i

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực chưa từng được ai
công bố trong bất kỳ công trình nào khác.

Tác giả luận văn

Đinh Công Trí

 ii

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU........................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài.........................................................................1
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài.............................................................2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.........................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu.......................................................................3
5. Bố cục của luận văn...............................................................................3
6. Tổng quan về tài liệu nghiên cứu...........................................................3
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH
NGHIỆP............................................................................................................ 5
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT VÀ KIỂM SOÁT
NỘI BỘ.............................................................................................................. 5
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát và kiểm soát chi phí..................................5
1.1.2. Các khái niệm cơ bản và mục tiêu của kiểm soát nội bộ.................6
1.2. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP.........................15
1.2.1. Khái niệm chi phí...........................................................................15
1.2.2. Phân loại chi phí............................................................................15
1.3. THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ..18
1.3.1. Hệ thống thông tin.........................................................................18
1.3.2. Hệ thống thông tin kế toán.............................................................19
1.3.3. Nguyên tắc của hệ thống thông tin kế toán....................................21
1.3.4. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán đối với kiểm soát nội bộ:. .22
1.4. THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT
TRONG DOANH NGHIỆP.............................................................................25
1.4.1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp................25
1.4.2. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất trong
doanh nghiệp:..........................................................................................26
 iii

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1...............................................................................35

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH
ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT..................................................................................36
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÌNH HÌNH CÔNG TY...............................36
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển.................................................36
2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty:................................36
2.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và tổ chức bộ máy kế
toán của công ty.......................................................................................44
2.1.4. Đặc điểm công tác kế toán tại công ty...........................................49
2.2. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ
SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT.........................54
2.2.1. Yêu cầu kiểm soát chi phí sản xuất ở công ty................................54
2.2.2. Tổ chức thông tin dự toán..............................................................55
2.2.3. Tổ chức thông tin thực hiện:..........................................................61
2.3. NHỮNG HẠN CHẾ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ
TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY
TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT........................................................................66
2.3.1. Về tổ chức hệ thống thông tin dự toán:..........................................66
2.3.2. Về tổ chức hệ thống thông tin thực hiện:.......................................66
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2...............................................................................68
CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN
KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG
TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT...............................................................69
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC THÔNG
TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG
TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT.................................................................69
 iv

3.2. HOÀN THIỆN THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI
PHÍ SẢN XUẤT TẠI TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT....................................70
3.2.1. Xác định rõ đối tượng kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty........70
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống thông tin dự toán chi phí sản xuất.................70
3.2.3. Hoàn thiện thông tin thực hiện chi phí sản xuất.............................76
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3...............................................................................87
KẾT LUẬN.....................................................................................................88
TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (BẢN SAO)
 v

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BCTC Báo cáo tài chính

BĐS Bất động sản
BHTN Bảo hiểm thất nghiệp
BHXH Bảo hiểm xã hội
BHYT Bảo hiểm y tế
CBCNV Cán bộ công nhân viên
CĐ Cao đẳng
CP Chính phủ
DTT Doanh thu thuần
ĐH Đại học
GĐ Giám đốc
GTGT Giá trị gia tăng
HTK Hàng tồn kho
KPCĐ Kinh phí công đoàn
KSNB Kiểm soát nội bộ
LNST Lợi nhuận sau thuế
NĐ Nghị định
NCTT Nhân công trực tiếp
NPT Nợ phải trả
NSNN Ngân sách nhà nước
NV Nguồn vốn
NVLTT Nguyên vật liệu trực tiếp
QĐ-BTC Quyết định – Bộ tài chính
TGNH Tiền gửi ngân hàng
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
 vi

TSCĐ Tài sản cố định

TSNH Tài sản ngắn hạn
TSLĐ Tài sản lưu động
SXC Sản xuất chung
UBND Ủy ban nhân dân
VCSH Vốn chủ sở hữu
XDCB Xây dựng cơ bản
 vii

DANH MỤC CÁC BẢNG

Số bảng Tên bảng Trang

Bảng 2.1 Tình hình biến động lao động 37
Bảng 2.2 Thu nhập bình quân lao động 38
Bảng 2.3 Bảng cấn đối kế toán 39
Bảng 2.4 Nguồn vốn của công ty từ năm 2009-2011 41
Bảng 2.5 Bảng thông số tài chính của công ty từ năm 2009- 42
2011
Bảng 2.6 Phân tích các thông số biến động của công ty từ 42
năm 2009-2011
Bảng 2.7 Doanh thu tiêu thụ cùa công ty từ năm 2009-2011 43
Bảng 2.8 Bảng kê quy cách khối lượng và dự trù nguyên liệu 57
gỗ
Bảng 2.9 Bảng dự toán chi tiết chi phí sản xuất 59
Bảng 2.10 Theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu – Tháng 62
10/2011
Bảng 2.11 Tổng hợp khối lượng vật liệu xuất dùng 62
Bảng 2.12 Bảng tính chi phí nhân công tháng 10/2011 64
Bảng 2.13 Bảng tính chi phí nhân công tháng 10/2011 64
Bảng 2.14 Bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp 65
Bảng 2.15 Bảng tổng hợp chi phí chung 65
Bảng 2.16 Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung 66
Bảng 3.1 Chi tiết định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 71
Bảng 3.2 Bảng đơn giá tiền lương cho từng công đoạn sản 72
xuất
 viii

Bảng 3.3 Định mức giờ công cho từng công đoạn tính trên 1 73
sản phẩm
Bảng 3.4 Định mức chi phí nhân công trực tiếp cho đơn hàng 74
BUK
Bảng 3.5 Bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung - Quý III 75
Bảng 3.6 Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung - Quý III 76
Bảng 3.7 Định mức chi phí sản xuất chung cho đơn hàng 76
BUK
Bảng 3.8 Chi tiết chi phí nhân công trực tiếp tháng 10/2011 80
Bảng 3.9 Chi tiết chi phí nhân công trực tiếp 81
Bảng 3.10 Tổng hợp chi phí sản xuất chung 82
Bảng 3.11 Bảng phân tích tình hình thực hiện chi phí NVL trực 82
tiếp
Bảng 3.12 Bảng phân tích tình hình thực hiện chi phí nhân 84
công trực tiếp
84
 ix

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Số sơ đồ Tên sơ đồ Trang
Sơ đồ 2.1 Qui trình công nghệ tổ chức sản xuất 44
Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức sản xuất 46
Sơ đồ 2.3 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 46
Sơ đồ 2.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 48
Sơ đồ 2.5 Trình tự luân chuyển chứng từ 51
 1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Xu hướng toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho
các doanh nghiệp Việt Nam những cơ hội mới để phát triển nhưng đồng thời
cũng chứa đựng trong lòng nó nhiều thách thức. Hơn bao giờ hết để vượt qua
những thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt này đòi hỏi các doanh
nghiệp không chỉ dừng lại ở việc áp dụng kỹ thuật công nghệ tiên tiến, nâng
cao chất lượng, đa dạng hoá sản phẩm,… mà còn phải có những biện pháp để
kiểm soát tốt chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh
của mình. Việc kiểm soát tốt chi phí sẽ góp phần nâng cao chất lượng sản
phẩm, hạ giá thành sản xuất. Nhờ đó tạo dựng cho doanh nghiệp một uy tín,
hình ảnh trên thương trường. Bên cạnh đó còn giúp doanh nghiệp chống lãng
phí và thất thoát tài sản.
Để kiểm soát tốt chi phí sản xuất thì nhu cầu thông tin phục vụ cho
kiểm soát trở nên đa dạng và bức thiết, thiếu thông tin thì nhà quản lý sẽ gặp
khó khăn trong vấn đề: quản lý chi phí thực hiện phù hợp với dự toán đã được
lập; phân tích đánh giá kết quả thực hiện so với dự toán, tìm ra nguyên nhân
của sự biến động để có biện pháp kiểm soát tốt hơn trong thời gian tới.
Sản xuất chế biến gỗ là một trong những thế mạnh của tỉnh Bình Định trong
những năm trước, nhưng thời gian gần đây cùng với khủng hoảng kinh tế thế
giới đã có những tác động nhất định đối với ngành gỗ tỉnh nhà. Trong tình
hình chung đó, công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát đã chịu tác động không nhỏ:
khó khăn trong việc tiếp cận nguồn nguyên vật liệu đầu vào, giá cả vật liệu
ngày càng cao trong khi thị trường đầu ra là các nước châu Âu lại đang gặp
khủng hoảng nên không thể tăng giá bán. Việc kiểm soát chi phí sản xuất tại
công ty là vô cùng cấp thiết, tuy nhiên việc kiểm soát chi phí sản xuất tại công
ty còn chưa hiệu quả do thông tin phục vụ cho kiểm soát còn nhiều hạn chế.
 2

Với mục đích tổ chức một cách có hệ thống các thông tin kế toán nhằm phục
vụ kiểm soát chi phí sản xuất của công ty được tốt hơn, tác giả đã chọn đề tài
“Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại
công ty TNHH Đồ Gỗ Nghĩa Phát” để nghiên cứu.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài
Mục đích của việc nghiên cứu đề tài là:
- Hệ thống hóa những nghiên cứu lý luận đã có về hệ thống thông tin kế
toán trong kiểm soát chi phí, từ đó tác giả vận dụng trong việc tổ chức thông
tin kế toán trong kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa
Phát.
- Thông qua quá trình tìm hiểu việc tổ chức và cung cấp thông tin kế
toán chi phí sản xuất công ty đang áp dụng trong thời gian qua, qua đó phân
tích tìm ra những ưu và nhược điểm của hệ thống cung cấp thông tin kế toán
hiện tại.
- Từ việc đánh giá những hạn chế trong công tác tổ chức thông tin kế
toán trong việc kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa
Phát, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thông
tin kế toán nhằm phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ
Nghĩa Phát trong thời gian tới.
Câu hỏi nghiên cứu
- Các hạn chế chủ yếu trong tổ chức thông tin kế toán phục vụ yêu cầu
kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty và giải pháp khắc phục?
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức thông tin phục vụ
kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát.
 3

4. Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng phương pháp phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu để khảo
sát thực trạng tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất tại
công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát. Sau đó tác giả tiến hành phân tích đánh giá
và đưa ra các giải pháp hoàn thiện vấn đề này.
Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Đề tài có ý nghĩa nhất định về mặt thực tiễn: dựa trên cơ sở lý luận về
hệ thống thông tin kế toán, đề tài đưa ra một nhóm các giải pháp nhằm hoàn
thiện công tác tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất tại
công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát.
5. Bố cục của luận văn
Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn được chia thành
ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm
soát chi phí trong doanh nghiệp sản xuất.
Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi
phí tại Công ty TNHH Đồ gỗ Nghĩa Phát.
Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm
soát chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Đồ gỗ Nghĩa Phát
6. Tổng quan về tài liệu nghiên cứu
Tác giả đã tham khảo một số luận văn Thạc sỹ kinh tế - chuyên ngành
kế toán với các đề tài có liên quan đến lĩnh vực hệ thống thông tin kế toán đã
bảo vệ tại Trường Đại Học kinh tế Đà Nẵng từ năm 2005 đến năm 2008.
- Đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí
tại công ty CP Đầu tư xây dựng công trình Đô thị Đà Nẵng” của tác giả Đặng
Thị Quý Thanh. Đề tài này nghiên cứu việc tổ chức thông tin kế toán trong
các doanh nghiệp xây dựng.
 4

- Đề tài “Kế toán q uản trị thông tin phục vụ kiểm soát chi phí tại công
ty cổ phần xây dựng tổng hợp Quảng Trị” của tác giả Nguyễn Thị Thanh
Thuỷ.
- Đề tài “Xây dựng hệ thống kế toán quản trị chi phí tại các doanh
nghiệp chế biến gỗ ở tỉnh Bình Dương”, tác giả Phan Văn Út, thực hiện năm
2005
Có thể thấy rằng các đề tài trên đã có nghiên cứu, xem xét và đưa ra
biện pháp để tổ chức thông tin kế toán phục vụ cho việc kiểm soát chi phí sản
xuất của các doanh nghiệp xây lắp hay xây dựng hệ thống kế toán quản trị chi
phí trong doanh nghiệp sản xuất gỗ. Tuy nhiên, để tổ chức các thông tin kế
toán nhằm phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp chế biến gỗ
thì vẫn chưa có đề tài nào được thực hiện.
Với đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán nhằm phục vụ kiểm soát
chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát”, đây là một đề tài
tương đối mới tại công ty, hiện chưa được nghiên cứu, nhưng được sự tư vấn
và giúp đỡ tận tình của cán bộ hướng dẫn khoa học TS. Đoàn Thị Ngọc Trai,
tác giả đã chọn đề tài này để thực hiện nghiên cứu cho luận văn Thạc sỹ Quản
trị kinh doanh - Chuyên ngành Kế toán.
Đề tài sẽ đi sâu nghiên cứu đặc điểm chi phí sản xuất trong doanh
nghiệp chế biến gỗ, thông tin kế toán phục vụ cho công tác kiểm soát chi phí
sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát, từ đó phân tích, đánh giá và đề
xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chi phí sane
xuất tại công ty theo hướng thống nhất thông tin dự toán và thông tin thực
hiện theo đối tượng cần kiểm soát chi phí để có thể kiểm soát chi phí sản xuất
hiệu quả hơn.
 5

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT VÀ KIỂM SOÁT
NỘI BỘ.
Chức năng kiểm soát luôn chiếm một vị trí quan trọng trong mọi quá
trình quản lý và được thực hiện bởi công cụ chủ yếu là kiểm soát nội bộ.
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát và kiểm soát chi phí
a) Kiểm soát
Khái niệm: Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và phương
pháp để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với mục
tiêu, kế hoạch và chuẩn mục của tổ chức.
Vai trò của kiểm soát : Do hoạt động sản xuất kinh doanh của con
người là hoạt động có ý thức nên người ta phải quản lý hoạt động này để tạo
điều kiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh kỳ sau. Do đó, kiểm soát là một
chức năng quan trọng trong công tác quản trị nó diễn ra ở tất cả các giai đoạn
của quá trình kinh doanh từ việc ra quyết định dến việc lập kế hoạch và giám
sát việc thực hiện kế hoạch đó để đạt mục tiêu mong muốn.
b) Kiểm soát chi phí.
Khái niệm: Kiểm soát chi phí là việc sử dụng các phương pháp thích
hợp nhằm đánh giá việc thực hiện kế hoạch chi phí từ đó xác định các nguyên
nhân ảnh hưởng để đề ra biện pháp điều chỉnh thích hợp thông qua đó đánh
giá trách nhiệm của các bộ phận có liên quan.
Vai trò của kiểm soát chi phí đối với người quản lý: Kiểm soát chi phí
nó mang tính liên tục và đều đặn. Trong việc quản lý, điều quan trọng nhất là
 6

nhà quản lý phải nhận diện được đâu là chi phí kiểm soát được để đề ra biện
pháp kiểm soát chi phí thích hợp. Nên bỏ qua những chi phí không thuộc
phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát chi phí sẽ không mang
lại hiệu quả so với công sức, thời gian bỏ ra.
Nội dung kiểm soát chi phí.
- Kiểm soát các loại chi phí: xác định chi phí theo từng công đoạn rồi
sau đó đảm bảo thực hiện cho được những mục tiêu chi phí đã đề ra bằng
cách theo dõi sát và kiểm tra tất cả các mặt của quá trình sản xuất. Chi phí
phát sinh trong suốt thời kỳ xác định được tập hợp theo loại và so sánh với số
liệu tương ứng đã tập hợp được cùng kỳ trước đó.
- Kiểm soát tính hiệu quả hoạt động trong từng bộ phận của doanh
nghiệp: Theo đó sẽ làm rõ được nguyên nhân của hiệu quả hoạt động thấp và
trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân đối với kết quả chung của doanh
nghiệp.
Như vậy, mục tiêu của kiểm soát chi phí là xem xét:
+ Mức độ hoàn thành kế hoạch theo tiến độ đã được lập.
+ Chi phí thực tế phát sinh so với dự toán.
+ Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến tình hình
thực hiện các định mức và dự toán chi phí.
1.1.2 Các khái niệm cơ bản và mục tiêu của kiểm soát nội bộ.
a) Các khái niệm cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ:
Hệ thống kiểm soát nội bộ: Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) là công
cụ chủ yếu để thực hiện chức năng kiểm soát trong mọi quy trình quản lý của
đơn vị. Hệ thống KSNB cung cấp thông tn cho cả bên trong và bên ngoài của
một tổ chức. Vì vậy để người sử dụng tin cậy vào tính chính xác và trung thực
của thông tin đòi hỏi tổ chức phải duy trì một hệ thống KSNB hữu hiệu. Vấn
đề đặt ra là cần hiểu rõ bản chất của KSNB. Hiện nay có rất nhiều khái niệm
 7

về hệ thống kiểm soát nội bộ, để hiểu thực chất vấn đề ta xem xét những định
nghĩa sau:
- Hệ thống bao gồm rất nhiều chế độ và thể thức đặc thù được thiết kế
để cung cấp cho ban quản trị sự bảo đảm hợp lý các mục tiêu và mục đích
quan trọng của tổ chức sẽ được thỏa mãn. Những chế độ và thể thức này được
gọi là quá trình kiểm soát và kết hợp lại thì hình thành cơ cấu kiểm soát nội
bộ của tổ chức.
- Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế, kiểm soát nội bộ là toàn bộ những
chính sách và thủ tục do ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc
quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các
thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản,
ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và đầy đủ của các
ghi chép kế toán và đảm bảo lập trong thời gian mong muốn những thông tin
tài chính tin cậy. Theo định nghĩa này thì KSNB là một chức năng thường
xuyên của đơn vị.
- Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 400: Hệ thống KSNB là các
quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp
dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm
tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập Báo cáo tài
chính trung thực và hợp lý nhằm bảo vệ, quản lý, và sử dụng có hiệu quả tài
sản của đơn vị.
Các định nghĩa trên cho thấy kiểm soát nội bộ được các nhà quản lý
thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi loại hoạt động của doanh nghiệp.
Kiểm soát nội bộ không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính và kế toán, mà
còn phải kiểm soát mọi chức năng khác như về hành chính, quản lý sản
xuất… Như vậy cần có một quan điểm đúng đắn về kiểm soát nội bộ, phải
nhận thức rằng nó không thể là hệ thống kỹ thuật đơn thuần, hay không thể
 8

cho rằng kiểm soát nội bộ chỉ thuộc về các nhà quản lý. Mà kiểm soát nội bộ
phải là một hệ thống đòi hỏi mọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm
soát các hoạt động vì chính họ là nhân tố quyết định mọi thành quả chung.
KSNB không phải là một quá trình đơn lẻ mà kết hợp với nhiều quá
trình khác và là một phần của hoạt động của tổ chức. KSNB là một công cụ
của quản lý. KSNB có hiệu qủa khi quá trình đạt được mục tiêu và ngược lại.
KSNB là một kế hoạch của tổ chức, là phương pháp và biện pháp được sử
dụng để đạt được mục tiêu đã đề ra. Tuy nhiên không phải mọi tổ chức, mọi
lúc bằng mọi giá phải đạt được các mục têu của mình mà cần có sự bảo đảm
hợp lý.
Sự bảo đảm hợp lý: Một cơ cấu kiểm soát nội bộ cung cấp sự bảo đảm
hợp lý, không phải bảo đảm tuyệt đối, là các BCTC được trình bày trung thực
và tài sản vật chất được bảo quản. Cơ cấu kiểm soát nội bộ được Ban quản trị
triển khai sau khi đã nghiên cứu cả chi phí lẫn lợi ích của quá trình kiểm soát
và Ban quản trị thường không thực hiện một hệ thống kiểm soát lý tưởng vì
chi phí sẽ rất lớn. Một hệ thống kiểm soát hợp lý là đảm bảo được lợi ích thu
được lớn hơn chi phí thiết lập nó.
b) Mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
Mỗi tổ chức đều có một nhiệm vụ và nhà quản trị nhận ra rằng phải có
sự phố hợp giữa nhiệm vụ và mục tiêu trong tổ chức và trong các hoạt động
chuyên môn thuộc phạm vi của tổ chức. Hầu hết các mục tiêu của tổ chức đều
liên quan đến một hoặc ba loại: điều hành (sử dụng có hiệu quả nguồn lực),
BCTC đáng tin cậy, tuân thủ các chính sách và pháp luật của Nhà Nước.
KSNB là biện pháp để đạt được 4 mục tiêu: bảo vệ tài sản, đảm bảo dữ
liệu kế toán chính xác và đáng tin cậy, khuyến khích sự tham gia của tất cả
các thành viên trong đơn vị trong việc thực hiện các chính sách quản lý, đảm
bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý.
 9

- Mục tiêu bảo vệ tài sản của đơn vị: Là không để tài sản bị mất, lạm
dụng vào các mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi
các hệ thống kiểm soát thích hợp..
- Mục tiêu đảm bảo dữ liệu kế toán chính xác và đáng tin cậy: Thông
tin kinh tế tài chính được cung cấp dưới dạng các báo cáo nhiệm vụ và BCTC
do bộ máy kế toán thu thập, xử lý và tổng hợp. Đây là căn cứ quan trọng cho
việc ra quyết định của nhà quản lý bên trong và bên ngoài đơn vị. Vì vậy
thông tin cung cấp phải bảo đảm tính kịp thời về mặc thời gian, tính chính xác
và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung
chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính.
- Mục tiêu đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: hệ thống KSNB
được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các chế độ pháp lý liên quan
đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng
mực. Cụ thể hệ thống KSNB cần: duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính
sách có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp; đảm bảo việc ghi chép kế
toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập BCTC trung thực, khách quan.
- Mục tiêu đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý: KSNB
giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin,
nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của
đơn vị.
Trong 4 mục tiêu trên thì 2 mục tiêu đầu quan tâm chủ yếu đến lĩnh vực kế
toán, 2 mục tiêu sau quan tâm đến lĩnh vực quản lý và điều hành doanh
nghiệp, trên quan điểm tổ chức kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán là quan
trọng như nhau. Tuy nhiên kiểm soát quản lý có quan hệ không trực tiếp với
tính chính xác của thông tin kế toán.
 10

Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm
lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát
triển của đơn vị.
c) Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB:
Theo AUS 402, ISA 400 (Đánh giá rủi ro và KSNB) hệ thống KSNB
bao gồm ba thành phần sau:
Môi trường kiểm soát:
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài
đơn vị, có tính chất môi trường tác động đến thiết kế, hoạt động và xử lý dữ
liệu của các loại hình KSNB.
Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới
quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý
trong doanh nghiệp.
Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:
- Đặc thù về quản lý: đề cập đến các quan điểm khác nhau trong điều
hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh
hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức
kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì chính các nhà quản lý và đặc
biệt các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và
thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp.
- Cơ cấu tổ chức: được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp
phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ
thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành, triển khai các quyết
định đó.
- Chính sách nhân sự: sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền
với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm
soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt
 11

động của doanh nghiệp. Nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách
cụ thể và rõ rang về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật
nhân viên. Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với
năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục
và liên tiếp.
- Công tác lập kế hoạch và dự toán tại đơn vị: hệ thống kế hoạch và dự
toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự
toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước
tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền
trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát.
- Bộ phận kiểm toán nội bộ: là nhân tố quan trọng tác động đến môi
trường kiểm soát. Bộ phận này chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra, giám sát
và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị. Để bộ phận
KSNB hiệu quả thì bộ phận kiểm toán nội bộ phải độc lập với các bộ phận
còn lại và chỉ trực thuộc cấp cao nhất trong đơn vị. Muốn vậy bộ phận kiểm
toán nội bộ phải đáp ứng yêu cầu về năng lực cũng như đạo đức nghề nghiệp.
- Uỷ ban kiểm soát: bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao
nhất của đơn vị như là thành viên của hội đồng quản trị nhưng không kiêm
nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm
soát.
- Môi trường bên ngoài: môi trường kiểm soát chung của một doanh
nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không
thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái
độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế, vận hành
các quy chế và thủ tục KSNB. Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: sự kiểm
soát của các cơ quan chức năng của Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ,
môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước.
 12

Thủ tục kiểm soát:

Thủ tục kiểm soát: là những thủ tục và chính sách mà nhà quản trị để
đảm bảo trong khả năng có thể những mục tiêu cụ thể của doang nghiệp được
thực hiện. Nhà quản lý của đơn vị thiết kế các thủ tục kiểm soát nhằm ngăn
ngừa và phát hiện sai sót, gian lận. Các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát
được thiết kế rất khác nhau ở mỗi loại nghiệp vụ khác nhau và trong những
đơn vị khác nhau. Thủ tục kiểm soát thường bao gồm các nội dung sau:
+ Phân chia trách nhiệm đầy đủ.
+ Các thủ tục ủy quyền đúng đắn.
+ Chứng từ và sổ sách đầy đủ.
+ Kiểm soát vật chất đối với tài sản và thông tin.
+ Kiểm soát độc lập việc thực hiện.
Nguyên tắc cơ bản để xây dựng các thủ tục kiểm soát:
+ Thứ nhất: Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này
đòi hỏi phải phân chia trách nhiệm cho nhiều người trong một bộ phận và
nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục đích của nguyên tắc này là dễ dàng
phát hiện sai sót và hạn chế gian lận xảy ra bằng việc không cho phép một cá
nhân, một bộ phận nào thực hiện toàn bộ các khâu của một công việc. Theo
đó với một loại nghiệp vụ hay tài sản cần phân chia rõ trách nhiệm của từng
bộ phận.
+ Thứ hai: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Theo nguyên tắc này yêu cầu
phải có sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc như: Một là,
cách ly bảo quản tài sản với kế toán (Ví dụ: tách biệt kế toán vật tư với thủ
kho); Hai là, tách biệt giữa trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ với ghi chép sổ
sách (Ví dụ : tách biệt bộ phận sản xuất với bộ phận tập hợp chi phí sản xuất);
Ba là, tách biệt giữa trách nhiệm xét duyệt với ghi chép sổ sách (Ví dụ: tách
biệt bộ phận vật tư với kế toán vật tư); Bốn là: tách biệt giữa chức năng kế
 13

toán với tài chính (Ví dụ: tách biệt kế toán tiền mặt với thủ quỹ); Năm là, tách
biệt giữa chức năng thực hiện và kiểm soát (Ví dụ: tách biệt giữa bộ phận ghi
sổ sách với bộ phận duyệt chứng từ, sổ sách).
+ Thứ ba: Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo nguyên tắc này
việc ủy quyền đòi hỏi phải mở rộng xuống các cấp thấp hơn để tạo nên hệ
thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn hợp lý. Nguyên tắc này yêu cầu
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ủy quyền cho cán bộ phê chuẩn một
cách thích hợp. Ca nhân hoặc nhóm người được ủy quyền phê chuẩn phải có
vị trí tương xứng với bản chất và ý nghĩa của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hệ thống thông tin và truyền thông:
Hệ thống thông tin là các phương pháp được thiết lập để lựa chọn, tập
hợp, phân tích, tính toán, phân loại, ghi chép và báo cáo nghiệp vụ cũng như
các sự kiện khác ảnh hưởng đến doanh nghiệp, để hỗ trợ cho việc tính toán tài
sản, các khoản phải trả, doanh thu và chi phí.
Thông tin thích hợp và truyền thông hiệu quả rất cần thiết cho hệ thống
kiểm soát nội bộ. Để thông tin được hữu ích thì phải thích hợp, đáng tin cậy,
kịp thời có thể nhập liệu và được cung cấp trong một khuôn khổ thích hợp.
Thông tin bao gồm dữ liệu về hoạt động và tài chính nội bộ cũng như thông
tin thị trường bên ngoài về sự kiện và điều kiện thích hợp cho việc ra quyết
định. Thông tin nội bộ là một phần của quá trình giữ sổ sách bao gồm việc
thiết lập thủ tục cho việc ghi nhớ sổ sách.
Điểm chính của hệ thống thông tin là các nghiệp vụ, bao gồm việc
chuyển giao tài sản và dịch vụ giữa doanh nghiệp và bên ngoài cũng như việc
chuển giao và sử dụng tài sản và dịch vụ trong phạm vi doanh nghiệp. Điểm
chính của kiểm soát trong hệ thông thông tin là để đảm bảo ngăn ngừa sai sót
trong BCTC khi các nghiệp vụ bắt đầu và diễn ra. Vì vậy, một hệ thống thông
tin hiệu quả nên:
 14

- Chỉ lựa chọn và ghi chép những nghiệp vụ hợp lệ của doanh nghiệp
xảy ra trong kỳ hiện hành.
- Đảm bảo việc ghi chép tài sản và các khoản phải trả là kết quả của
nghiệp vụ làm phát sinh các quyền và nghĩa vụ.
- Đo lường giá trị của doanh nghiệp và ghi chép giá trị bằng tiền thích
hợp lên BCTC.
- Ghi chép chi tiết tất cả các nghiệp vụ để có sự trình bày phù hợp trên
BCTC, bao gồm việc phân loại thích hợp và sự bắt buộc trình bày các thông
tin và kết quả hoạt động kinh doanh theo yêu cầu của nhà quản lý.
Trong hệ thống thông tin này, hệ thống thong tin kế toán giữ một vị trí
đặc biệt quan trọng.
Mối quan hệ giữa các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ:
Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ đều có những đặc trưng
riêng độc lập nhưng đồng thời cũng có sự kết hợp chặt chẽ tương tác lẫn nhau
trong một thể thống nhất. Cụ thể môi trường kiểm soát tốt sẽ tạo môi trường
thuận lợi cho hệ thống thông tin và truyền thông hoạt động có hiệu quả, bên
cạnh đó các thủ tục kiểm soát cũng được thực hiện một cách đầy đủ và đúng
đắn. Ngược lại hệ thống thông tin và truyền thông yếu kém thì các thủ tục
không được thi hành thích hợp, thông tin tài chính cung cấp kém tin cậy và
thiếu chính xác sẽ ảnh hưởng đến việc ra quyết định của nhà quản trị. Để thực
hiện các mục tiêu kiểm soát các nhà quản lý quy định các thủ tục chính sách
được thiết kế tùy thuộc vào những nét đặc thù của cơ cấu tổ chức và hoạt
động kinh doanh của đơn vị. Vì vậy cần phải có sự kết hợp chặt chẽ và đúng
đắn giữa các thành phần để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát
nội bộ bởi vì chỉ cần một bộ phận yếu kém sẽ kéo theo sự hoạt động không
hiệu quả của các bộ phận còn lại.
 15

1.2. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1. Khái niệm chi phí
Chi phí là toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hoá được
thể hiện bằng tiền phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp trong một kỳ nhất định. Chi phí của doanh nghiệp là các khoản chi phí
phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
trong năm tài chính.
1.2.2. Phân loại chi phí.
Trong một đơn vị, chi phí có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức
khác nhau. Phân loại chi phí là bước đầu để quản lý và sử dụng phi phí một
cách có hiệu quả.
a) Phân loại chi phí theo tính chất, nội dung kinh tế của chi phí
Là căn cứ vào đặc điểm kinh tế giống nhau của chi phí để xếp chúng
vào từng loại. Mỗi loại là một yếu tố chi phí có cùng nội dung kinh tế và
không thể phân chia được nữa.
Theo cách phân loại này toàn bộ chi phí có thể chia làm 5 yếu tố: chi
phí NVL, chi phí nhân công, chi phí về khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua
ngoài và chi phí bằng tiền khác.
- Chi phí NVL là toàn bộ giá trị các loại vật tư, nguyên liệu dùng vào
hoạt động kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp.
- Chi phí nhân công (chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương)
là toàn bộ các khoản tiền lương hay tiền công mà doanh nghiệp phải trả cho
người tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh; các khoản chi phí trích
nộp theo lương như chi phí BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ mà doanh nghiệp
phải nộp trong kỳ.
- Chi phí về khấu hao TSCĐ là toàn bộ số tiền khấu hao TSCĐ trích
trong kỳ.
 16

- Chi phí dịch vụ mua ngoài là các khoản chi phí phải trả cho các đơn
vị, tổ chức kinh tế, cá nhân bên ngoài doanh nghiệp về việc cung cấp các dịch
vụ phục vụ cho yêu cầu sản xuất của doanh nghiệp.
- Chi phí bằng tiền khác là các khoản chi bằng tiền ngoài các khoản chi
phí đã nêu trên.
Cách phân loại này có công dụng: Cho thấy mức chi phí về lao động
sống và lao động vật hoá trong toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh
trong năm (kỳ kinh doanh). Vì vậy nó có tác dụng giúp cho doanh nghiệp lập
được dự toán chi phí sản xuất theo yếu tố của báo cáo tài chính; cung cấp
thông tin để dự toán nhu cầu vốn lưu động; kiểm tra sự cân đối giữa kế hoạch
cung cấp vật tư, kế hoạch lao động tiền lương và kế hoạch khấu hao TSCĐ.
b) Phân loại chi phí theo công dụng kinh tế và địa điểm phát sinh
Theo cách phân loại này có thể sắp xếp những chi phí có cùng công
dụng kinh tế và địa điểm phát sinh vào một loại. Có 2 loại chi phí như sau:
- Chi phí sản xuất, bao gồm:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là giá trị NVL chính, vật liệu phụ,
nhiên liệu được sử dụng trực tiếp vào việc chế tạo sản phẩm, hàng hoá và dịch
vụ.
+ Chi phí nhân công trực tiếp: là các khoản tiền lương, các khoản phụ
cấp có tính chất lương, các khoản trích theo lương và phải trả khác cho công
nhân trực tiếp sản xuất.
+ Chi phí sản xuất chung: là các khoản chi phí được sử dụng ở các phân
xưởng như tiền lương và các khoản phụ cấp lương của quản đốc, nhân viên
phân xưởng; chi phí khấu hao TSCĐ thuộc phân xưởng; chi phí vật liệu,
CCDC; chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí bằng tiền khác phát sinh ở phân
xưởng, bộ phận sản xuất.
- Chi phí ngoài sản xuất, bao gồm:
 17

+ Chi phí bán hàng: bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu
thụ và dự trữ sản phẩm, hàng hoá như tiền lương và các khoản phụ cấp lương
trả cho nhân viên bán hàng, tiếp thị, vận chuyển, bảo quản, chi phí khấu hao
phương tiện vận tài, chi phí vật liệu, bao bì, dịch vụ mua ngoài, bảo hành sản
phẩm, quảng cáo,…
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp: là các chi phí cho bộ máy quản lý
doanh nghiệp, các chi phí có liên quan đến hoạt động chung của doanh nghiệp
như khấu hao TSCĐ phục vụ cho bộ máy quản lý, chi phí CCDC, các chi phí
khác phát sinh ở phạm vi toàn doanh nghiệp.
Cách phân loại này có công dụng: giúp cho doanh nghiệp tính được giá
thành các loại sản phẩm, đồng thời xác định ảnh hưởng của sự biến động từng
khoản mục đối với giá thành sản phẩm nhằm khai thác khả năng tiềm tàng
trong doanh nghiệp để hạ thấp giá thành; cung cấp thông tin để kiểm soát việc
thực hiện chi phí theo định mức; cung cấp thông tin để định mức chi phí, xác
định giá thành định mức.
c) Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí
Theo cách phan loại này chi phí sản xuất được chia thành 3 loại:
- Chi phí cố định (định phí): là các chi phí không thay đổi về tổng số
khi mức độ hoạt động thay đổi trong một phạm vi (hay thay đổi nhưng không
tỷ lệ với mức độ hoạt động thay đổi). Định phí có 2 loại: một là định phí bắt
buộc như chi phí liên quan đến máy móc, cấu trúc tổ chức (chi phí khấu hao
TSCĐ, chi phí bảo hiểm, thuế môn bài, thuê tài sản hay thuê văn phòng,…);
hai là định phí không bắt buộc là các khoản chi phí liên quan đến nhu cầu
từng kỳ kế hoạch như chi phí quảng cáo, đào tạo,…
- Chi phí biến đổi (biến phí): là chi phí thay đổi trực tiếp theo sự thay
đổi của quy mô sản xuất. Hay, biến phí là chi phí thay đổi về tổng số khi mức
độ hoạt động thay đổi, chi phí một đơn vị hoạt động không đổi. Có 2 loại biến
 18

phí: một là biến phí thực thụ là chi phí thay đổi theo tỷ lệ với sự thay đổi mức
độ hoạt động như chi phí NVLTT, hoa hồng,…; hai là biến phí cấp bậc là chi
phí thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi nhiều (tiền lương cho nhân viên
bán hàng theo mức doanh thu,…)
- Chi phí hỗn hợp: gồm 2 yếu tố biến phí và định phí. Ví dụ chi phí tiền
lương cho nhân viên vừa trả theo thời gian vừa trả theo sản phẩm,…
Cách phân loại chi phí này có công dụng: giúp cho doanh nghiệp thấy
được xu hướng biến đổi của từng loại chi phí theo quy mô kinh doanh, từ đó
doanh nghiệp có thể xác định được tổng sản lượng hoà vốn cũng như quy mô
kinh doanh hợp lý để đạt được hiệu quả cao nhất.
1.3. THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ
1.3.1. Hệ thống thông tin
a) Thông tin và vai trò của thông tin
Trong cuộc sống hằng ngày, khái niệm thông tin dùng để phản ánh các
tri thức, hiểu biết của chúng ta về một đối tượng nào đó. Mỗi lĩnh vực khác
nhau cũng có những định nghĩa khác nhau về thông tin, ở dạng chung nhất,
thông tin luôn luôn được hiểu như các thông báo nhằm mang lại một sự hiểu
biết nào đó cho đối tượng nhận tin.
Thông tin có vai trò to lớn trong cuộc sống hằng ngày của con người,
nếu không có thông tin, con người không có sự dẫn dắt cho các hoạt động của
mình và hoàn toàn bất định trong môi trường đó. Thông tin là vấn đề luôn
được quan tâm bởi nó phục vụ cho việc giao tiếp giữa người với người, giúp
con người nắm vững thế giới quan khoa học, tổng hợp, phân tích những hiện
tượng và các quá trình vận động của đời sống sản xuất xã hội.
Trong quản lý, tầm quan trọng và sự cần thiết của thông tin càng được
thể hiện rõ nét hơn. Nhờ có thông tin và sự truyền đi của thông tin nhà quản
 19

lý mới nắm bắt được tình hình và hiện tượng trong những điều kiện, hoàn
cảnh khác nhau để từ đó chủ động xử lý thông tin theo hướng mong muốn.
b) Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin cho việc ra quyết định, kiểm soát. Một doanh nghiệp cần
rất nhiều thông tin, mọi quyết định và hành động đều dựa trên cơ sở thông tin
thích hợp.
Để đưa ra các quyết định khác nhau trong hoạt động quản lý đòi hỏi
phải có nhiều hệ thống thông tin khác nhau. Trong đề tài này, liên quan đến
kiểm soát chi phí chỉ sử dụng 2 hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống thông
tin kế hoạch và hệ thống thông tin thực hiện.
- Hệ thống thông tin kế hoạch: bao gồm toàn bộ thông tin về công tác
kế hoạch hoá trong doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế hoạch bao quát tất cả
các lĩnh vực gồm cả sản xuất và quản lý.
- Hệ thống thông tin thực hiện: Sử dụng các công cụ thống kê và kế
toán để kiểm tra, đánh giá, phân tích các quá trình thực hiện kế hoạch, tiến độ
thực hiện kế hoạch theo thời gian. Trên cơ sở các số liệu của hệ thống thông
tin thực hiện lãnh đạo của công ty có thể điều chỉnh, bổ sung các kế hoạch sản
xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
1.3.2. Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ
thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các
phương tiện, phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử
lý và cung cấp các thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh
nghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng
kỳ nhất định.
 20

Hệ thống thông tin kế toán là sự liên kết giữa hoạt động kinh doanh và
người ra quyết định. Trước hết, hệ thống kế toán đo lường hoạt động kinh
doanh bằng cách ghi chép dữ liệu để sử dụng trong tương lai. Thứ hai, dữ liệu
được lưu giữ cho đến khi có nhu cầu và sau đó được xử lý để trở thành những
thông tin hữu ích. Cuối cùng thông tin được truyền đạt qua các báo cáo đến
người ra quyết định. Dữ liệu về hoạt động kinh doanh là đầu vào của hệ thống
thông tin kế toán và những thông tin hữu ích cho người ra quyết định là đầu
ra của hệ thống.

Người ra quyết định

Hoạt

động
Nhu cầu Thông
kinh
thông tin tin
doanh Dữ liệu

Đo lường Xử lý Truyền thông

Ghi chép Lưu trữ và Báo
dữ liệu chuẩn bị dữ liệu cáo

Một hệ thống thông tin hiệu quả phải đạt được bảy mục tiêu cụ thể sau:
- Mục tiêu tính có thật: Yêu cầu các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ
pháp lý để tránh trường hợp ghi những nghiệp vụ giả không tồn tại. Căn cứ đó
là những chứng từ hợp lý, hợp lệ theo đúng quy định của Nhà Nước.
- Mục tiêu sự phê chuẩn: Các nghiệp vụ phải được phê chuẩn đúng đắn
trước khi thực hiện. Sự phê chuẩn này là của những người có thẩm quyền
trong đơn vị nhằm đảm bảo không có sự lừa đảo, tham ô, chiếm đoạt tài sản
của đơn vị.
- Mục tiêu tính đầy đủ: các nghiệp vụ hiện có phải được ghi sổ đầy đủ,
không được loại bỏ, dấu bớt, để ngoài sổ sách.
 21

- Mục tiêu sự đánh giá: Các nghiệp vụ phải được đánh giá đúng đắn,
không để xảy ra sai phạm trong tính toán và áp dụng chế độ kế toán.
- Mục tiêu sự phân loại: Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại
đúng đắn theo cơ cấu tài khoản của đơn vị và được ghi nhận đúng đắn ở các
loại sổ sách có liên quan.
- Mục tiêu về thời hạn: Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng
lúc đảm bảo sự chính xác của BCTC.
- Mục tiêu về quá trình chuyển sổ và tổng hợp: Các nghiệp vụ kinh tế
phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và tổng hợp chính xác để phản ánh trung
thực tình hình tài chính của đơn vị.
1.3.3. Nguyên tắc của hệ thống thông tin kế toán
Để có hệ thống thông tin kế toán có hiệu lực và hiệu quả cần phải tuân
thủ các nguyên tắc cơ bản sau: (Theo Accounting Priciples-Hermanson
Edwads-Maher)
- Hệ thống thông tin kế toán phải có hiệu quả về mặt chi phí, lợi ích
thông tin mang lại phải lớn hơn chi phí cung cấp nó.
- Hệ thống thông tin kế toán phải có tính hữu hiệu tức là phải có đầu ra
hữu ích. Thông tin phải hiểu được, phùhợp, đáng tin cậy, kịp thời và chính
xác. Vì vậy người thiết kế thông tin phải dựa vào nhu cầu và kiến thức của
những người sử dụng thông tin khác nhau.
- Hệ thống thông tin kế toán phải có tính linh hoạt có nghĩa là phải
thích nghi với những người sử dụng khác nhau và đáp ứng kịp thời sự thay
đổi nhu cầu thông tin.
Khi hệ thống thông tin kế toán có hiệu quả, cung cấp đầu ra hữu ích và
có tính linh hoạt đáp ứng nhu cầu trong tương lai, nó có thể cung cấp một dịch
vụ có giá trị và góp phần đáng kể trong việc đạt được mục tiêu của tổ chức.
 22

1.3.4. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán đối với kiểm soát nội
bộ:
Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái,
tổng hợp và lập báo cáo, chẳng những hệ thống thông tin kế toán cung cấp
những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò trong việc
kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị.
Hệ thống thông tin kế toán xét về mặt quy trình bao gồm ba bộ phận:
chứng từ, sổ sách và báo cáo.
a) Chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Lập chứng từ kế toán đóng một vai trò quan trọng trong quy trình kế
toán nói riêng và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung, thông qua tác
dụng của nó trong việc bảo vệ tài sản và chất lượng thông tin. Đây là giai
đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ chính xác nếu việc lập
chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản
ảnh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh. Việc lập chứng từ giúp thực hiện
chức năng tiền kiểm, là sự kiểm tra trước khi nghiệp vụ xảy ra nhằm ngăn
ngừa sai phạm, bảo vệ sự hữu hiệu và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của
đơn vị.
Để thực hiện việc lập chứng từ cần sử dụng phương pháp chứng từ.
Phương pháp chứng từ là phương pháp kế toán phản ảnh các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh và hoàn thành vào các bảng chứng từ theo mẫu quy
định, theo thời gian và địa điểm phát sinh của nghiệp vụ, có sự xác nhận của
những người liên quan và của người có thẩm quyền.
Hệ thống chứng từ ban đầu tham gia tích cực trong việc kiểm tra, kiểm
soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm ngăn chặn các gian lận xảy ra trong
 23

quá trình quản lý và sử dụng vật tư, tài sản, tiền vốn của đơn vị. Ngoài ra hệ
thống chứng từ ghi sổ tiêu chuẩn (nhằm phản ánh các sự kiện nội bộ) giúp
cho kế toán có thể thực hiện được nhiều bút toán điều chỉnh và bút toán khóa
sổ vào cuối kỳ kế toán. Mỗi bút toán điều chỉnh hay khóa sổ này cần phải có
một chứng từ ghi sổ để ghi lại bút toán ghi nợ, có.
Chứng từ kế toán có ảnh hưởng quyết định đến tính trung thực, chính
xác và phù hợp của thông tin, nhất là thông tin kế toán.
Chứng từ kế toán còn là phương tiện thể hiện sự ủy quyền. Để đảm bảo
sự xét duyệt của người được ủy quyền đối với nghiệp vụ thì có thể thiết lập
một chứng từ cho loại nghiệp vụ đó.
Một ý nghĩa quan trọng của chứng từ kế toán là kiểm tra trước và sau
khi nghiệp vụ kinh tế xảy ra.
Hình thức biểu hiện của phương pháp chứng từ là hệ thống biểu mẫu
chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ kế toán.
- Thứ nhất: Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán:
Các doanh nghiệp sử dụng hệ thóng biểu mẫu chứng từ kế toán phải
thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập theo quy định của Luật kế
toán và và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 cuả Chính phủ, các
văn bản pháp luật khác có liên quan và các quy định trong Chế độ kế toán
doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006
của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Thứ hai: Trình tự luân chuyển chứng từ:
Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài
chuyển tới đều phải tập trung vào bộ phận kế toán của doanh nghiệp. Bộ phận
kế toán sẽ kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác
minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế
toán. Trình tự luân chuyển chứng từ bao gồm các bước sau:
 24

+ Một là, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán.

+ Hai là, Kế toán viên, kế toán trưởng ký chứng từ kế toán và trình
giám đốc đơn vị ký duyệt.
+ Ba là, Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế
toán.
+ Bốn là, Lưu trử và bảo quản chứng từ.
b) Sổ sách kế toán
Sổ kế toán đảm nhận vai trò ghi chép và sử lý dữ liệu, thông tin. Sổ
sách kế toán cũng góp phần quan trọng trong việc bảo vệ tài sản của đơn vị
thông qua các sổ chi tiết.
Trong kiểm soát nội bộ, hệ thống sổ sách có một vai trò quan trọng ví
dụ như các sổ chi tiết về vật tư, công nợ sẽ giúp bảo vệ tài sản, giúp các nhà
quản lý thu thập được các thông tin tài chính đáng tin cậy để điều hành các
hoạt động tác nghiệp. Ngoài ra nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một các có
hệ thống, đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính nên là cơ
sở để kiểm tra và truy cập chứng từ. Khi xem xét cần so sánh tính thông nhất
số liệu chi tiết và tổng hợp, số liệu chi tiết và số liệu thực tế bằng cách đối
chiếu số liệu sổ sách với biên bản kiểm kê, biên bản đối chiếu công nợ……
Hệ thống tài khoản cùng với hệ thống ghi sổ kép sẽ hạn chế cơ hội ghi
sai các nghiệp vụ kinh tế và thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu kế
toán dễ dàng hơn. Việc mở tài khoản tổng hợp song song với các sổ kế toán
chi tiết không chỉ nhằm tăng thêm tính chính xác của số liệu kế toán mà còn
góp phần tích cực trong việc quản lý các tài sản của đơn vị.
c) Báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kế toán bao gồm các báo cáo tài chính và các báo cáo
kế toán quản trị, không chỉ cung cấp các thông tin cho việc ra quyết định của
 25

nhà quản trị doanh nghiệp mà còn góp phần trong việc kiểm tra, kiểm soát các
hoạt động của doang nghiệp trong một kỳ nhất định.
Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp số liệu
trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo. Bên cạnh đó phải có sự phù
hợp giữa các chỉ tiêu trên một báo cáo và các chỉ tiêu có liên quan trên các
báo cáo khác nhau đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy.
Lập BCTC là một công việc của kế toán: tổng hợp số liệu từ các sổ kế
toán theo các chỉ tiêu kinh tế về tài sản và tình hình hoạt động kinh doanh của
đơn vị trong một kỳ nhất định.
Báo cáo kế toán quản trị đa dạng cả về nội dung và hình thức, được lập
tùy thuộc vào đặc điểm từng đơn vị, yêu cầu quản lý nội bộ và khả năng xử lý
thông tin.
Qua nhận định như trên cho thấy một hệ thống thông tin có hiệu quả sẽ
tạo điều kiện thuận lợi trong việc đạt được mục tiêu của kiểm soát nội bộ ở
hai nội dung cung cấp số liệu tài chính chính xác, đáng tin cậy và bảo quản tài
sản của tổ chức.
1.4. THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN
XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP
1.4.1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.
Việc tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo các yêu cầu: ghi kép, tính
toán, phản ánh đầy đủ chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của hoạt
động sản xuất, xác định kết quả toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
- Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất có thể là từng loại sản phẩm, từng
phân xưởng hoặc từng đơn hàng.
- Đối tượng tính giá thành là sản phẩm hoặc đơn hàng. Nhìn chung,
khối lượng nào được quy định thanh toán thì xác định đó là đối tượng tính giá
 26

thành. Việc xác định này phục vụ cho việc đánh giá kết quả sản xuất sản
phẩm.
- Phương pháp sử dụng để tập hợp chi phí là phương pháp trực tiếp.
1.4.2. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất
trong doanh nghiệp:
Để kiểm soát thì cần phải có thông tin đầy đủ, một hệ thống thông tin
đầy đủ phải có hai nhân tố đó là: Thông tin định mức và thông tin thực hiện.
Để kiểm soát tốt chi phí thì mục tiêu của các đơn vị là phải xây dựng hệ thống
thông tin định mức khoa học, tổ chức hệ thống thông tin thực hiện chính xác,
kịp thời và phù hợp với thông tin định mức. Ngoài ra dựa vào hai hệ thống
thông tin đó ta mới thực hiện được việc phân tích, đánh giá kết quả thực hiện
chi phí sản xuất là tốt hay xấu và nguyên nhân gây ra.
Bên cạnh đó, để kiểm soát tốt chi phí sản xuất, cần phải thực hiện tốt
các nội dung sau:
- Đối với việc lập định mức chi phí: Căn cứ vào bảng vẽ thiết kế sản
phẩm tính toán đúng khối lượng. Riêng đối với chi phí chung cần phải tính
toán phân tích thành những khoản mục như: tiền lương nhân viên quản lý, các
khoản trích theo lương, vật liệu dùng chung, công cụ dùng chung, khấu hao
tài sản, tiền điện nước, tiền điện thoại và các chi phí khác.
- Đối với kế toán: Phải lập chứng từ ban đầu và ghi sổ kế toán một
cách chính xác, kịp thời theo đúng khoản mục chi phí, đúng đối tượng tập hợp
chi phí; số liệu kế toán phải so sánh được.
a) Tổ chức thông tin dự toán
Một trong những cơ sở để nhận đơn hàng là phải xác định được chi phí
dự toán cho từng sản phẩm và tổng chi phí định mức cho đơn hàng. Việc xác
định này sẽ giúp doanh nghiệp khống chế và quản lý các khoản chi phí thực tế
phát sinh khi thực hiện đơn hàng.
 27

Các doanh nghiệp sản xuất có thể lập định mức theo từng sản phẩm
hoặc theo từng đơn hàng, tuỳ thuộc vào đơn hàng đó bao gồm những sản
phẩm mà doanh nghiệp đã có hay chưa có bản thiết kế sản phẩm. Hệ thống
định mức cho các khoản mục: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân
công trực tiếp, chi phí sản xuất chung.
- Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Khi nhận được mẫu mã sản phẩm hoặc đơn hàng do khách hàng gửi,
các nhân viên kỹ thuật sẽ tiến hành vẽ thiết kế sản phẩm và lập định mức chi
phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm định mức giá và
lượng cho một đơn vị khối lượng sản phẩm.
Định mức lượng cho một khối lượng sản phẩm được xây dựng dựa trên
bản vẽ thiết kế quy cách sản phẩm.
Định mức về giá cho một đơn vị lượng là mức giá các yếu tố đầu vào
tại từng thời điểm.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi
phí sản xuất sản phẩm, một sản phẩm có một định mức lượng nhưng định
mức giá có thể khác nhau vì giá mua vào tại từng thời điểm khác nhau, vì vậy
phải căn cứ vào mức giá thực tế tại thời điểm nhận đơn hàng để làm định mức
về giá.
- Dự toán chi phí nhân công trực tiếp:
Dựa trên định mức về chi phí nhân công trực tiếp trên hồ sơ thiết kế sản
phẩm, kế toán sẽ tính ra chi phí nhân công cho từng công đoạn và tổng chi phí
nhân công cho một khối lượng sản phẩm hoàn thành.
Định mức chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm định mức giá và lượng
cho một khối lượng sản phẩm.
 28

Dựa trên hồ sơ thiết kế sản phẩm, tuỳ thuộc vào tính chất phức tạp hay
đơn giản của công việc, kế toán sẽ lập định mức về lượng của chi phí nhânc
ông trực tiếp cho từng công đoạn sản xuất…
Định mức về giá của chi phí nhân công trực tiếp là ổn định, tiền lương
của công nhân thường được thỏa thuận trước và ổn định trong thời gian dài.
Nó bao gồm: đơn giá tiền lương, phụ cấp, và các khoản phải trả khác liên
quan đến lao động.
- Dự toán chi phí chung: được lập dựa trên dự toán về chi phí trực tiếp
của đơn hàng bao gồm dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi
phí nhân công trực tiếp và định mức chi phí chung của từng phân xưởng.
Định mức chi phí chung trong sản xuất bao gồm: định mức yếu tố định
phí, biến phí và chi phí hỗn hợp.
Định mức định phí bao gồm: tiền lương và các khoản trích theo lương
của nhân viên quản lý phân xưởng, khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ
phận sản xuất (trong trường hợp doanh nghiệp không khấu hao theo số lượng
sản phẩm)...
Định mức biến phí bao gồm dụng cụ, đồ bảo hộ lao động cho nhân
công trực tiếp sản xuất, khấu hao tài sản cố định tại phân xưởng (trong trường
hợp doanh nghiệp khấu hao theo số lượng sản phẩm)…
Định mức chi phí hỗn hợp có thể là: tiền điện, nước phục vụ cho phân
xưởng.
b) Tổ chức hệ thống thông tin thực hiện:
Tổ chức thông tin thực hiện bao gồm:
- Thứ nhất, tổ chức thông tin cho việc lên kế hoạch về số lượng, chủng
loại và giá cả của từng loại vật tư sẽ sử dụng để sản xuất theo từng đơn hàng
hoặc theo từng giai đoạn sản xuất, từ đó có kế hoạch cung ứng và dự trữ nhằm
giảm đến mức thấp nhất sự hao hụt và mất mát.
 29

- Thứ hai, tổ chức thông tin kế toán cho việc đo lường các chi phí sản
xuất thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm. Quá trình thực hiện
chi phí sẽ được đo lường và ghi chép lại trong các sổ sách kế toán.
Kết quả của quá trình thực hiện chi phí phải được đo lường cụ thể, khoa
học, có hệ thống theo từng loại công việc, từng giai đoạn và phù hợp với số
liệu dự toán cả về nội dung và phương pháp tính toán.
Trong quá trình sản xuất khi phát sinh chi phí, kế toán phải căn cứ vào
chứng từ hợp lệ, hợp pháp để hạch toán vào 3 khoản mục : chi phí nguyên vật
liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung trên từng
đơn hàng trên hệ thống sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Định kỳ, kế
toán sẽ tổng hợp chi phí và lập báp cáo để phục vụ cho công tác kiểm soát chi
phí.
Khi đơn hàng hoàn thành, kế toán sẽ tổng hợp chi phí phát sinh và tính
giá thành cho đơn hàng trên bảng tính giá thành sản phẩm.
Chứng từ kế toán có chức năng thông tin và kiểm tra chi phí thực tế
phát sinh qua các nghiệp vụ sản xuất. Việc kiểm soát được thực hiện qua nội
dung kinh tế từng nghiệp vụ và qua yếu tố: số lượng và đơn giá từng loại chi
phí phát sinh.
Hệ thống thông tin phục vụ việc kiểm soát chi phí sản xuất bao gồm
nhiều phân hệ trong đó hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin kỹ
thuật nghiệp vụ là bộ phận quan trọng cho việc kiểm soát chi phí. Hệ thống
thông tin kế toán bao gồm: chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán. Hệ thống
thông tin kỹ thuật nghiệp vụ bao gồm: Bảng công đoạn sản xuất, Kế hoạch
sản xuất, Báo cáo tình hình sử dụng nguyên vật liệu, Báo cáo số lượng sản
phẩm hoàn thành,...
Sổ chi tiết được mở theo nhiều hướng: theo loại chi phí, theo sản phẩm
hoặc theo từng đơn hàng. Qua đó thực hiện chức năng kiểm soát chi phí. Sổ
 30

tổng hợp được mở cho từng tài khoản vừa đáp ứng yêu cầu của kế toán tài
chính vừa đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
Báo cáo kế toán bao gồm cả báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế
toán quản trị phục vụ yêu cầu kiểm soát chi phí, kể cả phân tích chi phí.
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Trước khi tiến hành sản xuất, Phòng Kế hoạch sẽ căn cứ vào hồ sơ dự
toán để lên kế hoạch về số lượng, chất lượng của từng loại vật liệu cần dùng
theo từng giai đoạn sản xuất. Kế hoạch này phải được Ban giám đốc xét duyệt
và triển khai xuống bộ phận cung ứng và quán triệt để thực hiện theo đúng số
lượng và chất lượng nguyên vật liệu đã đưa ra.
Sau khi kế hoạch về vật liệu được ký duyệt, đơn vị sẽ gửi đơn yêu cầu
các nhà cung ứng báo giá, từ đó tiến hành xem xét những nhà cung ứng có
chất lượng như thiết kế, giá cả thấp và các chính sách về chiếc khấu, vận
chuyển và thanh toán. Khi đã lựa chọn được nhà cung ứng phù hợp, đơn vị sẽ
tiến hành ký hợp đồng mua bán với nhà cung ứng đó.
Căn cứ vào nhu cầu sản xuất, người phụ trách bộ phận sản xuất sẽ lập
Phiếu yêu cầu xuất vật tư. Sau khi nhận được Phiếu yêu cầu xuất vật tư bộ
phận quản lý sẽ xem xét và lập Phiếu xuất kho giao cho người phụ trách sản
xuất để đến bộ phận kho nhận vật tư. Để kiểm soát quá trình trên đòi hỏi
doanh nghiệp phải xây dựng các quy trình, nguyên tắc, thủ tục về xuất kho
nguyên vật liệu từ việc lập phiếu yêu cầu vật tư, đến việc phê chuẩn lệnh xuất
kho, lập Phiếu xuất kho và xuất kho nguyên liệu, vật liệu. Quá trình xuất kho
nguyên vật liệu:
+ Bộ phận sản xuất: Căn cứ vào nhu cầu sản xuất sẽ lập Phiếu yêu cầu
xuất kho nguyên liệu vật liệu chuyển đến cho bộ phận xét duyệt để xét duyệt.
Trên phiếu yêu cầu xuất kho thể hiện đầy đủ các nội dung: lý do xuất kho,
chủng loại vật liệu cần xuất, số lượng, quy cách,…
 31

+ Bộ phận xét duyệt: xem xét lý do xuất kho, yêu cầu xuất kho trên
Phiếu yêu cầu xuất kho, đối chiếu với định mức để đồng ý cho xuất hay
không.
+ Bộ phận kế toán: căn cứ vào yêu cầu xuất kho đã được duyệt, kế toán
lập Phiếu xuất kho và chuyển lại bộ phận xét duyệt để ký cho xuất kho, sau đó
chuyển đến bộ phận kho.
+ Bộ phận kho: căn cứ Phiếu xuất kho và Phiếu yêu cầu xuất kho, thủ
kho tiến hành xuất kho nguyên liệu vật liệu cho bộ phận sản xuất. Bộ phận
sản xuất sau khi nhận đủ số nguyên liệu vật liệu thì ký nhận trên phiếu xuất
kho. Lúc này Phiếu xuất kho là căn cứ cho việc ghi thẻ kho và sổ kế toán.
Nếu việc sản xuất được tổ chức sản xuất tại nhiều nơi nên cần lập riêng
một bộ phận kiểm soát sản xuất, bộ phận này có trách nhiệm xác định số
lượng và chất lượng sản phẩm,…Tại các xí nghiệp hoặc các phân xưởng sản
xuất cần thiết lập nội quy và các quy trình sản xuất để theo dõi sản lượng,
kiểm soát phế liệu, kiểm soát chất lượng và bảo quản nguyên liệu. Phân
xưởng cần lập báo cáo sản xuất và báo cáo sản phẩm hỏng để phản ánh sự vận
động của nguyên vật liệu trong sổ sách và xác định chính xác chi phí của quá
trình sản xuất, trên cơ sở đó so sánh với định mức đã được lập.
- Chi phí nhân công trực tiếp.
Để tổ chức thông tin thực hiện trước hết cần tổ chức hệ thống chứng từ
để theo dõi nhân công bao gồm:
+ Bảng chấm công: dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc,nghỉ
việc, hưởng BHXH, để có căn cứ trả lương. Bảng chấm công được lập riêng
cho từng bộ phận và được dùng cho một kỳ thanh toán. Người giám sát của
bộ phận thực hiện chấm công cho nhân viên của mình căn cứ vào số lao động
có mặt, vắng mặt ở đơn vị mình.
 32

+ Bảng chấm công làm thêm giờ: theo dõi ngày công thực tế làm thêm
ngoài giờ để có căm cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho người lao
động tại đơn vị.
+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành: là chứng từ xác nhận số sản
phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động, làm
cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động.
+ Bảng thanh toán tiền lương: là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền
lương, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lương cho người lao
động, kiểm tra việc thanh toán lương cho người lao động.
Định kỳ kế toán hoặc người có trách nhiệm kiểm soát sẽ đối chiếu số
liệu trên sổ sách và chứng từ:
+ Đối chiếu số giờ công, ngày công trên bảng lương với các thẻ thời
gian, bảng chấm công của các bộ phận sử dụng lao động.
+ Đối chiếu tên và mức lương trên bảng lương với hồ sơ nhân viên tại
bộ phận nhân sự.
+ Đánh số trước và kiểm tra bảng chấm công thẻ thời gian, phiếu hoàn
thành sản phẩm nhập kho.
+ Kiểm tra việc tính toán trên bảng lương.
- Chi phí sản xuất chung:
Do chi phí chung bao gồm nhiều loại có tính chất khác nhau nên để
kiểm soát tốt loại chi phí này doanh nghiệp cần tổ chức chi tiết số liệu để tạo
điều kiện tốt hơn trong quá trình kiểm soát.
c) Sử dụng thông tin kế toán trong kiểm soát chi phí sản xuất
Để kiểm tra kết quả thực hiện so với dự toán ban đầu, định kỳ hoặc kết
thúc từng giai đoạn sản xuất kế toán phải so sánh kết quả của việc thực hiện
các khoản chi phí so với dự toán để xem xét mức biến động từ đó có biện
pháp cụ thể.
 33

- Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

Hai nhân tố ảnh hưởng đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
(CPNVLTT) đó là lượng nguyên vật liệu tiêu hao và đơn giá. Giá nguyên vật
liệu xuất dùng cho sản xuất chính là giá mua nguyên vật liệu, do vậy để kiểm
soát về giá nguyên vật liệu phải thực hiện vào lúc mua.
+ Biến động về giá vật liệu cho thấy giá vật liệu thực tế phải trả cho
một đơn vị khối lượng vật liệu tăng lên so với định mức. Nguyên nhân của sự
gia tăng này có thể do các nguyên nhân :
Một là, giá nguyên vật liệu trên thị trường biến động tăng. Nguyên
nhân này nhà quản lý không thể kiểm soát được.
Hai là, giá vật liệu tăng do người thu mua nguyên liệu thông đồng với
nhà cung cấp ghi tăng giá để hưởng lợi cá nhân. Nếu đây là nguyên nhân gia
của sự biến động thì đơn vị cần phải có biện pháp tốt hơn trong quản lý khâu
mua nguyên vật liệu.
+ Biến động về khối lượng nguyên vật liệu nói lên sự khác nhau giữa
khối lượng nguyên vật liệu đữ sử dụng trong sản xuất với khối lượng phải sử
dụng theo định mức tiêu chuẩn đã được lập. Cho dù biến động này có liên
quan tới việc sử dụng vật chất của nguyên vật liệu, nó vẫn thường được xác
định bằng tiền. Biến động về khối lượng nguyên vật liệu sử dụng được xác
định tốt nhất vào lúc khi kết thúc một giai đoạn sản xuất.
Biến động về lượng nguyên vật liệu sử dụng thực tế so với định mức có
thể do các nguyên nhân :
+ Hao hụt trong quá trình vận chuyển, lượng hao hụt này rất nhỏ.
+ Sự thay đổi quy cách sản phẩm so với thiết kế ban đầu.
+ Sự gia tăng một khối lượng nguyên vật liệu để sản xuất một đơn vị
sản phẩm, có thể do những nguyên nhân khác nhau: máy móc cũ dẫn đến hao
hụt lớn, tay nghề công nhân yếu dẫn đến sản phẩm hỏng tăng,....
 34

Biến động về giá và lượng nguyên vật liệu nhỏ hơn là tốt, điều này
chứng tỏ việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu có hiệu quả. Tuy nhiên cũng
cần chú ý đến chất lượng sản phẩm khi có sự biến động này.
Biến động về giá và lượng nguyên vật liệu lớn hơn thì đơn vị cần xem
xét để tìm ra nguyên nhân biến động.
- Đối với chi phí nhân công trực tiếp:
Hai nhân tố ảnh hưởng đến chi phí nhân công trực tiếp (CPNCTT) đó
là mức giá lao động và năng suất lao động.
Biến động về mức giá lao động là sự chênh lệch giữa đơn giá tiền
lương thực tế so với đơn giá tiền lương định mức của công nhân trực tiếp sản
xuất. Đối với công nhân làm việc theo hợp đồng dài hạn, mức lương đã được
quy định chính xác thì biến động về giá lao động hiểu theo nghĩa số tiền trả
cho người lao động. Biến động về mức giá lao động thường phát sinh như là
kết quả của cách sử dụng lao động. Quản đốc phân xưởng là người có trách
nhiệm tổ chức, phân công lao động và theo dõi lao động.
Biến động về năng suất lao động là sự so sánh sức sản xuất của thời
gian lao động giữa định mức và thực tế. Một loại sản phẩm được sản xuất có
thể theo quy trình bằng máy khép kín, hoặc thủ công, hoặc vừa sử dụng máy
vừa sử dụng lao động thủ công. Như vậy năng suất lao động là yếu tố chủ yếu
để giảm chi phí nhân công trực tiếp, vì chỉ khi tăng năng suất lao động từng
cá nhân thì chi phí nhân công sẽ giảm.
- Đối với chi phí sản xuất chung:
Phân tích chi phí sản xuất chung là đi phân tích các yếu tố định phí và
biến phí sản xuất chung.
Biến động định phí sản xuất chung chính là chênh lệch giữa tổng định
phí sản xuất chung thực tế phát sinh tại mỗi phân xưởng và tổng định phí sản
xuất chung định mức.
 35

Khi có sự biến động về định phí sản xuất chung cần phải xem xét lại
khối lượng sản xuất thực tế so với kế hoạch, những yếu tố định phí nào có sự
gia tăng.
Biến động biến phí sản xuất chung chịu ảnh hưởng bởi hai yếu tố: giá
cả tăng lên và sự sử dụng lãng phí các yếu tố cấu thành nên chi phí sản xuất
chung như nhân công, nguyên vật liệu, nhiên liệu.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương 1, luận văn đã hệ thống hóa những lý luận cơ bản về

kiểm soát, kiểm soát nội bộ, hệ thống thông tin kế toán và dựa trên các đặc
điểm của hoạt động sản xuất để tổ chức thông tin kế toán phục vụ cho kiểm
soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp sản xuất.
Qua đó rút ra kết luận rằng, để kiểm soát tốt chi phí sản xuất cần phải
tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán bao gồm tổ chức hệ thống thông tin dự
toán tốt, tổ chức hệ thống thông tin thực hiện phù hợp với dự toán.
 36

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG
TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT.

2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÌNH HÌNH CÔNG TY

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Đồ Gỗ Nghĩa Phát thuộc mô hình công ty TNHH hai
thành viên ngoài quốc doanh. Công ty được thành lập ngày 23/10/2002 theo
giấy phép số 145/GP-TLDN do UBND Tỉnh Bình Định cấp. Giấy đăng ký
kinh doanh số 048125 do Sở Kế hoạch và đầu tư Tỉnh Bình Định cấp.
Tên công ty: Công ty TNHH Đồ Gỗ Nghĩa Phát.
Tên giao dịch: Nghia Phat Wooden Furniture Co., LTD.
Địa chỉ: Xã Phước An, Huyện Tuy Phước, Tỉnh Bình Định
Điện thoại: (84.56) 3834319; Fax: (84.56) 834091
E-mail: npfurniture@dng.vnn.vn
Website: www.nghiaphatfurniture.com
Công ty độc lập về mặt tài chính, không có chi nhánh. Công ty mở tài
khoản tại ngân hàng Ngoại thương Phú Tài.
Mã số thuế của công ty : 4100458383
2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty:
a) Chức năng và nhiệm vụ của công ty:
Với tổng diện tích nhà xưởng 16.000m2, số lao động bình quân khoảng
trên 450 người và cơ sở sản xuất hiện đại thì Công ty TNHH Đồ Gỗ Nghĩa
Phát đã tập trung vào việc sản xuất sản phẩm chính là bàn ghế gỗ nội thất và
ngoài trời và các sản phẩm bằng gỗ khác phục vụ cho xuất khẩu và nội địa.
 37

Với các nguồn lực trên hiện nay công ty đạt năng lực sản xuất khoảng trên
200 conts 40’/năm.
Công ty TNHH Đồ Gỗ Nghĩa Phát đầu tư máy móc thiết bị theo dây chuyền
sản xuất của Đài Loan và không ngừng nâng cấp, đầu tư mua sắm máy móc
thiết bị nâng cao năng lực sản xuất, chất lượng đáp ứng nhu cầu ngày càng
cao của khách hàng, mở rộng sản xuất và trên cơ sở đó tạo việc làm và ổn
định thu nhập cho người lao động, góp phần đóng góp vào NSNN.
b) Đặc điểm tổ chức quản lý nhân lực.
Bảng 2.1. Tình hình biến động lao động
Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
Số Số Số
Chỉ tiêu Tỷ lệ Tỷ lệ Tỷ lệ
lượng lượng lượng
(%) (%) (%)
(người) (người) (người)
Giới tính 564 100 594 100 612 100
+ Nam 330 58,5 348 58,6 357 58,3
+ Nữ 234 41,5 246 41,4 255 41,7
Tính chất lao động 564 100 594 100 612 100
+ Lao động trực tiếp 414 73,4 429 72,2 441 72,1
+ Lao động gián tiếp 150 26,6 165 27,8 171 27,9
Trình độ lao động 564 100 594 100 612 100
+ ĐH và CĐ 99 17,5 108 18,2 123 20,1
+ Trung cấp 60 10,6 63 10,6 84 13,7
+ Phổ thông 405 71,9 423 71,2 405 66,2
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)
Số lượng lao động của công ty qua các năm tăng không đáng kể trong
khi đó số lượng sản phẩm tăng đều qua các năm. Năm 2010 so với năm 2009
tăng thêm 30 lao động tương ứng 5,3% nhưng khi so sánh năm 2010 so với
 38

năm 2011 thì chỉ tăng 18 lao động tương ứng tăng 3% điều đó chứng tỏ khâu
tổ chức lao động của công ty tương đối ổn định, khả năng quản lý lao động
chặt chẽ và chất lượng. Do đó giảm được chi phí tuyển dụng đào tạo cũng như
giảm được thời gian hao phí trên một đơn vị sản phẩm.
Căn cứ vào tình hình lao động của công ty cho thấy đội ngũ lao động
nam chiếm hơn 50% đây là một ưu thế đối với công ty vì công ty chuyên sản
xuất và kinh doanh đồ gỗ nội thất với những công việc nặng nhọc có tính chịu
đựng cao. Điều đó cho thấy cơ cấu lao động của công ty hợp lý.
Trình độ lao động ngày càng được nâng cao do công ty chú trọng đến
công tác đào tạo. Hàng năm công ty tổ chức các lớp học tại chỗ về chuyên
ngành đồ gỗ nội thất, quản lý kinh tế, tin học, thi nâng cao tay nghề,… để đáp
ứng nhiệm vụ lâu dài.
Cùng với việc đào tạo nâng cao tay nghề, trình độ lao động, công ty
còn thường xuyên quan tâm cải thiện điều kiện làm việc và sinh hoạt cho cán
bộ công nhân viên nhất là công nhân trực tiếp tại các xưởng như trang bị các
phương tiện bảo hộ hiện đại nhằm giảm nhẹ cường độ lao động, khám sức
khoẻ định kỳ, bồi dưỡng độc hại, nâng lương,… Do đó đời sống người lao
động trong công ty không ngừng được cải thiện.
Bảng 2.2. Thu nhập bình quân lao động
Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
Thu nhập bình quân 4.000 4.200 4.500
(1.000đ/người/tháng)
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)
Tình hình thu nhập bình quân của người lao động luôn tăng mạnh qua
các năm. Thu nhập bình quân tăng rất lớn đối với cấp lãnh đạo và người lao
động trực tiếp. Việc gia tăng thu nhập bình quân đầu người phụ thuộc vào kết
quả sản xuất kinh doanh và phụ thuộc vào khả năng làm việc của từng người.
 39

Cho nên dẫn đến các nhân viên trong công ty gắn bó lâu dài và luôn phấn đấu
hết mình vì công ty.
c) Đặc điểm tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
của công ty.
Bảng 2.3. Bảng cân đối kế toán từ năm 2009 - 2011
ĐVT: Tỷ đồng
Tình hình thực hiện Chênh lệch (+/-)
STT Chỉ tiêu
2009 2010 2011 2010/2009 2011/2010
I TSNH 96 110 129 14 19
1 Tiền và các khoản 25 28 23 3 -5
tương đương tiền
2 Các khoản đầu tư 7,5 6 5 -1,5 -1
TCNH
3 Các khoản phải thu 9,5 2 3 -7,5 1
ngắn hạn
4 Hàng tồn kho 42 67 92 25 25
5 TSNH khác 12 7 6 -5 -1
II Tài sản dài hạn 87 82 93 -5 11
1 Tài sản cố định 83 79 88 -4 9
- TSCĐ hữu hình 35 36 39 1 3
- TSCĐ vô hình 5 8 6 3 -2
- XDCB dở dang 43 35 43 -8 8
2 BĐS đầu tư 3,98 2,92 4,9 -1,06 1,94
3 Tài sản dài hạn khác 0,02 0,08 0,1 0,06 0,02
TỔNG TÀI SẢN 183 192 222 9 30
I Nợ phải trả 95 103 106 8 3
1 Nợ ngắn hạn 77 90 71 13 -19
2 Nợ dài hạn 18 13 35 -5 22
II Nguồn vốn CSH 88 89 116 1 27
TỔNG NGUỒN VỐN 183 192 222 9 30
(Nguồn: Phòng kế toán)
 40

Trên đây là tình hình tài chính của công ty, bằng cách phân tích theo
chiều ngang ta có thể so sánh, phản ánh những biến động của từng chỉ tiêu
như sau:
- Tài sản: qua các năm có sự gia tăng về tài sản lưu động, nhưng năm
2011 tăng lên đột biến. Nguyên nhân chủ yếu là do hàng tồn kho tăng lên
đáng kể, trong khi đó khoản phải thu của khách hàng giảm. Điều này cho thấy
khả năng đáp ứng hàng hoá của công ty đã được cải thiện rất tốt nhưng cần
phải có chính sách bán hàng hiệu quả hơn.
- Tài sản cố định trong 2 năm đầu có xu hướng giảm nhưng trong năm
cuối thì tài sản cố định tăng khá cao. Nhìn vào thông số tài sản cố định hữu
hình tăng lên đáng kể vào cuối năm nhưng tài sản cố định vô hình tăng lên
năm 2010 rồi giảm vào năm 2011. Điều này cho thấy công ty đang chú trọng
vào việc phát triển thương hiệu, uy tín của mình. Đây là vấn đề cần phải cải
thiện hợp lý trong cơ chế cạnh tranh.
- Tiền: Nhìn chung để đáp ứng nhu cầu phát triển và mở rộng quy mô
hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty lượng tiền của công ty tăng mạnh
vào năm 2010. Do công ty có kế hoạch cho việc đầu tư máy móc thiết bị mới.
Khi đầu tư hoàn thiện thì tiền có giảm vào năm 2011, do tốc độ quay vòng
của tiền chậm.
- Khoản phải thu: trong năm 2010 giảm mạnh so với năm 2009 và đến
năm 2011 lại tăng lên. Qua đó ta thấy nguồn vốn kinh doanh của công ty ít bị
khách hàng chiếm dụng lớn, trong khi đó công ty đang rất cần các nguồn vốn
trang trải cho các hoạt động kinh doanh của đơn vị. Do vậy công ty cần phải
có những chính sách nhằm tăng tỷ trọng của loại tài sản này trong tổng tài sản
của công ty trong những năm tiếp theo.
- Hàng tồn kho: có xu hướng tăng mạnh qua các năm. Nó chiếm tỷ
trọng rất lớn trong cơ cấu tài sản. Trong năm 2009 chiếm 23,1%, đến năm
 41

2010 thì tỷ trọng trong tổng tài sản đã có sự tăng khá chiếm 35,05% và đến
năm 2011 lại tăng mạnh lên 41,33%.
Như vậy, hàng tồn kho đã tăng lên quá cao trong năm, cho nên vấn đề
cấp bách hiện nay đặt ra cho công ty là phải giải quyết lượng hàng tồn kho
này giảm xuống, nhằm tránh những chi phí và thiệt hại do lượng hàng tồn kho
này nhằm mang lại hiệu quả trong kinh doanh.
Bảng 2.4. Nguồn vốn của công ty từ năm 2009-2011
Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Chênh lệch (+/-)
Giá trị Tỷ Giá trị Tỷ Giá trị Tỷ
Chỉ tiêu 2010/ 2011/
(tỷ trọng (tỷ trọng (tỷ trọng
2009 2010
đồng) (%) đồng) (%) đồng) (%)
I. Nợ phải 96 52 103 53,45 106 47,8 8 3
trả
- Nợ ngắn 77 41,98 90 46,85 71 32,16 13 -19
hạn
- Nợ dài hạn 18 9,9 13 6,59 35 15,63 -5 22
II. Nguồn 88 48 89 46,5 116 52,2 1 27
vốn CSH
TỔNG NV 183 100 192 100 222 100 9 30
(Nguồn: Phòng kế toán)
Qua bảng số liệu trên cho ta thấy nợ phải trả của công ty có xu hướng
tăng lên qua các năm nhưng nhìn chung vào mức chênh lệch ta thấy năm 2010
xu hướng nợ tăng hơn năm 2009, đến năm 2011 nợ phải trả có xu hướng tăng
nhưng tăng chậm hơn. Trong đó, nợ ngắn hạn chiếm chủ yếu trên tổng số nợ
phải trả. Điều đó cho thấy công ty đang bị động trong việc thanh toán các
khoản nợ đến hạn. Nguồn vốn chủ sở hữu qua các năm có xu hướng tăng
nhưng tăng mạnh vào năm 2011. Điều này cho thấy công ty hoạt động kinh
doanh có hiệu quả, công ty cần phải có kế hoạch sử dụng vốn vay tốt hơn nữa.
 42

Nhìn chung nguồn vốn của công ty qua các năm có nhiều biến động,
công ty cần phải gia tăng nguồn vốn sẽ tạo được thế mạnh về tài chính cho
mình và giúp công ty nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Bảng 2.5. Bảng thông số tài chính của công ty từ năm 2009-2011

Thực hiện (%)

STT Chỉ tiêu
2009 2010 2011
1 Khả năng thanh toán hiện hành 1,097 0,907 1,179
(TSLĐ/Nợ LĐ)
2 Khả năng thanh toán nhanh 0,499 0,417 0,520
(TSLĐ/HTK)
3 Thông số nợ (NPT/Tổng TS) 0,399 0,444 0,451
4 Khả năng thanh toán tiền mặt 0,000 0,000 0,000
(Vốn tiền mặt/Nợ NH)
5 Tỷ suất tài trợ (VCSH/Tổng TS) 0,600 0,555 0,548
(Nguồn: Phòng kế toán)
Bảng 2.6. Phân tích các thông số biến động của công ty từ năm 2009-2011
Thực hiện (%)
STT Chỉ tiêu Công thức
2009 2010 2011
1 Vòng quay HTK GVHB/HTK 12,5 12,66 13,12
2 Vòng quay khoản DT/NPT 0,23 0,02 0,015
phải thu
3 Vòng quay khoản GVHB/NPT 5,87 5,01 5,40
phải trả
4 Vòng quay vốn cố DTT/VCĐ 4,15 4,26 4,65
định
5 Tỷ suất doanh thu LNST/DTTx100 1,14 0,88 1,02
6 Tỷ suất lợi nhuận LNR/Tổng TS 0,15 0,14 0,15
(Nguồn: Phòng kế toán)
 43

Qua bảng số liệu trên: hệ số khả năng thanh toán hiện hành là tốt nhưng
khả năng thanh toán nhanh ở mức thấp, do đó khi đến hạn trả nợ công ty phải
chịu sức ép của các khoản nợ. Vòng quay vốn phải thu giảm rất nhanh do
công ty không cho khách hàng chiếm dụng nhiều vốn. Tuy nhiên mức độ bảo
đảm tài sản đối với các khoản nợ vẫn đáp ứng được và công ty đang tích cực
thúc đẩy doanh số bán để thanh toán các khoản nợ ngày càng tốt hơn. Các chỉ
tiêu hiệu quả sinh lợi của vốn và tài sản khá tăng, vì vậy công ty cần cố gắng
trong hoạt động kinh doanh, phát huy tối đa năng lực, nguồn vốn và tài sản
hiện có.
Bảng 2.7. Doanh thu tiêu thụ cùa công ty từ năm 2009-2011
ĐVT: tỷ đồng
Thực hiện So sánh
Chỉ tiêu
2009 2010 2011 2010/2009 % 2011/2010 %
Doanh thu 167,5 141,5 167 -26 84,5 25,5 117,8
(Nguồn: Phòng kế toán)
Qua bảng số liệu trên ta thấy:
- Doanh thu năm 2010 giảm hơn năm 2009 là 26 tỷ đồng, tương đương
15,5% nhưng so với năm 2011 thì doanh thu năm 2011 tăng 25,5 tỷ đồng,
tương đương 17,8%.
 44

2.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và tổ chức bộ máy
kế toán của công ty.
a) Đặc điểm quy trình công nghệ tổ chức sản xuất.

Nguyên liệu gỗ Xẻ Luộc Kho NL Ra phôi

tròn (CD) - Sấy gỗ xẻ (Sơ chế)

Gia công
(tinh chế)

Bao bì, KCS Phun Chà Lắp ráp

đóng gói màu nhám

(Nguồn: Phòng Kỹ thuật)

Sơ đồ 2.1 : Qui trình công nghệ tổ chức sản xuất
Giải thích sơ đồ:
(1) Nguyên liệu gỗ tròn: được mua về từ những lâm trường hoặc nhập khẩu
từ nước ngoài, là nguyên liệu chính dùng để sản xuất ra sản phẩm.
(2) Xẻ (CD): Nguyên liệu gỗ ban đầu chủ yếu là gỗ bi (tròn) sẽ được
chuyển vào tổ này để xẻ hoặc cưa vòng thành những gỗ tấm. Công đoạn
này có tác dụng làm nhỏ nguyên liệu gỗ ban đầu để chuẩn bị cho khâu
tiếp theo.
(3) Luộc – Sấy : Sau khi nguyên liệu gỗ đã được cưa xẻ sẽ đưa vào tổ luộc
để gỗ thải ra chất nhựa tạo độ bền và tăng sự ổn định về độ giãn nở của
gỗ. Điều này giúp cho việc chế tạo sản phẩm được dễ dàng, hạn chế sai số
kỹ thuật. Gỗ sau khi luộc sẽ đưa đến lò sấy để điều chỉnh độ ẩm của gỗ
cho phù hợp với các thông số kỹ thuật yêu cầu của sản phẩm.
(4) Kho nguyên liệu gỗ xẻ: Gỗ sau khi được sấy, luộc sẽ được chuyển vào
kho. Khâu này ngoài quản lý nguồn gốc gỗ, còn có trách nhiệm bảo quản
 45

cả về số lượng và chất lượng gỗ. Đồng thời, khâu này có trách nhiệm
chuyển lượng gỗ cần chế biến cho công đoạn tiếp theo.
(5) Ra phôi (sơ chế): Tại đây, gỗ sẽ được bào, rông, lọng, cắt và vẽ tạo ra
chi tiết cơ bản cho sản phẩm. Vì thế đây là tổ quan trọng nhất và tổ này
quyết định đến mức độ tiết kiệm gỗ.
(6) Gia công (tinh chế): Tổ này có trách nhiệm đục, khoan, cắt tinh, đánh
tubi (đánh vòng cong), tạo mộng để tạo vẻ đẹp và đường nét sắc sảo cho
chi tiết, cho sản phẩm.
(7) Lắp ráp: Nhiều chi tiết cơ bản của sản phẩm sẽ được kết hợp và tạo
thành hình dáng ban đầu của sản phẩm. Các công nhân ở đây sẽ trám các
lỗ hỏng, mọt của gỗ. Ngoài ra trong trường hợp các sản phẩm có sai sót,
tổ này có trách nhiệm tháo dỡ sản phẩm để sửa chữa.
(8) Chà nhám, phun màu: Tại đây sản phẩm sẽ được chà bằng tay để tạo độ
bóng cho sản phẩm. Hơn nữa, nó sẽ đạt yêu cầu về thẩm mỹ của khách
hàng khi được phun màu.
(9) KCS: Tổ này có trách nhiệm kiểm tra sản phẩm về mặt số lượng và
chất lượng trước khi được đóng gói.
(10) Bao bì, đóng gói: Tại đây sản phẩm sẽ được đóng gói, bao bì cẩn thận
để đảm bảo về mặt chất lượng và thẩm mỹ cho sản phẩm trong quá trình
vận chuyển.
Xuất phát từ quy trình công nghệ sản xuất và quy mô sản xuất, cơ cấu tổ
chức sản xuất của Công ty được thể hiện như sau:
 46

Quản đốc phân xưởng

Tổ SX 1 Tổ SX 2 Tổ SX 3 Tổ SX 4

Xẻ Luộc Ra Gia Lắp Làm Phun Đóng

(CD) - Sấy phôi công ráp nguội màu, gói,
(sơ (tinh nhúng bao bì
chế) chế) dầu

(Nguồn: Phòng Kỹ thuật)

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức sản xuất

Tại phân xưởng sản xuất đứng đầu là Quản đốc phân xưởng, là người có
nhiệm vụ chỉ đạo chung cho toàn phân xưởng sản xuất. Trong phân xưởng có
nhiều tổ khác nhau, mỗi tổ thực hiện một bước công việc. Đứng đầu mỗi tổ là
các tổ trưởng có nhiệm vụ vừa tham gia sản xuất vừa kiểm tra đôn đốc công
nhân trong tổ mình thực hiện tốt công việc.
b) Mô hình tổ chức bộ máy quản lý:

Giám đốc

Phó GĐ

P. Kế P. Kế hoạch- P. Kỹ P. Tổ chức PXSX 1 PXSX 2

toán Thị trường thuật hành chính

(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)

Sơ đồ 2.3: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
 47

Ghi chú:
Quan hệ trực tuyến
Quan hệ phối hợp
Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ:
Sơ đồ tổ chức của công ty được thiết kế theo mô hình trực tuyến, chức
năng.
- Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất điều hành mọi hoạt động sản
xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt
động của Công ty.
- Phó giám đốc có nhiệm vụ trợ giúp Giám đốc về tổ chức hoạt động
sản xuất và hoạt động tài chính của Công ty. Như vậy trách nhiệm của Phó
giám đốc là rất nặng nề, phải quản lý các phòng ban, phân xưởng và đồng thời
chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hoạt động quản lý của mình.
- Phòng kế toán:
+ Thực hiện công tác hạch toán kinh tế, kế toán tài chính của Công ty
theo đúng quy định của Nhà nước.
+ Phân tích lập kế hoạch tài vụ, kế hoạch chi phí, theo dõi doanh thu,
chi phí.
+ Phối hợp với Phòng Kế hoạch – thị trường để xây dựng giá bán hợp
lý.
+ Trợ giúp cho Giám đốc trong việc cập nhật thông tin tài chính của
Công ty một cách chính xác.
- Phòng kế hoạch – thị trường:
+ Phân tích đánh giá việc thực hiện định mức tiêu hao NVL cho từng
sản phẩm
+ Xây dựng giá thành kế hoạch cho từng đơn hàng.
+ Lập kế hoạch sản xuất.
+ Thiết kế và quản lý quy trình công nghệ.
 48

+ Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch.

+ Tìm kiếm thị trường mới, tăng số lượng đơn đặt hàng.
- Phòng kỹ thuật: thiết kế và xem xét các quy trình sản xuất mẫu sản
phẩm; sửa chữa, quản lý máy móc thiết bị; Thiết kế mặt hàng mới, cải tiến
mẫu mã.
- Phòng tổ chức hành chính: quản lý và tổ chức nhân sự cho các phòng
ban, các bộ phận sản xuất của Công ty. Theo dõi và thực hiện các chế độ
chính sách cho CBCNV trong Công ty.
- Phân xưởng sản xuất đứng đầu là Quản đốc phân xưởng có trách
nhiệm trực tiếp quản lý, đôn đốc quá trình sản xuất của Công ty thông qua các
tổ trưởng sản xuất, chịu trách nhiệm trực tiếp trước phó giám đốc.
c) Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Công ty TNHH Đồ Gỗ Nghĩa Phát không có chi nhánh, hoạt động
trong phạm vi tập trung và hạch toán độc lập tự chủ tài chính. Vì thế doanh
nghiệp tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung. Toàn bộ công
việc từ tập hợp chứng từ, kiểm tra đối chiếu sổ sách, lập báo cáo kế toán đều
tập trung xử lý tại phòng kế toán.

Kế toán trưởng

Kế toán vật Kế toán Kế toán TGNH Kế toán Thủ quỹ

tư và TSCĐ công nợ và tiền lương chi phí

(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Ghi chú: Quan hệ trực tuyến.

Quan hệ chức năng.
 49

Theo mô hình này, phòng kế toán công ty quản lý thống nhất công tác
kế toán tại đơn vị.
Chức năng, nhiệm vụ:
Kế toán trưởng: có nhiệm vụ tổ chức toàn bộ công tác kế toán, tài chính
của đơn vị. Trợ giúp Giám đốc trong việc tổ chức chỉ đạo phân công thực hiện
công tác kế toán, tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán trong Công ty
một cách hợp lý, khoa học; chịu trách nhiệm về tình hình tài chính của Công
ty trước Giám đốc và cơ quan có thẩm quyền.
Kế toán vật tư và TSCĐ: kiểm tra, đánh giá, theo dõi tình hình nhập,
xuất, tồn nguyên liệu, vật liệu, đồng thời phản ánh giá trị công cụ dụng cụ
trong đơn vị đang dùng, kiểm tra chặt chẽ về số lượng, chất lượng từng loại
công cụ dụng cụ. Xác định giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm TSCĐ,
tính toán phân bổ khấu hao TSCĐ theo đúng đối tượng sử dụng.
Kế toán công nợ (kiêm kế toán bán hàng): Theo dõi tình hình thanh
toán cho các đối tượng người mua, người bán, thuế, tiền vay. Ngoài ra theo
dõi chi tiết doanh thu của từng mặt hàng, tổng hợp doanh thu của toàn Công
ty, kê khai về doanh thu và thuế GTGT.
Kế toán TGNH và tiền lương: Theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ liên
quan đến tiền gửi tại ngân hàng của Công ty. Hàng tháng phải tính lương cho
công nhân sản xuất và toàn thể CBCNV trong Công ty.
Kế toán chi phí: Có trách nhiệm theo dõi các khoản chi phí phát sinh tại
đơn vị như: chi phí sản xuất, chi phí ngoài sản xuất để lập sổ tổng hợp, chi tiết
và báo cáo tài chính.
2.1.4. Đặc điểm công tác kế toán tại công ty.
Hệ thống thông tin kế toán có hai chức năng là thông tin và kiểm tra. Vì
vậy nó góp phần bảo vệ tài sản và cung cấp các thông tin đáng tin cậy phục vụ
cho người sử dụng thông tin ra quyết định. Hạch toán kế toán còn phản ánh và
 50

giám sát một cách liên tục và có hệ thống tất cả hoạt động kinh doanh.
Phương pháp kế toán là cách thức và thủ tục cụ thể để thực hiện từng nội
dung công việc kế toán.
Hệ thống thông tin kế toán thực sự hiệu quả nếu có sự kết hợp tốt của
các yếu tố như: hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ
thống sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo kế toán.
a) Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:
Là tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra luân chuyển và
lưu chuyển chứng từ sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của
thông tin, kiểm tra các thông tin đó phục vụ cho việc ghi sổ kế toán.
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định
số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính .
Các chứng từ kế toán được thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp
lập, ký chứng từ theo quy định của luật kế toán và nghị định số 129/2004/NĐ-
CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ.
b) Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Công ty áp dụng hình thức: “Chứng từ ghi sổ” và được sử dụng trên
chương trình phần mềm kế toán dựa trên Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/3/2006.
 51

Chứng từ gốc
Và bảng tổng hợp chứng từ
gốc
Sổ quỹ Sổ (thẻ) kế toán
chi tiết

Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ

chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp
chi tiết
Sổ cái

Bảng cân đối số phát

sinh

Các Báo cáo kế toán

(Nguồn: Phòng kế toán)

Sơ đồ 2.5: Trình tự luân chuyển chứng từ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ.
Ghi hàng quý.
Quan hệ đối chiếu
Với hình thức trên trình tự ghi sổ được tiến hành như sau:
Hàng ngày, Căn cứ vào chứng từ gốc của các nghiệp vụ kinh tế phát
sịnh tại công ty, kế toán phần hành sẽ kiểm tra và tiến hành cập nhật vào
Chứng từ ghi sổ (trên máy) theo đúng trình tự thời gian, phản ánh đúng quan
hệ khách quan giữa các đối tượng kinh tế; đồng thời những chứng từ nào cần
theo dõi chi tiết thì kế toán sẽ tiết khoản theo đối tượng và phần mềm sẽ xử lý
ghi vào các sổ chi tiết, sổ quỹ có liên quan..
 52

Cuối kỳ, kế toán tiến hành kiểm tra hệ thống sổ kế toán chi tiết bằng
cách đối chiếu các bảng tổng hợp chi tiết và với sổ cái của tài khoản đó, đối
chiếu công nợ, nhập xuất vật tư với kế toán các đội xây lắp, các xí nghiệp.
Định kỳ hay đột xuất có thể in ra các bảng tổng hợp, các báo cáo phục vụ cho
công tác quản lý và lập ra các báo cáo tài chính cho công ty.
Sổ sách kế toán được sử dụng tại công ty.
- Bảng kê chứng từ ghi Nợ, có các tài khoản từ loại 1đến loại 9.
- Sổ chi tiết: Tiền mặt, công nợ, tạm ứng, nguyên vật liệu, TSCĐ.
- Bảng tổng hợp chi tiết công nợ, vật tư.
- Sổ cái các tài khoản.
- Báo cáo kế toán cuối năm bao gồm (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo
két quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bảng thuyết minh báo cáo tài
chính.)
Tại Công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát hiện nay đang sử dụng máy tính
và phần mềm kế toán để xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày. Sơ đồ
thể hiện quy trình hạch toán kế toán bằng phần mềm tại Công ty được thể
hiện như sau:

Chuẩn bị dữ liệu Phân loại dữ liệu Cập nhật số liệu

(1) (2) (3)
(1)

Điều chỉnh Xử lý dữ liệu Đưa ra sổ sách,

(6) (4) báo cáo (5)
(1)

(1): Bao gồm các công việc như mã hóa thông tin, tập hợp số liệu theo
những yêu cầu mà phần mềm kế toán đưa ra.
 53

(2): Sau khi đã tập hợp đầy đủ số liệu thì cần phân loại chúng theo
những tiêu thức nhất định, nhằm mục đích tiết kiệm thời gian khi cập nhật số
liệu. cụ thể:
- Số liệu về từ điển danh mục: Danh mục nhà cung cấp, TSCĐ, .....
- Các chứng từ vật tư: Đơn đặt hàng nhà cung cấp, Phiếu nhập kho,
Phiếu xuất kho...
- Các chứng từ kế toán: Phiếu chi tiền, Báo cáo tiền gửi nhân hàng, Báo
công nợ nhà cung cấp, các chứng từ tự động như Kết chuyển cuối kỳ, phân
bổ..) do phần mềm tạo ra.
(3): Quy tắc cập nhật số liệu:
- Cập nhật danh mục từ điển: Danh mục tài khoản, danh mục nhóm đối
tượng, danh mục đối tượng, Danh mục yếu tố chi phí, Danh mục nhóm vật tư,
danh mục vật tư, ....Số liệu danh mục được nhập vào lần đầu tiên và bổ sung
khi có phát sinh các đối tượng mới trong danh mục.
- Cập nhật số dư đầu kỳ: Là số dư đầu kỳ của các tài khoản, số dư tồn
kho đầu kỳ, ...Được nhập vào đầu kỳ đầu tiên sử dụng phần mềm kế toán, các
kỳ sau máy tính sẽ tự động chuyển số liệu.
Cập nhật chứng từ phát sinh: Được cập nhật liên tục trong kỳ kế toán.
Khi các chứng từ được cập nhật vào thì phần mềm kế toán sẽ tự động tách ra
từng định khoản và cập nhật vào sổ cái.
(4): Dùng chuột kích hoạt để phần mềm kế toán tự động xử lý toàn bộ
dữ liệu.
(5): Sau khi dữ liệu được xử lý xong thì có thể đưa ra sổ sách và báo
cáo. Các mẫu sổ sách và báo cáo đã được thiết kế sẵn theo đúng quy định của
Bộ Tài chính.
(6): Khi lên sổ sách, báo cáo, nếu phát hiện có sai sót thì quay lại bước
3 để tiến hành chỉnh sửa, sau đó thực hiện lại bước 4, 5.
 54

c) Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Hiện nay Công ty đang áp dụng Hệ thống tài khoản ban hành theo
Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính
và các văn bản sửa đổi, bổ sung liên quan để xây dựng hệ thống tài khoản.
Nhận xét :
Hình thức “Chứng từ ghi sổ” mà công ty áp dụng có sự kết hợp chặt
chẽ giữa sổ sách và báo biểu, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết tạo
nhiều thuận lợi cho việc kiểm tra.
Hệ thống sổ sách kế toán nói chung và hệ thống sổ sách phục vụ cho
công tác hạch toán chi phí nói riêng được tổ chức hợp lý, cụ thể, có tính đồng
bộ thống nhất. Sổ sách ghi chép rõ ràng dễ hiểu thuận lợi cho công tác quản lý
của lãnh đạo cũng như công tác kiểm tra định kỳ của cơ quan cấp trên.
2.2. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI
PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT
2.2.1. Yêu cầu kiểm soát chi phí sản xuất ở công ty
a) Đặc điểm chi phí sản xuất ở công ty
Công ty chuyên sản xuất đồ gỗ nội thất và ngoài trời nên các khoản
mục chi phí chủ yếu vẫn là chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí SXC.
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: nguyên vật liệu là một trong ba yếu
tố cơ bản chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất của công ty. Chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp chỉ liên quan đến một đơn hàng. Vật liệu chính dùng
cho từng đơn hàng được kế toán hạch toán trực tiếp vào từng đối tượng sử
dụng theo giá thực tế của từng loại vật liệu.
- Chi phí nhân công trực tiếp: công ty đang thực hiện việc trả lương
cho công nhân viên theo hình thức: trả lương thời gian và trả lương theo sản
phẩm.
 55

- Chi phí sản xuất chung được tập hợp từ các yếu tố chi phí: Chi phí
nhân viên phân xưởng, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ sản xuất, chi phí khấu
hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.
b) Yêu cầu quản lý chi phí ở công ty
Khi nhận đơn hàng của khách hàng, bộ phận tổ chức sản xuất sẽ lập kế
hoạch sản xuất gửi các bộ phận trực tiếp sản xuất. Kế toán cần theo dõi và
quản lý việc cung ứng các yếu tố đầu vào để đảm bảo chi phí thực tế không
vượt quá chi phí định mức.
2.2.2. Tổ chức thông tin dự toán
Công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát hoạt động ngành nghế sản xuất đồ gỗ
thực hiện theo đơn đặt hàng, do vậy toàn bộ các khoản chi phí trực tiếp và chi
phí sản xuất chung được ghi nhận cho từng đơn hàng. Thực tế tại doanh
nghiệp đã có tổ chức thông tin dự toán cho từng đơn hàng, tuy nhiên việc tổ
chức thông tin này chủ yếu cung cấp thông tin về chi phí nguyên vật liệu trực
tiếp, các khoản chi phí khác doanh nghiệp lập định mức mang tính chủ quan,
không có căn cứ rõ ràng.
Tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát, khi nhận được đơn hàng của
khách hàng, phòng Kỹ thuật sẽ vẽ mô phỏng sản phẩm theo yêu cầu của
khách hàng, sau đó phòng Kế hoạch – Thị trường tiến hành xây dựng các định
mức về chi phí bao gồm các khoản: chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí
SXC.
- Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Định mức lượng: được ước tính từ bản vẽ mô phỏng thiết kế sản phẩm.
Định mức giá: Giá nguyên vật liệu đầu vào mỗi thời điểm mỗi khác nên
tại công ty định mức giá được phòng kế hoạch – thị trường xây dựng dựa trên
giá thị trường tại thời điểm nhận đơn hàng, điều này sẽ giúp các nhà quản trị
có thể đánh giá chính xác hơn khi so sánh với chi phí thực tế.
 56

Thông tin để lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại công ty là:
+ Số lượng sản phẩm theo đơn hàng
+ Bảng vẽ quy cách sản phẩm
+ Đơn giá 1m3 gỗ xẻ tại thời điểm lập dự toán.
- Dự toán chi phí nhân công trực tiếp:
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp được lập trên cơ sở:
+ Tuỳ thuộc vào mức độ phức tạp hay đơn giản của sản phẩm, phòng
Kế hoạch – Thị trường lập định mức chi phí NCTT theo chi phí nguyên liệu
chính tiêu hao quy ra gỗ tinh, thông thường 1m3 gỗ xẻ = 0,6m3 gỗ tinh.
+ Định mức đơn giá nhân công cho 1m3 gỗ tinh.
Định mức này được tính trên cơ sở tổng khối lượng gỗ đã dùng trong
năm trước và tổng chi phí nhân công trong năm trước.
Cụ thể:
Tổng khối lượng gỗ đã dùng trong năm 2010: 1.883 m3
Tổng chi phí nhân công trực tiếp tập hợp trong năm 2010:
7.908.689.860
=> Định mức đơn giá nhân công trực tiếp cho 1 m 3 gỗ tinh trong
năm 2011 là: 7.908.689.860/1.883= 4.200.047đ. Công ty lấy tròn số là
4.200.000đ
- Dự toán chi phí sản xuất chung:
 57

Chi phí SXC bao gồm các khoản: điện, nước, khấu hao máy móc tại phân xưởng, chi phí công cụ và đồ bảo hộ lao động
cho công nhân. Khoản chi phí này được trích theo chi phí nguyên liệu chính với tỷ lệ 10% - 13%.
Đề tài sẽ minh hoạ số liệu của đơn hàng BUK đặt sản xuất 5.000 sản phẩm Westminster 3 seater bench 45x45mm.
Bảng 2.8. Bảng kê quy cách khối lượng và dự trù nguyên liệu gỗ

CTY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT BẢNG KÊ QUI CÁCH KHỐI LƯỢNG & DỰ TRÙ NGUYÊN LIỆU GỖ

Tên sản phẩm: Westminster 3 seater bench 45x45mm

* Tổng KL gỗ
Số lượng sản phẩm : 5.000 cái Khối lượng gỗ xẻ/sản phẩm : 0,05 cần SX: 244,14 m3
QUI CÁCH TINH QUI CÁCH THÔ
Khối
Stt Tên gọi chi tiết St Khối lượng
lượng
Dày Rộng Dài Mộng Tdài Qui trình sản xuất Dày Rộng Dài
1 Chân trước 2 45 45 590 30 620 0,00251 53 48 635 0,00323
2 Chân sau 2 45 45 900 900 0,00365 53 P 915 0,00466
3 Tựa trên 1 22 65 1500 1500 0,00215 27 68 1515 0,00278
4 Tựa dưới + Vai dọc 2 22 65 1500 1500 0,00429 27 68 1515 0,00556
5 Vai đỡ mặt 2 22 60 405 50 455 0,00120 27 63 470 0,00160
6 Xà chân 2 22 35 405 50 455 0,00070 27 38 470 0,00096
7 Tay vịn 2 25 70 500 25 525 0,00184 31 P 540 0,00244
8 Nan ngồi 6 15 50 1590 1590 0,00716 20 53 1605 0,01021
9 Bổ đỡ 1 3 22 40 400 400 0,00106 27 43 415 0,00145
10 Bổ đỡ 2 2 22 40 425 425 0,00075 27 43 440 0,00102
11 Nan lưng 1 2 40 12 400 32 432 0,00041 48 P 447 0,00064
12 Nan lưng 2 2 40 12 410 32 442 0,00042 48 P 457 0,00066
13 Nan lưng 3 2 40 12 420 32 452 0,00043 48 P 467 0,00067
 58

14 Nan lưng 4 2 40 12 430 32 462 0,00044 48 P 477 0,00069

15 Nan lưng 5 2 40 12 440 32 472 0,00045 48 P 487 0,00070
16 Nan lưng 6 2 40 12 450 32 482 0,00046 48 P 497 0,00072
17 Nan lưng 7 2 40 12 457 32 489 0,00047 48 P 504 0,00073
18 Nan lưng 8 2 40 12 461 32 493 0,00047 48 P 508 0,00073
19 Nan lưng 9 2 40 12 461 32 493 0,00047 48 P 508 0,00073
20 Bọ 4 20 20 100 100 0,00016 25 23 115 0,00026
Tổng cộng 42 0,02934 0,04018
m
Tỉ lệ khối lượng phách từng qui cách Khe hở nan: m Khối lượng phách 0,04521

Qui cách 20 25 27 31 48 53 Dimension D W H

Khối lượng 0,011 0,000 0,014 0,003 0,008 0,009 Pro size 480 1590 900
% 100% 24% 1% 31% 7% 17% 20% Ctn size 1 1590 570 160
Tổng khối lượng gỗ cần
sản xuất /sp
0,05
Ký duyệt Ctn size 2
Giám Đốc Kỹ Thuật Trưởng Ctn size 3
CBM 0,145 0,0000 0,0000
Gweight 28 kg
Loading 407 1 ctn
40’ 407 1 pcs
(Nguồn: Phòng kỹ thuật)
 59

Bảng 2.9. Bảng dự toán chi tiết chi phí sản xuất
COÂNG TY TNHH ÑOÀ GOÃ NGHÓA PHAÙT

BAÛNG DÖÏ TOAÙN SAÛN XUAÁT - CHI TIEÁT

SAÛN PHAÅM : 5.000 caùi - Westminster 3 seater bench 45x45mm
ÑVT : Ñoàng
Chi phí saûn xuaát chung
Nguyeân vaät lieäu (621) Chi phí nhaân coâng (622)
ÑÔN (627)
Toång
STT Noäi dung chi tieát VÒ
Tyû leä % chi phí
tính Soá Soá Thaønh
Ñôn giaù Thaønh tieàn Ñôn giaù theo NL Thaønh tieàn
löôïng löôïng tieàn
chính

I./ Nguyeân lieäu chính (goã)

m3 -
goã
1 Goã xeû baïch ñaøn xeû 244,14 7.000.000 1.708.995.794

Coäng 1.708.995.794 1.708.995.794

II./ Phuï kieän

1 Vít 7 x 90 con 20.000 300 6.000.000

2 Khoùa luïc giaùc 4 caây 5.000 1.500 7.500.000

3 Bulong 8 x 60 con 20.000 2.000 40.000.000

4 Vít 4 x 30 con 240.000 250 60000.000

 60

5 Taùn caáy 8 x 13(coù tai) con 20.000 1.000 20.000.000

6 Maïc ñoàng: caùi 5.000 2.500 12.500.000

Thuøn
7 Bao bì g 5.000 17.500 87.500.000

8 Daàu maøu Lít 2.000 30.000 60.000.000

Cộng 293.500.000 293.500.000

III./ Nhaân Coâng
m3 -
goã
1 Nhaân coâng saûn xuaát tinh 146,69 4.200.000 616.092.120

Coäng 616.092.120 616.092.120

IV./ Chi phí saûn xuaát chung

Ñieän nöôùc, khaáu hao, khaùc

chieám 12% chi phí nguyeân
1 lieäu chính 12% 205.079.495 -

Coäng 205.079.495 205.079.495

Toång coâng 2.002.495.794 616.092.120 205.079.495 2.823.667.410

Tyû leä %
töøng chi phí/giaù thaønh 71% 22% 7%
(Nguồn số liệu năm 2011 – Công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát)
Phöôùc An, ngaøy 10 thaùng 10 naêm 2011
GIÁM ĐỐC DUYỆT KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ HOẠCH LẬP BIỂU
 61

Theo cách xây dựng định mức chi phí như trên thì chi phí NVL trực
tiếp phụ thuộc vào số lượng sản phẩm sản xuất, chi phí nhân công trực tiếp và
chi phí sản xuất chung phụ thuộc vào chi phí NVLTT, cụ thể là chi phí
nguyên liệu chính tiêu hao.
2.2.3. Tổ chức thông tin thực hiện:
Sau khi nhận được đơn hàng của khách hàng, phòng Kỹ thuật vẽ thiết
kế sản phẩm, phòng Kế hoạch – Thị trường lập bảng định mức chi phí báo
cáo giám đốc. Nhận thấy chi phí thấp hơn so với giá bên mua đưa ra, lãnh đạo
công ty sẽ ký hợp đồng nhận sản xuất đơn hàng.
Quá trình tổ chức thực hiện bắt đầu từ khâu cung ứng nguồn nguyên
liệu gỗ đầu vào. Căn cứ theo yêu cầu chủng loại gỗ của khách hàng, công ty
xem xét có dự trữ loại gỗ này hay không, và số lượng cần thêm là bao nhiêu
sẽ tiến hành đặt mua.
Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Dựa vào kế hoạch sản xuất từng giai đoạn, khi cần vật tư cho sản xuất
quản đốc phân xưởng sẽ lập phiếu đề nghị cấp vật tư gửi bộ phận tổ chức sản
xuất, tại công ty người phụ trách tổ chức sản xuất thuộc phòng kế toán. Sau
khi nhận được phiếu đề nghị cấp vật tư, nhân viên này kiểm tra với định mức
đã lập cho đơn hàng và số lượng đã cấp, nếu nhỏ hơn thì chuyển yêu cầu cho
kế toán lập phiếu xuất kho, nếu vượt thì phải xin lập tờ trình xin ý kiến giám
đốc.
Hàng ngày, căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán vật tư sẽ ghi vào sổ chi
tiết TK 152 theo từng loại vật liệu.
Khi xuất nguyên vật liệu, thủ kho và kế toán đều phản ánh vào sổ chi
tiết vật tư. Tại kho sổ chi tiết vật tư có thể là các thẻ kho.
Tại phân xưởng sau khi nhận được vật tư, quản đốc căn cứ vào phiếu
xuất kho ghi vào bảng theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu.
 62

Bảng 2.10. Theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu – Tháng 10/2011
Đơn hàng BUK
STT Tên vật tư Đvt Định mức Thực nhận Đã sử dụng Còn lại
1 Gỗ tròn bạch đàn M3 244,14 144 140 4
2 Vít 7x90 Con 20.000 11.000 8.700 2.300
3 Bulong 8x60 Con 20.000 11.000 8.700 2.300
……………….
(Nguồn: Phòng kế toán)
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sẽ được tập hợp riêng cho từng đơn
hàng. Cuối tháng, quản đốc phân xưởng nộp các chứng từ gốc cùng bảng theo
dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại phân xưởng về phòng kế toán, kế
toán phần hành kiểm tra đối chiếu số lượng xuất thực tế với sổ kế toán, nhân
viên phụ trách tổ chức sản xuất theo dõi số lượng từng loại vật tư xuất dùng
và còn tồn tại kho, trên cơ sở đó so sánh với định mức để có điều chỉnh kịp
thời.
Vật tư xuất dùng được kế toán theo dõi theo từng đối tượng sử dụng và
phản ánh vào sổ chi tiết chi phí của từng đối tượng theo giá thực tế xuất kho.
Cuối quý để phục vụ cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản
phẩm, kế toán lập bảng tổng hợp khối lượng vật liệu xuất dùng cho từng đơn
hàng.
Bảng 2.11. Tổng hợp khối lượng vật liệu xuất dùng
Đơn hàng BUK
Đvt: đồng.

STT Nội dung chi tiết ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

I./ Nguyên liệu chính (gỗ)

m3 -
gỗ
1 Gỗ xẻ bạch đàn xẻ 248,21 6.991.000 1.735.236.110
Cộng 1.735.236.110
II./ Phụ kiện
1 Vít 7 x 90 con 20.160 299 6.027.840
 63

2 Khóa lục giác 4 cây 5.092 1.550 7.892.600

3 Bulong 8 x 60 con 20.010 1.990 39.819.900
4 Vít 4 x 30 con 240.621 250 60.155.250
5 Tán cấy 8 x 13(có tai) con 20.092 1.000 20.092.000
6 Mạc đồng: cái 5.002 2.500 12.505.000
7 Bao bì Thùng 5.000 16.700 83.500.000
8 Dầu màu Lít 2.000 31.000 62.000.000
Cộng 291.992.590
(Nguồn: Phòng kế toán)
Đối với chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm chi phí về tiền lương và
các khoản phải trả khác, khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản
xuất.
Hiện nay tại công ty đang áp dụng hai hình thức tính lương cho công
nhân trực tiếp sản xuất là tính lương theo thời gian và tính lương theo sản
phẩm. Đối với công đoạn sơ chế và tinh chế sẽ được tính lương theo thời
gian, các công đoạn lắp ráp, làm nguội, phun dầu, vô thùng được tính theo
lương sản phẩm.
Hằng ngày, tổ trưởng là người chấm công cho công nhân, cuối ngày
hoặc hết ca làm việc nộp lại cho quản đốc phân xưởng. Nửa tháng một lần,
quản đốc phân xưởng nộp các phiếu chấm công cho kế toán lương để tính
lương cho công nhân.
Đối với công nhân tính lương theo sản phẩm, căn cứ vào khối lượng
sản phẩm hoàn thành, mỗi người tự điền vào phiếu bàn giao công việc hoàn
thành, phiếu này phải do tổ trưởng kiểm tra và chịu trách nhiệm.
Đặc điểm của công ty sản xuất đồ gỗ luôn bao gồm 3 mảng giai đoạn
công việc là sơ chế, tinh chế và hoàn thiện sản phẩm. Mỗi công đoạn gồm
nhiều tổ công nhân thực hiện sản xuất, tổ trưởng là người tập hợp các chứng
từ làm cơ sở thanh toán lương và nộp lại quản đốc phân xưởng. Định kỳ nửa
tháng quản đốc nộp lại cho nhân viên kế toán phần hành.
 64

Bảng 2.12. Bảng tính chi phí nhân công tháng 10/2011
Đơn hàng BUK

Số Đơn giá Các khoản

Công đoạn sản xuất ĐVT Thành tiền trích
lượng nhân công
Phân loại, chọn cắt phôi Công 320 80.000 25.600.000 5.632.000
Vẽ Công 320 80.000 25.600.000 5.632.000
Lộng Công 270 80.000 21.600.000 4.752.000
Lướt Công 350 80.000 28.000.000 6.160.000
Thẩm Công 240 80.000 19.200.000 4.224.000
Bào cuốn Công 360 80.000 28.800.000 6.336.000
Phay Công 230 80.000 18.400.000 4.048.000
Bào 4 mặt Công 250 80.000 20.000.000 4.400.000
Khoan, đục Công 280 80.000 22.400.000 4.928.000
Chà bo Công 320 70.000 22.400.000 4.928.000
Chà nhám máy Công 220 70.000 15.400.000 3.388.000
Tổng cộng 247.400.000 54.428.000
(Nguồn: Phòng kế toán)
Căn cứ vào các phiếu bàn giao công việc hoàn thành, kế toán lập Bảng
tính chi phí cho công đoạn hoàn thiện sản phẩm.

Bảng 2.13. Bảng tính chi phí nhân công tháng 10/2011 Đơn hàng BUK

Số Đơn giá Các khoản

Công đoạn sản xuất ĐVT Thành tiền
lượng nhân công trích
Lắp ráp Cái 2.700 16.000 43.200.000 9.504.000
Làm nguội Cái 2.700 9.000 24.300.000 5.346.000
Phun dầu Cái 2.700 13.000 35.100.000 7.722.000
Tổng cộng 102.600.000 22.572.000
(Nguồn: Phòng kế toán)
Cuối quý, kế toán căn cứ vào bảng tính chi phí nhân công từng tháng,
lên bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp cho đơn hàng BUK
 65

Bảng 2.14: Bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp
Đơn hàng BUK
STT Tháng Số tiền (đồng)
1 10/2011 427.000.000
2 11/2011 (hoàn thành) 356.581.200
Cộng 783.581.200
(Nguồn: Phòng kế toán)

Đối với chi phí sản xuất chung: bao gồm lương gián tiếp và các khoản
trích theo lương của nhân viên quản lý phân xưởng; chi phí điện, chi phí khấu
hao tài sản cố định tại phân xưởng. Toàn bộ chi phí này được theo dõi trên
bảng kê chi tiết và sổ tổng hợp chi phí chung của toàn bộ phân xưởng.
Cụ thể, cuối tháng kế toán sẽ tập hợp các hoá đơn tiền điện, nước, điện
thoại, các chứng từ xuất công cụ, đồ bảo hộ dùng cho công nhân, bảng tính
khấu hao máy móc thiết bị tại phân xưởng,... Toàn bộ các chi phí này được
tập hợp trên bảng kê và phản ánh trên sổ chi phí sản xuất chung toàn phân
xưởng. Sau đó kế toán phân bổ cho từng đơn hàng theo chi phí nguyên liệu
chính tiêu hao.
Cuối mỗi quý kế toán tập hợp chi phí sản xuất trong quý.
Chi phí sản xuất chung tập hợp cho phân xưởng như sau:
Bảng 2.15. Bảng tổng hợp chi phí chung
Quý IV
STT Nội dung Số tiền (đồng)
1 Tiền lương nhân viên quản lý phân xưởng 43.465.500
2 Các khoản trích theo lương 9.562.410
3 Tiền điện, nước, điện thoại. 392.342.850
4 Dụng cụ xuất dùng 41.210.450
5 Khấu hao TSCĐ 223.324.798
6 Chi phí khác 2.123.700
Cộng 712.029.708
(Nguồn: Phòng kế toán)
 66

Sau khi tổng hợp chi phí, kế toán phân bổ chi phí sản xuất chung cho
các đơn hàng theo chi phí nguyên liệu chính.
Bảng 2.16. Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung
Quý IV
Đơn hàng Chi phí nguyên Tỷ lệ phân bổ chi Chi phí SXC phân
liệu chính phí SXC bổ
BUK 1.708.995.794 0,1441 246.266.294
INDOCHINA 338.978.000 0,1441 48.846.730
FIRMAN 325.923.560 0,1441 46.965.585
SCANCOM 520.450.980 0,1441 74.996.986
EUROWOOD 1.321.540.200 0,1441 190.433.943
BEECH 725.330.810 0,1441 104.520.170
TỔNG 4.941.219.344 712.029.708
(Nguồn: Phòng kế toán)
2.3. NHỮNG HẠN CHẾ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC THÔNG TIN
KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG
TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT
Từ thực tiễn công tác tổ chức sản xuất và kiểm soát chi phí sản xuất tại
công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát cho thấy công tác tổ chức thông tin kế toán
để phục vụ cho kiểm soát chi phí sản xuất còn nhiều hạn chế, cụ thể:
2.3.1. Về tổ chức hệ thống thông tin dự toán:
Đối với chi phí NVLTT công ty căn cứ vào bản vẽ kỹ thuật và định
mức cho từng chi tiết sản phẩm để xây dựng định mức cho cả đơn hàng là
tương đối hợp lý. Tuy nhiên chi phí NCTT công ty không tính toán định mức
cụ thể mà quy từ 1m3 gỗ thô ra gỗ tinh sau đó nhân với đơn giá tiền công của
1m3 gỗ tinh.
2.3.2. Về tổ chức hệ thống thông tin thực hiện:
- Về tổ chức luân chuyển chứng từ: Nhìn chung việc tổ chức luân
chuyển chứng từ ở công ty đã thực hiện tốt. Tuy nhiên, các mẫu chứng từ
chưa hoàn toàn đáp ứng được yêu cầu kiểm soát chi phí sản xuất. Việc tập
 67

hợp chứng từ từ các quản đốc phân xưởng cũng gặp khó khăn khi định kỳ một
tháng hoặc nửa tháng mới chuyển chứng từ một lần.
- Về hạch toán chi phí sản xuất: Công ty đã thực hiện tốt việc tổ chức
công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất. Trên cơ sở chi phí sản xuất được
tập hợp cung cấp kịp thời những số liệu về các khoản mục chi phí, cung cấp
các báo cáo về chi phí sản xuất cho lãnh đạo theo định kỳ. Tuy nhiên đối với
nguyên vật liệu xuất thừa công ty không làm thủ tục nhập kho mà chuyển cho
các đơn hàng khác làm, việc chuyển nguyên vật liệu này cũng không có
chứng từ đi kèm.
- Về việc lập các báo cáo: Hiện nay công ty vẫn chú trọng đến kế toán
tài chính chưa đi sâu và lĩnh vực kế toán quản trị để cung cấp thông tin cho
các nhà quản trị. Công tác kế toán chi tiết tại công ty chỉ mới dừng lại ở việc
cung cấp thông tin để lập BCTC. Ngoài cung cấp những báo cáo về chi phí
sản xuất cho lãnh đạo, công ty chưa sử dụng thông tin kế toán để tiến hành so
sánh giữa thực hiện và dự toán chi phí sản xuất, phân tích các yếu tố ảnh
hưởng đến biến động chi phí để tìm ra nguyên nhân của sự biến động.
 68

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

Trong chương này, bên cạnh phần giới thiệu về công ty TNHH đồ gỗ
Nghĩa Phát, luận văn đã trình bày thực trạng về công tác tổ chức thông tin kế
toán để phục vụ cho việc kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty bao gồm việc
tổ chức thông tin dự toán và tổ chức thông tin trong quá trình thực hiện với
minh họa thực tế một đơn hàng được ký năm 2011.
Theo thực tế, công tác tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi
phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát còn nhiều hạn chế, dự toán
chi phí chưa phục vụ cho công tác kiểm soát nội bộ, chưa lập được báo cáo
phân tích chi phí sau khi thực hiện sản xuất.
 69

CHƯƠNG 3
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ
TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI
CÔNG TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT

3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC

THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT
TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT
Theo thực tế, công tác tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi
phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát còn nhiều hạn chế, hệ thống
thông tin thực hiện chưa phù hợp với thông tin dự toán (dự toán chi phí), chưa
phục vụ cho công tác kiểm soát nội bộ, chưa lập được báo cáo phân tích chi
phí sau khi hoàn thành đơn hàng.
Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Công ty đang sử dụng giá
thực tế trên thị trường tại thời điểm lập dự toán, điều này không phù hợp với
tình hình thực tế công ty vì nguồn nguyên liệu chính hàng năm công ty đều
trữ rất lớn. Hơn nữa việc sử dụng giá thực tế không phản ánh chính xác chi
phí nguyên vật liệu trực tiếp trong giá thành sản phẩm.
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp: Hiện tại công ty lập dự toán chi
phí nhân công trực tiếp trên cơ sở khối lượng gỗ tinh của từng đơn hàng nhân
với đơn giá nhân công trên từng m 3 gỗ tinh. Trong khi việc tổ chức sản xuất
và ghi chép chi phí nhân công trực tiếp lại được thực hiện dựa trên việc theo
dõi ngày công và số lượng sản phẩm hoàn thành của từng tổ sản xuất. Điều
này cho thấy việc tổ chức thực hiện sản xuất không căn cứ vào thông tin dự
toán, vì vậy không thể phân tích tình hình thực hiện chi phí thực hiên so với
dự toán, không thể cung cấp các báo cáo kiểm soát chi phí theo dự toán.
 70

Dự toán chi phí sản xuất chung: Công ty không xây dựng dự toán chi
phí sản xuất chung cho từng khoản mục chi như chi phí điện, nước, khấu hao
máy móc tại phân xưởng, đồ bảo hộ lao động,… mà ấn định mức dự toán chi
phí sản xuất chung theo dự toán chi phí nguyên vật liệu chính tiêu hao với tỷ
lệ từ 10 – 13%, tỷ lệ cụ thể theo từng đơn hàng lại do bộ phận lập dự toán ấn
định nên hoàn toàn mang tính chủ quan.
Vì vậy, cần thiết phải hoàn thiện công tác tổ chức thông tin kế toán
phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát.
3.2. HOÀN THIỆN THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT
CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT
3.2.1. Xác định rõ đối tượng kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty
Quá trình sản xuất tại công ty chỉ được thực hiện khi nhận được đơn đặt
hàng của khách hàng với số lượng, chủng loại, mẫu mã, quy cách sản phẩm
vô cùng đa dạng. Vì vậy để tập hợp chi phí và kiểm soát những khoản mục
chi phí sản xuất này một cách chặt chẽ và đầy đủ thì phải xác định rõ đối
tượng kiểm soát chi phí sản xuất là theo từng đơn hàng.
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống thông tin dự toán chi phí sản xuất
a) Hoàn thiện việc xây dựng dự toán chi phí nguyên vật liệu trực
tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là các khoản chi phí biến động theo số
lượng sản phẩm sản xuất.
Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm: định mức giá và
định mức lượng được xây dựng cho từng đơn hàng cụ thể. Định mức về lượng
cho một sản phẩm được tính toán dựa trên bảng kê quy cách của sản phẩm đó,
từ đó tính ra định mức về lượng của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho cả
đơn hàng. Tại công ty, định kỳ cuối quý sẽ tiến hành kết chuyển chi phí để
tính giá thành sản xuất. Mặt khác vì tình hình nguồn nguyên liệu đầu vào
 71

khan hiếm nên thường trữ nguyên vật liệu với số lượng lớn. Vì vậy tác giả đề
xuất định mức giá là giá bình quân cuối kỳ trước, như vậy định mức hao phí
nguyên vật liệu sẽ sát với thực tế tại đơn vị hơn.
Luận văn cụ thể hoá các khoản chi phí vật liệu thành công thức sau để dễ
dàng cho việc kiểm tra và kiểm soát:
n
VLd = ∑ (Pd,i x qi x Q)
i=1
Trong đó
VLd: Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Pd,i : Đơn giá định mức của vật liệu i
qi : Khối lượng vật liệu định mức dùng cho 1 đơn vị sản phẩm.
Q : Số lượng sản phẩm của từng đơn hàng.
: Danh điểm vật tư.
Cụ thể định mức NVL trực tiếp của đơn hàng BUK.
Bảng 3.1. Chi tiết định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Đơn vị Nguyên vật liệu
STT Nội dung chi tiết
tính S.lượng Đơn giá Thành tiền
I./ Nguyên liệu chính (gỗ)
m3 - gỗ 244, 6.980.0 1.708.995.79
1 Gỗ xẻ bạch đàn xẻ 14 00 4

Cộng 1.708.995.794

II./ Phụ kiện

20.00 2
1 Vít 7 x 90 con 0 99 5.980.000
5.00 1.5
2 Khóa lục giác 4 cây 0 50 7.750.000
20.00 1.9
3 Bulong 8 x 60 con 0 90 39.800.000
240.00 2
4 Vít 4 x 30 con 0 50 60.000.000
 72

20.00 1.0
5 Tán cấy 8 x 13(có tai) con 0 00 20.000.000
5.00 2.5
6 Mạc đồng: cái 0 00 12.500.000
5.00 16.7
7 Bao bì Thùng 0 00 83.500.000
2.00 31.0
8 Dầu màu Lít 0 00 62.000.000
Cộng 291.530.000

b) Hoàn thiện việc xây dựng dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Hiện tại công ty có hai hình thức tính lương: lương thời gian và lương
sản phẩm. Tuy nhiên khi lập dự toán, công ty lại căn cứ vào định mức khối
lượng vật liệu chính, khác hoàn toàn với quy trình tập hợp chi phí nhân công
trực tiếp khi công ty thực hiện đơn hàng, vì vậy không có căn cứ để kiểm tra,
kiểm soát việc thực hiện chi phí so với dự toán.
Luận văn đề xuất giải pháp như sau :
- Đối với công nhân được tính lương thời gian: Công ty cần xây dựng
định mức thời gian cho từng công đoạn sản xuất sản phẩm, sau đó tính cho cả
sản phẩm.
- Đối với công nhân được tính lương theo sản phẩm: Công ty cần xây
dựng bảng đơn giá cho từng công đoạn tính cho một đơn vị sản phẩm.
Bảng 3.2. Bảng đơn giá tiền lương cho từng công đoạn sản xuất
Đơn giá Các khoản
trích theo Tổng
STT Công đoạn sản xuất ĐVT nhân
lương cộng
công
1 Phân loại, chọn cắt phôi Công 80.000 17.600 97.600
2 Vẽ Công 80.000 17.600 97.600
3 Lộng Công 80.000 17.600 97.600
4 Lướt Công 80.000 17.600 97.600
5 Thẩm Công 80.000 17.600 97.600
6 Bào cuốn Công 80.000 17.600 97.600
7 Phay Công 80.000 17.600 97.600
8 Bào 4 mặt Công 80.000 17.600 97.600
 73

9 Khoan, đục Công 80.000 17.600 97.600

10 Chà bo Công 70.000 15.400 85.400
11 Chà nhám máy Công 70.000 15.400 85.400
12 Lắp ráp Cái 16.000 3.520 19.520
13 Làm nguội Cái 9.000 1.980 10.980
14 Phun dầu Cái 13.000 2.860 15.860

Để lập được định mức giờ công cho từng công đoạn sản xuất, công ty
cần sử dụng thông tin quá khứ về các đơn hàng sản xuất các sản phẩm tương
tự. Cụ thể, luận văn sẽ sử dụng đơn hàng INDOCHINA thực hiện trong tháng
3/2011 sản xuất 1.000 sản phẩm Westminster 3 seater bench 45x45mm để
tính ra khối lượng giờ công cho 1 công đoạn tính cho 1 sản phẩm.
Bảng 3.3. Định mức giờ công cho từng công đoạn tính trên 1 sản phẩm
(Westminster 3 seater bench 45x45mm)
Đơn hàng
Tính cho 1
STT Công đoạn sản xuất ĐVT INDOCHINA
sản phẩm
(1.000sp)
1 Phân loại, chọn cắt phôi Công 112 0,1120
2 Vẽ Công 116 0,1160
3 Lộng Công 100 0,1000
4 Lướt Công 121 0,1210
5 Thẩm Công 90 0,0900
6 Bào cuốn Công 133 0,1333
7 Phay Công 85 0,0852
8 Bào 4 mặt Công 93 0,0926
9 Khoan, đục Công 102 0,1024
10 Chà bo Công 115 0,1150
11 Chà nhám máy Công 82 0,0815
+ Công thức:
n
NCd = ∑ (pncd,i x nd x Qd)
i=1
Trong đó :
NCd : Tổng định mức chi phí nhân công trực tiếp.
 74

pncd,i : Đơn giá tiền lương 1 ngày công/1 công đoạn của loại nhân công i
nd : Ngày công định mức cho 1 công đoạn tính cho 1 đơn vị sản
phẩm.
Qd : Số lượng sản phẩm của từng đơn hàng.
: Các loại nhân công trực tiếp.
Bảng 3.4. Định mức chi phí nhân công trực tiếp cho đơn hàng BUK
Đơn
Số công Đơn giá
hàng
STT Công đoạn sản xuất ĐVT tính cho 1 NC/công Thành tiền
BUK
sản phẩm đoạn/sp
(sp)
Qd nd Pncd,i NCd
1. Sơ chế, tinh chế 548.725.500
1 Phân loại, chọn cắt phôi Công 5.000 0,1120 97.600 54.656.000
2 Vẽ Công 5.000 0,1160 97.600 56.608.000
3 Lộng Công 5.000 0,1000 97.600 48.800.000
4 Lướt Công 5.000 0,1210 97.600 59.048.000
5 Thẩm Công 5.000 0,0900 97.600 43.920.000
6 Bào cuốn Công 5.000 0,1333 97.600 65.050.400
7 Phay Công 5.000 0,0852 97.600 41.577.600
8 Bào 4 mặt Công 5.000 0,0926 97.600 45.188.800
9 Khoan, đục Công 5.000 0,1024 97.600 49.971.200
10 Chà bo Công 5.000 0,1150 85.400 49.105.000
11 Chà nhám máy Công 5.000 0,0815 85.400 34.800.500
2. Hoàn thiện SP 231.800.000
12 Lắp ráp Cái 5.000 - 19.520 97.600.000
13 Làm nguội Cái 5.000 - 10.980 54.900.000
14 Phun dầu Cái 5.000 - 15.860 79.300.000
Tổng cộng 780.525.500

c) Hoàn thiện việc xây dựng dự toán chi phí sản xuất chung
Tại công ty các khoản chi phí sản xuất chung bao gồm: tiền lương và
các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý phân xưởng, tiền điện,
nước, điện thoại sử dụng tại phân xưởng, khấu hao máy móc thiết bị sản xuất,
các khoản chi phí về dụng cụ đồ dùng và đồ bảo hộ lao động. Khi lập định
mức chi phí sản xuất chung, công ty không lập danh sách các khoản chi phí
 75

chung, do vậy định mức không phản ánh được các khoản mục chi tiết của chi
phí.
Trước hết công ty cần phân tích các đơn hàng đã thực hiện để xác định
tỷ lệ chi phí sản xuất chung theo chi phí vật liệu chính một cách hợp lý. Có
thể lấy tỷ lệ này căn cứ vào tỷ lệ của quý trước đó. Tiếp theo công ty cần xây
dựng danh sách các khoản mục chi phí sản xuất chung.
C = VLCd x kd
Trong đó:
C : Tổng định mức chi phí SXC
VLCd : Định mức chi phí nguyên vật liệu chính
kd : Tỷ lệ tổng chi phí SXC trên tổng chi phí vật liệu chính (được
lấy từ quý trước).
Ci = C x h i
Trong đó:
Ci : Định mức chi phí SXC của khoản mục chi phí i
hi : Hệ số định mức chi phí chung cho khoản mục chi phí i
Luận văn lấy số liệu của quý III để minh hoạ:
Bảng 3.5. Bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung - Quý III
STT Nội dung Số tiền (đồng) Tỷ lệ hi
(1) (2) (3)=(2)/(7)
1 Tiền lương nhân viên quản lý phân
xưởng 38.200.199 0,0632
2 Các khoản trích theo lương 8.404.044 0,0139
3 Tiền điện, nước, điện thoại. 321.405.512 0,5318
4 Dụng cụ xuất dùng 11.543.512 0,0191
5 Khấu hao TSCĐ 223.324.798 0,3695
6 Chi phí khác 1.535.738 0,0025
Cộng 604.413.803 1,0000
 76

Bảng 3.6. Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung - Quý III
Chi phí nguyên Tỷ lệ phân bổ chi Chi phí SXC phân
Đơn hàng
liệu chính phí SXC bổ
LAVANTO 1.222.353.190 0,1282 156.705.679
EDENA 666.340.911 0,1282 85.424.905
INDOCHINA 922.100.988 0,1282 118.213.347
SCANCIA 1.903.821.159 0,1282 244.069.873
TỔNG 4.714.616.248 604.413.803
Căn cứ vào Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung trên, ta xác định được
tỷ lệ định mức chi phí sản xuất chung trên chi phí nguyên liệu chính cho các
đơn hàng sản xuất trong quý IV là 12,82%. (kd)
 C = 1.708.995.794 x 12,82% = 219.093.261
Bảng 3.7. Định mức chi phí sản xuất chung cho đơn hàng BUK
STT Nội dung Tỷ lệ hi Ci
1 Tiền lương nhân viên quản lý phân xưởng 0,0632 13.846.694
2 Các khoản trích theo lương 0,0139 3.045.396
3 Tiền điện, nước, điện thoại. 0,5318 116.513.796
4 Dụng cụ xuất dùng 0,0191 4.184.681
5 Khấu hao TSCĐ 0,3695 80.954.960
6 Chi phí khác 0,0025 547.733
Cộng (C) 219.093.261

3.2.3. Hoàn thiện thông tin thực hiện chi phí sản xuất
a) Về tổ chức chứng từ phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất.
Nguyên vật liệu là khoản mục chi phí lớn nhất trong giá thành của một
đơn hàng, do vậy kiểm soát khoản mục chi phí này là điều cấp thiết. Hiện
nay, việc tổ chức chứng từ trong chu trình chi phí tại công ty khá đầy đủ, tuy
nhiên chưa thật sự có tác dụng kiểm soát, vì vậy cần có điều chỉnh ở việc thiết
kế các mẫu chứng từ nhằm đáp ứng hai mục tiêu bảo quản tài sản và cung cấp
số liệu tài chính đáng tin cậy.
 77

Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho vật tư: Khi có nhu cầu về vật
tư, tổ trưởng tổ sản xuất gửi yêu cầu cho quản đốc phân xưởng. Quản đốc
phân xưởng trình yêu cầu cho bộ phận tổ chức sản xuất (bộ phân phận này có
trách nhiệm theo dõi số lượng vật tư xuất theo định mức). Nhân viên tổ chức
sản xuất kiểm tra số lượng vật tư đã xuất và số lượng vật tư đang yêu cầu, từ
đó có quyết định cho xuất hay không. Nếu đồng ý xuất sẽ ký vào phiếu yêu
cầu xuất, đồng thời chuyển phiếu này cho giám đốc ký duyệt xuất. Sau đó
chuyển phiếu yêu cầu qua kế toán vật tư lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu.
Phiếu xuất kho được lập 3 liên: liên 1 để lưu, liên 2 và liên 3 giao cho quản
đốc phân xưởng mang xuống kho nhận vật tư. Thủ kho nhận và ký vào 2 liên
phiếu xuất kho, giữ lại liên 2 để ghi thẻ kho đồng thời xuất kho theo số lượng
yêu cầu. Quản đốc phân xưởng nhận vật tư và giữ lại liên 3 phiếu xuất kho,
quản đốc sử dụng liên này để ghi vào bảng kê xuất kho vật liệu. Khi luân
chuyển qua các bộ phận bắt buộc các bộ phận phải ký vào chứng từ trước khi
chứng từ chuyển sang bộ phận khác. Định kỳ thủ kho gửi phiếu xuất kho liên
2, quản đốc phân xưởng gửi bảng kê xuất kho vật liệu kèm liên 3 phiếu xuất
kho về phòng kế toán.
PHIẾU YÊU CẦU XUẤT VẬT TƯ Số:
Ngày yêu cầu: Ngày nhận.
Bộ phận sử dụng:
Mục đích sử dụng:
Loại nguyên vật Đơn vị Số Ghi
Mã số
STT liệu tính lượng chú
1 Gỗ bạch đàn T120 M3 105
.....

Người yêu cầu Kế toán Quản đốc PX Thủ kho Thủ trưởng đơn vị
 78

PHIẾU XUẤT KHO Số

Họ và tên người nhận: Nguyễn Văn A
Bộ phận sử dụng :
Lý do xuất kho:
Ngày xuất kho :
Xuất tại kho:
Số lượng
Tên, nhãn hiệu, Mã ĐV Đơn
STT Yêu Thực Thành tiền
quy cách số T giá
cầu xuất
1 - Gỗ bạch đàn T120 M3 105 105
...
Cộng
Tổng tiền (viết bằng chữ):
Bình Định, ngày tháng năm 2011
Thủ trưởng Kế toán Người nhận Thủ kho
đơn vị

Đối với nguyên vật liệu không sử dụng hết phải nhập lại kho:
PHIẾU NHẬP KHO VẬT TƯ THỪA Số
Họ và tên người giao: Nguyễn Văn A
Bộ phận sử dụng:
Lý do nhập kho:
Đơn hàng:
Ngày nhập kho:
Nhập tại kho:
Số lượng
Tên, nhãn hiệu, Mã ĐV Đơn
STT Chứng Thực Thành tiền
quy cách số T giá
từ nhập
1 - Gỗ chò T121 M3 2,41 2,41
...
Cộng
Tổng tiền (viết bằng chữ):
Bình Định, ngày tháng năm 2011
Thủ trưởng Kế toán Người nhận Thủ kho
đơn vị
 79

b) Về xử lý dữ liệu kế toán
Đối với dữ liệu đầu vào: Tại công ty khi phát sinh các nghiệp vụ nhập –
xuất kho sẽ được thực hiện tại phòng kế toán và tại kho công ty. Căn cứ các
chứng từ liên quan kế toán lập Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho đồng thời hạch
toán Nợ - Có các tài khoản vào chương trình phần mềm kế toán. Tại kho, khi
các nghiệp vụ nhập – xuất xảy ra, thủ kho căn cứ phiếu nhập kho, phiếu xuất
kho để ghi vào thẻ kho. Tuy nhiên phần mềm kế toán công ty chỉ cho phép
thủ kho đăng nhập vào phần mềm để xem thẻ kho đã được ghi tự động trên
phần mềm, vì vậy thủ kho phải lập sổ trên Excel. Điều cần thiết là cần phải
cài đặt riêng một chương trình quản lý hàng tồn kho riêng cho thủ kho để
quản lý và theo dõi hàng tồn thực tế về số lượng và tại kho nào. Định kỳ hoặc
đột xuất Kế toán hàng tồn và thủ kho có thể đối chiếu số liệu thực tế và số
liệu kế toán thông qua phần mềm để kịp thời phát hiện sai sót, gian lận, thất
thoát vật tư.
Đối với dữ liệu đầu ra: Thông tin đầu ra bao gồm hệ thống sổ kế toán
chi tiết, hệ thống sổ kế toán tổng hợp và hệ thống báo cáo kế toán. Có những
số liệu trong sổ sách là những số liệu bí mật của đơn vị đối với khách hàng
như : giá thành sản phẩm sản xuất, thông tin cần bí mật khác như chiết khấu
thanh toán...Vì vậy, sau khi in các các tài liệu kế toán, cần được kiểm tra và
lưu trữ cẩn thận, không tiết lộ thông tin ra bên ngoài ngoại trừ khi nhà quản lý
yêu cầu và cho phép.
c) Hoàn thiện thông tin thực hiện về chi phí nguyên vật liệu trực
tiếp
- Thủ kho báo cáo tình hình nhập kho, tồn kho vật tư thực tế tại kho, số
lượng thành phẩm nhập kho cho bộ phận kiểm soát chi phí
- Quản đốc phân xưởng báo cáo tình hình thực hiện đơn hàng, tình hình
triển khai sản xuất tại phân xưởng.
 80

- Từ các số liệu và các thông tin trên kế toán sẽ đo lường thực tế việc
thực hiện chi phí sản xuất.
d) Hoàn thiện thông tin thực hiện về chi phí nhân công trực tiếp.
Hằng ngày tổ trưởng sẽ chấm công lao động vào bảng chấm công theo
mẫu do kế toán gửi, nhận phiếu bàn giao hoàn thành công việc do công đoạn
trước gửi đến, đồng thời kiểm tra và ký xác nhận vào phiếu bàn giao công
việc. Định kỳ cuối mỗi tháng, tổ trưởng gửi bảng chấm công, phiếu bàn giao
công việc và lập báo cáo chi tiết chi phí nhân công trực tiếp gửi về phòng kế
toán công ty.
Kế toán căn cứ vào các số liệu trên tính ra tổng chi phí thực tế và so
sánh với định mức và kiểm tra tiến độ hoàn thành đơn hàng. Việc đo lường
chi phí nhân công trực tiếp phải phù hợp với định mức chi phí nhân công trực
tiếp đã được lập về nội dung, phương pháp tính toán, biểu mẫu để thuận tiện
cho công tác so sánh đối chiểu và phân tích sau này.
Bảng 3.8. Chi tiết chi phí nhân công trực tiếp tháng 10/2011
Tổ sản xuất 1
Đơn hàng BUK
Loại công việc Số công Đơn giá Thành tiền (vnđ)
Phân loại, chọn cắt phôi 320 97.600 31.232.000
Vẽ 320 97.600 31.232.000
Lộng 270 97.600 26.352.000
Lướt 350 97.600 34.160.000
Thẩm 240 97.600 23.424.000
Tổng 1.500 146.400.000
Khi hoàn thành đơn hàng, kế toán tập hợp tất cả các báo cáo chi phí
nhân công trực tiếp của từng tổ theo từng đơn hàng để nhập vào phần mềm
lập bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp.
 81

Bảng 3.9. Chi tiết chi phí nhân công trực tiếp
Đơn hàng BUK
Loại công việc Số công Đơn giá Thành tiền (vnđ)
Phân loại, chọn cắt phôi 550 97.600 53.680.000
Vẽ 578 97.600 56.412.800
Lộng 501 97.600 48.897.600
Lướt 614 97.600 59.926.400
Thẩm 430 97.600 41.968.000
…
Tông 783.581.200

e) Hoàn thiện thông tin thực hiện về chi phí sản xuất chung
Chi phí chung tại công ty bao gồm: chi phí lương của nhân viên quản lý
phân xưởng, các khoản trích theo lương, khấu hao tài sản cố định của máy
móc dùng tại phân xưởng, chi phí điện, nước, đồ bảo hộ lao động và các
khoản chi phí bằng tiền khác phát sinh tại phân xưởng.
Vì vậy kế toán phải tổ chức chứng từ gốc, phản ánh vào sổ sách theo
từng khoản mục chi phí phù hợp với danh mục định mức chi phí chung. Việc
đo lường chi phí này là cần thiết đối với quá trình kiểm soát chi phí.
Đối với các khoản chi phí sản xuất chung có chứng từ phát sinh tại
phân xưởng như phiếu xuất kho công cụ, đồ bảo hộ lao động,… quản đốc
phân xưởng sẽ tập hợp và lập bảng kê gửi cho kế toán
Đối với các chứng từ phát sinh vào cuối tháng như hóa đơn điện, nước,
bảng khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ công cụ dụng cụ thì kế toán tự tập hợp.
 82

Bảng 3.10. Tổng hợp chi phí sản xuất chung

Quý IV
STT Tháng Nội dung chi phí Số tiền (vnđ)
1 Tháng 10/11 Tiền lương nhân viên quản lý
phân xưởng 14.488.500
2 Các khoản trích theo lương
3.187.470
3 Tiền điện, nước, điện thoại.
130.780.950
4 Dụng cụ xuất dùng (phân bổ)
13.736.817
5 Khấu hao TSCĐ
74.441.599
6 Chi phí khác
707.900

1 Tháng 11/11 …
… …
Tổng 712.029.708

3.2.4. Tổ chức các báo cáo phân tích phục vụ cho kiểm soát chi phí
sản xuất
Báo cáo là một bộ phận quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán
quyết định tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống, do đó việc thiết lập một hệ
thống báo cáo phù hợp với quy mô, đặc điểm của công ty là rất cần thiết phục
vụ yêu cầu quản trị đặc biệt là yêu cầu kiểm soát. Hiện nay hệ thống báo cáo
tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát vẫn sử dụng cho mục đích báo cáo tài
chính là chủ yếu, những thông tin về kiểm soát chưa được cung cấp một cách
đầy đủ. Dựa vào bảng dự toán và thực hiện chi phí theo từng đơn hàng đã lập
được, cần tiến hành lập bảng so sánh và phân tích tình hình biến động chi phí
và điều tra nguyên nhân của sự biến động.
Tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát, lượng tiêu dùng cho hoạt động
sản xuất là số lượng nguyên vật liệu trực tiếp (gỗ, dầu màu, bulông, ốc vít,…)
tiêu hao, số giờ công. Như vậy, một báo cáo với biến động về lượng thể hiện
 83

hiệu năng của quá trình sản xuất vì nó liên quan đến công tác tổ chức sản
xuất, trình độ của người lao động, công nghệ của các thiết bị sử dụng cho hoạt
động sản xuất. Một biến động do nhân tố lượng luôn liên quan đến trách
nhiệm của một bộ phận cụ thể trong quá trình sử dụng các yếu tố sản xuất của
đơn vị.
Biến động về giá là biến động về chi tiêu và thường là yếu tố khách
quan, do các quan hệ cung cầu của các yếu tố đầu vào trên thị trường. Tất
nhiên vẫn có nhiều trường hợp biến động của giá đầu vào do khả năng kiểm
soát của công ty.
a) Báo cáo phân tích tình hình thực hiện chi phí nguyên vật liệu
trực tiếp
Loại báo cáo này cho thấy mức độ biến động chi phí nguyên vật liệu
trực tiếp là do nhân tố giá hay nhân tố lượng ảnh hưởng. Báo cáo tổng hợp chi
phí chỉ mới thể hiện biến động chung từng loại chi phí nên sẽ không phục cụ
tốt công tác kiểm soát chi phí, vì vậy báo cáo này phản ánh biến động của
từng loại vật liệu sử dụng cho quá trình sản xuất, dựa trên đó nhà quản lý sẽ
tăng cường công tác kiểm soát đối với chi phí trực tiếp tại phân xưởng.
Có thể lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
sản xuất đơn hàng BUK.
 82

Bảng 3.11. Bảng phân tích tình hình thực hiện chi phí NVL trực tiếp
Đơn hàng BUK
Định mức (vnđ) Thực tế (vnđ) Biến động (vnđ)
Loại vật liệu Đvt Khối Khối
Đơn giá Thành tiền Đơn giá Thành tiền Giá Lượng Tổng
lượng lượng
VLd = Md x VLtt = Mtt x M = Mtt- VL = P +
Mđ Pd Mtt Ptt P = Ptt-Pd
Pd Ptt Md M
I./ Nguyên liệu chính (gỗ)
m3 – 244, 7.000.0 (9.000, 4,0 26.240.31
Gỗ xẻ bạch đàn gỗ xẻ 14 00 1.708.995.794 248,21 6.991.000 1.735.236.110 000) 68 6
II./ Phụ kiện
20.0 3 (1, 160,0 27.84
Vít 7 x 90 con 00 00 6.000.000 20.160 299 6.027.840 000) 00 0,0
5.0 1.5 50,0 92,0 392.60
Khoá lục giác 4 cây 00 00 7.500.000 5.092 1.550 7.892.600 00 00 0,0
20.0 2.0 (10, 10,0 (180.10
Bulong 8 x 60 con 00 00 40.000.000 20.010 1.990 39.819.900 000) 00 0,0)
240.0 2 621,0 155.25
Vít 4 x 30 con 00 50 60.000.000 240.621 250 60.155.250 - 00 0,0
20.0 1.0 92,0 92.00
Tán cấy 8 x 13(có tai) con 00 00 20.000.000 20.092 1.000 20.092.000 - 00 0,0
5.0 2.5 2,0 5.00
Mạc đồng cái 00 00 12.500.000 5.002 2.500 12.505.000 - 00 0,0
5.0 17.5 (800, (4.000.00
Bao bì Thùng 00 00 87.500.000 5.000 16.700 83.500.000 000) - 0,0)
2.0 30.0 1.000,0 2.000.00
Dầu màu Lít 00 00 60.000.000 2.000 31.000 62.000.000 00 - 0,0
2.002.495. 2.027.228.700 24.732.90
Tổng 794 ,0 6
 83

Dựa vào bảng phân tích ta thấy : khi thực hiện đơn hàng BUK chi phí
nguyên vật liệu thực tế tăng hơn so với định mức là 24.732.906 triệu đồng,
chủ yếu là mức tăng của lượng nguyên vật liệu chính sử dụng. Tổng số lượng
sản phẩm sản xuất không tăng, điều này cho thấy công tác kiểm soát giá
nguyên vật liệu mua vào và lượng nguyên vật liệu sử dụng không hiệu quả.
b) Báo cáo phân tích tình hình thực hiện chi phí nhân công trực
tiếp
Loại báo cáo này cho thấy mức độ biến động chi phí nhân công trực
tiếp là do biến động về năng suất lao động của từng loại nhân công hay biến
động về giá nhân công. Khi chi phí nhân công bị ảnh hưởng bởi nhân tố năng
suất lao động thì nó gắn với trách nhiệm quản lý nhân công của tổ sản xuất,
dựa vào đó đơn vị đưa ra biện pháp xử lý và khắc phục để kiểm soát tốt hơn
đối với loại chi phí này.
84
 84

Bảng 3.12. Bảng phân tích tình hình thực hiện chi phí nhân công trực tiếp
Đơn hàng BUK

Định mức (vnđ) Thực tế (vnđ) Biến động (vnđ)

Công đoạn sản xuất Số
Đơn Số Đơn
công Thành tiền Thành tiền Giá Năng suất Tổng
giá công giá
(số SP)

1. Sơ chế, tinh chế

Phân loại, chọn cắt 54.656.000, 54.558.400, (1,000 (97.600,0
phôi 560 97.600 0 559,00 97.600 0 - ) )
Vẽ 56.608.000, 56.412.800, (2,000 (195.200,0
580 97.600 0 578,00 97.600 0 - ) )
Lộng 48.800.000, 48.897.600, 97.600,
500 97.600 0 501,00 97.600 0 - 1,000 0
Lướt 59.048.000, 59.926.400, 878.400,
605 97.600 0 614,00 97.600 0 - 9,000 0
Thẩm 43.920.000, 44.212.800, 292.800,
450 97.600 0 453,00 97.600 0 - 3,000 0
Bào cuốn 65.050.400, 65.001.600, (0,500 (48.800,0
666,5 97.600 0 666,00 97.600 0 - ) )
Phay 41.577.600, 41.968.000, 390.400,
426 97.600 0 430,00 97.600 0 - 4,000 0
Bào 4 mặt 45.188.800, 45.969.600, 780.800,
471,00
463 97.600 0 97.600 0 - 8,000 0
Khoan, đục 49.971.200, 49.873.600, (1,000 (97.600,0
512 97.600 0 511,00 97.600 0 - ) )
Chà bo 49.105.000, 49.702.800, 597.800,
575 85.400 0 582,00 85.400 0 - 7,000 0
 85

Chà nhám máy 34.800.500, 35.257.600, 457.100,

407,5 85.400 0 412,85 85.400 0 - 5,352 0
2. Hoàn thiện SP
Lắp ráp 5.000 97.600.000, 5.000 97.600.000,
19.520 0 19.520 0 - - -
Làm nguội 5.000 54.900.000, 5.000 54.900.000,
10.980 0 10.980 0 - - -
Phun dầu 5.000 79.300.000, 5.000 79.300.000,
15.860 0 15.860 0 - - -
Tổng cộng 780.525.500 783.581.200 3.055.700
 86

Dựa vào bảng phân tích trên ta thấy: chi phí nhân công thực tế tăng hơn
so với dự toán (đây là mức dự toán được xây dựng lại trên cơ sở các đơn hàng
đã thực hiện, thể hiện trên bảng 3.4) là 3.055.700đ. Mức tăng này là do năng
suất lao động tại một số công đoạn giảm, giá nhân công ổn đinh nên không
làm ảnh hưởng đến mức tăng này. Cụ thể: năng suất lao động của công đoạn
lướt là thấp nhất khi để vượt định mức 9 công, năng suất lao động của công
đoạn chọn, cắt phôi cao nhất khi thấp hơn định mức 2 công.
c) Báo cáo phân tích tình hình thực hiện chi phí chung
Đối với chi phí sản xuất chung, việc phân tích, rà soát cũng được thực
hiện theo từng khoản mục chi phí : Tiền lương quản lý, vật liệu, công cụ phục
vụ sản xuất tại phân xưởng, khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua
ngoài, chi phí bằng tiền khác. Số liệu căn cứ vào thực tế tập hợp trên sổ sách
kế toán và định mức ban đầu. Phương pháp thực hiện việc phân tích tương tự
như phân tích các khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân
công trực tiếp.
Biến động chi phí chung do ảnh hưởng của hai nhân tố: giá cả tăng lên
và sự sử dụng lãng phí các yếu tố cấu thành nên chi phí chung. Để kiểm soát
tốt chi phí này cần tìm hiểu nguyên nhân gây nên sự biến động và có hành
động kiểm soát phù hợp.
Đối với những loại chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí chung
thì cần phải có biện pháp hữu hiệu để kiểm soát chi phí này trong tương lai
như bố trí nhân sự quản lý một cách khoa học hơn, nâng cao ý thức cho công
nhân trong việc tiết kiệm vật tư, điện nước...và áp dụng chặt chẽ các thủ tục
kiểm soát chi phí khác.
Cách lập báo cáo này cũng tương tự như báo cáo phân tích tình hình
thực hiện chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đã trình bày ở phần trên.
 87

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3

Từ cơ sở lý luận và thực tiễn, luận văn đã đưa ra những giải pháp nhằm
tổ chức lại thông tin dự toán chi phí sản xuất để phục vụ cho kiểm soát trước,
tổ chức thông tin để phục vụ cho kiểm soát trong quá trình sản xuất và sau khi
sản xuất xong tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát nhằm phục vụ tốt hơn cho
việc kiểm soát chi sản xuất tại đơn vị, giúp cho đơn vị hoàn thành nhiệm vụ
bảo toàn và phát triển vốn chủ sở hữu.
 88

KẾT LUẬN

Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất là vấn đề mà mọi công ty sản xuất
đều quan tâm trong tình trạng lãng phí thất thoát trong quá trình sản xuất.
Trước tình hình khó khăn của các doanh nghiệp sản xuất gỗ trong thời
gian qua, đã đến lúc các doanh nghiệp cần phải chú ý đến việc hạ chi phí sản
xuất và giá thành sản phẩm. Tuy nhiên việc tổ chức thông tin để phục vụ cho
việc kiểm soát chi phí tại các đơn vị chưa được quan tâm đúng mức và chưa
được thực hiện một cách chặt chẽ.
Luận văn đã đưa ra những giải pháp nhằm tổ chức tốt hệ thống thông
tin kế toán phục vụ cho việc kiểm soát trước, tổ chức thông tin để phục vụ
cho kiểm soát trong quá trình sản xuất và sau khi sản xuất xong tại công ty
TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát. Giải pháp được xây dựng có cơ sở khoa học và hợp
lý.
Mặc dù đã cố gắng, nhưng do trình độ của tác giả còn hạn hẹp, thông
tin về chi phí tại đơn vị còn mang tính bảo mật và không phản ánh hết thực
trạng của quá trình thực hiện chi phí nên luận văn còn nhiều hạn chế. Song
với sự hướng dẫn tận tình của TS. Đoàn Thị Ngọc Trai, bằng kiến thức của
mình và qua quá trình nghiên cứu, luận văn muốn đóng góp một phần nhỏ bé
vào quá trình kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát.
 1

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (2009,
2010, 2011).
[2] Công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát, Tổng kết hoạt động sản xuất, kinh doanh năm
2011 và phương hướng nhiệm vụ năm 2012.
[3] Đại học kinh tế quốc dân (2005), Hệ thống thông tin kế toán, NXB Thống kê.
[4] Đại học kinh tế TP Hồ Chí Minh (2004), Hệ thống thông tin kế toán, NXB
Thống kê.
[5] Ths. Nguyễn Thế Hưng (2006), Hệ thống thông tin kế toán, NXB Thống kê, TP
Hồ Chí Minh.
[6] TS. Trần Phước (2009) Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán, Trường Đại Học
Công Nghiệp Thành Phố Hồ Chí Minh.
[7] TS. Ngô Hà Tấn - Ths. Nguyễn Hữu Cường (2010), Hệ thống thông tin kế toán,
NXB Giáo Dục Việt Nam, Hà Nội.
[8] TS. Nguyễn Mạnh Toàn (2011), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, Trường
Đại học kinh tế Đà Nẵng.