Professional Documents
Culture Documents
محاضرات في التحرير الإداري
محاضرات في التحرير الإداري
م لا
إعدإد الدكتور :بن قوية ار
تخ
1
اإلداري واللغوي الصحيح والسليم ،ويتفادى لذلك انتقادات اآلخرين ألسلوب في كتابة
يتحرج من أغلب اإلداريين ،وقبل ذلك يتفادى الوقوع في الخطأ
المراسالت اإلدارية ،وهذا ما َّ
الذي قد يكلف عقوبات شديدة؛ إذا ترتب على ذلك أض ار ار بالغير.
ويبقى التفاوت لين الموظفين في مستوى مراسالتهم اإلدارية ،وأسلوب تحريرهم لها،
وقدرتهم على التبليغ من غير تقصير مخل وال تطويل ممل؛ يخضع لمعيار التفاوت لينهم
في التحكم في تقنيات التحرير اإلداري من جهة ،واختالفهم في مستوى غ ازرة أفكارهم
وسالمة لغتهم من جهة أخرى.
وتختلف تسميات المحررات اإلدارية حسب الشكل الذي تأخذه؛ والموضوع الذي
تعالج ،فقد تكون رسالة إدارية مرفقية ،وقد تكون رسالة إدارية شخصية ،وقد تكون دعوة،
وقد تكون مذكرة ،أو تذكيرا ،أو إعذارا ،أو إنذارا ،أو تقريرا ،أو محضرا ،أو غير ذلك ،ولكل
نوع من هذه األنواع شكليت الخاصة ،وأسلوب تحرير يميزه عن غيره ،مما يلقي على عاتق
المحرر مسؤولية كبيرة في فهم وإدراك ذلك ،باإلضافة إلى التحكم في تقنيات التحرير
اإلداري.
والسؤال الذي يطرح نفس بعد هذا التقديم يكمن في تقنيات التحرير اإلداري ،ومميزات
األسلوب اإلداري المعتمد في تحرير المراسالت اإلدارية بكل أنواعها التي يجب على
الموظف اإلداري إتقانها وإجادتها؟.
المبحث األول :اإلدارة والتنظيم والفاعلية
يشرف على التحرير اإلداري ،اإلدارات المحلية والمركزية للدولة ،وهذه اإلدارات ما
هي إال تنظيمات بشرية تجتمع في إطار قانوني ،وتهدف إلى تحقيق المصلحة العامة،
ولذلك فإن دراسة هذا التنظيم وتحديد مفهوم ،ومعرفة اآلليات االتصالية ذات الفعالية في
تحقيق الهدف من هذا الجهاز اإلداري المركزي أو المحلي ،ويعد من أهم األبحاث المساعدة
على فهم التحرير اإلداري ،وهو ما نبين في هذا المبحث.
المطلب األول :مفهوم اإلدارة
ينطلق مفهوم اإلدارة من الغايات التي وجدت اإلدارة من أجل تحقيقها ،كإطار بشري
يوفر البيئة المناسبة للتعاون لين أطرافها وتوجي جهودهم في إطار تنظيم وتخطيط إداري
2
يسمح لتحقيق تلك الغايات بأقل التكاليف ،من أجل ذلك ال يمكن أن نتصور وجود إدارة
ناجحة دون تنظيم إداري فعال وقادر على صب جهود جميع أفراد التنظيم في إطار الهدف
األسمى لها.
وفيمايلي أهم التعريفات التي أطلقت على اإلدارة من كبار علماء اإلدارة:1
تعريف "فريدريك تايلور" :2في كتاب إدارة الورشة3091م أن فن اإلدارة هو" :المعرفة
الصحيحة لما يريد الرجال عمل ،ثم التأكد من أنهم يقومون بعمل بأحسن طريقة وأرخصها".
تعريف "هنري فايول" 3في كتاب اإلدارة العامة والصناعية 3090م "يقصد باإلدارة
التنبؤ والتخطيط والتنظيم وإصدار األوامر والتنسيق والرقابة".
تعريف "كونتر وأدونيل" 3091م فقد عرفاها بأنها" :وظيفة تنفيذ األشياء عن طريق
األشخاص" .
ويرى "جون مي" أن اإلدارة هي" :فن الحصول على أقصى النتائج بأقل جهد حتى
يمكن تحقيق أقصى رواج وسعادة لكل من صاحب العمل والعاملين ،مع تقديم أفضل خدمة
ممكنة للمجتمع".4
من خالل هذه التعاريف نستنتج أن اإلدارة ماهي إال تجمع بشري يعرف معرفة
صحيحة الغاية من تجمع ،ويعتمد على التخطيط والتنسيق واالستشراف والمراقبة المستمرة،
في تنفيذ أعمال لتقديم أفضل خدمة للمجتمع.
-1مميش علي و رزاق العربي ،التحرير اإلداري ،المعهد الوطني لتكوين مستخدمي التربية وتحسين مستواهم ،و ازرة التربية
– الجزائر 2939 -ص35
-2بشار يزيد الوليد ،المفاهيم اإلدارية الحديثة ،دار الراية للنشر والتوزيع ،األردن ،2990ص391
4
-3القدرة على اإلتصال لين األفراد الواقعين على شتى خطوط التنفيذ أيا كانت
مراكز السلطة والمسؤولية التي يحتلونها داخل الجهاز اإلداري.
-2وجود الرغبة في المشاركة إلنجاز العمل عند هؤالء األفراد دون ضغط أو إكراه.
-1أن يكون هدف الرغبة في المشاركة إلنجاز العمل ،من أجل تحقيق هدف أو
أهداف مشتركة.1
تعتبر العمليات اليومية داخل التنظيم اإلداري ،موردا ال ينضب من البيانات
والمعلومات التي يلزم توفيرها للمستويات المختلفة من اإلدارة ،لتقوم هذه المستويات بمتابعة
األنشطة وتقييم وتقويم العمل داخل المنظمة ،و يعتمد التنظيم اإلداري في تنفيذ ذلك على
حجم وقيمة الحقائق والبيانات التي يستطيع تجميعها والحصول عليها من البيئة المحيطة ب ،
وعلى قدرت على توصيلها إلى جميع المراكز المسؤولة في الوقت المناسب ،وبما يضمن
اتخاذ ق اررات سليمة.2
المطلب الثالث :مفهوم العملية اإلدارية
تؤدي اإلدارة دو ار مهما في توجي الجهود الجماعية على اختالف مستويات تجمعها
وعلى اختالف أنواعها ،فكلما ضم عدة أفراد جهودهم لبعضهم البعض للوصول إلى هدف
معين ،تظهر أهمية اإلدارة ،وتتزايد حاجة المجتمع لالعتماد على الجهود الجماعية،
وتداخلت هذه الجهود في عالقاتها ،وتعقدت طبيعتها ،لذلك فإن العملية اإلدارية تقوم على:3
-توجي الجهود الجماعية نحو تحقيق هدف محدد.
-الترشيد في استخدام الموارد عن طريق إنتاج سلعة ما أو خدمة بأقل التكاليف.
من خالل هذه األهداف ندرك أهمية التنظيم اإلداري الذي ب نتحكم في الموارد
الجماعية ونوج جهودها ككتلة واحدة في اتجاه الغاية التي أنشئ من أجلها التنظيم اإلداري
سواء كان عاما أوخاصا ،ألن األفراد مهما للغت درجة وعيهم بالهدف ،ومهما كانت درجة
انضباطهم ،فإنهم عاجزون على الوصول إلى الهدف بأقل التكاليف ،إال إذا انصهرت جميع
-1المؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني ،المرجع السالق ،ص ،2ومميش علي و رزاق العربي المرجع السالق،
ص.31
6
-الكفاءة.
-جودة الخدمة المقدمة.
-الكفاءة في اإلدارة العامة.
كما أن نقاط الضعف اإلدارية التزال في عدد من المجاالت:
-تعقيد اإلجراءات.
-تضخم في إنتاج النصوص.
-عدم ترقب توقعات المواطنين.1
المبحث الثاني :مفهوم التحرير اإلداري
تبرز أهمية التحرير اإلداري في الوظائف المنوطة بالرسالة اإلدارية بشتى أنواعها،
كوسيلة غالبة في اإلتصال ،وأداة فعالة للتدريب على فنيات التحرير والكتابة اإلدارية ،ووسيلة
لتسهيل وتيسير الحركة اإلدارية داخل المؤسسة ،وآلية من آليات اإلثبات في حال النزاع،
لسهولة حفظها والرجوع إليها.
وتعتمد الرسالة اإلدارية على الكتابة بشكل أساسي ،ولكن وفق معايير شكلية
وموضوعية ،جرى العمل لها في جميع المراسالت اإلداري خاصة فيما تعلق باحترام السلم
اإلداري وتحمل المسؤولية والحذر من الوقوع في الخطأ من خالل التصرف خارج حدود
صالحيات الوظيفية ،والمحافظة على السر المهني كواجب يلتزم ب جميع الموظفين.
المطلب األول :المقصود بالتحرير اإلداري
يلتقي التعريف اللغوي للتحرير اإلداري مع التعريف اإلصطالحي في الكثير من
الجزئيات ،خاصة في معنى الحرية والمسؤولية ،بحيث تعطى للمسؤول اإلداري كل الحرية
في اتخاذ الق اررات التي يراها مناسبة ،وإسداء التعليمات والتوجيهات الالزمة للسير الحسن
للمرفق الذي يديره ،وغير ذلك من البالغات التي يتواصل لها يوميا من موظفي أو من
1
- Yolande Ferrandis, LA RÉDACTION VENDUS ADMINISTRATIVE EN PRATIQUE, 13
000 EXEMPLAIRES, éditions EYOLLES, paris2019, p : 5
7
اإلدارات األخرى ،ولكن يتحمل كامل المسؤولية عن اآلثار التي تترتب عن تلك الرسائل،
باعتباره موظفا ويشغل وظيفة إدارية عامة أوخاصة ،بصفة دائمة ومستمرة.
الس ِّ
قط ،1وحرر الكتاب -2التعريف اللغوي :تحرير الكتابة :إقامة حروفها وإصالح َّ
وجود خط .2
َّ وغيره :أصلح
وهو لغة أيضا مشتق من حرر أي أطلق صراح الفكرة؛ وإعطاء الحرية للتعبير.3
-0التعريف اإلصطالحي :التحرير هو اإلنشاء والكتابة
ويعرف أيضا بأن " :مجموع الوثائق التي تحررها اإلدارة لواسطة موظفيها ،وتستعملها
كوسيلة اتصال بغيرها من األشخاص أو المصالح اإلدارية األخرى ،وكذلك من أجل القيام
4
بعملياتها المختلفة ،بغية الوصول إلى الهدف المسطر".
ويعرف أيضا بأن مجموعة من المراسالت والعقود والوثائق اإلدارية ،تحرر وترسل
إلى المصالح العمومية أو إلى األشخاص الطبيعيين ،في شكل رسائل أو جداول إرسال أو
لرقيات أو مذكرات أو مناشير أوتقارير أو محاضر ،وعلي فإن كل تحرير إداريي يقتضي
قبل كل شيء معرفة كافية للغة التي يتم لها التحرير.5
يتبين لنا من التعريفين اللغوي واإلصطالحي أن التحرير اإلداري ماهو إال تلك
الوثائق التي تصدر عن اإلدارة ،وهذا يجعلنا نستبعد الوثائق األخرى التي يتبادلها األشخاص
فيما لينهم ،أو مع اإلدارة ،وينبغي أن تصدر هذه الوثائق لواسطة موظفيها الرسميين ،فلو أن
شخصا ال عالقة وظيفية ل باإلدارة وكتب مراسلة باسم تلك اإلدارة فال يؤخذ لها ،رغم أنها
قد تكون صحيحة من حيث الشكل ،لكنها صدرت من شخص ال صفة ل ،ويشير التعريف
إلى الغاية أو الهدف من وراء إصدار المراسلة اإلدارية ،والتي تتمثل في استعمالها كوسيلة
-1الن منظور لسان العرب الن منظور ،لسان العرب ،دار المعارف ،القاهرة –مصر -باب "الحاء" ص 113
-2المعجم الوسيط ص391
-3وليد لن تركي ،التحرير اإلداري جامعة دمحم خيضر بسكرة -الجزائر -ص 93
-4لوحميدة عطاء هللا ،ملخص محاضرات المراسالت اإلدارية كلية الحقوق جامعة الجزائر 2932/2933ص.93
-5مميش علي و رزاق العربي ،المرجع السالق ،ص.23
8
اتصال ،أوكوسيلة للقيام بعملياتها المختلفة ،لتحقيق الهدف المرجو ،وهي في الحقيقة غاية
نبيلة وسامية تساهم في السير الحسن للمرفق العام أو الخاص.
ويطلق على هذا الموضوع مصطلح المراسالت اإلدارية لشموليتها ،إذ تتناول لدراسة
الوثيقة اإلدارية وكيفية معالجتها (طريقة الكتابة) ،أما التحرير اإلداري فقد يقتصر على
طريقة الكتابة ،والبراعة في عرض الموضوع من خالل ترتيب أجزائ وإلراز النتيجة.1
المطلب الثاني :مفهوم الوظيفة العامة
الوظيفة العامة من أهم الشروط التي يقوم عليها التحرير اإلداري ،حيث المعنى
الحقيقي للرسالة اإلداري ،يقوم على أن يكون محررها موظف عام ،مكلف لذلك ،أما الرسائل
التي يكتبها غيرهم فإنها ال تندرج ضمن هذا اإلطار ،ولذلك ارتأينا أن نفرد مطلبا خاصا
لمفهوم الوظيفة العامة ،كمدخل أساسي للتحرير اإلداري.
أوال :تعريف الوظيفة العامة
وقد انقسم علماء اإلدارة إلى قسمين كبيرين فيما يتعلق لتحديد المعنى اإلصطالحي
للوظيفة العامة:2
-2اإلتجاه الموضوعي التحليلي :يعرف الوظيفة العامة على أنها مجموعة من
اإلختصاصات القانونية التي يجب أن يمارسها شخص مختص ومحدد تتوفر في شروط
معينة بطريقة دائمة مستهدفا الصالح العام.
-0اإلتجاه الشكلي الوصفي :يعرفها على أنها مجموعة من األشخاص الذين
يقومون بالعمل لخدمة المرافق العامة.
أما التعريف الراجح فهو الذي يجمع لين اإلتجاهين ،ويعرف الوظيفة العامة بأنها
مجموعة من األوضاع والنظم العامة التي تخص الموظفين العموميين في الدولة.
وما يهمنا من تعريف الوظيفة العامة في التحرير اإلداري ،العالقة لين الوثيقة اإلدارية
الرسمية التي تسمى الرسالة اإلدارية ومحررها ،الذي يشترط في أن يكون موظفا إداريا ،وهذا
-1لوحميدة عطاء هللا ،ملخص محاضرات المراسالت اإلدارية ،المرجع السالق ،ص .93
-2عمار لوحوش مفهوم الوظيفة العامة ،الموسوعة الجزائرية للدراسات السياسية واإلستراتيجية ،مأخوذ من الموقع
politics-dz.comاطلع علي لتاريخ 2930/32/31على الساعة 37:17
9
يعني أن يشغل وظيفة إدارية ،وسواء كانت هذه الوظيفة عامة أو خاصة ،ألن الوثيقة
اإلدارية ال تكون نافذة إال إذا صدرت من موظف مختص.
ثانيا :تعريف الموظف العمومي
الموظف العام هو الشخص الوحيد المخول قانونا لتحرير الرسالة اإلدارية ،بمختلف
أنواعها ،وهو الذي اشترط في القانون جملة من المواصفات ،سواء من منظور فقهي ،أو من
منظور قانوني.
كثي ار ما تحجم التشريعات على إعطاء معاني محددة لبعض المصطلحات
وتلزم لذلك القضاء على األخذ بالمعنى
القانونية،حتى ال تضيق من المعاني الواسعة لهاُ ،
الذي ورد النص علي دون غيره ،تاركة المجال واسعا أمام الفق ليتصدى لذلك ،بالبسط
والشرح والتفسير ،ومن ذلك معنى الموظف العام ،الذي تتجاذب عدة تعريفات.
-2تعريف الفقه للموظف العام
عرف األستاذ "هوريو" ( )Hauriouالموظفين العامين بأنهم " :كل الذين يعينون من
قبل السلطة العامة تحت اسم موظفين أو مستخدمين أو عاملين أو مساعدي عاملين يشغلون
وظيفة في الكوادر الدائمة لمرفق عام تديره الدولة أو اإلدارات العامة األخرى".
وعرف دويز ( )Duezو ديبير ( )Debeyreبأن كل شخص يساهم في إدارة مرفق
عام يدار باالسغالل المباشر من قبل الدولة ،ويوضع بصورة دائمة في وظيفة داخلة في
نطاق كادر إداري منظم".1
ويرى األستاذ رميلي عبد الرحمان ":أن األعوان العموميين هم األشخاص الذين
ارتبطو باإلدارة بموجب عمل قانوني وحيد الطرف أعدت اإلدارة ألجلهم وحددت في حقوقهم
وواجباتهم دون أن يشاركوا مباشرة وال بصفتهم الشخصية في إعداده"
ويرى األستاذ جورج فالكوس أن ":أعوان اإلدارة ليسوا جميعا موظفين وال يتمتع بصفة
الموظفين منهم سوى الذين عينوا وثبتوا في مناصب دائمة".2
-1دمحم األحسن ،النظام القانوني للتأديب في الوظيفة العامة – دراسة مقارنة -أطروحة دكتوراه في القانون العام ،كلية
الحقوق جامعة ألو بكر للقايد تلمسان – الجزائر 2939/2935 -ص.31
-2دمحم األحسن ،المرجع السالق ص29
10
ركزت هذه التعاريف على المعيار العضوي في تحديد مفهوم الموظف العام ،لناء
على المحددات التالية:
-التعيين من طرف السلطة العامة.
-أن تكون الوظيفة دائمة
-أن يكون المرفق العام تديره الدولة أو أحد أجهزتها
-أن تكون تلك الوظيفة في إطار إداري منظم.
-0التعريف القانوني للموظف العمومي
اعتمد قانون الوظيفة العامة على المعايير الفقهية والقضائية في تحديد مدلول
الموظف على النحو التالي:1
حيث اشترط المشرع الكتساب صفة الموظف أن تتم الخدمة في مرفق إداري في
المادة ( 2ق.أ.و.ع) 2التي تنص على" :يطبق هذا القانون األساسي على الموظفين الذين
يمارسون نشاطهم في المؤسسات واإلدارات العمومية .يقصـد بالمؤسسـات و اإلدارات
العموميـة ،المؤسسـات العمومية ،واإلدارات المركزية في الدولة والمصالح غير الممركزة
التابعة لها والجماعات اإلقليميـة والمـؤسسـات العمومـية ذات الطالـع اإلداري ،والمؤسسات
العمومية ذات الطابع العلمي والثقافي والمهني والمؤسسات العمومية ذات الطابع العلمي
والتكنولوجي و كل مؤسسة عمومية يمكن أن يخضع مستخدموها ألحكام هذا القانون
األساسي".
وعرف المشرع في المادة ( 9ق.أ.و.ع) الموظف العام بقول ":يعتبر موظفا كل عون
عين في وظيفة عمومية دائمة ورسم في السلم اإلداري".
ومن خالل هذين النصين نتبين أن الموظف العمومي ،هو العون الذي يشغل منصبا
دائما في تلك الوظيفة ،وقد تم تثبيت وترسيم في السلم اإلداري لتلك اإلدارة ،وهذا ل أثر
-1عبدلي سهام ملخص قانون الوظيفة العامة في ظل األمر رقم 91/99كلية الحقوق جامعة قسنطينة 2935/2939
ص.99
-2المادة 2من أمر 91/99المؤرخ في 35يوليو 2999يتضمن القانون األساسي للوظيفة العمومية الجريدة الرسمية
عدد 99:الصادر في 39يوليو .2999
11
كبير في التحرير اإلداري خاصة من حيث األسلوب اإلداري المعتمد حسب رتبة الموظف
في السلم اإلداري ،بحيث أن الرسالة النازلة لها أسلوبها ،والرسالة الصاعدة لها أسلوبها
الخاص.
وللترسيم في السلم اإلداري أثر أيضا على درجة المسؤولية الملقاة على عاتق
المحرر ،ونطاق الصالحيات الممنوحة ل ،والتي يجب علي مراعاة عدم تجاوزها ،من خالل
إتقان قواعد وتقنيات التحرير اإلداري المنضبط.
المطلب الثالث :أهمية التحرير اإلداري
التنظيم اإلداري الناجح هو ذلك التنظيم الذي يمتلك أدوات التواصل واإلتصال لين
جميع أعوان ،وقد أثبتت الدراسات التي أجريت في مجال "السلوك اإلداري" أن الجزء األكبر
من وقت رجل اإلدارة( )%19-%79يقضي في االتصال مع اآلخرين ،حيث تقوم العمليات
على تبادل البيانات والمعلومات (اإلتصال) لين أفراد المؤسسة .1وتعتبر الرسالة اإلدارية من
أهم األدوات التي يغلب على جميع المؤسسات اإلدارية التعامل لها للتواصل الداخلي
والخارجي ،ولتسيير الحركة اإلدارية فيها ،واستعمالها في اإلثبات حال حدوث أي منازعة،
والتي تقوم على التحرير اإلداري ،الذي تبرز أهميت من خالل الوظائف التي يؤديها من أجل
نجاح التنظيم اإلداري.
الفرع األول :الوسيلة الغالبة في اإلتصال ونقل المعلومات
تحتل المراسالت اإلدارية مكانا هاما في النشاط اإلداري ،باعتبارها الوسيلة الجاري
العمل لها ،واألكثر استعماال في العالقات اإلدارية ،وال يمكن االستغناء عنها مهما تطورت
وسائل االتصال عبر الزمن.2
إن جودة نقل المعلومات وإيصال الحقائق إلى األشخاص بأي أمر ،باإلضافة إل
حسن استغالل الثروة اللغوية والدقة في التعبير ،تعتبر من أهم العوامل التي تساهم في نجاح
-1رابح لوزيدي اإلتصال والتحرير اإلداري محاضرات مخصصة لطالب السنة األولى ماست تسيير الموارد البشرية ،كلية
العلوم االقتصادية والتجارية وعلوم التسيير ،جامعة جيجل ،2931/2937ص .22
-2مميش علي و رزاق العربي ،المرجع السالق ،ص .17
12
أي تنظيم إداري ،وليس هناك جدال بأن أكبر عيب يوجد في اإلدارة الحديثة هوسوء توصيل
المعلومات واتخاذ الق اررات بصفة ارتجالية.1
فالرسالة اإلدارية أو الكتابة عموما تلعب دو ار رئيسا في أي إدارة أو نشاط تجاري،
وحسن تصميمها يساهم لنشاط في ازدهارها ،فهي العالقة المكتوبة للعمليات اإلدارية لين
الخدمات اإلدارية المتبادلة لين اإلدارات ،أو لين شخص وإدارة.2
الفرع الثاني :مادة عمل وميدان للتطبيق
يقوم التحرير السليم والمتحكم في مضمون ،على دراسة قواعد وأصول المراسلة
اإلدارية واإللمام لها ،وإن المرشح للوظيفة إذا كان يفتقد ألصول المراسلة ،فإن سيجد
صعوبة كبيرة في التحرير وفي إيصال المعلومات ونقلها إلى المخاطب لها كما يفهمها هو
_المسؤول_ ،لذلك فإن أهميتها تشمل العاملين في اإلدارة والمتعاملين معها ،فإذا كانت كالما
لينهم متبادال بالكلمة يسمى اتصاال ،وأما إذا كان بالكتابة فتسمى مراسلة أو مكاتبة.3
الفرع الثالث :وسيلة إثبات
تعتبر الرسالة اإلدارية وثيقة رسمية مكتوبة ،وتعتبر الكتابة هي أقوى األدلة في
اإلثبات ،4وإذا كان أصل الورقة الرسمية (الرسالة اإلدارية) موجودا ،فإن صورتها الرسمية
خطية كانت أو فوتوغرافية تكون حجة بالقدر الذي تكون في مطابقة لألصل ،وإذا لم يكن
األصل موجودا كان للصورة نفس الحجة بشرط أن يكون مظهرها الخارجي ال يسمح بالشك
في مطابقتها لألصل.5
والقاعدة أن المراسالت اإلدارية تحرر لخدمة الصالح العامة ،ومن ثم لزم حسن
استعمالها ومراعاة شكلياتها وأسلوبها المتميز بموضوعيت ووضوح ودقت وبساطت ،ثم
6
طلب منا ذلك.
حفظها في المكان الذي يسهل لنا سحب متى ُ
-1لوحميدة عطاء هللا ،ملخص محاضرات المراسالت اإلدارية ،المرجع السالق ،ص.2
AMMARI ALI, La Rédaction Administrative, p :1-2
-3مهيب صالح الحصان ،إعداد أم عائشة ،مقرر التحرير اإلداري جامعة الملك فيصل 3075ص1
-4المادة 121مكرر من القانون المدني الجزائري
-5المادة 125والمادة 129من القانون المدني الجزائري
-6لوحميدة عطاء هللا ،ملخص محاضرات المراسالت اإلدارية ،المرجع السالق ،ص.2
13
الفرع الرابع :تيسير الحركة اإلدارية في المؤسسة
ما يميز الرسالة اإلدارية أنها قليلة التكاليف ،بسيطة اإلستعمال ،إال أن حفظها
والرجوع إليها عند الحاجة ،يعتبران أداة سهلة للتواصل والتخاطب والتداول ، 1ولذلك تهتم
اإلدارة بحفظ وثائقها اإلدارية ،وأرشفتها وعدم إتالفها ،حتى يتسنى لها الرجوع إليها عند
الحاجة ،مما ُيَيسر الحركة اإلدارية داخل المؤسسة ،سواء تعلق األمر بالمستخدمين( ،تعيين
_ ترقية_ تنزيل في الدرجة_ توقيف_ منحة ،)...أو بالتجهيزات والوسائل (،جرد_ تحويل_
ليع_ شراء_ تصليح .)...
1
-رابح لوزيدي المرجع السالق ،ص 29
2ثالتي الحبيب ،التحرير اإلداري مطبوعة موجهة لطلبة جامعة التكوين المتواصل ،جامعة معسكرص.39
14
أعلى في السلم اإلداري يكون رئيسا وسيدا على من هم أدنى من درجة ،ولكن ال يكون رئيسا
على من هم مع في نفس الدرجة أو أعلى من ومثال ذلك:
عمداء الكليات في نفس الجامعة ،لهم سلطة رئاسية على من هم أدنى منهم درجة في
التسلسل اإلداري؛ كنواب العميد ورؤساء األقسام ورؤساء المصالح وغيرهم ،ولكن ليس لهم
سلطة على بعضهم البعض؛ ألنهم في نفس الدرجة اإلدارية ،و ليس لهم سلطة على رئيس
الجامعة؛ ألن أعلى منهم درجة في هرم التنظيم اإلداري.
ويتقيد محرر الرسالة اإلدارية بقاعدة أخرى هامة مفادها " :إحترام السلم اإلداري"
ونلك عندما يتعلق األمر بكتابة رسالة إدارية إلى رؤسائ األعلى من درجة ،فاللد من أن
يطلع عليها الرؤساء المباشرين أوال قبل إرسالها ،لإلعالم أو لإلدالء بالرأي عندما يتطلب
األمر ذلك.
ومثال ذلك رئيس القسم قبل أن يراسل عميد الكلية علي أن ُيطلع رئيس المباشر وهو
نائب العميد المكلف بالشؤون البيداغوجية والطلبة؛ لإلعالم أو إللداء الرأي؛ إحتراما للتسلسل
والتدرج اإلداري.
ويعبر عن ذلك في عنصر المرسل إلي على النحو اآلتي:
نموذج22
إلى السيد عميد الكلية لواسطة نائب العميد المكلف بالشؤون البيداغوجية والطلبة
نموذج20
إلى السيد مدير الشؤون الدينية واألوقاف لواسطة رئيس مصلحة األوقاف
نموذج20
إلى السيد رئيس المجلس الشعبي البلدي لواسطة رنيس مصلحة المستخدمين
وقد نص القانون األساسي للوظيفة العامة على واجب الموظف العمومي اإللتزام
بطاعة رؤسائ واحترام سلطة الدولة ،جاء ذلك في المادة(99ق.أ.و.ع) ":يجب على
الموظف ،في إطار تأدية مهام ،إحترام سلطة الدولة وفرض احترامها وفقا للقوانين
والتنظيمات المعمول لها" ،ومن اإللتزامات التي أوجبها علي القانون أيضا احترام ومخاطبة
رؤسائ بأدب واحترام ولياقة ،جاء ذلك في المادة (51ق.أ.و.ع) ":يجب على الموظف
15
التعامل بأدب واحترام في عالقات مع رؤسائ وزمالائ ومرؤوسي " ،وهذا هو المقصود ب
احترام التسلسل اإلداري ،وأهم ميدان تتجلى في هذه اإللتزامات هو المراسالت والخطابات
المتبادلة لين الموظفين رؤساء ومرؤوسين.
المطلب الثاني :المسؤولية والحذر
الكتابة الرسمية دليل إثبات يستعملها صاحب الحق ،للدفاع عن حقوق ،وهي لذلك
مسؤولية ملقاة على عاتق محررها ،فهو يتحمل كل النتائج المترتبة على ما تضمنت رسالت
من ق اررات ،ومن هذا المنطلق وجب على محرر الرسالة أن يكون حذ ار في كل ما يكتب،
وأن يترك الكلمة األخيرة دائما لمن ليده سلطة القرار.
في الرسالة اإلدارية يجب وزن كل مصطلح ،والتفكير في ،حتى يتجنب المرسل
االلتزامات السيئة ،وتكون المخاطرة أشد في المقابالت الشفهية ألن المتكلم يتعامل مع
المصطلحات واألفكار بسهولة.1
الفرع األول :المسؤولية
يتأسس التحرير اإلداري على أساس مبدأ المسؤلية ،الذي يعني سلطة اتخاذ القرار
مع تحمل نتائج ،2فالكتابات اإلدارية تلزم اإلدارة أمام العموم ،فالسلطة الموقعة للوثيقة هي
التي تتحمل مسؤولية ما تتضمن هذه الوثيقة ولو لم تصدر عنها ،وتوقيع المراسلة يتواله في
األصل أعلى الهرم التنظيمي للمؤسسة ،وهو المسؤول األول عنها ،غير أن يمكن أن يوقعها
من يحمل التفويض بالتوقيع ،كأسلوب إداري ُيضفي مرونة كبيرة على سير المؤسسة.3
والمسؤولية التزام قانوني في إطار الصالحيات المخولة للموظف ،وليس ل أن
يتنصل من المسؤولية بحجة مسؤولية مرؤوسي ،نص على ذلك المشرع الجزائري في
المادة(97ق.أ.و.ع) ":كل مـوظف مهـما كـانت رتـبت في الـسلم اإلداري مسؤول عن تنفيذ
المهام الموكلة إلي .
ال يـعـفى الموظف من المـسـؤولـيـة المنـوطـة ب لـسـبب المسؤولية الخاصة بمرؤوسي ".
1
-- AMMARI ALI, op.cit. p1
-2لوحميدة عطاء هللا ،ملخص محاضرات المراسالت اإلدارية ،المرجع السالق ،ص.9
-3رابح لوزيدي المرجع السالق ،ص.27
16
الفرع الثاني :الحذر
وح ِّذ ُر ،وتق أر اآلية " :و َّإنا ِّ ِّ
الحذر لغة مصدر قولكَ :حذ ْر ُت أَح َذر َح َذ ًار فأنا حاذ ُر َ
لجميع َح ِّذ ُرون" فإذا قرأناها (حاذرون) كانت بمعنى مستعدون ،وإذا قرأناها ( َح ِّذ ُرون) كانت
بمعنى إنا نخاف شرهم ،وأنا َحذيرك من أي أٌحذرك .وحذار فالن أي إحذر ،كقول :حذار
من أرماحنا حذار.1
ويصطلح على الحذر بأن الحيطة والتحفظ ،وهذا يعني أن الموظف اإلداري يفرض
علي منصب ،ورتبت في التدرج اإلداري ،أن ال يكتب كل ما يعرف من معلومات ،وأن ال
يدلي بكل ما لدي من حقائق أو ليانات ذات صلة بموضوع الرسالة اإلدارية التي يحررها،
ومرد ذلك يرجع إلى مناط المسؤولية الملقاة على
شعاره في ذلك "ليس كل ما يعرف يقال"َ ،
عاتق .
فإذا أراد المرؤوس إبعاد المسؤولية علي ،يجب أن يكون حذ ار وبصيرا ،فال يغتر
لنفس ،لل علي أن يترك الكلمة األخيرة لرئيس الذي ليده سلطة اتخاذ القرار ،وعلي أن
يختار العبارات الخفيفة واللطيفة ،مع شيء من التحفظ ،لدال من اإلثباتات الصريحة ،ومن
2
العبارات التي تجنب ذلك :يبدو لي...في رأي...يظهر مما سبق...يتضح من ذلك...
والتحفظ الذي يجب أن يطبع المراسالت اإلدارية ،أساس أن الموقع على الرسالة ُيلزم
ويلزم اإلدارة التي يمثلها كذلك ،مما يتعين على محرر الرسالة أن يعبر لتحفظ كلما
نفس ُ
تعلق األمر باتخاذ قرار ال يدخل في نطاق اختصاصات ،أو تبليغ وقائع وتصريحات لم
يتمكن من التحقق منها.3
المطلب الرابع :الحفاظ على السر المهني
تعتبر هذه الخاصية من خصائص التحرير اإلداري ،واجبا واتزاما ملقى على عاتق
جميع الموظفين ،تملي عليهم النصوص القانونية من جهة ،وأخالقيات المهنة أو الوظيفة من
1ـ الخليل لن أحمد الفراهيدي كتاب العين مرتبا على حروف المعجم ،الجزء األول منشورات دار الكتب العلمية ،الطبعة
األولى ،2991ليروت لبنان ،ص 207
-2وليد لن تركي ،المرجع السالق ،ص.9
-3رابح لوزيدي ،المرجع السالق ،ص.27
17
جهة أخرى ،وقد نص على ذلك المشرع الجزائري في المادة (91ق.أ.و.ع) ":يـ ــجب ع ـ ــلى
الم ــوظف االل ـ ـت ـ ـزام لـ ــال ـ ـسـ ــر المه ــني .ويم ــنع عـ ـل ــي أن يـ ـك ــشف مـ ـح ـت ــوى أي ــة وثـ ـيـ ـقــة
لـ ـ ـح ـ ــوزتـ أو أي ح ـ ــدث أو خـ ـ ـب ـ ــر ع ـ ــلم لـ أو اط ـ ــلع عـ ـ ـل ـ ــي بم ـنــاسـبــة ممـارســة مـه ــام مــا
عـدا مــا تـق ـتـضــي ضـرورة المصلـحـة .وال يـتحـرر المـوظف من واجب الـسـر اIـهني إال
السل ِّمية المؤهلة".
لترخيص مكتوب من السلطة َّ
والسر المهني هو الذي لم يكن لوسع الموظف اإلطالع علي لوال الوظيفة ،سواء
تعلق األمر بأسرار التقنية المتعلقة بالعمل ،أو بأسرار العمل ذاتها التي تتعلق باألفراد والغير
حتى بعد انتهاء خدمت ،وأن ال ُيمكن الغير من اإلطالع علي ،ويزول هذا الواجب إذا
اقتضت المصلحة أو الضرورة ذلك ،كتقديم المعلومة للقضاء إذا طلبها ،أولمصالح الرقابة
كمجلس المحاسبة والمفتشية العامة للمالية ،ويكون ذلك لترخيص مكتوب من السلطة
المختصة.1
ويتعين على الموظف رئيسا كان أو مرؤوسا أن يحافظ على أسرار المهنة التي
يديرها ،فال يوزع أو ُيطلع الغير خارج ضرورات مصلحت على أي عمل أو شيء مكتوب أو
خبر يعرف ،شريطة أن ال يكون ذلك على حساب اإلعالم اإلداري ،كما يتعين علي أن ال
يفشي وثائق المصلحة ،وأن ال يتلفها دون ترخيص مكتوب من رئيس اإلداري.2
وقد نص على ذلك المشرع في المادة ( 90ق.أ.و.ع)" :عـ ـلـى الم ــوظف أن يـ ــسهـر
عـ ــلى حماية الوثائق اإلدارية وعلى أمنها .يمـنع كـل إخ ــفاء أو تحـويـل أو إتالف المـلـفـات أو
المـسـتنـدات أو الـوثـائق اإلداريـة و يـتعـرض مـرتـكـبـها إلى عقوبات تأديبية دون المساس
بالمتابعات الجزائية".
المبحث الثالث :مميزات األسلوب اإلداري
إن اللغة هي حلقة الوصل التي تربط لين الواقع الموجود في العالم الخارجي وبين
المفاهيم أو األفكار في عقول األفراد ،ونظ ار ألن الجهاز العصبي يختلف من شخص إلى
آخر فإن كل فرد يرى الحقيقة بأسلوب مختلف مما يمكن أن يؤدي إلى حدوث مشاكل في
-1دمحم عموس ،منتدى شارك الشبالي ،لرنامج خطوة إلى األمام ،كيف تكتب أفضل التقارير والمراسالت؟ ،رام هللا
فلسطين ،2999 ،ص1
-2دمحم عقوني ،المرجع السالق ،ص.25
-3وليد لن تركي ،المرجع السالق ،ص.1
19
يتسم األسلوب اإلداري بالموضوعية ،التي تعني أن يتخلى محرر الرسالة اإلدارية عن
االعتبارات الذاتية والشخصية ،في أسلوب ،أي أن يتوخى أسلوب محايد ال يعبر عن أي
عاطفة شخصية وال عن انفعال مهما كانت لراءت ،بما في ذلك عبارات الشكر واإلمتنان
المبالغ فيها . 1فمحرر الرسالة ناد ار ما يكون هو من يوقعها ،لهذا ينبغي أن يمسك عن
اإلعراب عن المشاعر ،ومن جهة أخرى فإن الموقع ال يحرر باسم الشخصي وإنما باسم
اإلدارة ،وبناء على المهام المنوطة ب ،ويجب أن تكون الوثيقة الموقعة ممكنة القبول من
طرف أي موظف أنيطت ب نفس المهام.2
يتحلى المحرر بالموضوعية حفاظا على مصداقية اإلدارة العمومية ،وحرصا على
تحقيق المصلحة العامة ،ويتوجب علي أن يتجنب اإلنقياد إلى المؤثرات الذاتية أو الخارجية
والتجرد من األحكام المسبقة أو اإلنحياز لجهة معينة ،ومن مقتضيات الموضوعية أيضا نقل
الوقائع أو سرد األحداث على حقيقتها ،أي كما حدثت فعليا ،و تجنب أي محاولة لتوجيهها
وجهة ذاتية أو التأثير على القارئ بغية تكريس دالالت و أفكار معينة.3
ويستمد األسلوب اإلداري ميزة الموضوعية ،من المبادئ األساسية التي تقوم عليها
اإلدارة العمومية باعتبارها تجمع بشري هادف ،يسعى لتحقيق المصلحة العامة ،وال يتأثر
بمزاج أو انفعاالت أو ميوالت عاطفية أو أحاسيس ،عندما تتعامل مع اآلخرين سواء كانوا
إداريين أو مواطنين عاديين.
ومن العبارات التي يجب اإللتعاد عنها في التحرير اإلداري:4
نقول ال نقول
يشرفني يسرني
أرجو منكم في انتظار ردكم
ألتمس منكم في انتظار قراءتكم
-1دمحم لن إسماعيل البخاري ،صحيح البخاري ،ليت األفكار الدولية الرياض ،3001باب من خص بالعلم قوما دون
قوم ،كراهية أن ال يفهموا ،رقم الحديث 327ص.59
-2لوحميدة عطاء هللا ،ملخص محاضرات المراسالت اإلدارية ،المرجع السالق ،ص.7
22
أوجزهُ: ٍ
بالغة ،و َ
َ قل فيأوج َزَّ :
الكالم َو َجازًة و َ
ُ وج َز
اإليجاز لغة من فعل وجز ومن ُ
ص ْرتُ ُ ،وفي حديث جرير قال ل علي السالم" :إذا قلت فأوجز"، الكالمَ :ق َ
َ أوج ْز ُت
ص َرهُ ،و َ
اختَ َ
ْ
1
أي أسرع واقتصر .
وهو نفس المعنى االصطالحي الذي يراد من تقديم البالغ أو الرسالة في كلمات
موجزة تؤدي الغرض المقصود منها ،دون إخالل بالمعنى ،ودون إطالة ال تخدم الهدف من
الرسالة.2
ويقصد باإليجاز فن التعبير عن فكرة معينة بأقل األلفظ الممكنة دون تطويل ممل وال
تقصير مخل ،وعلي يجب أن يعتمد المحرر على الجمل القصيرة واأللفاظ الدقيقة المعبرة
التي التحتمل معاني ومفاهيم مختلفة ،وأن يتجنب التكرار في كتابات .3
ظ في ،وهو خالف الغليظ ،وتقول سيف دقيق أما الشيء الدقيق وهو الذي ال ِّغَل َ
ورمح دقيق ،وغصن دقيق.4
والدقة في االصطالح يقصد لها انتقاء ألفاظ و صيغ تجنب القارئ الوقوع في مزالق
االلتباس الداللي و سوء التأويل ،و ذلك بالحرص على اختيار المفردات و العبارات التي
تفيد المعاني المقصودة لدقة متناهية و تعبر عن الحدث أو الواقعة بشكل مباشر.
وعلي يتوجب على المحرر التدقيق في الصياغة اإلدارية ،بحيث يختار من الكلمات
أدقها للتعبير عن المعنى الذي يجول في ذهن ،و يتجنب الصيغ التي تؤدي إلى تشوي
المعاني أو تعيق استيعالها بسهولة و يسر.5
وحتى المصطلحات القانونية التي يستعملها المحرر يجب ين يتأكد من معناها الدقيق
والواضح لكيال يقع التأويل وااللتباس في دالالتها ،وتضيع الغاية من الرسالة اإلدارية.
ومن األلفاظ التي يجب تفاديها:
-1لوحميدة عطاء هللا ،ملخص محاضرات المراسالت اإلدارية ،المرجع السالق ،ص.7
24
تستخدم فيها عبارات انتقادية للطرف اآلخر قد تُهمل وال تعير قارئها أي اهتمام ،ومن
العبارات التي ال يفضل استخدامها في الكتابة اإلدارية:
... -وقد اكتشفنا إهمالكم لرسالتنا المرسلة إليكم لتاريخ.....
... -يسوؤنا ردكم غير المبرر....
... -فقد فشلتم في تحقيق ....
1
... -وعلي فلن نتعامل معكم في المرات القادمة...
وبالتالي على المحرر تجنب كل من التعالير المزعجة أو المحتقرة ،والتعالير العنيفة
عند اإلجابات ،ويجب تفادي تسمية األشخاص األجانب كما هو مبين في الجدول التالي:2
نقول ال نقول
قراركم تنقص الواقعية قراركم عبارة عن نسيج من الباله
أرفض طلبك ،أويؤسفني أن أخبرك بأن طلبك في الظروف الراهنة ال يمكنني أن أستجيب
لطلبك ،أو أخذت طلبك بعين االعتبار غير مقبول
وسيحظى بالقبول عندما تسمح الظروف
لذلك
أرجوك أن تتفضل لتسليمي هذا الملف سلم لي هذا الملف
أللغني الدكتور عبد الحميد بأنكم قمتم للغني بأنكم قمتم لتصريحات خاطئة بشأن
حالتكم الصحية لتصريحات خاطئة بشأن حالتكم الصحية
والمجاملة تكون أيضا عندما تجيب أو ترد على مراسليك بأدب واحترام ،ويفضل
استخدام عبارات دون أخرى لما لها من داللة على اللباقة واألدب كما هو مبين في الجدول
اآلتي:3
-0الحواشي
بعد اختيار نوع الورق ولون وأبعاده يتوجب على محرر الرسالة اإلدارية مراعاة
الحواشي ،وهي األجزاء التي نتركها فارغة وال نكتب فيها أي شيء من الجهات األربع
للورقة؛ يمينا ويسارا ،من األعلى ومن األسفل ،والتي تكون على النحو اآلتي:
من اللياقة والتنظيم المحكم أن تترك الهوامش من جميع جهات الورقة؛ حيث نترك
مسافة 2سم من األعلى ومن األسفل ،و 3.5سم من الجهتين اليمنى واليسرى ،1وهناك من
2
يرى وجوب ترك مسافة تقدر ب1سم من الجهات األربع للورقة.
غير أن هناك من يرى أن أفضل هوامش هي تلك الهوامش التي يعتمدها النموذج
االفتراضي لبرنامج وورد وهي كاآلتي :من األعلى واألسفل نترك 2.59سم ،ومن الجهتين
اليمنى واليسرى نترك 1.37سم.3
وتكمن أهمية الهوامش في:
المحافظة على المحتويات من التمزق.
تسهيل مهمة التخريم (التثبيت) من أجل الحفظ
تسهيل وضع الشروحات والتفسيرات.
وجود إطار مريح لنفسية القارئ.
-0المسافات:
المقصود بالمسافات ،تلك الفراغات التي نتركها بشكل منتظم ومتناسق ،بما يعطي
للرسالة صورة جميلة وجذابة ،تريح القارئ ،وتهيئ ل أسباب فهم محتواها بسهولة ويسر ،و
يمنحها شكال مقبوال ،سواء كان ذلك عند لداية الفقرات (3.25سم) ،أو لين فقرة وأخرى
(2.5سم) ،أو لين األسطر (3سم أو 2سم) ،وكل رسالة يجب أن تحتوي على موضوع
2.5سم
أما طريقة كتابة الفقرات فهي طريقتان :الطريقة الكالسيكية كما هو مبين في الشكل
السالق ،والطريقة األمريكية وهي تختلف عن سابقتها وتتميز بسهولة تطبيقها ،وتعتمد أساسا
على ترك فراغ لين عناصر الرسالة ،بحيث يمكن تمييز كل عنصر عن اآلخر من أول
نظرة ،على النحو اآلتي:
2.5سم
الفقرة األولى
2.5سم
الفقرة الثانية
2.5سم
الفقرة الثالثة
التوقيع
أن يتقيد لها محرر الرسالة اإلدارية على الخصوص ،على اعتبار أن كلما اختل وضع هذه
العالمات في موضعها الصحيح ،كلما اختل معها المعنى ،وأثر ذلك سلبا على الرسالة
االتصالية ،والهدف من البالغ اإلداري المراد تحقيق من وراء الرسالة اإلدارية.
1جميع عالمات الترقيم تم تجميعها من المراجع التالية - :أحمد زكي ،الترقيم وعالمات في اللغة العربية ،هنداوي للتعليم
والثقافة ،مصر – .2932عادل سالم ،عالمات الترقيم في الكتابة العربية ومواضع استعمالها 2990مأخوذ من موقع
ديوان العرب diwanalarab.com ،اطلع علي لتاريخ 2929/95/93على الساعة – .37:39 :عبد الرحمان الهاشمي،
تعلم النحو واإلمالء والترقيم ،الطبعة الثانية ،دار المناهج للنشر والتوزيع ،عمان –األردن.2991 -
33
المطلب األول :الفاصلة أو الشولة ()،
تستعمل عند الوقف الناقص ،الذي ال يحسن مع التنفس ،وتوضع فيما يأتي:
لين المفردات المعطوفة ،إذا قصرت عباراتها وأفادت تقسيما أو تنويعا.
مثال ذلك :الكالم ثالثة أقسام :اسم ،وفعل ،وحرف
لين المفردات المعطوفة ،إذا تعلق لها ما يطيل عبارتها
مثال ذلك:اليستحق االحترام كل رجل ال يقرن القول بالعمل ،وكل صانع ال يتوخى
اإلتقان ،وكل شر ٍ
يف يسلك سبيل التهم.
لين الجمل المعطوفة القصيرة ،ولو كان كل منها لغرض مستقل.
مثال ذلك :المعروف قروض ،واأليام دول ،ومن توانى عن نفس ضاع ،ومن قاهر
الحق قهر( .اإلمام علي).
لين جمل الشرط والجزاء ،أو لين القسم وجواب (فيما إذا طالت الجملة).
مثال ذلك :لئن أنكر المرء من غيره ماال ينكر من نفس ،لهو أحمق ( .حكمة
مأثورة).
قبل ألفاظ البدل ،حينما يراد لفت النظر إليها أو تنبي الذهن عليها.
مثال ذلك :قول تعالى ":إهدنا الصراط المستقيم ،صراط الذين أنعمت عليهم"
لين جملتين مرتبطتين في اللفظ والمعنى.
مثال ذلك :رأيت الطلبة منشغلون عن تحصيل العلم ،بما ليس لهم في فائدة.
لحصر الجمل المعترضة ،مثل :قول المتنبي
تعلم
وإن خالها تخفى على الناسِّ ، ٍ
خليقة ومهما يكن عند امرٍئ من
توضع بعد النداء ،مثل :يباغي الخير ،أقبل ،وياباغي الشر ،أقصر.
توضع لين الشرط وجواب الشرط ،مثل :إن كان الكرماء كثير ،فأنت أولهم ،وإن
كانوا قليالً ،فأنت أكرمهم ،وإن كانوا واحدا فأنت هو.
توضع لين حرف الجواب وما يأتي بعده من جمل أو مفردات ،مثل :نعم،
الموظفون مستعدون للعمل.
34
المطلب الثاني :الشولة أو الفاصلة المنقوطة (؛)
ويكون بسكوت المتكلم أو القارئ سكوتا يجوز مع التنفس ،ويسمى ذلك بالوقف
الكافي ،وموقع لين عبارتين أو أكثر ،يكون لينهما ارتباط في المعنى ال في اإلعراب ،وفي
أحوال التقسيم والتفصيل التي يطول فيها الكالم ،قليال أو كثيرا ،ومن أهم مواضع مايلي:
لين الجمل المعطوفة بعضها على بعض ،إذا كانت لينها مشاركة في غرض
و ٍ
احد.
فيمل.
طل ُ مثل :خير الكالم ما قل ودل؛ ولم َي ُ
قبل المفردات المعطوفة التي لينها مقارنة أو مشالهة أو تقسيم أو ترتيب أو
تفصيل أو تعديد أو ما أشب ذلك.
مثل :إغتنم خمسا قبل خمس :شبابك قبل هرمك؛ وصحتك قبل سقمك؛ وفراغك قبل
شغلك؛ وغناك قبل فقرك؛ وحيلتك قبل موتك.
لين جمل طويلة يتألف في مجموعها كالم تام الفائدة ،فيكون الغرض منها
إمكان التنفس لين الجمل.
كل شيئ ترخص قيمت إذا كثُر ما عدا األدب؛ َّ
فإن ُ إذا كثُر غال. مثلَّ :
ِّ
الموضحة أو المؤكدة لما في سياق البدل لغرض التوضيح ،أو قبل الجملة
قبلها.
مثل :كان الخليفة؛ عمر لن عبد العزيز تقيا ورعا.
مثل :قول تعالى ":ولكن أكثر الناس اليعلمون؛ يعلمون ظاه ار من الحياة الدنيا"
المطلب الثالث :النقطة أو الوقفة أو القاطعة ().
وتدل على القف التام ،وهي تكون في المواضع التالية:
بعد نهاية الجملة التامة المعنى ،وال كالم بعدها ،وال تحمل معنى التعجب أو
االستفهام.
مثل :وعظ أعرالي إلناً ل ،أفسد مال في الشرب ،فقال :ال الدهر يعظك ،وال األيام
للمضرة عليك.
َّ َحب أَمرْي َك إليك َأرُّدهما
تنذرك .والساعات تُعد عليك .واألنفاس تُعد منك .وأ ُّ
في نهاية كل فقرة من فقرات الرسالة أو التقرير.
35
مثل :هذه الفقرة من خطبة قس لن ساعدة اإليادي في سوق عكاظ ":أيها الناس
آت ٍ
آت .ليل داج ،ونهار ساج، اسمعوا ،وعوا ،من عاش مات ،ومن مات فات ،وكل ماهو ٍ
وسماء ذات ألراج ،ونجوم تزهر ،وبحار تزخر ،وجبال مرساة ،وأرض مدحاة ،وأنهار مجراة.
ٌ
لعبر .ما بال الناس يذهبون وال يرجعون؟ َأر ُ
ضوا بالمقام إن في السماء لخبرا ،وفي األرض ا
فأقاموا ،أم تُركوا هناك فناموا؟".
في بعض المختصرات ،نحو د .لن قوية المختار ،أو أ .عبد هللا علي
توضع بعد العدد أحيانا نحو أكبر مدن الجزائر عمراناً:
.3الجزائر .2قسنطينة .1وهران.
كما توضع في المختصرات ،مثل ص.ب .أي صندوق لريد.
المطلب الرابع :النقطتان الرأسيتان():
تسمى نقطتي البيان والتوضيح والتفسير ومن أهم مواضعها:
بعد القول أو ماهو في معناه (حكىَّ ،
حدث ،أخبر ،سأل ،أجاب ،روى،
تكلم)...
لين الشيئ وأنواع ،أو أقسام ،مثل :القضاة ثالثة :قاضيان في النار ،وقاض
في الجنة
لين الكالم المجمل ،والكالم الذي يتلوه موضحا ل ،مثل :الم أر بأصغري :قلب ،
ولسان .
قبل األمثلة التي تساق لتوضيح قاعدة ،أو حكم ،وغالبا ما تستخدم النقطتان
في هذه الحالة بعد كلمتي » :مثل« أو »نحو« ،أو قبل "الكاف ،مثل:
بعض المناهج يكثر استعمالها في الدراسات القانونية :كالمنهج الوصفي،
والمنهج المقارن ،والمنهج التحليلي.
بعد األلفاظ التالية« :التالية »« ،اآلتية » « ،مايلي » وما شالهها ،وقبل شرح
المفردات والعبارات ،وبعد حرفي «س» و«ج» في التحقيقات القضائية ،أو
غير ذلك ،في كتابة الوقت للفصل لين الساعات والثواني ،بعد كلمات مثل:
بقلم ،إقتباس ،إعداد ،دراسة..،إلخ
36
المطلب الخامس :عالمات أخرى
عالمة اإلستفهام( :؟) عند السؤال واالستفهام ،وكذلك عند الشك في معلومة
وعدم التأكد من صدقها.
عالمة اإلستفهام التعجبي أو اإلنكاري (؟!) :تستعمل بعد سؤال في تعجب:
كقول جرير:
وأندى العالمين بطون ر ِّ
اح ؟! ألستم خير من ركب المطايا
الشيب؟!
ُ أو سؤال في إنكار كالقول :ألهواً وقد عالك
عالمة التعجب أواإلنفعال أو التأثر )!(:بعد الجمل التي تعبر عن االنفعاالت
النفسية الممزوجة باإلثارة ،مثل :الفرح ،الحزن ،االستغاثة ،التحذير ،األسف،
الترجي ،التمني...إلخ.
َّ
الشرطة ،أو الوصلة ،أو المطة :وتكون في أول السطر أثناء المحاورة ،وفي
أول الجملة االعتراضية وآخرها ،وبين العدد والمعدود ،وبين المبتدأ والخبر
وبين الشرط وجواب ،إذا طال الكالم لينهما ،وللفصل لين الكلمات المفردة
واألرقام ،وتكون لين الجمل االعتراضية.
عالمة التنصيص (« » ) :يستخدم معظم الكتاب عالمة التنصيص الالتينية
(" ") ،وهي التتوافق مع شكل الحروف العربية ،واألفضل استخدام األقواص
التالية للتنصيص « » أو ( ) .ومما يوضع لينها :الجمل والعبارات النقولة
حرفيا ،العبارات المقتبسة ،والعبارات والمصطلحات التي تأتي بعد القول
كالسؤال والتسمية والجواب ،...وعناوين الكتب والمجالت وما شاب ذلك ،وعند
الحديث عن لفظة ومناقشتها ،والكلمات العامية وغير العربية.
عالمة القوسان الهالليان ( ) :يوضع لينها الجمل واأللفاظ التي ليست من
األركان األساسية للكالم :كألفاظ التفسير واإليضاح ،وأللفاظ االحتراس ومنع
ُّ
الل ْبس ،واألرقام والتواريخ ،العبارات التي تريد لفت االنتباه إليها ،األسماء
والعناوين األجنبية.
37
عالمة الحذف واإلضمار( :)...توضع للداللة على أن في موضعها كالما محذوفا،
أو ُمضم ار كالنص القانوني الذي نذكر من فقط محل الشاهد.
-1لو حميدة عطاء هللا ،ملخص محاضرات المراسالت اإلدارية ،المرجع السالق ،ص .22
-2مميش علي ورزاق العربي ،المرجع السالق ،ص.20
-3ميمش علي ورزاق العربي ،المرجع السالق ،ص .19
39
-تبعال ـ............
-إستنادا إلى.........
-تذكي ار ل ـ...............
-وفقا لـ ـ..............
-طبقا ل ـ................
-لناء على................
-نظ ار ل ـ.................
-تكملة لرسالتي...........
-0صيغ التقديم بدون مرجع:
تستعمل في مقدمة المراسلة وتتنوع بحسب ما إذا كانت المراسلة صاعدة أو نازلة،
ومن العبارات المستعملة نذكر مايلي:1
بعض العبارات المستعملة في حال المراسلة النازلة (أي من الرئيس إلى المرؤوس):
-يشرفني أن أعلمكم...................
-يشرفني أن أطلب رأيكم................
-يشرفني أن أرسل إليكم........................
-يشرفني أن أتعهد إليكم...............
-يشرفني أن آمركم..................
-يشرفني أن أدعوكم....................
بعض العبارات المستعملة في حالة المراسلة الصاعدة(أي من الموظف إلى الرئيس):
-يشرفني أن أحيطكم علما.......................
-يشرفني أن أعرض عليكم........................
-يشرفني أن أقترح عليكم...............
-يشرفني أن أقدم لكم.................
1
- Béatrice Abondio et Myriam Bamberg, GUIDE DE RÉDACTION, ÉDITEUR SERVICE
INFORMATION ET PRESSE LAYOUT VIDALE-GLOESENER GRAPHIC DESIGN
IMPRESSION IMPRIMERIE FR. FABER, MERSCH, (2e édition revue, septembre 2006
Luxembourg, p22
-2وليد لن تركي ،المرجع السالق ،ص.39
42
فضال وبالتالي/....... وبالمقالل/............ -نظ ار/.........
عن........فإن.....إلخ
-0صيغ تقديم الحجج والمبررات
للتأكيد على مضمون الرسالة يدعم الموضوع بمجموعة من الحجج ،تصاغ كاآلتي:
-تطبيقا للنصوص التنظيمية المتعلقة ب.......
-حسب ما تضمنت المذكرة المؤرخة في .......والمتعلقة ب.........
المطلب الخامس :صيغ الخاتمة
يستعمل المحرر في ختام مراسلت عبارات وألفاظ يستهدف لها أن يترك في حس
القارئ إنطباعات إيجالية أو تشحذ همت ،أو ترغيب في المبادرة بالسلوك أو الموقف
المطلوب ،أو االستجابة للطلب الملتمس ،وتقرن هذه العبارات بصيغ المجاملة والتقدير على
النحو التالي:1
........................... -وفي الختام
......................... -وخالصة القول
..................... -سأكون معترفا بجميلكم لو تفضلتم
والخاتمة في حقيقة األمر هي اإلعالن عن قرار اإلدارة؛ أي إجابة إيجالية ،أو سلبية،
أو رسالة إنتظار .ويجب أن تكون مختصرة ودقيقة وال تتضمن تك ار ار لما سبق مناقشت في
الموضوع ،كما ال ينبغي أن يكون لدى المستلم أي شك في تفسير القرار المخطر ب .ومن
الصيغ المستخدمة أيضا:2
-ونتيجة لذلك ،يؤسفني......
-في ظل هذه الظروف.......
-لذلك ينصح.......
-لذلك من المهم.........
ومن أهم الجوانب التي يجب مراعاتها في هذه الصيغ ،جنس الطرف المرسل والمرسل
إلي ،فليست العبارات المسموحة لين النساء هي نفسها المسموحة لين الرجال ،وفق الحاالت
التالية:
الصيغة المعتبرة في الخاتمة الحاالت المختلفة
يجب أن ال تتضمن عبارة االحترام شيئا من المشاعر واألحاسيس؛ من امرأة إلى رجل
وأفضل عبارة هي« :تفضلوا سيدي بقبول تحيات التقدير»
44
يجب أن ال تتضمن عبارات المشاعر ،لل يكتفي فيها بالتحيات من رجل إلى امرأة
الخالصة؛ أو عبارة التقدير.
يمكن استعمال صيغ مشاعر التقدير؛ ومشاعر الوفاء لين ام أرتين
غير أن في اآلونة األخيرة هناك الكثير من اإلدارات عمدت إلى إلغاء العبارات
الختامية؛ عندما يتعلق األمر بالمراسالت الداخلية لين الرؤساء والمرؤوسين ،وليس في ذلك
أي تقليل من قدر ومكانة المرسل إلي ؛ وليس فيها أي إخالل بعالقات االحترام ،غير أنها
تقطع الطريق أمام المفرطين في التملق والمجاملة ،للرغبة في الترقية.1
المبحث السابع :الرسالة اإلدارية المرفقية
تعد الرسالة االدارية المرفقية ،أهم مواضيع التحرير اإلداري ،وذلك ألنها الوسيلة
الغالبة في تسيير المرفق العام ،وال يمكن إدارة العملية االتصالية لنجاح ،دون فهم وإتقان
تحرير الرسالة اإلدارية المرفقية ،والتحكم في األسلوب اإلداري الذي يميزها عن غيرها من
المحررات األخرى.
المطلب األول :الرسالة اإلدارية عموما
تعرف الرسالة اإلدارية بصفة عامة بأنها وثيقة رسمية محررة باسم الموقع ،إن كانت
شخصية ،وباسم المرفق العام أو المؤسسة؛ إن كانت إدارية ،وتعرف أيضا بأنها الرسالة التي
يبعث لها موظف في إدارة أو شركة ،أو تبعث لها إدارة إلى أخرى ألمور تخص العمل؛
يطلب فيها المرسل أمرا ،أو يرد على طلب أو يستفسر عن قضية
ومن أهم أغراض وأهداف الرسالة اإلدارية نذكر األغراض التالية:2
-رسالة اإلحالة Lettre De Transmissionيستعمل هذا النوع من الرسائل
لتبليغ وثيقة أو ملف إلى الغير.
by said kazaz – issuu.أطلع علي لتاريخ 2929/95/22 التحرير اإلداري https://bit.ly/3sauuDN -1
على الساعة39:39 :
-2ثالتي الحبيب ،المرجع السالق ،ص.30
45
-رسالة التذكير lettre de rappelتهدف رسالة التذكير إلى دعوة المرسل إلي
إلى القيام بعمل طلب من سلفا أو الرد على رسالة لم يرد عليها في األجل المحدد أو
المعقول.
-رسالة اإلخطار Lettre de mise en demeureتوج إلى شخص بغرض
إلزام بإنجاز عمل أو االمتثال ألمر ،كما هو الشأن في إخطار المتغيب عن منصب عمل
إللزام بالعودة في أجل محدد ،أو إخطار ممتنع عن دفع مستحقات معينة و غيرها.
المطلب الثاني :مفهوم الرسالة اإلدارية المرفقية
يطلق مصطلح الرسائل اإلدارية المرفقية ،على جميع الوثائق التي يصدرها المرفق
العام بمناسبة سير المرفق العام ،وضبط الحركة في ،وهذه المراسالت كثيرة ومتنوعة ،وقد
لين فقهاء القانون اإلداري ،مفهومها ،انطالقا من الغاية من كتالتها ،والجهة المخولة
بكتالتها.
الفرع األول :تعريفها
تعرف الرسائل اإلدارية أو الحكومية بأنها كل األعمال الكتاليىة التي تقوم لها
منظمات ومؤسسات الدولة وإداراتها ،كل حسب اختصاص بغية االتصال والتنسيق والتفاعل
اإليجالي لين أطراف االتصال في القطاعين العام والخاص والمشترك والمؤسسات الشعبية
والنقابات المهنية واألفراد داخل وخارج الوطن لضمان مصالح الدولة.1
ومن لين أهم أنواع الرسائل اإلدارية نذكر مايلي:
الرسالة اإلدارية المرفقية
الرسالة اإلدارية ذات الطابع الشخصي
التقارير
المذكرات
البالغات
اللوائح
-1أنس غسان الشيخ الخفاجي ،المراسالت التجارية ،مركز الضيافة الدولية للتدريب السياحي والفندقي -سوريا -دمشق
ص.1
46
اإلعذارات
األوامر
الق اررات
وغير ذلك كثير...
تسمى الرسالة اإلدارية ذات الطابع الرسمي ،إذا كانت متبادلة لين مصلحتين
عموميتين ،من إدارة مركزية إلى إدارة مركزية أخرى ،أو من إدارة مركزية إلى إدارة ال
مركزية 1أو ما يسمى باإلدارة المحلية.
وتعرف الرسالة اإلدارية المرفقية أيضا ،بأنها الرسالة المتبادلة لين المصالح
اإلدارية 2.أو لين مصالح إدارية تابعة لنفس الجهاز اإلداري ،أو مستقلة عن ،وحتى مع
األفراد؛ إذا كان يتعلق موضوعها لتسيير المرفق العام.
الفرع الثاني :شكلياتها
تتطلب الوثائق اإلدارية وعلى رأسها الرسالة اإلدارية المرفقية ،من ناحية التقديم جملة
من البيانات الشكلية ،تميزها عن غيرها ،من حيث البيانات ذات األهمية والثبات ويمكن
تصنيفها كما يلي:3
ليانات تدعم الطابع الرسمي للمراسلة « :كالدمغة ،الطابع»
ليانات ضرورية لتأكيد وضع الوثيقة في إطارها التدرجي « :كالعنوان ،الواسطة،
اإلمضاء».
ليانات تساعد على تشخيص الوثيقة « :كالمكان ،التاريخ ،رقم الترتيب»
ليانات ظرفية تتمثل في « :المرفقات ،النسخ المرسلة» وبيانات ظرفية استثنائية
تتعلق بمحتوى الرسالة مثل « :سري ،سري جدا ،»...ليانات ظرفية تتعلق بسير الوثيقة
البريدي مثل « :مستعجل ،مسجل مع االشعار بالوصول»....
وسنقوم لبيان وشرح هذه البيانات بالتفصيل في مايلي:
وما يالحظ بالنسبة للطابع الذي يتعلق بالوزير أو الوالي أو رئيس البلدية أو رئيس
الدائرة فإننا نكتفي لتعيينهم من خالل وظائفهم دون أسمائهم.1
ومما يراعى في الطابع؛ تحديد المصلحة المرسلة لدقة ،وذكر الجهة الوصية إن كانت
على المرسل وصاية قانونية ،مثال ذلك :الرسالة الصادرة عن البلدية يظهر طابعها الجهة
الوصية التي هي الوالية والدائرة كما يلي:2
واليـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــة..............................
دائـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـرة..............................
1
Béatrice Abondio et Myriam Bamberg, op.cit.p :15-
-2ثالتي الحبيب ،المرجع السالق ،ص29
48
للديـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــة.................................
كما يراعى التسلسل الداخلي وفقا للهيكل التنظيمي المحدد لتنظيم اإلدارة أو المؤسسة
المعنية كما يلي:
مديري ـ ـ ـ ـ ــة.......................................
المديرية الفرعية المكلفة لـ........................
مصلحة ( أو مكتب ،أو قسم...................)...،
-0الرقم التسلسلي (أو رقم الترتيب ،أو رقم القيد):
يسمى الرقم التسلسلي أو رقم القيد أو رقم الترتيب أو رقم اإلرسال ،وترقم ب الرسالة
اإلدارية وفقا لتسلسل البريد الصادر ،بحيث يسجل عليها رقم بعد إمضائها وتسجيلها في
سجل البريد الصادر ،يكتب هذا الرقم مباشرة أسفل الطابع ،مع إضافة الحروف األولى
لإلدارة المرسلة ،ويتخذ عدة صور منها:
الصورة األولى :رقم التسجيل متبوعا باألحرف األولى لمحرر المراسلة متبوعا
باألحرف األولى لمن رقنها ،تضاف إلي السنة.
مثال:
/375س.ب /خ.ت 29 /
شرح المثال:
( :)375الرقم الذي أعطي للمراسلة في سجل البريد الصادر.
(س.ب) :سعد لدر األحرف األولى السم ولقب محرر الرسالة.
(خ.ت) :خالد تسنيم األحرف األولى السم ولقب الكاتبة على اآللة الراقنة.
( :)29رقم السنة.
تسمح هذه الطريقة لتقييم عمل المحرر والراقن خالل فترة زمنية محددة
الصورة الثانية :رقم التسجيل متبوعا باألحرف األولى للجهة اإلدارية الرئيسة ،ثم
األحرف األولى للمصلحة التي حررت المرسلة ،ثم السنة.
مثال:
/95ج.ب /ك.ح.ع.س29 /
49
شرح المثال:
( :)95الرقم الذي أعطي للمراسلة في سجل البريد الصادر.
(ج.ب) :جامعة البويرة وهي الجهة اإلدارية الرئيسة أو الوصية.
(ك.ح.ع.س) :كلية الحقوق والعلوم السياسية الجهة أو المصلحة التي حررت
المراسلة.
( :)29السنة.
هذه الطريقة هي األكثر استعماال ،ومن األحسن ترتيبها بحسب تدرجها في السلم
اإلداري من األعلى إلى األسفل ،أما المراسالت الصادرة من السلطة المشرفة على مجموعة
مصالح ( رئاسة – و ازرة – والية – البلدية ،)...مع ذكر رموز الراقن على اآللة ،أو دون
ذلك.
مثال:
و ازرة الطاقة والمناجم
الوزير
/31و.ط.م(.و ازرة الطاقة والمناجم)
أو /31و.ط.م /ع.ب(األحرف األولى السم الراقن)
-4المكان والتاريخ
يكتسي تاريخ ومكان المراسلة اإلدارية أهمية كبيرة من الناحية القانونية ،على اعتبار
أنها وثيقة رسمية ،حيث يترتب على ذلك الكثير من االلتزامات؛ كتحديد آجال الرد وآجال
التنفيذ ،وآجال الشهر أو اإلعالن ،كما للتاريخ والمكان أهمية كبيرة في اإلثبات والمسؤولية.
يكتب التاريخ والمكان في أعلى الصفحة على اليسار ،قليال تحت الدمغة وفي نفس
المستوى مع الطابع أو العنوان.
وهناك من يرى إمكانية كتالت في أسفل الصفحة على اليسار مباشرة بعد العبارة
الختامية؛ أو عبارة المجاملة .ويكون على النحو التالي:
اسم المدينة ......في اليوم /الشهر /السنة.
مثال:
50
الجزائر في 91جوان 2929
يستحسن كتابة الشهر باألحرف ،ويعتمد مبدئيا كتاريخ للرسالة يوم إمضائها من قبل
المرسل.1
ويجب على المحرر التزان الدقة فال يجوز كتابة عبارات غامضة وتحتمل أوج
متعددة ،وال يمكن االستدالل لها فيما بعد.
مثال:
في 91من الشهر الحالي 2929أو في 91جوان من السنة الحالية.
-5عنوان الرسالة (المرسل والمرسل إليه):
الجهة المرسل إليها يجب أن نحددها باستخدام اللقب الوظيفي لتلك الجهة ،وليس
االسم الشخصي لصاحب المنصب الوظيفي .2ونضيف إلى المرسل كلمة السيد كما ذك ار
سابقا في صيغ النداء.
ويكتب ليان المرسل والمرسل إلي في الرسائل اإلدارية المرفقية مرتبا تحت ليان
المكان والتاريخ في أعلى الوثيقة وعلى اليسار مع الدخول إلى الوسط.
مثال:
عميد كلية الحقوق
إلى السيد والي والية الجزائر
أو بصفة الموظف مسبوقا في هذه الحال بكلمة «ألجل» وحتى اسم كامال إن كان
معروفا.3
مثال:
عميد كلية الحقوق عميد كلية الحقوق
إلى السيد وزير التعليم العالي أو إلى السيد وزير التعليم العالي
ألجل السيد خالد دمحم ألجل السيد مدير البرامج
-1لوحميدة عطاء هللا ، ،الموجز في التحرير اإلداري النسخة اإللكترونية ،المرجع السالق ،ص.31
-2مميش علي ورزاق العربي ،المرجع السالق ،ص.21
-3المؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني ،المرجع السالق ص.09
-4وليد لن تركي المرجع السالق ،ص .31
56
-يحدد مسؤولية الممضي.
-يمثل عبارة مجاملة للمرسل إلي .
واألصل في اإلمضاء أن يصدر من سلطة إدارية مختصة أصال.
الفرع الثالث :تفويض اإلمضاء
-2إمضاء صاحب االختصاص:
صاحب الختصاص هو دائما المخول قانونا إلمضاء الرسالة اإلدارية ،وهو المسؤول
عما ورد فيها من ق اررات ،ويتحمل جميع نتائجها ،مثال:
رئيس جامعة الجزائر3
يونس محمود
وقد تقوم باإلمضاء جهة أخرى يكون لها االختصاص لذلك قانونا ،ويترتب عن ذلك
عدة حاالت:1
-0إمضاء المفوض عنه:
وهو كل شخص صدر في حق تفويض باإلمضاء في اختصاصات معينة بموجب
مرسوم ،مثال ذلك:
ع /رئيس جامعة الجزائر3
وبتفويض من
نائب رئيس الجامعة المكلف بالبحث العلمي والعالقات الخارجية
زكرياء ألو القاسم
-0إمضاء من قبل الوفد:
واليكون ذلك إال إذا كان الموقع صاحب سلطة واختصاص بموجب قانون ،بصفة
دائمة أو مؤقتة ويكون توقيع مسبوقا لدالالت العنوان والجهة الراعية لالتفاق.
-4إمضاءالمسؤول الذي يتمتع بسلطة الحلول
59
الفرع الرابع :البنية الشكلية للرسالة اإلدارية
60
الفرع الخامس :صور أخرى للرسالة اإلدارية المرفقية
-2رسالة التذكير
يتعلق موضوع رسالة التذكير؛ لرسالة سابقة يكون قد بعث لها صاحبها ،ولم يتلق
الرد عليها في اآلجال المناسبة ،وبمقالل هذا التأخر في الرد يقوم المحرر بكتابة رسالة إدارية
جديدة يكون موضوعها فقط التذكير بالرسالة السابقة ،واستعجال الرد عليها في آجال جديدة
معقولة ،وتتميز هذه الرسالة بالصرامة إذا كانت نازلة ،ويجب أن تحمل إشارة " رسالة تذكير"
تحت الطابع مباشرة.
-0رسالة اإلنذار واإلعذار
يتطلب التحرير اإلداري رسالة إنذار وإعذار ،في حالة وجود إلتزامات على عاتق
الطرف المدين لصالح اإلدارة ،وقد تأخر في تنفيذ إلتزامات ،فترسل إلي اإلدارة رسالة تنذره
فيها لتنفيذ التزامات العقدية ،قبل مباشرة إجراءات المتابعة اإلدارية والقانونية ضده ،ويكون
اإلعذار في حال تأخر أو تهاون صاحب المشروع في إنجاز المشروع في اآلجال المحددة ل
في العقد ،ويعتبر اإلعذار واإلنذار من اإلجراءات الإلدارية المطلوبة قبل أي متابعة ،وهي
رسالة إدارية مرفقية ألنها تتعلق بسير المرفق العام.
-0رسالة التحويل
وهي الرسالة التي يتم بموجبها تحويل ملف إداري ،أو وثائق إدارية ،بشكل كلي أو
جزئي من مصلحة إدارية إلى مصلحة إدارية أخرى ،إما لإلطالع عليها فقط ثم إرجاعها إلى
الجهة اإلدارية المرسلة ،أو بصورة نهائية من أجل دراست والبت في .
المبحث الثامن :الرسالة االدارية ذات الطابع الشخصي
تتنوع الوثائق اإلدارية التي تصدر عن اإلدارة أو المرفق العام ،وليس كل ما يصدر
عنها يعتبر رسالة إدارية مرفقية ،لل هناك العديد من الرسائل التي تصدر عنها ،باعتبارها
شخص عادي ،وهي التي تسمى الرسائل اإلدارية ذات الطابع الشخصي ،استنادا إلى
موضوعها ،الذي ال يتعلق بسير المرفق العام ،وال تخضع هذه الرسائل إلى نفس قواعد
التحرير اإلداري ،وال إلى نفس شكليات الرسالة االدارية المرفقية.
61
المطلب األول :تعريفها
يجمع هذا النوع من الرسائل لين الطابع اإلداري والطابع الشخصي ،فقد يتعلق
موضوعها لوضعية إدارية ولكن تخص محررها(صاحبها) لنفس ،وقد تكون الجهتان إداريتان
لكن موضوعها يغلب علي الطابع الشخصي ،كدعوة لحضور حفل أو تقديم تهاني.
ومن خصائصها:
-تتميز عن الرسائل اإلدارية المرفقية من حيث الشكل في طابعها الوجيز،
واستعمالها لعباراتي النداء والمجاملة.
-المعلومات الخاصة بالمرسل إلي قد تأتي في أعلى الصفحة على اليسار مثل
(حالة الطلبات) وقد نجدها في أسفل الصفحة وعلى اليمين مثل (حالة التهاني والدعوات).
-تشب من حيث األسلوب الرسائل المتبادلة لين األفراد والشركات الخاصة.
المطلب الثاني :أنواعها
تتعدد أنواع الرسائل اإلدارية ذات الطابع الشخصي ،بحسب الغرض المرجو من
ورائها ،فقد تكون طلب ،أو تهنئة ...وغير ذلك.
الفرع األول :الطلبات
-2تعريفها:
هي رسائل يتوج لها الموظفون داخل إدارة معينة ،إلى رؤسائهم المباشرين ،أو
األعلى منهم درجة ،تتضمن موضوعا شخصيا غير مرتبط بسير المرفق العام ،وإنما يتعلق
بشخص الموظف نفس ،كطلب ترقية أو تحويل أو منحة ،أو تربص ،أو خدمة معينة ،وغير
ذلك.
-0شكلياتها:
المكان والتاريخ.......... الطابع
المرسل إلي
الموضوع :نكتب في بما يتعلق الطلب بإيجاز
مثل (:طلب تحويل...طلب منحة...طلب ترقية).....
عبارة النداء
.............................................................................................................
......................................................................................................................
62
......
عبارة المجاملة
اإلمضاء بكل ليانات
الطابــــــــــــع
موضوع التهنئة
بمناسبة (ذكر المناسبة)....................
صيغة االستهالل أو االلتداء (يشرفني ،يسعدني ،يطيب لي ..)....التعبير عن مشاعر الفرح والغبطة بالمناسبة
وما يرتبط لها...........................................
.............................................................................................................
......................................................................................................................
.................
التمنيات بالسعادة ودوام الفرح والهناء وغيرها من التمنيات.......................
المكان والتاريخ
63
التوقيع بكل تفاصيله (اسم ولقب الممضي ،صفت ،اإلمضاء)
-1لوحميدة عطاء هللا ،ملخص محاضرات المراسالت اإلدارية المرجع السالق ،ص ص 19 -11
64
أحيط علم سيادتكم أنني متحصل على شهادة الليسانس في القانون ،ومعفى من
الخدمة الوطنية ،ومولود في،.......
أرجوا الموافقة ،وتقبلوا فائق التقدير واالحترام.
إمضاء المعني
دمحم الشريف
ب -رد الو ازرة في شكل استدعاء ،لرقية ،وشكل رسالة إدارية مرفقية ،وتكون على
النحو اآلتي:
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
الجزائر في 25جوان 2923 و ازرة التعليم العالي والبحث العلمي
مديرية الموارد البشرية
وزير التعليم العالي
إلى السيد دمحم الشريف
رقم الترتيب/999 :و .ت .ع .ب .ع /م ،م .ب23 /
المرجع :مراسلتكم المؤرخة في 32جوان 2923
ردا على مراسلتكم المشار إليها في المرجع أعاله ،والمتعلقة بطلب ترشحكم للتوظيف
في رتبة متصرف إداري ،يشرفني أن اعلمكم أن طلبكم قبل من طرف اللجنة المعنية لدراسة
الطلبات ،وعلي أنتم مدعوون إلجراء مقاللة انتقائية يوم...........على الساعة............
لـ ـ...............
مرفقين لبطاقة الهوية وهذا االستدعاء.
ع /الوزير وبتفويض من
مدير الموارد البشرية
فاطمة الزهراء علي
ج -رسالة طلب الترسيم رسالة إدارية ذات طابع شخصي:
الجزائر في .................. من دمحم الشريف
متصرف إداري متربص
65
بمديرية .................
إلى السيد وزير التعليم العالي و ازرة.....................
ألجل السيد مدير الموارد البشرية
الموضوع :طلب ترسيم
المرجع :أحكام أمر 91-99المؤرخ في 35جويلية 2999المتعلق بالوظيفة العامة
المرفقات)3( :
سيدي،
إستنادا إلى أحكام األمر أعاله ،خاصة المواد 19 ،15 ،19من ،يشرفني أن أطلب
من سيادتكم ترسيمي في رتبة المتصرفين اإلداريين.
أحيط علم سيادتكم بأنني عينت متصرفا إداريا متربصا في ...........ومرت سنة
كاملة على تنصيبي ،وقمت لواجباتي المهنية دون انقطاع.
أرجوا الموافقة ،وتقبلوا فائق التقدير واالحترام.
المعني باألمر
دمحم الشريف
-1كتابة السيرة الذاتية ،نقال عن الموقع االلكتروني https://bit.ly/39txPndاطلع علي لتاريخ 2923/97/91على
الساعة 33:11
66
التعريف بحالت المدنية ،ومعلومات الشخصية مرفقة بصورة شمسية ل .1ويجب أن تكون لها
مجموعة من الشروط كصدقية المعلومات والتنسيق الزماني واالختصار المعبر والمفيد،
وااللتعاد عن األلوان والزخارف ،باالضافة إلى أهمية نظافة الورقة ألنها تعبر عن شخصية
صاحبها 2،وفي ما يلي ليان أهم العناصر التي يجب أن يتضمنها أي ليان للسيرة الذاتية:3
-2بيانات السيرة الذاتية
أ.البيانات الشخصية
-االسم واللقب
-تاريخ ومكان الميالد
-مكان اإلقامة
-الحالةاالجتماعية
-الوضعية إزاء الخدمة الوطنية (للذكور فقط)
-رقم الهاتف
-البريد االلكتروني
ب.المؤهالت العلمية
-تتضمن جميع الشهادات العلمية المتحصل عليها ،مع ذكر تاريخها والهيئة
العلمية التي صدرت عنها ،ومن أهم ما يركز علي في المؤهالت العلمية ،المؤهل الدراسي،
ومجال التخصص بالضبط ،ثم جميع الشهادات التي حصلت عليها ،وينبغي ترتيبها من
األحدث إلى األقدم ،وليس كما هو معهود عند الكثير الترتيب من األقدم إلى األحدث،
يضاف إليها الشهادات والمؤهالت المهنية،التي تثبت مختلف التكوينات ،خاصة إذا كان
الوظيفة المطلوبة تتطلب إتقان حرفة ما ،مثل تركيب األلواح الشمسية.
-1ليلية غضالنة ومن معها ،ملخص محاضرات في مقياس االتصال والتحرير اإلداري ،موجهة لطلبة السنة األولى
ماستر لكل التخصصات ،كلية العلوم االقتصادية والعلوم التجارية وعلوم التسيير ،جامعة أم البواقي ،السنة الدراسية
،2929/2930ص30
-2قاضي خير الدين ،محاضرات في مقياس التحرير اإلداري ،2929-2930ص0
-3كيفية كتابة السيرة الذاتية باحتراف؟ الموقع االلكتروني https://bit.ly/3nVjOHzاطلع علي لتاريخ 2923/97/91
على الساعة 31:15
67
ج.المسار المهني أو خبرات العمل
-يتضمن جميع الوظائف والمهن التي مارسها ،بصفة رسمية أو غير رسمية
دائمة أو مؤقتة ،ومن أهم النقاط التي يجب تدوينها بحرص وعناية:
عنوان الوظيفة
مهامك "مسؤولياتك"
يجب أن تكون من األحدث إلى األقدم
ومن األفضل تلخيص مهامك ومسؤولياتك في أعمالك السابقة دون الدخول في
التفاصيل ،التي محلها المقاللة وليس السيرة الذاتية.
د.المهارات واالهتمامات
تعتبر اهتماماتك من أهم البيانات التي يجب أن تحظى بعناية خاصة ،لما لها من
قدرة على تجلية معالم شخصيتك للطرف اآلخر ،لهذا يجب أن توضع في نقاط واضحة.
أما المهارات أو المؤهالت المختلفة ،فيتعلق أغلبها باللغات التي تتقنها،كتابة وتحدثا،
باإلضافة إلى مهاراتك في استخدام الحاسوب والتقنيات الحديثة ،وغيرها من المهارات التي
تتطلبها الوظيفة التي تتقدم إليها.
ه.المراجع
المقصود بالمراجع شهادات األشخاص المحيطين بك أو المدراء الذين عملت معهم،
وهو من البيانات االستثنائية التي يمكن االستغناء عنها ،أو إحضارها عندما يطلب منك
ذلك ،ومن أهم البيانات التي يجب أن ترفق بشهادات المراجع ،البيانات الشخصية لهذه
المراجع ،مع أرقام هواتفهم ،والبريد االلكتروني لكل واحد منهم.
-2أخطاء شائعة في كتابة السيرة الذاتية:
كثي ار ما يرتكب طالبي العمل أخطاء قاتلة في كتابة سيرهم الذاتية ،ومن أهم هذه
األخطاء ماذكره أحد خبراء غوغل والتي نوجزها فيما يلي:1
-1فيرنانداز إنريكيز( ،ترجمة نون لوست) ،طبقا لخبير في غوغل :هذه أكثر 5أخطاء تك ار اًر في السيرة الذاتية ،نشر
لتاريخ 2929/90/22على الموقع االلكترونيhttps://bit.ly/3Aye0Y0 :اطلع علي لتاريخ 2923/97/91على
الساعة .30:59
68
أ.شكل غير جذاب
يحظى شكل سيرتك ذاتية بقدر عال من األهمية ،ووفقا لمنصة "إنفوجوبس" ،فإن
حتى يالحظ الشخص الذي سيوظفك سيرتك الذاتية ،يجب عليك تجنب أنماط النصوص
البسيطة ،والمراهنة على نمط يعكس مدى احترافيتك ،ويشجع جهة التوظيف على مواصلة
القراءة ،وتوجد نماذج جاهزة عبر اإلنترنت وبجمالية دقيقة يمكن االستعانة لها.
ب.اإلطالة
يقضي المسؤولون على التوظيف وقتا قصي ار جدا في قراءة السير الذاتية التي تردهم،
لذلك من الضروري تلخيصها في صفحة أو صفحتين ،فإذا كانت مسيرتك المهنية حافلة ،قم
لتضمين سيرتك الذاتية الوظائف األكثر صلة فقط واستبعد خبرات العمل غير المهمة التي ال
تتعلق بالمنصب الذي تتقدم إلي ،وتذكر أن السيرة الذاتية يجب أن تشتمل على المعلومات
األكثر صلة بالوظيفة المطلوبة.
ج.األخطاء اإلمالئية
تعتبر طريقة الكتابة واألسلوب المستعمل في تنسيق السيرة الذاتية ،مرآة عاكسة
لشخصية الكاتب ،وعادة ما تعكس األخطاء اإلمالئية ،إما انحدار المستوى المعرفي لدي ،أو
قلة تركيزه أثناء كتابة السيرة الذاتية ،ولذلك يجب تسخير بعض الوقت لمراجعتها وتصحيح
األخطاء الواردة فيها قبل إرسالها.
د .الكذب
وهو أمر غير مقبول إطالقا ،ومهما طال الزمن فإن حبل الكذب قصير ،وإذا تم
اكتشاف فسيتم إقصاؤك مباشرة ،وإذا زعمت أنك تستطيع القيام بأمر ما فيجب أن تثبت يوميا
أن ليك الكفاءات التي تدعيها ،وبعض األكاذيب يمكن إثباتها بسهولة ،وال تعرف إلى أي
مدى تصل شبكة جهات اتصال صاحب العمل.
ه .إضافة البيانات الحساسة أو المخترقة
يتعين عليك دائما الحذر من المعلومات التي تدرجها في سيرتك الذاتية ،خاصة تلك
المتعلقة بأسرار شركة أخرى عملت فيها ،أو طرف ثالث تعاملت مع ،والحذر كل الحذر من
69
تنقل صورة عن نفسك
تضمين سيرتك الذاتية ضمن شبكات التواصل االجتماعي ،فقد ُ
تتعارض مع الوظيفة التي تطلبها ،وأنت ال تدري.
المبحث التاسع :التقرير والمحضر
تعتبر التقارير والمحاضر ،من الوثائق اإلدارية الرئيسة التي ال يمكن االستغناء عنها،
وهي من األدوات التفتيشية والرقالية ،التي تستعملها اإلدارة في متابعة السير الحسن للمرفق
العام ،ومواكبة ما يط أر على ذلك من تغيرات ،من خالل التمكن من اتخاذ الق اررات المناسبة
في الوقت المناسب ،واتخاذ االحتياطات الضرورية لتجنب أي استثناءات طارئة قد تؤثر
على السير الحسن للمرفق العام ،أو قد تؤثر على مردوديت في تحقيق الهدف من وجوده.
يعد التقرير من أهم الوثائق اإلدارية التي تستعملها اإلدارة في التنظيم والتحكم في
السير الحسن للمرفق العام ،من خالل األهداف المرجوة من كليهما ،خاصة ما تعلق لتبادل
المعلومات والبيانات والمعلومات ،وهي وسيلة هامة من وسائل االتصال التي ال يمكن
للتنظيم االداري الذي ينشد الفعالية والكفاءة في آدائ ،االستغناء عنها.
الفرع األول :تعريف التقرير اإلداري
يعرف التقرير اإلداري بأن وثيقة إدارية لالتصال الكتالي من مختلف المستويات
تتضمن عرضا وافيا للمعلومات المتعلقة بموضوع معين.1
وهو وثيقة مكتوبة يحررها مفتش أو مندوب عن مؤسسة ما في قضية محددة،
استجابة لطلب جهة مسؤولة من أجل تحديد الموقف واتخاذ التدالير المناسبة ، 2يعرض
لواسطتها مرؤوس لرئيس مسألة هامة ،أودراسة مشكلة ما أو تحليل حالة ما ،مع تقديم
-1دمحم عبد الدايم الجندي ،التحرير اإلداري ،جامعة الملك فيصل كلية اآلداب – الدراسات االسالمية3917 ،هـ3911-
هـ ص 29
-2وليد لن تركي المرجع السالق ،ص29-21
70
اقتراحات للحلول الممكنة ،وهي إحدى الطرق التي تؤهل السلطة المسؤولة التخاذ أنسب
الق اررات وتطبيق أنجع الحلول للمسألة محل التقرير.1
وبالتالي فهو يختلف عن المالحظة اإلدارية التي ال تتضمن أي اقتراح للحل ،ويلتزم
في المحرر بعناصر اليقضة التالية:2
-عدم التحيز :التحلي بالحياد والموضوعية التي تعد من أهم سمات التحرير اإلداري
مطلقا ،وهي في وثيقة التقرير أشد إلزاما ،لما يبنى علي من أحكام وق اررات ،يمكن الطعن
فيها بالبطالن إذا شاب التقرير الذي تأسست علي عيب التحيز وعدم الحياد.
اإليجالية :وتعني االلتعاد عن السلبية في إعداد التقرير وال يكون ضابط الموضوعية
والحياد قيدا على أن يتدخل المحرر من خالل كون مصد ار لالقتراحات ،والحلول التي يجب
أن يبادر لها لناء على معاينت للوقائع واألحداث.
االلتعاد عن الشخصانية أو الفردية :ينبغي على محرر التقرير االلتعاد عن المصلحة
الفردية واالمتيازات الشخصية ،والتحرر التام من ذاتيت في إعداد التقرير وتقديم المصلحة
العامة على المصلحة الفردية ،لذلك يشترط في معد التقرير أن ال تكون ل أي صلة قرابة أو
مصلحة مع أطراف القضية محل التقرير.
الفرع الثاني :أنواع التقارير
تتعدد أنواع التقارير لتعدد أزمنتها وأهدافها وشكلها والجهة الموجهة إليها ،وطريقة
تقديمها ،ولذلك فإننا نكتفي لتقديم بعض أنواع التقارير ذات األهمية واألكثر شيوعا في
اإلدارة.
.2تقارير دورية
التقارير الدورية هي التي تتحدد دوريتها طبقا لدرجة حساسية الموضوع ،ومدى
التقرير الحاجة التخاذ إجراءات تصحيحية سريعة ،والمستوى اإلداري الذي يرفع ل
واحتياجات ،إضافة إلى اللوائح والقوانين ،وتتم كتالتها على فترات زمنية قد تكون يومية أو
أسبوعية ،أو شهرية أو فصلية أو سنوية ،ويطلبها المديرون والمشرفون كأحد وسائل
1
- Margaret AUMONT et des auter, op.cit.p11.
2
-AMMARI ALI, op.cit. p27
71
االتصال الهامة التي تساعد على السيطرة وعلى اتخاذ الق اررات اإلدارية الرشيدة ، 1مثل
التقارير الدورية التي ترفع إلى رئاسة الجمهورية حول عديد المجاالت ،وخاصة األمنية
واالقتصادية ،أو تلك التي تقدمها الجهات األمنية إلى الوصاية ،أو تلك التي يقدمها عمداء
الكليات عند نهاية أو لداية كل موسم جامعي إلى رئيس الجامعة.
.0تقارير غير دورية
التقارير غير الدورية يرتبط صدورها بحدث معين ،أو حدث استثنائي ،او تقارير تحت
الطلب عندما يكون المسؤول في حاجة إليها التخاذ الق ارر المناسب في الوقت المناسب،
ومعظم التقارير تندرج تحت هذا النوع من التقارير ،والتي نذكر من لينها:2
.2التقرير الدراسي أو االستقصائي
يحرره خبراء في نشاط معين يهم المؤسسات أو االدارات التي ينتسبون إليها ،3ويقدم
هذا التقرير مسألة مضبوطة ومدروسة من طرف المحرر ،ويتطلب دراسة معمقة للقضية
التي يعالجها المقرر ،كما يجب أن يظهر من خالل التقرير استيعاب المحرر التام للموضوع
مع التفسيرات واستخالص النتائج والعناصر المهمة ،وتقديم االقتراحات والحلول.
.0التقرير التفتيشي:
وهو التقرير الذي يتوج الزيا ارت التفتيشية التي يقوم لها المسؤول ،لمراقبة الموظفين أو
عمل المصالح اإلدارية التابعة ل ،وينبغي أن يتم في هذا التقرير عرض الوقائع المستنتجة
بكل دقة ،كما يتم في تقييم نشاط الموظف ،أو سير المصلحة استنادا إلى القواعد التنظيمية
والقانونية المحددة لصالحياتها والسلطات المخولة لها ،وتتويج ذلك كل بالنتائج المحصل
عليها.
-1دمحم عموس ،منتدى شارك الشباني ،لرنامج خطوة إلى األمام ،كيف تكتب أفضل التقارير والمراسالت ،الطبعة األولى
،2999فلسطين ،ص ص31-0
-2عبد هللا إنجار التحرير اإلداري ،مديرية تكوين األطر اإلدارية والتقنية ،و ازرة الداخلية،المملكة المغربية ،يناير
،2935ص ،25انظر أيضا رابح لوزيدي المرجع السالق ،ص52
-3وليد لن تركي ،المرجع السالق ،ص.29
72
ينبغي في هذا التقرير عدم إغفال الجوانب اإليجالية دون توسع وال تقتير ،أما الجوانب
السلبية فيجب بسطها وتحليل أسبالها ،حتى يكون التقرير مرجعا لتطوير التنظيم اإلداري،
وتجاوز سلبيات .
.0التقرير التأديبي:
تقرير يوجه رئيس إلى سلطة تسلسلية عليا إلبالغسوء معاملة أعوان من أجل
معاقبت ،يتم في عرض كل الوقائع المنسوبة إلي حسب التسلسل الزمني لوضوح ،مع اقتراح
العقوبة التأديبية ،ونقيض هذا التقرير تقرير عن السلوك اإليجالي والمثالي لموظف ما ،من
أجل ترقيت .
.4التقرير التقديمي
يتعلق هذا النوع من التقارير لتقديم الحجج واألدلة القوية على األسباب التي دعت
إلى اقتراح مشاريع المراسيم أو الق اررات أو القوانين ،إلى السلطة العليا للتوقيع علي ،وهو
تقرير مختصر يحتوي على اإلشارات التالية :المراجع القانونية والتنظيمية التي تعتبر إطار
قانوني للمشروع ،عناصر ظرفية تثبت النص الجديد ،الجوانب الرئيسية للنص المقترح ،مع
التركيز على األصلية منها بالنسبة للنصوص السابقة ،كيفيات التطبيق والتفسير التي ستتخذ
الحقا ،باإلضافة إلى تأشيرات وعناصر أخرى.
الفرع الثالث :خطوات إعداد التقرير
يحتاج إعداد التقرير إلى عدة خطوات جوهرية ،يتمكن المحرر من خالل اتباعها من
إعداد تقرير بمواصفات الجودة والفعالية المطلوبة ،التي تحقق الهدف المنشود منها.
.2تحديد المشكلة وتصميم طريقة العمل
يتحمل المكلف بإعداد التقرير مسؤولية البحث والتنقيب من أجل تحديد المشكلة
تحديدا دقيقا (تحديد الهدف والغاية من التقرير لدقة ووضوح) ،مما يمكن من ضبط خطة
العمل والبرنامج الذي يجب اتباع إلنجاز تقريره ،وإتمام في الوقت المناسب ،ومن أهم
المحددات التي يجب ضبطها في لرنامج العمل:
-الوقت المطلوب لتقديم التقرير النهائي.
73
-اإلمكانات البشرية التي يمكن االستعانة لها سواء من داخل المؤسسة أو من
خارجها.
-اإلمكانات المتاحة (آالت كتابة أو طباعة أو تصوير) والوقت المتاح في هذه
االمكانات.1
.0جمع وتحليل البيانات
يشرع المحرر بعد تحديد الهدف من التقرير لدقة ،في جمع البيانات وتحليلها بغية
توظيفها في نص التقرير ،ويقصد بالبيانات المعلومات الخام التي يتم تحويلها إلى معلومات
عن طريق معالجتها وتحضيرها لالستخدام.
في جمع البيانات الدراسات واألبحاث والتحقيقات ومن أهم ما يعتمد علي
واالستشارات وغيرها من الوسائل المساعدة ، 2ألن التقرير في النهاية يجب أن يستند إلى
حقائق دقيقة ،وأفكار منطقية ،واقتراح حلول مقبولة ،بحيث يسعى محرر التقرير ألنتاج وثيقة
موضوعية ،استنادا إلى البيانات التي تم التحقق منها والمحافظة عليها لتكون دقيقة( فال
يكتب أو يقول إال ما يمكن تبريره) 3،وهذا يقودنا إلى القول أن البيانات والمعلومات التي
تجمع ،ليس بالضرورة إدراجها جميعها في التقرير ،لل يتم االستفادة فقط من البيانات التي
لها أهمية وذات أثر منتج في التقرير ،ولها مبرر قوي في إثباتها.
.0إعداد الخطة
المقصود بالخطة المنهجية المتبعة في إعداد التقرير ،من خالل ترتيب األفكار
والمعطيات والمعلومات والبيانات والوقائع ،ترتيبا تسلسليا ومطقيا ،بحيث يتم لناء التقرير
بشكل يضمن للمقرر أن يستخلص النتائج المرجوة ،والوصول إلى الهدف المبتغى ،وتقديم
االقتراحات الضرورية لمعالجة المشكلة محل التقرير.
ومن أهم ماتهدف إلي الخطة تنظيم الحقائق والمعلومات وتصنيفها في مجموعاتحتى
تساعد محرر التقرير على التأكد من جمع البيانات الالزمة ،واكتشاف العالقة لينها ،ثم
1
- AMMARI ALI, op.cit. p-32
78
.3مهارة االستماع واالنصات الجيد
.2مهارة التركيز
.1مهارة االلمام التام بالقواعد اللغوية واالمالء
.9التمتع بمهارة الخط الجيد والواضح.
.5اإللمام بطبيعة الموضوعات المطروحة للنقاش في االجتماع
الفرع الثالث :أنواع المحضر
تتنوع المحاضر لتنوع مواضيعها ،وتختلف صياغتها باختالف أهدافها ،وهي منتشرة
بكثرة ،لما لها من أهمية في حسن سير المرفق العام ،وأشهر هذه األنواع مايلي:
.2محضر االجتماع:
وهو المحضر الذي بموجب يتم تقييد جميع األحداث واألقوال والوقائع وكل ما يتم
مناقشت في االجتماع ،مع تحديد التاريخ والمكان والساعة التي جرى فيها االجتماع.
.0محضر التنصيب
وهو المحضر الذي يتم بموجب قيد التاريخ والتوقيت والمكان والمنصب الذي تم
تنصيب في
الموظف (االسم واللقب وتاريخ الميالد) ،والصفة التي تم تنصيب لها.
.0محضر المعاينة
وهو الذي يقوم في الموظف المعني ،أو الضابط العمومي المكلف بإجراء المعاينة،
لنقل كل ما عاين حقيقة من وقائع وأحداث وأقوال دون أن يزيد فيها أو ينقص منها ،ودون
أن يعمل خيال وتفكيره ،في الحديث عن وقائع أو أحداث لم تحدث ولم يعاينها ،ألن ذلك
ينقص من القيمة الثبوتية للمحضر ،ويطعن في حجيتة.
-1سمورة 2932ملخصات التحرير االداري من االولى إلى الحادية عشر ،ملتقى طالب وطالبات جامعة الملك فيصل،
اطلع علي لتاريخ 2923/90/29على الساعة جامعة الدمام الموقع االلكترونيhttps://bit.ly/2XB4Gnw :
.22:22
79
المبحث العاشر :المذكرة اإلدارية
المذكرة هي من الوثائق التي تصدر عن اإلدارة بشكل دائم ،وهي عادة ما تعالج
اختالالت طارئة في العمل ،من خالل المراقبة المستمرة للموظفين وطريقة آدائهم لوظائفهم،
وقد توج إلى المرؤوس كما توج إلى الرئيس ،إذا كان موضوعها يتعلق لوضعيات محددة،
من أجل إطالعها على حيثياتها.
تتعدد أنواع المذكرات اإلداري ،بحسب الجهة التي توج إليها ،والهدف المراد تحقيق
من ورائها ،.وذلك داخل نفس الوحدة اإلدارية
المذكرة اإلدارية هي وثيقة إدارية رسمية تصدر عن جهة إدارية عامة ،وهي أداة
تواصل كتالية لين الموظفين بمختلف درجاتهم ،فيتم توجيهها من أعلى إلى أسفل أو من
1
أسفل إلى أعلى ،أو من درجة إلى أخرى مساوية لها ،وذلك داخل نفس الوحدة اإلدارية.
ويجري تداولها داخل اإلدارة لنقل تعليمات من الرئيس اإلداري إلى مرؤوسي ،أو
لتبليغ معلومات أو توجيهات إلى بعض المستخدمين أو جميعهم ،ولذلك فإن من أهم
استخدامات المذكرة اإلدارية ،األغراض التالية:2
إصدار تعليمات وأوامر مثل:
-اإللتزام بمواقيت العمل
-المحافظة على وسائل اإلدارة
-التحلي بأخالقيات المهنة
....... -وغير ذلك مما يضمن السير الحسن للمرفق وفق األهداف المرجوة من .
-1األستاذ الفالح ،وصفاء قطراني ومن معها ،التراسل اإلداري والوثائق اإلدارية المرتبطة بمهام التدريس ،الموقع
اإللكتروني https://bit.ly/3HMfVf7اطلع عليه 1211/21/21الساعة.24:11
-2ثابتي الحبيب ،المرجع السابق ،ص.41
80
إعطاء توجيهات ونصائح مثل:
-الحرص على النظافة
-تدالير الوقاية واألمن
-ضبط العالقات االنسانية لين العمال
...... -وغير ذلك
تبليغ معلومات جديدة مثل
-تغييرات تنظيمية طارئة
-معلومات تخص المستخدمين
-تعديالت في النظام الداخلي للمؤسسة
.......... -وغير ذلك
نكتفي في هذا الفرع لذكر أهم أنواع المذكرات اإلدارية ،التي يكثر استعمالها داخل
المرفق اإلداري العام،والتي يمكن ترتيبها كاآلتي:
.2المذكرة اإلخبارية:
وهي وثيقة للمراسلة تستعمل داخل نفس الو ازرة أو الوحدة اإلدارية ،وتوج هذه المذكرة
على السواء من رئيس إلى مرؤوس ،ومن مرؤوس إلى رئيس ،مع بعض االختالف في
الشكل أحيانا ،ويمكن توجي المذكرات لين األعوان من نفس المستوى أو الدرجة ،بطريقة
عادية وبدون مراعاة أية قاعدة خاصة من حيث الشكل أو التقديم ،ماعدا عنوانها '' مذكرة''
وتوقيع المحرر.
أما المذكرات اإلدارية الموجهة إلى الرئيس األعلى فتخضع لبعض قواعد التقديم
وبدون صيغة النداء أو عبارات المجاملة.1
.0المذكرة المصلحية
-1و ازرة الداخلية المغربية ،تقنيات التواصل والتحرير اإلداري ،الموقع االلكتروني https://bit.ly/3rKxEhfاطلع علي
2922/92/32الساعة ،22:19ص
-2لوحميدة عطاءهللا ،محاضرات المراسالت االدارية المرجع السالق ،ص99
-3و ازرة الداخلية المغربية ،تقنيات التواصل والتحرير اإلداري المرجع السالق ص13
-4عبدهللا إنجار ،المرجع السالق ص.37
82
المطلب الثاني :خصائص وشكليات المذكرة اإلدارية
-أنها وثيقة داخلية وال يمكن إرسالها إلى جهات خارج المرفق العام المعني.
-سريان مفعولها وامتداده في الزمن إلى حين صدور مذكرة جديدة تلغي السابقة
بشكل صريح (التصريح في المذكرة الجديدة بإلغاء ما جاء في المذكرة السابقة) أو ضمني
(من خالل إصدار مذكرة جديدة تخالف ما جاء في المذكرة السابقة دون التصريح بإلغائها)
-تتميز بأسلوبها المباشر والواضح والمختصر ،حيث يحسن بمحرر المذكرة اإلدارية
انتقاء أدق األلفاظ المعبرة ،واختيار الكلمات المباشرة المختصرة والتي تؤدي أغراض التبليغ
المقصودة.
-ال تشتمل على عبارات النداء والمجاملة ،مثل سيدي ،و يطيب لي ،وتفضلوا سيدي
بقبول تحيات التقدير واالحترام ،ويرجع عدم استعمال عبارات المجاملة ،إلى طبيعة
مواضيعها ال تخلو من األوامر والتوجيهات.
نقصد بشكليات المذكرة ،جميع البيانات التي يجب أن تتضمنها المذكرة ،وباعتبار
المذكرة وثيقة إدارية مثلها مثل الرسائل اإلدارية األخرى فإن أهم البيانات التي يجب على
المحرر تضمينها المذكرة ال تخرخ عما سيأتي ليان :1
-الدمغة وهي التسمية الرسمية للدولة
-الطابع الجهة أو اإلدارة المصدرة للمذكرة
توجد الكثير من النماذج للمذكرة ،بما يؤكد أنها غير موحدة لين جميع اإلدارات ،ولكن
ما يهمنا في هذا النموذج ،وجوب اشتمال على البيانات الشكلية المطلوبة كما هو موضح
في الشكل التالي:
الموضوع :تحيين معايير استئناف العمل بعد اإلصابة المؤكدة بفيروس كوفيد 29
المرجع :التعليمة رقم ....المؤرخة في .........والمتعلقة ب.............
84
المرفقات :نسخة من تعليمة و ازرة الصحة
األمين العام
إمضاء أحمد علي دمحم
الختم
نتناول في هذا المبحث بعض الوثائق اإلدارية المختلفة ،والتي يكثر استعمالها في
اإلدارة وبصورة دائمة ،لهدف التبليغ ،نركز على تعريفها وأهم لياناتها الشكلية ،التي ينبغي
على المحرر اإلداري إدراجها في الرسالة ،والتقيد بضوابطها ،كالبرقية واالستدعاء ،وجدول
االرسال ،والتعليمة والمنشور.
البرقية مأخوذ إسمها من البرق ،تعبي ار على سرعة وصولها إلى المرسل إلي ،وضمان
وصولها ،وهي أنواع متعددة ،وما يهمنا في موضوع التحرير اإلداري؛ البرقية التي تعتبر
رسالة إدارية ،وهي البرقية الرسمية ،التي نبينها في هذا المطلب من خالل تعريفها ،والبيانات
الشكلية المطلوبة فيها.
85
الفرع األول :تعريفها
هي عبارة عن رسالة مختصرة موجزة للغاية يتم إرسالها عن طريق البرق والغرض
منها توصيل بعض المعلومات للمرسل إلي بطريقة سريعة ،فالبرقية تصل في بضع ساعات،
لينما الرسالة العادية تستغرق مدة أطول للوصول إلى المرسل إلي ،وقد يكون موضوع البرقية
1
استدعاء ،أو دعوة أو أي رسالة إدارية أخرى تتطلب السرعة في إيصالها إلى المرسل إليهم.
وهي وثيقة مختصرة لكنها واضحة المعنى ،وترسل بطريقة مستعجلة وسريعة لتوصيل
أخبار هامة بشكل عاجل سواء كانت سيئة أو حسنة أو سرية ،ولقد عرف العرب قديما نوعا
من الرسائل الديوانية تتميز بإيجاز يعادل إيجاز البرقية ،ويطلق عليها إسم التوقيعات ،ومن
روك ،فإما ِّ أمثلتها ما كتب الخليفة المأمون إلى أحد والت " :قد كثر َش ُ
وك ،وقل شاك َ اك َ
لت" ،وكتب الحجاج لن يوسف إلى عبد الملك ":خذوا الجزية ممن كنتم إما اعتَ َز َ
اعتدْل َت ،و َّ
2
تأخذونها منهم"
الفرع الثاني:مميزاتها
86
مثال ذلك :الجملة في الرسالة العادية" :يؤسفني إخباركم لوقوع انهيار لمبنى من
خمسة طوالق في ناحية ....وقد تسبب ذلك في أضرار مادية معتبرة ،سنوافيكم بالحصيلة
واألسباب في تقرير مفصل.
الجملة التليغرافية " :انهيار مبنى من خمسة طوالق في ناحية...قف .خسائر مادية
معتبرة .قف .سنوافيكم لتقرير مفصل .قف.
-تجنب المجاملة ،وعبارات التحية ،واالستغناء عن الصفات وعبارات النداء وحروف
الربط لين الجمل.
-تتضمن إشارات خاصة ،تتمثل في رقم البرقية الرسمية ،التاريخ ،اسم المرسل
والمرسل إلي
-المصالح التي تتلقى عدد كبير من البرقيات ،لديها عنوان تليغرافي يتكون من رمز
مختصر وفي كلمة واحدة ،على التسمية العادية للمصلحة ،وتوضع هذه التسمية في فهرس
وتقنن من طرف المصلحة البريدية
-تتضمن إشارات متعلقة باالستعجال في الجهة اليمنى للمطبوع :عادي ،مستعجل،
أسبقية ،أسبقية مطلقة،أسبقية لدون أجل ،والبرقية المستعجلة ترسل كل ساعة من النهار إلى
الليل.
-يجب أن تدرج في المطبوع إمضاء المرسل ،وتأشرة المراقبة من طرف السلطة
المسؤولة.
تعتمد اإلدارة في توثيق الوثائق التي تستعملها داخليا أو خارجيا ،على جدول تضع
على رأس الوثائق المرسلة ،تبين في مواضيع الرسائل أو الوثائق اإلدارية المرسلة وعددها،
والمالحظات المفسرة للغرض من اإلرسال ،يسمى هذا الجدول؛ "جدول اإلرسال".
87
الفرع األول :التعريف
يعرف جدول اإلرسال بأن وثيقة إدارية تلخيصية ،تستعمل من طرف اإلدارة العمومية
قصد نقل وثائق إدارية رسمية أو خاصة بأشخاص معنيين ،من مصلحة إدارية إلى مصلحة
إدارية أخرى ،سواء كانت عليا أو وسطى أو قاعدية ،وهو أداة مالئمة للمحافظة على
1
اإلرسال ،ول عدة مسميات ،منها كشف اإلرسال ،وحافظة اإلرسال.
تحتوي الوثيقة على المعلومات المعتادة للمراسالت اإلدارية المتمثلة في الدمغة
والطابع والمكان والتاريخ والختم والتوقيع ،ويتضمن جدوال من ثالثة أعمدة ،ويتم عرض
المعلومات أو األجزاء المرسلة ،في جدول اإلرسال بالطريقة التالية:
العمود األيمن :تعيين الوثائق المطلوب إرسالها
العمود المركزي :عدد الوثائق المرسلة أو التي يريد إرسالها
العمود األيسر :للمالحظات التي يمكن إجرائها وهي:
.3للحصول على معلومات :في هذه الحالة المتلقي ليس ممثال ولكن كالمتفرج.
.2للعمل أو لإلسناد :في هذه الحالة المتلقي يكون ممثال ومعنيا بما جاء في جدول
اإلرسال من وثائق.
وينشأ عن ذلك عدة حاالت:
-العمل والمتابعة :ويكون الرد كتاليا
-للعمل واالستجابة يجب تقديم مذكرة أو خطاب معلومات للمرسل حتى يتمكن من
معالجة القضية
-إللداء الرأي وأن يكون الرأي مسببا بالعودة إلى الملف المرسل إلي .
2
-للتوقيع والتصحيح وإعادة الوثائق.
-1خالد توازي دروس في مقياس التحرير اإلداري – موجهة لطلبة السنة األولى ماستر تخصص حكامة وإدارة محلية،
جامعة المسيلة ،2923/2929ص.25
2
- AMMARI ALI, op.cit. p 35
88
الفرع الثاني :البنية الشكلية لجدول اإلرسال
جدول إرسال
39 المجموع
يستحسن عدم ترك فراغات ليضاء من باب االحتياط ،حتى ال يضاف إليها وثائق
أخرى ،وتجنب الشطب أو كتابة غير واضحة ،وكل ما من شأن أن يخل بخاصية االثبات
القانوني لهذه الوثيقة.
وفي حالة تعدد المرسل إليهم يسجل هؤالء في نهاية الورقة على اليمين باسم نسخة
أو نسخ موجهة إلى ....كما هو الشأن في الرسالة اإلدارية ،ويفترض في أن يسلم يدا ليد،
89
إال إذا تعذر ذلك ،ويجب االحتفاظ بالنسخ اإلضافية لجداول االرسال في حافظات خاصة
1
وفق الرقم التسلسلي.
تستعمل اإلدارة الدعوة في كثير من األحيان ،كالدعوة لحضور اجتماع ،أو لحضور
نشاط ،أو لحضور مراسيم استقبال رسمي وغير ذلك ،وما يميز الدعوى عن غيرها من
الوثائق ،أن االستجابة إليها تكون من باب االحترام والتقدير للطرف المرسل ،وليس من باب
اإللزام.
تعتبر الدعوة من الرسائل التي تهدف إلى طلب حضور شخص أو أشخاص معينين
بصفة إختيارية طوعية (الدعوة) لغرض يتوجب تحديده في نص الرسالة ،والدعوة توج إلى
الرؤساء اإلداريين ،كما توج إلى المرؤوسين ،لحضور جلسة عمل أو نشاط ثقافي أو
رياضي أو علمي أو أدلي ،أو فني ....من أجل المشاركة ،أو تشريف القائمين بالنشاط
بالحضور ،وقد تكون الدعوة لحضور نشاط رسمي كاجتماع المجلس العلمي للجامعة أو
حضور دورة استثنائية للمجلس الشعبي البلدي ،لدراسة قضايا مستعجلة ،حيث فضل المشرع
في هذه الوضعيات استخدام عبارة "دعوة" لدال من استدعاءعند طلب حضور أعضاء هذه
2
المجالس ،باعتبارها أكثر تهذيبا من االستدعاء.
تتضمن الدعوة مثل غيرها من وثائق اإلدارة ،جميع البيانات ،من غير المرفقات
والنسخ ،لعدم وجود ضرورة لها في الدعوات ،وتكون الدعوة على الشكل التالي:
المطلب الرابع:االستدعاء
يعتبر اإلستدعاء من أهم الرسائل اإلدارية ،التي تستخدمها اإلدارة كأداة للتبليغ ،حين
تريد حضور شخص طبيعي ،أو شخص معنوي ،إلى مصالحها ،على وج اإللزام ،ويتميز
بالوضوح والدقة في جميع ليانات ،التي ال يمكن أن تستغني عن :التاريخ ،والوقت ،والمكان.
يعتبر اإلستدعاء من وثائق التبليغ الهامة ،ون الرسائل اإلدارية المرفقية ،التي
تستعملها اإلدارة في طلب حضور شخص معين أو عدة أشخاص ،لحضور اجتماع رسمي،
91
أو لتبليغهم لوثائق تهمهم ،أو من أجل التكليف بمهام معينة ،أو لطلب الخبرة واالستشارة ،أو
للمشاركة في مسابقة ،أو لحضور استقبال رسمي...وغير ذلك.
واالستدعاء دائما يكون نازال من الرئيس إلى المرؤوس ،أو إلى النظراء الذين هم في
نفس المرتبة من السلم اإلداري ،لما يتضمن من قوة إلزامية لتلبية الدعوة ،وال يمكن أن يكون
صاعدا ،وذلك احتراما للتنظيم الهرمي لإلدارة.
وعادة ما يتم االستدعاء بصورة فردية ،ويبلغ في اآلجال القانونية ،وبطريقة رسمية،
مع اشعار بالوصول ،لما يترتب علي من أحكام إدارية وآجال يجب على الموظف احترامها،
وتوج هذه الرسائل (االستدعاءات) كتالية ،مع احترام آجال وصولها ،وآجال تلبية الدعوة
المحدد بموجب النصوص التنظيمية ،فمثال دعوة أعضا المجلس العلمي للكلية أو الجامعة،
يكون قبل عشرة أيام من تاريخ انعقاده.
وفي الحاالت المستعجلة يمكن إرسالها عبر الفاكس ،أو البرقية أو اإليميل الشخصي
لضمان وصولها والحفاظ على أثر مادي يثبت اإلرسال.1
الفرع الثاني:شكلياته
يتضمن االستدعاء باعتباره رسالة ادارية مرفقية جميع البينات التي تتضمنها الرسالة
اإلدارية ،من دمغة ،وطابع ،وتاريخ ،ورقم ترتيب ،والمرسل إلي ،والمرجع ،والمرفقات والتوقيع
بكل ليانات .2
وأهم ما ينبغي تحديده بشكل واضح ودقيق في صلب موضوع االستدعاء ما يلي:
-تاريخ الحضور اليوم والشهر والسنة مثل يم .2922/92/37
-مكان الحضور ،مثال مكتب عميد كلية الحقوق والعلوم السياسية
مساء.
ً -ساعة الحضور بشكل دقيق ومضبوط ،مثال :الساعة 39:99
-سبب االستدعاء وقد يكون صريحا مثل :اجتماع اللجنة المتساوية األعضاء
للمؤسسة أو ضمنيا مثل :ألمر هام أو ألمر مستعجل ،أو ألمر يهمك....
تضطر اإلدارة في كثير من األحيان إلى شرح وتفسير النصوص القانونية ،المنظمة
لعملها ،خاصة عندما تغيب النصوص التطبيقية أو تتأخر عن الصدور ،فتسد ذلك الفراغ
بإصدار التعليمات التي تشرح وتفسر ،وتبين كيفية تطبيق تلك النصوص ،حتى ترفع الحرج
عن موظفيها ،وتوحد عملهم لتلك النصوص.
تعرف التعليمة بأنها وثيقة إدارية تتضمن عادة توجيهات لتطبيق نص قانوني ،أو
إعطاء توجيهات محددة ،وتصدر عن السلطة اإلدارية العليا كالرئاسة والحكومة والو ازرة
93
والوالية ،ويتم نشرها على أوسع نطاق ،ويستمر العمل لها إلى غاية إلغائها صراحة أو
1
ضمنيا ،كما أنها تهم المصالح الخارجية والمركزية.
ولذلك تسمى التعليمة باسم الجهة التي تصدر عنها ،مثل - :تعليمة رئاسية وهي
التي تصدر عن رئاسة الجمهورية -تعليمة حكومية تصدر عن رئيس الحكومة -تعليمة
و ازرية تصدر عن الوزير -تعليمة والئية تصدر عن الوالي.
تتضمن التعليمة أغلبية البيانات التي تشملها الرسالة اإلدارية المرفقية ( ،الدمغة،
الطابع ،المكان والتاريخ ،رقم الترتيب ،المرسل إلي ،الموضوع ،المرجع ،النسخ إن وجدت،
اإلمضاء والختم) ،ويجب اإلشارة إلى اسم الرسالة وهو تعليمة تحت رقم الترتيب فو وسط
الصفحة كما هو مبين في الشكل التالي:
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
الجزائر في 2937/93/22 و ازرة المالية
المديرية العامة للضرائب
مديرية التشريع والتنظيم الجبائيين
رقم/97 :و م/م ع ض /م ت ت ج.2937 /
تعليـــــــــــــــــــــــــــــــمة
إلى :
السيد مدير كبريات المؤسسات
السيدات والسادة المدراء الجهوين للضرائب
الموضوع :الرسم العقاري
المرجع :المواد 9إلى 29من قانون المالية التكميلي لسنة 2935المادة 5من قانون المالية لسنة 2939
.الموضوع:
......................................................................................................................
......................................................................................................................
...............................................................
يرجى منكم ضمان نشر وتوزيع هذه التعليمة والحرص على تطبيقها وموافاتي بالصعوبات التي قد تواجهكم.
نسخة لإلعالم إلى:
المنشور هو أقرب وثيقة للتعليمة من حيث الهدف والشكل ،غير أن يختلف عنها من
حيث قصر مدة العمل ب ،واتساع نطاق انتشاره ،لتعلق لنشر المعلومات وتعميمها على
جميع المصالح التي تحتاجها ،لرفع اللبس والغموض المصاحب للنصوص.
وثيقة إدارية خاصة تستعمل لنشر المعلومات أو لتدوير يعرف المنشور بأن
المعلومات على جميع المستويات ،وهو رسالة تنشر على نطاق واسع وعلى جهات متعددة،
لتفسير الق اررات واألوامر أو التعليمات ،وتنشر كاملة أوملخصة وتوزع على كافة الموظفين
1
والمستخدمين للعلم لها ،وتسمى أيضا الدوريات.
ويعرف أيضا بأن وثيقة إدارية داخلية تصدر من سلطة إدارية عليا إلى سلطة إدارية
دنيا ،أي إلى األعوان الخاضعين ألوامرها ،ويرسل المنشور إلى العديد من المرسل إليهم،
وهي الميزة التي تميزه عن باقي الوثائق اإلدارية األخرى (مثل مثل التعليمة) ،وخالفا للمذكرة
االدارية التي لها صلة بالمنشور والتي تكتسي الطابع المؤقت بالنسبة لصالحيتها ،فإن
المنشوريتصف بالديمومة ،بمعنى أن غير مؤقت كالمذكرة اإلدارية ،التي ينتهي العمل لها
2
بانتهاء آجالها.
-1القانوني ،المقصود بالمراسالت اإلدارية ،الموقع االلكتروني https://bit.ly/3LT56dCالموقع اطلع علي لتاريخ
2922/92/39الساعة 31:99
-2مميش علي و رزاق العربي ،المرجع السالق ،ص .390
95
ويتكون المنشور من ثالثة أنواع:1
المنشور اإليضاحي :يهدف إلى التذكير والشرح للمقتضيات القانونية أو التنظيمية،
لتفادي الخطأ واإلضرار بمصالح الغير من قبل األعوان المنفذين
المنشور التنفيذي :يتضمن تعليمات أو أوامر إلى مجموعة من الموظفين لتنفيذها.
المنشور التنظيمي :يكون ل أثر قانوني ،ويمكن الطعن في مقتضيات لدعوى
التعسف في استعمال السلطة ،أمام القضاء اإلداري
يتضمن المنشور مثل مثل التعليمة جميع البيانات الشكلية للرسالة اإلدارية المرفقية،
ويجب أن يبين اسم الوثيقة ( منشور) تحت رقم الترتيب وسط الصفحة ،كما يبين نوع
مقرونا مع اسم (منشور توضيحي ،منشور تنفيذي ،منشور تنظيمي) كما سنوضح في
الشكل التالي:
الدمغة
المكان والتاريخ.......: الطابع .......
رقم الترتيب.../...
منشـــــــور تنظيمي
إلى السيدات و السادة:
.................
..................
......................
الموضوع........... :
المرجع.................................................:
النص:
......................................................................................................................
......................................................................................................................
.....
خاتمة:
في ختام هذه المحاضرات المتعلقة بالتحرير اإلداري وتقنيات ،نخلص إلى أن هذا
الموضوع واسع ومتشعب ،وال يمكن حصره في مطبوعة أو كتاب ،نظ ار لعدم إمكانية حصر
جميع أنواع الرسائل اإلدارية المرفقي ،والرسائل اإلدارية ذات الطابع الشخصي ،وهذا التنوع
الكبير ،يرجع إلى أن األعمال اإلدارية اليومية ،والتي تقوم لها اإلدارة من ساعة إلى أخرى،
تحتاج إلى مرافقة دائمة ،وإشراف مستمر ،ومتابعة ،وتوجي ،وتكليف ،وتوزيع المهام،
ودراسة الملفات ......وغير ذلك من األعمال.
هذه األعمال تحتاج إلى التواصل الدائم ،واالتصال المستمر الذي تعد الرسالة
اإلدارية من أهم وسائل ،واألداة الغالبة في نقل المعلومات والتوجيهات لين عناصر التنظيم
اإلداري ،وبين الرئيس والمرؤوسين ،أو العكس.
وقد رأينا ضرورة تعلم فنيات التحرير اإلداري لطال الحقوق بشكل عام ،وللموظف
اإلداري بشكل أخص ،لما يتطلب من إتقان لخصائص التحرير اإلداري ،ومميزات األسلوب
اإلداري ،والتحكم في عالمات الوقف والترقيم ،ومعرفة شكليات كل نوع من الرسائل اإلدارية،
والبيانات الضرورية التي ال تصح الرسالة لدونها ،وتفقد حجيتها في اإلثبات.
وقد تضع محررها تحت مسؤولية المتابعة القضائية ،حال أخطأ أو تعسف في
استعمال السلطة ،أو المتابعة التأديبية وفق قانون الوظيفة العامة ،حال ارتكب خطأ وظيفيا
يستوجب التأديب ،ورأينا أن الكتابة اإلدارية تختلف كل االختالف عن الكتابة األدلية
والشعرية والصحفية ،وغيرها ،لما لها من خصائص تميزها ،ومسؤولية تترتب عن اإلجراءات
المتضمنة فيها.
وقد هدفنا من وراء هذه المحاضرات ،إلى تمكين الطالب في مستوى الماستر وهو
على ألواب التخرج والتوظيف ،من معرفة أبجديات التحرير اإلداري ،وحدود الكتابة في كل
نوع من أنواع الرسائل اإلداري ،واحترام التسلسل اإلداري ،وعدم تجاوز السلطة المخولة ل .
97
قائمة المراجع:
98
.1المؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني ،اإلدارة العامة للتصميم وتطوير المناهج،
مبادئ إدارة األعمال – اإلدارة وماهيتها ،السعودية3920 ،
.IIIالرسائل الجامعية:
.3دمحم األحسن ،النظام القانوني للتأديب في الوظيفة العامة – دراسة مقارنة -أطروحة
دكتوراه في القانون العام ،كلية الحقوق جامعة ألو بكر للقايد تلمسان – الجزائر-
2939/2935
.IVالمطبوعات الجامعية:
.3لوحميدة عطاء هللا ،ملخص محاضرات المراسالت اإلدارية كلية الحقوق جامعة
الجزائر 2932/2933
.2ثالتي الحبيب ،التحرير اإلداري مطبوعة موجهة لطلبة جامعة التكوين المتواصل ،
جامعة معسكر
.1خالد توازي دروس في مقياس التحرير اإلداري – موجهة لطلبة السنة األولى ماستر
تخصص حكامة وإدارة محلية ،جامعة المسيلة 2923/2929
.9رابح لوزيدي اإلتصال والتحرير اإلداري محاضرات مخصصة لطالب السنة األولى
ماست تسيير الموارد البشرية ،كلية العلوم االقتصادية والتجارية وعلوم التسيير،
جامعة جيجل 2931/2937
.5زياد ثليجي ،تلخيص أمجاد الغامدي ،ملزمة مهارات كتابة إدارية ،جامعة الدمام كلية
الدراسات التطبيقية وخدمة المجتمعع ،التعليم عن بعد السعودية 2939
.9عبدلي سهام ملخص قانون الوظيفة العامة في ظل األمر رقم 91/99كلية الحقوق
جامعة قسنطينة 2935/2939
.7قاضي خير الدين ،محاضرات في مقياس التحرير اإلداري 2929-2930
االتصال والتحرير .1ليلية غضالنة ومن معها ،ملخص محاضرات في مقياس
اإلداري ،موجهة لطلبة السنة األولى ماستر لكل التخصصات ،كلية العلوم
االقتصادية والعلوم التجارية وعلوم التسيير ،جامعة أم البواقي ،السنة الدراسية
2929/2930
99
.0دمحم عموس ،منتدى شارك الشباني ،لرنامج خطوة إلى األمام ،كيف تكتب أفضل
التقارير والمراسالت ،الطبعة األولى ،2999فلسطين
.39دمحم عبد الدايم الجندي ،التحرير اإلداري ،جامعة الملك فيصل كلية اآلداب –
الدراسات االسالمية3917 ،هـ3911-
.33مهيب صالح الحصان ،إعداد أم عائشة ،مقرر التحرير اإلداري جامعة الملك فيصل
3075
.32وليد لن تركي ،التحرير اإلداري جامعة دمحم خيضر بسكرة -الجزائر-
.Vالمواقع اإللكترونية:
.3لوحميدة عطاء هللا ،الموجز في التحرير اإلداري النسخة اإللكترونية من موقع:
أطلع علي لتاريخ 2929/99/97 https :www.scribd.com/document .2
على الساعة 39:15
.1حنان محمود الموقع اإللكتروني https://bit.ly/3Be6Pp6نشر لتاريخ
2931/32/29واطلع علي 2922/92/39الساعة 33:20
.9سمورة 2932ملخصات التحرير االداري من االولى إلى الحادية عشر ،ملتقى
طالب وطالبات جامعة الملك فيصل ،جامعة الدمام الموقع االلكتروني:
اطلع علي لتاريخ 2923/90/29على الساعة https://bit.ly/2XB4Gnw
22:22
.5عادل سالم ،عالمات الترقيم في الكتابة العربية ومواضع استعمالها ،2990موقع
لتاريخ 2929/95/93على ديوان العرب diwanalarab.com ،اطلع علي
الساعة.37:39 :
by said kazaz issuu. .9التحرير اإلداري ،الموقعhttps://bit.ly/3sauuDN:
أطلع علي لتاريخ 2929/95/22على الساعة39:39 :
.7عمار لوحوش مفهوم الوظيفة العامة ،الموسوعة الجزائرية للدراسات السياسية
لتاريخ واإلستراتيجية ،مأخوذ من الموقع politics-dz.comاطلع علي
2930/32/31على الساعة 37:17
100
.1فيرنانداز إنريكيز( ،ترجمة نون لوست) ،طبقا لخبير في غوغل :هذه أكثر 5أخطاء
تك ار اًر في السيرة الذاتية ،نشر لتاريخ 2929/90/22على الموقع االلكتروني:
https://bit.ly/3Aye0Y0اطلع علي لتاريخ 2923/97/91على الساعة 30:59
.0الفالح ،وصفاء قطراني ومن معها ،التراسل اإلداري والوثائق اإلدارية المرتبطة بمهام
علي اطلع https://bit.ly/3HMfVf7 اإللكتروني الموقع التدريس،
2922/92/32الساعة.35:99
.39القانوني ،المقصود بالمراسالت اإلدارية https://bit.ly/3LT56dC ،الموقع اطلع
علي لتاريخ 2922/92/39الساعة 31:99
اإللكترونيwordpress.com/2016/01/08/ الموقع Khitasabdelkarim.33
أطلع علي لتاريخ 2929/95/37على الساعة 39:20
.32كتابة السيرة الذاتية ،نقال عن الموقع االلكتروني https://bit.ly/39txPndاطلع
علي لتاريخ 2923/97/91على الساعة 33:11
االلكتروني الموقع باحتراف؟ الذاتية السيرة كتابة .31كيفية
https://bit.ly/3nVjOHzاطلع علي لتاريخ 2923/97/91على الساعة 31:15
.39الموسوعة الحرة من ويكيبيديا الموقع االلكتروني https://bit.ly/3Ls1RJM
نشرت لتاريخ 2922/92/1واطلع عليها 2922/2/33على الساعة 39:35
.35الموقع اإللكتروني ويكيبيديا ،قياس الورق ar.wikipedia.org/wiki/أطلع علي
لتاريخ 2929/99/35على الساعة 99:99
العلمي البحث ملتقى اإلدارة، في االتصال فن عرب، .39هاني
https://bit.ly/36CNv9Pاطلع علي يوم 2923/32/31الساعة 39:32
.37و ازرة الداخلية المغربية ،تقنيات التواصل والتحرير اإلداري ،الموقع االلكتروني
https://bit.ly/3rKxEhfاطلع علي 2922/92/32الساعة 22:19
.VIالنصوص القانونية
.3قانون رقم 39-95مؤرخ في 31جمادى األولى عام 3929الموافق 29يونيو
2995يعدل ويتمم األمر 51-75مؤرخ في 29رمضان عام 3105الموافق 29
101
الجريدة الرسمية، يتضمن القانون المدني المعدل والمتمم3075 سبتمبر سنة
.2995 يونيو29 الموافق3929 جمادى األولى عام30 مؤرخة في99:عدد
يتضمن القانون األساسي للوظيفة العمومية2999 يوليو35 المؤرخ في91/99 أمر.2
2999 يوليو39 الصادر في99:الجريدة الرسمية عدد
مراجع باللغة األجنبية:ثانيا
1. Abderrahim ALMARNASSI, Correspondance administrative ,Casablanca, les 19 et 20
octobre 2016, group LICORNE.
2. Béatrice Abondio et Myriam Bamberg, GUIDE DE RÉDACTION, ÉDITEUR
SERVICE INFORMATION ET PRESSE LAYOUT VIDALE-GLOESENER
GRAPHIC DESIGN IMPRESSION IMPRIMERIE FR. FABER, MERSCH, (2e
édition revue, septembre 2006 Luxembourg
3. Margaret AUMONT et des auter, La correspondance administrative, académie
d'orléans-Tours, Education nationale, République Françise, juin 1994.
4. Yolande Ferrandis, LA RÉDACTION VENDUS ADMINISTRATIVE EN
PRATIQUE, 13 000 EXEMPLAIRES, éditions EYOLLES, paris2019.
فهرس المحتويات
3 .............................................................................. :مقدمة
2 .............................................. اإلدارة والتنظيم والفاعلية:المبحث األول
2 ......................................................... مفهوم اإلدارة:المطلب األول
9 ................................................ مفهوم التنظيم اإلداري:المطلب الثاني
5 ............................................... مفهوم العملية اإلدارية:المطلب الثالث
7 ............................................... مفهوم التحرير اإلداري:المبحث الثاني
7 ............................................ المقصود بالتحرير اإلداري:المطلب األول
0 ................................................ مفهوم الوظيفة العامة:المطلب الثاني
32 ............................................. أهمية التحرير اإلداري:المطلب الثالث
102
الفرع األول :الوسيلة الغالبة في اإلتصال ونقل المعلومات 32 ...........................
الفرع الثاني :مادة عمل وميدان للتطبيق 31 ............................................
الفرع الثالث :وسيلة إثبات31 ..........................................................
الفرع الرابع :تيسير الحركة اإلدارية في المؤسسة 39 ....................................
المبحث الثالث :خصائص التحرير اإلداري 39 .........................................
المطلب األول :إحترام التسلسل اإلداري 39 .............................................
المطلب الثاني :المسؤولية والحذر 39 ..................................................
الفرع األول :المسؤولية 39 .............................................................
الفرع الثاني :الحذر 37 ...............................................................
المطلب الرابع :الحفاظ على السر المهني 37 ...........................................
المبحث الثالث :مميزات األسلوب اإلداري 31 ..........................................
المطلب األول :التجرد والموضوعية 30 ................................................
المطلب الثاني :الوضوح والبساطة 23 ..................................................
المطلب الثالث :اإليجاز والدقة 22 .....................................................
المطلب الرابع :المجاملة 29 ...........................................................
المبحث الرابع :مهارات التحرير اإلداري 29 ............................................
المطلب األول :مهارات تحضير الرسالة 29 ............................................
المطلب الثاني :األسئلة الفاصلة في كتابة الرسالة اإلدارية 21 ...........................
المطلب الثالث :الجوانب الفنية والشكلية للرسالة اإلدارية 20 .............................
الفرع األول :مقاييس الورقة 20 ........................................................
المبحث الخامس :عالمات الترقيم 11 ..................................................
المطلب األول :الفاصلة أو الشولة (19 .............................................. )،
المطلب الثاني :الشولة أو الفاصلة المنقوطة (؛) 15 ....................................
المطلب الثالث :النقطة أو الوقفة أو القاطعة (15 .................................... ).
المطلب الرابع :النقطتان الرأسيتان(19 ............................................... ):
103
المطلب الخامس :عالمات أخرى17 ...................................................
المبحث السادس :صيغ التحرير اإلداري 11 ............................................
المطلب األول :صيغ النداء 11 ........................................................
المطلب الثاني :صيغ التقديم 10 .......................................................
المطلب الثالث :صيغ العرض والمناقشة 93 ............................................
المطلب الخامس :صيغ الخاتمة 91 ....................................................
المبحث السابع :الرسالة اإلدارية المرفقية 95 ...........................................
المطلب األول :الرسالة اإلدارية عموما 95 .............................................
المطلب الثاني :مفهوم الرسالة اإلدارية المرفقية 99 .....................................
الفرع األول :تعريفها 99 ...............................................................
الفرع الثاني :شكلياتها97 ..............................................................
الفرع الثالث :تفويض اإلمضاء 57 .....................................................
الفرع ال اربع :البنية الشكلية للرسالة اإلدارية 99 ..........................................
الفرع الخامس :صور أخرى للرسالة اإلدارية المرفقية 93 ................................
المبحث الثامن :الرسالة االدارية ذات الطابع الشخصي 93 ..............................
المطلب األول :تعريفها 92 ............................................................
المطلب الثاني :أنواعها 92 ............................................................
الفرع األول :الطلبات 92 ..............................................................
الفرع الثاني :التهنئة 91 ...............................................................
الفرع الثالث :صورة جامعة ألنواع الرسالة اإلدارية 99 ...................................
الفرع الثالث :ليان السيرة الذاتية 99 ....................................................
المبحث التاسع :التقرير والمحضر 79 ..................................................
المطلب األول :التقري ـ ـ ـ ــر 79 ...........................................................
الفرع األول :تعريف التقرير اإلداري 73 ................................................
الفرع الثاني :أنواع التقارير 72 ........................................................
104
الفرع الثالث :خطوات إعداد التقرير 79 .................................................
الفرع الرابع :مشتمالت التقرير 79 ......................................................
المطلب الثاني :المحضر 77 ..........................................................
الفرع األول :تعريف المحضر 77 ......................................................
الفرع الثالث :أنواع المحضر 70 .......................................................
المبحث العاشر :المذكرة اإلدارية 19 ...................................................
المطلب األول التعريف بالمذكرة وأنواعها 19 ............................................
الفرع األول :تعريف المذكرة اإلدارية 19 ................................................
الفرع الثاني:أنواع المذكرات اإلدارية 13 .................................................
المطلب الثاني :خصائص وشكليات المذكرة اإلدارية 11 ................................
الفرع األول :خصائص المذكرة اإلدارية 11 .............................................
الفرع الثاني :شكليات المذكرة19 .......................................................
الفرع الثالث :نموذج شكلي لمذكرة 15 ..................................................
البحث الحادي عشر :وثائق التبليغ 19 .................................................
المطلب األول :البرقية الرسمية 19 .....................................................
الفرع األول :تعريفها 19 ...............................................................
الفرع الثاني:مميزاتها 17 ...............................................................
المطلب الثاني :جدول اإلرسال 11 .....................................................
الفرع األول :التعريف 11 ..............................................................
الفرع الثاني :البنية الشكلية لجدول اإلرسال 10 .........................................
المطلب الثالث :الدعوة 09 ............................................................
الفرع األول :تعريفها 03 ...............................................................
الفرع الثاني :شكلياتها03 ..............................................................
المطلب الرابع:االستدعاء02 ...........................................................
الفرع األول :تعريف 02 ................................................................
105
الفرع الثاني:شكليات 01 ...............................................................
المطلب الخامس :التعليمة 09 .........................................................
الفرع األول :تعريفها 09 ...............................................................
الفرع الثاني :شكلياتها09 ..............................................................
المطلب السادس :المنشور 05 .........................................................
الفرع األول :تعريف 09 ................................................................
الفرع الثاني :شكليات 09 ..............................................................
خاتمة07 ............................................................................ :
قائمة المراجع01 .................................................................... :
فهرس المحتويات 391.................................................................
106