Kahulugan, Katangian, at

Gamit ng Agenda
 Anong
representasyo
n ang inyong
nahihinuha
mula sa
larawan?
2
Ano ang agenda at bakit ito
mahalaga sa isang
pagpupulong?

3
 Ito ay balangkas ng
Ano ang pagpupulong na
agenda? binibigyang-giya
ng tagapamagitan
ng pulong. 44
 Agenda: Kahulugan
Ayon sa Merriam-Webster, nangangahulugan
ang agenda bilang listahan ng:

(1)mga bagay na kailangang maisagawa at

mapag-usapan, at
(2)mga ideolohikal na plano at programa. 55
 Agenda: Kahulugan
Ito ay isang talaan ng mga paksang
tatalakayin, sang-ayon sa pagkakasunod-
sunod, sa isang pormal na pagpupulong.
Nagsisilbi itong gabay sa kabuuan ng
isasagawang pulong, anuman ang kaakibat
nitong layunin. 66
 TAKE NOTE!
Dapat maunawaan na ang
paghahanda at pagbubuo
ng agenda ay ginagawa
bago ang isang
pagpupulong. 7
 TAKE NOTE!
Ibinabahagi ang agenda sa
mga inaasahang kalahok
upang magkaroon sila ng
ideya hinggil sa
ipinatatawag na pulong. 8
 Agenda: Mga Katangian
● Organisado
Mayroong sinusunod na pormat ng pagsulat
ang bawat institusyon. Mahalagang maayos
ang pagkakasunod-sunod ng tatlong
pangunahing elemento ng agenda: detalye,
layunin, at paksa. 99
 Agenda: Mga Katangian
● Malinaw
Mahalagang tiyak ang mga detalyeng nakalagay sa
agenda at malinaw ang kaugnayan ng mga ito sa paksa
ng pulong. Dapat na nakabatay sa itinakdang oras at
tagal ng pulong ang agenda at naisasaalang-alang ang
mga kalahok, tagapag-ugnay, lugar na pagdarausan, at
kagamitan sa paglulunsad. 10
10
 Agenda: Mga Katangian
● Pormal at Kompleto
Sa pagkakaroon ng pormal na pormat na
sinusunod sa mga pormal na pagpupulong,
mahalagang kompleto at tiyak ang mga
detalyeng inilalangkap. Karaniwan itong
inilalakip sa isang memo na ipahahatid sa
mga taong sangkot sa isasagawang 11
11
 Agenda: Mga Katangian
● Pormal at Kompleto
Dapat maunawaang hindi lahat ng
pagpupulong ay pormal na isinasagawa.
Gayon pa man, mahalaga pa rin ang listahan
ng mga agenda o paksa na tatalakayin sa
isang pagpupulong. 12
12
 S.M.A.R.T.
● SPECIFIC
● MEASURABLE
● ATTAINABLE
● RELEVANT
● TIME-BOUND 13
13
 TAKE NOTE!
Sa pagtatala ng paksa para sa
gagawing memo-agenda, gumamit
lamang ng mga susing salita na hindi
kailangang palawigin sa sulatin.
14
 Agenda: Layunin at Gamit

Sa pagsasaalang-alang ng
pagtatakda ng layunin ng pulong,
narito ang mga gabay na tanong na
dapat masagot:
15
15
Agenda: Layunin at Gamit

● Ano ang paksa ng pulong?

● Sino ang mga kailangang dumalo sa pulong?
● Saan magaganap ang pulong?
● Bakit magsasagawa ng pulong?
● Kailan magaganap ang pulong?
16
16
 Agenda: Layunin at Gamit

Sa pamamagitan ng agenda, nagkakaroon ng

direksiyon ang isang pulong, mas nagagamit
ang oras nang maayos, at nagiging
sistematiko ang pulong—dahilan upang hindi
mabagot ang mga kalahok.
17
17
 ANG TANONG!

Maaari bang magsagawa ng

pagpupulong kung walang
naihandang agenda?
18
 Agenda: Kahalagahan ng
Paghahanda
● Mabigyang-ideya ang mga dadalo sa
detalye ng gaganaping pagpupulong;
● Matiyak ang mga paksang dapat pagtuunan
ng pansin;
● Maghatid ng organisadong balangkas para
sa pagpupulong; 19
19
 Agenda: Kahalagahan ng
Paghahanda
● Magbigay ng maayos na direksiyon para sa
pagpupulong, na masusundan ng mga
sangkot; at
● Masukat at matantiya ang haba ng oras na
gugugulin sa isasagawang pagpupulong.
20
20
Iba-iba ang dahilan ng paglulunsad ng isang
pulong. Maaaring ito ay upang:

● magplano (planning);
● magbigay-impormasyon (information
dissemination);
● kumonsulta (asking for advice);
● lumutas ng problema (solving problems); at
● magtasa (evaluating).
21
21
Ano ang maaaring epekto ng
kawalang kahandaan sa isang
pagpupulong?

22
 ANG TANONG!

1. Ano ang balangkas na karaniwang bumubuo

sa isang agenda?

2. Ano ang kahulugan ng katangian SMART?

23
23
1. Ano ang balangkas na karaniwang bumubuo sa isang
agenda? (Ang balangkas na karaniwang bumubuo sa isang
agenda ay ang
(1) detalye ng pagpupulong, (2) layunin ng
pagpupulong, at (3) mga paksang tatalakayin sa
pagpupulong.
2. Ano ang kahulugan ng katangian SMART?
Ang kahulugan ng SMART ay Specific,
Measurable, Attainable, Relevant, at Time-bound. 24
24
 ANG TANONG!

Kung ikaw ay magiging tagapag-ugnay, ano

ang pangunahing dapat mong isaalang-alang
sa pag-iisip ng agenda para sa isasagawang
pagpupulong? Ipaliwanag.

25
25
Kung ikaw ay magiging tagapag-ugnay, ano ang
pangunahing dapat mong isaalang-alang sa pag-iisip ng
agenda para sa isasagawang pagpupulong? Ipaliwanag.

Ang unang dapat bigyang-pansin ay ang

layunin ng pagpupulong. Mula dito,
mailalatag mo na ang detalye at paksa
sang-ayon sa kung bakit ka nga ba
nagpapatawag ng pagpupulong.
26
26
LAGING TANDAAN!
Ang sulating-agenda ay
isang akademikong sulatin na
ginagamit para sa
paghahanda ng isang pulong.
27
LAGING TANDAAN!
Ilan sa mga katangiang dapat taglayin
ng sulating-agenda ay ang pagiging
organisado ng mga detalye,
pagkakaroon ng malinaw na
pabatid at paksa, at may pormal at
buong nilalaman.
LAGING TANDAAN!
Dahil goal-driven ang
sulating-agenda,
karaniwang kahingian nito
ang pagtataglay ng
katangiang SMART. 29
Mahalaga ang paghahanda ng
sulating-agenda upang magamit at
mapag-usapan ang isyu sa isang
tiyak na oras.
Mga Bahagi ng Agenda
 Ano o ano-
ano ang
ipinababatid
ng larawan?

3
2
 Mahalaga
para sa
epektibong
pagsulat ang
kaalaman sa
mga bahagi
ng isang
sulatin.
33
33
Ang agenda ng pagpupulong ay
binubuo ng balangkas ng mga
detalyeng kaugnay ng
isasagawang pulong.
Naglalaman din ito ng talaan
ng mga paksang tatalakayin.

34
34
Ang mga inaasahang dumalo sa
pagpupulong ay paunang binibigyan
ng kopya bilang paanyaya. Nilalaman
nito ang haba ng oras at sakop ng
panahong maaaring gugulin para sa
pagpupulong.

35
35
Ano nga ba ang mga
bahaging bumubuo sa
sulating agenda? May
partikular na balangkas ba
itong sinusunod?
36
Mga Bahagi ng Agenda
(1) Detalye ng
Pagpupulong

(2) Layunin ng
Pagpupulong

37
37
 (1) Detalye ng Pagpupulong
Sinasagot nito ang mga tanong na:
(1) Saan idaraos ang pagpupulong?
(2) Kailan idaraos ang pagpupulong?
(3) Anong oras magsisimula at anong oras matatapos
ang pulong?
(4) Anong kagamitan ang kailangan sa pulong?
(5) Sino ang mga dadalo sa pulong?
(6) Sino ang mamumuno sa pulong?
38
38
 (2) Layunin ng Pagpupulong
Sinasagot nito ang mga tanong na:
(1)Ano-ano ang inaasahang makamit sa
pagsasagawa ng pagpupulong?
(2)Bakit at para saan ang pagpapatawag
ng pulong?

39
39
 (3) Mga Paksang Tatalakayin
Sinasagot nito ang mga tanong na:
(1) Ano ang mga paksang dapat na mapag-usapan?
(2) Ano ang mga naiwang tanong na makikita sa
katitikan ng nagdaang pulong?
(3) May mga nais pa bang linawin kaugnay ng
mga bagay sa loob ng organisasyon at tanggapan?
(4)Ano ang posibleng aksiyon ng organisasyon at ng
tanggapan sa magiging resulta ng pagpupulong?
40
40
 Mga Karaniwang Paksa ng Pagpupulong
● Rebyu ng katitikan ng nakaraang pulong
● Mga dapat na linawin mula sa nakaraang
pulong
● Mga ulat ng datos
● Mga paksang dapat talakayin
● Mga kaugnay na paksang nais talakayin
● Posibleng iskedyul ng susunod na pulong
41
41
TANDAAN!
Layunin ng pagpupulong na talakayin,
hangga’t maaari, ang lahat ng bagay o
paksang nakaugnay sa layunin ng
ipinatawag na pulong.

42
 LAGING TANDAAN!
Hangga’t hindi nabibigyang-linaw ang
lahat ng katanungan, maaaring
lumawak ang talakayan sa loob ng
pulong. Kaya hangga’t maaari,
paglaanan ng sobrang oras ang
patawag para sa mga ganitong
pagkakataon.
43
1. Sa anong bahagi ng sulatin natatagpuan ang
mga paksang dapat talakayin?

2. Ano-ano ang esensiyal na tanong na dapat

masagot ng isang sulating agenda para sa mga
dadalo?

44
44
Sa iyong palagay, sa anong bahagi ng sulating
agenda dapat inilalagay ang inilaang oras o
panahon upang makapagtanong ang mga
dumalong kasapi? O dapat nga bang bigyan pa
ng oras ang pagsagot sa mga tanong kung wala
namang kinalaman ang mga ito sa
kasalukuyang paksa?

45
45
Tatlo ang pangunahing bahagi ng
sulating agenda. Ang bawat bahagi ay
mga tiyak na detalye hinggil sa pulong.

Dapat na matagpuan sa unang bahagi ang

detalye kung saan at kailan gaganapin ang
pulong at gaano kahaba ang oras na dapat
ilaan para rito ng mga inanyayahang
kalahok.

46
Inaasahang maipaliliwanag sa
ikalawang bahagi ang layunin ng
pagpapatawag ng pulong. Sinasagot
nito ang tanong na “bakit?”

Nilalaman ng huling bahagi ang listahan ng

mga paksang tatalakayin. Maaaring
detalyado ang ilahad na paksa o
pangkabuuang ideya lamang.
47
Karaniwan, unang pinag-uusapan sa
isang pulong ang katitikan ng
nagdaang pagpupulong. Nagtatapos
naman ito sa iba pang karagdagang
bagay na nais pag-usapan ng lupon o
organisasyon.

48
Mga Hakbang sa Pagsulat ng
Agenda
Nakapagsula
t ka na ba ng
agenda?

5
0
Ang agenda
ay . . .

51
51
 “. . . kalansay
Ang agenda ng isang
ay . . . pulong.”

52
52
Bilang isang akademikong sulatin, ang
agenda ay kabahagi rin ng pormal na
pagtugon sa kahingian ng isang
organisasyon. Partikular itong
ginagamit bilang gabay sa
isasagawang pagpupulong.
Inihahanda ang agenda para sa
maayos na pagsasagawa ng isang
pulong.
53
53
 Mga Hakbang sa
Pagsulat ng Agenda

Pagtitiyak Pagbuo ng Pagpapabatid Pagsulat ng

sa layunin balangkas sa mga memo o
ng pulong ng mga sangkot sa agenda
detalye pulong
54
54
 Pagtiyak sa Layunin ng Pulong

Ang layunin o dahilan ng

pagpapatawag ng isang pulong ang
siya ring dahilan ng paghahanda ng
sulating agenda. Mahalagang
matiyak o masiguro ito sa
pagsisimula pa lamang ng
pagpaplano.
55
55
Pagtiyak sa Layunin ng Pulong

1. Alamin kung sino ang nagpapatawag ng

pulong.
2. Alamin kung para saan ang
pagpapatawag ng pulong.
3. Alamin kung ano-ano ang inaasahang
makamit sa pagpapatawag ng pulong.
56
56
Pagbuo ng Balangkas ng mga Detalye

Nilalaman ng balangkas ang

pinakamakabuluhang detalye ng
agenda. Mahalagang natutugunan
nito ang inaasahang impormasyon
ng mga makatatanggap ng
paanyaya sa pulong.
57
57
Pagbuo ng Balangkas ng mga Detalye
1. Sino-sino ang kailangang dumalo sa
pulong?
2. Anong oras isasagawa ang
pagpupulong?
3. Ilang oras inaasahang tatagal ang
pulong?
4. Saan isasagawa ang pagpupulong?
5. Ano-ano ang paksang tatalakayin? 58
58
 Pagsulat ng Memo/Agenda
Ito ang pagsulat ng liham-pabatid
na ginagamit na rin bilang
paanyaya para sa ilulunsad na
pulong. Kalimitang nilalahad na
nito ang mismong agenda ng
isasagawang pagtitipon.
59
59
 Pagsulat ng Memo/Agenda
Mga Dapat Isaalang-alang
● Pormat ng sulatin
● Mga tiyak na impormasyon (oras at lugar)
● Mga tiyak na paksa (mula sa
pinakamahalaga pababa)

60
60
Pagsulat ng Memo/Agenda

● Mga taong sangkot at gawaing

nakaatas sa bawat isa
● Bilang ng memo
 Pagpapabatid ng Pulong

Kailangan nang maipadala sa mga

taong sangkot at inaasahang kalahok
ang pabatid sa pagpupulong. Maaari
itong ipadala sa pamamagitan ng email
o personal na ibigay sa partikular na
tanggapan at/o mga tao.

62
62
 Pagpapabatid ng Pulong
Mahalagang maipadala ang sulating
agenda tatlong araw bago ang
aktuwal na pulong. May bahagi ring
dapat lagdaan ang inimbitahan
bilang tanda ng pagtanggap. Kung
may hindi makadadalo, mainam
kung lalagyan ng “note” ang kopya ng
sulatin upang hindi na ito asahan pa
sa pagpupulong. 63
63
● Maging tiyak sa paglalaan
ng oras sa bawat paksang
ilalatag.

● Sikaping hindi tumagal

nang higit sa dalawang
oras ang pulong.
64
● Dapat na malinaw ang
pagtalakay sa paksa
bagaman maikli ang
panahon.

● Maaaring unahin ang

pinakamahahalagang
pagtalakay bago ang
ibang usapin. 65
1. Sa anong mga aspekto umiikot ang mga
hakbang sa pagsulat ng agenda?

2. Sa anong anyo ng komunikasyon

karaniwang ipinababatid ang agenda ng
pulong?

66
66
Paano nasabing ang
pangunahing layunin sa
paghahanda ng sulating agenda
ay ang pagpapabatid kung ito ay
ginagamit naman bilang gabay
lamang sa pagpupulong?
67
67
Pangunahing layunin ng sulating agenda
ang pagpapabatid ng detalye ng isang
pagpupulong sa mga taong inaasahang
dumalo rito. Karaniwan itong inihahanda
ng tagapag-ugnay ng isang organisasyon o
ng lupon na nagpapatawag ng
pagpupulong.

68
Karaniwang nahahati sa apat na
bahagi ang mga hakbangin sa
paghahanda nito: pagtiyak sa
layunin; pagbuo ng balangkas ng
mga detalye; aktuwal na pagsulat;
at ang pagpapabatid ng agenda sa
mga sangkot sa pulong.

69
Mahalaga ang pagtiyak sa layunin at
mga detalyeng ilalangkap sa sulating
agenda. Maaaring ibatay rito ang
haba o tagal ng magiging
pagpupulong na dapat ding isaalang-
alang ng mga dadalo.

70
Kalimitang isinasama sa isang
memorandum ang agenda ng isang
pagpupulong. Ang memorandum ay
pormal na komunikasyong nakapaloob
sa isang liham, na bawat organisasyon
at institusyon ay may sinusunod na
pormat ng pagsulat.

71