CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HTTTKT

I. DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN...........................................................................................................................

1. Phân biệt dữ liệu và thông tin.....................................................................................................................
2. Mục đích sử dụng của thông tin..................................................................................................................
3. Quá tải thông tin (Information overload)....................................................................................................
4. Giá trị của thông tin....................................................................................................................................
5. Đặc tính của thông tin hữu ích....................................................................................................................
II. HỆ THỐNG....................................................................................................................................................
Khái niệm hệ thống.........................................................................................................................................
HỆ THỐNG THÔNG TIN..............................................................................................................................
Quy trình xử lý dữ liệu:...................................................................................................................................
III. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN (Accounting information systems)............................................
1. Định nghĩa...................................................................................................................................................
2. Chức năng của AIS.....................................................................................................................................
3. Giá trị của AIS trong tổ chức......................................................................................................................
IV. Nhu cầu thông tin và quy trình kinh doanh (Business process)...............................................................
1. Định nghĩa quy trình kinh doanh/ chu trình nghiệp vụ...............................................................................
2 Chu trình nghiệp vụ & HTTTKT.................................................................................................................
3. Quyết định và nhu cầu thông tin.................................................................................................................
4. Sự tương tác giữa HTTTKT và các bên liên quan......................................................................................
V. Hệ thống hoạch định nguồn lực - ERP (Enterprise resource planning systems).....................................
 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HTTTKT

I. DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

1. Phân biệt dữ liệu và thông tin

Dữ liệu Thông tin

Dữ liệu là các sự kiện/vấn đề được thu Thông tin là dữ liệu được tổ chức và xử lý, để
thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý bởi hệ trở nên có ý nghĩa và cải thiện việc ra quyết định
thống thông tin

Dữ liệu là sự kiện thô. Thông tin là dữ liệu được trình bày ở dạng hữu
Vd: con số, ngày, tên… ích cho việc ra quyết định

2/22/14
ABC company ,
123,
99,
3,
20,
60

Vị trí:
+ Khi thu thập và xử lý: dữ liệu
+ Khi truyền đạt, gửi đi: thông tin

2. Mục đích sử dụng của thông tin

3. Quá tải thông tin (Information overload)

là hiện tượng khi lượng thông tin cung cấp cho người sử dụng quá nhiều so với nhu cầu và khả
năng họ có thể tiếp nhận và xử lý , dẫn tới kết quả là làm giảm chất lượng quyết định của người sử
dụng và làm tăng chi phí tạo thông tin của hệ thống

4. Giá trị của thông tin

Thông tin có giá trị khi lợi ích thông tin tạo ra > chi phí tạo ra thông tin
*Lợi ích thông tin (Benefits of information) giảm sự không chắc chắn, gia tăng việc ra quyết định,
gia tăng khả năng lập kế hoạch và hoạt động thực hiện kế hoạch
*Chi phí tạo ra thông tin: CP về thời gian và nguồn lực được sử dụng để tạo, phân phối và truyền
đạt thông tin

5. Đặc tính của thông tin hữu ích

Đặc tính Ví dụ
 1 Phù hợp giúp giảm sự không chắc chắn, cải thiện việc ra quyết định,
(Relevent) hoặc khẳng định/chỉnh sửa các kỳ vọng trước đó

2 Đáng tin cậy Thông tin đáng tin cậy do có nguồn hoặc nội dung được đánh e
(Reliable/ giá cao
Reputation)

3 Chính xác Thông tin không sai sót, không thiên vị, trình bày chính xác
(Accurate) các sự kiện hoặc hoạt động của DN

4 Khách quan Thông tin không thiên vị, không thành kiến, vô tư
(Objective)

5 Đầy đủ Không bỏ qua các khía cạnh (aspects) quan trọng của sự kiện
(Complete) hoặc hoạt động mà thông tin đo lường

6 Kịp thời (Timely) Thông tin cung cấp kịp thời cho người ra quyết định để ra
quyết định

7 Khả dụng Thông tin sẵn sàng với người dùng khi họ cần và được thể
(Available) hiện ở định dạng có thể sử dụng dễ dàng và nhanh chóng

8 Có thể hiểu Trình bày trong hình thức dễ hiểu (intelligible), có thể sử
được dụng được (useful)
(Understandable) Thông tin được trình bày ở định dạng hữu ích và dễ hiểu
(intelligible), dễ dàng lĩnh hội và giải thích (comprehended
and interpreted)

9 Có thể kiểm Hai người có kiến thức và độc lập tạo ra thông tin giống nhau
chứng
(Verifiable)

10 Có thể truy cập Thông tin Sẵn sàng với người dùng khi họ cần và được thể
(Accessible) hiện trong hình thức người dùng có thể sử dụng được.

11 Nhất quán Thông tin được trình bày thống nhất cùng một định dạng
(Consistent) theo thời gian

12 Hiện hành Thông tin bao gồm dữ liệu sự kiện và hoạt động cho đến
(Current) ngày, giờ ở thời điểm hiện tại

13 Súc tích (Concise) Thông tin trình bày ngắn gọn nhưng rõ ràng, dễ hiểu

14 Giới hạn Truy Có khả năng giới hạn truy cập với các đối tượng không được
cập (Access ủy quyền
restricted)

BT1.4

1. Relevant f. An accounts receivable ageing report is Phù hợp : Báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ
used in credit granting decisions. được sử dụng trong các quyết định cấp tín
dụng cho khách hàng

2. Reliable e. A report was checked by three different Đáng tin cậy: 1 báo cáo được kiểm tra tính
 people for accuracy chính xác bởi 3 người khác nhau

3. Complete d. An accounts receivable ageing report Đầy đủ: Báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ
included all customer accounts. bao gồm khoản nợ của tất cả khách hàng

4. Timely g. An accounts receivable ageing report was Kịp thời: BC nợ phải thu theo tuổi nợ được
received before the credit manager had to nhận trước khi nhà quản lý phải đưa ra
make a decision whether to extend credit to quyết định tăng mức tín dụng cho khách
a customer. hàng

5. Understanda a. The report was carefully designed so that Có thể hiểu được: Báo cáo được thiết kế
ble the data contained in the report became cẩn thận để những dữ liệu trong báo cáo trở
information to the reader. thành thông tin đối với người đọc

6. Verify c. The data in a report was checked by two Có thể kiểm chứng: Dữ liệu trong báo cáo
clerks working independently. được kiểm tra bởi 2 thư ký làm việc độc lập

7. Accessible b. The manager was working one weekend
and needed to find some information about
production requests for a certain customer.
He was able to find the report on the
company's network. ,
Có thể truy cập: Nhà quản lý đã làm việc
trong 1 tuần và cần tìm những thông tin về
các yêu cầu sản xuất cho một khách hàng.
Anh ta có thể tìm báo cáo trên trang mạng
của công ty

II. HỆ THỐNG

Khái niệm hệ thống

Hệ thống là một tập hợp gồm các thành phần quan hệ tương tác với nhau nhằm đạt mục tiêu
Một hệ thống bao gồm nhiều hệ thống con
Mối quan hệ mục tiêu giữa hệ thống và hệ thống con
+ Phù hợp mục tiêu: Khi hệ thống con đạt được mục tiêu của riêng nó và đồng thời đóng góp
để đạt được mục tiêu tổng thể của hệ thống/ doanh nghiệp
+ Mâu thuẫn mục tiêu (Goal conflict) Khi mục tiêu của hệ thống con này không nhất
quán/không phù hợp với mục tiêu của hệ thống con khác hoặc của tổng thể hệ thống

HỆ THỐNG THÔNG TIN

Hệ thống thông tin: là 1 cách thức tổ chức để thu thập, xử lý, quản lý dữ liệu và cung cấp thông tin
nhằm đạt mục đích của tổ chức (organization).
Mọi doanh nghiệp đều cần hệ thống thông tin và nó gắn cùng quá trình thực hiện hoạt động kinh
doanh:
● Tất cả các tổ chức đều cần thông tin để đưa ra các quyết định hữu hiệu
● Các dữ liệu, thông tin mà tổ chức cần thu thập và xử lý, quản lý đều gắn với quy trình kinh
doanh trong 1 tổ chức
 Quy trình xử lý dữ liệu:

III. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN (Accounting information systems)

1. Định nghĩa
AIS là hệ thống thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin cho người dùng ra
quyết định
AIS có thể là hệ thống thủ công hoặc hệ thống trên nền máy tính.

- AIS có 6 thành phần :

• Con người: sử dụng hệ thống
• Quy trình, thủ tục, hướng dẫn (procedures and instructions) dùng để thu thập, xử lý và lưu trữ dữ
liệu
• Dữ liệu
• Phần mềm
• Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin
• Kiểm soát nội bộ và phương thức bảo mật (security measures) để đảm bảo an toàn cho AIS

2. Chức năng của AIS

● Thu thập và lưu trữ dữ liệu về các hoạt động, nguồn lực và người tham gia
● Chuyển dữ liệu thành thông tin để người dùng ra quyết định
● Cung cấp kiểm soát đầy đủ và phù hợp để đảm bảo an toàn tài sản và dữ liệu

3. Giá trị của AIS trong tổ chức

❖AIS được thiết kế tốt sẽ gia tăng giá trị cho tổ chức:
● Cải thiện chất lượng và giảm chi phí của sản ● Cải thiện sự hữu hiệu và hiệu quả của chuỗi
phẩm hoặc dịch vụ cung ứng
● Cải thiện hiệu quả ● Cải thiện cấu trúc kiểm soát nội bộ
● Chia sẻ tri thức ● Cải thiện việc ra quyết định
 IV. Nhu cầu thông tin và quy trình kinh doanh (Business process)
1. Định nghĩa quy trình kinh doanh/ chu trình nghiệp vụ
Quy trình kinh doanh là một tập hợp:
● Các hoạt động và nhiệm vụ có cấu trúc, kết hợp và liên quan với nhau
● Được thực hiện bởi con người hoặc thiết bị hoặc cả hai nhằm đạt được mục tiêu cụ thể của DN
❖ Hầu hết các hoạt động trong quy trình kinh doanh thường mang tính chất trao – nhận

Quy trình kinh doanh còn được gọi là chu trình nghiệp vụ (transaction cycles), gồm:
● Chu trình doanh thu (Revenue Cycle): Trao hàng hóa, dịch vụ - nhận tiền
● Chu trình chi phí (Expenditure Cycle): Nhận hàng hóa, dịch vụ - trao tiền
● Chu trình sản xuất (Production Cycle): Trao nhân công và nguyên vật liệu – nhận sản
phẩm hoàn thành
● Chu trình nhân sự (Human Resource Cycle): Trao tiền – nhận nhân sự
● Chu trình tài chính (Financing Cycle) : Trao tiền – nhận tiền
vd:
Doanh nghiệp sản xuất có 5 chu trình
Doanh nghiệp thương mại có 4 chu trình

2 Chu trình nghiệp vụ &

HTTTKT

Các quy trình kinh doanh/ chu trình

nghiệp vụ là các hệ thống con của
HTTTKT

Mối quan hệ giữa các chu trình:

Nguyên tắc: Đầu ra của 1 chu trình này sẽ đóng vai trò đầu vào của một chu trình khác
Không có doanh nghiệp nào chỉ có 1 chu trình duy nhất
Các chu trình có mối quan hệ cực kỳ chặt chẽ
*General Ledger & Reporting System

3. Quyết định và nhu cầu thông tin

Để đưa ra các quyết định hữu hiệu, DN tiến hành:
1. Xác định những quyết định quan trọng cần đưa ra
2. Xác định thông tin cần để ra quyết định
3. Xác định cách thu thập, xử lý dữ liệu cần để tạo ra thông tin đó
4. Sự tương tác giữa HTTTKT và các bên liên quan

a. Expenditure Cycle
b. Financing Cycle
c. Human Resource Cycle
d. Financing Cycle → Revenue
e. Expenditure Cycle
f. Human Resource Cycle
g. Expenditure cycle
h. Financing Cycle → Revenue
i. Revenue Cycle
j. Revenue cycle
k. human resource cycle
l. revenue cycle
m. financing cycle
n. human resource cycle
o. expenditure cycle
p. expenditure cycle
q. financing cycle → Human
resource
r. revenue cycle
s. Revenue cycle
t. Financing cycle
u. Expenditure cycle → Human
resource
v. Expenditure cycle
w. Expenditure cycle
 V. Hệ thống hoạch định nguồn lực - ERP (Enterprise resource planning systems)
Tích hợp: Kết hợp và quản lý tự động các phân hệ xử lý (modules)
● Một CSDL
● Quy trình kinh doanh
● Các nguồn lực