Professional Documents
Culture Documents
حقيبة السكرتارية الحديثة وادارة الأعمال المكتبية
حقيبة السكرتارية الحديثة وادارة الأعمال المكتبية
المدربة في سطور
•عهود صالح علي الوادعي
•دبلوم عالي في القيادة من أجل التغيير من جامعة سانت لويس
بالواليات المتحدة األمريكية2017
•ماجستير ادارة أعمال (ادارة الموارد البشرية)2014
•مدربة معتمدة من المؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني
ووزارة التعليم
•اقامة الكثير من الدورات في تخصص اإلدارة وفي تطوير الذات
•تعارف
•اسمك وعملك
•المدينة
•3أسباب لحضور البرنامج التدريبي
•أين أنت اآلن في تطوير ذاتك
•أين تريد أن تصبح في المستقبل
•تعليمات هامة
•نشاط
•ماهو مفهوم السكرتارية ولماذ أصبح هذا العمل
من األعمال المهمة
•مفهوم السكرتارية
•أنواع السكرتارية
3استقبال الزائرين
ً
نظرا حلساسية هذا العمل جيب على السكرتري أن تكون لديه
القدرة على اللباقة ومعاملة خمتلف أمناط الشـــخصـــية
باإلضافة إىل البشاشة وهدوء األعصاب .
جيب إدارة وقت الزيارات بكفاءة ومبهارة ألنه يؤثر بشـــدة
على وقت الرئيس .
ضـــرورة إعداد ســـجل الزيارات قبل موعدها بوقت كايف
وعرضها على الرئيس .
ع ند حجز مو عد الز يارة جيب تســـج يل ب يا نات ورغ بات
الزائر .
كل زيارة جيب أن تكون مبوعد سابق ومعلوم للرئيس .
عدم الســـ ماح للزائرين بدخول مك تب الرئيس إال ب عد
موافقته .
اســـتق بال كل الزائرين بطري قة الئ قة وت قديم التح ية
املناسبة .
4التسجيل واالختزال
االختزال هو القدرة على الكتابة السريعة للرسالة التي
تستقبلها .
تأكد من وجود األدوات األساسية لالختزال يف متناول يدك
( األوراق – األقالم – جهاز التسجيل ).
ُ
اليقظة والفهم ملا يملى عليك حىت تكتبه بدقة .
اترك مسافة بني األسطر لإلضافة ومسافة يف نهاية كل
صفحة للتعديل .
ال تغادر مكتب الرئيس إال ومعك كل األوراق الالزمة إلنهاء
املعاملة وأحفظ الرسالة املختزلة برقم وتاريخ .
5معا ة الربيد
اســـتالم الربيد بطريقة منظمة وموثقة ( املراجعة – القيد
).
التصنيف والفرز ( بريد سري – بريد عاجل – بريد شخصي
– برقيات – طرود ) .
ا حملاف ظة على حمتو يات الرســــا ئل واســـت خدام األدوات
احلديثة يف فتحها .
التأكد من التاريخ واملرفقات واملطلوب .
املعا ة السريعة للربيد الوارد بطريق اخلطأ .
اســتخدام الوســائل واألدوات احلديثة لعررب الربيد على
الرئيس .
•نشاط
•لماذا تعتير اليوم إدارة األعمال المكتبية من أهم
األعمال من وجهة نظركم؟
•أهمية إدارة األعمال املكتبية
•ترجع أهمية إدارة األعمال املكتبية لألسباب اآلتية:
• -1كرب حجم املشروعات:
•وخاصة الصناعية أو احلكومية مما أدى إىل تعدد املستويات اإلدارية
يف املشروع ،وبالتايل ظهرت صعوبات القيام بعمليات التخطيط
والتنظيم والتوجيه والرقابة ،وقد أثبتت الدراسات أنه كلما كرب
حجم املشروع كلما زادت حاجته إىل األعمال املكتبية بنسبة أكرب،
وتزيد احلاجة إىل إحكام الرقابة وتتعدد مشكالت التنسيق بني
اإلدارات املختلفة.
• -2ازدياد احلاجة إىل التخصص الوظيفي
•ملا كانت معظم األعمال الكتابية تتطلب قدرات وخربات معينة،
وجد أن التخصص يف جماالتها املختلفة يؤدي إىل اقتصاد غري قليل
يف النفقات ،ولذلك فإنها تفصل عن الوظائف األساسية األخرى
كاإلنتاج والبيع وخاصة يف املشرعات الكبرية ،والشك أن هذا
التخصص الوظيفي يرفع من كفاءة األداء يف األعمال املكتبية.
• -3زيادة التوجيه والرقابة احلكومية:
• فرضت الكثري من احلكومات العديد من القوانني واللوائح للرقابة
ً
على أعمال املنشآت التجارية ضمانا ملصاحل ا مهور ومحاية هلم
وظهرت احلاجة إىل القائمني باألعمال املكتبية يف مكاتب احلكومة
لتزويد ا مهور باخلدمات املختلفة واإلشراف على تنفيذ القوانني
واللوائح احلكومية ،كما زادت حاجة املنشآت التجارية إىل العاملني
الكتابيني إلنشاء السجالت التي تتطلبها هذه القوانني واللوائح
واإلشراف على تفسريها وتطبيقها.
• -4زيادة عدد املنشآت التي تعتمد على األعمال املكتبية:
ً
•هناك كثري من املنشآت التي تكاد تعتمد كليا على اإلعمال
املكتبية مثل :البنوك وشركات التأمني ومكاتب التمويل ووكاالت
اإلعالنات ،ولقد زاد عدد هذه املنشآت زيادة كبرية يف القرن احلايل
ً
نظرا إلقبال ا مهور على اخلدمات التي تقدمها مما أدى إىل
زيادة احلاجة إىل العاملني الكتابيني.
• - 5االهتمام بتطبيق مفاهيم اإلدارة العلمية:
•كان النتشار مفاهيم اإلدارة العلمية أن زادت احلاجة إىل السجالت
وتعددت اإلحصاءات والبيانات التي جيري مجعها وتسجيلها حىت
تنتفع اإلدارة بها ،مما أدى بدوره إىل اتساع نطاق األعمال املكتبية
يف املشروعات إذ املعروف أن املكتب هو املسئول عن تزويد اإلدارة
العليا بهذه البيانات.
• -2اإلذاعــــــــــــــــــة
•قد تستخدم اإلذاعة يف عملية االتصال اإلداري خاصة عندما
يكون االتصال باألطراف اخلارجية املرتبطة بعمل ومنتج
املنظمة ،فيمكن توصيل رسالة إعالنية أو تزويد مندوبي
اإلذاعة باملعلومات واألخبار اخلاصة باملنظمة والتي قد تفيدها
وتدعم موقفها وصورتها يف أعني ا مهور.
•وجمال استخدما املنظمات لإلذاعة لالتصال با مهور
اخلارجي حمدود يف بالدنا العربية ولو أن اإلذاعة كوسيلة
اتصال هلا تأثري كبري على ا مهور من خالل رسالة تناسب
مجيع املستويات التعليمية ،وبالتايل فإن الرسالة التي
تنقل عن طريق اإلذاعة ميكن أن تصل إىل األفراد األميني أو
الذين ال يتقنون القراءة والكتابة.
• -5املقابــــــــالت
•يتم قدر كبري من االتصاالت اإلدارية بني خمتلف األطراف
داخل وخارج املنظمة عن طريق املقابالت ويف هذه املقابالت
عادة ما يتم تبادل اآلراء واألفكار واملعلومات واألخبار.
•وهناك أنواع كثرية من املقابالت تتلف باختالف األهداف
املراد حتقيقها :فقد يكون هدف املقابلة مناقشة وحل مشكلة
معينة أو توصيل معلومات أو احلصول على معلومات أو
الرتويج للمبيعات .
•ومن املهم أن نزيد من فاعلية األفراد العاملني يف املنظمات
على إدارة هذه املقابالت ،وأن نزودهم با وانب الفنية
املتصلة بإدارة كل نوع من هذه املقابالت وذلك من خالل
بعض الربامج التدريبية التي تعقد هلذا الغررب.
• -6االجــــــتــمـاعــــــات
•وتعترب االجتماعات MEETINGSوســيلة من الوســائل التي
تلـجــأ إليـهــا املنظمــة لالتصــــال اإلداري مبختلف األطراف
الـداخليـة واخلـارجيـة ،مثلمـا حيـدث عنـدمـا تعقـد اجتمـاعـات
داخـل املنظمـة لكبـار عمالء املنظمـة أو املوردين أو لوكالء
البيع أو عقـد اجتمـاعـات لإلدارة العليـا بـاملنظمـة أو عقـد
اجتماعات للعاملني يف قسم مع رئيسهم .
ً
•وجيـب أن يعـد لالجتمـاعـات مقـدمـا وان تـدار بـأســـلوب
دميقراطي مع توفري املعلومـات لكي تقوم املنـاقشـــات على
أســـاس علمي و تتوصـــل إىل قرارات ســـليمـة بـالنســـبـة
للموضوعات واملسائل التي تناقش فيها.
•-7احلــــفــــــــــــــــــالت
•اعتادت بعض املنظمات الكبرية على إقامة حفالت يف خمتلف
املناســـبات ،والكثري من املنشـــآت تقوم بدعوة كبار العمالء
واملوردين ووكالء البيع وبعض رجـال األعالم حلضـــور هـذه
االحتفـاالت ،ممـا يـدعم وينمي العالقـة بينهم وبني املنشـــأة
وقيادتها ،ومما يزيد من اجتاهاتهم حنوها.
• ومن املهم التخطيط واإلعـداد والتنفيـذ هلـذه االحتفـاالت
حىت ترتك األثر املناسب على من شارك فيها .
• -8الزيــــــــــــارات
• من املهم أن تشـــجع إدارة املنظمة زيارات األطراف اخلارجية
شــريطة حســن اســتقبال ا مهور الذين يفدون عليها ،مع
وضـــع بعض القيود حىت ال تؤدي هـذه الزيـارات إىل تعطيـل
اإلنتاج وتنفيذ برامج العمل يف املنظمة.
• -9االستقصــــــاءات
•تلجأ بعض املنشآت الكربى إىل استخدام االستقصاءات
للتعرف على آراء أفراد ا مهور ووجهات نظرهم عن املنتج
الذي تقدمه أو للتعرف على اجتاهات العاملني حنو رؤسائهم
و العمل باملنظمة .
•نشاط
•ماهي المهارات التي البد من توفرها في السكرتير أو الموظف
بصفة عامة؟
•المهارات الشخصية المهمة في العمل
•مهارة إدارة الوقت والذات
•مهارة حل المشكالت
•مهارة اتخاذ القرار
•مهارة التعامل مع اآلخرين (الرؤساء والمرؤسين والمراجعين)
•مهارة إدارة المخاطر واألزمات
•مهارة التفكير
•مهارة االبتكار واالبداع والتطوير المستمر
•مهارة استخدام الحاسب اآللي
•مهارات تخصصية مثل :كتابة الخطابات والتقارير
•مهارة االتصال والتواصل الفعال
•نشاط
•ماهو دور السكرتير في االجتماعات؟
• دور الســـكرتري يف االجتماعات
ً
•أوال :قبــــــل االجتمـــــــــــاع
-1تصيص ملف خاص لالجتماع
•من أهم واجبات السكرتري تصيص وإعداد ملف خاص
باالجتماع يضع فيه كل ما صتص باالجتماع قبل موعد عقد
االجتماع ويوضع يف هذا امللف تاريخ االجتماع ونوعه ،كما
يضع السكرتري يف هذا امللف األوراق احملالة من رئيس االجتماع
وا هات املختصة وذلك لعرضها يف االجتماع ،كما جيب
االحتفاظ يف هذا امللف جبميع املستندات والوثائق التي
تتعلق باالجتماع ويقوم السكرتري بكتابة أو طبع عدد من
النسخ لبعض املستندات والوثائق والتقارير وذلك لتوزيعها
على أعضاء االجتماع .كما جيب أن يوضع يف هذا امللف نسخة
من الالئحة والقانون النظامي للمنشأة أو أي مستندات
أخرى ينبغي حبثها يف االجتماع.
-2إعداد جداول األعمال:
•يقوم السكرتري باالشرتاك مع رئيس االجتماع يف إعداد
ً
جداول األعمال ،ويتضمن جدول األعمال بيانا عن االجتماع
ونوعه وتارصه كما حيتوي على قائمة باملوضوعات التي
سيتم عرضها ومناقشتها يف االجتماع.
ً
اخلسارة املتوقعة مبعيار التكلفة املباشرة هي 300000ريال سنويا .
اخلسارة املتوقعة مبعيار التكلفة غري املباشرة هي أكثر من ذلك
بكثري .
ً
لذلك فإن عنصر الوقت مهم جدا يف جناح أو فشل أي منظمة وله
تأثري كبري على كفاءة العامل يف اإلجناز خاصة يف جمال عمل
السكرتري أو مدير املكتب .
•مربع إدارة الوقت
•نشاط
•هل مهارات إدارة ضغوط العمل والتعامل معها مهمة للسكرتير
وغيره من الموظفين؟
مثـــــــال توضيحـــــــي
▪ ال ميكنك حفر حفرة جديدة يف مكان جديد ،ويف نفس
الوقت تستمر يف حفر نفس احلفرة األويل يف املكان القديم .
املنطق هو تعميق وتوسيع احلفرة املوجودة (األفكار
ً
القدمية) وهنا لن تنتقل ملكان جديد ووفقا للتفكري املنطقي
فإنه على صاحب احلفرة (الفكرة القدمية) أن يستمر يف
تعميقها وتوسيعها وال يرتكها ويبدأ يف حفرة جديدة.
ً ً
▪ ال ميكنك أن تري اجتاها جديدا بأن تستمر يف النظر
واحلملقة يف نفس االجتاه القديم ،مبعني أنه لن يكون
مبقدورك اكتشاف احلفرة ا ديدة وموقعها املناسب يف ظل
استغراقك يف حفر احلفرة األويل.
ً
▪ ووفقا للمدخل اإلبداعي يف التفكري فإن األفكار العظيمة
ً
والقفزات الكربى يف دنيا األعمال فغالبا ما يأتي بها أناس
يتجاهلون االستمرار يف حفر احلفر القدمية والبحث عن
أماكن جديدة حلفر حفر جديدة وعادة ما يكون ذلك لعدم
الرضا عن األفكار القدمية حب االبتكار والتجديد.
-5التقديــــــر:
ً
القدرة علي حسن تقدير األمور وفقا ملعايري التقييم املناسبة.
ً
• ثالثا :مباد إخراج التقرير
1استبعاد كافة األخطاء املطبعية .
2مراعاة املظهر اخلارجي للتقرير .
3فصل أجزاء التقرير خاصة إذا كان كبري احلجم .
4ضرورة استخدام وسائل الشرح واإليضاح املناسبة .
• تطـــبــــيــــــقات عمليـــــــــة
•النهاية
•اللهم علمنا ماينفعنا وانفعنا بما علمتنا