NỘI DUNG 2: THỰC HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN

1
S Ngày
T Họ Và Tên tháng năm Nhiệm vụ Kết Đánh Ghi C
T sinh quả giá hú
1 Hoàng Thị Vân 18/6/2004 -Tạo cơ cấu tổ chức của Hoàn Nhóm
Anh công ty trên phần mềm thàn trưởng
-Kích hoạt tài khoản cho các h
thành viên trong nhóm
-Phụ trách ban giám đốc
- Phân tích công việc của
trưởng phòng tài chính kế
toán
- Thiết lập vị trí công việc,
vai trò công việc trên phần
mềm nhân sự Misa Amis
của các trưởng phòng

2 Nguyễn Thị 10/6/2004 -Kích hoạt tài khoản cá Hoàn

Dịu nhân thàn
-Khái quát quá trình hoạt h
động của công ty
-Phụ trách Trưởng phòng
Tài chính kế toán
-Phân tích công việc nhân
viên tài chính kế toán
- Thiết lập vị trí công việc,
vai trò công việc trên phần
mềm nhân sự Misa Amis
của nhân viên phòng tài
chính kế toán

3 Trần Khắc 16/7/2004 -Kích hoạt tài khoản cá Hoàn

Hùng nhân thàn
-Mô tả quy mô của công ty h
-Phụ trách trưởng phòng
Tiếp thị bán hàng
-Phân tích công việc nhân
viên tiếp thị bán hàng
- Thiết lập vị trí công việc,
vai trò công việc trên phần
2
 mềm nhân sự Misa Amis
của nhân viên phòng tiếp thị
bán hàng

3
4 Nguyễn Đông 29/6/2004 -Kích hoạt tài khoản cá Hoàn
Hải nhân thàn
-Mô tả quan điểm về việc sử h
dụng con người của công ty
-Phụ trách trưởng phòng
Công nghệ thông tin
-Phân tích công việc nhân
viên công nghệ thông tin
- Thiết lập vị trí công việc,
vai trò công việc trên phần
mềm nhân sự Misa Amis
của nhân viên phòng công
nghệ thông tin

5 Bùi Tiến 27/6/2004 -Kích hoạt tài khoản cá Hoàn

Hoàng nhân thàn
-Mô tả quy mô của công ty h
-Phụ trách trưởng phòng
Hành chính nhân sự
-Phân tích công việc nhân
viên hành chính nhân sự
- Thiết lập vị trí công việc,
vai trò công việc trên phần
mềm nhân sự Misa Amis
của nhân viên phòng hành
chính nhân sự

6 Dương Thị 16/12/2004 -Kích hoạt tài khoản cá Hoàn

Thanh Linh nhân thàn
-Khái quát quá trình hoạt h
động của công ty
-Phụ trách trưởng phòng
Kinh Doanh
-Phân tích công việc nhân
viên phòng kinh doanh
- Thiết lập vị trí công việc,
vai trò công việc trên phần
mềm nhân sự Misa Amis
của nhân viên phòng kinh

4
 doanh

2.3. Xây dựng và thiết lập hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp trên phần mềm quản
lý nhân sự Misa Amis
2.3.1 Mô tả nghiệp vụ
Giúp thêm mới và lưu trữ toàn bộ các thông tin, tài liệu, giấy tờ gắn với một nhân viên kể
từ khi nhân viên vào đơn vị đến khi nghỉ việc. Hồ sơ nhân viên bao gồm:
 Sơ yếu lý lịch
 Lý lịch công tác
 Giấy khám sức khoẻ
 Bằng cấp, chứng chỉ
 Thông tin cá nhân, gia đình
 Các quyết định tiếp nhận, bổ nhiệm, miễn nhiệm
 Các quyết định điều chỉnh lương
 Hợp đồng lao động
 Các quyết định khen thưởng, kỷ luật
 Hồ sơ thuế TNCN, bảo hiểm
 ...

2.3.2 Hướng dẫn trên phần mềm

Việc thêm mới hồ sơ nhân viên vào phần mềm có thể được thực hiện theo một trong các
cách sau:

Cách 1: Nhận diện hồ sơ tự động

Bước 1. Vào phân hệ Hồ sơ\Hồ sơ.

Hình 2.25. Màn hình tab Hồ sơ nhân viên

5
Bước 2. Nhấn Thêm.
22107100504112210710050411
Hình 2.26. Màn hình Thêm hồ sơ

Bước 3. Chọn chức năng Nhận diện hồ sơ tự động, sau đó kéo và thả tệp trích xuất trực
tiếp từ máy tính vào phần mềm hoặc nhấn Chọn tệp hồ sơ.
Hình 2.27. Màn hình tab Chọn tệp hồ sơ để Nhận diện hồ sơ tự động

6
Bước 4. Chọn tệp trích xuất từ máy tính, sau đó nhấn Open.

Hình 2.28. Màn hình tệp hồ sơ lưu trên máy tính

Bước 5. Nhấn Đồng ý để chương trình tự động xử lý việc trích xuất dữ liệu.

7
 Hình 2.29. Màn hình tab Nhận diện hồ sơ tự động và nút ấn Đồng ý

Bước 6. Sau khi trích xuất dữ liệu thành công, phần mềm thông báo "Hệ thống đã hoàn
thành việc nhận diện thông tin từ tệp hồ sơ đã chọn".

Hình 2.30. Màn hình thông báo "Hệ thống đã hoàn thành việc nhận diện thông tin từ tệp
hồ sơ đã chọn".

Lưu ý:

 Để phần mềm nhận diện được hồ sơ thì tệp trích xuất phải có định dạng .PDF và
dung lượng < 10MB.
Cách 2: Nhập khẩu hàng loạt hồ sơ đang được lưu trữ trên file excel vào phần mềm
Bước 1. Vào phân hệ Hồ sơ\Hồ sơ.

8
 Hình 2.31. Màn hình phân hệ Hồ sơ

Bước 2. Nhấn Tiện ích, chọn Nhập khẩu\Hồ sơ.

Hình 2.32. Màn hình nhập khẩu hồ sơ

Bước 3. Thực hiện các bước để nhập khẩu hồ sơ vào phần mềm..
Lưu ý: Trường hợp Nhập khẩu/Hồ sơ hoặc Nhập khẩu/Bằng cấp từ file excel lên hệ
thống, nếu các trường thông tin Nơi đào tạo/Khoa/Chuyên ngành trong file excel không
thuộc dữ liệu mặc định trên hệ thống thì chương trình vẫn cho phép nhập khẩu.
Cách 3: Thêm mới trực tiếp từng hồ sơ nhân viên
Trước khi thêm mới trực tiếp hồ sơ nhân viên vào phần mềm thì nên thiết lập các giá trị
ngầm định cho các trường thông tin khi khai báo
Bước 1. Vào menu Hồ sơ\Hồ sơ, nhấn Thêm.

9
 Hình 2.33. Màn hình tab Thêm mới hồ sơ
Bước 2. Khai báo thông tin của nhân viên:
2.1. Khai báo một số thông tin cơ bản về nhân viên (căn cứ vào Sơ yếu lý lịch) như: mã
nhân viên, họ tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, nguyên quán, số CMND, ngày cấp, nơi
cấp, trình trạng hôn nhân, dân tộc, tôn giáo, trình độ văn hóa, trình độ đào tạo, trường đào
tạo…

10
 Hình 2.34. Màn hình tab Thêm mới hồ sơ
 Chọn ảnh: cho phép chọn ảnh đại diện của nhân viên, dùng để nhận diện trên phần
mềm AMIS.VN
 Mã nhân viên: được sử dụng để quản lý hồ sơ nhân sự trên phần mềm. Đồng thời,
còn được sử dụng làm tài khoản đăng nhập của nhân viên khi sử dụng các ứng dụng
khác trên phần mềm AMIS.VN
 Số CMND/Thẻ căn cước: Nếu nhập trùng số CMND/Thẻ căn cước với 1 nhân viên
đã có trong hệ thống thì show thông báo để nhân sự biết nhân viên đó đã từng làm
việc tại đơn vị.

Lưu ý:
 Với một số thông tin được quản lý dưới dạng danh sách như: TT hôn nhân, TP gia
đình, TP bản thân, Dân tộc, Tôn giáo, Quốc tịch, Trình độ,... để khai báo, nhân sự
cần nhấn vào biểu tượng để chọn giá trị đã có sẵn hoặc khai báo bổ sung thêm.
 Nếu nhân sự khai báo thông tin về Nơi đào tạo, Trình độ, Xếp loại, chương trình sẽ
tự động sinh một bản ghi trên tab Bằng cấp sau khi hồ sơ được cất giữ.
 Chương trình cho phép khai báo thông tin Nơi đào tạo/Khoa/Chuyên ngành ngoài
danh sách mặc định trên hệ thống.

2.2. Khai báo thông tin phục vụ cho việc liên hệ với nhân viên khi cần (căn cứ vào Sơ yếu
lý lịch): điện thoại, địa chỉ, email, thông tin về người cần liên hệ trong trường hợp khẩn
cấp…

11
 Hình 2.35. Màn hình Tab Khai báo thông tin phục vụ liên hệ

 Khai báo thông tin Email cơ quan nếu muốn nhân viên có thể nhận được thư về các
thông báo được gửi từ AMIS.VN - Nhân sự như: tự cập nhật hồ sơ cá nhân, các đợt
đánh giá, các khóa đào tạo, các chương trình phúc lợi hoặc các thông tin về lương,
thuế hàng tháng.
 Tích chọn Là chủ hộ để phục vụ khai bao hồ sơ với cơ quan bảo hiểm được nhanh
chóng và thuận tiện, thông tin này được lấy lên Tờ khai TK1-TS: Tờ khai tham
gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT, BHTN
 Tích chọn Giống hộ khẩu thường trú để sao chép thông tin từ Hộ khẩu thường
trú sang Chỗ ở hiện nay.

2.3 Khai báo các thông tin về công việc của nhân viên như: vị trí, phòng ban làm việc,
ngày thử việc, tiếp nhận MST cá nhân, trạng thái lao động, lương, bảo hiểm, số ngày nghỉ
phép,…

12
 Hình 2.36. Màn hình Khai báo các thông tin về công việc

 Chọn Vị trí công việc, các thông tin Chức danh, Cấp sẽ được được tự động lấy
theo thông tin vị trí đã chọn theo giá trị đã thiết lập trên danh mục Vị trí công việc.
 Khai báo Ngày thử việc, ngày Tiếp nhận chính thức. => Chương trình sẽ căn cứ
thêm vào thông tin của vị trí và đơn vị công tác để sinh ra một bản ghi trên tab Quá
trình công tác sau khi hồ sơ nhân viên được cất giữ.

Lưu ý: Có thể khai báo nhanh ngày Tiếp nhận chính thức của nhân viên bằng chức
năng Cập nhật ngày tiếp nhận chính thức.
 Nhập thông tin Quản lý trực tiếp, Quản lý gián tiếp để cho phép quản lý có thể
thực hiện đánh giá online nhân viên bằng phần mềm.

 Mã chấm công: khai báo mã tương ứng với mã của nhân viên được thiết lập trên
các máy chấm công tại đơn vị, áp dụng với các đơn vị muốn lấy kết quả chấm công
từ máy chấm công vào phần mềm.

 Với một hồ sơ nhân viên được khai báo, chương trình sẽ ngầm định trạng thái của
nhân viên là Đang làm việc. Trường hợp nhân viên đó đã nghỉ việc, thì nhân sự
chọn lại trạng thái tương ứng, đồng thời nhập bổ sung thông tin về ngày nghỉ, lý do
nghỉ và người duyệt nghỉ.
 Khai báo thông tin lương.
 Nếu tích chọn Tham gia công đoàn, chương trình sẽ tự động tính thêm phí công
đoàn khi khai báo tỷ lệ đóng của nhân viên trên phân hệ Bảo hiểm.
 Nhập Số ngày phép được hưởng trong một năm để làm căn cứ tính số ngày nghỉ
phép trên Bảng tổng hợp nghỉ phép của phân hệ Quản lý thời gian. => Nếu tích
chọn Tự động tăng phép theo thâm niên, chương trình sẽ căn cứ vào luật lao động
để tự động tính tăng ngày phép cho nhân viên (cứ 5 năm tăng 1 ngày phép)
 Mã số nơi KCB: Chương trình sẽ tự động lấy lên theo Nơi đăng ký KCB tương ứng
trong danh mục Nơi đăng ký KCB.

Bước 3. Nhấn Cất.

Lưu ý:
 Sau khi nhấn Cất, chương trình hiển thị thông báo cho phép lựa chọn có cập nhật
thông tin lương vào tab Lịch sử lương.

13
 Hình 2.37. Màn hình tab thông báo lưu thông tin lương
 Nếu chọn Có, chương trình lấy lên thông tin lương cơ bản, lương đóng bảo hiểm khi
thêm mới hồ sơ nhân viên và thông tin thu nhập thường xuyên được lấy theo thông
tin đã thiếp lập theo Vị trí công việc.
 Có thể thêm hoặc bớt các khoản bằng cách nhấn Thêm dòng hoặc Xóa dòng.

 Nhấn Cất thông tin về lương khai báo tại đây sẽ được cập nhật trên tab Lịch sử
lương và sẽ được lấy lên bảng lương để làm căn cứ tính lương cho nhân viên.

Lưu ý
Có thể thực hiện khai báo thêm các thông tin khác cho hồ sơ của nhân viên theo 1 trong 2
cách sau:
 Cách 1: Khai báo trên các tab thông tin của Hồ sơ nhân viên, nhấn vào biểu

tượng hoặc để xem các thông tin khác.

Lưu ý: Có thể nhấn vào biểu tượng để mở nhanh thông tin cần khai báo và nhấn

vào biểu tượng để thiết lập ẩn/hiện các thông tin.

14
 Hình 2.38. Màn hình thiết lập ẩn hiện các thông tin
 Cách 2: Khai báo khi xem chi tiết hồ sơ (nhấn Xem), di chuột vào thứ tự các thông

tin và chọn thông tin cần khai báo. Có thế nhấn vào biểu tượng hoặc để
xem thêm các thông tin khác.

15
 Hình 2.39. Màn hình xem các thông tin công việc
Có thể khai báo các thông tin sau:
a) Khai báo thông tin gia đình
Cho phép khai báo thông tin những người thân của nhân viên. Đồng thời theo dõi được những
đối tượng thuộc diện giảm trừ gia cảnh của nhân viên để phục vụ cho công tác tạm tính thuế
TNCN hàng tháng của nhân viên
Bước 1. Chọn tab Gia đình, nhấn Thêm.

16
 Hình 2.40. Màn hình khai báo thông tin gia đình

Bước 2. Khai báo các thông tin liên quan đến người thân trong gia đình.
Lưu ý: Nếu người thân trong gia đình là người phụ thuộc, nhân sự cần khai báo thêm thông
tin khai sinh.

17
 Hình 2.41. Màn hình khai báo thông tin người thân
Bước 3. Nhấn Cất.
Lưu ý:
 Trường hợp có nhân viên kết hôn, nhân viên (vợ nhân viên) sinh con hoặc có người
thân của nhân viên qua đời thì Nhân sự có thể xuất thông tin ra website AMIS.VN bằng
cách chọn vào thành phần gia đình tương ứng, sau đó nhấn chuột phải và chọn Xuất
TT ra Website. Trước khi thực hiện xuất TT ra website, nhân sự phải Thiết lập xuất
thông tin ra website nội bộ.

Hình 2.42. Màn hình xuất thông tin ra website nội bộ

 Trường hợp hồ sơ nhân viên được chuyển từ phân hệ Tuyển dụng sang thì thông tin gia
đình sẽ được lấy theo thông tin gia đình của hồ sơ đã khai báo trên phân hệ Tuyển
dụng.

18
b) Khai báo thông tin Hợp đồng lao động
Tại tab Hợp đồng lao động: Chương trình hiển thị toàn bộ danh sách hợp đồng đã lập cho
nhân viên tại phân hệ Hợp đồng; được sinh từ phân hệ Nhắc việc\Sinh hợp đồng và được
lập ngay tại đây (phân hệ Hồ sơ\tab Hợp đồng lao động). Trường hợp lập mới hoặc sửa
thông tin hợp đồng tại đây, chương trình sẽ tự động cập nhật ngược lại vào danh sách hợp
đồng lao động trên phân hệ Hợp đồng.
Để thêm mới hợp đồng cho nhân viên thực hiện như sau:
Bước 1. Chọn tab Hợp đồng lao động, nhấn Thêm.

Hình 2.43. Màn hình tab Hợp đồng lao động

Bước 2. Khai báo các thông tin chi tiết của hợp đồng giống trường hợp Lập hợp đồng cho
từng nhân viên tại phân hệ Hợp đồng.

Hình 2.44. Màn hình tab Thêm hợp đồng từng nhân viên
c) Khai báo thông tin Quá trình công tác
Cho phép khai báo và quản lý thông tin về quá trình làm việc của nhân viên từ khi bắt đầu

19
vào đơn vị.
Bước 1. Chọn tab Quá trình công tác, nhấn Thêm.

Hình 2.45. Màn hình khai báo Quá trình công tác

Bước 2. Khai báo các thông tin về quá trình công tác => cách khai báo tương tự như
phần Thông tin công việc\Thông tin nhân viên khi thêm mới hồ sơ.

Hình 2.46. Màn hình khai báo các thông tin về quá trình công tác

Bước 3. Nhấn Cất.

20
Lưu ý:
 Khi thêm mới hoặc thay đổi thông tin của Quá trình công tác có khoảng thời gian
là Đến nay thì sẽ được phần mềm tự động cập nhật lên tab Thông tin công việc của
hồ sơ nhân viên.
 Trường hợp có được thăng chức hoặc thuyên chuyển vị trí công tác thì nhân sự có
thể xuất thông tin ra Website AMIS.VN bằng cách chọn vào quá trình công tác
tương ứng, sau đó nhấn chuột phải và chọn Xuất TT ra Website. Nếu xuất nhầm
thông tin, nhân sự có thể hủy bỏ bằng cách nhấn chuột phải và chọn Bỏ xuất TT ra
Website.

 Trường hợp nhân viên nghỉ việc thì nhân sự chọn Trạng thái là Nghỉ việc => hồ sơ
nhân viên sẽ được chuyển sang phân hệ Thôi việc với trạng thái là Đã nghỉ việc,
d) Khai báo thông tin Bằng cấp

Cho phép khai báo thông tin về các bằng cấp của nhân viên đã đạt được trước và sau khi
vào đơn vị.
Bước 1. Chọn tab Bằng cấp, nhấn Thêm.

Hình 2.47. Màn hình khai báo thông tin Bằng cấp

Bước 2. Khai báo các thông tin liên quan đến bằng cấp:

21
 Hình 2.48. Màn hình khai báo thông tin liên quan Bằng cấp

Bước 3. Nhấn Cất.

Lưu ý:
 Thông tin bằng cấp có hiệu lực mới nhất sẽ được phần mềm tự động cập nhật lên
tab Thông tin chung của hồ sơ nhân viên.

 Trường hợp hồ sơ nhân viên được chuyển từ phân hệ Tuyển dụng sang thì thông tin
bằng cấp sẽ được lấy theo thông tin bằng cấp của hồ sơ đã khai báo trên phân hệ
Tuyển dụng.

e) Khai báo thông tin Chứng chỉ

Cho phép khai báo thông tin về các chứng chỉ của nhân viên đã có từ trước và sau khi vào
đơn vị
Bước 1. Chọn tab Chứng chỉ, nhấn Thêm.

22
 Hình 2.49. Màn hình tab Chứng chỉ

Bước 2. Khai báo các thông tin liên quan đến chứng chỉ:

Hình 2.50. Màn hình khai báo các thông tin liên quan chứng chỉ

Bước 3. Nhấn Cất.

Lưu ý:
 Thông tin chứng chỉ có hiệu lực mới nhất sẽ được phần mềm tự động cập nhật lên

23
 tab Thông tin chung của hồ sơ nhân viên.

 Trường hợp hồ sơ nhân viên được chuyển từ phân hệ Tuyển dụng sang thì thông tin
chứng chỉ sẽ được lấy theo thông tin chứng chỉ của hồ sơ đã khai báo trên phân hệ
Tuyển dụng.
f) Khai báo thông tin Kinh nghiệm làm việc
Cho phép khai báo thông tin về những kinh nghiệm làm việc của nhân viên trước khi vào
đơn vị
Bước 1. Chọn tab Kinh nghiệm làm việc, nhấn Thêm.

Hình 2.51. Màn hình tab Kinh nghiệm làm việc

Bước 2. Khai báo các thông tin liên quan đến kinh nghiệm làm việc.

24
 Hình 2.52. Màn hình khai báo các thông tin liên quan đến kinh nghiệm làm việc

Bước 3. Nhấn Cất.

Lưu ý: Trường hợp hồ sơ nhân viên được chuyển từ phân hệ Tuyển dụng sang thì thông
tin kinh nghiệm làm việc sẽ được lấy theo thông tin kinh nghiệm làm việc của hồ sơ đã
khai báo trên phân hệ Tuyển dụng.
g) Khai báo thông tin Kỹ năng
Cho phép chọn các kỹ năng và cấp độ đã đạt được của nhân viên tương ứng với vị trí công
việc.
Bước 1. Trên tab Kỹ năng, nhấn Chọn.

25
 Hình 2.53. Màn hình tab Kỹ năng

Bước 2. Tích chọn các kỹ năng mà nhân viên cần có theo vị trí công việc đã được thiết lập
trên danh mục Vị trí công việc. Đồng thời cập nhật cấp độ đạt được của nhân viên tương
ứng với từng kỹ năng.

Hình 2.54. Màn hình chọn các kỹ năng mà nhân viên cần có theo vị trí công việc

Bước 3. Nhấn Đồng ý.

Lưu ý: Trường hợp nhân viên đạt được một số kỹ năng khác ngoài các kỹ năng yêu cầu
đối với Vị trí công việc hiện tại, nhân sự có thể khai báo bổ sung bằng cách nhấn Thêm.

Hình 2.53. Màn hình khai báo bổ sung kỹ năng

26
h) Khai báo thủ tục tiếp nhận
Mục đích: Giúp quản lý các thủ tục cần phải thực hiện để hoàn thành việc tiếp nhận nhân
viên và quản lý tình trạng hoàn thành của các thủ tục này.
Tại tab Tiếp nhận: chương trình sẽ lấy toàn bộ các thủ tục và trạng thái Hoàn thành thủ
tục ở phân hệ Tiếp nhận sang sau khi nhân viên được đánh dấu là Tiếp nhận nhân viên.
Tuy nhiên, Nhân sự vẫn có thể chọn bổ sung một số thủ tục mà nhân viên mới được tiếp
nhận phải thực hiện.
Bước 1. Chọn tab Tiếp nhận, nhấn Chọn.

Hình 2.54. Màn hình khai báo thủ tục tiếp nhận

Bước 2. Tích chọn các thủ tục tiếp nhận đã thiết lập sẵn trên danh mục Thủ tục.

Hình 2.55. Màn hình tích chọn thủ tục tiếp nhận

27
Bước 3. Nhấn Đồng ý.
Bước 4. Đới với các thủ tục mà nhân viên đã thực hiện thì nhân sự thực hiện tích chọn tại
cột Hoàn thành.

Hình 2.56. Màn hình tab Tiếp nhận

Bước 5. Nhấn Cất.

Lưu ý: Nếu muốn khai báo thêm các thủ tục tiếp nhận thì nhân sự thực hiện trên danh
mục Thủ tục

i) Khai báo thủ tục thôi việc

Cho phép chọn bổ sung một số thủ tục mà nhân viên nghỉ việc phải thực hiện nhưng chưa
gắn với vị trí công việc đảm nhận.
Bước 1. Chọn tab Thôi việc, nhấn Chọn.

Hình 2.57. Màn hình tab Thôi việc

Bước 2. Tích chọn các thủ tục thôi việc đã thiết lập sẵn trên danh mục Thủ tục.

28
 Hình 2.58. Màn hình tab Thủ tục thôi việc

Bước 3. Nhấn Đồng ý.

Bước 4. Đới với các thủ tục mà nhân viên đã thực hiện thì nhân sự thực hiện tích chọn tại
cột Hoàn thành.

Hình 2.59. Màn hình tab hoàn thành thủ tục Thôi việc

Bước 5. Nhấn Cất.

Lưu ý:
 Việc tích chọn các thủ tục thôi việc chỉ áp dụng cho các hồ sơ của nhân viên nghỉ
việc

 Việc theo dõi và cập nhật thủ tục thôi việc có thể được thực hiện trên phân hệ Hồ
sơ hoặc Thôi việc

29
  Nếu muốn khai báo thêm các thủ tục thôi việc thì nhân sự thực hiện trên danh
mục Thủ tục
j) Khai báo thông tin Vai trò đảm nhiệm
Cho phép khai các vai trò công việc mà nhân viên đã, đang và sắp đảm nhiểm.
Bước 1. Chọn tab Vai trò đảm nhiệm, nhấn Chọn.

Hình 2.60. Màn hình tab Vai trò đảm nhiệm

Bước 2. Tích chọn các vai trò đảm nhiệm đã được thiết lập sẵn trên danh mục Vai trò
công việc.

Hình 2.61. Màn hình tab Vai trò công việc

Bước 3. Nhấn Đồng ý. Lưu ý:

 Các Vai trò đảm nhiệm của nhân viên đã được hệ thống tự động cập nhật dựa vào

30
 Vị trí công việc đã khai báo trên hồ sơ. Khi thay đổi đổi Vị trí công việc, hệ thống
cũng tự động sinh các Vai trò đảm nhiệm theo vị trí mới, đối với các Vai trò đảm
nhiệm đã tồn tại trên hồ sơ thì hệ thống không sinh mới.
 Khi chọn mới Vai trò đảm nhiệm từ danh sách Vai trò công việc, chương trình sẽ
mặc định lấy ngày hiện tại là Ngày đảm nhiệm vai trò. Vì vậy, nhân sự có thể sử
dụng chức năng Sửa để cập nhật lại Ngày đảm nhiệm và Ngày thôi đảm
nhiệm của vai trò.

Hình 2.62. Màn hình tab sửa Vai trò đảm nhiệm

k) Khai báo thông tin Giấy tờ có hạn

Lưu trữ các thông tin giấy tờ có thời hạn để thuận tiện cho việc quản lý giấy tờ của nhân
viên.
Bước 1. Chọn tab Giấy tờ có thời hạn, nhấn Thêm.

31
 Hình 2.63. Màn hình tab Giấy tờ có thời hạn

Bước 2. Khai báo các thông tin của giấy tờ

Hình 2.64. Màn hình thêm Giấy tờ có thời hạn

Bước 3. Nhấn Cất.

l) Khai báo thông tin Tài liệu đính kèm

Lưu trữ các thông tin tài liệu đính kèm để quản lý các tài liệu của nhân viên bằng file mềm
như Bảng đánh giá ứng viên khi nhân viên tham gia tuyển dụng vào đơn vị, Sơ yếu lý lịch,
Đơn xin việc....
Bước 1. Chọn tab Tài liệu đính kèm, nhấn Thêm.

32
 Hình 2.65. Màn hình tab Tài liệu đính kèm

Bước 2. Khai báo các thông tin liên quan đến Tài liệu đính kèm:

 Mẫu đính kèm: chọn file tệp biểu mẫu bằng cách nhấn vào biểu tượng =>
lưu ý dung lượng không vượt quá 10 Mb

 Cho phép nhân viên tải về: khi tích chương trình cho phép nhân viên được tải biểu
mẫu về máy.

Hình 2.66. Màn hình tab Thêm Tài liệu đính kèm

Bước 3. Nhấn Cất.

Lưu ý:
 Trường hợp hồ sơ nhân viên được chuyển từ phân hệ Tuyển dụng sang thì thông tin
tài liệu đính kèm sẽ được lấy theo thông tin tài liệu đính kèm của hồ sơ đã khai báo
trên phân hệ Tuyển dụng.

 Khi nhân sự thêm tài liệu đính kèm ở các phân hệ khác như Hợp đồng, Phúc lợi,
Đào tạo,... thì các tài liệu đó sẽ được tự động chuyển sang tab tài liệu đính kèm ở
Hồ sơ nhân viên tương ứng.
33
m) Khai báo thông tin đăng nhập
Khai báo thông tin được sử dụng để đăng nhập vào phần mềm.

Hình 2.67. Màn hình tab khai báo thông tin đăng nhập

Nhập tên đăng nhập vào phần mềm đang lấy theo mã của nhân viên và không cho phép
thay đổi
Với các đơn vị có yêu cầu về bảo mật cao khi sử dụng phần mềm có thể thiết lập thêm chế
độ đăng nhập vào phần mềm theo OTP Token

n) Khai báo thông tin y tế quân sự

Khai báo các thông tin trên về tình hình chính trị, quân đội, sức khỏe và một số điểm
mạnh, điểm yếu của nhân viên,... (căn cứ vào Sơ yếu lý lịch và Giấy khám sức khỏe).

34
 H
ình 2.68. Màn hình tab khai báo thông tin y tế quân sự
o) Khai báo thông tin trang phục
Khai báo các thông tin phục vụ cho việc may đo đồng phục, đồ bảo hộ lao động của nhân
viên trong đơn vị. Các thông tin này sẽ được sử dụng khi đơn vị tiến hành cấp hàng đồng
phục và đồ bảo hộ lao động.
Bước 1. Chọn Thông tin trang phục và nhấn Sửa
Bước 2. Khai báo thông tin, sau đó nhấn Cất.
p) Khai báo Thông tin mở rộng
Cho phép cập nhật thông tin khác ngoài những thông tin có sẵn trên hệ thống => Trước
khi khai báo các thông tin này cần phải thiết lập giá trị bổ sung thêm này trên menu Hệ
thống\Tùy chọn\Thiết lập trường mở rộng.
Thực hiện khai báo thông tin theo các bước sau:
Bước 1. Chọn tab Thiết lập trường mở rộng.
Bước 2. Nhấn Thêm dòng và khai báo thông tin.
Bước 3. Nhấn Cất.

35