MENGAPA MEMILIH SOP UNTUK ECERAN?

#1 Memastikan Kelangsungan Bisnis

#2 Penerapan Standar yang Konsisten
#3 Tetapkan Rutinitas
#4 Implementasi Kontrol Kualitas
#5 Penerapan Sistem Pertumbuhan yang Lebih Baik
#6 Manajemen Kinerja Lebih Baik
#7 Hilangkan Kehilangan Produktivitas

SOP IMPROVISASI UNTUK MEREK DERBY

PROSEDUR OPERASI STANDAR DAN DAFTAR PERIKSA UNTUK

OPERASI TOKO

PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN TOKO

 Toko Derby Retail harus dibuka untuk umum tepat waktu, ditandai
dengan tanda atau lampu yang sesuai.
 Karyawan harus mulai mempersiapkan pada waktu yang ditentukan untuk
penutupan toko. Ini biasanya mencakup pembersihan dan persiapan lain
untuk pembukaan keesokan harinya.
 Toko Derby Retail harus memberi tahu pelanggan pada waktu tertentu,
seperti tiga puluh menit sebelumnya dan sekali lagi sepuluh menit
sebelumnya, bahwa toko akan tutup. Staf dapat menarik gerbang,
mengubah pencahayaan, atau melakukan langkah lain untuk memberi
tahu pelanggan.
 Semua kas dihitung, direkonsiliasi, diperiksa oleh manajer, dan dikunci .
 MANAJEMEN UANG

 Uang tunai front-end memastikan penanganan yang tepat di POS dan

merekonsiliasi uang tunai dan kredit dengan penjualan.
 Kas back-office biasanya merupakan gambaran fungsi akuntansi yang
lebih besar, memastikan toko berada di jalur yang benar dan menjalankan
kontrol internalnya untuk mencegah kerugian dan pencurian untuk
mengetahui kesalahan kasir atau kemungkinan penipuan.
 Pengembalian uang tunai kepada pelanggan harus konsisten dengan
kebijakan toko.

PENANGANAN BARANG

 Pengiriman produk untuk memastikan semuanya tiba dalam kondisi baik

dan dalam jumlah yang tepat.
 Rutekan produk dengan cara yang efisien ke lokasi yang tepat di toko,
baik ke rak, penyimpanan, atau area penyimpanan.
 Masukkan produk dalam sistem inventaris untuk pelacakan.
 Pelacakan barang dagangan ditingkatkan melalui perangkat lunak
terkomputerisasi.

DAFTAR PERIKSA TOKO HARIAN

DAFTAR PERIKSA PEMBERSIHAN TOKO RETAIL

 Bersihkan tempat parkir dari puing-puing dan sapu trotoar setiap pagi.
 Jangan tinggalkan kotak sampah kosong di luar sebagai kesan pertama
pelanggan.
 Nyalakan lampu, segera ganti yang terbakar.
  Bersihkan toilet sesering yang diperlukan agar tetap prima. Tidak ada
yang akan mematikan pelanggan lebih cepat daripada toilet kotor.
 Jangan tinggalkan kotak kosong di lorong lebih lama dari yang
diperlukan saat mengisi ulang.
 Segera perhatikan bau yang tidak sedap.
 Secara berkala lakukan pembersihan yang lebih besar, seperti
pembersihan pegas.

DAFTAR PERIKSA PEMBUKAAN TOKO HARIAN

 Siapkan register atau sistem POS untuk hari itu. Periksa tingkat uang
tunai.
 Sapu trotoar dan kibaskan semua tikar

DAFTAR PERIKSA PENUTUPAN TOKO HARIAN

 Umumkan kepada pelanggan bahwa toko retail akan segera tutup. Pada
waktu tertentu, kunci pintu ke pelanggan baru.
 Saat pelanggan terakhir pergi, beri tanda bahwa toko tutup dengan tanda
yang sesuai.
 Berjalanlah di toko dan lakukan pelurusan, pembersihan, atau penataan
yang diperlukan.
 Isi ulang rak pada waktu yang tepat atau sesuai kebutuhan, tetapi jangan
mengganggu pelanggan jika tidak perlu.
 Pastikan semua rak, rak, dan pajangan diisi dan diatur dengan benar.
Pelanggan sering tidak mengembalikan barang dengan benar.
 Kosongkan semua tempat sampah dan buang kotak dan bahan pengemas
yang tertinggal di area penyimpanan.
 Pastikan uang tunai disetorkan ke rekening belakang.
FUNGSI PENGENDALIAN INTERNAL

Toko Eceran perlu dengan hati-hati mendefinisikan, menerapkan, dan

memantau area operasi mereka, yang secara langsung berdampak pada
keuntungan.

PENANGANAN TUNAI DAN KREDIT:

  Sistem penanganan tunai dan kredit yang baik untuk melacak semuanya,
dengan cepat menemukan ketidaksesuaian, dan menjaga keuangan dan
inventaris toko tetap akurat dan kokoh.
 Point of sale (POS) untuk menangani penjualan harian dan juga
manajemen pelanggan dan inventaris.
 Masalah yang akan dianalisis tergantung pada ukuran dan kompleksitas
operasi ritel.

PENGUNJIAN DAN PENCEGAHAN PENIPUAN :

 Toko harus memiliki orang dan teknologi yang signifikan untuk

mencegah pengutilan dan penipuan.
 simpan di belakang layar agar tidak mengganggu pengalaman pelanggan.
 Toko harus memiliki penjaga keamanan di pintu masuk toko.
 Kamera keamanan, pemantauan, dan pemindai produk adalah hal biasa.
Kerugian dari pengutilan dan penipuan dapat menjadi signifikan,
termasuk cincin terorganisir dan penipuan, sehingga toko perlu waspada
dan menemukan masalah dengan cepat.

KESELAMATAN DAN KEAMANAN:

 Toko mengembangkan dan memelihara kontrol internal, atau prosedur

operasi standar, untuk mencegah masalah penanganan uang tunai, kredit,
pengutilan, dan penipuan.
 mencegah pencurian uang atau inventaris.
 Toko Ritel berusaha memastikan bahwa karyawan dan pelanggan mereka
aman.
 penjaga keamanan dan pemantauan kamera keamanan harus dipantau.
TANGGUNG JAWAB DESAIN TOKO

Desain dan estetika adalah bagian utama dari pengalaman berbelanja, tampilan dan
penempatan produk adalah aspek desain yang termasuk dalam operasi ritel.

LOKASI TOKO:

 Toko Ritel harus memastikan Visibilitas dan pola lalu lintas pelanggan.
 Orang-orang akan melakukan perjalanan di luar jalur untuk sesuatu yang istimewa,
tetapi umumnya lebih sulit.

DESAIN TOKO DAN TATA LETAK:

 Desain eksterior dan interior toko ritel menentukan nada untuk pengalaman
berbelanja.
 Pola geometris untuk menggambarkan minat visual di toko Ritel.
 Tata letak toko ritel menjadi grid, hampir seperti jalan, berputar atau melengkung,
atau lebih bebas mengalir.

MENCIPTAKAN DEPARTEMEN DALAM TOKO:

 Profesional ritel menciptakan "toko di dalam toko" dan memiliki karyawan khusus
untuk melayani pelanggan.

PERDAGANGAN DAN TAMPILAN VISUAL:

 Gerai ritel Buat tampilan produk yang menarik untuk menetapkan nada dan harapan
 Pajangan barang dagangan yang menyenangkan mengirimkan pesan kepada calon
pembeli, begitu pula meja yang berantakan dan tidak terawat.
 Bahkan ketinggian penempatan barang dapat membuat perbedaan besar. Beberapa
profesional menggunakan retail planogram, sejenis diagram, untuk merinci
penempatan barang di toko.

SUASANA TOKO:
 pencahayaan, musik, dan suasana menyenangkan yang konsisten secara keseluruhan
harus dipertahankan oleh toko ritel.
 Toko eceran harus menyadari faktor-faktor yang tidak menyenangkan seperti
kekacauan, bau, AC yang tidak memadai, atau toilet yang tidak bersih.
 Toko ritel berusaha untuk menciptakan suasana yang menyenangkan.

MANAJEMEN RUANG TOKO:

 Hindari kekacauan dan disorganisasi dengan mengelola ruang dengan baik di toko.
Jadikan item mudah diakses dan gunakan ruang luar untuk penyimpanan.
TANGGUNG JAWAB INVENTARIS PRODUK
Agar toko Ritel berhasil, ia perlu memiliki produk untuk memuaskan pelanggannya.
Ini adalah area keempat dari operasi ritel: manajemen persediaan . Toko melakukan yang
terbaik untuk menyeimbangkan penawaran dan permintaan produk dalam siklus penjualan
dan penyetokan ulang yang konstan. Jika suatu produk tidak bergerak dengan baik, maka
diganti dengan sesuatu yang berjalan baik. Jika suatu produk terjual dengan baik, toko
meningkatkan inventarisnya.

Fungsi-fungsi ini berada di bawah manajemen inventaris:

PEMESANAN BARANG:

 Pesanan stok toko ritel untuk produk sesuai dengan permintaan pelanggan.
 Toko harus efisien dan hemat biaya.
 Toko ritel harus mengotomatiskan sistem perkiraan kebutuhan inventaris, jadi
pengisian ulang stok otomatis.
 Toko memastikan bahwa pelanggan memiliki beragam produk, ukuran, warna, dan
fitur lain untuk dipilih, dengan harga yang sesuai.

MENERIMA STOK:

 Toko menerima pengiriman dari pemasok dan distributor.

 Outlet ritel melacak dan merekam stok

MENGGUNAKAN SISTEM INVENTARIS:

 Tiga jenis utama adalah persediaan perpetual, persediaan fisik, dan gabungan.
 Toko ritel sebaiknya menerapkan sistem POS yang terkomputerisasi.

HARGA:

 Toko harus menetapkan harga dan menandai produk baik secara fisik pada produk
atau di komputer melalui kode batang produk, atau keduanya.
  Pengurangan harga didasarkan pada penawaran dan permintaan, musim, promosi, dan
faktor lainnya.

TANGGUNG JAWAB ADMINISTRASI RETAIL

MENGELOLA TEMPAT:

 Memelihara toko agar tetap berfungsi dengan baik.

 Toko ritel memastikan pelanggan tidak kecewa karena fasilitas yang tidak memadai
atau perawatan yang buruk.
 Toko membutuhkan perawatan dan perhatian yang konsisten.

PELATIHAN KARYAWAN:

 Outlet ritel memastikan bahwa pelatihan Karyawan sangat penting.

 Toko harus memberikan pelatihan kepada Karyawan dalam layanan pelanggan,
penanganan uang tunai, dan kontrol internal.

PENGELOLAAN PROMOSI DAN ACARA:

 Toko mengandalkan promosi dan penjualan untuk mendorong bisnis tambahan.

PENGELOLAAN DATA DAN PENGGUNAAN TEKNOLOGI:

 merampingkan operasi toko dengan sistem POS, barcode, dan platform manajemen
hubungan pelanggan (CRM) . Dengan penggunaan data pelanggan secara cerdas,
 toko memandu pelanggan sasaran menuju penjualan dan penawaran, membangun
loyalitas mereka, dan meningkatkan pelanggan.

AUDIT TOKO

 Volume penjualan
 Tingkat stok (rak dan backstock)
 Deskripsi pajangan dalam toko dan materi promosi
 Aktivitas pesaing
  Kepatuhan planogram (lokasi rak, jumlah permukaan yang ada, jumlah SKU yang
ada, tag rak yang hilang/tidak akurat)
 Harga
 Lokasi produk di dalam toko dan kerusakan produk

SOP PELACAKAN DOKUMEN DAN ARSIP

Toko Eceran harus memelihara daftar induk dari semua SOP. File atau basis data ini
harus menunjukkan nomor SOP, nomor versi, tanggal penerbitan, judul, penulis, status, divisi
organisasi, cabang, bagian, dan informasi sejarah mengenai versi sebelumnya. Manajer QA
(atau yang ditunjuk) umumnya adalah individu yang bertanggung jawab untuk memelihara
daftar file semua SOP terkait kualitas saat ini yang digunakan dalam organisasi. Jika basis
data elektronik digunakan, pemberitahuan “Tinjau SOP” otomatis dapat dikirim. Perhatikan
bahwa daftar ini juga dapat digunakan saat audit sedang dipertimbangkan atau saat
pertanyaan diajukan tentang praktik yang diikuti di dalam organisasi.

TIPS

• Menetapkan sebelum pembukaan; meninjau setidaknya setiap tahun

• Pengembangan bahasa, gaya dan format industri/operasi untuk pendirian

• Menulis sop dengan bahasa yang jelas dan ringkas sehingga proses dan aktivitas
terjadi sebagaimana mestinya

• Tingkat kerincian dalam SOP harus memberikan informasi yang memadai untuk
menjaga konsistensi kinerja sekaligus menjaga agar prosedur tidak menjadi tidak praktis

• Simpan sops tertulis di tempat yang digunakan oleh penyelia dan karyawan

• Draf harus dibuat dan diuji sebelum SOP dirilis untuk implementasi

• Semakin banyak pembuat keputusan, karyawan, dan kompleksitas dalam bisnis,

semakin banyak sop yang dibutuhkan.

Prosedur Operasi Standar Ritel

SOP Ritel -Akuntansi

SOP-AC-001 : Peran Akun
SOP-AC-002 : Struktur Organisasi Akun
SOP-AC-003 : Metrik Akuntansi
SOP-AC-004 : Pengolahan Gaji
SOP-AC-005 : Berbagai Tindakan Pemerintahan
SOP-AC-006 : Dana Simpanan
SOP-AC-007 : Asuransi Pegawai Negeri
SOP-AC-008 : Persyaratan Asuransi
SOP-AC-009 : Hak Kekayaan Intelektual
SOP-AC-010 : Manajemen Aset
SOP-AC-011 : Inisiatif Pengurangan Biaya
SOP-AC-012 : Tata Cara Pelayanan Pajak
SOP-AC-013 : Prosedur TDS
SOP-AC-014 : Pajak Profesi
SOP-AC-015 : Pajak Pertambahan Nilai
SOP-AC-016 : Pajak Barang Mewah

SOP Ritel - Manajemen Kas

SOP-CM-001 : Prosedur Kas Store Back Office
SOP-CM-002 : Prosedur Kas Kantor Depan Toko
SOP-CM-003 : Pengembalian Uang Tunai
SOP-CM-004 : Penanganan tagihan ganda/kesalahan oleh kasir

SOP Ritel - Layanan Pelanggan

SOP-CS-001 : Pengembalian dan penukaran saham dari pelanggan dan kebijakan
SOP-CS-002 : Pengaduan
SOP-CS-003 : Tanggung Jawab Rekan Penjualan kepada Pelanggan
SOP-CS-004 : Sales Associate Authority untuk Penyelesaian Keluhan
SOP-CS-005 : Pesanan Produk atau Layanan Khusus
SOP-CS-006 : Customer Service desk- General Product Knowledge
SOP-CS-007 : Pendaftaran pelanggan untuk Program Loyalitas
SOP-CS-008 : Umpan Balik Pelanggan
SOP-CS-009 : Customer Home Delivery (Proses Penunjukan Pengiriman)

SOP Ritel - Departemen SDM

SOP-HR-001 : Proses Perekrutan
SOP-HR-002 : Imbalan Kerja
SOP-HR-003 : Proses Mutasi Staf
SOP-HR-004 : Proses Pengunduran Diri Staf
SOP-HR-005 : Penjadwalan waktu staf
SOP-HR-006 : Persyaratan pelatihan staf
SOP-HR-007 : Penilaian Kinerja Karyawan
SOP-HR-008 : Struktur Kompensasi & Bonus

SOP Ritel - Administrasi Toko

SOP-AD-001 : Admin. Daftar periksa terkait tugas
SOP-AD-002 : Daftar Periksa Pemeliharaan
SOP-AD-003 : Checklist untuk housekeeping dan kebersihan
SOP-AD-004 : Pengaturan waktu staf
SOP-AD-005 : Penjualan skrap
SOP-AD-006 : Izin & Lisensi yang Diperlukan, pembaharuan dan kepatuhan
SOP-AD-007 : Norma Kesehatan & Keselamatan
SOP-AD-008 : Asuransi – Bangunan & Infrastruktur, Persediaan & Uang Tunai
SOP-AD-009 : Prosedur Pembukaan dan Penutupan Toko
SOP-AD-010 : Kesiapan Toko

SOP Ritel - Audit Toko

SOP-SA-001 : Tampilan Toko
SOP-SA-002 : Staf
SOP-SA-003 : Kebijakan Audit Saham
SOP-SA-004 : Layanan Pelanggan
SOP-SA-005 : Penyimpanan
SOP-SA-006 : Kebijakan audit pencegahan kerugian
SOP-SA-007 : Kebersihan

SOP Ritel - Penanganan Merchandising Toko

SOP-SM-001 : Pemindahan stok dari Gudang
SOP-SM-002 : Penerimaan stok di toko
SOP-SM-003 : Memuat dan membongkar
SOP-SM-004 : Pengiriman dari vendor
SOP-SM-005 : Pengembalian barang ke Vendor
SOP-SM-006 : Barang Retur ke Gudang (Segar, Kelebihan & Cacat)
SOP-SM-07-007 : Pemesanan dari Toko
SOP-SM-008 : Penerimaan stok dari Vendor
SOP-SM-009 : Stok Vendor Konsinyasi
SOP-SM-010 : Prosedur penghapusan barang dagangan
SOP-SM-011 : Pengisian Barang Dagangan & Pemesanan Ulang Inventaris

SOP Ritel - Keamanan Toko

SOP-SE-001 : Daftar Periksa Proses Keamanan
SOP-SE-002 : Penanganan aspek hukum
SOP-SE-003 : Penanganan uang palsu
SOP-SE-004 : Penanganan Bip tag