QUẢN TRỊ HỌC

CHƯƠNG 7
CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT
(Controlling)
 NỘI DUNG CHÍNH

I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA KIỂM

SOÁT
II. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT
III. CÁC LOẠI KIỂM SOÁT
IV. CÁC TIÊU CHUẨN CỦA HỆ THỐNG
KIỂM SOÁT HIỆU QUẢ
 I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA
KIỂM SOÁT

1. Khái niệm:
Là quá trình:

 Kiểm tra, giám sát các hoạt động để đảm

bảo chúng đang được thực hiện theo đúng
kế hoạch.
 Điều chỉnh những sai lệch.
 2. Vai trò của kiểm soát

 Giúp nhà quản trị biết được các mục tiêu của tổ
chức có được thực hiện đúng không và lý do tại
sao thực hiện được hoặc không thực hiện được.

 Giúp nhà quản trị biết được lý do tại sao mục

tiêu thực hiện được hoặc không thực hiện được,
để có điều chỉnh kịp thời.

 Giúp nhà quản trị thực hiện quá trình ủy

quyền tốt hơn (thông tin và thông tin phản hồi).
 II. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT

1. Đo lường kết quả hoạt động thực tế.

(Measuring actual performance)

2. So sánh kết quả hoạt động với các tiêu chuẩn.

(Comparing)

3. Tiến hành các hoạt động quản lý.

(Taking managerial action)

 II. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT
Tiêu chuẩn
So sánh có thực Không
KQ và tiêu hiện được làm gì
chuẩn không? C
K
C
Sai lệch có
chấp nhận Không
Đo lường được không? làm gì
Các Tiêu C
mục tiêu chuẩn kết quả
thực tế K
Xác định
Tiêu chuẩn nguyên nhân
có hợp lý sai lệch
không? C
K
Điều chỉnh Điều chỉnh
tiêu chuẩn hoạt động
 1. Đo lường kết quả hoạt động

1.1. Xác định các tiêu chí đo lường:

 Liên quan đến công việc
 Định lượng và khách quan
 Cảm tính và chủ quan

1.2. Phương pháp đo lường:

 Quan sát cá nhân
 Báo cáo thông kê
 Báo cáo trực tiếp
 Báo cáo bằng văn bản
 2. So sánh kết quả với tiêu chuẩn

2.1. Xác định khoảng sai lệch chấp nhận được

(Acceptable range of variation)
2.2. Xác định chênh lệch thực tế và tiêu chuẩn

Giới hạn trên

Khoảng
Tiêu sai lệch
chuẩn chấp
nhận
được
Giới hạn dưới

Thời gian (t)

3. Tiến hành hoạt động quản trị

- NQT có thể thực hiện 3 hành động:

+ không làm gì,
+ hiệu chỉnh kết quả thực tế,
+ xem xét lại tiêu chuẩn
 III. CÁC LOẠI KIỂM SOÁT

ĐẦU VÀO QUÁ TRÌNH ĐẦU RA

Kiểm soát
Kiểm soát tại Kiểm soát sau
phòng ngừa
chỗ

Điều chỉnh các Điều chỉnh vấn

Dự báo các vấn vấn đề khi đề sau khi
đề nảy sinh chúng xảy ra chúng xảy ra
 III. CÁC LOẠI KIỂM SOÁT
1. Kiểm soát phòng ngừa
- Giúp ngăn chặn những VĐ được dự báo
+ Đòi hỏi những thông tin chính xác, mất nhiều thời gian
và rất khó thu thập
2. Kiểm soát tại chỗ
+ Khắc phục VĐ trước khi chúng trở nên quá tốn kém.
- Có sự chậm trễ giữa hđ và phản ứng khắc phục của
NQT
3. Kiểm soát dựa trên thông tin phản hồi
+ Kiểm soát được dựa trên thông tin phản hồi,
- Có thể dẫn tới sự lãng phí và thiệt hại
 IV. CÁC TIÊU CHUẨN CỦA
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HIỆU QUẢ
1. Chính xác
2. Kịp thời
3. Kinh tế
4. Linh hoạt
5. Dễ hiểu
6. Các tiêu chí hợp lý
7. Tập trung vào các vấn đề chiến lược
8. Nhấn mạnh đến sự ngoại lệ
9. Đa tiêu chí
10. Hành động hiệu chỉnh