động công tác của cơ quan;
Xây dựng kế hoạch, biện pháp và đôn đốc thực hiện nội quy bảo vệ cơ
quan, thực hiện công tác phòng gian bảo mật, bảo đảm an toàn và bảo vệ bí
mật của Nhà nước theo quy định. Triển khai thực hiện các biện pháp phòng
cháy, chữa cháy bảo vệ an toàn, tài sản, hồ sơ tài liệu cơ quan;
Thường trực cơ quan, tiếp khách đến quan hệ công tác;

35
 Tham mưu, giúp Giám đốc Sở xây dựng, tổ chức chỉ đạo thực hiện các
nội quy, quy chế và quy tắc của cơ quan;
Theo dõi, tổng hợp, báo cáo Giám đốc Sở tình hình thực hành tiết kiệm,
chống lãng phí ở các đơn vị và công chức, viên chức, người lao động thuộc
Sở;
Tổ chức thực hiện và theo dõi phong trào thi đua trong cơ quan và
ngành, tổng kết rút kinh nghiệm kịp thời và có biện pháp động viên thúc đẩy
phong trào;
Xây dựng danh mục thành phần tài liệu nộp lưu; tổ chức thu nhận tài
liệu, hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và nộp lưu vào lưu trữ lịch sử;
Tham mưu việc xây dựng kế hoạch phổ biến giáo dục pháp luật;
Quản lý và thực hiện cấp phát, thu hồi, cấp đổi hiện vật khen thưởng
theo phân cấp.
- Cơ cấu tổ chức gồm:
Chánh văn phòng và số lượng Phó Chánh Văn phòng theo quy định. Số
biên chế được giám đốc Sở quyết định phân bổ trong tổng số biên chế được
Uỷ ban nhân dân tỉnh giao cho Sở Nội vụ.
2.2. Tình hình tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội
vụ tỉnh Khánh Hòa
2.2.1. Thực trạng số lượng các cuộc họp và sự kiện tiêu biểu được tổ
chức tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
Theo thống kê của chuyên viên phụ trách hàng năm tại Văn phòng Sở
Nội vụ tỉnh Khánh Hòa thực hiện tổ chức khoảng hơn hai trăm đến ba trăm
cuộc họp. Phần lớn đều là các cuộc họp không mang tính nghi thức như họp
giao ban; họp tham mưu tư vấn; họp chuyên môn; sự kiện hội họp; sự kiện lễ
kỷ niệm; sự kiện giải trí,.. Số lượng các cuộc họp, sự kiện mà Văn phòng trực
tiếp tổ chức từ năm 2019 đến tháng 3 năm 2022 được thể hiện qua bảng sau:

36
 (Đơn vị: cuộc)
Năm Năm Năm Tháng 3/
STT Tên cuộc họp/ sự kiện
2019 2020 2021 2022
I Nhóm cuộc họp tiêu
205 188 181 38
biểu
1 Họp giao ban 68 64 55 18
2 Họp chuyên môn 56 47 55 9
3 Họp tham mưu, tư vấn 30 27 27 6
4 Họp sơ kết, tổng kết 51 50 44 5
II Nhóm sự kiện tiêu
105 87 65 15
biểu
1 Sự kiện kỷ niệm 30 24 20 7
2 Sự kiện hội họp 45 41 30 5
3 Sự kiện giải trí 30 22 15 3

Bảng 2.1. Số lượng tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ
tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2019 - tháng 3/2022
(Nguồn: Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa)
Như vậy căn cứ vào bảng tổng hợp trên ta có thể thấy số lượng cuộc họp
nhiều nhất là năm 2019 được tổ chức 205 cuộc, đến giai đoạn năm 2021 số
lượng cuộc họp được tổ chức là 181 cuộc, đã có xu hướng giảm số lượng
cuộc họp (giảm 24 cuộc) so với năm 2019. Bên cạnh đó, tính tới thời điểm
đang thực hiện tổng hợp (tháng 3/2022) số lượng cuộc họp được thống kê
hiện tại là 38 cuộc. Nổi bật với số lượng cuộc họp giao ban hàng tuần, tháng,
quý được tổ chức mỗi năm đều trên 50 cuộc.
Cùng thời điểm đó, có 105 sự kiện tổ chức vào năm 2019, từ năm 2020,
2021 số lượng sự kiện được tổ chức cũng giảm dần qua từng năm. Trung bình
một năm giảm khoảng 18 - 20 sự kiện. Bởi một số lý do ảnh hưởng của tình
hình dịch bệnh Covid - 19, kinh phí tổ chức,...Đối với các sự kiện hội họp
được tổ chức để trao đổi thông tin, bàn bạc ra quyết định của cơ quan như hội
thảo khoa học, hội nghị tổng kết được tổ chức nhiều vào năm 2020 với số
lượng là bốn 41 cuộc. Các sự kiện lễ kỷ niệm như lễ kỷ niệm thành lập Sở

37
 Nội vụ tỉnh Khánh Hòa, lễ đón nhận danh hiệu, lễ kỷ niệm ngày Quốc tế phụ
nữ,..đều được quan tâm tổ chức.
2.2.2. Khái quát cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ tổ chức cuộc họp
và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật là những phương tiện cần thiết để
cuộc họp và sự kiện được tiến hành thuận lợi, dễ dàng đạt hiệu quả cao. Số
lượng, tình trạng sử dụng cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho tổ chức
cuộc họp tại Văn phòng Sở Nội vụ được thể hiện thông qua bảng dưới đây:
Tên loại cơ
sở vật chất, Số lƣợng Năm
STT Tình trạng sử dụng
thiết bị kỹ (cái) mua
thuật
1 Hỏng 01 bàn, còn lại sử dụng bình
Bàn gỗ 50 2012 thường

2 Ghế gỗ 300 2012 20 cái hỏng, còn lại sử dụng tốt

4 03 cái sử dụng tốt, 01 cái hỏng hiện

Loa 04 2015 đang sửa chữa.
5 Âm ly 01 2021 Sử dụng tốt
6 Míc 04 2022 Sử dụng tốt
7 Máy chiếu 01 2019 Sử dụng tốt
8 Màn chiếu Sử dụng tốt
01 2019
máy chiếu
9 Tivi 01 2020 Sử dụng tốt
10 Quạt 6 2017 Sử dụng tốt
11 Điều hòa 2 2021 Sử dụng tốt
12 Cháy 02 bóng, 10 bóng sử dụng tốt
Bóng đèn 12 2018

Bảng 2.2. Bảng tổng hợp cơ sở vật chất trang thiết bị phòng họp tại Sở Nội
vụ tỉnh Khánh Hòa năm 2022
(Nguồn: Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa)

38
 Như bảng tổng hợp trên ta có thể thấy bàn, ghế là hai thiết bị được mua
sắm cũ nhất vào năm 2012, trong đó hiện tại đã hỏng hai mươi chiếc ghế và
một bàn do bị mọt, gãy. Bóng đèn là thiết bị ánh sáng được trang bị từ năm
2018 đến nay đã cháy hai bóng và đang được tiến hành sửa chữa. Âm ly,
máy chiếu, tivi, điều hòa,..đều là các thiết bị được mua từ năm 2019, 2020
và 2021 cho nên tình trạng sử dụng rất tốt bảo đảm được hiệu quả khi diễn
ra cuộc họp, sự kiện. Míc là thiết bị được đầu tư mua sắm mới nhất vào
tháng 03 năm 2022.
Trong quá trình thực tế tại cơ quan, tác giả đã thực hiện khảo sát đối với
công chức Văn phòng và toàn thể công chức tại các phòng chuyên môn khác
trong Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa về tính hiện đại của cơ sở vật chất, trang
thiết bị phục vụ công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện. Kết quả khảo sát, được
thể hiện thông qua biểu đồ sau:

Rất hiện đại Hiện đại Bình thường rất cũ cũ

0% 0%

10%

20%

70%

Biểu đồ 2.1. Biểu đồ đánh giá mức độ hiện đại cơ sở vật chất, trang thiết bị
phục vụ tổ chức cuộc họp tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa giai
đoạn 2019 - 2022

(Nguồn: tác giả tổng hợp)

39
 Khi được hỏi về mức độ hiện đại về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ
tổ chức cuộc họp tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa có đến 70% công
chức trong Văn phòng và các phòng chuyên môn khác đánh giá ở mức độ rất
hiện đại. 20% công chức trong Sở cho rằng cơ sở vật chất, trang thiết bị đạt
mức độ hiện đại. Đồng tình với đánh giá này có 10% cho rằng ở mức bình
thường.
Kết quả khảo sát đã phản ánh rất sát với thực tiễn điều này thể hiện rõ cơ
sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho tổ chức các cuộc họp, sự kiện luôn
được bảo dưỡng, đầu tư hiện đại [Xem chi tiết tại phụ lục 04]. Bên cạnh
những thiết bị đã được cố định tại phòng họp các thiết bị do Văn phòng Sở
Nội vụ tổ chức chuẩn bị thêm như máy ghi âm, máy ảnh,…là một trong
những tiền đề đảm bảo cho công tác chuẩn bị cũng như tiến hành cuộc họp
được diễn ra theo đúng kế hoạch một cách thuận lợi.
Ngoài ra, đối với những cuộc họp cần thuê hoặc mượn các địa điểm
ngoài cơ quan thì bộ phận văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa sẽ chịu trách
nhiệm phụ trách việc lựa chọn những địa điểm phù hợp với tính chất, nội
dung của cuộc họp tránh gây ra sự lãng phí.
2.2.3. Vai trò của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa trong tổ chức
các cuộc họp và sự kiện tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa là bộ phận tham mưu, tổng hợp,
đảm bảo công tác hậu cần trong cơ quan. Tổ chức các cuộc họp và sự kiện là
một trong những chức năng, nhiệm vụ hết sức quan trọng của văn phòng. Cụ
thể, Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa phải thực hiện các công việc sau:
- Thực hiện công tác chuẩn bị trước cuộc họp:
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa được giao nhiệm vụ lập kế hoạch,
chương trình tổ chức các cuộc họp, sự kiện hàng năm, quý, tháng, tuần cho cơ
quan. Tham mưu cho lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa trong việc xác định
nội dung và xây dựng chương trình nghị sự cho các cuộc họp, sự kiện.

40
 Dự toán kinh phí tổ chức cuộc họp và sự kiện.
Soạn và gửi giấy mời đến các cá nhân và đơn vị có liên quan.
Tiến hành vệ sinh, lau dọn phòng họp cơ sở vật chất, kĩ thuật, trang thiết
bị, âm thanh ánh sáng. Chuẩn bị tài liệu cuộc họp, sự kiện. Trang trí hội
trường, kí kết các hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện, hội họp đối với những
cuộc họp, sự kiện quan trọng, quy mô tổ chức lớn.
Kết hợp việc đôn đốc với việc theo dõi giám sát chặt chẽ các cá nhân, tổ
chức thực hiện nhiệm vụ công việc được giao nhằm đề phòng những trường
hợp xấu phát sinh ảnh hưởng tới kết quả chất lượng các cuộc họp, sự kiện…
- Công tác tiến hành:
Tổ chức công tác lễ tân đón tiếp đại biểu, khách mời.
Phân phát văn kiện, tài liệu, in ấn, bổ sung tài liệu khi cần thiết,…
Lãnh đạo văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa theo dõi bám sát diễn biến
cuộc họp, sự kiện. Chuẩn bị các phương án giải quyết sự cố có thể xảy ra.
Ghi biên bản cuộc họp, sự kiện.
- Sau khi kết thúc cuộc họp, sự kiện:
Thu nhập hồ sơ, tài liệu hoàn thiện các văn bản cuộc họp
Thông qua nghị quyết hoặc quyết định (nếu có)
Tặng quà, chiêu đãi và tiễn khách. Thu dọn hội trường.
Thanh quyết toán các chi phí, rút kinh nghiệm.
2.2.4. Quy trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội
vụ tỉnh Khánh Hòa
2.2.4.1. Quy trình tổ chức các cuộc họp tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa
Dựa trên Quyết định số 193/QĐ-SNV ngày 29 tháng 6 năm 2021 về việc
ban hành Quy chế làm việc của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa và kết hợp thực
hiện phỏng vấn lãnh đạo, công chức Văn phòng tác giả khái quát quy trình tổ
chức cuộc họp tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa qua sơ đồ sau:

41
 Tiến hành cuộc Sau khi cuộc họp
Trước cuộc họp
họp kết thúc

- Xây dựng kế hoạch - Đón tiếp đại - Thu thập các

- Xác định nhiệm vụ, mục đích biểu; tài liệu, lập hồ
cuộc họp
- Điều hành cuộc sơ của cuộc
- Dự trù kinh phí
họp; họp;
- Chuẩn bị tổ chức cuộc họp: - Thanh quyết
+ Xác định số lượng, thành - Ghi biên bản; toán chi phí;
phận tham dự; - Rút kinh
- Bế mạc cuộc
+ Thời gian tiến hành; nghiệm;
họp;
+ Địa điểm trang thiết bị phòng
họp;
+ Chuẩn bị chương trình nghị
sự;
+ Văn bản mời họp;
+ Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ cuộc
họp;

Sơ đồ 2.1. Sơ đồ quy trình tổ chức các cuộc họp tại Văn phòng Sở Nội vụ
tỉnh Khánh Hòa
(Nguồn: tác giả)
 Công tác trước khi tổ chức cuộc họp
- Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp
Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của Sở Nội vụ
tỉnh Khánh Hòa cũng như yêu cầu giải quyết công việc của phía lãnh đạo bộ
phận cán bộ, công chức Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa chịu trách
nhiệm công tác lập kế hoạch chuẩn bị các nội dung, địa điểm và các vấn đề
khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp đó.
- Xác định nhiệm vụ và mục đích của cuộc họp
Kết hợp với công tác lập kế hoạch, Chánh Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa cùng một số công chức Văn phòng Sở tiến hành công tác tham

42
mưu cho lãnh đạo về việc xác định nhiệm vụ và mục đích của cuộc họp.
Xuất phát từ nhiệm vụ và mục đích của cuộc họp Văn phòng Sở Nội vụ
tỉnh Khánh Hòa tiếp tục xác định rõ các yếu tố cần thiết trong cuộc họp như:
tên loại cuộc họp. Nội dung, thành phần tham dự cuộc họp. Địa điểm và thời
gian tổ chức,…
- Chuẩn bị tổ chức các cuộc họp
Xác định số lượng và thành phần tham dự cuộc họp: tùy theo tính chất,
nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp lãnh đạo Sở và bộ phận Văn phòng
Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa luôn cân nhắc kỹ và quyết định số lượng, thành
phần tham dự cuộc họp là bao nhiêu người cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và
hiệu quả. Văn phòng Sở tiến hành lập danh sách khách mời cụ thể và trình lên
Ban lãnh đạo phê duyệt. Căn cứ vào đó công chức được phân công nhiệm vụ
sẽ soạn, in và gửi giấy mời hoặc giấy triệu tập đến các cá nhân đơn vị có tên
trong danh sách đã được cấp có thẩm quyền duyệt.
Thời gian tiến hành cuộc họp: thời gian tổ chức cuộc họp đều được
thông báo trước. Thông thường, đối với một số cuộc họp phổ biến tại Sở Nội
vụ tỉnh Khánh Hòa đều được quy định thời gian như sau:
Các cuộc họp tham mưu, tư vấn diễn ra không quá một ngày;
Họp tổng kết công tác năm của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa không quá
một ngày;
Họp chuyên môn từ một buổi đến một ngày làm việc;
Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ một đến hai ngày;
Các loại cuộc họp khác thì tùy theo tính chất và nội dung cuộc họp để bố
trí thời gian tiến hành tổ chức hợp lý.
Địa điểm, trang thiết bị phòng họp: nếu là cuộc họp ít người điểm tổ
chức là tại phòng họp hoặc hội trường. Ngược lại, với các cuộc họp diễn ra
quy mô lớn, số lượng tham dự đông đảo Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh
Hòa sẽ có phương án thuê địa điểm tổ chức phù hợp. Thông thường, tổ chức

43
các cuộc họp lớn đại diện Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa sẽ liên hệ và
ký hợp đồng thuê địa điểm tổ chức với Ban quản lý hội trường Trung tâm tổ
chức hội nghị tỉnh Khánh Hòa.

Hình 2.2. Địa điểm hội trường A Trung tâm tổ chức hội nghị tỉnh Khánh
Hòa - 46 đường Trần phú, phường Lộc Thọ, Thành Phố Nha Trang, tỉnh
Khánh Hòa
(Nguồn: tác giả)
Các trang thiết bị như hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy chiếu được tiến
hành kiểm tra trước khi cuộc họp bắt đầu đề phòng các sự cố như mất nguồn
điện hay hỏng hệ thống âm thanh từ loa, míc,…
Chuẩn bị chương trình nghị sự: chương trình nghị sự là bản mô tả trình
tự và những nội dung chính sẽ được thảo luận và cung cấp thông tin cần thiết
giúp cho việc tổ chức cuộc họp. Nói cách khác, chương trình nghị sự đề cập
đến danh sách các chủ đề cần được nêu ra trong cuộc họp.
Tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa chương trình nghị sự được
xây dựng thông qua việc thảo luận bàn bạc lấy ý kiến của Ban lãnh đạo Sở,
Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng và các công chức chuyên viên. Sau
đó sẽ giao cho một người phụ trách soạn thảo hoàn thiện nội dung của chương
trình nghị sự.
 Các nội dung cần được thể hiện trong bản chương trình nghị sự gồm có:

44
  Thứ tự các nội dung công việc diễn ra trong cuộc họp;
 Tên và nội dung công việc;
 Thời giam thực hiện;
 Người thực hiện
Chuẩn bị văn bản mời họp: dựa theo sự chỉ đạo của Giám đốc Sở, Văn
phòng xây dựng giấy mời, công văn mời theo đúng số lượng thành phần tham
dự cuộc họp. Tùy thuộc vào tính chất và nội dung cuộc họp, Chánh Văn
phòng Sở đề xuất trình Ban lãnh đạo Sở hình thức giấy mời và quy cách mời.
Văn bản mời họp gồm các nội dung sau: tên cơ quan đơn vị mời họp, họ
tên chức vụ người được mời tham dự họp, nội dung họp, thời gian, địa điểm,
thành phần họp, địa chỉ liên hệ hồ đáp khi nhận được giấy mời; họ và tên,
chức vụ, chữ ký của có thẩm quyền mời.
Dự trù kinh phí tổ chức cuộc họp: căn cứ vào tính chất và nội dung cuộc
họp, trước khi tiến hành tổ chức đặc biệt là các cuộc họp lớn quan trọng Văn
phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa sẽ phối hợp với bộ phận kế toán lên một
bản dự trù kinh phí tổ chức cuộc họp.
Bản dự trù kinh phí được thống kê cụ thể chi tiết những việc cần chi trả
trong quá trình tổ chức cuộc họp, các khoản chi phí phục vụ cho công tác tổ
chức cuộc họp đều phải được công khai, minh bạch. Có hóa đơn thu, chi rõ
ràng đảm bảo sử dụng hợp lý, tiết kiệm tối ưu nhất.Việc sử dụng kinh phí tổ
chức cuộc họp sẽ được công chức Phan Thị Mai Yên thuộc Văn phòng Sở
Nội vụ tỉnh Khánh Hòa theo dõi, giám sát.
Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ cuộc họp: trước khi diễn ra cuộc họp một đến
hai ngày Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa sẽ phân công cho công chức
Hoàng Thị Lan thực hiện công tác in, chuẩn bị đầy đủ tài liệu, hồ sơ cuộc
họp. Bìa đựng tài liệu, báo cáo, đề án, chương trình nghị sự,…các tài liệu này
được đóng hay kẹp ghim theo thứ tự được sắp xếp.

45
 Hình 2.3. Chuẩn bị tài liệu cuộc họp “Tổng kết công tác cải cách hành
chính tỉnh Khánh Hòa năm 2021, phương hướng nhiệm vụ 2022” ngày 10
tháng 3 năm 2022
(Nguồn: tác giả chụp)
 Giai đoạn tiến hành cuộc họp
Vào ngày tổ chức cuộc họp Ban tổ chức và bộ phận Văn phòng phải đến
trước thời gian diễn ra tổ chức cuộc họp từ một đến hai giờ đồng hồ nhằm tiến
hành công tác kiểm tra các thiết bị hệ thống âm thanh, máy chiếu, tài
liệu,..thêm một lần nữa góp phần đảm bảo cho sự thành công của cuộc họp.
- Đón tiếp đại biểu:
Tùy theo quy mô, tính chất và vị trí của từng đại biểu tham dự cuộc họp
mà có những hình thức đón tiếp đại biểu khác nhau. Đối với các cuộc họp nhỏ
số lượng dưới năm mười người tham dự việc đón tiếp được diễn ra với từng
đại biểu, ban tổ chức hoặc người chủ trì cuộc họp sẽ trực tiếp đón khách mời
và đại biểu. Đối với các cuộc họp quy mô lớn khâu đón tiếp đại biểu được
thực hiện chu đáo kỹ lưỡng Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa chủ động
thành lập đội lễ tân đón tiếp đại biểu.
Các cuộc họp được tổ chức tại hội trường hoặc địa điểm thuê ngoài Ban
tổ chức sẽ chia thành các khu vực cổng đón tiếp khác nhau hoặc có bảng

46
hướng dẫn đại biểu từ cổng vào đến phòng họp tránh nhầm lẫn mất thời gian.
Sau đó tiến hành công tác đăng ký đại biểu tổng hợp danh sách đại biểu.
Ngoài ra, đối với các cuộc họp quan trọng có đại biểu tham dự là lãnh
đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ khâu đón tiếp đại biểu cần chú ý
đến việc thắt chặt đảm bảo an ninh trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp.
- Điều hành cuộc họp:
Sau thủ tục đón tiếp đại biểu, đại diện ban tổ chức hoặc người dẫn
chương trình sẽ làm công tác ổn định tổ chức mời các đại biểu vào phòng họp
và ổn định vị trí chỗ ngồi. Đối với các cuộc họp theo nghi thức sẽ tổ chức
thực hiện các nghi lễ cần thiết sao cho phù hợp với các quy định và tính chất
nội dung cuộc họp.
Tiến hành giới thiệu đại biểu các thành phần dự họp, chủ tịch đoàn, chủ
tọa, đoàn thư ký hoặc thư ký cuộc họp. Sau đó, chủ tọa sẽ đọc diễn văn khai
mạc cuộc họp thông qua nội dung chương trình, thống nhất cách thức làm
việc, mục tiêu nhiệm vụ cuộc họp hướng tới,…việc phát biểu khai mạc cần
được tiến hành ngắn gọn, nhấn mạnh được các vấn đề chính.
Các bài báo cáo và tham luận được trình bày trong cuộc họp đều được
phân loại sắp xếp hợp lý thống nhất với chủ đề cuộc họp. Có thể kể đến tại
cuộc họp tổng kết công tác năm 2021 và triển khai phương hướng, nhiệm vụ
năm 2022 của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa, các bài báo cáo được trình bày theo
thứ tự sắp xếp sau:
Báo cáo công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa năm 2021 và phương hướng công tác năm 2022;
Báo cáo về công tác thanh tra, kiểm tra năm 2021 và phương hướng
nhiệm vụ năm 2022;
Báo cáo về công tác tổ chức biên chế công chức - viên chức năm 2021,
phương hướng, nhiệm vụ năm 2022;
Báo cáo về công tác thi đua – khen thưởng năm 2021 và phương hướng,

47
nhiệm vụ năm 2022;
Tùy vào tính chất nội dung của mỗi cuộc họp, khi tiến hành thảo luận về
những vấn đề đặt ra mỗi người phát biểu trong thời gian tối đa từ mười đến
mười lăm phút, nội dung phát biểu có sự chuẩn bị trước trình bày đúng trọng
tâm chủ đề tránh gây lãng phí thời gian.
Chánh Văn phòng, các công chức Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh hòa
được giao nhiệm vụ có trách nhiệm giám sát kiểm tra diễn biến cuộc họp đi
theo đúng lịch trình.
- Ghi biên bản:
Biên bản cuộc họp phải được ghi chép đầy đủ, ngắn gọn và trung thực.
Sau khi kết thúc cuộc họp ban thư ký có nhiệm vụ hoàn chỉnh văn bản, trình
lên Chánh Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa xem xét sau đó gửi cho
Lãnh đạo Sở để báo cáo.
- Bế mạc cuộc họp:
Đại diện ban tổ chức, chủ tọa, người điều hành cuộc họp sẽ đọc diễn văn
bế mạc nhấn mạnh kết quả đạt được từng phần trong quá trình điều hành cuộc
họp và đọc lời cảm ơn.
 Tổ chức các công việc kết thúc cuộc họp
Sau khi cuộc họp kết thúc, Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa phải
thực hiện một số công việc sau đây:
Thu thập các tài liệu liên quan để lập hồ sơ của cuộc họp
Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn vệ sinh, sắp xếp lại bàn ghế, ngắt kết nối
các trang thiết bị âm thanh, ánh sáng.
Phối hợp với các bộ phận liên quan thanh quyết toán các khoản chi phí
dùng cho cuộc họp. Các hóa đơn, chứng từ phải rõ ràng, minh bạch. Thời hạn
quyết toán các khoản chi phí chậm nhất là mười ngày kể từ ngày kết thúc
cuộc họp
Tiến hành rút kinh nghiệm chỉ ra những ưu điểm và hạn chế và đưa ra

48
những ý kiến giải pháp khắc phục những sai sót còn tồn tại.
2.2.4.2. Quy trình tổ chức sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
Hiện nay, tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa chưa có một văn bản
nào quy định chi tiết về quy trình tổ chức sự kiện. Chính vì vậy, căn cứ vào
quy chế làm việc của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa và quá trình quan sát thực tế
tại cơ quan tác giả khái quát quy trình tổ chức sự kiện tại Văn phòng Sở Nội
vụ tỉnh Khánh Hòa qua sơ đồ sau:

Công tác chuẩn bị trước Công tác điều hành

Kết thúc sự kiện
sự kiện sự kiện

- Xác định mục tiêu sự kiện; -Tiễn khách;

- Đón tiếp đại biểu
- Lập kế hoạch sự kiện; - Lập báo cáo,
- Khai mạc sự kiện
- Dự toán chi phí tổ chức sự hồ sơ sự kiện;
- Điều hành diễn
kiện; - Thanh quyết
biến sự kiện;
- Chương trình sự kiện toán chi phí;
- Bế mạc sự kiện;
- Lập danh sách khách mời;
- Gửi thư mời/ thiệp mời;
- Chuẩn bị địa điểm;

Sơ đồ 2.2. Sơ đồ quy trình tổ chức sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa
(Nguồn: tác giả)
 Tổ chức công tác chuẩn bị trƣớc sự kiện
- Xác định mục tiêu sự kiện
Tùy theo các loại sự kiện khác nhau mà Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa nhằm tới những mục tiêu khác nhau. Các mục tiêu của việc tổ
chức sự kiện phải được xây dựng rõ ràng, thể hiện rõ bản chất của sự vật hiện
tượng, hơn nữa cần xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp với sự kiện.
- Lập kế hoạch sự kiện

49
 Việc lập kế hoạch cần dựa trên chương trình, mục tiêu, các ý tưởng
chính của sự kiện. Đồng thời, lập kế hoạch sự kiện phải căn cứ vào khả năng
kinh tế và nguồn lực của cơ quan xem xét các yếu tố thời gian, xây dựng các
phương án dự phòng yếu tố rủi do sẽ gặp phải.
- Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện (event budget planer)
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa tiến hành dự kiến danh mục hàng
hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi
phí. Dưới đây là bản dự toán chi phí cho sự kiện “Hội nghị tổng kết công tác
thi đua, khen thưởng năm 2021 và phát động phong trào thi đua năm 2022”
của Uỷ ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa được tổ chức ngày 15 tháng 3 năm
2022 do bộ phận Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa chịu trách nhiệm tổ
chức thực hiện.

Hình 2.4. Bảng dự toán chi phí tổ chức Hội nghị tổng kết công tác thi đua,
khen thưởng năm 2021 và phát động phong trào thi đua năm 2022
(Nguồn: Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa)

50
 Từ bảng dự toán trên ta có thể thấy, thực tế các sự kiện tổ chức đều có
thể khác nhau về tính chất, quy mô,..do đó danh mục hành hóa, dịch vụ cho
từng sự kiện là khác nhau. Nói cách khác, bộ phận Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa cần căn cứ vào nhu cầu thực tế của mỗi sự kiện cụ thể để lựa chọn
dự toán ngân sách tổ chức sự kiện thích hợp.
- Chương trình sự kiện
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa có trách nhiệm thực hiện lập bảng
chương trình sự kiện, liệt kê chi tiết các công việc dự kiến phải thực hiện và
phân công nhân lực thực hiện công việc.
Bảng chương trình sự kiện sẽ được Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh
Hòa thiết kế các nội dung, hạng mục công việc từ khâu chuẩn bị đến khâu kết
thúc sự kiện và được sắp xếp theo trình tự thời gian. Thông thường bảng
chương trình sự kiện sẽ được lập bao gồm các nội dung sau: thời gian, nội
dung hoạt động, phân công – phối hợp,…
- Lập danh sách khách mời
Căn cứ vào mục tiêu của sự kiện, lập danh sách mời thường là do Chánh
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh hòa kết hợp với ban lãnh đạo Sở thực hiện. Từ
đó mới tính đến việc tìm địa điểm và xây dựng dự toán ngân sách phù hợp.
Văn phòng Sở lập danh sách khách mời cụ thể sau đó gửi, trình lên ban
lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa thống nhất về số lượng và cơ cấu khách mời.
Trong danh sách khách mời khi lập ra cần các thông tin cơ bản như: họ và tên của
khách mời, chức danh/ đơn vị công tác, địa chỉ, số điện thoại liên lạc,…
- Chuẩn bị và gửi thiếp mời/ giấy mời cho khách
Thiếp mời/ giấy mời được thiết kế phù hợp với loại hình sự kiện, chuyển
tải được nội dung thông điệp, ý tưởng sự kiện tạo sự thân thiện với người
được mời. Với các sự kiện quan trọng, thiệp mời được Văn phòng Sở Nội vụ
thuê thiết kế chuyên nghiệp, in ấn cẩn thận. Tuy nhiên với các sự kiện không
quá quan trọng thiệp mời/ giấy mời được in ra từ máy in thông thường và

51
được để trong phong bì.
Nội dung thiệp mời tham gia sự kiện tại Văn phòng Sở nội vụ tỉnh
Khánh Hòa sẽ bao gồm các mục cơ bản sau:
+ Lời chào/ lời mời tham gia sự kiện;
+ Tên sự kiện;
+ Mô tả sự kiện;
+ Ngày giờ tiến hành;
+ Địa điểm tổ chức
+ Địa chỉ, số điện thoại. email để khách mời có thể hồi âm đến ban tổ
chức sự kiện hoặc hỏi thêm thông tin;
+ Lời kết/ lời cảm ơn;
Thiếp mời/ giấy mời có thể được gửi qua bưu điện hoặc do ban tổ chức
mang đi trực tiếp cho khách. Việc lựa chọn cách thức gửi tùy theo thời gian
dự tính đối tượng khách, khoảng cách, chi phí,.. cho việc gửi thiếp/ giấy mời.
- Chuẩn bị địa điểm
Việc lựa chọn địa điểm tổ chức rất quan trọng do vậy khi lựa chọn địa
điểm tổ chức sự kiện Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hoà phải xem xét lựa
chọn địa điểm phù hợp với loại hình sự kiện. Địa điểm tổ chức sự kiện phải
tác động tích cực hỗ trợ cho sự thành công của sự kiện.
Đối với việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện trong hội trường chi phí
sẽ thấp hơn và tránh được những tác động xấu của thời tiết.
Còn đối với tổ chức sự kiện bên ngoài hội trường sẽ có nhiều thuận lợi
hơn cho ban tổ chức sự kiện trong việc thực hiện các ý tưởng sáng tạo, không
bị đóng khung giới hạn trong một phạm vi cụ thể tạo ra bầu không khí vui vẻ
thoải mái cho khách tham dự. Tuy nhiên, khi lựa chọn các địa điểm tổ chức sự
kiện ngoài trời Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa phải tính các phương án
dự phòng thời tiết.

52
  Tổ chức điều hành các hoạt động của sự kiện
- Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện
Căn cứ vào tính chất, quy mô sự kiện Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh
hòa sẽ lựa chọn cách thức đón tiếp đại biểu hợp lý. Đối với các sự kiện lớn sẽ
có đội ngũ lễ tân thực hiện công tác đón tiếp khách, ngược lại với các sự kiện
nhỏ bộ phận Văn phòng Sở sẽ được phân công đón tiếp khách mời.
Tiến hành làm thủ tục đăng ký cho khách mời, hướng dẫn đăng kí thông
tin, phát tài liệu cho khách mời. Với các khách đặc biệt, Chánh Văn phòng Sở
sẽ phân công người đi kèm hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện.
Công tác đón tiếp khách được thực hiện trang trọng, lịch sự phù hợp với quy
tắc xã giao.
- Khai mạc sự kiện
Tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa thông thường trong các sự kiện công tác
khai mạc sự kiện sẽ được người dẫn chương trình hoặc ban tổ chức tiến hành.
Các công việc có liên quan đến khai mạc sự kiện bao gồm:
Ổn định vị trí cho các thành viên, khách mời tham dự sự kiện;
Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã dự kiến;
- Điều hành diễn biến của sự kiện
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa thực hiện kiểm tra hoàn tất
công tác chuẩn bị theo danh mục có liên quan đến sân khấu, khu vực trình
diễn sự kiện.
Theo dõi tiến độ, diễn biến chính của sự kiện theo thời gian đã có trong
chương trình nghị sự. Báo cáo ngay với người có trách nhiệm nếu có sự cố bất
thường xảy ra. Điều hành quản lý khán giả và khách mời. Chánh Văn phòng
Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa phân công cho công chức khác có nhiệm vụ theo
dõi, giám sát khản giả và khách mời tham gia sự kiện, hướng dẫn khách mời
tham gia các nội dung của sự kiện nhằm đạt được mục tiêu của sự kiện. Đồng
thời nhằm phối hợp trong việc giải quyết các tình huống phát sinh liên quan

53
đến khách mời.
Bên cạnh đó, bộ phận Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa sẽ thực
hiện điều hành các hoạt động phụ trợ cho sự kiện như giao lưu, biểu diễn
chương trình nghệ thuật, tặng quà, hoạt náo, tham quan,…Ngoài ra, tại một số
sự kiện hội họp bộ phận Văn phòng sẽ chịu trách nhiệm tổ chức đồ ăn nhẹ
trong thời gian nghỉ giải lao.

Hình 2.5. Tea Break tại Hội nghị tổng kết công tác thi đua, khen thưởng
năm 2021 và phát động phong trào thi đua năm 2022 của Uỷ ban nhân dân
tỉnh Khánh Hòa
(Nguồn: tác giả)
- Tổ chức bế mạc sự kiện
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa kết hợp với ban tổ chức sự kiện
triển khai kế hoạch bế mạc sự kiện theo kế hoạch đã định.
Tặng quà lưu niệm, phần thưởng, gửi tài liệu liên quan đến chủ đề của sự
kiện (nếu có)
 Kết thúc sự kiện
- Tiễn khách
Chánh Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa phân công trách nhiệm cho

54
các thành viên trong ban lễ tân hoặc các chuyên viên văn phòng tham gia việc
chào, cảm ơn, tiễn khách rời lễ bế mạc sự kiện. Đối với các sự kiện quy mô
lớn có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao sẽ chuẩn bị phương tiện tổ chức đưa
đón khách về nơi lưu trú.
- Lập các báo cáo và tổng kết về công tác tổ chức sự kiện
Bộ phận Văn phòng tiến hành lập báo cáo về sự kiện theo yêu cầu của
ban lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa. Thực hiện thu thập đầy đủ các thông
tin có liên quan, lập báo cáo chi tiết sự kiện và gửi, trình lên ban lãnh đạo.
- Thanh quyết toán chi phí sự kiện
Cá nhân chuyên viên Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa được giao
nhiệm vụ thanh toán chi phí tổ chức sự kiện sẽ tập hợp đầy đủ các hóa đơn,
chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ đã sử dụng, hợp đồng cung ứng dịch vụ,…có
liên quan để tiến hành quyết toán các khoản đã chi cho tổ chức sự kiện.
Ngoài ra, thương lượng giải quyết các khoản chi phí chưa thống nhất
phát sinh bên ngoài dự toán ngân sách của sự kiện.
2.3. So sánh tổ chức cuộc họp với tổ chức sự kiện tại Văn phòng Sở
Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
Trên cơ sở khảo cứu thực tiễn tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
tác giả nhận thấy tổ chức cuộc họp và tổ chức sự kiện tồn tại song song những
điểm tương đồng và khác biệt. Chính vì vậy, tác giả mạnh dạn chỉ ra những
điểm tương đồng, khác biệt đó như sau:
Về điểm tương đồng: cả tổ chức cuộc họp và tổ chức sự kiện tại Văn
phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa đều có sự liên kết từ một nhóm người, kết
hợp với nhau vì một mục đích cụ thể, giải quyết vấn đề hoặc tìm hiểu thực tế.
Mặc dù, nhiều điểm tương đồng nhưng giữa cuộc họp và sự kiện tại Văn
phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa vẫn có những điểm khác biệt rõ rệt. Sự
khác biệt đó được thể hiện thông qua bảng sau:

55
Tiêu chí Tổ chức cuộc họp Tổ chức sự kiện
Hình thức Các cuộc họp ít trang trọng và Sự kiện thường chính thức, trang
giản dị hơn sự kiện. Tổ chức ở trọng tổ chức quy mô lớn hơn
quy mô nhỏ các cuộc họp.
Kế hoạch Các cuộc họp có thể đột ngột. Sự kiện được lên kế hoạch trước
Và không có chương trình và được tiến hành theo một
nghị sự theo kế hoạch chương trình.
Mục đích Truyền đạt, trao đổi, thảo luận Nhằm truyền tải thông điệp đến
các thông tin; tổng kết các người tham dự sự kiện và công
hoạt động hoặc tìm kiếm biện chúng; giải quyết công việc, vấn
pháp giải quyết các vấn đề. đề thực tiễn.
Thời gian Thời gian tổ chức cuộc họp Sự kiện thời gian tổ chức dài
ngắn hơn sự kiện vì chúng chỉ hơn có thể được tổ chức trải dài
kéo dài trong một vài giờ. trong khoảng thời gian từ 3 - 7
ngày tùy theo tính chất, nội dung
của mỗi sự kiện.
Người Các cuộc họp có số lượng Sự kiện có số lượng lớn người
tham dự người tham dự ít, có thể là tham dự.
giữa hai người.
Địa điểm Được tổ chức tại phòng họp, Sự kiện thường diễn ra tại hội
hội trường Sở Nội vụ hoặc bất trường trung tâm tổ hội nghị của
kỳ trong một không gian nhất tỉnh Khánh Hòa và khách sạn
định. hoặc địa điểm ngoài trời.
Nhân sự Yêu cầu có trình độ chuyên Đòi hỏi tính chuyên môn hóa
môn, vận dụng linh hoạt các cao năng động, sáng tạo; tính tổ
kỹ năng xử lý tình huống vào chức, khả năng phối hợp công
tổ chức cuộc họp…. việc phải đồng bộ từ khâu chuẩn
bị đến khi kết thúc sự kiện,..
Cơ sở vật Sử dụng các thiết bị có sẵn tại Được đầu tư, thuê thêm nhiều
chất Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa trang thiết bị hiện đại từ bên
ngoài.

Bảng 2.3. Sự khác biệt giữa tổ chức cuộc họp với tổ chức sự kiện tại Văn
phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
(Nguồn: tác giả)

56
 2.4. Đánh giá tình hình thực hiện tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
2.4.1. Ưu điểm
- Thực hiện văn bản quy định về công tác tô chức cuộc họp, sự kiện.
Tổ chức cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
được thực hiện đúng theo Quyết định số 45/2018/QĐ-CP ngày 09 tháng 11
năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy định chế độ họp trong
hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính Nhà
nước.
Bên cạnh đó, thực hiện theo đúng quy chế làm việc của Sở đã ban hành.
Trong đó có quy định rõ về chế độ hội họp của Sở tại Điều 10 Chương III
[Xem chi tiết phụ lục 2].
- Về số lượng
Nhìn chung số lượng tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng Sở
Nội vụ tỉnh Khánh Hòa đang có xu hướng giảm dần qua mỗi năm. Cụ thể,
giai đoạn từ năm 2019 đến năm 2021 trung bình giảm 24 cuộc họp.
Các cuộc họp chuyên môn được tổ chức từ năm 2019 đến năm 2020
giảm. Tuy nhiên, đến năm 2021 lại có sự tăng trở lại, tức là tăng 08 cuộc họp
chuyên môn so với năm trước. Sở dĩ các cuộc họp chuyên môn có xu hướng
tăng là do năm 2021 Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa đang tổ chức trao đổi xây
dựng hoàn thiện Đề án “Nâng cao năng lực, hiệu lực, hiệu quả giám sát, kiểm
tra thanh tra nhằm phòng ngừa, phát hiện xử lý hành vi vi phạm pháp luật,
tiêu cực tham nhũng lãng phí trong doanh nghiệp Nhà nước” năm 2022 tại
Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa,…. Những kết quả được nêu ở trên thể coi là một
dấu hiệu tích cực trong việc giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng cuộc họp
giúp tiết kiệm được chi phí tổ chức cũng như nguồn nhân lực và thời gian.
- Về chất lượng
Chất lượng cuộc họp, sự kiện cũng phần nào được nâng cao đáng kể các

57
cuộc họp, sự kiện được tổ chức đa số đạt được những mục tiêu đã được xác
định và luôn được theo dõi đôn đốc, thường xuyên giám sát việc thực hiện các
nhiệm vụ được phân công. Giải quyết kịp thời các tình trạng sự cố chồng chéo
không thống nhất giữa các giai đoạn thực hiện.
Về cơ bản tổ chức cuộc họp sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh
Hòa đáp ứng được những yêu cầu, nguyên tắc, bám sát với thực tiễn công
việc và điều kiện thực tế của Sở. Khi được hỏi về hiệu quả áp dụng quy trình
tổ chức cuộc họp, sự kiện vào quá trình thực tiễn có đến 80% công chức cho
rằng áp dụng đạt hiệu quả cao, chỉ 20% công chức đánh giá ở mức đạt. [Xem
bảng tổng hợp kết quả khảo sát tại phụ lục 06]
Dự trù kinh phí được thực hiện theo đúng kế hoạch. Kết quả khảo sát
cho thấy 70% công chức đánh giá là rất đảm bảo tiết kiệm phù hợp với quy
mô nội dung cuộc họp, sự kiện của cơ quan, 25% công chức cho rằng đảm
bảo. Đồng tình với đánh giá này chỉ có 5% công chức đánh giá công tác dự
trù kinh phí chưa đảm bảo tính tiết kiệm. [Xem phụ lục 06]
Ngoài ra, các cuộc họp và sự kiện trực tuyến cũng được tổ chức linh hoạt
bảo đảm sự an toàn về sức khỏe trong bối cảnh dịch bệnh Covid - 19 góp
phần làm cho công tác chuẩn bị được rút ngắn gọn hơn nhiều so với tổ chức
trực tiếp, tiết kiệm kinh phí cũng như đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của lãnh
đạo Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa phân công. Đã có tới 95% công chức cho
rằng tổ chức các cuộc họp, sự kiện trực tuyến trong giai đoạn dịch bệnh
Covid - 19 là phù hợp, hiệu quả cao. 5% công chức nhận định ở mức hiệu
quả. [Xem phụ lục 06]
- Trình độ đội ngũ công chức
Đội ngũ công chức phụ trách tổ chức cuộc họp, sự kiện về cơ bản đều có
năng lực được đào tạo tại các trường cao đẳng, đại học trong nước như Học
viện Hành chính quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh; Đại học Nội vụ Hà Nội
Phân hiệu Quảng Nam; Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học

58
Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh; Đại học Nha Trang,...
Trình độ đào tạo của đội ngũ công chức làm việc trong Văn phòng Sở
Nội vụ tỉnh Khánh Hòa được thể hiện qua biểu đồ sau:

0%

40% Tiến sĩ
Thạc sĩ

60% Cử nhân

Biểu đồ 2.2. Biểu đồ cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ của Văn phòng
Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Cụ thể, trình độ đào tạo của đội ngũ làm việc tại Văn phòng Sở gồm 04
thạc sĩ chiếm tỷ lệ 40%, 06 công chức trình độ cử nhân chiếm tới 60% và hiện
tại Văn phòng Sở chưa có công chức nào ở trình độ tiến sĩ. Bên cạnh đó, đội
ngũ công chức có phẩm chất đạo đức tốt và tinh thần ham học hỏi, thích ứng
linh hoạt với khoa học công nghệ vào quá trình giải quyết công việc như họp
trực tuyến qua ứng dụng zoom, số hóa các danh mục tài liệu, văn bản đi, văn
bản đến; thiết lập lịch làm việc, báo cáo hàng tuần qua bảng tin điện tử,…
Hệ thống cơ sở vật chất
Phòng họp, hội trường tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa luôn được chú
trọng đầu tư, các trang thiết bị hiện đại như máy chiếu, míc, loa, đài, bóng
điện,..luôn được lau trùi bảo dưỡng thường xuyên. Kết quả khảo sát cho
thấy 90% công chức nhận định cơ sở vật chất đáp ứng được yêu cầu tổ
chức cuộc họp, sự kiện và 10% công chức đánh giá chưa đáp ứng. [Xem chi
tiết phụ lục 06]

59
 2.4.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, tổ chức các cuộc họp và sự kiện
của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa còn tồn tại một số những hạn chế
phải kể đến như:
- Quy chế quản lý công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện
Chế độ hội họp của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa được quy định cụ thể tại
Quyết định số 193/QĐ-SNV ngày 29 tháng 6 năm 2021 về việc ban hành Quy
chế làm việc của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa. Tuy nhiên, theo tác giả nội dung
quy định về chế độ hội họp của Sở vẫn chưa được chi tiết và đầy đủ.
Tại Điều 10 Chương III quy định về chế độ hội họp của Sở chỉ đề cập
đến những vấn đề cơ bản như mục đích của việc tổ chức các cuộc họp giao
ban và tên loại của các cuộc họp toàn thể công chức với lãnh đạo Sở họp sơ
kết 6 tháng và tổng kết năm,…chưa chú trọng đến các nội dung quy định rõ
về nguyên tắc tổ chức cuộc họp, sự kiện; trách nhiệm quản lý; hình thức và
quy trình tổ chức.
- Yếu tố con người
Còn thiếu tính chủ động trong quá trình tổ thực hiện một số cuộc họp, sự
kiện được tổ chức còn mang tính hình thức không có sự sáng tạo trong cách
thức tổ chức khiến cho người tham dự cảm thấy nhàm chán, hơn nữa trong
cuộc cuộc họp ít có sự tương tác qua lại giữa người chủ trì và người tham dự.
Đội ngũ công chức thực hiện công tác chuẩn bị sắp xếp vị trí chỗ ngồi
chưa được quan tâm dẫn đến tình trạng lộn xộn khi mới bắt đầu cuộc họp gây
ra tình trạng ồn ào mất nhiều thời gian để ổn định trật tự. Ngoài ra, đối với các
cuộc họp, sự kiện có quy mô lớn công tác kiểm soát số lượng đại biểu tham
dự còn chưa thật sự được nắm bắt chính xác.
Bên cạnh đó còn thiếu tính chuyên nghiệp trong tổ chức sự kiện. Khi
được hỏi có đến 90% công chức tại Văn phòng Sở cho rằng thiếu chuyên
nghiệp trong TCSK, chỉ có 10% đánh giá ở mức chuyên nghiệp [Xem chi tiết

60
phụ lịc 06]. Kết hợp hoạt động khảo sát với quá trình quan sát thực tế tác giả
nhận thấy trong hoạt động truyền thông sự kiện chưa được lan tỏa rộng rãi,
lượng người quan tâm biết đến các sự kiện chủ yếu là khách mời, lãnh đạo và
công chức trong cơ quan. Bên cạnh đó, những sự kiện được tổ chức quy mô
lớn Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa vẫn phải thuê, kí hợp đồng với các
công ty tổ chức sự kiện thực hiện.
- Phương tiện, trang thiết bị
Các thiết bị âm thanh, ánh sáng thường xuyên sảy ra sự cố.
Phương tiện hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, sự kiện trực tuyến còn gặp
nhiều khó khăn về sử dụng phần mền và hệ thống kết nối mạng khiến các
cuộc họp, sự kiện trực tuyến chưa được áp dụng phổ biến rãi trong cơ quan.
2.4.3. Nguyên nhân
Những hạn chế trong tổ chức cuộc họp, sự kiện là do các nguyên nhân
sau:
- Chưa ban hành quy chế tổ chức, quản lý cụ thể về công tác tổ chức
cuộc họp, sự kiện
Hầu hết, quy trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở
Nội vụ tỉnh Khánh Hòa được tổ chức thực hiện dựa theo Quyết định số
45/2018/QĐ-CP ban hành ngày 09 tháng 11 năm 2018 Quy định chế độ họp
trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính
Nhà nước. Điều này cho thấy Văn phòng Sở chưa tranh thủ được sự quan tâm,
chỉ đạo của phía lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa.
- Yếu tố con người
Trình độ, năng lực công chức làm tổ chức cuộc họp, sự kiện không đồng
đều, một số công chức chưa có tính chủ động, sáng tạo trong việc áp dụng
quy trình tổ chức, kết quả khảo sát đã chỉ rõ chỉ có 20% công chức đánh giá
việc áp dụng quy trình tổ chức ở mức đạt. Ngoài ra, công tác phối hợp tổ chức
cuộc họp và sự kiện giữa các đơn vị có liên quan chưa thật sự thống nhất.
Kinh nghiệm được rút ra từ cuộc họp vẫn chưa thực sự hiệu quả với một số
công chức, tình trạng lặp lại lỗi cũ trong những lần tổ chức tiếp theo vẫn còn

61
tồn tại.
Trang thiết bị phục vụ cho tổ chức cuộc họp, sự kiện chưa hoàn toàn
đảm bảo
Loa và bóng đèn là hai thiết bị âm thanh, ánh sáng luôn được chú
trọng bảo dưỡng, tuy nhiên thời gian mua sắm loa từ năm 2015, bóng đèn
2018 cũng đã lâu cho nên khi tiến hành tổ chức cuộc họp, sự kiện cũng gặp
không ít sự cố phát sinh như âm thanh nhỏ, bị vang, bóng đèn độ sáng
không ổn định,..
Nguồn kinh phí tổ chức các cuộc họp, sự kiện
Kinh phí tổ chức các cuộc họp, sự kiện chưa được phân bố đồng đều. Cụ
thể như việc chi quá nhiều kinh phí cho công tác chuẩn bị thức ăn, đồ uống
nhẹ giờ giải lao của đại biểu, khách mời tại các cuộc họp, sự kiện lớn. Ngược
lại, đối với các cuộc họp thông thường với quy mô nhỏ thì công tác này lại
không được quan tâm chú trọng.
Các yếu tố ngoại cảnh: ảnh hưởng bởi tác động của thời tiết mưa,
bão...gây khó khăn trong quá trình di chuyển, tổ chức các cuộc họp, sự kiện
ngoài trời,…
Tiểu kết chƣơng 2
Trong chương hai, tôi đã trình bày tổng quan về Sở Nội vụ tỉnh Khánh
Hòa và Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa. Tiếp đó tôi đi sâu nghiên cứu
và tìm hiểu về tình hình tổ chức cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội
vụ tỉnh Khánh Hòa như: khái quát thực trạng số lượng cuộc họp, sự kiện tiêu
biểu; cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ tổ chức các cuộc họp, sự kiện; vai
trò của Văn phòng Sở trong công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện; trình bày
quy trình tổ chức chung các cuộc họp, sự kiện; so sánh tổ chức cuộc họp với
TCSK tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa. Từ đó đưa ra những đánh
giá chung về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của thực trạng này. Các vấn
đề được đề cập phân tích tại chương hai đóng vai trò cơ sở thực tiễn giúp tác
giả hoàn thiện nội dung tại chương ba.

62
 CHƢƠNG 3. MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG
TỔ CHỨC CUỘC HỌP, SỰ KIỆN TẠI VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ
TỈNH KHÁNH HÒA
3.1. Định hƣớng phát triển tổ chức cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng
Sở Nội vụ tỉnh Khánh hòa trong giai đoạn hiện nay
Thông qua quá trình phỏng vấn Chị Lê Thị Minh Nguyệt – Chánh Văn
phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa về việc định hướng phát triển nâng cao tổ
chức cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa trong giai
đoạn hiện nay, chị Nguyệt cho biết: “Hiện nay, tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
chưa ban hành văn bản cụ thể về việc phát triển nâng cao tổ chức cuộc họp,
sự kiện. Tuy nhiên, trong thời gian tới căn cứ theo tinh thần, quan điểm chỉ
đạo của Giám đốc Sở và mục tiêu cải cách hành chính Văn phòng Sở Nội vụ
tỉnh Khánh Hòa sẽ tham mưu cho ban lãnh đạo về việc xây dựng định hướng
phát triển nâng cao tổ chức các cuộc họp và sự kiện. Các nội dung được tập
trung xây dựng bám sát các tiêu chí như đẩy mạnh giảm số lượng cuộc họp,
sự kiện; phát triển nguồn nhân lực; đầu tư trang bị thêm cơ sở vật chất,..”
3.1.1. Đẩy mạnh giảm số lượng tổ chức cuộc họp, sự kiện
Đa phần các cuộc họp, sự kiện được tổ chức là bổ ích nếu không họp
thì nhiều vấn đề sẽ không được làm sáng tỏ và giải quyết triệt để. Nhưng nếu
việc gì cũng phải họp, việc gì cũng phải đưa ra bàn luận họp quá nhiều sẽ gây
lãng phí thời gian, tiền bạc.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc giảm họp, tổ chức sự kiện
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa luôn chú trọng thực hiện tốt công tác
tham mưu tổ chức các cuộc họp, sự kiện phù hợp với yêu cầu thực tiễn để
thực hành tiết kiệm, chống lãng phí. Đồng thời, góp phần thực hiện tốt mục
tiêu cải cách hành chính cũng như bảo đảm sự chỉ đạo, điều hành hiệu quả
hoạt động của cơ quan.
Trong thời gian tới tiếp tục đẩy mạnh hơn nữa ứng dụng công nghệ

63
thông tin vào quá trình tổ chức các cuộc họp, sự kiện đặc biệt là khuyến
khích thực hiện tổ chức cuộc họp, sự kiện trực tuyến để tránh đi lại, tiết
kiệm kinh phí cho cơ quan, bảo đảm cung cấp kịp thời thông tin về những
thủ tục hành chính đến các đơn vị, phòng ban chuyên môn một cách nhanh
nhất, rõ ràng, minh bạch, công khai, thể hiện tính hiện đại, chuyên nghiệp
của nền hành chính.
3.1.2. Phát triển nguồn nhân lực
Căn cứ vào yêu cầu vị trí việc làm và nhu cầu thực tế Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa sẽ ban hành quyết định cử công chức đi đào tạo để chuẩn hóa và
nâng cao trình độ chuyên môn, trong đó tập trung vào nhóm công chức Văn
phòng Sở.
Thực hiện trau dồi năng lực và phẩm chất, dám làm, dám chịu trách nhiệm
cho đội ngũ công chức. Đổi mới chương trình đào tạo, bồi dưỡng lãnh đạo,
quản lý cho đội ngũ công chức trong đó có bổ sung các nội dung về năng lực
điều hành, tổ chức các cuộc họp, sự kiện. Tổ chức các lớp bồi dưỡng kiến thức,
kỹ năng mền cho công chức văn phòng. Bên cạnh đó, đặt ra mục tiêu phát triền
nguồn nhân lực ít nhất 92% công chức làm công tác chuyên môn, nghiệp vụ
phải đạt trình độ theo tiêu chuẩn ngạch công chức và vị trí việc làm.
3.1.3. Chú trọng đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hoà sẽ thường xuyên tổ chức thực
hiện công tác kiểm kê số lượng, cập nhật tình trạng sử dụng các trang thiết bị,
cơ sở vật chất để tham mưu cho lãnh đạo Sở có phướng án tu bổ, bảo dưỡng
cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện.
Bên cạnh đó, Văn phòng Sở xây dựng phương hướng đổi mới cơ sở vật
chất, trang thiết bị phòng họp. Đề xuất với lãnh đạo thay thế một số trang thiết bị
đã cũ hỏng có tuổi thọ thấp thành các thiết bị mới, hiện đại hơn giúp hoạt động
tổ chức cuộc họp, sự kiện được thực hiện nhanh chóng, bảo đảm hiệu quả.

64
 3.2. Một số khuyến nghị nâng cao chất lƣợng tổ chức cuộc họp, sự
kiện tại văn phòng sở nội vụ tỉnh Khánh Hòa
Dựa trên những ưu điểm, hạn chế còn tồn tại trong tổ chức cuộc họp, sự
kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa cũng như định hướng phát
triển của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hoà nói chung và Văn phòng Sở nói riêng tác
giả mạnh dạn đưa ra một số khuyến nghị có tính khả thi nhằm góp phần nâng
cao hiệu quả hoạt động tổ chức cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ
tỉnh Khánh Hòa.
3.2.1. Hoàn thiện thể chế, quy định về công tác tổ chức cuộc họp và
sự kiện
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa cần tham mưu cho lãnh đạo
Sở biên soạn tài liệu quy định về tổ chức cuộc họp, sự kiện. Trong đó, phải
có những quy định cụ thể về quy trình tổ chức, trách nhiệm thực hiện và
quy chế theo dõi, kiểm tra, đánh giá đối với đội ngũ công chức làm công
tác này.
Bên cạnh đó, Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa cần biên soạn
thêm những tài liệu liên quan đến tổ chức cuộc họp, sự kiện. Tài liệu hướng
dẫn nghiệp vụ tổ chức cuộc họp, sự kiện, xây dựng bộ tiêu chuẩn đối với công
tác tổ chức cuộc họp, sự kiện. Bổ sung thêm nhiều chính sách đãi ngộ khuyến
khích tinh thần làm việc, mong muốn cống hiến của đội ngũ công chức phụ
trách công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện.
Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa nói chung và Văn phòng Sở nói riêng cần
thường xuyên cập nhật, rà soát, tìm hiểu thêm những văn bản mới của Nhà
nước quy định của về công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện. Tránh trường hợp
áp dụng các văn bản đã cũ, những điều khoản không phù hợp với hoàn cảnh,
điều kiện thực tiễn công việc.
3.2.2. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo Sở về tổ chức các cuộc họp,
sự kiện
Nâng cao nhận thức của lãnh đạo Sở và lãnh đạo văn phòng về tầm

65
quan trọng của tổ chức cuộc họp, sự kiện. Xây dựng chi tiết, cụ thể hơn về vị
trí, chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Nội vụ nói chung và Văn phòng
Sở nói riêng. Qua đó, lãnh đạo Sở thấy được vai trò và trách nhiệm của mình
trong công tác này giúp lãnh đạo có cái nhìn khác hơn về công tác tổ chức
cuộc họp, sự kiện.
Lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa cần quan tâm và thường xuyên
đôn đốc nhắc nhở các công tác chuẩn bị trước, trong và sau cuộc họp, sự kiện
do Văn phòng Sở phụ trách. Tạo mọi điều kiện vật chất để phát huy năng lực
tổ chức cuộc họp, sự kiện của đội ngũ công chức phụ trách, công bằng trong
chính sách khen thưởng – kỷ luật đúng người, đúng việc.
Tăng cường quán triệt toàn bộ công chức trong Văn phòng Sở Nội vụ
tỉnh Khánh Hòa nhận thức rõ chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa và tầm quan
trọng của công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện để góp phần nâng cao tính chủ
động, sáng tạo linh hoạt khắc phục những khó khăn hoàn thành tốt nhiệm
vụ được giao.
Ngoài ra, cần quan tâm hơn đến đời sống tinh thần, vật chất của đội ngũ
công chức Văn phòng Sở và các phòng chuyên môn khác bằng việc tổ chức đi
du lịch, liên hoan, thưởng cuối năm,..có những đề xuất với phía Uỷ ban nhân
dân tỉnh Khánh Hòa về những cơ chế, chính sách cụ thể, phù hợp cho công
chức Văn phòng Sở để họ yên tâm công tác.
3.2.3. Xây dựng đội ngũ công chức tổ chức cuộc họp, sự kiện chuyên
nghiệp
Để nâng cao chất lượng tổ chức cuộc họp, sự kiện đội ngũ công chức
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa cần phải nhận thức đầy đủ, sâu sắc ý
nghĩa và tầm quan trọng của tổ chức cuộc họp, sự kiện. Từ đó tập trung đổi
mới, đào tạo đội ngũ công chức có trình độ, năng lực phẩm chất, đạo đức,
chính trị tốt, lối sống đáp ứng được những yêu cầu nhiệm vụ.
Dựa trên những tiêu chuẩn chung cần cụ thể hóa tiêu chuẩn của công

66
chức Văn phòng đặc biệt là vị trí lãnh đạo và chuyên viên thường xuyên được
giao tổ chức các cuộc họp, sự kiện. Đây là cơ sở đánh giá đào tạo công chức
đồng thời cũng là mục tiêu rèn luyện, phấn đấu của công chức Văn phòng Sở.
Triển khai thực hiện tốt nội quy về giờ giấc giúp đội ngũ công chức có
tác phong nhanh nhẹn, lề lối làm việc hiệu quả, tránh lãng phí thời gian.
Đội ngũ công chức phụ trách công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện cần
tích cực tham gia học tập, tự giác cập nhật kịp thời các văn bản có liên quan
đến chuyên môn, nghiệp vụ. Tập trung nghiên cứu để nắm vững nội dung quy
định của các văn bản pháp lý liên quan đến tổ chức cuộc họp, sự kiện. Đồng
thời, không ngừng học hỏi, rèn luyện thông qua bạn bè, đồng nghiệp và các
trang thông tin nhằm nâng cao kiến thức kỹ năng tổ chức cuộc họp, sự kiện
chuyên nghiệp.
3.2.4. Hiện đại hoá văn phòng đặc biệt là trong tổ chức cuộc họp, sự
kiện
Chú trọng đầu tư vật chất trang thiết bị: Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa cần có kế hoạch tuyên truyền nâng cao ý thức, trách nhiệm của
đội ngũ công chức, nguời lao động trong việc sử dụng và giữ gìn tài sản công.
Chỉ đạo thực hiện tốt công tác quản lý, khai thác sử dụng có hiệu quả trang
thiết bị phục vụ chuyên môn. Thành lập Ban quản lý tài sản có đầy đủ hồ sơ,
sổ sách thống kê, kiểm tra tài sản định kỳ trong năm.
Bên cạnh đó, Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa cần căn cứ vào
nguồn lực tài chính của cơ quan tham mưu cho lãnh đạo Sở đầu tư vật chất
trang thiết bị hiện đại góp phần phục vụ tốt cho công tác tổ chức cuộc họp,
sư kiện.
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin: Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa nên tổ chức đào tạo kiến thức tin học cho công chức trong Sở.
Đặc biệt, đẩy mạnh áp dụng linh hoạt công nghệ thông tin trong công tác tổ
chức cuộc họp, sự kiện trực tuyến; hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ, chuẩn

67
hóa các văn bản hành chính tạo điều kiện thuận lợi trong việc chuyển giao
thông tin văn bản cuộc họp, sự kiện giữa các đơn vị phòng, ban.
Bên cạnh đó, trang bị đầy đủ các phần mền diệt virut bảo vệ dữ liệu
máy tính, củng cố hệ thống bảo mật mạng LAN, bảo mật website của cơ
quan, đồng thời thường xuyên cập nhật các thông tin lên trang chủ
Tiểu kết chƣơng 3
Với thực trạng còn nhiều vấn đề cần phải đổi mới, hoàn thiện trong
chương ba tác giả trình bày định hướng nâng cao tổ chức cuộc họp, sự kiện tại
Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa trong giai đoạn hiện nay. Sau đó, đưa ra một số
khuyến nghị góp phần nâng cao tổ chức cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng Sở
Nội vụ tỉnh Khánh Hòa như: hoàn thiện thể chế, quy định về tổ chức cuộc
họp, sự kiện; nâng cao nhận thức của lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa về
công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện; xây dựng đội ngũ công chức làm công tác
tổ chức cuộc họp, sự kiện chuyên nghiệp và hiện đại hóa văn phòng đặc biệt
là trong tổ chức cuộc họp và sự kiện. Những giải pháp được tôi đưa ra mang
tính chất cá nhân, là sơ sở để Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa nghiên
cứu, tham khảo áp dụng thực hiện nhằm tăng hiệu quả hoạt động công tác tổ
chức cuộc họp, sự kiện.

68
 KẾT LUẬN
Tổ chức các cuộc họp, sự kiện là một trong những nhiệm vụ cơ bản và
quan trọng của Văn phòng. Qua việc nghiên cứu đề tài “Tổ chức các cuộc
họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa” tác giả đã hệ thống
hóa một số khái niệm như: khái niệm họp, khái niệm sự kiện, tổ chức cuộc
họp, tổ chức sự kiện. Tiếp đó, đi sâu tìm hiểu rõ vai trò của Văn phòng trong
tổ chức cuộc họp, sự kiện; quy trình tổ chức cuộc họp, sự kiện. Đây là những
nội dung quan trọng đóng vai trò là cơ sở lý luận cho bài khóa luận tốt nghiệp.
Bên cạnh đó, bài khóa luận trình bày tổng quan về Sở Nội vụ và Văn
phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa. Tìm hiểu, phân tích tình hình công tác tổ
chức cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa, từ đó đưa
ra những đánh giá chung về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của thực trạng.
Những nội dung trên đóng vai trò là cở thực tiễn cho bài khóa luận.
Với những thực trạng còn nhiều vấn đề cần phải hoàn thiện, khóa luận
trình bày nội dung định hướng nâng cao tổ chức cuộc họp, sự kiện tại Sở Nội
vụ tỉnh Khánh Hòa trong giai đoạn hiện nay. Từ đó, đưa ra một số khuyến
nghị góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức cuộc họp, sự kiện như hoàn thiện
thể chế, quy định về công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện; nâng cao nhận thức
của lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa về tổ chức cuộc họp, sự kiện; xây
dựng đội ngũ công chức làm công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện chuyên
nghiệp và hiện đại hóa văn phòng đặc biệt là tỏng công tác tổ chức cuộc họp
và sự kiện.
Như vậy, kết quả nghiên cứu của bài khóa luận là đóng góp bước đầu,
làm cơ sở để Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa tìm hiểu, áp dụng thực
hiện nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện.

69
 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Gunter Buschges (1996), Nhập môn Xã hội học tổ chức dịch từ
nguyên bản tiếng Đức (Người dịch: Nguyễn Tuệ Anh và Lê Việt Anh), NXB Thế
giới, Hà Nội.
[2]. Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trình quản trị văn phòng, Nhà xuất
bản Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội
[3]. Nguyễn Vũ Hà (2009), Bài giảng Tổ chức sự kiện, Trường Cao đẳng
du lịch Hà Nội (Lưu hành nội bộ)
[4]. Hoa Huyền (2020), Cùng bàn luận: Bớt họp mà việc vẫn trôi, Báo
điện tử Quân đội nhân dân. Địa chỉ: (https://www.qdnd.vn/cung-ban-luan/bot-
hop-ma-viec-van-troi-615193). [Truy cập 02/4/2022]
[5]. Mitokazu Aoki (1993), Nghệ thuật quản lý kiểu Nhật Bản, Nhà xuất
bản Chính trị quốc gia
[6]. Hoàng Phê (2000), Từ điển Tiếng việt, Nhà xuất bản Đà Nẵng,
Trung tâm Từ điển học, Hà Nội
[7]. Vũ Thị Phụng (2021), Giáo trình lý luận về quản trị văn phòng, Nhà
xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, Trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn.
[8]. Đồng Thị Thanh Phương (2005), Quản trị hành chánh văn phòng,
Nhà xuất bản Thống kê
[9]. Quyết định số 45/2018/QĐ-CP ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ
tướng Chính phủ ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều
hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính Nhà nước
[10]. Quyết định số 193/QĐ-SNV ngày 29 tháng 6 năm 2021 về việc ban
hành Quy chế làm việc của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
[11]. Văn Tất Thu (2020), Giáo trình Quản tri văn phòng, Nhà xuấ bản
Bách khoa Hà Nội

70
 [12]. Vương Hoàng Tuấn (2000), Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng, Nhà
xuất bản Trẻ, Hà Nội
[13]. Lê Tân (1997), Từ điển Tiếng việt, Nhà xuất bản Khoa học Xã hội,
Hà Nội
[14]. Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng,
Nhà xuất bản Thống kê
[15]. Lê Thị Trang (2018), Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp
tại công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam, Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội. Địa chỉ:
(http://113.190.240.60:8080/viewer/web/viewer.html?file=http://113.190
.240.60:8080/phamquangquyen/bitstream/123456789/2180/1/KL.460.LeThiT
rang%20-1405QTVB059.pdf). [Truy cập 02/4/2022]
[16]. Viện ngôn ngữ (2003), Từ điển Tiếng việt, Nhà xuất bản Đà Nẵng,
Trung tâm Từ điển học, Hà Nội
[17]. Nguyễn Như Ý (1999), Đại từ Tiếng việt, Nhà xuất bản Văn hóa và
Thông tin, Hà Nội.
[18]. Trang thông tin điện tử Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa. Địa chỉ:
(https://snv.khanhhoa.gov.vn/). [Truy cập 02/4/2022]
[19]. Conducting a Meeting. Địa chỉ:
(http://www.skillsyouneed.com/ips/conduct-meeting.html). [Truy cập
26/3/2022]
[20]. Conducting Effective Meetings. Địa chỉ:
(http://ctb.ku.edu/en/table-of-contents/leadership/group-
facilitation/checklist). [Truy cập 26/3/2022]

71
 DANH MỤC PHỤ LỤC
Phụ lục 01. Quyết định số 3626/QĐ-UBND ngày 22 tháng 10 năm
2021 về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa;
Phụ lục 02. Quyết định số 193/ QĐ-SNV ngày 29 tháng 6 năm 2021 về
việc ban hành Quy chế làm việc của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa;
Phụ lục 03. Một số hình ảnh cuộc họp, sự kiện tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh
Hòa giai đoạn 2019-2022;
Phụ lục 04. Một số hình ảnh về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho
công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn
2019-2022;
Phụ lục 05. Bảng câu hỏi khảo sát đánh giá chung về công tác tổ
chức cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa giai
đoạn 2019-2022;
Phụ lục 06. Kết quả khảo sát đánh giá chung về công tác tổ chức cuộc
họp, sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa.

72
 PHỤ LỤC 01
Quyết định số 3626/QĐ-UBND ngày 22 tháng 10 năm 2021 về việc Quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

73
74
75
76
 PHỤ LỤC 02
Quyết định số 193/ QĐ-SNV ngày 29 tháng 6 năm 2021 về việc ban hành Quy
chế làm việc của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

77
78
79
80
 PHỤ LỤC 03
Một số hình ảnh cuộc họp, sự kiện tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa giai
đoạn 2019-2022

Hình 1. Hội nghị học tập, quán triệt Nghị quyết 09-NQ/TW ngày
28/01/2022 của Bộ Chính trị về xây dựng, phát triển tỉnh Khánh Hòa đến
năm 2030, tầm nhìn đến năm 2045 và Chương trình hành động số 30-
CTr/TU ngày 23/02/2022 của Tỉnh ủy Khánh Hòa về thực hiện Nghị quyết
số 09-NQ/TW, ngày 28/01/2022 của Bộ Chính trị cho đảng viên, công chức,
viên chức và người lao động thuộc Sở
(Nguồn: Văn phòng Sở)

81
Hình 2. Sự kiện chào mừng lễ kỷ niệm ngày Quốc tế phụ nữ 8/3; Quốc tế
hạnh phúc 20/3 và Thành lập Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh tại
Thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng ngày 26/2-27/2-2022
(Nguồn: tác giả chụp)

82
 PHỤ LỤC 04
Một số hình ảnh về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ
chức cuộc họp, sự kiện tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

Hình 1. Máy chiếu và không gian phòng hội trường của Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa
(Nguồn: Văn phòng Sở)

Hình 2. Loa tại hội trường Hình 3. Âm ly

(Nguồn: tác giả) (Nguồn: tác giả)

83
 PHỤ LỤC 05
Bảng câu hỏi khảo sát đánh giá chung về công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện
tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT
Kính chào Quý Anh/Chị. Tôi là Ma Thị Vân Kiều, sinh viên Khoa Quản
trị văn phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Hiện nay tôi đang thực hiện đề
tài về “Tổ chức cuộc họp sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa”.
Kính mong Quý anh/chị vui lòng dành một ít thời gian để trả lời những câu
hỏi dưới đây bằng cách đánh dấu vào ô thích hợp.
Trong cuộc khảo sát này không có quan điểm đúng hay sai mà chỉ có câu
trả lời phù hợp nhất với bản thân Quý Anh/Chị. Mỗi phát biểu chỉ có duy nhất
một câu trả lời. Người thực hiện xin cam kết đảm bảo tính riêng tư Quý
Anh/Chị khi Quý Anh/Chị tham gia vào nghiên cứu này. Tất cả các quan
điểm của Quý Anh/Chị đều có giá trị cho nghiên cứu của tôi. Rất mong được
sự cộng tác chân thành của Quý Anh/Chị. Xin chân thành cảm ơn Quý
Anh/chị rất nhiều.
I. THÔNG TIN CHUNG
Tôi xin cam kết giữ bí mật thông tin cá nhân của Anh/Chị.
Mong Anh/Chị vui lòng trả lời một số thông tin cá nhân nhƣ sau:
Câu 1. Giới tính của Anh/Chị
Nam ữ
Câu 2. Độ tuổi của Anh/Chị
ới 18 tuổi
ừ 18 tuổi – 30tuổi
ừ 31 tuổi – 40 tuổi
ừ 41 tuổi – 50 tuổi
ổi
II. NỘI DUNG

84
 1. Anh (chị) đánh giá thế nào về mức độ hiện đại của cơ sở vật chất,
trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức cuộc họp sự kiện
ất hiện đại
ện đại
ờng
ất cũ

2. Anh (chị) đánh giá thế nào về cơ sở vật chất tại Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa đáp ứng đƣợc yêu cầu phục vụ cho công tác tổ chức cuộc
họp, sự kiện
ứng
ứng
3. Anh (chị) đánh giá thế nào về hiệu quả áp dụng quy trình tổ chức
cuộc họp, sự kiện vào thực tiễn
ệu quả cao
ạt
ạt
4. Anh (chị) đánh giá thế nào về tính chuyên nghiệp trong công tác
tổ chức sự kiện
ệp
ếu chuyên nghiệp
5. Trình độ học vấn của Anh/ Chị (dành riêng cho công chức Văn
phòng Sở)
ến sĩ
ạc sĩ
ử nhân
6. Anh (chị) đánh giá thế nào về tính tiết kiệm trong công tác dự trù
kinh phí tổ chức cuộc họp, sự kiện

85
 ất đảm bảo
ảm bảo
ảm bảo
7. Anh (chị) đánh giá thế nào về việc tổ chức các cuộc họp, sự kiện
trực tuyến trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19
ợp, hiệu quả
ợp
ợp

86
 Phụ lục 06. Kết quả khảo sát đánh giá chung về công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa
Thực trạng công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện Tỷ lệ %
Đánh giá 1 Đánh giá 2 Đánh giá 3 Đánh giá 4 Đánh giá 5
1. Mức độ hiện đại của cơ sở vật chất, Rất hiện đại Hiện đại 20 % Bình thường Rất cũ 0% Cũ 0%
Đánh giá trang thiết bị 70% 10%
của công 2. Cơ sở vật chất đáp ứng được yêu cầu Đáp ứng 90% Chưa đáp ứng
chức văn tổ chức cuộc họp, sự kiện 10%
phòng và 3. Hiệu quả áp dụng quy trình tổ chức Hiệu quả cao Đạt 20% Không đạt
cuộc họp, sự kiện vào thực tiễn 80% 0%
các
4. Tính chuyên nghiệp trong công tác Chuyên nghiệp Thiếu chuyên
phòng
tổ chức sự kiện 10% nghiệp 90%
ban
5. Trình độ học vấn của công chức Văn Tiến sĩ 0% Thạc sĩ 40% Cử nhân
chuyên
phòng Sở 60%
môn
6. Tính tiết kiệm trong công tác dự trù Rất đảm bảo Đảm bảo 25% Chưa đảm
trong Sở
kinh phí tổ chức cuộc họp, sự kiện 70% bảo 5%
Nội vụ
7. Sự phù hợp về việc tổ chức các cuộc Phù hơp, hiệu Phù hợp 5% Không phù
tỉnh họp, sự kiện trực tuyến trong bối cảnh quả 95% hợp 0%
Khánh dịch bệnh Covid-19
Hòa
(Nguồn: tác giả)

87