Візити та бесіди як дієві інструменти

комунікації в публічному управлінні

 Різновиди візитів, їх протокольні
характеристики та засади організації.

 Протокольні характеристики бесіди.

 Етикет телефонної розмови.

 Різновиди візитів, їх протокольні
характеристики та засади організації
Візит (з французької visite, з латинської visito -
відвідую) – відвідування кого-небуть, зазвичай
офіційне.

Візити сприяють розвитку міжнародних зв'язків, швидкому і

авторитетному вирішенню гострих і складних питань
міжнародного життя. Водночас вони є засобом реалізації
багатьох інших форм дипломатичної діяльності - участь у
міжнародних конгресах, конференціях, нарадах; у роботі
міжнародних організацій; підготовка та укладення
міжнародних договорів та угод тощо.
Різновиди візитів, їх протокольні характеристики та
засади організації

Візити поділяються на:

 Різновиди візитів, їх протокольні характеристики та
засади організації
Важливим елементом підготовки візиту є його ПРОГРАМА, яка представляє
собою перелік ретельно продуманих заходів, враховуючи рівень і характер
відносин двох сторін, виконання яких повинно сприяти досягненню мети візиту.

При складанні проекту програми враховують:

oзавчасне узгодження даного візиту;
oчас;
oпроведення традиційних заході відповідно до рівня гостя або делегації;
oпобажання гостя;
oсклад офіційних осіб;
oпротокольне забезпечення візиту;
oорганізацію та проведення інших дво- і багатосторонніх зустрічей,
консультацій, засідань.
 Різновиди візитів, їх протокольні
характеристики та засади організації

Державний візит - це візит найвищого рівня. Державним може бути тільки візит
глави держави (президента, монарха). Державний візит відрізняється своїм
політичним значенням, своєю значущістю, урочистістю.

Як правило, державний візит у іншу країну здійснюється один раз за час

перебування глави держави на посаді.

Візит такого роду реалізується з проведенням усіх церемоніальних почестей як при зустрічі
(проводах), так і при проведенні інших заходів, передбачених програмою перебування високого
гостя.
 Різновиди візитів, їх протокольні
характеристики та засади організації
У більшості випадків державний візит завершується
підписанням заключних документів - одного або
декількох, у яких фіксується оцінка стану
двосторонніх відносин, намічаються шляхи та
конкретні заходи щодо подальшого розширення і
щодо поглиблення співпраці між країнами, в деяких
випадках може даватися оцінка певних міжнародних
проблем.

Окремими документами, що підписуються у

результаті державного візиту, можуть бути угоди з
конкретних питань, які стосуються двох країн
(економічних, науково-технічних, культурних,
військових тощо).
 Різновиди візитів, їх протокольні
характеристики та засади організації
Протокольні характеристики державного візиту

Візит розпочинається із зустрічі (проводів) поважних гостей на аеродромі .

Над аеродромом піднімаються державні прапори України та країни гостя. Перед трапом літака
стелиться червона килимова доріжка. Високого гостя, який сходить з літака, дівчата у
українських національних костюмах вітають хлібом-сіллю. Якщо високий гість прибуває з
дружиною, їй вручають букет квітів хлопці в українських національних костюмах. Біля трапа
високого гостя вітають Прем'єр-міністр України, перший заступник Міністра закордонних
справ, глава Адміністрації Президента України, посол України у країні гостя.
Після представлення високому гостю українських офіційних осіб, які його зустрічають, він з
дружиною прямує до кортежу, на основній машині якого встановлюються прапорці України і
країни гостя
 Різновиди візитів, їх протокольні
характеристики та засади організації

Кортеж супроводжується ескортом

мотоциклістів. У місті на шляху
проходження кортежу вивішуються
державні прапори України та країни
гостя.
 Різновиди візитів, їх протокольні
характеристики та засади організації

Правила розсадки в автомобілі

 Першим почесним місцем є місце на задньому
сидінні праворуч у напрямку руху автомобіля,
друге почесне місце - за водієм.
 Першим сідає пасажир на найбільш почесне місце,
потім - пасажир, який займає друге місце. Якщо в
автомобіль сідає ще одна особа, тоді займається
місце № 3 між двома почесними місцями, щоб не
заважати тому, хто сидить на почесному місці, під
час виходу.
 Особа, яка займає місце № 1, входить через праві
дверцята, а решта, щоб не турбувати того, хто
сидить на почесному місці, - через ліві. Виходять
першими особи, які займають почесні місця.
 На передньому сидінні сідає перекладач або
асистент-організатор групи.
 Різновиди візитів, їх протокольні
характеристики та засади організації

Офіційна церемонія зустрічі (проводів)
відбувається біля Марийського палацу
(або біля Адміністрації Президента
України), біля входу у який
встановлюються державні прапори
України та країни гостя. Біля палацу
шикується почесна варта, яка
представляє три роди військ Збройних
сил України. Оркестр грає державні
гімни країни гостя і України.
Під час виконання гімнів звучить салют
націй (21 артилерійський залп).
Начальник почесної варти віддає
рапорт. Після цього керівники двох
держав оглядають стрій почесної варти.
Президент іноземної держави вітає
почесну варту українською мовою:
«Вітаю воїнів».
Після повернення президентів на місце
початку церемонії воїни почесної варти
проходять перед ними урочистим
маршем.

Далі відбувається церемонія

представлення членів офіційних
делегацій обох сторін.  

 
 Різновиди візитів, їх протокольні
характеристики та засади організації

Ділова частина візиту, хоча і у меншій мірі, але також враховує вимоги
протокольних норм. Безумовно, в центрі уваги при державному візиті
перебувають переговори, бесіди високих осіб. Протоколом визначаються час і
місце переговорів, коло офіційних осіб, які беруть участь у зустрічах з обох
сторін.

Після завершення переговорів, як правило, влаштовується прес-конференція.

Зазвичай, глави держав роблять заяви стосовно основних напрямків
двостороннього співробітництва та коротко підводять підсумки проведених
переговорів.
 Різновиди візитів, їх протокольні характеристики
та засади організації
У програмі державного візиту передбачаються також і церемоніальні заходи,
багато з яких збігаються з прийнятою міжнародною практикою проведення
візитів на вищому рівні:

покладанням вінків до могили Невідомого солдата (в Україні також монумент

жертвам голодоморів);

офіційний обід або сніданок (з боку гостя, зазвичай, влаштовується такий же

захід у відповідь);

за бажанням - відвідання театру;

вручення пам'ятних подарунків, державних нагород (з обох сторін);

у деяких випадках влаштовуються зустрічі з громадськістю країни,

представниками ділових кіл тощо;

знайомство з найбільш яскравими пам'ятками столиці, історико-культурними

пам'ятками (за бажанням); поїздка по країні (за бажанням).
Покладанням квітів, вінків до могили Невідомого солдата
Відвідування театру Вручення нагород

Порошенко нагородив сенатора

Грема - орденом Ярослава Мудрого
за вагомий персональний внесок у
зміцнення відносин між Україною та
США (грудень 2016 р.)
 Різновиди візитів, їх протокольні
характеристики та засади організації

Офіційні візити - це візити делегацій, очолюваних Прем'єр-

міністром країни, Міністром закордонних справ. Офіційним є
також візит Глави держави, якщо Президент (монарх) відвідує ту
чи іншу країну вдруге (існує правило, згідно з яким глава
держави може прибути у будь-яку країну з державним візитом
тільки один раз за час перебування при владі). Офіційний візит
В.Зеленського до
По суті, ділова частина офіційного візиту не відрізняється від Польщі
(31 серпня 2019р.)
ділової частини державного візиту. Основні відмінності
спостерігаються у протоколі проведення офіційної церемонії
зустрічі (проводів). Так, при офіційному візиті низьким є рівень
осіб, які зустрічають на аеродромі; у меншій кількості
вивішуються державні прапори країни гостя і країни господаря;
при виконанні державних гімнів обох сторін не лунає салют
націй. У деяких країнах (наприклад, в Росії) протокол визначає,
Офіційний візит
що державний візит триває довше (3-4 дні), ніж офіційний (2-3 В.Зеленського до
дні, є також варіант 1-1,5 дні). На честь високого гостя Святого Престолу
приймаюча сторона влаштовує сніданок або обід. (9 лютого 2020р.)
 Різновиди візитів, їх протокольні
характеристики та засади організації

Робочий візит - візит, що має цільове призначення, зокрема участь

у переговорах, міжнародних нарадах, консультаціях, конференціях,
підписання міжнародного договору або угоди, участь у відкритті
національних виставок. Як правило, до робочих належать і візити
для прийняття участі у святкуванні ювілейних дат, національних
свят.
При робочому візиті передбачається один протокольний захід з
боку господарів - обід або сніданок. Якщо немає особливого
побажання гостя, не передбачається покладання вінків до могили
Невідомого солдата, не буває офіційного відвідування театру,
інших заходів. Як правило, не передбачаються поїздки по країні. Президент України
Робочий візит зазвичай є недовгим. Петро Порошенко
з прем’єр-міністром
Канади Джастіном
Останнім часом у міжнародній практиці досить значного Трюдо
під час робочого
поширення набули так звані «зустрічі без краваток» - робочі візиту у Канаді
візити, які проходять у неофіційній обстановці. 22-23 вересня 2017р.
 Різновиди візитів, їх протокольні
характеристики та засади організації
Неофіційний візит - це візит іноземних державних діячів в
особистих або приватних справах.

Неофіційний характер переговорів зовсім не означає

поверхневого підходу до питань, які обговорюються.

При неофіційних візитах протокольні заходи, як правило, не

передбачаються або ж посідають мінімальне місце.

В Україні за наявності відповідної домовленості главі

іноземної держави, уряду можуть надаватися державна
резиденція, автотранспорт, охорона. Під час зустрічі
(проводів) в аеропорту (на вокзалі) піднімаються державний
прапор і державний прапор України. Від української
сторони глави іноземної держави бере участь заступник
міністра закордонних справ України.
Неформальна зустріч
Державний прапор відповідної іноземної держави над НАТО в Німеччині, де
державною резиденцією, у якій розміщується глава обговорювалися війна в
іноземної держави, не піднімається, прапорці/штандарти на Україні, безпека Фінляндії,
автомашині не встановлюються. Швеції
(14 липня 2022 р.)
 Різновиди візитів, їх протокольні
характеристики та засади організації

Візит проїздом - відносно коротке перебування офіційної делегації або

почесного гостя у країні, через територію якої він прямує.

При таких візитах церемоніальний елемент зведений до мінімуму.

У місцях зупинок таким державним діячам або делегаціям надаються

загальноприйняті знаки уваги.

У разі проїзду глави іноземної держави (уряду) через Київ його зустрічають на
вокзалі (в аеропорту) заступник міністра закордонних справ України разом із
главою дипломатичного представництва відповідної іноземної держави в
Україні, керівник відповідного структурного підрозділу та відповідальний
працівник структурного підрозділу з питань протоколу МЗС України. Під час
зустрічі піднімаються прапор і Державний Прапор України.
 Різновиди візитів, їх протокольні
характеристики та засади організації
На прохання іноземної сторони в окремих випадках
за наявності попередньої домовленості можуть бути
організовані зустрічі (бесіди) глави іноземної держави
(уряду) з Президентом України, Головою Верховної
Ради України, Прем'єр-міністром України, іншими
посадовими особами України. главу іноземної держави
також зустрічає (проводжає) спеціально призначений
представник посадової особи, з якою організовано Зустріч Президента Австрії
Александера Ван дер Беллен
зустрічі (бесіди).
з міським головою Львова
Андрієм Садовим (15
Під час проїзду по Києву автомашину глави березня 2018 р.)
іноземної держави супроводжують спеціальні
автомобілі МВС. На основній автомашині
встановлюються прапорці відповідної іноземної
держави і України (відповідно праворуч і ліворуч у
напрямку руху автомашини). Офіційні протокольні
заходи при цьому не проводяться. а в іншому місті
України, її зустрічають та проводжають керівники
відповідних місцевих органів виконавчої влади.
 Різновиди візитів, їх протокольні
характеристики та засади організації

Приїзд делегації або державних діячів на

ювілейні заходи або з нагоди знаменної події.
Такі візити встановлюється окремо в кожному
конкретному випадку.

Президент України Володимир

Зеленський разом із президентом
Республіки Молдова Маєю Санду,
президентом Республіки Польща
Анджеєм Дудою та президентом
Зустріч Прем'єр-міністра Канади Джастіна Румунії Клаусом Йоганнісом у
Трюдо та Президента України Петра Порошенка Кишиневі взяв участь в урочистостях
від 23 вересня 2017 року з нагоди відзначення 25- з нагоди 30-річчя незалежності
тої річниці встановлення дипломатичних Молдови (27 серпня 2021).
відносин між Канадою та Україною
 Протокольні характеристики бесіди
Протокольні і ділові візити складають з метою
налагодження контактів і проведення бесід з керівниками
держави, офіційними особами МЗС та інших міністерств та
відомств, з парламентаріями, членами дипломатичного
корпусу, політичними діячами партій, представниками
профспілок, громадських організацій, ділових кіл,
військовими діячами, діячами культури, науки, мистецтва,
працівниками ЗМІ тощо.

Тому мистецтво встановлювати, підтримувати і розвивати

контакти з офіційними особами, а також цікавими і
мудрими людьми, мистецтво вести дипломатичні бесіди в
різних умовах і на різних рівнях має неоціненне значення.

Якщо ж поставити запитання, що в роботі є найважчим і

найскладнішим, найважливішим і найвідповідальнішим, а в
той же час найцікавішим і найкориснішим, то відповідь
може бути одна —бесіда.
 Протокольні характеристики бесіди
Поняття «бесіда» — надзвичайно широке. Бесіди різняться між собою як тематично, так
і конкретними умовами, в яких вони відбуваються, метою, яка ставиться, складом
співрозмовників і багатьма іншими чинниками. Тому важко дати диференційовані
рекомендації для кожного виду бесід, але є певні загальні закономірності, на яких
доцільно зупинитися.

 Результати будь-якої бесіди залежать від професійної підготовки дипломата, його

вміння мобілізувати і правильно спрямувати знання і досвід, уміння слухати
співрозмовника, виділяти головні арґументи положень, які він висуває, і бути
готовим виставити свої контрарґументи та докази.

 Конкретні умови, в яких відбувається бесіда, безумовно, впливають на її характер,

тривалість. Навряд чи вдасться провести змістовну глибоку бесіду на офіційному
прийомі, концерті, в театрі, коли навколо багато сторонніх людей, і хтось може
втрутитися у вашу розмову. Тому в таких випадках відбувається короткий обмін
інформацією (інколи достатньо й кількох речень, щоб з’ясувати якесь конкретне
питання) або досягається домовленість про ґрунтовнішу зустріч з питань, які
становлять взаємний інтерес.

 Варто бути дуже уважним до співрозмовника, проявляти максимальну чемність, за

необхідності переводити розмову на нейтральні теми.
 Протокольні характеристики бесіди

Як готуватися до запланованої бесіди?

визначивши для себе тему, треба уважно, в деталях вивчити всі обставини,
документи, пов’язані з нею, щоб досягти її чіткого власного бачення;

підготувати вагому арґументацію для захисту власних думок та поглядів,

одночасно готуючись до можливого спростування арґументів співрозмовника;

доцільно заздалегідь опрацювати тактику ведення бесіди. Необхідно зважити на те,

що співрозмовник, часто незацікавлений у поглибленому розгляді питання, може
уникати розмови і зводити її на манівці;

важливо розрахувати час, щоб мати його вдосталь для обговорення основного
питання і забезпечення ділової частини бесіди, а не тільки її протокольного
оформлення;

попередню мати уяву та необхідну інформацію про співрозмовника, знати основні

моменти його біографії, політичні погляди, особисті інтереси, вподобання, склад
сім’ї тощо. Вміле використання цієї інформації безумовно сприятиме встановленню
добрих особистих стосунків із співрозмовником;

розробивши план проведення бесіди, домагатися його повної реалізації;

 Протокольні характеристики бесіди

 Для переконливішого перебігу бесіди  Слід бути дуже уважним і

важливо підкріплювати власні думки обережним щодо можливості
посиланнями на факти, джерела яких отримання дезінформації. Ваш
повинні бути тільки офіційними. Часто співрозмовник може зробити це
трапляється, що одне і те ж явище чи подія навмисно, і тоді з ним надалі краще
оцінюються по-різному, і тому важливо не спілкуватися, аби не стати
вміти довести правильність своєї позиції. знаряддям у чужих руках.

 Дуже важливо вести бесіду

 . Дуже вміло й уважно треба користуватися
категоричними формулюваннями
відповідей «так» або «ні». Якщо ж
співрозмовник наполегливо домагається
однозначної відповіді, то можна відповісти
"на мою думку" або утриматися від
відповіді взагалі.
спокійним тоном, у жодному разі не
підвищувати голос і не показувати
навіть ознак якогось невдоволення
чи роздратування, не перебивати
співрозмовника. Нетактовність під
час бесіди може бути використана
проти вас.
 Протокольні характеристики бесіди

Можна спостерігати три типові випадки

отримання інформації під час бесід з громадянами
країни перебування:

1)коли співрозмовник все подає у позитивному

висвітленні;

2)коли він критично ставиться до оцінки ситуації

в своїй країні, але обґрунтовує це конкретними
фактами;

3)коли намагається очорнити загальну ситуацію

або дії своїх політичних противників.

Перший випадок рідко буває носієм надійної

інформації. Щодо другого і третього, то потрібно
бути обережним, аби вас не звинуватили в
неприязні, а то й у втручанні у внутрішні справи
іншої установи, організації і т.д.
 Протокольні характеристики бесіди

Після проведення бесіди в обов’язковому порядку необхідно зробити запис бесіди або
занотувати у документах іншої форми.

Підготовлений за результатами бесіди документ може бути корисним як засіб отримання

оперативної інформації для подальшої чи майбутньої співпрацю.

Він повинен містити докладну інформацію про зміст розмови, розкривати суть основних
питань, що обговорювалися, показати досягнуті результати та існуючі розбіжності.

Виклад власної позиції під час бесіди подається стисло, без зайвої деталізації.
Рекомендують запис бесіди оформити відразу після її завершення, як виняток — наступного
дня.

Під час бесіди роблять нотатки, особливо тоді, коли йдеться про конкретні дати, прізвища,
назви тощо. Нотатки робить або сам учасник бесіди, або ж спеціально призначений для
цього працівник.

Запис бесіди повинен бути викладений зрозуміло, чітко, без двозначностей,

перекручувань, натяків, надто коли це стосується суті отриманої інформації. У супровідному
(до запису бесіди) листі чи службовій записці роблять висновки та вносять пропозиції щодо
результатів розмови.
 Етикет телефонної розмови

Однією з робочих форм переговорного процесу є телефонна

розмова.

Телефонна розмова є специфічним видом усного мовлення:

виключається передача інформації через міміку, жести, вираз
очей тощо.

Тому при її веденні особливо важливо: використовувати

лексичні можливості ділової мови.

Слід брати до уваги, що досить часто неякісний зв’язок,

зовнішній шум, дефекти вимови співрозмовника тощо
ускладнюють спілкування, призводять до появи надлишкової
інформації (перепитування, повторення).

Спілкування також може ускладнитися через невміння

співрозмовника висловлюватися стисло, простими реченнями.
 Етикет телефонної розмови
Спілкуючись телефоном, слід:

намагатися говорити не дуже швидко і, за можливості, чітко, зрозуміло;

тон має бути спокійним, витриманим, ввічливим;

виклад справи потрібно здійснювати лаконічно, без зайвих подробиць;

розмова телефоном не повинна перетворюватися на монолог;

 викладаючи багатоаспектне питання, слід передавати інформацію дозовано,

вчасно робити паузи;

у розмові про третю особу її слід називати на ім’я та по батькові або за

прізвищем (повторювати весь час лише «він/вона» — неввічливо);

ініціатива завершення розмови належить, як правило, тому, хто

зателефонував, але якщо ранг/посада співрозмовника вищі, то слід дати
можливість закінчити розмову саме йому.
Дякую за увагу!