Hossam Gomaa Ali 2020-2024 ‫الفرقة الثالثة‬

‫ر‬
‫مشتيات‬ ‫ر‬
2 ‫شبت‬
1- Purchasing Position in the Organizational Structure
The formal organizational structure pursues several objectives.
➢Firstly, clarifies work duties and powers/ authority associated with these duties and
responsibilities.
➢Secondly, the formal structure help define communication systems between
organizational units and the process of coordination and integration in decision-making.
‫ المركز الشرائي في الهيكل التنظيمي‬-1
.‫يسعى الهيكل التنظيمي الرسمي إلى عدة أهداف‬
.‫ السلطة المرتبطة بهذه الواجبات والمسؤوليات‬/ ‫ يوضح واجبات العمل والسلطات‬، ً‫أوال‬
‫ يساعد الهيكل الرسمي في تحديد أنظمة االتصال بين الوحدات التنظيمية وعملية التنسيق والتكامل في صنع‬، ‫ثانيًا‬
.‫القرار‬
2: Factors affecting the organizational position of The Purchasing Function
1)Historical development 2)Nature of Industry
3)The value of goods and services 4)The size and capabilities of the organization
5)Top management philosophy
‫ العوامل المؤثرة على الموقف التنظيمي لوظيفة الشراء‬:2
‫) فلسفة اإلدارة العليا‬5 ‫) حجم وقدرات المنظمة‬4 ‫) قيمة السلع والخدمات‬3 ‫) طبيعة الصناعة‬2 ‫) التطور التاريخي‬1

1) Historical development
•Several years ago, the purchasing function was viewed as a profession in which there
was less aspiration for promotion and career advancement, or more decision-making
responsibilities.
‫) التطور التاريخي‬1
‫ أو‬، ‫ كان يُنظر إلى وظيفة الشراء على أنها مهنة يقل فيها التطلع إلى الترقية والتقدم الوظيفي‬، ‫• منذ عدة سنوات‬
.‫المزيد من مسؤوليات اتخاذ القرار‬
•However, in recent years, this view has been reversed and this trend has changed, and
the purchasing function has received, the attention of the organizations' top
management.
‫ وحظيت وظيفة الشراء باهتمام اإلدارة‬، ‫ انعكس هذا الرأي وتغير هذا االتجاه‬، ‫ في السنوات األخيرة‬، ‫• ومع ذلك‬
.‫العليا للمؤسسات‬
2) Nature of Industry
P1 01155641680 ‫كلية تجارة انجلش جامعة بني سويف‬ 01155641680
Hossam Gomaa Ali 2020-2024 ‫الفرقة الثالثة‬
➢ Some industries are not very much driven by material change or technological
change. More attention is given to Purchasing..
➢ Industries based on creativity and innovation …Less attention is given to
Purchasing..
➢ industries that are characterized by rapid change or in those industries in which
goods and services represent significant cost (i.e. 60% or mor) are giving purchasing
department a higher organizational level….. More attention is given to Purchasing..
‫) طبيعة الصناعة‬2
‫ يتم إيالء المزيد من‬.‫➢ بعض الصناعات ال تكون مدفوعة إلى حد كبير بالتغير المادي أو التغير التكنولوجي‬
.. ‫االهتمام للشراء‬
.. ‫ اهتمام اقل للشراء‬... ‫➢ صناعات تقوم على االبداع واالبتكار‬
‫➢ الصناعات التي تتميز بالتغير السريع أو في تلك الصناعات التي تمثل فيها السلع والخدمات تكلفة كبيرة (أي‬
.. ‫ يتم إيالء المزيد من االهتمام للمشتريات‬.. ... ‫ أو أكثر) تمنح إدارة المشتريات مستوى تنظيميًا أعلى‬٪60

3) The value of goods and services For Instance…

➢Some industrial places spend between 60% and 70% of sales value on purchases,
whether they are goods or services, that indicates ….purchases play an important role in
this organizations.
➢While organizations that spend 10-20% on purchases look differently at the purchases
function
... ‫) قيمة السلع والخدمات على سبيل المثال‬3
‫ سواء كانت سلعًا أو خدمات‬، ‫ من قيمة المبيعات على المشتريات‬٪70 ‫ و‬٪60 ‫تنفق بعض األماكن الصناعية ما بين‬
.‫دورا مه ًما في هذه المؤسسات‬
ً ‫ تلعب عمليات الشراء‬.…‫ وهذا يشير إلى‬،
‫ على المشتريات تبدو مختلفة في وظيفة الشراء‬٪20-10 ‫➢ في حين أن المنظمات التي تنفق‬
4) The size and capabilities of the organization
• Small organizations operating in a narrow scope in market, which do not have the
resources and human capabilities, may assign the purchasing function to a person or
another function such as production or financial management...etc.
‫) حجم وقدرات المنظمة‬4
‫ قد تقوم‬، ‫ والتي ال تملك الموارد والقدرات البشرية‬، ‫• المنظمات الصغيرة التي تعمل في نطاق ضيق في السوق‬
.‫ إلخ‬... ‫بتعيين وظيفة الشراء إلى شخص أو وظيفة أخرى مثل اإلنتاج أو اإلدارة المالية‬
• In large organizations that have financial and human capabilities that enable them to
establish a purchasing department whose location is at the higher organizational levels.
‫• في المؤسسات الكبيرة التي لديها قدرات مالية وبشرية تمكنها من إنشاء قسم مشتريات يكون موقعه في المستويات‬
.‫التنظيمية العليا‬
5) Top management philosophy
• The management philosophy and its functional vision of purchases affects its
organizational position, and the more the management philosophy tends to consider
purchases as a strategic activity that supports the strategies and objectives of the
organization, the higher the organizational potion of the purchases function, While the
situation is different when management sees the job (purchases) as an operational
activity that meets daily business needs.
‫) فلسفة اإلدارة العليا‬5
‫ وكلما كانت فلسفة اإلدارة تميل إلى‬، ‫• تؤثر فلسفة اإلدارة ورؤيتها الوظيفية للمشتريات على موقعها التنظيمي‬
ً ‫اعتبار المشتريات نشا‬
‫ كلما ارتفعت الوظيفة التنظيمية لوظيفة‬، ‫طا استراتيجيًا يدعم استراتيجيات وأهداف المنظمة‬

P2 01155641680 ‫كلية تجارة انجلش جامعة بني سويف‬ 01155641680

Hossam Gomaa Ali 2020-2024 ‫الفرقة الثالثة‬
‫ بينما يختلف الموقف عندما ترى اإلدارة الوظيفة (المشتريات) كنشاط تشغيلي يلبي احتياجات العمل‬، ‫الشراء‬
.‫اليومية‬
3- Organizing Purchasing Function / department
Purchasing departments in large organizations are organized on the basis of specialized
purchasing activities that can be grouped into four areas: (1) Supply and negotiation. (2)
Purchasing research (3) Operational support (OP) & order follow-up (4) Administrative
support.
‫ تنظيم إدارة المشتريات‬-3
‫يتم تنظيم أقسام المشتريات في المنظمات الكبيرة على أساس أنشطة الشراء المتخصصة التي يمكن تجميعها في‬
)4( ‫) ومتابعة الطلبات‬OP( ‫) الدعم التشغيلي‬3( ‫) بحث المشتريات‬2( .‫) التوريد والتفاوض‬1( :‫أربعة مجاالت‬
.‫الدعم اإلداري‬

4-Functions and responsibilities of the Purchasing department

1. Procurement 2. Expediting 3. Inventory control 4. Trade Agreements’ Management 5.
Purchasing decision or manufacture (buy or make decision} 6. Value Analysis 7.
Purchasing and forecasting research 8. Logistics Materials and Operations Management
9. Other Tasks…
‫مهام ومسؤوليات قسم المشتريات‬-4
‫ قرار الشراء أو التصنيع (الشراء أو‬.5 ‫ إدارة االتفاقيات التجارية‬.4 ‫ مراقبة المخزون‬.3 ‫ التعجيل‬.2 ‫ المشتريات‬.1
... ‫ المهام األخرى‬.9 ‫ المواد اللوجستية وإدارة العمليات‬.8 ‫ بحوث الشراء والتنبؤ‬.7 ‫ تحليل القيمة‬.6 }‫اتخاذ القرار‬
1) Procurement
➢The main function of the purchasing department involves purchasing of raw materials,
parts, components, finished products and services from suppliers and sources of supply,
some of which are units within the organization, and the purchasing task requires
suppliers' evaluation, negotiation with them, and suppliers selection.
‫) المشتريات تتمثل الوظيفة الرئيسية لقسم المشتريات في شراء المواد الخام واألجزاء والمكونات والمنتجات‬1
‫ وتتطلب مهمة الشراء تقييم‬، ‫ وبعضها وحدات داخل المنظمة‬، ‫النهائية والخدمات من الموردين ومصادر التوريد‬
.‫ واختيار الموردين‬، ‫الموردين والتفاوض معهم‬
2) Expediting/ Accelerating/follow up
• Expediting is the process of personal or electronic communication with the supplier.

‫ المتابعة‬/ ‫ التعجيل‬/ ‫) التعجيل‬2

.‫• التعجيل هو عملية االتصال الشخصي أو اإللكتروني مع المورد‬
• Expediting aims at continuous follow-up with the source of supply to ensure the supply in
the required quantities and specifications and on the agreed dates accordance with the
contracts.
‫• التعجيل يهدف إلى المتابعة المستمرة مع مصدر التوريد لضمان التوريد بالكميات والمواصفات المطلوبة وفي المواعيد‬
.‫المتفق عليها وفقا ً للعقود‬
• In small organizations, expediting is one of the tasks of purchasing management. In
P3 01155641680 ‫كلية تجارة انجلش جامعة بني سويف‬ 01155641680
Hossam Gomaa Ali 2020-2024 ‫الفرقة الثالثة‬
large organizations, the Expeditor is headed by a separate materials control department.
.‫ يرأس المعجل قسم منفصل لمراقبة المواد‬، ‫ في المؤسسات الكبيرة‬.‫ التعجيل هو إحدى مهام إدارة المشتريات‬، ‫• في المؤسسات الصغيرة‬
3) Inventory control
•The Inventory Control function keeps track of the daily purchase and In-progress
inventory at each location that uses the purchasing items.
‫) مراقبة المخزون‬3
.‫• تعمل وظيفة مراقبة المخزون على تتبع عمليات الشراء اليومية والمخزون قيد التنفيذ في كل موقع يستخدم عناصر الشراء‬
•This activity is using complex methods and equations aimed at balancing product and
service requirements with the purchase of these needs at each location.
‫• يستخدم هذا النشاط طرقًا ومعادالت معقدة تهدف إلى تحقيق التوازن بين متطلبات المنتج والخدمة مع شراء هذه‬
.‫االحتياجات في كل موقع‬
4) Trade Agreements Management:
➢The purchasing department may have the task of managing trade agreements at the
national, or local level in which goods are exchanged.
:‫) إدارة االتفاقيات التجارية‬4
.‫➢ قد يكون لقسم المشتريات مهمة إدارة االتفاقيات التجارية على المستوى الوطني أو المحلي حيث يتم تبادل السلع‬
➢Although this responsibility is the task of independent department in some
organizations, trade agreements often involve the exchange of foreign goods.
‫ إال أن االتفاقيات التجارية غالبًا ما‬، ‫على الرغم من أن هذه المسؤولية هي مهمة إدارة مستقلة في بعض المنظمات‬
.‫تتضمن تبادل السلع األجنبية‬
➢The purchasing department is engaged in this activity because it connects to the
markets and has information on prices, delivery and payment terms... etc.
... ‫قسم المشتريات منخرط في هذا النشاط ألنه يتصل باألسواق ولديه معلومات عن األسعار والتسليم وشروط الدفع‬
.‫إلخ‬
5) Purchasing decision or manufacture Buy or make Decision
➢The purchasing department often analyzes whether new needs are met by purchasing
them from outside the organization or by manufacturing inside the organization.
‫) قرار الشراء أو التصنيع الشراء أو اتخاذ القرار‬5
‫غالبًا ما يحلل قسم المشتريات ما إذا كانت االحتياجات الجديدة يتم تلبيتها عن طريق شرائها من خارج المنظمة أو‬
.‫عن طريق التصنيع داخل المنظمة‬
➢Although the decision to purchase or manufacture is a strategic decision, the role of
the purchasing department in this decision is vital.
‫ إال أن دور قسم المشتريات في هذا القرار أمر‬، ‫➢ على الرغم من أن قرار الشراء أو التصنيع هو قرار استراتيجي‬
.‫حيوي‬
6) Value Analysis /Cost-Benefit Analysis
➢Value analysis is a methodology for continuous improvement devised by Larry Miles
at General Electric in the 1940, based on the analysis of the variety in terms of its cost
and return.
‫ تحليل التكلفة والفوائد‬/ ‫) تحليل القيمة‬6
‫ بنا ًء على تحليل‬، 1940 ‫تحليل القيمة هو منهجية للتحسين المستمر ابتكرها الري مايلز في جنرال إلكتريك في عام‬
.‫التنوع من حيث التكلفة والعائد‬
➢Value analysis aims to reduce the cost of a good or service without reducing quality
via Suppliers assessment
‫➢ يهدف تحليل القيمة إلى تقليل تكلفة سلعة أو خدمة دون تقليل الجودة من خالل تقييم الموردين‬
7) Purchasing and forecasting research:
P4 01155641680 ‫كلية تجارة انجلش جامعة بني سويف‬ 01155641680
Hossam Gomaa Ali 2020-2024 ‫الفرقة الثالثة‬
➢Purchasing department is responsible for anticipating short-term change in materials
and supply markets.
.‫➢ قسم المشتريات مسؤول عن توقع التغيير قصير األجل في أسواق المواد واإلمداد‬:‫) شراء البحوث والتنبؤ بها‬7
➢PESTEL Research includes…. Political, Economic, Social, Technological,
Environmental, and Legal forces must be predicted and their impact on purchasing
plans, supplier evaluation and selection, purchasing strategy and overall organizational
strategy are determined.
‫ يجب توقع القوى السياسية واالقتصادية واالجتماعية والتكنولوجية والبيئية والقانونية وتحديد‬.…PESTEL ‫➢ تشمل أبحاث‬
.‫تأثيرها على خطط الشراء وتقييم واختيار الموردين واستراتيجية الشراء واالستراتيجية التنظيمية الشاملة‬
8) Logistics Materials and Operations Management:
• As already explained in Chapter one, the Purchasing department is responsible for
ensuring the flow of materials, parts, components, goods and services from the source
of their acquisition to the locations of their use in the organization.
:‫) المواد اللوجستية وإدارة العمليات‬8
‫ فإن قسم المشتريات مسؤول عن ضمان تدفق المواد واألجزاء والمكونات‬، ‫• كما سبق توضيحه في الفصل األول‬
.‫والسلع والخدمات من مصدر اقتنائها إلى مواقع استخدامها في المنظمة‬
9) Other Tasks
• Purchasing department carries out other tasks that it may carry out individually or in
partnership with other departments and departments of the organization, such as:
1-Receiving, 2- inspection, 3- inventory, 4- managing travel and relocation
arrangements for purchasing managers and negotiators 5-Inspection committees, 6-
material management, 7- economic forecasting, 8- subcontracting, etc.
‫) مهام أخرى‬9
‫• ينفذ قسم المشتريات المهام األخرى التي قد يقوم بها بشكل فردي أو بالشراكة مع اإلدارات واإلدارات األخرى في‬
:‫ مثل‬، ‫المنظمة‬
-5 ‫ إدارة ترتيبات السفر واالنتقال لمديري المشتريات والمفاوضين‬-4 ، ‫ المخزون‬-3 ، ‫ التفتيش‬-2 ، ‫ االستالم‬-1
.‫ إلخ‬، ‫ التعاقد من الباطن‬-8 ، ‫ التنبؤ االقتصادي‬-7 ، ‫ إدارة المواد‬-6 ، ‫لجان التفتيش‬
5- Location of purchasing and supply authorities
❖Each Location has its own advantages & Disadvantages
➢Centralization Purchasing Via Head-office ..saving
➢Decentralization Purchasing Via Branches;…speed flexibility
➢Hybrid Purchasing..both
‫ موقع سلطات الشراء والتوريد‬-5
‫كل موقع له مميزاته وعيوبه‬
‫ حفظ‬.. ‫➢ المركزية الشراء عن طريق المكتب الرئيسي‬
‫ سرعة المرونة‬... ‫➢ الالمركزية الشراء عبر الفروع‬
‫ كالهما‬.. ‫➢ الشراء الهجين‬
Factors affecting the centralization and decentralization of procurement
1)Organization strategy 2)Similarity of purchasing elements 3)Total spending on purchasing
4)Management Philosophy
‫العوامل المؤثرة في المركزية والالمركزية في المشتريات‬
‫) فلسفة اإلدارة‬4 .‫) إجمالي اإلنفاق على الشراء‬3 .‫) تشابه عناصر الشراء‬2 .‫) استراتيجية المنظمة‬1
The main advantages/ merits of centralization of purchasing are as follows:
1) Integration and maximization of purchasing volume:
2) Avoid duplication of purchasing efforts

P5 01155641680 ‫كلية تجارة انجلش جامعة بني سويف‬ 01155641680

Hossam Gomaa Ali 2020-2024 ‫الفرقة الثالثة‬
3) Possibility of coordination between purchasing plans and the organization's strategy
4) Facilitating electronic systems application in procurement
5) Facilitate the task of reducing the capital invested in inventory
6) Development of expertise and basic capabilities
:‫ المزايا الرئيسية لمركزية الشراء هي كما يلي‬/ ‫المزايا‬
‫ ) تجنب االزدواجية في جهود الشراء‬2 :‫) تكامل وتعظيم حجم الشراء‬1
‫) تسهيل تطبيق األنظمة اإللكترونية في المشتريات‬4 .‫) إمكانية التنسيق بين خطط الشراء واستراتيجية المنظمة‬3
‫) تسهيل مهمة تقليل رأس المال المستثمر في المخزون‬5
‫) تنمية الخبرات والقدرات األساسية‬6
Advantages/merits of Purchasing decentralization
1) Flexibility and Responsiveness 2) Understanding the special or unique needs of each
department 3) Product Design Support 4) Ownership
‫) الملكية‬4 ‫) دعم تصميم المنتج‬3 ‫) فهم االحتياجات الخاصة أو الفريدة لكل قسم‬2 ‫) المرونة واالستجابة‬1‫ مزايا شراء الالمركزية‬/ ‫مزايا‬
The mixed organizing of Purchasing
•Most organizations try to take advantage of the advantages of centralization and
decentralization by combining them at the same time, this is known as the hybrid
organizational structure of purchasing management.
‫التنظيم المختلط للمشتريات‬
‫ وهذا‬، ‫• تحاول معظم المنظمات االستفادة من مزايا المركزية والالمركزية من خالل الجمع بينهما في نفس الوقت‬
.‫ما يعرف بالهيكل التنظيمي الهجين إلدارة المشتريات‬
Hybrid Common mixed structures include:
• Lead Division Buying (Main)…. to buy the common items used by most units, where
this department or unit identifies the common goods and then a lead negotiator who has
sufficient experience to purchase these common needs is identified.
:‫تشمل الهياكل المختلطة المختلطة الهجينة ما يلي‬
‫ حيث يحدد هذا القسم‬، ‫ لشراء العناصر الشائعة التي تستخدمها معظم الوحدات‬.…)‫• شراء القسم الرئيسي (رئيسي‬
.‫أو الوحدة السلع المشتركة ثم يتم تحديد مفاوض رئيسي لديه خبرة كافية لشراء هذه االحتياجات المشتركة‬
• Geographical Purchasing groups….. central purchasing department at the
headquarters and subdepartments in each geographical region, provided that the central
administration formulates purchasing policies and leaves the subdepartment free to act
in light of the general policies.
، ‫ إدارة المشتريات المركزية في المقر الرئيسي واألقسام الفرعية في كل منطقة جغرافية‬.. …‫• مجموعات المشتريات الجغرافية‬
.‫بشرط أن تصوغ اإلدارة المركزية سياسات الشراء وتترك للقسم الفرعي حرية التصرف في ضوء السياسات العامة‬
• Advisory Purchasing Committees…. its membership includes delegates from
branches or departments. The council meets periodically and discusses purchasing
strategies, especially with regard to common goods and needs, and supervises the
implementation of these policies.
‫ يجتمع المجلس بشكل دوري‬.‫ تشمل عضويتها مندوبين من الفروع أو األقسام‬.…‫• لجان المشتريات االستشارية‬
.‫ويناقش استراتيجيات الشراء خاصة فيما يتعلق بالسلع واالحتياجات المشتركة ويشرف على تنفيذ هذه السياسات‬

‫س ٰى أَن يَ ْه ِديَ ِن‬َ ‫ع‬

َ ‫قل‬ َ ‫َوا ْذكر َّرب ََّك إِذَا نَس‬
ْ ‫ِيت َو‬
َ ‫ب ِم ْن ٰ َهذَا َر‬
‫شدًا‬ َ ‫ربِي ِأل َ ْق َر‬.
َ

P6 01155641680 ‫كلية تجارة انجلش جامعة بني سويف‬ 01155641680