Công ty Miles & Choppy phân phối gỗ cho các nhà thầu xây dựng.

Tất cả doanh thu đều

từ bán nợ và được thanh toán trong vòng 30 ngày. Trưởng phòng bán hàng thiết lập tài
khoản nợ phải thu cho mỗi khách hàng và xây dựng hạn mức bán chịu dựa trên kinh
nghiệm, danh tiếng và khả năng thanh toán trước đây của khách hàng. Đơn đặt hàng
thường được nhận qua thư hoặc email, thường chỉ có một số ít khách hàng gửi danh sách
chi tiết các loại gỗ yêu cầu, còn lại đa số chỉ cung cấp kế hoạch xây dựng. Vì quản đốc
phân xưởng là một nhà thầu đầy kinh nghiệm, ông có thể tính toán lượng gỗ cần thiết dựa
trên kế hoạch xây dựng và một số tài liệu khác (được nhà thầu cung cấp cùng với đơn đặt
hàng). Sau đó, ông ước lượng giá trị từng đơn đặt hàng và trưởng phòng bán hàng phê
duyệt. Nếu không chắc chắn những loại gỗ nào được yêu cầu, ông gọi điện trực tiếp cho
nhà thầu. Sau khi gỗ đã được cắt theo kích thước, số lượng mong muốn và đóng gói bởi
nhân viên phân xưởng, quản đốc kiểm tra, đối chiếu hàng với thông tin cung cấp bởi nhà
thầu (và tính toán của ông) trước khi gỗ được chuyển đi. Sau khi gỗ được vận chuyển,
quản đốc phân xưởng gửi một bản thông tin chi tiết các đơn hàng cho trưởng phòng bán
hàng. Thỉnh thoảng, ông dán một tấm giấy nhỏ màu vàng trên các giấy tờ làm việc để ghi
chú những đơn hàng đã hoàn thành. Sau đó, trưởng phòng bán hàng sử dụng bảng giá đã
được phê duyệt trong nội bộ công ty để định giá cho các loại gỗ và lập hóa đơn bán hàng.
Liên gốc được gửi cho nhà thầu, một liên được lưu tại phòng bán hàng, và một liên được
gửi đến phòng kế toán phụ trách các khoản phải thu. Kế toán sử dụng hóa đơn bán hàng
để nhập thông tin vào sổ cái khoản phải thu. Cuối tháng, kế toán phụ trách khoản phải thu
gửi khách hàng báo cáo thể hiện tất cả các giao dịch trong tháng và số dư cuối kỳ. Kế
toán cũng chuẩn bị báo cáo hàng tháng liệt kê những khoản nợ quá hạn và sổ cái tổng
hợp khoản phải thu để trình lên tổng giám đốc công ty.
Cuối ngày, trưởng phòng bán hàng báo tổng doanh thu trong ngày cho trợ lý kế toán nhập
vào sổ cái tổng hợp. Những số liệu này sau đó được báo cáo tóm tắt trong bảng cân đối
thử các khoản phải thu hàng tháng. Cuối tháng, tổng giám đốc xem xét sổ cái các khoản
phải thu và báo cáo các khoản nợ quá hạn để xác định khách hàng nào cần được nhắc nhở
thanh toán gấp. Sau đó, tổng giám đốc cất những báo cáo này vào ngăn kéo. Nếu cảm
thấy rằng có khoản nợ quá hạn nào cần điều tra kỹ, ông ủy quyền cho kế toán khoản phải
thu và trợ lý kế toán xem xét khả năng thu hồi và xóa nợ xấu nếu cần thiết.
Yêu cầu:
a. Là kiểm toán viên đang lập chương trình kiểm toán về hoạt động bán hàng của công ty
Miles & Choppy theo yêu cầu của Tổng giám đốc công ty, bạn hãy nêu các điểm yếu
trong hoạt động kiểm soát nội bộ các giao dịch bán hàng của công ty.
b. Giải thích rõ những sai phạm nào có thể xảy ra vì sự tồn tại của điểm yếu đó.