LẬP KẾ TỔ CHỨC LÃNH

KIỂM TRA
HOẠCH ĐẠO
Đạt
TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC
được
KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP VÀ NĂNG LƯỢNG mục
đích
đề ra
Xác lập mục Theo dõi các của
đích, thành lập Quyết định ai Định hướng, Tổ
hoạt động để
chiến lược và sẽ làm việc đó động viên tất chức
chắc chắn rằng
phát triển kế và tổ chức thực cả các bên
chúng được
Bài giảng hoạch cấp nhỏ hiện như thế tham gia và
giải quyết các
hoàn thành như
Chương 4
hơn để điều nào?
trong kế hoạch
hành hoạt động mâu thuẫn

QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH VÀ KHỞI NGHIỆP CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

NỘI DUNG CHƯƠNG 4 4.1.1. KHÁI NIỆM

MỤC TIÊU CHƯƠNG
4.1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Tổ chức là thuật ngữ được sử dụng linh hoạt với nhiều hàm
4.1.1. Định nghĩa “chức năng tổ chức” nghĩa khác nhau.
1. Làm rõ việc thiết kế cơ cấu tổ chức 4.1.2. Vai trò của chức năng tổ chức Theo từ điển Việt – Việt: “ Tổ chức là một tập hợp người
4.2. NỘI DUNG CHỨC NĂNG TỔ CHỨC được tổ chức lại, hoạt động vì những quyền lợi chung,
2. Phân công công việc nhằm một mục đích chung”
4.2.1. Thiết kế cơ cấu tổ chức
3. Giao quyền trong quản lý Ví dụ: WTO
4.2.2. Phân công công việc
Bệnh viện Bạch Mai
4.2.3. Giao quyền
Trường Đại học Điện lực
CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP TÌNH HUỐNG
Khoa Quản lý Công nghiệp & Năng lượng

4 5 6

1
 4.1.1. KHÁI NIỆM
Với tư cách là một đơn vị xã hội:
“Tổ chức là tập hợp từ hai thành viên trở lên,
cùng phối hợp với nhau để đạt mục tiêu chung.”
Ví dụ: một doanh nghiệp
một trường học
một bệnh viện
7 8
MỐI QUAN HỆ GIỮA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VỚI
CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ KHÁC
Chức năng tổ chức có liên hệ với
các chức năng khác
 việc điều chỉnh bất kỳ chức
năng nào đều ảnh hưởng đến
hiệu quả thực hiện các chức
năng con lại nói riêng và mục
tiêu của tổ chức nói chung
10
KHÁI NIỆM CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
“Chức năng tổ chức là những hoạt động của
nhà quản lý gắn với việc thiết kế cơ cấu tổ
chức (1), phân công công việc (2) và giao
quyền (3) cho các cá nhân và bộ phận trong tổ
chức để hoàn thành các mục tiêu đã xác định”
Câu hỏi thảo luận:
Vậy mối quan hệ giữa chức năng tổ chức
và các chức năng khác như thế nào?
11
KHÁI NIỆM CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
Chức năng tổ chức bao gồm
các công việc liên quan đến xác
định và phân chia công việc
phải làm, những người hoặc
nhóm người nào sẽ làm việc gì,
ai chịu trách nhiệm về những
kết quả nào, các công việc sẽ
được phối hợp với nhau như thế
nào, ai sẽ báo cáo cho ai và
những quyết định được làm ra
ở cấp nào hay bộ phận nào.
9
 Mối quan hệ với chức năng lập kế hoạch
Chức năng tổ chức cung cấp đủ về số lượng và chất lượng, thiết
lập bộ máy, các mối quan hệ và cơ chế quản lý, phân công công
việc và giao quyền để đảm bảo thực hiện mục tiêu mà kế hoạch
đã lập ra.
 Mối quan hệ với chức năng lãnh đạo
Mục đích, nội dung và yêu cầu của phân công là cơ sở để các
nhà quản lý thiết kế các chính sách tạo động lực, quản lý nhân
lực phù hợp. Mức độ giao quyền còn liên quan đến xây dựng và
sử dụng phong cách lãnh đạo
12
2

 Mối quan hệ với chức năng kiểm tra
Mục tiêu, phạm vi, nội dung
và phương thức kiểm tra
phụ thuộc vào đặc điểm
của mô hình cơ cấu tổ
chức, mức độ phân công
trách nhiệm, phân quyền và
phân cấp trong tổ chức.
13
NỘI DUNG CHƯƠNG 4
4.1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
4.1.1. Định nghĩa “chức năng tổ chức”
4.1.2. Vai trò của chức năng tổ chức
4.2. NỘI DUNG CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
4.2.1. Thiết kế cơ cấu tổ chức
4.2.2. Phân công công việc
4.2.3. Giao quyền
CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP TÌNH HUỐNG
16
4.1.2. VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
4.1.2. VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
1. Thiết lập cơ chế hoạt động của tổ chức phù hợp:
3. Phối hợp sức mạnh thành hợp lực chung
Tạo sự nhịp nhàng, ăn khớp và thống nhất giữa các bộ phận
trong tổ chức để bộ máy vận hành trơn tru và ổn định, hạn chế sự kìm hãm Nhà quản lý cần phối hợp các nguồn lực để tạo thành hợp lực
lẫn nhau giữa các bộ phận. chung.
2. Đảm bảo cung cấp các nguồn lực để thực thi các mục
4. Xác định rõ ràng các chức vị và quyền hạn trong tổ chức
tiêu quản lý
Cơ cấu tổ chức được thiết lập là căn cứ để xác định các chức vị như
Cung cấp đầy đủ kịp thời số lượng và chất lượng nguồn lực,
bộ phận lãnh đạo, quản lý, chuyên môn, hỗ trợ một cách chính xác, với
phối hợp các nỗ lực thông qua việc thiết kế một cơ cấu tổ chức hợp lý và
những quyền hạn và trách nhiệm tương ứng, hoạt động theo một quy trình
các mối quan hệ quyền lực.
xác định.
14 15
4.2.1. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC
NỘI DUNG CHƯƠNG 4
Một số khái niệm liên quan:
4.2. NỘI DUNG CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận chuyên môn
4.2.1. Thiết kế cơ cấu tổ chức
hoá, có quyền hạn, trách nhiệm cụ thể, được bố trí theo
 Một số khái niệm liên quan một cách thức nhất định, có mối quan hệ qua lại và phụ
 Quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức thuộc lẫn nhau => thực hiện các hoạt động của tổ chức
4.2.2. Phân công công việc và tiến tới những mục tiêu chung đã xác định.
4.2.3. Giao quyền
17 18
3
 TẦM QUẢN LÝ VÀ CẤP QUẢN LÝ
Tầm quản lý: là số lượng cấp
dưới trực tiếp của một nhà quản
lý.
Cấp quản lý: chỉ số lượng cấp
quản lý trong một cơ cấu tổ
chức.
? Thế nào là tầm quản lý rộng
và hẹp. Ưu nhược điểm?
? Mối liên hệ giữa tầm quản lý
và cấp quản lý

19 20 21

4.2.1. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUY TRÌNH THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÂN CHIA TỔ CHỨC THÀNH CÁC BỘ PHẬN
Khái niệm: Nhóm các bộ phận có cùng tính chất hoặc cùng
chức năng để hình thành nên các bộ phận.
Khái niệm thiết kế cơ cấu tổ chức

CÁC PHƯƠNG PHÁP PHÂN CHIA BỘ PHẬN TRONG TỔ CHỨC

Bước 1: Bước 3:
“Thiết kế cơ cấu tổ chức là quá trình xây dựng cơ cấu Xác định mục
Bước 2: Bước 4:
Xác định các Phân chia tổ Xác định mối
tiêu chiến
tổ chức phù hợp với môi trường bên trong và bên lược của tổ
hoạt động cần chức thành quan hệ giữa
thiết các bộ phận các bộ phận
ngoài tổ chức, nhằm thực hiện các sứ mệnh, mục chức Phân chia Phân chia Phân chia Phân chia Phân chia
theo theo theo theo theo
tiêu, chức năng, nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất.” chức năng quá trình lãnh thổ khách hàng sản phẩm

22 23 24

4
 CÁC PHƯƠNG PHÁP PHÂN CHIA BỘ PHẬN TRONG TỔ CHỨC

Phân chia theo Phân chia theo Phân chia theo Phân chia theo Phân chia theo
chức năng quá trình lãnh thổ khách hàng sản phẩm

 Khái niệm: Là việc nhóm các hoạt động có cùng tính chất chuyên môn để
hình thành nên các bộ phận.
 Ưu điểm:
 Các bộ phận tập trung chuyên môn hoá sâu
 thuận lợi cho việc sử dụng và đào tạo nhân sự
 Thuận lợi cho đánh giá giám sát
 Nhược điểm:
 Các bộ phận chức năng có thể quá tập trung vào mục tiêu bộ phận => Đe
doạ đến sự tập trung, thống nhất của tổ chức và mục tiêu chung của toàn tổ
chức
 Phát sinh cơ quan điều phối chung => gia tăng chi phí và bộ phận mới
 Áp dụng: Công việc đòi hỏi tính chuyên môn hóa sâu và phức tạp

25 26 27

CÁC PHƯƠNG PHÁP PHÂN CHIA BỘ PHẬN TRONG TỔ CHỨC CÁC PHƯƠNG PHÁP PHÂN CHIA BỘ PHẬN TRONG TỔ CHỨC

Phân chia theo Phân chia theo Phân chia theo Phân chia theo Phân chia theo Phân chia theo Phân chia theo Phân chia theo Phân chia theo Phân chia theo
chức năng quá trình lãnh thổ khách hàng sản phẩm chức năng quá trình lãnh thổ khách hàng sản phẩm

Là việc nhóm các hoạt động liên quan đến một hoặc một số khu vực địa lý để hình
Khái niệm: Các hoạt động được xác định dựa trên cơ sở các giai đoạn
thành nên các bộ phận.
của quá trình thực hiện công việc.
Ưu điểm: Chú ý được các vấn đề địa phương; Liên hệ chặt chẽ hơn với các đại diện địa
Ưu điểm: Khuyến khích điểm mạnh nhất của các thành viên. phương; Hiểu biết sâu hơn về nhu cầu, tâm lý khách hàng; Cơ sở để đào tạo các nhà

Nhược điểm: Sự mất cân bằng giữa các công đoạn. quản lý cấp cao.
Nhược điểm: Tăng chi phí hành chính, quản lý cho việc phối hợp hoạt động giữa các bộ
Áp dụng:
phận; Có tình trạng trùng lặp trong tổ chức; Cần nhiều nhà quản lý có năng lực tổng quát.
• Tổ chức có dây chuyền hoạt động chặt chẽ;
Áp dụng:
• Tổ chức có thể phân chia thành những công đoạn độc lập tương đối;
1) Phổ biến ở các tổ chức hoạt động trên phạm vi địa lý rộng.
• Các tổ chức sản xuất. 2) Doanh nghiệp cần tiến hành các hoạt động giống nhau ở các khu vực địa lý khác nhau.

28 29 30

5
 CÁC PHƯƠNG PHÁP PHÂN CHIA BỘ PHẬN TRONG TỔ CHỨC CÁC PHƯƠNG PHÁP PHÂN CHIA BỘ PHẬN TRONG TỔ CHỨC

Phân chia theo Phân chia theo Phân chia theo Phân chia theo Phân chia theo Phân chia theo Phân chia theo Phân chia theo Phân chia theo Phân chia theo
chức năng quá trình lãnh thổ khách hàng sản phẩm chức năng quá trình lãnh thổ khách hàng sản phẩm

Là việc nhóm các hoạt động liên quan đến một hoặc một số sản phẩm để
Là việc nhóm các hoạt động liên quan đến một hoặc một số nhóm hình thành nên các bộ phận.
khách hàng để hình thành nên các bộ phận.
Ưu điểm: Thuận tiện trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến một sản
Ưu điểm: phẩm; Nhanh chóng ra quyết định liên quan đến một sản phẩm; Đánh giá được
Sử dụng được những chuyên gia phù hợp với từng đối tượng khách hàng. kết quả hoạt động của một hoặc một nhóm sản phẩm.
Nhược điểm: Nhược điểm:

Tăng chi phí hành chính, quản lý cho việc phối hợp hoạt động giữa các bộ 1. Các nhà quản lý có thể quá tập trung vào sản phẩm của mình và coi nhẹ mục
phận. tiêu tổng thể của tổ chức.
Áp dụng: 2. Tăng chi phí hành chính và quản lý vì mỗi bộ phận (sản phẩm) lại có những
bộ phận chức năng riêng của mình.
Các tổ chức có các nhóm khách hàng độc lập và không xung đột lợi ích
giữa các bộ phận. Áp dụng: Các tổ chức kinh doanh nhiều ngành hàng
Độ phức tạp trong mỗi ngành hàng là tương đối cao.

31 32 33

CƠ CẤU QUẢN LÝ TRỰC TUYẾN

QUY TRÌNH THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ
Quản lý 1

 Cơ cấu quản lý trực tuyến

Bước 1:
 Cơ cấu quản lý chức năng
Bước 2: Bước 3: Bước 4: Quản lý 2.1 Quản lý 2.2 Quản lý 2.3
Xác định mục
tiêu chiến
Xác định các Phân chia tổ Xác định mối  Cơ cấu quản lý trực tuyến – chức năng
hoạt động cần chức thành quan hệ giữa
lược của tổ
chức
thiết các hoạt động các bộ phận  Cơ cấu quản lý trực tuyến tham mưu
Quản Quản Quản Quản Quản Quản Quản Quản Quản
 Cơ cấu quản lý ma trận lý
3.1.1
lý
3.1.2
lý
3.1.3
lý
3.2.1
lý
3.2.2
lý
3.2.3
lý
3.3.1
lý
3.3.2
lý
3.3.3

 Cơ cấu quản lý dự án
Nguyên tắc xây dựng: Bộ máy quản lý được xây dựng sao cho các tuyến
quyền lực trong doanh nghiệp là đường thẳng. Mỗi cấp dưới chịu sự quản lý
trực tiếp và nhận mệnh lệnh từ 1 cấp trên duy nhất.

34 35

6
 CƠ CẤU QUẢN LÝ TRỰC TUYẾN CƠ CẤU QUẢN LÝ TRỰC TUYẾN CƠ CẤU CHỨC NĂNG - Functional Organization
 Để khắc phục sự quá tải và tăng cường tính chuyên môn hóa, bổ sung thêm
NHƯỢC ĐIỂM bộ phận : Trợ lý, tham mưu, cố vấn.
ƯU ĐIỂM Quản lý 1
 Cơ cấu trực tuyến – tham mưu được hình thành.
 Đòi hỏi nhà quản lý cần có kiến  Vai trò của bộ phận tham mưu là cố vấn, không làm thay
 Quá trình trao đổi thông tin thức toàn diện
Quản lý 1 Tham mưu
nhanh chóng.  Hạn chế việc sử dụng các Chức năng Chức năng Chức năng
chuyên gia có trình độ 2.1 2.2 2.3
 Chế độ trách nhiệm rõ ràng, dễ
 Dễ dẫn đến phong cách quản lý
dàng quy trách nhiệm khi có độc đoán
sai lầm xảy ra, tạo thuận lợi  Khi quy mô doanh nghiệp tăng
cho chế độ 1 thủ trưởng lên thì các bộ phận trực thuộc Quản lý 2.1 Quản lý 2.2 Quản lý 2.3
cũng tăng lên dẫn đến việc khó Quản lý 3.1 Quản lý 3.2 Quản lý 3.3
 Đảm bảo nguyên tắc thống kiểm soát, tốn chi phí.
nhất trong mệnh lệnh.
• Nguyên tắc: Để giảm bớt gánh nặng cho người quản lý cấp cao, người ta tổ
Quản Quản Quản Quản Quản Quản Quản Quản Quản
Cơ cấu này phù hợp với những doanh nghiệp quy mô lý lý lý lý lý lý lý lý lý chức ra các bộ phận chức năng (phòng chức năng). Các bộ phận này sẽ trực
nhỏ, hoạt động đơn giản, số lượng sản phẩm ít. 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 tiếp ra quyết định xuống các bộ phận trực thuộc trong phạm vi chuyên môn.

38

CƠ CẤU QUẢN LÝ CHỨC NĂNG CƠ CẤU CƠ CẤU QUẢN LÝ TRỰC TUYẾN - CHỨC NĂNG CƠ CẤU QUẢN LÝ TRỰC TUYẾN - CHỨC NĂNG
Ưu điểm: Nguyên tắc
1) Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo; Kết hợp hai loại cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng để tận
2) Giảm bớt gánh nặng cho người đứng đầu tổ chức. Quản lý 1
dụng những ưu điểm của hai cơ cấu đó.
3) Có sự chuyên môn hóa trong quản lý;
4) Không đòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có kiến thức toàn diện; Người ta vẫn tổ chức ra các bộ phận chức năng nhưng những
5) Trưởng bộ phận chức năng dễ giám sát và đánh giá nhân viên; Chức năng 1 Chức năng 2 Chức năng 3 Chức năng 4 bộ phận này không trực tiếp ra quyết định xuống các bộ phận
6) Giữ được uy tín và sức mạnh các trưởng bộ phận chức năng… trực thuộc mà chủ yếu làm nhiệm vụ tham mưu cho người quản
Hạn chế lý cấp cao trong quá trình chuẩn bị ban hành và thực hiện các
Áp dụng
1) Vi phạm nguyên tắc một thủ trưởng Quản lý 2.1 Quản lý 2.2 Quản lý 2.3 quyết định thuộc phạm vi chuyên môn của mình.
Cơ cấu này được hầu hết các tổ
(người quản lý cấp dưới phải nhận
mệnh lệnh từ nhiều cấp trên nên có thể
chức sử dụng trong một giai đoạn Ưu điểm
phát triển nào đó, khi tổ chức có quy
sẽ có sự không thống nhất giữa các mô vừa và nhỏ, phù hợp với doanh Đạt được tính thống nhất trong mệnh lệnh, đảm bảo chất lượng
quyết định); Quản lý Quản lý Quản lý Quản lý Quản lý Quản lý
nghiệp có đặc thù cao, khi mà hoạt
động giữa các bộ phận là độc lập với
3.1.1 3.1.2 3.2.1 3.2.2 3.3.1 3.3.2
của các quyết định quản lý, giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý
2) Chế độ trách nhiệm không rõ ràng;
nhau: ngân hàng, bảo hiểm, du lịch… cấp cao cũng như có thể quy trách nhiệm cụ thể nếu có sai lầm.
3) Dễ mâu thuẫn giữa các bộ phận chuyên nhưng hiện nay rất ít được áp dụng.
môn.

7
 CƠ CẤU QUẢN LÝ TRỰC TUYẾN - CHỨC NĂNG CƠ CẤU TRỰC TUYẾN - CHỨC NĂNG CƠ CẤU QUẢN LÝ TRỰC TUYẾN – THAM MƯU
Lưu ý:
Ưu điểm
Đạt được tính thống nhất trong mệnh lệnh, đảm bảo chất lượng 1) Khi thiết kế nhiệm vụ cho các bộ phận chức năng thì người Quản lý 1 TM
TM
TM
của các quyết định quản lý, giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý quản lý cấp cao phải chỉ rõ nhiệm vụ mà mỗi bộ phận này phải
cấp cao cũng như có thể quy trách nhiệm cụ thể nếu có sai lầm. thực hiện, cũng như mối quan hệ về nhiệm vụ giữa các bộ
Hạn chế phận chức năng với nhau, tránh sự chồng chéo trong công TM Quản lý 2.3
Quản lý 2.1 Quản lý 2.2
1) Nhà quản lý chung phải giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận việc hoặc sự đùn đẩy giữa các bộ phận.
trực tuyến với bộ phận chức năng; 2) Các bộ phận chức năng cũng phải trực tiếp chỉ đạo các bộ
2) Chồng chéo, lấn sân dễ xảy ra. phận trực thuộc trong quá trình thực hiện các kế hoạch thuộc Quản lý Quản lý Quản lý Quản lý T
M
Quản lý
3.3.1
Quản lý
3.3.2
3.1.1 3.1.2 3.2.1 3.2.2
Áp dụng phạm vi chuyên môn của mình. Trong một số trường hợp,
Tổ chức có quy mô tương đối lớn, có nhiều hoạt động; năng nhận được sự ủy quyền của người quản lý cấp cao thì bộ
Nguyên tắc: Đối với một số đơn vị có cơ cấu tổ chức phức tạp thì có thể áp dụng mô hình trực tuyến tham mưu,
tức là bộ máy quản lý vẫn được thiết kế theo nguyên tắc trực tuyến, nhưng ở mỗi cấp quản lý người ta tổ chức
lực quản lý, điều hành của chủ thể quản lý tốt, bao quát tốt. phận này có thể trực tiếp ra quyết định. các bộ phận tham mưu có nhiệm vụ giúp người quản lý đó trong quá trình chuẩn bị, ban hành, và thực hiện tất
cả các quyết định thuộc chức năng chuyên môn. Cơ cấu này xuất phát từ trong quân đội và ít được áp dụng
 VD: tổ chức kinh tế, tổ chức sự nghiệp … trong quản lý kinh tế

43 44

CƠ CẤU QUẢN LÝ THEO KIỂU DỰ ÁN CƠ CẤU QUẢN LÝ THEO KIỂU MA TRẬN CƠ CẤU QUẢN LÝ THEO KIỂU MA TRẬN

Quản lý 1 Nguyên tắc:

Quản lý 1
Không tuân theo mô hình phân cấp hay truyền thống. Thông tin
sẽ được truyền đạt theo cả chiều dọc (tuyến chức năng hoạt
Dự án 1 Dự án 3
Dự án 2 động) và theo chiều ngang (tuyến sản phẩm).
Chức năng 1 Chức năng 2 Chức năng 3
Nguyên tắc: Với một số doanh nghiệp có tính đặc thù cao, có nhiều sản phẩm giống Các tuyến đường liền nét dùng để chỉ thị mối quan hệ mạnh mẽ,
nhau, mỗi sản phẩm có giá trị lớn và thực hiện ở những địa điểm khác nhau thì bộ máy Bộ phận 1
quản lý tổ chức theo kiểu dự án. Trong mỗi dự án, tùy quy mô, người ta có thể chọn cơ báo cáo trực tiếp, còn các tuyến đường nét đứt cho biết mối
cấu theo kiểu trực tuyến hoặc trực tuyến chức năng. Bộ phận 1 quan hệ này là thứ yếu hoặc không mạnh mẽ.
Đặc điểm: Việc tổ chức cơ cấu quản lý theo kiểu dự án là sự phát triển của cơ cấu trực
tuyến hoặc trực tuyến chức năng. Lưu ý là cơ cấu quản lý trong mỗi dự án chỉ tồn tại Bộ phận 1
cùng với thời gian tồn tại của dự án. Khi dự án hoàn thành thì cơ cấu đó được giải thể.
Ngoài ra, theo kiểu cơ cấu này thì một người cùng một lúc có thể tham gia vào nhiều
dự án khác nhau.

8
 CƠ CẤU QUẢN LÝ THEO KIỂU MA TRẬN
Ưu điểm: Cấu trúc tổ chức này cung cấp tính linh hoạt và khả
năng cân bằng hơn, vì có 2 chuỗi mệnh lệnh để thực hiện. Ngoài
ra, sơ đồ này còn tạo cơ hội cho các bộ phận chia sẻ nguồn lực
và giao tiếp cởi mở với nhau hơn.
Nhược điểm: Có tính phức tạp cao. Nhân viên cần phải trải qua
nhiều tầng phê duyệt, họ có thể bị bối rối về người mà họ phải trả
lời những câu hỏi. Sự nhầm lẫn này có thể gây ra tranh cãi về
việc ai là người có thẩm quyền đối với những quyết định và sản
phẩm nào, ai là người sẽ chịu trách nhiệm về những quyết định
đó khi có sai sót xảy ra.
Áp dụng: Phù hợp với những tổng công ty, công ty đa quốc gia
49
NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ TỔ CHỨC
Tối ưu hóa
Số lượng các cấp, các bộ phận trong tổ chức vừa đủ, phù
hợp với các chức năng quản lý và các công đoạn trong chu
trình hoạt động.
Tính tối ưu thể hiện ở nguyên tắc: Quán xuyến hết công việc
và có thể quản lý, kiểm tra được.
Linh hoạt
Tổ chức cần có tính uyển chuyển, khả năng điều chỉnh, thích
ứng với mọi tình huống
52
CƠ SỞ THỰC TIỄN CỦA THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC
Thiết kế cơ cấu tổ chức còn căn cứ vào các cơ sở thực tiễn của
tổ chức:
a. Mục tiêu
1) Mục tiêu đơn giản, quy mô nhỏ, hoạt động không quá phức
tạp phù hợp với cơ cấu trực tuyến;
2) Mục tiêu phức tạp, đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao của
người thực hiện phù hợp với cơ cấu chức năng.
b. Tầm quản lý
Lựa chọn cơ cấu tổ chức còn phụ thuộc vào năng lực quản lý,
chỉ đạo, điều hành của nhà quản lý.
50
NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ TỔ CHỨC
Ổn định tương đối
Không mâu thuẫn với tính linh hoạt;
Lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với chức năng hoạt động ;
Điều chỉnh phải đủ căn cứ thực tế và chín muồi;
Điều chỉnh phải chuẩn bị chu đáo, triển khai nhanh gọn, dứt
điểm.
Tin cậy cao
Thông tin phải được cung cấp chính xác và kịp thời;
Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính tin cậy cao của thông tin;
Mỗi bộ phận phải hiểu rõ và làm đúng chức năng của mình
53
CƠ SỞ THỰC TIỄN CỦA THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC
c. Số lượng và chất lượng
Tầm quản lý của một cơ cấu tổ chức được xác định dựa vào
số lượng và chất lượng đội ngũ nhân viên dưới quyền.
Năng lực tự chịu trách nhiệm của cấp dưới quyết định mức độ
rộng – hẹp của tầm quản lý ở mỗi cấp.
d. Điều kiện kĩ thuật công nghệ
Nhờ có CNTT, quy mô tổ chức ngày càng rộng, ít cấp quản lý,
được tổ chức linh hoạt hơn.
e. Môi trường bên ngoài
Hệ thống chính sách, quy định pháp luật, trình độ phát triển kinh
tế - xã hội, văn hóa và thông lệ …
51
NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ TỔ CHỨC
Tính kinh tế
 Tinh gọn bộ máy và tăng hiệu suất làm việc của nó;
 Hiệu quả của bộ máy, thể hiện tương quan chi phí bỏ ra với thu về
Tính hiện thực, khả thi
Cơ cấu tổ chức phải có điều kiện thực hiện, phù hợp với thực tế và
có các yếu tố đảm bảo cho tổ chức hoạt động tốt.
Tính lịch sử, thừa kế và phát triển
Tổ chức cần có quan điểm về tính lịch sử, kế thừa và phát triển.
Tính cân đối
Có sự cần bằng về quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận, đầu
vào và đầu ra, bên trong và bên ngoài.
54
9

NỘI DUNG CHƯƠNG 4
4.1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
4.1.1. Định nghĩa “chức năng tổ chức”
4.1.2. Vai trò của chức năng tổ chức
4.2. NỘI DUNG CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
4.2.1. Thiết kế cơ cấu tổ chức
4.2.2. Phân công công việc
4.2.3. Giao quyền
CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP TÌNH HUỐNG
55
QUY TRÌNH PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
Bước 1: Phân tích công việc, mô tả công việc
Bước 2: Xác định công việc và mục tiêu cần phân công
thực hiện
Bước 3: Xác định người thực hiện công việc
Bước 4: Hướng dẫn thực hiện công việc
Bước 5: Kiểm tra, giám sát việc thực hiện công việc;
Bước 6: Đo lường, đánh giá kết quả thực hiện công việc
Bước 7: Điều chỉnh
58
4.2.2. PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
Định nghĩa
“Phân công công việc là giao việc cho
cấp dưới trách nhiệm, quyền hạn và
các nguồn lực cần thiết để họ hoàn
thành các mục tiêu đã được xác định.”
56
NGUYÊN TẮC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
Chuyên môn hóa lao động;
Trao quyền hạn và trách nhiệm tương xứng;
Khuyến khích sự sáng tạo của người lao động;
Hỗ trợ, hướng dẫn kịp thời;
Đảm bảo cung cấp đủ các điều kiện để thực hiện
công việc.
59
VAI TRÒ CỦA PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
Ảnh hưởng lớn đến hiệu quả thực hiện các mục tiêu của tổ chức;
Thúc đẩy người lao động học hỏi, nâng cao trình độ
Góp phần giảm tải công việc cho nhà quản lý
Thúc đẩy chia sẻ trách nhiệm, khuyến khích người lao động tập
trung, chuyên môn hóa lao động
Giúp nhân viên phát triển các kỹ năng mới cũng như văn hóa học
tập suốt đời
57
4.2.3. GIAO QUYỀN
Giao quyền là việc nhà quản lý trao việc sử dụng
quyền lực cho cấp dưới để họ có thể hoàn thành
công việc được phân công một cách tốt nhất
60
10
 4.2.3. GIAO QUYỀN NGUYÊN TẮC CỦA GIAO QUYỀN ÔN TẬP

1. Quyền hạn tương xứng với trách nhiệm;

Giao quyền là một tất yếu trong công việc quản lý;
- Câu hỏi ôn tập và bài tập tình huống
2. Thiết lập hệ thống kiểm soát quyền lực hợp lý;
Có ý nghĩa quan trọng trong việc khuyến khích phát triển - Câu hỏi trắc nghiệm
3. Chỉ giao quyền cho cấp dưới trực tiếp;
những nhà quản lý chuyên nghiệp
4. Đề cao sự tự nguyện của cấp dưới;
Khuyến khích sự cạnh tranh trong tổ chức; 5. Sẵn sàng giúp đỡ, động viên, khích lệ cấp dưới hoàn thành
Khuyến khích và góp phần làm cho mỗi chức vị tăng công việc được giao;
6. Giao quyền theo chức năng, nhiệm vụ và trong phạm vi
cường tính tự quản, tự chịu trách nhiệm.
nhất định;
7. Giao quyền theo cấp bậc.

61 62 63

Sử dụng hiểu biết về thiết kế tổ chức, anh/chị hãy xác định mô hình tổ chức của Công Sử dụng hiểu biết về thiết kế tổ chức, anh/chị hãy xác định mô hình tổ chức sau thuộc
ty Honda thuộc loại hình cơ cấu tổ chức nào? Đánh giá ưu điểm và hạn chế của sơ đồ loại hình cơ cấu tổ chức nào? Đánh giá ưu điểm và hạn chế của sơ đồ cơ cấu tổ chức
cơ cấu tổ chức này. này.

64 65

11