Тема 8.

ДОКУМЕНТИРАНЕТО - ОСНОВЕН ЕЛЕМЕНТ НА МЕТОДА

НА СЧЕТОВОДСТВОТО.

Въведение

В темата се подчертава значимостта на счетоводните документи за

цялостния отчетен процес. Без документ не би могло да се съставят
счетоводни статии и да се изготвят отчети. В края на темата ще бъдат
овладяни знанията и за видовете счетоводни документи.

Значимост на счетоводните документи.

Документът е носител на информация за извършени стопански операции

и процеси в предприятията. В настоящия момент се използват хартиени и
електронни документи. Според Закона за електронния документ и
електронния подпис, „електронен документ е електронно изявление, записано
върху магнитен, оптичен или друг носител, който дава възможност да бъде
възпроизвеждано“.1

Документирането е основен метод на счетоводството тъй като :

 Без документ не е възможно да се отрази чрез хронологичен

регистър и чрез систематичното отчитане настъпил стопански факт или
процес;

 На базата на документ отчетния обект се остойностява, т.е.

възможно е използването метода на оценката;

 Калкулиране се извършва също на база на конкретни документи;

1
Вж. ЗаАКОН за електронния документ и електронния подпис, чл.3, ДВ. бр.34/2001, посл. изм. бр. 100/2010,
Интернет-източник : http://lex.bg/laws/ldoc/2135180800
  Периодичното отчитане се извършва на база на регистри и др.
счетоводни документи;

 От прецизността при попълването на реквизитите на документите

зависи по-нататък качеството на създаваната от счетоводството информация;

 Чрез документите се осъществява предварителен, текущ и

последващ контрол от гл.т. законосъобразност и целесъобразност на
извършените сделки.

Предварителен и текущ контрол се извършва от лицата, чиито

подписи са сложени върху документа. По този начин те дават своето съгласие
да бъде извършена стопанската сделка. Това са лица като касиер, други
Материално-отговорни лица (МОЛ) – началник-складове напр.,
счетоводители и гл.счетоводители. Лицата, работещи в счетоводния отдел
одобряват чрез подписа си оформлението, т.е. попълнените реквизити в
документа.

Последващият контрол може да бъде както вътрешен, така и външен.

В определени случаи даден обект би могъл да се отрази счетоводно като

се използва и друг способ, т.е. инвентаризацията. Инвентаризацията е значим
и допълващ документирането елемент на счетоводния метод.

В Закона за счетоводството е уточнено, че компаниите осъществяват

текущото счетоводно отчитане на основата на документална обоснованост на
стопанските операции при спазване изискванията за съставянето на
документи по този закон. Така документите имат юридическа,
доказателствена сила и често биват използвани за разрешаване на съдебни
спорове.

Видове счетоводни документи и документооборот.

 В Закона за счетоводството е определено, че Счетоводните документи се
класифицират като първични, вторични и регистри.

Първичните документи са носители на информация за стопански

операции, регистрирани за първи път. Такива са фактурите, приходните
касови ордери, разходните касови ордери и др.

Вторичните документи са носители на информация, която е преработена

(обобщена) от първичните документи. Такива са мемориалните ордери,
справки за приходите и разходите, отчети на МОЛ и др.

Регистрите обобщават информация от първичните и вторични документи.

Регистри са компонентите на ГФО – баланса, отчет за приходите и разходите;
оборотната ведомост също е регистър, както и сборните ведомости.

Могат да бъдат определени и други класификации. Според мястото на

съставяне документите биват:

 Вътрешни- съставят се в предприятието- складови разписки, фактури

за продажби, приходни и разходни касови ордери, лимитни карти,
разчетно-платежна ведомост и др;

 Външни – постъпват от други организации – фактури за покупки,

банкови бордера и др.

Според срока на съставяне документите биват:

 Ежемесечни - сборни ведомости;

 Ежедневни-приходни и разходни касови ордери;

 Седмични и др.

Според вида на стопанските операции, които отразяват:

 Касови;

 Банкови;
  Във връзка с производство на продукция;

 Във връзка с движение на СМЗ;

 Във връзка с начисляване н трудови възнаграждения и др.

Според предназначението си:

 Изпълнителни – те отразяват стопански операции по

предварително дадени нареждания – тук се включват Искания за отпускане
на материали; Протоколи за бракуване на СМЗ и др.

 Разпоредителни – отразяват разпореждане за извършване на

стопанска операция – заповед на р-ля на предприятието за отпуск на
служители; заповед за начало на инвентаризация;

 Документи за счетоводно оформяне – нямат самостоятелно значение;

съставят се въз основа на разпоредителни и изпълнителни документи; такива
са справки, групировъчни таблици и др.

 Комбинирани – съчетават реквизитите на горните три групи –

приходни ордери, авансови отчети и др.

Съгласно Закона за счетоводството, документите трябва да съдържат

необходими реквизити, за да отговарят на изискването за счетоводен
документ. Всеки първичен счетоводен документ, адресиран до външен
получател е необходимо да съдържа следните реквизити:

1. Наименование на документа;

2. Номер на документа с арабски цифри;

3. Дата на издаване;

4. Наименование, адрес и код по БУЛСТАТ;

5. Предмет на операцията, както и натуралното и стойностното й

изражение;
 Първичен счетоводен документ може да не се издава, ако е издаден
фискален бон. В случаите, че документът е за вътрешни нужди подписът
може да се замени с идентификационни шифри.

Първичният документ е попълнен надлежно и когато липсва част от

информация, но тази информация може да се докаже чрез други първични
документи. Примери за първични документи са:
 Поправки в първични документи не се извършват, те се анулират и се
съставят нови. Издаден е Албум на първичните счетоводни документи, чрез
който се осъществява методическо единство на съдържанието и формата на
първичните счетоводни документи.

Целта на счетоводните документи не е само тяхното съставяне и отразяване

на стопанските факти, но и тяхното движение.

Движението на счетоводните документи от момента на тяхното

съставяне до предаването им в счетоводния архив се нарича
документооборот.

Документите се съставят от материално-отговорни лица (МОЛ), подписват

се от тях. Могат да бъдат разграничени следните етапи при
документооборота:

 Съставяне на документите и приемането им в счетоводството (за

външни документи само приемане);
  Проверка на документите – формална, логическа, аритметична
проверка. Чрез формалната проверка се преглеждат всички реквизити,
логическата служи за проверка на законосъобразност на операцията, а
аритметичната да няма грешки в сумите.

 Обработка на документите – отразяват се счетоводно чрез

контировки2;

 Предаване в счетоводния архив.

Нормативно е определено съхраняването на документите в архива да се

извършва съобразно следните срокове:

 Ведомост за заплати – 50 години;

 Документи за данъчен и финансов контрол – 10 години;

 Всички останали документи – 3 години.

Въз основа на Заповед на ръководителя на предприятието, трябва да

бъде създаден Правилник за документооборота, който да съдържа и График за
движението на документите. В Графика се уточняват местата за приемане,
проверка и обработка на документите, отговорните лица и времето за
обработка на всеки вид документ.

2
Контировката отразява дебитираната и кредитирана сметка и логическата връзка между тях.