BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

MÔN: GIAO NHẬN, VẬN TẢI VÀ BẢO HIỂM

BÁO CÁO

Đề tài

QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU

NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CÔNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ JANUS

Lớp học phần: 420300332701

Nhóm: 4
GVHD: LÊ THỊ HỒNG NHUNG
Niên khóa: HKII 2023-
2024

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 3 năm 2024

i
 LỜI NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................

DANH SÁCH NHÓM 4

ii
STT HỌ VÀ TÊN MSSV

1 NGUYỄN HIỀN THẢO (NT) 21061231

2 NGUYỄN THỊ THÚY HẰNG 21112371

3 PHẠM HOÀI PHƯƠNG LINH 21046721

4 TRẦN THỊ THU THẢO 21059931

5 NGUYỄN THỊ HƯƠNG GIANG 21044031

iii
 LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, nhóm 4 chúng em với tình cảm chân thành và sâu sắc nhất xin
được bày tỏ lòng biết ơn đến Trường Đại học Công Nghiệp Thành phố Hồ Chí
Minh, Khoa Thương Mại Du Lịch và tất cả giảng viên của trường. Đặc biệt là Cô Lê
Thị Hồng Nhung đã tận tâm giảng dạy luôn tạo điều kiện giúp lớp cũng như cá nhân
nhóm chúng em trong học tập, cung cấp cho chúng em rất nhiều kiến thức bổ ích về
ngành nghề và cuộc sống nói chung và môn Giao nhận, vận tải và bảo hiểm trong
Kinh doanh quốc tế nói riêng. Giúp chúng em hiểu được bản chất của môn học.

Nhóm 04 chúng em và tất cả các bạn trong lớp cảm thấy rất vui khi Cô luôn
tạo cảm giác thoải mái để chúng em có thể dễ dàng tiếp thu kiến thức. Nhờ những
lời truyền đạt, những kiến thức mà chúng em chưa bao giờ tìm hiểu. Giờ đây chúng
em đã có cơ hội nghiên cứu và mong muốn hoàn thành nó một cách hoàn thiện nhất.

Trong quá trình viết tiểu luận, cũng như thuyết trình mặc dù chúng em đã cố
gắng hoàn thành bài tiểu luận thật tốt nhưng vì vốn kiến thức còn hạn chế và chưa
có nhiều kinh nghiệm nên khó có thể tránh những sai xót. Nhóm chúng em rất mong
rằng Cô có thể bỏ qua. Bên cạnh đó trình độ lí luận và trải nghiệm thực tiễn của
chúng em còn hạn chế nên nhóm 04 chúng em mong nhận được sự góp ý từ Cô để
từ đó tiếp thu được những kiến thức mới, được tích lũy thêm kinh nghiệm để viết
những bài tiểu luận sắp tới tốt hơn nữa

Nhóm 04 chúng em xin chân thành cảm ơn!

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày .... tháng 3 năm 2024

Nhóm thực hiện

Nhóm 04

iv
 MỤC LỤC

1. Lý do chọn đề tài......................................................................................10

2. Mục tiêu nghiên cứu................................................................................11

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..........................................................11

4. Phương pháp nghiên cứu........................................................................11

5. Bố cục bài báo cáo...................................................................................12

Chương 1. CƠ SỞ LÍ LUẬN......................................................................13

1.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận................................................................13

1.2 Khái niệm nhập khẩu............................................................................14

1.3 Vai trò.....................................................................................................14

1.4 Đặc điểm.................................................................................................16

1.5 Ưu điểm và nhược điểm........................................................................16

1.5.1 Ưu điểm.............................................................................................16

1.5.2 Nhược điểm.......................................................................................18

Chương 2. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HOÁ

NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN............20

2.1 Giới thiệu về công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus..................20

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển........................................................20

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ.....................................................................20

2.1.3. Cơ cấu tổ chức..................................................................................21

2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức..............................................................................21

2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban....................................21

2.1.4 Khách hàng của công ty....................................................................22

v
2.2 Một số dịch vụ giao nhận hàng hóa của công ty TNHH Thương mại
Dịch vụ Janus...............................................................................................23

2.3 Mối quan hệ giữa các bên liên quan trong hoạt động mua bán và
hoạt động giao nhận hàng hóa....................................................................23

2.4 Quy trình thực hiện giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên
container bằng đường biển.........................................................................24

2.4.1 Quy trình chung về giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container
bằng đường biển[.................................................................................24

2.4.2. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng
đường biển của công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus...............28

2.4.3 So sánh quy trình thực tế và lý thuyết...............................................28

2.4.4 Sơ đồ Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container
bằng đường biển công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus.............30

2.4.5 Phân tích Sơ đồ Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên
container bằng đường biển của công ty TNHH Thương mại Dịch vụ
Janus....................................................................................................30

2.4.5.1 Tìm kiếm khách hàng..................................................................30

2.4.5.2 Đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ với khách hàng..............31

2.4.5.3 Tiếp nhận, kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu...............................34

2.4.5.4 Khai hải quan điện tử..................................................................37

2.4.5.5 Tiếp nhận, kiểm tra lệnh giao hàng và in phiếu EIR...................45

2.4.5.6 Làm thủ tục thông quan nhập khẩu.............................................46

2.4.5.7 Thanh lý Hải quan.......................................................................47

2.4.5.8 Nhận hàng...................................................................................48

2.4.5.9 Giao hàng cho khách hàng và giải quyết khiếu nại (nếu có)......49

2.4.5.10 Trả container rỗng và lấy lại tiền cước......................................50

2.4.5.11 Quyết toán và bàn giao chứng từ cho khách hàng....................50

vi
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ.............................................55

3.1 Giải pháp................................................................................................55

3.1.1 Giải pháp về ứng dụng ngày càng nhiều công nghệ thông tin vào các
bước quy trình giao nhận hàng hóa.....................................................55

3.1.2 Giải pháp hoàn thiện quá trình kiểm tra và chuẩn bị chứng từ.........55

3.2 Kiến nghị................................................................................................56

3.2.1 Đối với cơ quan Nhà nước................................................................56

3.2.2 Đối với công ty..................................................................................57

vii
 DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.Sơ đồ tổ chức công ty TNHH Thương Mại Dịch vụ Janus..............................21
Hình 2. Sơ đồ Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường
biển công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus..........................................................30
Hình 3. Mô tả hàng hóa trong hóa đơn thương mại......................................................35
Hình 4. Sơ đồ các bước khai Hải quan hàng nhập khẩu bằng đường biển...................38
Hình 5. Giao diện khi đăng nhập theo hồ sơ doanh nghiệp..........................................38
Hình 6. Giao diện đăng ký tờ khai nhập khẩu IDA......................................................39
Hình 7. Mô tả tờ khai hải quan thông tin chung...........................................................40
Hình 8. Mô tả tờ khai Hải quan – Vận đơn..................................................................41
Hình 9. Mô tả tờ khai Hai quan – Thông tin chung 2...................................................42
Hình 10. Mô tả tờ khai Hải quan – Danh sách hàng nhập khẩu...................................44

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1. Bảng giá dịch vụ hải quan và vận chuyển.......................................................32
Bảng 2. Các loại phí liên quan đến container...............................................................32

8
 DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

CHỮ VIẾT TẮT DIỄN GIẢI

BCT Bộ chứng từ

B/L Vận đơn ( Bill of lading)

C/O Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of origin)

D/O Lệnh giao hàng ( Delivery Order)

FCL Hàng nguyên container ( Full container load)

BCT Bộ chứng từ

NVCT Nhân viên chứng từ

NVGN Nhân viên giao nhận

9
 PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong một thế giới hiện đại ngày nay, sự phát triển của kinh tế thị trường đòi hỏi
các quốc gia phải mở rộng thị trường, hình thành thị trường khu vực và quốc tế. Đây
chính là động lực chủ yếu thúc đẩy quá trình hội nhập quốc tế, toàn cầu hóa. Vì thế,
thương mại quốc tế là một trong những lĩnh vực hoạt động đóng vai trò quan trọng
trong việc phát triển nền kinh tế của mỗi quốc gia.
Việt Nam đang đứng trước ngưỡng cửa hội nhập kinh tế đó vừa là cơ hội mà
cũng là một thách thức đối với nước ta, nhiều vấn đề kinh tế chịu ảnh hưởng trực tiếp
đến quá trình xuất - nhập khẩu của Việt Nam. Là nước đang phát triển nên Việt Nam
vẫn là một nước nhập siêu, việc gia nhập tổ chức thương mại cùng với việc ký kết các
hiệp định thương mại song phương và đa phương đã mở ra nhiều cơ hội cho Việt Nam
để phát huy những thế mạnh, tháo gỡ hạn chế về thị trường nhập khẩu và tạo lập môi
trường thương mại mới. Sự tăng trưởng nhập khẩu và đóng góp của nó vào sự phát
triển kinh tế trong thời gian qua như một minh chứng cho thấy Việt Nam đã biết tận
dụng các cơ hội này một cách hiệu quả.
Cùng với sự phát triển đó những năm gần đây, khi Việt Nam trở thành thành
viên chính thức của Tổ Chức Thương Mại Thế Giới WTO. Sự hòa nhập vào nền kinh
tế thế giới đã phát sinh và làm tăng đáng kể khối lượng hàng hóa giao dịch nước ta và
các nước trên thế giới. Hoạt động giao nhận vận tải trở thành một khâu không thể
thiếu trong quá trình xuất nhập khẩu. Nắm bắt được những lợi ích của loại hình vận tải
đường biển. Công ty TNHH Thương mại dịch vụ Janus đã trở thành một trong những
doanh nghiệp giao nhận Việt Nam với khá nhiều thành tựu. Tuy nhiên, để có thể vươn
cao hơn nữa trong tình hình đầy sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, công ty cần có
những giải pháp thực tế, linh hoạt và nhạy bén với thị trường hơn để thúc đẩy hoạt
động có hiệu quả hơn nữa.
Nhận thức được tầm quan trọng và lợi ích của ngành logistics nói chung và
trong lĩnh vực giao nhận nói riêng nên em đã chọn đề tài: “Quy trình giao nhận hàng
hoá nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển” với mục tiêu giúp làm rõ
và nắm vững các cơ sở lý thuyết liên quan về logistics, vận tải biển, thủ tục hải quan
và các quy định pháp lý liên quan. Điều này sẽ giúp nhóm phát triển kỹ năng và hiểu
biết chuyên môn và có thể hoàn thành bài báo cáo của mình.

10
2. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu về phân tích và đánh giá hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu
nguyên container (FCL) bằng đường biển Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus.
Để đạt được mục tiêu trên đề tài nghiên cứu khoa học cần hoàn thiện các mục
tiêu sau:
- Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận cơ bản về giao nhận hàng nhập khẩu
nguyên container (FCL) bằng đường biển.
- Tìm hiểu và đánh giá quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container
(FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus.
- Làm rõ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và thực trạng nghiệp vụ giao
nhận hàng hoá nhập khẩu bằng container qua đường biển của Công ty TNHH Thương
mại Dịch vụ Janus.
- Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu
bằng container qua đường biển tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
 Đề tài tập trung nghiên cứu
Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển
tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus.
 Phạm vi nghiên cứu
Về không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu trong phạm vi giao nhận hàng nhập
khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại Dịch
vụ Janus.
Về thời gian: Thực hiện từ 02/2024 đến 04/2024
Về nội dung: Nghiên cứu tập trung xác định thực trạng bao gồm những hạn chế
và đưa ra một số giải pháp góp phần hoàn thiện quy trình giao nhận tại Công ty
4. Phương pháp nghiên cứu
Trong bài báo cáo này, nhóm chúng em dựa trên lý thuyết cũng như quan sát
thực tế để trình bày và nhận xét từng quy trình liên quan đến hoạt động giao nhận
hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ
Janus.
Từ đó đưa ra những đánh giá và nhận xét cụ thể giữa lý thuyết và thực tế.
11
 Có 3 phương pháp nghiên cứu được nhóm chúng em áp dụng:
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Phân chia đối tượng nghiên cứu thành
những bộ phận, những mặt, những yếu tố đơn giản hơn để phân tích, từ đó hiểu rõ về
quá trình hình thành và quy trình hoạt động bao quát của Công ty.
- Phương pháp thu thập thông tin: Đề tài được thu nhập những thông tin cần thiết
qua quá trình kiến tập tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus.
- Phương pháp quan sát thực tiễn: Thu thập số liệu, tư liệu qua quan sát, theo dõi,
nghe, nhìn của một nhân viên thực hiện hợp đồng giao nhận từ đó hiểu rõ hơn về quy
trình làm việc trên thực tế. Quan sát thực tế về các nghiệp vụ quy trình giao nhận hàng
nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty để có cái nhìn thực
tiễn và tổng quan.
5. Bố cục bài báo cáo
Chương 1: Cơ sở lí luận
Chương 2: Phân tích quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu nguyên container
bằng đường biển
Chương 3: Giải pháp và kiến nghị nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng
hoá nhập khẩu nguyên container bằng đường biển

12
 PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÍ LUẬN
1.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận

“Theo Qui tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận:

Dịch vụ giao nhận trong tiếng Anh là Freight Forwarding.
Dịch vụ giao nhận là bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển,
gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như dịch vụ tư
vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua
bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.”
Giao nhận hàng hóa là sự phối hợp và vận chuyển hàng hóa từ nơi này đến
nơi khác thông qua một hoặc nhiều hãng vận chuyển qua đường hàng không, hàng
hải, đường sắt hoặc đường cao tốc.
“ Theo luật thương mại Việt Nam:
Phạm vi các dịch vụ giao nhận là nội dung cơ bản của dịch vụ giao nhận
kho vận. Trừ phi bản thân người gửi hàng (hoặc người nhận hàng) muốn tự mình tham
gia làm bất kỳ khâu thủ tục, chứng từ nào đó, còn thông thường người giao nhận có
thể thay mặt người gửi hàng (hoặc người nhận hàng) lo liệu quá trình vận chuyển
hàng hóa qua các cung đoạn cho đến tay người nhận cuối cùng.”
Giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ
giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm
các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo
ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác.
Người giao nhận có thể làm dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại
lý và thuê dịch vụ của những người thứ ba khác.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa là một thành phần thiết yếu của thương mại
toàn cầu, cho phép các doanh nghiệp di chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế một
cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Nó đòi hỏi kiến thức chuyên môn về các quy định
thương mại quốc tế, hậu cần và quản lý chuỗi cung ứng.
Vận tải đường biển là hình thức sử dụng tàu chuyên chở có tải trọng lớn,
kết hợp với hệ thống cơ sở hạ tầng đường biển, để vận chuyển hàng hóa đến khu vực
trong hoặc ngoài phạm vi một quốc gia. Điểm nổi bật của vận tải đường biển là chi
phí thấp, không phát sinh phụ phí như các hình thức khác. Ngoài ra, tuyến đường giao
13
thông trên biển vô cùng thông thoáng, hạn chế xảy ra va chạm nên đảm bảo an toàn
cho hàng hóa.
Hiện nay, hầu hết các quốc gia có biển đều đang khai thác hình thức vận tải
hàng hoá này. Thậm chí một số quốc gia nằm trong đất liền còn dùng biện pháp trung
chuyển, đưa hàng hoá tới những cảng biển gần nhất để vận chuyển quốc tế.
Là một loại hình giao thông vận tải xuất hiện sớm nhất, vận chuyển hàng
hoá bằng đường biển chưa bao giờ giảm sút vai trò. Không chỉ vậy, với sự phát triển
bùng nổ của kinh tế toàn cầu, ngày càng nhiều doanh nghiệp sử dụng hình thức này để
phát triển giao thương hàng hoá.
1.2 Khái niệm nhập khẩu
Nhập khẩu là hoạt động kinh doanh buôn bán trên phạm vi quốc tế, là quá
trình trao đổi hàng hoá giữa các quốc gia dựa trên nguyên tắc trao đổi ngang giá lấy
tiền tệ là môi giới. Nó không phải là hành vi buôn bán riêng lẻ mà là một hệ thống các
quan hệ buôn bán trong một nền kinh tế có cả tổ chức bên trong và bên ngoài.
Nhập khẩu của doanh nghiệp là hoạt động mua hàng hóa và dịch vụ từ
nước ngoài phục vụ cho nhu cầu trong nước hoặc tái xuất nhằm phục vụ mục đích thu
lợi nhuận. Hay nhập khẩu là việc mua hàng hóa từ các tổ chức kinh tế, các công ty
nước ngoàI và tiến hành tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu tại thị trường nội địa hoặc táI
xuất khẩu với mục đích thu lợi nhuận và nối liền sản xuất với tiêu dùng.
Theo quy định tại Điều 28 Luật Thương mại 2005: “Nhập khẩu hàng hóa là
việc hàng hoá được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc
biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của
pháp luật”. (Đoàn Thị Hồng Vân, 2010).
Nhập khẩu hàng nguyên container hay còn gọi là Full container load (FCL)
được xem là hình thức nhập hàng hóa với số lượng lớn được đóng trong 1 container
với kích thước và số khối theo yêu cầu. Vì để dễ kiểm soát được lượng hàng hóa nhập
vào và tránh những rủi ro mất mát về hàng hóa nên nhiều khách hàng chọn nhận hàng
nguyên container.
1.3 Vai trò
Nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển mang lại sự linh hoạt và tiện lợi cho
doanh nghiệp. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình vận chuyển và giảm thiểu thời gian
và chi phí. Đối với những quốc gia có đường bờ biển dài, việc sử dụng vận chuyển

14
đường biển là một lựa chọn chiến lược mang lại lợi ích lớn trong việc mở rộng thị
trường và tăng cường hợp tác quốc tế.
Vận tải đường biển đang nắm giữ vị trí quan trọng nhất trong lĩnh vực giao nhận
hàng hóa, chiếm hơn 60% khối lượng hàng hóa được vận chuyển trên toàn thế giới.
Loại hình vận tải này không chỉ đảm bảo sự liên kết toàn cầu mà còn giúp tối ưu hóa
quá trình di chuyển hàng hóa một cách hiệu quả.
Bên cạnh xuất khẩu thì nhập khẩu là “nửa còn lại” giúp cấu thành lên hoạt động
Ngoại thương. Do đó, hoạt động này có vai trò vô cùng quan trọng đối với nền kinh tế
một nước nói riêng và nền kinh tế thế giới nói chung. Một số vai trò có thể kể đến
như:
- Giúp đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước của người dân: Nhập hàng từ nước
ngoài về góp phần giải quyết vấn đề về khan hiếm nguồn hàng trong nước. Trong
trường hợp, quốc gia đó không thể sản xuất hoặc sản xuất được nhưng không đủ
nguồn cung cho người dân thì nhập hàng từ bên ngoài vào là cách tối ưu nhất. Bởi, nó
vừa đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của người dân trong nước, vừa đảm bảo cân đối
nền kinh tế và phát triển bền vững.
- Giúp thị trường hàng hóa đa dạng, nhộn nhịp hơn: Việc nhập khẩu hàng từ bên
ngoài vào thị trường trong nước giúp đa dạng nguồn cung cho người dân lựa chọn.
Dựa vào nhu cầu thực tế, họ có thể so sánh từng sản phẩm để chọn được cho mình mặt
hàng phù hợp nhất với mức sống của mình.
- Xóa bỏ tình trạng độc quyền hàng hóa: Cùng một sản phẩm, nhưng lại có nhiều
thương hiệu đến từ nhiều quốc gia cùng “có mặt” trên thị trường giúp xóa bỏ tình
trạng độc quyền, tự cung tự cấp như trước đây. Thay vào đó là một thị trường năng
động, nhiều cơ hội để hợp tác và phát huy lợi thế so sánh của mỗi quốc gia.
- Tạo “cú hích” giúp doanh nghiệp trong nước “chuyển mình”: Hàng hóa được
nhập về nhiều giúp người dân có nhiều sự lựa chọn, nhưng lại “vô hình” tạo ra sự
cạnh tranh với doanh nghiệp trong nước. Đứng trước tình hình đó, doanh nghiệp buộc
phải cập nhật cái mới, tìm tòi, cải tiến chất lượng sản phẩm để giữ chân khách hàng.
- Cải thiện trình độ sản xuất giữa các quốc gia: Quá trình chuyển giao công nghệ
giúp nhiều quốc gia có cơ hội tiếp xúc với cái mới. Nhờ đó, trình độ sản xuất giữa các
quốc gia dần đưa về mức cân bằng và không tốn quá nhiều thời gian để thay đổi.
- Giúp thúc đẩy xuất khẩu, nâng cao giá trị cũng như chất lượng sản phẩm. Đồng
thời, tăng độ uy tín của quốc gia trên trường quốc tế.

15
 Nói chung, ngành vận tải đường biển có vai trò to lớn đối với việc buôn bán,
kinh doanh trong khu vực và quốc tế mà cụ thể hơn đó là việc xuất, nhập khẩu, giao
nhận hàng hóa.
1.4 Đặc điểm
So với hoạt động kinh doanh, buôn bán trong nước thì nhập khẩu được biết đến
là lĩnh vực khá phức tạp và có nhiều đặc điểm riêng biệt. Cụ thể, phải kể đến một số
đặc điểm như:
- Nhập hàng hóa từ nước ngoài về chịu sự điều chỉnh của quy tắc, điều luật như
điều ước quốc tế và ngoại hương, tập quán Thương mại quốc tế, luật quốc gia tại các
nước có liên quan.
- Phương thức giao dịch trên thị trường đa dạng, phong phú với nhiều hình thức
như giao dịch trực tiếp, giao dịch gián tiếp (qua trung gian), giao dịch tại hội chợ triển
lãm.
- Cho phép sử dụng đa dạng phương thức thanh toán khi giao dịch như Thư tín
dụng (Letter of Credit – L/C), hàng đổi hàng, nhờ thu…
- Tiền tệ được sử dụng để thanh toán khi giao dịch là những ngoại tệ có sức
chuyển đổi cao như đồng Đô la, đồng bảng Anh…
- Sử dụng nhiều điều kiện cơ sở giao hàng khác nhau, nhưng phổ biến thường là
FOB, CIF…
- Hoạt động kinh doanh nhập khẩu là kinh doanh trên phạm vi quốc tế, có thủ tục
phức tạp và thời gian thực hiện lâu.
- Những yếu tố cần khi kinh doanh nhập khẩu gồm trình độ quản lý, nghiệp vụ
Ngoại thương, kiến thức kinh doanh, sự nhanh nhạy trong việc nắm bắt thông tin.
- Hoạt động nhập hàng từ nước ngoài về luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Vì vậy, để để
phòng rủi ro cần mua bảo hiểm phù hợp cho hàng hóa
1.5 Ưu điểm và nhược điểm
1.5.1 Ưu điểm
 Tiết kiệm chi phí
So với tàu hỏa, đường bộ và đường hàng không, thì vận chuyển hàng hóa đường
biển là một chọn lựa để tiết kiệm chi phí và có tính kinh tế hơn khi vận chuyển hàng
hóa cồng kềnh.

16
  Chi phí bảo trì thấp
Chi phí bảo dưỡng của tàu vận chuyển thường rẻ hơn chi phí bảo dưỡng ở đường
xe lửa và đường hàng không. Đây là một trong những lý do chính giúp cho vận
chuyển hàng hóa đường biển có một mức giá khá cạnh tranh, bạn có thể tiết kiệm
được chi phí.
 Phù hợp nhất để vận chuyển hàng hóa cồng kềnh
Các loại hàng hóa nặng và cồng kềnh có thể được vận chuyển dễ dàng bằng
đường biển mà không bị phát sinh thêm chi phí quá lớn vì giá cước vận chuyển đường
biển thường rất rẻ. Ngoài ra, mỗi con tàu có kích thước lớn và dài có khả năng chứa
vài trăm container thì sẽ đồng nghĩa với việc chúng hoàn toàn có thể chở những mặt
hàng nặng và cồng kềnh và không bị giới hạn ở khoang chứa đồ như máy bay.
 Vận chuyển hàng hóa đường biển có vai trò quan trọng trong giao thương
quốc tế
Trong khi vận chuyển đường hàng không quốc tế mới chỉ được sử dụng rộng rãi
trong thời gian gần đây, thì đường biển đã nắm giữ vai trò quan trọng trong việc kết
nối các thị trường quốc tế từ rất lâu đời. Thậm chí cho tới thời điểm hiện tại, thị
trường giao thương quốc tế đang phụ thuộc rất lớn vào vận chuyển đường biển.
 Thân thiện với môi trường
Tàu có lượng khí thải carbon rất ít vì tàu tiêu thụ ít nhiên liệu hơn so với máy
bay. Nhờ ưu điểm bảo vệ môi trường này mà các tổ chức lớn thường ưu tiên chuyển
hàng hóa bằng đường biển.
 Hiệu quả cao
Không quan trọng vào việc đơn hàng của bạn có kích thước bao nhiêu, các công
ty vận chuyển đường biển có thể đáp ứng được các nhu cầu của bạn.
Với các đơn hàng nhỏ lẻ, chúng sẽ được xếp vào nhóm với các hàng hóa khác để
làm đầy 1 container, phí vận chuyển sẽ được chia dựa trên số lượng hàng của bạn.
Với các đơn hàng lớn vừa đủ hoặc nhiều hơn 1 container, thì công ty vận chuyển
sẽ đưa cho bạn những gói vận chuyển ưu đãi và hấp dẫn dành cho hàng hóa số lượng
lớn.
Thực sự thì tàu là một phương tiện vận chuyển hoàn hảo dành cho hàng hóa có
khối lượng lớn vì chúng được chế tạo để chở rất nhiều hàng hóa hoặc các nguyên liệu
thô.

17
 1.5.2 Nhược điểm
Mặc dù có rất nhiều ưu điểm, nhưng vận chuyển đường biển cũng có rất
nhiều khó khăn khá nan giải. Cụ thể:
 Phụ thuộc khá nhiều vào thời tiết
Nhược điểm lớn nhất của phương thức vận chuyển bằng đường biển đó là phụ
thuộc khá nhiều vào yếu tố thời tiết, đây cũng là nhược điểm mà ít khi khắc phục được
do thời tiết không chịu sự tác động của con người và thường thay đổi liên tục. Khi thời
tiết xấu có thể ảnh hưởng đến lịch trình giao nhận hàng hóa, trì hoãn trong một thời
gian dài mới được ra khơi, có khi kéo dài hơn 1 tháng.
Nếu thời tiết quá xấu như mưa bão, lũ, sóng thần, trong quá trình di chuyển, có
thể gây ảnh hưởng nặng nề về hàng hóa, nguy hiểm đến tính mạng người trên tàu.
 Tốc độ tàu còn thấp
Đa phần các loại tàu biển trên thế giới điều di chuyển với tốc độ khá chậm chạp,
đặc biệt những lúc gặp trở ngại về mưa bão, sóng vỗ thì việc di chuyển càng trở nên
khó khăn hơn. Chính vì điều này mà việc giao nhận hàng hóa nhanh ở những địa điểm
có khoảng cách địa lý xa thường ít khi được chọn lựa.
 Khó khăn trong việc bảo quản hàng hóa
Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển không bằng phẳng như đường bộ hoặc
đường sắt, biển luôn dập dềnh sóng sẽ ảnh hưởng không ít tới việc bảo quản hàng hóa,
đặc biệt hàng dễ vỡ. Nếu không sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý thì sản phẩm có thể
bị hỏng khi đến tay người nhận.
 Vận chuyển đường biển không thể đến tận nơi
Kích thước của những con tàu khá lớn và không di chuyện được ở những khu
vực khô cạn, nên khi vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, chỉ có thể di chuyển tàu
ngang đến cảng.
 Rủi ro
Vì khoảng từ gian từ lúc gửi hàng đến lúc giao hàng càng lâu, thì những rủi ro
xảy đến với hàng hóa vận chuyển đường biển càng cao. Hàng hóa của bạn có thể bị trì
hoãn hoặc gặp phải những trường hợp thời tiết xấu có thể xảy ra tình trạng mất hay bị
hư hại.
 Thiếu cơ sở hạ tầng

18
 Một số cảng trên thế giới chưa có đủ điều kiện và cơ sở hạ tầng để đón tàu lớn để
giao, nhận container. Phải cần một khoảng vốn đầu tư đáng kể để xử lý các container
qua mạng lưới.

19
CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP
KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
2.1 Giới thiệu về công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Giới thiệu công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus
Địa chỉ: 35/7D Trần Đình Xu, Phường Cầu Kho, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Năm thành lập: 2014
Giai đoạn đầu: Chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn du học và du lịch nước ngoài.
Hiện nay mở rộng sang các lĩnh vực:Xuất nhập khẩu hàng hóa, Thương mại điện
tử, Dịch vụ logistics, Dịch vụ đầu tư và hợp tác quốc tế
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ
 Chức năng
Về chức năng công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus phải thực hiện một số
công việc liên quan đến quá trình vận tải và giao nhận hàng hóa như: đưa hàng ra
cảng, làm thủ tục hải quan, tổ chức xếp dỡ, nhận hàng từ người gửi, giao hàng cho
người nhận tại nơi quy định; hoạt động xuất nhập khẩu ủy thác…
Các chức năng phụ bao gồm: Thu mua và chia lẻ hàng, kho bãi, khai thuê hải
quan, tư vấn về hợp tác đầu tư và kinh doanh hàng xuất nhập khẩu.
 Nhiệm vụ
Các nhiệm vụ chính của công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus như sau:
- Đặt ra mục tiêu, xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh dịch
vụ và các kế hoạch có liên quan nhằm đáp ứng các chức năng hoạt động của Công ty.
- Bảo đảm việc hoạch toán kinh tế, tự trang trải nợ và làm tròn nghĩa vụ với Nhà
Nước.
- Quản lý việc sử dụng vốn hợp lý có hiệu quả đảm bảo cho các hoạt động kinh
doanh và ngày càng mở rộng quy mô Công ty.
- Thực hiện đầy đủ các chính sách cán bộ, chính sách về lao động và tiền lương.
- Không ngừng bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hoá, nghiệp vụ cho nhân viên,
tạo điều kiện cho nhân viên tự phát triển bằng cách thưởng phạt xứng đáng với năng
lực.
20
 2.1.3. Cơ cấu tổ chức
2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức

Hình 1.Sơ đồ tổ chức công ty TNHH Thương Mại Dịch vụ Janus

2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

 Giám đốc
Là người nắm quyền hành cao nhất trong công ty, nhân danh công ty để điều
hành và quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh và chịu trách
nhiệm trách nhiệm trước cơ quan pháp luật về những quyết định đó. Hỗ trợ, đôn đốc
hoạt động tổng thể của công ty, giải quyết phát sinh và khích lệ tinh thần cho nhân
viên làm việc hiệu quả. Quyết định những khoản chi phí liên quan đến việc mua sắm
tài sản cố định.
Là người trực tiếp đưa ra các phương án kinh doanh, các phương hướng phát
triển của công ty và chịu trách nhiệm mọi vấn đề.
 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu.
Là bộ phận rất quan trọng trong công ty, vì đây là bộ phận tìm nguồn khách
hàng, tìm hiểu khách hàng và cung cấp những thông tin cần thiết cho khách hàng, từ
đó có thể đưa ra phương hướng nhằm thu hút được nhiều khách hàng mới mà vẫn giữ
chân được các khách hàng quen thuộc. Ngoài ra, bộ phận này còn tìm hiểu tình hình
cạnh tranh trên thị trường (đối thủ cạnh tranh), từ đó có thể cùng Giám đốc đề ra
những phương án cạnh tranh và thường xuyên theo dõi thực hiện soạn thư báo giá,
liên hệ khách hàng và tham mưu cho Giám đốc trong việc soạn thảo ký kết hợp đồng

21
giao nhận. Bên cạnh đó, phòng kinh doanh còn phải phối hợp với Giám đốc tiến hành
đàm phán với khách hàng để ký hợp đồng. Với phương châm: “Thỏa mãn nhu cầu của
khách hàng là niềm tự hào của chúng tôi”.
 Phòng chứng từ
Luôn theo dõi đơn hàng, quản lý đơn hàng, soạn thảo và lưu trữ chứng từ, công
văn. Soạn thảo bộ hồ sơ và đảm bảo cho chứng từ không bị sai sót và các công văn
cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao với thời gian
ngắn nhất. Phương châm mà bộ phận này đặt ra là “Khách hàng luôn luôn đúng”.
Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên tục tiếp xúc với khách hang để thông
báo những thông tin cần thiết của lô hàng. Theo dõi booking hàng hóa, thông báo tàu
đến, tàu đi cho khách hàng, kiểm tra bộ chứng từ được khách hang gửi đến, …
 Phòng giao nhận
Chủ động liên lạc với khách hàng để thu thập thông tin và yêu cầu khách hàng
cung cấp những chứng từ cần thiết có liên quan đến lô hàng để làm dịch vụ Hải Quan
(khi khách hàng yêu cầu) như: Invoice (hóa đơn), Packing List (phiếu đóng gói), C/O
(certificate of Origin – Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa), …
 Phòng Nhân sự
Điều hành, quản lý các hoạt động hành chính nhân sự của toàn công ty. Thiết lập
ra các kế hoạch và chiến lược để phát triển nguồn nhân lực. Tư vấn cho Giám đốc điều
hành các hoạt động hành chính nhân sự. Xây dựng nội quy, chính sách về hành chính
và nhân sự cho toàn công ty. Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện các quy
chế, chính sách về hành chính, nhân sự phù hợp với thực tế của Công ty và với chế độ
hiện hành của nhà nước. Tư vấn cho nhân viên về các vấn đề liên quan đến quyền lợi
và nghĩa vụ của họ đối với Công ty.
 Phòng Kế toán
Điều hành, quản lý toàn bộ các hoạt động tài chính kế toán. Tư vấn cho Giám
đốc về tình hình tài chính và các chiến lược về tài chính. Tiếp nhận và giám sát các
đơn hàng trong tháng. Quản lý và lập báo cáo thu chi thanh toán với khách hàng và
nội bộ Công ty. Lập báo cáo tài chính, dự toán ngân sách, phân bổ và kiểm soát ngân
sách cho toàn bộ hoạt động của Công ty.

22
 2.1.4 Khách hàng của công ty
Khách hàng của công ty là tất cả những người có nhu cầu vận chuyển hàng hóa
trong và ngoài nước, lưu kho lưu bãi. Công ty luôn chú trọng việc đáp ứng được
những yêu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.
2.2 Một số dịch vụ giao nhận hàng hóa của công ty TNHH Thương mại Dịch vụ
Janus
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus là công ty kinh doanh, cung cấp các
hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải. Ngành nghề kinh doanh của công
ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus bao gồm:
- Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu (FCL, LCL) bằng đường biển,
đường hàng không.
- Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu.
- Vận tải hành khách ven biển và viễn dương
- Vận tải hàng hóa ven biển và viễn dương
- Vận tải hành khách đường thủy nội địa
- Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa
- Kho bãi và lưu trữ hàng hóa
- Bốc xếp hàng hóa
- Dịch vụ đóng gói
2.3 Mối quan hệ giữa các bên liên quan trong hoạt động mua bán và hoạt động
giao nhận hàng hóa
Hàng ngày dự trên nhu cầu sản xuất của khác hàng, khách hàng gửi thông tin
bằng các phương thức Mail, điện thoại, fax, tổ trưởng nghiệp vụ có trách nhiệm tiếp
nhận thông tin của khác hàng sau đó chuyển thông tin cho nhân viên điều vận. Nhân
viên điều vận kiểm tra các phương tiện của công ty chưa có lệnh vận chuyển xem có
đáp ứng được nhu cầu của khác hàng hay không trong trường hợp thiếu thì nhân viên
điều vận sẽ tiến hành liên hệ với các nhà thầu phụ để đặt xe và báo lại cho tổ trưởng
nghiệp vụ. Sau khi được phê duyệt của tổ trưởng nghiệp vụ thì nhân viên điều vận sẽ
điều động xe đên địa điểm khách hàng thông báo để chở hàng. Tài xế sẽ di chuyển xe
tới nới đóng hàng và đăng ký nhận hàng và tiến hành nhận hàng kiểm đếm đúng đủ số
lượng, chất lượng theo đơn hàng của khách hàng. Sau khi nhận hàng xong nhân viên

23
tài xế sẽ đi giao hàng tại địa điểm giao hàng của khách hàng thông báo và giao hàng
theo đúng số lượng trên đơn hàng, lấy xác nhận của nới giao hàng. Sau khi giao hàng
xong nhân viên tài xế chuyển chứng từ về cho nhân viên điều vận. Nhân viên điều vận
tiếp nhận và nghi nhận lại đơn hàng theo số lượng và chủng loại hàng. Cuối kỳ vận
chuyển (thường là 1 tháng) nhân viên điều vận sẽ tiên hành lập bảng kê sản lượng và
tính chi phí và đối chiếu với khách hàng. Sau khi hai bên thông nhất thì nhân viên điều
vận chuyển chứng từ sang phòng kế toán. Nhân viên kế toán tiếp nhận và xuất hóa
đơn VAT theo đúng giá trị đã được xác nhận của khách hàng. Nhân viên kế toán
chuyển chứng từ thanh toán cho khách hàng và nghi nhận công nợ. Căn cứ vào hợp
đồng đã ký giữa hai bên kế toán sẽ theo dõi việc thanh toán của khách hàng. Bên cạnh
đó nhân viên kế toán sẽ nghi nhận kết quả hoạt động kinh doanh trong tháng.
2.4 Quy trình thực hiện giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng
đường biển
2.4.1 Quy trình chung về giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container
bằng đường biển
Tùy vào từng đơn hàng và tình hình từng công ty mà mỗi công ty có một quy
trình nghiệp vụ giao nhận khác nhau. Tuy nhiên theo tìm hiểu của tác giả, nhìn chung
nhiều công ty giao nhận có một quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu
nguyên container bằng đường biển tổng quát tương tự nhau gồm các bước như sau:
 Bước 1: Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu
Sau khi hai bên thống nhất và thỏa thuận ký hợp đồng giao nhận thì khách hàng
sẽ gửi bộ chứng từ gồm: Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, Bill of
Lading,thông tin con tàu, ngày tàu đến dự kiến,..
Sau khi hai bên đã thỏa thuận các điều khoản, thống nhất về giá và ký kết hợp
đồng giao nhận, bên khách hàng sẽ gửi cho nhân viên chứng từ một bộ chứng từ cơ
bản gồm: Sales Contract, Packing List, Commercial Invoice, Bill of Lading, kèm với
đó là các thông tin quan trọng như ngày tàu dự kiến cập cảng, thông tin – số hiệu tàu,
…
Lúc này, nhân viên chứng từ sẽ rà soát kiểm tra xem các thông tin giữa các loại
chứng từ nêu trên có trùng khớp với nhau hay không, đảm bảo mọi thông tin cần thiết
đều đầy đủ và chính xác. Nếu phát hiện thiếu sót hoặc có sự bất nhất không trùng
khớp giữa các thông tin của chứng từ, thì nhân viên chứng từ cần lập tức liên hệ lại
với khách hàng điều chỉnh hoặc bổ sung kịp thời.

24
  Bước 2: Lấy D/O- Delivery Order – Lệnh giao hàng điện từ
Delivery Order hay còn gọi là Lệnh giao hàng D/O – là một loại chứng từ quan
trọng trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container. Theo đó, D/O do
công ty vận chuyển (có thể là hãng tàu hoặc forwarder) phát hành dùng để chỉ thị cho
đơn vị đang lưu kho giữ hàng tại cảng giao hàng cho người chủ hàng đã được chỉ
định.
Thông thường bạn sẽ nhận được giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice)
khoảng 1-2 ngày trước ngày dự kiến hàng đến. Để lấy lệnh giao hàng D/O, sau khi tàu
cập cảng, nhân viên giao nhân đem theo bộ chứng từ đầy đủ cùng giấy giới thiệu của
bên công ty khách hàng, tới hãng tàu để lấy lệnh giao hàng D/O. Nếu là lệnh nối thì có
thể bạn phải tới một đại lý giao nhận chỉ định khác.
Lưu ý, bạn sẽ phải đóng một số loại phí khi lấy lệnh giao hàng như phí làm D/O,
phí THC, phí vệ sinh container, Handling, …
Đối với hàng nguyên container FCL (Full container ), tùy theo yêu cầu của từng
hãng tàu, nhân viên giao nhận cần làm giấy mượn container đồng thời đóng tiền cược
container nếu thuộc hình thức hàng giao thẳng, giao nguyên container. Lúc này, trên
D/O sẽ được đóng dấu là “HÀNG GIAO THẲNG”. Hoặc nếu là hàng rút ruột thì trên
lệnh giao hàng sẽ đóng dấu “HÀNG RÚT RUỘT” cùng với ghi chú thời gian hết hạn.
Bên cạnh đó, nhân viên giao hàng sẽ được hãng tàu đưa cho ký vào 01 bản D/O,
và đây là bản mà hãng tàu sẽ giữ lại lưu trữ. Trong trường hợp phát sinh trục trặc, thì
bản D/O này giúp họ xác nhận đã hoàn tất nhiệm vụ trao lệnh D/O. Ngoài ra, người
giao nhận còn cần phải đối chiếu các thông tin giữa B/L và D/O, trong trường hợp
phát hiện sai lệch cần yêu cầu hãng tàu sửa ngay.
 Bước 3: Mở tờ khai hải quan
Bạn có thể thực hiện việc khai báo hải quan online đồng thời với việc lấy lấy
lệnh giao hàng D/O. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều so với
trước đây. Bởi trước khi có hình thức khai báo điện tử, bên nhập hàng phải điền tờ
khai giấy thủ công, sau đó đem ra hải quan để nhập thông tin. Chưa kể tới việc điền
sai phải điền lại rất phiền phức và mất thời gian. Còn hiện nay, nhờ tờ khai điện tử mà
mọi việc trở nên rất nhanh chóng, nếu điền sai sẽ có thông báo điều chỉnh ngay.
Hiện nay để khai tờ khai hải quan điện tử, người dùng có thể sử dụng phần mềm
ECUS5/VNACCS của cơ quan Hải quan hoặc có thể dùng các phần mềm khác đã
đăng ký với cơ quan chức năng và được cấp phép. Khi truyền tờ khai hải quan thành

25
công, thì hệ thống tiếp nhận sẽ thông báo tự động cho bạn các thông tin như: số tiếp
nhận, số tờ khai và tình trạng phân luồng hàng hóa (xanh/vàng/đỏ).
Nếu được thông báo luồng xanh, xem như bạn hoàn tất phần khai báo hải quan
điện tử, mọi thứ suôn sẻ (trong khi luồng vàng cần bổ sung sửa đổi và kiểm tra bộ
chứng từ gốc, còn luồng đỏ bên cạnh kiểm tra chứng từ gốc sẽ phải kiểm hóa trực
tiếp). Lúc này, bạn sẽ nhận được tờ khai hải quan hàng nhập. Bạn in bộ tờ khai này ra
và tiến hành liên hệ với khách hàng nộp thuế.
 Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ và đăng ký kiểm hóa (nếu phân luồng đỏ)
Khi khai báo hải quan điện tử thành công và in tờ khai. Việc bạn cần làm tiếp
theo là chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ để đăng ký tờ khai tại cảng. Cụ thể:
• Tờ khai hải quan nhập khẩu
• Invoice
• Vận đơn (B/L)
• C/O
• Packing list
• Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước
• Giấy giới thiệu
• Đăng ký kiểm hóa (trường hợp luồng đỏ)
Sau khi đã chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ nên trên, nhân viên giao nhận sẽ đem tới
hải quan. Cơ quan hải quan sẽ tiếp nhận hồ sơ và tiến hành kiểm tra. Nếu không có gì
bất thường thì chuyển hồ sơ sang bộ phận tính giá thuế để báo mức thuế cần đóng.
Lưu ý, trường hợp hàng hóa của bạn rơi vào luồng đỏ, thì cần tiến hành kiểm
hóa. Lúc này, nhân viên giao nhận cần dựa vào bảng phân công để liên hệ với hải quan
kiểm hóa và thực hiện thủ tục đăng ký chuyển bãi kiểm hóa. Khi tới bãi, thì cont được
cắt seal, dỡ hàng ra kiểm hóa.
 Bước 5: Nhận kết quả tờ khai hải quan
Khi quá trình kiểm tra bộ chứng từ (hoặc kiểm hóa) hoàn tất, bộ chứng từ được
đóng dấu, rồi chuyển sang cửa trả tờ khai hải quan. Lúc này, nhân viên giao nhận sẽ
mua tem để dán vào tờ khai (tem được xem như là lệ phí hải quan)
Bộ hồ sơ trả về sẽ bao gồm: Tờ khai Hải quan đã đóng dấu, phiếu kết quản kiểm
tra chứng từ, nếu là luồng đỏ thì có thêm phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa). Nhân
26
viên giao nhận có trách nhiệm kiểm tra xem đã đủ hồ sơ chưa. Nếu đủ thì tiến hành
bước tiếp theo.
 Bước 6: Xuất phiếu EIR
Phiếu EIR còn được gọi là phiếu giao nhận container. Nó chính là phơi phiếu xác
nhận tình trạng của container. Đây được xem là một trong những loại giấy tờ quan
trọng hàng đầu hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa.
Để xuất phiếu EIR thì nhân viên giao nhận cần tới phòng Thương vụ tại cảng để
nộp lệnh giao hàng D/O đã có dấu giao thẳng của hãng tàu. Tiếp đó nhân viên giao
nhận cần đóng tiền nâng/hạ và lưu container.
 Bước 7: Thanh lý hải quan
Nhờ sự tiến bộ của khoa học công nghệ hỗ trợ thanh lý hải quan mà giờ đây bạn
đã có thể tiết kiệm khá nhiều thời gian trong việc thanh lý cổng. Nhưng hạn chế là
hiện tại, thủ tục này mới chỉ được áp dụng cho các tờ khai hải quan được mở ở Hải
quan Sài Gòn khu vực I. Còn ở các khu vực khác, vẫn phải tiến hành theo cách truyền
thống.
Để thực hiện thanh lý hải quan cổng, thì nhân viên giao nhận sẽ mang bộ hồ sơ
gồm Lệnh giao hàng D/O, ph iếu EIR, Tờ khai hải quan (gồm cả bản chính và bản
photo), cùng danh sách container nộp cho Hải quan. Đơn vị này sẽ lưu thông tin lô
hàng vào sổ hải quan, đồng thời đóng dấu vào tờ khai, phiếu EIR, và xác nhận vào tờ
danh sách container. Sau đó trả các hồ sơ này lại cho nhân viên giao nhận.
 Bước 8: Nhận hàng
Lúc này quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container về cơ bản là hoàn
tất. Bây giờ nhân viên giao nhận chỉ cần đưa phiếu EIR, danh sách container, cùng
giấy mượn container cho tài xế container của mình, và lái xe chạy vào cảng hoặc ICD
để nhận hàng.
 Bước 9: Trả vỏ cont rỗng và nhận lại cược từ hãng tàu
Sau khi hoàn tất việc rút hàng, dựa trên chỉ định ghi trên giấy mượn container,
tài xế sẽ mang trả container rỗng về lại cho cảng hoặc ICD. Tiếp đó nhân viên giao
nhận sẽ mang phiếu EIR, giấy cược container cùng phiếu thu tới đại lý hãng tàu để
làm thủ tục nhận lại tiền cược container đã đóng trước đó.
 Bước 10: Hoàn thiện hồ sơ

27
 Sau khi hoàn thiện các quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container
trên, bước cuối cùng bạn thực hiện là tổng hợp và lưu hồ sơ. Tức sau khi hoàn tất
thông quan nhập hàng và hàng đã được chuyển cho khách, thì nhân viên chứng từ sẽ
có trách nhiệm kiểm tra và sắp xếp đầy đủ, cẩn thận các chứng từ thành bộ hoàn
chỉnh. Một bộ sẽ trao trả lại cho khách hàng, và một bộ sẽ đưa vào lưu trữ. Cùng với
đó sẽ gửi cho khách hàng một bản Debit Note (Giấy báo nợ).
2.4.2. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng
đường biển của công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus
1) Tìm kiếm khách hàng
2) Đàm phán và kí hợp đồng dịch vụ khách hàng
3) Tiếp nhận, kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu
4) Khai hải quan điện tử
5) Tiếp nhận và kiểm tra lệnh giao hàng
6) Làm thủ tục thông quan nhập khẩu
7) Thanh lý hải quan
8) Nhận hàng
9) Giao hàng cho khách hàng và giải quyết khiếu nại (nếu có)
10)Trả container rỗng và lấy lại tiền cước
11)Quyết toán và bàn giao chứng từ cho khách hàng
2.4.3 So sánh quy trình thực tế và lý thuyết
• Giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển của
Janus.
Qua quá trình kiến tập tại Công ty Janus, với sự hướng dẫn, hỗ trợ tận tình của
các anh chị tại công ty em nhận thấy quy trình giao nhận hàng nhập khâu nguyên cont
đã dựa đúng theo cơ sở lý thuyết nhưng trên thực tế thì ngắn gọn và đơn giản hơn do
công ty đã thành lập lâu năm, đội ngũ nhân viên sáng tạo, năng động, có nhiều kinh
nghiệm. Đặc biệt, công ty đã có mối quan hệ thân thiết với các đối tác như: Hải quan,
hãng tàu nên việc thực hiện một số bước đơn giản và không phức tạp như trên lý
thuyết.
Điều này cho thấy cơ sở lý thuyết là nền tảng, là hành trang cần thiết cho mỗi
sinh viên Logistics áp dụng vào thực tế công việc để không phải bỡ ngỡ, hụt hẫng khi
chính mình làm những công việc mà mình được học. Và hơn hết, thời gian kiến tập tại
công ty đã giúp em bổ sung thêm kiến thức cần thiết cũng như thu thập được một vài
kinh nghiệm và hiểu một cách rõ ràng, sâu sắc hơn những kiến thức lý thuyết đã học.

28
 Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu của TNHH Thương mại Dịch vụ Janus
được đội giao nhận phối hợp với các phòng ban khác hoàn thành nhằm đáp ứng tốt
các dịch vụ cho khách hàng. Quy trình được trải qua 11 bước nhiều hơn số bước trong
quy trình lý thuyết mà chúng ta được học.
Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển của công ty được xây dựng trên
nên tảng lý thuyết nhưng có một vài điểm khác nhau:
+ Quy trình nhận hàng tại cảng ngoài sự kiềm hóa của cơ quan hải quan còn có
sự giám sát của xí nghiệp cảng
+ Có nhiều chứng từ phát sinh trong quá trình nhận hàng tại cảng
Thứ nhất, là ở bước ký kết hợp đồng với khách hàng: Trong hoạt động kinh
doanh thương mại thì công tác ký kết hợp đồng là rất quan trọng. Tại TNHH Thương
mại Dịch vụ Janus công việc này được làm thường xuyên bởi vì khách hàng của công
ty hầu hết là các khách hàng thân thuộc của công ty có mối quan hệ nhiều năm với
công ty. Công ty tiến hành ký kết hợp đồng với các khách hàng mới và chỉ ký và các
khách hàng thân thuộc của công ty thì chỉ ký kết một lần, vì công ty tạo được nhiều uy
tín trong kinh doanh, đây cũng là lợi thế không nhỏ của công ty trong kinh doanh.
Ngoài ra công ty còn thực hiện nhiều chiến lược trong khai thác và tìm kiếm nguồn
khách hàng mới liên tục nhằm mang đến nhiều trải nghiệm cho khách hàng hơn.
Thứ hai, là lựa chọn hãng tàu chuyên chở thực hiện theo mọi yêu cầu của khách
hàng và đáp ứng tốt nhất mang lại lợi ích cho khách hàng. Khi có yêu cầu về thuê tàu
chuyên chở thì công ty sẽ thực hiện nhưng thực tế hầu hết khách hàng khi thuê công ty
giao hàng xuất khẩu thì công việc thuê tàu khách hàng đã thực hiện rồi, công ty sẽ
nhận được Booking Note từ khách hàng đề thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu.
Thứ ba, là công tác khai báo hải quan cho lô hàng xuất khẩu: khi tiến hành công
ty thực hiện nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu thì lô hàng do chủ hàng đóng vào
container và được cơ quan hải quan kiểm hóa, và chủ hàng phải khai báo với cơ quan
hải quan. Công ty sẽ làm công việc khai báo khi khách hàng có yêu cầu. Nếu khách
hàng tự thực hiện khi giao container cho công ty vận chuyển khách hàng phải gửi kèm
cho công ty một tờ khai thông quan để hải quan cảng kiểm soát container được vào
cảng, khi vận chuyển đến cảng xong thì nhân viên giao nhận sẽ cầm tờ khai đến hải
quan cảng để thanh lý tờ khai.
Từng bước trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng
đường biển tại công ty được thực hiện chỉnh chu và nghiêm ngặt theo từng bước nhỏ.
Công ty rất chú trọng đến bước đầu tiên đó là tìm kiếm khách hàng. Ở giai đoạn này,
29
dường như trên lý thuyết chúng ta nghĩ rất là dễ. Nhưng thật chất đây là giai đoạn tất
yếu và là mấu chốt quyết định cho sự thành công của một doanh nghiệp. Nhất là đối
với tình hình kinh tế bấy giờ, hệ quả của dịch Covid đã đem lại sự khó khăn trong các
ngành nói chung và ngành xuất nhập khẩu nói riêng.
2.4.4 Sơ đồ Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container
bằng đường biển công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus

Hình 2. Sơ đồ Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển
công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus

2.4.5 Phân tích Sơ đồ Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên
container bằng đường biển của công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus
2.4.5.1 Tìm kiếm khách hàng
Janus luôn có những chiến lược cụ thể cho bước tìm kiếm khách hàng. Bởi nếu
không có khách hàng nghĩa là không có người sử dụng dịch vụ hay nói cách khác, nếu
không có khách hàng thì hoạt động kinh doanh của Công ty là bằng không. Đứng ở
cương vị là một Công ty cung cấp dịch vụ , đòi hỏi phải tìm được khách hàng phù hợp
và đảm bảo đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng.

30
 Đầu tiên, nhân viên kinh doanh – nhân viên sales của Công ty sẽ tiến hành tìm
kiếm khách hàng là những người có hoặc không có sản xuất kinh doanh, có nhu cầu
xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế. Nhân viên sales tiến hành tìm kiếm và thu thập
thông tin khách hàng thông qua nhiều cách khác nhau như tìm kiếm thông tin khách
hàng trên các trang vàng, thông qua các hội nhóm liên quan trong ngành, triển lãm,...
Sau đó, nhân viên sẽ gọi tư vấn và trao đổi với khách hàng về các dịch vụ mà Công ty
có cung cấp và phải chứng minh cho khách hàng thấy được năng lực cung cấp dịch vụ
của Công ty như tài chính, thời gian, sự tiện lợi và sự hiệu quả trong công việc.
Trong bước đầu tiên này, Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus thực hiện
tương đối tốt, tuy nhiên còn gặp không ít khó khăn. Công ty gặp khó khăn trong khâu
tìm kiếm khách hàng một phần vì sự cạnh tranh khốc liệt trong giai đoạn kinh tế hiện
nay ( dịch bệnh phức tạp, cước vận tải biển tăng ngất ngưỡng ), một phần vì đội ngũ
Sales của Công ty chủ yếu là nhân viên trẻ, còn ít kinh nghiệm. Vị trí Sales thường là
nhân viên mới có cả thực tập sinh, do vậy để tìm kiếm khách hàng thường tốn nhiều
thời gian. Tuy vậy, đội Sales của Công ty cũng rất nổ lực, thường xuyên tham gia các
triển lãm, các diễn đàn giao nhận,... để có nhiều cơ hội tiếp xúc với khách hàng tiềm
năng.
2.4.5.2 Đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Sau khi trao đổi và xác định được đối tượng phù hợp, nhân viên kinh doanh
(nhân viên sales) của Công ty sẽ tiếp xúc khách hàng tiềm năng này. Một điều nhỏ
nhưng lại là một trong các yếu tố góp phần làm cho cuộc tiếp xúc thêm phần thành
công chính là nét lịch sự và tinh tế của Công ty khi gặp khách hàng. Lịch sự trong
cách ăn mặc và tinh tế trong thanh toán tiền coffee, đến sớm hoặc đúng giờ,... Và
thông thường ở khâu này, Công ty sẽ cử nhân viên sale là nữ cùng trưởng phòng kinh
doanh để tiến hành đàm phán với khách hàng. Vận dụng những kiến thức chuyên
môn, am hiểu những dịch vụ hiện có của Công ty, khéo léo trong giao tiếp và cách
thuyết phục để có thể tư vấn rõ hơn cho khách hàng biết về các lợi ích mà họ sẽ được
cung cấp đối với một lô hàng cụ thể, đảm bảo cuộc tiếp xúc diễn ra thoải mái và súc
tích nhất. Lúc này, nhân viên sẽ đưa cho khách hàng bảng báo giá chung cho các loại
dịch vụ mà công ty cung cấp, bảng giá đơn và bảng giá với các dịch vụ gộp. Để khách
hàng tự tham khảo và sau đó trình bày sơ lược, cụ thể chi tiết từng đơn giá để khách
hàng nắm được mức phí đó, phía Công ty sẽ làm những gì và phía khách hàng cần làm
gì.

31
 Trong quá trình đàm phán về giá và các yêu cầu liên quan, phía khách hàng có
thể “trả giá” hoặc có thêm các yêu cầu khác, trên cơ sở đánh giá về mức độ tiềm năng
của khách hàng và so sánh với mặt bằng chung của các công ty giao nhận khác, nhân
viên sẽ đưa ra ý kiến phù hợp nhất trảo đổi với khách hàng, trong hợp đồng giao nhận
sẽ được trình bày cụ thể các hoạt động mà TNHH Thương mại Dịch vụ Janus cung
cấp, trình bày rõ ràng giá cước cho từng loại hoạt động dịch vụ đó.
Các mức phí dịch vụ của TNHH Thương mại Dịch vụ Janus hiện đang cung cấp
minh bạch như sau:
Đơn vị: VNĐ.
Bảng 1. Bảng giá dịch vụ hải quan và vận chuyển

Container 20ft Container 40ft

Phí dịch vụ Hải quan 1.600.000 1.850.000

Phí kéo cont từ cảng

2.700.000 3.100.000
Cát Lái, ICD,...

Phí kéo cont từ

2.800.000 3.000.000
Tân Cảng

Nguồn: Phòng kinh doanh TNHH Thương mại Dịch vụ Janus

Đơn vị: USD.
Bảng 2. Các loại phí liên quan đến container

Các loại phí Container 20ft Container 40ft

D/O 30 30

CIC 35 50 – 70

THC 80 – 85 140 – 150

Handling Fee 30 35 – 40

Vệ sinh cont 6 11

Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty TNHH TMDV Janus

32
 Nhìn chung bảng báo giá phí vận chuyển và chi phí Hải quan của Công ty khá
chi tiết. Nếu tổng cước phí dưới 15 triệu đồng Công ty sẽ chi hộ, ngược lại nếu khoản
chi từ 15 triệu đồng trở lên thì công ty sẽ báo cho khách hàng để khách hàng chuyển
khoản và tiến hành các hoạt động giao nhận của mình.
Về hợp đồng giao nhận, hợp đồng luôn cần nêu rõ trách nhiệm của cả hai bên,
quy định rõ điều khoản về phương thức thanh toán và thời hạn thanh toán để tránh
tranh chấp về sau. Một hợp đồng có giá trị pháp lý khi có con dấu đỏ và chữ ký của
người đại diện pháp luật hai bên.
Một số điều khoản chủ yếu trong hợp đồng giao nhận là:
• Các bên tham gia ký kết hợp đồng: Bên A (tên, trụ sở chính, điện thoại, fax, tên
và chức vụ đại diện của khách hàng) và bên B (...)
• Công việc mà bên A ủy quyền cho bên B thực hiện.
• Mức phí dịch vụ giao nhận.
• Thời hạn và phương thức thanh toán.
Trong các điều khoản cần đặc biệt lưu ý nêu rõ nhiệm vụ các bên. Mỗi mặt hàng
sẽ có quy trình thực hiện thủ tục nhập khẩu khác nhau. Chẳng hạn như doanh nghiệp
lần đầu tiên nhập khẩu thiết bị điện y tế thì cần phải xin giấy phép của Bộ y tế cũng
như kiểm tra chất lượng và đăng ký thử nghiệm hiệu suất sử dụng trước khi mở tờ
khai hải quan. Nếu Công ty thực hiện dịch vụ này thay cho khách hàng thì khách hàng
phải cung cấp các chứng từ cần thiết có liên quan cho Công ty.
Đối với khách hàng nhỏ lẻ, lô hàng không nhiều giá trị việc đàm phán có thể
được trao đổi qua email hoặc một số loại mạng xã hội khác như Zalo, Skype,... Còn
đối với những khách hàng tiềm năng có như cầu giao nhận hàng số lượng lớn hơn,
nhân viên kinh doanh luôn đề cao và sắp xếp các cuộc gặp trực tiếp để trao đổi cụ thể
nhất nhằm tiến tới ký kết hợp đồng một cách minh bạch nhất có thể.
Tìm kiếm khách hàng đã khó, để thuyết phục khách hàng đi đến kí hợp đồng
dịch vụ với Công ty lại không dễ dàng. Tuy nhiên, có thể thấy nếu chúng ta tìm được
khách hàng tiềm năng thì sẽ có động lực hơn rất nhiều trong việc tư vấn và thuyết
phục họ lựa chọn dịch vụ của Công ty mình, vì chỉ cần cố gắng thêm chút nữa là có
thể có được khách hàng cung ứng dịch vụ. Đa số các lần đàm phán đều diễn ra suôn
sẻ, vì hầu như việc tư vấn giá cả sơ bộ đã được nhân viên sales giới thiệu luôn ở bước
tìm kiếm khách hàng và khách hàng cũng phần nào kiểm tra giá trước khi đồng ý cuộc
gặp trực tiếp với phía Công ty.

33
 Điểm hoàn thiện của bước này là khả năng thuyết phục khách hàng và khả năng
“ổn định giá” của nhân viên khi thương lượng với khách hàng, đặc biệt là đối với
những khách hàng khó tính. Họ thường có nhiều lí do để yêu cầu Công ty giảm các
chi phí dịch vụ một ít (các chi phí được trình bày trong bảng 2.1 và 2.2), tuy nhiên
nhân viên Janus đã có những lí lẽ thuyết phục rằng giá dịch vụ của Công ty đang ở
mức tương đương với nhiều công ty làm dịch vụ giao nhận khác, Janus luôn đảm bảo
chất lượng dịch vụ tốt nhất, không để xảy ra sai sót trong suốt quá trình giao nhận
cũng như đảm bảo không phát sinh thêm chi phí nào khác, nghĩa là không có chi phí
ẩn.
2.4.5.3 Tiếp nhận, kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu
Căn cứ vào các điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng ngoại thương, nhà nhập
khẩu sẽ phải giao hàng theo thời gian quy định. Ví dụ ở lô hàng này (chứng từ được
đính kèm ở phần phụ lục), với điều kiện CIF Incoterms 2010, người bán là người thuê
tàu và điều kiện thanh toán là TT 100% sau 90 ngày kể từ ngày vận đơn, do vậy sau
khi hàng lên tàu, người nhập khẩu sẽ tiến hành gửi bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu
Thiên Tân Gaon Vina để phía nhà nhập khẩu làm các thủ tục nhận hàng và thanh toán
theo quy định. Khi Thiên Tân Gaon Vina nhận được bộ chứng từ, họ sẽ gửi bộ chứng
từ cho công ty để Công ty thực hiện các dịch vụ giao nhận đã thỏa thuận.
Bộ phận chứng từ sẽ tiếp nhận và kiểm tra tính đầy đủ và hợp lí của các chứng
từ. Mỗi một chứng từ được xem là hợp lệ khi các nội dung liên quan đến hàng hóa,
điều kiện giao hàng, người bán và người mua ăn khớp với nhau và phù hợp với những
thông tin đã trao đổi thỏa thuận giữa khách hàng với Công ty. Bộ chứng từ giao nhận
hàng nhập mà Công ty nhận thường gồm có:
- Hợp đồng mua bán (Sales Contract): (01) bản gốc
- Hóa đơn thương mại (Comercial Invoice): (01) bản gốc
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): (01) bản gốc
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading): (01) bản gốc
- Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice): (01) bản gốc
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): (01) bản gốc (tùy loại hàng)
- Giấy giới thiệu của Công ty nhập khẩu: 01 bản gốc. Giấy này có đóng dấu và
chữ ký của giám đốc công ty, nhằm ủy quyền cho nhân viên của Janus thay mặt nhà
nhập khẩu làm việc với hãng tàu và Hải quan.

34
 Sau khi kiểm tra và đối chiếu các thông tin phù hợp, nhân viên Công ty sẽ xác
nhận với khách hàng là đã nhận được đầy đủ và chính xác bộ chứng từ. Để chắc chắn
và tiện lợi cho các hoạt động về sau cũng như để hạn chế được rủi ro, nhân viên chứng
từ của Công ty sẽ lưu bộ chứng từ của khách hàng thành nhiều bản sao hoặc lưu lại
trên máy, đề phòng bị mất chứng từ.
Ví dụ trong lô hàng giao nhận hàng nhập khẩu cho Công Ty TNHH Thiên Tân
Gaon Vina.
Kiểm tra hợp đồng mua bán/ đơn đặt hàng.
Các thông tin mà nhân viên Janus cần kiểm tra kỹ càng các thông tin sau:
• Số hợp đồng
• Ngày kí kết hợp đồng
• Bên mua: Công Ty TNHH Thiên Tân Gaon Vina.
• Địa chỉ: Thừa đất số 240, Tờ bản đồ số B3, Khu phố Bình Thuận 2, Phường
Thuận Giao, Thành Phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam.
• Mã số thuế: 3702430224.
• Bên bán: GAON I&T CO., LTD.
• Địa chỉ: 3F, MG BLDG., 89, Seongsui-Ro Seongdong-Gu Seoul, South Korea.
• Mã số thuế: 0109140005.
Kiểm tra chi tiết phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).
• Người phát hành phiếu đóng gói: GAON I&T CO., LTD 3F, MG BLDG., 89,
Seongsui-Ro Seongdong-Gu Seoul, South Korea.
• Ngày phát hành: 09/12/2022.
• Người nhận hàng (Consignee): LK Networks Vina Company Limited Room
515, Flook 5B, HL Tower Building, NO. 6/82 Duy Tan, Dich Vong Hau Ward, Cau
Giay District, HaNoi City, VietNam.
Kiểm tra thông tin trên hóa đơn thương mại (Invoice).
• Người phát hành phiếu đóng gói: GAON I&T CO., LTD 3F, MG BLDG., 89,
Seongsui-Ro Seongdong-Gu Seoul, South Korea.
• Ngày phát hành: 09/12/2022.

35
 • Người nhận hàng (Consignee): LK Networks Vina Company Limited Room
515, Flook 5B, HL Tower Building, NO. 6/82 Duy Tan, Dich Vong Hau Ward, Cau
Giay District, HaNoi City, VietNam.

Hình 3. Mô tả hàng hóa trong hóa đơn thương mại

Nguồn: Trích từ hóa đơn thương mại số CLSS2212001

Nhân viên Janus tiến hành kiểm tra thông tin trên P/L và trên INV so với thông
tin trên hợp đồng về tên người gửi hàng và người nhận hàng, về mô tả hàng hóa (trọng
lượng tịnh từng mặt hàng và trọng lượng tổng cộng), nếu thông tin của cả hai chứng từ
giống nhau thì chuyển sang bước tiếp theo. Nếu có sự sai khác nghiêm trọng (như sai
khối lượng hàng, sai số cont số seal...) nhân viên Công ty phải thông báo ngay để có
sự điều chỉnh phù hợp. Quan trọng nhất, kiểm tra phiếu đóng gói và hóa đơn đã có
chữ ký của đại diện nhà nhập khẩu hay chưa. P/L và INV khớp thông tin với hợp đồng
và có dấu mộc của nhà nhập khẩu thì hợp lệ.
Kiểm tra thông tin Vận đơn (Bill of lading).
• Hãng phát hành vận đơn: New Sitc Container Lines VietNam CO.,LTD.
• Số chuyến: 2222S.
• Số waybill: SITGSHSGQ100923.
• Người gửi hàng: Gaon I&T CO.,LTD 3F , MG BLDG., 89, Seongsui-Ro
Seongdong-Gu Seoul, South Korea.
• Người nhận hàng: Công ty TNHH Thiên Ân Gaon Vina.
• Bên được thông báo: Công Ty TNHH Thiên Tân Gaon Vina, thửa đất số 240,
Tờ bản đồ số B3, Khu phố Bình Thuận 2, Phường Thuận Giao, Thành Phố Thuận An,
Tỉnh Bình Dương, Việt Nam.
• Tên tàu: SITC XINGDE.
• Cảng bốc hàng: HANGHAI, CHINA.
• Cảng dỡ hàng: CANG CAT LAI (HCM).
• Loại container/Số container: 40HCX1/ TEMU7045023.

36
 • Số seal: SITB516053.
• Trọng lượng hàng hóa: 14.667,2 KG.
• Số kiện, tổng: 633 Bags.
Với lô hàng này, nhân viên phòng chứng từ của Công ty sẽ kiểm tra các thông tin
trong Waybill so với thông tin trong hợp đồng ngoại thương và đối chiếu với INV, P/L
về người gửi hàng, người nhận hàng, tên cảng bốc cảng dỡ, thông tin về số lượng
hàng hóa, số cont, số seal. Các thông tin trùng khớp thì chuyển sang bước tiếp theo,
nếu có sự sai sót nghiêm trọng thì báo lại với khách hàng để có những điều chỉnh phù
hợp.
Kiểm tra Thông báo hàng đến (Arrival Note).
Việc kiểm tra thông tin trên AN nhằm đảm bảo Công ty nhận được thông báo
hàng đến với đầy đủ thông tin cho việc giao nhận hàng tại cảng một cách hợp lệ.
Những thông tin cần kiểm tra như sau:
• Ngày đến dự kiến: 09/12/2022.
• Tên tàu: SITC XINGDE.
• Số chuyến: 2222S.
• Cảng dỡ hàng: CANG CAT LAI (HCM).
• Người gửi hàng: DINO (H.K.) LIMITED.
• Người nhận hàng: THIEN TAN GAON VINA CO.LTD.
Việc kiểm tra thông tin của chứng từ gồm phiếu đóng gói hàng hóa, hóa đơn
thương mại, hợp đồng mua bán, vận đơn và giấy thông báo hàng đến một cách kỹ
lưỡng chính là góp phần giúp Công ty đảm bảo quá trình khai báo hải quan, làm thủ
tục thông quan cho lô hàng một cách suôn sẻ và chính xác.
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus đã làm tốt bước kiểm tra bộ chứng
từ, hiếm khi xảy ra các sai sót về chứng từ hoặc kéo dài thời gian khi phải liên hệ
khách điều chỉnh lại. Các nhân viên phòng chứng từ đều rất nhiệt tình và tỉ mĩ trong
khâu kiểm tra đối chiếu các chứng từ. Điều này tạo tiền đề cho các bước tiếp theo diễn
ra trơn tru hơn. Tuy nhiên, cũng có một vài trường hợp, xảy ra sai khác trong số liệu
của bộ chứng từ, thường gặp nhất là sự sai khác về số lượng giữa hóa đơn và phiếu
đóng gói, gây trở ngại cho việc thiết lập khai báo hải quan. Nguyên nhân dẫn đến sai
sót thường là do nhân viên mới chưa nhiều kinh nghiệm, đối với các lô hàng có sự

37
thay đổi, bổ sung hóa đơn thương mại, mà nhân viên mới (hay thực tập sinh) chưa có
kinh nghiệm đọc chứng từ dẫn đến sai sót.
2.4.5.4 Khai hải quan điện tử
Sau khi kiểm tra xong bộ chứng từ, đặt biệt là khi đã có trên tay giấy thông báo
hàng đến, nhận viên chứng từ của Công ty sẽ tiến hành khai báo hải quan thông qua hệ
thống khai hải quan điện tử ECUS5/VNACCS.
Việc khai báo hải quan trên hệ thống điện tử này phải tuân thủ các quy định mới
nhất về về khai báo hải quan - Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư
38/2015/TT-BTC ngày 25/03/2015. Các bước khai báo hải quan hàng nhập khẩu trên
hệ thống ECUS5/VNACCS như sau:

Hình 4. Sơ đồ các bước khai Hải quan hàng nhập khẩu bằng đường biển

Khởi động chương trình ECUS5/VNACCS và đăng nhập tài khoản với thông tin
Công ty của khách hàng

38
 Hình 5. Giao diện khi đăng nhập theo hồ sơ doanh nghiệp
(Nguồn ECUSS-VNACCS/VICIS)
Đăng kí mới tờ khai nhập khẩu (IDA)
Để đăng ký mới tờ khai nhập khẩu, từ giao diện màn hình chính của chương
trình truy cập vào menu “Tờ khai Hải quan” chọn “Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu
(IDA)”.

Hình 6. Giao diện đăng ký tờ khai nhập khẩu IDA

Nguồn: ECUSS-VNACCS/VICI
Mục “Thông tin chung”:

39
 Ở mục “Thông tin chung” điền thông tin dựa trên Hợp đồng thương mại (Sales
Contract) và Vận đơn đường biển (B/L). Các mục phải điền những thông tin chính
xác.
Nhóm loại hình: Mục này chỉ cần chọn vào những mục có sẵn không cần phải
điền thông tin vì đây là những thông tin cơ bản mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải
có khi khai báo Hải quan.
Đơn vị xuất nhập khẩu: Nhân viên chứng từ tiếp tục điền tên của công ty xuất
khẩu và công ty nhập khẩu dựa trên Hợp đồng thương mại. Lưu ý, đối với tên người
nhập khẩu thì nhập bằng tiếng Việt (vì đây là doanh nghiệp Việt Nam nhập khẩu hàng
hóa) và nhập bằng tiếng Anh đối với tên nhà xuất khẩu (vì đây là doanh nghiệp nước
ngoài xuất khẩu hàng hóa).
Lô hàng của Công ty TNHH Thiên Tân Gaon Vina thực hiện như sau:
Mã loại hình điền vào ô “E21 – Gia công”
Cơ quan Hải quan: Chọn “43PB - Chi cục HQ Quản lý hàng hóa XNK ngoài
KCN”
Phân loại cá nhân tổ chức: Chọn “4 – Hàng hóa tổ chức đến từ tổ chức”
Mã bộ phận xử lí tờ khai: Chọn “00 – Chi cục HQ quản lí hàng hóa XNK ngoài
KCN”
Mã phương thức vận chuyển: Chọn “2 – Đường biển (container)”

Hình 7. Mô tả tờ khai hải quan thông tin chung

40
 Nguồn: ECUSS-VNACCS/VICIS
Lưu ý:
Các tiêu chí có dấu sao (*) màu đỏ là bắt buộc nhập, các tiêu chí ô màu xám là
chỉ tiêu thông tin do hệ thống tự động trả về hoặc chương trình tự tính chúng ta không
cần nhập những tiêu chí này.
Mục “Vận đơn”: Điền thông tin dựa vào vận đơn đường biển (B/L), tiếp tục điền
các thông tin mà Hải quan yêu cầu. Khi khai báo địa điểm xếp hàng và dỡ hàng, mã
địa điểm lưu kho trên hệ thống điện tử, cần phải chọn mã số chính xác tương ứng với
nội dung trong B/L.
Số và ngày vận đơn: 031222CLSS2212001 ngày 03/12/2022
Số lượng: 633 RO
Tổng trọng lượng hàng (Gross): 14.667 KGM
Số lượng container: 1
Mã địa điểm lưu kho chờ hàng thông quan dự kiến: “02CIS01 – Tổng Công ty
Tân Cảng Sài Gòn”
Địa điểm dỡ hàng: “VNCLI – Cảng Cát Lái (HCM)”
Địa điểm xếp hàng: “CNSHA – SHANGHAI”
Ngày hàng đến: 09/12/2022

Hình 8. Mô tả tờ khai Hải quan – Vận đơn

41
 Nguồn ECUSS-VNACCS/VICIS
Mục “Thông tin chung 2”:
Sau khi kết thúc phần điền “thông tin chung”, nhân viên chứng từ tiếp tục bấm
sang phần điền “thông tin chung 2” tiếp tục báo cáo. Nội dung điền dựa vào Hoá đơn
thương mại và Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O). Ở mục này, chỉ điền vào mục Hóa đơn
thương mại, Tờ khai giá trị và Thông tin khác; còn mục Thuế và bảo lãnh, Thông tin
đính kèm, Thông tin vận chuyển chúng ta không điền, có thể bổ sung sau. Sau khi
điền tất cả thông tin cần thiết, bấm nút “Ghi” để lưu thông tin rồi chuyển sang mục
“Danh sách hàng”.
Mục “Hóa đơn thương mại” cần nhập những thông tin sau:
Phân loại hình thức hóa đơn: “D – Hóa đơn điện tử”
Số hóa đơn: ND22206-2
Phương thức thanh toán: Chọn “KHONGTT – Không thanh toán”
Mã phân loại hóa đơn: Chọn “B – Hóa đơn cho hàng hóa không phải trả tiền”
Điều kiện giá hóa đơn: Chọn “CIF – Tiền hàng, bảo hiểm, cước phí”
Mã đồng tiền của hóa đơn: Chọn “USA”
Tổng giá trị hóa đơn: 104.3748
Mục “Tờ khai trị giá” cần nhập nhưng thông tin sau:
Mã phân loại trị giá: Chọn “6 – Áp dụng phương pháp trị giá giao dịch”

42
 Hình 9. Mô tả tờ khai Hai quan – Thông tin chung 2

Nguồn ECUSS-VNACCS/VICIS
Mục “Danh sách hàng”:
Khai báo danh sách hàng là phần không kém phần quan trọng. Nhân viên chứng
từ tiến hành điền các thông tin hàng hóa của lô hàng dựa trên dữ liệu trên Phiếu đóng
gói và Hóa đơn thương mại.
Điền đầy đủ các loại hàng bằng tiếng Việt dựa theo thông tin trên Hóa đơn
thương mại. Điền số kilogram, số khối lượng, trọng lượng hàng dựa trên Phiếu đóng
gói. Tên hàng bằng tiếng Việt và các thông tin khác như:
“01” Tên hàng (mô tả chi tiết): NPL37 Vải chính 88% Poly 12 % Span POWER
MESH 140GSM, 58/60" (Vải dệt kim).
Mã HS: 60049000
Xuất xứ: China
Số lượng 1: 1.027,74 MTK
Số lượng 2: 1.027,74 MTK
Đơn giá hóa đơn: 1,685524 USD/MTK
Trị giá hóa đơn: 1.732,28 USD
“02” Tên hàng (mô tả chi tiết): NPL5 Vải chính 76% Polyester 24% Spandex,
INTERLOCK 215GSM, 58/60 (vải dệt kim).

43
 Mã HS: 60053690
Xuất xứ: China
Số lượng 1: 30,38 MTK
Số lượng 2: 30,38 MTK
Đơn giá hóa đơn: 2,511521 USD/MTK
Trị giá hóa đơn: 76,3 USD
“03” Tên hàng (mô tả chi tiết): NPL4 Vải chính 78% Polyester 22% Spandex,
INTERLOCK 240GSM, 56/60 (vải dệt kim).
Mã HS: 60041090
Xuất xứ: China
Số lượng 1: 45.684,47 MTK
Số lượng 2: 45.684,47 MTK
Đơn giá hóa đơn: 1,657824 USD/MTK
Trị giá hóa đơn: 75.736,81 USD
“04” Tên hàng (mô tả chi tiết): NPL38 Vải chính 75% Polyester 25% Span FD
INTERLOCK 280G/SQM, 58/60 (vải dệt kim).
Mã HS: 60049000
Xuất xứ: China
Số lượng 1: 12.015,15 MTK
Số lượng 2: 12,015,15 MTK
Đơn giá hóa đơn: 2,232964 USD/MTK
Trị giá hóa đơn: 26.829,4 USD

44
 Nguồn ECUSS-VNACCS/VICIS
Khai báo và chờ phản hồi
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, hệ thống phần mềm sẽ tự tính đơn giá hóa đơn và
trị giá thuế mà doanh nghiệp phải đóng, nếu không trùng khớp với thông tin đã nhập ở
“Thông tin chung” thì hệ thống sẽ báo với nhân viên chứng từ. Bên cạnh đó, nhân
viên chứng từ cũng phải tự tính cẩn thận để tránh sai sót. Kết thúc bấm nút “Ghi” để
lưu dữ liệu.
Mọi dữ liệu được kiểm tra kỹ càng và cẩn thận, tiến đến bước Truyền thông tin
tờ khai đến cơ quan Hải quan. Bấm vào nút bên tay trái phía trên giao diện theo thứ
tự:
- Lấy thông tin tờ khai từ Hải quan (IDB): vừa hoàn thành xong.
- Khai trước thông tin tờ khai (IDA): đây là bước khai thử trước khi khai chính
thức. Hệ thống sẽ trả về số tờ khai, nhân viên chứng từ kiểm tra thêm một lần nữa để
đảm bảo chính xác thông tin.
- Khai chính thức tờ khai IDC: Khi thực hiện bước này tờ khai sẽ được khai
chính thức và được hệ thống Hải quan đưa vào xử lý thông quan. Khi khai báo thành
công, hiện lên khung kết quả “Khai báo tờ khai thành công”.
- Lấy kết quả phân luồng, thông quan.
Khi hoàn thành thủ tục khai báo trên phần mềm VNACCS/VCIS, hệ thống sẽ trả
lại kết quả phân luồng tờ khai và thông tin tiền thuế.
Kết quả phân luồng được trả về như sau:
- Nội dung phản hồi từ Hải quan: Khai báo đã thành công
- Đã được cập nhật số tờ khai: 105149634330
- Mã phân loại kiểm tra: 1 – Luồng xanh
- Mã loại hình: E21 – Nhập nguyên liệu để gia công cho thương nhân nước ngoài
- Mã số hàng hóa đại diện của tờ khai: 6004
- Ngày đăng ký: 08/12/2022
- Trạng thái: Đã phân luồng
Sau khi có kết quả, bấm vào nút “khai danh sách container” cho tờ khai. Để báo
cáo số vận đơn, số cont, số seal. Kết thúc bấm nút “Ghi” rồi “Khai báo”. Khi hệ thống

45
thông báo thành công thì tiếp tục bấm “XNKB”. Khai mã vạch thành công khi hệ
thống hiện chữ “Đã duyệt”.
2.4.5.5 Tiếp nhận, kiểm tra lệnh giao hàng và in phiếu EIR.
Sau khi khai hoàn thành khai Hải quan điện tử, nhân viên giao nhận của Janus sẽ
tiến hành đến hãng tàu lấy lệnh giao hàng (D/O) và làm giấy cược cont. Tuy nhiên,
hiện nay hầu hết các hãng tàu đều đã triển khai sử dụng E-D/O – lệnh giao hàng điện
tử. Đây là lệnh giao hàng được hàng tàu phát hành thông qua hình thức gửi mail dưới
dạng file PDF với mục đích tối thiểu hóa những vấn đề còn tồn đọng trong việc lấy
D/O giấy (như sai sót thông tin, sự trậm trễ, ...) nhằm cải thiện quy trình xuất nhập
khẩu một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.
Lệnh giao hàng điện tử lần đầu tiên được ra mắt vào ngày 01/10/2018, tại cảng
Cát Lái với hãng tàu MCC Transport, sau đó được mở rộng thực hiện với hãng
Maersk Line và Safmarine với 100% đối với hàng nhập khẩu.
Ở lô hàng này nhập khẩu vải dệt cho Công ty Thiên Tân Gaon Vina, nhân viên
giao nhận của Công ty sẽ làm việc với kế toán để chuyển khoản đóng các phí cần thiết
vào tài khoản ngân hàng của hãng tàu SITC và đăng ký thông tin email, mã số thuế
hợp lệ để hãng tàu xuất hóa đơn điện tử và phát hành E-D/O cho Công ty. Như vậy,
Công ty sẽ nhận được E-D/O bản mềm và sau đó in ra bản giấy để làm thủ tục nhận
hàng tại cảng.
Sau khi nhận được lệnh giao hàng, thông thường nhân viên giao nhận Công ty sẽ
phải đến hãng tàu để làm giấy cược cont, tuy nhiên gần đây nhiều hãng tàu đã cắt
giảm phần này để tối ưu cho quy trình giao hàng tại cảng, chỉ còn áp dụng cược cont
đối với những mặt hàng nguy hiểm, hóa chất, ... Thay vào đó, công ty giao nhận hay
nhà nhập khẩu có thể tự khai báo thông tin container và in phiếu lấy cont ngay trên
trang web, các bước thực hiện như sau:
Đối với hàng giao thẳng:
Tại trang web Eport bấm chọn “Nhận cont hàng từ cảng”, nhấn vào nút “EDO-
Đăng ký theo bill” sau đó tiến hành khai báo số lượng container, hình thức vận
chuyển, số vận tải đơn, số container, tên khách hàng, mã nhận container, số lệnh và
hạn lệnh.
Khi đã điền đầy đủ thông tin thì bấm “Lưu”. Sau khi lưu, nhân viên phải xác
thực thông tin, mã xác thực sẽ được gửi về số điện thoại đã được đăng ký.

46
 Tiếp theo, nhân viên tiến hành đối chiếu tờ khai, nếu hệ thống trả về kết quả đối
chiếu là “Không khớp” thì container chưa đủ điều kiện qua khu vực giám sát, lúc này
nhân viên cần phải xem lại các thông tin khai báo và chỉnh sửa lại cho đúng.
Trường hợp nếu hệ thống trả về kết quả đối chiếu là “Khớp” thì nhân viên tiếp
tục “Khai báo đơn vị vận tải hoặc số xe” trước khi phương tiện đến cảng nhận
container hàng nhập.
Bước kế tiếp, nhân viên tiến hành thanh toán phí nâng hạ container trên trang
web Eport để nhận mã lô, số đăng ký. Sau đó in phiếu EIR kèm phiếu hạ rỗng đưa cho
tài xế và điều hướng xe đã khai báo trên Eport vào cảng nhận hàng.
Nhận xét: Việc lấy lệnh giao hàng đã trở nên gọn nhẹ và nhanh chóng hơn khi
các hãng tàu chuyển sang hình thức trực tuyến. E-D/O một phần làm giảm bớt chi phí
giấy tờ cho hãng tàu, một phần tiết kiệm thời gian công sức cho người giao nhận hàng
nhập khẩu. Ở khâu nhận lệnh giao hàng điện tử này, Công ty TNHH Thương mại Dịch
vụ Janus đã làm khá tốt vì hầu như các thao tác chỉ thực hiện với máy tính, đảm bảo
Internet là có thể nhận được lệnh giao hàng từ hãng tàu. Tuy nhiên, ở một số trường
hợp, đối với một số nhân viên mới chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc nhận E-D/O,
vì không đọc kỹ hướng dẫn cũng như những lưu ý của hãng tàu trước khi điền thông
tin đăng ký E-D/O mà dẫn đến sai sót một số thông tin. Điều này tuy có thể được điều
chỉnh, nhưng lại mất thời gian cho các khâu sau đó của quy trình giao nhận.
2.4.5.6 Làm thủ tục thông quan nhập khẩu
Khi đã có D/O và hoàn tất khai hải quan điện tử, nhân viên giao nhận sẽ đến Hải
quan để làm thủ tục thông quan cho lô hàng. Tùy vào kết quả phân luồng mà các thủ
tục hải quan sẽ có sự khác nhau, thông thường nhân viên giao nhận Janus sẽ mang bộ
hồ sơ đầy đủ đến Cảng Sài Gòn khu vực 1 (Tân Cảng, Cát Lái) để làm thủ tục thông
quan cho lô hàng nhập khẩu. Tùy vào kết quả phân luồng mà tờ khai trả về khi khai
báo hải quan mà các thủ tục làm thông quan hàng nhập khẩu như sau:
Khi tờ khai được phân luồng xanh thời gian thông quan rất nhanh (thông thường
đóng thuế xong thì lô hàng sẽ trực tiếp được thông quan). Từ đó rút ngắn được chi phí
lưu kho, đẩy nhanh được tốc độ lấy hàng.
Thực tế hiện nay thì việc làm thủ tục Hải quan tại cảng đã trở nên dễ dàng hơn
trước rất nhiều vì hầu hết đã ứng dụng các hệ thống, công nghệ phần mềm mà do vậy,
bước thông quan của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus diễn ra khá trơn tru.
Các lô hàng luồng xanh, nhân viên tiến hàng làm thủ tục thông quan rất nhanh chóng.
Đối với luồng vàng, luồng đỏ, nhân viên giao nhận cũng thực hiện nhanh gọn và khá
47
trôi chảy vì công việc chủ yếu được phân công bởi nhân viên giao nhận nhiều kinh
nghiệm. Một số trường hợp hàng về nhiều, việc giao nhận hàng hóa được phân chia
giao cho nhân viên mới, mà không có sự hướng dẫn theo sát của nhân viên có kinh
nghiệm nên thỉnh thoảng có xảy ra sai sót, thiếu hụt hồ sơ, làm kéo dài thời gian thông
quan lô hàng.
Nhất là đối với các lô hàng luồng đỏ, nhân viên mới, thực tập sinh thực hiện việc
chuẩn bị hàng và hồ sơ cũng như cách sắp xếp để Hải quan kiểm hóa còn nhiều bất
cập, chưa thực sự trôi chảy.
2.4.5.7 Thanh lý Hải quan
Nhân viên giao nhận Janus chuẩn bị bộ chứng từ gồm: phiếu EIR, Danh sách
container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan (2 bản) được in trên web Tổng
cục hải quan, tờ khai Hải quan (bản chính và bản copy). Đem nộp bộ hồ sơ này đến
văn phòng đội giám sát cổng.
Tại đây cán bộ Hải quan sẽ quét mã vạch và kiểm tra trên hệ thống, đối chiếu
trên tờ khai những thông tin mặt hàng, số bill, số cont, số seal, ... mà người khai hải
quan đã khai những thông tin trước đó có chính xác hay không, Hải quan sẽ đóng dấu
xác nhận của bộ phận giám sát Hải quan lên phiếu EIR và 02 bản danh sách cont đủ
điều kiện qua khu vực giám sát hải quan.
Sau đó hải quan trả lại phiếu EIR có mộc đỏ, 01 bản chính tờ khai thông quan có
kèm danh sách cont. Nhân viên giao nhận sẽ giao cho nhà xe phiếu EIR để vào cổng.
Khi container được đặt yên vị trên xe, tài xế xe mang phiếu EIR này cho bảo vệ cổng,
Hải quan giám sát cổng đối chiếu các thông tin trên phiếu EIR, xem xét các thông tin
có đúng với thực tế không để quyết định cho xe ra khỏi cổng.
Thanh lí Hải quan là một bước quan trọng trong quy trình giao nhận hàng nhập
khẩu và cũng là bước cuối cùng để có thể nhận hàng và đưa hàng ra khỏi khu vực
giám sát Hải quan để giao lại cho khách hàng. Việc thanh lí nhanh hay chậm cũng sẽ
ảnh hưởng đến thời gian giao hàng mà đặc biệt là tốn thêm chi phí cho việc lưu
container quá hạn tại bãi. Ở bước thanh lí này, Janus chủ yếu làm thanh lí Hải quan
bằng hình thức trực tuyến, đôi lúc xảy ra sai sót về thông tin khai báo phiếu EIR tuy
nhiên, nhìn chung vẫn được điều chỉnh kịp thời và hoàn thành thanh lí Hải quan trong
ngày.

48
 2.4.5.8 Nhận hàng
Sau khi đã thanh lí Hải quan xong, nhân viên giao nhận của Công ty sẽ cầm
phiếu EIR hoặc mã Eport (nếu in phiếu EIR bằng điện), phiếu hạ rỗng của hãng tàu và
biên bản giao hàng cho tài xế xe (xe đầu kéo đã khai thông tin trên Eport) để xe đến
cảng trình cổng vào lấy container. Tại cảng lấy hàng, đây nhân viên viên giao nhận
cần kiểm tra số cont, số seal, seal có còn nguyên vẹn không, đặt biệt là cần chụp hình
các mặt container và seal trước khi nhận hàng.
Đối với hàng giao thẳng
Để xe được ra khỏi cổng, nhân viên giao nhận sẽ ký với lái xe “Biên bản giao
nhận hàng hóa” (mỗi bên giữ 01 bản) rồi đem tờ khai và phiếu EIR đến Hải quan cổng
để đóng dấu. Sau đó đưa các chứng từ cho nhân viên cổng xem, người này giữ lại 01
liên, xuất trình tương tự như vậy cho bảo vệ cổng và người này cũng giữ lại 01
liên. Nhân viên giao nhận sẽ nhận lại tờ khai gốc và phiếu EIR liên màu hồng.
Ở lô hàng giao nhận cho công ty, thuộc loại hàng giao thẳng, vì vậy nhân viên
giao nhận Janus sẽ cầm phiếu EIR và tờ khai đến Hải quan cổng tại khu vực cảng Cát
Lái để đóng dấu rồi xuất trình cho nhân viên cổng để có thể kéo cont về.
Nhận hàng theo cách giao thẳng tuy nhanh gọn và đơn giản hơn giao hàng rút
ruột, tuy nhiên người nhận phải chịu các phí liên quan về thuê cont, ngoài phí cược
cont người giao nhận phải chịu các phí về lưu cont tại bãi và lưu cont tại kho nếu như
lưu cont quá hạn (phí DEM, DET).
Quá trình nhận hàng tại cảng có nhiều bước thực hiện, các bước nhỏ nhặt nhưng
không thể không làm như ký biên bản giao nhận hàng, xuất trình phiếu EIR cho cả
Hải quan cổng và nhân viên bảo vệ, … Ngoài ra còn có các khâu kiểm tra, chụp lại
hình ảnh trước khi bốc hàng lên phương tiện vận tải, … Các bước này tuy không nằm
trong quy trình bắt buộc để lấy hàng tuy nhiên là một việc rất cần thiết để hạn chế rủi
ro cho người giao nhận cũng như cho chủ hàng. Bởi vì sau khi làm thủ tục nhận hàng
và cho xe rời khỏi cổng cảng thì mọi sự sai sót hư hỏng hàng hóa hoặc thậm chí là hư
hỏng chất lượng container cũng đều bị quy chụp cho trách nhiệm của người nhận hàng
chứ không phải thuộc về cảng giao hàng.
Các bước nhận hàng tại cảng được nhân viên giao nhận phố hợp cùng tài xế xe
đầu kéo thực hiện nhịp nhàng nhanh chóng. Tuy nhiên, một số trường hợp vẫn còn
mang thiếu chứng từ khiến cho việc nhận hàng bị trì trệ. Giao thông tắc nghẽn ở khu

49
vực đường vào cảng Cát Lái cũng là nguyên nhân dẫn đến việc nhận hàng không đúng
với thời gian đã lên kế hoạch.
2.4.5.9 Giao hàng cho khách hàng và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Nhân viên giao nhận theo tài xế giao hàng đến kho nhà nhập khẩu, tiến hành cắt
seal giao hàng và kiểm tra lại tình trạng container sau khi dỡ hàng. Chụp hình các mặt
trước mặt sau và các mặt trong container để biết được cont có bị hư hại gì hay không
và đánh giá được các loại phí cần phải chịu.
Khi giao hàng, phía Công Ty TNHH Thiên Ân Gaon Vinas, sẽ cử người kiểm tra
tình trạng hàng hóa được giao, nếu đầy đủ về số lượng và chất lượng, Janus sẽ làm
giấy xác nhận với khách hàng là hàng đã được giao để làm các thủ tục còn lại trong
quá trình giao nhận hàng hóa. Sau đó, nhân viên giao nhận điều phối xe đem trả cont
và lấy lại tiền cước cont.
Ở lô hàng giao nhận hàng dệt may của Công ty TNHH Thiên Ân Gaon Vinas,
khi container được giao đến kho người nhận tại công ty HSB, thì nhân viên Thiên Ân
ra nhận hàng và cùng với nhân viên giao nhận Janus tiến hành kiểm tra tình trạng hàng
hóa.
Số cont: 1x40GP
Số bao: 633
Tình trạng hàng hóa: Nguyên vẹn, không hư hại.
Sau đó, nhân viên Thiên Ân ký với nhân viên giao nhận giấy xác nhận đã nhận
hàng và cho phép xe đem cont rỗng rời đi mà không có khiếu nại gì.
Thông thường, Janus giao hàng cho khách hàng khá thuận lợi vì nếu bước nhận
hàng tại cảng được diễn ra êm đẹp có kiểm tra cẩn thận thì bước giao hàng cho khách
sẽ ít có sai sót. Một số vấn đề vẫn cần được khắc phục đó chính là thời gian giao hàng.
Việc giao hàng cho khách, Janus thường không thông báo về thời gian cụ thể mà chỉ
thông báo theo buổi sáng hoặc chiều vì tình trạng kẹt xe mỗi ngày không thể tính toán
trước được. Tuy nhiên có một số khách hàng khó tính muốn quy định thời gian giao
hàng cụ thể, theo đó nhân viên giao nhận phải cố gắng thực hiện các thủ tục và phối
hợp với lái xe thực hiện đúng tiến độ.
2.4.5.10 Trả container rỗng và lấy lại tiền cước
Sau khi giao hàng xong, xe đem trả cont rỗng tại bãi/depot được chỉ định trên
phiếu hạ rỗng. Trả cont phải có giấy xác nhận đã trả cont và xác nhận tình trạng cont

50
trên phiếu hạ rỗng. Nếu cont có hư hỏng như ghi trên phiếu hạ rỗng, nhân viên tại
bãi/depot sẽ tạm tính phí sửa chữa thông báo cho tài xế và thu tiền cược sửa chữa. Tài
xế xe giao lại phiếu hạ rỗng, phiếu thu tiền cược sửa chữa (nếu có) cho nhân viên giao
nhận Janus.
Sau đó, nhân viên Janus sẽ gửi mail hoặc lên hãng tàu xác nhận phí sửa chữa và
thanh toán phí sửa chữa đó. Thông thường phí sửa chữa cont sẽ được cấn vào phí cược
cont, sau khi trừ xong nếu cảng/depot sẽ trả lại số tiền cược còn thừa (cũng có thể phía
công ty giao nhận sẽ bù thêm nếu phí sửa chữa cont ở mức cao hơn).
Khâu trả cont rỗng thường được tiến hành nhanh chóng và ít xảy ra sai sót.
Trường hợp trả cont có chịu chi phí sửa chữa cũng được nhân viên giao nhận thực
hiện khá trôi chảy. Phần lớn nhân viên giao nhận của Janus là nhân viên nam và có
kinh nghiệm giao nhận từ 1 năm trở lên nên các công việc không đòi hỏi nhiều chứng
từ như trả cont nhận lại tiền cược được nhân viên thực hiện khá tốt.
2.4.5.11 Quyết toán và bàn giao chứng từ cho khách hàng
Sau khi giao hàng và trả cont rỗng, nhân viên giao nhận sẽ tính toán lại tất cả các
chi phí làm hàng của một lô hàng. Sau đó báo lại cho bộ phận kế toán để xuất hóa đơn
(debit note) cho khách hàng, yêu cầu khách thanh toán. Theo đó, nhân viên kế toán
bàn giao lại các chứng từ, hóa đơn liên quan cho khách hàng. Đồng thời, Công ty TNHH
Thương mại Dịch vụ Janus cũng lưu lại thông tin lô hàng, bản sao các chứng từ liên quan
bằng file mềm với mục đích làm bằng chứng phòng ngừa trường hợp có phát sinh khiếu
nại sau này giữa các bên liên quan và cũng là thông tin tham khảo khi cần thiết cho các lô
hàng khác, đặc biệt là cho nhân viên mới hay thực tập sinh tham khảo.
Ở lô hàng này, Janus sẽ giữ lại các file Hợp đồng, SeaWay bill, EDO, AN, INV,
P/L, Tờ khai nhập nhập khẩu và các chứng từ liên quan khác liên quan đến thanh toán.
Janus có quy trình quyết toán và lưu hồ sơ chặt chẽ, các thủ tục thanh toán cũng
được thực hiện tỉ mỉ từng bước. Với những khách hàng thân thuộc, khâu quyết toán
thường được diễn ra đơn giản hơn bởi thông tin thanh toán đã có sẵn và khách hàng
thường không kiểm tra nhiều về các phí hay có khiếu nại đối với phí sửa chữa cont.
Để quá trình quyết toán diễn ra nhanh chóng thì nhân viên giao nhận phải liệt kê chính
xác các khoản phí để bàn giao lại cho kế toán. Tuy nhiên, một số trường hợp vẫn xảy
ra sai sót và quên một vài chi phí khiến cho quá trình bàn giao xác nhận chi phí với kế
toán bị kéo dài thời gian do phải điều chỉnh bổ sung nhiều lần.
Đánh giá chung về tình hình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container (FCL)
bằng đường biển của Janus
51
 Ưu điểm
Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu của Công ty TNHH Thương mại Dịch
vụ Janus được đội giao nhận phối hợp với các phòng ban khác hoàn thành nhằm đáp
ứng tốt các dịch vụ cho khách hàng. Những ưu điểm trong dịch vụ giao nhận hàng
nhập của Janus đó là:
Janus có quy trình giao nhận bắt kịp xu hướng mới.
Công nghệ ngày càng hiện đại, rõ ràng các bước giao nhận cũng không còn quy
củ như trước. Thay vào đó, một số bước như lấy khai Hải quan, lấy D/O, thanh lí Hải
quan hay thậm chí là lấy phiếu EIR đã được triển khai theo hình thức trực tuyến. Theo
đó, Công ty đã hưởng ứng và áp dụng thực hiện trên Internet một cách tỉ mĩ và thận
trọng. Việc thực hiện online ít tốn thời gian hơn, ít tốn nhân lực mà do vậy đã cắt giảm
được một phần chi phí cho Công ty. Tuy nhiên, không phải hãng tàu nào cũng có áp
dụng EDO, vì vậy khi làm việc với từng hãng tàu khác nhau, Công ty cũng chú ý kiểm
tra các quy định mới nhất của hãng tàu đó để có những điều chỉnh phù hợp nhất.
Janus có đội ngủ nhân viên trẻ, đầy nhiệt huyết với công việc.
Nhân viên kinh doanh với khả năng am hiểu, nắm vững các dịch vụ, giá cước
dịch vụ của Công ty trong tư vấn, đàm phán với khách hàng tiềm năng. Nhân viên cấp
dưới được nhân viên cấp trên thường xuyên nhắc nhở về việc “thuộc lòng” các dịch
vụ mà Công ty có cung cấp, về giá có thể nhớ hoặc không nhưng hầu hết nhân viên
Sales đều ghi nhớ chính xác để quá trình tư vấn dễ dàng hơn.
Nhân viên giao nhận rất chú trọng các bước ở cảng và các bước nhận hàng từ
cảng, giao hàng cho khách tuy rằng việc này có thể bàn giao hết cho lái xe. Một phần
vì tính chu đáo trong nhiệm vụ của mình, một phần mong muốn hạn chế thấp nhất các
sai sót và có thể khắc phục nhanh nhất có thể nếu không may có xảy ra sai sót gì,
hướng tới mục tiêu chung của Công ty và cũng là đỡ mất thời gian cho mình.
Công ty đã đề ra chiến lược kinh doanh đúng đắn, phù hợp với nguồn lực chung.
Năng lực tài chính là một nhân tố quan trọng và có ảnh hưởng thiết thực đối với
hiệu quả dịch vụ giao nhận của Công ty. Với nguồn vốn ban đầu không lớn, Công ty
đã cố gắng trang trải đầy đủ các trang thiết bị cần thiết cho quá trình giao nhận hàng
hóa. Công ty kinh doanh có lời qua các năm, nguồn lợi nhuận được cộng gộp vào tiền
vốn. Trong giai đoạn 2019 – 2021 Công ty luôn giữ tỷ trọng mức vốn vay an toàn từ
50% trở xuống, điều này giúp cho khách hàng tin tưởng công ty hơn.

52
 Chiến lược kinh doanh mà Công ty chú trọng là an toàn hàng hóa và đảm bảo
không trễ thời gian hoàn thành dịch vụ là trên nhất. Dựa trên nguồn vốn ban đầu và có
lời qua các năm, Công ty cũng đầu tư vào trang thiết bị, đặc biệt là nâng cấp, cập nhật
hệ thống máy tính của Công ty thường xuyên (định kì 6 tháng/lần). Bên cạnh đó,
chiến lược nâng cao chất lượng dịch vụ của Công ty luôn đi kèm mở rộng dịch vụ, giá
cước vận chuyển điều chỉnh ở mức hợp lý so với các đối thủ cạnh tranh.
Ít xảy ra sai sót trong khâu xử lí chứng từ và tra mã HS Code.
Khâu kiểm tra bộ chứng từ là một ưu điểm lớn của Công ty, việc kiểm tra đối
chiếu giữa các chứng từ liên quan trong bộ chứng từ giao nhận hàng hóa nhập khẩu
bằng đường biển được thực hiện thận trọng, xem xét từng chứng từ một và tương tác
tốt với khách hàng dù là bộ chứng từ đầy đủ hay có xảy ra sai sót thì, phía nhân viên
Công ty cũng đều thông báo lại khách hàng. Nhờ vậy mà các bước giao nhận phía sau
ít gặp vấn đề về chứng từ, diễn ra thuận loại và nhanh chóng hơn. Điều này làm nổi
bật mục tiêu trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhược điểm
Bên cạnh nhiều ưu điểm nổi bật nêu trên, các bước dịch vụ giao nhận hàng hóa
nhập khẩu nguyên cont bằng đường biển của Công ty còn tồn đọng một số nhược
điểm sau:
Dịch vụ giao nhận bị ảnh hưởng rất nhiều bởi điều kiện tự nhiên và cơ sở hạ
tầng chung.
Cơ sở hạ tầng tại Việt Nam tuy đã có những cải tiến nâng cấp qua các năm, tuy
nhiên so với mặt bằng chung của thế giới vẫn còn khá hạn chế. Đặc biệt trong các năm
gần đây, tình trạng thiếu container rỗng ảnh hưởng rất nặng nề đối với các hoạt động
logistics toàn cầu, ảnh hưởng mạnh đến logistics Việt Nam, làm cho chi phí của ngành
này tăng lên đáng kể. Đối với các dịch vụ giao nhận nhập khẩu mà khách hàng nhập
khẩu là người thuê tàu thì Công ty Janus sẽ làm luôn dịch vụ book tàu, tuy nhiên việc
lựa chọn hãng tàu với mức cước phí ổn định và ít xảy ra hiện tượng delay, trễ chuyến,
đối với các công ty giao nhận mà nói không phải là chuyện dễ dàng. Cước vận tải tăng
do vậy ảnh hưởng nhiều đến phí dịch vụ giao nhận mà công ty cung cấp, gây ảnh
hướng kéo theo đến việc tìm kiếm khách hàng.
Thời tiết vốn là một trong những nhân tố ảnh hưởng đến giao nhận hàng hóa.
Giao nhận có chịu ảnh hưởng của thời tiết địa phương, thời tiết khu vực diễn ra các
hoạt động giao nhận mà vì vậy, đôi khi sự chậm trễ do thời tiết xấu lại không thể đánh
giá được hết năng lực giao nhận của Công ty.
53
 Chiến lược tìm kiếm khách hàng của Janus chưa nổi bật. Công ty Janus còn gặp
khó khăn trong tìm kiếm khách hàng và duy trì mối quan hệ với khách hàng của mình.
Mặc dù đã có những cố gắng tiếp cận nhiều kênh để tiếp cận được nhiều khách hàng
tiềm năng hơn, nhưng lượng khách hàng “kéo về” cũng chỉ ở mức trung bình và ít
khách hàng lớn. Ngoài các hình thức hội chợ, triển lãm hay thông qua các trang vàng
Công ty hiện chưa có những kênh tìm kiếm nào mới để đa dạng hóa khách hàng của
mình. Còn đối với một số khách hàng quen hiện có, Công ty vẫn chưa đẩy mạnh và
chú tâm nhiều vào các dịch vụ tri ân khách hàng hay các ưu đãi nào nổi bật. Nhiều
khách hàng có phàn nàn về vấn đề này, Công ty đã có chút tác động nhưng đến thời
điểm hiện tại vẫn chưa có biểu hiện gì nổi bật.
Tuy Công ty có định hướng đúng đắn về chú trọng chất lượng hàng hóa và tốc
độ vận chuyển, nhưng công tác tổ chức giao nhận hiện tại của công ty vẫn chưa thực
sự hiệu quả. Trình tự các bước được xem là hợp lí, thời gian hoàn thành các bước
nghiệp vụ không phải trì trễ mà trong đó, nó vẫn chưa được tối ưu. Chẳng hạn như
bước thủ tục thông quan và bước thanh lí Hải quan, tuy không gấp gáp nhưng nếu
Công ty có kế hoạch cụ thể thì các bước có thể tiến hành cùng một buổi trong ngày, và
nếu có tính toán tối ưu hơn, việc tiếp nhận lệnh giao hàng nên được thực hiện vào buổi
chiều hôm nay, làm thủ tục Hải quan vào buổi sáng hôm sau và nhận hàng giao cho
khách hàng vào buổi chiều cùng ngày.
Còn xảy ra sai sót trong khai báo hải quan điện tử.
Vì một số nguyên nhân có cả chủ quan và khách quan mà việc khai hải quan
điện tử của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus vẫn còn mắc phải một số sai
sót như nhập sai thông tin địa điểm lưu kho chờ thông quan, khai thiếu thông tin cont,
…
Nguyên nhân chủ yếu là do các nhân viên hiện đều nhập trực tiếp các thông tin
cont, seal và hàng hóa mà không thông qua file excel đã lập trước, dễ xảy ra sai sót,
đặc biệt là đối với những lô hàng có nhiều container, nhiều loại hàng hóa. Việc khai
báo phụ thuộc nhiều vào tình trạng máy móc và đường truyền Internet gây khó khăn
và dễ xảy ra việc khai báo sai thông tin. Điều này dẫn đến một số lô hàng phải khai
lại, thậm chí có một số lô bị sai nhiều dẫn đến bị đẩy sang luồn đỏ phải làm kiểm hóa
khá rườm rà.

54
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ
3.1 Giải pháp
3.1.1 Giải pháp về ứng dụng ngày càng nhiều công nghệ thông tin vào các
bước quy trình giao nhận hàng hóa
Trong bối cảnh hiện nay, việc áp dụng công nghệ vào các hoạt động là điều tất
yếu, đặc biệt trong lĩnh vực giao nhận hàng nhập khẩu. Công ty TNHH Thương mại
Dịch vụ Janus. nhận ra tầm quan trọng của việc áp dụng công nghệ vào quy trình của
mình và cần tập trung vào việc tiếp tục cải thiện và áp dụng công nghệ vào các bước
còn lại của quy trình nhằm tối ưu hóa hoạt động.
Để thực hiện điều này, Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus cần liên tục
theo dõi và nắm bắt tiến độ phát triển của khoa học và công nghệ hiện đại để kịp thời
áp dụng vào các quy trình của công ty. Khi có các cải tiến mới, công nghệ mới xuất
hiện, Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus cần xem xét tính cần thiết và đầu tư
vào việc sử dụng phần mềm, chương trình hoặc thiết bị tự động để tiết kiệm thời gian
và chi phí.
Ngoài ra, công ty cần thường xuyên tạo điều kiện cho nhân viên nắm bắt và học
hỏi về việc sử dụng các thiết bị, phần mềm, máy móc mới trước khi đầu tư vào việc sử
dụng chúng trong thực tế. Điều này giúp nhân viên sẵn sàng áp dụng công nghệ mới
một cách nhanh chóng và hiệu quả khi công ty quyết định đầu tư vào sử dụng chúng
cho quy trình kinh doanh.
Bằng cách áp dụng khoa học và công nghệ hiện đại vào quy trình giao nhận
hàng, công ty có thể đảm bảo các bước nghiệp vụ diễn ra chính xác và nhanh chóng
hơn, đồng thời giúp tiết kiệm chi phí nhân công và tạo lòng tin từ phía khách hàng.
Điều này sẽ giúp công ty nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường giao nhận.
3.1.2 Giải pháp hoàn thiện quá trình kiểm tra và chuẩn bị chứng từ
Chứng từ là một trong những yếu tố quan trọng quyết định việc thông quan hàng
hoá, việc đưa hàng về kho khách hàng đúng giờ. Do tính chính xác của chứng từ là
rất quan trọng và khâu chuẩn bị, kiểm tra chứng từ nếu NVCT bất cẩn và thiếu trách
nhiệm dẫn đến việc sai sót có thể kéo theo sự chậm trễ của cả một quy trình giao nhận,
đồng nghĩa với việc trễ kế hoạch, tăng chi phí. Nếu phát hiện thông tin trên chứng từ
sai sót, chi cục sẽ trả lại bộ chứng từ, làm thời hạn trễ đi so với 1 ngày kế hoạch. Nếu
công ty tiến hành tốt giai đoạn này sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian cũng như chi phí, vì

55
vậy giải pháp cần đặt ra là giảm thiếu đối đa sai sót của bộ chứng từ nhằm đảm bảo
đúng tiến độ và giảm thiếu chi phí.
Muốn cải thiện được hạn chế sai sót ngay từ đầu tiên của quy trình thì đòi hỏi
NVCT cần phải cận thẩn, tỉ mỉ và có kiến thức chuyên môn về XNK. Bên cạnh đó,
công ty nên vạch ra những kế hoạch cụ thể cho nhân viên làm nền tảng cố gắng như:
- Khi nhận BCT từ tay khách hàng, NVGN cần kiểm tra ngay BCT có đầy đủ
chưa để khách hàng kịp thời bổ sung và tiết kiệm thời gian đi lại. Cần ghi nhận lại đã
giao nhận bao nhiêu chứng từ và số lượng bán chính đã đóng mọc/ ký tên. Có trách
nhiệm giữ gìn gìn hồ sơ. Phê bình ngay khi NVGN bất cẩn, làm ảnh hưởng đến cả quy
trình. NVGN không được chủ quan mà cần kiểm kê lại số lượng chứng từ cũng như
hồ sơ được giao, tránh tình trạng thiếu chứng từ.
- NVCT chuẩn bị đầy đủ từng bộ hồ sơ, hoàn thành theo từng hợp đồng một, dễ
gây nhầm lần hồ sơ vì mỗi mặt hàng cùng lúc nhiều hồ sơ của các lô hàng khác nhau,
dễ gây nhầm lẫn hồ sơ vì mỗi mặt hàng cần có những chứng từ khác nhau và mỗi lô
hàng là hoàn toàn khác nhau. Trong quá trình bổ sung chứng từ cho hồ sơ , sẽ có một
số mặt hàng yêu cầu những văn bản bổ sung và công ty sẽ chịu trách nhiệm bổ sung
này, NVCT phẩi nhập máy cẩn thận vì đây là lúc dễ sai sót nhất, kiểm tra kỹ số trên
chứng từ với số trên văn bản. Khi lập những chứng từ mới, cần xác nhận lại thông tin
với khách hàng. Thường xuyên cập nhật tình hình lô hàng với NVGN, nhanh chóng
chỉnh sửa khi biết chứng từ sai.
3.2 Kiến nghị
3.2.1 Đối với cơ quan Nhà nước
 Hoàn thiện hệ thống pháp luật
Nhà nước có vai trò quan trọng trong việc tạo nên cầu nối, lắng nghe và tiếp thu
ý kiến của các doanh nghiệp để ban hành các nghị đinh, quyết định hợp lý. Tuy nhiên,
thực tế cho thấy hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nước ta chưa đầy đủ và đồng
bộ, đôi khi còn nặng tính áp đặt, chưa đứng về lập trường của các doanh nghiệp vì vậy
tạo ra không ít bức xúc khi đưa vào áp dụng. Một trong những vấn đề gây trở ngại cho
doanh nghiệp hiện nay là thuế. Biểu thuế XNK thường xuyên thay đổi và áp dụng
ngay khi có quyết định, khiên cho các công ty XNK bị lúng túng. Vì vậy, khi có quyết
định thay đổi về biểu thuế, việc thiết lập một thời hạn để các doanh nghiệp có đủ thời
gian để điều chỉnh kế hoạch kinh doanh là cần thiết. Điều này giúp tạo điều kiện cho
doanh nghiệp thích nghi với thay đổi và giảm bớt khó khăn trong quá trình thực hiện.

56
  Cải cách và đơn giản hoá các thủ tục hành chính
Nhà nước cần có một chính sách thống nhất về việc đăng ký thủ tục hải quan tại
các cảng biển và sân bay. Thực tế cho thấy mỗi nơi đều có quy tình làm thủ tục khác
nhau, làm cho các doanh nghiệp gặp khó khăn khi thay đổi nơi làm thủ tục. Bên cạnh
đó, các thủ tục hành chính vẫn còn rườm rà và phức tạp. Cần cải cách, đơn giản hoá
thủ tục phù hợp với môi trường quốc tế
3.2.2 Đối với công ty
- Với việc khối lượng công việc ngày càng tăng, nhưng số lượng nhân viên trong
phòng Xuất nhập khẩu (XNK) có hạn, điều này tạo ra áp lực và dễ dẫn đến sai sót
trong quá trình làm việc. Để giải quyết vấn đề này, công ty cần tuyển thêm nhân viên
mới, đặc biệt là nhân viên chuyên trách. Quy trình tuyển dụng cần được chú trọng,
bao gồm việc kiểm tra kỹ năng chuyên môn cũng như thái độ làm việc của ứng viên.
- Giám đốc cần nắm bắt tình hình hoạt động và theo dõi tiến độ làm việc của
nhân viên, đồng thời kịp thời nhắc nhở và chấn chỉnh nếu cần.
- Đặt ra mục tiêu về doanh thu và lợi nhuận theo từng tháng, giám đốc cần tuyên
dương và khen thưởng nhân viên đạt thành tích tốt. Xem xét việc tăng lương định kỳ,
ví dụ mỗi 6 tháng một lần. Tổ chức các chuyến du lịch nội hoặc ngoại địa từ 1-2 lần
mỗi năm tuỳ theo tình hình kinh doanh, nhằm tạo động lực và nâng cao sự hài lòng
của nhân viên.
- Đầu tư vào trang thiết bị và cơ sở vật chất để đáp ứng nhu cầu công việc và sẵn
sàng cho việc mở rộng thị trường là một yếu tố quan trọng. Điều này giúp công ty
hoạt động hiệu quả và cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.

57
 PHẦN KẾT LUẬN
Giao nhận hàng hóa là một hoạt động quan trọng trong chuỗi cung ứng, dịch vụ
này đã đóng góp một phần không nhỏ vào hoạt động kinh doanh, khắc phục đáng kể
trong việc cân bằng cán cân thanh toán và mậu dịch quốc tế. Trước sự cạnh tranh ngày
càng gay gắt và sự thay đổi liên tục theo cơ chế thị trường, các doanh nghiệp kinh
doanh nói chung và các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói riêng cần phải nỗ lực ngày
càng nhiều để nhanh chóng thích nghi và cạnh tranh cùng nhau phát triển. Vì vậy, các
doanh nghiệp luôn phải thực hiện các bước cải tiến quy trình sản xuất, kinh doanh, cắt
giảm các chi phí phát sinh không đáng có nhằm tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh
nghiệp. Trong đó việc thực hiện hợp lý, nhanh chóng quy trình giao nhận hàng hóa thì
cực kỳ quan trọng vì nó giúp giảm chi phí, thời gian, rủi ro không đáng có đồng thời
thể hiện uy tín của công ty với khách hàng. Qua quá trình thực tập tại doanh nghiệp,
em có những nhận thức mới về hoạt động thực tế tại một doanh nghiệp về môi trường
làm việc, cách thức vận hành và áp dụng kiến thức đã được học ở trường từ các môn
như thực hành nghiệp vụ ngoại thương, vận tải đa phương thức… vào thực tế. Từ đó,
quan sát được những ưu điểm và nhược điểm tồn tại trong quy trình giao nhận của
công ty. Qua đó, em đã tiến hành đề xuất một số giải pháp như ứng dụng ngày càng
nhiều công nghệ thông tin vào các bước quy trình giao nhận hàng hóa, đầu tư, nâng
cấp cơ sở hạ tầng, mở rộng quy mô nhân sự, đào tạo chuyên môn hóa nhân sự. Những
giải pháp và kiến nghị này em hy vọng sẽ giúp hoạt động của công ty ngày càng hiệu
quả, tiết kiệm được chi phí và càng phát triển hơn trong tương lai.

58
 TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ JANUS, 2023.
[2] Đoàn Thị Hồng Vân, 2010. Giáo trình Quản trị xuất nhập khẩu. NXB Lao
động – Xã hội.
[3] Phòng Kế toán Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus, Kết quả hoạt
động kinh doanh của công ty giai đoạn 2019 - 2021.
[4] Phòng Chứng từ Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus, Quy trình xử
lý chứng từ hàng nhập tại công ty.
[5] Phòng Giao nhận Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus, Quy trình giao
nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty.
[6] Tô Thị Phương Dung. (2021, August 9). Các hình thức nhập khẩu hàng hóa
vào Việt Nam theo quy định của pháp luật.

59