15/06/2023

Mục tiêu

Hiểu biết các yếu tố của việc xử lý phát hiện

1
trong kiểm toán hoạt động

Chương 4
Quy trình xử lý phát hiện kiểm toán hoạt
2
động
Xử lý phát hiện kiểm toán hoạt động
GV: Đoàn Văn Hoạt

Nội dung Khái quát

Khái niệm
Là những vấn đề cần phải sửa chữa, điều chỉnh mà kiểm toán viên
tìm thấy trong quá trình thực hiện kiểm toán.
Ý nghĩa
1 Khái quát Là nội dung cơ bản của báo cáo kiểm toán.
Quyết định sự thành công của cuộc kiểm toán
Nội dung xử lý phát
2
hiện kiểm toán
Audit findings are determinations about performance (favorable or unfavorable) that
fulfill the audit's objectives and meet the standards of evidence. Findings are the
3 Quy trình xử lý phát hiện substance of an audit’s results and, as such, are the basis for conclusions and
recommendations where warranted.
Audit findings - ‘what is’ compared with ‘what should be’
 15/06/2023

Khái quát Khái quát

The analytical steps to reach audit conclusions can be illustrated in this way:
Tiêu chuẩn
(Criteria)

Nguyên nhân Thực trạng Tác động/Hậu quả

(Cause) (Condition) (Effect)

Kiến nghị
(Recommendations)

Khái quát Khái quát

Yêu cầu: Thực trạng là những vấn đề kiểm toán viên phát hiện được trong thực
 Tính xây dựng. tế và cho rằng cần phải sửa chữa, hay điều chỉnh. Thí dụ:
 Trao đổi ngay trong quá trình kiểm toán  Tình trạng thực tế của một hoạt động.
 Cần có bằng chứng vững chắc  Tình trạng thực tế của một tài sản.
 Phát triển các nội dung một cách logic  Một thủ tục được thực hiện trong thực tế,.
 Một thủ tục không được thực hiện trong thực tế.
 Tình trạng của số liệu ghi chép hay báo cáo…

Condition: A situation that exists, or an actual situation compared to criteria – the extent
to which the criteria are achieved.

Khái quát
Tiêu chuẩn là những điều lẽ ra phải được thực hiện.
Tiêu chuẩn được đưa ra dựa trên các cơ sở sau:
 Các yêu cầu bằng văn bản, cụ thể là các quy định của pháp
luật, của đơn vị hay các chỉ thị, hướng dẫn đã được ban
hành.
 Các mục tiêu đã đề ra của tổ chức hay bộ phận.
 Ý kiến của chuyên gia.
 KTV tự xác định
Criteria: What is required, or possible; the standard for assessing the adequacy of
actual performance, prescribed procedures, or actual practices.
Setting the audit criteria
In defining audit criteria, the auditor needs to consider that the criteria are
relevant, understandable, complete, reliable, and objective. These attributes can
be described as follows:
 Relevant audit criteria contribute to conclusions that assist decision-making by
intended users and to conclusions that answer on the audit questions.
 Understandable audit criteria are those that are clearly stated,
contribute to clear conclusions and are comprehensible to the intended users.
They are not subject to wide variations in interpretation.
 Complete audit criteria are those that are sufficient for the audit
purpose and do not omit relevant factors. They are meaningful and
make it possible to provide the intended users with a practical overview for
their information and decision-making needs.
 Reliable audit criteria result in reasonably consistent conclusions when
used by another auditor in the same circumstances.
 Objective audit criteria are free from any bias on the part of the auditor or the
audited entity.
15/06/2023
Setting the audit criteria
The auditor needs to establish suitable audit criteria, which correspond to the
audit objective(s) and questions (ISSAI 3000/47). Audit criteria are the
benchmarks or standard used to evaluate the subject matter in order to
determine whether a programme meets or exceeds expectations. The criteria
provide a basis for assessing the evidence, reaching findings and developing
conclusions on the audit objective(s).
The criteria can be qualitative or quantitative and define what the audited entity
will be assessed against. The audit criteria may be general or specific, they may
reflect a normative model for the subject matter under review, they may
represent best or good practice, or an expectation of “what should be” according
to laws, regulations or objectives. The audit criteria may also be “what is
expected”, according to scientific knowledge and best practice, or “what could
be” (given better conditions). The nature of the audit and the audit questions
determine which criteria are the most suitable.
Setting the audit criteria
The auditor can use many different sources to identify audit criteria, for example:
a) Laws and regulations governing the operation of the audited entity
b) Political goals or statements by the legislature
c) Decisions made by the legislature or the executive
d) Key performance indicators set by the audited entity or the government
e) Detailed procedures for a function or activity
f) Standards from research, literature or professional and/or international organisations
g) International benchmarks of good performance
h) Corresponding performance in the private sector
i) Benchmarks – same entity, different years; different entities same activity
j) Planning documents, contracts and budgets from the audited entity
k) General management and subject-matter literature
l) Criteria used previously in similar audits or by other SAIs
m)Standards set by the auditor, possibly after consultation with subject matter experts
n) Identification of what could be (given better conditions).
 15/06/2023

Setting the audit criteria Setting the audit criteria

Sometimes audit criteria are easy to define, for example when the goals set by
the legislature or the government are clear, precise and relevant. However, this is
often not the case. The goals may be vaguely formulated, conflicting or non-
existent. This situation should not prevent the auditor from conducting the audit.
Under such conditions, the auditor may have to establish criteria that reflect the
ideal or expected result against which the performance of the entity can be
measured. One possibility is to set criteria by allowing experts to answer
questions such as ‘what ought the best possible results be given the
circumstances and according to best-known comparable practice?’ If, on the other
hand, the auditor uses performance criteria or standards set by the audited
entity, he or she needs to be cautious. Meeting those standards does not
necessarily equal good performance and the auditor should be aware that the
audited entity may set unreasonably low standards in order to be sure to meet
them.
According to ISSAI 3000/51, the auditor shall, as part of planning or conducting the audit,
discuss the audit criteria with the audited entity and possibly with the relevant
stakeholders. Disagreement about criteria can then be identified, discussed, and,
hopefully, resolved at an early stage. This is especially important where criteria are
developed specifically for the engagement or where they are not self-evident and may
lead to a dispute with the audited entity.
It is important that the auditor listens to good arguments from the audited entity when
discussing the criteria, but at the same time is aware of their potential interest in hiding
their weaknesses. The facts and arguments presented by the audited entity must be
weighed against other relevant facts and arguments (from other sources, experts etc.)
and the auditor may accept the audited entity’s perspective on the criteria after careful
consideration. However, the final decision on setting the criteria is the auditor’s and it is
important for the auditor to remain independent during this process.

Các phương pháp tự xác định Các nguồn của tiêu chuẩn
Phân tích so sánh  Các luật lệ và quy định
 So sánh kết quả kỳ này với kỳ trước.  Đơn vị được kiểm toán
 So sánh kết quả của đơn vị với các đơn vị khác trong cùng ngành.  Các tổ chức bên ngoài
 So sánh kết quả với các tiêu chuẩn ngành
 Các chuẩn mực về kỹ thuật
Phân tích hợp lý
 Các thông lệ và định chuẩn được chấp nhận
 Sử dụng kiến thức và kinh nghiệm của kiểm toán viên
 Sử dụng các tiêu chuẩn chung của xã hội  Các khách hàng
 Sử dụng các khảo sát hay điều tra cơ bản
 15/06/2023

Bài tập Thảo luận

Đưa ra cách xác định tiêu chuẩn trong trường hợp các thực trạng Giả sử bạn là KTV nhà nước đang tiến hành kiểm toán dự án
được ghi nhận như sau: cung cấp nguồn nước sạch cho các tỉnh đồng bằng sông Cửu
 Sản phẩm sản xuất xong được giao cho thủ kho vào cuối ca sản Long. Bạn chỉ chú trọng đến tính hiệu quả và hữu hiệu của dự
xuất. Phiếu nhập được lập vào ngày hôm sau. án.
 Số ngày thu tiền bình quân là 44,5 ngày.
 Thời gian xử lý một hồ sơ hoàn thuế bình quân là 28 ngày. Hãy xây dựng tiêu chuẩn đánh giá cho 2 phương diện trên. Đồng
 Chỉ có 30% dân số được thụ hưởng chính sách bảo hiểm y tế. thời cho biết nguồn để xây dựng các tiêu chuẩn này.
 Thời gian lưu kho bình quân của sản phẩm máy tính xách tay là
208 ngày.
 Kho sản phẩm A có hai chìa khóa. Thủ kho giữ một chìa khóa và
bảo vệ giữ một chìa khóa.

Hậu quả/tác động Nhận dạng hậu quả

Là cơ sở để thuyết phục nhà quản lý thực hiện các hành động cần
thiết để cải thiện tình hình. Hoạt động
Việc phân tích hậu quả đòi hỏi kiểm toán viên phải nhận dạng các
hậu quả và đánh giá mức độ ảnh hưởng của nó.
Thực trạng
không đáp
Tài chính
ứng tiêu
chuẩn
Effect: The actual or potential consequences of the condition that varies (either
positively or negatively) from the criteria used in the audit.
Effect = Concequences
Tuân thủ
 15/06/2023

Đánh giá mức độ ảnh hưởng Minh hoạ

Cần đưa ra các thông tin định lượng trong mức tốt nhất có thể với
các thước đo giá trị, thời gian, số lượng nghiệp vụ… Agency Z wasted US $175,000 by not taking advantage of discount air fares.
Có thể phải thực hiện một số thủ tục để kiểm tra và thu thập thông Agency Z can realize air travel savings by taking advantage of discount air
tin cho việc định lượng các tác động của một thực trạng. fares. It could have saved US $175,000.
Có thể phải sử dụng các kỹ thuật ước tính để mô tả được mức độ
quan trọng của vấn đề.

Ảnh hưởng/ Tác động có thể diễn đạt dưới dạng tiêu cực hay tích cực.

Bài tập Nguyên nhân

Xác định đúng nguyên nhân của thực trạng là cơ sở quan trọng để
Với các thực trạng và tiêu chuẩn đã xác định được, hãy đưa ra các
đưa ra các kiến nghị phù hợp để có thể cải thiện thực trạng.
hậu quả/tác động có thể có và cách thức định lượng chúng
Nguyên nhân thường được xác định dựa trên các cơ sở sau:
Các kết quả kiểm tra trong quá trình thực hiện kiểm toán
Trao đổi với người quản lý
Thái độ xây dựng
Phân biệt nguyên nhân và biểu hiện

Cause: Reason or explanation for the condition, be it good or poor.

‘Why is there a deviation from criteria?’
 15/06/2023

Kết quả kiểm tra Trao đổi với người quản lý

Tôi đã đoán được nguyên nhân từ

đầu nên đã chủ động thu thập bằng
chứng trong quá trình kiểm toán

Tôi nghĩ rằng anh đã biết về vấn đề này nhưng chắc có lý do gì

khiến anh không sửa chữa được?

Thái độ xây dựng Phân biệt nguyên nhân và biểu hiện

Tôi không nghĩ rằng bạn có lỗi Bạn ho là do bạn bị viêm họng. Vấn
trong trường hợp này. Vấn đề đề là chữa viêm họng chứ không
là tìm kiếm nguyên nhân và đơn giản là uống thuốc ho
thay đổi để mọi việc tốt hơn
 15/06/2023

Phân biệt nguyên nhân và biểu hiện Các nguyên nhân thường gặp
 Quan điểm bảo thủ không muốn thay đổi.
 Sai lầm trong chính sách về nguồn nhân lực,
Hàng tồn Mẫu mã
Nhân viên thiết kế  Cơ cấu tổ chức không phù hợp hoặc không còn thích hợp.
Kho chậm chậm
không đủ năng lực  Phân quyền quá rộng hoặc ngược lại, tập trung quyền lực vào
lưu chuyển thay đổi
một số ít người.

Thông tin Phần cứng không

Không đủ đáp ứng nhu cầu của
ra quyết định cơ sở dữ liệu

Các nguyên nhân thường gặp Kiến nghị

 Hệ thống hoặc quy trình hoạch định yếu kém hoặc không đầy đủ.  Thành công của một cuộc kiểm toán chính là các kiến nghị có dẫn
 Thiếu nguồn lực, thí dụ như nhân sự, trang thiết bị, vật tư… đến người quản lý đối tượng kiểm toán sẽ có các hành động điều
chỉnh, sửa chữa để cải thiện được thực trạng hay không.
 Các quy trình, thủ tục thiếu chặt chẽ, kém hiệu quả, lỗi thời.
 Các kiến nghị cần bảo đảm tính logic và hiện thực
 Hệ thống thông tin yếu kém về phần cứng hoặc chương trình
 Thiếu giám sát đầy đủ và hữu hiệu các hoạt động.

Recommendations are effective when they are addressed to parties that have the
authority to act, are directed at resolving the cause of identified problems, and when
the recommended actions are specific, practical, cost effective, and mesurable.
 15/06/2023

Tính logic Tính hiện thực

Kiến nghị phải phù hợp về logic với các nội dung về thực trạng, tiêu
chuẩn và nguyên nhân. Các câu hỏi đặt ra là:
 Liệu các kiến nghị có nhằm vào giải quyết các nguyên nhân của thực
trạng hay là chỉ giải quyết các triệu chứng?
 Liệu các kiến nghị có giải quyết căn cơ vấn đề hay chỉ là giải pháp tạm
thời đối với thực trạng được nêu?
Tính hiện thực là khả năng thực hiện kiến nghị trong thực tế. Điều
này cần được phân tích dưới các góc độ:
 Đơn vị có những điều kiện cần thiết về con người, phương tiện hay
nguồn kinh phí để thực hiện kiến nghị hay không?
 Các kiến nghị có bảo đảm mối quan hệ lợi ích – chi phí hay không?
 Các kiến nghị mặc dù sẽ giúp cải thiện thực trạng đang được xem xét
nhưng liệu chúng có thể tác động tiêu cực đến các hoạt động khác hay
không?

Ví dụ về quy trình thực hiện Bước 1

Kiểm toán viên Hùng đang xem xét tình hình tồn kho phụ tùng Soát xét và phân tích Hùng tìm hiểu theo quy định của Nhà
thay thế tại Nhà máy X trực thuộc Công ty Y. Lý do khiến Hùng các chính sách, quy máy, ai là người quyết định xét duyệt
được giao nhiệm vụ này là do chi phí mua hàng của phòng Cơ điện trình và thực tế nhằm việc mua hàng.
tăng nhanh trong thời gian gần đây, trong khi máy móc thiết bị vẫn xác định liệu chúng có Kết quả cho thấy, Trưởng phòng Cơ điện
thường xuyên ngưng hoạt động để sửa chữa. Mục tiêu của cuộc thích hợp và nhất quán là người ký Phiếu đề nghị và Trưởng
kiểm toán là tìm kiếm khả năng tiết kiệm chi phí, đồng thời giảm phòng Cung ứng là người ký Đơn đặt
với mục tiêu hay không. hàng.
tình trạng ngưng máy để sửa chữa.
Trong quá trình kiểm toán, Hùng chú ý đến việc quản lý công tác
mua vật tư, phụ tùng thay thế tại Nhà máy.
 15/06/2023

Bước 2 Bước 3

Hùng thu thập các bằng chứng về việc xét So sánh giữa các nghiệp vụ Hùng chuyển sang quan tâm các mục tiêu
Tích lũy bằng chứng và và chính sách về mua vật tư, phụ tùng.
kiểm tra tính xác thực duyệr các nghiệp vụ. Hùng chọn mẫu và với các thủ tục kiểm soát đã
xem xét toàn bộ quá trình. được quy định, qua đó xác Kết quả cho thấy, theo quy định, vật tư,
thông qua phân tích nghiệp phụ tùng được dự trữ không quá 30 ngày.
vụ, khẳng định kết quả Kết quả, hầu hết đều tuân thủ các quy định liệu chúng có được Các quy định này được tuân thủ khá tốt
định xét duyệt và không có trường hợp thực hiện đúng đắn hay trong nhiều năm qua do máy móc thiết bị
thông qua việc lấy mẫu nào mua hàng vượt thẩm quyền. Như vậy, không và kết quả có đúng của Công ty đều là các sản phẩm của các
thống kê, phân tích quá vấn đề không nằm ở việc mua hàng vượt như mong đợi hay không. hãng danh tiếng và có hướng dẫn kỹ thuật
trình ra quyết định, khảo thẩm quyền. đầy đủ, quy trình bảo trì được thực hiện
sát bằng bảng câu hỏi theo kế hoạch hàng quý.
Hùng cho rằng trong bối cảnh đó, có thể
vấn đề nằm ở quy trình thực tế hơn là nằm
ở chính sách.

Bước 3 (tt) Bước 4

Nếu có những thiếu sót Hùng thu thập thông tin về tình hình mua Định lượng hậu quả dưới Hùng tính toán số tiền tiết kiệm được nếu
trong thực hiện hoặc thực và tồn kho của vật tư, phụ tùng. dạng số tiền thiệt hại hoặc việc dự trữ số vật tư, phụ tùng đúng quy
định.
hiện tốt nhưng chưa đạt Thông tin thu thập cho thấy khoảng 60% các thước đo khác do những
được kết quả mong muốn, hàng tồn kho được dự trữ phù hợp với thiếu sót hay hạn chế đã tìm Kết quả cho thấy, công ty sẽ tiết kiệm
quy định. 40% hàng tồn kho còn lại có được khoảng 300 triệu đồng chi phí bảo
kiểm toán viên sẽ tiếp tục thời gian dự trữ từ 2 tháng đến 4 tháng.
thấy ở bước 3. quản, chi phí vốn vay… nếu số hàng tồn
các bước kế tiếp. kho nói trên giảm thời gian tồn trữ xuống
còn 30 ngày. Số tiền này đáng kể so với
chi phí hoạt động của phòng Cơ điện
 15/06/2023

Bước 5 Bước 6

Phân tích nguyên nhân và
thu thập các bằng chứng cần
thiết để củng cố cho quyết
định của mình.
Hùng phân tích hệ thống quản lý hàng
tồn kho của Nhà máy.
Kết quả cho thấy hệ thống bị rối loạn từ 6
tháng qua do bị giảm diện tích để xây
dựng nhà ăn. Do vật tư, phụ tùng rất đa
dạng nên khi kho chật, không thể xác
định được vị trí. Vì thế, khi máy móc thiết
bị hư hỏng, do không tìm được phụ tùng
trong kho nên đơn vị phải tiếp tục mua
thêm dù biết rằng vẫn còn trong kho.
Đề xuất các kiến nghị thích
hợp nhằm nâng cao tính
kinh tế, hiệu quả và hữu
hiệu của hoạt động.
Hùng trao đổi với Ban giám đốc Nhà
máy về giải pháp mở rộng mặt bằng của
kho hay xây một kho mới.
Ban giám đốc trả lời họ biết về tình
trạng này nhưng không nghĩ vấn đề
nghiêm trọng đến thế. Họ cho biết
không cần mở rộng kho hay xây kho
mới mà chỉ cần chuyển đổi với kho bao
bì. Trong hai ngày sau đó, toàn bộ quá
trình chuyển kho đã được thực hiện.

Bảng tóm tắt

Thực trạng Hàng tồn kho là vật tư, phụ tùng thay thế có thời gian dự trữ
bình quân từ 2 đến 4 tháng.

Tiêu chuẩn Chính sách của công ty là thời hạn dự trữ tối đa của các mặt
hàng này là 30 ngày.

Hậu quả Việc dự trữ quá mức làm chi phí tăng thêm 300 triệu đồng.
Thank You!
Nguyên Mặt bằng kho bị thu hẹp quá mức do việc xây dựng nhà ăn
nhân công nhân.

Kiến nghị Chuyển đổi một vị trí khác rộng hơn cho kho vật tư, phụ tùng
thay thế.