9/6/2021

KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG CHƯƠNG 4. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

ThS Tạ Thị Bích Ngọc KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG

CHƯƠNG 4. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC ĐỊNH NGHĨA

4.1. Định nghĩa và vai trò của chức năng tổ chức Chức năng tổ chức là những hoạt động của nhà quản lý
4.1.1. Định nghĩa “chức năng tổ chức” gắn với việc thiết kế cơ cấu tổ chức, phân công công việc
và giao quyền cho các cá nhân và bộ phận trong tổ chức
4.1.2. Vai trò của chức năng tổ chức
để hoàn thành các mục tiêu đã xác định.

4.2. Nội dung chức năng tổ chức

4.2.1. Thiết kế cơ cấu tổ chức
4.2.2. Phân công công việc
4.2.3. Giao quyền

3 4

ĐẶC ĐIỂM CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC MỐI QUAN HỆ VỚI CÁC CHỨC NĂNG KHÁC

• Đảm bảo các nguồn lực để hoàn thành mục tiêu Lập kế hoạch
Tổ chức trên cơ sở mục tiêu được
• Phân chia các bộ phận và thiết kế sơ đồ cơ cấu tổ chức 01 xác định và nhằm đảm bảo thực
hiện mục tiêu
• Thiết lập mối quan hệ và cơ chế vận hành của bộ máy
Lãnh đạo
Mục đích, nội dung và yêu cầu của
02 phân công là cơ sở thiết kế các
chính sách tạo động lực, chính sách
quản lý nhân lực

• Phân tích công việc và phân công công việc Kiểm tra
• Ủy quyền và tổ chức phân cấp quản lý Mục tiêu, phạm vi, nội dung và Thông tin trong quản lý
phương thức kiểm tra phụ thuộc
Cơ cấu tổ chức là cơ sở để thiết lập
03 vào đặc điểm của mô hình cơ cấu tổ 04 hệ thống thông tin quản lý của các
chức, mức độ phân công trách
tổ chức
nhiệm, phân quyền và phân cấp
quản lý trong tổ chức

5 6

1

VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
• Thiết lập cơ chế hoạt động của tổ chức phù hợp
• Đảm bảo cung cấp đủ nguồn lực để thực hiện mục tiêu
• Phối hợp sức mạnh thành hợp lực chung
• Xác định rõ ràng các chức vị và quyền hạn trong tổ chức
7 8
1. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC
1.1. THIẾT KẾ TỔ CHỨC
11
9/6/2021
03 NỘI DUNG CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
1. Thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp với mục tiêu và chức
năng, nhiệm vụ đã định trước
2. Xác định các nhiệm vụ và phân công công việc cho các
bộ phận cấp dưới để thực hiện mục tiêu chung
3. Giao quyền cho những người thực hiện nhiệm vụ để
họ có đủ nguồn lực trong việc thực thi các mục tiêu đã
được phân cấp
ĐỊNH NGHĨA
• Thiết kế tổ chức là quá trình xây dựng cơ cấu tổ chức
phù hợp với môi trường bên trong và bên ngoài tổ
chức, nhằm thực hiện các sứ mệnh, mục tiêu, chức
năng, nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất.
• Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận được chuyên
môn hoá, có quyền hạn và trách nhiệm cụ thể, được bố
trí theo một cách thức nhất định và có mối liên hệ qua
lại với nhau nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu,
chức năng và nhiệm vụ đã định trước.
10
ĐẶC TRƯNG CỦA THIẾT KẾ TỔ CHỨC
• Phân công lao động trong tổ chức
• Xác lập mối quan hệ giữa quyền hạn và trách nhiệm
• Cho biết mức độ phân quyền trong tổ chức
12
2
 9/6/2021

04 KIỂU PHÂN CHIA TỔ CHỨC PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG

Tổng Giám
• Phân chia bộ phận theo chức năng đốc

• Phân chia bộ phận theo quá trình

• Phân chia bộ phận theo khách hàng Giám đốc Giám đốc
sản xuất bán hàng
• Phân chia bộ phận theo địa lý

Phòng Vật Phòng Thiết Phòng Kỹ Phòng Tiếp PhòngThị Phòng Chăm
liệu bị thuật thị trường sóc KH

13 14

PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO QUÁ TRÌNH PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO KHÁCH HÀNG

Tổng Tổng Giám

Giám đốc đốc

Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc

Khách hàng Khách hàng
sản xuất bán hàng
doanh nghiệp cá nhân

Nguyên Chăm sóc

Chế biến Kỹ thuật Kho Cửa hàng Doanh nghiệp Doanh nghệp Hộ kinh Học sinh, Sinh
liệu KH
tư nhân nhà nước doanh viên

15 16

PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO ĐỊA LÝ

Tổng giám
đốc

Giám đốc Giám đốc

Miền Bắc Miền Nam

Văn phòng Hà
Nội
Văn phòng
Quảng Ninh
Văn phòng TP
Hồ Chí Minh
VP Đà Nẵng 1.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC
17

3
 9/6/2021

CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC ĐẶC ĐIỂM CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC
Trực tuyến Chương trình
Trực tuyến Chức năng Ma trận
– chức năng – mục tiêu
• Cơ cấu trực tuyến • 01 NQL & các • Nhiệm vụ quản lý • NQL cao nhất • Làm tăng tính • Ngoài NQL theo
ĐTQL được chuyên môn được sự giúp sức chất mềm dẻo của tuyến và các bộ
• Cơ cấu chức năng • NQL thực hiện tất hóa của bộ phận chức cơ cấu quản lý phận chức năng,
cả các chức năng • ĐTQL nhận mệnh năng • Làm phức tạp các còn có những NQL
• Cơ cấu trực tuyến – chức năng quản lý, chịu trách
nhiệm hoàn toàn
lệnh từ NQL
chung và các NQL
• NQL cấp cao nhất
vẫn chịu trách
mối quan hệ trong
nội bộ tổ chức
đề án hay sản
phẩm, phối hợp
• Áp dụng khi cần
• Cơ cấu chương trình – mục tiêu về kết quả công
việc
chức năng nhiệm về mọi mặt
• Bộ phận chức phối hợp hoạt
hoạt động của các
bộ phận
• ĐTQL nhận mệnh năng = tham mưu động của rất • Mỗi ĐTQL gắn với
• Cơ cấu ma trận lệnh của 01 cấp cho cấp trên + chi nhiều cơ quan việc thực hiện
trên trực tiếp phối cấp dưới • Dễ lẫn lộn vị trí vai một đề án/ sản
• QĐQL được ban trò của người phụ phẩm nhất định
hành và thực hiện trách chương • ĐTQL trở về đơn
nhanh chóng, trình với các NQL vị cũ sau đề
thống nhất trong tổ chức án/sản phẩm
chính thức
20

CƠ CẤU TRỰC TUYẾN CƠ CẤU CHỨC NĂNG

Cấp Quản lý
trưởng chung

A1 A2 Bộ phận Bộ phận

Tuyển Tiền
B1 B2 B3 B4 B5 B6 Đào tạo Kế hoạch Kế toán Quỹ
dụng lương

21 22

CƠ CẤU TRỰC TUYẾN - CHỨC NĂNG CƠ CẤU CHƯƠNG TRÌNH – MỤC TIÊU
Cấp trưởng Cấp trưởng
Giám đốc
Chương trình

Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận

chức năng 1 chức năng 2 chức năng 1 chức năng 2

A1 A2 A1 A2

B1 B2 B3 B4 B5 B6 B1 B2 B3 B4 B5 B6

23 24

4
 9/6/2021

CƠ CẤU MA TRẬN CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ TRUYỀN THÔNG SV

Tổng Giám đốc
Cấp trưởng
Giám đốc
Chương trình

Bộ phận Bộ phận Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc
chức năng 1 chức năng 2 Kinh doanh Kĩ thuật Dịch vụ Tài chính Quản trị
Giám đốc
Chương trình

Kinh doanh dịch vụ

Hỗ trợ khách hàng

Phát triển dự án

Dịch vụ kỹ thuật

Nghiên cứu Phát triển

Phát triển Nội dung

Tài chính Kế toán

Kinh doanh

Tiếp thị

Phát triển kinh doanh

Quản trị nhân sự

Xuất nhập khẩu

A1 A2
Giám đốc
Chương trình

B1 B2 B3 B4 B5 B6

25 26

MEGAVNN HÀ NỘI UBND CẤP TỈNH

27 28

CƠ SỞ CỦA THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẦM HẠN QUẢN LÝ

• Tầm hạn quản lý là số lượng ĐTQL cấp dưới mà một nhà
quản lý có thể quản lý hiệu quả
• Mục tiêu
Tầm quản lý rộng Tầm quản lý hẹp
• Tầm quản lý
• Số lượng và chất lượng nhân lực NQL NQL1

• Điều kiện kĩ thuật, công nghệ

• Môi trường bên ngoài
NQL2 NQL2

N N N N N N N N
V V V V V V V V

N N N N N N
V V V V V V

29 30

5
 9/6/2021

NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ TỔ CHỨC

• Xuất phát từ mục tiêu chung

• Phân chia rõ ràng và phân công hợp lý
• Xác lập cơ chế phối hợp thực hiện công việc
• Đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời
• Quyền hạn tương xứng với trách nhiệm

2. PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

31

ĐỊNH NGHĨA PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC VAI TRÒ CỦA PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

• Phân công công việc là giao cho cấp dưới trách nhiệm,
quyền hạn và các nguồn lực cần thiết để họ có thể hoàn
thành các mục tiêu đã được xác định.
• Là một đặc trưng của lao động quản lý
• Góp phần giảm tải công việc cho CTQL, thúc đẩy chia sẻ
trách nhiệm
• Góp phần thúc đẩy ĐTQL học hỏi nâng cao trình độ,
phát triển các kỹ năng mới, học tập suốt đời

33 34

QUY TRÌNH PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC NGUYÊN TẮC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
• Chuyên môn hoá lao động
• Trao quyền hạn tương xứng trách nhiệm
• Đảm bảo cung cấp đủ các điều kiện để thực hiện công
1 2 3 4 5 6 7
việc
Phân tích Xác định Xác định Hướng Kiểm tra, Đo lường, Điều
công việc,
mô tả
công việc
và mục
người
thực hiện
dẫn thực
hiện công
giám sát
việc thực
đánh giá
kết quả
chỉnh • Hỗ trợ, hướng dẫn kịp thời
công việc tiêu cần
phân công
công việc việc hiện công
việc
thực hiện
công việc
• Khuyến khích sự sáng tạo của ĐTQL trong thực hiện
thực hiện nhiệm vụ

35 36

6
 9/6/2021

ĐỊNH NGHĨA GIAO QUYỀN

• Giao quyền là việc nhà quản lý trao việc sử dụng quyền

lực cho cấp dưới để họ có thể hoàn thành công việc
được phân công một cách tốt nhất.

3. GIAO QUYỀN
38

VAI TRÒ CỦA GIAO QUYỀN
• Phát triển NQL chuyên nghiệp, biết chịu trách nhiệm và
ra quyết định
• Khuyến khích thi đua trong tổ chức
• Tăng cường tính tự chịu trách nhiệm của ĐTQL
• Thực tế: một số nhà quản lý rất hạn chế trong việc giao
quyền.
NGUYÊN TẮC CỦA GIAO QUYỀN
• Quyền hạn tương xứng với trách nhiệm
• Thiết lập hệ thống kiểm soát quyền lực hợp lý
• Đề cao sự tự nguyện của cấp dưới
• Sẵn sàng giúp đỡ, động viên, khích lệ cấp dưới
• Giao quyền theo chức năng, nhiệm vụ và trong phạm vi
• Giao quyền theo cấp bậc

39 40