PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

CHƯƠNG 3b
THU THẬP THÔNG TIN

03/2023
1
 Phương pháp không phô trương

• Ít gây rối hơn

• Phân tích văn bản để phân tích dữ liệu định tính

• Không đủ khi sử dụng một mình

• Tiếp cận đa phương pháp

• Dùng kết hợp với các phương pháp tương tác

Chủ đề chính

• Lấy mẫu

• Phân tích tài liệu định lượng

• Phân tích tài liệu định tính

• Phân tích văn bản

• Quan sát

• STROBE

• Applying STROBE
Lấy mẫu (1 of 2)

• Một quá trình lựa chọn một cách có hệ thống các yếu tố đại diện
của dân số

• Liên quan đến hai quyết định quan trọng:

• Khám gì
• Những người cần xem xét
 Lấy mẫu (2 of 2)

• Lấy mẫu giúp đẩy nhanh quá trình bằng cách thu thập dữ liệu
được chọn thay vì tất cả dữ liệu cho toàn bộ dân số

• Nhà phân tích hệ thống không phải chịu gánh nặng phân tích dữ
liệu từ toàn bộ dân số
Tại sao cần phải lấy mẫu

Lý do các nhà phân tích hệ thống thực hiện lấy mẫu là

để
• Chứa chi phí

• Tăng tốc độ thu thập dữ liệu

• Nâng cao hiệu quả

• Xu hướng thu thập dữ liệu có thể được giảm

bằng cách lấy mẫu
 Tại sao cần phải lấy mẫu

Quá tốn kém để

• Kiểm tra từng mẩu giấy
• Nói chuyện với mọi người
• Đọc mọi trang Web từ tổ chức
Hiệu quả lấy mẫu

Việc lấy mẫu có thể giúp nâng cao hiệu quả nếu
có thể thu được thông tin chính xác hơn
Điều này được thực hiện bằng cách nói chuyện
với ít nhân viên hơn nhưng hỏi họ những câu hỏi
chi tiết hơn
Nếu ít người được phỏng vấn hơn, nhà phân tích
hệ thống có thêm thời gian để theo dõi dữ liệu bị
thiếu hoặc không đầy đủ
Xu hướng lấy mẫu

• Xu hướng thu thập dữ liệu có thể được giảm

bằng cách lấy mẫu

• Khi nhà phân tích hệ thống hỏi ý kiến ​về một tính
năng cố định của hệ thống thông tin được cài
đặt, giám đốc điều hành được phỏng vấn có thể
đưa ra đánh giá thiên vị vì có rất ít khả năng thay
đổi nó
 Thiết kế lấy mẫu

• Để thiết kế một mẫu tốt, một nhà phân tích hệ

thống phải tuân theo bốn bước:
• Xác định dữ liệu được thu thập hoặc mô tả
• Xác định dân số được lấy mẫu
• Lựa chọn loại mẫu
• Quyết định cỡ mẫu
4 loại lấy mẫu chính mà nhà phân tích có sẵn
4 loại lấy mẫu chính

• Tiện lợi

• mục đích

• ngẫu nhiên đơn giản

• ngẫu nhiên phức tạp

Lấy mẫu tiện lợi

• Mẫu thuận tiện là mẫu không giới hạn,

không xác suất

• Mẫu này dễ sắp xếp nhất

• Không đáng tin cậy nhất

 Lấy mẫu mục đích

• Mẫu có mục đích dựa trên phán đoán

• Chọn một nhóm các cá nhân có vẻ hiểu biết và
quan tâm đến hệ thống thông tin mới
• Một mẫu phi xác suất
• Chỉ đáng tin cậy vừa phải
 Lấy mẫu ngẫu nhiên phức tạp

• Các mẫu ngẫu nhiên phức tạp phù hợp nhất đối
với một nhà phân tích hệ thống là
• Lấy mẫu hệ thống
• Lấy mẫu phân tầng
• Lấy mẫu cụm
Quyết định cỡ mẫu

• Xác định thuộc tính

• Định vị cơ sở dữ liệu hoặc báo cáo trong đó có
thể tìm thấy thuộc tính
• Kiểm tra thuộc tính
• Đưa ra quyết định chủ quan liên quan đến việc
chấp nhận được
• ước tính khoảng
• Chọn mức tin cậy
• Tính sai số chuẩn
• Xác định cỡ mẫu
Bảng diện tích dưới đường cong thông thường có
thể được sử dụng để tra cứu giá trị sau khi nhà
phân tích hệ thống quyết định mức độ tin cậy
Tính sai số chuẩn của tỷ lệ

i = ước tính khoảng

z = hệ số tin cậy

mức độ tin cậy được tìm thấy trong bảng tra cứu
Xác định kích cỡ mẫu

σρ = sai số chuẩn

ρ = tỷ lệ dân số có thuộc tính

Ví dụ: Công ty A. Sembly
• Xác định rằng bạn đang tìm kiếm các đơn đặt hàng có sai sót

• Xác định vị trí các mẫu đơn đặt hàng từ sáu tháng qua

• Kiểm tra các mẫu đơn đặt hàng và kết luận rằng p = 5%

• Quyết định chủ quan của khoảng chấp nhận được i = ± 0,02

• Tra cứu hệ số tin cậy z value = 1,96

• Tính σp = i 0.02
z 1.96 = 0.0102
=
• Xác định n; n = 458
Điều tra

• Hành động khám phá và phân tích dữ liệu

• Dữ liệu cứng
• Định lượng
• định tính
 Phân tích tài liệu định lượng

• Các báo cáo được sử dụng để ra quyết định

• Báo cáo hiệu suất

• Hồ sơ

• Biểu mẫu thu thập dữ liệu

• Thương mại điện tử và các giao dịch khác

Các báo cáo được sử dụng để ra quyết định

• Báo cáo bán hàng

• Báo cáo sản xuất

• Báo cáo tổng hợp

Báo cáo hiệu suất cho thấy sự cải thiện
Bản ghi thanh toán được hoàn thành thủ công
Hồ sơ
• Hồ sơ cung cấp thông tin cập nhật định kỳ về những gì
đang xảy ra trong doanh nghiệp
• Có một số cách để kiểm tra một bản ghi:
• Kiểm tra lỗi về số lượng và tổng số
• Tìm kiếm cơ hội để cải thiện thiết kế biểu mẫu ghi
âm
• Quan sát số lượng và loại giao dịch
• Theo dõi các trường hợp máy tính có thể đơn
giản hóa công việc (tính toán và thao tác dữ liệu
khác)
 Biểu mẫu thu thập dữ liệu

● Thu thập các ví dụ về tất cả các biểu mẫu được

sử dụng
● Lưu ý loại biểu mẫu
● Ghi lại mô hình phân phối dự định/dự kiến
● So sánh mô hình phân phối dự định với ai
● Thực sự nhận được hình thức
Các câu hỏi để hỏi về các biểu mẫu chính thức và
lậu đã được điền
Các câu hỏi để hỏi về các biểu mẫu

• Biểu mẫu có được điền đầy đủ không?

• Có những hình thức không bao giờ được sử dụng?
• Tất cả các bản sao của các biểu mẫu có được chuyển
đến đúng người hoặc được nộp một cách thích hợp
không?
• Kiểm tra quyền và liên kết biểu mẫu hoạt động.
• Những người phải truy cập các biểu mẫu trực tuyến có
thể làm như vậy không?
• Nếu có một mẫu giấy được cung cấp như là một thay
thế cho một
• Biểu mẫu dựa trên web, so sánh tỷ lệ hoàn thành cho
cả hai.
• Các biểu mẫu “không chính thức” có được sử dụng
thường xuyên không?
Phân tích tài liệu định tính

• Chìa khóa hoặc ẩn dụ hướng dẫn

• Tâm lý người trong cuộc so với người ngoài
cuộc
• Điều gì được coi là thiện và ác
• Đồ họa, logo và biểu tượng trong các khu vực
hoặc trang web chung
• Hài hước
 Phân tích tài liệu định tính

• tin nhắn email

• Bản ghi nhớ
• Dấu hiệu hoặc áp phích trên bảng thông báo
• Các trang web của công ty (lưu ý tính tương tác của
các trang web)
• sách hướng dẫn
• sổ tay chính sách
Phân tích Bản ghi nhớ Cung cấp Cái nhìn sâu sắc
về Phép ẩn dụ hướng dẫn suy nghĩ của tổ chức
 Phân tích văn bản

• Phần mềm có thể phân tích dữ liệu định tính phi cấu trúc từ bất
kỳ nguồn nào bao gồm:
• Bản ghi các cuộc phỏng vấn
• báo cáo bằng văn bản
• Thông tin liên lạc của khách hàng được thu thập qua email,
wiki, blog, phòng trò chuyện và các trang mạng xã hội khác
 Phân tích văn bản
• Dữ liệu phi cấu trúc, định tính hoặc “mềm” được tạo thông qua:
• Blog
• Các phòng chat
• Bảng câu hỏi sử dụng câu hỏi mở
• Các cuộc thảo luận trực tuyến được tiến hành trên Web
• Trao đổi xảy ra trên phương tiện truyền thông xã hội
Phân tích văn bản

Phân tích văn bản cung cấp thông tin chi tiết cho các
thành viên của tổ chức, những người muốn có một cách
tiếp cận nhanh chóng và trực quan nhưng mang tính chất
quyết định để phân tích dữ liệu văn bản

Một yếu tố quan trọng là thiết kế các hoạt động của con
người xung quanh việc sử dụng phần mềm phân tích văn
bản
Phân tích văn bản có thể giúp

• Phân tích văn bản có thể nhận ra những hiểu

biết có giá trị về
• Khách hàng đang nghĩ gì về tổ chức, các giá
trị và hành động của công ty
• Động cơ của khách hàng hoặc nhà cung cấp
để bắt đầu, duy trì, cải thiện hoặc chấm dứt
mối quan hệ
Bản đồ khái niệm thể hiện sự nổi bật và
mối quan hệ của các khái niệm
Các khái niệm được xếp hạng cho
danh mục Tổng quan
 Quan sát

• Quan sát cung cấp cái nhìn sâu sắc về những gì tổ

chức các thành viên thực sự làm
• Tận mắt chứng kiến ​các mối quan hệ tồn tại giữa
những người ra quyết định và các thành viên khác
của tổ chức
• Cũng có thể tiết lộ những manh mối quan trọng liên
quan đến mối quan tâm của HCI
 Kịch bản của nhà phân tích

• Liên quan đến việc quan sát hành vi của những người ra
quyết định và ghi lại hành động của họ bằng cách sử
dụng một loạt các động từ hành động
• Ví dụ:
• Đang nói
• Lấy mẫu
• Tương ứng
• quyết định
Một trang mẫu từ Kịch bản của nhà phân tích
 STROBE (1 of 2)

• STRuctured OBservation of the Environment QUAN SÁT

MÔI TRƯỜNG CÓ CẤU TRÚC — một kỹ thuật quan sát môi
trường vật chất của người ra quyết định
 STROBE (2 of 2)

• Thường thì có thể quan sát các chi tiết của môi trường
xung quanh sẽ xác nhận hoặc phủ nhận tường thuật tổ
chức
○ Còn gọi là truyện hay đối thoại
○ Thông tin được tìm thấy thông qua phỏng vấn hoặc
bảng câu hỏi
Yếu tố STROBE
● Địa điểm văn phòng
● Ai có văn phòng góc? Những người ra quyết định quan trọng có phân tán trên các tầng
riêng biệt không?

● Vị trí đặt bàn

● Vị trí của bàn có khuyến khích giao tiếp không? Vị trí có thể hiện quyền lực không?

● Thiết bị văn phòng phẩm

● Người ra quyết định có thích thu thập và lưu trữ thông tin cá nhân? Diện tích kho lớn
hay nhỏ?
● Chọn một đối tượng để xem các tùy chọn định dạng

● Đạo cụ
● Có bằng chứng nào cho thấy người ra quyết định sử dụng PC, điện thoại thông minh
hoặc máy tính bảng trong văn phòng không

● Nguồn thông tin bên ngoài

● Người ra quyết định có nhận được nhiều thông tin từ bên ngoài không? như các nguồn
như tạp chí thương mại hoặc Web?

● Ánh sáng và màu sắc văn phòng

● Ánh sáng được thiết lập để thực hiện công việc chi tiết hay phù hợp hơn cho giao tiếp
thông thường? Là màu sắc ấm áp và hấp dẫn?

● Quần áo mặc theo quyết định các nhà sản xuất

● Người ra quyết định có thể hiện uy quyền bằng cách mặc những bộ vest bảo thủ
không? Nhân viên có bắt buộc phải mặc đồng phục không?
STROBE và đặc điểm của người ra quyết định

Đặc điểm của Người ra quyết định Các yếu tố tương ứng Đặc điểm của những
người ra quyết định trong môi trường vật chất

Thu thập thông tin không chính thức Ánh sáng và màu sắc ấm áp, nóng sáng

Tìm kiếm thông tin ngoài tổ chức Tạp chí thương mại có mặt tại văn phòng

Xử lý dữ liệu cá nhân PC hoặc máy tính bảng có trong văn phòng

Lưu trữ thông tin cá nhân Thiết bị/hồ sơ hiện có tại văn phòng

Thực hiện quyền lực trong việc ra Bàn đặt cho quyền lực
quyết định
Thể hiện sự tin cậy trong việc ra quyết Mặc quần áo có thẩm quyền
định
Chia sẻ thông tin với người khác Văn phòng dễ dàng truy cập
 Áp dụng STROBE
Năm biểu tượng được sử dụng để đánh giá mức độ quan
sát của các yếu tố của STROBE so với kết quả phỏng vấn
là:
• Dấu check có nghĩa là tường thuật được xác nhận
• Dấu “X” có nghĩa là câu chuyện bị đảo ngược
• Biểu tượng hình bầu dục hoặc hình con mắt đóng
vai trò gợi ý để nhìn xa hơn
• Một hình vuông có nghĩa là quan sát sửa đổi tường
thuật
• Một vòng tròn có nghĩa tường thuật được bổ sung
bởi quan sát
Một danh sách
giai thoại với các
biểu tượng
1b 2d 3c 4e 5h 6i 7j 8l 9o 10q