‫كيفية التعامل مع وسائل اإلعالم‬

‫‪ -1‬مقدمة‬

‫أصبح العالم قرية صغيرة نتيجة لما أحدثته الثورة العلمية والتكنولوجية من تطور هائل فى‬

‫سبل نقل األخبار ومتابعة األحداث وتداول المعلومات من خالل وسائل اإلعالم المختلفة‪ ،‬ولم يعد‬

‫ممكنًا أن يمارس المواطنون فرادي كانوا أم جماعات أنشطتهم وحياتهم بعيدًا عن متابعة وسائل‬

‫اإلعالم‪ .‬من هنا يجب أن تطور الجمعيات األهلية آليات التعامل مع وسائل اإلعالم خاصة في‬

‫ضوء األهمية المتزايدة لإلعالم في تشكيل وجدان الجماهير وتحديد أولويات العمل في المجتمع‪ ،‬إذا‬

‫غالبا ما تحظى القضايا العامة باهتمام أكثر إذا ما سلطت وسائل اإلعالم الضوء عليها‪.‬‬

‫والس‪AA‬ؤال ه‪AA‬و ‪ ...‬كي‪AA‬ف يمكن أن تط‪AA‬ور الجمعي‪AA‬ة األهلي‪AA‬ة آلياته‪AA‬ا في التعام‪AA‬ل م‪AA‬ع وس‪AA‬ائل اإلعالم على‬

‫نحو يساعد على تحقق أهداف وغايات الجمعية ؟‬

‫‪ -2‬ما هي وسائل اإلعالم؟‬

‫يشمل التعريف التقليدي لوسائل اإلعالم كل من األدوات اإلعالمية المقروءة‬

‫)كالصحف والمجالت( والمسموعة ( المذياع ) والمرئية ( التليفزيون ) التي تنقل لألفراد الخبر‪،‬‬

‫والحدث ‪ ،‬والمعلومة‪ .‬إال أنه بدخول العالم مرحلة " اإلنترنت " أخذت ثورة االتصاالت بعدًا جديدًا‬

‫غير مسبوق وأصبحت مواقع اإلنترنت والبريد اإللكتروني يلعبان دورًا متزايدًا في تسهيل تدفق‬

‫المعلومات بسرعة مذهلة وتكلفة اقتصادية بسيطة‪ ،‬وفى بناء التحالفات بين المنظمات غير‬

‫الحكومية التي تعمل في نفس المجال‪ ،‬وتسهيل االتصاالت بين فاعلين ونشطاء يسكنون في قارات‬

‫مختلفة‪.‬‬
 ‫ومن المتصور أن يؤدي هذا االنفتاح المعلوماتى المذهل إلي إكساب المنظمات غير‬

‫الحكومية المحلية القدرة على التعرف على خبرات نظيراتها التي تعمل في نفس المجال مما يساعد‬

‫على بلورة رؤية أفضل وآليات عمل أكثر فعالية‪.‬‬

‫‪ -3‬ما أهمية تعامل المنظمة غير الحكومية مع اإلعالم؟‬

‫أصبح تعامل المنظمة غير الحكومية مع وسائل اإلعالم ضرورة أساسية ليس فقط لمالحقة‬

‫ما يجري من أنشطة في المجال العام‪ ،‬ولكن أيضًا ألن اإلعالم يعين المنظمة على تحقيق أهدافها‪.‬‬

‫أ‪ -‬تستطيع المنظمة غير الحكومية من خالل وسائل اإلعالم الخروج من أسر المقر الذي تمارس فيه‬

‫عملها ويصبح في إمكانها مخاطبة المجتمع وشرح أهدافها للجمهور‪ ،‬مما يؤدى إلي جذب أنصار‬

‫وعناصر دعم سواء في شكل متطوعين أو ممولين محليين أو مترددين على الجمعية لإلفادة من‬

‫خدماتها‪ ،‬هنا تصبح الجمعية األهلية جزءًا من حركة المجتمع المدني الفعالة التي تعبيء وتنظم األفراد ‪/‬‬

‫المواطنين لتحقيق األهداف العامة بشكل سلمي منظم ومتحضر‪.‬‬

‫ب‪ -‬يساعد االتصال الدائم بوسائل اإلعالم المنظمة غير الحكومية على تعميق روح التطوع في‬

‫المجتمع حيث يدرك األفراد أن هناك مجاًال رحبًا لممارسة النشاط اإلجتماعي واإلنساني يديرونه‬

‫بأنفسهم يختلف عن النشاط الحكومي أو النشاط الذي يقوم به القطاع الخاص في مجال المال‬

‫واألعمال مما يساعد على زيادة حجم ونشاط القطاع الثالث في المجتمع (أي القطاع األهلي أو غير‬

‫الحكومي) مما يؤدى إلى تخفيف أعباء كثيرة عن كاهل الدولة من ناحية ويساعد على توفير‬

‫خدمات إجتماعية ال يقدمها القطاع الخاص من ناحية أخري‪.‬‬

‫ج – تعود عالقة التعاون بين المنظمة غير الحكومية ووسائل اإلعالم بالفائدة على الطرفين‪ ،‬فمن‬

‫ناحية أولي تستطيع المنظمة غير الحكومية من خالل وسائل اإلعالم مخاطبة المجتمع المحلي‬

‫وتعريفه بأهدافها وبرامجها‪ ،‬باإلضافة إلى تطوير إمكانياتها وكوادرها البشرية من خالل إنفتاحهم‬

‫المستمر على وسائل اإلعالم وتعلم التقنيات الحديثة (مثل تعلم الكمبيوتر واإلنترنت)‪ .‬ومن ناحية‬
‫كيفية التعامل مع وسائل اإلعالم‬
‫‪-2-‬‬
 ‫أخري‪ ،‬تركز وسائل اإلعالم على مجاالت العمل التنموى التي تحظى عادة باهتمامها وهو ما‬

‫يعطيها وجهًا إنسانيًا ويجعلها تقترب أكثر فأكثر من احتياجات المواطن العادي‪ ،‬وتتعرف على‬

‫همومه ومشاكله الحقيقية وسبل التصدي لها‪.‬‬

‫** وإ جماًال‪ ،‬يمثل تعامل المنظمة غير الحكومية مع وسائل اإلعالم تحديًا ألن النشطاء في مجال‬

‫العمل األهلي يكونون عادة أقل خبرة وحنكة في التعامل مع وسائل اإلعالم من أقرانهم الذين‬

‫يعملون في الحكومة أو في مجال المال واألعمال‪.‬‬

‫‪ -4‬ماذا تريد المنظمات غير الحكومية من " اإلعالمي " ؟‬

‫أ‪ -‬عرض أهدافها وبرامجها بشكل موضوعي‪.‬‬

‫ب‪ -‬جعل أهداف المنظمة جزءًا من إهتمامات المجتمع‪.‬‬

‫ج‪ -‬خدمة المنظمة في تعبئة الموارد المحلية المتاحة (بناء شبكة عالقات مع منظمات مماثلة‪ ،‬جذب‬

‫األنصار والمؤيدين‪ ،‬خلق مناخ عام من التعاطف والمساندة ألهداف المنظمة في المجتمع المحيط ‪..‬‬

‫إلخ)‪.‬‬

‫‪ -5‬ماذا يريد اإلعالمي من المنظمة غير الحكومية؟‬

‫أ‪ -‬السبق اإلعالمي أو الخبر الالفت لإلنتباه مما يؤكد تميزه‪.‬‬

‫ب‪ -‬توسيع شبكة عالقاته في المجتمع مما يجعل أكثر قربا من قلب األحداث‪.‬‬

‫ج‪ -‬التفرد في العمل اإلعالمي سواء فيما يقدمه من مواد إعالمية أو في توقيتها أو في طريقة عرضها‪.‬‬

‫الحدث‬

‫المنظمة غير الحكومية‬

‫اإلعالم‬
‫األهداف‬
‫السبق‬
‫البرامج‬
‫التفــرد‬
‫األنشطة‬
‫كيفية التعامل مع وسائل اإلعالم‬
‫‪-3-‬‬
 ‫الحدث‬ ‫في هذا الشكل‬

‫نجد أنه رغم إختالف أهداف ومنطلقات كل من المنظمة غير الحكومية ووسائل اإلعالم إال‬

‫أن كليهما يلتقيان في منطقة إهتمام مشترك هي " الحدث " أو " الخبر " الذي يخلق حالة من التعاون‬

‫بين الطرفين‪ .‬فالطرف األول‪ ،‬أي المنظمة غير الحكومية‪ ،‬يمتلك الخبر‪ ،‬والطرف الثاني‪ ،‬أي‬

‫األعالم‪ ،‬يريد نشر وتسويق هذا الخبر‪ .‬هنا تنشأ العالقة بين الطرفين‪ ،‬ولكن ما هي األسس التي‬

‫تضمن نجاح هذه العالقة؟‬

‫أ‪ -‬الثقـة‪ :‬يجب أن تبني العالقة بين المنظمة غير الحكومية ووسائل اإلعالم على أساس من الثقة‬

‫وهو ما يتحقق من خالل المعلومة الموثقة والبيانات الصحيحة وتقديم األنشطة دون تهويل أو مبالغة‬

‫أو افتعال إذ أن إعطاء المنظمة لإلعالمي بيانات غير صحيحة يؤدى إلي فقدان الثقة وهدم جسور‬

‫التعاون بينهما‪.‬‬

‫ب‪ -‬الصالح العام‪ :‬يجب أن تكون الفلسفة التي تحكم العالقة بين المنظمة غير الحكومية واإلعالمي‬

‫هي رغبة الجانبين في خدمة الصالح العام من خالل إطالع المجتمع على الجهود الشعبية التى يقوم‬

‫بها بعض أفراد هذا المجتمع‪ .‬ويجب أن يتيقن اإلعالمي أن الغاية وراء تعريف المجتمع بأنشطة‬

‫المنظمة غير الحكومية هي تطوير العمل األهلي وليس الدعاية أو خدمة مصالح خاصة ألعضاء‬

‫مجلس إدارة المنظمة أو العاملين فيها‪.‬‬

‫ج‪ -‬التكامل‪ :‬يجب أن تستند العالقة بين المنظمة غير الحكومية ووسائل اإلعالم إلي معلومات‬

‫متكاملة‪ .‬فمثًال يجب أن يعرف اإلعالمي بصورة متكاملة تاريخ إنشاء المنظمة‪ ،‬أهدافها األساسية‪،‬‬

‫برامجها‪ ،‬والمطبوعات التي تصدرها إن وجدت ومن المعروف أن اإلعالميين يعملون في ظل‬

‫ظروف تتسم بضيق الوقت والسرعة مما يتطلب دائمًا من المنظمة غير الحكومية متابعة هؤالء‬

‫اإلعالميين وتزويدهم بالمعلومات التي يحتاجون إليها‪ .‬وقد يحتاج ذلك إلي إنشاء قسم خاص داخل‬
‫كيفية التعامل مع وسائل اإلعالم‬
‫‪-4-‬‬
 ‫المنظمة غير الحكومية للتعامل مع وسائل اإلعالم المختلفة لضمان إطالعهم المستمر على أنشطة‬

‫وفعاليات المنظمة‪.‬‬

‫‪ -6‬صور التعامل أو العالقة بين المنظمة غير الحكومية ووسائل اإلعالم ؟‬

‫هناك أشكال عديدة للعالقة بين المنظمة غير الحكومية ووسائل اإلعالم تتمثل فيما يلى ‪:‬‬

‫أ‪ -‬الخبر الصحفي‪ :‬يقصد بالخبر الصحفي صياغة أي حدث تمر به المنظمة غير الحكومية في‬

‫قالب صحفي وإ رساله إلي مختلف وسائل اإلعالم للنشر‪ .‬وحتى يجد الخبر طريقه للنشر يجب أن‬

‫يتناول حدثًا يهم قطاع عريض من الجمهور‪.‬‬

‫مثـــال‪:‬‬

‫" تنظم جمعية التنمية المستدامة مؤتمرها السنوي الرابع بعنوان " نحو مجتمع مدني أفضل" في‬

‫الفترة من ‪ 22/2/2002 – 16/2‬يناقش المؤتمر نظريات حديثة في التنمية وسبل تطبيقها في‬

‫الواقع المصري‪ .‬يعد هذا المؤتمر هو الرابع الذي تنظمه الجمعية منذ إنشائها عام ‪.1991‬‬

‫وجدير بالذكر أن الجمعية تقوم علي تحقيق جملة من األهداف األساسية تتضمن دراسة تحديات التنمية‬

‫في الواقع المصري وطرح توجهات حديثة للتعامل مع هذه التحديات‪ ،‬وإ ختيار بعض المجاالت‬

‫لتطبيق هذه المبادرات‪ ،‬وقد استطاعت الجمعية طيلة السنوات العشر الماضية تطبيق نموذج للتنمية‬

‫الشعبية في العديد من المناطق‪".‬‬

‫ب‪ -‬البيان الصحفي‪ :‬ينطوي البيان الصحفي عادة على خبر وبيانات‪ ،‬إال أنه قد يتضمن إعالن‬

‫وتسجيل لموقف المنظمة حيال إحدي القضايا التي تمس المجتمع‪ .‬وعادة ما تلجأ المنظمات غير‬

‫الحكومية التي تعمل في مجال الدعوة ‪Advocacy‬إلي إصدار بيانات تعبر عن مواقفها تجاه‬

‫مختلف القضايا ومن سمات البيان الصحفى الجيد‪ :‬الدقة‪ ،‬والجاذبية في طرح الموضوع‪ ،‬واإليجاز‬

‫في العرض‪ ،‬واإلحكام في الصياغة‪.... ،‬إلخ‪.‬‬

‫ومن حيث الشكل يجب أن يستوفي البيان عدة شروط أساسية أهمها‪:‬‬
‫كيفية التعامل مع وسائل اإلعالم‬
‫‪-5-‬‬
 ‫* أن يكون البيان مكتوبًا ومنسقًا على نوعية جيدة من الورق‪.‬‬

‫* أن يكون للبيان تاريخ محدد بحيث يساعد اإلعالميين على تتبع مواقف المنظمة غير الحكومية‬

‫تجاه قضية ما في تسلسل زمني‪ ،‬كما قد يكون لتاريخ النشر أو إصدار البيان داللة في حد ذاته‪.‬‬

‫* أن يتضمن البيان المعلومات بشكل مركز دون إطالة غير مبررة‪ .‬وكلما كان البيان الصحفي‬

‫مختصرًا كلما وجد طريقه للنشر بشكل أسرع‪.‬‬

‫* أن يشمل البيان المعلومات األساسية التي تهم الجمهور الذي يود متابعة الموضوع مثل عنوان‬

‫الجمعية وأرقام التليفون والبريد اإللكتروني ‪...‬إلخ ‪.‬‬

‫مثـــال‪:‬‬

‫انتصار جديد ألنصار حماية البيئة‬

‫" حص‪AA‬لت جمعي‪AA‬ة الحف‪AA‬اظ على البيئ‪AA‬ة بالق‪AA‬اهرة على حكم قض‪AA‬ائي يع‪AA‬زز جهوده‪AA‬ا لحماي‪AA‬ة البيئ‪AA‬ة‪ ،‬فق‪AA‬د‬

‫قض‪AA A A‬ت المحكم‪AA A A‬ة اإلداري‪AA A A‬ة بت‪AA A A‬اريخ ‪ ........‬بع‪AA A A‬دم أحقي‪AA A A‬ة إدارة حي ‪ ......‬بتقطي‪AA A A‬ع األش‪AA A A‬جار في‬

‫الشوارع‪ ،‬وأكدت المحكمة في حيثي‪AA‬ات الحكم على أن تط‪AA‬وير المراف‪AA‬ق العام‪AA‬ة ال يجب أن يك‪AA‬ون على‬

‫حساب البيئة‪.‬‬

‫وكان سكان الحي قد فوجئوا بإقدام إدارة الحي بإصدار قرار بتقطيع األشجار في شوارع الحى‬

‫بحجة التوسع في مشروع الصرف الصحي‪ ،‬ورغم أن إدارة الجمعية سارعت إلي االتصال‬

‫بالمسئولين وطرحت عليهم رؤيتها لتنفيذ مشروع الصرف الصحي دون اإلضرار بالبيئة إال أن‬

‫المسئولين أصروا على موقفهم مما دفع الجمعية إلي رفع دعوي قضائية ضد إدارة الحي بناء على‬

‫عشرات الشكاوي التي تلقتها من سكان المنطقة‪ ،‬ومخالفة الجهة اإلدارية للقوانين المعمول بها في‬

‫مجال الحفاظ على البيئة‪ .‬وتناشد الجمعية المسئولين والجماهير التكاتف للحفاظ على البيئة "‬

‫كيفية التعامل مع وسائل اإلعالم‬

‫‪-6-‬‬
 ‫ج ‪ :‬اللقاء اإلعالمي ‪ :‬يقصد باللقاء اإلعالمي اللقاء الذي تجريه إحدى وسائل اإلعالم مع رئيس‬

‫الجمعية األهلية أو أحد العاملين أو المسئولين بها بهدف التعرف على أنشطة وبرامج الجمعية‪،‬‬

‫ودورها في المجتمع والشكل الغالب للقاء اإلعالمي هو حديث صحفي أو إذاعي أو مقابلة‬

‫تليفزيونية‪.‬‬

‫ويعتبر اللقاء اإلعالمي فرصة لنقل رسالة معينة عن الجمعية لجمهور القراء أو المشاهدين أو‬

‫المستمعين وهو ما يتطلب ضرورة اإلعداد الجيد له حتي يأتي بالنتائج المرجوة‪.‬‬

‫تمر عملية اإلعداد للقاء اإلعالمي بعدة مراحل‪:‬‬

‫المرحلة األولي‪ :‬تحديد موعد إجراء المقابلة اإلعالمية ويستحسن أن يكون موعدًا مناسبًا للطرفين‪،‬‬

‫أي اإلعالمي وممثل الجمعية ويفضل أن يجري اللقاء في مقر الجمعية حتى يكون ذلك بمثابة‬

‫فرصة لإلعالمي كي يري العمل على الطبيعة‪ .‬وحتي يأتي اللقاء بالثمار المرجوة يتعين أن تكون‬

‫هناك فترة كافية لإلعداد للقاء اإلعالمي وهنا يجب أن يتحلي رئيس الجمعية األهلية أو ممثلها‬

‫بالقدرة على مقاومة ضغوط اإلعالميين الذين يحبذون دائمًا القيام بعملهم بأقصي قدر من السرعة‪.‬‬

‫المرحلة الثانية إجراء المقابلة‪ :‬يفضل أن يستقبل رئيس الجمعية أو الشخص الذي ستجري معه‬

‫المقابلة اإلعالمي لحظة دخوله الجمعية ويصطحبه في جولة سريعة كي يري العمل على الطبيعة‪.‬‬

‫خالل هذه المرحلة يجب أن تسود عالقة ود يحكمها اإلحترام المتبادل بين الطرفين ويحسن أن‬

‫يعكس ممثل الجمعية في مظهره طبيعة النشاط الذي تقوم به الجمعية حتي يكون له التأثير المطلوب‬

‫خاصة إذا كانت المقابلة تليفزيونية فمثًال إذا كانت الجمعية تنهض على خدمة الفقراء وتقديم خدمة‬

‫لهم‪ ،‬فال يجب أن يظهر ممثل الجمعية بمظهر يدل على رفاهية مادية مبالغ فيها أو أن يكون المكتب‬

‫أو المكان الذي تجري فيه المقابلة مؤثث بصورة مغالي فيها مما يثير حفيظة اإلعالمي أوًال‬

‫والمشاهد أو القارئ ثانيًا‪ .‬و من األفضل خالل المقابلة أن يتحدث ممثل الجمعية دائمًا بلغة األرقام‬

‫والبيانات دون تهويل أو مبالغة‪ ،‬وأن يختار عبارات تدل علي التواضع والرغبة المستمرة في‬
‫كيفية التعامل مع وسائل اإلعالم‬
‫‪-7-‬‬
 ‫تجويد العمل مثل "نحاول أن نفعل كذا ‪" ، "...‬سعينا إلي تحقيق كذا ‪ ..‬وقد كللت جهودنا بالنجاح في‬

‫ذلك العمل ‪ ..‬وال يزال األمر يحتاج إلي مزيد من الجهد لتحقيق الجزء المتبقي" ‪ ...‬وفي كل‬

‫األحوال يحسن أن تكون اإلجابات قصيرة‪ ،‬موضوعية‪ ،‬تخلو من أي رغبة في الدفاع التبريري عن‬

‫الذات‪ ،‬وأن تعبر لغة الخطاب السائدة عن أن ما تقوم به الجمعية هو عمل جماعى أكثر من كونه‬

‫نجاحات فردية ألشخاص بأعينهم‪ .‬كما يجب أن يعطي ممثل الجمعية اإلعالمي الذي يحاوره‬

‫انطباعا بإنه جاهز للرد علي أسئلته جميعها دون أي ملل أو رغبة في تفادي أسئلة بعينها‪ ،‬على أن‬

‫يترك لإلعالمي حرية إنهاء المقابلة في الوقت الذي يراه‪ .‬وقد يكون مفيدًا في بعض األحيان أن‬

‫يشير ممثل الجمعية إلي أن هناك معلومات أو بيانات ال يعرفها علي وجه التفصيل وهو ما يستدعي‬

‫سؤال المسئولين المباشرين علي العمل‪ .‬هذا من شأنه ترك إنطباع أن العمل بالجمعية هو بالفعل‬

‫عمل جماعى وليس فردي‪.‬‬

‫وإ ذا كانت المقابلة اإلعالمية تجري مع رئيس أو مدير الجمعية األهلية فإن عليه االنتباه أن لغته‬

‫تظه‪AA‬ر األس‪AA‬لوب ال‪AA‬ذي يتبع‪AA‬ه في اإلدارة‪ .‬ف‪AA‬إذا ك‪AA‬ان أس‪AA‬لوبه "متس‪AA‬لطًا" فس‪AA‬وف يب‪AA‬دو تس‪AA‬لطه في لغت‪AA‬ه (مث‪AA‬ل‪:‬‬

‫أم‪AA‬رت الع‪AA‬املين أن يفعل‪AA‬وا ك‪AA‬ذا ‪ )...‬أم‪AA‬ا إذا ك‪AA‬ان "ديمقراطي‪ًA‬ا" فمن الط‪AA‬بيعي أن ينعكس ذل‪AA‬ك علي مفردات‪AA‬ه‬

‫اللغوية مثل (تشاورت مع زمالئي العاملين بالجمعية وانتهينا إلي هذا الرأي)‪.‬‬

‫ومن ناحية أخري يجب أن يضع ممثل الجمعية األهلية في اعتباره أنه ممثل لمنظمات المجتمع‬

‫المدني‪ ،‬ومن ثم‪ ،‬يجب أن يتسم باللياقة في الحديث وعدم المقاطعة‪ ،‬واحترام وجهات النظر‬

‫األخرى‪ ،‬والصبر والهدوء‪ ،‬عدم الإساءة ألى شخص أو منظمة أخري تلميحًا أو تصريحًا‪.‬‬

‫المرحلة الثالثة انتهاء المقابلة اإلعالمية‪ :‬يفضل أن يصطحب ممثل الجمعية اإلعالمي الذي‬

‫أجري معه المقابلة حتى الباب الخارجي للجمعية‪ ،‬ومن الضروري أن يتم تقييم فوري للقاء‬

‫اإلعالمي عقب إذاعته أو بثه أو نشره صحفيًا‪ .‬ويكون العامل األساسي في تقييم المقابلة اإلعالمية‬

‫كيفية التعامل مع وسائل اإلعالم‬

‫‪-8-‬‬
 ‫هو إلى أى مدى إستطاع ممثل الجمعية إيصال رسالتها بوضوح ودقة للرأي العام‪ .‬ويمكن إجراء‬

‫إستطالع رأي لشريحة من المهتمين بنشاط الجمعية حول المقابلة اإلعالمية إذا كان ذلك ممكنا‪.‬‬

‫د‪ .‬المؤتمر اإلعالمي ‪ :‬يقصد بالمؤتمر اإلعالمي دعوة عدد من اإلعالميين إلي مؤتمر تعلن فيه‬

‫الجمعية األهلية خبرًا جديدًا يكون له مدلول أو أهمية كبيرة‪ ،‬وقد يمثل نقله نوعية في عمل الجمعية‪.‬‬

‫مثال علي ذلك دعوة إحدى الجمعيات األهلية لمؤتمر إعالمي إلطالع اإلعالميين عن مشروعها‬

‫الجديد في افتتاح مستشفي أو القيام بحملة توعية صحية أو بيئية تشمل عدة مدن أو قري‪ .‬و في كل‬

‫األحوال‪ ،‬يجب أن يكون الخبر المراد اإلعالن عنه جذاب وهام وذو تأثير كبير علي المجتمع‪ .‬ومن‬

‫الضروري أن تزن الجمعية األهمية النسبية للخبر المراد اإلعالن عنه ألنه إذا حدث أن أعلنت‬

‫الجمعية عن خبر في مؤتمر إعالمي ولم يكن للخبر األهمية المتوقعة فقد يقلل ذلك من فرص نجاح‬

‫أية مؤتمرات إعالمية مماثلة في المستقبل‪.‬‬

‫وتمر عملية إعداد المؤتمر اإلعالمي بعدة مراحل هي‪:‬‬

‫المرحلة األولي ‪ :‬وتشمل تحديد موضوع أو عنوان المؤتمر اإلعالمي‪ ،‬وموعده والمدعوين له من‬

‫اإلعالميين والمهتمين‪ ،‬ومكان انعقاده‪ .‬وشأن أي حدث إعالمي مشابه‪ ،‬يجب أن يكون مكان انعقاد‬

‫المؤتمر وموعده مناسبين لكل أو علي األقل لمعظم من سيحضرون المؤتمر‪ .‬فعلي سبيل المثال‪ ،‬إذا‬

‫كانت معظم الصحف وقنوات التليفزيون تتركز في وسط القاهرة فمن المالئم عقد أي مؤتمر‬

‫إعالمي في نفس المنطقة الجغرافية‪ .‬إذ قد يؤدي عقد المؤتمر في مكان بعيد إلي تخلف كثير من‬

‫المدعوين عن الحضور‪.‬‬

‫المرحلة الثانية ‪ :‬وتشمل إرسال الدعوات لإلعالميين لحضور المؤتمر اإلعالمي‪ .‬وعادة ما تكون‬

‫لدى الجمعية األهلية قائمة بأسماء اإلعالميين الذين تتعامل معهم‪ ،‬وطرق االتصال بهم‪ .‬وفي كل‬

‫األحوال‪ ،‬يجب إرسال الدعوات قبل خمسة عشر يومًا من تاريخ انعقاد المؤتمر علي األقل‪ ،‬وال‬

‫يجب اإلكتفاء بذلك بل يتعين االتصال تليفونيًا بالمدعوين والتأكيد علي حضورهم شخصيًا‪ ،‬حيث أن‬
‫كيفية التعامل مع وسائل اإلعالم‬
‫‪-9-‬‬
 ‫اإلعالميين بحكم عملهم يتلقون عشرات الدعوات‪ ،‬وفي ظل محدودية ما لديهم من وقت‪ ،‬فقد‬

‫يضطرون إلي عدم حضور األنشطة وبخاصة تلك التي يشعرون أن وجودهم بها غير ضروري‪.‬‬

‫وهناك صيغة يمكن أن تقال في هذا الصدد خالل المتابعة التليفونية لإلعالميين‪" :‬هل وصلتك‬

‫الدعوة يا أستاذ‪/‬ة‪ ،‬نحن مهتمون جدًا بحضورك‪ ،‬ونرجو أن يسمح وقتك بالحضور"‪ ،‬هذه الصيغة‬

‫تشعر اإلعالمي بأهمية حضوره الشخصي‪.‬‬

‫ورغم كل هذه االتصاالت‪ ،‬فإن نسبة الحضور المتعارف عليها قد تصل إلي النصف‪ .‬ويعد ذلك‬

‫أمرًا طبيعيًا نظرًا ألن اإلعالمي يواجه أحيانًا مواقف طارئة قد تدفعه إلي تغيير برنامج عمله‬

‫اليومي‪.‬‬

‫المرحلة الثالثة ‪ :‬تشمل اإلعداد للمؤتمر اإلعالمي‪ ،‬وتتضمن أوال التأكد من توافر التجهيزات‬

‫األساسية للقاعة‪ ،‬كما يجب قبل بدء المؤتمر التأكد من أن أجهزة الصوت والعرض تعمل بالكفاءة‬

‫المطلوبة وجاهزة لإلستخدام عند الطلب‪ .‬ووضع أسماء المتحدثين علي المنضدة األساسية‪ .‬التأكد‬

‫من وجود األدوات المكتبية الالزمة ‪ ،‬وسجل عند مدخل القاعة حتى يسجل المشاركون أسماءهم‬

‫وعنوان العمل‪ ،‬والتليفونات والبريد اإللكتروني وطرق االتصال بهم‪ .‬من المفترض أن يكون لدي‬

‫الجمعية سجل كامل بهذه البيانات‪ ،‬يتم مقارنته وتحديثه باستمرار في ضوء البيانات التي تحصل‬

‫عليها الجمعية خالل المؤتمرات اإلعالمية‪ .‬والبد من التأكد من أن اإلعالميين الذين سيحضرون‬

‫المؤتمر اإلعالمي سوف يصطحبون معهم مصورين‪ ،‬وعلي الجمعية أن توفر مصورًا اللتقاط‬

‫الصور واالحتفاظ بها في سجالت الجمعية‪.‬‬

‫وفي إطار اإلعداد للمؤتمر يجب كذلك إعداد ملف تحضيري يوزع علي الحاضرين وهو ما يمكن‬

‫تسميته بالحافظة اإلعالمية‪ .‬تحتوي الحافظة علي البيان اإلعالمي‪ ،‬وصور عن المشروع أو الحدث‬

‫‪ ،‬وخلفية عن الجمعية‪ ،‬والسيرة الذاتية للمتحدثين‪ ،‬ويتعين توزيع هذه الحافظة ليس فقط علي‬

‫كيفية التعامل مع وسائل اإلعالم‬

‫‪- 10 -‬‬
 ‫اإلعالميين المشاركين بل يمكن إرسالها كذلك لعدد أخر من اإلعالميين الذين لم يتمكنوا من حضور‬

‫المؤتمر إما لضيق الوقت أو لعدم قدرة المنظمة علي دعوة أعداد كبيرة من اإلعالميين‪.‬‬

‫المرحلة الرابعة ‪ :‬المؤتمر اإلعالمي ذاته‪ .‬وفيه يعلن رئيس الجمعية أو من يمثله الحدث الذي‬

‫جري من أجله تنظيم المؤتمر اإلعالمي‪ .‬ومن المحبذ أن يكون المتحدث لبقًا يمتلك القدرة علي‬

‫التركيز في عرض المعلومات‪ ،‬ويتسم بسعة الصدر عند الحديث والرد علي أسئلة الحاضرين والتي‬

‫قد يكون بعضها مستفزًا أو علي األقل غير متوقع‪ .‬وفي كل األحوال يجب أن يتفهم ممثل الجمعية‬

‫جيدًا أنه يعلن عن حدث أو إنجاز أو إنه يدافع عن تطور قامت به الجمعية – كعمل جماعي – أكثر‬

‫من كونه إنجازًا شخصيًا‪ ،‬وهو ما يعطي حديثه مصداقية وقدرة علي اإلقناع‪ ،‬ويقود في الغالب‬

‫حديث األرقام واإلحصاءات المدعمة بالرسومات التوضيحية إلي إقناع الحاضرين وكسب تأييدهم‪.‬‬

‫ومن غير المفضل أن يمسك المتحدث ورقة يقرأ منها كلمة‪ ..‬كلمة ألن ذلك من شأنه أن يبعث‬

‫الملل في نفوس الحاضرين‪ ،‬ويشتت انتباههم‪ ،‬وبخاصة أنهم يعرفون مسبقًا أن مثل هذا الحديث‬

‫المكتوب قد يكون ضمن األوراق التي تتضمنها الحافظة اإلعالمية‪ .‬وهناك حقيقة علمية يجب‬

‫التأكيد عليها في هذا الصدد هى أن مدة تركيز أي شخص ال تزيد عن ‪ 15‬دقيقة يجب أن يحصل‬

‫بعدها على فترة راحة قصيرة حتى يستعيد مجددًا انتباهه‪ .‬كما يجب أن يقوم المتحدث بتغيير طبقة‬

‫الصوت عند إلقائه أو التأكيد علي بعض العبارات أو الكلمات المهمة بالبيان حتى يعطى الحديث‬

‫طابع األهمية والحماس‪.‬‬

‫المرحلة الخامسة ‪ :‬بعد انتهاء "المؤتمر اإلعالمي" تأتي أهمية متابعة ما سوف يقدمه اإلعالميون‬

‫للرأي العام بخصوص نشاط الجمعية‪ .‬وفي كل األحوال يجب أن يصل إليهم خطاب شكر فور‬

‫انتهاء المؤتمر علي حضورهم وأن تحتفظ الجمعية بسجالت تتضمن المتابعة اإلعالمية ألنشطتها‪،‬‬

‫على أن تصنف بشكل علمي بحيث يسهل العودة إليها كلما إقتضت الضرورة لذلك‪.‬‬

‫كيفية التعامل مع وسائل اإلعالم‬

‫‪- 11 -‬‬
 ‫قائمة اإلعداد لمؤتمر إعالمي‬

‫التاريخ المحدد للتنفيذ‬ ‫الجهة المسئولة عن التنفيذ‬ ‫المهام‬

‫المكان وقائمة الطعام‪:‬‬

‫‪ .1‬تحديد المكان‬

‫‪ .2‬االتفاق النهائى مع مسئولى المكان‬

‫‪ .3‬اختيار قائمة الطعام‬

‫قائمة أسماء مسئولى اإلعالم‪:‬‬

‫‪ .1‬إعداد القائمة‬

‫خطابات الدعوة‪:‬‬

‫‪ .2‬إعداد مسودة الخطاب‬

‫‪ .3‬إرسال المسودة للموافقة عليها‬

‫‪ .4‬الموافقة على المسودة‬

‫‪ .5‬تجهيز وطباعة الخطابات واألظرف‬

‫‪ .6‬إعداد الخطابات وكتابة أسماء‬

‫المدعوين وعناوينهم‬

‫‪ .7‬تسليم الخطابات باليد أو إرسالها‬

‫بالبريد‬
‫‪ .8‬المتابعة لتأكيد الحضور‬

‫كيفية التعامل مع وسائل اإلعالم‬

‫‪- 12 -‬‬
 ‫التاريخ المحدد للتنفيذ‬ ‫الجهة المسئولة عن‬ ‫المهام‬

‫التنفيذ‬

‫حافظة المادة اإلعالمية‪:‬‬

‫‪ .1‬تحديد المكونات‬

‫‪ .2‬توفير المعلومات والحقائق لكتابة المادة اإلعالمية‬

‫‪ .3‬مسودة المادة اإلعالمية‬

‫‪ .4‬إعداد المادة اإلعالمية الرئيسية‬

‫‪ .5‬البيانات الشخصية للمتحدثين الرئيسيين‬

‫‪ .6‬صور شخصية للمتحدثين الرئيسيين (المتاح منها)‬

‫‪ .7‬إرسال المادة للترجمة إذا تطلب األمر ذلك‬

‫‪ .8‬استالم المادة بعد الترجمة‬

‫‪ .9‬تنقيح المادة بعد الترجمة‬

‫إرسال المادة بعد الترجمة للموافقة عليها‬ ‫‪.10‬‬

‫الموافقة على المادة باللغة العربية‬ ‫‪.11‬‬

‫طباعة المادة اإلعالمية‬ ‫‪.12‬‬

‫تصميم و إعداد حافظة المادة اإلعالمية‬ ‫‪.13‬‬

‫تجميع المادة اإلعالمية داخل الحافظة‬ ‫‪.14‬‬

‫أخـــرى‪:‬‬

‫االتفاق مع مصور فوتوغرافى وأخر للفديو لتوسيع‬ ‫‪.15‬‬

‫أعمال المؤتمر‪.‬‬

‫توزيع المهام والجدول الزمنى‬

‫حفل عشاء‪/‬غذاء يعقب المؤتمر اإلعالمي‬

‫كيفية التعامل مع وسائل اإلعالم‬

‫‪- 13 -‬‬
 ‫نموذج جدول زمنى لحفل العشاء‪:‬‬
‫التاريخ‪................... :‬‬

‫المكان‪.................... :‬‬

‫ترتيبات اليوم‪:‬‬

‫‪ 8،00‬وصول المدعوين وتقديم مشروبات الترحيب‬

‫‪ 8،30‬برنامج ترفيهى‬

‫‪ 9،00‬العشاء‬

‫المهام‪:‬‬

‫ترتيبات المكان‪:‬‬

‫‪ .1‬إعداد ترتيبات المكان (موائد لعدد ‪ 100‬فردا)‬

‫‪ .1‬ترتيبات الزهور‬

‫‪ .2‬توفير الالفتات‬

‫الطعام‪:‬‬

‫‪ .1‬تحديد المكان المناسب لتقديم الطعام‬

‫‪ .2‬االتفاق النهائى مع جهة تقديم الطعام ‪.‬‬

‫‪ .3‬توفير قوائم مختلفة للعشاء أو اختيار قائمة موحدة للعشاء‬

‫البرنامج الترفيهى‪:‬‬

‫‪ .1‬تحديد اختيارات البرنامج الترفيهى‬

‫‪ .2‬تحديد الموردين‬

‫‪ .3‬االتفاق النهائى مع الموردين‬

‫كيفية التعامل مع وسائل اإلعالم‬

‫‪- 14 -‬‬
 ‫قائمة المدعوين‪:‬‬

‫توفير قائمة بالمدعوين من رجال اإلعالم‪.‬‬ ‫‪.1‬‬

‫توفير قائمة المدعوين من رجال األعمال‪.‬‬ ‫‪.2‬‬

‫توفير قائمة بالمدعوين من القطاع األكاديمى‪.‬‬ ‫‪.3‬‬

‫دمج جميع القوائم‬ ‫‪.4‬‬

‫بطاقات وأظرف الدعوات‪:‬‬

‫‪ .1‬كتابة مسودة الدعوة‪.‬‬

‫‪ .2‬ترجمة الدعوة إذا إقتضت الضرورة لذلك‪.‬‬

‫‪ .3‬إرسال الترجمة للموافقة عليها‪.‬‬

‫‪ .4‬الموافقة على الترجمة‪.‬‬

‫‪ .5‬طباعة الدعوات واألظرف‪.‬‬

‫‪ .6‬استالم الدعوات واألظرف‪.‬‬

‫‪ .7‬كتابة األسماء والعناوين على الدعوات‪.‬‬

‫‪ .8‬تسليم الدعوات باليد‪.‬‬

‫‪ .9‬متابعة الحضور‪.‬‬
‫أخرى‪:‬‬

‫‪ .1‬مسودة بترتيبات اللقاء‪.‬‬

‫‪ .2‬االتفاق مع مصور فوتوغرافى‪.‬‬

‫االتفاق مع مصور فيديو‬

‫كيفية التعامل مع وسائل اإلعالم‬

‫‪- 15 -‬‬