NỘI DUNG

CHƯƠNG V
TỔ CHỨC CUỘC HỌP, CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

TỔ CHỨC CUỘC HỌP

TỔ CHỨC CHUYẾN
ĐI CÔNG TÁC

1 2

TỔ CHỨC CUỘC HỌP TỔ CHỨC CUỘC HỌP

KHÁI NIỆM

Thảo luận
Cuộc họp
Tranh cãi

3 4

TỔ CHỨC CUỘC HỌP TỔ CHỨC CUỘC HỌP

KHÁI NIỆM KHÁI NIỆM

Cuộc họp là quá trình tập hợp, thảo luận của

Là cuộc họp mặt của nhiều người để bàn về
một số người để giải quyết các vấn đề hoặc
một vấn đề quan trọng, diễn ra theo quy trình,
quyết định điều gì đó, từ đó xác định những
thủ tục nhất định.
hành động cần phải thực hiện.

5 6

1
TỔ CHỨC CUỘC HỌP TỔ CHỨC CUỘC HỌP

MỤC ĐÍCH PHÂN LOẠI

Đối với lãnh đạo Đối với nhân viên Theo quy mô cuộc họp:
Hiểu được nội dung, nhiệm
Truyền tải thông tin Cuộc họp có quy
vụ, yêu cầu Cuộc họp lớn
mô nhỏ:
Hiểu hơn về các bộ Nắm bắt chủ trương, chính
phận và nhân viên sách công ty • Đại hội, Hội nghị, • Họp Ban chỉ đạo,
Hội thảo có quy Ban chấp hành
Đánh giá Trình bày và nêu ý kiến mô lớn, đông các đoàn thể,
người. CLB, họp tổ
dân...

7 8

TỔ CHỨC CUỘC HỌP TỔ CHỨC CUỘC HỌP

PHÂN LOẠI PHÂN LOẠI

Theo hình thức họp:

Theo hình thức tổ chức:
Họp bàn Họp triển khai
cuộc họp nội bộ
Nội dung cuộc họp
Cuộc họp trang trọng bình thường
đã được chuẩn bị theo nghi thức
Nội dung chuẩn bị không nghi thức
trước đầy đủ,
trước chưa được thường được họp ở
đầy đủ, chưa thống những cuộc họp cấp
nhất... dưới để triển khai
nội dung họp của
cấp trên.

9 10

TỔ CHỨC CUỘC HỌP Bố trí chỗ ngồi Nguyên tắc chung

CÁC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP

Chủ tọa
1 6
Khách 2 5
Nhân viên 3
4

11 12

2
Bố trí chỗ ngồi Bố trí chỗ ngồi
Nguyên tắc chung Nguyên tắc chung

Chủ tọa Chủ tọa

Khách 1 6 Khách 1 6
2 5 2 5
Nhân viên 3 Nhân viên 3
4 4

13 14

Bố trí chỗ ngồi Hai người Bố trí chỗ ngồi Nhóm làm việc

Thấp Cao
1 2 3

Hỗ trợ Hợp tác Đối kháng

A B C Mức độ cao thấp

15 16

Bố trí chỗ ngồi Nhóm làm việc Bố trí chỗ ngồi Lấy ý kiến

1
8 2

7 3

6 4
5

Không phân cấp bậc

17 18

3
 Bố trí chỗ ngồi Diễn giả - Khán giả Bố trí chỗ ngồi Địa vị

Đông người Đông người

1 2 3 4 5 6 7

15 14 13 12 11 10 9

19 20

Bố trí chỗ ngồi Tránh bất hòa địa vị Bố trí phòng hội nghị Auditoriums
Hội trường
Đông người

1 2 3 4 5 6 7

20 8
19 9
18 10

17 16 15 14 13 12 11

Tuổi tác – cấp bậc

21 22

Bố trí phòng hội nghị Classroom Bố trí phòng hội nghị

Lớp học
Hallow square Boardroom

23 24

4
 Bố trí phòng hội nghị U-shaped

25 26

TỔ CHỨC CUỘC HỌP

HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CUỘC HỌP
HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CUỘC HỌP
CUỘC HỌP NỘI BỘ BÌNH THƯỜNG
KHÔNG NGHI THỨC

Thông
Chuẩn
Đăng báo
Chuẩn bị Ghi
ký cho Theo
bị tài nước biên
phòng người dõi
liệu giải bản
họp tham
khát
dự

27 28

HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CUỘC HỌP HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CUỘC HỌP

CUỘC HỌP TRANG TRỌNG THEO NGHI CUỘC HỌP NGHI THỨC
THỨC

Giai đoạn Giai đoạn Giai đoạn kết Gia • Trách nghiệm của lãnh đạo
chuẩn bị tiến hành thúc đoạn • Trách nhiệm của thư ký
chuẩn • Trách nhiệm của người tham
bị gia

29 30

5
HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CUỘC HỌP HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CUỘC HỌP

CUỘC HỌP CHÍNH THỨC CUỘC HỌP CHÍNH THỨC

• Đón tiếp đại biểu

Gia • Phân phát văn kiện tài liệu.
• Quyết định chủ tịch đoàn và
Gia
đoạn thư ký đoàn đoạn • Kết luận cuộc họp
tiến • Khai mạc cuộc họp
• Tiến hành cuộc họp
kết • Sau cuộc họp

hành • Những thủ pháp tiến hành thúc

cuộc họp

31 32

TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC KHÁI QUÁT VỀ CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

KHÁI NIỆM

33 34

33 34

KHÁI QUÁT VỀ CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC KHÁI QUÁT VỀ CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

KHÁI NIỆM Ý NGHĨA

Thực hiện những nhiệm vụ đặt ra trong thực hiện chức

năng quản lý nói chung.

Giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực tế tại cơ sở,
học hỏi kinh nghiệm,… để phát triển tổ chức.

Giải quyết những công việc cụ thể nằm trong kế hoạch

công tác hằng năm của tổ chức.

Giao lưu và hợp tác quốc tế và quan hệ hữu nghị giữa các
nước ngày càng phát triển, do đó chuyến đi công tác của
35
lãnh. 36

35 36

6
KHÁI QUÁT VỀ CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

PHÂN LOẠI

Đơn vị: ……………, TG:………Tuần, Từ …………Đến…………….

Các chuyến đi công tác thường kỳ ở trong
tỉnh, thành phố hoặc ngoài tỉnh, thành phố. (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

Các chuyến đi công tác nước ngoài Ngày Chức vụ Địa điểm Mục đích Ngày
đến chuyến đi tham dự

Tên CB đi Nơi đến Đơn vị Phương Ghi chú

công tác tổ chức tiện
Các chuyến đi công tác đột xuất

37 38

37 38

HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHUẨN BỊ CỤ THỂ CHO CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
PHÁT HOẠ CHUYẾN ĐI : - Liên hệ nơi đến công tác: thông báo bằng văn bản cho nơi đến công
• Địa điểm đến. tác biết trước về nội dung và thời gian công tác; Thông báo cho cơ
• Ngày tháng, số người đi công tác. quan tiếp nhận về ngày giờ đến và danh sách người đến.
- Tiến hành các thủ tục đăng ký chuyến bay, tàu, xe du lịch, đăng ký
• Mục đích chuyến đi.
khách sạn, nhà khách.
• Nội dung công tác. - Chuẩn bị nội dung công tác, tài liệu nghiên cứu và phương tiện nghe
• Số người đi. nhìn. VD: dự thảo HĐKT đã thống nhất trước; Đề cương báo cáo và
• Ngày, tháng, thời gian công tác. các tài liệu khác; Hồ sơ, phương án, biện pháp giải quyết cần thiết, có
• Phương tiện. thể sao chép trong đĩa CD, USB và mang theo máy vi tính xách tay;
Đề cương phát biểu trong buổi hội thảo; chuẩn bị tư liệu nghiên cứu
• Tài liệu cần thiết.
tham khảo;
• Kinh phí... 39 40

39 40

HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
CHUẨN BỊ CỤ THỂ CHO CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG KHI THỦ
TRƯỞNG ĐI CÔNG TÁC
- Phương tiện đi lại của đoàn công tác, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết
như giấy giới thiệu, giấy đi đường , hộ chiếu, CMND, trang bị cá
nhân cần thiết…
- Chuẩn bị kinh phí .
- Lên kế hoạch đảm nhiệm trách nhiệm trách nhiệm ở nhà, thông
báo thời gian thủ trưởng đi vắng, sắp xếp lại các công việc, có thể
điều chỉnh hoặc hủy các chương trình trong thời gian thủ trưởng
vắng mặt.
- Kiểm tra chuyến đi phút chót: cần phải checklistđể kiểm tra toàn
bộ công việc chuẩn bị cho chuyến công tác.
41 42

41 42

7
HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG KHI THỦ TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG KHI THỦ
TRƯỞNG ĐI CÔNG TÁC TRƯỞNG ĐI CÔNG TÁC

-Trước khi Thủ trưởng đi công tác: Là thực hiện làm công việc Sau đó chuyển các văn thư trên cho các cá nhân đã được uỷ
hoạch định và sắp xếp chuyến đi quyền xử lý hoặc chính bạn giải quyết.
- Trong khi Thủ trưởng đi công tác là: Công cụ để theo dõi những công việc phải làm đối với thư tín
Làm việc việc với người được uỷ thác xem công việc đã là sổ tóm tắt thư tín và sổ nhật ký các hoạt động cần lưu ý.
được thực hiện chưa.
Đối với công tác thư tín, hãy phân loại thư tín theo tầm
quan trọng như: Hồ sơ khẩn, Hồ sơ những việc cần làm, Hồ sơ để
thông báo…
43 44

43 44

HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG KHI THỦ TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG KHI THỦ
TRƯỞNG ĐI CÔNG TÁC TRƯỞNG ĐI CÔNG TÁC
Sổ tóm tắt thư tín, văn thư, điện thoại
Maãu nhaät kyù caùc hoaït ñoäng haønh chính caàn löu yù
SẮP XẾP YÊU CẦU PHÁT SINH TRONG THỜI GIAN…VẮNG
MẶT
CÁC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH CẦN LƯU Ý
Hoaït ñoäng Ngaøy thaùng Moâ taû
Ngaøy Hoaït ñoäng ñaõ
caàn thöïc
thaùn Nguoàn / Moâ taû thöïc hieän / Ngöôøi
hieän/ Ngaøy
g giaûi quyeát
heát
Ghi chuù : Moâ taû
cuï theå thö tín,
ñieän thoaïi, baûn
töôøng trình hoaëc
cuoäc thaêm vieáng

45 46

HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG KHI THỦ TRÁCH NHIỆM CỦA NGƯỜI ĐI CÔNG TÁC
TRƯỞNG ĐI CÔNG TÁC

• Nắm bắt tình hình thực tế ở cơ sở

- Trách nhiệm của thư ký khi thủ trưởng trở về:
Sổ tóm tắt thư tín
Sổ nhật ký các hoạt động hành chính
Các thủ tục chi tiết về các khoản chi phí
Soạn thảo các thư cám ơn những người đã tiếp xúc và gặp
gỡ trong chuyến đi
Lưu trữ các tài liệu hồ sơ trong chuyến đi.
47
• Học tập kinh nghiệm của các đối tác trong nước và nước ngoài.
• Tìm kiếm các cơ hội hợp tác và thực hiện các thoả thuận hoặc ký
kết được các hợp đồng trong lĩnh vực sản xuất, king doanh, quản
lý…
• Đảm bảo tiết kiệm
48

47 48

8
HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
CÔNG VIỆC CẦN LÀM SAU CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
- Báo cáo với LĐ những công việc ở nhà (công việc đã hoặc chưa
giải quyết) và bàn giao giấy tờ, tài liệu. Thông báo lịch làm việc
và tiếp khách của lãnh đạo.
- Lập hồ sơ
- Kiểm tra, hệ thống các hoá đơn, chứng từ để thanh toán kinh phí
tạm ứng.
- Biên tập, soạn thảo các văn bản liên quan đến chuyến công tác
(Báo cáo, Hợp đồng, Thư cảm ơn…)
49
51
HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
CÔNG VIỆC CẦN LÀM SAU CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
* Nếu Thư ký không đi cùng:
- Chuyển cho lãnh đạo hoặc trưởng đoàn tất cả các tài liệu cần
thiết
- Xin ý kiến lãnh đạo về việc uỷ quyền giải quyết công việc ở nhà.
- Ghi sổ những cuộc điện thoại, những người cần gặp lãnh đạo và
kịp thời thông báo cho lãnh đạo để xin ý kiến .
- Sắp xếp cẩn thận các công văn tài liệu nhận được khi lãnh đạo đi
công tác
50