Professional Documents
Culture Documents
Hướng Dẫn Nộp Hồ Sơ Và Thanh Toán Trên Concur
Hướng Dẫn Nộp Hồ Sơ Và Thanh Toán Trên Concur
1
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
2
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
TRAVEL REQUEST
Bước 1: Truy cập vào đường link https://www.concursolutions.com/home.asp và thực hiện đăng
nhập vào tài khoản cá nhân đã được cung cấp.
3
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
4
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
5
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
6
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
o Sau khi xác định được Expense Type, điền các mục như sau:
- Transaction date: ngày bắt đầu chuyến công tác.
- Transaction amount: số tiền tổng trong từng loại chi phí.
- Description và Comment: Ghi chú cụ thể thông tin về loại chi phí đó.
o Sau đó chọn Allocate → Tích vào ô trống ngay trước số 100 và chọn Save.
7
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
o Sau đó chọn Save để lưu lại 1 lần nữa. Làm tương tự với các chi phí khác.
Bước 5: Sau khi điền các chi phí xong, kiểm tra lại một lần nữa và chọn mục Attachments →
Attach Documents.
8
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
Bước 6: Chọn Submit Request → hệ thống sẽ chuyển đến Quản lý và Trưởng phòng để duyệt,
sau đó sẽ chuyển đến kế toán để tạo số SFA.
Bước 7: Sau khi có số SFA chọn Print/Email. Khi cửa sổ mở ra trang mới và chọn PDF để lưu tờ
trình vào máy.
Bước 8: Gửi tờ trình đến OS kèm theo các dịch vụ cần đặt như Khách sạn, Vé Máy Bay để OS
chuyển qua đối tác du lịch đặt.
Bước 9: Đối với các chi phí như xe taxi, xe buýt, … chuyên viên huấn luyện chủ động đặt, lấy vé
xe, hóa đơn để làm thanh toán sau.
9
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
EXPENSE REPORT
Bước 1: Vào đường link https://www.concursolutions.com/home.asp và thực hiện truy cập vào
tài khoản cá nhân đã được cung cấp.
10
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
Bước 3: Nhập các thông tin trong tab bên dưới, lưu ý nhập tất cả là tiếng Anh hoặc tiếng Việt
không dấu.
o Report Name: Tên của báo cáo
o Report date: Ngày viết báo cáo
o Business Purpose: Mục đích của báo cáo
o Covid: Chọn “Yes” nếu có, chọn “No” nếu không có.
11
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
Bước 4: Chọn mục Add ở phía dưới chữ Covid, tích chọn tất cả các Travel Request cần thanh
toán, sau đó chọn Add, hệ thống sẽ chuyển sang trang tiếp theo.
Bước 5: Chọn mục Expense Type tương ứng với từng hóa đơn và công tác phí
o Nếu là chuyến đi công tác để huấn luyện lớp thì sẽ chọn Agency Training.
o Nếu là chuyến đi để được TTT và Certify sẽ chọn Tuition/Training Reimbursement.
Bước 6: Các lưu ý khi nhập thông tin của từng dòng Expense Type
o Transaction day: Ngày di chuyển đi công tác hoặc ngày thể hiện trên hóa đơn, bảng kê, vé
xe…
o English description: diễn giải chi phí bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu.
12
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
o Vendor name: Nhập thông tin tên của nhà cung cấp thể hiện trên hóa đơn, biên nhận…
o City: Nhập thành phố thể hiện trên hóa đơn, biên nhận.
Mục City nếu trên hóa đơn không có thông tin thì có thể chọn Ho Chi Minh
o Amount: nhập số tiền trên hóa đơn. Tuy nhiên đối với các hóa đơn có chi phí VAT phải tách
làm 2 dòng, 1 dòng là số tiền trước thuế, 1 dòng là số tiền thuế và ghi chú vào mục
Comment.
o Budget code: Nhập DT0000.
o SFA Number: Nhập số SFA của hóa đơn lấy từ tờ trình Travel Request.
o Vietnam description: Diễn giải chi phí bằng tiếng việt. Riêng với dòng 2 chi phí VAT phải
diễn giải là “VAT - loại chi phí cùng thời gian trên hóa đơn”. Ví dụ: VAT - chi phi xang xe
08/2021.
o Tax ID of invoice: Nhập mã số thuế của đơn vị xuất hóa đơn.
o Invoice Number: Nhập số hóa đơn theo trình tự Mẫu số - Ký Hiệu – Số (VD: 01GTKT0/001-
SL/20E- 0008039).
o Nếu các chi phí không có nhà cung cấp như công tác phí… thì các thông tin như Vendor
name, Tax ID of invoice, Invoice Number nhập là Non.
13
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
Bước 7: Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, kiểm tra lại 1 lần nữa là chọn Allocate. Thao tác
tương tự như lúc làm Travel Request.
14
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
Bước 8: Kiểm tra lại và tải các chứng từ liên quan lên Concur ở mục Attach Receipt, bao gồm:
o Tất cả các hóa đơn, vé xe, … phát sinh trong chuyến công tác
o Danh sách điểm danh
o Bảng kê chi phí taxi (nếu có sử dụng taxi trong chuyến đi)
Thực hiện tương tự với các chi phí còn lại, đảm bảo mỗi chi phí là 1 lần nhập.
Lưu ý: Sau khi đính kèm xong chọn Save rồi kiểm tra kỹ lại 1 lần nữa ở mục View Available
Receipts để đảm bảo các chứng từ đều đã đầy đủ trong Expense Report.
15
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
Bước 8: Kiểm tra lại hết 1 lần nữa và ấn Submit report. Sau đó, vào mục Print/mail chọn Report
Summary rồi lưu tệp PDF về. In tệp đã lưu và kẹp vào các chứng từ liên quan.
Lưu ý: Nếu trong bộ thanh toán chỉ có các loại hóa đơn điện tử, thì không cần gửi bất cứ
chứng từ nào kể cả Report Summary.
Bước 9: Gửi toàn bộ chứng từ đến Admin → Admin kiểm tra, trình duyệt cho Trưởng phòng để
chấp nhận trên Concur, sau đó gửi chứng từ đến kế toán để thanh toán.
Lưu ý: Đối với các vé xe ghi toàn bộ thông tin bằng tay thì phải làm đơn Non-Deductible gửi
lại cho Admin để trình ký CFO.
16
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
17
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
18
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
19
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
20
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
21