‫ادارة ثامنة‬

Staffing , Scheduling ‫التوظيف والجدولة‬

Definition
• staffing is an orderly , systematic process applied to determine the number and kind of
nursing personnel required to provide nursing care to a group of patients in a particular
setting.
‫التوظيف هو عملية منظمة ومنهجية يتم تطبيقها لتحديد عدد ونوع طاقم التمريض المطلوب لتقديم الرعاية التمريضية‬
.‫لمجموعة من المرضى في بيئة معينة‬
• Objective of staffing is to provide qualified nursing personnel in sufficient number to
ensure adequate , safe nursing care for all patients 24 hours , 7 days a week , and 52 week a
year
‫الهدف من التوظيف هو توفير طاقم تمريض مؤهل بأعداد كافية لضمان رعاية تمريضية كافية وآمنة لجميع المرضى على‬
.‫ أسبوعًا في السنة‬52‫ أيام في األسبوع و‬7‫ ساعة و‬24 ‫مدار‬

Factors That Affect Staffing in a Given Unit

‫العوامل التي تؤثر على التوظيف في وحدة معينة‬
• Philosophy and objectives should guide staffing , also other factors related to patients , staff
, and environment affects the staffing decisions as :
‫ كما تؤثر العوامل األخرى المتعلقة بالمرضى والموظفين والبيئة‬،‫يجب أن توجه الفلسفة واألهداف عملية التوظيف‬
:‫على قرارات التوظيف مثل‬
1- The types of patients ‫أنواع المرضى‬
2- Acuity levels ‫مستويات الحدة‬
3- Fluctuations in admission ‫تقلبات الدخول‬
4- Length of stay ‫مدة اإلقامة‬
5- Type of care ‫نوع الرعاية‬
6- Standard of nursing care ‫معيار الرعاية التمريضية‬
7- Personnel policies ( employee s category , holidays , sick leaves , overtime , etc….)
).…‫ الخ‬،‫ العمل اإلضافي‬،‫ اإلجازات المرضية‬،‫ اإلجازات‬،‫سياسات شؤون الموظفين (فئة الموظف‬
8- Educational and experiential levels of staff ‫المستويات التعليمية والتجريبية للموظفين‬
9- Job descriptions ‫التوصيف الوضيفي‬
10- Absenteeism ‫الغياب‬
11- Number of beds ‫عدد االسرة‬
12- Supplies and equipment ‫اللوازم والمعدات‬
13 – Organizational structure ‫الهيكل التنظيمي‬
14- Support services and personnel ‫الخدمات المساندة واألفراد‬
15- Nurse- patient ratio ( e.g. 1:1 in critical care )
)‫ في الرعاية الحرجة‬1:1 ‫نسبة الممرضات إلى المرضى (على سبيل المثال‬

Patient Care Needs ‫احتياجات رعاية المرضى‬

• In predicting nursing work load , a manager must calculate not only the total number of
patients to be cared for but also the proportion in each category( self –care, minimal care ,
full care , intensive care) because care needs vary from category to another.
‫ يجب على المدير أن يحسب ليس فقط العدد اإلجمالي للمرضى الذين سيتم رعايتهم‬،‫عند التنبؤ بعبء العمل التمريضي‬
‫ العناية المركزة) ألن احتياجات‬،‫ الرعاية الكاملة‬،‫ الحد األدنى من الرعاية‬،‫ولكن أيضًا النسبة في كل فئة (الرعاية الذاتية‬
.‫الرعاية تختلف من فئة إلى أخرى آخر‬
 ☆ Types Patient Care Needs ‫أنواع احتياجات رعاية المرضى‬
1- Direct Care ‫الرعاية المباشرة‬
2- Indirect Care ‫الرعاية غير المباشرة‬
• Time Standard : ‫معيار الوقت‬
• Is to assign a value unit to various activities of patient care .
.‫هو تخصيص وحدة قيمة لألنشطة المختلفة لرعاية المرضى‬
• Those activities are usually clustered according to the above mentioned categories ,
such as feeding , hygiene , etc….
.…‫ مثل التغذية والنظافة وما إلى ذلك‬،‫عادة ً ما يتم تجميع هذه األنشطة وفقًا للفئات المذكورة أعاله‬

Calculating the Required Staffing Needs ‫حساب االحتياجات المطلوبة من الموظفين‬

Estimate number Nursing care hoursrequired * Average patient census
of nurses needed = Expected days off one nurse * No . of work hours of one patient/ day

• Estimatenumbeof nurses needed ‫تقدير عدد الممرضات الالزمة‬

• Nursing care hoursrequired × Average patient census
‫ساعات الرعاية التمريضية المطلوبة × متوسط تعداد المرضى‬
• Expected days off one nurse × No . of work hours of one patient/ day
‫ عدد ساعات العمل لمريض واحد في اليوم الواحد‬. × ‫أيام اإلجازة المتوقعة ممرضة واحدة‬

Scheduling ‫الجدولة‬
• Define…planning patterns of on –off duty hours for employees in a particular unit .
.‫ أنماط التخطيط لساعات العمل خارج العمل للموظفين في وحدة معينة‬...‫التعريف‬
• Objectives : ‫االهداف ز‬
1. To ensure adequate patient care. .‫ضمان الرعاية الكافية للمرضى‬
2. To achieve desirable distribution of days off. . ‫تحقيق التوزيع المرغوب فيه أليام اإلجازة‬
3. To ensure fair treatment of the nursing staff. .‫ضمان المعاملة العادلة لطاقم التمريض‬
4. To let individuals know in advance what their schedules are.
.‫السماح لألفراد بمعرفة جداولهم الزمنية مسبقًا‬
5. To achieve good unit management . .‫تحقيق اإلدارة الجيدة للوحدة‬
6. To determine when the help is required from the relief nurse.
.‫تحديد متى تكون المساعدة مطلوبة من ممرضة اإلغاثة‬
 Principles in Planning Scheduling ‫مبادئ في التخطيط والجدولة‬
1) Coverage : nursing coverage must be provided 24 hours a days, 7 days week with right
number and mix of the staff .
‫ أيام في األسبوع مع العدد الصحيح والمزيج الصحيح من‬7 ،‫ ساعة في اليوم‬24 ‫ يجب توفير التغطية التمريضية‬:‫التغطية‬
.‫الموظفين‬
2) Continuity : continuity of quality and quantity of care.
.‫ استمرارية جودة وكمية الرعاية‬:‫االستمرارية‬
3) Flexibility: he ability of the scheduling system to handle and to consider individual
preferences as much as possible .
.‫ قدرة نظام الجدولة على التعامل مع التفضيالت الفردية ومراعاةها قدر اإلمكان‬:‫المرونة‬
4) Stability : the extent to which nurses know in advance their future days off and on duty
and in consistent with stable staffing policies.
‫ مدى معرفة الممرضين مسبقًا بأيام إجازتهم وأيام الخدمة المستقبلية وبما يتوافق مع سياسات التوظيف‬:‫االستقرار‬
.‫المستقرة‬
5) Cost effectiveness : the ability to assign the needed staff without overstaff and ensuring
maximum utilization of nurses time and skills.
‫ القدرة على تعيين الموظفين المطلوبين دون زيادة عدد الموظفين وضمان االستفادة القصوى من وقت‬:‫فعالية التكلفة‬
.‫ومهارات الممرضات‬

Scheduling Policies ‫سياسات الجدولة‬

• There should be department policies to guide managers in distribution desirable and
undesirable work hours equitably among employees
‫ينبغي أن تكون هناك سياسات لإلدارة لتوجيه المديرين في توزيع ساعات العمل المرغوبة وغير المرغوب فيها بشكل‬
‫عادل بين الموظفين‬
• example of some of those policies are the following :
:‫ومن األمثلة على بعض تلك السياسات ما يلي‬
• A policy for a person ‫سياسة الشخص‬
• By title ‫بواسطة عنوان‬
• Who is responsible for preparing the roster ‫من المسؤول عن إعداد القائمة‬
• The time period to be covered by each schedule ‫الفترة الزمنية التي سيغطيها كل جدول‬
• The total on duty hours for each employee ‫إجمالي ساعات العمل لكل موظف‬
• The beginning and ending hours for each shift ‫ساعات البداية والنهاية لكل وردية‬
• Break times ‫أوقات االستراحة‬
• Number of shifts to which each employee must rotate
‫عدد الورديات التي يجب أن يتناوب عليها كل موظف‬
• Days off ‫أيام اإلجازة‬
• Weekends offs per month ‫إجازة نهاية األسبوع شهريًا‬
• Minimum days off in sequence ‫الحد األدنى أليام اإلجازة بالتسلسل‬
• Number of paid holidays and vacation days ‫عدد أيام العطل وأيام اإلجازة مدفوعة األجر‬
• Vacation scheduling ‫جدولة اإلجازة‬
• Number of sequential work days ‫عدد أيام العمل المتتابعة‬
• Shift pattern ( 8 hours, 10 hours, and 12hours)with different combination of working
days and off days .
.‫ ساعة) مع مجموعات مختلفة من أيام العمل وأيام الراحة‬12 ،‫ ساعات‬10 ،‫ ساعات‬8( ‫نمط الورديات‬
 Steps in Planning Duty Roster ‫خطوات تخطيط قائمة المهام‬
1. A skeleton plan is made in pencil to allow alterations
‫يتم وضع خطة هيكلية بالقلم الرصاص للسماح بالتعديالت‬
2. The general steps that may be taken when building up the plan are:
:‫الخطوات العامة التي يمكن اتخاذها عند بناء الخطة هي‬
▪ List the names in order of seniority. .‫قائمة األسماء حسب األقدمية‬
▪ Put special requests in ink to avoid erasure. .‫وضع طلبات خاصة بالحبر لتجنب المحو‬
▪ Insert days off, it is important not to have too many nurses off duty at the same time.
.‫ فمن المهم عدم وجود عدد كبير جدًا من الممرضات خارج الخدمة في نفس الوقت‬،‫أدخل أيام اإلجازة‬
▪ Add the shifts, balancing between nurses on each shift, ensuring that there is a senior nurse
on duty to take charge , and that the trained nurses are evenly distributed.
،‫ والتأكد من وجود ممرض كبير على واجب تولي المسؤولية‬،‫ والموازنة بين الممرضات في كل وردية‬،‫إضافة الورديات‬
‫وأن يتم توزيع الممرضات المدربات بالتساوي‬
▪ Total the number to staff on duty for each shift ‫إجمالي عدد الموظفين المناوبين لكل وردية‬
▪ Roster may be planned weekly or monthly or may be a fixed one .
‫قد يتم التخطيط للقائمة أسبوعيًا أو شهريًا أو قد تكون ثابت‬
▪ Holidays should be taken into account. . ‫ينبغي أن تؤخذ في االعتبار العطل‬
Guide to Compiling Duty Roster ‫دليل تجميع قائمة المهام‬
1. Before starting, check request book for any special request.
.‫ قم بمراجعة دفتر الطلبات لمعرفة أي طلب خاص‬،‫قبل البدء‬
2. All shifts M(Morning),A ( Afternoon) and N(Night) should be written in blue felt pen.
.‫ (الليل) بالقلم األزرق‬N‫ (بعد الظهر) و‬A‫ (الصباح) و‬M ‫يجب كتابة جميع الورديات‬
3. D.O.(Day Off) P.H (Public Holidays)should be written in red felt pen.
.‫ (العطالت الرسمية) بقلم أحمر اللون‬P.H )‫ (يوم العطلة‬.D.O ‫يجب كتابة‬
4. Asterisk (*)the name of the staff nurse in- charge for each shift.
.‫العالمة النجمية (*) اسم الممرضة المسؤولة عن كل وردية‬
5. Count numbers on each shift according to grade , total and record on roster.
‫إحصاء األرقام في كل وردية حسب الدرجة واإلجمالي والتسجيل في الجدول‬
6. Duty roster should be submitted to the nursing officer for checking and approval one week
before they are due to come into force.
.‫يجب تقديم قائمة المهام إلى مسؤول التمريض لفحصها والموافقة عليها قبل أسبوع واحد من دخولها حيز التنفيذ‬
7. A copy of the completed roster checked and signed by nursing officer not later than 26/27
of each month.. ‫ من كل شهر‬27/26 ‫نسخة من القائمة المستكملة مدققة وموقعة من قبل مسؤول التمريض في موعد أقصاه‬
Use the Following Symbols Only ‫استخدم الرموز التالية فقط‬
• A.L. - Annual Leave ‫اإلجازة السنوية‬
• M.L. - Maternity Leave ‫اجازة امومة‬
• S.L. - Sick Leave ‫اجازة مرضية‬
• A.W.O.L - Absent without Leave ‫غائب بدون إجازة‬
• H.L. - Haj Leave ‫اجازة الحج‬
• W./N. - Ward Nurse ‫ممرض الردهة‬
• HN - Head Nurse ‫ممرض الجناح‬
• Dy . W/N. - Deputy Ward Nurse ‫نائب ممرض الجناح‬ ·
• S/N - Staff Nurse ‫ممرض الموضفين‬
• A/N - Assistance Nurse ‫ممرض مساعد‬
• M/O - Medical Orderly ‫منضم طبي‬