GENERAL PROCESS FOR LOSS INVESTIGATION

QUY TRÌNH GIÁM ĐỊNH TỔN THẤT

I. Claims Process Flow Chart/ Lưu đồ giám định Finalizing claim/issuing final
report to close the file.
Giải quyết bồi thường dứt điểm/
phát hành báo cáo cuối cùng.
Sign insurers’ instruction letter
Accept inurers’ Ký thư chỉ định xác nhận đồng ý giám định
instruction for loss
Request inurers for some basical
adjusting information of the loss
Xác nhận giám định Yêu cầu Nhà bảo hiểm cung cấp một số
thông tin cơ bản về tổn thất Discussing/negotiating with the
Insured/Insurers on claim/adjustment.
Trao đổi/thương lượng với Bên được bảo
hiểm/Quý công ty về yêu cầu bồi
Obtain some information of the loss
thường/mức điều chỉnh.
Thu thập thông tin tổn thất ban đầu
Immediately contact
Discuss with insured of the time of our site
inured/broker attendance
Thống nhất thời điểm giám định hiện trường
Liên hệ NĐBH/đơn vị với NĐBH
môi giới Calculating loss.
Strongly request insured for some works (if
necessary) Tính toán tổn thất.
Yêu cầu NĐBH thực hiện một số công việc (nếu cần)

Meeting with Insured introducing and advising

on general procedure of claim handling. Issuing interim report to
Họp với Bên được bảo hiểm để giới thiệu và thông
báo thủ tục/quy trình giải quyết bồi thường chung. keep insurer updated of
Discussing with relevant people/departments;
situation of the loss.
chief accountant to obtain initial information on Phát hành báo cáo chuyển tiếp
the damaged property; the circumstance of the
loss; the extent of loss … để cập nhật Nhà bảo hiểm về
Trao đổi với những Bộ phận liên quan/Kế Toán
tình trạng xử lý tổn thất. Reviewing/checking relevant
Trưởng của NĐBH để thu thập các thông tin sơ bộ
về tài sản bị thiệt hại; diễn biến tổn thất; phạm vi document and reminding insured of
tổn thất... outstanding documents (keep insurer
copied on the reminder).
Conduct our site survey to establish the Xem xét lại/kiểm tra hồ sơ/chứng từ và
Site visit cause of loss; determine the extent of loss; thường xuyên nhắc nhở cho NĐBH về
take pictures of the damaged properties những hồ sơ/chứng từ còn thiếu (cc cho
Giám định hiện Nhà bảo hiểm mỗi khi nhắc nhở).
Giám định hiện trường để xác định nguyên Review/checking document
trường nhân và phạm vi tổn thất; chụp ảnh những tài
sản bị tổn thất Kiểm tra hồ sơ
Discussing with insured/insurers on Verifying the provided
Forensic’ Investigation for fire damage (if information/obtaining further
necessary) clarification from the Insured (if any).
Trao đổi với NĐBH/Nhà bảo hiểm về sự hỗ trợ Xác minh các thông tin được cung
điều tra của Forensics cho tổn thất cháy (nếu cấp/thu thập thêm các thông tin chi tiết
cần thiết). từ Bên được bảo hiểm (nếu có).

Discussing on relevant steps to mitigate Work closely with insured/repairer

loss; repair/replacement plan and plan for
next site inspections such as stock-taking in determining extent of damage,
for the undamaged stock/property or
continue to determine the extent of damage
mitigating loss, repairing, salvage
(if necessary). sale…
Trao đổi với NĐBH về biện pháp giảm thiểu tổn
thất; kế hoạch sửa chữa và kế hoạch giám định Làm việc với các bên liên quan để xác
tiếp theo như kiểm kê hàng hoá/tài sản không bị định phạm vi tổn thất, giảm thiểu tổn
tổn thất hoặc tiếp tục làm xác định phạm vi tổn
thất (nếu cần). thất, sửa chữa, thanh lý phế liệu…
Discussing on loss estimation and loss
contribution (if any).
Trao đổi với NĐBH về dự phòng tổn thất
và bảo hiểm trùng (nếu có).
Make Site Survey Minutes to record the Issuing Preliminary Report.
content agreed during the site survey.
Lập Biên bản hiện trường ghi nhận nôi Phát hành báo cáo sơ bộ.
dung đã làm việc.

Keep insurers updated on the loss

after the initial site attedance.
Advise insured on the relevant Update insurer after the Cập nhật cho Nhà bảo hiểm về tổn thất
sau khi xuống hiện trường.
documents for the loss initial site visit
Hướng dẫn NĐBH về hồ sơ cần Cập nhật tổn thất đến nhà Keep insurers updated on the loss
after the initial site attedance.
cung cấp cho tổn thất bảo hiểm Cập nhật cho Nhà bảo hiểm về tổn
thất sau khi xuống hiện trường.

1
I. Detail of claims process/Diễn giải chi tiết quy trình giám định

Step Loss adjusting activities Deadline

Bước Công tác giám định Thời gian hoàn thành

1 Acceptance of insurers’ instruction for loss adjusting Within 02 hours after

Xác nhận giám định insurers’ instruction
- After receiving insurers’ instruction (via phone or e-mail or letter), NSA will consider the
Trong vòng 02 giờ sau
assignment carefully. If happy with the assignment, NSA will confirm our acceptation by
khi nhận được chỉ định từ
signing inurers’ intruction letter.
Nhà bảo hiểm
Sau khi nhận được chỉ định giám định của Nhà bảo hiểm (qua điện thoại hoặc e-mail hoặc thư chỉ
định), Northstar sẽ đánh giá khả năng có thể tiếp nhận chỉ định giám định từ Nhà bảo hiểm kỹ
càng. Nếu đồng ý giám định, NSA sẽ xác nhận đồng ý bằng việc ký vào Giấy yêu cầu giám định
của Nhà bảo hiểm.

- Request inurers for some basical information of the loss (insured’s loss notification, insured’s
contact person and relevant insurance policy).
Yêu cầu Nhà bảo hiểm cung cấp một số thông tin cơ bản về tổn thất (Thông báo tổn thất, thông tin
liên hệ của NĐBH và Hợp đồng bảo hiểm liên quan).

2 Immediately contact insured/broker to Immediately after

Ngay lập tức liên hệ với NĐBH/Đơn vị môi giới để receiving insurers’
instruction
- Obtain some information of the loss: the location of loss, the type of loss (building,
machinery/equipment, stock…) and the extent of damage to prepare manpower and Ngay sau khi nhận được
means of transportation for survey; chỉ định của Nhà bảo
Thu thập thông tin tổn thất ban đầu: Địa điểm tổn thất, loại tài sản bị tổn thất (Nhà xưởng, máy hiểm
móc thiết bị, hàng tồn kho) và phạm vi tổn thất sơ bộ để chuẩn bị phương tiện di chuyển và nhân
sự giám định phù hợp;

- Discuss with insured of the time of our site attendance. After fixing the time of our site
attendance, NSA will e-mail to interested parties (insurers, broker) for your plan in
coordinating at site;
Thống nhất thời điểm giám định hiện trường với NĐBH. Sau khi đã thống nhất thời gian giám
định, Northstar sẽ email thông báo thời gian giám định đến các bên liên quan (Nhà bảo hiểm, Đơn
vị môi giới) để cùng phối hợp;

- Strongly request insured for the following:

Yêu cầu NĐBH thực hiện những vấn đề sau:

1. Keep the scene intact for our site investigation;

Giữ nguyên hiện trường để Northstar tiến hành giám đinh;

2. Protect damaged property from avoiding further damage;

Bảo quản các tài sản bị ảnh hưởng/tổn thất để tránh thiết hại thêm;

3. In case damage caused by fire and/or theft, advise insured to involve police for
investigation and then, collect police’s investigation conclusion;
Trong trường hợp tổn thất do cháy và/hoặc trộm cắp phải mời công an có thẩm quyền tiến
hành điều tra và sau đó, thu thập kết luận điều tra của Công an;

4. In case damage caused by water (due to flood, leakage, overflow…), strongly request
insured to take actions in extracting, separating the wet property from the good/dry
property (if the cost of extraction, separation is significant, advise insured to obtain the
relevant bids for insurers’ consideration/approval before doing). Dry the wet property,
remove good/dry property to safe area for storage …;
Đối với tổn thất do nước (do ngập, rò rỉ, chảy tràn,…), phải thực hiện ngay các biện pháp
phân loại, bóc tách tài sản bị ướt ra khỏi tài sản khô (nếu chi phí phân loại, bóc tách tài sản lớn,
cần thu thập báo giá để trình Nhà bảo hiểm phê duyệt trước khi thực hiện). Sấy khô các tài sản
bị ướt, di dời và che chắn các tài sản khô ra vị trí an toàn …;

2
 5. In relation to liability loss: (i) refer to the Insurance Policy, advise insured not negotiate
or admit or refuse liability to third parties when have not received insurers’
confirmation in writing; (ii) request insured for copies of relevant contracts with the
third parties or any document indicating insured’ liability to the third parties for their
loss.
Đối với tổn thất trách nhiệm: (i) Căn cứ theo HĐBH, NĐBH không được tự ý thương lượng
hay thừa nhận hay từ chối trách nhiệm khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của Nhà bảo hiểm;
(ii) Cung cấp ngay hợp đồng giữa NĐBH và Bên thứ ba bị thiệt hại (Bên yêu cầu NĐBH bồi
thường) hoặc bất kể tài liệu thể hiện NĐBH có trách nhiệm pháp lý bồi thường cho Bên thứ ba
này.

3 Site Visit Site visit must be

Công tác hiện trường conducted within 24
hours after insurers’
- Meeting with Insured introducing and advising on general procedure of claim handling.
instruction
Họp với Bên được bảo hiểm để giới thiệu và thông báo thủ tục/quy trình giải quyết bồi thường
chung. Giám định hiện trường
nhất thiết phải được tiến
- Discussing with relevant people/departments; chief accountant to obtain initial
hành trong vòng 24 giờ kể
information on the damaged property; the circumstance of the loss; the extent of loss …
từ khi nhân được chỉ định
along with copies of relevant incident reports/site minutes made by relevant parties and
obtain inventory reports for stock-taking purpose (if damage has been sustained to stock).
Trao đổi với những Bộ phận liên quan/Kế Toán Trưởng của NĐBH để thu thập các thông tin sơ
bộ về tài sản bị thiệt hại; hoàn cảnh tổn thất; phạm vi tổn thất... cùng với bản sao Báo cáo sự cố/Biên
bản hiện trường lập bởi các bên liên quan và thu thập các báo cáo tồn kho nhằm phục vụ cho mục
đích kiểm kê hàng hóa (nếu phát sinh tổn thất hàng hoá).

- Conduct our site survey to establish the cause of loss; determine the extent of loss; take
pictures of the damaged properties. In case, damage has been sustained to specific
machinery/equipment that need to involve experts/contractors in establishing the cause of
damage and determining the extent of damage.
Giám định hiện trường để xác định nguyên nhân và phạm vi tổn thất; chụp ảnh những tài sản tổn
thất. Trường hợp, tổn thất bao gồm các máy móc/thiết bị đặc chủng cần tham vấn ý kiến chuyên
gia/nhà cung cấp trong khi đánh giá nguyên nhân và phạm vi tổn thất.

- Discussing with insured/insurers on Forensic’ Investigation for fire damage (if necessary)
Trao đổi với NĐBH/Nhà bảo hiểm về sự hỗ trợ điều tra của Forensics cho tổn thất cháy (nếu cần
thiết).

- Discussing on relevant steps to mitigate loss; repair/replacement plan and plan for next
site inspections such as stock-taking for the undamaged stock/property or continue to
determine the extent of damage (if necessary).
Trao đổi với NĐBH về biện pháp giảm thiểu tổn thất; kế hoạch sửa chữa và kế hoạch giám định tiếp
theo như kiểm kê hàng hoá/tài sản không bị tổn thất hoặc tiếp tục làm xác định phạm vi tổn thất
(nếu cần).

- Discussing on loss estimation and loss contribution (if any).

Trao đổi với NĐBH về dự phòng tổn thất và bảo hiểm trùng (nếu có).

- Make Site Survey Minutes to record the content agreed during the site survey.
Lập Biên bản hiện trường ghi nhận nôi dung đã làm việc.

4 Advise insured on the relevant documents for the loss Within 02 working
Hướng dẫn NĐBH về hồ sơ cần cung cấp cho tổn thất days after the initial
site survey
- Facsimile requesting document and advising on necessary steps to handle the matter.
Explaining to insured/their chief accounting for their understanding of what documents Trong vòng 02 ngày làm
requested for their preparation/providing. việc sau lần giám định
Gửi công văn yêu cầu cung cấp chứng từ và thông báo các bước cần thiết để giải quyết vụ việc. hiện trường đầu tiên
Giải thích cho NĐBH/Kế toán trưởng hiểu những tài liệu họ cần chuẩn bị/cung cấp.

- Requested documents will depend on the type of loss. Below are some specific documents
for some kind of damage as follows:

3
Yêu cầu hồ sơ sẽ tuỳ thuộc vào từng loại hình tổn thất. Dưới đây là một số hồ sơ đặc trưng cho một
số loại tổn thất như sau:

For vehicle accident/Tổn thất xe cơ giới

1. Insurance certificate of the accident vehicle;

Hợp đồng/giấy chứng nhận bảo hiểm của xe tại nạn;

2. Registration, certificate of registry and driver’s licence;

Đăng ký, đăng kiểm, bằng lái của người điều khiển gây tai nạn;

3. Document of the accident: site minutes, examination minites, Minutes on the

settlement of the traffic accident, the concludsion of police/court (if the accident
involves third parties);
Hồ sơ tai nạn: Biên bản hiện trường, Biên bản khám nghiệm phương tiện, Biên bản giải quyết
vụ tai nạn giao thông, kết luận của công an/toà án nếu có (nếu liên quan đến bên thứ ba);

4. Repair documents (quotations, contract, invoices)

Hồ sơ sửa chữa xe.

For import cargo/Hàng hoá nhập khẩu

1. Request the consignee to notify the carrier/forwarder for the loss;

Yêu cầu bên mua hàng thông báo bên giao vận/vận tải về tổn thất của lô hàng;

2. Incident report detailing the cause of damage (if any);

Báo cáo sự cố chi tiết nguyên nhân tổn thất (nếu có);

3. Copies of Delivery Notes between shipper and oversea forwarder, oversea forwarder and carrier,
carrier and arrival port, arrival port and inland forwarder;
Bản sao các Biên bản giao nhận hàng hoá giữa bên bán giao cho vận tả/giao vận đầu bên bán,
giữa bên vận tải biển/hàng không và cảng dỡ hàng và giữa cảng dỡ hàng giao cho bên vận
tải/giao vận của bên mua;

4. Import documents of the shipment/consignment (Bill of Lading, CO, CQ, Packing List,
Commercial Invoice, Customs Declaration);
Bản sao hồ sơ nhập khẩu của lô hàng (Vận đơn, CO, CQ, Quy cách đóng gói, Hoá đơn thương
mại, Tờ khai nhập khẩu)

5. Stowage plan;
Sơ đồ sắp xếp hàng hoá/container trên tàu/máy bay;

6. Official Marine Insurance Policy;

Bản chính Hợp đồng bảo hiểm;

For machinery breakdown/Hư hỏng máy móc

1. Copies of the original documents (contract, VAT invoice/import documents,

manual/specifications/drawings) of the damaged machinery;
Bản sao hồ sơ gốc (Hợp đồng, Hoá đơn GTGT/hồ sơ nhập khẩu, hướng dẫn sử dụng/tiêu chuẩn
kỹ thuật/bản vẽ) của máy móc bị tổn thất;

2. Technical report made by manufacturer/supplier/contractor detailing the extent and

cause of damage;
Báo cáo kỹ thuật lập bởi nhà sản xuất/nhà cung cấp/nhà thầu chi tiết phạm vi và nguyên nhân
hư hỏng;

3. Repair quotations from difference repairers;

Báo giá sửa chữa từ các nhà thầu khác nhau;

4. Replacement for a new one in the same type/kind with the damaged one;
Báo giá thay thế mới cho máy móc hư hỏng bằng máy mới cùng chủng loại;

5. Copies of the relevant repair/replacement documents (contract and VAT

invoice/import documents).

4
 Yêu cầu bồi thường chi tiết số tiền yêu cầu cùng với bản sao hồ sửa chữa/thay thế (hợp đồng,
hoá đơn GTGT/hồ sơ nhập khẩu)

For stock damage/Tổn thất hàng hoá tồn kho

1. The list of damaged stock detailing name, code, quantity, unit cost and claim amount;
Danh sách hàng hoá tổn thất nêu rõ tên hàng, mã hàng, số lượng đơn giá và số tiền;

2. Inspection report made by QC/Suppliers for the affected/damaged stock (if any);
Báo cáo kiểm tra của QC/Nhà cung cấp đối với hàng hoá bị tổn thất/ảnh hưởng (nếu có);

3. Relevant supporting documents in relation to the unit price claimed by insured such
as buying invoices/import documents, production cost, production norms, …;
Tài liệu liên quan đến đơn giá thành yêu cầu bồi thường như hoá đơn mua hàng/hồ sơ nhập
khẩu, định mức sản xuất …;

4. Copies of updated stock taking minutes;

Bản sao Biên bản kiểm kê hàng hoá trong khi gần nhất;

5. Stock inventory report at insured’s factory at the time of loss and remaining stock
inventory at the time of survey for stock-taking (if necessary).
Báo cáo tồn kho tại thời điểm tổn thất và tồn kho còn lại tại thời điểm giám định hiện trường
cho mục đích kiểm kê hàng hoá (nếu cần thiết);

6. Apdated auditted finanical report.

Báo cáo tài chính đã được kiểm toán gần nhất.

For business interruption/Gián đoạn kinh doanh

1. Calculation spreadsheet detailing the claim amount and the calculation method (excel
file);
Bảng tính tổn thất gián đoạn kinh doanh chi tiết số tiền yêu cầu bồi thường và cách tính (file
excel);

2. Monthly Actual Profit & Loss for 36 months before the loss and for the reinstatement
period along with monthly VAT report for such periods;
Báo cáo lỗ lãi thực tế hàng tháng 36 tháng trước tổn thất và cho giai đoạn sửa chữa tài sản
cùng với báo cáo thuế GTGT tương ứng cho những giai đoạn này;

3. Updated audit reports;

Báo cáo kiểm toán cập nhật;

4. Saving costs during the interruption period with relevant supporting docs;
Chi phí tiết kiệm trong quá trình dừng hoạt động kinh doanh cùng với các tài liệu liên quan.

If the claim involves increase cost of woking then the following documents need to be
collected:
Nếu phát sinh chi phí gia tăng trong hoạt động kinh doanh thì một số hồ sơ sau cần thu thập:

5. Excel calculation spreadsheet of the increasing in cost of working;

Bảng tính (excel) tính toán chi phí gia tăng yêu cầu bồi thường;

6. Relevant supporting documents for the increasing in cost of working above (such as
copies of the contract; invoice and balance sheet for the outsourcing as well as relevant
supporting docs for the overtime).;
Hồ sơ/chứng từ chứng minh gia tăng chi phí hoạt động kinh doanh;

7. Revenue obtained from using the increasing in cost of working

Doanh thu đạt được từ việc sử dụng chi phí gia tăng yêu cầu bồi thường.

For CAR & EAR/Xây dựng & lắp đặt

1. Relevant repair/reinstatement estimate from relevant contractor for the damaged

contract works.
Dự toán sửa chữa/khắc phục của nhà thầu cho hạng mục công trình bị tổn thất.

5
 2. Copies of construction/erection contracts and quotation/bill of quantity attached to the
contract.
Bản sao hợp đồng xây dựng lắp đặt và báo giá/chi tiết khối lượng đơn giá đính kèm theo hợp
đồng.

3. Copies of general project schedule of the project and detail schedule of the damaged
contract works.
Tiến độ tổng thể của dự án và tiến độ chi tiết của hạng mục công trình bị tổn thất.

4. Copies of daily record and any handover munites (if any) in relation to the damaged
contract works.
Nhật ký thi công và các biên bản bàn giao (nếu có) liên quan hạng mục công trình bị tổn thất.

5. Copies of drawings in relation to the damaged contract works.

Bản vẽ liên quan đến hạng mục công trình bị tổn thất.

6. Final claim along with copies of relevant repair/reinstatement documents in relation

to the damaged contract works.
Yêu cầu bồi thường cuối cùng và bản sao hồ sơ sửa chữa/khắc phục liên quan.

5 Update insurer after the initial site visit Within 24 working

Cập nhật tổn thất đến nhà bảo hiểm hours after finishing
the initial site survey
- Keep insurers updated on the loss after the initial site attedance.
Cập nhật cho Nhà bảo hiểm về tổn thất sau khi xuống hiện trường. Trong vòng 24 giờ làm
việc sau khi kết thúc công
- Issuing initial advice to recommend insurers of loss reserve.
tác hiện trường ban đầu
Phát hành Thông báo sơ bộ để đề xuất dự phòng tổn thất.

6 Issuing Preliminary Report. Within 05 working

Phát hành báo cáo sơ bộ. days after the initial
site survey

Trong vòng 05 ngày làm

việc sau khi kết thúc công
tác hiện trường lần đầu
tiên

7 Work closely with insured/repairer in determining extent of damage, mitigating loss, repairing, Asap
salvage sale…
Sớm nhất có thể
Làm việc với các bên liên quan để xác định phạm vi tổn thất, giảm thiểu tổn thất, sửa chữa, thanh lý phế
liệu…

- Continue to work closely with insured/insurers/repairer in checking/determining extent

of damage (if necessary).
Tiếp tục làm việc chặt chẽ với Bên được bảo hiểm/đơn vị sửa chữa trong việc kiểm tra/xác định mức
độ thiệt hại (nếu cần).

- Work closely with insured/insurers/repairer on mitigate loss, reinstatement plan and

reasonable reinstatement cost.
Làm việc chặt chẽ với NĐBH/Nhà bảo hiểm/Đơn vị sửa chữa về hạn chế tổn thất, kế hoạch sửa chữa
và chi phí khôi phục hợp lý.

- Coordinate with insured/insurers in demolishing/salvage sale.

Trao đổi với các bên có liên quan về công tác tháo dỡ/thanh lý phế liệu.

8 Review/checking document Every 02 weeks

Kiểm tra hồ sơ
Mỗi 02 tuần
- Reviewing/checking relevant document and reminding insured of outstanding documents
(keep insurer copied on the reminder).
Xem xét lại/kiểm tra hồ sơ/chứng từ và thường xuyên nhắc nhở cho NĐBH về những hồ sơ/chứng
từ còn thiếu (cc cho Nhà bảo hiểm mỗi khi nhắc nhở).

6
 - Verifying the provided information/obtaining further clarification from the Insured (if
any).
Xác minh các thông tin được cung cấp/thu thập thêm các thông tin chi tiết từ Bên được bảo hiểm
(nếu có).

9 Issuing interim report to keep insurer updated of situation of the loss. Depending on the
Phát hành báo cáo chuyển tiếp để cập nhật Nhà bảo hiểm về tình trạng xử lý tổn thất. actual situation of the
claim but no longer
than 3 months for
issuing

Tuỳ thuộc vào thực tế vụ

việc nhưng không quá 03
tháng

10 Calculating loss. Asap

Tính toán tổn thất.
Ngay khi có thể

11 Discussing/negotiating with the Insured/Insurers on claim/adjustment. Asap

Trao đổi/thương lượng với Bên được bảo hiểm/Quý công ty về yêu cầu bồi thường/mức điều chỉnh.
Ngay khi có thể

12 Finalizing claim/ Issuing final report to close the file.

Within 05 working
Giải quyết bồi thường dứt điểm/ phát hành báo cáo cuối cùng.
days after
insured/insurer agreed
with our proposed
adjustment

Trong vòng 05 ngày làm

việc sau khi NĐBH và
Nhà bảo hiểm đồng ý với
đề xuất bồi thường

II. Some samples of specific document/Một số mẫu hồ sơ đặc trưng

1. Stowage plan/Sơ đồ sắp xếp hàng hoá trên tàu/máy bay

7
1. Fixed assets list/Danh sách tài sản cố định

8
2. Police conclusion on the cause of fire/Kết luận công an về nguyên nhân cháy

9
10
3. Auditted financial report/Báo cáo tài chính đã được kiểm toán

4. VAT report/Báo cáo thuế GTGT

11
12
5. Invenrtory report/Báo cáo hàng hoá tồn kho

13