See discussions, stats, and author profiles for this publication at: https://www.researchgate.

net/publication/327112132

Quản lý dự án bằng phần mềm Microsoft Project 2013

Book · July 2017

CITATIONS READS

0 6,701

Some of the authors of this publication are also working on these related projects:

Strategic Management View project

Critical success factors for the implementation of the PPP infrastructure projects: a case of Vietnam View project

All content following this page was uploaded by Nguyen Quoc Toan on 31 March 2020.

The user has requested enhancement of the downloaded file.

 LỜI NÓI ĐẦU

Cuốn sách “Quản lý dự án bằng phần mềm Microsoft Project 2013”

được biên soạn nhằm mục đích hướng dẫn sử dụng chương trình
Microsoft Project 2013 giúp bạn đạt được hiệu quả cao hơn trong việc
quản lý dự án.
Sách được bố cục thành 9 chương, trình bày một số kiến thức tổng
quan về dự án và quản lý dự án đầu tư xây dựng, đồng thời những tác vụ
căn bản mà bạn cần thực hiện trong Microsoft Project 2013 để xây dựng
các kế hoạch của dự án, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiến độ,
quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc. Các tác vụ được
thiết kế theo từng đề mục cụ thể, bao hàm trong các chủ đề như khảo sát
môi trường Microsoft Project 2013, tạo một dự án mới, xây dựng các tác
vụ, tạo các nguồn tài nguyên và ấn định các khoản chi phí, lập báo cáo về
tiến độ thực hiện dự án, giải quyết những xung đột trong khi định thời
biểu, giải quyết các vấn đề về nguồn tài nguyên, xem lại tiến độ công
việc, phân tích tiến độ tài chính, và phối hợp nhiều dự án bên ngoài
Project Server.
Cuốn sách này cũng có thể được sử dụng như là một tài liệu tham
khảo cho giảng dạy các môn học Tin học xây dựng, Tổ chức xây dựng và
các môn học liên quan khác.
Hy vọng với cuốn sách này, bạn sẽ thành thạo hơn trong việc sử dụng
Microsoft Project 2013trong quản lý dự án và trở thành một nhà quản lý
dự án giỏi.
 Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ
DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH

1.1 ĐẦU TƯ

1.1.1 Khái niệm về đầu tư

Đầu tư là hoạt động có vai trò hết sức quan trọng đối với sự tăng
trưởng và phát triển kinh tế. Theo cách hiểu thông thường thì đầu tư là
việc bỏ ra một lượng nguồn lực xác định (tiền, của cải vật chất như máy
móc, thiết bị, nguyên nhiên vật liệu và nhân lực,...) tiến hành một hay
nhiều hoạt động nhằm thu về kết quả lớn hơn lượng nguồn lực đã bỏ ra
ban đầu. Do ý nghĩa hết sức quan trọng của hoạt động đầu tư nên có
nhiều khái niệm đầu tư của các nhà kinh tế.
Theo Từ điển Bách khoa toàn thư, đầu tư là việc “bỏ vốn vào một
doanh nghiệp, một công trình hay một sự nghiệp bằng nhiều biện pháp
như cấp phát ngân sách, vốn tự có, liên doanh, hoặc vay dài hạn để mua
sắm thiết bị, xây dựng mới, hoặc thực hiện việc hiện đại hóa, mở rộng xí
nghiệp nhằm thu doanh lợi hay phát triển phúc lợi công cộng” (trang
761, quyển 1, xuất bản năm 1995).
Theo John M. Keynes, đầu tư theo cách hiểu thông thường nhất là
việc cá nhân hoặc công ty mua sắm một tài sản. Trong một số trường
hợp, đầu tư bị giới hạn trong việc mua tài sản chứng khoán.
Theo P.A Samuelson, đầu tư là hoạt động tạo ra tư bản thực sự, dưới
các dạng nhà ở, tài sản cố định của doanh nghiệp như máy móc, thiết bị
và nhà xưởng và tăng thêm hàng tồn kho. Còn dưới dạng tài sản vô hình,
đầu tư có thể là giáo dục, nâng cao chất lượng nhân lực, các nghiên cứu,
phát minh,... Dưới góc độ làm tăng thu nhập cho tương lai, đầu tư được
hiểu là “Hoạt động kinh tế từ bỏ tiêu dùng hiện nay với tầm nhìn để tăng
sản lượng trong tương lai”. Trên góc độ rủi ro, đầu tư được hiểu là “canh

3
bạc tương lai” với niềm tin và kỳ vọng thu nhập do đầu tư đem lại sẽ cao
hơn chi phí đầu tư ban đầu. Theo quan điểm của P.A Samuelson, đầu tư
là sự hy sinh tiêu dùng hôm nay để có thu nhập cao hơn trong tương lai
và quá trình đó chứa đựng những rủi ro.
Theo Pierrce Conso, khái niệm đầu tư cần được xem xét trên từng
quan điểm: (1) Theo quan điểm kinh tế, đầu tư là quy trình làm tăng tài
sản cố định để sản xuất kinh doanh; (2) Theo quan điểm tài chính, đầu
tư là quá trình làm bất động hóa một số vốn nhằm thu lợi nhuận trong
thời kỳ tiếp sau; (3) Theo quan điểm kế toán, đầu tư gắn liền với việc
phân bổ các khoản vốn đầu tư vào các mục đích chi cố định trong một
thời gian nhất định để phục vụ cho việc quản lí kết quả đầu tư.
Sachs - Larrain định nghĩa tổng quát về đầu tư như: "Đầu tư là phần
sản lượng được tích luỹ để tăng năng lực sản xuất trong thời kỳ sau của
nền kinh tế". Sản lượng ở đây bao gồm phần sản lượng được sản xuất
trong nước và nhập khẩu từ nước ngoài - theo luồng sản phẩm; đối với
loại sản phẩm hữu hình như nhà cửa, công trình XDCB, máy móc thiết
bị... hay các sản phẩm vô hình như bằng phát minh sáng chế, phí chuyển
nhượng tài sản...
Theo Khoản 5, Điều 3 của Luật đầu tư 2014 thì “Đầu tư kinh doanh là
việc nhà đầu tư bỏ vốn đầu tư để thực hiện hoạt động kinh doanh thông
qua việc thành lập tổ chức kinh tế; đầu tư góp vốn, mua cổ phần, phần
vốn góp của tổ chức kinh tế; đầu tư theo hình thức hợp đồng hoặc thực
hiện dự án đầu tư” [1].
Theo Khoản 15, Điều 4 của Luật đầu tư công 2014 “Đầu tư công là
hoạt động đầu tư của Nhà nước vào các chương trình, dự án xây dựng
kết cấu hạ tầng kinh tế - xã hội và đầu tư vào các chương trình, dự án
phục vụ phát triển kinh tế - xã hội” [2].
Như vậy, có thể khái quát chung khái niệm của đầu tư “Đầu tư là quá
trình bỏ vốn bằng tài sản hữu hình hoặc vô hình để thu được lợi ích
trong tương lai”.
1.1.2 Phân loại
Có nhiều loại đầu tư khác nhau. Căn cứ vào phương thức đầu tư, có
ba loại đầu tư là đầu tư tài chính, đầu tư thương mại, đầu tư sản xuất. Căn

4
cứ vào tính chất đầu tư, có hai loại đầu tư là đầu tư phát triển, đầu tư
chuyển dịch. Căn cứ vào thời gian đầu tư, có đầu tư dài hạn và đầu tư
ngắn hạn,...
Đầu tư tài chính là loại đầu tư, trong đó, người đầu tư bỏ tiền cho vay
hoặc mua các chứng chỉ có giá để hưởng lãi suất.
Đầu tư thương mại là loại đầu tư, trong đó người đầu tư bỏ tiền ra để
mua hàng hoá và sau đó bán với giá cao hơn nhằm thu lợi nhuận do
chênh lệch giá khi mua và khi bán.
Đầu tư sản xuất là loại đầu tư, trong đó người đầu tư bỏ tiền mua
(hoặc xây dựng, tạo mới) máy móc, thiết bị, nguyên nhiên vật liệu, nhà
xưởng, thuê lao động,... để tiến hành các hoạt động sản xuất nhằm tạo ra
tài sản mới cho nền kinh tế, làm tăng tiềm lực sản xuất kinh doanh và
mọi hoạt động xã hội khác.
Đầu tư dài hạn là đầu tư diễn ra trong khoảng thời gian từ 10 năm trở
lên, thường có quy mô lớn. Đầu tư dài hạn thường là hoạt động đầu tư
xây dựng cơ sở vật chất lâu dài cho nền kinh tế, cho doanh nghiệp sản
xuất kinh doanh.
Đầu tư ngắn hạn là đầu tư trong khoảng dưới 10 năm. Đầu tư ngắn
hạn có tác dụng tạo lực đẩy cho sự phát triển của công ty trong từng thời
kỳ ngắn. Đây là cách mà nhà đầu tư (cá nhân, doanh nghiệp, nhà nước)
có thể bổ trợ, củng cố kế hoạch dài hạn. Thông qua đầu tư ngắn hạn, nhà
đầu tư có thể thích ứng nhanh hơn, có đối sách tốt hơn, phản ứng nhanh
nhạy hơn với sự biến động của thị trường, của nền kinh tế.
Đầu tư chuyển dịch là loại đầu tư làm cho tài sản được dịch chuyển từ
người này sang người khác trong nền kinh tế, nhưng không làm tăng tài
sản hay tiềm lực sản xuất cho nền kinh tế. Đầu tư chuyển dịch làm cho
tài sản của nhà đầu tư tăng lên nhưng làm giảm tài sản của người khác
trong nền kinh tế và không làm cho nền kinh tế giàu lên nhờ tăng tài sản
hoặc tăng thêm tiềm lực sản xuất. Xét về bản chất, đầu tư tài chính và
đầu tư thương mại được coi là đầu tư chuyển dịch.
Đầu tư phát triển là loại đầu tư làm tăng thêm hoặc tạo ra tài sản mới
cho nhà đầu tư, cho tổ chức kinh tế, đồng thời, cho cả nền kinh tế. Tài
sản mới ở đây bao gồm cả tài sản tài chính, tài sản vật chất và tài sản trí

5
tuệ. Xét về bản chất, đầu tư phát triển bao hàm cả đầu tư sản xuất và rộng
hơn đầu tư sản xuất.
Như vậy, có thể thấy rằng, đầu tư phát triển làm gia tăng tài sản cho
nhà đầu tư, làm tăng năng lực sản xuất của doanh nghiệp và cho nền kinh
tế. Đầu tư chuyển dịch không thực hiện được chức năng đó. Nó chỉ làm
dịch chuyển tài sản từ người này sang người khác, từ doanh nghiệp này
sang doanh nghiệp khác trong nền kinh tế nhưng có thể tạo ra cơ hội kinh
doanh phát triển cho chủ thể nhận chuyển dịch.
1.1.3 Vốn đầu tư
1.1.3.1 Khái niệm
Vốn đầu tư là tiền tích lũy xã hội, của các đơn vị sản xuất kinh doanh,
dịch vụ; là tiền tiết kiệm của dân và vốn huy động từ các nguồn khác
nhau như liên doanh, liên kết hoặc tài trợ của nước ngoài… nhằm tái sản
xuất; là tài sản cố định để duy trì hoạt động của các cơ sở vật chất kỹ
thuật cho nền kinh tế, cho các ngành hoặc các cơ sở sản xuất kinh doanh
dịch vụ, cũng như thực hiện các chi phí cần thiết tạo điều kiện cho sự bắt
đầu của các cơ sở vật chất kỹ thuật mới được bổ sung hoặc mới được đổi
mới.
1.1.3.2 Đặc điểm về vốn đầu tư
Thứ nhất, vốn được coi là yếu tố khởi đầu cơ bản của sự phát triển và
sinh lời. Tuy nhiên, có nhiều yếu tố tạo nên tăng trưởng và sinh lời, trong
đó có yếu tố đầu tư. Nhưng để bắt đầu một quá trình sản xuất hoặc tái mở
rộng quá trình này, trước hết phải có vốn đầu tư. Nhờ sự chuyển hóa vốn
đầu tư thành vốn kinh doanh, từ đó tăng trưởng và sinh lời. Trong các
yếu tố tạo ra sự tăng trưởng và sinh lời, vốn đầu tư được coi là một trong
những yếu tố cơ bản. Đặc điểm này không chỉ nói lên vai trò quan trọng
của đầu tư trong việc phát triển kinh tế mà còn chỉ ra động lực quan trọng
kích thích các nhà đầu tư nhằm mục đích sinh lời.
Tiếp theo, đầu tư, đặc biệt đầu tư trong lĩnh vực XDCB đòi hỏi một
khối lượng vốn lớn, khối lượng vốn đầu tư lớn nhằm tạo ra những điều
kiện vật chất kỹ thuật cần thiết đảm bảo cho tăng trưởng và phát triển
kinh tế như: Xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng, xây dựng các cơ sở công
nghiệp luyện kim, chế tạo máy, công nghiệp hóa dầu, công nghiệp lương
thực thực phẩm, ngành điện năng, đường giao thông,...

6
 Từ đặc điểm trên cho thấy, nếu sử dụng vốn kém hiệu quả, giám sát
không sát sao, đầy đủ và đánh giá không chuẩn xác sẽ gây nhiều
phương hại đến sự phát triển kinh tế xã hội.
Thứ ba, quá trình đầu tư XDCB phải trải qua một quá trình hoạt động
khá dài mới có thể đưa vào sử dụng được vì sản phẩm XDCB mang tính
đặc biệt và tổng hợp. Sản phẩm xây dựng có tính đơn chiếc về kiểu cách,
tính chất và phụ thuộc vào nhiều yếu tố điều kiện tự nhiên, địa điểm hoạt
động thay đổi liên tục và phân tán, thời gian khai thác sử dụng thường
dài tùy thuộc vào tính chất dự án.
Quá trình đầu tư thường gồm ba giai đoạn: Xây dựng dự án, thực hiện
dự án và khai thác dự án.
- Giai đoạn xây dựng dự án, giai đoạn thực hiện dự án là giai đoạn tất
yếu, những giai đoạn này lại kéo dài mà không tạo ra sản phẩm. Đây
chính là nguyên nhân “Đầu tư mâu thuẫn với tiêu dùng”, vì vậy, có nhà
kinh tế cho rằng đầu tư là quá trình làm bất động hóa một số vốn nhằm
thu lợi nhuận trong nhiều thời kỳ nối tiếp sau này, cho nên muốn nâng
hiệu quả sử dụng vốn đầu tư cần chú ý tập trung các điều kiện đầu tư có
trọng điểm đưa nhanh dự án vào khai thác, trong đó có biện pháp đưa
từng phần vào sử dụng trước.
- Khi xét hiệu quả đầu tư cần quan tâm xem xét toàn bộ ba giai đoạn
của quá trình đầu tư, tránh tình trạng thiên lệch, chỉ tập trung vào giai
đoạn thực hiện dự án mà không chú ý vào cả thời gian khai thác dự án.
- Do chu kỳ đầu tư kéo dài nên việc hoàn vốn được các nhà đầu tư đặc
biệt quan tâm, phải lựa chọn trình tự bỏ vốn thích hợp để giảm mức tối
đa thiệt hại ứ đọng vốn ở sản phẩm dở dang, việc coi trọng hiệu quả kinh
tế do đầu tư mang lại là rất cần thiết nên phải có các phương án lựa chọn
tối ưu, đảm bảo trình tự XDCB. Thời gian hoàn vốn là một chỉ tiêu rất
quan trọng trong việc đo lường và ĐG hiệu quả vốn đầu tư.
Cuối cùng, đầu tư là một lĩnh vực có rủi ro lớn. Rủi ro trong lĩnh vực
đầu tư XDCB chủ yếu là do thời gian của quá trình đầu tư kéo dài và có
nhiều yếu tố tác động. Trong thời gian này, các yếu tố kinh tế, chính trị,
văn hóa xã hội và cả tự nhiên ảnh hưởng nên sẽ gây ra những tổn thất mà
các nhà đầu tư không lường định hết các yếu tố tác động khi lập dự án.
Sự thay đổi chính sách quốc hữu hóa các cơ sở sản xuất, thu hồi đất đai,

7
thay đổi chính sách thuế, mức lãi suất, sự thay đổi thị trường, thay đổi
nhu cầu sản phẩm cũng có thể gây nên thiệt hại cho các nhà đầu tư.
1.1.3.3 Nguồn hình thành vốn đầu tư
Nếu xét trên phương diện vĩ mô nền kinh tế, nguồn vốn đầu tư bao
gồm 2 loại chính: Nguồn từ tiết kiệm trong nước và nguồn vốn từ nước
ngoài. Nguồn nước ngoài đưa vào dưới dạng đầu tư trực tiếp, đầu tư gián
tiếp, các khoản vay nợ, viện trợ, kiều hối...
a) Vốn trong nước
Nguồn vốn trong nước bao gồm:
- Vốn Nhà nước:
Hiện tại do nhiều quy định chưa rõ nên cách rót vốn của các doanh
nghiệp nhà nước đã gây ra nhiều tranh luận.
Cụ thể, Tại khoản 3, Điều 3, Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí
quy định: Vốn nhà nước bao gồm vốn ngân sách nhà nước, vốn tín dụng
do Chính phủ bảo lãnh, vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước, vốn
đầu tư phát triển của doanh nghiệp nhà nước và các vốn khác do Nhà
nước quản lý.
Vốn đầu tư công quy định tại Luật Đầu tư công 2014 gồm: vốn ngân
sách nhà nước, vốn công trái quốc gia, vốn trái phiếu Chính phủ, vốn trái
phiếu chính quyền địa phương, vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA)
và vốn vay ưu đãi của các nhà tài trợ nước ngoài, vốn tín dụng đầu tư
phát triển của Nhà nước, vốn từ nguồn thu để lại cho đầu tư nhưng chưa
đưa vào cân đối ngân sách nhà nước, các khoản vốn vay khác của ngân
sách địa phương để đầu tư [2].
Trong nghiên cứu này, vốn nhà nước được hiểu bao gồm vốn ngân
sách nhà nước, vốn tín dụng do Chính phủ bảo lãnh, vốn tín dụng đầu tư
phát triển của Nhà nước, vốn đầu tư phát triển của doanh nghiệp nhà
nước và các vốn khác do Nhà nước quản lý.
- Vốn từ khu vực tư nhân:
Nguồn vốn khu vực tư nhân bao gồm tiết kiệm của người dân, tích lũy
của doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã và kiều hối.
Trong xu hướng khuyến khích đầu tư trong nước và cổ phần hóa
những doanh nghiệp nhà nước làm ăn không hiệu quả thì nguồn vốn này

8
ngày càng lớn về quy mô và tỷ trọng so với vốn đầu tư của khu vực Nhà
nước.
b) Vốn nước ngoài
Nguồn vốn nước ngoài bao gồm toàn bộ phần tích luỹ cá nhân, các
doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế và chính phủ nước ngoài có thể huy
động được vào quá trình đầu tư phát triển của nước sở tại.
Nó bao gồm: nguồn vốn hỗ trợ chính thức, vốn đầu tư trực tiếp nước
ngoài, vốn tín dụng thương mại, vốn đầu tư gián tiếp, nguồn vốn từ thị
trường vốn quốc tế.
c) Vốn khác

1.2 DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH

1.2.1 Khái niệm về dự án

1.2.1.1 Khái niệm, đặc trưng của dự án
a) Khái niệm về dự án
Có rất nhiều định nghĩa về dự án, ví dụ theo Bách khoa toàn thư, từ
tiếng Anh “Project” được dịch ra tiếng Việt là “Dự án” có nghĩa là “điều
mà người ta có ý định làm”.
Từ điển Oxford của Anh định nghĩa dự án là “những gì được dự kiến
hay đề nghị thực hiện, một kế hoạch, mục đích, nhằm đạt được xác định
mục tiêu cụ thể.
Tiêu chuẩn của Australia (AS 1379-1991) định nghĩa: Dự án là một
dự kiến công việc có thể nhận biết được, có khởi đầu, có kết thúc bao
hàm một số hoạt động có liên hệ mật thiết với nhau.
Định nghĩa của tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa ISO, trong tiêu
chuẩn ISO 9000:2000 và theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN ISO
9000:2000: “Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt
động có phối hợp và được kiểm soát, có thời hạn bắt đầu và kết thúc,
được tiến hành để đạt được một mục tiêu phù hợp với các yêu cầu quy
định, bao gồm cả các ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực”.
Theo “Cẩm nang các kiến thức cơ bản về quản lí dự án” của viện
Nghiên cứu quản lí dự án quốc tế (PMI-Project Management Institut) thì
“dự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm,

9
dịch vụ hoặc kết quả duy nhất”. Theo định nghĩa này, dự án có hai đặc
tính:
- Tạm thời (hay có thời hạn): mọi dự án đều có điểm bắt đầu và điểm
kết thúc xác định. Dự án kết thúc khi mục tiêu dự án đạt được hoặc khi
đã xác định được rõ ràng là mục tiêu không thể đạt được và dự án bị
chấm dứt.
- Duy nhất: nghĩa là sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất đó khác biệt so
với các sản phẩm đã có hoặc dự án khác. Dự án liên quan đến việc gì đó
chưa từng làm trước đây, và do vậy, là duy nhất. Dù có thể có một vài
thành phần hoặc công việc lặp lại ở các dự án khác nhau hoặc các giai
đoạn khác nhau của dự án, nhưng về cơ bản, điều này không phủ định
tính duy nhất của dự án.
Theo tiêu chuẩn BSI ISO 21500 [6], một dự án là một tập hợp các quá
trình bao gồm các hoạt động được phối hợp và kiểm soát, có thời điểm
bắt đầu và thời điểm kết thúc, được thực hiện để đạt được các mục tiêu
của dự án.
Việc đạt được các mục tiêu của dự án đòi hỏi phải tạo được các kết
quả thỏa mãn một số yêu cầu cụ thể. Tiêu chuẩn này cũng khẳng định
rằng các dự án đều mang tính duy nhất, vì chúng có thể khác nhau ở một
số khía cạnh sau:
- Sản phẩm mang lại;
- Ảnh hưởng của các bên hữu quan;
- Nguồn lực sử dụng;
- Các ràng buộc;
- Cách thức các quá trình được kết hợp lại để tạo ra sản phẩm.
Như vậy có thể nhận thấy, thuật ngữ “Dự án” được giải thích theo
nhiều cách diễn đạt khác nhau, hàm chứa những nội dung khác nhau.
Tuy nhiên, điểm chung về nội hàm dễ nhận thấy của “dự án” đó là: Mỗi
dự án là một nỗ lực đồng bộ, có giới hạn (có ngày bắt đầu và ngày hoàn
thành cụ thể), thực hiện một lần nhằm tạo mới hoặc nâng cao khối
lượng, chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ, đáp ứng nhu cầu của
khách hàng hay của xã hội.
Về mặt lý thuyết, dự án được hiểu là một công việc với các đặc tính
sau: Cần tới nguồn lực (con người, máy móc, vật tư và tiền vốn); có mục

10
tiêu cụ thể; phải được hoàn thành với thời gian và chất lượng định trước;
có thời điểm khởi đầu và kết thúc rõ ràng; có khối lượng công việc cần
thực hiện cụ thể; có ngân sách hạn chế và sự kết nối hợp lý của nhiều
phần việc lại với nhau.
Dự án được hiểu là một tập hợp các hoạt động nhằm tạo ra kết quả
nhất định và có tính ràng buộc về thời gian, kinh phí và yêu cầu chất
lượng. Mỗi dự án có thể khác nhau về quy mô nhưng đều có hai đặc
điểm chính sau:
- Thứ nhất, mỗi dự án đều có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc.
Ngày bắt đầu có thể không rõ ràng, nhưng thời điểm kết thúc cần phải
được xác định thật rõ để tất cả những người tham gia dự án hiểu được ý
nghĩa của việc hoàn thành dự án.
- Thứ hai, mỗi dự án đều phải tạo ra được một sản phẩm đặc trưng.
Khác với những hoạt động đang diễn ra theo kế hoạch hàng ngày ở
các đơn vị thường không có kết thúc và thường tạo ra những kết quả
tượng tự nhau với những sản phẩm không mang tính đặc trưng, dự án tạo
nên những sản phẩm với tính đặc thù cao, đáp ứng được ba yêu cầu kịp
thời, đúng giá và đúng chất lượng để đưa vào hoạt động.
Hầu hết các dự án khi lập ra, thực hiện thì đều cần có sự đầu tư về
nguồn lực. Nếu không phải là đầu tư tiền bạc, của cải hữu hình thì cũng
phải đầu tư chất xám, công sức.
Tóm lại: Dự án là một nhiệm vụ mang tính chất một lần, có mục tiêu
rõ ràng (trong đó bao gồm chức năng, số lượng và tiêu chuẩn chất
lượng), yêu cầu phải được hoàn thành trong một khoảng thời gian quy
định, có dự toán tài chính từ trước và nói chung không được vuợt qua dự
toán đó.
Như vậy, Dự án là đối tượng của quản lý và là tập hợp của những hoạt
động khác nhau có liên quan với nhau theo một lôgíc, một trật tự xác
định nhằm vào những mục tiêu xác định, được thực hiện bằng những
nguồn lực nhất định trong những khoảng thời gian xác định. Dự án bao
gồm dự án đầu tư và dự án không có tính chất đầu tư.
b) Đặc trưng của dự án
Một dự án được đặc trưng bởi những nhân tố sau:

11
 - Diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định;
- Nhiệm vụ đặc biệt chỉ thực hiện một lần;
- Công cụ quản lý đặc biệt;
- Các nguồn lực bị giới hạn;
- Nhân sự dự án là tạm thời, đến từ nhiều nguồn;
- Tập hợp các hoạt động tương đối độc lập (Subprojects);
- Có liên quan đến nhiều lĩnh vực, nhiều ngành, nhiều đối tượng khác
nhau.
Các yếu tố tạo nên sự thành công của dự án:
- Sự đồng thuận giữa các bên tham gia chính về mục tiêu của dự án.
- Có biện pháp khống chế quy mô cho phù hợp với kinh phí, nguồn
nhân lực, và thời gian.
- Có cơ chế giao tiếp thường xuyên và có hiệu quả giữa các bên tham
gia.
- Có một kế hoạch thể hiện hướng đi và trách nhiệm của các bên tham
gia để đo lường tiến độ của dự án.
- Có cam kết của lãnh đạo trong từng lĩnh vực liên quan.
Một dự án được coi là thành công nếu đạt được những điều cụ thể
sau:
- Hoàn thành đúng thời hạn quy định;
- Chi phí nằm trong dự toán đã được xác định;
- Quá trình thực hiện công việc hợp lý hoặc đạt được các yêu cầu kỹ
thuật;
- Chủ đầu tư (hoặc người sử dụng) thỏa mãn (chấp nhận);
- Có rất ít thay đổi hoặc có sự nhất trí cho các thay đổi về phạm vi
công việc;
- Không gây ra sự kiện bất lợi lớn cho đơn vị chủ quản của nhóm thực
hiện dự án.
1.2.1.2 Vòng đời của dự án
Tùy cách quan niệm mà gọi là chu kỳ hay vòng đời của dự án.

12
 Vòng đời của dự án gồm nhiều giai đoạn phát triển từ khi có ý tưởng
đến việc triển khai nhằm đạt được kết quả của dự án. Trong vòng đời
này, công tác quản lý chú trọng vào phương thức kiểm soát nhằm giảm
thiểu những nguồn lực và tiền của sử dụng vào những mục tiêu không
chắc chắn.
Vòng đời dự án xác định các giai đoạn mà một dự án phải trải qua
tính từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc dự án. Các giai đoạn thường có cơ
chế tự hoàn thiện kiểm soát quản lý thông qua các công việc giám sát,
đánh giá. Điển hình, sự chuyển tiếp giữa các giai đoạn thường có điểm
mốc đánh dấu và một kết quả chuyển giao cụ thể, kèm theo những phê
duyệt, tán thành của nhà tài trợ trước khi bước sang giai đoạn tiếp theo.
Vòng đời phát triển dự án là khung làm việc dùng để mô tả các giai
đoạn trong quá trình phát triển và duy trì hệ thống. Vòng đời phát triển
dự án cơ bản là nhóm các giai đoạn của dự án. Các giai đoạn của dự án
thay đổi tùy theo dự án, tổ chức hoặc lãnh vực kinh doanh, thường được
chia thành 4 giai đoạn như sau:
- Giai đoạn xây dựng, hình thành ý tưởng: Xây dựng và hình thành ý
tưởng là việc xác định bức tranh toàn cảnh về mục tiêu, kết quả cuối
cùng của dự án và phương pháp thực hiện dẫn tới kết quả đó. Xây dựng ý
tưởng dự án bắt đầu ngay khi hình thành dự án. Khảo sát-tập hợp số liệu,
xác định yêu cầu, đánh giá rủi ro, dự tính nguồn lực, so sánh lựa chọn dự
án, ¼ là những công việc triển khai và cần được quản lý trong gian đoạn
này. Quyết định lựa chọn dự án là những quyết định chiến lược dựa trên
mục đích, nhu cầu và các mục tiêu lâu dài của tổ chức, doanh nghiệp.
Trong giai đoạn này những nội dung được xét đến là mục đích yêu cầu
của dự án, tính khả thi, lợi nhuận tiềm năng, mức độ chi phí, mực độ rủi
ro và ước lượng các nguồn lực cần thiết. Đồng thời cũng cần làm rõ hơn
nữa ý tưởng dự án bằng cách phác thảo những kết quả và phương pháp
thực hiện trong điều kiện hạn chế về nguồn lực. Phát triển ý tưởng dự án
không cần thiết phải lượng hoá hết bẳng các chỉ tiêu nhưng nó phải ngắn
gọn, được diễn đạt trên cơ sở thực tế. Kết thúc giai đoạn này là sự phê
duyệt về chủ trương thực hiện dự án (ý tưởng).
- Giai đoạn phát triển: Là giai đoạn chi tiết xem dự án cần được thực
hiện như thế nào, nội dung chủ yếu của giai đoạn này tập trung vào công

13
tác thiết kế và lập kế hoạch. Đây là giai đoạn chứa đựng những công việc
phức tạp nhất của dự án. Nội dung chủ yếu bao gồm:
+ Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức;
+ Lập kế hoạch tổng thể;
+ Phân tích, lập bảng chi tiết công việc - WBS;
+ Lập kế hoạch tiến độ thời gian;
+ Lập kế hoạch ngân sách;
+ Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết;
+ Lập kế hoạch chi phí;
+ Xin phê chuẩn thực hiện tiếp.
Kết thúc giai đoạn này, tiến trình dự án có thể bắt đầu. Thành công
của dự án phụ thuộc rất lớn vào chất lượng và sự chuẩn bị kỹ lưỡng của
các kế hoạch trong giai đoạn này.
- Giai đoạn thực hiện: Là giai đoạn quản lý tổ chức triển khai các
nguồn lực bao gồm các công việc cần thiết như xây dựng phòng ốc, hệ
thống, lựa chọn công cụ, mua sắm trang thiết bị, lắp đặt... Đây là giai
đoạn chiếm nhiều thời gian và nỗ lực nhất. Những vấn đề cần xem xét
trong giai đoạn này là những yêu cầu kỹ thuật cụ thể nhằm so sánh, đánh
giá lựa chọn công cụ thiết bị, kỹ thuật lắp ráp, mua thiết bị chính, phát
triển hệ thống. Kết thúc giai đoạn này, các hệ thống được xây dựng và
kiểm định, hệ thống có thể chuyển sang giai đoạn vận hành, đưa vào khai
thác thử nghiệm.
- Giai đoạn kết thúc: Trong giai đoạn kết thúc của chu kỳ dự án, cần
thực hiện những công việc còn lại như hoàn thành sản phẩm, bàn giao hệ
thống, công trình và những tài liệu liên quan; đánh giá dự án, giải phóng
các nguồn lực. Dưới đây là một số các việc cụ thể:
+ Hoàn chỉnh và lập kế hoạch lưu trữ hồ sơ liên quan đến dự án;
+ Kiểm tra lại sổ sách kế toán, tiến hành bàn giao và báo cáo;
+ Thanh quyết toán;
+ Đối với phát triển, xây dựng hệ thống cần chuẩn bị và bàn giao sổ
tay hướng dẫn;
+ Lắp đặt, quản trị và sử dụng;

14
 + Bàn giao dự án, lấy chữ ký của khách hàng về việc hoàn thành;
+ Bố trí lao động, giải quyết công ăn việc làm cho những người từng
tham gia dự án;
+ Giải phóng và bố trí lại thiết bị.

Hình 1.1. Vòng đời của dự án [10]

Nếu không muốn gọi "Vòng đời" của dự án, người ta còn gọi với tên
khác là "Chu kỳ" (hay Chu trình) của dự án. Đó là quãng thời gian để
hoàn thành quá trình đầu tư (kể từ bước xác định dự án đầu tư, đến các
bước thực hiện đầu tư và bước khai thác, vận hành dự án để đạt được
mục tiêu đã định).
Chu kỳ của dự án chia làm ba giai đoạn:
- Chuẩn bị đầu tư (Preparation) hay còn gọi là giai đoạn khởi động
gồm nghiên cứu cơ hội, nghiên cứu tiền khả thi và nghiên cứu khả thi;
- Thực hiện đầu tư (Implementation) gồm thiết kế và thi công xây
dựng;
- Kết thúc đầu tư, đưa dự án vào khai thác sử dụng (Terminate and
handover) gồm vận hành, khai thác, đánh giá sau dự án và kết thúc dự án.

15
 KÕt thóc chu kú B¾t ®Çu chu kú
®Çu t- míi

Dù ®Þnh ®Çu t-
§¸nh gi¸ dù ¸n
Chu kú LËp dù ¸n ®Çu t-
VËn hµnh dù ¸n dù ¸n
®Çu t- ThÈm ®Þnh dù ¸n
§-a dù ¸n vµo
vËn hµnh DuyÖt dù ¸n

Thùc hiÖn dù ¸n
Thi ChuÈn bÞ ThiÕt
c«ng thi c«ng kÕ

Hình 1.2. Chu kỳ dự án đầu tư [9]

Có thể chia nhỏ các giai đoạn của dự án ra như sau:

+ Xác định dự án (Indentification);
+ Lập dự án (Design);
+ Trình, thẩm định, phê duyệt dự án (Get approval);
+ Thiết lập cơ chế hoạt động (Execution);
+ Điều hành, giám sát dự án (Operation);
+ Kết thúc, đưa dự án vào khai thác sử dụng (Terminate and
handover).
1.2.2 Dự án đầu tư xây dựng công trình
1.2.2.1 Khái niệm
Theo giải thích của Luật Xây dựng Việt Nam năm 2014: “Dự án đầu
tư xây dựng công trình là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc bỏ
vốn để xây dựng mới, sửa chữa, cải tạo công công trình xây dựng nhằm
phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch
vụ trong một thời hạn và chi phí nhất định. Ở giai đoạn chuẩn bị dự án
đầu tư xây dựng, dự án được thể hiện thông qua Báo cáo nghiên cứu tiền
khả thi đầu tư xây dựng, báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng
hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng”. [4]
Về phương diện lý luận, dự án đầu tư xây dựng công trình được hiểu
là các dự án đầu tư mà đối tượng đầu tư là công trình xây dựng, nghĩa là
dự án có liên quan tới hoạt động xây dựng cơ bản như xây dựng nhà cửa,

16
đường sá, cầu cống,... Không phải tất cả các dự án đầu tư đều có liên
quan tới hoạt động xây dựng cơ bản. Vì thế, đối với những dự án đầu tư
không liên quan tới hoạt động xây dựng cơ bản không gọi là dự án đầu tư
xây dựng.
Dự án đầu tư xây dựng công trình, xét về mặt hình thức là một tập
hợp các hồ sơ, tài liệu thuyết minh chi tiết kế hoạch khả thi xây dựng
công trình và các tài liệu liên quan khác xác định chất lượng công trình
cần đạt được, tổng mức đầu tư của dự án và thời gian thực hiện dự án,
hiệu quả kinh tế tài chính, hiệu quả kinh tế xã hội và đánh giá tác động
môi trường của dự án.
Dự án đầu tư xây dựng công trình, xét theo quan điểm hệ thống, có
thể hiểu là một hệ thống, gồm nhiều phân hệ/ phần tử (hoạt động/ công
việc) có mối liên hệ chặt chẽ về thời gian và không gian, vận hành trong
những điều kiện ràng buộc/ giới hạn về nguồn lực và thời gian, chịu sự
tác động của các yếu tố môi trường bên ngoài (môi trường kinh tế, văn
hóa, xã hội, luật pháp, công nghệ, tự nhiên, an ninh quốc phòng) và môi
trường bên trong (sự tác động qua lại của các phần tử trong hệ thống -
các chủ thể tham gia dự án: Chủ đầu tư, nhà thầu tư vấn, nhà thầu cung
cấp, nhà thầu xây lắp, nhà tài trợ tài chính,…).
Dự án đầu tư xây dựng công trình, xét theo quan điểm động, có thể
hiểu là một quá trình biến ý tưởng đầu tư xây dựng công trình thành hiện
thực trong sự ràng buộc về kết quả (chất lượng), tiến độ (thời gian) và
nguồn lực (chi phí) đã xác định trong hồ sơ dự án và được thực hiện
trong những điều kiện không chắc chắn (rủi ro).
1.2.2.2 Đặc điểm của dự án đầu tư xây dựng công trình
Dự án đầu tư xây dựng công trình ngoài những đặc điểm chung của
Dự án đầu tư còn có nhiều đặc điểm đặc thù sau [7]:
a) Dự án đầu tư xây dựng công trình có tính đa mục tiêu
Trong mỗi Dự án đầu tư xây dựng công trình thường tồn tại nhiều
mục tiêu khác nhau, các mục tiêu ấy có thể không đồng hướng thậm chí
mâu thuẫn nhau. Thông thường Dự án đầu tư xây dựng công trình có các
mục tiêu sau:

17
 - Mục tiêu về kỹ thuật - công nghệ: quy mô, cấp công trình, các yêu
cầu về độ bền chắc, về công năng sử dụng, về công nghệ sản xuất, về mỹ
thuật, chất lượng,...
- Mục tiêu về kinh tế tài chính: chi phí nguồn lực tối thiểu, thời gian
xây dựng ngắn,...
- Mục tiêu về kinh tế xã hội: cảnh quan, môi trường sinh thái, khả
năng thu hút lao động, tạo việc làm, tiết kiệm đất đai,...
- Các mục tiêu khác: mục tiêu chính trị, an ninh, quốc phòng, trật tự,
an toàn xã hội,...
b) Dự án đầu tư xây dựng công trình có tính duy nhất và gắn liền với
đất, quá trình thực hiện chủ yếu ngoài trời
Mỗi công trình xây dựng đều có những đặc điểm kiến trúc, kết cấu,
địa điểm xây dựng, không gian và thời gian xây dựng không giống nhau,
đặc điểm này tạo ra tính duy nhất của dự án đầu tư xây dựng. Tính duy
nhất của dự án đầu tư xây dựng công trình phản ánh tính không lặp lại
của dự án, gây khó khăn không ít cho việc tiên liệu chi phí và thời gian
trong quá trình thực hiện dự án cũng như cho việc tiên liệu các rủi ro có
thể xảy ra đối với dự án. Mỗi công trình xây dựng đều có địa điểm xây
dựng riêng xác định và gắn liền với đất. Đặc điểm này đòi hỏi phải có
mặt bằng thì mới có thể thực hiện được dự án đầu tư xây dựng. Chính vì
thế, đất còn là thành phần chịu lực của công trình, là thành phần chiếm
giá trị lớn của dự án và thường vấp phải nhiều trở ngại, gây ách tắc, phát
sinh nhiều loại chi phí cho khâu giải phóng mặt bằng hoặc kéo theo
những bất cập về chất lượng công trình.
c) Dự án đầu tư xây dựng công trình có thời gian xây dựng dài, vốn
đầu tư lớn
Sản phẩm cuối cùng của dự án đầu tư xây dựng công trìnhlà công
trình được xây dựng xong hoàn thành bàn giao cho khai thác, sử dụng.
Do khối lượng công việc rất lớn và phải trải qua nhiều công đoạn khác
nhau nên thời gian xây dựng công trình thường dài. Vốn đầu tư cho xây
dựng công trình cũng thường rất lớn.
Do khối lượng và kích thước lớn, thi công chủ yếu lộ thiên, thời gian
xây dựng dài nên chịu tác động nặng nề, nhiều mặt về thời tiết, khí và
trượt giá.

18
 d) Dự án đầu tư xây dựng công trình chịu sự ràng buộc về thời gian
và chi phí nguồn lực
Thời gian thực hiện dự án, thời điểm khởi công và kết thúc, tổng mức
chi phí cho việc thực hiện dự án đã được xác định. Những ràng buộc này
thường gây sức ép đối với các nhà thầu xây dựng trong quá trình thực
hiện dự án, mặt khác nó thường mâu thuẫn với các mục tiêu của nhà thầu
xây dựng, vì thế việc hoàn thành mục tiêu tổng thể (kết quả, thời gian,
chi phí) của dự án đầu tư xây dựng thường rất khó khăn trong thực tế.
e) Dự án đầu tư xây dựng công trình luôn tồn tại trong một môi
trường không chắc chắn (tiềm ẩn nhiều rủi ro)
Dự án đầu tư xây dựng công trình thường phải thực hiện trong một
thời gian dài, thậm chí kéo dài nhiều năm và thực hiện trong điều kiện
môi trường tự nhiên. Vì thế, có rất nhiều yếu tố rủi ro ảnh hưởng đến dự
án đầu tư xây dựng. Các yếu tố này có thể làm cho dự án không thành
công như dự kiến ban đầu. Dự án có thể bị tăng chi phí, kéo dài thời gian
thực hiện, có thể làm giảm sút hiệu quả đầu tư.
f) Dự án đầu tư xây dựng công trình là sản phẩm mang tính thị
trường (Công trình xây dựng là sản phẩm được trao đổi)
Trong thị trường xây dựng, sản phẩm xây dựng có một đặc điểm hết
sức khác biệt với các loại hình sản phẩm khác đó là:
- Người mua phải ngã giá mua sản phẩm khi chúng chưa hiện diện -
sản phẩm (công trình xây dựng, dịch vụ xây lắp) được người bán khi
mình chưa làm ra;
- Hoạt động sản xuất và trao đổi diễn ra đồng thời;
- Hoạt động trao đổi sản phẩm vừa có tính giai đoạn, vừa có tính lâu
dài;
- Chi phí phát sinh luôn nảy sinh;
- Sản phẩm xây dựng có thể phải đưa vào sử dụng trước từng phần.
Chính những đặc điểm này dẫn đến các rủi ro, bất định về chất lượng
sản phẩm, tiến độ thực hiện và chi phí thực hiện.
1.2.3 Phân loại dự án đầu tư xây dựng công trình

19
 Đối với dự án đầu tư xây dựng công trìnhthường được phân loại theo
tính chất công trình của dự án, quy mô vốn đầu tư và theo nguồn vốn hay
phân loại theo hình thức đầu tư.
1.2.3.1 Theo quy mô đầu tư
Tuỳ theo tính chất của dự án và quy mô đầu tư, dự án đầu tư trong
nước được phân loại thành: dự án quan trọng quốc gia; dự án nhóm A;
dự án nhóm B; dự án nhóm C.
Tiêu chí chủ yếu để phân nhóm dự án là ngành, lĩnh vực đầu tư, loại
hình công trình và quy mô vốn của dự án đầu tư (tổng mức đầu tư). Tiêu
chí phân loại dự án đầu tư xây dựng công trình theo quy định của Luật
Xây dựng 2014 và Luật Đầu tư công.
Ứng với mỗi loại dự án này Nhà nước quy định những quy chế quản
lý riêng được quy định trong Luật Xây dựng và nghị định của Chính phủ
về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình.
1.2.3.2 Theo tính chất công trình xây dựng
Theo Luật Xây dựng [4], dự án đầu tư xây dựng công trình được phân
thành 6 nhóm:
- Dự án đầu tư xây dựng công trình dân dụng;
- Dự án đầu tư xây dựng công trình công nghiệp;
- Dự án đầu tư xây dựng công trình giao thông;
- Dự án đầu tư xây dựng công trình nông nghiệp và phát triển nông
thôn;
- Dự án đầu tư xây dựng công trình hạ tầng kỹ thuật;
- Dự án đầu tư xây dựng công trình khác.
1.2.3.3 Theo cách thức quản lý vốn
Vốn đầu tư xây dựng công trình có nhiều nguồn khác nhau, do đó có
nhiều cách phân loại chi tiết khác nhau theo nguồn vốn đầu tư như: phân
loại theo nguồn vốn trong nước và nước ngoài; phân loại theo nguồn vốn
Nhà nước và nguồn vốn ngoài nhà nước; phân loại theo nguồn vốn đơn
nhất (sử dụng 1 nguồn vốn duy nhất) và nguồn vốn hỗn hợp,... Tuy nhiên
trong thực tế quản lý, phân loại dự án đầu tư xây dựng công trình theo
cách thức quản lý vốn được sử dụng phổ biến hơn. Theo cách phân loại
này, dự án đầu tư xây dựng công trình được phân thành:

20
 - Dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn nhà nước: Là những dự án có sử
dụng từ 30% vốn Nhà nước trở lên trong tổng vốn đầu tư của dự án.
- Dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn trong nước khác: Là những dự
án sử dụng vốn trong nước khác mà trong tổng vốn đầu tư của dự án
không sử dụng vốn Nhà nước hoặc sử dụng vốn Nhà nước với tỷ lệ ít
hơn 30%.
- Dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn đầu tư trực tiếp của nước ngoài:
Là những dự án đầu tư mà nguồn vốn là của các tổ chức, cá nhân nước
ngoài đầu tư vào Việt Nam.
1.2.3.4 Theo hình thức đầu tư
Theo cách phân loại này, dự án đầu tư xây dựng công trình được phân
thành dự án đầu tư xây dựng xây dựng mới công trình; dự án đầu tư sửa
chữa, cải tạo hoặc dự án đầu tư mở rộng, nâng cấp công trình.
1.2.4 Trình tự và nội dung đầu tư xây dựng theo quy định của
Việt Nam
Theo Điều 50 Luật Xây dựng [4] thì ”Trình tự đầu tư xây dựng có 03
giai đoạn gồm chuẩn bị dự án, thực hiện dự án và kết thúc xây dựng đưa
công trình của dự án vào khai thác sử dụng, trừ trường hợp xây dựng
nhà ở riêng lẻ”.
Nội dung từng bước theo quy định tại Điều 6 Nghị định 59/NĐ-CP
của Chính phủ ngày 18/6/2015 về quản lý dự án đầu tư xây dựng như sau
[5]:
a) Giai đoạn chuẩn bị dự án gồm các công việc: Tổ chức lập, thẩm
định, phê duyệt Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi (nếu có); lập, thẩm định,
phê duyệt Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật
đầu tư xây dựng để xem xét, quyết định đầu tư xây dựng và thực hiện các
công việc cần thiết khác liên quan đến chuẩn bị dự án;
b) Giai đoạn thực hiện dự án gồm các công việc: Thực hiện việc giao
đất hoặc thuê đất (nếu có); chuẩn bị mặt bằng xây dựng, rà phá bom mìn
(nếu có); khảo sát xây dựng; lập, thẩm định, phê duyệt thiết kế, dự toán
xây dựng; cấp giấy phép xây dựng (đối với công trình theo quy định phải
có giấy phép xây dựng); tổ chức lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng
xây dựng; thi công xây dựng công trình; giám sát thi công xây dựng; tạm
ứng, thanh toán khối lượng hoàn thành; nghiệm thu công trình xây dựng

21
hoàn thành; bàn giao công trình hoàn thành đưa vào sử dụng; vận hành,
chạy thử và thực hiện các công việc cần thiết khác;
c) Giai đoạn kết thúc xây dựng đưa công trình của dự án vào khai
thác sử dụng gồm các công việc: Quyết toán hợp đồng xây dựng, bảo
hành công trình xây dựng.

Điều 53 - Luật Xây dựng: Nội dung Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi đầu
tư xây dựng
1. Sự cần thiết đầu tư và các điều kiện để thực hiện đầu tư xây dựng.
2. Dự kiến mục tiêu, quy mô, địa điểm và hình thức đầu tư xây dựng.
3. Nhu cầu sử dụng đất và tài nguyên.
4. Phương án thiết kế sơ bộ về xây dựng, thuyết minh, công nghệ, kỹ thuật và
thiết bị phù hợp.
5. Dự kiến thời gian thực hiện dự án.
6. Sơ bộ tổng mức đầu tư, phương án huy động vốn; khả năng hoàn vốn, trả
nợ vốn vay (nếu có); xác định sơ bộ hiệu quả kinh tế - xã hội và đánh giá tác
động của dự án.

Điều 54 - Luật Xây dựng: Nội dung Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư
xây dựng
1. Thiết kế cơ sở được lập để đạt được mục tiêu của dự án, phù hợp với công
trình xây dựng thuộc dự án, bảo đảm sự đồng bộ giữa các công trình khi đưa
vào khai thác, sử dụng. Thiết kế cơ sở gồm thuyết minh và các bản vẽ thể
hiện các nội dung sau:
a) Vị trí xây dựng, hướng tuyến công trình, danh mục và quy mô, loại, cấp
công trình thuộc tổng mặt bằng xây dựng;
b) Phương án công nghệ, kỹ thuật và thiết bị được lựa chọn (nếu có);
c) Giải pháp về kiến trúc, mặt bằng, mặt cắt, mặt đứng công trình, các kích
thước, kết cấu chính của công trình xây dựng;
d) Giải pháp về xây dựng, vật liệu chủ yếu được sử dụng, ước tính chi phí
xây dựng cho từng công trình;
đ) Phương án kết nối hạ tầng kỹ thuật trong và ngoài công trình, giải pháp
phòng, chống cháy, nổ;
e) Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật được áp dụng và kết quả khảo sát xây
dựng để lập thiết kế cơ sở.

22
2. Các nội dung khác của Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng gồm:
a) Sự cần thiết và chủ trương đầu tư, mục tiêu đầu tư xây dựng, địa điểm xây
dựng và diện tích sử dụng đất, quy mô công suất và hình thức đầu tư xây
dựng;
b) Khả năng bảo đảm các yếu tố để thực hiện dự án như sử dụng tài nguyên,
lựa chọn công nghệ thiết bị, sử dụng lao động, hạ tầng kỹ thuật, tiêu thụ sản
phẩm, yêu cầu trong khai thác sử dụng, thời gian thực hiện, phương án giải
phóng mặt bằng xây dựng, tái định cư (nếu có), giải pháp tổ chức quản lý
thực hiện dự án, vận hành, sử dụng công trình và bảo vệ môi trường;
c) Đánh giá tác động của dự án liên quan đến việc thu hồi đất, giải phóng mặt
bằng, tái định cư; bảo vệ cảnh quan, môi trường sinh thái, an toàn trong xây
dựng, phòng, chống cháy, nổ và các nội dung cần thiết khác;
d) Tổng mức đầu tư và huy động vốn, phân tích tài chính, rủi ro, chi phí khai
thác sử dụng công trình, đánh giá hiệu quả kinh tế - xã hội của dự án; kiến
nghị cơ chế phối hợp, chính sách ưu đãi, hỗ trợ thực hiện dự án;
đ) Các nội dung khác có liên quan.

Điều 55 - Luật Xây dựng: Nội dung Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư
xây dựng
1. Thiết kế bản vẽ thi công, thiết kế công nghệ (nếu có) và dự toán xây dựng.
2. Các nội dung khác của Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng gồm
thuyết minh về sự cần thiết đầu tư, mục tiêu xây dựng, địa điểm xây dựng,
diện tích sử dụng đất, quy mô, công suất, cấp công trình, giải pháp thi công
xây dựng, an toàn xây dựng, phương án giải phóng mặt bằng xây dựng và
bảo vệ môi trường, bố trí kinh phí thực hiện, thời gian xây dựng, hiệu quả
đầu tư xây dựng công trình.

23
 Chương 2
QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG

2.1 KHÁI NIỆM QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG

2.1.1 Khái niệm

Từ những năm 50 của thế kỷ trước trở lại đây, cùng với sự phát triển
như vũ bão của khoa học kỹ thuật và kinh tế xã hội, các nước đều cố
gắng nâng cao sức mạnh tổng hợp của bản thân nhằm theo kịp cuộc cạnh
tranh toàn cầu hóa. Chính trong tiến trình này, các tập đoàn, các doanh
nghiệp lớn không ngừng xây dựng những dự án công trình có quy mô
lớn, kỹ thuật cao, chất lượng tốt. Dự án đã trở thành phần cơ bản trong
cuộc sống xã hội. Cùng với xu thế mở rộng quy mô dự án và sự không
ngừng nâng cao về trình độ khoa học công nghệ, các nhà đầu tư dự án
cũng yêu cầu ngày càng cao đối với chất lượng dự án. Vì thế, quản lý dự
án trở thành yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của dự án.
Hiện nay có nhiều cách diễn đạt khác nhau của các tác giả khác nhau
về khái niệm quản lý dự án như:
Theo Garold D.Oberlender trong “Project Management For
Engineering and Construction” thì: “Quản lý dj án là nghệ thuật và khoa
học phối hợp con người, thiết bị, vật tư, tiền bạc, cùng với tiến độ để
hoàn thành một dự án cụ thể đúng thời hạn trong vòng chi phí đã được
duyệt”. [13]
“Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn
lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án
hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt
được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ
bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép”. [7]
“Quản lý dự án là việc ứng dụng các kiến thức, các kỹ năng, các công
cụ và các kỹ thuật vào các hoạt động dự án để đáp ứng các yêu cầu dự
án”. [14]

24
 Một cách chung nhất có thể hiểu: Quản lý dự án là sự vận dụng lý
luận, phương pháp, quan điểm có tính hệ thống để tiến hành quản lý có
hiệu quả toàn bộ công việc liên quan tới dự án dưới sự ràng buộc về
nguồn lực. Để thực hiện mục tiêu dự án, các nhà đầu tư phải lên kế
hoạch tổ chức, chỉ đạo, phối hợp, điều hành, khống chế và đánh giá toàn
bộ quá trình từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc dự án. Quản lý dự án được
thực hiện trong tất cả các giai đoạn khác nhau của chu trình dự án.
2.1.2 Quản lý dự án thi công xây dựng trên công trường
Tuy có rất nhiều cách để thực hiện việc xây dựng công trình, theo các
thủ tục, quy trình khác nhau nhưng luôn cần có một đơn vị chịu trách
nhiệm quản lý cho quá trình xây dựng tại hiện trường. Tùy vào phương
pháp thực hiện của chủ đầu tư, cơ quan này có thể là chủ đầu tư, là đơn
vị thiết kế - xây dựng, một đơn vị quản lý xây dựng hoặc một nhà tổng
thầu.
Việc quản lý công tác xây dựng tại hiện trường được thực hiện tùy
theo dự án, với giám đốc dự án được giao chịu trách nhiệm cho tất cả các
khía cạnh của việc xây dựng. Đối với các dự án lớn, thường người ta
thiết lập văn phòng công trường trực tiếp ở trên công trường để phục vụ
giám đốc dự án và nhân viên của ông ta. Việc thiết lập mối quan hệ công
việc tốt với rất nhiều cá nhân và tổ chức từ bên ngoài như các đơn vị thiết
kế, các đơn vị thi công, chủ đầu tư, nhà thầu phụ, các bên cung ứng vật
tư và thiết bị, các tổ chức công đoàn, các cơ quan quản lý nhà nước là
nhiệm vụ quan trọng của việc chèo lái các công việc từ đầu đến cuối.
Việc quản lý dự án ở công trường được thực hiện theo hướng tập hợp tất
cả các thành phần cần thiết để hoàn thành dự án một cách vừa ý. Các thủ
tục quản lý được áp dụng cho giai đoạn thực hiện xây dựng trên công
trương, nói chung, cũng đều có thể áp dụng được cho cả dự án, từ khái
niệm đến khi khởi động [15].
Hoạt động xây dựng trên công trường có ít điểm chung với hoạt động
sản xuất các sản phẩm đã chuẩn hóa. Các chi phí đã chuẩn hóa, việc
nghiên cứu thời gian và cử động, các sơ đồ quá trình, kỹ thuật đường cân
bằng (LOB) - tất cả các công cụ quản lý truyền thống được sử dụng trong
các ngành công nghiệp sản xuất không có nhiều ứng dụng lắm trong các
dự án xây dựng nói chung. Về mặt lịch sử, việc quản lý dự án xây dựng
là một quá trình thô sơ và mang tính trực giác cao, được hỗ trợ bởi một

25
công cụ có ích nhưng nhiều khi lại không phù hợp - sơ đồ ngang. Tuy
nhiên, ngày càng có nhiều khái niệm quản lý khoa học được phát triển và
ứng dụng. Việc áp dụng các nguyên tắc này vào xây dựng đưa đến sự
phát triển của các kỹ thuật kiểm soát việc quản lý về chi phí xây dựng,
thời gian xây dựng, nguồn lực xây dựng và tài chính dự án, xem xét quá
trình xây dựng một cách tổng thể là một hệ thống thống nhất. Việc kiểm
soát quản lý dự án một cách tổng hợp được áp dụng từ khái niệm cho đến
kết thúc các hoạt động xây dựng.
Hoạt động quản lý dự án xây dựng trên công trường bắt đầu với việc
thực hiện hoạt động xây dựng đầu tiên, khi ngân sách xây dựng tổng hợp
và tiến độ thời gian chi tiết cho hoạt động được xây dựng. Những vấn đề
này tạo thành các mục tiêu chi phí và thời gian được chấp nhận và được
sử dụng như là các chỉ dẫn cho quá trình xây dựng thực tế. Sau khi dự án
bắt đầu, các hệ thống theo dõi được thiết lập để đo lường chi phí thực tế
và tiến trình thực hiện dự án theo các chu kỳ thời gian. Hệ thống báo cáo
cung cấp các thông tin tiến trình được đo lường dựa trên các mục tiêu đã
được vạch chương trình. Việc so sánh các chi phí và tiến trình tại hiện
trường với kế hoạch đã được thiết lập một cách nhanh chóng sẽ giúp chỉ
ra các điểm chưa phù hợp (exceptions) mà cần phải hành động ngay. Dữ
liệu từ hệ thống có thể được sử dụng để thiết lập các dự báo về chi phí và
thời gian hoàn thành công việc.
Quá trình vừa được mô tả ở trên thường được gọi là “thủ tục quản lý
bằng các trường hợp ngoại lệ” (management - by - exception procedure).
Khi được áp dụng cho một dự án, nó tập trung vào việc nhắc nhớ và nhận
dạng các vấn đề về sai lệch khi so sánh với các kế hoạch hoặc chuẩn mực
đã thiết lập.
Các báo cáo thể hiện rõ các sai lệch từ chuẩn mực cho phép nhà quản
lý nhanh chóng nhận ra các phạm vi dự án đòi hỏi sự chú ý. Ngay khi
một hạng mục công việc được tiến hành cùng với kế hoạch, không cần
hành động gì thêm, nhưng có rất nhiều phạm vi dự án đòi hỏi sự chú ý.
Công cụ quản lý nhờ các trường hợp ngoại lệ này rất có ích đối với các
dự án xây dựng.
Ngoài chi phí và thời gian, hệ thống quản lý hiện trường cần quan tâm
đến cả việc quản lý các nguồn lực công việc và kiểm soát tài chính dự án.
Các nguồn lực trong ngữ cảnh này bao gồm vật tư, lao động, thiết bị xây

26
dựng, và các nhà thầu phụ. Việc quản lý các nguồn lực thực ra chính là
việc nhận thức trước các nhu cầu, tiến độ và chi tiêu của dự án về nguồn
lực cần thiết, và điều chỉnh các yêu cầu khi cần. Việc kiểm soát tài chính
dự án có liên quan đến trách nhiệm của giám đốc dự án cho cả tổng dòng
tiền được tạo ra bởi các công tác xây dựng và các điều khoản hợp đồng
[15].
2.1.3 Quản lý dự án đầu tư xây dựng ở Việt Nam
Việc quản lý các dự án đầu tư xây dựng ở Việt Nam, tùy thuộc vào
nguồn vốn của dự án, được thực hiện dựa trên một hệ thống các quy định
pháp luật tương đối nhiều và chi tiết, nhất là các dự án sử dụng vốn nhà
nước. Nghị định 59/2015/NĐ-CP cùng với các pháp luật điển hình như
Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu và các văn bản giải thích, hướng dẫn các
pháp luật nói trên quy định rõ ràng việc quản lý các hoạt động xây dựng
ở các giai đoạn khác nhau của quá trình đầu tư xây dựng. Riêng trong
giai đoạn thi công xây dựng, Nghị định 59/2015/NĐ-CP đã quy định rõ 6
nội dung cần quản lý tại Điều 31, bao gồm:
(1) Quản lý chất lượng xây dựng công trình.
(2) Quản lý tiến độ xây dựng thi công xây dựng công trình.
(3) Quản lý khối lượng thi công xây dựng công trình.
(4) Quản lý chi phí đầu tư xây dựng trong quá trình thi công xây
dựng.
(5) Quản lý hợp đồng xây dựng.
(6) Quản lý an toàn lao động, môi trường xây dựng.
2.1.4 Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án
Một dự án thành công có các đặc điểm sau:
- Hoàn thành trong thời hạn quy định (Within Time);
- Hoàn thành trong chi phí cho phép (Within Cost);
- Đạt được thành quả mong muốn (Design Performance);
- Sử dụng nguồn lực được giao một cách hiệu quả (Effective) hay hợp
lý; và hữu hiệu (Efficiency) hay tối ưu.
Các nội dung này được thể hiện trong Hình 2.1 sau:

27
 Thµnh qu¶

Yªu cÇu vÒ thµnh qu¶

MôC TI£U

Chi phÝ

Thêi h¹n quy ®Þnh

Ng©n s¸ch
cho phÐp

Thêi gian

Hình 2.1. Đánh giá sự thành công của dự án [7]

Có 10 yếu tố được đánh giá là ảnh hưởng đến dự án, được chia thành
hai nhóm như sau:
- Các yếu tố chiến lược trong các giai đoạn đầu của vòng đời dự án;
- Các yếu tố chiến thuật sẽ trở nên quan trọng hơn ở các giai đoạn sau
của dự án.
Các yếu tố này được thể hiện trong Hình 2.2. dưới đây.

TiÕn ®é chi tiÕt

Hç trî cña l·nh ®¹o Môc tiªu cña dù ¸n

cÊp cao ®-îc x¸c ®Þnh râ rµng
Theo dâi vµ ph¶n håi

Sù chÊp thuËn Giao tiÕp/th«ng tin C«ng nghÖ vµ

cña kh¸ch hµng chuyªn m«n

Sù tham gia cña Nh©n sù phï hîp

kh¸ch hµng ®-îc ®µo t¹o

Kh¶ n¨ng xö lý t×nh

huèng

Hình 2.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án

Bảng 2.1 còn phân loại các yếu tố ảnh hưởng đến thành công của dự
án từ các góc nhìn khác nhau, từ phía người dùng và từ phía Giám đốc
dự án.

28
 Bảng 2.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến thành công của dự án
Các yếu tố từ phía người dùng Các yếu tố từ phía chủ nhiệm dự
án
Các dự án thành công cần % Các dự án thành công cần %
Thỏa mãn yêu cầu của người 96 Thỏa mãn yêu cầu của người 86
dùng dùng
Khiến người dùng vui vẻ 71 Thành công về mặt thương mại 71
Thỏa mãn ngân sách 71 Thỏa mãn yêu cầu về chất lượng 67
Kịp thời gian 67 Thỏa mãn ngân sách 62
Đạt được mục đích 57 Đạt được mục đích 62

Bảng trên cho thấy mặc dù việc thỏa mãn yêu cầu của người dùng
không phải là điều cả người dùng và đội dự án không thống nhất, ý tưởng
về việc làm cho họ vui vẻ có ý nghĩa khác nhau theo cách nhìn của hai
phía. Đội dự án quan niệm đó là sự thành công về mặt thương mại. Cũng
lưu ý rằng ngân sách với thời gian quan trọng hơn đối với người dùng.
Có lẽ chất lượng đã được người dùng hiểu theo nghĩa khác, vì thế không
xuất hiện trong 5 yếu tố đầu tiên như thể hiện trong bảng.
2.1.5 Tác dụng của quản lý dự án
Mặc dù quản lý dự án đòi hỏi sự nỗ lực, tính tập thể và yêu cầu hợp
tác giữa các thành viên... nhưng tác dụng của nó rất lớn. Các tác dụng
chủ yếu đó là:
- Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án;
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó
giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng/chủ đầu tư và các nhà cung
cấp đầu vào cho dự án;
- Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm
của các thành viên tham gia dự án;
- Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh
và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự
đoán được. Tạo điều kiện cho sự đàm phán trực tiếp giữa các bên liên
quan để giải quyết những bất đồng;

29
 - Tạo ra các sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao hơn.
Tuy nhiên quản lý theo dự án cũng có mặt hạn chế của nó. Những hạn
chế đó là:
- Các dự án cùng chia nhau một nguồn lực của tổ chức;
- Quyền lực và trách nhiệm của nhà quản lý dự án trong một số trường
hợp không được thể hiện đầy đủ;
- Phải giải quyết vấn đề "hậu dự án".

2.2 NỘI DUNG VÀ CÁC LĨNH VỰC QUẢN LÝ DỰ ÁN

2.2.1 Nội dung quản lý dự án

Quản lý dự án gồm 3 nội dung chủ yếu là lập kế hoạch; điều phối thực
hiện mà chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực hiện và giám
sát các công việc dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã định.
Lập kế hoạch: Đây là việc xây dựng mục tiêu, xác định những công
việc cần được hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là
quá trình phát triển kế hoạch hành động theo một trình tự lô-gic mà có
thể biểu diễn dưới dạng sơ đồ hệ thống.
Điều phối thực hiện dự án: Đây là quá trình phân phối các nguồn lực
bao gồm tiền vốn, lao động, máy móc thiết bị và đặc biệt là điều phối và
quản lý tiến độ thời gian. Nội dung này chi tiết hoá thời hạn thực hiện
cho từng công việc và toàn bộ dự án.
Giám sát: là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình
hình hoàn thành, giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo
hiện trạng.

Hình 2.3. Chu trình quản lý dự án [9]

30
 Các nội dung của quản lý dự án hình thành một chu trình năng động
từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó cung cấp
các thông tin phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án. Chu trình quản lý
dự án được thể hiện trên hình 2.3.
Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải
được hoàn thành theo yêu cầu, đảm bảo chất lượng, trong phạm vi chi
phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi.
Ba yếu tố: thời gian, chi phí và chất lượng (kết quả hoàn thành) là
những mục tiêu cơ bản và giữa chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ với
nhau. Tuy mối quan hệ giữa 3 mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án,
giữa các thời kỳ của một dự án, nhưng nói chung để đạt kết quả tốt đối
với mục tiêu này thường phải "hy sinh" một hoặc hai mục tiêu kia. Do
vậy, trong quá trình quản lý dự án các nhà quản lý hy vọng đạt được sự
kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu của quản lý dự án.
2.2.2 Các lĩnh vực quản lý dự án
Quản lý dự án bao gồm nhiều lĩnh vực như quản lý thời gian, quản lý
chi phí, quản lý rủi ro, quản lý hoạt động cung ứng... (bảng 2.2).

Bảng 2.2. Các lĩnh vực quản lý dự án

Lĩnh vực Nội dung
TT Chú thích
quản lý quản lý
Lập kế - Lập kế hoạch Tổ chức dự án theo một trình tự lôgic,
hoạch - Thực hiện kế hoạch chi tiết hoá các mục tiêu của dự án
tổng quan thành những công việc cụ thể và
- Quản lý những thay
hoạch định một chương trình để thực
1 đổi
hiện các công việc đó nhằm đảm bảo
các lĩnh vực quản lý khác nhau của
dự án được kết hợp một các chính xác
và đầy đủ.
Quản lý - Xác định phạm vi Xác định, giám sát việc thực hiện các
phạm vi - Lập kế hoạch phạm mục đích, mục tiêu của dự án, xác
2 vi định công việc nào thuộc về dự án và
cần phải thực hiện, công việc nào
- Quản lý thay đổi
ngoài phạm vi dự án.
phạm vi

31
 Bảng 2.2. (tiếp theo)
Lĩnh vực Nội dung
TT Chú thích
quản lý quản lý
Quản lý - Xác định các hoạt Lập kế hoạch, phân phối và giám sát
thời gian động, trình tự và ước tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời
tính thời gian thực hạn hoàn thành dự án. Chỉ rõ mỗi
3
hiện công việc kéo dài bao lâu, khi nào bắt
- Xây dựng và kiểm đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án
soát tiến độ khi nào hoàn thành.

Quản lý - Lập kế hoạch nguồn Dự toán kinh phí, giám sát thực hiện
chi phí lực chi phí theo tiến độ cho từng công
4 - Tính toán chi phí việc và toàn bộ dự án. Tổ chức, phân
tích số liệu và báo cáo những thông
- Lập dự toán
tin về chi phí.
- Quản lý chi phí
Quản lý - Lập kế hoạch chất Triển khai giám sát những tiêu chuẩn
chất lượng chất lượng trong việc thực hiện dự án,
5 lượng - Đảm bảo chất lượng đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án
phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu
- Quản lý chất lượng
tư.
Quản lý - Lập kế hoạch nhân Hướng dẫn, phối hợp nỗ lực của mọi
nhân lực lực thành viên tham gia dự án vào việc
6 - Tuyển dụng hoàn thành mục tiêu của dự án. Cho
thấy việc sử dụng lực lượng lao động
- Phát triển nhóm dự
của dự án hiệu quả đến đâu.
án
Quản lý - Lập kế hoạch quản Đảm bảo các dòng thông tin thông
thông tin lý thông tin suốt, chính xác và nhanh nhất giữa
- Cung cấp thông tin các thành viên của dự án và với các
7 cấp quản lý khác nhau. Có thể trả lời
- Báo cáo kết quả
được các câu hỏi: ai cần thông tin về
dự án, mức độ chi tiết và báo cáo
bằng cách nào.
Quản lý - Xác định rủi ro Xác định các yếu tố rủi ro, lượng hoá
8 rủi ro - Xây dựng kế hoạch mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó
xử lý rủi ro cũng như quản lý từng loại rủi ro.

32
 - Kiểm soát kế hoạch
xử lý rủi ro

Bảng 2.2. (tiếp theo)

Lĩnh vực Nội dung
TT Chú thích
quản lý quản lý
Quản lý - Kế hoạch cung ứng Lựa chọn, thương lượng, quản lý các
hoạt động - Lựa chọn nhà cung hợp đồng và điều hành việc mua bán
cung ứng ứng nguyên vật liệu, MMTB, dịch vụ...
cần thiết cho dự án. Giải quyết vấn
- Quản lý hợp đồng
9 đề: bằng cách nào dự án nhận được
- Quản lý tiến độ
hàng hoá và dịch vụ cần thiết của các
cung ứng
tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự
án, tiến độ cung cấp, chất lượng cung
cấp.

(Nguồn: Viện Nghiên cứu Quản lý dự án Quốc tế (PMI))

Quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn đầu tư từ
chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư đến khai thác dự án. Trong từng giai
đoạn đối tượng quản lý có thể khác nhau nhưng đều gắn với 3 mục tiêu
cơ bản của hoạt động quản lý dự án là: thời gian, chi phí và chất
lượng/kết quả hoàn thành.

2.3 QUẢN LÝ DỰ ÁN DỰA TRÊN CÁC LĨNH VỰC KIẾN THỨC VỀ

QUẢN LÝ DỰ ÁN CỦA VIỆN QUẢN LÝ DỰ ÁN PMI (HOA KỲ)

2.3.1 Giới thiệu về PMI và các chuẩn mực quản lý dự án của họ

PMI - Viện quản lý dự án, đóng trụ sở tại Mỹ, là một hội nghề nghiệp
về quản lý dự án lớn nhất thế giới với hơn 600,000 thành viên ở hơn 185
nước trên thế giới. Tài liệu “Cẩm nang các lĩnh vực kiến thức về quản lý
dự án” viết tắt là PMBOK của họ đã được tái bản có cập nhật liên tục, là
một tài liệu rất nổi tiếng mang tính tiêu chuẩn về quản lý dự án.
Viện Quản lý dự án (Mỹ) là một hiệp hội phi lợi nhuận có hơn
600,000 thành viên ở trên 185 nước trên thế giới. Viện này cấp 6 loại
chứng chỉ cho những người hành nghề quản lý dự án trên thế giới. Đó là:

33
 - Certified Associate in Project Management (CAPM): chứng chỉ hội
viên quản lý dự án;
- Project Management Professional (PMP): chuyên gia quản lý dự án;
- Program Management Professional (PgMP): chuyên gia quản lý
chương trình;
- PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP): Chứng chỉ thực hành
Agile của PMI;
- PMI Risk Management Professional (PMI-RMP): chuyên gia quản
lý rủi ro của PMI;
- PMI Scheduling Professional (PMI-SP): chuyên gia quản lý tiến độ
của PMI;
- OPM3® Professional Certification: chứng chỉ OPM3.
Tài liệu nổi tiếng nhất của họ: “Cẩm nang các kiến thức cơ bản về
quản lý dự án” (Project Management Body of Knowledge - viết tắt là
PMBoK) giới thiệu 10 lĩnh vực (nội dung) quản lý dự án chung cho các
loại dự án và phiên bản mở rộng của nó cũng giới thiệu thêm 4 lĩnh vực
quản lý bổ sung cho ngành xây dựng.
Thực tiễn quản lý dự án cho thấy các kiến thức, quá trình, kỹ năng,
công cụ và kỹ thuật phù hợp được áp dụng sẽ có những ảnh hưởng đáng
kể đến sự thành công của dự án. Tài liệu PMBOK chỉ ra một bộ phận các
kiến thức cần thiết cho quản lý dự án được thực tế công nhận rộng rãi là
có ích, có khả năng mang lại hiệu quả cao cho hầu hết các dự án. Tuy
nhiên, điều đó không có nghĩa là các kiến thức này bắt buộc phải áp dụng
vào tất cả các dự án, tổ chức thực hiện dự án hoặc đội dự án có trách
nhiệm xác định cái gì là cần thiết cho mỗi dự án nhất định.
Viện Quản lý dự án (Project Management Institute - PMI) đóng trụ sở
tại Mỹ là một hiệp hội phi lợi nhuận có hơn 600,000 thành viên ở trên
185 nước trên thế giới. Hệ thống quản lý dự án do tổ chức này phát triển
được áp dụng phổ biến trên thế giới và trở thành một hệ thống chuẩn
mực quốc tế được công nhận rộng rãi. Theo hệ thống này, việc quản lý
dự án được thực hiện dựa trên một hệ thống 10 lĩnh vực kiến thức, đó là:
(1) Quản lý tổng thể/tích hợp dự án; (2) Quản lý phạm vi dự án; (3) Quản
lý thời gian dự án; (4) Quản lý chi phí dự án; (5) Quản lý chất lượng dự
án; (6) Quản lý nguồn nhân lực dự án; (7) Quản lý giao tiếp/thông tin dự

34
án; (8) Quản lý rủi ro dự án; (9) Quản lý mua sắm dự án và (10) Quản lý
các bên hữu quan dự án [11].
14 lĩnh vực kiến thức quản lý dự án cho dự án xây dựng của PMI
chứa trong nó 59 quá trình quản lý dự án, bao gồm 64 quá trình thuộc 14
lĩnh vực kiến thức, được trình bày chi tiết theo các nội dung: đầu vào,
đầu ra, công cụ và kỹ thuật sử dụng.
PMBOK giới thiệu các lĩnh vực kiến thức chung cho quản lý dự án và
các lĩnh vực kiến thức bổ sung cho từng loại hình dự án riêng biệt. Mỗi
lĩnh vực kiến thức có thể được áp dụng vào quản lý dự án nhờ các quá
trình nhất định, mỗi quá trình được mô tả chi tiết đầu vào, đầu ra, công
cụ và kỹ thuật cần sử dụng. Những thông tin này được thu thập từ thực tế
quản lý dự án ở khắp nơi trên thế giới, được các nhà thực hành nghề
quản lý dự án đóng góp để cập nhật, cải tiến tài liệu này một cách liên tục
nhằm cung cấp những chuẩn mực phù hợp nhất về quản lý dự án cho
cộng đồng. Các quá trình đơn lẻ trong các lĩnh vực kiến thức được nhóm
thành 5 nhóm quá trình được thực hiện tuần tự (đôi khi gối tiếp) bao trùm
tất cả các hoạt động của từng dự án/giai đoạn dự án, nhằm tăng cơ hội
đảm bảo kết quả trung gian và kết quả cuối cùng của dự án phù hợp các
mục tiêu đã được thiết lập, đó là: (1) Nhóm quá trình khởi động; (2)
Nhóm quá trình hoạch định; (3) Nhóm quá trình thực hiện; (4) Nhóm quá
trình theo dõi và kiểm soát dự án; và (5) Nhóm quá trình kết thúc dự án.
Phần sau đây sẽ trình bày tóm tắt về các mảng kiến thức chung cho tất
cả các dự án và các mảng kiến thức mở rộng cho ngành xây dựng do
PMBOK giới thiệu [11, 16].
2.3.2 Các lĩnh vực kiến thức quản lý dự án theo chuẩn mực
PMBOK
2.3.2.1 Quản lý tổng thể/tích hợp dự án (Project Integration
Management)
Là việc tích hợp các lĩnh vực kiến thức khác lại thành một thể thống
nhất. Quản lý tổng thể bao gồm các quá trình và hoạt động cần thiết để
nhận dạng, xác định, phối hợp, hợp nhất và điều phối các quá trình và
các hoạt động quản lý dự án khác nhau trong việc quản lý một dự án.
Các quá trình quản lý tổng thể dự án bao gồm:
- Thiết lập điều lệ dự án (Project charter);

35
 - Xây dựng kế hoạch quản lý dự án (Project Management Plan);
- Chỉ đạo và quản lý công việc của dự án;
- Theo dõi và kiểm soát công việc của dự án;
- Thực hiện kiểm soát thay đổi tổng thể;
- Kết thúc dự án hoặc pha/giai đoạn dự án.
2.3.2.2 Quản lý phạm vi dự án (Project Scope Management)
Phạm vi dự án bao gồm các công việc cần phải thực hiện để có thể
mang lại một sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả với các đặc điểm và công
năng xác định. Quản lý phạm vi bao gồm các quá trình cần thiết để đảm
bảo dự án bao gồm các công việc cần thiết và chỉ các công việc đó được
thực hiện để hoàn thành dự án một cách thành công.
Các quá trình quản lý phạm vi bao gồm:
- Lập kế hoạch quản lý phạm vi;
- Thu thập yêu cầu;
- Xác định phạm vi;
- Thiết lập cơ cấu phân chia công việc (WBS);
- Kiểm định phạm vi;
- Kiểm soát phạm vi.
2.3.2.3 Quản lý thời gian dự án (Project Time Management)
Bao gồm các quá trình cần thiết để đảm bảo dự án hoàn thành đúng
thời gian yêu cầu. Các quá trình quản lý thời gian bao gồm:
- Lập kế hoạch quản lý tiến độ;
- Xác định các công việc;
- Sắp xếp thứ tự thực hiện các công việc;
- Dự tính nguồn lực cho các công việc;
- Dự tính thời hạn công việc;
- Lập tiến độ;
- Kiểm soát tiến độ.
Một số quá trình bổ sung cho các dự án xây dựng:
- Xác định tỷ trọng công việc;
- Xây dựng đường cong tiến trình;

36
 - Theo dõi tiến trình thực hiện dự án.
2.3.2.4 Quản lý chi phí dự án (Project Cost Management)
Bao gồm các quá trình có liên quan đến việc hoạch định, dự toán chi
phí, lập ngân sách, lập kế hoạch tài chính, huy động vốn, quản lý và kiểm
soát chi phí sao cho dự án có thể hoàn thành trong phạm vi ngân sách
được phê duyệt.
Các quá trình quản lý chi phí dự án bao gồm:
- Lập kế hoạch quản lý chi phí;
- Dự toán chi phí;
- Xác định ngân sách;
- Kiểm soát chi phí.
2.3.2.5 Quản lý chất lượng dự án (Project Quality Management)
Chất lượng được hiểu là mức độ một hệ các tính chất cố hữu của
thành quả hoặc kết quả đáp ứng các yêu cầu đặt ra. Quản lý chất lượng
dự án bao gồm các quá trình và hoạt động cần thiết của tổ chức thực hiện
dự án xác định rõ các chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và
trách nhiệm chất lượng nhằm mục tiêu giúp dự án thỏa mãn nhu cầu mà
vì nó dự án được tiến hành.
Các quá trình quản lý chất lượng bao gồm:
- Lập kế hoạch quản lý chất lượng;
- Thực hiện đảm bảo chất lượng;
- Kiểm soát chất lượng.
2.3.2.6 Quản lý nguồn nhân lực dự án (Project Human Resource
Management)
Bao gồm các quá trình để tổ chức, quản lý và lãnh đạo đội dự án thực
hiện tốt công việc của mình trong dự án.
Đội dự án bao gồm những cá nhân được giao các vai trò và trách
nhiệm liên quan đến việc hoàn thành dự án. Các thành viên của đội dự án
có thể có các kỹ năng khác nhau, tham gia vào dự án toàn thời gian hoặc
bán thời gian, hoặc cũng có thể tham gia hoặc rời bỏ dự án khi dự án
đang thực hiện.
Các quá trình quản lý nguồn nhân lực dự án bao gồm:

37
 - Lập kế hoạch quản lý nguồn nhân lực;
- Thành lập đội dự án;
- Phát triển đội dự án;
- Quản lý đội dự án.
Có thêm một quá trình bổ sung cho các dự án xây dựng: Kết thúc đội
dự án.
2.3.2.7 Quản lý giao tiếp dự án (Project Communications
Management)
Bao gồm các quá trình cần thiết để đảm bảo việc hoạch định, thu thập,
tạo ra, phân phối, lưu trữ, truy xuất, quản lý, kiểm soát, theo dõi và cuối
cùng là tiêu hủy thông tin của dự án một cách kịp thời và phù hợp.
Các quá trình quản lý giao tiếp như sau:
- Lập kế hoạch quản lý các hoạt động giao tiếp;
- Quản lý các hoạt động giao tiếp giao tiếp;
- Kiểm soát các hoạt động giao tiếp.
2.3.2.8 Quản lý rủi ro dự án (Project Risk Management)
Rủi ro là một sự kiện hoặc điều kiện không xác định có ảnh hưởng
tích cực hoặc tiêu cực đến các mục tiêu của dự án.
Quản lý rủi ro bao gồm các quá trình để thực hiện việc lập kế hoạch
quản lý rủi ro, nhận dạng, phân tích các rủi ro, lập kế hoạch đối phó rủi
ro và theo dõi và kiểm soát rủi ro trong một dự án nhằm làm tăng khả
năng xảy ra và ảnh hưởng của các sự kiện tích cực và giảm khả năng xảy
ra và hậu quả của các sự kiện tiêu cực trong dự án.
Các quá trình quản lý rủi ro bao gồm:
- Lập kế hoạch quản lý rủi ro;
- Nhận dạng các rủi ro;
- Thực hiện phân tích định tính rủi ro;
- Thực hiện phân tích định lượng rủi ro;
- Lập kế hoạch đối phó rủi ro;
- Kiểm soát rủi ro.

38
 2.3.2.9 Quản lý mua sắm dự án (Project Procurement
Management)
Hoạt động mua sắm được hiểu là bất kỳ hoạt động nào được thực hiện
để một tổ chức, cá nhân nào đó có được hoặc mua được một sản phẩm,
dịch vụ, kết quả cần thiết. Quản lý mua sắm dự án bao gồm các quá trình
cần thiết để có được sản phẩm, dịch vụ, kết quả cần thiết cho đội dự án từ
bên ngoài.
Quản lý mua sắm dự án bao gồm cả các quá trình quản lý hợp đồng và
kiểm soát thay đổi cần thiết để thiết lập và quản lý hành chính các hợp
đồng cũng như các đơn đặt hàng; kiểm soát các vấn đề nảy sinh từ hợp
đồng cũng như các bổn phận theo hợp đồng của đội dự án.
Các quá trình quản lý mua sắm dự án bao gồm:
- Lập kế hoạch quản lý mua sắm;
- Thực hiện việc mua sắm;
- Kiểm soát mua sắm;
- Kết thúc việc mua sắm.
2.3.2.10 Quản lý các bên hữu quan dự án (Project Stakeholder
Management)
Một bên hữu quan là một cá nhân, nhóm người hoặc một tổ chức có
thể có ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng, hoặc tự nhận thức rằng họ bị ảnh
hưởng bởi một quyết định, một hành động, hoặc một kết quả của một dự
án. Các bên hữu quan có thể liên quan trực tiếp đến dự án hoặc chỉ có
những mối quan tâm mà có thể gây ra các ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu
cực đến thành quả hoặc việc hoàn thành dự án. Các bên hữu quan khác
nhau có thể gây ra các xung đột trong dự án do họ có thể có các kỳ vọng
đối nghịch nhau.
Quản lý các bên hữu quan dự án bao gồm các quá trình cần thiết để
nhận dạng các cá nhân, nhóm người, hoặc tổ chức mà có thể ảnh hưởng
hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án, để phân tích các kỳ vọng của các bên hữu
quan và ảnh hưởng của họ đến dự án, cũng như để thiết lập các chiến
lược quản lý phù hợp nhằm có được các bên hữu quan tham gia vào các
quyết định và việc thực hiện dự án. Việc quản lý các bên hữu quan cũng
tập trung vào các hoạt động giao tiếp thường xuyên liên tục với họ để
hiểu rõ các nhu cầu và kỳ vọng của họ, để chỉ ra được các vấn đề nảy

39
sinh và quản lý các mối quan tâm đối nghịch và tạo điều kiện thuận lợi
để các bên hữu quan tham gia vào các quyết định và hoạt động của dự
án.
Các quá trình quản lý các bên hữu quan dự án bao gồm:
- Nhận dạng các bên hữu quan;
- Lập kế hoạch quản lý các bên hữu quan;
- Quản lý sự tham gia của các bên hữu quan;
- Kiểm soát sự tham gia của các bên hữu quan.
2.3.2.11 Quản lý an toàn dự án
Quản lý an toàn dự án bao gồm các quá trình cần thiết do chủ đầu tư,
nhà tài trợ cho dự án và đơn vị thực hiện dự án thực hiện để nhằm xác
định các chính sách an toàn, mục tiêu an toàn và trách nhiệm an toàn để
dự án được hoạch định và thực hiện theo hướng phòng ngừa các tai nạn
hoặc sự cố có thể gây ra, hoặc có khả năng gây ra thương vong về người
và hư hại về tài sản. An toàn ở đây được hiểu là bao gồm cả việc đảm
bảo sức khỏe cho người lao động.
Các quá trình quản lý an toàn dự án bao gồm:
- Lập kế hoạch quản lý an toàn;
- Đảm bảo an toàn; và
- Kiểm soát an toàn.
2.3.2.12 Quản lý môi trường dự án
Quản lý môi trường dự án bao gồm các hoạt động của chủ đầu tư, nhà
tài trợ cho dự án và đơn vị thực hiện dự án thực hiện để nhằm xác định
các chính sách, mục tiêu và trách nhiệm môi trường với mục đích là để
giảm thiểu ảnh hưởng của dự án tới môi trường xung quanh và tài
nguyên thiên nhiên và để đảm bảo các hoạt động của dự án nằm trong
phạm vi luật pháp cho phép.
Các quá trình quản lý môi trường dự án bao gồm:
- Lập kế hoạch quản lý môi trường,
- Đảm bảo môi trường; và
- Kiểm soát môi trường.
2.3.2.13 Quản lý tài chính dự án

40
 Quản lý tài chính bao gồm các quá trình cần thiết để huy động được
và quản lý các nguồn lực tài chính cho dự án.
Cần phân biệt quản lý tài chính với quản lý chi phí. Quản lý tài chính
liên quan nhiều đến các nguồn tiền cho dự án và việc theo dõi dòng tiền
cho dự án hơn là việc quản lý các chi phí phát sinh hàng ngày, vốn là
việc của quản lý chi phí.
Các quá trình quản lý tài chính dự án bao gồm:
- Lập kế hoạch tài chính;
- Kiểm soát tài chính; và
- Quản lý hành chính và hồ sơ tài chính dự án.
2.3.2.14 Quản lý khiếu nại dự án
Quản lý khiếu nại mô tả các quá trình cần thiết để phòng ngừa các
khiếu nại trong xây dựng, để giảm nhẹ hậu quả của các khiếu nại đã xảy
ra, và để xử lý các khiếu nại một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Khiếu nại có thể được xem xét từ hai góc độ: bên khiếu nại và bên bị
khiếu nại. Khiếu nại là một đòi hỏi mà bên khiếu nại thấy xứng đáng
được hưởng. Trong xây dựng, các khiếu nại có thể được đặt ra đối với
các khối lượng công việc được tin rằng nằm ngoài hợp đồng, hoặc đòi
hỏi có thêm thời gian để hoàn thành dự án... Chúng là phương tiện để
giải quyết các vấn đề liên quan đến chi phí/thời gian. Nếu các bên đạt
được thỏa thuận, khiếu nại sẽ mất đi và trở thành “thay đổi”. Nếu không,
khiếu nại sẽ trở thành “đàm phán”, “hòa giải”, “phân xử bởi trọng tài”,
hoặc “kiện tụng” trước khi chúng thực sự được giải quyết.
Việc quản lý khiếu nại được áp dụng trong suốt vòng đời dự án xây
dựng bao gồm 4 quá trình:
- Nhận dạng khiếu nại;
- Định lượng khiếu nại;
- Phòng tránh khiếu nại; và
- Giải quyết khiếu nại.
2.3.3 Các nhóm quá trình quản lý dự án
2.3.3.1 Giới thiệu về các nhóm quá trình quản lý dự án

41
 Như định nghĩa đã được trình bày ở phần trước, quản lý dự án là việc
áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào việc thực hiện
các hoạt động của dự án để thỏa mãn các yêu cầu của dự án. Việc áp
dụng các kiến thức này đòi hỏi quản lý có hiệu quả các quá trình cần
thiết.
Một quá trình là một hệ các hành động và hoạt động có liên quan lẫn
nhau được thực hiện để đạt được các sản phẩm, kết quả hoặc dịch vụ
được xác định trước. Mỗi một quá trình được đặc trưng bởi đầu vào,
công cụ và kỹ thuật có thể áp dụng và các kết quả đầu ra. Để đảm bảo dự
án thành công, đội dự án cần:
 Lựa chọn các quá trình phù hợp cần thực hiện để đạt được các mục
tiêu của dự án;
 Sử dụng phương pháp phù hợp có thể sử dụng để thỏa mãn các yêu
cầu;
 Đáp ứng các yêu cầu để thỏa mãn nhu cầu và kỳ vọng của các bên
hữu quan; và
 Cân bằng các yêu cầu cạnh tranh về phạm vi, thời gian, chi phí, chất
lượng, nguồn lực và rủi ro để thực hiện được các sản phẩm, dịch vụ hoặc
kết quả khác.
Các quá trình của dự án được thực hiện bởi đội dự án có thể chia
thành hai nhóm chính sau:
 Các quá trình quản lý dự án đảm bảo dự án được thực hiện trôi chảy
trong suốt vòng đời của nó. Các quá trình này bao gồm các công cụ và kỹ
thuật cần thiết để thực hiện các nội dung quản lý dự án.
 Các quá trình định hướng sản phẩm: là các quá trình tạo ra sản phẩm
của dự án. Các quá trình này được xác định nhờ vòng đời dự án và
thường thay đổi theo lĩnh vực của dự án.
Các quá trình quản lý dự án được áp dụng trên toàn thế giới và được
áp dụng ở các ngành kinh tế/công nghiệp khác nhau. Nhưng điều đó
không có nghĩa là tất cả các nội dung, lĩnh vực kiến thức, các kỹ năng và
quá trình đều phải được áp dụng theo cùng một kiểu cho tất cả các dự án.
Với mỗi dự án, giám đốc dự án phải cùng với đội dự án xác định các quá
trình nào là cần thiết, và mức độ nghiêm ngặt cần thiết trong việc áp

42
dụng mỗi quá trình. Họ cần xem xét kỹ lưỡng các quá trình với các đầu
vào và kết quả cấu thành của chúng.
Có thể nói rằng, trong quản lý dự án, mỗi quá trình quản lý dự án và
quá trình tạo ra sản phẩm của dự án cần được xem xét trên mối quan hệ
và liên kết của nó với các quá trình khác bởi mỗi hành động trong một
quá trình này đều ảnh hưởng đến nó và cả các quá trình có liên quan đến
nó. Tương tác giữa các quá trình này thường đòi hỏi sự đánh đổi giữa các
yêu cầu và mục đích của dự án. Có thể phân các quá trình này thành 5
nhóm như sau:
 Nhóm quá trình khởi đầu/thiết lập: các quá trình này được thực hiện
để định rõ một dự án mới hoặc một giai đoạn mới của một dự án đang có
bằng việc đảm bảo hoàn thành các thủ tục cần thiết để dự án hay giai
đoạn của dự án được phép bắt đầu;
 Nhóm quá trình hoạch định: Các quá trình này đòi hỏi việc thiết lập
phạm vi của dự án, xác định rõ các mục tiêu, và định rõ các hành động
cần thiết để đạt được các mục tiêu quy định cho dự án;
 Nhóm quá trình thực hiện: là các quá trình thực hiện để hoàn thành
các công việc được định rõ trong kế hoạch quản lý dự án nhằm mục đích
đáp ứng các quy cách của dự án;
 Nhóm quá trình theo dõi và kiểm soát dự án: các quá trình này đòi
hỏi việc theo dõi, soát xét, và chỉnh đốn tiến trình thực hiện và hoạt động
của dự án; xác định bất kỳ phạm vi nào của kế hoạch cần có sự thay đổi,
và khởi động những sự thay đổi tương ứng;
 Nhóm quá trình kết thúc dự án: các quá trình này được thực hiện để
hoàn thành tất cả các quá trình thuộc tất cả các nhóm để chính thức kết
thúc dự án hoặc giai đoạn của dự án.
* Tương tác giữa các nhóm quá trình quản lý dự án
Các quá trình quản lý dự án được trình bày một cách riêng rẽ với các
ranh giới xác định. Nhưng trong thực tế, chúng gối lên nhau và tương tác
với nhau. Bản chất thống nhất của việc quản lý dự án đòi hỏi Nhóm quá
trình theo dõi và kiểm soát phải tương tác với các nhóm quá trình khác
như trong hình vẽ dưới. Nhóm quá trình thiết lập bắt đầu dự án, trong khi
Nhóm quá trình kết thúc dự án chấm dứt dự án.

43
 Hình 2.4. Tương tác giữa các nhóm quá trình quản lý dự án

Các nhóm quá trình quản lý dự án được liên kết bởi kết quả của
chúng. Các nhóm quá trình thường không phải là các dự kiện riêng lẻ
hoặc thực hiện một lần, chúng là các hoạt động gối tiếp nhau xảy ra trong
suốt dự án. Kết quả của quá trình này thường trở thành đầu vào của một
quá trình khác hoặc là một sản phẩm của dự án. Ví dụ, Nhóm quá trình
hoạch định cung cấp cho Nhóm quá trình thực hiện Kế hoạch quản lý dự
án và các tài liệu dự án, và trong tiến trình thực hiện dự án, chúng cũng
cung cấp thêm các cập nhật cần thiết vào kế hoạch và các tài liệu này. Sơ
đồ dưới cho thấy cách thức các nhóm quá trình tương tác với nhau và cho
thấy mức độ gối đầu của chúng ở các thời đoạn khác nhau. Nếu dự án
được chia thành các giai đoạn, các nhóm quá trình sẽ tương tác với nhau
trong mỗi giai đoạn.

Hình 2.5. Sự tương tác giữa các nhóm quá trình quản lý dự án theo thời gian
2.3.3.2 Các quá trình trong từng nhóm quá trình quản lý dự án

44
 Các quá trình đã được trình bày trong từng lĩnh vực quản lý dự án
được sắp xếp vào 5 nhóm quá trình quản lý dự án tương ứng. Bảng dưới
thể hiện kết quả này.

Bảng 2.2. Các quá trình trong từng nhóm quá trình quản lý dự án

Các nhóm quá trình quản lý dự án

Lĩnh
vực
Nhóm Nhóm quá Nhóm
kiến Nhóm Nhóm
quá trình trình theo quá
thức quá trình quá trình
thiết lập/ dõi và kiểm trình
QLDA hoạch định thực hiện
khởi đầu soát kết thúc

Quản Xây dựng Xây dựng kế Chỉ đạo - Theo dõi Kết thúc
lý tổng điều lệ dự hoạch quản lý và quản và kiểm soát dự án
thể dự án dự án lý việc công việc dự hoặc giai
án thực hiện án đoạn dự
dự án - Thực hiện án
kiểm soát
tổng thể dự
án
Quản - Thu thập yêu - Kiểm định
lý cầu; phạm vi
phạm - Xác định - Kiểm soát
vi dự phạm vi phạm vi
án
- Xây dựng cơ
cấu phân chia
công việc
Quản - Xác định các Kiểm soát
lý thời công việc; tiến độ
gian dự - Sắp xếp thứ - Theo dõi
án tự thực hiện tiến trình
công việc thực hiện dự
- Dự tính án
nguồn lực cho
công việc

Bảng 2.2. (tiếp theo)

45
 Lĩnh Các nhóm quá trình quản lý dự án
vực Nhóm Nhóm quá Nhóm
kiến Nhóm Nhóm
quá trình trình theo quá
thức quá trình quá trình
thiết lập/ dõi và kiểm trình
QLDA hoạch định thực hiện
khởi đầu soát kết thúc

Quản - Dự tính thời Kiểm soát

lý thời gian thực hiện tiến độ
gian dự công việc - Theo dõi
án - Lập tiến độ tiến trình
- Xác định tỷ thực hiện dự
trọng công án
việc
- Xây dựng
đường cong
tiến trình
Quản - Lập dự toán Kiểm soát
lý chi chi phí chi phí
phí dự - Xác định
án ngân sách

Quản Lập kế hoạch Đảm bảo Kiểm soát

lý chất chất lượng chất chất lượng
lượng lượng
dự án

Quản Lập kế hoạch - Thành Kết thúc

lý nguồn nhân lập đội dự đội dự
nguồn lực án án
nhân - Phát
lực dự triển đội
án dự án
- Quản lý
đội dự án

Bảng 2.2. (tiếp theo)

46
 Lĩnh Các nhóm quá trình quản lý dự án
vực Nhóm Nhóm quá Nhóm
kiến quá trình
Nhóm Nhóm
trình theo quá
thức thiết lập/
quá trình quá trình
dõi và kiểm trình
QLDA hoạch định thực hiện
khởi đầu soát kết thúc
Quản Xác định Lập kế hoạch - Phân Báo cáo
lý giao các bên giao tiếp phối hoạt động
tiếp dự hữu quan thông tin
án - Quản lý
kỳ vọng
các bên
hữu quan
Quản - Lập kế Theo dõi và
lý rủi hoạch quản lý kiểm soát
ro dự rủi ro rủi ro
án - Nhận dạng
rủi ro
- Phân tích
định tính rủi
ro
- Phân tích
định lượng rủi
ro
- Lập kế
hoạch đối phó
rủi ro
Quản Lập kế hoạch Thực hiện Quản lý Kết thúc
lý mua mua sắm mua sắm mua sắm mua sắm
sắm dự
án
Quản Lập kế hoạch Đảm bảo Kiểm soát
lý an quản lý an an toàn an toàn
toàn dự toàn
án

47
 Bảng 2.2. (tiếp theo)

Lĩnh Các nhóm quá trình quản lý dự án

vực
Nhóm Nhóm quá Nhóm
kiến Nhóm Nhóm
quá trình trình theo quá
thức quá trình quá trình
thiết lập/ dõi và kiểm trình
QLDA hoạch định thực hiện
khởi đầu soát kết thúc

Quản Lập kế hoạch Đảm bảo Kiểm soát

lý môi quản lý môi môi môi trường
trường trường trường
dự án

Quản Lập kế hoạch Kiểm soát Quản lý

lý tài tài chính dự tài chính tài chính
chính án và quản
dự án lý hồ sơ
tài chính

Quản - Nhận dạng Ngăn ngừa Giải

lý khiếu nại khiếu nại quyết
khiếu - Định lượng khiếu
nại dự khiếu nại nại
án

a) Nhóm quá trình thiết lập

Khi thực hiện các quá trình thiết lập dự án, phạm vi ban đầu của dự án
được xác định và các nguồn lực về tài chính ban đầu của dự án được cam
kết. Nếu giám đốc dự án chưa được bổ nhiệm thì sẽ được bổ nhiệm ở
bước này. Các thông tin này được lấy từ điều lệ dự án và danh mục các
bên hữu quan. Khi điều lệ dự án được phê duyệt, dự án chính thức được
cấp phép. Lưu ý rằng hoạt động phê duyệt nguồn vốn cho dự án nằm
ngoài phạm vi của dự án (xem hình 2.6).
Các quá trình thiết lập dự án bao gồm hai quá trình: Xây dựng điều lệ
dự án và Xác định danh mục các bên hữu quan.

48
 Hình 2.6. Phạm vi của dự án và các nhóm quá trình.

b) Nhóm quá trình hoạch định

Nhóm này bao gồm các quá trình được thực hiện để thiết lập phạm vi
tổng thể của các nỗ lực cần thể hiện, xác định và gạn lọc các mục tiêu, và
xây dựng hệ các hành động cần thiết để đạt được các mục tiêu đó. Các
quá trình hoạch định xây dựng kế hoạch quản lý dự án và các tài liệu dự
án sử dụng để thực hiện dự án. Một khi các thông tin hoặc đặc điểm của
dự án được thu thập và thấu hiểu, việc hoạch định phụ thêm có thể cần
được tiến hành. Các thay đổi đáng kể xuất hiện trong suốt vòng đời dự án
có thể tạo ra nhu cầu xem xét lại một hoặc vài quá trình hoạch định và có
thể cả các quá trình khởi động.
c) Nhóm quá trình thực hiện
Nhóm này bao gồm các quá trình được thực hiện để hoàn tất các công
việc xác định trong kế hoạch quản lý dự án nhằm mục đích thỏa mãn các
quy cách của dự án. Các quá trình trong nhóm này bao gồm các hoạt
động điều phối con người và nguồn lực, cũng như là tổng hợp và thực
hiện các hoạt động của dự án theo quy định trong kế hoạch quản lý dự
án.
Trong quá trình thực hiện dự án, các kết quả có thể đưa đến phải cập
nhật các kế hoạch đã lập và xây dựng lại các hệ cơ sở. Việc này có thể
đưa đến các thay đổi trong thời gian thực hiện công việc, trong việc sử
dụng và huy động các nguồn lực và các rủi ro khác. Những sai lệch này
có thể ảnh hưởng đến kế hoạch quản lý dự án hoặc các tài liệu dự án vào
có thể yêu cầu thêm các phân tích chi tiết hơn và việc thiết lập lại các
hoạt động đáp ứng cho việc quản lý dự án phù hợp với chúng. Kế hoạch
quản lý dự án và các tài liệu dự án, là kết quả của quá trình hoạch định,

49
sẽ xem xét tất cả các khía cạnh về phạm vi, chi phí, chất lượng, giao tiếp,
rủi ro, và mua sắm, an toàn, môi trường, tài chính và khiếu nại của dự án.
Các cập nhật cần thiết từ các thay đổi được phê duyệt có thể ảnh hưởng
đáng kể đến các bộ phận của kế hoạch quản lý dự án và tài liệu dự án.
Đội dự án cần khuyến khích các bên hữu quan tham gia một cách phfu
hợp vào việc hoạch định dự án và việc xây dựng kế hoạch quản lý dự án
và các tài liệu khác.
d) Nhóm quá trình theo dõi và kiểm soát
Bao gồm các quá trình cần thiết để theo dõi, soát xét và điều chỉnh
tiến trình và việc thực hiện dự án; xác định bất kỹ lĩnh vực nào cần thay
đổi kế hoạch, và khởi động những sự thay đổi này. Lợi ích chính của
nhóm quá trình này là việc thực hiện dự án được theo dõi và đo lường
một cách thường xuyên và phù hợp để xác định các sai lệch đối với kế
hoạch quản lý dự án. Nhóm quá trình này còn bao gồm các hoạt động
sau:
- Kiểm soát các thay đổi và đề xuất các hành động phòng ngừa;
- Theo dõi các hoạt động đang thực hiện của dự án dựa trên kế hoạch
quản lý dự án và hệ hoạt động cơ sở của dự án;
- Tác động đến các yếu tố mà có thể ảnh hưởng đến việc kiểm soát
thay đổi tổng thể để các thay đổi được phê duyệt được đưa vào thực hiện.
Việc theo dõi liên tục giúp đội dự án có cái nhìn sâu hơn vào tình
trạng của dự án và xác định bất kỳ lĩnh vực nào đòi hỏi chú ý nhiều hơn.
Nhóm quá trình này không chỉ theo dõi và kiểm soát các hoạt động được
thực hiện trong một nhóm quá trình, mà còn theo dõi và kiểm soát cả dự
án một cách tổng thể. Ở các dự án có nhiều giai đoạn, nhóm quá trình
này điều phối các giai đoạn khác nhau của dự án để thực hiện các hành
động sửa chữa và phòng ngừa cần thiết để đưa dự án trở về trạng thái phù
hợp với kế hoạch quản lý dự án. Kết quả của việc này có thể mang đến
những cập nhật cần thiết cho kế hoạch quản lý dự án.
e) Nhóm quá trình kết thúc
Nhóm quá trình này bao gồm các quá trình được thực hiện để hoàn tất
tất cả các công việc trong các nhóm quá trình quản lý dự án khác để
chính thức hoàn thành dự án, giai đoạn hoặc các trách nhiệm hợp đồng.
Nhóm quá trình này, khi thực hiện xong, sẽ xác nhận các quá trình đã

50
được xác định được hoàn thành trong mỗi nhóm quá trình để kết thúc dự
án hoặc giai đoạn của dự án, và nếu phù hợp, thì chính thức khẳng định
rằng dự án hoặc giai đoạn của dự án đã hoàn tất. Những nội dung sau có
thể xảy ra trong việc kết thúc dự án hoặc giai đoạn dự án:
- Yêu cầu khách hàng hoặc nhà tài trợ nghiệm thu chính thức;
- Thực hiện việc soát xét hậu dự án hoặc hậu giai đoạn;
- Ghi chép lưu hồ sơ lại các tác động đến các quá trình của dự án;
- Lập hồ sơ các bài học thu được;
- Áp dụng các cập nhật cần thiết vào trong dữ liệu về các quá trình
của tổ chức;
- Lưu trữ toàn bộ hồ sơ dự án thích hợp vào hệ thống thông tin quản
lý dự án (PMIS); và
- Kết thúc các hoạt động mua sắm.
2.3.4 Quản lý dự án dựa trên các nhóm các quá trình quản lý dự
án
Khi quản lý dự án dựa trên các nhóm quá trình quản lý dự án đã trình
bày ở trên, đơn vị thực hiện dự án phải tiến hành tất cả các quá trình cần
thiết trong từng nhóm theo các mối quan hệ về thời gian giữa các quá
trình, như thể hiện trong hình vẽ ở mục 15.1.
Mỗi lĩnh vực kiến thức sẽ được nghiên cứu dựa trên việc nghiên cứu
các quá trình của chúng. Mỗi quá trình được nghiên cứu trên 4 góc độ:
khái niệm, đầu vào và đầu ra, các công cụ - kỹ thuật có thể áp dụng và
quan hệ của từng quá trình với các quá trình khác cả trong cùng lĩnh vực
kiến thức và trong các lĩnh vực kiến thức khác.
2.3.5 Một số tài liệu quan trọng phục vụ cho việc quản lý dự án
Có hai loại tài liệu được tài liệu PMBOK nhấn mạnh tầm quan trọng
trong việc thực hiện các quá trình quản lý dự án. Chúng bao gồm: Các
yếu tố về môi trường doanh nghiệp và Các dữ liệu về quá trình của tổ
chức.
2.3.5.1 Các yếu tố về môi trường doanh nghiệp
Các yếu tố về môi trường doanh nghiệp bao gồm cả các yếu tố môi
trường bên ngoài và nội bộ của bất kỳ doanh nghiệp nào có liên quan đến

51
dự án mà có ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Các yếu tố này có
thể tăng cường hoặc hạn chế các lựa chọn của dự án và có thể có ảnh
hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến đầu ra của dự án. Hầu hết các quá trình
đều cần sử dụng đến các yếu tố này.
Có thể kể đến một số yếu tố môi trường doanh nghiệp như sau:
- Văn hóa, cơ cấu tổ chức và các quá trình;
- Các tiêu chuẩn quốc gia hoặc ngành;
- Cơ sở hạ tầng;
- Nguồn nhân lực hiện có (kỹ năng, chuyên môn, kiến thức);
- Hệ thống quản lý nhân sự;
- Hệ thống xác nhận kết quả công việc của doanh nghiệp;
- Các điều kiện thị trường;
- Sức chịu rủi ro của các bên hữu quan;
- Điều kiện chính trị;
- Các kênh giao tiếp đã được thiết lập của tổ chức;
- Các cơ sở dữ liệu thương mại (ví dụ như dữ liệu về dự toán chi phí,
thông tin nghiên cứu về rủi ro trong ngành, và cơ sở dữ liệu về rủi ro...);
- Hệ thống thông tin quản lý dự án (các công cụ tự động hóa như các
phần mềm lập tiến độ, hệ thống quản lý cấu hình, hệ thống thu thập và
phân phối thông tin, website hoặc các công cụ khác...).
2.3.5.2 Các dữ liệu về quá trình của tổ chức
Các dữ liệu này bao gồm tất cả các kế hoạch, các chính sách, các thủ
tục và hướng dẫn chính thức và không chính thức từ tất cả các tổ chức có
liên quan đến dự án mà có thể sử dụng để trợ giúp việc dự án thành công.
Có thể xếp vào các dữ liệu này cả các kiến thức nền tảng như các bài học
kinh nghiệm và các thông tin từ quá khứ như các tiến độ đã hoàn thành,
các dữ liệu về rủi ro, và các dữ liệu về giá trị thu được. Việc cập nhật và
thêm các dữ liệu về quá trình của tổ chức là cần thiết trong suốt quá trình
thực hiện dự án và thường là trách nhiệm của các thành viên đội dự án.
Các dữ liệu về quá trình của tổ chức có thể chia thành 2 nhóm:
a) Các quá trình và các thủ tục, như:
- Các quá trình tiêu chuẩn của tổ chức như các chuẩn mực, các chính
sách (về an toàn lao động, đạo đức nghề nghiệp, chính sách quản lý dự

52
án), các sản phẩm và vòng đời dự án tiêu chuẩn, các chính sách và thủ
tục chất lượng...;
- Các hướng dẫn đã được tiêu chuẩn hóa, các chỉ dẫn công việc, các
tiêu chí đánh giá phương án và các tiêu chí đo lường hoạt động;
- Các biểu mẫu (ví dụ như rủi ro, cơ cấu phân chia công việc, sơ đồ
tiến trình thực hiện công việc, và các mẫu hợp đồng);
- Các hướng dẫn và tiêu chí vận dụng các quá trình tiêu chuẩn của tổ
chức để thỏa mãn nhu cầu đặc biệt của dự án;
- Các yêu cầu giao tiếp của tổ chức;
- Các hướng dẫn hoặc yêu cầu kết thúc dự án (ví dụ như kiểm nghiệm,
đánh giá, thử nghiệm sản phẩm, và các tiêu chí nghiệm thu);
- Các thủ tục kiểm soát tài chính (ví dụ như báo cáo thời gian, soát xét
các chi tiêu, hệ thống tài khoản kế toán, các điều khoản hợp đồng chuẩn
mực);
- Các thủ tục quản lý vấn đề và sai lỗi;
- Các thủ tục kiểm soát thay đổi;
- Các thủ tục kiểm soát rủi ro;
- Các thủ tục sắp xếp thứ tự ưu tiên, phê duyệt và phát hành kết quả
phê duyệt.
b) Các nền tảng kiến thức của doanh nghiệp
- Các cơ sở dữ liệu về kết quả đo lường quá trình sử dụng để thu thập
và chuẩn bị các dữ liệu đo lường cho các quá trình và sản phẩm;
- Các hồ sơ dự án (ví dụ như phạm vi, chi phí, tiến độ, các hệ cơ sở đo
lường hoạt động, lịch trình dự án, tiến độ thực hiện dự án, danh mục rủi
ro, các hoạt động đối phó được lập kế hoạch và ảnh hưởng của các rủi ro
đã xác định);
- Các thông tin lịch sử và các bài học kinh nghiệm;
- Các cơ sở dữ liệu về tài chính chứa đựng các dữ liệu về giờ công,
chi phí phát sinh, ngân sách và các khoản vượt ngân sách.
Trên thực tế, việc quản lý dự án được hỗ trợ bởi nhiều phần
mềm hữu dụng như Microsoft Project, Primavera, Mavelink, ... Mỗi

53
phần có những ưu thế riêng biệt. Trong tài liệu này, chúng tôi muốn
giới thiệu quản lý dự án bằng phần mềm Microsoft Project 2013.

54
 Chương 3
GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT PROJECT 2013

3.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA MICROSOFT PROJECT TRONG

QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG

3.1.1 Khái niệm

Microsoft Project 2013 là phần mềm giúp lập kế hoạch quản lý hiệu
quả nhiều dự án. Microsoft Project 2013 có thể làm việc với nhiều chế
độ, nhiều công cụ, chức năng để thực hiện các thao tác tạo lập và hiệu
chỉnh trên dự án đồng thời tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Microsoft Project 2013 có thể giúp người sử dụng thực hiện các công
việc sau:
• Tổ chức lập kế hoạch và quản lý dự án.
• Lên lịch công tác.
• Chỉ định các tài nguyên và chi phí cho các công việc trong dự án.
• Điều chỉnh kế hoạch để thích ứng với các điều kiện ràng buộc.
• Chuẩn bị các báo biểu cần thiết cho dự án.
• Dự trù các tác động đến tiến độ của dự án khi xảy ra những thay đổi
có ảnh hưởng lớn đến dự án.
• Xem xét lại dự án để đối phó với các tình huống ngẫu nhiên.
• Đánh giá tài chính chung của dự án.
• In ấn các báo biểu phục vụ dự án.
• Làm việc và quản lý theo nhóm.
• Rút kinh nghiệm trong khi thực hiện dự án.

55
 Là một thành phần trong bộ Microsoft Office 2013, Microsoft Project
2013 có giao diện đẹp và chuyên nghiệp kết hợp đồ họa và thao tác văn
bản thông minh cùng các tiện ích số một.
Giao diện các ứng dụng trong phần mềm Microsoft Project 2013 được
thiết kế theo phong cách Metro, tối ưu hóa cho việc sử dụng trên màn
hình cảm ứng hay máy tính bảng giống như Windows 8, cung cấp khả
năng làm việc với bút stylus và nhận biết chữ viết tay tốt hơn trước. Mỗi
ứng dụng Microsoft Project 2013 đều tích hợp nút Touch Mode để
chuyển đổi sang chế độ dùng trên máy tính bảng.
3.1.2 Yêu cầu phần cứng và phần mềm để cài đặt Microsoft
Project 2013
Để cài đặt được phiên bản Microsoft Project 2013 cấu hình máy tính
của cần phải đạt các yêu cầu sau đây.
• Bộ vi xử lý: tốc độ 1GHz hoặc cao hơn hỗ trợ x86/x64.
• Bộ nhớ RAM: 1GB đối với 32-bit và 2GB đối với 64-bit.
• Ổ cứng: còn trống 3.5GB.
• Hệ điều hành: Windows 7 hoặc Windows 8 (cả 32-bit hoặc 64-
bit).
• Graphics: Hỗ trợ DirectX10 và độ phân giải tối thiểu 1024 × 576.
• Và cần có các phần mềm sau:
- Phần mềm Microsoft Project 2013.
- Bộ gõ tiếng Việt.
3.1.3 Vai trò của Microsoft Project trong quản lý dự án đầu tư
xây dựng
Là một nhà quản lý dự án, sẽ có rất nhiều công việc để làm. Vậy thì
Microsoft Project 2013 có thể giúp gì cho công việc này? Trước hết, nó
lưu trữ thông tin chi tiết về dự án trong cơ sở dữ liệu và sử dụng các
thông tin này để tính toán, theo dõi tiến trình, chi phí của dự án và các
thành phần khác đồng thời tạo ra một kế hoạch cho dự án. Càng nhiều
thông tin về dự án cung cấp, dự án càng được thực hiện chính xác bấy
nhiêu.

56
 Giống như một bảng tính, Microsoft Project 2013 thể hiện kết quả
ngay sau các tính toán. Tuy nhiên kế hoạch của dự án sẽ không được lập
cho đến khi hoàn thành các thông tin quan trọng của các công việc.
Microsoft Project 2013 lưu giữ thông tin nhập vào và thông tin tính
toán trong các trường như tên công việc hay khoảng thời gian thực hiện.
Trong Microsoft Project 2013, mỗi trường được thể hiện trong một cột.

3.1.4 Kỹ năng lập dự án bằng Microsoft Project 2013

Để quản lý dự án, không có cách nào là duy nhất. Quản lý dự án một
cách có hiệu quả, ở đây đưa ra 4 bước chính:
a) Định nghĩa dự án
Trong giai đoạn này, cần đưa ra những quyết định quan trọng liên
quan đến dự án, các quyết định trả lời các câu hỏi sau:
- Dự án có qui mô như thế nào? Mục tiêu cần đạt được là gì? Những
công việc chính? Có bao nhiêu công việc phải thực hiện?
- Xác định nguồn lực để thực hiện dự án: Có nguồn lực hay tài
nguyên gì? (nhân lực, vật tư, thiết bị,...) Số lượng bao nhiêu? Có sẵn hay
cần dùng cho dự án?
- Xác định thời hạn: Cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành dự án?
- Xác định những cột mốc hay hạn chót cho công việc.
b) Lập kế hoạch
Việc lập kế hoạch có tính quyết định để thực hiện dự án. Việc định
nghĩa qui mô, tài nguyên, và tiến độ cho phép giữ các yếu tố này ở trạng
thái cân bằng trong suốt dự án. Bản kế hoạch phải đề ra các yếu tố như:
độ chính xác, các công việc cần phải thực hiện, ai làm công việc gì, chi
phí dự trù thực hiện, các công việc có quan hệ với nhau thế nào để hoàn
thành dự án, thời gian dự trù,...
Các công việc cần thiết cho việc lập kế hoạch:
- Xác định tất cả các công việc thực hiện. Ai và cái gì sẽ làm chúng?
- Dự trù chi phí và thời gian.
- Xác định mối quan hệ giữa các công việc.
c) Kiểm soát

57
 Khi dự án bắt đầu đưa vào thực hiện, bản kế hoạch là công cụ hữu ích
để dẫn dắt:
- Kiểm soát tiến trình dự án, so sánh dữ liệu thực tế với các dự trù ban
đầu;
- Tái xem xét nguồn lực, qui mô và tiến trình để phù hợp với mục
tiêu;
- Xác định các vấn đề có thể phá vỡ tiến trình dự án;
- Phân tích các yêu cầu về tài nguyên, nguồn lực xuyên suốt dự án;
- Có thể tạo nên các thay đổi để đạt mục tiêu của dự án sớm hơn.
d) Kết thúc dự án
Khi đạt mục tiêu của dự án và các tiêu chuẩn đề ra, đó là dấu hiệu để
dự án kết thúc. Các công việc cần làm trong lúc này:
- So sánh kế hoạch gốc với thực tế thực hiện;
- Phân tích các vấn đề, xác định phạm vi cần cải tiến trong tương lai;
- Lưu lại dữ liệu của dự án.
3.2 DỮ LIỆU CỦA MICROSOFT PROJECT
Người sử dụng (NSD) có thể xem xét thời gian kết thúc của các công
việc trong hôm nay, ngày mai NSD lại muốn xem xét chi phí công việc.
Cơ sở dữ liệu dự án chứa đựng rất nhiều thông tin nhưng tại một thời
điểm NSD có thể chỉ cần một phần thông tin. Để làm được điều này
Microsoft Project 2013 cung cấp một số dạng thể hiện sau:
- Các khung nhìn: Thể hiện một tập con của các thông tin đã được
định dạng. Ví dụ sơ đồ Gantt thể hiện thông tin về các công việc.
- Các bảng: Gồm các thông tin được định nghĩa ngay ban đầu.
- Các thông tin chọn lọc: Cho phép chọn lọc các thông tin về công
việc hay tài nguyên.
3.3 MỘT SỐ TỪ KHÓA
Task: Công việc, nhiệm vụ.
Duration: Thời gian thực hiện công việc.
Start: Ngày bắt đầu.
Finish: Ngày kết thúc.

58
 Predecessors: Công việc làm trước.
Successors: Công việc kế tiếp.
Task list: Danh sách các công việc.
Resource: Tài nguyên hay nhân lực, máy móc thực hiện các công việc
của dự án.
Work: Số giờ công được gán để thực hiện công việc.
Unit: Khả năng lao động của tài nguyên.
Milestone: Loại công việc đặc biệt (điểm mốc) có Duration=0, dùng
để kết thúc các giai đoạn trong dự án.
Recurring Task: Công việc định kỳ, lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu
kỳ trong thời gian thực hiện dự án. Ví dụ các buổi họp giao ban đầu tuần.
Shedule: Lịch trình của dự án.
Baseline: Theo kế hoạch.
Summary Task (Công việc tóm lược): Công việc mà chức năng duy
nhất của nó là chứa đựng và tóm lược thời khoảng, công việc và chi phí
của các công việc khác.

3.4 ĐIỂM MỚI CỦA MICROSOFT PROJECT 2013 (MS PROJECT

2013)
Điểm mới của Ms Project 2013 đó là một giao diện mới, và sắc nét.

Hình 3.1. Giao diện mới của Ms Project 2013 để bắt đầu một dự án

59
 Thay vì đưa ra một tệp trống, Ms Project 2013 dẫn đến một trung tâm
đa chức năng để bắt đầu dự án.Duyệt các mẫu được tạo trước, có thể
chọn một mẫu có sẵn hoặc nhấp Blank Project để bắt đầu một dự án.
Có thể mở các dự án trước từ máy tính của hoặc OneDrive từ đó đều
được.

Hình 3.2. Mở một file dự án trước từ máy tính

Không chỉ có vậy, Ms Project 2013 có thể giúp:

 Hiện dữ liệu dự án với bộ báo cáo hoàn toàn mới có thể tùy
chỉnh.
Báo cáo dạng đồ họa

Hình 3.3. Báo cáo dạng đồ hoạ tình hình thực hiện công việc

Với Ms Project 2013, có thể tạo báo cáo sinh động, đầy màu sắc,
chuyên nghiệp mà không cần phải xuất dữ liệu vào một chương trình
khác. Thêm hình ảnh, biểu đồ, hoạt hình, nối kết và nhiều hơn nữa - mọi
thứ cần để chia sẻ rõ ràng và hiệu quả thông tin về trạng thái dự án với
các bên liên quan và các thành viên nhóm.

60
 Một bộ báo cáo hoàn toàn mới
Bộ báo cáo hoàn toàn mới được cài đặt sẵn tận dụng đầy đủ lợi thế
của đồ họa mới và khả năng định dạng. Những hạn chế của dữ liệu được
thay thế bằng biểu đồ sống động hơn và hình ảnh tốt để trình bày dự án
một cách nhanh chóng. Có thể thêm hoặc loại bỏ bất kỳ thành phần
nàohoặc thêm màu sắc cho các báo cáo này.
Báo cáo các công việc tồn đọng

Hình 3.4. Đồ thị báo cáo các công việc đã lên kế hoạch, đã làm được
và còn phải thực hiện

Báo cáo công việc tồn đọng hiển thị công việc đã lên kế hoạch, công
việc đã hoàn thành và công việc còn tồn đọng trên một đồ thị. Chúng cho
và các bên liên quan biết tình trạng tức thời, cho biết nếu dự án của đã
trễ hạn, hoặc chưa đến hạn.
 Nói chuyện với nhóm mà không rời khỏi Project bằng cách dùng
các tính năng Lync dựng sẵn.
Trao đổi với nhóm
Ms Project 2013 giữ liên lạc với các thành viên trong nhóm. Nhận các
bản cập nhật tiến trình, đặt câu hỏi nhanh, hoặc thậm chí là thảo luận các
chiến lược lâu dài mà không rời khỏi Project. Chỉ cần di chuột lên một
tên và bắt đầu một phiên IM, trò chuyện video, email hoặc thậm chí là
một cuộc gọi điện thoại.
Cần phải cài đặt Lync 2010 hoặc phiên bản mới hơn để tận dụng lợi
thế của tính năng này.

61
  Theo dõi đường dẫn nhiệm vụ để điều chỉnh lại một Biểu đồ Gantt
lộn xộn.
Theo dõi đường dẫn nhiệm vụ

Hình 3.5. Theo dõi các công việc

Với một dự án phức tạp, Biểu đồ Gantt ban đầu có thể trông như một
nút thắt các thanh và đường nối kết lộn xộn. Để có thể tô sáng chuỗi nối
kết - hoặc đường dẫn nhiệm vụ - cho bất kỳ nhiệm vụ nào, khi bấm vào
một nhiệm vụ, tất cả nhiệm vụ trước đó của nó sẽ hiển thị cùng màu và
tất cả nhiệm vụ sau nó sẽ hiển thị ở màu khác.
Và còn hơn thế nữa...
Đưa các dự án vào tương lai xa.
 Với Ms Project 2013, có thể đặt ngày tháng cho nhiệm vụ và dự án
đến tận 31/12/2149.
Khám phá tính năng mới
Chia sẻ cuộc họp
Nếu xuất báo cáo Project, đường thời gian hoặc dữ liệu cho các
chương trình Office khác, có thể tận dụng lợi thế của tính năng chia sẻ
mới này. Tham dự cuộc họp trực tuyến và chia sẻ các trang chiếu
PowerPoint, tài liệu Word, bảng tính Excel và các ghi chú OneNote từ
bất kỳ thiết bị nào được hỗ trợ, thậm chí nếu chưa cài đặt Office.
Lưu và chia sẻ tệp trên điện toán đám mây

62
 Điện toán đám mây cũng giống như một kho lưu trữ trên không. Có
thể truy nhập vào đó bất kỳ khi đang trực tuyến, lưu các tệp Office vào
OneDrive hoặc vào site của tổ chức. Từ đó, có thể truy nhập và chia sẻ
bản trình bày PowerPoint và các tệp Office khác của bạn.
Làm việc hầu như từ khắp mọi nơi
Nếu có Project Online, có thể truy nhập phiên bản đầy đủ của Project
từ bất kỳ đâu, thậm chí trên PC chưa cài đặt Ms Project. Tất cả những gì
cần là kết nối internet và một PC chạy Windows 7 (trở lên), phần mềmtự
động cập nhật phiên bản mới nhất.

63
 Chương 4
KHỞI ĐỘNG VÀ THIẾT LẬP MẶC ĐỊNH CHO
MICROSOFT PROJECT 2013

4.1 GIAO DIỆN MICORSOFT PROJECT 2013

4.1.1 Khởi động chương trình Microsoft Project 2013

Từ biểu tượng Microsoft Project 2013 trên nền màn hình, nhấp
chuột để khởi động chương trình.

Hình 4.1. Giao diện lựa chọn mẫu dự án khởi đầu

Chọn một mẫu có sẵn hay chọn Blank Project để bắt đầu một dự án
mới.
4.1.2 Màn hình làm việc
Khi mở Ms Project 2013, khung nhìn (cửa sổ) Gantt Chart xuất hiện
theo mặc định.

64
 Hình 4.2. Khung nhìn mặc định Gant Chart

Project chứa nhiều khung nhìn (cửa sổ) khác có thể xuất hiện xuyên
suốt trong quá trình lập dự án, tuy nhiên khung nhìn Gantt Chart vẫn
được sử dụng nhiều nhất.
Khung nhìn Gantt Chart gồm hai phần: một bảng nằm ở bên trái và
Gantt Chart ở bên phải. Sau khi nhập thông tin công việc, bảng hiển thị
thông tin về mỗi công việc trong dự án chẳng hạn như tên công việc, thời
hạn, ngày bắt đầu và nhiều thứ khác nữa. Gantt Chart trình bày một sự
biểu diễn đồ họa thấy thời gian và những mỗi quan hệ giữa các công
việc.
Thang thời gian (timescale) nằm dọc theo phần trên cùng của Gantt
Chart có chức năng như một lịch bàn (calendar) nằm ngang. Tuy nhiên
thay vì đánh dấu khoảng cách đo độ dài, thước đo này đánh dấu các giờ,
ngày, tuần và tháng của dự án. Project cho phép hiển thị lên đến ba thang
thời gian dọc theo phần trên cùng của Gantt Chart - một thang thời gian
đỉnh, giữa và đáy. Trong hình 4.3, ta thấy hai thang thời gian.
Thang thời gian trên cùng hiển thị các tuần, thang thời gian dưới cùng
hiển thị các ngày. Nhiều thang thời gian giúp thấy nhiều cách hiển thị
cùng lúc chẳng hạn như ngày và giờ hoặc tháng, tuần và ngày.
Ta có thể phóng to hoặc thu nhỏ để xem các gia số thời gian lớn hơn
hoặc nhỏ hơn cho những khía cạnh khác nhau của schedule (thời biểu)
của dự án. Có thể hiển thị các gia số thời gian nhỏ hơn trong Gantt Chart
bằng việc nhấp nút dấu cộng (+) trên thanh trượt Zoom ở góc phải phía

65
dưới màn hình hoặc có thể hiển thị các gia số thời gian lớn hơn bằng việc
nhấp nút dấu trừ (-). Một phối cảnh hàng ngày trên một dự án 3 năm cho
phép quản lý các công việc hàng ngày trong khi một sự đại diện hàng
quý của dự án có thể hữu dụng hơn khi thảo luận những vấn đề lớn hơn
với đội quản lý của mình.

Hình 4.3. Hai thang thời gian hiển thị trong cửa sổ Gant Chart

Có thể chỉnh sửa hiển thị trên màn hình trong khung nhìn Gantt Chart
và Project mang những chỉnh sửa đó sang những khung nhìn khác. Thay
đổi các khung nhìn để thấy thông tin về thời gian, ngân sách hoặc các
nguồn tài nguyên được phân công hoặc chỉ việc xem bức tranh toàn
cảnh, có thể tùy biến những gì mà mỗi khung nhìnhiển thị. Ví dụ, có thể
sử dụng vạch chia tay chạy dọc theo giữa bảng Gantt và Gant Chart để
điều chỉnh khoảng trống mà mỗi khung chứa. Rê vạch chia này sang bên
phải sẽ làm lộ ra nhiều cột dữ liệu dự án hơn trong bảng Gantt. Việc rê
thanh trượt sang bên trái sẽ hiển thị nhiều thanh công việc (taskbar) của
dự án hơn trong Gantt Chart.
Mỗi khung (pane) của khung nhìn Gantt Chart có tập hợp thanh cuộn
riêng của chúng ở cuối cửa sổ. Để thực hiện các thay đổi, phải sử dụng
thanh cuộn thích hợp và chọn các đối tượng trong khung thích hợp.
Hầu hết các khung nhìn trong Project chứa một bảng sử dụng một
giao diện kiểu bảng tính quen thuộc, như trong Excel: thông tin xuất hiện
trong các cột và hàng. Sự giao nhau của một cột và một hàng là ô. Project

66
chỉ định cho mỗi công việc trong dự án một số ID (mã số) tương ứng với
số hàng của công việc chạy dọc theo phía bên trái bảng tính. Có thể nhập
thông tin dự án trong các hộp thoại hoặc trực tiếp vào các ô.
Khi chọn một ô, thanh Entry vốn xuất hiện ngay ở trên các tên cột.
Khi bắt đầu gõ nhập vào một ô, điểm chèn dữ liệu xuất hiện cho phép
thêm vào thông tin ở ô đó. Để chỉnh sửa dữ liệu là dạng chuỗi (Text)
trong một ô, nhấp một lần để chọn ô và sau đó nhấn F2 hoặc nhấp lần thứ
hai tại vị trí của ô nơi muốn bắt đầu chỉnh sửa. Nếu nhấn F2, điểm chèn
xuất hiện tại mép phải của text trong ô. Nếu nhấp lần thứ hai, điểm chèn
xuất hiện trong ô tại vị trí đã nhập lần thứ hai.
Nếu hiển thị thanh Entry, thông tin nhập vào một ô cũng xuất hiện
trong thanh Entry. Thanh Entry xuất hiện ngay bên dưới Ribbon và phục
vụ cùng một mục đích trong Project giống như thanh Entry trong Excel.
Để hiển thị thanh Entry, làm theo những bước sau đây:
 Nhấp tab File.
 Từ khung nhìn Backstage vừa xuất hiện, nhấp Options để hiển thị
hộp thoại Project Options (xem hình 4.4).
 Nhấp Display nằm ở bên trái.
 Nhấp hộp kiểm Entry Bar nằm ở phía bên phải.
 Nhấp OK.

Hình 4.4. Hộp thoại Project Options

Có thể gõ nhập text mới hoặc biên tập text hiện có bằng việc nhấp bất
cứ nơi nào trong text trong thanh Entry. Hai nút nằm ở phía bên trái

67
thanh (một dấu X và một dấu kiểm) cho phép hủy hoặc chấp nhận một
mục nhập như được minh họa trong hình bảng sẽ hiển thị thông tin trong
một ô.

Hình 4.5. Thanh Entry bar

Project đưa ra nhiều khung nhìn có thể hiển thị thông tin dự án bởi vì
một khung nhìn không thể hiện tất cả các thông tin cần thấy về thời gian,
các mối quan hệ giữa các công việc, các nguồn tài nguyên được phân
phối và tiến độ dự án. Mỗi khung nhìn tập trung vào một khía cạnh khác
nhau của dự án.
Có thể xem một dự án như một doanh nghiệp nhỏ, có nhiều người
khác nhau tham gia vào những khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp:
Bộ phận thanh toán quan tâm chủ yếu về các chi phí kinh doanh; bộ phận
giám sát tập trung vào những hoạt động và có đủ máy móc và nhân lực
để hoàn thành công việc; bộ phận nhân sự quan tâm đến con người - mức
lương, giờ, phúc lợi của họ...
Để quản lý dự án, ta cần nắm được tất cả các công việc của các bộ
phận (và nhiều hơn nữa) trong suốt dự án. Với Project, chuyển sang một
khung nhìn khác để thấy công việc của từ một phối cảnh khác tương
đương như thay đổi các chức vụ khi chuyển từ một trách nhiệm này sang
một trách nhiệm khác.
Sử dụng bất kỳ một trong bốn phương pháp của khung nhìn:
- Để chuyển đổi nhanh giữa bốn khung nhìn được sử dụng thường
xuyên gồm Gantt Chart, Task Usage, Team Planner và Resource Sheet -
sử dụng các nút bước tắt View ở góc phải phía dưới của cửa sổ Project
(xem hình 4.6).

68
 Hình 4.6. Chuyển đổi nhanh giữa bốn khungnhìn Gantt Chart, Task Usage,
Team Planner và Resource Sheet

Để thấy thêm các khung nhìn phổ biến, nhấp tab Task và sau đó nhấp
phần dưới cùng của nút Gantt Chart trong nhóm View (xem hình 4.6).
Hoặc nhấp tab Resource và nhấp phần dưới cùng của nút Team Planner
(nút Resource Sheet cho những người dùng Project Standard) trong
nhóm View.
Nhấp tab View và sử dụng các nút
trong nhóm Task View và Resource View
để chuyển sang các khung nhìn công việc
và nguồn tài nguyên phổ biến nhất (xem
hình 4.6).
Sử dụng cửa sổ More View để chọn
một khung nhìn (xem hình 4.7) có thể hiển
thị cửa sổ More View bằng cách chọn
More View từ danh sách vừa xuất hiện khi
nhấp phần dưới cùng của nút Gantt Chart
trên tab Task hoặc nhấp phần dưới cùng
của bất kỳ nút trong nhóm Task View Hình 4.7. Cửa sổ More View
hoặc nhóm Resource View trên tab View. để chọn một khung nhìn

4.1.3 Các khung nhìn thường dùng trong Microsoft Project 2013
Calendar: Được sử dụng để quan sát các công việc hiển thị dưới dạng
lịch bàn. Phía trái thể hiện lịch theo từng tháng. Bên bảng chính phía

69
phải, các công việc ở dạng thanh ngang cho thấy tên công việc và thời
gian thực hiện chúng.

Hình 4.8. Cửa sổ Calendar

Gant Chart: Khung nhìn Gant Chart là dạng mặc định của Ms
Project 2013, ta có thể nhập hầu hết các thông tin của dự án tại khung
nhìn này.

Hình 4.9. Khung nhìn Gant Chart được sử dụng chủ yếu để nhập dữ liệu và
có thể quan sát được sơ đồ ngang của dự án
Network Diagram: Được sử dụng để quan sát sơ đồ mạng nút công
việc của dự án.

70
 Hình 4.10. Khung nhìn Network Diagram

Task Usage: Khung nhìn này được sử dụng để quản lý các công việc,
cho biết công việc cần dùng những loại tài nguyên-nguồn lực nào? Số
lượng bao nhiêu?Và lịch sử dụng các nguồn lực cho các công việc này
được trình bày ngay bên phía phải của khung nhìn.

Hình 4.12. Khung nhìn Task Usage

Tracking Gant: Khung nhìn được sử dụng khi muốn xem sự thay đổi
giữa tiến độ thực tế với tiến độ kế hoạch. Công việc được thể hiện dưới

71
dạng thanh ngang, chia làm 2 phần, bên trên biểu thị công việc thực tế,
bên dưới thể hiện công việc theo kế hoạch lập ra.

Hình 4.13. Khung nhìn Tracking Gant

Resource Graph: Muốn xem biểu đồ sử dụng các loại tài nguyên
dùng cho dự án, ta cần đến khung nhìn Resource Graph (Hình 4.14).

Hình 4.14. Khung nhìn Resource Graph

Để thuận tiện quan sát, người ta có thể kết hợp đồng thời Khung nhìn
Gant Chart với khung nhìn này (Hình 4.15).

72
 Hình 4.15. Kết hợp quan sát đồng thời khung nhìn Gant Chart và
Resource Sheet

Muốn vậy, trước tiên, nhấp chuột phải bên phía phải (phần bên sơ đồ
ngang) của khung nhìn Gant Chart, ở thực đơn đổ xuống, nhấn Show
Split.

Hình 4.16. Lựa chọn Show Split

Lúc này ta thấy màn hình kết hợp giữa Khung nhìn Gant Chart và
Task Form (thường là dạng Rerources & Predecessors - muốn biết thuộc
dạng nào ta có thể nhấp chuột phải lên phía ngoài của cửa sổ phụ trợ
Task Form - xem hình 4.17).

73
 Hình 4.17. Khung nhìn kết hợp Gant Chart và Task Form (Rerources &
Predecessors)

Nhấp chuột vào cửa sổ phía dưới (khung nhìn Task Form) rồi chọn
tab Resources, Team Planer, Resource Graph.

Hình 4.18. Khung nhìn kết hợp (kết quả)

Resource Sheet: Dùng để khai báo các thông tin về tài nguyên -
nguồn lực dùng cho dự án (bao gồm tên, loại, giá,...).
Resource Usage: Để quản lý tài nguyên - nguồn lực, cửa sổ Resource
Usage cho thấy lượng thời gian mà một nguồn tài nguyên được phân cho
một công việc cụ thể, cho biết tài nguyên - nguồn lực dùng cho các công

74
việc gì và thời gian sử dụng các loại tài nguyên này cho từng công việc
này hiển thị trên lịch giúp người sử dụng dễ dàng theo dõi, quản lý.

Hình 4.19. Khung nhìn Resorce Sheet

Hình 4.20. Khung nhìn Resource Usage

More View: Để mở cửa sổ More View trong Ms Project 2013, tại

menu View, chọn Other Views, nhấp More View.

75
 Hình 4.21. Lựa chọn More View

Hộp thoại More View chứa tất cả các cửa sổ của chương trình.

Hình 4.22. Hộp thoại More View

4.2. THIẾT LẬP MẶC ĐỊNH CHO MICROSOFT PROJECT 2013

Để tránh bất trắc hay không tương thích khi nhập dữ liệu, tính toán
lịch trình và nguồn lực hay đưa ra các báo cáo, cần thiết lập sự lựa chọn,
tham số và những định dạng mặc định.
Nếu không thiết lập những sự lựa chọn, Ms Project vẫn có thể tính
toán bình thường trên cơ sở các giả định chưa đúng, vì thế dẫn đến
những sai lầm không thể kiểm soát được, vào dữ liệu có thể làm cho tính
toán mất chính xác.

76
 4.2.1 Thiết lập tham số cho Microsoft Project 2013
Hộp thoại Project Options gồm nhiều tab được sử dụng thiết lập tuỳ
từng thông tin cần thiết cho dự án.
Để mở hộp thoại Project Options, nhấn tab File, chọn Options

Hình 4.23.Mở hộp thoại Project Options

Hình 4.24. Thiết lập các thông tin chung Genaral

Để thay đổi cách hiển thị thông tin của dự án (ví dụ: thể hiện loại tiền
tệ là tiền Việt Nam thay cho tiền USD), tại mục Currency options for

77
this Project, nhấp nút đổ xuống ở Currency và chọn VND, ta chọn tab
Display.

Hình 4.25. Thiết lập cách hiển thị thông tin - Display

Để thiết lập thời biểu của dự án như: Lịch cho dự án: thời gian bắt
đầu, kết thúc, ngày làm việc mặc định; hay phân bổ nguồn lực, tài
nguyên cho mỗi công việc theo % hay số lượng, chọn tab Schedule.

Hình 4.26. Thiết lập thời biểu cho dự án - Schedule

78
 Hình 4.27. Thiết lập Advanced

Hình 4.28. Thiết lập Advanced (tiếp) khi muốn thêm công tác tổng
(Show project summary task)

Hình 4.29. Thiết lập Customize Ribbon để thêm vào một nút tắt trên thanh
Ribbon

79
 4.2.2 Thiết lập và đổi tên cột trên màn hình làm việc
Cũng như các phiên bản Ms Project trước đó, Ms Project 2013 cho
phép Thêm/Bớt (Ẩn) hoặc đổi tên cột sang tiếng Việt cho thân thiện với
người sử dụng.
Thêm cột

Hình 4.30. Lựa chọn Insert Column

Nhấn chuột phải lên tiêu đề cột cần chèn vào thêm cột vào phía trước,
tại thực đơn đổ xuống, chọn Insert Column.
Cột mới được thêm vào, gõ tiêu đề cột, chọn loại dữ liệu cho cột đó.

Hình 4.31. Gõ tên cột mới và chọn loại dữ liệu cho cột

80
 Với cách này ta có thể thêm bất cứ cột nào vào các khung nhìn và có
thể thêm các cột để tính toán (Ví dụ: thêm cột Số lượng, Đơn giá, Thành
tiền và Ms Project 2013sẽ dùng công thức để tự động tính Thành tiền =
Đơn giá * Số lượng).
Ẩn (xoá) cột
Để Ẩn một cột hiển thị trên màn hình, chọn tiêu đề cột muốn ẩn, nhấp
chuột phải trong vùng chọn, tại thực đơn đổ xuống, chọn Hide Column.

Hình 4.32. Lựa chọn Hide Column

Muốn đổi tên của cột, nhấp đúp chuột lên tiêu đề của cột đó, có thể
lựa chọn tiêu đề cột trong danh sách đổ xuống hoặc gõ tiêu đề bằng tiếng
Việt tại dấu nhắc trên tiêu đề.Nhấn Enter để chấp nhận thay đổi này.

Hình 4.33. Thay đổi tiêu đề cột - có thể chọn từ danh sách hoặc gõ tại
vị trí con trỏ

81
 Hình 4.34. Thay đổi tiêu đề cột - có thể gõ tiêu đề cột bằng tiếng Việt

82
 Chương 5
THIẾT LẬP LỊCH VÀ DỮ LIỆU CHO DỰ ÁN

Trong chương này, chúng ta xem xét cách thiết lập lịch và dữ liệu cho
dự án. Có thể thay đổi thời gian làm việc của dự án để phản ánh số ngày
cũng như số giờ làm việc của mỗi người trong dự án. Ms Project 2013
thiết lập mặc định thời gian làm việc cho dự án từ thứ Hai đến thứ Sáu,
bắt đầu từ 8h đến 17h.
Có thể xác định thời gian nghỉ như cuối tuần và các buổi tối cũng như
ngày lễ hay thời gian đi nghỉ.

5.1 THIẾT LẬP LỊCH CHO DỰ ÁN

Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Tạo lịch cho dự án, công tác.
- Bước 2: Thay đổi thời gian làm việc cho đúng với lịch trình của dự
án.
- Bước 3: Thay đổi giờ làm việc cho tổ chức thực hiện dự án.
- Bước 4: Tạo lịch trình cho dự án.
- Bước 5: Thiết lập lịch nền cho cả dự án.

5.1.1 Tạo lịch cho dự án, công tác

Trên thanh Ribbon của menu Project, Nhấp chọn Change Working
time (Hình 5.1).
Hộp thoại Change Working time thể hiện lịch hiện thời của dự
án.Mặc định trong chương trình, thời gian làm việc 40h/1tuần, làm từ thứ
Hai đến thứ Sáu. Thời gian làm việc trong ngày từ 8h00 đến 12h00,
chiều từ 13h00 đến 17h00. Để thay đổi thời gian làm việc, nhấp chọn
Details.

83
 Hình 5.1. Nhấn nút Change Working time để thay đổi thời gian làm việc

Hình 5.2. Nhấp nút Detail trên hộp thoại Change Working time để thay đổi
thời gian làm việc

5.1.2 Thay đổi thời gian làm việc cho đúng với lịch trình của dự
án
Thêm 1 ngày nghỉ vào lịch trình của dự án
Project không thể hiện được các ngày nghỉ lễ, chỉ thể hiện ngày nghỉ
cuối tuần. Có thể thêm ngày nghỉ vào lịch làm việc để chắc chắn rằng
công việc này không được lập kế hoạch làm việc vào các ngày nghỉ của
dự án.

84
 Hình 5.3. Chọn Sunday trong mục Select day(s) để chuyển ngày Chủ nhật
thành ngày làm việc theo lịch ngày thường, buổi sang làm việc từ 8h00-12h00,
chiều từ 13h00 đến 17h00

1. Nhấp Project > Properties > Change Working Time.

Hình 5.4. Lựa chọn Change Working Time

2. Chọn một lịch từ danh sách For calendar, dùng trỏ chuột chọn ngày
nghỉ trên lịch.
Ví dụ: ngày 24 tháng 11 là ngày thành lập công ty, vì thế công nhân
được nghỉ vào ngày này. Ta chọn ngày 24 tháng 11 trên lịch.

Hình 5.5a. Lựa chọn ngày nghỉ trên lịch

3. Trên tab Exceptions, gõ tên ngày nghỉ, sau đó gõ Enter.

85
 Hình 5.5b. Lựa chọn ngày nghỉ trên lịch

4. Trong cột Start và Finish gõ ngày bắt đầu nghỉ và kết thúc ngày
nghỉ này.
5. Nếu ngày nghỉ lễ này sẽ xảy ra một lần nữa trong dự án (đặc biệt
nếu dự án kéo dài hơn một năm), chọn các kỳ nghỉ và kích Details.

Hình 5.5c. Lựa chọn ngày nghỉ trên lịch

6. Tại bảng Recurrence, lựa chọn tần suất lặp lại của ngày nghỉ.

Hình 5.5d. Lựa chọn ngày nghỉ trên lịch

7. Nhấn OK để quay trở lại hộp thoại Change Working Time, nhấp
OK một lần nữa để chấp nhận sự thay đổi này.

Hình 5.7. Thêm vào ngày nghỉ lễ Quốc Khánh 2/9

86
 Hình 5.7. Thêm vào ngày nghỉ lễ Quốc Khánh 2/9

Hình 5.8. Thêm vào ngày nghỉ lễ Quốc Khánh 2/9 (tiếp) - Chọn ngày 2/9
hàng năm là ngày nghỉ

5.1.3 Thay đổi giờ làm việc cho tổ chức thực hiện dự án
Khi khởi tạo một dự án, nó sử dụng một lịch nền mặc định để thực
hiện công việc. Ms Project 2013 đặt lịch mặc định cho các công việc làm
từ thứ Hai đến thứ Sáu, buổi sáng từ 8h00 - 12h00, chiều từ 13h00 đến
17h00.
Nếu dự án có thời gian làm việc không theo mặc định trên, người sử
dụng hoàn toàn có thể:
 Điều chỉnh thời gian làm việc cho các lịch của dự án.
 Thay đổi lịch cơ sở khác nhau.

87
 Điều chỉnh thời gian làm việc cho các lịch của dự án
Nếu lịch làm việc thường xuyên của dự án của bạn không có trong
lịch cơ sở có sẵn, có thể thay đổi các ngày làm việc và thời gian cho dự
án để công việc đó được lên kế hoạch một cách thích hợp. (Ví dụ: Thông
thường với các khối cơ quan hành chính sẽ nghỉ làm việc ngày thứ Bảy
và Chủ nhật, tuy nhiên với khối cơ quan ngân hàng được yêu cầu làm cả
ngày thứ Bảy, thứ Hai và thứ Ba - buổi sáng bắt đầu làm từ 7h00 đến
11h00, chiều từ 12h00 đến 16h00. Vì thế cần tạo một lịch mới có ngày
làm việc từ thứ Hai đến thứ Bảy).
Để điều chỉnh thời gian làm việc:
1. Nhấn menu Project > Properties > Change Working Time.
Project 2013, nhấp chọn Tools > Change Working Time.
2. Với lịch được đánh dấu (lịch dự án) được lựa chọn từ danh sách
For calendar, nhấp vào tab Work Weeks, và sau đó nhấp vào Details.

Hình 5.9. Điều chỉnh thời gian làm việc

Chọn ngày muốn thay đổi thời gian làm việc, ví dụ chọn ngày Chủ
nhật (Sunday), nhấp chọn Set day to nonworkingtime (Cài đặt ngày
không làm việc).

Hình 5.10. Chọn ngày chủ nhật là ngày nghỉ - không làm việc

88
 3. Nếu chọn Set day(s) to these specific working times, sử dụng cột
From-To để đặt thời gian làm việc cho các ngày đã chọn. Ví dụ: chọn
thứ Hai và thứ Ba bên cột Select day(s), nhấp chọn Set day(s) to these
specific working times, tại cột From - To gõ thời gian: buổi sáng từ
7h00 đến 11h00, chiều từ 12h00 đến 16h00 (4:00 PM) (xem hình 5.11).

Hình 5.11. Thay đổi thời gian làm việc cho ngày thứ Hai và thứ Ba

4. Nhấn OK để quay lại hộp thoại Change Working Time và sau đó

nhấn OK một lần nữa.
Nếu đã tồn tại một lịch nền làm việc dự kiến của dự án, có thể dễ
dàng áp lịch này vào các thông tin dự án. Dự án bao gồm một vài lịch cơ
sở khác nhau, theo mặc định, tổ chức có thể có lịch cơ sở bổ sung mà
người quản trị đã được thêm vào để nắm bắt lịch trình chung.
1. Nhấn Project > Properties > Project Information.
2. Trong danh sách Calendar, chọn lịch cần áp cho kế hoạch dự án,
nhấn OK.

Hình 5.12. Áp dụng lịch nền cho dự án là Night Shift thay vì lịch 24 Hours

5.1.4 Tạo lịch trình cho dự án

Người sử dụng có thể tạo một lịch riêng cho dự án của mình bằng
cách sau khi đã áp dụng các bước thay đổi lịch cơ sở như ở mục trên,
nhấn nút Creat New Calendar. Tại hộp thoại Creat New Calendar, gõ
tên của lịch mới tạo tại ô Name.

89
 Hình 5.13. Chọn Creat New Calendar để tạo một lịch mới

Hình 5.14. Đặt tên cho lịch mới tạo

Chọn Creat new base calendar, trong trường hợp muốn tạo một lịch
cơ sở mới.
Chọn Make a copy of… calendar, trong trường hợp tạo một bản sao
của lịch cơ sở trước đó.
Nhấn OK, hộp thoại xuất hiện để xác nhận lịch mới tạo có được dùng
làm lịch nền cho dự án không. Chọn Yes nếu có.

Hình 5.15. Chọn Yes để xác nhận lịch mới tạo được dùng làm lịch nền cho dự
án

90
5.2 NHẬP LIỆU CHO DỰ ÁN
Ms Project 2013 là công cụ hữu hiệu để lập và kiểm soát dự án, tuy
vậy nếu nhập dữ liệu không theo thứ tự trình bày, nó có thể sẽ tự sử dụng
những giả thiết không chính xác để tính toán lịch trình hoặc tài nguyên vì
thế đưa ra kết quả không chính xác.
Trình tự thực hiện:
1. Nhập thông tin của dự án.
2. Nhập tên công việc - Gant Chart.
3. Thêm Summary Tasks.
4. Lưu hồ sơ.
5. Nhập thời gian thực hiện từng công việc.
6. Nhập công tác bị ràng buộc phải thực hiện trước đó (liên kết các
công tác).
7. Xây dựng danh sách nguồn.
8. Tạo lập màn hình để nhập tài nguyên, nguồn lực.
9. Phân phối tài nguyên và công việc trong Task Forrm.
10. Nhận dạng lịch trình và đường găng .
5.2.1 Nhập thông tin của dự án
a) Nhập ngày bắt đầu hoặc kết thúc của dự án
Để theo dõi thông tin cơ bản về mỗi dự án: Chọn menu Project, nhấp
Project Informations.

Hình 5.16. Nhấn nút Project Information trên thanh ribbon của tab Project

Hộp thoại Project Information xuất hiện gồm các thông tin sau:

91
 Hình 5.17. Hộp thoại Project Information

 Start Date: Nếu xác lập một ngày tháng bắt đầu cho dự án, tất cả
công việc sẽ bắt đầu vào ngày tháng đó cho đến khi chỉ định thời gian
hoặc các phần phụ thuộc cho chúng.
 Finish Date: Nếu biết thời hạn cuối cùng của dự án, có thể nhập nó
ở đây và sau đó làm việc lùi lại để lập thời biểu cho dự án. Phải thay đổi
xác lập trong trường Schedule from để làm cho tùy chọn này có sẵn.
 Schedule From: Có thể xây dựng các thời biểu từ lúc hoàn thành để
bắt đầu bằng việc xác lập trường này sang Project Finish Date. Hoặc có
thể xây dựng thời biểu từ ngày bắt đầu trở về sau bằng việc chấp nhận
xác lập mặc định Project Start Date.
 Current Date: Project sử dụng xác lập ngày tháng hiện hành của
máy tính cho mục nhập mặc định trong trường này. Để sử dụng một ngày
tháng khác, thay đổi ngày tháng trong trường này, có thể điều chỉnh xác
lập này để tạo các báo cáo nhằm cung cấp thông tin về dự án kể từ một
ngày tháng nhất định hoặc để quay trở lại và theo dõi tiến độ của dự án từ
một ngày tháng trước đó.
 Status Date: Xác lập Status Date sau khi xác lập một đường gốc
cho dự án và bắt đầu theo dõi tiến độ thật sự. Bởi vì ngày ghi chép tiến
độ thường không phải là ngày mà thực hiện công việc đó. Trường Status
Date xác lập ngày tháng được sử dụng trong các phép tính giá trị thu
được và nhận dạng ngày hoàn tất trong hộp thoại Update Project.

92
Status Date cũng cho phép Project đặt các tiến độ trong dự án. Nếu để
Status Date được xác lập sang NA, Project xác lập Status Date sang
xác lập ngày tháng hiện hành của máy tính.
 Calendar: Cho phép chọn lịch mà để thời gian biểu dựa vào. Lịch
Standard là lịch mặc định với thời gian làm việc 8h/ngày, 5 ngày/tuần.
 Priority: Dùng để thiết lập một sự ưu tiên cho mỗi dự án ngoài việc
xác lập các mức độ ưu tiên cho những công việc. Đối với các mức độ ưu
tiên, Ms Project 2013 sử dụng một giá trị số giữa 1 và 1000. Mức độ ưu
tiên cấp dự án đóng một vai trò khi sử dụng những nguồn tài nguyên chia
sẻ qua nhiều dự án. Xác lập một cấp độ ưu tiên dự án sẽ giúp kiểm soát
tốt hơn việc san bằng nguồn tài nguyên điều chỉnh các công việc khi chia
sẻ các nguồn tài nguyên qua các dự án.
 Nút chọn Statistics: Xem các thông tin cơ bản về dự án như thời
gian làm việc, ngày bắt đầu, kết thúc, chi phí thực hiện dự án theo kế
hoạch, chi phí trên thực tế, chênh lệch chi phí giữa thực tế và kế hoạch.
Nếu quyết định định thời gian lùi lại từ ngày tháng hoàn tất, Project
không thể sử dụng các công cụ, chẳng hạn như san bằng nguồn tài
nguyên để giải quyết những xung đột.
Tại Schedule From: nếu muốn nhập vào ngày bắt đầu thực hiện dự
án, chọn Project Start Date, lúc này gõ vào ngày dự kiến bắt đầu thực
hiện dự án. Công việc đầu tiên của dự án sẽ được bắt đầu vào ngày này.
Trong trường hợp muốn xác định ngày kết thúc dự án, chẳng hạn
công trình tượng đài mẹ Việt Nam Anh hùng phải làm xong trước ngày
22/12/2017 - để đến ngày thành lập Quân đội nhân dân và ngày hội quốc
phòng toàn dân 22/12 sẽ cắt băng khánh thành. Như vậy công việc cuối
cùng của dự án phải hoàn thành muộn nhất vào ngày 21/12. Muốn vậy, ta
chọn Project Finish date, rồi gõ 21/12/2017 vào ô Finish Date.
Có thể thay đổi ngày tháng bắt đầu của dự án trong giai đoạn hoạch
định, thử những tình huống điều gì xảy ra nếu (what-if) khác bằng việc
chỉnh sửa trường này khi xây dựng các công việc hướng về phía trước,
nếu sử dụng việc định thời biểu tự động, Project tính toán ngày tháng
hoàn tất dự án như được ấn định bởi chiều dài của các công việc và các
mối quan hệ thời gian của chúng.
 Nếu đã bắt đầu dự án, có thể xác lập ngày tháng bắt đầu sang một
ngày tháng trước đây để phản ánh chính xác ngày tháng bắt đầu thật sự.

93
  Nếu biết ngày tháng mà một điều gì đó phải hoàn tất (như cuộc họp
thường niên trong dự án hoặc một buổi lễ thành lập Công ty vào ngày
25/12), ta có thể định thời gian biểu của các công việc bằng việc chuyển
lùi lại từ ngày tháng hoàn tất. Nếu làm điều này và sử dụng việc định thời
biểu tự động, Project xây dựng các công việc quay ngược trở lại thời
gian, tạo một thời biểu cho biết nên bắt đầu sớm hơn 3 tuần lễ để hoàn tất
đúng lúc. Trong trường hợp đó có thể thêm các nguồn tài nguyên để hoàn
thành công việc nhanh hơn hoặc giảm phạm vi của dự án.
 Khi bắt đầu một thời điểm mới, ta thường chấp nhận các xác lập
mặc định cho những dự án hiện hành (Current date) và tình trạng ngày
tháng (Status date). Sau khi dự án đang thực hiện, việc thay đổi những
xác lập này sẽ ảnh hưởng đến việc theo dõi dự án cũng như nội dung
được tạo trong các báo cáo dự án.
 Ta có thể lưu lại tất cả xác lập mặc định (nghĩa là định thời biểu từ
khi bắt đầu dự án, làm cho ngày tháng hiện hành là ngày hôm nay và bắt
đầu dự án hôm nay cũng như xây dựng thời biểu dựa vào lịch chuẩn).
Nhấp OK để đóng hộp thoại Project Information.
b) Xem các lịch Project
Hộp thoại Project Information cho phép xác lập những tham số cơ
bản của thời gian của dự án. Những tham số đó và thông tin sắp nhập cho
các công việc cụ thể - được dựa vào lịch Standard còn được gọi là lịch cơ
sở (base canlendar) bởi vì nó là cơ sở cho những phép tính định thời biểu
lịch mà Project thực hiện.
Có thể tạo một lịch Standard cho mỗi nhóm nguồn tài nguyên trong
dự án. Ví dụ, nếu các nhân viên nhà máy làm việc 9h/ngày từ 6h00 đến
15h00 và các nhân viên văn phòng làm việc 8h/ngày từ 8h00 đến 17h00,
có thể tạo 2 lịch. Khi phân công thời gian một ngày của một nhân viên
văn phòng, Project hiểu nó làmột ngày. Trong hộp thoại Project
Information, chỉ định việc muốn dự án sử dụng một lịch 24h chuẩn hoặc
lịch ca tối (Night Shift) cho hầu hết các công việc được phân công hay
không.
Nếu sử dụng Project Professional có thể tạo các lịch riêng của mình
(cho tất cả các dự án và công việc). Nếu làm việc offline và lưu trữ
project trên hệ thống cục bộ (nghĩa là không phải trên cơ sở dữ liệu

94
Project Server, có thể tạo các lịch chỉ khi nhà quản trị đã cho các quyền
làm như vậy.
Project cũng hỗ trợ các lịch cho nguồn tài nguyên và có thể sử dụng
khi lịch của một nguồn tài nguyên hoặc lịch của một công việc không
tuân theo lịch Standard. Các lịch được tạo riêng cho từng loại tài nguyên
hay công việc trong dự án với các giờ làm việc khác với các nguồn tài
nguyên hoặc công việc còn lại.
 Xác lập các tùy chọn Calendar
Project đưa ra những giả định về các mục hình thành cơ sở của lịch dự
án. Ví dụ: Project giả định rằng tuần lễ mặc định có 5 ngày làm việc tức
40h làm việc. Project sử dụng lịch này cho các nguồn tài nguyên trừ khi
phân phối một lịch khác cho chúng. Có thể thấy những giả định mà
Project sử dụng khi nhấp Schedule trong hộp thoại Project Options.
Những tùy chọn này không ảnh hưởng đến việc xác định thời gian
thực hiện công việc. Những tùy chọn trong hộp thoại này cho thấy những
xác lập mặc định để chuyển đổi các thời gian thành các lượng thời gian
tương ứng. Ví dụ, nếu nhập 1mon (1 tháng - 1month) cho thời hạn của
một công việc, Project giả định tương đương 20 ngày cho công việc đó
(hình 5.18).

Hình 5.18. Xác lập các tùy chọn Calendar

Để xem các tùy chọn lịch mặc định, nhấp tab File và, từ khung nhìn
Backstage, nhấp Project Options.

95
 Hình 5.19. Mở tùy chọn của Microsoft Project 2013

Nhấp Schedule trong hộp thoại Project Options (xem hình 5.20).

Hình 5.20. Tuỳ chọn hệ thống - Schedule

Bất kỳ thay đổi thực hiện đối với những tùy chọn này áp dụng chỉ cho
thời gian biểu hiện hành. Để lưu những thay đổi hiện hành và áp dụng
vào tất cả thời biểu dự án mới, mở danh sách Calendar options for this
project và chọn All New Project.

96
 Hình 5.21. Lưu thời gian biểu và áp dụng chúng cho tất cả các dự án mới

 Có thể chọn một ngày bất kỳ của tuần làm ngày bắt đầu. Ví dụ: nếu
điều hành một nhà hàng đóng cửa vào các ngày Chủ nhật và các ngày thứ
Hai, tức là muốn chỉ định ngày làm việc trong tuần từ thứ Ba đến thứ
Bảy. Trong trường hợp này xác lập trường Week Starts On sang
Tuesday.

Hình 5.22. Thiết lập ngày bắt đầu làm việc trong tuần là thứ Ba

 Nếu công ty sử dụng một năm tài chính không phải năm dương lịch
(tháng Giêng đến tháng 12), có thể xác lập tùy chọn Fiscal Year Starts.
Xác lập này đặc biệt hữu dụng khi tạo các báo cáo chi phí hàng quý hoặc
hàng năm.

Hình 5.23. Thay đổi thiết lập năm tài chính cho dự án

 Năm tùy chọn Calendar còn lại cho phép chỉ định thời gian bắt đầu
và thời gian kết thúc mỗi ngày, số giờ cho mỗi ngày và trong một tuần và

97
số ngày trong một tháng. Ví dụ: có thể xác lập ngày làm việc để bắt đầu
lúc 9h và kết thúc lúc 18h, chỉ định 9h/ngày làm việc (không có nghỉ
trưa) và kết thúc với 45h/tuần.
5.2.2 Nhập tên công việc trong khung nhìn Gantt Chart
- Chuyển con trỏ đến cột Task Name trong khung nhìn Gant Chart.
- Chọn ô cần gõ tên công việc, đánh tên của công việc và gõ phím
Enter. Mỗi công việc được Microsoft Project 2013 tự động gán một ID
tương ứng.
- Nhập tên công việc của các ô còn lại cho đến khi hoàn thành.

Hình 5.24. Nhập tên công việc trong cột Task Name trong khung nhìn Gant
Chart

Nếu cần sửa tên của một công việc, có thể nhấp đúp tên công việc cần
sửa, hộp thoại Task Information xuất hiện, tại ô Name, đặt con trỏ vào
vị trí cần điều chỉnh, chỉnh sửa lại nội dung công việc. Hoặc đặt con trỏ
vào hộp text dài màu trắng phía trên Gant Chart, đoạn text hiện ra cho
phép chỉnh sửa tên công việc.

98
 Hình 5.25. Chỉnh sửa tên công việc

5.2.3 Thêm công tác tổng Summary Tasks

Trình bày các công việc bao gồm nhiều công tác nhỏ bên trong nó:
- Chọn các công việc nhỏ (công tác con, Ví dụ: Đào đất bằng máy và
Đào đất thủ công) bằng cách dùng chuột bấm lên ô công việc con đầu
tiên và kéo đến ô công việc con cuối cùng.
- Nhấn nút Indent Task trên thanh Ribbon của tab Task.

Hình 5.26. Chọn các công tác con, nhấn nút Indent Task

Hình 5.27. Công tác Phần ngầm bao gồm hai công tác con đã chọn, và
thời gian để thực hiện công tác này được xác định dựa vào thời gian và
mối liên hệ của hai công tác con

99
 Thời gian của các công việc tóm lược được trình bày bởi một thanh
màu đen kéo dài qua tất cả các công việc con trên sơ đồ Gant Chart.

Hình 5.28. Tạo công tác tổng cho toàn dự án

5.2.4 Lưu hồ sơ
Để lưu hồ sơ cho dự án, chọn File > Save As, gõ tên tập tin vào mục
File name.
Thư mục mặc định lưu file là thư mục được thiết lập trong mục
Default File location:

Hình 5.29. Thiết lập mặc định thư mục lưu file

100
 Nên thường xuyên lưu hồ sơ và lựa chọn without a baseline cho tới
khi tất cả các thông tin của dự án được nhập vào.
5.2.5 Nhập thời gian thực hiện công tác
- Chuyển đến cột Duration.
- Bấm chọn ô Duration tương ứng của tên công việc.
- Nhập thời gian thực hiện công việc đó.
Sử dụng các ký tự tắt, ví dụ: 2w - 2 weeks, 5h - 5hours, 2d - 2days,
4mon - 4 months, 5m - 5 mins, 2y - 2 years.
- Gõ phím Enter, giá trị số và đơn vị thời gian được trình bày.

Hình 5.30. Nhập thời gian thực hiện công việc trong cột Duration

Nếu không thiết lập mặc định trước đó, Ms Project có đơn vị thời gian
thực hiện mặc định là ngày. Ví dụ gõ 5 vào cột Duration, Ms Project tự
hiểu công việc đó có thời gian thực hiện là 5 days.

5.2.6 Nhập những công tác đứng trước và ràng buộc giữa các
công tác
Trong khi lập tiến độ, dự án bao gồm nhiều công việc, các công việc
này có mối quan hệ với nhau như: Sơn tường sau khi đã bả matit, đổ bê
tông sau khi đã lắp dựng cột thép + ván khuôn,...
Các công việc được trình bày dạng một thanh ngang, cho biết điểm
khởi đầu và kết thúc của công việc.
Giữa các công việc có thể có các quan hệ (xem bảng 5.1).
Để sử dụng các kiểu liên kết này, có thể có các khoảng thời gian gối
đầu và thời gian trễ. Ví dụ: Trước khi công việc Đào đất bằng máy làm
xong 2 ngày, ta cho Đào đất thủ công thực hiện, chứ không phải Đào đất
bằng máy xong rồi mới Đào đất thủ công. Hay công việc Tháo ván

101
khuôn được làm sau khi đổ bê tông xong 2 tuần. Ta sử dụng giá trị Lag
time.

Bảng 5.1. Các loại quan hệ trong Microsoft Project 2013

Mối quan hệ Nội dung

Finish to Start (FS) Thời điểm kết thúc công việc trước xác định thời
điểm bắt đầu công việc sau.
Công việc A làm xong mới bắt đầu làm công việc
B.
Khi liên kết các công việc trong dự án, các kiểu liên
kết mặc định là kết thúc để bắt đầu.
Ví dụ: Lắp dựng ván khuôn cột xong sẽ tiến hành
thi công đổ bê tông cột.
Start-to-start (SS) Thời điểm bắt đầu công việc trước xác định thời
điểm bắt đầu công việc sau.
Công việc B được bắt đầu ngay khi công việc A bắt
đầu.
Ví dụ: thời điểm bắt đầu Công tác Thi công cọc cát
L < 7m sẽ cùng thời điểm bắt đầu công tác Thi công
cọc cát L < 12m.

Finish-to-finish (FF) Thời điểm kết thúc công việc trước xác định thời
điểm kết thúc công việc sau.
Công việc A làm xong thì công việc B phải kết
thúc.
Ví dụ: Có hai công việc “Chuẩn bị đổ bê tông cột”
và “Lắp dựng ván khuôn cột”, Công việc “Lắp dựng
ván khuôn cột” làm xong thì việc “Chuẩn bị đổ bê
tông cột” phải kết thúc để tiến hành “Đổ bê tông
cột”.

102
 Start-to-finish (SF) Thời điểm bắt đầu công việc trước xác định thời
điểm kết thúc công việc sau.
Thời điểm bắt đầu công việc A xác định thời điểm
kết thúc công việc B.
Ví dụ: Thời điểm bắt đầu đổ bê tông dầm sàn xác
định thời điểm công việc đi dây điện ngầm sàn phải
kết thúc.

Hình 5.31. Thể hiện thời điểm bắt đầu công tác Khởi công sau khi công tác
Chuẩn bị làm xong 1 ngày

Hình 5.32. Thể hiện thời gian bắt đầu công tác San nền trước khi công tác
Đào đất bằng máy kết thúc 1 ngày

* Lưu ý về việc tự lên kế hoạch

Khi tự lên kế hoạch liên kết với các công việc khác, dự án tôn trọng
các kiểu liên kết và đặt các công việc bằng tay lên kế hoạch liên quan

103
đến các công việc khác. Ví dụ, với liên kết Finish-to-start, các công việc
tiếp sau được hiển thị khi công việc trước kết thúc. Tuy nhiên, công việc
tiếp sau sẽ chỉ di chuyển khi liên kết được tạo ra. Nếu thay đổi ngày kết
thúc của nó, ngày bắt đầu của công việc tiếp sau sẽ không thay đổi.
Tuy nhiên, có thể thiết lập dự án để cho một công việc theo lịch trình
không di chuyển khi nó được liên kết với một công việc khác.
- Nhấn File, Options, Schedule.
- Bỏ chọn Update manually scheduled tasks when editing links.

Hình 5.33. Bỏ chọn tự lên kế hoạch khi liên kết thay đổi

 Update Manually Scheduled Tasks When Editing Links: Nếu

đánh dấu kiểm này, Project sẽ thực hiện những thay đổi thích hợp với các
công việc được xác định thời biểu bằng thủ công nếu thay đổi các liên
kết tác động đến chúng.
Trong phần trước chúng ta đã xem xét cách tạo một số công việc và
sử dụng tính năng Outline của Project để tổ chức chúng. Nếu sử dụng
việc định thời biểu tự động, mỗi công việc trong thời biểu có chiều dài
mặc định (ước tính một ngày) và chúng đều xuất hiện vào cùng một
ngày. Nếu sử dụng việc định thời biểu thủ công, công việc không có bất
kỳ chiều dài nào. Về cơ bản ta đã xem xét các bước để đạt đến mục tiêu,
nhưng không có thông tin thời gian liên quan và khả năng thời biểu
giống như một danh sách những việc cần làm hơn là một thời biểu dự án.

104
 Cần thêm các thời hạn vào các thời biểu, nói cách khác cần phải thiết
lập khoảng thời gian bao lâu (hoặc bao nhiêu giờ nỗ lực) mà mỗi công
việc sẽ đòi hỏi. Tuy nhiên thời gian không chỉ đơn thuần là quyết định
bao nhiêu giờ, ngày hoặc tuần cần để hoàn thành mỗi công việc. Thời
gian cho dự án trở nên rõ ràng chỉ khi đã xác lập một thời hạn cho mỗi
công việc và khi đã thiết lập các mối quan hệ, được gọi là những phụ
thuộc (depen-dency) giữa các công việc. Chỉ khi dự đoán chính xác
lượng thời gian thì mới hoàn thành dự án.
Thiết lập thời gian cho các công việc
Trong thực tế, khi đưa ra những ước tính về những công việc thời hạn
mỗi ngày, Người quản lý sẽ hỏi sẽ mất bao lâu để viết báo cáo đó và
người thực hiện cho rằng sẽ mất khoảng 1 tuần. Người thực hiện biết
công việc của chính mình và sẽ quyết định khá tốt khoảng bao lâu cho
các công việc mỗi ngày dựa vào nhiều yếu tố.
Làm thế nào để tính thời gian cho một công việc trong một dự án?
Phương pháp hầu như giống hệt tiến trình tự động trải qua khi người
nào đó hỏi bạn sẽ mất bao lâu để hoàn thành một công việc chẳng hạn
như đặt mua bê tông thương phẩm cho Đổ bê tông trong 1 ngày. Xem xét
ví dụ sau:
1. Ước tính rằng cần bỏ ra khoảng 40 phút làm công việc nghiên cứu
và làm các tính toán để quyết định cần bao nhiêu khối bê tông cho công
việc này.
2. Xem xét công việc thật sự (đặt hàng qua điện thoại) sẽ mất trong
bao lâu. Thời hạn này có thể là một vấn đề chỉ vài phút nhưng nếu tính
đến yếu tố một vài lượt gọi điện thoại qua lại, có thể cần nửa ngày làm
việc (4h).
3. Các công việc liên quan trong việc đặt mua hàng. Việc đặt một đơn
mua hàng có thể mất 4 ngày. Một phần thời gian đó có thể đòi hỏi sự
hiện diện của bạn nhưng phần lớn là đợi chờ.
Vậy thì công việc này cần thời gian bao lâu? Có thể nói rằng bạn cần
chính xác 4 ngày, 4 giờ và 40 phút, nhưng để an toàn nên cho phép
khoảng 5 ngày. Ngoài ra Project sử dụng một số phương pháp để ước
tính chính xác thời hạn công việc.

105
 Trong Project, có ba loại công việc khác nhau: Fixed Unit, Fixed
Work và Fixed Duration. Cách tính của Microsoft Project 2013 khi thay
đổi lượng tài nguyên chỉ định cho công việc sẽ khác nhau phụ thuộc vào
loại của công việc.
Các công việc Fixed Unit
Theo mặc định, sử dụng việc định thời biểu tự động, Project tạo các
công việc Fixed Unit không bị ảnh hưởng bởi việc cung cấp các nguồn
tài nguyên. Nghĩa là bất kỳ thay đổi được thực hiện, không ảnh hưởng
đến lượng của bất kỳ nguồn tài nguyên được phân công cho một công
việc.
Loại công việc bảo đảm những phân phối nguồn tài nguyên vẫn
không đổi trên những công việc. Do đó nếu bạn chỉ định hai nguồn tài
nguyên - một nguồn tài nguyên với 100% và một nguồn tài nguyên với
50% - cho một công việc và bạn loại bỏ nguồn tài nguyên mà bạn chỉ
định với chỉ 50%, Project sẽ không thay đổi sự phân phối của nguồn tài
nguyên kia để bù đắp.
Các công việc Fixed Work
Khi tạo một công việc Fixed Work, xác lập thời hạn của công việc
được xác lập và Project chỉ định một lượng phần trăm đủ để hoàn thành
công việc trong thời gian được phân phối cho mỗi nguồn tài nguyên được
chỉ định cho công việc. Ví dụ, công việc đào đất thủ công cần 5 người
làm trong 3 ngày. Nếu phân công 10 người thì công việc này được rút
ngắn xuống còn 1,5 ngày. Ở một trong hai trường hợp, lượng công việc
được yêu cầu vẫn không đổi. Thời hạn của công việc thay đổi dựa vào số
nguồn tài nguyên được phân công cho công việc.
Các công việc Fixed Duration
Có thể sử dụng loại công việc Fixed Duratioin trong Project. Số
nguồn tài nguyên không ảnh hưởng đến thời gian của loại công việc này.
Để cho Ủy ban một tuần để xem lại chiến dịch quảng cáo mới của công
ty - bất kể có bao nhiêu người trong ủy ban - hãy cho công việcmột thời
hạn cố định. Ta không thể rút ngắn thời hạn của công việc bằng việc
thêm các nguồn tài nguyên cho nó. Thực tế thêm người vào tiến trình xét
duyệt có thể kéo dài công việc bởi vì nỗ lực của họ không ảnh hưởng đến

106
việc hoàn tất công việc nhanh hơn và việc cộng tác những nỗ lực của họ
có thể tăng thêm thời gian.
Các công việc được điều khiển bằng nỗ lực
Hầu như mọi công việc bị ảnh hưởng bởi nỗ lực được cung cấp bởi
các nguồn tài nguyên. Ví dụ: Một người cần 2h để làm sạch căn phòng
10m2. Nếu thêm một người nữa thì có thể hợp lý khi giả định rằng họ chỉ
cần 1h để hoàn thành công việc này. Nghĩa là 2 nguồn tài nguyên, mỗi
nguồn dành 1h nỗ lực, hoàn thành 2h làm việc chỉ trong 1h. Với việc
định thời biểu được điều khiển bởi nguồn tài nguyên, khi thêm tài
nguyên, thời hạn hoàn thành công việc được rút ngắn hơn. Nếu bạn lấy đi
các nguồn tài nguyên, công việc mất thời gian lâu hơn để hoàn thành. Ở
khía cạnh khác, việc phân công nguồn tài nguyên cho một công việc
không thay đổi khi công việc tăng hoặc giảm.
Mọi công việc Fixed Work tạo trong Project được điều khiển bằng nỗ
lực theo mặc định và ta không thể thay đổi loại công việc đó. Đối với các
vụ Fixed Duration và Fixed Unit, có thể yêu cầu Project chỉnh sửa phần
trăm của tổng công việc được phân phối cho mỗi nguồn tài nguyên dựa
vào số nguồn tài nguyên được phân công nếu số nguồn tài nguyên thay
đổi. Trên thực tế,có thể tạo một công việc được điều khiển bởi nỗ lực.
Công việc được yêu cầu để hoàn thành công việc vẫn y như thế nhưng
Project tái phân phối công việc một cách bằng nhau giữa tất cả nguồn
tài nguyên được phân công. Bảng 5.2 tóm tắt hành vi của Project cho
mỗi công việc liên quan đến việc định thời biểu được điều khiển bằng nỗ
lực.

Bảng 5.2. Định thời gian thực hiện được điều khiển bằng nỗ lực và
các loại công việc
Loại Khi được điều khiển Khi không được điều khiển
công việc bởi nỗ lực bởi nỗ lực
Fixed Nếu thêm các nguồn tài Không thể áp dụng bởi vì
Work nguyên, Project rút ngắn thời công việc của Fixed Work
hạn của công việc. được điều khiển bởi nỗ lực.
Fixed Nếu thêm các nguồn tài Việc thêm các nguồn tài
Unit nguyên, Project rút ngắn thời nguyên sẽ không ảnh hưởng
hạn của công việc. đến đơn vị hoặc thời hạn của

107

Fixed Bởi vì thời hạn của công việc
Duration cố định, việc thêm các nguồn
tài nguyên sẽ không ảnh hưởng
đến thời hạn của công việc vụ
nhưng Project giảm việc phân
phối mỗi nguồn tài nguyên.
công việc nhưng Project tăng
tổng công việc của công việc.
Thời hạn của công việc và tất
cả sự phân phối nguồn tài
nguyên vẫn y như thế khi bạn
thêm các nguồn tài nguyên
nhưng Project tổng công việc.

Ấn định thời gian công việc

Ta xem xét những điểm cơ bản về việc ước tính thời gian cho các
công việc, và thời gian công việc liên quan đến nỗ lực được dành cho
công việc bởi những nguồn tài nguyên như thế nào. Để ấn định một thời
hạn cho một công việc, có thể sử dụng một trong ba phương pháp sau
đây:
 Nhập một thời hạn trong cột Duration của bảng Gantt.
 Sử dụng hộp thoại Task Information để nhập và xem thông tin về tất
cả khía cạnh của một công việc bao gồm thời hạn, các ràng buộc, các phụ
thuộc, nguồn tài nguyên và mức độ ưu tiên của nó trong toàn bộ dự án.
 Sử dụng chuột để rê một thanh công việc sang chiều dài được yêu
cầu.
Có thể nhập giá trị công việc sau khi phân công các nguồn tài nguyên
cho công việc. Sau đó Project tính thời hạn và cung cấp sự trợ giúp
smart tag tùy chọn để thay đổi phương pháp tính toán.
Thiết lập các ràng buộc và các ngày thời hạn cuối cùng
Các ràng buộc ảnh hưởng đến thời gian của một công việc tương ứng
với sự bắt đầu hoặc sự kết thúc của dự án hoặc một ngày tháng cụ thể.
Việc xác lập một ngày thời hạn cuối cùng trong Project sẽ cung cấp một
sự nhắc nhở trực quan nếu không hoàn thành một công việc vào ngày
thời hạn cuối cùng đã thiết lập.
Tìm hiểu các ràng buộc
Theo mặc định, Project xác định tất cả công việc được định thời biểu
tự động để bắt đầu với một ràng buộc As Soon As Possible. Chặn bất kỳ
mối quan hệ với những phụ thuộc khác, công việc bắt đầu vào ngày đầu
tiên của dự án. Có thể xác lập 8 loại ràng buộc như sau:

108
 Bảng 5.3. Các loại ràng buộc trong Microsoft Project 2013
Tên ràng buộc Mô tả
As Late As Possible Kế hoạch thực hiện công việc muộn nhất có thể với
(ALAP) các công tác kết thúc trước khi dự án kết thúc và
không trì hoãn công việc tiếp theo. Đây là hạn chế
mặc định cho các nhiệm vụ khi lên kế hoạch từ ngày
kết thúc dự án. Không nhập ngày bắt đầu công việc
hoặc ngày kết thúc với ràng buộc này.
Bảng 5.3. (tiếp theo)

Tên ràng buộc Mô tả

As Soon As Possible Kế hoạch thực hiện công việc được làm sớm nhất
(ASAP) có thể. Loại ràng buộc này là dạng mặc định cho
các công việc trong Ms Project. Không vào ngày
bắt đầu hoặc kết thúc với ràng buộc này.

Start No Earlier Than Công tác này bắt đầu vào hoặc sau một ngày cụ
(SNET) thể. Sử dụng ràng buộc này để đảm bảo rằng công
việc không bắt đầu trước một ngày cụ thể.

Finish No Earlier Than Lịch công việc để kết thúc không sớm hơn một
(FNET) ngày cụ thể. Sử dụng hạn chế này để đảm bảo
rằng công việc không kết thúc trước một ngày
nhất định.

Start No Later Than Lịch công tác bắt đầu vào hoặc trước một ngày cụ
(SNLT) thể. Sử dụng hạn chế này để đảm bảo rằng một
nhiệm vụ không bắt đầu sau một ngày cụ thể.

Finish No Later Than Lịch công tác kết thúc vào hoặc trước một ngày
(FNLT) cụ thể. Sử dụng hạn chế này để đảm bảo rằng
công việc không kết thúc sau một ngày nhất định.

Must Finish On (MFO) Lịch công tác phải kết thúc vào một ngày cụ thể.
Thiết lập ngày kết thúc sớm, theo lịch trình, đến
ngày cuối cùng yêu cầu và cố định công việc
trong lịch trình.

109
 Must Start On (MSO) Lịch công tác bắt đầu vào một ngày cụ thể. Thiết
lập ngày bắt đầu sớm, theo lịch trình, đến ngày
cuối cùng yêu cầu và cố định công việc trong lịch
trình.

Để xem ràng buộc công việc mở hộp thoại Task Information, trong
tab Advanced, chọn nút mũi tên thả xuống trong mục Constraint type.
Sử dụng lịch cơ sở khác để lập kế hoạch dự án

Hình 5.34. Các loại ràng buộc công việc

Sử dụng các ngày thời hạn cuối cùng (Deadline)

Ta cũng có thể thiết lập một thời hạn cuối cùng cho một công việc.
Ngày thời hạn cuối cùng (deadline) khác với một ràng buộc (constraint)
trong đó Project sử dụng ngày thời hạn cuối cùng khi tính toán thời biểu
của một dự án. Thay vào đó ngày thời hạn cuối cùng là một gợi ý trực
quan để báo cáo cho biết có một ngày thời hạn cuối cùng (biểu tượng
mũi tên hướng xuống kế bên thanh công việc Acquire materials 2). Nếu
đặt chuột lên trên dấu chỉ báo thời hạn cuối cùng, Project hiển thị thông
tin thời hạn cuối cùng. Nếu công việc hoàn tất sau ngày thời hạn cuối
cùng, ta thấy một ký hiệu trong cột Indicators. Ghi nhớ rằng sẽ không
thấy một dấu chỉ báo nếu hoàn thành công việc trước ngày thời hạn cuối
cùng.
Mặc dù các ngày thời hạn cuối cùng không ảnh hưởng đến việc tính
toán một thời biểu dự án, nhưng chúng ảnh hưởng đến một ngày Late

110
Finish và việc tính tổng thời gian trì trệ cho dự án. Hãy lưu ý rằng có thể
ấn định một ngày thời hạn cuối cùng và một ràng buộc cho một công
việc. Trong một dự án định thời biểu từ một ngày bắt đầu, một ngày thời
hạn cuối cùng có cùng một tác dụng như ràng buộc Finish No Later
Than trong việc tính sự trì trệ. Nếu ấn định các ngày thời hạn cuối cùng
cho các công việc trong những dự án xác định thời biểu từ một ngày kết
thúc, các công việc đó sẽ hoàn tất vào ngày thời hạn cuối cùng của chúng
trừ khi một ràng buộc đẩy chúng sang một ngày trước đó.
5.2.6 Xây dựng danh sách tài nguyên, nguồn lực
Khung nhìn Resource Sheet có thể thiết lập thêm nhiều trường cho
nguồn tài nguyên. Ví dụ: nếu cần nhập bằng tay các địa chỉ email cho các
nguồn tài nguyên, có thể thêm cột Email Address vào Resource Sheet
(Xem Thêm cột).
Một field (trường) là một cột trong một bảng để gõ nhập thông tin
thích hợp, thể hiện một thuộc tính nào đó (Ví dụ: Tên Tài nguyên-
Resource Names là một trường, thể hiện tên của các loại tài nguyên), tất
cả khung nhìnTable và form chứa các trường.

Hình 5.35. Các cột trong cửa sổ Resource Sheet

Mỗi trường trên Resource Sheet phục vụ một mục đích cụ thể như
sau:
Indicators: Mặc dù không thể gõ nhập vào trường Indicators, nhưng
các biểu tượng thỉnh thoảng xuất hiện ở đó. Một số biểu tượng xuất hiện
là sự phản hồi của Project đối với một hành động đã thực hiện. Ví dụ, có

111
thể thấy một dấu chỉ báo cho một nguồn tài nguyên được phân phối quá
mức. Trong những trường hợp khác dấu chỉ báo xuất hiện bởi vì đã nhập
ghi chú về nguồn tài nguyên.
Nếu đặt chuột lên trên một dấu chỉ báo, Project hiển thị thông tin
với biểu tượng được kết hợp (Tool tip).
Resource Name: Gõ nhập tên của nguồn tài nguyên. Đối với một
người, có thể gõ nhập tên của người đó hoặc có thể gõ nhập một mô tả
công việc chẳng hạn như Nguyễn Thanh An hoặc Product Analyst 2.
Type: Sử dụng cột này để xác định việc định nghĩa một nguồn tài
nguyên con người, chất liệu hoặc chi phí.
Project gọi là nguồn tài nguyên con người là các nguồn tài nguyên
Work.
Material Label: Đối với các nguồn tài nguyên chất liệu, xác định đơn
vị đo. Có thể thiết lập bất kỳ nhãn mà muốn. Ví dụ, có thể sử dụng
minute (phút) cho thời gian điện thoại đường dài, m3 cho cát hoặc miles
(dặm) cho việc sử dụng phương tiện vận chuyển.
Initials: Gõ các chữ cái đầu cho một tài nguyên hoặc chấp nhận mặc
định mà Project cung cấp, đây là chữ đầu tiên của tên nguồn tài nguyên.
Tên chỉ định này xuất hiện trên bất kỳ khung nhìn mà thêm trường
Initials. Thông thường tên của nguồn tài nguyên xuất hiện, nhưng có thể
tuỳ biến khung nhìn để hiển thị chữ cái nếu thích hơn.
Group: Ấn định các nguồn tài nguyên cho các nhóm nếu chúng có
chung một số đặc điểm chẳng hạn như một chức năng công việc. Sau đó
có thể sử dụng trường này làm một cơ cấu lập phân loại và hiển thị thông
tin về nhóm (trong ví dụ này là một chức năng công việc cụ thể) trái với
một nguồn tài nguyên riêng biệt. Ta chỉ việc gõ nhập một tên để tạo một
nhóm.
Hãy bảo đảm viết đúng chính tả tên nhóm y như mỗi lần sử dụng
nó nếu muốn lọc hoặc phân loại thông tin tài nguyên theo nhóm sau
này.
Max Units: Project biểu diễn lượng của một nguồn tài nguyên gốc
Work có sẵn để phân công dưới dạng một tỷ lệ phần trăm thời gian dành
cho công việc. Ví dụ, 100% bằng một đơn vị hoặc tương đương tất cả

112
thời gian làm việc mà một nguồn tài nguyên có thể cung cấp (có thể là
bán thời gian hoặc toàn thời gian); thường trên 100% là điểm mà một
nguồn tài nguyên được xem là phân phối quá mức. Đồng thời 50% là
một nửa của một đơn vị hoặc một nửa của thời gian làm việc có sẵn của
một nguồn tài nguyên toàn thời gian; 200% bằng thời gian công việc có
sẵn của hai nguồn tài nguyên toàn thời gian.
Std. Rate: Mức giá chuẩn là mức giá thường được tính cho công việc
của một nguồn tài nguyên. Project tính mức giá chuẩn mặc định của nó
bằng các giờ nhưng có thể xác định các gia số thời gian khác (Đối với
các nguồn tài nguyên Work, có thể sử dụng số phút, ngày, tuần, tháng
hoặc năm. Đối với các nguồn tài nguyên material, hãy nghĩ cước phí là
một đơn vị dựa vào material, Label). Để xác định một gia số thời gian
không phải số giờ, gõ nhập một dấu gạch chéo xuôi và sau đó nhập mẫu
tự đầu tiên của từ đại diện cho gia số (ví dụ, chi phí sử dụng một nguồn
tài nguyên là 200.000vnđ cho 1 ngày sử dụng, ta gõ 200.000/đ).
Ovt.Rate: Mức giá làm ngoài là mức giá được tính cho bất kỳ công
việc làm ngoài giờ mà một nguồn tài nguyên Work cung cấp. Lần nữa
Project tính mức giá mặc định bằng các giờ, nhưng có thể thay đổi đơn vị
mặc định như có thể làm cho mức giá chuẩn.
Cost/Use: Trong cột cost/use (đọc là chi phí mỗi lần sử dụng), cung
cấp một mức giá khác cho các chi phí được tính cho mỗi lần sử dụng một
nguồn tài nguyên cụ thể. Các chi phí nguồn tài nguyên có thể được dựa
vào mức giá standard (được tính bằng việc nhân số giờ với chi phí mỗi
giờ), trên mức giá cost/use (một chi phí cố định cho một nguồn tài
nguyên) hoặc trên một tổ hộp của hai thứ này. Project sử dụng kết hợp
trường Cost/Use và trường Std.Rate khi nó tính chi phí của một công
việc. Nếu thuê một món thiết bị với chi phí $25/h cộng với chi phí lắp đặt
là $100, ta phải thêm std.Rate là $25/h, ấn định một Cost/use là $100.
Accrue At: Trường này chỉ định cách và khi nào Project tính chi phí
nguồn tài nguyên cho một công việc có mức giá chuẩn hoặc mức giá làm
ngoài giờ. Tùy chọn mặc định là Prorated, nhưng cũng có thể chọn Start
hoặc End với kết quả sau:
- Nếu chọn Start và gán nguồn tài nguyên cho một công việc, Project
tính chi phí cho một công việc ngay khi công việc bắt đầu.

113
 - Nếu chọn End và ấn định nguồn tài nguyên đó cho một công việc,
Project tính chi phí cho công việc khi công việc hoàn thành.
- Nếu chọn Prorated và ấn định nguồn tài nguyên đó cho một công
việc, Project tích luỹ chi phí của công việc khi nguồn tài nguyên được ấn
định hoàn thành công việc theo kế hoạch.
Nếu xác lập mức giá cost-per-use (chi phí mỗi lần sử dụng) cho một
nguồn tài nguyên cụ thể và ấn định nguồn tài nguyên đó cho một công
việc, Project sử dụng trường Accrue At để quyết định xem chi phí có
được áp dụng lúc bắt đầu hoặc kết thúc công việc hay không. Nếu xác
lập trường Accrue At sang Start hoặc Prorated, Project tín chi phí lúc bắt
đầu công việc. Nếu xác lập trường Accrue At sang End, Project tính chi
phí lúc kết thúc công việc.
Base Calendar: Ở đây nhận dạng lịch mà Project sử dụng khi định
thời biểu nguồn tài nguyên. Lịch nhận dạng thời gian làm việc và thời
gian không làm việc. Project giả định rằng mỗi nguồn tài nguyên sử dụng
lịch Standard, nhưng như đọc sau trong chương này, có thể tạo các lịch
cho những nhóm nguồn tài nguyên (có lẽ để giải quyết công việc làm
theo ca) hoặc có thể chỉnh sửa lịch của một tài nguyên riêng lẻ để phản
ánh kỳ nghỉ hoặc thời gian không có mặt khác.
Code: Có thể sử dụng trường này làm một trường bao quát để ấn định
bất kỳ thông tin mà muốn kết hợp với một nguồn tài nguyên sử dụng một
chữ viết tắt thuộc một loại nào đó. Ví dụ, giả sử công ty của sử dụng mã
cost center, có thể muốn cung cấp mã cost - Center thích hợp cho nguồn
tài nguyên trong trường code. có thể phân loại và lọc thông tin theo các
chữ viết tắt mà cung cấp trong trường Code.
Sau khi tạo một nguồn tài nguyên, Project hiển thị số ID của nguồn tài
nguyên đó ở mép trái của Resource Sheet nằm bên trái cột Indicator.
Chỉnh sửa thông tin nguồn tài nguyên
Như vậy, có thể thiết lập một nguồn tài nguyên bằng cách nhập nó
trên Resource để tinh chỉnh bất kỳ sự ấn định nguồn tài nguyên. Để hiển
thị hộp thoại Resource Information, nhấp đôi bất kỳ nguồn tài nguyên
trên Resource Sheet hoặc nhấp tab Resource và trong nhóm Properties,
nhấp Resource Information.

114
 Hình 5.36. Hiển thị hộp thoại Resource Information
Sử dụng Resource Sheet, hầu hết thông tin được cung cấp trên tab
General, do đó phần này thảo luận các trường trong hộp thoại đã không
xuất hiện theo mặc định trong bảng Entry của Resource Sheet.
Ấn định một phương pháp giao tiếp
Trong hộp thoại Resource Information, sử dụng trường Email (xem
hình 5.37) để cung cấp địa chỉ email của một nguồn tài nguyên cụ thể.

Hình 5.37. Sử dụng tab General của hộp thoại Resource Information để thêm
thông tin về một nguồn tài nguyên chẳng hạn như địa chỉ email hoặc sự có mặt

Nếu đang sử dụng Outlook và đã lưu trữ địa chỉ email của nguồn tài
nguyên trong Address Book, có thể nhấp nút Details trong hộp thoại
Resource Information. Khi làm điều này, Project cố truy cập Outlook
contact thích hợp. Trong đó có thể sao chép địa chỉ email từ record

115
contact và trong trường email của Project trong hộp thoại Resource
Information, nhấn Ctrl+V để dán địa chỉ email.
Xác định sự có sẵn của nguồn tài nguyên
Giả sử cần thiết lập một nguồn tài nguyên để đại diện cho một công
việc cụ thể (ví dụ Internet)và có nhiều người có thể sử dụng nguồn tài
nguyên này nhưng không liên tục. Sử dụng bảng Rosource Availability
(xem hình 5.38), có thể xác định các khoảng thời gian mà nguồn tài
nguyên sẽ có sẵn.

Hình 5.38. Sử dụng bảng Resource Availability để nhận dạng khi một nguồn
tài nguyên có sẵn

Có thể đánh dấu bao quanh tính có sẵn của các nguồn tài nguyên đã
nhận dạng cho dự án.
Xác định giữ chỗ (booking)
Thêm nguồn lực cá nhân vào hệ thống tài nguyên
Thêm nguồn lực trong Microsoft Project yêu cầu bản Microsoft
Project Professional được kết nối với Project Server với một tài khoản có
quyền truy cập.
1. Nhấp chọn tab Resources. Trong nhóm Assignments, nhấp
Resource Pool, Enterprise Resource Pool.

Hình 5.39. Project Web Access được hiển thị trong trình duyệt web.

116
 Lưu ý: Các trình duyệt web có thể đã mở ra đằng sau dự án. Kiểm tra
các thanh công việc của Windows để xem nếu một trình duyệt Web mới
đã mở ra.
2. Trong Project Web Access, nhấn New Resource.

Hình 5.40. Lựa chọn New Resource

3. Xác định các mục sau đây về các nguồn tài nguyên mới:
Resource Type: Để thay đổi loại tài nguyên, trong danh sách Type,
chọn tài nguyên công việc, nguồn chi phí, hoặc nguồn nguyên liệu. Cũng
có thể chọn các tài nguyên là một nguồn ngân sách hoặc một nguồn tài
nguyên chung bằng cách chọn hộp kiểm tra ngân sách (Budget) hoặc
hộp kiểm Chung (Generic).

Hình 5.41. Hộp thoại Resource Type

* Lưu ý: Xóa tài nguyên có thể đăng nhập vào Project Server nếu
không muốn thu thập thông tin về các công việc mà các nguồn lực hoạt
động trên, hoặc nếu không muốn các nguồn tài nguyên đăng nhập vào
Microsoft Project Server.

117
 Resource Name and other identifying information: Bao gồm tên
thực tế của tài nguyên, cũng như các địa chỉ e-mail và giá trị Resource
Breakdown Structure (RBS).
Có thể đặt lịch giữ chỗ sử dụng nguồn tài nguyên.
Project Server - Enterprise Rosource Pool.
Trường Booking Type đưa ra hai lựa chọn: Committed và Proposed.
- Committed: chính thức ấn định nguồn tài nguyên cho dự án.
- Propose: đề xuất sử dụng một nguồn tài nguyên- nguồn tài nguyên
chưa được ấn định chính thức cho dự án - điều này làm cho lịch của
nguồn tài nguyên không được chạm đến bởi việc ấn định đề xuất cho dự
án.
Project không xem xét các lần booking đề xuất khi tính toán phân
phối nguồn tài nguyên. Do đó một nhà quản lý dự án khác có thể cam kết
cùng một nguồn tài nguyên cho một dự án khác trong cùng một khung
thời gian và Microsoft Project khác sẽ không nhận dạng nguồn tài
nguyên này và được phân phối quá mức.
Loại booking đã chọn cho một nguồn tài nguyên áp dụng cho tất cả
công việcấn định nguồn tài nguyên trong dự án.
Tạo một nguồn tài nguyên Generic và ấn định các trường tùy ý
Nguồn tài nguyên được xem xét đến về cơ bản là nguồn tài nguyên
generic - là một mô tả công việc chứ không phải là một người (ít ra là
chưa - ví dụ nhân công - người làm công). Để đánh dấu một nguồn tài
nguyên làm generic, đặt một dấu kiểm trong hộp Generic trong tab
General của hộp thoại Resource Information (xem hình 5.42).
Để ấn định các trường tùy ý thích hợp, nhấp tab Custom Fields và ấn
định bất kỳ giá trị thích hợp vào nguồn tài nguyên generic như được
minh hoạ trong hình 5.42.
Khi nhấp OK để đóng hộp thoại, thấy một biểu tượng trong cột
Indicator. Biểu tượng này biểu thị nguồn tài nguyên là Generic.

118
 Hình 5.42. Đánh dấu tích biểu thị nguồn tài nguyên là Generic

Tạo ngân sách một nguồn tài nguyên

Có thể thiết lập ngân sách (budget resouce) - một sự dự phòng hữu
dụng khác cho một nguồn tài nguyên thật sự, nguồn tài nguyên này gồm
những chi phí ước tính. Project cung cấp ngân sách các nguồn tài nguyên
để có thể xác định công việc và các chi phí sẽ được phân phối như thế
nào trong dự án. Ví dụ, giả sử muốn lập một ngân sách cho chi phí của
một đơn vị được yêu cầu trong thời gian hoạt động của dự án. Tạo một
nguồn tài nguyên cho đơn vị lưu trữ, xác lập type của nó dưới dạng Cost
và sau đó đánh dấu kiểm hộp kiểm budget trên tab General của hộp thoại
Rosource Information để làm cho nó trở thành ngân sách một nguồn tài
nguyên.
Project không cho phép nhập bất kỳ thông tin chi phí cho ngân sách
một nguồn tài nguyên trên một Rosource Sheet. Để gán một giá trị vào
ngân sách của một nguồn tài nguyên, trước tiên gán nó vào công việc
tổng kết dự án, nhưng Project sẽ không cho gán một giá trị khi gán ngân
sách nguồn tài nguyên. Thay vào đó cung cấp một giá trị bằng cách thêm
trường Budget Cost trong khung nhìn Task Usage hoặc khung nhìn
Rosource Usage.
* Thủ thuật:
Project không hiển thị công việc tổng kết dự án theo mặc định. Để
hiển thị nó bắt đầu trong một khung nhìn định hướng công việc chẳng
hạn như khung nhìn chart, nhấp tab Format cho khung nhìn - trong ví dụ,
nhấp tab Gantt Chart Tools Format và trong nhóm Show/ Hide, chọn hộp
kiểm Project Summary. Chú ý rằng Task Mode cho công việc tổng kết
dự án là Auto Schedule và không thể thay đổi giá trị đó.

119
 Cũng có thể thiết lập ngân sách một nguồn tài nguyên làm việc mà có
thể sử dụng để lập ngân sách cho số giờ làm việc mà dự định để thực
hiện cho toàn bộ dự án. Sau đó ấn định nguồn tài nguyên ngân sách
Work cho công việc tổng kết dự án. Để ghi chép số giờ làm việc muốn
lập ngân sách cho toàn bộ dự án, thêm trường Budget Work vào khung
nhìn Task Usage hoặc khung nhìn Rosource Usage và nhập giá trị ngân
sách. Khi theo dõi công việc cho các công việc dự án, có thể so sánh
công việc được thực hiện với công việc được lập ngân sách.
Thêm các ghi chú vào một nguồn tài nguyên
Nhấp tab Notes của hộp thoại Rosource Information. Hộp text Notes
được minh hoạ trong hình 5.43 là một hộp text dạng tự do trong đó có thể
gõ nhập bất kỳ thông tin mà muốn lưu trữ về nguồn tài nguyên. Ví dụ, có
thể muốn lưu trữ một lời nhắc nhở về kỳ nghỉ sắp tới của một nguồn tài
nguyên hoặc một lời giải thích về tính có sẵn của nguồn tài nguyên.

Hình 5.43. Thêm các ghi chú vào một nguồn tài nguyên

Sau khi gõ nhập text trong hộp này và nhấp Ok, một biểu tượng chỉ
báo Notes xuất hiện trong cột Indicator trên Rosource Sheet như được
minh họa trong hình 5.44.

120
Hình 5.44. Sử dụng hộp text này để lưu trữ thông tin về một nguồn tài nguyên

Hình 5.45. Không cần mở lại hộp thoại Rosource Information để đọc ghi chú
Thay vào đó đặt con trỏ chuột trên biểu tượng trong cột Indicators để
hiển thị nội dung của ghi chú.
Nếu nhiều dấu chỉ báo xuất hiện trong cột Indicator, Project hiển thị
thông tin về tất cả dấu chỉ báo khi trỏ sang cột Indicator.
Các lịch và nguồn tài nguyên
Project sử dụng một lịch cơ sở được gọi là Standard để tính thời gian
của dự án. Khi lần đầu tạo nguồn tài nguyên cho dự án, Project sử dụng
lịch cơ sở Standard làm lịch mặc định (8h/ngày và 40h/tuần) nếu đã
không chọn một lịch khác trong hộp thoại Project Information. Có thể
chỉnh sửa thời gian làm việc và tạo các ngoại lệ lịch cho các nguồn tài
nguyên để điều chỉnh một tuần làm việc khác hoặc thời gian nghỉ theo kế
hoạch.
Toàn bộ dự án có một lịch Standard và mỗi nguồn cũng có lịch
Standard riêng lẻ của nó. Các công tác cũng có thể có lịch riêng cho
chúng.

121
 Chỉnh sửa các giờ làm việc của một nguồn tài nguyên
Giả sử một nguồn tài nguyên cụ thể sẽ không có sẵn cả ngày vào một
ngày nào đó hoặc thậm chí một số ngày được xác định. Ví dụ tất cả bác
sĩ thực tập nội trú làm việc từ 1 giờ tối đến 6 giờ sáng vào các ngày trong
tuần, có thể thay đổi các giờ làm việc của một nguồn tài nguyên bằng
việc sử dụng hộp thoại Rosource Information. Để thay đổi tuần làm việc
cho các bác sĩ thực tập nội trú (intern) làm theo những bước sau đây:
1. Nhấp đôi nguồn tài nguyên Resource Sheet để mở hộp thoại
Resource Information.
2. Trên tab General, nhấp nút Change Working time.
Project hiển thị lịch của nguồn tài nguyên với ngày tháng hôm nay
được chọn. Các thời gian làm việc hiện hành xuất hiện bên phải lịch.
3. Nhấp tab Work Weeks (xem hình 5.46b).
4. Nhấp tuần làm việc (Default) đã được định nghĩa cho lịch bởi
Project.

Hình 5.46a. Chỉnh sửa các giờ làm việc của một nguồn tài nguyên

122
 Hình 5.46b. Chỉnh sửa các giờ làm việc của một nguồn tài nguyên

Chỉnh sửa phần làm việc mặc định

1. Nhấp nút Details. Project hiển thị hộp thoại Details (xem hình
5.48).
2. Chọn ngày muốn thay đổi nằm ở phía bên trái hộp thoại.

Hình 5.47. Để chỉnh sửa phần làm việc mặc định, chọn Default trên tab Work
Weeks

123
 Hình 5.48. Sử dụng hộp thoại này để định nghĩa lại 1 tuần làm việc

Để chọn nhiều ngày, sử dụng các kỹ thuật chọn Windows: Chọn các
ngày gần kề, nhấp ngày đầu tiên, sau đó nhấn giữ phím Shift trong khi
nhấp ngày cuối cùng. Để chọn các ngày không gần kề, nhấp giữ Ctrl khi
nhấp mỗi ngày muốn chọn.
3. Chọn tùy chọn Set Days to These Specific Working Times.

Hình 5.49. Tuỳ chọn Set Days

4. Trong phần Working times, định nghĩa thời gian làm việc cho
ngày được chọn.

124
 Hình 5.50. Định nghĩa thời gian làm việc cho ngày được chọn

5. Nhấp OK - Project hiển thị lại hộp thoại Change Working time.
Khi thay đổi tuần làm việc, sự thay đổi này không được xem là một
ngoại lệ. Thay vào đó nó sẽ được xem là tuần làm việc bình thường. Do
đó sẽ không chú ý bất kỳ thay đổi đối với lịch trong hộp thoại Change
Working time. Tuy nhiên, có thể nhận dạng thời gian cho bất kỳ ngày
làm việc cách ngày đó trên lịch; thời gian làm việc xuất hiện ở bên phải.
Ngăn thời gian nghỉ việc
Trong thực tế, các nguồn tài nguyên con người có các ngày nghỉ việc.
Để tránh việc phân phối quá mức một người bằng việc ấn định công việc
trong một thời gian nghỉ việc, nên đánh dấu các ngày nghỉ việc là một
ngoại lệ trên lịch.
Để thêm ngày nghỉ cho các tài nguyên vào lịch:
1. Nhấp đúp nguồn tài nguyên trên Rosource Sheet để mở hộp thoại
Resource Information.
2. Trên tab General, nhấp nút Change Working time. Project hiển
thị lịch của nguồn tài nguyên với ngày tháng hôm nay được chọn.
3. Nhấp trong cột Name trên tab Exceptions và gõ nhập một tên giúp
nhớ mục đích của ngày nghỉ thêm này (xem hình 5.51).

125
 Hình 5.51. Nhập tên cho ngày nghỉ thêm

4. Nhấp trong cột Start và chọn ngày tháng mà ngày nghỉ thêm bắt
đầu.
5. Nhấp trong cột Finish và chọn ngày tháng mà ngày nghỉ thêm kết
thúc.
Nhấp bất cứ nơi nào bên ngoài Finish và Project xác lập mọi ngày
giữa ngày bắt đầu và ngày kết thúc như là một ngoại lệ trên lịch. Ngoài
ra nút Details và nút Delete trở nên có sẵn (xem hình 5.52).
Theo mặc định, Project xác lập ngoại lệ đã tạo là thời gian không làm
việc, nhưng nếu cần mô tả ngoại lệ một cách đầy đủ hơn, nhấp nút
Details. Trong hộp thoại Details, có thể định nghĩa các chi tiết của một
thời gian làm việc hoặc một ngoại lệ thời gian không làm việc. Ví dụ, có
thể thay đổi thời gian làm việc sử dụng hộp thoại Details. Nếu thích hợp,
cũng có thể thiết lập ngoại lệ dưới dạng một ngoại lệ lặp lại.
Nhấp OK hai lần để lưu lại.

126
Hình 5.52. Project sử dụng dấu gạch dưới để đánh dấu những ngoại lệ cho lịch
làm việc thông thường của nguồn tài nguyên

Ấn định các nguồn tài nguyên cho các công việc

Cuối cùng đã có thể ấn định các nguồn tài nguyên cho các công việc.
Như đã ghi chú trước đó trong chương này, định nghĩa các nguồn tài
nguyên của dự án sẽ giúp quản lý dự án một cách hiệu quả hơn cả trong
việc định thời biểu và trong chi phí.
Ấn định các nguồn tài nguyên cho các công việc
Có thể dễ dàng ấn định các nguồn tài nguyên cho các công việc từ
khung nhìn Gantt Chart. Nhấp bước tắt xem Gantt Chart tại mép phải của
Status Bar hoặc nhấp phần trên cùng của nút Gantt Chart trong nhóm
View trên tab Task của Ribbon để chuyển sang khung nhìn Gantt Chart.
Sau đó làm theo những bước sau đây để phân công các nguồn tài nguyên
cho các công việc.
1. Chọn công việc mà muốn phân công một nguồn tài nguyên.
Có thể nhấp thanh công việc trên Gantt Chart hoặc có thể nhấp bất kỳ
cột trong bảng Gantt.

127
 2. Nhấp tab Resource và trong nhóm Assignments, nhấp nút Assign
Resource để mở cửa sổ Assign Resource (xem hình 5.53).

Hình 5.53. Sử dụng cửa sổ Assign Resource để ấn định một nguồn tài nguyên
cho công việc được nhận dạng ở phần trên cùng của hộp thoại

3. Chọn nguồn tài nguyên muốn ấn định từ danh sách Resource Name
của hộp thoại Assign Resource.

Hình 5.54. Chọn nguồn tài nguyên muốn ấn định từ danh sách
Resource Name

Có thể định nghĩa một nguồn tài nguyên đang cố ấn định hay không?
không cần quay lại Resource Sheet. Chỉ việc gõ nhập tên của nguồn tài
nguyên trong cột Resource Name của hộp thoại Assign Resource.
5. Nếu sử dụng hộp thoại Project Server, và dự định sử dụng Resource
Subsstitution Wizard, trong trường R/D, gõ nhập “R” thay cho Request
để biểu thị rằng bất kỳ nguồn tài nguyên có những kỹ năng được yêu cầu
có thể thực hiện công việc. Hoặc gõ nhập “D” thay cho Demand để biểu

128
thị rằng nguồn tài nguyên được tuyển chọn được yêu cầu cụ thể để thực
hiện công việc.
6. Làm một trong những điều sau đây để phân công lượng của một
nguồn tài nguyên.
Để ấn định lượng bất kỳ, ngoại trừ 100% nguồn tài nguyên, gõ nhập
đại lượng dưới dạng một tỷ lệ phần trăm trong cột Units (Project áp dụng
các đơn vị trong các tỷ lệ phần trăm do đó 100% bằng một đơn vị của
nguồn tài nguyên).
Để ấn định một đơn vị (100%) của một nguồn tài nguyên, để trống cột
Units bởi vì Microsoft Project 2013 ấn định 100% theo mặc định.
Không cần gõ nhập dấu phần trăm (%). Project mặc định các tỷ lệ
phần trăm. Ví dụ, nếu gõ nhập 50 - Project đổi mục nhập này thành
50%. Hãy nhớ rằng: không thể ấn định ít hơn 1% phần trăm thời gian
của một nguồn tài nguyên.
7. Nhấp Assign.
Project đặt một dấu kiểm trong cột tận cùng bên trái của cửa sổ
Assign Resource để biểu thị rằng nguồn tài nguyên được ấn định cho
công việc được chọn và Project tính toán chi phí của nguồn tài nguyên sử
dụng chi phí mà đã cung cấp khi định nghĩa nguồn tài nguyên.
8. Lặp lại các bước 3, 4 và 5 để ấn định các nguồn tài nguyên cho
công việc được chọn hoặc để chọn một công việc khác trong dự án, sau
đó lặp lại các bước 3, 4 và 5.
9. Khi ấn định xong các nguồn tài nguyên, nhấp Close.
Ấn định một nguồn tài nguyên ngân sách
Để ấn định một nguồn tài nguyên ngân sách cho dự án, trước tiên phải
hiển thị công việc tổng của dự án. Ta có thể thực hiện trong bất kỳ khung
nhìn nào của Microsoft Project 2013. Ví dụ: sẽ bắt đầu trong khung nhìn
Gantt Chart. Nhấp tab Format của khung nhìn. nhấp tab Gantt Chart
Tools. Sau đó trong nhóm Show/hide, chọn hộp kiểm Project Summary
Task (xem hình 5.55). Công việc đầu tiên trong dự án mang tên file của
dự án.

129
 Hình 5.55. Để ấn định một nguồn tài nguyên ngân sách, phải hiển thị
công tác tổng của dự án

Sau khi chắc chắn hiển thị công tác tổng của cả dự án, làm theo những
bước sau đây để phân công một nguồn tài nguyên ngân sách.
1. Nhấp cộng tổng của dự án và sau đó nhấp tab Resource trên
Ribbon.
2. Trong nhóm Assignments, nhấp nút Assign Resource để mở cửa sổ
Assign Resource (xem hình 5.56).

Hình 5.56. Mở cửa sổ Assign Resource

130
 3. Nhấp nguồn tài nguyên ngân sách và nhấp Assign. Project đặt một
dấu kiểm trong cột tận cùng bên trái bên cạnh nguồn tài nguyên để biểu
thị rằng nguồn tài nguyên được phân công cho công việc được chọn.
Không thể gán bất kỳ giá trị vào nguồn tài nguyên ngân sách vào lúc này,
do đó nhấn Close.
Trong khi công việc dự án được chọn, nút Assign sẽ không có sẵn cho
bất kỳ nguồn tài nguyên ngoại trừ một nguồn tài nguyên ngân sách.
4. Để gán một giá trị vào nguồn tài nguyên ngân sách, chuyển sang
khung nhìn Task Usage hoặc Resource Usage (sử dụng các nút bước tắt
View tại mép phải của status Bar hoặc nhấp tab View trên Ribbon và
chọn một khung nhìn). Trong hình 5.57, khung nhìn Task Usage và
Resource Usage đang được sử dụng.

Hình 5.57. Khung nhìn Task Usage và Resource Usage

5. Để thêm giá trị nguồn tài nguyên ngân sách vào một ngày cụ thể,
thêm các trường Budget Cost hoặc Budget Work vào phần Details của
khung nhìn và nhập giá trị ngân sách. Để thêm giá trị nguồn tài nguyên
ngân sách vào dự án, bất kể khung thời gian, thêm các trường Budget
cost và Budget Work vào phần bảng của khung nhìn và nhập giá trị
ngân sách cho chi phí ngân sách hoặc nguồn tài nguyên làm việc ngân
sách.

131
 Nhận sự trợ giúp trong khi chọn các nguồn tài nguyên để ấn định
Chú ý một dấu cộng (+) kế bên các tuỳ chọn Resource list ở phần
trên cùng của cửa sổ Assign Resource. Nếu nhấp dấu cộng này, hộp mở
rộng cung cấp các cách nhằm làm cho việc chọn các nguồn tài nguyên
trở nên dễ dàng hơn.
Nếu đánh dấu chọn hộp kiểm Filer By, Project trình bày một danh
sách dài liệt kê những cách mà có thể giới hạn danh sách nguồn tài
nguyên. Ví dụ, có thể giới hạn chỉ việc tìm kiếm nguồn tài nguyên chất
liệu hoặc có thể tìm kiếm nguồn tài nguyên trong một nhóm cụ thể. Có
thể ấn định các nguồn tài nguyên cho các nhóm nếu các nguồn tài
nguyên có chung một đặc điểm. Nếu không tìm thấy bộ lọc muốn sử
dụng, có thể tạo bộ lọc riêng của mình bằng việc nhấp nút More Filters
và trong hộp thoại More Filters vừa xuất hiện, nhấp New.
Cách Project tính giá trị cho thời gian có mặt để làm việc
Project tính giá trị cho thời gian có mặt để làm việc bằng việc sử dụng
lịch, chu kỳ có mặt của nguồn tài nguyên và thời hạn của công việc. Dựa
vào lịch của nguồn tài nguyên mà Project tính toán số giờ cho công việc
làm việc bởi vì tính có mặt của nguồn tài nguyên có thể được giảm bởi
chu kỳ có mặt và bởi những nhiệm vụ khác. Project nhân các giờ làm
việc có sẵn với giá trị chu kỳ có mặt và sau đó trừ cho các giờ làm việc
hiện có để quyết định các giờ Available to Work.
Xét ví dụ: Giả sử có một công việc cần hoàn tất trong thời gian 10
ngày và lịch cung cấp làm việc 8h/ngày. Nếu ngày thứ Ba là một ngày lễ
và các ngày Sáu và Bảy là ngày cuối tuần, chỉ có 7 ngày để hoàn thành
công việc. Nếu phân công một nguồn tài nguyên cho công việc này toàn
thời gian, nguồn tài nguyên này được phân phối trong 56h. Nếu chu kỳ
có mặt của nguồn tài nguyên đã được xác lập sang 50%, sự có mặt của
nguồn tài nguyên sẽ được giảm xuống 28h và nếu nguồn tài nguyên đã
được phân công cho một công việc khác trong 25% thời gian vào các
ngày 1 và 2 (4giờ), các giờ Available To Work của nguồn tài nguyên sẽ
giảm xuống thành 24h.
Nếu đánh dấu kiểm hộp Available To Work, có thể xác định số giờ
mà cần nguồn tài nguyên làm việc. Microsoft Project 2013 tính toán các
giờ còn lại của mỗi nguồn tài nguyên trong thời hạn của công việc và sau

132
đó so sánh kết quả tính toán với số giờ đã xác định. Các nguồn tài
nguyên có các giờ có mặt - bằng hoặc lớn hơn số đã cung cấp xuất hiện
trong danh sách cùng với những nguồn tài nguyên đã được phân công
cho công việc được chọn.
Nếu cần một nguồn tài nguyên trong 12 ngày, gõ nhập 12d trong hộp
Available To Work và Project chuyển đổi giá trị này thành 96h.
Có thể nhấp nút Add Resource để hiển thị một danh sách các nguồn
mà từ đó có thể chọn một nguồn tài nguyên. Những nguồn này bao gồm
Active Directory, Address book (nếu sử dụng một chương trình email
tương thích MAPI chẳng hạn như Microsoft Outlook hoặc Windows
mail), Microsoft Project Server - các mục có sẵn trong danh sách phụ
thuộc vào môi trường làm việc.
Khi nhấp add Resource, một trong các tuỳ chọn xuất hiện là Active
Directory, một tính năng Windows, nhà quản trị có thể thiết lập một
Active Directory chứa một danh sách người thực hiện và thông tin liên
lạc cho những người này.
Cửa sổ Assign Resource cũng chứa một nút Graphs có thể sử dụng để
biểu diễn bằng đồ thị tính có sẵn của một nguồn tài nguyên. Hãy lưu ý
những đồ thị này không liên quan cụ thể đến một công việc đang xem xét
phân công. Thay vào đó chúng tập trung vào nguồn tài nguyên.
Mặc dù về mặt kỹ thuật, có thể chọn nhiều nguồn tài nguyên để vẽ đồ
thị, nhưng hành động này có thể không hữu dụng cho lắm khi cố chọn
các nguồn tài nguyên để phân công cho một công việc.
Biến thể Work của Resource Graph xuất hiện trong một khung nhìn
phân tách khi nhấp nút Graph trong cửa sổ Assign Resource (xem hình
5.54). Đồ thị này thể hiện lượng công việc (bất kể công việc) được ấn
định cho nguồn tài nguyên được chọn trên cơ sở hàng ngày.
Nếu nhấp chuộtphải phầnđồ thị, có thể chọn một khung nhìn khác cho
nguồn tài nguyên được chọn. Ví dụ, có thể chọn Work Availability và về
cơ bản sẽ thấy sự nghịch đảo của biến thể Work của Resource Graph.
Mỗi thanh đại diện cho thời gian có sẵn thay vì thời gian được phân phối.
Có thể sử dụng thanh cuộn nằm ở phía bên trái ở cuối khung nhìn để
cuộn qua các nguồn tài nguyên. Không cần sử dụng cửa sổ Assign
Resource để chọn một nguồn tài nguyên.

133
 Sử dụng những thủ thuật sau đây khi làm việc trong cửa sổ Assign
Resource để ấn định các nguồn tài nguyên cho các công việc:
- Có thể ấn định một số nguồn tài nguyên khác nhau cho cùng một
công việc bằng việc đơn giản chọn mỗi nguồn tài nguyên. Có thể chọn
một nguồn tài nguyên và ngay lập tức nhấp Assign hoặc có thể sử dụng
các kỹ thuật chọn Windows chuẩn để chọn một số nguồn tài nguyên và
sau đó nhấp Assign chỉ một lần.
- Có thể ấn định một nguồn tài nguyên cho một công việc trên cơ sở
bán thời gian bằng việc ấn định không quá 100 trong cột. Số mà gõ nhập
ở đây tượng trưng cho phần trăm thời gian làm việc mà muốn nguồn tài
nguyên dành ra cho công việc.
- Có thể ấn định nhiều nguồn tài nguyên bằng việc ấn định hơn 100
trong cột Units.
- Có thể sử dụng các nguồn tài nguyên chất liệu bằng hai cách: Fixed
(cố định) và Variable (khả biến).
- Khi sử dụng sự tiêu thụ cố định, ấn định rằng - bất kể công việc kéo
dài trong bao lâu - sẽ sử dụng cùng một đại lượng của chất liệu. Ví dụ để
xây dựng một hồ bơi, cần 2 tấn bê tông - bất kể mất bao lâu để đổ bê
tông.
Khi sử dụng sự tiêu thụ khả biến, biểu thị rằng khoảng thời gian cần
cho công việc ảnh hưởng đến lượng mà mong đợi sử dụng. Ví dụ, khi
xén bãi cỏ bằng một máy cắt cỏ chạy bằng gas, lượng gas tiêu thụ phụ
thuộc vào việc chạy máy cắt cỏ trong bao lâu.
Chỉ định sự tiêu thụ cố định hoặc khả biến trong cột Units của hộp
thoại Assign Resources. Để phân biệt giữa sự tiêu thụ cố định và sự tiêu
thụ khả biến, cung cấp mức thời gian mà qua đó tiêu thụ một nguồn tài
nguyên khả biến chẳng hạn như "mỗi giờ" (per hour) hoặc mỗi ngày (per
day).
Sau khi ấn định một nguồn tài nguyên cho một công việc, tên nguồn
tài nguyên xuất hiện kế bên thanh công việc trên Gantt Chart theo mặc
định. Phụ thuộc vào loại công việc mà xác lập, có thể sử dụng các nguồn
tài nguyên được ấn định để không chỉ chỉnh sửa các chiều dài công việc
riêng lẻ mà còn toàn bộ thời biểu dự án. Ví dụ, nếu không ấn định thêm
các nguồn tài nguyên cho một công việc đơn vị cố định (fixed - unit)

134
được điều khiển bởi nỗ lực, Project rút ngắn thời hạn của công việc. Khối
lượng công việc cần hoàn tất không thay đổi nhưng nỗ lực đồng thời bổ
sung rút ngắn thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. Hoặc nếu ấn
định một nguồn tài nguyên để làm việc bán thời gian trên một công việc
được điều khiển để làm việc, có thể thấy rằng có thể hoàn thành một số
công việc cùng lúc.

Hình 5.58. Nếu cấp phát quá mức một nguồn tài nguyên bằng việc ấn định
nguồn tài nguyên nhiều hơn có sẵn, Project hiển thị nguồn tài nguyên bằng
màu đỏ trên khung nhìn Resource Sheet

Loại bỏ hoặc thay thế một nguồn tài nguyên phân bổ cho công việc
Để loại bỏ một sự ấn định nguồn tài nguyên cho một công việc, làm
theo những bước sau đây:
1. Sử dụng khung nhìn Gantt Chart, chọn công việc muốn loại bỏ
việc ấn định nguồn tài nguyên.
2. Nhấp tab Resource và trong nhóm Assignments nhấp nút Assign
Resource đến hiển thị hộp thoại Assign Resource.
3. Bật sáng nguồn tài nguyên mà muốn loại bỏ ra khỏi công việc.
Ta thấy một dấu kiểm kế bên nguồn tài nguyên trong cột từ phần bên
trái của hộp thoại.
4. Nhấp Remove như được minh hoạ trong hình.

135
 Hình 5.59. Loại bỏ các nguồn tài nguyên ra khỏi công việc bằng việc chọn
chúng trong cửa sổ Assign Resource và nhấp Remove

Có thể chắc chắn vào một thời điểm nào đó trong dự án, ta sẽ muốn
thay đổi nguồn tài nguyên ấn định cho một công việc nào đó. Để chuyển
một nguồn tài nguyên này sang một nguồn tài nguyên khác trên một công
việc cụ thể, ta làm như sau:
1. Chọn công việc muốn chuyển đổi các nguồn tài nguyên.
2. Mở hộp thoại Assign Resource.
3. Bật sáng nguồn tài nguyên muốn loại bỏ ra khỏi công việc; một dấu
kiểm xuất hiện kế bên nguồn tài nguyên được ấn định.
4. Nhấp Replace. Project hiển thị hộp thoại Replace Resource, để
cho phép dễ dàng thay thế cho các nguồn tài nguyên.

Hình 5.60. Hộp thoại Replace Resource trông rất giống hộp thoại Assign
Resource

136
 5. Bật sáng mỗi nguồn tài nguyên mà muốn ấn định và cung cấp các
đơn vị.
6. Nhấp Ok

5.3 PHÂN PHỐI LỊCH TRÌNH VÀ ĐƯỜNG GĂNG

Sử dụng công cụ hỗ trợ để tạo đường găng của dự án.
Sử dụng Gantt Chart Wizard để hiển thị đường găng
Trước khi bắt đầu, cần phải thêm nút công cụ Gantt Chart Wizard
lên thanh ribbon của Ms Project.
1. Nhấn File > Options > Customize Ribbon.

Hình 5.61. Chọn tab Customize Ribbon

2. Trong cột bên phải, nhấn chọn tab muốn thêm nút Gantt Chart
Wizard (Ví dụ muốn nút Gantt Chart Wizard hiển thị trong tab View),
sau đó nhấn New Group.
3. Nhập tên cho nhóm vừa tạo (Ví dụ: Wizards), nhấn New Group
(Custom), nhấn Rename, gõ tên mới, sau đó nhấn OK.

137
 Hình 5.62. Nhấn mục View, sau đó Hình 5.63. Đổi tên cho nhóm
nhấn New Group vừa tạo

4. Trong cột bên trái, nhấn mũi tên thả xuống Choose commands
from, và sau đó nhấn Commands Not in the Ribbon.

Hình 5.64. Nhấp chuột vào mũi tên phía dưới Choose commands from

138
 Hình 5.65. Tại thực đơn thả xuống chọn Commands Not in the Ribbon

5. Sử dụng thanh cuộn bên trái, nhấp chọn Gantt Chart Wizard. Bên
cột phía phải, hộp sáng kích hoạt ở mục mới đã tạo ở bước 2, nhấp Add,
OK.

Hình 5.66. Nhấp chọn Gantt ChartWizard bên cửa sổ bên trái, nhấn nút Add

6. Nhập vào tab thêm mục Gant Chart Wizard (tab View), Gantt
Chart Wizard.

139
 Hình 5.67. Nút Gantt Chart Wizard hiển thị trên thanh ribbon của tab View

7. Theo các bước hướng dẫn để tạo đường găng.

Hình 5.68. Bước 1 - Nhấn nút Gantt Chart Wizard trên thanh ribbon của tab
View. Nhấn chọn Next

Hình 5.69. Bước 2 - Chọn Critical path để hiển thị đường găng của dự án

140
Hình 5.70. Bước 3 - Chọn thông tin muốn hiển thị trên đường găng - giá sử
hiển thị thông tin về tài nguyên và ngày sử dụng

Hình 5.71. Lựa chọn hiển thị đường phụ thuộc giữa các công việc, nếu muốn
chọn Yes, nhấn nút Next chuyển sang bước tiếp theo

Hình 5.72. Hiển thị đường găng của dự án (tiếp) - nhấn chọn Format It

141
 Hình 5.73. Nhấn nút Exit Wizard để hiển thị đường găng của dự án

Hình 5.74. Hiển thị đường găng của dự án - đường màu đỏ nối các công tác
màu đỏ trên sơ đồ ngang

Hiển thị thời gian dự trữ

Mở hộp thoại More View, Chọn Detail Gant để hiển thị thời gian dự
trữ.

Hình 5.75. Hộp thoại More View

142
Hình 5.76. Thời gian dự trữ hiển thị trên công việc không găng

143
 Chương 6
SƠ ĐỒ MẠNG TRONG MICROSOFT PROJECT 2013
TRÌNH BÀY CÔNG VIỆC TRÊN ĐỒ THỊ

Trong chương này sẽ thể hiện trình tự thực hiện lập tiến độ dự án
bằng sơ đồ mạng trong Ms Project 2013:
Bước 1: Trình bày theo định dạng sơ đồ mạng (Network Diagram).
Bước 2: Điều chỉnh cỡ của các hộp chứa công việc.
Bước 3: Điều chỉnh các trình bày để xem dự án và bố cục in.
Bước 4: Sắp xếp lại cho hợp lý.

6.1 SƠ ĐỒ MẠNG DỰ ÁN TRONG MICROSOFT PROJECT 2013

6.1.1 Các phần tử của sơ đồ mạng

Sơ đồ mạng trong Ms Project 2013 thuộc loại sơ đồ mạng PERT.
Sơ đồ mạng PERT gồm các phần tử:
Các nút công việc:

Hình 6.1. Nút công việc trong Ms Project 2013

Và đường liên kết giữa các công việc:

144
 Hình 6.2. Đường liên kết gữa các công việc

6.1.2 Thể hiện sơ đồ mạng trong Microsoft Project 2013

 Mở khung nhìn Network Diagram, từ menu View, nhấp Network
Diagram.

Hình 6.3. Cửa sổ Network Diagram hiển thị sơ đồ mạng

6.1.3 Điều chỉnh kích cỡ của những hộp chứa công việc

Hình 6.4. Chọn Format Box để điều chỉnh hộp chứa công việc

145
 Hình 6.5. Hộp thoại Format Box để định dạng (về hình dáng, màu sắc cho
đường viền của hộp, màu nền,...) cho hộp công việc

Hình 6.6. Điều chỉnh dữ liệu hiển thị của những hộp chứa công việc

Muốn tạo một định dạng mới cho hộp công việc, nhấp nút New trên
hộp thoại Data Templates, ta được hình:

Hình 6.7. Tạo định dạng hộp chứa công việc mới -gõ tên Hộp công việc,
chọn các thông tin muốn hiển thị trên hộp

146
 Hình 6.8. Lựa chọn thông số trình bày trong hộp công việc bằng cách
nhấn vào nút thả xuống trong mục Choose cell(s)

Hình 6.9. Từ thực đơn thả xuống, chọn thông số muốn trình bày trong hộp
công việc (% hoàn thành công việc, Thời gian thực hiện công việc, Chi phí
cho công việc đó,...)

Hình 6.10. Hiệu chỉnh số hàng - số cột trong hộp công việc bằng cách
nhấn vào nút Cell Layout

147
 Hình 6.11. Sao chép một định dạng của công việc có sẵn bằng cách nhấn nút
Copy trên hộp thoại Data Template

Hình 6.12. Tạo hộp công việc mẫu

Chỉnh sửa một định dạng hộp công việc bằng cách nhấp chọn nút Edit
trên hộp thoại Data Templates.

Hình 6.13. Sửa lại thông tin muốn hiển thị trên hộp công việc bằng cách nhấp
vào các nút thả xuống tại các ô thông tin hiển thị

148
Hình 6.14. Chọn font chữ trong hộp công việc bằng cách nhấp nút Font

Hình 6.15. Xem dự án và bố cục chung để in

Bước 4: Sắp xếp lại Network Diagram.

Hình 6.16. Chọn đường liên hệ giữa các công việc không có đường xiên

149
6.2 TRÌNH BÀY CÔNG VIỆC TRÊN ĐỒ THỊ
Ms Project 2013 trình bày trên đồ thị tất cả các nguồn lực, tài nguyên
riêng và chung cần sử dụng để hoàn thành dự án.
6.2.1 Biểu đồ tài nguyên
 Để xem biểu đồ tài nguyên, chọn tab View, Other Views, Resource
Graph.

Hình 6.17. Mở cửa sổ Resource Graph để xem biểu đồ nguồn lực

Xem đồ thị nguồn lực chung: trên màn hình Resource Graph:
- Chọn menu Format.
- Chọn Bar Style. Hộp thoại Bar Style xuất hiện.
- Chuyển con trỏ đến phía tría dưới Filtered Resources và
Overallocated Resources.
- Bấm mũi tên hướng xuống trong Show as.
- Chọn Bar.
- Điều chỉnh mục Color và Pattern theo yêu cầu.
- Điều chỉnh các mục theo lựa chọn trên hình.
- Bấm Ok ta được hình.

150
Hình 6.18. Chọn hiển thị dạng thanh màu xanh cho tài nguyên được phân bổ
và phân bổ quá mức

Hình 6.19. Xem đồ thị nguồn lực chung

6.2.2 So sánh tài nguyên chung và riêng

- Trên màn hình Resource Graph, Chọn menu Format.
- Chọn Bar Style. Hộp thoại Bar Style xuất hiện.
- Chuyển con trỏ đến phía tría dưới Filtered Resources và
Overallocated resources.
- Bấm mũi tên hướng xuống trong Show as.

151
 - Chọn Bar.
- Điều chỉnh mục Color và Pattern theo yêu cầu.
- Điều chỉnh các mục theo lựa chọn trên hình.

Hình 6.20. So sánh nguồn lực chung và riêng

- Bấm Ok ta được hình.

Hình 6.21. So sánh nguồn lực chung và riêng (tiếp)

6.2.3 Kiểm tra tài nguyên vượt quá khả năng năng cung ứng

152
Hình 6.22. Mở đồng thời hai khung nhìn Gant Chart và Resource Graph, phần
tài nguyên màu đỏ (được khoanh tròn trên hình vẽ) trên khung nhìn Resource
Graph cho biết nguồn lực sử dụng vượt quá khả năng cho phép

6.3 CÂN ĐỐI HIỆU CHỈNH VÀ PHÂN PHỐI HỢP LÝ TÀI

NGUYÊN
Nhận biết và giải quyết các xung đột về tài nguyên, nguồn lực trong
kế hoạch dự án, Ms Project 2013 cho phép xem xét, tái phân bổ và hợp lý
hoá sự phân bổ các tài nguyên, nguồn lực đó cho dự án.
Trình tự thực hiện:
- Lưu ý ngày kết thúc dự án: Project, Project Information.

Hình 6.23. Ghi nhận ngày kết thúc Finish date để xem xét sự thay đổi đến thời
gian thực hiện dự án

153
Hình 6.24. Xem xét nguồn lực riêng bằng cách dùng cửa sổ kết hợp Gant Chart
và Resource Graph

Cô lập và phân tích mỗi xung đột của việc quá tải:
- Xem xét mỗi loại tài nguyên một cách riêng lẻ;
- Cuộn sang trái hoặc phải dưới Resource Graph để xem sơ đồ thanh
cho toàn dự án;
- Ở mỗi điểm phân bổ quá mức, dùng sơ đồ Gant trong màn hình phía
trên để nhận dạng những công việc được lập kế hoạch cho quảng thời
gian quá tải;
- Các công việc được thực hiện song song là nguyên nhân gây quá tải.
Xem xét từng công việc riêng lẻ:
- Nhấp đúp lên công việc đó - cửa sổ Task Information xuất hiện;
- Chọn tab Resources;
- Xem xét %, số lượng tài nguyên phân bổ cho công việc đó;

Hình 6.25. Tài nguyên phân bổ cho công việc

- Xem xét công việc kế tiếp;

154
 - Xác định cách hợp lý và thích hợp nhất để giảm quá tải dưới 100%;
- Quyết định cho phép làm thêm giờ hoặc phân bổ lại nguồn lực.
Chuyển công việc đến những giai đoạn dư thời gian hoặc nguồn lực,
hoặc mở rộng lịch trình của dự án;
- Bấm nút OK hoặc Cancel để xác định/bỏ sự lựa chọn.
Để xem biểu đồ tài nguyên khác ta làm như sau:
- Cuộn sang trái hoặc phải dưới tên tài nguyên được hiển thị ở cửa sổ
Resource Graph;
- Hoặc nhấn nút Page Up hoặc Page Down trên bàn phím, hoặc nhấn
chuột phải vào phía bên trái hiển thị tên tài nguyên được hiển thị biểu đồ,
Chọn Next Resource.

Hình 6.26. Nhấn phím phải chuột vào phía trái của cửa sổ Resource Graph rồi
chọn Next Resource để xem biểu đồ của tài nguyên, nguồn lực tiếp theo

Một cách hữu dụng khác để xem xét việc phân bổ nguồn lực là
Resource Allocated:
- Nhấn tab View, chọn Other View, More View.
- Chọn Resource Allocation, nhấn Apply.

155
 Hình 6.27. Chọn Resource Allocation rồi nhấn Apply

Ta được màn hình như hình vẽ:

Hình 6.28. Xem bằng Resource Allocation

- Phần sơ đồ phía trên là Resource Usage view, hiển thị mỗi nguồn
lực với các công việc được phân bổ. Những nguồn lực được phân bổ quá
mức sẽ có màu đỏ (phần được khoanh) với thời gian và định lượng công
việc cũng được hiển thị màu đỏ.
- Phần màn hình phía dưới hiển thị sơ đồ Gant, khi một công việc nào
đó được chọn ra trong phần Resource Usage, nó chỉ hiển thị những thanh
công việc liên quan đến công việc được chọn.

156
 - Để xem nhiều hơn một công việc, giữ phím Ctrl và bấm các công
việc cần xem.
Ms Project 2013 tự động phân đều khối lượng công việc cho mỗi
nguồn lực trên thời gian thực hiện của công việc theo cách nó tạo ra mức
công việc thấp nhất trong mỗi thời kỳ.
Trước khi cố gắng tái phân bổ bất cứ một nguồn lực nào, hãy lưu tập
tin và tạo một tệp tin mới bằng cách vào File, Save As.
Cho phép làm thêm giờ với những nguồn lực quá tải
Vẫn sử dụng cửa sổ kết hợp Gant Chart và Resource Graph:
- Xem xét lại mỗi trường hợp bị phân bổ quá mức, trong trường hợp
quá tải nhỏ (10%), cân nhắc đến thời gian làm thêm cho nguồn lực.
- Nếu tỷ lệ chi trả cho thời gian làm thêm khác với chi trả bình
thường, ta bấm vào công việc bị quá tải.
- Bấm chọn cửa sổ bên dưới.
- Nhấn đúp vào công việc riêng bị quá tải để mở hộp thoại Resource
Information.
- Chọn tab Cost.
- Nhập vào giá tài nguyên làm ngoài giờ trong mục Overtime Rate.
- Bấm OK.

Hình 6.29. Làm thêm giờ cho công việc A

157
 Hình 6.30. Xem xét công việc B

Phân bổ lại công việc

Trong trường hợp quá tải lớn hơn 30%, những thành viên khác có kỹ
năng tương tự, cần cân nhắc đến việc phân bố lại công việc hoặc một
phần của công việc đến người khác.
- Xem sơ đồ Gant.
- Xem tên và khối lượng công việc của tất vả nguồn lực trên công
việc.
- Xác định nguồn lực hiện có để giúp đỡ những thành viên quá tải.
- Dùng Task Entry Form (View, Other View, More View, Task Entry,
Apply) phân bổ lại công việc đến những thành viên khác.

Hình 6.31. Phân bổ lại công việc

158
 Chuyển công việc sang khoảng thời gian chùng trong dự án
Trên thực tế, có những lúc dự án được thực hiện với cường độ lớn
nhưng có những khoảng thời gian bị chùng xuống. Khi một nguồn lực
được giao thực hiện nhiều công việc trong cùng một thời gian có thể gây
ra quá tải với nguồn lực đó.Như vậy ta có thể thay đổi một nguồn lực
tương đương để thực hiện công việc này.
Có một cách khác để giảm tải cho nguồn lực đó, bằng cách thay đổi
thời điểm thực hiện công việc sang một thời điểm khác mà vẫn đảm bảo
tiến trình của dự án.
- Chọn tab Resource, nhấn Level Resource.

Hình 6.32. Chọn Level Resource

- Chọn tài nguyên muốn thay đổi thời điểm làm việc.
- Nhấn nút Level Now (xem hình 6.33).

Hình 6.33. Chọn tài nguyên muốn thay đổi thời điểm làm việc (NC)
rồi nhấn nút Level Now

159
 Để xem xét sự thay đổi của việc dãn công việc, ta xem xét trên 2 hình
vẽ sau:

Hình 6.34. Tài nguyên NC bị quá tải (trước khi thay đổi)

Hình 6.35. Tài nguyên NC đã được giảm tải-Phân bổ lại công việc
(sau khi thay đổi)

Chia công việc thành những công việc nhỏ hơn

Xem xét các công việc tạo nên việc quá tải, có thể chia thành các phân
đoạn, phân đợt để tranh thủ thời gian trùng rồi thực hiện.

160
Hình 6.36. Điều chỉnh dãn công việc G khi quá tải tài nguyên bằng cách
chia công việc-nhấn Split trên thanh ribbon

Hình 6.37. Kết quả của dãn công việc G

Hình 6.38. Kết quả của dãn công việc G (tiếp)

161
 Chương 7
CÁC VẤN ĐỀ CHI PHÍ TRONG DỰ ÁN

Cần bao lâu để hoàn thành một dự ánkhi các nguồn tài nguyên luôn
phải đi cùng với các công việc. Nếu ấn định các chi phí cho các nguồn tài
nguyên, những chi phí đó cũng ảnh hưởng đến chi phí của dự án. Tuy
nhiên, việc ấn định một chi phí một nguồn tài nguyên không phải là cách
duy nhất để ấn định một chi phí cho một dự án. Ví dụ, các dự án có thể
có các chi phí cố định đi kèm. Phần này bắt đầu bằng cách xem nhanh
qua toàn bộ chi phí dự án và sau đó tập trung vào giải quyết những tình
huống chi phí khác thường.
Xem chi phí của dự án
Ta đã thấy cách ấn định các chi phí cho các nguồn tài nguyên, cách
phân bổ các nguồn tài nguyên cho các công việc - việc ấn định một
nguồn tài nguyên đã ấn định một chi phí khiến cho dự án có một chi phí.
Nhấp tab Project và trong nhóm Properties, nhấp Project
Information để mở hộp thoại Project Information. Sau đó nhấp nút
Statistics để mở hộp thoại Project Statisitics (xem hình 7.1).

Hình 7.1. Lựa chọn Statistics

Hộp thoại Project Statisitics:

162
 Hình 7.2. Kiểm tra chi phí của dự án trong hộp thoại Project Statistics

7.1 CHI PHÍ CỐ ĐỊNH CHO MỘT CÔNG VIỆC

Các chi phí của một số công việc cần được tính khác nhau. Trong
Project, có thể ấn định một chi phí cố định cho một công việc hoặc có thể
ấn định một chi phí nguồn tài nguyên cố định cho một công việc.
Ấn định một chi phí cố định cho một công việc
Một số công việc có chi phí cố định. Nghĩa là, chi phí của một công
việc cụ thể vẫn không đổi bất kể thời hạn của công việc hay các chi phí
này không phụ thuộc vào khối lượng công việc. Ví dụ, chi phí quản lý là
một loại chi phí cố định. Hoặc thuê một máy đào với một chi phí cố định.
Trong những trường hợp như vậy, trực tiếp ấn định chi phí cho một công
việc. Khi đó, Project cộng chi phí của công việc cố định với chi phí biến
đổi (chi phí sử dụng nguồn tài nguyên mà bạn ấn định cho công việc) khi
tính các chi phí cho dự án.
Để ấn định một chi phí cố định cho một công việc, sử dụng khung
nhìn Gantt chart và áp dụng bảng Cost. Làm theo những bước sau đây.
1. Nhấp bước tắt xem Gantt Chart tại mép phải của Stastus Bar để
chuyển sang khung nhìn Gantt Chart.
2. Nhấp tab View và trong nhóm Status, nhấp nút Table. Từ danh
sách vừa xuất hiện, chọn Cost để chuyển sang khung nhìn bảng Cost của
Gantt Chart (xem hình 7.3).

163
 Hình 7.3. Sử dụng khung nhìn bảng Cost của Gantt Chart để ấn định các
chi phí cho các công việc

1. Chọn công việc mà bạn muốn ấn định một chi phí cố định
2. Trong cột Fixed Cost, gõ nhập chi phí cho công việc đó và nhấn
Enter.

Hình 7.4. Gõ chi phí cố định của công việc Khoan giếng vào cột Fixed Cost

Có thể điều khiển Project tích luỹ chi phí cố định trong một công việc
từ cột Fixed Cost Accrual. Các lựa chọn là Start, Prorated và End.
Những lựa chọn này lần lượt là chi phí tính tại các thời điểm bắt đầu, thời
điểm thực làm và thời điểm kết thúc của dự án.

164
 Để điều khiển các Project tích luỹ tất cả chi phí cố định, sử dụng hộp
thoại Project Options. Nhấp nút tab File, và trong khung nhìn
Backstage, nhấp Option. Nhấp Schedule nằm phía bên trái hộp thoại
Project Options. Sau đó sử dụng hộp danh sách Default Fixed Cost
Accrual để chọn một phương pháp tích luỹ.

7.2 ẤN ĐỊNH MỘT KHOẢN CHI PHÍ KHOÁN SỬ DỤNG TÀI

NGUYÊN CHO MỘT CÔNG VIỆC
Giả sử cần thuê một cố vấn để thực hiện một công việc với số tiền cố
định (hoặc thuê Dọn vệ sinh với một chi phí cố định là 2.000.000 đồng,
không phụ thuộc vào thời gian và số người tham gia). Ta có thể phân
công một nhân viên tư vấn cho công việc dưới dạng một nguồn tài
nguyên cho công việc.
Trước tiên cần thiết lập nguồn tài nguyên trong khung nhìn Resource
Sheet. Nếu nguồn tài nguyên có một loại chi phí "Per Unit" nào đó (một
mức giá hàng giờ hoặc hàng ngày), gán mức giá đó tại trường Std. Rate.
Nếu không, hãy gán một mức giá chuẩn $0 như trong hình 7.5 cung cấp
lượng chi phí cố định trong trường Cost/Use.

Hình 7.5. Sử dụng tài nguyên Máy đào mất một khoản chi phí một lần là 150$

Để làm rõ ta xét ví dụ sau:

Cho các công việc có thời gian thực hiện, liên kết giữa các công việc
và số nhân công sử dụng như trong hình vẽ:
Nếu nguồn tài nguyên có một mức giá chuẩn, hãy chắc chắn gán nó
trong trường Std. Rate để làm cho Project cộng giá trị Cost/Use với
lượng thời gian mà nguồn tài nguyên bỏ ra thực hiện công việc.

165
 Hình 7.6. Cho các công việc (A-L)

Tài nguyên Công nhân được sử dụng để thực hiện các công việc này,
có giá thuê theo thời gian là 0$ (Std. Rate), mỗi lần sử dụng tài nguyên
này cần phải trả một chi phí là 100$ (Cost/Use).

Hình 7.7. Tài nguyên công nhân có chi phí một lần sử dụng là 100$ và chi phí
theo thời gian là 0$/h

Phân bổ nguồn tài nguyên vào công việc: sử dụng cửa sổ Assign
Resource; nhấp công việc để chọn nó. Sau đó nhấp tab Resource và trong
nhóm Assignments, nhấp nút Assign Resource. Trong cửa sổ Assign
Resource, hãy chắc chắn gán một phần trăm đơn vị vào nguồn tài nguyên
ngay cả nguồn tài nguyên có một mức giá chuẩn $0. Sau khi nhấp
Assign, Project tự động thêm chi phí cố định trong cột Cost (xem hình
7.8).

166
 Hình 7.8. Chi phí cố định của công việc A trong cột Cost

Nếu không ấn định các đơn vị, Project chuyển đổi công việc thành
một cột mốc (milestone) khiến cho công việc mất đi thời hạn của nó.

Hình 7.9. Khi gán Unit bằng 0%, công việc A trở thành một mốc thời gian

Để xem chi phí của các công việc và để thấy Project đã xử lý chi phí
của công việc đã ấn định một nguồn tài nguyên Cost/Use (cost- per-use)
như thế nào, thay đổi bảng của khung Gantt Chart từ bảng Entry thành
bảng Cost bằng việc nhấp tab View và trong nhóm Data, nhấp nút Table
từ danh sách vừa xuất hiện chọn Cost.

167
 Hình 7.10. Thay đổi bảng của khung Gantt Chart từ bảng Entry thành
bảng Cost

Hình 7.11. Khi bạn ấn định một nguồn tài nguyên có một giá trị Cost/Use cho
một công việc, Project hiển thị chi phí đó trong cửa sổ Assign Resource

Trong cột Total Cost, Project ấn định chi phí của nguồn tài nguyên sử
dụng mức giá/giờ đã cung cấp trong trường Std. Rate ở bảng Resource
Sheet cộng với chi phí đã ấn định trong trường Cost/Use. Tổng chi phí
không phụ thuộc vào thời gian mà phụ thuộc vào nguồn tài nguyên bỏ ra
hoặc thực hiện công việc.

168
 Hình 7.12. Công việc A sử dụng tài nguyên công nhân cần chi phí là 50$
(không phụ thuộc vào thời gian sử dụng tài nguyên)

7.3 XEM XÉT NHỮNG THAY ĐỔI MỨC GIÁ NGUỒN TÀI
NGUYÊN
Trong một số tình huống ta phải tính các mức giá khác nhau trên
những công việc khác nhau cho cùng một nguồn tài nguyên. Hoặc có thể
mong đợi mức giá của một nguồn tài nguyên thay đổi trong thời gian
hoạt động của dự án. Project sử dụng các bảng mức giá chi phí để phản
ánh chính xác chi phí nguồn tài nguyên khi chúng thay đổi. Trên các
bảng mức giá chi phí, có thể nhận dạng đến 125 mức giá cho một nguồn
tài nguyên và có thể nhận dạng ngày hiệu lực của mỗi mức giá. Các bảng
mức giá chi phí giải thích việc tăng hoặc giảm lương cho nhân sự trong
thời gian hoạt động của dự án cho phép tính phí cho cùng một nguồn tài
nguyên với các mức giá khác nhau tuỳ thuộc vào các công việc.

Hình 7.13. Sử dụng các bảng mức giá chi phí để gán các mức giá khác nhau
cho một nguồn tài nguyên

169
 Để gán nhiều mức giá cho một nguồn tài nguyên, sử dụng tab Costs
của hộp thoại Resource Information. Trên khung nhìn Resource Sheet,
nhấp đôi nguồn tài nguyên mà bạn muốn ấn định nhiều mức giá. Nhấp
tab Costs trong hộp thoại Resource Information trong hộp thoại
Resource Information (xem hình 7.13).
Tab Costs hiển thị 5 bảng mức giá chi phí (các tab A đến E) để có thể
sử dụng ấn định các mức giá khác nhau cho một nguồn tài nguyên. Trên
mỗi bảng mức giá chi phí, có thể nhập lên đến 25 mức giá cho mỗi
nguồn tài nguyên được chọn và chỉ định ngày có hiệu lực cho mỗi mức
giá. Project sử dụng có hiệu lực các ngày mà bạn áp dụng đúng mức giá
cho một nguồn tài nguyên tại các thời điểm khác nhau trong một dự án.
Nếu xác định một mức giá mới là tăng hoặc giảm một mức giá hiện
có, có thể xác định mức giá mới bằng một tỷ lệ phần trăm (chẳng hạn
như: +10% hoặc -10%). Project tính giá trị các mức giá - phải nhập dấu
phần trăm.
Nếu tính các lượng khác nhau cho nguồn tài nguyên phụ thuộc vào
loại công việc thực hiện, có thể muốn sử dụng mỗi tab bảng mức giá chi
phí để đại diện cho các loại mức giá cho các loại công việc khác nhau.
Để ấn định các bảng mức giá chi phí nguồn tài nguyên cho công việc,
làm theo các bước sau đây:
1. Ấn định nguồn tài nguyên cho công việc bằng việc sử dụng cửa sổ
Assign Resources.
2. Nhấp bước tắt khung nhìnTask Usage tại mép phải của Status Bar
để chuyển sang khung nhìn Task Usage. (Xem hình 7.14).
3. Trong cột Task Name nhấp đôi nguồn tài nguyên mà bạn muốn
chọn một bảng mức giá chi phí.
Hộp thoại Assignment Information xuất hiện.
4. Nhấp Tab General để chọn một bảng mức giá chi phí.
5. Chọn đúng bảng mức giá chi phí từ danh sách xổ xuống Cost Rate
Table.
6. Nhấp OK.

170
 Hình 7.14. Khung nhìn task Usage cho thấy lượng thời gian mà một nguồn
tài nguyên được phân cho một công việc cụ thể

Nếu sử dụng các bảng mức giá chi phí nhiều, có thể muốn thêm cột
Cost Table vào phần bảng của khung nhìn Task Usage. Làm như vậy sẽ
dễ chọn một bảng mức giá chi phí mà không cần phải mở hộp thoại
Assignment Information.

7.4 TỔNG CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN

Phần trên đã xem xét cách thức Ms Project sử dụng chi phí cố định
(Fixed Cost), chi phí một lần cho việc sử dụng tài nguyên (Cost/Use).
Chi phí để thực hiện một công việc được tính như sau:
Chi phí thực hiện 1 công việc =
Chi phí cố định (Fixed Cost) + Chi phí tài nguyên
trong đó:
Chi phí tài nguyên = Duration * Resource Names * Std. Rate;
Duration - trong bảng Gant Chart: Thời gian thực hiện công việc;
Resource Names: Số lượng tài nguyên thực hiện công việc đó;
Std. Rate - bảng Resource Sheet: Giá chuẩn tài nguyên.
Xét tài nguyên công nhân trong ví dụ trên, giả sử để thực hiện công
việc A cần thuê 3 người làm trong 3 tuần, tiền công phải trả 10$/ngày
(xem hình 7.15).

171
 Hình 7.15. Công việc A là trong 3 tuần, sử dụng 3 công nhân một ngày

Hình 7.16. Chi phí sử dụng tài nguyên công nhân trong một ngày là 10$

Chuyển sang bảng Cost, chi phí để thực hiện công việc A hiện nay là:
500$ = Chi phí cố định (Fixed Cost) 50$ + 15 ngày (3 tuần)
* 3 CN/ngày * 10$/ngày

Hình 7.17. Cách tính Total Cost của từng công việc

172
 Như vậy tổng chi phí thực hiện dựán được tính bằng cách cộng chi
phí của tất cả các công việc, khi hiển thị công tác tổng (File, Option,
Advanced, Show Project summary task).

Hình 7.18. Số liệu đầu vào

Hình 7.19. Tổng chi phí để thực hiện dựán

Sau khi lên kế hoạch các công việc, xét đến các chi phí cốđịnh, biến
phí sử dụng tài nguyên, ta tiến hành lưu bản kế hoạch (Project, Baseline).

173
 Hình 7.20. Lưu bản kế hoạch với các khoản chi phí xác định

Hình 7.21. Chi phí ở bản kế hoạch

- Cột Variane chính là phần chênh lệch giữa cột Total Cost và
Baseline (được tính bằng giá trị ở cột Total Cost trừ đi giá trị ở cột
Baseline).
Giả sử khi thực tế thi công, công việc A làm trong 2 tuần, giá của tài
nguyên công nhân thay đổi (18$/ngày). Để thể hiện điều này, ta gõ thời
gian thực hiện của công việc A (Duration) là 2, vàở bảng Resource Sheet,
giá trị Std.Rate của tài nguyên công nhân ta gõ lại =18$.

174
 Hình 7.22. Nhập thời gian thực hiện của công việc A

Hình 7.23. Chi phí sử dụng tài nguyên công nhân là 18$/ngày

Hình 7.24. Tổng chi phí thực hiện dự án có sự thay đổi

175
 - Cột Actual: Chi phí thực tế thanh toán. Được tính bằng % hoàn
thành công việc (% complete) nhân với Total Cost của từng công việc.
- Cột Remaining: Giá trị còn lại phải thanh toán = Giá trị Total Cost
của công việcđó trừ đi chi phí thực tế thanh toán (Actual).

176
 Chương 8
THEO DÕI TIẾN TRÌNH DỰ ÁN - THỰC HIỆN BÁO
CÁO - IN ẤN TRONG MICROSOFT PROJECT 2013

Để có ghi nhận chính xác về tình trạng của dự án khi các công việc
được hoàn thành sớm hơn, trễ hơn so với lịch trình phê duyệt giúp người
quản lý ra các quyết định phù hợp, cần phải theo dõi sự tiến triển thực
của các công việc riêng lẻ, tổng hợp theo dõi tiến trình của toàn bộ dự án
và đưa ra những báo cáo dựa trên dữ liệu theo dõi được.
Chúng ta cần tuân thủ các bước sau để tránh việc Project sử dụng
những giả thiết không chính xác để tính toán lịch trình hoặc tài nguyên
một cách tự động, và đưa ra kết quả là một kế hoạch với lịch trình và tài
nguyên quá cao hay quá thấp.
Trình tự thực hiện
Bước 1: Lưu bản kế hoạch cuối cùng của dự án (Baseline).
Bước 2: Xem lại kiểu ngày của mỗi công việc trong dự án.
Bước 3: Nhập vào ngày bắt đầu thực sự.
Bước 4: Nhập vào thời gian thực làm trên thực tế và còn lại.
Bước 5: Nhập vào công việc thực tế.
Bước 6: Cập nhật các công việc đã hoàn thành 100%.
Bước 7: Trình bày thống kê dự án.
Bước 8: Xem xét giao diện và các báo cáo.
Bước 9: In báo cáo.

8.1 LƯU BẢN KẾ HOẠCH CUỐI CÙNG CỦA DỰ ÁN (BASELINE)

Đường cơ sở (Baseline) là yếu tố chính để quyết định liệu dự án của
bạn có theo đúng kế hoạch hay không. Ta có thể sử dụng thông tin
Baseline để so sánh các kế hoạch với những gì đang thật sự xảy ra. Đối

177
với bất kỳ đường cơ sở xác lập cho dự án, ta có thể nhận dạng nhanh và
dễ dàng các công việc đang chậm trễ từ ngày bắt đầu theo kế hoạch của
chúng bất cứ lúc nào trên bất kỳ khung nhìn Gant Chart. Đối với ví dụ
này, chúng ta sử dụng khung nhìn Gantt Chart cơ bản.
Khi đã xác định được kế hoạch dự án đã đầy đủ và những người nắm
giữ ngân sách đã đồng ý để bắt đầu dự án, cần lưu bản này with a
baseline - đường cơ sở của dự án.
- Chọn bản mới nhất của kế hoạch về dự án được duyệt. Đặt cho nó
một tên thật dễ nhớ.
- Mở file hồ sơ đó.
- Nhập ngày bắt đầu thích hợp cho dự án.
Ban đầu Ms Project luôn lấy ngày bắt đầu là ngày bắt đầu nhập dữ
liệu và được lấy theo lịch hiện hành của máy tính.
- Chọn Project > Project Information.
- Nhập ngày bắt đầu vào mục Start date.
- Bấm OK.
- Để lưu with a baseline, chọn tab Project, Chọn Set baseline.

Hình 8.1. Nhấn Set Baseline trên tab Project

178
 Hình 8.2. Lưu dự án with a baseline

Hình 8.3. Cửa sổ Set Baseline chọn lưu bản cơ sở cho toàn bộ dự án bằng cách
chọn Entire project

Khung nhìn Tracking Gantt (xem hình 8.4) hữu dụng nhất trong việc
xem tiến độ dựa vào các ước tính đường cơ sở. Để hiển thị khung nhìn
Tracking Gantt, nhấp chọn tab Task, bấm nút Gant Chart, dọc xuống phía
bên trái màn hình Project menu thả xuống vừa xuất hiện, nhấp Tracking
Gantt.

Hình 8.4. Khung nhìn Tracking Gantt giúp xem tiến độ của dự án

179
 Nếu một công việc được hoàn tất, một dấu kiểm xuất hiện trong cột
Indicator ở phía bên trái khung nhìn kế bên công việc.

Hình 8.5. Dấu kiểm bên cột Indicators cho biết công việc đã hoàn thành

Phần biểu đồ của Tracking Gantt cung cấp rất nhiều thông tin:
+ Thanh trên cùng bên phần biểu đồ của khung nhìn (xám sáng trên
màn hình) đại diện cho các ngày tháng đường gốc cho mỗi công việc.
Thanh trên cùng mở rộng qua ngày bắt đầu và ngày hoàn tất theo kế
hoạch hoặc (nếu một công việc đã được hoàn thành) ngày bắt đầu và
ngày hoàn tất thật sự cho mỗi công việc.
+ Thanh trên cùng của các công việc không nằm trên đường tới hạn
và chưa bắt đầu xuất hiện với màu xanh dương sáng; nếu công việc đã
được bắt đầu hoặc đã hoàn tất của thanh trên cùng xuất hiện với màu đỏ
vừa.
+ Đối với các công việc được hoàn thành một phần, sự khác biệt giữa
phần hoàn tất và phần không hoàn tất rất dễ thấy.
+ Phần trăm hoàn thành xuất hiện ở phía bên phải mỗi công việc.
Bảng Tracking
Bảng mặc định cho khung nhìn Tracking Gantt là bảng Entry, nhưng
có thể thêm hoặc loại bỏ các trường (cột) hoặc bạn có thể hiển thị các
bảng thông tin khác.

180
 Hình 8.6. Bảng mặc định cho khung nhìn Tracking là bảng Entry

Trong hình 8.7 bảng Tracking được chọn hiển thị và các cột được
thêm vào để bao hàm thông tin Baseline Duration và Baseline cost.
Trường Physical % Complete xuất hiện trong bảng Tracking mặc định
cũng đã được làm ẩn vì nó không được sử dụng trong ví dụ này.

Hình 8.7. Tracking Gantt hiển thị bảng Tracking có thể cung cấp rất nhiều
thông tin

Sử dụng các trường Baseline Duration và Baseline cost, Actual

Duration và Actual cost, bạn có thể so sánh thời gian và các chi phí ước
tính so với thời gian và các chi phí thực tế.

Hình 8.8. Thêm vào các trường Baseline Duration và Baseline cost,
Actual Duration và Actual cost
Bảng Tracking mặc định cũng chứa thông tin sau đây:

181
 + % Complete: Trường này thể hiện tiến độ của các công việc khác
nhau trong thời biểu:
+ Physical % Complete: Trường này được sử dụng để tính BCWP
(Budgeted cost of work Performed - chi phí công việc dự toán được thực
hiện). Project tính trường % Complete dựa vào các giá trị Total Duration
hoặc Actual Duration đã nhập, nhưng Project cho phép nhập một giá trị
cho trường Physical % complete. Sử dụng trường này để tính BCWP khi
giá trị % Complete không đại diện chính xác cho công việc thật sự được
thực hiện trên một công việc.
+ Remaining Duration: Trường này phản ánh lượng thời gian cần
thiết để hoàn thành một công việc chưa hoàn tất. Bạn có thể nhập một giá
trị vào trường này hoặc bạn có thể để Project tính toán nó cho bạn bằng
việc gõ nhập mộ giá trị vào trường Actual Duration hoặc trường %
Complete. Nếu bạn nhập một giá trị cho Remaining Duration, Project
tính toán một giá trị % Complete mới và một giá trị Duration mới.
Project thay đổi giá trị Duration để bằng với tổng của các giá trị Actual
Duration và Remaining Duration để lại nguyên vẹn Actual Duration.
+ Actual Work: Trong trường Actual Work, bạn sẽ thấy lượng công
việc đã được thực hiện bởi các nguồn tài nguyên. Có các trường Actual
Work dành cho các công việc, nguồn tài nguyên và nhiệm vụ cũng như
các trường Actual Work được định giai đoạn thời gian cho các công việc,
nguồn tài nguyên và nhiệm vụ.

Hình 8.9. Trường Actual Work

Sử dụng các bảng để xem tiến độ

182
 Project chứa một công việc mà bạn có thể sử dụng để giúp bạn đánh
giá tiến độ, cả tiến độ của các công việc lẫn tiến độ của các nguồn tài
nguyên.Trong phần này bạn xem lại các bảng sau đây.
Bảng task Variance
Bảng Variance cho biết sự khác biệt về thời gian thực hiện giữa các
đường cơ sở (kế hoạch) và những số liệu thực tế. Để hiển thị bảng được
minh hoạ trong hình 8.10 nhấp tab View và trong nhóm Data, nhấp nút
Tables. Chọn Variance từ danh sách các bảng xuất hiện.

Hình 8.10. Mở bảng Variance

Bạn có thể dễ dàng so sánh các cột Baseline Start và Baseline Finish
và các cột Start và Finish thật sự thể hiện giá trị thực tế cho những công
việc đã theo dõi tiến độ cũng như dữ liệu đường gốc cho những công
việc không có tiến độ. Bảng này cũng chứa các trường cho thấy Start
Variance (công việc đã bắt đầu trễ hoặc sớm bao nhiêu ngày) và Finish
Variance (công việc đã kết thúc trễ hoặc sớm bao nhiêu ngày). Nếu chậm
trễ so với thời hạn, bạn sẽ thấy các giá trị âm trong các cột Start Variance
và Finish Variance.
Bảng Task Cost
Bảng Task Cost hữu dụng nhất cho việc chỉ ra rõ những khác biệt
trong số tiền chi ra cho dự án.
Hình 8.11 minh họa một bảng Task cost cho một dự án đang tiến triển
với một số chi phí phát sinh và những chi phí khác chưa được sử dụng
Project xem xét những yếu tố sau đây khi tính các sai biệt chi phí:
 Thời gian nguồn tài nguyên thực tế đã làm việc.

183
  Ước tính các ngày của thời gian tài nguyên vẫn được sử dụng để
hoàn thành công việc.
 Các chi phí thực tế (chẳng hạn như các phí và giấy phép) đã được
theo dõi trên công việc.
 So với con số ước tính.

Hình 8.11. Bảng Task Cost cho thấy đã chi tiêu quá nhiều và có thể chi nhiều
hơn vào mục nào đó

Bảng task Work

Bảng task Work cho các công việc được minh hoạ trong hình 8.7 thể
hiện tổng thời gian được yêu cầu từ tất cả các nguồn tài nguyên để hoàn
thành công việc và bao gồm thông tin đường gốc để bạn có thể so sánh
tiến độ với sự ước tính ban đầu. Công việc khác với thời hạn công việc
bởi vì:
Công việc đó cần bao nhiều giờ nỗ lực để hoàn thành một công việc.
Thời hạn công việc đo lượng thời gian (số ngày) được phân phối cho
công việc.
Nếu thổng công việc cho một công việc được điều khiển bởi nỗ lực là
16h nhưng thời hạn công việc chỉ một ngày, bạn cần thêm một nguồn tài
nguyên khác (nghĩa là hai người có thể hoàn thành công việc trong một
ngày) hoặc mở rộng hoặc kéo dài thời hạn của công việc.

184
 Hình 8.12. Mở bảng Task Work của khung nhìn Tracking Gant

Bảng Work của khung nhìn Tracking Gantt tập trung vào số giờ làm
việc được sử dụng bởi các nguồn tài nguyên thực hiện các công việc.

Hình 8.13. Để quyết định xem một công việc có đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn bạn
ước tính hay không, hãy kiểm tra bảng Task Work

Bảng Resource Work

Bảng Work dành cho các nguồn tài nguyên hiển thị thông tin công
việc cho các nguồn tài nguyên. Lần nữa công việc đại diện cho tổng thời
gian được yêu cầu từ tất cả nguồn tài nguyên để hoàn thành công việc.
Bảng Work cho các nguồn tài nguyên cũng bao gồm thông tin đường
gốc, do đó có thê so sánh tiến độ với sự ước tính ban đầu.
Bạn có thể áp dụng bảng Work cho các nguồn tài nguyên vào khung
nhìn Resource Sheet hoặc khung nhìn Resource Usage. Trong hình 8.14.
Resource Sheet được hiển thị sử dụng bước tắt khung nhìn ở góc phải
phía dưới cửa sổ Project và sau đó bảng Work được áp dụng bằng cách

185
nhấp tab View. Trong nhóm Data, nút Tables được nhấp và Work được
chọn từ danh sách vừa xuất hiện.

Hình 8.14. Bảng Work cho các nguồn tài nguyên

Xem các đường tiến độ

Project có một công cụ khác mà bạn có thể sử dụng để thể hiện tiến
độ trên dự án nếu bạn đã lưu một đường gốc (Baseline) của dự án. Nếu
bạn thêm các đường tiến độ vào Gantt chart của dự án, Project vẽ một
đường kết nối các công việc đang tiến triển. Đường tiến độ tạo đồ thị của
dự án với các đỉnh hướng sang bên phải cho công việc trước so với thời
hạn quy định và các đỉnh hướng sang bên trái cho công việc mà đi chậm
so với thời hạn quy định. Khoảng cách giữa các đỉnh và đường biểu thị
mức độ mà công việc sớm hoặc chậm so với thời hạn quy định.

Hình 8.15. Một Gantt Chart với một đường tiến độ được thêm vào
Để thêm một đường tiến độ, làm theo những bước sau đây:

186
 Bước 1: Nhấp bước tắt khung nhìn Gantt chart ở góc phải phía dưới
màn hình Project.

Hình 8.16. Các nút tắt một số cửa sổ thường dùng

Bước 2: Nhấp tab Gantt Chart Tools Format và trong nhóm Format,
nhấp nút Gridlines.

Hình 8.17. Nhấp nút Gridlines trong tab Format

Từ danh sách xổ xuống vừa xuất hiện, chọn Progress Lines để mở hộp
thoại Progress Lines và hiển thị tab Dates and Intervals.

Hình 8.18. Nhấn mở hộp thoại Progress Lines

Bước 3: Chọn hộp kiểm Display trong phần Selected Progress Lines
nằm ở phía bên phải để kích hoạt danh sách Progress Lines Dates.

187
 Bước 4: Nhấp một lần trong danh sách Progress Lines Dates. Project
hiển thị một mũi tên hộp danh sách.
Bước 5: Nhấp mũi tên hộp danh sách và một lịch nhỏ xuất hiện (xem
hình 8.19).

Hình 8.19. Lịch chọn ngày tháng cho đường tiến độ

Bước 6: Chọn một ngày tháng cho đường tiến độ; giả sử chọn ngày
hiện thời (nút Today).
Bước 7: Chọn Actual Plan hoặc Baseline Plan trong phần Display
Progress lines In Relation To.
Bước 8: Nhấp OK.
Project thêm đường tiến độ vào Gantt Chart trông giống như đường
tiến độ được minh hoạ trước đó trong hình 8.19.
Có thể thêm các hộp thoại Progress Lines để hiển thị nhiều đường tiến
độ trên Gantt Chart. Nếu quyết định hiển thị nhiều đường tiến độ, có thể
sử dụng tab Lines Styles của hộp thoại Progress Lines để định dạng các
đường sao cho có thể phân biệt chúng (ví dụ, có thể thay đổi các màu của
chúng hoặc sử dụng các kiểu đường khác nhau).

188
 Hình 8.20. Tab Dates and Intervals của hộp thoại Progress Lines

So sánh các phiên bản của các dự án

Có thể so sánh các phiên bản của cùng một dự án để xem lại những
điểm khác biệt của chúng. Giả sử kế hoạch ban đầu đã đủ khác so với
thực tế đến nỗi cần thay đổi và lưu một đường gốc (baseline) mới. Sau
khi thực hiện các thay đổi và lưu đường gốc, nếu lưu file sử dụng một tên
file mới, Porject có thể cung cấp một báo cáo chi tiết cho bạn thấy những
điểm khác biệt giữa file gốc và file mới tạo.
Công cụ này không phụ thuộc vào việc đã lưu một đường gốc
(Baseline) hay chưa và có thể sử dụng công cụ này với những dự án
trong giai đoạn hoạch định. Ví dụ, có thể lưu các phiên bản khác nhau
của cùng một dự án để có thể so sánh những điểm khác biệt trong các dự
án và tìm ra dự án nào có khả năng làm việc hiệu quả nhất cho bạn.
Khi so sánh các dự án, Project tạo một file riêng biệt chứa thông tin so
sánh. Có thể chọn một bảng công việc và một bảng nguồn tài nguyên để
sử dụng trong việc so sánh. Thông tin mà Project cung cấp giới hạn cụ
thể chỉ trong hai bảng đó. Đối với mỗi trường trong hai bảng đã chọn,
Project bao hàm trong report các cột cho mỗi phiên bản file Project cũng
như một cột "sự khác biệt" nhận dạng những khác biệt giữa hai file.
Bắt đầu so sánh từ một trong hai file muốn so sánh và Project giả định
bắt đầu trong phiên bản mới nhất của dự án. Mặc dù có thể bắt đầu ở một
trong hai file dự án, nhưng có thể nhầm lẫn khi mở phiên bản mới nhất

189
của dự án và bắt đầu tiến hành so sánh từ dự án đó bởi vì Project sử dụng
các từ như "previous" (trước) trong report báo cáo tạo ra.
Giả sử muốn so sánh hai phiên bản của cùng một dự án (phiên bản cũ
và mới), để so sánh hai file, làm theo những bước sau đây:
1. Mở hai dự án mà bạn muốn so sánh.
2. Hiển thị dự án mà bạn xem là phiên bản mới hơn trong hai dự án
mà bạn muốn so sánh.
3. Nhấp tab Project.
4. Trong nhóm Report, nhấp nút Compare Project.
Project hiển thị hộp thoại Compare Project Variance (xem hình 8.21).
5. Nhấp mũi tên hộp danh sách ở phần trên cùng của hộp thoại và
chọn file còn lại mà bạn muốn sử dụng trong việc so sánh.
* Ghi chú:
Nếu bạn đã không mở cả hai file trước khi bạn bắt đầu, nhấp nút
Browse ở phần trên cùng của hộp thoại, định hướng đến và chọn file còn
lại mà bạn muốn sử dụng trong việc so sánh.

Hình 8.21. Sử dụng hộp thoại Compare Project Versions để thiết lập
những tham số so sánh

6. Mở hộp danh sách Task Table và chọn một bảng để so sánh cho các
công việc trong cả hai dự án. Nếu bạn không muốn so sánh thông tin
công việc, chọn None.

190
 7. Mở hộp danh sách Resource Table và chọn một bảng so sánh cho
các nguồn tài nguyên trong cả hai dự án. Nếu bạn không muốn so sánh
thông tin nguồn tài nguyên, chọn None.

8.2 XEM LẠI KIỂU NGÀY CỦA MỖI CÔNG VIỆC TRONG DỰ ÁN
Khi một công việc tiến triển trên thực tế được nhập vào, project sẽ tự
động tính toán lại toàn bộ dự án.
Có ba kiểu ngày trong quá trình thực hiện dự án:
- Scheduled/Current: Những công việc chưa bắt đầu thực hiện và các
công việc đang được thực hiện. Thời giant hay đổi theo tiến trình thực
hiện công việc trên thực tế.
- Actual: Những công việc đang được thực hiện hoặc đã hoàn thành.
Những ngày này không thay đổi công việc được theo dõi, trừ khi được
sửa.
- Baseline: Ngày thực hiện các công việc theo kế hoạch gốc. Được
dùng để so sánh giữa thực tế và kế hoạch đặt ra. Những ngày này không
thay đổi.

8.3 NHẬP VÀO NGÀY BẮT ĐẦU THỰC

Trong khung nhìn Gant Chart, chọn công việc muốn nhập vào ngày
thực sự bắt đầu trên thực tế.
Nhấp chuột phải vào ô trên trái của bảng, từ thực đơn đổ xuống, chọn
Tracking.

Hình 8.22. Mở cửa sổ Tracking để nhập thông tin thực tế bắt đầu thực hiện
các công việc

191
 Trong cột Act. Start, nhập vào ngày bắt đầu thực hiện các công việc
trên thực tế, có thể nhập bằng cách gõ vào hoặc dùng mũi tên hướng
xuống để chọn ngày trên lịch.

Hình 8.23. Nhập vào ngày bắt đầu thực hiện công việc trên thực tế

Tương tự để nhập vào ngày công việc thực sự kết thúc ở cột Actual
Finish (Act.Finish).

8.4 NHẬP VÀO THỜI GIAN THỰC LÀM TRÊN THỰC TẾ VÀ CÒN
LẠI
Vẫn trong cửa sổ Tracking, trong cột Act.Dur, nhập vào thời gian
thực làm các công việc, nếu quãng thời gian thực sự ít hơn quãng thời
gian trên lịch trình, Ms Project sẽ tính toán sự khác nhau này - đây cũng
chính là quãng thời gian còn lại (Rem.Dur).

Hình 8.24. Chênh lệch do quãng thời gian thực làm ít hơn quãng thời gian
trên lịch trình

192
 Nếu công việc vẫn không hoàn thành, cần nhập vào một giá trị vào
Rem. Dur.
Nếu công việc được hoàn thành ít thời gian hơn lịch trình, cần nhập số
0 vào Rem. Dur., gõ Enter để chấp nhận sự thay đổi này và con trỏ
chuyển xuống ô phía dưới. Bấm Save để lưu lại.

8.5 NHẬP VÀO CÔNG VIỆC THỰC TẾ

Bước 8.25. Cập nhật các công việc đã hoàn thành 100%

Các công việc hoàn thành 100% bị xóa khỏi đường găng do chúng
không còn tác động đến ngày hoàn thành dự án. Đường găng cũng tự
động tính toán lại tiến trình công việc được nhập vào. Những công việc
đã hoàn thành có dấu  trong cột Indicators của cửa sổ Gant Chart.

8.6 TRÌNH BÀY THỐNG KÊ DỰ ÁN

Hộp thoại Project Statistics (Project, Project Information, Statistics)
trình bày các thông tin về dự án: Thời gian bắt đầu, kết thúc, ngày thực
hiện dự án theo kế hoạch (Baseline), thực tế (Current), phần trăm dự án
hoàn thành.

Hình 8.26. Trình bày thống kê dự án

193
8.7 XEM XÉT GIAO DIỆN VÀ CÁC BÁO CÁO
Để theo dõi tiến trình dự án, có thể in những giao diện, báo cáo để
trình cho nhà quản lý dự án.
Để lựa chọn loại báo cáo, nhấn tab Report, trong phần View Report
chọn loại báo cáo cần kết xuất:

Hình 8.27. Chọn loại Report trong View Report

Xem trước báo cáo Cost Overview.

Hình 8.28. Xem trước báo cáo Cost Overview

8.8 IN BÁO CÁO

Sau khi mở chọn loại báo cần in, có thể chỉnh sửa thông tin hiển thị
trên trang in như tiêu đề,...
Để in các báo biểu, nhấn chọn tab File, Print.

194
Hình 8.29. In báo cáo

195
 Chương 9
KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG EARNED VALUE
TRONG MICROSOFT PROJECT 2013

Trong chương này sẽ trình bày những điểm chính sau đây:
 Tìm hiểu giá trị thu được.
 Đánh giá thông tin chi phí.
 Thực hiện các điều chỉnh trong dự án.
Khi phân tích tiến độ của dự án, ta phải đánh giá không chỉ tiến độ
của thời biểu mà còn xem xét tiến độ các chi phí phát sinh. Muốn vậy
cần đánh giá giá trị thu được của dự án.
Trình tự thực hiện
Bước 1: Tìm hiểu và phân tích EAC, BAC, VAC.
Bước 2: Phân tích BCWS, BCWP, ACWP, SV, CV.
Bước 3: Phân tích SPI, CPI.

9.1 KHÁI NIỆM KIỂM SOÁT CHI PHÍ

Chi phí là một nội dung quan trọng trong hoạt động tài chính của mỗi
doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí là chức năng quản lý có ý thức và rất
quan trọng trong quá trình quản lý của doanh nghiệp. Đó là sự tác động
của chủ thể quản lý nhằm nhận biết, hiểu biết các nội dung chi phí nhằm
sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra.
Để làm tốt chức năng này nhà quản lý cần trả lời các câu hỏi: Doanh
nghiệp có những khoản mục chi phí nào? tiêu chuẩn, định mức chi phí là
bao nhiêu? chi phí nào chưa hợp lý? Nguyên nhân vì sao? biện pháp giải
quyết thế nào?
Để tiến hành kiểm soát chi phí các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải
đưa ra các tiêu chuẩn, nội dung và mục tiêu kiểm soát chi phí, dựa trên
các nguyên tắc thống nhất. Từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí

196
trong doanh nghiệp với những hình thức kiểm soát thích hợp, cùng chi
phí kiểm soát, phương tiện công cụ được sử dụng cho hoạt động kiểm
soát này và cuối cùng đi tới các giải pháp điều chỉnh.

9.2 PHƯƠNG PHÁP EARNED VALUE (EARNED VALUE

METHOD - EVM)
Giá trị thu được (earned value) là phép đo mà các nhà quản lý dự án
sử dụng để đánh giá tiến độ của một dự án dựa vào chi phí của công việc
được thực hiện cho đến ngày tình trạng dự án. Khi Project tính giá trị thu
được, theo mặc định nó so sánh các ước tính chi phí gốc với công việc
thực tế được thực hiện để cho thấy dự án có eo hẹp hay không. Có thể
xem giá trị thu được như là một số đo cho thấy ngân sách đáng lẽ ra nên
được như là một số đo cho thấy ngân sách đáng lẽ ra nên được dành bao
nhiêu, khi so sánh chi phí của công việc được thực hiện cho đến bây giờ
với chi phí cơ bản cho công việc, nguồn tài nguyên hoặc sự phân công
nhiệm vụ tổng kết đi kèm. Yêu cầu Project sử dụng Physical % complete
làm phương pháp để tính giá trị thu được.
Sự khác biệt giữa trường % Complete và trường Physical %
Complete?
Project tính % complete bằng việc chia thời hạn công việc thực tế cho
tổng thời hạn. Physical % Complete- là một sự ước tính một công việc
đứng ở đầu và không có liên hệ với thời hạn.
+ CPI (Cost Performance Index): Chỉ số chi phí. Chỉ số này được sử
dụng để đánh giá chi phí thực hiện dự án có vượt chi không?và Project
tính CPI bằng việc chia EV cho AC. Trường này xuất hiện theo mặc định
trong bảng Earned Value cost Indicators và là một trường được định giai
đoạn thời gian.
CPI = BCWP/ACWP
+ SPI (Schedule Performance Index): Chỉ số tiến độ thực hiện dự
án. Chỉ số này được sử dụng để đánh giá tiến trình thực hiện dự án nhanh
hay chậm so với kế hoạch đặt ra.Project tính SPI bằng việc chia EV cho
PV. Theo mặc định trường này xuất hiện trong bảng Earned Value
Schedule Indicators và là một trường được xácđịnh giai đoạn thời gian.
SPI = BCWP/BCWS

197
 Hai cột này không có trong bản mặc định, để thêm 2 cột vào bảng ta
làm như sau:
Insert, Column, SPI - Best Fit.
Insert, Column, CPI - Best Fit.
+ CV: Là viết tắt của Cost Variance và Project tính trường này bằng
việc chia CV cho EV và nhân kết quả với 100%. Theo mặc định, trường
này xuất hiện trong bảng Earned Value cost Indicators và là một trường
được định giai đoạn thời gian.
+ SV: SV là viết tắt của Schedule Variance và Project trường này
bằng việc chia CV cho PV và nhân kết quả với 100. Theo mặc định,
trường này xuất hiện trong bảng Earned Value schedule Indicators và là
một trường được định giai đoạn thời gian.
+ EAC (Estimate at Completion và Project): Thể hiện chi phí cuối
cùng để hoàn thành công việc. Ms Project có thể tự tính toán, trong
trường hợp này, nó chính là Total Cost của phương án hiện thời.
EAC = ACCESS + (BAC  EV)/CPI.
Theo mặc định, trường này xuất hiện trong bảng Earned Value for
Tasks và Earned Value Cost không phải là một trường được định giai
đoạn thời gian. Nếu nhập giá trị này có sự chênh lệch với giá trị do Ms
Project tính được, project sẽ tự coi đó là Fixed Cost.
+ BAC (Budget at Completion): Thể hiện tổng chi phí của công tác
theo kế hoạch cơ sở (Baseline Cost). Nó là Total Cost ngay khi lưu kế
hoạch cơ sở (Baseline Schedule).
+ VAC (Variance at Completion): Thể hiện chênh lệch chi phí giữa
tổng chi phí của dự án theo kế hoạch (Baseline) và tổng chi phí thực
(Current).
BAC = Baseline của công tác
EAC = Total Cost của phương án hiện thời
Ms Project tự động tính toán theo qui định mặc định là “Actual Cost
are always calculated by MP”.
Xét ví dụ: Công việc Đào đất bằng máy làm trong 5 ngày, tiêu tốn
150 triệu đồng.

198
 Mở bảng Gant Chart: gõ vào tên công việc - Đào đất bằng máy; thời
gian thực hiện: 5days.

Hình 9.1. Nhập công tác A

Đổi đơn vị tiền tệ sang đơn vị tính trđ (triệu đồng): Nhấn File, Option,
Display, tại mục Currency options for project, gõ “trđ” vàoô Symbol
(xem hình 9.2).

Hình 9.2. Đổi đơn vị tiền tệ

199
 Để nhập chi phí thực hiện công việc, vào tab View, nhấp Table, nhấp
chọn Cost. Tại cột Total Cost, gõ giá trị thực hiện công việc là 150.

Hình 9.3. Nhập chi phí thực hiện công việc Đào đất bằng máy
vào Total Cost

Nếu nhập giá trị Total Cost của phương án hiện hữu chênh lệch so với
giá trị do Ms Project tự tính toán, Project sẽ coi đó là Fixed Cost.

Hình 9.4. Phân tích EAC, BAC, VAC - Mở hộp thoại More Table

Trên hộp thoại More Table, chọn Earned Value rồi nhấn Apply ta
được kết quả như hình 9.6.

200
 Hình 9.5. Chọn Earned Value trong hộp thoại More Table

Hình 9.6. Phân tích EAC, BAC, VAC (tiếp)

Nhấp đôi chuột trái vào công việc A, tại hộp thoại Task Information,
nhập % hoàn thành công việc vào mục Percent complete là 50%.

Hình 9.7. Nhập % hoàn thành công việc vào mục Percent complete
Ta có kết quả:

201
 Hình 9.8. Phân tích EAC, BAC, VAC - Ms Project tự động tính toán theo
mặc định là “Actual cost are always calculated by Project”

Trong trường hợp xoá bỏ cách tính tự động của Ms Project bằng cách
vào menu File, Options, chọn tab Schedule, bỏ dấu tích khỏi vị trí có
dòng chữ ”Actual cost are always calculated by Project”, sau đó cũng cập
nhật công tácđã hoàn thành 50%, ta được kết quả như sau:

Hình 9.9. Phân tích EAC, BAC, VAC - Khi Ms Project bỏ tính toán theo
mặc định “Actual cost are always calculated by Project”

202
 Trong trường hợp để hoàn thành 50% công việc Đào đất bằng máy
mà chi phí thực tế là 80trđ (thay vì 50% của 150trđ là 75trđ), ta gõ giá trị
thực chi 80 vào cột Actual. Quan sát được như hình:

Hình 9.10. Chi phí thực tế của công việc Đào đất bằng máy là 80trđ

Lúc này EAC đã tăng lên 155 và VAC là 155. Ms Project hiểu: Công
việc Đào đất bằng máy ước lượng cần một khoản chi phí như vậy để
hoàn thành 100% công việc. Để hoàn thành 50% công việc lúc đầu cần
80trđ, với 50% còn lại Ms Project vẫn áp theo giá cũ là 50% * 150trđ =
75trđ. Do vậy Tổng chi phí Total Cost của phương án hiện tại là 80 + 75
= 155trđ.
Xét một giả thiết khác: nếu chi phí thực tế vẫn là 80trđ nhưng đã hoàn
thànhđược 75% thì ta kết quả như sau:

Hình 9.11. Chi phí 80trđ cho công việc Đào đất bằng máyđã hoàn thành 75%

203
 Ms Project xem 75% của công tác được hoàn thành với mức chi phí là
80trđ, 25% còn lạiáp mức giá cũ là 150tr * 25% = 37.5trđ. Vì thế tổng
chi phí Total Cost = 80 + 37.5 = 117.5trđ.
Do chưa có ngày Status Date, Ms Project hiểu dự án chưa thực hiện
nên các giá trị BCWS, BCWP, SV đều có giá trị bằng 0trđ.
Người sử dụng đứng ở góc độ chủ đầu tư, các chi phí thực tế để thanh
toán cho đơn vị thi công sẽ là chi phí đã được lên kế hoạch và thoả thuận
với đơn vị thi công cho các công việc hoàn thành cho nên chi phí thực tế
cho công việc đã thực hiện (ACWP) = chi phí dự trù cho công việc đã
thực hiện (BCWP) đúng theo cách tính của Ms Project. Vì thế lúc này
nên để Ms Project tính tự động: “Actual cost are always calculated by
Project”.
Người sử dụng dưới vai trò nhà thầu thi công, cần biết các chi phí
thực tế đã chi cho công việc hoàn thành theo kế hoạch của nhà thầu và
ước tính chi phí cuối cùng để hoàn thành các phần công việc còn lại. Lúc
này chi phí thực tế cho công việc đã thực hiện (ACWP) sẽ theo thực tế
dự án nhà thầu thực hiện. Vì vậy trong trường hợp này ta bỏ chọn cách
Ms Project tự động tính: bỏ chọn “Actual cost are always calculated by
Project”.

9.2 PHÂN TÍCH BCWS, BCWP, ACWP, SV, CV

Các chữ viết tắt:
- BCWS (Budget Cost for Work Scheduled): chi phí dự trù cho công
việc kế hoạch.
- BCWP (Budget Cost for Work Performed): chi phí dự trù cho công
việc đã thực hiện.
- ACWP (Actual Cost for Work Performed): chi phí thực tế cho công
việc đã thực hiện.
- SV (Schedule Variance): thể hiện sự chênh lệch hiện hành giữa tiến
độ hiện tại và kế hoạch mốc và Project tính giá trị này: SV = BCWP 
BCWS.
- CV (Cost Variance): thể hiện sự chênh lệch chi phí giữa các chi phí
thực tế và các chi phí theo kế hoạch tại mức hoàn thành hiện tại và
Project tính giá trị này là BCWP trừ cho ACWP: CV = BCWP  ACWP.

204
 Sử dụng phương pháp Physical % complete để tính giá trị thu
được
Project có thể sử dụng phương pháp % complete hoặc phương pháp
Physical % complete để tính giá trị thu được. Project mặc định sử dụng
phương pháp % complete.
Sự khác biệt giữa trường % complete và trường physical %
Complete: Project tính % complete bằng việc chia thời hạn tác vụ thực tế
cho tổng thời hạn. Physical % Complete là một sự ước tính một tác vụ
đứng ở đầu và không có liên hệ với thời hạn.
Có thể xác lập Physical % complete làm phương pháp tính giá trị thu
được mặc định cho dự án theo những bước sau đây:
1. Nhấn tab File và từ khung nhìn Baskstage vừa xuất hiện, nhấp
Options để hiển thị hộp thoại Project Options.
2. Nhấp Advanced nằm ở phía bên trái.
3. Trong phần Earned Value Option for the Project mở danh sách
Default Task Earned Value Method và chọn Physical % complete (xem
hình).
4. Từ hộp danh sách Baseline for Earned Value Calculations, chọn
một baseline (Project lưu trữ 11 baseline cho giá trị thu được).
Xoá sạch một Baseline sau khi nhập các giá trị Physical % complete
sẽ không xoá những giá trị đó.
5. Nhấp OK để lưu các xác lập.

205
 Hình 9.12. Chọn phương pháp muốn Project sử dụng để tính giá trị thu được
Các bước trước xác lập mặc định cho tất cả các công việc mới nhập
trong dự án. Nếu dự án đã chứa các công việc (hoặc nếu muốn sử dụng
phương pháp Physical % complete cho một số nhưng không phải tất cả
công việc) xác lập phương pháp tính giá trị thu được trên cơ sở từng
công việc. Làm theo những bước sau đây để thực hiện điều này.
1. Chọn công việc muốn xác lập phương pháp tính giá trị thu được
sang Physical % complete.
2. Nhấp tab Task.
3. Trong nhóm Properties, nhấp nút Information.
4. Nhấp tab Advanced.
5. Từ hộp danh sách Earned Value Method, chọn Physical %
complete.
Tiếp ví dụ trước, thêm công tác Sửa móng thủ công thực hiện ngay
sau khi công tác Đào đất bằng máy hoàn thành. Công tác mới này có chi
phí là 80trđ.

Hình 9.13. Công tác Sửa móng thủ công có chi phí là 80trđ được làm ngay sau
công tác Đào đất bằng máy làm xong

Các phân tích BCWS, BCWP, ACWP, SV, CV được xem xét khi dự
án được thực hiện (một số công việc đã và đang được triển khai).

206
 Lưu bản kế hoạch bằng cách Project, Set Baseline, Entire Project.

Hình 9.14. Lưu bản kế hoạch của dựán

Giả sử đã làm được 1 ngày, ta nhập dữ liệu vào phần Status date sau
ngày bắt đầu 1 ngày.
Theo mặc định, Project sử dụng ngày tháng hiện thời để tính thông tin
giá trị thu được. Tuy nhiên, có thể xác lập một ngày tình trạng dự án cho
Project để sử dụng thay cho ngày hiện thời khi tính giá trị thu được.
Nhấp tab Project, Project Information, và trong phần Status, nhấp nút
Satus Date để mở hộp lịch chọn ngày tháng muốn Project sử dụng khi nó
tính giá trị thu được và nhấp OK.

Hình 9.15. Nhập ngày Status date là 18/8/2016 bằng cách vào Project,
Project Information

207
 và chi phí dự trù cho kế hoạch (BCWS) là:

Hình 9.16. Giá trị của BCWS là 30trđ sau khi dự án làm xong ngày đầu tiên

Cập nhật Status date thêm 1 ngày nữa:

Hình 9.17. Cập nhật Status date thêm 1 ngày nữa (lần 2)

208
 Hình 9.18. BCWS sau 2 ngày dự án thực làm
Nếu Status date là 25/8/2016 (sau 8 ngày bắt đầu thi công dự án).

Hình 9.19. Cập nhật Status date vào 25/8/2016

Như vậy, BCWS là chi phí tích luỹ theo kế hoạch của công tác đó tính
từ thời điểm bắt đầu dự án cho đến ngày cập nhật trạng thái dự án (Status
date):
- Công việc Đào đất bằng máy (A) - làm xong toàn bộ - chi phí dự trù
cho công việc này theo kế hoạch = 150tr.
- Công việc Sửa móng thủ công (B) - xong 1 ngày (kế hoạch là 4 ngày
80 trđ) - chi phí dự trù = 20trđ.
Phân tích BCWP (chi phí dự trù cho công việc đã thực hiện) và
SV (chênh lệch về khối lượng công việc)
Giả sử công việc A hoàn thành 15%, và ngày hiện thời (Status date) là
18/8/2016. Sử dụng tính toán mặc định của Ms Project, nhấp đúp chuột
vào công việc A để mở hộp thoại Task Information, nhập Percent
complete cho công việc này là 15%:
Lúc này giá trị:
BCWP = 15% * 150trđ = 22.5trđ
SV = BCWP  BCWS = 22.5trđ  30trđ = -7.5trđ

209
 Hình 9.20. Nhập % complete cho công việc A

Hình 9.21. Giá trị BCWP, SV

Trong trường hợp không sử dụng công cụ tính toán tự động của Ms
Project (bỏ chọn Actual cost are always calculated by Project), ta nhập
vào giá trị thực chi vào cột Actual Cost. Giả sử để làm 15% công việc A
cần đến 25 trđ thì CV (Chênh lệch về chi phí) là:
CV = BCWP  ACWP = 22.5trđ  25trđ = -2.5trđ

210
 Hình 9.22. Giá trị CV khi không dùng công cụ tự động tính toán
của Ms Project

Phân tích CPI, SPI

+ Trên bảng tính của Ms Project không có hai cột này, vì thế ta cần
chèn thêm hai cột này bằng cách chọn cột cần chèn thêm cột vào phía
trước, nhấp chuột phải, tại thực đơn đổ xuống chọn Insert Column.

Hình 9.23. Chọn Insert Column để thêm cột

211
 Hình 9.24. Gõ SPI để thêm vào cột chỉ số tiến độ thực hiện

Hình 9.25. Xem giá trị SPI, CPI của dự án

212
 BÀI TẬP LUYỆN TẬP

Bài 1: Cho quan hệ giữa các công tác trong một dự án xây dựng như sau:
TT Công việc Thời gian Số người tham
Tên công tiếp trước thực hiện (tij) gia (Công nhân)
việc
1 A - 5 10
2 - 10 5
B
3 C A 8 12
4 D A, B 12 10
5 E B, C 5 14
6 F C 15 16
7 G D 6 12
8 H F, D 4 8
9 I G 5 8
10 K H 4 10
11 L 6 15
I,K
12 M I, K, E 5 12
Yêu cầu:
1. Lập tiến độ dưới dạng sơ đồ ngang trên giấy cho dự án trên;
2. Vẽ sơ đồ mạng công việc nút trên giấy cho dự án trên;
3. Hãy tạo một lịch làm việc (Calendar) phù hợp với cơ quan của mình
trên MP 2013. Nhập các thông tin về properties cho file vừa tạo. Tự
đặt tên dự án và xác định ngày bắt đầu dự án.
4. Hãy nhập số liệu trong bảng vào file vừa tạo. Quan sát kết quả của
máy với những gì bạn vừa làm thủ công ở câu 1 và 2 và đưa ra nhận
xét?
Bài 2: Cho quan hệ giữa các công tác trong một dự án xây dựng như sau:

213
 Thời gian thực hiện Công tác Chi phí dự kiến
Công tác
(tuần) tiếp trước (triệu đồng)
A 3 B 40
B 1 - 60
C 6 B + 02 900
D 2 E 60
E 3 B 75
F 3 C 75
G 9 D 45
H 11 E, F, G 2,200
I 1 J 30
J 4 F 64
K 2 J 50
L 1 I, K 80
Hãy:
1. Hãy tạo một lịch làm việc phù hợp với mình. Đặt tên dự án và thiết lập
ngày bắt đầu dự án.
2. Nhập dữ liệu trong bảng vào file vừa tạo.
3. Quan sát các loại sơ đồ thể hiện tiến độ dự án. Nếu được hãy in ra các
loại tiến độ.
4. Xác định thời gian thực hiện của dự án.
5. Tổng chi phí của dự án này là bao nhiêu? Xem biểu đồ chi phí tích lũy
theo thời gian của dự án. Chi phí sử dụng nhiều nhất vào thời điểm
nào của dự án?
6. Việc kiểm soát dự án được tiến hành ở cuối tuần thứ 8 của dự án với
các số liệu cho trong bảng bên dưới. Hãy thiết lập ngày kiểm soát dự
án và nhập các thông tin kiểm soát trong bảng dưới vào file của mình.
7. Hãy cho biết ở cuối tuần 8 khối lượng thực hiện của dự án được bao
nhiêu phần trăm? Chi phí thực trả so với chi phí kế hoạch (baseline)
như thế nào?

214
8. Hãy xác định các thông số SV, CV, SV%, CV%, SPI, CPI của dự án ở
cuối tuần 8. Dựa trên các thông số trên hãy đánh giá tình trạng dự án.
% hoàn
Công Thời gian thực tế Chi phí thực trả
thành
tác (Actual duration) (đã tích lũy - triệu đồng)
(đã tích lũy)
A 80% Khởi công đúng hạn 30
B 100% Không thay đổi thời 35
gian
C 70% Khởi công trễ 1 ngày 700
D 20% Khởi công trễ 2 ngày 50
E 0% 10,8
Lưu ý: Có thể bổ sung những thông tin không được cho sẵn trong bài
tập này (nếu thấy cần thiết) để hoàn thành nó.
Bài 3:
Một nhà kho gồm 3 gian khẩu độ: AB, BC, CDđược bố trí 4 hàng
móng A, B, C, D. Số bước cột là 21 bước (mỗi hàng A, B, C, D gồm 22
móng).
Khối lượng công tác và số liệu liên quan cho trong bảng:
Khối lượng công tác 1 móng
Tên công việc Tại hai hàng Tại hai hàng Định mức
biên A và D giữa B và C
1. Đặt cốt thép 200kg 220kg 4,5gc/100kg
2 2
2. Ghép ván khuôn 14m 15m 1 gc/m2
3. Đổ bê tông 3.6m 3
4.8m 3
7,5 gc/m3
Biết hệ móng được tổ chức thi công theo phương pháp sản xuất dây
chuyền, mỗi công việc do một tổ công nhân chuyên nghiệp thực hiện.
Giả sử tổ đội tiêu chuẩn cho công tác cốt thép là 4 người, cho công tác
ván khuôn là 3 người, cho công tác bê tông là 7 người và tháo ván khuôn
là 2 người.
Hãy tính thời gian thực hiện các công việc theo các phân đoạn đã
chọn, lập tiến độ thi công toàn bộ móng nhà kho theo phương pháp sơ đồ
mạng.

215
Bài 4: Cho quan hệ giữa các công tác trong một dự án xây dựng silo như
sau:
Thời gian Chi phí
Công tác Tài
TT Công tác thực hiện khác
tiếp trước nguyên
(ngày) (triệu đồng)
Công tác chuẩn
1 bị 7 Nc[15]
2 Khởi công 0 1FS+1d
Đào đất đợt 1
3 bằng máy 5 2 5 Nc[30]
Thi công cọc cát
4 L < 7m 18 3 125 Nc[25]
Thi công cọc cát
5 L < 12m 18 3 161 Nc[23]
Đào đất đợt 2
6 bằng máy 2 5,4 5 Nc[30]
Đào đất bằng thủ
7 công 2 6 5 Nc[28]
8 Thi công đệm cát 2 6 15 Nc[18]
Chuẩn bị thi
9 công phần móng 2 8,7 Nc[15]
Đổ bê tông lót
10 móng 3 9 12 Nc[52]
GCLD ván
11 khuôn móng 8 10 215 Nc[3]
GCLD cốt thép
12 móng 8 10 83 Nc[58]
13 Đổ bê tông móng 1 11,12 14 Nc[60]
Bảo dưỡng bê
14 tông móng 6 13SS+1d Nc[2]
15 Tháo dỡ ván 2 11,12,13FS 72 Nc[11]

216
 Thời gian Chi phí
Công tác Tài
TT Công tác thực hiện khác
tiếp trước nguyên
(ngày) (triệu đồng)
khuôn móng +1d
16 Lấp đất thủ công 3 15 05 Nc[80]
Chế tạo ván
17 khuôn trượt 35 3 205 Nc[21]
GCLD cốt thép
18 thành bể đợt 1 2 17,16 45 Nc[58]
LD ván khuôn
19 trượt đợt 1 2 18 205 Nc[72]
Đổ bê tông thành
20 bể đợt 1 1 19 300 Nc[30]
GCLD cốt thép
21 thành bể đợt 2 2 20 45 Nc[58]
Trượt ván khuôn
22 đợt 1 2 21 4 Nc[72]
Đổ bê tông thành
23 bể đợt 2 1 22 300 Nc[30]
GCLD cốt thép
24 thành bể đợt 3 2 23 45 Nc[58]
Trượt ván khuôn
25 đợt 2 2 24 4 Nc[72]
Đổ bê tông thành
26 bể đợt 3 1 25 300 Nc[30]
GCLD cốt thép
27 thành bể đợt 4 2 26 45 Nc[58]
Trượt ván khuôn
28 đợt 3 2 27 4 Nc[72]
Đổ bê tông thành
29 bể đợt 4 1 28 300 Nc[30]

217
 Thời gian Chi phí
Công tác Tài
TT Công tác thực hiện khác
tiếp trước nguyên
(ngày) (triệu đồng)
Tháo ván khuôn
30 trược đợt 4 2 29 4 Nc[72]
Bảo dưỡng bê
31 tông thân 29 20SS+1d,14 Nc[2]
32 Công tác khác 1 30 12 Nc[15]
Lắp dựng vận
33 thăng 1 30 2 Nc[15]
GCLD ván
34 khuôn mái 9 33 10 Nc[57]
GCLD cốt thép
35 mái 9 34SS 10 Nc[32]
36 Đổ bê tông mái 1 35,34 50 Nc[30]
Bảo dưỡng bê
37 tông mái 7 31,36 Nc[2]
Tháo ván khuôn
38 mái 6 41 1 Nc[65]
Dán giấy chống
39 thấm 16 41FS+1d 26 Nc[15]
Lắp đặt sàn treo
40 kéo cáp ứng suất 5 43 100 Nc[10]
trước
Thi công kéo cáp
41 ứng suất trước 5 43FS+1d 25 Nc[70]
42 Tháo sàn treo 2 40 10 Nc[10]
43 Trát tường ngoài 6 36 21 Nc[80]
43FF+8d,
44 Quét vôi 6 42 10 Nc[8]

218
 Thời gian Chi phí
Công tác Tài
TT Công tác thực hiện khác
tiếp trước nguyên
(ngày) (triệu đồng)
Lắp đặt cầu
45 thang thép 3 38 20 Nc[10]
Lắp đặt thiết bị
46 máy móc 3 38 15 Nc[50]
47 Công tác khác 4 45,46 Nc[50]
48 Thử nước 1 47 5 Nc[30]
49 Công tác hè rãnh 6.5 48 25 Nc[20]
Thu dọn vệ sinh
50 và bàn giao 3 43,44,49 5 Nc[10]
51 Kết thúc 0 43,50,39
Hãy:
1. Hãy thiết lập một lịch làm việc phù hợp với mình. Tự chọn ngày bắt
đầu của dự án silo này.
2. Hãy nhập các thông tin về dự án silo trong bảng vào MSP. Quan sát
kết quả lập tiến độ. Thời gian thực hiện dự án là bao nhiêu ngày?
3. Tài nguyên Nc (Max Unit = 60) bị phân bổ quá khả năng
(overallocation) hay không? Nếu có thì ở những ngày nào?
4. Hãy sử dụng công cụ leveling của MSP. Sau khi thực hiện leveling
vấn đề với tài nguyên Nc có được giải quyết không?
5. Chi phí sử dụng tài nguyên Nc như sau:
Standard Rate = 25.000 đồng/giờ công
Overtime Rate = 50.000 đồng/giờ công
Cost per use = 0
Hãy nhập chi phí sử dụng Nc vào MSP. Lúc này chi phí sử dụng tài
nguyên Nc của cả dự án là bao nhiêu? Tổng chi phí của cả dự án là bao
nhiêu?
6. Hãy thử phân bổ làm thêm giờ (overtime) cho tài nguyên Nc để
giải quyết vấn đề tài nguyên Nc còn tồn tại (overallocation). Sau

219
 khi giải quyết được vấn đề thì chi phí thực hiện dự án là bao
nhiêu?
7. Thông tin kiểm soát dự án ở cuối ngày thứ 10 cho trong bảng tiếp
theo. Hãy thiết lập ngày kiểm soát và nhập các thông tin kiểm soát
trong bảng vào file dự án.
% hoàn thành Thời gian thực tế
Công tác
(đã tích lũy) (Actual duration)
Đào đất đợt 1 bằng 40% Khởi công đúng hạn
máy
Thi công cọc cát L<7m 50% Khởi công trễ 1 ngày
Thi công cọc cát 50% Khởi công trễ 1 ngày
L<12m
Đào đất đợt 2 bằng 5% Khởi công trễ 2 ngày
máy
8. Hãy thiết lập lại tiến độ dự án (Reschedule). Quan sát và so sánh
ngày kết thúc dự án dự kiến lúc này và so với kế hoạch ban đầu.
9. Hãy xác định các giá trị BCWS, BCWP, ACWP, các chỉ số SV,
CV của dự án ở cuối ngày thứ 10.
10. Hãy thiết lập các báo cáo (report) về công tác đang thực hiện, báo
cáo về cashflow, báo cáo về Earned value của dự án này.

220
 TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Quốc hội, Luật đầu tư số 67/2014/QH13 ngày 26/11/2014

2. Quốc hội, Luật đầu tư công số 49/2014/QH13 ngày 18/6/2014
3. Quốc hội, Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013
4. Quốc hội, Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 ngày 18/6/2014
5. Chính phủ, Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ngày 18 tháng 06 năm
2015 của Chính phủ về Quản lý dự án đầu tư xây dựng
6. GS.TS Nguyễn Huy Thanh (2006), Giáo trình Tổ chức xây dựng,
Nhà Xuất bản Xây dựng, Hà Nội
7. PGS.TS Từ Quang Phương, Giáo trình Quản lý dự án, Nhà xuất bản
Đại học Kinh tế quốc dân, 2014
8. GS.TS Nguyễn Huy Thanh (2014), Bài giảng Tư vấn xây dựng,
Trường Đại học Xây dựng
9. TS. Bùi Ngọc Toàn (2008), Quản lý dự án xây dựng-Thiết kế, đấu
thầu và các thủ tục trước xây dựng, Nhà Xuất bản Xây dựng, Hà Nội
10. ThS. Nguyễn Hữu Vương (dịch) (2008), Quản lý dự án-Kỹ thuật,
công nghệ và thực thi, Trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội
11. Project Management Institute, A guide to the Project management
body of knowledge. 5th edition ed. 2012, Newtown Square,
Pennsylvania, USA: Project Management Institute.
12. BSI, BS ISO 21500:2012. Guidance on project management. 2012,
British Standard Institute.
13. Oberlender-Project Management for engineering and construction, 2000,
2nd ed
14. Williamr. Duncan (1996), A guide to the project management body
of knowledge, Project management Institute
15. Sears, K., G.A. Sears, and R. Clough, Construction project
management: A Practical Guide to Field Construction Management.
5th edition ed. 2008
 16. PMI, Construction Extension to the PMBOK Guide Third Edition.
2nd ed. 2007: Project Management Institute
17. Lưu Trường Văn—Lê Hoài Long (2006), Ứng dụng MS Project
2003 trong quản lý dự án xây dựng, Nhà xuất bản Lao động xã hội,
Hà Nội

View publication stats