KIỂM SOÁT

TRONG
QUẢN TRỊ
CLC47QTL(A) – NHÓM 09
01 Khái niệm & đặc điểm
NỘI DUNG CHÍNH

02 Vai trò & ý nghĩa

03 Các hình thức & công cụ

04 Tiến trình thực hiện

 01
Khái niệm
&
đặc điểm
 Khái niệm ‘kiểm tra, kiểm soát’
Henry Fayol
“Kiểm tra là việc kiểm chứng
xem mọi việc có thực hiện
theo kế hoạch đã được vạch ra
và theo những chỉ thị, những
nguyên tắc đã được ấn định
hay không”.
Robert J.Mockler
“Kiểm tra quản trị là một nỗ lực hệ
thống phản hồi thông tin nhằm so
sánh những thành tựu thực hiện với
những định mức đã đề ra xác định
mức độ sai lệch và thực hiện điều
chỉnh để đảm bảo nguồn nhân lực
đã và đang sử dụng có hiệu quả nhất
để đạt mục tiêu của đơn vị”.
 Khái niệm
- Là 1 trong 4 chức năng của quản trị:
+ Là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế, so sánh nó
với những tiêu chuẩn đã xây dựng;
+ Trên cơ sở đó phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai
lệch đó;
+ Đề ra các giải pháp nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho
doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã định.
 Đặc điểm

là một chuỗi hoạt động không chỉ đơn thuần là cung cấp một sự đảm
kiểm tra tồn tại ở mọi bộ những chính sách, thủ tục,… bảo hợp lý chứ không
phận và được kết hợp với mà còn bao gồm cả những đảm bảo tuyệt đối hóa
nhau thành một thể thống con người trong tổ chức các mục tiêu
nhất
 02
Vai trò
&
ý nghĩa
 Vai trò
01 Củng cố việc ra
quyết định quản trị 02 Kịp thời ngăn chặn
các sai phạm

03 Hoàn thiện, nâng cấp

quy trình hoạt động
 Củng cố việc ra quyết định quản trị
- Hoạt động kiểm soát giúp thu thập thông tin về những
thay đổi trong tình hình chính trị - xã hội, kinh tế và diễn
biến của những thay đổi đó để đưa ra quyết định đối với
hoạt động hay việc đầu tư, kinh doanh của doanh nghiệp.

- Điều này giúp các nhà quản trị bổ sung, hoàn thiện nhằm
đưa ra các quyết định chính xác hơn.
 Kịp thời ngăn chặn các sai phạm
- Hoạt động kiểm soát có nhiệm vụ giữ cho tổ chức đi theo
đúng định hướng và dự kiến các sự kiện có thể xảy ra.

- Điều này cũng đồng nghĩa với việc đánh giá những hoạt
động theo định kỳ, so sánh với kế hoạch, chiến lược triển
khai ban đầu và có những điều chỉnh kịp thời, tránh khả
năng xảy ra những sai phạm lớn, cũng như tiết kiệm được
những khoản chi phí có thể phải bỏ ra cho sai phạm.
 Hoàn thiện, nâng cấp quy trình hoạt động
- Thông qua việc định kỳ rà soát hoạt động theo từng bước, nhà
lãnh đạo, quản lý sẽ chuẩn hóa được các quy trình, phương pháp
hoạt động, mục tiêu của tổ chức.

- Qua đó có được các giải pháp giúp cải tiến, nâng cấp lại bộ máy
hoạt động, quy trình.

- Những thay đổi về kinh tế, xã hội diễn ra liên tục khiến doanh
nghiệp cũng phải tăng cường độ rà soát, bổ sung và sửa đổi. Đó
cũng là cơ hội để doanh nghiệp nắm được xu thế, mang về nhiều
lợi nhuận hơn.
 Ý nghĩa
Thứ nhất, kiểm soát là công cụ
quan trọng để nhà quản trị phát
hiện ra những sai sót và có
biện pháp điều chỉnh kịp thời.

Mặt khác, thông qua kiểm

soát, các hoạt động sẽ được
thực hiện tốt hơn và giảm bớt
được sai sót có thể xảy ra.
 03
Các mô hình
&
công cụ
 Các mô hình kiểm soát
Kiểm soát lường trước Kiểm soát phản hồi
(kiểm soát trước công việc) (kiểm soát sau công việc)

Day 01 02 03
1

Kiểm soát đồng thời

(Kiểm soát trong công việc)
 Kiểm soát lường trước
(kiểm soát trước công việc)
- Kiểm soát lường trước là loại kiểm * Ưu điểm: Là mô hình tiên tiến, giúp cho tổ chức
soát được tiến hành trước khi hoạt chủ động tránh sai lầm ngay từ đầu và là hình thức
động thực sự. kiểm soát ít tốn kém nhất.

→ Theo hình thức này, chúng ta sẽ tìm
hiểu và cập nhật những nguồn thông tin
có thể dẫn đến sai lệch ở đầu vào, tiến
hành điều chỉnh ở đầu vào trước khi
đầu ra bị ảnh hưởng.
* Nhược điểm: Chỉ mang tính tương đối, không
thể lường trước tất cả trở ngại có thể phát sinh; đòi
hỏi phải có đánh giá, dự báo khoa học chính xác
từ những chuyên gia có chuyên môn hoặc thông
qua việc sử dụng công nghệ hiện đại.
 Kiểm soát đồng thời
(Kiểm soát trong công việc)

- Kiểm soát đồng thời là loại kiểm soát được
tiến hành trong khi hoạt động đang diễn ra.
→ Bằng cách giám sát trực tiếp ngay trong
khi thực hiện (trong khi hoạt động đang xảy
ra), nắm bắt những lệch lạc, trở ngại, những
vướng mắc trong quá trình thực hiện để đảo
bảo cho tổ chức có những biện pháp tháo gỡ
kịp thời, đảm bảo việc thực hiện kế hoạch.
* Ưu điểm: Việc thường xuyên theo dõi,
giám sát, đánh giá và hướng dẫn người lao
động ngay trong quá trình thực hiện sẽ góp
phần nâng cao hiệu quả công việc, khắc phục
ngay những nhược điểm, mức độ trì hoãn do
hoạt động điều chỉnh ở thời gian tốt nhất.
 Kiểm soát phản hồi
(kiểm soát sau công việc)

- Kiểm soát phản hồi tập trung vào những * Ưu điểm:

kết quả đã thực hiện, xác định những trục
trặc đã phát sinh để sửa chữa những trục trặc
đó hoặc đề ra những biện pháp phòng ngừa
trong tương lai.
→ Mục đích: Nhằm xác định xem kế hoạch
có được hoàn thành hay không.
+ Cung cấp các thông tin cần thiết cho nhà quản lí
để cải tiến chất lượng lập kế hoạch.
+ Cung cấp các thông tin cần thiết cho các nhân
viên để nâng cao chất lượng các hoạt động của
mình, thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn.
* Nhược điểm: Trong nhiều trường hợp độ trễ về
thời gian thường khá lớn.
 Các hình thức kiểm soát
- Kiểm soát trực tiếp
Theo cách thức kiểm soát
- Kiểm soát gián tiếp
- Kiểm soát trước
Theo quá trình hoạt động - Kiểm soát trong
- Kiểm soát sau
- Kiểm soát nội bộ
Theo phạm vi kiểm soát
- Kiểm soát từ bên ngoài
- Kiểm soát đột xuất
Theo tần suất kiểm soát - Kiểm soát định kỳ
- Kiểm soát liên tục
Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm - Kiểm soát toàn bộ
soát - Kiểm soát bộ phận
- Kiểm soát cá nhân
Công cụ có tính chất tài chính:
- Ngân sách: một bản tường trình về các kết quả mong muốn
được biểu thị bằng các con số, bảo đảm vật chất cho kế hoạch đã
vạch ra có thể thực hiện một cách có hiệu quả.

- Phân tích điểm hòa vốn: kỹ thuật kiểm tra nhằm phát hiện mối
tương quan giữa thu nhập, chi phí và lợi nhuận.

- Phương pháp đường Găng (sơ đồ mạng, Pert): chỉ rõ mạng

các công việc mà một doanh nghiệp phải làm, từ đó phát hiện
công việc nào căng thẳng để tập trung chú ý và nỗ lực để hoàn
thành trong khoảng thời gian cho phép.
 Công cụ không có tính chất tài chính:
- Các dữ liệu thống kê và các phân tích thống kê: Cho phép biết được xu
thế biến động từ đó có thể có những tác động điều chỉnh thích hợp.

- Các báo cáo về phân tích chuyên môn: có ý nghĩa quan trọng trong việc
kiểm tra trong từng lĩnh vực riêng lẻ bởi lẽ nó có thể giúp các nhà Quản
trị vạch ra được những cơ hội, làm sáng tỏ những chỗ bất thường để có
thể tăng cường hiệu quả, giảm thiểu các chi phí.

- Quan sát hành vi của cá nhân: có thể gia tăng khả năng làm việc của họ
thông qua việc sửa chữa những sai sót kịp thời, điều chỉnh hành vi và
động cơ thái độ của người lao động trong quá trình làm việc.
 04
Tiến trình thực hiện
Bao gồm 03 bước:

BƯỚC 1
Xác định tiêu chuẩn & lựa
chọn phương pháp đo lường

BƯỚC 2
Đo lường kết quả thực hiện
& đối chiếu với tiêu chuẩn

BƯỚC 3
Điều chỉnh sai lệch
Những yêu cầu đối với một hệ thống kiểm soát
Với mỗi loại hình và nội dung kiểm soát khác nhau sẽ có những yêu cầu và nguyên
tắc khác nhau. Tuy nhiên, có thể đưa ra các yêu cầu cơ bản của công tác kiểm tra,
kiểm soát như sau:

- Kiểm soát phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và phù
hợp với đối tượng được kiểm soát.
- Công việc kiểm soát phải được thiết kế phù hợp với trình độ, năng lực, kinh
nghiệm, mong muốn,.. của các nhà quản trị.
- Sự kiểm soát phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu, đồng thời không bỏ
sót những nơi khác.
- Kiểm soát phải khách quan, chính xác và linh hoạt.
- Tiêu chuẩn kiểm soát phải hợp lý, phù hợp với không khí của tổ chức và phải kết
hợp nhiều tiêu chuẩn.
- Việc kiểm soát cần phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tế.
- Việc kiểm soát phải đưa đến hành động, mục đích cuối cùng của kiểm soát là điều
chỉnh nhằm đạt đến mục đích đã vạch ra như mong đợi.
 BƯỚC 1
Xác định tiêu chuẩn & lựa chọn phương pháp đo lường
- Tiêu chuẩn là các kế hoạch hoặc mục tiêu phải đạt được trong quá trình
hoạt động của doanh nghiệp. Các tiêu chuẩn đóng vai trò là cơ sở để đo
lường hiệu suất.

- Các tiêu chuẩn thường được phân thành hai loại:

+ Tiêu chuẩn định lượng: Có thể tính toán được bằng đơn vị số lượng vật
chất (số giờ công, ngày công, số phế phẩm,..) hoặc tiền tệ (doanh thu, chi
phí, lợi nhuận,..)

+ Tiêu chuẩn định tính: Không thể đo lường bằng những con số mà phải sử
dụng một loạt các tiêu chuẩn trung gian để lượng hoá tiêu chuẩn này (cải
thiện vị trí doanh nghiệp, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, phát
huy vị thế cạnh tranh trên thị trường,..)
 BƯỚC 2
Đo lường kết quả thực hiện & đối chiếu với tiêu chuẩn
- Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và có các phương
tiện để xác định một cách chính xác rằng cấp dưới đang làm gì, các nhà
quản trị có thể đánh giá thành quả thực tế của những nhân viên dưới quyền
của họ.

- Vì vậy bước 2 là để so sánh, xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường
với hệ tiêu chuẩn. Nếu kết quả thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn thì
sự điều chỉnh là cần thiết.

- Tuy nhiên, sự đánh giá đó không phải bao giờ cũng thực hiện được. Có
nhiều hoạt động khó có thể nêu ra các tiêu chuẩn chính xác, và có nhiều
hoạt động khó cho sự đo lường.
Ví dụ:
Nếu người ta có thể đo lường số sản phẩm của một phân xưởng sản xuất
một cách tương đối dễ dàng, thì ngược lại rất khó để kiểm tra công việc của
Phòng Giao tiếp công cộng trong xí nghiệp. Gặp trường hợp này, các nhà
quản trị thường dùng những tiêu chuẩn gián tiếp, ví dụ như thái độ của báo
chí và công chúng đối với xí nghiệp, hay uy tín của xí nghiệp trong xã hội.
Lưu ý:

- Khi so sánh giữa thực tế với tiêu chuẩn, cần tìm ra mức độ, tính chất
và nguyên nhân cơ bản dẫn đến sai lệch.

- Để tìm ra nguyên nhân của sai lệch người ta phải phụ thuộc vào thông
tin thích hợp, chính xác và kịp thời.

- Nhà quản trị sau khi nhận được thông tin từ các bộ phận khác nhau có
thể dễ dàng tìm ra nguyên nhân của những sai lệch và những người chịu
trách nhiệm cho những sai sót đó.
45K
- Nguyên nhân có thể là: Lập kế hoạch sai lầm, sự phối hợp lỏng lẻo,
việc thực hiện các kế hoạch bị lỗi và giám sát và truyền thông không
hiệu quả,…
 BƯỚC 3
Điều chỉnh sai lệch

- Việc sửa chữa những sai lệch bao gồm cải tiến công nghệ, chỉ đạo, giám
sát, đặt ra các mục tiêu mới, cơ cấu lại tổ chức và sửa đổi các mục tiêu đã
đặt ra trước đó.

- Nếu hành động sửa chữa không được thực hiện đúng cách và kịp thời để
chống lại những sai lệch lớn thì sẽ dẫn đến tổn thất nặng nề.
- Một số hoạt động để điều chỉnh sai lệch:

+ Tiến hành điều chỉnh mục tiêu, thời gian thực hiện, điều chỉnh nguồn lực,
cách thức thực hiện,..

+ Thành lập thêm bộ phận, tuyển dụng thêm nhân lực, đưa ra các hình thức
khuyến khích lao động, đào tạo bồi dưỡng về tay nghề và chuyên môn, sa
thải,..

+ Tiến hành thay đổi phong cách, mô hình và kỹ thuật lãnh đạo, giải thích,
cung cấp thông tin đầy đủ, đưa ra các hình thức thưởng, phạt,..
 Quy trình kiểm soát chi tiết
- Quy trình kiểm soát chi tiết là sự cụ thể hoá của tiến trình kiểm soát cơ bản và
là một hệ thống mang tính phản hồi.

- Tính phản hồi của hệ thống kiểm soát chi tiết được biểu hiện ở chỗ:
Hệ thống này phân tích quá trình kiểm tra một cách toàn diện và chi tiết hơn so
với tiến trình kiểm tra cơ bản (thiết lập tiêu chuẩn, đo lường và các giải pháp điều
chỉnh).
Quy trình kiểm soát chi tiết
- Các nhà quản trị tiến hành đo lường hoạt động và kết
quả hoạt động đã thực hiện trong thực tế, so sánh kết
quả đo lường này với các tiêu chuẩn đã được xác lập,
rồi xác định và phân tích các nguyên nhân của các vấn
đề. Sau đó, để thực hiện những giải pháp phù hợp cần
thiết, các nhà quản lý phải đưa ra một chương trình
cho các giải pháp và thực hiện chương trình đó để đạt
tới kết quả mong muốn.

- Quy trình này cứ tiếp tục lặp lại một chu kỳ mới theo
những nội dung trên nhưng ở một cấp độ và trình độ
cao hơn.
 TÓM LẠI, CẦN PHẢI:
- Hiểu rõ khái niệm kiểm soát trong quản trị;
- Lựa chọn hình thức, mô hình kiểm soát phù hợp;
- Bám sát các nguyên tắc, đảm bảo các yêu cầu trong kiểm soát;
- Thực hiện theo tiến trình kiểm soát nhưng tùy trường hợp có thể linh hoạt;
- Có cái nhìn đúng đắn và kịp thời về các sai lệch;
- Đưa ra các giải pháp đúng lúc và hợp lý.
 RUNG
CHUÔNG
VÀNG
 Câu 1
Đâu KHÔNG phải tên một chức năng trong quản trị:

A. Hoạch định
B. Kiểm định
C. Kiểm tra
D. Kiểm soát
 Câu 2
Đâu là vai trò của chức năng kiểm soát:

A. Xác định mục tiêu và cách tốt nhất để đạt được

mục tiêu
B. Phân bổ nguồn lực hợp lý
C. Điều phối, chỉ đạo thuộc cấp
D. Kịp thời ngăn chặn các sai phạm
 Câu 3
Kiểm soát phản hồi là mô hình kiểm soát được thực hiện:

A. Trước công việc

B. Trong công việc
C. Sau công việc
 Câu 4
Bước 2 trong tiến trình kiểm soát là:

A. Điều chỉnh sai lệch

B. Tìm nguyên nhân sai lệch
C. Đo lường kết quả thực hiện & đối chiếu với tiêu chuẩn
D. Xác định tiêu chuẩn & lựa chọn phương pháp đo lường
 Câu 5
Kiểm soát phải luôn tuân thủ đúng trình tự, không
cần sự linh hoạt:

A. Đúng
B. Sai
C. Tùy trường hợp
 CLC47QTL(A) – NHÓM 09

XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN

THẦY VÀ CÁC BẠN VÌ ĐÃ THEO DÕI!