Corporate Communication

A Guide to Theory & Practice

©Joep Cornelissen
CHAPTER 12
Leadership and
Change Communication
 Content

1. Defining leadership and change

Định nghĩa về lãnh đạo và thay đổi

2. Communicating during a change

Truyền thông trong thay đổi

3. Effective leadership communication

Truyền thông lãnh đạo hiệu quả

What is leadership?
What is a leader in charged of in a company?
 Defining leadership

If your actions inspire others to dream more, learn

more, do more and become more, you are a leader
John Quincy Adams

A leader should be a visionary & have more foresight than an employee

A leader should have higher grit and tenacity, and be able to endure
what the employees can’t.
A leader should have higher endurance and ability to accept and
embrace failure.
The quality of a good leader therefore is his vision, tenacity, and his
capability.
Jack Ma
 Defining leadership

Khả năng lãnh đạo là bẩm sinh hay

do rèn luyện mà có?
❖ Often leaders are considered ‘born-to-lead’
Thông thường các nhà lãnh đạo được coi là ‘sinh ra để lãnh đạo

❖ Increasingly popular perspective on leadership is one which suggests

it can be acquired and developed
Một quan điểm ngày càng phổ biến về lãnh đạo là lãnh đạo có thể được đào tạo và phát triển

• Leadership can be situational

Lãnh đạo theo tình huống
 Leadership

• Way in which they approach others and provide direction, implement

plans, motivate others
Cách người lãnh đạo tiếp cận người khác và đưa ra phương hướng thực hiện kế hoạch,
tạo động lực cho nhân viên

• Communication
• Behaviour
• Reflects their:
• Philosophy, personality and experience
• Organizational situation
 Leadership
• Leadership is the art of motivating a group of people to act toward
achieving a common goal. In a business setting, this can mean
directing workers and colleagues with a strategy to meet the
company's needs.
Lãnh đạo là nghệ thuật thúc đẩy một nhóm người hành động để đạt được mục tiêu
chung. Trong môi trường kinh doanh, điều này có thể có nghĩa là hướng nhân viên
theo một chiến lược để đáp ứng nhu cầu của công ty.

• The leader is the inspiration for and director of the action. They
are the person in the group that possesses the combination of
personality and leadership skills to make others want to follow
their direction.
Người lãnh đạo là nguồn cảm hứng và đạo diễn của hành động. Họ là người trong
nhóm sở hữu sự kết hợp giữa tính cách và kỹ năng lãnh đạo để khiến người khác
muốn đi theo hướng của họ.
 Leadership

• Focus efforts on a common goal for a group or team

Tập trung nỗ lực vào mục tiêu chung của đội nhóm

• Inspire articulate visions that marshal support

Truyền cảm hứng về tầm nhìn rõ ràng để hướng mọi người chung một đích

• Influence and shape the interpretations of others in the organization

Ảnh hưởng và định hình cách hiểu của người khác trong tổ chức

• Ideally are sensible and not governed by an overlarge ego

Lý tưởng là cách lãnh đạo phải hợp lý và không bị chi phối bởi một cái tôi
 Types of Leadership style
Transactional leadership
Lãnh đạo giao dịch
• Leader is concerned with completion of
specific tasks
• Use designated authority
• Exchanging rewards for performance
• Incentives are used to motivate
employees
• Lack broader or long-term strategic
vision
• Quan tâm đến việc hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể
• Sử dụng thẩm quyền được chỉ định
• Trao thưởng cho hiệu suất làm việc tốt
• Sử dụng Ưu đãi để thúc đẩy nhân viên
• Thiếu tầm nhìn chiến lược rộng lớn hoặc dài
hạn
Transformational leadership
Lãnh đạo chuyển đổi
• Set broad strategic goals
• Broader visions are mobilized to motivate
employees and foster collaboration
• Range of influencing and motivational tactics
to push and support subordinates to higher
performance levels
• Provide personal and progressive growth
opportunities
• Đặt mục tiêu chiến lược rộng lớn
• Tầm nhìn rộng hơn được huy động để thúc đẩy nhân
viên và thúc đẩy sự hợp tác giữa họ
• Sử dụng nhiều chiến thuật tạo động lực để thúc đẩy
và hỗ trợ cấp dưới đạt mức hiệu suất cao hơn
• Cung cấp cơ hội phát triển cá nhân và tiến bộ
 Leadership during change

Leadership is required during the management of change

Lãnh đạo là cần thiết trong quá trình quản lý thay đổi

Organizational changes are classified in terms of degrees of change:

Thay đổi tổ chức thường được phân loại theo mức độ thay đổi:

• Major or radical Chủ yếu hoặc triệt để (tái cấu trúc hoàn toàn tổ chức)
• Minor and convergent Nhỏ và hội tụ (điều chỉnh nguyên tắc làm việc)
Change can also be defined in terms of its time-frame:
Thay đổi cũng có thể được xác định theo khung thời gian của nó:

• Evolutionary - Tiến hóa (xảy ra chậm và từ từ)

• Revolutionary - Cách mạng (nhanh chóng, ảnh hưởng đến cả tổ chức)
 Types of change

• Additive changes: Thay đổi bổ sung

– update of the old organization, and may involve improvements
to ways of working
cập nhật của tổ chức cũ và có thể liên quan đến các cải tiến về cách thức làm việc

• Substitutive changes: Thay đổi thay thế

– departure from the old organization and is a major strategic
change that often involves a redefinition of the organization’s mission
and purpose or a substantial restructuring of the organization
rời khỏi tổ chức cũ và là một thay đổi chiến lược lớn thường liên quan đến việc xác định
lại nhiệm vụ và mục đích của tổ chức hoặc một sự tái cấu trúc đáng kể của tổ chức
Change
Process
of the
management
guru and Harvard
professor
John Kotter
Change management as a persuasion process

Garvin and Roberto's model

(two Harvard Business School professors )
 Factors affecting the choice of
change communication strategies
High need for Need to know Quid pro quo
communication Strategy strategy
efficiency Chiến lược cần biết Chiến lược chuyên nghiệp

Low need for Equal dissemination Equal Participation

communication Strategy strategy
efficiency Chiến lược phổ biến Chiến lược tham gia
bình đẳng bình đẳng

Low need for High need for

consensus building consensus building
 Communicating during a change
• Communication and change are related in a number of different ways
Truyền thông và thay đổi có liên quan theo một số cách khác nhau

• Communication is central to how a change is formulated, announced

and explained to employees and also contributes to a successful
implementation and institutionalization of the change.
Truyền thông là hoạt động trọng tâm trong quá trình thay đổi, công bố và giải thích
cho nhân viên, góp phần vào việc thực hiện thành công và thể chế hóa sự thay đổi

• Poorly managed change communication may result in rumours and

resistance to change.
Truyền thông thay đổi được quản lý kém có thể dẫn đến tin đồn và chống lại sự thay đổi.
 Communicating during a change
Kurt Lewin highlighted the importance of communication in his simple
model of the change process, involves four phases:
Kurt Lewin nhấn mạnh tầm quan trọng của giao tiếp trong mô hình đơn giản về quá trình
thay đổi của ông. Ông lập luận rằng sự thay đổi bao gồm bốn giai đoạn:
(1) recognizing the need for change (unfreezing)
nhận ra sự cần thiết phải thay đổi (rã đông)
(2) development of a change plan (vision)
xây dựng kế hoạch thay đổi (tầm nhìn)
(3) implementation of the new change (moving)
thực hiện thay đổi mới (chuyển động)
(4) routinization of the change (refreezing)
tạo thành thói quen (cấp đông).
All of these phases require communication between managers & employees
Tất cả các giai đoạn này đòi hỏi giao tiếp giữa người quản lý và nhân viên.
Change communication strategies
5 Change communication strategies

Employee change communication strategies:

Chiến lược truyền thông thay đổi nhân viên

• ‘Spray and pray’ - 'Phun và cầu nguyện'

• ‘Tell and sell’ - Nói và bán
• ‘Underscore and explore’ - Gạch dưới và khám phá
• ‘Identify and reply’- Xác định và trả lời
• ‘Withhold and uphold’ - Giữ lại và duy trì
Managers may use one or a combination of these five strategies
Người quản lý có thể sử dụng một hoặc kết hợp cả năm chiến lược này.
Change communication

Communication efficiency is needed when:

it is physically impossible to resources devoted to

communicate face to face with all change communication are
employees scarce
về mặt vật lý, không thể giao tiếp trực tiếp nguồn lực dành cho thay đổi
hoặc tương tác với tất cả nhân viên truyền thông là khan hiếm

there is an urgent need to progress

through the change process
có sự cấp thiết để thúc đẩy quá trình thay đổi
thông qua các quy trình
Change communication

•
Nhu cầu xây dựng sự đồng thuận cao trong các tổ chức

Changes are perceived to be There is history of resistance

radical and/or controversial to similar change
Khi các thay đổi được coi là triệt để khi có tiền sử chống lại sự thay đổi
và / hoặc gây tranh cãi tương tự

Critical resources are Ongoing support and

cooperation are needed to
controlled by employees maintain the change
các nguồn lực quan trọng được kiểm
cần hỗ trợ và hợp tác liên tục để duy
soát bởi nhân viên
trì thay đổi
 Effective leadership communication
• Authenticity: a truthful and passionate commitment to a clear,
inspiring change idea
Tính xác thực: một cam kết trung thực và đam mê đối với một ý tưởng thay đổi rõ ràng,
truyền cảm hứng

• Narratives and stories: present the rationale for the change, the steps
needed to realize it, and the overall beneficial outcomes as a result of it
Tường thuật và câu chuyện: trình bày cơ sở lý luận cho sự thay đổi, các bước cần thiết
để nhận ra và kết quả đạt được có lợi cho tất cả

• Conversational skills: mobilizing conversations at the inter-personal

level to enable others in the organization to see possibilities that they
have hitherto missed
Kỹ năng đàm thoại: huy động các cuộc hội thoại ở cấp độ kết nối các cá nhân để cho những
người khác trong tổ chức thấy các khả năng mà họ đã bỏ lỡ
 Summary
• Defining the importance of leadership and leadership communication
in the context of organizational changes.
Xác định tầm quan trọng của lãnh đạo và truyền thông lãnh đạo trong bối cảnh
thay đổi tổ chức.

• The importance of managers as leaders communicating with

employees in such a way that they feel valued, listened to and
involved in organizational changes.
Tầm quan trọng của các nhà quản lý trong việc giao tiếp với nhân viên theo cách mà
họ cảm thấy có giá trị, được lắng nghe và tham gia vào các thay đổi của tổ chức.

• Managers need to use a range of tried and tested interactive

strategies to inspire employees to commit to the change and
to make the change happen.
Các nhà quản lý cần sử dụng một loạt các chiến lược tương tác đã được thử nghiệm
để truyền cảm hứng cho nhân viên cam kết thay đổi và tạo nên sự thay đổi.
 Questions
1. What defines successful communication around an organizational
change? Use examples from cases that you know or from your
own experiences to motivate your answer.
Điều gì định nghĩa giao tiếp thành công xung quanh sự thay đổi tổ chức? Sử dụng
các ví dụ từ các trường hợp mà bạn biết hoặc từ kinh nghiệm của bản thân để đưa
ra câu trả lời của bạn.

2. Think about a manager or leader of an organization that you are

familiar with or have worked for in the past. How successful was
this manager or leader as a communicator? What in your view
determined her or his degree (or lack) of success?
Nghĩ về người quản lý hoặc lãnh đạo của một tổ chức mà bạn quen thuộc hoặc
đã từng làm việc trong quá khứ. Người quản lý hoặc lãnh đạo đó đã thành công thể
nào trong truyền thông? Điều gì khiến bạn cho rằng anh ấy thành công (hoặc ko)?
 KEY TERMS
1. Need to know strategy
2. Conversations
3. Substitutive change
4. Quid pro quo strategy
5. Tell and sell strategy
6. Underscore and explore strategy
7. Withhold and uphold strategy
8. Storytelling
9. Transformational leadership
10. Organizational change
11. Additive change
12. Equal dissemination strategy
13. Equal participation strategy
14. Identify and reply strategy
15. Leadership communication
16. Leadership
17. Authenticity
18. Transactional leadership
Thank you