Professional Documents
Culture Documents
Cơ hội và thách thức của quan hệ công chúng trong khu vực công đặt trong bối cảnh chuyển đổi số
Cơ hội và thách thức của quan hệ công chúng trong khu vực công đặt trong bối cảnh chuyển đổi số
3.1. Thời cơ của quan hệ công chúng trong khu vực công trong bối
cảnh chuyển đổi số dưới góc nhìn của cơ quan nhà nước.
Về thời cơ của quan hệ công chúng trong khu vực công dưới tác động của
chuyển đổi số hiện nay thì đã và đang có triển vọng rất nhiều trong hiện tại và
tương lai dưới góc nhìn của cơ quan nhà nước.
3.1.1. Các công việc truyền đạt thông tin sẽ diễn ra dễ dàng, thuận lợi hơn
và nhanh chóng hơn.
Nếu như lúc trước có một văn bản muốn truyền tải đến nhân dân thì
chúng ta phải báo về các các địa phương, thông qua các loa phát thanh để thông
tin đến người dân. Nhưng ngày nay, dưới những thành tựu của chuyển đổi số,
chúng ta chỉ cần tốn khoảng vài phút để thông tin đến người dân. Để làm rõ vấn
đề này, chúng tôi được trao đổi với ông L.V.B hiện đang công tác tại UBND xã
LH, ông cho biết “Ngày nay chuyển đổi số phát triển mạnh mẽ, khi có thông tin
chúng tôi chỉ cần chuyển cho các các bộ phận có liên quan, vài phút sau là đã có
người dân nắm được thông tin. Như lịch tiêm vaccine vừa rồi, chỉ cần ra thông
báo vài phút sau là có người biết ngay”.
3.1.2. Dưới tác động của chuyển đổi số, vấn đề giải đáp thắc mắc, trả lời
thông tin cũng trở nên dễ dàng dàng hơn.
Email là một hình thức cũng như một phương tiện khá phổ biến để chúng
ta thực hiện công việc này. Chúng ta chỉ làm việc trực tiếp đối với những đối
tượng không có email cá nhân, còn với những đối tượng có, chúng ta chỉ cần
soạn mail và gửi đến. Giải đáp thắc mắc qua email vừa nhanh chóng lại hiệu
quả. Một ưu điểm của hình thức này là giải quyết nhanh chóng, tính hiệu quả
cao, tránh làm việc trực tiếp nên cũng hạn chế được phần nào sự thể hiện cảm
xúc cá nhân trong quá trình làm việc (hạn chế lớn nhất trong tiến trình quan hệ
công chúng hiện nay). Tuy nhiên vấn đề yêu cầu đặt ra là người cán bộ, công
chức phải nắm vững các hình thức khi giao biêt qua email, đảm bảo tôn trọng,
lịch sự, các thông tin được trình bày dễ hiểu, rõ ràng,....
3.1.3. Dưới tác động bối cảnh chuyển đổi số, người cán bộ, công chức có
thể dễ dàng học hỏi thêm kiến thức và kỹ năng về quan hệ công chúng trên các
thiết bị hiện đại.
Với vô vàn những tài liệu, trang web,... hay trên các kênh thông tin điện
tử. Các lớp bồi dưỡng kỹ năng có thể diễn ra trực tuyến, vì thế việc học tập trở
nên dễ dàng và tiết kiệm được thời gian hơn. Hiện tại và tương lai, chúng ta sẽ
có một đội ngũ cán bộ, công chức về mảng quan hệ công chúng chuyên nghiệp,
sử dụng thành thạo các thiết bị thông minh, toàn bộ hoạt động của người dân
trong trao đổi, giao dịch với chính quyền đều thực hiện trên môi trường số. Đặc
biệt, những yêu cầu của người dân sẽ được phục vụ tốt hơn, nhanh gọn hơn
nhiều so với hiện nay. Chính quyền cũng sẽ hoạt động hiệu quả hơn, quản trị tốt
hơn.
Chúng ta có thể thấy lãnh đạo VNPT (Tập đoàn Bưu chính Viễn Thông)
nhấn mạnh: “Quyết định trên đã tạo ra hành lang pháp lý và mục tiêu cụ thể để
các bộ, ngành, địa phương phát huy tất cả những ứng dụng của mình, chia sẻ dữ
liệu, qua đó phục vụ tốt nhất cho người dân. Đề án nhằm mục tiêu đưa tất cả
những giao dịch của người dân lên môi trường số. Từ cơ sở dữ liệu quốc gia về
dân cư đến bảo hiểm và thuế, sắp tới là y tế, giáo dục, tất cả nền tảng sẽ được
đồng nhất với một định danh duy nhất của người dân trên môi trường số. Các
quy trình của cơ quan nhà nước, bộ ngành, địa phương cũng thông suốt dữ liệu.
Đây là một bước tiến rất lớn của Chính phủ trong thời gian qua về lĩnh vực
chuyển đổi số”.
3.2. Thách thức của quan hệ công chúng trong khu vực công trong bối
cảnh chuyển đổi số dưới góc nhìn của cơ quan nhà nước.
Mặc dù có nhiều cơ hội và thời cơ trong hoạt động PR của khu vực công
dưới tác động bối cảnh chuyển đổi số như đã nêu trên. Nhưng bên cạnh đó,
thách thức của vấn đề này hiện nay dưới góc nhìn của cơ quan nhà nước vẫn
còn tồn tại rất nhiều, cần phải chú ý kiểm soát và khắc phục.
3.2.1. Các cán bộ, công chức chưa được rà soát, kiểm tra đầu vào một
cách chặt chẽ nên còn yếu kém trong năng lực và thiếu kỹ năng, kiến thức về
quan hệ công chúng trong khu vực công.
Quan hệ công chúng trong khu vực công là một kiến thức cần thiết đối
với các cán bộ, công chức nhà nước. Một số cán bộ, công chức chưa thực sự
nghiêm túc, chưa thường xuyên tu dưỡng, rèn luyện kỹ năng quan hệ công
chúng của mình theo chuẩn mực chung của ngành mà đặc biệt kỹ năng xử lý
khủng hoảng truyền thông, phục vụ người dân, giao tiếp với nhiều cơ quan tổ
chức, tầng lớp trong xã hội là hoạt động hằng ngày của một người cán bộ, công
chức; còn ngại rèn luyện, tu dưỡng, phấn đấu, còn hiện tượng cán bộ, công chức
chưa hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Thi tuyển cán bộ, công chức là hình thức tuyển chọn có thể bảo đảm tính
công bằng, công khai cho các đối tượng tham gia công vụ. Tuy nhiên, nội dung
và phương pháp tổ chức thi vẫn là vấn đề cần được tiếp tục nghiên cứu, sửa đổi.
Việc thi tuyển cán bộ, công chức đã được nhiều địa phương tổ chức thực hiện
nhưng còn thiếu chặt chẽ, chưa được tiến hành một cách nghiêm túc. Cụ thể như
sau:
Tiền Giang có nhiều sai phạm trong tuyển dụng công chức: 87 hồ sơ công
chức được tiếp nhận không qua thi tuyển, phát hiện UBND tỉnh Tiền Giang
tuyển dụng đặc biệt đối với 13 sinh viên có trình độ sau đại học ở trong nước;
đại học, sau đại học ở nước ngoài theo chính sách thu hút của tỉnh mà không có
văn bản gửi xin ý kiến của Bộ Nội vụ trước khi ban hành quyết định tuyển
dụng; không thành lập hội đồng kiểm tra sát hạch. 74 trường hợp được tiếp nhận
thành công chức không qua thi tuyển có 6 trường hợp chưa đủ 5 năm có trình độ
đại học; 8 trường hợp không thành lập hội đồng kiểm tra sát hạch; 8 trường hợp
có thành lập hội đồng kiểm tra sát hạch nhưng không có tài liệu thể hiện việc đã
sát hạch trình độ, năng lực.
Chúng ta có thể thấy rằng, ngoài những sai phạm trong tuyển dụng đó,
còn có những thiếu sót trong năng lực - đây chính là hậu quả của việc tiếp nhận
công chức không qua thi tuyển, việc kiểm tra sát hạch còn mơ hồ, không đúng
quy trình. Những việc làm này đã gây ra tồn tại các trường hợp thiếu chứng chỉ
tin học, ngoại ngữ, trình độ lý luận chính trị…
Trên thực tế chất lượng, trình độ tiếng Anh của đa số cán bộ, công chức,
viên chức còn hạn chế. Nhiều cán bộ, công chức chưa giao tiếp được bằng tiếng
Anh cơ bản. Những kiến thức tin học được đào tạo cũng là khá ít ỏi, trang bị
kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin và chiếm phần nhỏ về tin học văn
phòng, dần dần bị mai một do không được sử dụng thường xuyên, phần vì ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động nghiệp vụ đòi hỏi người sử dụng phải
được trang bị những kỹ năng và mức độ cao hơn so với trình độ đào tạo được
cấp chứng chỉ. Và nếu như thiếu những trình độ cơ bản mà một người cán bộ,
công chức nhà nước bắt buộc phải có, với trọng trách là cống hiến, phụng sự đất
nước, phục vụ nhân dân thì chắc chắn là một sự thiếu sót lớn ảnh hưởng đến
hoạt động quan hệ công chúng của khu vực công trong bối cảnh chuyển đổi số
đặc biệt là trình độ về ngoại ngữ và tin học.
3.2.2. Phẩm chất của các cán bộ, công chức của một cơ quan nhà nước
có thể gây tác động lớn đến hoạt động quan hệ công chúng trong bối cảnh
chuyển đổi số hiện nay.
Trong quá trình xây dựng, thực hiện chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, đạo
đức công vụ của cán bộ, công chức, một số cấp ủy cơ sở còn lúng túng trong chỉ
đạo, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị xây dựng chuẩn mực đạo đức. Việc này gây
ảnh hưởng nặng nề tới quá trình quan hệ công chúng trong việc tương tác giao
tiếp, truyền tải thông tin và trao đổi với người dân. Cán bộ, công chức viên chức
hiện nay có những sai phạm về pháp luật. Những lỗi lầm này nếu như xảy ra và
được người dân đăng tải và truyền thông biết đến rộng rãi, thì một tổ chức, đơn
vị hoặc cả một địa phương bị tác động bởi khủng hoảng truyền thông nặng nề.
Ví dụ cụ thể như, năm 2017, trên địa bàn huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn.
Tình trạng cán bộ, công chức xén bớt thời gian làm việc, đùn đẩy trách nhiệm,
giải quyết công việc sai quy định, hướng dẫn, giải thích công việc cho người
dân lòng vòng, khó hiểu, thái độ làm việc hời hợt, thiếu nhiệt tình và thân thiện
trong việc tiếp công dân; vẫn còn tình trạng một số cán bộ, công chức có biểu
hiện nhũng nhiễu trong giải quyết thủ tục hành chính như yêu cầu bổ sung thêm
một số thành phần hồ sơ không có trong thủ tục hành chính, có hiện tượng vòi
vĩnh, ngâm hồ sơ nhằm mục đích vụ lợi hoặc giải quyết thủ tục hành chính quá
hạn quy định…
Một số cán bộ, công chức chưa nhận thức đúng các giá trị chuẩn mực đạo
đức nghề nghiệp, đạo đức công vụ, nhất là những lĩnh vực nhạy cảm, thường
xuyên tiếp xúc với nhân dân.
3.2.3. Người dân thiếu tin tưởng và có định kiến về cách làm việc của các
cán bộ, công chức, viên chức.
Hoạt động của những nhà quản lý công có phạm vi ảnh hưởng rộng rãi
hơn, tác động đến nhiều đối tượng trong xã hội. Điều này cũng dẫn đến sự giám
sát lớn hơn của dân chúng đối với các công chức, viên chức làm việc trong khu
vực công. Công chúng luôn giám sát chặt chẽ đối với các viên chức công và mọi
hành động của họ. Vì vậy, nếu như hoạt động quan hệ công chúng của khu vực
công nhất là trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay không được hoạt động một
cách đúng quy trình, khéo léo, cẩn thận và đúng đắn, trung thực; càng về lâu
dài, lòng tin của người dân đối với cơ quan nhà nước sẽ thật sự rất mong manh.
Khi đặt trên cương vị của một người dân, chứng kiến cảnh các cán bộ,
công chức vi phạm pháp luật, đạo đức nghề nghiệp xuống cấp, thờ ơ trong công
việc và không có trách nhiệm truyền đạt thông tin và phục vụ nhân dân bằng bất
kỳ hình thức phương tiện truyền thông nào (giao tiếp, báo đài, kênh thông tin,
mạng xã hội,..). Chắc chắn rằng, cách thức của các cán bộ, công chức trong hoạt
động PR sẽ gặp phải nhiều cản trở, khó khăn và thậm chí là sự chống đối của
người dân trong tương lai nếu như cán bộ, công chức không đúng đắn và không
có chuẩn mực đạo đức.
3.2.4. Những thách thức về tính bảo mật thông tin trong tiến trình quan
hệ công chúng của cơ quan nhà nước cũng là một điều đáng lo ngại.
Hiện nay, đất nước ta đang đứng trước những nguy cơ, thách thức lớn từ
cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 với sự phát triển, ứng dụng mạnh mẽ
của trí tuệ nhân tạo, rô-bốt, công nghệ sinh học, sẽ hình thành nên nhiều lĩnh
vực mới như: “Internet công nghiệp”, “Nhà máy thông minh”, “Thành phố
thông minh”, “Xã hội siêu thông minh”, “Chính phủ điện tử”… hoạt động trên
môi trường không gian mạng, tạo sự đột phá về phát triển kinh tế, chính trị - xã
hội. Với xu thế phát triển của nền kinh tế chia sẻ, chuyển đổi số,… công nghiệp
công nghệ thông tin sẽ trở thành ngành kinh tế chủ đạo, quyết định sự phát triển
nhanh, bền vững của quốc gia.
Đặc biệt, các cuộc tấn công mạng, vi phạm an ninh trên không gian mạng
ngày càng tăng, chi phí cho các hoạt động bảo đảm an ninh mạng ngày càng tốn
kém. Vì vậy, các đối tượng là Hacker có thể xâm nhập vào hệ thống và làm mất,
đánh tráo, làm sai đi tính chính xác của thông tin bất cứ lúc nào.
4. Giải pháp cho hoạt động quan hệ công chúng trong khu vực công
dưới tác động của chuyển đổi số hiện nay dưới góc nhìn của cơ quan nhà
nước.
Sau khi phân tích những thời cơ và thách thức của quan hệ công chúng
trong khu vực công dưới tác động chuyển đổi số của cơ quan nhà nước trên,
chúng ta sẽ đề ra những giải pháp để thực hiện tốt hoạt động quan hệ công
chúng trong khu vực công dành cho cơ quan nhà nước hiện nay như sau:
4.1. Về quan hệ với báo chí và các phương tiện truyền thông đại chúng:
Trong PR của cơ quan nhà nước dưới tác động chuyển đổi số hiện nay,
quản lý báo chí và quản lý thông tin có vai trò quan trọng và mang tính chủ
chốt.
Các cơ quan nhà nước, tổ chức làm việc tại khu vực công phải liên kết
chặt chẽ và thường xuyên với báo chí và các phương tiện thông tin đại chúng.
Những quyết định của các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức,... phải được
báo chí và các phương tiện thông tin đại chúng biết.
4.2. Chuẩn mực đạo đức của cán bộ
Một số cấp ủy, chính quyền cơ sở cần phải được nhận thức đầy đủ về vai
trò, tầm quan trọng của việc xây dựng và tổ chức thực hiện chuẩn mực đạo đức
của cán bộ, công chức; cơ chế kiểm tra, giám sát việc thực hiện chuẩn mực đạo
đức phải được tiến hành thường xuyên, liên tục. Khi người cán bộ có một chuẩn
mực đạo đức, giao tiếp ứng xử khéo léo và chuyên nghiệp thì mối quan hệ giữa
người dân và cán bộ công chức viên chức trở nên gần gũi và gắn kết hơn, tạo
được lòng tin đối với người dân về cơ quan nhà nước thì hoạt động PR trong
khu vực công mới diễn ra thuận lợi và thành công trong bối cảnh chuyển đổi số
đang phát triển mạnh hiện nay.
4.3. Thông tin cho người dân, nâng cao hình ảnh uy tín của cơ quan
nhà nước dưới tác động của bối cảnh chuyển đổi số.
Thông tin là yếu tố sống còn đối với những người làm công tác PR. Sức
mạnh của thông tin được ví như sức mạnh của những cơn sóng thần, có thể cuốn
hút sự tham gia của hàng triệu con người, trở thành một thứ vũ khí hiện đại
trong việc tổ chức và định hướng cho các hoạt động sống của con người.
Về mặt nguyên tắc, cơ quan nhà nước dân chủ là công cụ của dân, do
người dân lập nên và để phục vụ ý chí của người dân. Chính quyền có bổn phận
và trách nhiệm cung cấp thông tin cho người dân. Hoạt động PR trong chính
phủ dựa trên hai cơ sở nền tảng:
+ Chính phủ dân chủ phải thông tin cho người dân biết hoạt động của
mình.
+ Hoạt động quản lý chính phủ hiệu quả đòi hỏi phải có sự chủ động
tham gia và ủng hộ của người dân.
PR trở thành một yếu tố có vai trò quan trọng trong việc thông tin đến
người dân, nhằm thiết lập và củng cố mối quan hệ lâu dài giữa cơ quan nhà
nước và công chúng nhằm tăng cường sự hiểu biết và đồng thuận trong quá
trình hoạch định và thực thi chính sách công của chính phủ để đạt được sự hài
lòng của người dân. Bên cạnh đó, PR còn sử dụng để tác động vào dư luận, từ
đó dẫn tới những thay đổi về chính sách. Điều đó đã trở thành khuynh hướng
ngày càng phổ biến trong quá trình phát triển và dân chủ hóa đời sống chính trị,
kinh tế, xã hội.
4.4. Nâng cao năng lực về ngoại ngữ, tin học cho cán bộ, công chức
hiện nay.
Hiện nay, việc tuyển chọn, đề cử các cán bộ, công chức, viên chức vào
làm việc tại các cơ quan nhà nước cần phải sát sao hơn trong việc kiểm tra trình
độ ngoại ngữ và tin học. Những cán bộ, công chức và viên chức đã và đang làm
việc tại cơ quan nhà nước cũng cần phải nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học -
hai lĩnh vực cần thiết với cuộc sống hiện đại ngày nay nhằm theo kịp thời đại,
xu hướng hội nhập quốc tế và cuộc Cách mạng Công nghiệp lần thứ tư và mang
lại thành tựu to lớn đối với hoạt động quan hệ công chúng trong khu vực công
của cơ quan nhà nước.
4.4.1. Chúng ta cần phải làm theo Quyết định số 1659/QĐ-TTg Phê duyệt
Đề án “Chương trình quốc gia về học tập ngoại ngữ cho cán bộ, công chức,
viên chức giai đoạn 2019 - 2030” do Thủ tướng Chính phủ đã ban hành.
Người đứng đầu các cơ quan nhà nước phải chịu trách nhiệm về nâng cao
năng lực ngoại ngữ cho đội ngũ công chức trong cơ quan mình, ban hành chiến
lược nâng cao năng lực ngoại ngữ trong thực thi công vụ và làm việc trong môi
trường quốc tế, đưa tiêu chí nâng cao năng lực ngoại ngữ phục vụ thực thi công
việc và làm việc trong môi trường quốc tế là một trong những tiêu chí đánh giá
hoàn thành nhiệm vụ.
Rà soát thực trạng năng lực, trình độ và tổng hợp nhu cầu đào tạo, bồi
dưỡng ngoại ngữ của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của từng bộ, ngành,
địa phương để làm căn cứ xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng
ngoại ngữ đáp ứng nhu cầu và yêu cầu theo từng nhóm đối tượng, từng lĩnh vực
công tác, từng vị trí việc làm.
Xây dựng và hoàn thiện các chương trình đào tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ
phù hợp; đẩy mạnh việc tổ chức thực hiện các chương trình đào tạo, bồi dưỡng
ngoại ngữ để nâng cao năng lực ngoại ngữ cho cán bộ, công chức, viên chức.
4.4.2. Nâng cao trình độ tin học cho cán bộ, công chức và viên chức.
Để đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của quan hệ công chúng trong khu
vực công, mỗi công chức cần phải đạt trình độ tin học chủ yếu: Kiến thức về hệ
điều hành; kiến thức các phần mềm nói chung và phần nghiệp vụ chuyên ngành;
về cấu tạo thiết bị tin học, sử dụng thiết bị tin học; tin học văn phòng; về bảo
mật và an toàn thông tin hệ thống. Mức độ khối kiến thức đó cũng cần phải
được đào tạo từ mức cơ bản cho đến mức chuyên sâu tùy theo vị trí công tác và
cũng cần được bồi dưỡng và cập nhật, nâng cao một cách thường xuyên.
Đối với công chức tin học chuyên trách: Ngoài trình độ chuyên môn như
hiện nay cần đào tạo kỹ năng quản lý hành chính trong lĩnh vực tin học của hệ
thống, thường xuyên cập nhật kiến thức quản trị mạng, quản trị ứng dụng…
Nói cách khác, mỗi công chức tin học chuyên trách phải đảm bảo nắm
chắc các nhiệm vụ và thực hiện tốt chức năng của phòng Tin học, có phong
cách, phương thức làm việc chuyên nghiệp; có khả năng quản lý, quản trị hệ
thống mạng, hạ tầng truyền thông cũng như các phần mềm ứng dụng một cách
hiệu quả. Trong đó cần chú ý:
Đối với mảng chuyên môn kỹ thuật: Cần đi sâu về quản lý bảo dưỡng,
bảo trì hệ thống trang thiết bị tin học; công chức phòng Tin học phải tự đảm
nhận được công tác sửa chữa trang thiết bị tin học, không phải đem thuê ngoài
vừa tốn kém chi phí vừa không đảm bảo về an toàn bảo mật. Đây cũng là mảng
công việc mà chưa được quan tâm đào tạo cho công chức tin học.
4.5. Xây dựng khung lý thuyết giải quyết khủng hoảng truyền thông
cho các cán bộ công chức có thể áp dụng trong tổ chức công:
Quản trị tốt truyền thông, đặc biệt trong bối cảnh có khủng hoảng không
chỉ là nhiệm vụ của các cơ quan quản lý nhà nước mà còn là nhiệm vụ tự thân
của chính các cơ quan, tổ chức, của chính từng cán bộ, công chức. Ngày nay,
với xu thế phát triển chung, chúng ta không thể coi nhẹ, không thể không chăm
lo, xử lý tốt mối quan hệ với công chúng xã hội/khách hàng và nhân dân nói
chung. Mối quan hệ hết sức quan trọng và ý nghĩa này đang được nâng tầm
thông qua báo chí - truyền thông.
4.5.1. Các cán bộ, công chức, viên chức cần đảm bảo giải quyết khủng
hoảng truyền thông theo một quy trình thích hợp.
Một là, phải phủ định thông tin tiêu cực bằng sự thật, dùng sự thật để nói
và thừa nhận sai lầm. Đây là bước đầu tiên cũng là bước rất quan trọng trong
quy trình xử lý khủng hoảng truyền thông. Cần hạn chế sự xuất hiện của những
thông tin sai lệch hay mang tính chất tiêu cực làm nghiêm trọng vấn đề đang
diễn ra, bằng nhiều cách khác nhau. Khủng hoảng truyền thông được xử lý hiệu
quả nhất là trong vòng 12 giờ, kể từ khi những tín hiệu đầu tiên xuất hiện và kéo
dài đến 24 giờ. Bên cạnh đó, việc tổ chức thừa nhận sai lầm của mình sẽ giúp
xoa dịu dư luận và trước mắt giảm thiểu đến mức tối đa sự công kích, phản đối
từ phía công chúng. Mỗi thành viên trong tổ chức công (là những cán bộ công
chức viên chức) cần nhận rõ sai lầm của tổ chức mình là ở đâu để có hướng giải
quyết và khắc phục.
Hai là, tạo ra nhiều thông tin tích cực để làm mờ thông tin tiêu cực. Tổ
chức công cần tận dụng triệt để lợi thế của mình - có tầm ảnh hưởng tới số đông
trong xã hội - để thực hiện những hành động và việc làm mang tính tích cực cao
vì lợi ích chung của cộng đồng, từ đó tạo ra sự lan truyền thông tin tích cực -
xuất phát chính từ nhận xét và đánh giá khách quan của công chúng. Những
thông tin theo hướng này giúp xoá nhoà thông tin tiêu cực của tổ chức đã được
lan truyền trước đó.
Ba là, giảm thông tin tiêu cực bằng sửa chữa sai lầm. Đến bước thứ 3 của
quy trình là khi mọi việc dần đi vào ổn định. Cách tốt nhất để giảm thông tin
tiêu cực vẫn là sửa chữa sai lầm đã được chính tổ chức thừa nhận trước đó. Tùy
thuộc vào tính chất và mức độ của sai lầm mà tổ chức sẽ đưa ra cách giải quyết
hợp lý nhất có thể.
Bốn là, chủ động minh bạch thông tin không né tránh. Né tránh vấn đề,
né tránh sai lầm, né tránh đối mặt với công chúng là những sai lầm trong việc
giải quyết khủng hoảng truyền thông. Có thể nói, tổ chức càng né tránh thì sẽ
càng khoét sâu vấn đề và tạo sai lầm chồng chất sai lầm. Mọi thông tin đều phải
được tổ chức truyền tải đến công chúng một cách công khai và minh bạch, kịp
thời và chính xác.
Năm là, tuân thủ pháp luật trong quá trình xử lý khủng hoảng. Sử dụng tư
vấn pháp lý, mời luật sư. Trong một nhà nước pháp quyền như Việt Nam, bất kể
tổ chức nào đều phải tuân thủ theo pháp luật trong mọi tình huống, có cả việc
giải quyết khủng hoảng truyền thông. Hơn thế nữa, tổ chức công càng cần phải
nhận ra vai trò to lớn của pháp luật hơn bất cứ tổ chức nào khác. Đảm bảo tuân
thủ pháp luật sẽ tạo được tính công khai, công bằng, minh bạch và sự tin tưởng
của công chúng (người dân).
4.5.2. Cần hệ thống giải pháp đồng bộ từ bên trong thể chế, nhất là vấn
đề pháp trị cho đến các “vành đai” kiểm soát xã hội, thông qua giám sát xã hội
và phản biện xã hội của nhân dân.
Một là, cần nhận định đúng và rõ tính chất, nguyên nhân xảy ra sự kiện,
vấn đề mấu chốt đang gây “nóng” dư luận; phân tích khu vực và hướng tác
động, ảnh hưởng của sự kiện gây khủng hoảng để có phương án khoanh vùng,
hạn chế, đi đến dập tắt khủng hoảng.
Hai là, người đứng đầu cơ quan quản lý nhà nước sau khi nhận định,
đánh giá một cách nghiêm túc, nắm bắt thông tin một cách toàn diện, cần tổ
chức họp báo, cung cấp thông tin chính thức cho báo chí truyền thông để ngăn
ngừa các luồng ý kiến lệch lạc, xuyên tạc, bất lợi cho tâm lý và tâm trạng xã
hội. Trong phát ngôn cung cấp thông tin cho báo chí - truyền thông, cần tuân thủ
nguyên tắc nói nhanh, nói hết và nói đúng.
Ba là, quản trị nội bộ tốt, tức là các cơ quan phải nhanh chóng nhận ra sai
sót (nếu có), không né tránh sự thật, không tìm cách bao che cho nhau, cần
nghiêm khắc kiểm điểm, nhận sai sót trước tổ chức; từ đó cầu thị và chân thành
sửa chữa.
Bốn là, trong bối cảnh môi trường truyền thông số và mạng xã hội, những
rủi ro và tác động xấu của khủng hoảng càng gia tăng theo cấp số nhân, do vậy
để xử lý được khủng hoảng thì các cơ quan quản lý trước hết phải làm chủ được
công nghệ, biết cách thiết lập quan hệ truyền thông trên mạng xã hội và quản trị
quan hệ trên mạng xã hội; đồng thời khi có khủng hoảng xảy ra chú ý xử lý các
nguồn tin và địa chỉ trên mạng xã hội nhanh và hiệu quả.
Năm là, người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước cần quan tâm thiết
lập, phát triển mối quan hệ với cộng đồng, với nhân dân thông qua báo chí -
truyền thông xã hội, coi đây là việc quan trọng trong quan hệ với quần chúng
nhân dân; bảo đảm quyền được biết, được thông tin và quyền tiếp cận thông tin
của nhân dân theo luật định.
Sáu là, giải pháp quan trọng nhất là thường xuyên chăm lo sinh hoạt nội
bộ cơ quan/tổ chức để giáo dục cán bộ, công chức, viên chức trong từng cơ
quan; tăng cường kỷ luật và phát huy dân chủ nội bộ để bảo đảm đạo đức công
vụ được quán triệt, nhắc nhở, thực hiện thường xuyên.
III. Kết luận
Quan hệ công chúng trở thành một hoạt động chiếm giữ vai trò quan
trọng và không thể thiếu đối với mọi tổ chức hiện nay, bao gồm những tổ chức ở
cả khu vực công và khu vực tư. Dưới tác động của chuyển đổi số, nhiều cơ hội
cũng như thách thức đã đặt ra cho các tổ chức công trong công tác “có được sự
quan tâm, thấu hiểu và ủng hộ từ công chúng của mình”. Theo như điều tra tình
hình thực tế và từ đó có được những số liệu cùng với thông tin cụ thể về hoạt
động PR của các tổ chức công tại địa bàn các xã thuộc huyện Giồng Trôm tại
tỉnh Bến Tre nói riêng, nhóm chúng tôi - đứng dưới góc nhìn của cơ quan nhà
nước - đã phân tích và khái quát được những cơ hội, thách thức của quan hệ
công chúng trong khu vực công nói chung.
Với bài tham luận về chủ đề “Thực trạng quan hệ công chúng trong khu
vực công hiện nay, cơ hội và thách thức trong bối cảnh chuyển đổi số tại tỉnh
Bến Tre” này, nhóm tác giả mong muốn mang lại cho độc giả, đặc biệt là đội
ngũ cán bộ công chức một cái nhìn khách quan nhất (không chỉ dựa trên những
lý thuyết suông mà được đúc kết từ quá trình điều tra thực tế và tổng kết thực
tiễn) về cơ hội và thách thức của quan hệ công chúng trong khu vực công đặt
trong bối cảnh chuyển đổi số. Mục đích cao nhất là để góp phần giúp họ rèn
luyện và trau dồi thêm về phẩm chất, kỹ năng và tư duy trong quá trình thực
hiện công tác PR - mối quan hệ 2 chiều - đối với công chúng của mình.