CHAPTER III: TOUR OPERATIONS

CHƯƠNG III: ĐIỀU HÀNH CHƯƠNG TRÌNH DU LỊCH

I/ The overall process of operating a tour program

Quy trình tổng thể điều hành chương trình du lịch

1. Organizational structure of tourist company

Cơ cấu tổ chức của các công ty du lịch

2. Functions and duties of the Tour Operation Department (review chapter 1)

Chức năng, nhiệm vụ của Bộ Phận Điều Hành ( xem lại chương 1)

3. The overall process of operating a tour program

Quy trình tổng thể điều hành chương trình du lịch

STEP IMPLEMENTATIO CONTENT NOTE

BƯỚC N DEPARTMENT NỘI DUNG CÔNG VIỆC GHI CHÚ
BỘ PHẬN THỰC HIỆN
1. Get customer’s information, transfer to the design tour
department (staff) and calculate the price tour. Once agreed and
signed with the customer.
STEP 1 BUSSINESS Lấy thông tin khách hàng, chuyển qua bộ phận( nhân viên) thiết kế tour và tính giá . Khi đã thống
nhất và ký hợp đồng với khách hàng.
BƯỚC 1 DEPARTMENT

Page | 1
BỘ PHẬN KINH DOANH
2. Guide customers to do the necessary procedures
Hướng dẫn làm các thủ tục cần thiết
– Guide customers to apply for a passport (if customers do not have
a passport) for outbound customers.
Hướng dẫn làm thủ tục xin cấp hộ chiếu (nếu khách chưa có hộ chiếu) đối với khách outbound.

-Collect customers's passport for visa and customers's documents

for travel document – for outbound or inbound customers
(visa/passport required).
Thu hộ chiếu của khách để làm visa và các giấy tờ của khách để làm giấy thông hành – đối
với khách outbound hoặc inbound (cần visa/thông hành).

3.  Make a list of groups, determine the number of customers

(adults, children, gender ).
Lập danh sách đoàn, xác định số lượng khách (người lớn, trẻ em, giới tính).

4. Make statistics and make a list of customers who have to make a

Passport/ Visa/passport/ Number of guests who have to do a Visa to
re-enter, if any.
Thống kê và lập danh sách khách phải làm Hộ chiếu/ Visa/thông hành/ Số khách phải làm Visa tái
nhập nếu có.

5. list of rooms and cases of shared rooms (2 beds, 3 beds)

Danh sách phòng nếu phải ở ghép (2 giường, 3 giường).

6. Details Itinerary tour (departure/end date)

Chi tiết hành trình (ngày khởi hành/kết thúc).

7. List of flights/trains/bus, hours, times

Danh sách các chuyến bay/tầu/ô tô, giờ, thời gian.

Page | 2
 8. The price sold to customers
Giá đã bán cho khách

9. Services included/excluded
Các dịch vụ bao gồm/ không bao gồm.

10. Special notes from customers

Những chú ý đặc biệt được lưu ý trước từ phía khách hàng.

11. Notes, sellers want to be noticed more (time to apply price,

high- season, special events ...).
Những chú ý, người bán muốn được lưu ý thêm (thời gian áp dụng giá, mùa cao điểm, các sự kiện
đặc biệt,…).

12. Hand over all the above contents to the Tour Operator
Bàn giao tất cả các nội dung trên cho Điều Hành Tour.

1.  Receive handover from business/sales department

Nhận bàn giao từ bộ phận kinh doanh.

BỘ PHẬN ĐIỀU 2. Build a tour operation plan ( Chapter IV )

STEP 2 Xây dựng kế hoạch điều tour ( chương 4 )
HÀNH TOUR
BƯỚC 2
TOUR OPERATION
DEPARTMENT 3.  Preparing information to booking services
Chuẩn bị thông tin để đặt dịch vụ:

– Number of guests, number of rooms

Số khách, số lượng phòng

–  Guest list, room list

Page | 3
 Danh sách khách, danh sách phòng

– Detailed schedule tour

Hành trình chi tiết
–  Hotel type/class or location of hotels, restaurants, shopping arer
Loại/ hạng khách sạn hoặc vị trí khách sạn, nhà hàng, khu vực mua sắm
–  Transportation
Phương tiện vận chuyển

– Number of main/tea (supper )

Số lượng bữa ăn chính/ ăn phụ
–  Other services (Sightseeing, shopping, golf, spa ...)
Các dịch vụ khác (tham quan, mua sắm, golf, spa…)

– Guide required (Male/Female/ Team building / MC /Gala…)

Yêu cầu Hướng dẫn viên ( Nam/ nữ/ Chuyên tuyến/MC/ Gala… )

4.  Handing over documents to service booking department

Bàn giao hồ sơ cho bộ phận đặt dịch vụ:

5. Write an advance request for tickets for sightseeing, meals and

other expenses to be paid to the booking department
Viết đề nghị tạm ứng tiền vé tham quan, ăn uống và các chi phí cần chi trả cho bộ phận đặt dịch vụ

6.Preparing the content of the group meeting before the trip

     Chuẩn bị nội dung họp đoàn trước chuyến đi

7. Send meeting information to guests (at least 3 days)

Gửi thông tin họp đoàn cho khách (trước ít nhất 3 ngày)

Page | 4
 8. Make Check Lists and handover report for relevant
departments
Xây dựng các Check List và biên bản bàn giao cho các bộ phận liên quan

SERVICES 1. Receive handover from tour operator

Nhận bàn giao từ điều hành tour
STEP 3 BOOKING
BƯỚC 3 DEPARTMENT 2. Proceed to book services (tours, rooms, meals, transportation,
BỘ PHẬN ĐẶT DỊCH VỤ entertainment services, tour guides, ...) by the terms of the
contract/email...
Tiến hành đặt các dịch vụ (tour, phòng, ăn, vận chuyển, dịch vụ vui chơi giải trí, HDV,…) bằng các
điều khoản hợp đồng/ email…

3. Receive booking confirmations from suppliers ( land tour,

hotels, restaurants, transportation, ...)
Tiếp nhận xác nhận đặt chỗ của các nhà cung cấp (Công ty nhận khách, khách sạn, nhà hàng, đơn
vị vận chuyển,…)

4.Handing over the results to the operator

Bàn giao kết quả cho điều hành

5. Preparing technical facilities for tour guide (Microphone, flag,

welcome sign, gift, company signboard, entry and exit form
declaration, luggage sticker, ...)
Chuẩn bị dụng cụ kỹ thuật cho HDV (Micro, cờ, biển đón đoàn, quà tặng, biển hiệu công ty, Form
tờ khai xuất nhập cảnh, giấy dán hành lý,…)

6. Build Check List and report for handover

Xây dựng Check List và biên bản để bàn giao

Page | 5
 1.Receive handover from booking service department
Nhận bàn giao từ bộ phận đặt dịch vụ

STEP 4 TOUR OPERATION 2.Arrange and Handing over documents to tour guidesTour Guide
BƯỚC 4 DEPARTMENT ( Normally, there are 10 types of documents to hand over to the
BỘ PHẬN ĐIỀU Tour Guide ). CHAPTER IV
Sắp xếp và bàn giao hồ sơ đoàn Hướng dẫn viên
HÀNH TOUR
3. Make an estimate and write an advance request for the tour
guide (payment for services in cash, local guide , backup)
Lập dự toán và viết đề nghị tạm ứng thực hiện tour cho Hướng dẫn viên (thanh toán các dịch vụ
bằng tiền mặt, công tác phí HDV địa phương, dự phòng)

4. Together with the guide, organize a group meeting before the

trip departure
Cùng Hướng dẫn viên tổ chức họp đoàn trước khi chuyến đi khởi hành

5. Gather additional issues from guests after the group meeting

Tập hợp các vấn đề bổ sung từ khách sau buổi họp đoàn

1.Receive handover from operator

TOUR GUIDE     Nhận bàn giao từ điều hành
STEP 5
BƯỚC 5 DEPARTMENT
2.Receive handover from domestic service department
BỘ PHẬN HƯỚNG DẪN VIÊN Nhận bàn giao từ bộ phận dịch vụ trong nước

3.Receive advance payment

Nhận tiền tạm ứng

Page | 6
 4.Prepare personal luggage
Chuẩn bị cá nhân

5.Contact the driver and services   

Liên hệ với lái xe và các dịch vụ khác

Supervising the process of performing the tour, assisting the tour

guide in solving situations
STEP 6 TOUR OPERATION Giám sát quá trình thực hiện tour, hỗ trợ HDV giải quyết các tình
BƯỚC 6 DEPARTMENT huống phát sinh trong tour
BỘ PHẬN ĐIỀU HÀNH TOUR

1. Manage the implementation of the Tour according to the

commitment with the customer
Quản lý việc thực hiện Tour đúng cam kết với khách hàng

STEP 7 TOUR GUIDE

BƯỚC 7 DEPARTMENT 2.Customer support outside the program
BỘ PHẬN HDV Hỗ trợ khách hàng ngoài chương trình

3.Take souvenir photos of the group

Chụp ảnh lưu niệm cho đoàn

4. Distributing and collecting guest reviews

Phát và thu phiếu đánh giá của khách

5.Write a report on the implementation of the delegation

Viết báo cáo thực hiện đoàn

Page | 7
 6.Advance settlement
Quyết toán tạm ứng

7.Receive work-trip fees for the delegation

Nhận công tác phí thực hiện đoàn

1.Evaluation of team performance

STEP 8 OPERATION Đánh giá thực hiện đoàn
BƯỚC 8 DEPARTMENT,
BUSINESS 2. Statistics of feedback
Thống kê các ý kiến phản hồi
DEPARTMENT AND
ACCOUNTING 3. Create a group profile for management
DEPARTMENT Lập hồ sơ đoàn để quản lý
4. Call to congratulate guests / send thank you letters
BỘ PHẬN ĐIỀU HÀNH, BỘ Gọi điện chúc mừng khách / gửi thư cảm ơn
PHẬN KINH DOANH VÀ BỘ
PHẬN KẾ TOÁN
5.Giving gifts to the group (photo album, photo disc, ...)
Tặng quà chung cho đoàn (Album ảnh, đĩa ảnh,…)

6.Contract liquidation
Thanh lý hợp đồng

7.Group settlement
Quyết toán đoàn

8.Statistics and store the new needs of customers for the next time
Thống kê và lưu giữ những nhu cầu mới của khách cho lần sau

Page | 8
Page | 9