6.

GESTIÓ DEL TEMPS

La gestió del temps és el procés d'organització i planificació que ajuda a dividir el temps entre
activitats específiques. Una bona gestió del temps permet treballar de manera més intel·ligent,
més fàcil, per poder realitzar més en menys temps, fins i tot quan el temps és molt ajustat i les
pressions són altes. Si no es gestiona correctament el temps, es perjudica l’efectivitat i provoca
estrès.

Sembla que mai hi ha prou temps al dia. Però, si tothom 1

disposa de les mateixes 24 hores, per què algunes persones
aconsegueixen més amb el seu temps que altres?
La resposta rau en una bona gestió del temps.

Una bona gestió del temps requereix un canvi important en l'enfocament de la realització de
les tasques: estar ocupat no és el mateix que efectiu (normalment és el contrari). Passar tot el
dia amb estressat, realitzant un munt de tasques simultàniament, no assegura un bon resultat,
ja que s’està dividint l’atenció entre moltes tasques diferents.

"Gestió del temps" fa referència a la manera d’organitzar i planificar quant de temps es dedica
en cada activitat.

Pot semblar incoherent dedicar un valuós temps a aprendre sobre la gestió del temps i
planificar el temps, en comptes d'utilitzar-lo per continuar amb la feina, però els beneficis són
enormes:
e Major productivitat i eficiència.
e Una millor reputació professional.
e Menys estrès.
e Augment d'oportunitats per avançar.
e Més oportunitats per assolir objectius importants.

No gestionar el temps de manera efectiva pot tenir conseqüències molt poc desitjables:
e Terminis perduts.
e Flux de treball ineficient.
e Mala qualitat de treball.
e Una mala reputació professional i una carrera estancada.
e Nivells d'estrès més alts.

La gestió del temps es basa principalment en la programació de les

activitats i no en la gestió del temps pròpiament dita.
Una manera de saber si es pateix una mala organització del treball i ocupació del temps és a
través de la manifestació dels següents símptomes:

e Jornades cada vegada més llargues

e No saber dir "no"
e El perfeccionisme
e No negociar terminis de resposta
e Emprar malament el temps d'entrevistes (escoltar, preguntar, argumentar)
e Tenir objectius personals confusos o canviants
e Manca d'un pla de treball diari
e No deixar "lloc" (temps) per a imprevistos 2
e Utilitzar malament les comunicacions (telèfon, fax, correu, missatgers, visites).
e Raonar de manera que cal fer (tasques) i no pel que es vol obtenir (Objectius)
e Desconeixement de les persones que influeixen en una decisió
e Abordar les tasques en temps real, fer-pressa, un mateix
e Estrès
e Refredats permanents
e Humor irritable
e Cansament permanent ...

6.1. Anàlisi i diagnòstic de l’ús del temps

Per poder gestionar correctament el temps és fonamental realitzar una anàlisi sobre l’ús del
mateix, això es pot fer en tres passos:
e Conèixer l'ús que es fa del recurs temps.
e Analitzar aquesta ocupació del temps.
e Fer un diagnòstic de la situació en què estem.

Per conèixer l'ús que es fa del recurs temps s’ha de tenir en compte:
e El que es creu que es fa.
e El que es creu que s’hauria de fer.
e El que es creu que s’està fent realment.

La percepció del temps que té una persona és subjectiva, per aquesta raó és necessari portar
un registre per que sigui el més objectiva possible. Aquest registre es pot realitzar per escrit de
dues formes:
e Registre diari a través d’agendes
e Registre detallat, que es realitza un cop al trimestre.

Un cop feta l’anàlisi es podrà realitza el diagnòstic, del qual s’han d’extreure dos informacions
bàsiques:
e Cap a on es dirigeix el problema del temps, si continuarà o s’incrementarà.
e Els efectes positius i negatius que el problema ha generat.
És necessari tenir tota la informació sobre els problemes amb el temps, a que destina, quan es
perd i quins períodes estan optimitzats. El pla de millora del temps es podrà realitzar un cop
s’hagi fet una anàlisi i diagnòstic.

6.2. Quin ús es fa del temps?

Per saber si realment s’està fent un bon ús del temps és necessari saber la diferència entre
eficiència i eficàcia:
e Eficiència: és la relació entre els recursos utilitzats en un projecte i els èxits aconseguits
amb el mateix. S'entén que l'eficiència es dóna quan s'utilitzen menys recursos per 3
aconseguir un mateix objectiu. O al contrari, quan s'aconsegueixen més objectius amb els
mateixos o menys recursos.
e Eficàcia: l'eficàcia podem es pot definir com el nivell d'assoliment de metes i objectius.
L'eficàcia fa referència a la capacitat per aconseguir allò que un es proposa.

EFICIÈNCIA EFICÀCIA

Èmfasis en el mitjans Èmfasis en els resultats

Resoldre problemes Aconseguir objectius
Estalviar despeses Augmentar creació de valors

EFECTIVITAT

Per poder equilibrar l’eficiència i l’eficàcia és necessari gestionar

correctament el temps.
6.3. Problemes amb el temps

Normalment, sempre hi ha problemes de temps, alguns d’aquests problemes són:

e Sempre hi ha assumptes pendents, que no acostumen a ser prioritaris però encallen
l'agenda.
e També apareixen aquells assumptes que es van deixant de banda conscientment i que no
es van arribar a desenvolupar per diferents motius:
- Manca de data límit o data límit molt llunyana en el temps.
- La por al fracàs, que provoca deixar activitats de costat.
4
- De vegades, l'augment d'una activitat posposada, la qual cosa fa que sigui més difícil
iniciar el seu desenvolupament.
- Falta de motivació.

6.4. Lladres del temps

Els lladres del temps són aquelles situacions, generalment curtes, que van restant temps a la
feina.
e Els lladres de temps són el principal problema de la productivitat per moltes raons:
e Redueixen entre un 50 i un 70% les hores efectives de treball.
e Afecten la capacitat de concentració els nivells d'atenció.

Segons els psicòlegs, els cervell triga entre 6 i 9 minuts en arribar al màxim rendiment després
d’una interrupció, això vol dir, que cada cop que es té una distracció, és el temps que es perd.

Per aquesta raó és molt important controlar aquests lladres diàriament, per fer-ho es poden
seguir els següents passos:

Identificar: Què lladre o lladres assalten amb més

freqüència, d'on vénen, quan apareixen, com hi
apareixen?

Comprendre: Prendre consciència de com

afecten aquests lladres que s'hanidentificat, en
què influeixen i per què.

Contenir: Establir un programa de contenció

per prevenir-los i per espantar-los.
Alguns lladres del temps són:

• Trucades de telèfon inesperada o massa llargues. Tot i ser un recurs

que molt sovint estalvia temps, també pot ser un lladre. És important
saber que no s’ha de contestar al primer to interrompent la tasca que
s’està realitzant. Hi ha moments que el telèfon s’ha de desconectar, qui
hagi fet la trucada deixarà un missatge o tornarà a trucar. 5
EXTERNS

• L'email. Tenir-lo sempre obert amb finestres emergents que avisen de

l'arribada de correus provoca distraccions innecessàries, es necessari
desconnectar l'avisador de missatges per evitar desconcentrar-se.
S’hauria de planificar diferents franges horàries dedicades a repassar els
mails (es recomana no fer-ho més de 3 vegades al dia). També és pot
configurar l’email per rebre els missatges dins d’aquestes franges.
• Les reunions massa freqüents, massa llargues i mal preparades.

• La manca de planificació de la jornada. És important elaborar una

agenda al principi de cada dia i repassar al final del mateix.
• Objectius i prioritats confusos i canviants. S’han de prioritzar les
tasques que aporten més valor al treball. Intentar organitzar les
tasques per similitud i fixa't límits de temps per a cada un.
• Els hàbits multitasca. Saltar d'un tema a un altre no només resta
INTERNS

energia sinó també eficàcia. No es pot començar una tasca si no s’ha

acabat l'anterior.
- El perfeccionisme i el detall excessiu.
- La manca d'ordre i classificació.
- Dificultat per entendre el canvi.
- La manca de comprensió de la informació.
- Dificultat per dir que no.
- La fatiga, l'estrès.
- La dificultat de prendre una decisió.
- Tràfic mental