The guidebook of

Internal PR

TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ HIỆU QUẢ

LE TRAN BAO PHUONG

 THE GUIDEBOOK OF

Effective Internal PR

for Business

*****

CẨM NANG THỰC HÀNH

PR Nội Bộ hiệu quả

cho Doanh Nghiệp

LỜI NÓI ĐẦU
PR Nội Bộ (Internal PR) là tổng hợp các hoạt động và chiến dịch truyền thông nội bộ nhằm duy trì,
xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa nhân viên với nhau, và giữa nhân viên với Ban Lãnh đạo công
ty, đảm bảo toàn thể cán bộ nhân viên yêu thích làm việc cho công ty, trung thành và gắn bó, giúp
tổ chức đạt được các mục tiêu phát triển bền vững tích cực.

PR Nội Bộ là một phần rất quan trọng trong chiến lược truyền thông tổng thể của bất kỳ doanh
nghiệp nào, bởi vì nó tác động đến tinh thần, niềm hạnh phúc của CBNV – những người có thể lan
toả năng lượng tích cực đó trực tiếp đến với Khách Hàng, Đối Tác và chia sẻ với mọi người xung
quanh về một môi trường làm việc tuyệt vời nhất, thu hút nhân tài quy tụ.

The Guidebook of Effective Internal PR là một tài liệu bổ sung hỗ trợ đắc lực cho Người thực hành
PR, được chia thành 3 phần để giải quyết tốt 03 nhu cầu truyền thông nội bộ tương ứng của đa số
doanh nghiệp, bao gồm:

(1) Nghiên cứu – Sản xuất Bản Tin Nội Bộ,

(2) Khảo sát, đánh giá hiện trạng công tác PR Nội Bộ tại doanh nghiệp
(3) Xây dựng Kế hoạch PR Nội Bộ hiệu quả cho doanh nghiệp.

Ước mong quyển cẩm nang nhỏ này The Guidebook of Effective Internal PR có thể giúp ích được
bạn nhiều trong học tập &trong công việc PR-Truyền thông đầy đam mê.

Trân trọng,
Tác giả Lê Trần Bảo Phương
THE GUIDEBOOK CONTENT

PART 1 – BẢN TIN NỘI BỘ - NGHIÊN CỨU & SẢN XUẤT

Bản tin nội bộ là một tài liệu /tạp chí/bản tin (softcopy / hardcopy ) được sản xuất với

mục đích cập nhật các tin tức, sự kiện của công ty dành cho nội bộ , giúp tăng cường sự

thấu hiểu lẫn nhau , thúc đẩy sự hợp tác, đoàn kết giữa cán bộ nhân viên , và giữa cán bộ
nhân viên với Ban Lãnh đạo .

Do đó , bên cạnh nhiệm vụ chăm sóc các kênh truyền thông của doanh nghiệp ( owned

media : facebook, youtube , website , tiktok, instagram , linkedin ... ) , Nhà thực hành PR Nội

Bộ cũng rất cần năng lực chuyên môn để nghiên cứu , thiết kế và triển khai sản xuất Bản

Tin Nội Bộ cho doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu truyền thông nội bộ mong muốn .

Vì thế , Part 1 của quyển cẩm nang này sẽ trình bày súc tích các yêu cầu cần đạt được

một bản tin nội bộ , cách viết bản tin nội bộ , cũng như hướng dẫn các bước để triển khai

một Bản tin nội bộ hiệu quả cho một doanh nghiệp .

PART 2 - KHẢO SÁT , ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG PR NỘI BỘ TẠI DOANH NGHIỆP

Việc đánh giá được hiệu quả hiện trạng công tác PR Nội Bộ / Truyền thông nội bộ của

một doanh nghiệp, chẳng hạn như điều gì đang làm tốt, điều gì cần cải thiện , mức độ

hài lòng của người lao động về hoạt động nội bộ như thế nào , mức độ hài lòng của người

lao động về sự hồi đáp từ Ban Lãnh đạo về tâm tư của họ , cũng như thu thập được

những sáng kiến hữu ích để cải thiện công tác này trong thời gian tới , là điều hết sức

quan trọng cho Nhà thực hành PR trước khi đề xuất , lập Kế hoạch PR Nội Bộ cho tổ chức.

Part 2 bao gồm Mẫu Phiếu Khảo Sát đính kèm chứa đựng những gợi ý hữu ích giúp cho

Nhà thực hành PR Nội Bộ tập trung vào những thông tin cốt lõi cần khảo sát, đánh giá .

PART 3 – XÂY DỰNG KẾ HOẠCH PR NỘI BỘ HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP

Part 3 của quyển Guidebook này sẽ cung cấp cho Nhà thực hành PR các hướng dẫn

cụ thể để xây dựng bảng Kế hoạch PR Nội Bộ/ Truyền thông nội bộ hiệu quả cho một

doanh nghiệp trong vòng 12 tháng , gồm 10 bước cụ thể .

Khi phát triển nội dung từng bước, Nhà thực hành PR sẽ lưu ý rằng các bước luôn có

ý nghĩa liên kết chiến lược với nhau .

 PART 1

BẢN TIN NỘI BỘ

NGHIÊN CỨU – SẢN XUẤT

Part 1 của quyển cẩm nang này sẽ trình bày súc tích các yêu cầu cần đạt

được một bản tin nội bộ , cách viết bản tin nội bộ, cũng như hướng dẫn

các bước để triển khai một Bản tin nội bộ hiệu quả cho một doanh

nghiệp .

***
 BẢN TIN NỘI BỘ
1. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA BẢN TIN NỘI BỘ

Bản tin nội bộ là một tài liệu/tạp chí/bản tin (softcopy / hardcopy) được sản xuất với mục đích
cập nhật các tin tức, sự kiện của công ty dành cho nội bộ, giúp tăng cường sự thấu hiểu lẫn
nhau, thúc đẩy sự hợp tác, đoàn kết giữa cán bộ nhân viên, và giữa cán bộ nhân viên với Ban
Lãnh đạo.

2. CÁC TIÊU CHÍ CẦN ĐẠT ĐƯỢC Ở BẢN TIN NỘI BỘ

Bản tin nội bộ hiệu quả phải có các khả năng cơ bản như sau:

• Xây dựng niềm tin về Ban Lãnh đạo đối với toàn thể cán bộ nhân viên

Bản tin nội bộ cần có mục phản hồi, phúc đáp của Ban Lãnh đạo đối với những tâm tư, tình
cảm, khúc mắc của người lao động trong công việc, đồng thời đưa ra những chính sách, sự hỗ
trợ cần thiết và kịp thời. Điều này sẽ giúp xây dựng sự yêu mến, niềm tin mạnh mẽ nơi người
lao động về Ban Lãnh đạo khi họ cảm thấy được lắng nghe và hỗ trợ, đồng thời giúp họ hạnh
phúc hơn, làm việc hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, Ban Lãnh đạo sẽ cần đảm bảo rằng lời nói & hành động phải đi đôi với nhau, nói
được làm được, chứ không phải tuyên truyền ru ngủ sẽ dễ gây ra phản ứng ngược sau đó.

• Tăng cường sự gắn kết, thấu cảm & hợp tác giữa cán bộ nhân viên với nhau, giữ chân và thu
hút nhân tài

Khẩu hiệu công ty là gia đình thứ hai mang tính hình thức cao, đặc biệt đối với những người
làm việc từ xa và bán thời gian. Đa phần người lao động chỉ xem công ty là nơi họ đi làm kiếm
sống. Do đó, một Bản tin Nội bộ hiệu quả phải có khả năng giúp cho người lao động cảm thấy
mình là một phần có giá trị trong một gia đình lớn hơn, bằng cách giúp người lao động hiểu
được cách thức mà công ty tạo ra lợi nhuận (sản xuất cái gì, bán cho ai, bán ở đâu, như thế
nào) và bản thân họ đang ở đâu trong bức tranh tổng thể đó, cũng như giúp cho người lao
động có thể hiểu biết công việc, nhiệm vụ & những khó khăn của những đồng nghiệp khác.

Làm được điều này sẽ giúp phá bỏ những rào cản, tăng cường sự gắn kết của nhân viên, thêm
một chút nơi tâm họ niềm tin, niềm vui và mong muốn trung thành với tổ chức, từ đó giúp ích
cho việc giữ chân người tài, thu hút nhân tài mới.

• Kể câu chuyện hay, cảm động về công ty, xây dựng niềm tự hào về tổ chức
 Kể chuyện, đặc biệt là câu chuyện cảm động của nhà sáng lập, các câu chuyện truyền cảm
hứng của người nhân viên, những gì họ làm, những gì họ quan tâm, những khó khăn mà họ đã
vượt qua, là cách hiệu quả giúp người lao động tự hào hơn về công ty của mình. Họ cảm nhận
công việc của họ không phải là để mưu sinh, nó còn mang một ý nghĩa nhân văn cao cả hơn
thế. Một Bản tin nội bộ hiệu quả không thể thiếu những câu chuyện truyền cảm hứng như thế.

• Khảo sát, ghi nhận phản hồi và cải thiện sự hài lòng ở người lao động

Đối với công ty có nhiều đội nhóm làm việc bên ngoài, ở chi nhánh, ở thị trường xa trụ sở chính,
thị trường nước ngoài, phân tán, rải rác sẽ dễ dẫn đến mất kết nối, mất động lực.

Do vậy, bản tin nội bộ cần phải có mục khảo sát, đánh giá sự hài lòng, sự cảm nhận trong công
việc của người lao động, từ đó có sự phản hồi, động viên kịp thời, mang lại sự hài lòng cho họ.
Làm được điều này, bản tin nội bộ có thể phản ánh hiệu quả sự quan tâm của Ban Lãnh đạo
đối với toàn thể cán bộ nhân viên và giữ chân được họ.

• Lan tỏa những chia sẻ (testimonials) về niềm tự hào, niềm tin và sự gắn kết giữa cán bộ nhân
viên để xây dựng hình ảnh đẹp về tổ chức trong mắt Khách hàng, Cổ đông và Ứng viên tiềm
năng

3. CÁCH VIẾT BẢN TIN NỘI BỘ HIỆU QUẢ

Trong công ty, mọi người đều rất bận rộn và họ nên phải bận rộn như vậy, hoặc phải tỏ ra bận
rộn như vậy. Do đó, không ai muốn đọc những bản tin dài dòng và họ sẽ ưa thích bỏ qua những
thứ như thế.

Vì thế, hãy viết bản tin ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu với một tiêu đề “chất như nước cất” kèm
nhiều hình ảnh minh họa để đạt hiệu quả thu hút và truyền thông cao nhất.

Công việc đã vốn áp lực, nên đa phần cán bộ nhân viên đều thích những thông tin vui vẻ, nhẹ
nhàng, dễ chịu. Nên, văn phong bản tin nội bộ sẽ cần mang tính chuyện trò, nhẹ nhàng, “đời
thường” hơn là những bản tin chính thống nghiêm túc gửi đến cơ quan báo chí.

Người thực hành PR Nội Bộ có thể dùng một số từ ngữ vui, bình luận hài hước theo trend (miễn
là đừng lạm dụng thái quá) để Bản tin nội bộ được sáng tạo, tươi mới, không bị nhàm chán,
giáo điều, thô cứng.

4. CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI BẢN TIN NỘI BỘ

Bước 1. Lựa chọn và phân tích bối cảnh doanh nghiệp cụ thể
 • Giới thiệu ngắn gọn về Tổ chức (brandname, brand story, product&service, mission, vision,
culture, core value…)
• Bối cảnh bên trong và bên ngoài doanh nghiệp (phân tích SWOT)
• Đánh giá các hoạt động truyền thông nội bộ hiện tại, trước đây
• Đánh giá các vấn đề về truyền thông nội bộ hiện hữu (cần khắc phục)

Bước 2. Phân tích nhu cầu về Bản tin nội bộ của doanh nghiệp

• Các hoạt động về Bản tin nội bộ hiện tại, trước đây đã làm (tốt, chưa tốt, những điểm cần
cải thiện)
• Xác định các tiêu chí cần đạt được ở Bản tin nội bộ mới
• Các kết quả đầu ra cần đạt được (desired outcomes)
• Xây dựng đội ngũ, qui trình sản xuất, phân phối Bản tin nội bộ mới
• Tần suất, Timeline & Budget (dự kiến)
• Xác định các phương pháp đo lường hiệu quả Bản tin nội bộ mới

Bước 3. Phát triển nội dung cho Bản tin nội bộ

Các chủ đề mà người lao động thường quan tâm nhiều nhất

STT Chủ đề Thang điểm

(1-10)
1 Các kế hoạch trong tương lai của doanh nghiệp 8
2 Cơ hội thăng tiến trong công việc 7
3 Thông tin “cẩm nang” liên quan đến công việc 7
4 Cải thiện năng suất làm việc 6
5 Hoạt động và chính sách nhân sự 6
6 So sánh cách làm với đối thủ cạnh tranh 6
7 Công việc của tôi có phù hợp với tổ chức không 6
8 Các sự kiện bên ngoài có ảnh hưởng đến công việc của tôi không 5
9 Lợi nhuận được sử dụng như thế nào 5
10 Báo cáo tài chính 4
11 Kế hoạch quảng cáo và khuyến mãi 4
12 Hoạt động ngoài bộ phận hoặc nhiệm vụ của tôi 4
13 Lập trường của doanh nghiệp trong các vấn đề hiện hành 4
14 Thăng chức và sự thay đổi nhân sự 4
15 Tham gia công tác cộng đồng của doanh nghiệp 4
16 Các cầu chuyện thú vị về đồng nghiệp 2
17 Tin tức về nhân sự (sinh nhật, kỷ niệm…) 2
(Nguồn: Alien Center Patrick- lackson, Stacy Smith và Frank R.Stansberry. Thực hành quan hệ công chúng
(Rublic Relation Practices), tái bản lần thủ 7 (Upper Sadale River, N«Pearso Prentice Hall, 2008), trang 26)
Ngoài ra , các MỤC THÔNG TIN cơ bản khác cần có là :

• Chính sách mới , qui định mới , Cập nhật SPDV mới , qui trình , khen thưởng

Các nội dung nhắc nhớ về Giá trị cốt lõi ( phẩm chất của CBNV cần có ) & đảm bảo tính đồng

bộ về Tính cách thương hiệu tổ chức ( cái mà KH nhìn thấy từ bên ngoài )
• Vinh danh Nhân sự có thành tích nổi bật ( trong tháng qua )

Sự kiện , hội thảo , workshop

Các vị trí cần tuyển dụng , Thông báo Nhân sự mới

Kết quả hoạt động kinh doanh & kế hoạch sắp tới

Sáng kiến mới

Câu hỏi & Hồi đáp từ Ban Lãnh đạo

Khảo sát mức độ hài lòng của người lao động về công việc , môi trường làm việc

Khảo sát mức độ hài lòng của người lao động ở sự hồi đáp tâm tư từ Ban Lãnh đạo

Bước 4. Thiết kế layout Bản tin nội bộ & chọn ngôn ngữ phù hợp

• Layout cần đầy đủ các mục nội dung cần thiết cho tổ chức
• Layout trình bày rõ ràng, sáng tạo

• Màu sắc phù hợp Hệ thống Nhận diện thương hiệu của công ty ( the CIP )
• Layout không sao chép nguyên mẫu từ công ty khác

Layout có dung lượng nhẹ , không biến dạng , không lỗi font , không lỗi hyperlink khi gửi đi

hàng loạt ( đối với e - newsletter )

Bước 5. Sản xuất và phân phối Bản tin nội bộ

• Trình duyệt mẫu hoàn chỉnh

Sản xuất thử : In thử ( hardcopy ) / Gửi đi thử ( softcopy )

Sản xuất hàng loạt

Ghi nhận về các lỗi kĩ thuật sau khi phân phối – nếu có ( vd . gửi đi bị lỗi , lỗi chính tả , in sai
màu ... )

Bước 6. Thu thập phản hồi , đánh giá và cải tiến

Lập form khảo sát , đánh giá về Bản tin nội bộ ( về cảm nhận chung, về nội dung, về hình

thức, về loại hình ...

• Đánh giá : cái được, cái chưa được , cái cần cải thiện

Đề ra các phương án hiệu chỉnh , cải tiến cho Bản Tin kỳ sau .
 PART 2

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG

PR NỘI BỘ
Việc đánh giá được hiện trạng, hiệu quả của công tác PR Nội Bộ/ Truyền
thông nội bộ của một doanh nghiệp, chẳng hạn như điều gì đang làm
tốt, điều gì cần cải thiện, mức độ hài lòng của người lao động về hoạt
động nội bộ như thế nào, mức độ hài lòng của người lao động về sự hồi
đáp từ Ban Lãnh đạo về tâm tư của họ, cũng như thu thập được những
sáng kiến hữu ích để cải thiện công tác này trong thời gian tới, là điều
hết sức quan trọng cho Nhà thực hành PR trước khi đề xuất, lập Kế
hoạch PR Nội Bộ cho tổ chức.
Part 2 bao gồm Mẫu Phiếu Khảo Sát đính kèm chứa đựng những gợi ý
hữu ích giúp cho Nhà thực hành PR Nội Bộ tập trung vào những thông
tin cốt lõi cần khảo sát, đánh giá.
 Khảo sát mức độ hiệu quả của hoạt động PR Nội Bộ tại doanh nghiệp, Nhà thực hành cần
triển khai lấy ý kiến của người lao động về sự hài lòng của họ, đối với thông tin nội bộ được cập
nhật/phổ biến, sự hiệu quả của các sự kiện tổ chức nội bộ, sự quan tâm của Ban Lãnh đạo đối với
tâm tư tình cảm của họ, cũng như thu thập những phản ánh về các vấn đề đang tồn tại trong nội
bộ tổ chức.

Để tiến hành khảo sát, nhà thực hành PR Nội Bộ sẽ thiết kế bộ câu hỏi thể hiện ở Phiếu
Khảo Sát, sau đó sẽ được gửi đi khảo sát qua link gg form, (và/hoặc) phỏng vấn trực tiếp cán bộ
nhân viên doanh nghiệp. Cần lưu ý rằng, Phiếu Khảo sát sẽ không ghi nhận tên người tham gia
khảo sát/đáp viên để tăng tính trung thực và khách quan cho kết quả thu được.

Gợi ý

PHIẾU KHẢO SÁT MỨC ĐỘ HÀI LÒNG VỀ

HOẠT ĐỘNG PR NỘI BỘ DOANH NGHIỆP
Bảng khảo sát này dành cho CBNV, Cấp quản lý của Quý Công ty nhằm xác định
mức độ hiệu quả của các hoạt động PR Nội Bộ/Truyền thông nội bộ, từ đó làm cơ
sở để cải tiến, nâng cao hiệu quả cho công tác này ở thời gian tới. Các câu trả lời
được đảm bảo tính riêng tư vì không có nhận diện Họ tên cá nhân của người trả
lời khảo sát.

Phần 1. Khảo sát thông tin chung

1 Hiện tại Quý Anh/Chị có được thông tin về hoạt động SX-KD của công ty bằng cách
nào?
……………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………….
2 Ban Lãnh đạo công ty có chú trọng, nỗ lực để cập nhật tình hình công ty cho Quý
Anh/Chị không? Ở mức độ nào (rất chú trọng, bình thường, không chú trọng)?
……………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………….
3 Đồng nghiệp chung bộ phận có nhiệt tình hỗ trợ Quý Anh/Chị hoàn thành công việc
không?
……………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………….
4 Đồng nghiệp khác bộ phận (phòng ban khác) có nhiệt tình hỗ trợ Quý Anh/Chị hoàn
thành công việc không?
……………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………….
5 Quý Anh/Chị đánh giá kiến thức của mình về mục tiêu, định hướng phát triển của
công ty như thế nào?
 ……………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………….
6 Quý Anh/Chị có quan tâm đến tương lai của công ty mình không?
……………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………….
7 Quý Anh/Chị có cảm thấy công ty lắng nghe những lo lắng, mối bận tâm của mình
không?
……………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………….
Phần 2. Khảo sát hoạt động PR Nội Bộ/ Truyền thông nội bộ
Mời Quý Anh/Chị đánh dấu x vào ô tương ứng với câu trả lời muốn chọn
2A. Về hiệu quả cập nhật thông tin nội bộ
Câu 1. Quý Anh/chị có hài lòng với số lượng, tần suất thông tin nội bộ đang đuợc cập
nhật không?
Có ⃝ Không ⃝ Không quan tâm ⃝
Câu 2. Quý Anh/chị có hài lòng với thông điệp, thông tin về nội bộ từ Ban Lãnh đạo
công ty không?
Có ⃝ Không ⃝ Không quan tâm ⃝
Câu 3. Quý Anh/chị có cảm nhận đuợc sự hợp tác, gắn kết, đoàn kết giữa CBNV trong
công ty không?
Có ⃝ Không ⃝
Câu 4. Quý Anh/chị có nắm hiểu định hướng phát triển sắp tới của công ty không?
Có ⃝ Có nhưng còn mơ hồ ⃝ Không ⃝
Câu 5. Quý Anh/chị có cảm nhận mình được lắng nghe và phản hồi từ Cấp quản lý
trực tiếp không?
Có ⃝ Không ⃝
Câu 6. Quý Anh/chị hài lòng với chất lượng (in ấn/thiết kế/thẩm mỹ) của các ấn phẩm
nội bộ của công ty như thế nào? (1 - Thấp nhất; 5 - Cao nhất)
1⃝ 2⃝ 3⃝ 4⃝ 5⃝

2B. Về hiệu quả của các sự kiện tổ chức nội bộ công ty & Bình chọn
Câu 1. Quý Anh/chị đánh giá như thế nào về hiệu quả chung của các sự kiện tổ chức
nội bộ? (1 - Thấp nhất; 5 - Cao nhất)
1⃝ 2⃝ 3⃝ 4⃝ 5⃝
 Câu 2. Theo Quý Anh/Chị, các kênh truyền thông nội bộ hiệu quả nhất là :
…………………………………………………………………………………………………………………………………..
Và các kênh truyền thông nội bộ kém hiệu quả nhất là :
…………………………………………………………………………………………………………………………………..
Câu 3. Quý Anh/Chị vui lòng kể tên và cho biết vì sao bình chọn :
• Từ 1-3 sự kiện nội bộ được yêu thích nhất……………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………….

• Từ 1-3 sự kiện nội bộ cần được cải thiện nhất ……………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………….

Phần 3. Đề xuất giúp nâng cao hiệu quả hoạt động PR Nội Bộ cho công ty

Câu 1. Quý Anh/chị đánh giá về những mâu thuẫn nội bộ, những tồn tại ở công ty như
thế nào? (tỉ lệ nghỉ việc cao, tin đồn từ nội bộ, sự không giữ lời, chán việc…)
……………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………….

Câu 2. Quý Anh/chị có đề xuất gì để cải tiến hiệu quả PR Nội Bộ/ Truyền thông nội bộ
cho công ty?
……………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………….

Câu 3. Quý Anh/chị có mong muốn gì cần đề xuất đối với Ban Lãnh đạo công ty?

……………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………….

Trân trọng cảm ơn Quý Anh/Chị!

 CÁC THÔNG TIN PHỤ

Các thông tin dưới đây chỉ dành cho mục đích phân loại, không được sử dụng để nhận dạng bất
kỳ cá nhân nào . Quý Anh / Chị vui lòng chọn MỘT câu trả lời cho mỗi câu hỏi.

Độ Tuổi :

<30

30-50

>50

Giới tính :

Nam

Nữ

Trình độ :
PTTH

Trung cấp , cao đẳng

Đại học
• Trên Đại học

Vị trí:

Cấp quản lý

CBNV ( Văn phòng )

CBNV ( Kinh doanh , Sale ngoài thị trường )

Công nhân ( Nhà máy)

Bảo vệ , Tạp vụ

Lái xe

Thời gian làm việc :

< 1 năm

• 1-5 năm

5 – 10 năm

Trên 10 năm
 PART 3

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH

PR NỘI BỘ
Part 3 của quyển Guidebook này sẽ cung cấp cho Nhà thực hành PR các hướng
dẫn cụ thể để xây dựng bảng Kế hoạch PR Nội Bộ/ Truyền thông nội bộ hiệu
quả cho một doanh nghiệp trong vòng 12 tháng, gồm 10 bước cụ thể.
Khi phát triển nội dung từng bước, Nhà thực hành PR sẽ lưu ý rằng các bước
luôn có ý nghĩa liên kết chiến lược với nhau.
Strategic Internal Communication Plan

BƯỚC 1. TRANG BÌA – COVER

BƯỚC 2. GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP – INTRODUCTION
BƯỚC 3. PHÂN TÍCH BỐI CẢNH NỘI BỘ – INTERNAL ANALYSIS
BƯỚC 4. ĐỐI TƯỢNG MỤC TIÊU – TARGET AUDIENCE
BƯỚC 5. KẾT QUẢ TRUYỀN THÔNG CẦN ĐẠT ĐƯỢC – DESIRED OUTCOME
BƯỚC 6. MỤC TIÊU TRUYỀN THÔNG – INTERNAL COM OBJECTIVE
BƯỚC 7. CHIẾN LƯỢC TỔNG THỂ - OVERAL INTERNAL COM STRATEGY
BƯỚC 8. CHIẾN THUẬT TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ - INTERNAL COM TACTICS
BƯỚC 9. RÀ SOÁT, ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ - EVALUATION
BƯỚC 10. DỰ PHÒNG RỦI RO & GIẢI PHÁP - RISK MANAGEMENT
 SLIDE 1 : TRANG BÌA – THE COVER

Hình ảnh tiêu biểu của doanh nghiệp

"Strategic Internal Communication Plan for [company]"

o Prepared for, Prepare by, Highly confidential

Logo, Slogan

• MỤC LỤC

SLIDE 2 : GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP – THE INTRODUCTION

O Giới thiệu ngắn gọn về Tổ chức

brandname , slogan
brand story,

product&service,
mission,

vision ,
business culture,

core value ...

Bối cảnh bên trong và bên ngoài doanh nghiệp ( SWOT analysis )
O

SLIDE 3 : PHÂN TÍCH BỐI CẢNH NỘI BỘ – INTERNAL ANALYSIS

Trình bày Kết quả Khảo sát , Đánh giá về các hoạt động truyền thông nội bộ hiện tại , trước

đây
O Trình bày các Kết quả Khảo sát, Đánh giá về các tồn tại , nhức nhối trong nội bộ doanh

nghiệp ( issue )

Trình bày cụ thể về Niềm vui & Nỗi buồn ( insights, pain points ) ở mỗi nhóm Cán bộ nhân

viên hướng tới . Từ đó , có thể xác định được cách tốt nhất để trấn an , động viên họ bằng

những thông điệp thoả đáng cho từng nhóm .

O Sử dụng insight & pain point của CBNV làm cơ ở quan trọng để báo cáo Ban Lãnh đạo ( & HR ) ,

phối hợp đưa ra các chính sách nội bộ ( engagement policy ) , giúp vừa truyền cảm hứng ,

vừa làm gia tăng sự hài lòng trong công việc của người lao động .

o Nhấn mạnh tính cấp bách cần phải xây dựng & triển khai một kế hoạch PR Nội Bộ mới hiệu

quả hơn có khả năng giải quyết được các vấn đề trên .

> Khẳng định Bảng chiến lược PR Nội Bộ sắp trình bày có khả năng giải quyết hiệu quả

những tồn tại , nhức nhối trong nội bộ hiện nay ( mà các nỗ lực truyền thông nội bộ trước

đó đã chưa giải quyết triệt để ) .

 SLIDE 4 : ĐỐI TƯỢNG MỤC TIÊU – TARGET AUDIENCE

Cán bộ nhân viên chính thức

Khối CBNV tại trụ sở/vị trí : Văn phòng/ Kinh doanh /Truyền thông/Sản xuất
Khối CNBV tại chi nhánh , ngoài thị trường

Khối nhân viên thời vụ , hợp tác hợp đồng

o Người thân của Cán bộ nhân viên chính thức ( Ba , Mẹ , Anh Chị Em , Chồng /Vợ / Con )

Special TA (optional):

Nhân viên cần được điều chỉnh Cách nghĩ – Cách làm sao cho phù hợp với tổ chức

Nhân viên có sự hiểu lầm / chống đối tổ chức ( blacklist )

( Ghi chú : Lên danh sách từng nhóm TA : địa điểm , vị trí, số lượng )

SLIDE 5: KẾT QUẢ TRUYỀN THÔNG CẦN ĐẠT ĐƯỢC

1. Ban Lãnh đạo đạt được niềm tin , sự ủng hộ từ CBNV

2. CBNV tự hào về công ty, làm việc năng suất hơn , ân cần hơn với khách hàng ;

3. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp , trung thực , trung thành , đồng bộ

(Ghi chú : trung thành tức là không làm bất kỳ điều gì gây hại cho công ty , chứ trung thành

không phải là làm lâu năm)

SLIDE 6: MỤC TIÊU TRUYỀN THÔNG – COMS OBJECTIVE

1. Giúp cho CNBV thấu hiểu được tầm nhìn , sứ mệnh , giá trị cốt lõi , mô hình tạo ra doanh

thu / lợi nhuận của công ty ... đồng thời hiểu biết rõ hơn về bức tranh kinh tế cạnh tranh đầy

khó khăn , những áp lực, nỗi niềm , sự dốc lòng hết tâm hết sức của Ban Lãnh đạo trong việc

đưa công ty phát triển , đảm bảo gia tăng thu nhập , ổn định đời sống cho CBNV .

2. Giúp cho CBNV tự hào khi hiểu được giá trị / lợi ích của SPDV ( do mình tham gia sản xuất,

phân phối hàng ngày ) đã góp phần nâng cao chất lượng sống của cả xã hội , người tiêu dùng .

3. Đề cao , tôn vinh những tấm gương CBNV có thành tích lao động tốt, trung thực, trung

thành , đoàn kết , hỗ trợ đồng nghiệp bằng những giải thưởng nội bộ xứng đáng , có gía trị .
SLIDE 7: CHIẾN LƯỢC TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TỔNG THỂ
 SLIDE 8: CHIẾN THUẬT TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ & NGÂN SÁCH

12.1 Các Event Nội Bộ chính (gợi ý ):

Important event :

Lễ - Hội nhân Kỷ niệm ngày thành lập Công ty

Lễ đón nhận Huân chương Lao động, Giải thưởng danh giá

Periodic events:

8/3,

20/10,
1/6,

Trung Thu ,
Noel

Tết tây ,

Tết nguyên đán ...

Staff interacting & bonding :

Birthday Party Dinner: bữa ăn tối thịnh soạn của nhân viên trùng tháng sinh

nhật được công ty tài trợ VIP .

The Team vote : nhân viên công ty trao tặng Phiếu Cảm Ơn khi được đồng nghiệp

hỗ trợ nhiệt tình ( 3 phiếu /người để tặng 3 người /tháng , khác phòng ban , mỗi

phiếu được quy đổi 200k, được công ty chi trả cho người đạt được số phiếu cao

nhất CTY trong tháng, vd . Winner 20 phiếu = > Internal award : 4 triệu đồng )

Creative events:

Parents visiting their child’s working place : tổ chức cho người nhà CBNV thăm

văn phòng làm việc, ăn trưa cùng Ban Lãnh đạo công ty, để ủng hộ khích lệ con

em đoàn kết, cố gắng làm việc, phát triển , thăng tiến , trung thành .

Office Funny clip series : quay lại các khoảnh khắc dễ thương , “ khó đỡ” , hài hước

của nhân viên trong giờ làm , tạo niềm vui phấn khởi – share group Nội Bộ CTY

Office Trendy tiktok clips : nhân viên “ diễn ” theo các hot trending tiktok để chia

sẻ vui tươi với mọi người – share group Nội Bộ CTY

12.2 Mô tả chiến thuật

Bao gồm cả các sáng kiến trên , ở mỗi chiến thuật truyền thông nội bộ cần đề
xuất thêm , người thực hành PR Nội Bộ mô tả các sáng kiến theo gợi ý sau :
 What – giải thích ngắn gọn đó là hoạt động gì , tên chương trình , tagline ( vui

nhộn , sáng tạo , đúng sở thích nhân viên nội bộ )

Particular target audience – Đối tượng cụ thể hướng đến là ai : CBNV / Người
thân của CBNV ?

Message / Talking points / Story - thông điệp cụ thể muốn chuyển tải đến

CBNV công ty, cụ thể ở hoạt động này là gì ?

Channel – kênh truyền tải thông điệp là gì ? ( vd . email , newsletter, website,

social media group , intranet portal , bulletin board , LCD frame ... )

Desired outcome – kết quả sau cùng đạt được là gì ( call for what actions ) ?

KPIs - chỉ tiêu cần đạt được của hoạt động này là gì ?

Where – ở đâu , kênh nào ?

When – khi nào ?

Budget – chi phí triển khai là bao nhiêu ( triệu đồng/ đvt : 1000 đồng )

12.3 Bảng tổng hợp Ngân sách cho tất cả các chiến thuật đề ra ( ở 12.1 )

(Gợi ý: để tham khảo thêm các Công cụ PR Nội Bộ , bạn vui long tham khảo sách Quyền năng

bí ẩn , trang 171 , 174 )

SLIDE 9 : RÀ SOÁT , ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ

Các thang đo lường dùng để đánh giá hiệu quả truyền thông nội bộ của doanh nghiệp :

Tỉ lệ mở ( email / e - newsletter open rate )

Thời gian đọc ( reading time )

Tỉ lệ đăng ký tham gia chương trình ( event sign - ups )

Tỉ lệ hưởng ứng theo lời kêu gọi ( Like , Share , Comment )

Tỉ lệ tương tác trong mạng nội bộ công ty ( Intranet portal interaction : login , usage

time, clicks , read time , zoom meeting attendance )

• Tỉ lệ cán bộ nhân viên ủng hộ tích cực công ty ( Flexing companies ’ internal events on
social media )

Thái độ gắn kết, hợp tác nội bộ ( được cảm nhận tích cực bằng cảm quan , không khí
làm việc )

Không dừng lại ở đó , Phiếu Khảo Sát ( Part 2 ) có thể được sử dụng ( lại ) để khảo sát, đánh

giá chuyên sâu về tâm tư, tình cảm , cảm nhận , mức độ hài lòng của cán bộ nhân , kết hợp cho ra

kết quả đánh giá hiệu quả truyền thông được toàn diện nhất . Từ đó làm cơ sở để cải tiến , nâng

cao chất lượng của công tác PR Nội Bộ ở giai đoạn tiếp theo .
 SLIDE 10 : DỰ PHÒNG RỦI RO & GIẢI PHÁP – RISK MANAGEMENT

Các rủi ro thường gặp

O CBNV chia sẻ lên trang mạng xã hội những thông tin , hình ảnh , đồng phục, tên công ty ...

một cách không phù hợp .

CBNV có cách nhìn , cách hiểu , cách nói , cách diễn giải sai lệch gây bất lợi cho hình ảnh tổ

chức ( đặc biệt trong giai đoạn khủng hoảng )

CBNV vô tình /cố ý làm rò rĩ thông tin nội bộ rò rĩ ra bên ngoài ( bao gồm cả trường hợp bị

đánh cắp , bị mất laptop , điện thoại , USB / SSD /HDD , bị hack , bị nhìn trộm xem trộm ... )

CBNV cố tình bán thông tin nội bộ, data công ty ra bên ngoài

CBNV cố tính phá hoại công ty trước khi nghỉ việc

О Các rủi ro khác trong công tác tổ chức sự kiện nội bộ công ty

CHÂN THÀNH CẢM ƠN BẠN

ĐÃ THEO DÕI HẾT QUYỂN GUIDEBOOK