5.

Bộ phận phụ trách tổ chức tiệc, hội nghị trong khách sạn
5.1. Bộ phận Tiệc là gì?
Đây là bộ phận trực thuộc dịch vụ F&B trong khách sạn, chịu trách nhiệm tổ chức và
đảm bảo các chức năng / sự kiện (hội nghị, tiệc, hội thảo, tiệc cưới…) diễn ra suôn sẻ
và thành công. Đặc biệt vào mùa thấp điểm du lịch chưa thực sự đông khách hoặc
lượng khách đặt phòng ít hơn thì Tiệc cũng là bộ phận tạo ra doanh thu trực tiếp cho
khách sạn.
Ở Việt Nam, tiệc thường có ở các khách sạn 3-5 sao. Ở các khách sạn 5 sao, bộ phận
này hoạt động độc lập như một đơn vị con trong F&B, nhưng ở các khách sạn nhỏ 3-4
sao, chúng được gộp chung với bộ phận nhà hàng.
5.2 Đặc điểm của bộ phận Banquet
- Đây là một trong những bộ phận cốt lõi mang lại doanh thu cho khách sạn nhưng lại
có số lượng nhân viên chính thức khá khiêm tốn. Là bộ phận thường xuyên phục vụ
một lượng lớn khách tham dự các sự kiện của khách sạn nhưng lại có ít nhân viên
chính thức. Khi việc tuyển dụng trở nên thường xuyên, người quản lý sẽ cân nhắc việc
thuê nhân viên bình thường.
- Bên cạnh việc tổ chức tiệc trong khách sạn, hiện nay bộ phận tiệc có thể nhận đặt
tiệc cho khách bên ngoài với chi phí khá cao.
- Khách sạn sử dụng độc quyền tài liệu BEO (Banquet Event Order) để cập nhật và
chuyển thông tin khách hàng, loại hình tiệc, thời gian, v.v. giữa bộ phận tiệc và các bộ
phận khác.
→ BEO là gì?
Từ viết tắt BEO có thể hiểu là bản tóm tắt hoặc danh sách chi tiết các hạng mục được
chuẩn bị cho một sự kiện. Chúng ta có thể gọi nó là một “danh sách kiểm tra” những
yếu tố cần thiết này để chuẩn bị cho sự kiện đó.
5.3. Job description of the Banquet Department: Mô tả chung về công việc của bộ
phận Banquet
- Phục vụ đồ ăn: Nhân viên phục vụ tiệc phải làm việc từ rất lâu trước khi khách đến.
Họ kê bàn ghế, trải khăn trải bàn và sắp đặt chỗ ngồi. Họ có thể thiết lập một quầy đồ
uống hoặc tiệc tự chọn. Sau khi khách đến, nhân viên phục vụ các đĩa thức ăn cho
khách, sau đó họ lấy đĩa ra khi khóa học đã kết thúc. Họ đổ đầy cốc nước, và bổ sung
đồ dùng và khăn ăn, nếu cần. Sau khi khách rời đi, nhân viên phục vụ tiệc thu dọn
khăn trải bàn, ly, dĩa và dao kéo đã sử dụng.
- Duy trì phòng hậu cần: Rất nhiều người sẽ ở phía sau những cánh gà của sự kiện để
duy trì cho bữa tiệc được phục vụ một cách hoàn hảo nhất. 
- Hỗ trợ khách: Khách hàng thường lựa chọn nơi tổ chức một bữa tiệc không chỉ vì lý
do thức ăn ngon mà còn cả dịch vụ tốt. 
- Thiết lập và dọn dẹp: Banquet sẽ được yêu cầu thiết lập và dọn dẹp thật tỉ mỉ các
bàn. Sau sự kiện, bữa tiệc các nhân viên Banquet cũng dọn dẹp phần còn lại của bữa
ăn thừa trên bàn và sẵn sàng phục vụ cho sự kiện tiếp theo.
 
5.4. Skills or Qualifications Relevant to Banquet Servers:
1. Bằng cấp
Để trở thành một nhân viên Banquet bạn cần có tối thiểu là bằng tốt nghiệp Trung học
hoặc tương đương. 
2. Kỹ năng
- Nhân viên Banquet cần có kỹ năng quản lý thời gian tuyệt vời để đảm bảo đồ ăn
luôn được phục vụ đúng giờ, giữ được nhiệt độ thích hợp.
- Nhân viên Banquet cần có kỹ năng giám sát, quan sát một cách chi tiết để biết chính
xác khay đồ ăn/ uống nào cần dọn đi, khay nào cần nạp thêm.
- Nhân viên Banquet cần có kỹ năng lắng nghe tích cực, nghe đúng, hiểu đúng và thực
hiện đúng yêu cầu một cách hiệu quả.
- Nhân viên Banquet cần có kỹ năng nói rõ ràng, mạch lạc, điều này cho pháp nhân
viên giao tiếp hiệu quả với khách hàng và đồng nghiệp.
- Nhân viên Banquet làm việc nhiều giờ đồng hồ, đôi chân di chuyển liên tục quanh
phòng tiệc, vì vậy sức chịu đựng là điều hết sức cần thiết. 
- Nhân viên Banquet cần có khả năng đa nhiệm, thực hiện công việc nhanh và chính
xác, đảm bảo khách hàng luôn được phục vụ kịp thời. 
- Nhân viên Banquet cần có sức khỏe để bưng, đỡ các khay đồ ăn/ uống nặng khi di
chuyển trong một không gian hẹp.
- Nhân viên Banquet luôn làm việc cùng nhau với một số lượng lớn cho nên họ cần có
kỹ năng làm việc nhóm. 
 
 
 
5.6. Các vị trí việc làm cụ thể trong bộ phận Banquet:
5.6.1. Quản lý tiệc: Quản lý nhân viên và điều hành tất cả hoạt động của bộ phận,
chịu trách nhiệm báo cáo và làm việc trực tiếp với F&B director. Đây là vị trí cao nhất
có trách nhiệm về tất cả hoạt động của bộ phận Banquet.
 5.6.2. Trợ lý quản lý tiệc: Hỗ trợ Quản lý Tiệc trong việc đảm bảo bộ phận hoạt
động hiệu quả, hỗ trợ các bộ phận phục vụ khách khác, cung cấp dịch vụ theo yêu cầu
của khách hàng
 
5.6.3. Giám sát bộ phận tiệc: Quản lý, theo dõi tất cả giai đoạn, quy trình và chức
năng của những bộ phận liên quan đến tổ chức sự kiện.
5.6.4. Tổ trưởng bộ phận tiệc: Trực tiếp hướng dẫn, điều chỉnh đội ngũ nhân viên
khi phục vụ tiệc, quản lý, giám sát toàn bộ các khâu từ chuẩn bị, setup, phục vụ cho
đến khi bữa tiệc kết thúc. Đồng thời, banquet captain cũng tham gia vào việc set up
tiệc, chào đón và phục vụ khách.
 
5.6.5. : waitress/ waiter (nhân viên phục vụ nam) là những người trực tiếp đem đồ
uống, thức ăn phục vụ khách.
Ngoài những chức vụ kể trên, bộ phận Banquet còn một số vị trí khác có thể nói đến
như: AVtech hay Artist. 
 
6. Entertainment and sports department in the hotel: Bộ phận vui chơi giải trí, thể
thao trong khách sạn:
6.1. Spa, massage
Spa chính là dịch vụ giải trí trong khách sạn dành cho các chị em phụ nữ, một số đàn
ông hiện nay cũng yêu thích spa. Các khách sạn hiện nay đánh giá spa là một trong
những dịch vụ quan trọng, mang lại doanh thu cao, rất có tiềm năng để phát triển hơn.
6.1.1. Trưởng bộ phận Spa
Nhiệm vụ:
  Điều hành hoạt động Spa
 Nghiên cứu thử nghiệm sản phẩm mới
 Kinh doanh - chăm sóc khách hàng: Xử lý các sự cổ;hối hợp với bộ phận Sales
& Marketing lập kế hoạch và triển khai quảng bá các sản phẩm - dịch vụ đặc
trưng của Spa,
 
6.1.2. Spa staff
Nhân viên Spa
Nhiệm vụ: 
 Chuẩn bị đầu ca làm: 
 Thực hiện các dịch vụ trị liệu.
6.2 Swimming pool service ( Dịch vụ hồ bơi):
Hồ bơi chính là nơi được nhiều khách hàng lựa chọn, có tác dụng rèn luyện cơ thể và
không thể thiếu trong kỳ nghỉ của du khách
6.2.1 Nhân viên cứu hộ hồ bơi:
Công việc:
 Chào đón khách đến hồ bơi: Chỉ dẫn thông tin cần thiết cho khách
 Đảm bảo an toàn cho khách hàng:
 Tư vấn cho khách hàng các dịch vụ tại hồ bơi
 Quản lý vật dụng tại hồ bơi
 Quản lý thiết bị, dụng cụ phục vụ cho công việc
6.3.Fitness
Ngoài hồ bơi, fitness cũng chính là nơi giúp du khách tập luyện cơ thể của mình. Bên
trong được trang bị đầy đủ các loại dụng cụ, thiết bị cùng đội ngũ huấn luyện viên
chuyên nghiệp hỗ trợ khách hàng.
Nhân viên có nhiệm vụ:
 Hướng dẫn khách hàng sử dụng các dịch vụ thuộc khu vực phòng gym đúng
cách.
 Hướng dẫn khách hàng tập theo đúng quy trình, thực hiện theo đúng quy định
của Khách sạn.
  Đảm bảo an toàn cho khách khi sử dụng các dịch vụ thuộc khu vực phòng gym,
kịp thời thông báo cho bộ phận Y tế khi có tai nạn xảy ra, kịp thời sơ, cấp cứu
ban đầu
Đây chính là nơi cung cấp cho du khách những thức uống độc đáo, lạ miệng, mang
đến trải nghiệm tuyệt vời nhất. )
* Typical occupations: (Các nghề tiêu biểu)
6.4.1. The head bartender is the position responsible for managing the bartending
area, coordinating the work of the Bartenders / Baristas - ensuring the best service
quality to serve customers (Tổ trưởng pha chế là vị trí công việc chịu trách nhiệm
quản lý khu vực quầy pha chế, điều phối công việc của các Bartender/ Barista - đảm
bảo mang đến chất lượng dịch vụ tốt nhất phục vụ khách hàng.).
6.4.2. Bartender and Barista
+ Bartender:  a person who specializes in creating alcoholic beverages, such as
mocktails, cocktails, mixed liquors, etc. The ingredients they use are extremely
diverse, including wine, juice, etc.
+ Barista: a person who has the knowledge, skills, and qualities to create the most
delicious coffee and drinks. 
Bartender: là người chuyên tạo ra các món đồ uống cồn, ví dụ như mocktail, cocktail,
rượu pha chế,… Nguyên liệu pha chế được họ sử dụng vô cùng đa dạng, bao gồm
rượu, nước trái cây,…
Barista chính là những người dựa vào kiến thức, kỹ năng và tố chất của mình để tạo
ra những ly cafe và đồ uống thơm ngon nhất.