KESANTUNAN BERBAHASA DALAM

PENULISAN DOKUMEN RASMI

Disampaikan oleh :
Abd. Karim A. Bakar
Munsyi Dewan
Maksud Kesantunan
Cara pertuturan
pengaruhi hubungan
- Mulakan perbualan dengan memberi tanggapan baik

(Harian Metro, Jumaat, 4 September 2015 : 26)

 “Siapa
berkeras,
orang
menjauh”

(Pepatah Melayu)
 “Gaya
bahasa yang bagus
menggunakan gaya bahasa
mengandungi perasaan positif”
(Harian Metro, Jumaat, 4 September 2015 : 26)
ARAHAN KERAJAAN MALAYSIA
SURAT PEKELILING AM BILANGAN 1 TAHUN
2006 : LANGKAH-LANGKAH
MEMPERKASAKAN PENGGUNAAN BAHASA
KEBANGSAAN DALAM PERKHIDMATAN AWAM.
(Jabatan Perdana Menteri)

TUJUAN :
Bertujuan memaklumkan akan langkah-langkah untuk
memperkasakan penggunaan bahasa kebangsaan yang
baik, betul dan santun serta memperluas
penggunaannya secara menyeluruh dalam
Perkhidmatan Awam.
PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 9
TAHUN 2011 : PANDUAN PENGGUNAAN
BAHASA KEBANGSAAN DALAM
PERKHIDMATAN AWAM. (Jabatan Perkhidmatan
Awam)

TUJUAN :
Memberi panduan mengenai penggunaan bahasa
kebangsaan bagi urusan rasmi dalam Perkhidmatan
Awam.
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun
2020 : Pemerkasaan Penggunaan Bahasa
Kebangsaan dalam Perkhidmatan Awam.

Tujuan :
- Memperkasakan penggunaan bahasa
kebangsaan bagi urusan rasmi dalam
perkhidmatan awam.
DEFINISI KESANTUNAN BERBAHASA
Kesopanan dan kehalusan dalam
menggunakan bahasa ketika berkomunikasi
sama ada melalui lisan atau tulisan.
Kesopanan berbahasa ialah hal
memperlihatkan kesedaran akan martabat
orang lain dalam berbahasa, sama ada
dalam bahasa lisan mahupun bahasa
tulisan.
KONSEP KESANTUNAN
Santun bermaksud halus budi bahasa atau
budi pekerti, beradab atau sopan. (Kamus
Dewan, 1984: 1115)
Datuk Dr. Awang Sariyan mendefinisikan
kesantunan sebagai penggunaan bahasa
yang baik, sopan, beradab, memancarkan
peribadi mulia dan menunjukkan
penghormatan kepada pihak yang menjadi
teman bicara.
Perlakuan mengurang pergeseran dalam
sesuatu komunikasi (Lakoff, 1975 : 64).
Usaha mengekalkan komunikasi yang
harmoni tanpa konflik (Fraser dan Nolan,
1981 : 96).
Datuk Dr. Asmah Haji Omar menyatakan
kesantunan mengikut perspektif orang
Melayu ialah penggunaan bahasa sehari-
hari yang tidak menimbulkan kegusaran,
kemarahan dan rasa tersinggung pendengar.
Menurut Hamka, kecantikan abadi terletak
pada keelokan dan ketinggian ilmu
seseorang, bukan terletak pada wajah dan
pakaiannya.
Perlakuan yang mewujudkan pengiktirafan
diri dalam sesuatu interaksi sosial (Leech,
1983 : 104).
Perlakuan yang diamalkan untuk membina
persefahaman (Bayraktaroglu, 1997 : 5).
Menurut Khalifah Abdul Malik Marwan,
semulia-mulia manusia ialah orang yang
mempunyai adab yang merendah diri ketika
berkedudukan tinggi, memaafkan orang
lain ketika berdaya membalas, dan bersikap
adil ketika kuat.
Menurut Aristotle, yang meninggikan
darjat seseorang ialah akal dan adabnya,
bukan asal keturunannya.
RUMUSAN KONSEP KESANTUNAN
Penggunaan kata-kata atau perlakuan yang
:
 Sesuai
 Tidak menimbulkan konflik
 Sentiasa menjaga air muka pendengar
 Ikhlas
 Merangkumi hubungan manusia –
manusia dan manusia - Khalik
• Cara dan bentuk bahasa yang digunakan
oleh seseorang dengan penuh sopan.
• Timbang rasa yang diberikan kepada orang
yang mendengar pertuturan kita.
• Bahasa yang digunakan untuk menolak
permintaan seseorang tanpa mengecilkan
hatinya.
• Cara sapaan lisan/bertulis menurut bahasa
Melayu dengan sopan santun supaya tidak
dianggap biadab atau tidak berbudi bahasa.
Kehalusan budi bahasa atau kesopanan
ketika menggunakan bahasa.
Dalam kesantunan berbahasa, bahasa
Melayu mempunyai sistem sapaan dan
panggilan yang tersendiri.
Sistem sapaan dan panggilan melibatkan
penggabungan gelaran,rujukan kehormat
dan ganti nama.
Kesantunan berbahasa merangkumi
pemilihan kata, nada, gerak laku serta gaya
dan ragam.
Pemilihan kata mestilah sesuai dengan
situasi, topik perbincangan dan hubungan
antara penutur dengan pendengar.
Nada suara mestilah rendah dan lembut.
Gerak laku haruslah lemah lembut.
Gaya dan ragam mestilah tidak mengejek,
menyindir, dan menempelak.
Dikaitkan juga dengan penggunaan bahasa
istana.
Pemilihan kata dan ungkapan bergantung
pada kedudukan, pangkat, umur dan
keakraban hubungan.
BERBAHASA DENGAN SANTUN
Menggunakan bahasa secara :
i. Halus (tidak menyinggung
perasaan)
ii. Nilai yang baik (menjaga maruah dan
harga diri)
iii. Penuh kesopanan (tidak
menimbulkan
sebarang perselisihan faham)
KESANTUNAN DALAM PENULISAN
Gelaran kehormat
Nama penuh
Sapaan kehormat
Bahasa yang halus, sopan dan berpekerti
tinggi
Pemilihan eufemisme
Rakaman penghargaan
Perakuan
Singkatan sapaan
KATA SAPAAN DAN PANGGILAN
Sapaan Ganti Nama Diri
Kata Ganti Nama Bahasa Santun Bahasa Kasar
Diri
Pertama Saya, Kami Aku
Kedua Anda, Awak Engkau (Kamu)
Ketiga Ia, Beliau, Mereka
Ganti nama diri diraja dan orang
kebanyakan :
Ganti Nama Diri Diraja Ganti Nama Diri Orang
Kebanyakan
Beta, patik, tuanku, baginda, Pak cik, mak cik, angah, pak
ayahanda, bonda, hamba long, mak long, busu, pak
uda
KATA SAPAAN KEHORMAT
Panggilan Berprotokol

- Yang Amat Berbahagia

- Yang Amat Berhormat
- Yang Berbahagia
- Yang Berhormat
- Yang Teramat Mulia
- Yang Amat Arif
- Yang Amat Arif
- Yang Arif
- Yang Mulia
- Tuan Haji
- Tuan Guru
Gelaran :
i. Keturunan
- Raja : Tengku, tunku, engku, tuanku,
raja
- Bangsawan : Megat, syed, wan,
awang,
dayang
ii. Kurniaan darjah kebesaran
- Tun, Tan Sri, Datuk (Dato’) Seri,
Datuk (Dato’)
iii. Kurniaan Ikhtisas
- Profesor, Irsenio (Ir.), Jeneral
Gelaran Keagamaan
- Haji, Hajah, Sahibul Samahah
Gelaran Kekeluargaan
i. Keluarga Sedarah
- Kak Long, Pak Long, Pak Lang, dll
ii. Keluarga Semenda
- Menantu, mentua, ipar, besan, biras
Gelaran Pergaulan Tidak Bersahaja (Formal) :

- Tuan : untuk lelaki yang lebih tinggi

pangkatnya daripada
kendiri.
- Puan : untuk perempuan yang lebih
tinggi pangkatnya daripada
kendiri.
 - Encik : untuk lelaki.
- Saudara : lelaki dan perempuan yang
sebaya atau lebih
muda.
- Saudari : perempuan sahaja (sama
dalam konteks
Saudara).
- Tetuan : dalam surat rasmi untuk
pemilik atau pentadbir
syarikat perniagaan seperti
guaman.
Gelaran Warisan :
i. Raja (Perak, Selangor), Pangeran,
Pangeran Anak, Pangeran Muda (Brunei
Darussalam), Tengku (Kelantan, Pahang,
Kedah, Terengganu, Johor).
 ii. Gelaran Keturunan Orang- Orang Besar
:
- Megat, Putri (Perak), Nik (Kelantan),
Wan (Kelantan, Terengganu),
Abang
(Sarawak), Datu (Sabah), Awangku,
Pangeran, Dayangku (Brunei), Tan
(Kedah), Tun (Terengganu).
 iii. Gelaran warisan keturunan Nabi
Muhammad SAW :
- Syed, Syarifah, Syarif, Syekh dan Siti
iv. Gelaran dari luar :
- Raden (Jawa), Daeng (Bugis), Sidi,
Sutan (Minangkabau), Teuku,
Teungku
(Aceh)
BENTUK BAHASA

BAHASA HALUS
BAHASA KESAT
BAHASA KASAR
BAHASA BIADAB
• Sekiranya seseorang itu tidak dapat
menggunakan kesantunan berbahasa
yang sesuai dengan tahapnya, mereka
mungkin dianggap sebagai :
- Sombong - Tidak berbudaya
- Angkuh - Tidak beretika
- Egois - Tidak berbudi bahasa
- Tidak beradat - Tidak hormat
 Kesantunan Berbahasa
• Aspek-aspek yang diberikan perhatian :
i. Penggunaan kata yang tepat kena
pada tempatnya atau maksudnya.
ii. Pembinaan ayat yang betul, bernada
lembut, mudah difahami dan tepat
pada konteksnya.
iii. Kata sapaan yang betul.
iv. Tatabahasa yang betul.
v. Isi yang tidak sensitif.
vi. Sistem penomboran yang betul.
vii. Bahasa istana.
viii. Bahasa tinggi, sederhana dan rendah.
• Penggunaan kata yang tepat :
- Encik Taufik bin Firdaus
- Dimaklumkan bahawa ...
- Atas kerjasama ...
- Kerjasama tuan dimohon bagi ...
- Dengan segala hormatnya/Dengan
hormatnya
- Sehingga diberitahu kelak.
• Pembinaan ayat yang lembut, mudah
difahami :
i. Kami berharap tuan dapat mendaftar
diri pada hari yang telah ditetapkan.
ii. Segala kerjasama tuan didahului
dengan ucapan terima kasih.
iii. Izinkan saya untuk memaklumkan
bahawa ...
 iv. Dengan segala hormatnya kami merujuk
perbualan telefon antara pegawai kami
dengan pegawai tuan berkenaan perkara
di atas pada 23 Julai 2020 yag lalu.
v. Selepas pihak kami
mempertimbangkan permohonan tuan,
dengan dukacita dimaklumkan
bahawa permohonan tuan tidak
berjaya.
• Kata sapaan yang betul :
i. Kata ganti nama diri pertama, kedua
dan ketiga.
- Pertama : saya (tunggal), kami (jamak)
- Kedua : tuan/puan (tunggal),
tuan-tuan/puan-puan
(jamak)
- Ketiga : baginda, beliau (tunggal)
mereka (jamak)
KATA SAPAAN DAN GELARAN
• Kata ganti nama diri
i. Kata ganti nama diri orang pertama
tunggal
- aku, ku, saya, beta, patik
ii. Kata ganti nama diri orang pertama jamak
- kami, kita, patik, sekalian
(“Kami” dan “Kita” merupakan kata ganti
nama diri bagi kumpulan).
• Kata ganti nama diri kedua :
i. Tuanku, anda, awak (tunggal)
ii. Kalian (jamak), kamu (tunggal dan
jamak)
Kata Ganti Nama Ketiga :
i. Baginda (tunggal)
ii. “Beliau” (tunggal) merujuk kepada orang
yang dihormati atau tokoh masyarakat,
baik dalam situasi rasmi atau tidak
rasmi.
iii. Mereka (jamak)
iv. “Nya” (tunggal)
 Sapaan Hormat
• Kata-kata rujukan yang ditujukan kepada
sasaran mengikut taraf sosialnya.
• Rujukan hormat diletakkan pada atau
sebelum gelaran, jawatan, pangkat atau
nama penerima.
• Biasanya digunakan dalam konteks rasmi.
 Panduan Rujukan Hormat
• Yang di-Pertuan Agong dan Permaisuri
Agong : Ke Bawah Duli Yang Maha Mulia
Seri Paduka Baginda (DYMM).
• Sultan Kedah, Sultan Kelantan dan Sultan
Pahang : Ke Bawah Duli Yang Maha
Mulia (DYMM).
• Raja-Raja : Duli Yang Maha Mulia
(DYMM).
• Sultan Perak : Duli Yang Maha Mulia
Paduka Seri (DYMM).
• Raja Muda/Tengku Mahkota : Duli Yang
Teramat Mulia (DYTM)
• Anak-Anak Raja/Kerabat : Yang Amat
Mulia (YAM).
• Bergelar warisan (Tengku, Tunku, Raja,
Syed, Syarifah dll.) : Yang Mulia (YM).
• PM/TPM/MB/KM : Yang Amat Berhormat
(YAB).
• Menteri/Ahli Parlimen/ADUN : Yang
Berhormat (YB).
• Tengku/Raja menjadi Ahli Parlimen/ADUN
: Yang Berhormat Mulia
(YBM).
• Yang di-Pertua Negeri/Pesuruhjaya
Tinggi/Pembesar Asing/Duta Asing : Tuan
Yang Terutama (TYT).
• Bergelar kurniaan (Tun, Toh Puan) : Yang
Amat Berbahagia (YABhg.)
• Bergelar kurniaan (Tan Sri, Datuk/Dato',
Dato' Paduka, Datuk/Dato' Seri, Datin dll.)
: Yang Berbahagia (YBhg.)
• Ketua Hakim Negara : Yang Amat Arif
(YAA).
• Hakim, Majistret, Kadi (yang menjalankan
tugas sebagai Hakim) : Yang Arif (YA).
• Ketua Polis Negara/Panglima Angkatan
Tentera/Ketua Pengarah Bomba : Yang
Amat Setia
(YAS).
• Pegawai Kanan polis/Tentera/Bomba :
Yang Setia (YS).
• Ketua Jabatan/Pegawai Daerah yang
tiada bergelar kurniaan atau warisan :
Yang Amat Berusaha/Yang Berusaha
(YABrs./YBrs.).
• Mufti : Sahibul Samahah
• Kadi : Sahibul Fadilah
• Ustaz : Al- Fadhil
• Ahli Dewan Negara : Yang Berhormat
Senator.
• Orang Besar Berempat di Pahang yang
bukan keturunan Raja : Yang Di-Hormat.
• Orang Besar Berlapan di Pahang : Yang
Hormat (YH).
• Polis Diraja Malaysia :
- Yang Berbahagia DCP Datuk ...(Nama)
- Yang Berusaha DCP ... (nama)
• Angkatan Tentera Malaysia
- Brig. Jeneral .... (nama)
- YBhg. Brig. Jeneral Datuk ... (nama)
- YBrs. Mejar Jeneral ... (nama)
- YBhg. Mejar Jeneral Datuk ... (nama)
• Jabatan Bomba dan Penyelamat :
- PKPjB ... (nama)
- YBrs. PKPjB ... (nama)
- YBhg. Datuk PKPjB ... (nama)

Nota : Penolong Kanan Pesuruhjaya Bomba

(PKPjB).
• Profesor/Profesor Madya/Dr. :
- Yang Berbahagia Prof.Dr. ... (nama)
- Yang Berbahagia Prof. Madya Dr. ...
(nama)
- Yang Berbahagia Dr. ... (nama)
• Doktor Perubatan (Dr.)/Insinyur (Ir.)/Arkitek
(Ar.)/Surveyor (Sr.) : Yang Berbahagia.
• Pegawai peringkat bawahan/Ketua
Kampung/Penghulu/Ketua Pertubuhan
Politik, Guru, Ustaz : Yang Dihormati.
 Kaedah Panggilan
• Orang yang mempunyai gelaran warisan :
Rujukan Hormat + Gelaran + Nama
- Yang Teramat Mulia Tengku .... (nama)
• Orang yang mempunyai lebih daripada
satu gelaran : Rujukan Hormat + Gelaran
Warisan Kanan + Gelaran Kurniaan +
Nama
- Yang Mulia Tengku Datuk ... (nama)
• Sekiranya gelaran warisan itu bukan yang
kanan seperti Syed, Nik dan Mior, gelaran
itu hendaklah dikemudiankan daripada
gelaran kurniaan :
- Rujukan Hormat + Gelaran Kurniaan +
Gelaran Warisan + Nama
- Yang Berbahagia Datuk Nik ... (nama)
• Sekiranya kedua-dua gelaran yang
diterima itu gelaran kurniaan, maka
hendaklah didahulukan gelaran kurniaan
yang lebih kanan :
- Rujukan Hormat Gelaran Kurniaan
Kanan + Gelaran Kurniaan + Nama
- Yang Berbahagia Tan Sri Datuk ...
(nama)
• Sekiranya seseorang itu menerima
gelaran lebih daripada satu, bolehlah
disebutkan dan dideretkan gelarannya
mengikut kekananan :
- Rujukan Hormat + Gelaran Ikhtisas +
Gelaran Kurniaan Kanan + Gelaran
Kurniaan + Gelaran Akademik +
Gelaran Keagamaan + Nama
- Yang Berbahagia Profesor Tan Sri Datuk
Dr. Haji ... (nama)
 Tatabahasa yang Betul
• Empat pola ayat dasar.
• Subjek dan Predikat.
• Transitif dan Tak Transitif.
• Aktif dan pasif.
• Kata sendi.
• Kata hubung.
• Imbuhan dan ejaan.
• Singkatan.
 Isi yang tidak Sensitif
• Kesantunan berbahasa juga meliputi
kandungan dokumen yang tidak sensitif.
• Tidak menyentuh Perlembagaan, dasar
kerajaan, peribadi, norma agama dan
masyarakat, gender, budaya dan nilai-nilai
murni.
 Bahasa Istana
• Frasa dan kata dalam bahasa istana :
- Berangkat pulang
- Mencemar duli
- Bertitah
- Murka
- Keberangkatan tiba
- Sembah
 Penomboran
• Hierarki penomboran
- Roman besar atau nombor Arab
- Roman kecil
- Bullet
- Sempang
• Dalam surat rasmi, perenggan pertama
dan akhir tiada diberikan nombor.
• Tidak digalakkan menggunakan nombor
perpuluhan dalam surat rasmi. Contoh :
2. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx :
2.1 Vvvvvvvvvvvvvv
2.2 Vvvvvvvvvvvvvv
 Singkatan
• Dalam dokumen rasmi, khususnya surat,
tidak digalakkan menggunakan kata
singkatan bagi nama, gelaran, kata dll.
• Contoh : En., Pn. Hj. Bt., b., yg., Tk.
• Singkatan yang dibenarkan : Prof., Dr.,
Ruj.,YBhg., u.p.:, s.k.:, Bil.
 Hierarki Bahasa
• Bahasa tinggi :
- Menggarap ilmu tinggi.
- Kosa kata/istilah khusus.
- Sesuai dengan audien.
• Ayat panjang.
• Kertas kerja, minit mesyuarat
khas/kabinet/suruhanjaya, seminar,
laporan, surat perjanjian dll.
• Bahasa sederhana/Pertengahan :
- Dokumen rasmi : surat, minit, kertas
kerja, laporan.
- Tahap dan laras bahasa berbeza
mengikut pembaca sasaran dan bidang.
• Bahasa rendah :
- Tidak digunakan bagi maksud rasmi.
Sabda Nabi Muhammad SAW
“Barang siapa yang beriman kepada Allah
dan hari akhir maka hendaklah berkata baik
atau lebih baik diam”.
“Bukanlah seseorang itu mukmin jika suka
mencela, melaknat dan berkata-kata keji”.
“Sesungguhnya orang yang paling aku
benci dan paling jauh dariku pada hari
kiamat ialah orang yang banyak bercakap
dan sombong dalam berbicara”.
“Sebaik-baik manusia di antara kamu ialah
orang yang akhlaknya baik”.
Yang kurik itu kundi,
Yang merah itu saga;
Yang baik itu budi,
Yang indah itu bahasa.
Terima kasih
 Rujukan
• Abdul Muarti @ Zamri, 2009. Protokol
dalam Ucapan Rasmi. Kuala Lumpur :
Dewan Bahasa dan Pustaka.
• Amat Juhari Moain,1992. Panduan
Utamakanlah Kesantunan Berbahasa.
Kuala Lumpur : Dewan bahasa dan
Pustaka.
• Asmah Haji Omar, 2002. Setia dan Santun
Berbahasa. Tg. Malim : Penerbit UPSI.
• Awang Sariyan, 2007. Santun Berbahasa.
Kuala Lumpur : Dewan Bahasa dan
Pustaka.
• Maimunah Haji Omar, 1993. Bahasa,
Format Penulisan dan tatacara
Penyampaian Ceramah, Ucapan dan
Taklimat. Shah Alam : BIROTEKS.