TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

CƠ SỞ II TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

---------***--------

BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

Chuyên ngành: Kinh tế đối ngoại

QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN

HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN UPS VIỆT NAM

Họ và tên sinh viên: Hồ Công Quốc

Mã sinh viên: 1801015725
Lớp: DC57KTDN14
Khóa: 57
Người hướng dẫn khoa học: ThS. Vương Thị Bích Ngà

TP.HCM, tháng 8 năm 2021

 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
CƠ SỞ II TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
---------***--------

BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

Chuyên ngành: Kinh tế đối ngoại

QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN

HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN UPS VIỆT NAM

Họ và tên sinh viên: Hồ Công Quốc

Mã sinh viên: 1801015725
Lớp: DC57KTDN14
Khóa: 57
Người hướng dẫn khoa học: ThS. Vương Thị Bích Ngà

TP.HCM, tháng 8 năm 2021

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CƠ SỞ II TẠI TP. HỒ CHÍ MINH Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

NHẬN XÉT BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

Họ và tên sinh viên: Hồ Công Quốc MSSV: 1801015725

Tên đề tài: QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN HÀNG XUẤT
KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN UPS VIỆT NAM

Điểm đánh giá mức độ tuân thủ quy định, tiến độ và tinh thần làm việc (tối đa 1
điểm, cho điểm lẻ đến 0,1): ..........................................................................................
Ý kiến nhận xét (khoanh tròn lựa chọn phù hợp):
1. Sinh viên đã nghiêm túc thực hiện BCTTGK theo sự hướng dẫn của GVHD.
GVHD chịu trách nhiệm về tên đề tài và tên các chương, các đề mục chính (3 chữ
số): 0,8-1,0 điểm
2. Sinh viên đã thực hiện theo sự hướng dẫn của GVHD nhưng chưa đầy đủ.
GVHD chịu trách nhiệm về tên đề tài và tên các chương, các đề mục chính (2 chữ
số): 0,5-0,7 điểm
3. Sinh viên chưa thực hiện đầy đủ hướng dẫn của giảng viên. GVHD không chịu
trách nhiệm về BCTTGK: 0,1-0,4 điểm
4. Sinh viên không thực hiện hướng dẫn của GVHD. GVHD không đồng ý cho
sinh viên nộp BCTTGK: 0 điểm
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày ….. tháng ….. năm 20…..
Giảng viên hướng dẫn
(ký và viết rõ họ tên)
 LỜI CAM ĐOAN
Tác giả cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tác giả.
Các số liệu, kết quả nêu trong Báo cáo thực tập giữa khoá này đều là trung thực và
chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu của tác giả nào khác.
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 08 năm 2021
Tác giả ký và viết rõ họ tên

Hồ Công Quốc
 LỜI CẢM ƠN
Trước tiên tác giả xin được gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Ngoại thương
cơ sở II tại thành phố Hồ Chí Minh đã tạo cơ hội và điều kiện tốt nhất để tác giả có
thể hoàn thành bài báo cáo thực tập giữa khoá này. Tác giả cũng xin gửi lời cảm ơn
chân thành đến cô Vương Thị Bích Ngà, giảng viên trực tiếp hướng dẫn tác giả thực
hiện bài báo cáo thực tập giữa khoá. Trong suốt quá trình thực hiện, cô đã tận tình
hướng dẫn và giúp đỡ tác giả trong suốt quá trình viết báo cáo để tác giả có thể hoàn
thiện bài một cách tốt nhất.
Bên cạnh đó, tác giả xin cảm ơn chân thành đến Công ty Cổ phần UPS Việt
Nam đã nhiệt tình giúp đỡ, hỗ trợ, chỉ dạy cho tác giả rất nhiều kiến thức thực tiễn và
các kiến thức mới, cập nhật những thay đổi trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ logistics
này, cho tác giả cơ hội được thực hành những kiến thức đã học áp dụng vào thực tiễn,
giúp tác giả có hoàn thành được bài báo cáo này.
Cuối cùng, tác giả cũng bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến tất cả thầy cô Trường
Đại học Ngoại Thương Cơ sở II vì sự tận tâm và nhiệt huyết trong suốt khoảng thời
gian tác giả được học tập tại trường. Nhờ vậy, tác giả được trang bị những kiến thức
cần thiết để có thể hoàn thành bài thu hoạch này, cũng như những kỹ năng quan trọng
giúp tác giả càng thêm sẵn sàng và tự tin hơn khi thực tập.
Tác giả ký và viết rõ họ tên

Hồ Công Quốc
 MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................1
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN UPS VIỆT
NAM ...........................................................................................................................2
1.1 Quá trình hình thành và phát triển .....................................................................2
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức hành chính và tình hình nhân sự ........3
1.2.1 Chức năng ..........................................................................................................3
1.2.2 Nhiệm vụ ............................................................................................................3
1.2.3 Cơ cấu tổ chức hành chính .................................................................................3
1.2.4 Nhân sự ..............................................................................................................6
1.3 Tình hình kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2019, 2020 và 2021 ...........7
1.4 Vai trò của công tác tổ chức thực hiện giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng
đường biển đối với sự phát triển của công ty ............................................................9
1.5 Tóm tắt quá trình thực tập .................................................................................10
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT
KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN UPS VIỆT NAM.11
2.1 Quy trình nghiệp vụ ...........................................................................................11
2.1.1 Nhận thông tin đặt chỗ .....................................................................................11
2.1.2 Xác nhận giá với khách hàng và đặt chỗ hãng tàu ...........................................11
2.1.3 Nhập thông tin vào hệ thống E2K ....................................................................12
2.1.4 Tạo đơn đặt hàng vận chuyển và kế hoạch vận chuyển ...................................13
2.1.5 Hạ container và làm House B/L nháp ..............................................................14
2.1.6 Quyết toán khách hàng và thanh toán cước cho hãng tàu ................................15
2.1.7 Phát hành House B/L và lưu trữ hồ sơ .............................................................16
2.2 Đánh giá chung về quy trình xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần
Vận chuyển UPS Việt Nam ......................................................................................17
2.2.1 Điểm thuận lợi ..................................................................................................17
2.2.2 Điểm khó khăn .................................................................................................18
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO
NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN VẬN CHUYỂN UPS VIỆT NAM............................................................. 20
3.1 Bài học bản thân rút ra trong quá trình thực tập ............................................ 20
3.1.1 Về chuyên môn nghiệp vụ ............................................................................... 20
3.1.2 Về kỹ năng mềm ............................................................................................. 21
3.1.3 Về định hướng nghề nghiệp ............................................................................ 22
3.2 Một số đề xuất, góp ý cho đơn vị thực tập ........................................................ 22
3.2.1 Tăng cường đầu tư hợp lý cơ sở vật chất, trang thiết bị và đội ngũ xe chuyên
chở hàng hóa............................................................................................................. 22
3.2.2 Nâng cao chất lượng nghiệp vụ ....................................................................... 23
LỜI KẾT LUẬN ..................................................................................................... 25
 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

STT Từ viết tắt Tiếng anh Tiếng Việt

Công ty Trách nhiệm Hữu

Advanced Business Strategies
1 ABS hạn Advanced Business
Limited Liability Company
Strategies

2 B/L Bill of Lading Vận đơn

3 ETA Estimated time of arrival Thời gian dự kiến tàu đến

Thời gian dự kiến tàu khởi

4 ETD Estimated time of delivery
hành

5 POD Port of discharge Cảng đến

6 POL Port of loading Cảng đi

7 SO Shipping Order Đơn đặt hàng vận chuyển

8 SP Shipment Plan Kế hoạch vận chuyển

UPS Việt United Parcel Service Vietnam Công ty Cổ phần United

9
Nam Joint Stock Company Parcel Service Việt Nam
 DANH MỤC BẢNG VÀ SƠ ĐỒ

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1 Cơ cấu nhân sự của Công ty Cổ phần UPS Việt Nam năm 2021................6
Bảng 1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần UPS Việt Nam giai
đoạn 2019, 2020, 2021 ................................................................................................8
Bảng 1.3 Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu hàng hóa bằng đường
biển của Công ty giai đoạn năm 2019, 2020 và 2021 .................................................9

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức phòng ban Công ty Cổ phần UPS Việt Nam .....................4
 1

LỜI MỞ ĐẦU
Hội nhập toàn cầu là xu thế phát triển chung trên toàn thế giới, hoạt động xuất
nhập khẩu ngày càng phát triển mạnh mẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động giao
nhận hàng hóa trong và ngoài nước diễn ra sôi nổi hơn bao giờ hết. Để đáp ứng nhu
cầu vận tải ngày một tăng trên thị trường, các công ty logistics, giao nhận ra đời và
tạo nên môi trường cạnh tranh vô cùng khốc liệt.
Công ty Cổ phần UPS Việt Nam là một trong những công ty chuyên về lĩnh
vực giao nhận vận tải trong nước và quốc tế tại Việt Nam. Đề tài “QUY TRÌNH TỔ
CHỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN UPS VIỆT NAM” nhằm hiểu rõ hơn về quy trình hoạt
động của Công ty để có thể tìm ra giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động giao nhận
hàng xuất khẩu nguyên container và góp phần vào sự phát triển của Công ty trong
thời gian tới.
Ngoài lời mở đầu, kết luận và một số tài liệu phụ lục, bố cục bài thu hoạch
thực tập giữa khóa gồm ba chương chính cụ thể như sau:
Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần UPS Việt Nam
Chương 2: Phân tích nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
của Công ty Cổ phần UPS Việt Nam
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa
xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần UPS Việt Nam
Tác giả xin chân thành cảm ơn Giám đốc, Giám sát và các anh chị nhân viên
của Công ty Cổ phần UPS Việt Nam, Giảng viên hướng dẫn Vương Thị Bích Ngà
cùng với Cơ sở II Trường Đại học Ngoại Thương đã giúp đỡ tác giả hoàn thành bài
báo cáo này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do hạn chế về kiến thức cũng như thời gian
thực tập tại Công ty không nhiều, bài thu hoạch không thể tránh khỏi những thiếu sót
cũng như những tồn đọng chưa thể giải quyết. Vì vậy tác giả kính mong sẽ nhận được
sự góp ý và sửa chữa từ quý thầy cô để bài làm được hoàn thiện hơn.
Tác giả xin chân thành cảm ơn!
 2

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN UPS

VIỆT NAM
1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Vào ngày 10 tháng 3 năm 2010, UPS Việt Nam đã được ký kết hợp tác thành
lập bởi Công ty Dịch vụ vận chuyển hàng hóa và chuỗi cung ứng toàn cầu UPS và
Công ty cổ phần Chuyển phát nhanh Bưu Điện (P&T Express). Thông qua việc thành
lập công ty cổ phần này với trụ sở chính tại Thành phố Hồ Chí Minh, UPS Việt Nam
đã và đang tiếp tục đầu tư vào các chi nhánh mới tại những thành phố lớn và các trung
tâm công nghiệp ở Việt Nam để mở rộng mạng lưới hoạt động. Ngoài cung cấp dịch
vụ chuyển phát nhanh thư tín và hàng hóa, UPS Việt Nam còn cung cấp dịch vụ vận
chuyển hàng hóa, tư vấn thủ tục hải quan, dịch vụ logistics, phân phối và kho vận.
Bảng 1.1 Thông tin Công ty Cổ phần UPS Việt Nam
Tên đầy đủ Công ty Cổ phần United Parcel Service Việt Nam
Tên tiếng anh United Parcel Service Vietnam Joint Stock Company
Mã số thuế 0309865746
Người đại diện Russell Robey Reed
pháp luật Trần Lệ Thu
Logo

Ngày hoạt động 10/03/2010

Địa chỉ Số 18A, Đường Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành
phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Website https://www.ups.com/vn/vi/Home.page
Điện thoại +84-28-3811-2888
Fax +84-28-3811-5888
Lĩnh vực Chuyển phát, kho bãi, lưu giữ hàng hóa và hoạt động dịch vụ hỗ
trợ khác liên quan đến vận tải
(Nguồn: Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp)
 3

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức hành chính và tình hình nhân sự
1.2.1 Chức năng
UPS Việt Nam phối hợp với các công ty, khách hàng nhỏ, lẻ trong nước để tổ
chức vận chuyển, giao nhận hàng hóa, chuyển phát nhanh và các chứng từ có liên
quan. Đồng thời UPS Việt Nam cũng cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập
khẩu bằng đường biển và đường hàng không, theo đó Công ty nhận hàng từ người
gửi, làm các thủ tục giấy tờ, liên hệ với các hãng tàu và hãng hàng không để giao
nhận hàng hóa cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc
người làm dịch vụ giao nhận khác, gọi chung là khách hàng.
1.2.2 Nhiệm vụ
Thứ nhất, UPS Việt Nam luôn lấy khách hàng là trung tâm của mọi thứ, Công
ty sẽ luôn ưu tiên thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng theo nhiều cách khác nhau,
giao hàng kịp thời và xử lý hiệu quả tất cả các gói hàng vẫn được UPS Việt Nam chú
trọng lên kế hoạch trước nhằm cải thiện sự thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
Thứ hai, UPS Việt Nam luôn muốn cải thiện cộng đồng. Mọi thứ Công ty làm
đều liên quan đến một số yếu tố của sự bền vững, một văn hóa mà Công ty quảng bá
để bảo vệ cả con người và môi trường. UPS Việt Nam rất nhạy cảm về tính bền vững
của môi trường, và do đó, luôn chỉ đạo các nguồn lực quan trọng để bảo tồn nó, cũng
như có các công tác tuyên truyền và tình nguyện xanh.
Thứ ba, UPS Việt Nam luôn cố gắng xây dựng và tổ chức các kế hoạch kinh
doanh, vận tải hàng hóa theo pháp luật hiện hành để thực hiện mục đích và nội dung
hoạt động của công ty. Nghiên cứu và nắm bắt kịp thời với nhu cầu thị trường trong
và ngoài nước để tổ chức thực hiện các phương án kinh doanh có hiệu quả.
Cuối cùng, UPS Việt Nam đang cố gắng trở thành tượng đài trong việc cung
ứng dịch vụ vận chuyển vượt cả mong đợi. UPS Việt Nam mong chờ rằng các chiến
lược được ban lãnh đạo áp dụng không chỉ đáp ứng được nhiệm vụ vận chuyển, mà
còn mang lại lợi ích cho công ty, khách hàng, nhà đầu tư và cộng đồng nói chung.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức hành chính
Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần UPS Việt Nam được thiết kế gọn
nhẹ, đơn giản giúp Giám đốc quản lý dễ dàng và dễ nắm bắt tình hình hoạt động giữa
 4

các phòng ban với nhau. Cơ cấu tổ chức hành chính của Công ty được tác giả thu thập
được theo sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức phòng ban Công ty Cổ phần UPS Việt Nam

Giám đốc

Phòng Giám sát

Phòng Giao Phòng Chuyển

Phòng Kế toán Phòng Nhân sự
nhận phát

Chứng từ Kế toán quỹ Nội địa C&B

Kế toán thanh
Hiện trường Quốc tế Tuyển dụng
toán

(Nguồn: Tổng hợp báo cáo tình hình nhân sự Công ty Cổ phần UPS Việt Nam)
Cơ cấu tổ chức của công ty theo kiểu tổ chức trực tuyến, đó là một hệ thống
phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau, chịu sự quản lý của giám đốc và sự giúp đỡ
của giám sát, cộng với sự tự giác và trách nhiệm trong công việc của từng thành viên.
Các thông tin chỉ huy, thông tin phản hồi được truyền theo tuyến giúp cho hệ thống
quản trị vận hành một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
Ưu điểm: Đảm bảo hiệu lực điều hành của Giám đốc – người trực tiếp ra quyết
định và chỉ đạo xuống cấp dưới, vì vậy nghĩa vụ của người chấp hành được xác định
một cách chính xác và cụ thể. Thông tin mệnh lệnh được truyền theo chiều dọc của
cơ cấu tổ chức giúp đảm bảo nguồn thông tin được truyền đi một cách nhanh chóng
và kịp thời, cũng như mang lại sự ổn định cho tổ chức.
Nhược điểm: Trong công ty, Giám đốc phải bao quát hết toàn diện các phòng
ban và phải chỉ thị cho cấp dưới về mọi mặt do đó đòi hỏi phải có kiến thức toàn diện,
 5

tính quyết đoán cao... để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn. Cũng vì thế
mà sự ủy quyền cho các bộ phận cấp dưới gặp rất nhiều khó khăn.
Chức năng chính của các phòng ban:
Giám đốc: Là người đại diện trước pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm quản
lý, điều hành và bao quát toàn bộ quá trình hoạt động của công ty để có thể đưa ra
các chỉ đạo kịp thời giải quyết các vấn đề khó khăn của công ty. Đưa ra định hướng,
chiến lược phát triển phù hợp trong từng giai đoạn phát triển của công ty.
Phòng Giám sát: Nhận sự chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc, đề xuất các kế hoạch
và chiến lược về tài chính, hoạt động, nhân sự và kinh doanh. Bao gồm 5 giám sát
trong đó 2 giám sát bộ phận kinh doanh nội địa và 3 giám sát cho bộ phận kinh doanh
nước ngoài trong đó có đường biển và đường hàng không.
Phòng Giao nhận: Chuẩn bị các hồ sơ chứng từ cần thiết, thường xuyên theo
dõi nắm bắt kịp thời về những thông tin xuất nhập khẩu của nhà nước về thuế, hải
quan,…cũng như giữ liên lạc với khách hàng để thông báo cập nhật những thông tin
cần thiết về các lô hàng và giúp cho các bộ phận khác hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Phòng Kế toán: Quản lý tình hình thu – chi tài chính của công ty, lên sổ sách kế
toán và lưu trữ các chứng từ cũng như tài liệu liên quan đến công tác tài chính của
công ty. Phân tích, đánh giá hoạt động của công ty để cố vấn cho giám đốc phương
thức hoạt động hiệu quả.
Phòng Chuyển phát: Phụ trách việc thực hiện thu gom, tập kết, phân loại và vận
chuyển bằng các phương tiện vật lý, thông tin dưới dạng văn bản và kiện, gói hàng
hóa có yếu tố nhanh về thời gian và có độ tin cậy cao. Làm việc với bộ phận hải quan
trong nước lẫn ngoài nước giúp thúc đẩy nhanh quá trình đơn hàng được chuyển đến
tay khách hàng. Phụ trách lưu trữ thông tin giao nhận của các đơn hàng đã gởi và
thông tin người nhận giúp cho việc tra cứu về sau dễ dàng, thuận tiện hơn.
Phòng Nhân sự: Giữ nhiệm vụ tổ chức hoạt động tuyển dụng; đề ra và thực hiện
chính sách đãi ngộ và chiến lược giữ chân nhân viên tài năng; đồng thời xây dựng
chiến lược phát triển nguồn nhân lực, quản lý chi phí lao động, tổ chức và thực hiện
các hoạt động nhân sự theo quy định.
 6

1.2.4 Nhân sự
Công ty Cổ phần UPS Việt Nam sau một thời gian dài hoạt động và thay đổi
chiến lược kinh doanh đúng đắn và bắt kịp với xu thế ngành, hiện nay Công ty có 90
nhân sự, được phân công khắp 5 phòng ban và 1 Giám đốc, đảm nhiệm các nhiệm vụ
và chức năng cụ thể. Để làm rõ hơn, theo số liệu được cung cấp từ Phòng Nhân sự,
tác giả đã tổng hợp cơ cấu nhân sự của Công ty năm 2021 để nhằm mục đích phân
tích như sau:
Bảng 1.1 Cơ cấu nhân sự của Công ty Cổ phần UPS Việt Nam năm 2021
Số nhân Giới tính Tuổi trung bình
Bộ phận Trình độ
viên Nam Nữ Nam Nữ
Giám đốc 1 Thạc sĩ 1 48

Giám sát 5 Thạc sĩ 1 4 30 35

Nhân sự 10 Đại học 2 8 24 25

Đại học /
Giao nhận 40 9 31 24 24
Cao đẳng
Đại học /
Chuyển phát 25 20 5 27 25
Cao đẳng
Kế toán 10 Đại học 3 7 28 26
Tổng 91 36 55 26,83 26,20
(Nguồn: Tổng hợp báo cáo tình hình nhân sự Công ty Cổ phần UPS Việt Nam)
Về chỉ tiêu độ tuổi, ta thấy hầu hết nhân viên trong Công ty đều ở trong độ tuổi
khá trẻ là dưới 30 tuổi ngoại trừ Giám đốc và Giám sát viên. Do tính chất của công
việc liên quan rất nhiều đến chứng từ, tìm kiếm khách hàng, tìm hiểu và xây dựng
mối quan hệ với khách hàng và các đại lí hãng tàu nên rất cần sự nhanh nhẹn, năng
động và nhiệt huyết của lớp thế hệ trẻ.
Về chỉ tiêu trình độ, do công việc đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao nên dễ thấy
nhân viên của Công ty có trình độ khá cao, không có trình độ Trung cấp, hầu hết nhân
viên đều đạt trình độ Đại học và Cao đẳng trở lên, phù hợp với môi trường làm việc
lĩnh vực logistics thường xuyên phải liên lạc và tiếp xúc với nhiều đối tác quốc tế,
 7

thường làm việc với các loại chứng từ khác nhau do đó đòi hỏi nhân viên cần phải
thích ứng nhanh và phải biết ngoại ngữ.
Công ty đã có sự phân bổ phù hợp về nhân sự ứng với mỗi bộ phận trong Công
ty, chính sách đào tạo và chính sách lương thưởng, phúc lợi phù hợp cho nhân viên
cũng là một trong những vấn đề mà Công ty đặc biệt quan tâm. Giám đốc cũng như
các nhân viên trong Công ty luôn động viên và giúp đỡ lẫn nhau trong công việc, ví
dụ như Giám đốc mặc dù là người nước ngoài gặp rất nhiều trở ngại trong vấn đề
ngôn ngữ nhưng vẫn thường xuyên hỏi thăm để nắm bắt tình hình và nguyện vọng
của nhân viên, nhận xét thẳng thắng và chỉ ra những lỗi sai mắc phải trên tinh thần
góp ý xây dựng chứ không chỉ trích, tổ chức các buổi họp thường niên để nhận các
góp ý của nhân viên trong việc thay đổi và hoàn thiện các hoạt động và chính của
Công ty, luôn có đánh giá chất lượng định kỳ để thưởng cho những nhân viên xuất
sắc. Các thành viên trong Công ty luôn xem nhau như một gia đình, ít khi phân biệt
cấp trên với cấp dưới, chính những điều đó đã giúp hạn chế áp lực cho nhân viên,
khiến họ luôn hết sức mình với công việc. Đồng thời, nhằm nâng cao kỹ năng nghiệp
vụ cho nhân viên, Công ty luôn có kế hoạch đào tạo, phát triển kĩ năng phù hợp với
từng vị trí trong Công ty, từ đó tạo điều kiện để nhân viên phát triển bản thân cũng
như đóng góp được nhiều hơn cho Công ty.
Như vậy có thể thấy, với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế nói chung
và lĩnh vực logistics nói riêng, lượng công việc ngày gia tăng, yêu cầu chuyên môn
ngày càng cao, đối tác ngày càng nhiều thì Công ty cần có những chính sách phù hợp
trong quá trình tuyển dụng nhân viên phù hợp cũng như không ngừng nâng cao trình
độ của nhân viên và có những chính sách lương thưởng thích hợp.
1.3 Tình hình kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2019, 2020 và 2021
Theo tình hình kinh doanh hiện tại, nguồn thu chủ đạo của công ty là từ hoạt
động chuyển phát và các hoạt động liên quan đến giao nhận vận tải. Đặc biệt trong
tình hình Covid-19 đang diễn biến phức tạp hiện nay, doanh thu không thể không
tránh khỏi tình trạng biến động qua các năm, tuy nhiên theo chiều hướng tích cực sẽ
nhiều hơn bởi vì nhu cầu tích trữ của người dân tăng cao thúc đẩy việc xuất nhập
khẩu diễn ra mạnh mẽ hơn bao giờ hết.
 8

Bảng 1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần UPS Việt Nam
giai đoạn 2019, 2020, 2021
Đơn vị: Triệu đồng

Năm 2019 2020 01 - 06/2021

Chỉ tiêu

Doanh thu 74.094 84.628 46.332

Chi phí 66.296 76.944 40.309

Lợi nhuận trước thuế 7.798 7.684 6.023

(Nguồn: Tổng hợp báo cáo tài chính hàng quý, năm của Công ty UPS Việt Nam)
Năm 2019, một trận bùng nổ đại dịch đã xảy ra trên toàn thế giới, ảnh hưởng rất
nhiều đến các hoạt động nói chung và logistics nói riêng. Lúc ấy GDP đầu người
giảm do tình hình Covid-19 diễn biến phức tạp khiến cho các cơ sở sản xuất phải cắt
giảm nhân công để tránh bị phá sản. Cũng trong giai đoạn này, nhu cầu tích trữ của
người dân tăng cao, đẩy mạnh quá trình xuất nhập khẩu trong và ngoài nước. Chính
vì vậy doanh thu của UPS đạt 74.094 triệu đồng và lợi nhuận trước thuế là 7.798 triệu
đồng.
Năm 2020, doanh thu của Công ty vào năm 2020 tăng 10.534 triệu đồng. Chi
phí cho hoạt động vận tải của năm 2020 cũng tăng so với năm 2019, tức tăng thêm
10.648 triệu đồng. Do tốn nhiều chi phí vào hoạt động ưu đãi khách hàng và nghiên
cứu thị trường cũng như tìm kiếm nguồn container rỗng và các khoản phí bãi
container tăng đột biến. Chính vì vậy, lợi nhuận trước thuế bị giảm 114 triệu đồng so
với năm 2019 nhờ mức tăng cao của chi phí so với doanh thu.
Dựa vào báo cáo tài chính của quý 1 và 2 năm 2021, chi phí tăng 4.919 triệu
đồng so với cùng kỳ năm 2020 chủ yếu do việc khan hiếm của container rỗng do xuất
siêu, từ đó các chi phí cao điểm, chi phí container, các phụ phí khác tăng theo, bên
cạnh đó công ty cũng tăng cường quảng bá hình ảnh của mình trên thị trường bởi vì
thị phần của doanh nghiệp còn thấp so với các đối thủ trong ngành như DHL,
FedEx…, dẫn đến một số lớn bộ phận khách hàng chưa thực sự biết đến Công ty. Bên
 9

cạnh đó, doanh thu 6 tháng đầu năm tăng thêm 7.838 triệu đồng so với cùng kỳ năm
2020. Hoạt động xuất khẩu tăng trưởng mạnh là kết quả của công tác điều hành quyết
liệt của Chính phủ trong chống dịch Covid-19, cải cách thủ tục hành chính, kiến tạo
môi trường kinh doanh, đầu tư thuận lợi, minh bạch đặc biệt là ký kết EVFTA thúc
đẩy các doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu hàng hóa sang châu Âu. Nhờ có điều kiện
thuận lợi, công ty đã nỗ lực mở rộng giao thương với các thị trường tiềm năng ở châu
Âu mang về nhiều hợp đồng mới và các mối quan hệ làm ăn lâu dài. Từ đó có thể dẫn
đến rằng lợi nhuận 6 tháng đầu năm 2021 tăng 2.919 triệu đồng so với cùng kỳ năm
2020 do mức doanh thu tăng trưởng cao hơn so với mức chi phí phải bỏ ra.
Nhìn chung hoạt động xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển của Công ty phát
triển, tăng trưởng ổn định so với sự biến động thị trường trong và ngoài nước.
1.4 Vai trò của công tác tổ chức thực hiện giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng
đường biển đối với sự phát triển của công ty
Công ty Cổ phần UPS Việt Nam là một công ty hoạt động trong lĩnh vực giao
nhận vận tải, do đó công tác giao nhận hàng xuất khẩu đóng vai trò khá quan trọng
đối với sự phát triển của Công ty. Để phân tích rõ hơn vai trò của hoạt động này có
thể xem trong bảng dưới đây:
Bảng 1.3 Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu hàng hóa bằng
đường biển của Công ty giai đoạn năm 2019, 2020 và 2021
Đơn vị tính: Triệu đồng
Năm 2019 2020 01 – 06/2021
Tỉ lệ Tỉ lệ Tỉ lệ
Giá trị Giá trị Giá trị
Chỉ tiêu (%) (%) (%)
Doanh thu từ dịch vụ
giao nhận hàng xuất 30.485 41,14 35.698 42,18 28.412 61,32
khẩu bằng đường biển
Tổng doanh thu 74.094 100 84.628 100 46.332 100
(Nguồn: Tổng hợp báo cáo tài chính hàng quý, năm của Công ty UPS Việt Nam)
Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển là một trong những
hoạt động trọng yếu của Công ty. Từ bảng số liệu trên có thể thấy được hoạt động
này chiếm tỉ trọng rất cao trong cơ cấu doanh thu của Công ty giai đoạn 2019 – 2021.
 10

Theo báo cáo tài chính Công ty, doanh thu trong các năm 2019, 2020 và 6 tháng đầu
năm 2021 của hoạt động này lần lượt là 41,14%, 42,18% và 61,32%. Từ những số
liệu này, có thể thấy rằng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
là một trong những nguồn thu nhập lớn nhất trong doanh thu của Công ty, là một chìa
khóa quan trọng giúp Công ty phát triển hơn nữa trong tương lai. Chính vì thế, cải
thiện công tác hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu sẽ đóng góp một phần rất lớn
trong việc giảm một lượng lớn chi phí và nâng cao lợi thế cạnh tranh của Công ty.
1.5 Tóm tắt quá trình thực tập
Tuần 1 (05/07 – 09/07): Tác giả được hướng dẫn tiếp xúc với phần mềm của
hệ thống, sắp xếp chứng từ gửi đi nước ngoài, làm House B/L, ngoài ra tác giả còn
được chị trưởng nhóm đào tạo là chị Dương hướng dẫn các thao tác nghiệp vụ cần
thiết cho mặt hàng xuất khẩu, tác giả còn được chị Vân, bộ phận giám sát, training về
3 loại B/L mà khách hàng của công ty UPS thường sử dụng, cũng như là sơ lược về
quá trình hình thành và sự phát triển của công ty.
Tuần 2 (12/07 – 16/07): Tác giả bắt đầu chịu trách nhiệm kiểm tra lỗi sai chính
các chứng từ cho các lô hàng lẻ từ các tuyến Mexico, Brazil, Argentina và Colombia,
cũng như là chuẩn bị sắp xếp để chuyển phát bộ chứng từ sang nước ngoài, ngoài ra
tác giả vẫn tiếp tục làm House B/L, và tiếp xúc với việc tạo SO và SP.
Tuần 3 (19/07 – 23/07): Tác giả bắt đầu chịu trách nhiệm theo dõi về tình trạng
của lô hàng cho đến khi lô hàng hóa được giao cho khách hàng và xử lý các chứng từ
của các lô hàng container xuất khẩu sang Mỹ. Tác giả còn được tiếp xúc với việc xuất
hóa đơn cho khách hàng bằng phần mềm hệ thống nội bộ E2K.
Tuần 4,5 (26/7 – 8/8): Tác giả được tiếp xúc, chỉ dẫn và thực hiện các quy
trình phức tạp của các lô hàng chỉ định từ các thị trường mới mở ở châu Âu như là
Thụy Sĩ. Tác giả còn được tiếp xúc việc đặt hãng tàu cho lô hàng chuẩn bị xuất khẩu,
cũng như là làm thuần thục các khâu quy trình trong các tuần vừa qua.
Thông qua Chương 1, tác giả đã giới thiệu về tình hình hoạt động công ty trong
những năm gần đây cũng như sứ mệnh và nhiệm vụ của công ty, và cách thức công
ty tổ chức nhân sự để hoạt động một cách hiệu quả nhất. Tiếp theo là Chương 2, tác
giả sẽ đề cập nhiều đến quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của công
ty mà tác giả đã học hỏi được trong quá trình thực tập tại đây.
 11

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT

KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN UPS VIỆT NAM
2.1 Quy trình nghiệp vụ
Công ty Cổ phần UPS Việt Nam thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hoá bằng
đường biển theo những bước như sau:
2.1.1 Nhận thông tin đặt chỗ
Yêu cầu đặt chỗ có thể xuất phát từ bản thân khách hàng là chủ hàng hóa hoặc
là người gửi hàng hoặc yêu cầu đặt chỗ từ các đại lý. Nhưng hầu hết khách hàng của
Công ty đều là những đối tác lâu năm như Lưỡng Quới Coconut hay BETRIMEX sẽ
gửi yêu cầu đặt chỗ trực tiếp đến công ty thông qua các Giám sát viên, còn các khách
hàng nhỏ, lẻ sẽ được hướng dẫn đặt chỗ trên trang web “Phương Thức Vận Chuyển
& Quản Lý Đơn Hàng Vận Chuyển” của Công ty Cổ phần UPS Việt Nam sau khi đã
thỏa thuận về giá cả và số lượng. Đối với một Booking Request, UPS Việt Nam sẽ
yêu cầu phải có đầy đủ các thông tin sau đây: dịch vụ vận chuyển, địa điểm và thời
điểm vận chuyển, thông tin khách hàng đối tác, thông tin thanh toán, điều khoản thanh
toán, điều khoản giao hàng, thông tin của bên nhận hàng hoặc bên thứ ba, thông tin
về lô hàng, thông tin vận chuyển về container hoặc thiết bị đặc biệt có đính kèm khi
vận chuyển (Phụ lục 1).
Quy trình thực tế: BETRIMEX là nhà sản xuất sản phẩm từ dừa hàng đầu tại
Việt Nam được thành lập năm 1976 có trụ sở tại đường 30 Tháng 4, phường 3, thành
phố Bến Tre, địa chỉ đại diện văn phòng tại 62 đường Trần Huy Liễu, phường 12,
quận Phú Nhuận, thành phố Hồ Chí Minh. BETRIMEX là khách hàng làm việc
thường xuyên và đã cộng tác với Công ty UPS trong một thời gian khá dài. Vào ngày
19/06/2021, bộ phận giám sát của UPS là chị Vân sẽ nhận các thông tin về lô hàng
của BETRIMEX cung cấp qua email với nội dung xuất khẩu 4.160 thùng cacton nước
dừa nguyên chất đóng chai 330ml, 19.076,8 kg, 32,74 cm3 với giá 0,47 USD/thùng
cho ABS, điều kiện cơ sở giao hàng được quy định là FOB HOCHIMINH PORT.
2.1.2 Xác nhận giá với khách hàng và đặt chỗ hãng tàu
Với mỗi yêu cầu đặt chỗ, Công ty sẽ căn cứ xem xét tình hình vận chuyển,
kiểm tra lịch trình, giá cước tàu trên hệ thống nội bộ Quote Assist và phải đảm bảo
rằng giá cước mua và giá cước bán phải thật sự hợp lý. Đối với mạng lưới logistics
 12

tại UPS, sẽ có một số điều đặc biệt là Công ty UPS ở Mỹ sẽ phân bổ trước một lượng
chỗ có hạn cho một hãng tàu nhất định, nếu UPS Việt Nam đã sử dụng hết số lượng
chỗ đã được phân bổ ấy thì buộc Công ty phải sử dụng hãng tàu khác với mức giá có
thể sẽ chênh lệch tương đối, nên Công ty cũng phải cân nhắc để có thể lựa chọn giá
tốt nhất cho khách hàng. Sau đó Công ty sẽ gửi thông báo báo giá đến cho khách hàng
để xác nhận lịch tàu, giá cả, thời gian vận chuyển, chi tiết của lô hàng, tên người gửi
hàng, tên người nhận hàng về lô hàng đang phát sinh. Quá trình này có thể diễn ra từ
khoảng 3 cho đến 12 tiếng sau khi nhận được Booking Request. Sau khi đàm phán,
nếu không có bất cứ vấn đề nào phát sinh giữa hai bên thì công ty sẽ tiến hành ký kết
hợp đồng với khách hàng. Sau khi đã xác nhận hợp đồng với khách hàng, Công ty sẽ
tiến hành đặt tàu tại trang web của hãng tàu, và hãng tàu sẽ xác nhận chỗ bằng việc
cấp một giấy xác nhận đã đặt chỗ của hãng tàu hay còn gọi là Booking Confirmation
cho Công ty UPS.
Quy trình thực tế: Sau khi nhận được Booking Request từ BETRIMEX vào
ngày 19/06/2021, chị Vân sẽ kiểm tra Quote Assist, cụ thể, giá mua cước cho lô hàng
này đi khoản 2.350 USD và giá bán cước để xuất ra cho BETRIMEX là 5.160 USD,
sau khi báo giá, BETRIMEX đồng ý ký hợp đồng xuất khẩu lô hàng này, sau đó chị
Vân sẽ truyền tải lại thông tin lô hàng xuống cho chị Nhi, nhân viên bộ phận chứng
từ. Vào ngày 20/06/2021, chị Nhi sẽ tiến hành đặt tàu tại hãng tàu CMA-CGM, sau
đó chị Nhi sẽ nhận Booking Confirmation từ CMA-CGM số booking SGN116955
vào ngày hôm sau 21/06/2021. Theo thông tin trên Booking Confirmation thì lô hàng
được vận chuyển trên con tàu CMA CGM T.JEFFERSON số chuyến 0TUIFE1MA
từ cảng Vũng Tàu tới cảng dỡ hàng Los Angeles, CA, thời hạn gửi SI và thông tin
VGM cho CMA-CGM là trước 11 giờ 59 phút ngày 14/07/2021 (Phụ lục 2).
2.1.3 Nhập thông tin vào hệ thống E2K
Công ty bắt buộc phải kiểm tra, rà soát lại tất cả thông tin trên Booking
Confirmation để xác nhận rằng các thông tin trên đã trùng khớp với thông tin mà
Công ty đã đặt cho hãng tàu rồi sau đó mới có thể gửi Booking Confirmation của
hãng tàu cho khách hàng. Sau khi nhận được Booking Confirmation từ Công ty UPS
Việt Nam, khách hàng sẽ được gia hạn trong vòng 48 giờ là phải xác nhận lại thông
tin thêm một lần nữa. Sau khi đã có sự xác nhận từ khách hàng, Công ty sẽ tiến hành
 13

chuyển hóa các thông tin cơ bản như POL, POD, ETD, ETA, tên tàu, số chuyến, loại
container trong Booking Confirmation của hãng tàu lên hệ thống nội bộ bằng phần
mềm E2K để tạo số House B/L và số kết nối với số Master B/L (hay còn gọi là số
MOS) cho UPS ở nước nhận để biết sơ lược về lô hàng đang chuẩn bị xuất.
Quy trình thực tế: Trong ngày 21/06/2021, chị Nhi sẽ kiểm tra lại một lần
nữa xem Booking Confirmation có thực sự khớp với thông tin mà bên mình đã đặt
không sau đó sẽ tiến hành gửi cho khách hàng BETRIMEX, vài giờ sau BETRIMEX
gửi mail xác nhận lại. Sau đó chị Nhi sẽ mở phần mềm E2K bắt đầu nhập các thông
tin trong Booking Confirmation vào hệ thống để tạo số MOS (Phụ lục 3) và số House
B/L (Phụ lục 4), ở đây số House B/L tương ứng được tạo với lô hàng này là
7803036373, số đơn đặt hàng (Purchase Order) là 4750, loại vận đơn là SeaWay Bill,
bởi vì BETRIMEX đã hợp tác làm ăn lâu dài với ABS trên 5 năm nên họ đã quyết
định sử dụng SeaWay Bill như là sự tin tưởng dành cho nhau khi ký kết làm ăn, người
gửi là BETRIMEX, người nhận ở Mỹ là ABS và cảng POL, POD, ETA, ETD như đã
đề cập trong Booking Confirmation nhằm để tạo sự liên kết bắt buộc sau này làm
House B/L.
2.1.4 Tạo đơn đặt hàng vận chuyển và kế hoạch vận chuyển
Ngoài việc chuyển hóa các thông tin đã có lên hệ thống nội bộ thông qua phần
mềm E2K thì Công ty UPS cũng có một hệ thống mạng trực tuyến riêng để có thể
giao tiếp với khách hàng một cách gián tiếp tên là Order Watch. Order Watch chủ
yếu có hai chức năng chính đó là tạo đơn đặt hàng vận chuyển (SO) và tạo kế hoạch
vận chuyển (SP). Trong SO, yêu cầu bắt buộc phải có đầy đủ các thông tin như số
lượng đơn hàng mua, số tàu và số chuyến đi, thời gian tàu khởi hành, ngày và địa
điểm giao nhận hàng, ngày hết hạn nhận chở hàng, số kiện hàng và loại kiện hàng.
Sau khi đã có SO thì Công ty mới có thể tạo SP cho khách hàng, và đây chính là một
trong những tính năng quan trọng nhất giúp khách hàng ngoài nắm bắt các thông tin
cơ bản như ETD, ETA, POL, POD, tên tàu, số container, số seal… thì hệ thống còn
giúp cập nhật tình trạng của lô hàng chuẩn bị xuất khẩu đang trong quy trình nào của
chuỗi logistics mà UPS đang cung cấp theo 3 tiêu chí là “Kịp thời, Rõ ràng và Thống
nhất” để cho khách hàng có thể nhận biết rằng lô hàng của mình không bị bất cứ vấn
 14

đề nào hoặc đang trong tình trạng như thế nào để có thể đưa ra phương án giải quyết
nhanh nhất.
Quy trình thực tế: Vào ngày 22/06/2021, chị Nhi bắt đầu mở OW bằng
Chrome để tạo SO trước (Phụ lục 5), đối với lô hàng này chị phải nhập đầy đủ các
thông tin về khối lượng, số lượng, xuất xứ, POL, POD, ETA, ETD, số booking tàu,
loại container,… Sau khi hoàn thành, thay mặt BETRIMEX, chị Nhi sẽ APPROVED
cho lô hàng này để tiếp tục có thể tạo SP nháp (Phụ lục 6), đối với SP nháp thì đơn
giản hơn, nhờ đã tạo SO trước, SP nháp sẽ kết nối khối lượng, số lượng, xuất xứ,
POL, POD, ETA, ETD,… của SO đã tạo khi nãy, chị Nhi chỉ cần nhập thêm số
container, số seal, ngày tập kết container và ngày đến đích, sau đó lưu lại. Bên cạnh
đó vào chiều cùng ngày, chị Nhi sẽ gửi Booking Notice cho ABS nhằm thông báo
rằng lô hàng này đang trong quá trình xử lý để chuẩn bị xuất đi.
2.1.5 Hạ container và làm House B/L nháp
Tùy vào điều kiện xuất khẩu đã thỏa thuận trong hợp đồng mà công ty đứng
ra thuê phương tiện vận tải cho phù hợp, cũng như thuê một bên thứ ba để làm thủ
tục hải quan. Trong trường hợp Công ty là bên thuê phương tiện vận tải cũng như làm
thủ tục hải quan thì Công ty sẽ liên hệ với đối tác vận tải lâu năm để lấy lịch trình các
chuyến vận chuyển và lịch để khai hải quan. Hai bên sẽ thống nhất địa điểm, thời
gian giao hàng và thanh toán cước để nhận hàng đúng hạn. Đối với Công ty UPS, sẽ
không có dịch vụ khai hải quan và đội ngũ vận chuyển container, bởi vì để làm thuần
thục những nghiệp vụ này UPS sẽ phải tốn rất nhiều chi phí để đào tạo nhân viên,
mua phần mềm và tuyển thêm nhân sự để có thể khai hải quan, cũng như là tốn các
khoản đầu tư để mua các loại xe chuyên chở container, nên Công ty lựa chọn việc
thuê ngoài với giá hợp lý hơn là việc đầu tư từ đầu. Đồng thời đó, khách hàng bắt
buộc phải gửi chỉ dẫn làm hàng (Shipping Instruction), còn xác nhận khối lượng
container (Verified Gross Mass) sau khi hàng đã được đóng vào container, sẽ được
gửi về Công ty UPS để Công ty có thể vừa đồng thời làm House B/L nháp cho khách
hàng, vừa gửi lại cho hãng tàu đã đặt chỗ để hãng tàu có thể xác nhận các thông tin
sau: số container, số seal, tổng số kiện, tổng số ký, tổng số khối, mã HS của mặt hàng
trong container để hãng tàu có thể làm Master B/L nháp gửi lại cho Công ty kiểm tra
chéo với thông tin trên House B/L nháp.
 15

Quy trình thực tế: Vào ngày 22/06/2021, BETRIMEX gửi SI, VGM (Phụ
lục 7) để cho UPS làm B/L nháp, chị Nhi đã mở phần mềm E2K để nhập các thông
tin về mặt hàng: nước dừa nguyên chất đóng chai 330ml, được đóng trong 4.160
thùng cacton, có trọng lượng 19.076,8 kg và 32,74 cm3, cước trả sau, mã HS là
2202993600, số container TGBU5812698, số seal H4678825,… Sau khi đã nhập
xong chị Nhi sẽ check lại lần cuối sau đó gửi B/L nháp cho khách hàng kiểm tra càng
sớm càng tốt bởi vì trước khi hết hạn gửi SI cho hãng tàu nếu phát sinh vấn đề sẽ phải
nộp phạt 50 USD/lần sửa lại, nên chị tranh thủ làm ngay. Trong ngày hôm đó, chị
Nhi cũng gửi SI, VGM qua email của công ty Dịch Vụ Vận Tải Trường Phát
Logistics, để làm thủ tục hải quan với lô hàng nước dừa nguyên chất đống chai 330ml,
container cao 40 feet với giá là 1.800.000 VNĐ, chị Nhi cũng đồng thời gửi email
đến Bộ phận Dịch vụ Khách hàng của hãng tàu CMA-CGM để yêu cầu duyệt lệnh
cấp container rỗng. Ngày 23/06/2021, sau khi được sự xét duyệt của CMA-CGM, chị
Nhi giao cho bên công ty vận tải Tây Á tờ khai và mã vạch đến bãi chỉ định để lấy
container rỗng về cho BETRIMEX đóng hàng. Vào trưa cùng ngày, phía BETRIMEX
phản hồi đồng ý với B/L nháp mà chị Nhi đã tạo, chị Nhi tiến hành gửi SI, VGM qua
cho hãng tàu để hãng tàu có thể làm Master B/L nháp.
2.1.6 Quyết toán khách hàng và thanh toán cước cho hãng tàu
Giấy báo nợ sẽ do nhân viên bộ phận chứng từ chuẩn bị, trên đó gồm: các
khoản phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển
hàng hóa, các chi phí phát sinh (nếu có),... Sau đó, Giám đốc sẽ ký tên và đóng dấu
vào Giấy báo nợ này, từ đó bộ phận kế toán căn cứ vào hồ sơ để quyết toán với khách
hàng. Với các khách hàng có hợp đồng lâu dài như BETRIMEX, Lưỡng Quới
Coconut,… thì bên UPS Việt Nam sẽ thực hiện thu phí theo tháng bởi vì trong một
tháng lượng hàng xuất khá là nhiều nên là hoá đơn và các chứng từ thanh toán của
từng lô hàng sẽ được tổng hợp lại và kèm theo phiếu thu ghi các chi phí mà các khách
hàng lớn ấy phải thanh toán cho UPS Việt Nam. Người giao nhận sẽ mang toàn bộ
chứng từ cùng với Giấy báo nợ quyết toán với khách hàng. Công việc này được thực
hiện trong tối đa là 1 ngày, và thông thường thì diễn ra khá suôn sẻ, không phát sinh
sự cố ngoài ý muốn nào do bước này khá đơn giản, đồng thời cũng không có chi phí
phát sinh thêm. UPS Việt Nam cũng phải thực hiện thanh toán Debit note (Phiếu nợ)
 16

cho hãng tàu thông qua chuyển khoản hoặc có thể thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt
tại hãng tàu trước khi lấy Final Master B/L. Khi đến phải xuất trình giấy giới thiệu
của Công ty UPS Việt Nam hoặc công ty xuất khẩu có mặt trên B/L thì mới có thể
lấy được Master B/L. Giấy giới thiệu thường phải bao gồm họ tên của nhân viên giao
nhận đến lấy, ngày tháng lấy B/L, số B/L, chữ ký và số điện thoại. Nhân viên giao
nhận sẽ được yêu cầu điền thông tin B/L đã lấy vào sổ lưu trữ tại quầy lấy B/L hoặc
đối với một số hãng tàu thì ký xác nhận vào Receipt for B/L (Giấy biên nhận).
Quy trình thực tế: Ngày 10/07/2021, BETRIMEX xác nhận đã đóng hàng
xong và đã cho xe tải lăn bánh để đến cảng Cái Mép ở Vũng Tàu để đưa vô CY trước
ngày CY cut-off là 14/07, đồng thời đó chị Nhi gửi email cho BETRIMEX để nhận
sự xác nhận của họ cho việc thanh toán các chi phí vận tải biển về lô hàng, sau đó chị
sẽ tiếp tục mở phần E2K để có thể thực hiện thao tác “demand” (xác nhận các chi phí
vận tải biển để đưa vào hóa đơn), vào chiều cùng ngày chị Nhi xuất Giấy báo nợ, đã
có chữ ký của Giám đốc Alan Tsui, cho BETRIMEX. Vào ngày 11/07/2021, CMA-
CGM gửi Master B/L nháp qua email chị Nhi, chị sẽ mở House B/L có trong phần
mềm E2K để đối chiếu tìm lỗi sai, chị Nhi thấy không có vấn đề trong Master B/L
sau đó chị sẽ xác nhận lại cho CMA-CGM cùng ngày hôm đó. Ngày 12/07/2012, chị
Nhi lại mở E2K để in Cost Report (bảng báo cáo chi phí cho hãng tàu), sau đó tiến
hành email qua hãng tàu CMA-CGM nhận sự xác nhận cho bảng Cost Report, sau đó
chị Linh, bộ phận kế toán, sẽ tiến hành thanh toán các khoản phí như phụ phí xếp dỡ
tại cảng (THC), phí phát hành vận đơn (B/L fee) và phí seal với tổng cộng là
4.450.000 VNĐ qua tài khoản ngân hàng của công ty, làm xong chị Nhi nhận được
Final Master B/L qua trang web của hãng tàu (Phụ lục 8).
2.1.7 Phát hành House B/L và lưu trữ hồ sơ
Khi nhận được xác nhận cuối cùng về thông tin trên B/L và lịch tàu chạy, UPS
Việt Nam sẽ tiến hành gửi xác nhận lịch tàu đã chạy với UPS ở điểm đến (COB –
Confirm On Board) để họ biết sắp xếp nguồn nhân lực để nhận hàng tại cảng đến, sau
đó UPS Việt Nam sẽ phát hành House B/L và thông báo cho khách hàng. Sau khi
hoàn tất xong thủ tục thông quan và giao hàng cho khách hàng, bộ phận Chứng từ sẽ
kiểm tra lỗi sai, sắp xếp lại các chứng từ, sau đó gửi bản mềm thông qua phần mềm
nội bộ E2K để khách hàng và công ty UPS điểm đến ở phía nước ngoài có thể nhận
 17

được và Công ty cũng sẽ lưu lại 1 bộ. Đối với công việc lưu hồ sơ, nhân viên chứng
từ sau khi kiểm tra lại bộ chứng từ sẽ lưu lại hồ sơ trên một file điện tử, đồng thời
chuyển giao bộ hồ sơ này cho bộ phận kế toán theo dõi công nợ và lưu file.
Quy trình thực tế: Vào ngày 25/07/2021, sau khi tàu đã chạy 1 ngày, chị Nhi
tiến hành vào phần mềm E2K, chỉnh sửa lại ngày tàu chạy là 24-JUL-2021 và phát
hành SeaWay Bill (Phụ lục 9) cho UPS ở Mỹ cụ thể ở Los Angeles để họ có chứng
từ để đối chiếu sau khi hàng đến, cùng lúc đó BETRIMEX cũng gửi: Hóa đơn thương
mại (Phụ lục 10), Bảng kê chi tiết hàng hóa (Phụ lục 11), Giấy chứng nhận xuất xứ
(Phụ lục 12), Giấy chứng thư hun trùng (Phụ lục 13) qua email. Vào chiều cùng
ngày, chị Nhi mở OW để hoàn thiện Final SP, nghĩa là chị sẽ chỉnh lại ETD, ETA,…
cho trùng khớp với lịch tàu để ABS có thể nắm bắt lô hàng kịp thời nhất để họ chuẩn
bị lực lượng để đón hàng. Sau đó, chị sẽ kiểm tra lỗi sai của chứng từ mà BETRMEX
đã gửi, ghi chú và phản hồi lại với ABS, sau đó chị sẽ sắp xếp lại các chứng từ và gửi
bản mềm thông qua E2K cho công ty UPS ở Los Angeles có thể nhận được và chị
cũng in ra 1 bộ để đưa cho chị Linh, bộ phận kế toán.
2.2 Đánh giá chung về quy trình xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ
phần Vận chuyển UPS Việt Nam
2.2.1 Điểm thuận lợi
Trong quá trình thực tập tại công ty, tác giả nhận thấy quy trình nghiệp vụ giao
nhận xuất khẩu của Công ty UPS Việt Nam có những ưu điểm sau:
Thứ nhất, Công ty UPS Việt Nam là một công ty uy tín và có kinh nghiệm lâu
năm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nên quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng
hoá xuất khẩu bằng đường biển tại công ty có tính chặt chẽ, hợp lý và khoa học, giúp
cho việc thực hiện quy trình nghiệp vụ diễn ra rất nhanh chóng và chuyên nghiệp,
hạn chế tối đa các vấn đề và chi phí phát sinh cho công ty. Quy trình được phân ra
những giai đoạn rõ ràng và các phòng ban được phân các nhiệm vụ cụ thể. Hơn thế
nữa, Công ty còn thực hiện tốt trong công tác quản lý thông tin khách hàng: lập mã
quản lý từng đơn đặt hàng, sắp xếp thông tin, chứng từ liên quan theo lô, theo tháng,
theo tên doanh nghiệp để thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm và lên phiếu báo nợ
cho khách hàng đặc biệt là vào cuối tháng với các khách hàng lớn, thường xuyên và
có nhiều lô hàng xuất đi trong tháng.
 18

Thứ hai, Công ty có một đội ngũ nhân viên trẻ năng động, nhiệt tình, đồng thời
luôn chăm chỉ, nghiêm túc và cẩn thận, ban lãnh đạo luôn lắng nghe và tôn trọng ý
kiến của các nhân viên. Các phòng ban trong công ty đều phát huy hết vai trò của
mình trong việc thực hiện tổ chức dịch vụ giao nhận. Các bộ phận trong công ty đều
phối hợp rất tốt với nhau, tận dụng tối ưu các ứng dụng như Skype for Business,
Outlook 2016 cũng như hệ thống điện thoại nội bộ để trao đổi thông tin, cập nhật kịp
thời và hỗ trợ lẫn nhau trong các hoạt động của công ty.
Thứ ba, các nhân viên trong công ty đều có trình độ từ Cao đẳng trở lên và có
kiến thức về nghiệp vụ, đặc biệt là giám đốc, bộ phận giám sát hay trưởng phòng các
bộ phận trong công ty đều có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành nên đủ khả năng,
kiến thức và có các mối quan hệ tốt với khách hàng, cơ quan chức năng để xử lý và
đưa ra hướng dẫn phù hợp để giải quyết các tình huống phát sinh một cách nhanh
chóng và suôn sẻ.
2.2.2 Điểm khó khăn
Bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên thì quy trình giao nhận hàng xuất khẩu
nguyên container của Công ty Cổ phần UPS Việt Nam vẫn còn một số hạn chế như
sau:
Một là, nhân viên bộ phận chứng từ đặc biệt là các nhân viên mới vẫn còn
thiếu kinh nghiệm và thực hành thực tế nên có những sai sót trong việc làm chứng từ,
chuẩn bị thiếu hồ sơ, chuẩn bị hồ sơ theo ý muốn chủ quan của khách hàng dẫn đến
hồ sơ không được duyệt. Điển hình như là nhân viên vẫn còn nhầm lẫn các thông tin
trên bộ chứng từ, từ đó gây ra những sai sót khiến cho việc nhận hàng hóa nhập khẩu
từ cảng bị trì hoãn, gây mất thời gian cho khách hàng và của cả Công ty.
Hai là, Công ty chưa tổ chức được đội xe riêng cho chính công ty mình để
mang hàng giao cho khách hàng, nên các dịch vụ vận tải vận chuyển về kho riêng
hoặc từ kho ra cảng chủ yếu là thuê ngoài. Việc thuê ngoài đôi khi gặp khó khăn,
công ty phải phụ thuộc vào người chuyên chở vì họ có rất nhiều khách hàng giống
công ty mình cũng đang có nhu cầu chuyên chở. Điều đó dẫn đến công ty phải tìm
nhà xe khác, vừa tăng chi phí vừa phụ thuộc vào người vận chuyển.
Ba là, mặc dù là công ty dẫn đầu về cung cấp dịch vụ giao nhận tại Việt Nam
nhưng Công ty chưa thực sự đầu tư mạnh vào công nghệ nội bộ. Đơn cử như phần
 19

mềm hệ thống E2K, giao diện lỗi thời, không đồng bộ về cách nhập thông tin, chỉ tối
ưu hóa cho chứng từ đường hàng không, còn làm chứng từ đường biển thì bị thiệt hòi
hơn, và đặc biệt nhất là thời gian chờ đợi (lagging time) rất lâu để mở một tính năng
bất kì. Hay hệ thống Order Watch mỗi lần truy cập thì thời gian chờ đợi rất là lâu dẫn
đến việc tạo Shipping Order và Shipment Plan gây tốn nhiều thời gian không cần
thiết. Hay đơn cử như làm việc tại nhà (Work From Home) trong thời gian Covid –
19 đang bùng nổ tại Thành phố Hồ Chí Minh hiện nay, việc kết nối mạng nội bộ hoặc
truy cập vào thư mục chung trực tuyến là điều hết sức gây lãng phí thời gian vì độ trễ
của mạng rất là cao gây nhiều trường hợp mất dữ liệu, đứng màn hình, máy tự khởi
động lại, hay nguy hiểm hơn thì ổ chung dữ liệu trực tuyến chung có thể sẽ bị mất
dẫn đến gây đình trệ chuỗi quy trình logistics.
Bốn là, tại phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, mặc dù Công ty sử dụng trang
thiết bị hiện đại nhưng số lượng lại không đáp ứng khi khối lượng công việc ngày
càng tăng đặc biệt là trong mùa cao điểm như tháng Bảy hiện nay. Chỉ có 1 máy
photocopy, 1 máy fax và 1 máy scan. Lượng giấy tờ và chứng từ khá nhiều, do đó
thường xuyên xảy ra tình trạng tắt nghẽn khi nhiều người muốn dùng, mất thời gian
chờ đợi, rất là bất tiện.
Để công tác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu được diễn ra suôn sẻ và thuận
tiện hơn, công ty cần khắc phục những mặt hạn chế còn tồn tại và đưa ra những giải
pháp giải quyết nhu cầu phù hợp với điều kiện phát triển của công ty nhằm phục vụ
tốt cho nhu cầu khách hàng và nâng cao uy tín, chất lượng kinh doanh của công ty.
Thông qua Chương 2, tác giả đã giới thiệu tất cả các bước trong quy trình giao
nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty UPS, cũng như là đưa ra một số
đánh giá chung về quy trình mà tác giả được tiếp xúc. Tiếp theo Chương 3, tác giả sẽ
nêu ra một số bài học cho bản thân trong quá trình được thực tập tại nơi đây, cũng
như là một số đề xuất, góp ý dành cho Công ty để Công ty có thể phát triển hơn nữa.
 20

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ

GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG
TY CỔ PHẦN VẬN CHUYỂN UPS VIỆT NAM
3.1 Bài học bản thân rút ra trong quá trình thực tập
3.1.1 Về chuyên môn nghiệp vụ
Trong thời gian thực tập tại công ty Cổ phần UPS Việt Nam, tác giả đã được
làm rất nhiều công việc liên quan tới quy trình như là đặt chỗ tại hãng tàu, nhập thông
tin vào hệ thống E2K, cập nhật thông tin khi tàu đổi lịch trình, tạo đơn đặt hàng vận
chuyển và kế hoạch vận chuyển, gửi booking notice, làm House B/L, xuất giấy báo
nợ cho BETRIMEX, xuất cost report thanh toán cho hãng tàu, kiểm tra lỗi sai chứng
từ và gửi qua hệ thống cho UPS Mỹ. Ngoài kiến thức thực tế trên thì những lý thuyết
ở giảng đường không hề vô dụng như phần đông các sinh viên thường nghĩ, đó chính
là những kiến thức nền tảng để phục vụ cho công việc đòi hỏi tính chuyên môn cao
như trong lĩnh vực giao nhận, xuất nhập khẩu. Chính vì thế, việc nắm vững kiến thức
ở trường là cực kì quan trọng. Trong buổi phỏng vấn ứng tuyển vào vị trí thực tập,
tác giả cũng được kiểm tra rất nhiều những kiến thức liên quan tới các môn chuyên
ngành ở trường. Bên cạnh đó, còn học được cách xử lí tổn thất và rủi ro trong thực tế
trước các tình huống bất khả kháng từ những chia sẻ kinh nghiệm của các anh chị có
tuổi nghề lâu năm trong công ty. Điều này sẽ góp phần bổ sung vào kiến thức chung
của tác giả để có cái nhìn chi tiết hơn trong công việc chuyên ngành sau khi tốt nghiệp.
Hơn nữa là tác giả đã quen với việc đọc hiểu các nội dung trên chứng từ, đặc biệt là
các thông tin về lô hàng hay cụ thể hơn là Vận đơn hoặc là Đơn mua hàng (Purchase
Order) giữa bên bán và bên mua mà khách hàng cung cấp, bởi nó là cơ sở chính để
kiểm tra và thực hiện việc khai các chứng từ. Tác giả cũng biết thêm các thuật ngữ,
các từ viết tắt mà người trong ngành hay sử dụng như là “Bill Sur” là cách gọi tắt của
Surrendered B/L, OBL là Original B/L, “Health” là Health Certificate (Giấy chứng
nhận y tế)…
Ngoài tiếp cận quy trình nghiệp vụ hàng xuất thì tác giả cũng được tham gia
vào quy trình nghiệp vụ hàng nhập của công ty. Tác giả biết thêm được về nghiệp vụ
cược container, tiền cược thường sẽ giao động khoảng 1 triệu VNĐ đến 2 triệu VNĐ.
Việc đóng tiền cược container sẽ phải nộp khi nhận được Lệnh giao hàng (D/O) từ
 21

hãng tàu và sau đó mang D/O, Thông báo hàng đến (Arrival notice) và giấy giới thiệu
để đóng tiền cược container tại ngân hàng chỉ định. Và số tiền cược này sẽ được hoàn
trả khi nhân viên giao nhận đem phiếu Phiếu ghi tình trạng container (EIR) cùng giấy
giới thiệu đến hãng tàu.
3.1.2 Về kỹ năng mềm
Đối với kỹ năng giao tiếp, tác giả tự nhận thấy nó cực kỳ quan trọng, không
chỉ trong công việc mà còn là trong mọi mặt của cuộc sống. Qua kì thực tập này tác
giả ngoài việc hỏi rất nhiều anh, chị về kiến thức lẫn chuyên môn nghiệp vụ thì cũng
tự rút ra kinh nghiệm rất nhiều để có thể giao tiếp hiệu quả hơn. Trong môi trường
doanh nghiệp có rất nhiều người với nhiều độ tuổi và vùng miền khác nhau, cũng như
tính cách khác nhau, do đó đối với mỗi người ta nên có cách giao tiếp khác nhau sao
cho phù hợp. Tác giả luôn đặt sự tôn trọng lẫn nhau lên hàng đầu, không bao giờ để
cảm xúc cá nhân của tác giả ảnh hưởng đến việc giao tiếp với các đồng nghiệp khác
và tránh gây những hiểu lầm không đáng có trong khi giao tiếp với đồng nghiệp trong
công ty. Tác giả giờ có thể biết rõ điều mình muốn nói và suy nghĩ thấu đáo rằng điều
đó có phù hợp với hoàn cảnh cũng như tình huống lúc đó hay không.
Một điều cực kì quan trọng nữa trong kỹ năng giao tiếp đó chính là lắng nghe
và cách tiếp nhận thông tin. Điều này sẽ giúp tạo thiện cảm với người đối diện và mọi
thứ sẽ trở nên dễ dàng hơn. Trong kì thực tập vừa rồi, bởi vì trước giờ tác giả chỉ nghe
kiến thức từ trường lớp bài vở, chưa áp dụng bao giờ nên không thể tránh khỏi sai sót
không đáng có trong quá trình đi thực tế, vì vậy mỗi khi được các anh chị góp ý cũng
như chỉ ra những sai sót, tác giả luôn lắng nghe với thái độ tích cực, tiếp thu những
chỉ bảo và đồng thời cảm ơn những góp ý từ anh chị, do đó các anh chị luôn sẵn sàng
giúp đỡ và truyền đạt những kinh nghiệm khi tác giả cần sự trợ giúp. Ngoài ra, không
chỉ là giao tiếp với cấp trên, với đồng nghiệp công ty, mà còn phải học cách giao tiếp
qua mail, qua điện thoại với đối tác, với khách hàng. Luôn rõ ràng, chi tiết, rành mạch,
tránh dài dòng và sử dụng những từ ngữ cũng như ngữ điệu gây khó chịu cho người
đối diện trong khi giao tiếp.
Ngoài ra, tác giả luôn đặt mình trong tâm thế chủ động sẵn sàng sai, hỏi để
học hỏi thêm, giúp bản thân hòa nhập nhanh hơn và thích ứng với công việc hiệu quả
hơn. Bản thân tác giả đã chủ động làm quen với mọi người khi vào công ty, chủ động
 22

hỏi về các công việc cần làm, thậm chí là những công việc phức tạp, các công việc
không phải do mình phụ trách chính, để có thể học hỏi được nhiều kinh nghiệm từ
các bậc anh chị đi trước. Hơn nữa, tác giả còn chủ động đưa ra những suy nghĩ, ý
kiến của bản thân trong khi trao đổi công việc với người hướng dẫn, và đôi lúc giải
quyết được một vấn đề sai sót mà người hướng dẫn không nhận ra. Để có được sự
chủ động, bản thân tác giả đã rèn luyện sự tự tin bởi rụt rè nhút nhát sẽ cản trở bản
thân hòa nhập cùng mọi người và không học hỏi được nhiều trong quá trình thực tập.
3.1.3 Về định hướng nghề nghiệp
Việc trau dồi kiến thức chuyên ngành kinh tế đối ngoại cùng với nhiều tiềm
năng ở lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu trong tương lai cộng với việc thực tập tại
công ty Cổ phần UPS Việt Nam là nguồn cảm hứng đầu tiên giúp tác giả định hướng
được những bước đi đúng đắn đầu tiên trong con đường sự nghiệp. Việc tiếp xúc với
các công việc chuyên môn và các buổi chia sẻ kinh nghiệm của các anh chị trong
công ty đã cho tác giả có cái nhìn mới mẻ hơn để đặt ra cho bản thân những mục tiêu
trong bước đường đi làm sau này. Thật may mắn sau khi được trải nghiệm những
công việc thực tế tại đơn vị, tác giả cảm thấy ngành xuất nhập khẩu thực sự có rất
nhiều cơ hội để bản thân phát triển và nhận thấy rằng bản thân mình có thể gắn bó
với công việc này một cách lâu dài.
3.2 Một số đề xuất, góp ý cho đơn vị thực tập
3.2.1 Tăng cường đầu tư hợp lý cơ sở vật chất, trang thiết bị và đội ngũ xe chuyên
chở hàng hóa
Công ty nên đầu tư cải tiến hệ thống mạng lưới máy tính cũng như các trang
thiết bị khác, có thể nên nâng cấp phần mềm hệ thống E2K có giao diện thân thiện
hơn với người dùng, cũng như thao tác mượt mà hơn. Ngoài ra, máy chủ hệ thống
cũng cần được thiết đặt hệ thống wifi riêng để đảm bảo cho quá trình truyền tờ khai
cũng như liên lạc với khách hàng không bị gián đoạn. Công ty nên nâng cao cơ sở hạ
tầng, mua thêm các máy scan, máy photocopy, máy móc hiện đại nhằm tạo điều kiện
làm việc tốt nhất cho nhân viên. Đặc biệt là cần cải thiện nơi làm việc để nhân viên
cảm thấy thoải mái và xây dựng phòng nghỉ trưa cho nhân viên đảm bảo sức khỏe để
làm việc tốt hơn. Bên cạnh đó, công ty cũng nên cân nhắc về việc mua thêm các loại
xe tải, xe container, đầu kéo nhằm phục vụ kịp thời nhu cầu của khách hàng và nâng
 23

cao tính cạnh tranh của công ty so với các công ty khác trong ngành như là DHL,
FedEx,… Với định hướng giảm chi phí trong những năm tới, công ty cần cân nhắc
có lộ trình mua xe hợp lý. Mua trước hai xe container để phục vụ cho việc đóng hàng,
vào mùa công việc ít, công ty có thể cho các doanh nghiệp lớn cùng ngành, các doanh
nghiệp đối tác hoặc các công ty quen biết thuê xe để có thêm doanh thu. Điều này rất
có lợi cho công ty, một mặt nó sẽ giải quyết tình trạng thiếu phương tiện vận chuyển
container cho khách hàng như đã đề cập trong điểm yếu của công ty ở trên, mặt khác
còn giúp công ty có thêm khoản thu nhập khi cho thuê phương tiện vận tải. Trong
tương lai, phòng kế toán cần phối hợp chặt chẽ với Giám đốc xây dựng lộ trình mua
thêm các xe container và xe đầu kéo để phục vụ cho công tác gom hàng được thuận
lợi, hiệu quả hơn. Với việc sở hữu riêng phương tiện vận tải, công ty có thể chủ động
trong việc gom hàng, hạn chế thuê xe ngoài, giúp tiết kiệm được 10% - 15% chi phí
vận tải, 20% thời gian và đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng trong những mùa
cao điểm khan hiếm xe chuyên chở container.
3.2.2 Nâng cao chất lượng nghiệp vụ
Trước hơn hết về khâu tuyển dụng, Công ty phải đề ra các tiêu chí phù hợp
cho công việc để lựa chọn ứng viên thích hợp. Đồng thời, Công ty cũng cần tăng
cường, khuyến khích và tạo điều kiện cho nhân viên tham các lớp tập huấn nghiệp vụ
và phát triển các kĩ năng cần thiết. Bên cạnh đó Công ty cũng nên áp dụng những
chính sách đãi ngộ tốt hơn, tăng lương, khen thưởng đối với những nhân viên có thành
tích, phấn đấu và nỗ lực cao trong công việc. Ngoài ra, hoạt động liên quan đến công
việc của bộ phận chứng từ còn gặp những sai sót, do đó phải tập trung vào nâng cao
kỹ năng chuyên môn và hạn chế sai sót trong quá trình làm việc. Công ty có thể đưa
ra một số chỉ tiêu nhất định trong quá trình làm việc (ví dụ như đối với nhân viên
chứng từ thì chỉ tiêu sai sót B/L là không được vượt quá 5% tổng số B/L mỗi tháng)
nhằm đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, đồng thời tạo động lực để nhân viên
làm việc tốt hơn, cẩn thận hơn trong quá trình làm việc.
Công ty có thể tổ chức các lớp học để nâng cao khả năng ngôn ngữ của nhân
viên. Trước tiên, tiếng Anh là ngôn ngữ cần thiết đối với tất cả nhân viên kinh doanh,
công ty có thể mở các lớp huấn luyện tiếng anh chuyên ngành. Đối với nghiệp vụ
xuất nhập khẩu, công ty phải thường xuyên tổ chức các buổi thảo luận, hướng dẫn
 24

nâng cao nghiệp vụ chứng từ, gom hàng, định kỳ tổ chức các buổi họp nhân viên để
nêu ra các vấn đề xảy ra trong quá trình làm chứng từ giữa các nhân viên trong công
ty để các nhân viên cùng thảo luận và rút ra kinh nghiệm, kiến thức cho bản thân.
Những kiến thức mới như Incoterm 2020, công ty có thể yêu cầu nhân viên tìm hiểu
và huấn luyện nội bộ để có thể đáp ứng bất kỳ nhu cầu nào của khách hàng. Ngoài ra,
những nhân viên thực hiện thủ tục hải quan có thể trao đổi kiến thức chuyên môn của
mình cho nhân viên chứng từ hoặc ngược lại để khi có vấn đề phát sinh, các nhân
viên cũng có thể tiến hành hỗ trợ trong công việc. Trong quá trình làm việc, sai sót là
điều không thể tránh khỏi nên nhân viên chứng từ cần được trang bị những kỹ năng
để giải quyết những vấn đề khi có sai sót về chứng từ để tránh làm chậm trễ các khâu
khác trong quy trình thực hiện lô hàng.
Kết thúc Chương 3, tác giả đã nêu ra một số bài học về chuyên môn, kỹ năng
mềm cũng như định hướng sắp tới cho bản thân sau khi thực tập tại Công ty UPS Việt
Nam. Tác giả cũng đưa ra một số đề xuất, góp ý để giúp Công ty có thể nhìn nhận và
phát triển hơn sau này.
 25

LỜI KẾT LUẬN

Ngày nay với những bước chuyển mình liên tiếp, Việt Nam đang đi lên trên
con đường hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới. Trong tình hình thị trường hiện
nay, với việc cạnh tranh gay gắt, khó khăn thúc đẩy sự phát triển và đi lên của Công
ty, đó vừa là khó khăn, vừa là cơ hội cho Công ty Cổ phần UPS Việt Nam thể hiện
mình, từng bước khẳng định dịch vụ xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển chuyên
nghiệp vươn tầm quốc tế, sánh ngang cùng các công ty giao nhận lớn trong một thời
gian không xa.
Vận chuyển hàng hoá bằng đường biển đóng vai trò quan trọng trong dịch vụ
vận tải của toàn ngành, đối với Công ty Cổ phần UPS Việt Nam cũng vậy, công tác
vận chuyển hàng hoá mang lại tỷ trọng doanh thu cao nhất trong tất cả các dịch vụ
của công ty, đồng thời là mảng kinh doanh chiến lược thúc đẩy việc mở rộng thị
trường và sự phát triển bền vững của Công ty.
Dựa trên tình hình xuất khẩu hàng hoá thực tế của công ty, cũng như các điểm
mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức để đề xuất các giải pháp như nâng cao cơ sở hạ
tầng kho bãi, các trang thiết bị, phương tiện vận tải nhằm phục vụ công tác giao nhận
tốt hơn, hoàn thiện công tác kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải, nâng
cao dịch vụ chăm sóc khách hàng. Mong rằng những giải pháp này sẽ đóng góp được
cho Công ty Cổ phần UPS Việt Nam những ý kiến tốt giúp công ty ngày càng nâng
cao chất lượng dịch vụ xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển.
Tác giả tin chắc rằng Công ty Cổ phần UPS Việt Nam sẽ phát triển hưng thịnh
không chỉ vận tải hàng hóa bằng đường biển ở Việt Nam mà còn vươn tầm khu vực
và nhiều quốc gia, đặc biệt là Châu Âu trong thời gian tới.
 26

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

A. TÀI LIỆU THAM KHẢO
Chính phủ, 2018, Nghị định số 69/2018/NĐ-CP.
Công ty Cổ phần UPS Việt Nam, 2019, Báo cáo tài chính.
Công ty Cổ phần UPS Việt Nam, 2019, Báo cáo tình hình nhân sự.
Công ty Cổ phần UPS Việt Nam, 2020, Báo cáo tài chính.
Công ty Cổ phần UPS Việt Nam, 2020, Báo cáo tình hình nhân sự.
Công ty Cổ phần UPS Việt Nam, 2021, Báo cáo tài chính Quý 1.
Công ty Cổ phần UPS Việt Nam, 2021, Báo cáo tài chính Quý 2.
Công ty Cổ phần UPS Việt Nam, 2021, Báo cáo tình hình nhân sự.
Hoàng Văn Châu, 2009, Logistics và Vận tải quốc tế, NXB Thông tin và Truyền
thông, Hà Nội.
Phạm Duy Liên, 2012, Giáo trình Giao dịch thương mại quốc tế, NXB Thống Kê,
Hà Nội.
Trịnh Thị Thu Hương, 2011, Giáo trình Vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương,
NXB Thông tin và Truyền thông, Hà Nội.
B. CÁC TRANG WEB
Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp,
https://dichvuthongtin.dkkd.gov.vn/inf/default.aspx, truy cập ngày
12/07/2021.
Dove Express, UPS Việt Nam trở thành DN 100% vốn nước ngoài đầu tiên,
http://fedexvn.com/ups-viet-nam-tro-thanh-dn-100-von-nuoc-ngoai-dau-tien,
truy cập ngày 12/07/2021.
Kinh tế Sài Gòn Online, UPS hợp tác P&T Express thành lập công ty,
https://www.thesaigontimes.vn/34199/A-place-to-stay-and-enjoy-in-
Hanoi.html, truy cập ngày 12/07/2021.
Microsoft News Tài chính, Doanh thu của United Parcel Services Inc,
https://www.msn.com/vi-vn/money/stockdetails/financials/fi-a24ynm, truy
cập ngày 12/07/2021.
UPS Việt Nam, Phương Thức Vận Chuyển & Quản Lý Đơn Hàng Vận Chuyển,
https://www.ups.com/vn/vi/shipping.page, truy cập ngày 12/07/2021.
 27

PHỤ LỤC
SỐ TRANG STT TÊN CHỨNG TỪ / MINH CHỨNG
28 1 BOOKING REQUEST
33 2 BOOKING CONFIRMATION
34 3 MBLD (SỐ MOS)
36 4 SỐ HOUSE B/L
38 5 SHIPPING ORDER
40 6 SHIPMENT PLAN
43 7 SHIPPING INSTRUCTION
44 8 MASTER BILL OF LADING
45 9 HOUSE BILL OF LADING
46 10 COMMERCIAL INVOICE
47 11 PACKING LIST
48 12 CERTIFICATE OF ORIGIN
49 13 FUMIGATION CERTIFICATE
 28

PHỤ LỤC 1
29
30
31
32
 33

PHỤ LỤC 2
 34

PHỤ LỤC 3
35
 36

PHỤ LỤC 4
37
 38

PHỤ LỤC 5
39
 40

PHỤ LỤC 6
41
42
 43

PHỤ LỤC 7
 44

PHỤ LỤC 8
 45

PHỤ LỤC 9
 46

PHỤ LỤC 10
 47

PHỤ LỤC 11
 48

PHỤ LỤC 12
 49

PHỤ LỤC 13