BÀI PHÂN TÍCH CHI PHÍ

1. Phân tích số liệu

BẢNG 1: BẢNG TỶ TRỌNG CÁC KHOẢN CHI PHÍ
STT DIỄN GIẢI KẾ HOẠCH THỰC HIỆN
GIÁ TRỊ (VND) TỶ TRỌNG GIÁ TRỊ (VND) TỶ TRỌNG
(%) (%)
I/ CHI PHÍ BÁN HÀNG & QLDN
TỔNG CỘNG
II/ GIÁ VỐN HÀNG BÁN
TỔNG CỘNG
III/ TỔNG CHI PHÍ=(I) +(II)

BẢNG 2: BẢNG TÍNH TỔNG CHI PHÍ

STT DIỄN GIẢI KẾ HOẠCH THỰC HIỆN SO SÁNH THỰC HIỆN VỚI KẾ HOẠCH
(VND) (VND) TUYÊT ĐỐI (VND) TƯƠNG ĐỐI (%)
I/ CHI PHÍ BÁN HÀNG &
QLDN
II/ GIÁ VỐN HÀNG BÁN
III/ TỔNG CHI PHÍ=(I) +(II)

BẢNG 3: BẢNG TÍNH TỈ SUẤT CHI PHÍ PHÒNG KINH DOANH QUỐC TẾ CÔNG TY CỔ PHẦN TÂN TÂN
STT KẾ HOẠCH THỰC HIỆN SO SÁNH THỰC
HIỆN VỚI KẾ
HOẠCH
III/ TỔNG CHI PHÍ 82.489.000.000 80.616.364.192
IV/ DOANH THU 104.429.818.923 104.429.818.923
V/ TỶ SUẤT CHI PHÍ 0,7899 - 0,0179
0,7720

2. Phân tích các nhân tố tác động đến tình hình chi phí kinh doanh của doanh nghiệp Tân Tân:
2.1 Nhóm nhân tố khách quan:
Giá cả các mặt hàng nguyên vật liệu như đậu phộng, dầu ăn, các loại gia vị, cũng như những chi phí về xăng dầu, điện… đều có
xu hướng tăng giá. Chính vì vậy, bộ phận dự báo thị trường của doanh nghiệp đã đề xuất chi phí kế hoạch như đã trình bày.
Trên thực tế, giá cá tăng nhưng với một tốc độ chậm và tỷ lệ tăng không cao bằng tỷ lệ tăng mà doanh nghiệp dự báo dẫn đến sự
chênh lệch giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực hiện: chủ yếu là các chi phí về công tác phí; xăng dầu, cầu đường, bảo hiểm xe; chi phí
thuê xe đưa rước CB-CNV; chi phí giao hàng, vận chuyển; chi phí nguyên vật liệu…
Tỷ giá hối đoái được dự báo sẽ tăng, trong khi đó ngân hàng lại chủ trương giảm lãi suất trong năm 2009, ảnh hưởng lớn đến
hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh thương mại nhập khẩu, hoặc có bộ phận kinh doanh
quốc tế. Đây là lý do khiến cho doanh nghiệp phải tiết kiệm chi phí, thực hiện những chi phí cần thiết và cắt giảm những chi phí dư thừa
trong thực tế.
Trong năm 2009, một số khu vực trúng mùa cây đậu phộng như vùng Tịnh Biên (Khơ me), Đức Hòa… Điều này là một thuận lợi
đối với công ty, mặc dù giá đậu phộng tăng nhưng nguồn cung nhiều, công ty không lo lắng về tình trạng thiếu nguồn cung, hoặc giá tăng
bất ổn.
Và theo xu hướng hiện nay, cây đậu phộng được khuyến khích trồng nhiều hơn, giúp người nông dân tránh được tình trạng khô
hạn, và họ cũng thấy rõ được những lợi ích của cây đậu phộng đem lại cho nông dân. Chính nhờ vào điều này mà công ty không phải tốn
nhiều khoản chi phí cho công tác tìm nguồn cung, làm hàng xuất khẩu, và các chi phí liên lạc như: điện thoại, vận chuyển …
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại sản phẩm liên quan đến đậu phộng, và các sản phẩm về bánh, thạch trái cây… Bên
cạnh đó, còn có những sản phẩm thay thế như bánh kẹo các loại, kem, hoa quả… Có rất nhiều doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng này, tự
sản xuất hoặc nhập khẩu từ nước ngoài. Điều đó tạo nên một thị trường với các sản phẩm phong phú, phục vụ nhiều nhu cầu của khách
hàng. Đó là xu hướng chung của tất cả các thị trường, là động lực giúp doanh nghiệp phải tăng cường quảng bá hình ảnh của mình, tạo
nên một chỗ đứng vững vàng trên thị trường và trong tâm trí người tiêu dùng. Biểu hiện cụ thể là việc doanh nghiệp đã thực hiện quảng
cáo, trong khi trên kế hoạch , chi phí cho khoản mục này không có.
2.2 Nhóm nhân tố chủ quan:
72
 Công ty có một đội ngũ vận chuyển lành nghề, có kinh nghiệm trong công tác vận chuyển hàng hóa, giao dịch với khách hàng,
đưa hàng mẫu thử cho khách hàng. Cho nên trong thực tế công tác này được thực hiện rất tốt và đã giảm được rất nhiều chi phí, tiết kiệm
một khoản tài chính không nhỏ cho công ty.
Đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm cũng là lí do khiến cho chi phí về hội chợ và triển lãm giảm đi so với kế hoạch. Có thể do quá
trình thực hiện, bộ phận phụ trách công tác này đã áp dụng triệt để quy đình giám sát, tiết kiệm chi phí của công ty. Và một lí do nữa đó là
nhân viên kinh doanh có nhiều thông tin thị trường, có năng lực tìm kiếm và thực hiện công việc này với chi phí nhỏ hơn so với kế hoạch.
Theo bảng số liệu, các chi phí thực hiện hầu hết đều ít hơn so với kế hoạch. Diều này có thể do công tác quản lí, và mức độ kiểm
soát quá trình chi phí của công ty được triển khai thực hiện và đạt được hiệu quả. Công ty đã xây dựng một hệ thống định mức chi phí ở
các khâu của quá trình kinh doanh, đặc biệt tại phòng kinh doanh quốc tế, liên quan đến các khâu: tìm kiếm , giao dịch với khách hàng,
vận chuyển hàng hóa, lưu kho, quản lí hàng hóa… Bên cạnh đó, công ty cũng đã áp dụng biện pháp tiết kiệm để giảm chi phí, có người
giám sát quá trình sử dụng các chi phí vào từng khoản mục cụ thể, tạo nên một hệ thống kiểm soát hợp lý và hoạt động có hiệu quả.
Để phát triển bền vững thị trường trong nước, mở rộng và đẩy mạnh xuất khẩu sản phẩm ra nước ngoài, ban giám đốc của Tân
Tân đã luôn đặt mục tiêu chất lượng và giá cả sản phẩm lên hàng đầu. Để làm được vấn đề này Tân Tân không ngừng đầu tư hệ thống
thiết bị công nghệ hiện đại (trên 60 tỷ đồng) với qui trình sản xuất đồng bộ khép kín, đồng thời áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 nhằm hạ giá thành và nâng cao chất lượng sản phẩm trong sản xuất. Công ty trang bị thêm các thiết bị
máy móc cho nên khoản chi phí trích khấu hao tài sản cố định cũng có thay đổi trong thực tế.
Việc sử dụng vốn của công ty trong thực tế có hiệu quả hơn so với dự báo. Với cùng một sản lượng và doanh thu đạt được, tuy
nhiên chi phí đã được tiết kiệm hiệu quả và dẫn đến tỷ suất chi phí giảm. Điều này chứng tỏ công ty đã tăng năng lực sử dụng vốn của
mình, từng bước thực hiện có hiệu quả việc cắt giảm chi phí nhưng vẫn không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và doanh thu của công
ty. Đây chính là mục tiêu phấn đấu ngay từ ban đầu của ban lãnh đạo công ty.
Chính sách tiếp thị và khuyến mãi của công ty vẫn được lên kế hoạch và thực hiện. Tuy nhiên công ty chú trọng nhiều hơn đến
khuyến mãi, ta có thể thấy những chương trình khuyến mãi tác động trực tiếp đến người tiêu dung, mà phần lớn là những người đã dùng
và có thói quen tiêu dùng sản phẩm hay những đại lí phân phối. Còn đối với các khách hàng tiềm năng của mình, công ty vẫn chưa có kế
hoạch tiến sâu vào mảng thị trường này. Chính vì vậy mà kế hoạch chi phí cho quảng cáo là không có. Tuy nhiên, do nhận thấy đây là một
biện pháp cần thiết, và sẽ đạt hiệu quả nên công ty đã chi một khoản chi phí (chiếm tỷ lệ không cao so với chi phí hội chợ, triễn lãm) cho
quảng cáo. Đây là bước đầu công ty thâm nhập, dò xét thị trường và củng cố những khách hàng cũ.
Bên cạnh các yếu tố về công ty, các chính sách hoạt động kinh doanh, lao động trong công ty đóng một vai trò rất quan trọng,
ảnh hưởng đến chi phí thực hiện của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy các nhà quản trị, chuyên viên và công nhân lao động trong công ty
có trình độ cao, tay nghề vững vàng, giúp công ty hoạt động có hiệu quả, tiết kiệm cả về chi phí và thời gian làm việc, tiêu biểu là những
chi phí như làm hàng mẫu thử gửi khách hàng, làm hàng xuất khẩu, chi phí nhận gửi bưu phẩm. Chính vì vậy mà ban lãnh đạo công ty đã
nhất trí khen thưởng cho toàn thể nhân viên từ nhà quản trị cho đến công nhân, dẫn đến các chi phí về quản lí chung, chi phí nhân công
nhà máy sản xuất… tăng trong thực hiện.
Chi phí giao hàng, vận chuyển: Sản phẩm của doanh nghiệp hiện không chỉ có mặt trên khắp nẻo đường Việt Nam mà còn xuất
khẩu đến hơn 20 nước trên thế giới như: Nga, Thụy Điển, Đài Loan, Hokong, Đài Loan, Campuchia, Nam Phi, Cuba… Với một mạng
lưới phân phối dày đặc như vậy, công tác vận chuyển, giao hàng và bốc dỡ hàng là một khâu quan trọng mà công ty phải đặc biệt lưu ý
đến. Trên thực tế, khoản chi phí này thực hiện thấp hơn so với kế hoạch rất nhiều (giảm gần 4 lần). Đây là một thành công của công ty
trong việc tiết kiệm chi phí lưu thông. Điều đó phụ thuộc vào trình độ logistic các hoạt động kinh doanh vận tải, doanh nghiệp đã tối ưu
hóa quá trình vận tải, tạo nên một hệ thống hoạt động xuyên suốt và được kiểm soát chặt chẽ.
Chi phí liên quan đến giao dịch thương mại (công tác phí, chi phí hội chợ triển lãm, quảng cáo…):
Chính sách tiếp thị của doanh nghiệp đã được lựa chọn và thực hiện trong nhiều năm là tham gia vào các cuộc triển lãm và hội
chợ, giới thiệu sản phẩm trực tiếp đến khách hàng. Do có kinh nghiệm trong vấn đề này, cho nên chi phí thực hiện đã được tiết kiệm một
cách đáng kể và mang lại hiệu quả cao. Bên cạnh đó, trong năm qua, công ty chủ trương mở rộng hình thức tiếp thị, đó là tiến hành quảng
cáo, nên phát sinh một khoản chi phí mà trong kế hoạch không đề cập đến: chi phí quảng cáo.
Thị trường kinh doanh của doanh nghiệp không chỉ bó hẹp trong phạm vi nội địa, mà đã từ lâu công ty tiến sâu vào những thị
trường nước ngoài. Đây là một thách thức lớn đối với doanh nghiệp, có thể phát sinh nhiều khoản chi phí khi đàm phán giao dịch và xúc
tiến thương mại tại những thị trường này. Tuy nhiên, do công ty có quá trình hoạt động kinh doanh lâu năm, có nhiều kinh nghiệm cùng
với trình độ và năng lực tốt của các nhân viên, nên việc xuất khẩu ra nước ngoài không tạo nên nhiều khó khăn. Trên thực tế những chi
phí giao dịch, đàm phán thương mại… đều được giảm một cách đáng kể.
Một điều cần lưu ý là trong kế hoạch hoàn toàn không có chi phí quảng cáo, nhưng trong thực tế lại phát sinh khoản chi phí này.
Có thể thấy công tác dự báo của doanh nghiệp vẫn còn nhiều bất cập, chưa theo sát thị hiếu của thị trường cũng như chủ trương của công
ty. Các bộ phận hoạt động chưa thật sự hiệu quả, chưa có sự phối hợp với nhau nên mới xảy ra tình trạng như vậy. Do bộ phận lên kế
hoạch các chương trình xúc tiến marketing không có sự trao đổi, trình bày với bộ phận tài chính, lên kế hoạch phân bổ nguồn tài chính
cho các khâu trong phòng kinh doanh quốc tế, nên trong thực tế công ty đã sử dụng một khoản chi phí chi cho quảng cáo mà trên kế hoạch
hoàn toàn không có.
3. Giải pháp
Về nguồn cung: cố gắng mở rộng nguồn cung ứng bằng cách tìm kiếm nhiều bạn hàng mới hoặc nâng cao năng suất của nguồn
cung hiện tại bằng cách hỗ trợ các vấn đề về canh tác, kĩ thuật v.v… để nâng sản lượng nguồn cung, từ đó hạ giá nguyên vật liệu và giảm
rủi ro lệ thuộc nguồn cung hạn hẹp.
73
 Nếu có điều kiện, công ty nên đầu tư lại hệ thống máy móc sản xuất sao cho nâng cao năng suất về lâu dài, từ đó giảm dần chi phí
nhân công, chi phí sản xuất trong dài hạn, đem lại lợi ích kinh tế trong tương lai.
Tổ chức lại khâu sản xuất sao cho tận dụng được nhân công và nâng cao hiệu suất làm việc. Công ty có thể áp dụng các biện pháp
quản lý chất lượng để xây dựng lại quy trình làm việc sao cho hạn chế tối đa thao tác thừa, thời gian chết v.v…Từ đó giảm chi phí nhân
công, tiết kiệm được tổng chi phí.
Duy trì những tiến bộ đạt được trong việc cắt giảm chi phí tại những khâu bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên không nên
cắt giảm thái quá, mọi sự cắt giảm nên dựa trên hiệu quả công việc thật sự và giá trị lợi nhuận cuối cùng. Không nên quá chú trọng cắt
giảm chi phí mà dẫn đến làm việc không hiệu quả, vô hình chung lại làm giảm lợi nhuận của công ty.

74