ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ

GỬI CÔNG TY NGỌC THIÊN

Tài liệu bao gồm:

1) Giới Thiệu Về Base.vn

2) Mục Tiêu Và Thách Thức

3) Đề Xuất Giải Pháp Base.vn

Thực hiện bởi:

Tạ Long Hải ( Business Consultant )
 1) Tổng quan về Base.vn – Đối Tác Công Nghệ Của Ngọc Thiên

Base.vn là nền tảng công nghệ thống nhất giúp Doanh Nghiệp quản trị và vận hành tốt hơn.
Hệ sinh thái của Base.vn được nhiều Doanh Nghiệp tại Việt Nam và trên toàn cầu lựa chọn
là một trong những giải pháp cốt lõi trong việc Chuyển đổi và Số hóa Doanh Nghiệp. Hiện
tại, trên nền tảng có hơn 50+ ứng dụng khác nhau xử lý các bài toán chuyên sâu nhưng lại
kết nối tích hợp được về mặt dữ liệu, được phân làm 3 nhóm chính: Công việc, Thông tin,
Nhân sự.

Nền tảng Base.vn cũng được đánh giá cao về khả năng tích hợp với các giải pháp bên ngoài
với việc hỗ trợ các cổng API, cho phép các nhà cung cấp khác đồng nhấtvề mặt dữ liệu với
Base.vn.

Bằng sản phẩm và dịch vụ khác biệt, Base đã có rất nhiều câu chuyện thành công tạiViệt Nam
với hơn 7000 Khách hàng Doanh Nghiệp, hơn 100.000 người dùng và vớisố lượng truy cập
sử dụng mỗi tháng trên 1.5 triệu truy cập/tháng. Base được xếp hạng top 200 Website có
lượng người dùng truy cập lớn nhất tại Việt Nam (Theo Alexa và Similar Web, tính đến
31/07/2020).

Mr. Phạm Kim Hùng

Founder & CEO @ Base.vn

Học vấn: Computer Science @ Stanford University. Thành

tích: Hai huy chương vàng, bạc toán quốc tế.

Ông Hùng hiện đang điều hành và là kiến trúc sư trưởng củatoàn bộ hệ
thống Base.vn.

7000+ Khách hàng đã chuyển đổi số cùng Base

1
Base hân hạnh và tự hào được đồng hành cùng hơn 7000+ Doanh Nghiệp tại ViệtNam
trên rất nhiều lĩnh vực và quy mô.

Ms. Lâm Thị Kiều Oanh

Founder & CEO @ Twitter Beans Coffee

Theo dõi câu chuyện thành công của

Twitt er Beans Coffee cùng Base.vn
bằng cách quét mã QR.

Mr. Nguyễn Thế Duy

COO @ Công ty cổ phần ADT Group

Theo dõi câu chuyện thành công của

ADT Group cùng Base.vn bằng cách
quét mã QR.

2
 2) Mục Tiêu Và Thách Thức Trong Việc Chuyển Đổi Số
CủaNgọc Thiên
Chuyển đổi số là chiến lược mới của các Doanh Nghiệp trong thời kì phát triển của công nghệ
trên toàn thế giới. Đó là chiến lược tận dụng công nghệ trở thành đòn bẩy để tăngtrưởng doanh
thu, giảm chi phí vận hành và xây dựng một Doanh nghiệp trường tồn.

Trước mắt, Base đề xuất 3 mục tiêu chính trong chiến lược số hóa Ngọc Thiên bao gồm:

Nâng cao hiệu suất làm việc Hệ thống và minh bạch hóa Phát triển và quản trị nhân sự
của Doanh Nghiệp thông tin trong tổ chức để tạo lợi thế cạnh tranh

Những thách thức Ngọc Thiên sẽ đối mặt

Mục tiêu số hóa Thách thức đối mặt

□ Hệ thống giao việc nội bộ chưa chuẩn hóa dẫn đến công việc bị trì trệ và
không đánh giá được kết quả công việc.
Nâng cao hiệu suất làm □ Khả năng ra quyết định trong Doanh Nghiệp phải thông qua nhiều cấp
01 việc của Doanh Nghiệp bậc tuy nhiên lại sử dụng rất nhiều giấy tờ khiến quyết định bị tắc nghẽn.
□ Chưa có quy trình hoặc có quy trình nhưng không thực thi đúng.

Hệ thống và minh bạchhóa □ Không có kênh lưu trữ văn bản và chính sách chính thức.
02 thông tin và tri thức □ Không có kênh truyền thông và phát triển văn hóa nội bộ.
trong tổ chức □ Không có kênh học tập và thảo luận nhằm phát triển tri thức.

3
 □ Thông tin không thông suốt giữa Doanh Nghiệp và nhân sự bao
Phát triển và quản trị nhân
gồm: Lương thưởng, Đãi ngộ, Chính sách thăng tiến.
03 sự tạo lợi thế cạnh tranh
□ Ghi nhận và khen thưởng thành tích kết quả của mỗi nhân viên.
□ Chưa thể đồng nhất mục tiêu tổ chức và mục tiêu cá nhân.
□ Chưa để đánh giá minh bạch, công bằng và rõ ràng.

4
 3) Đề Xuất Giải Pháp Chuyển Đổi Cho Ngọc Thiên

CÔNG PHƯƠNG
BIỂU MẪU
NGHỆ PHÁP

Giải pháp công nghệ chuyên Phương pháp triển khai bài bảnvà Mẫu quy trình, tờ trình và biểu
biệt cho từng nghiệp vụ nhưng nhân sự chuyên nghiệp mẫu dành cho Doanh Nghiệp
kết nối trên một nền tảng

Chuyển đổi và số hóa Doanh Nghiệp là một chiến lược quan trọng của bất kì Doanh Nghiệp
trên toàn thế giới, Ngọc Thiên cũng không phải ngoại lệ. Tuy nhiên việc triển khai các giải
pháp công nghệ cũng đối mặt với rất nhiều thách thức khác nhau. Chính vì vậy, giải pháp
công nghệ của nhà cung cấp cần đảm bảo nhiều yếu tố khác nhau để thành công.

Với kinh nghiệm của mình, Base đã đóng gói các phương pháp triển khai cho các mô hình
công ty tại Việt Nam trong một chiến lược dài hạn và tổng thể. Đó là tổng hòaba yếu tố:

a. Công nghệ SaaS và Lộ trình số hóa dài hạn.

b. Phương pháp triển khai và đưa công nghệ vào thực tế.
c. Biểu mẫu đi kèm hỗ trợ việc thiết lập.

Bên cạnh các yếu tố trên, Ngọc Thiên cũng cần đặt cho mình các mục tiêu rõ ràng về việc
chuyển đổi và chuyển đổi từng bước để đạt được thành công tối đa. Quá trình triển khai cũng
cần sự tham gia của các cấp lãnh đạo để thống nhất trong toàn bộ tổ chức.

Phía tiếp theo trong tài liệu

sẽ mô tả chi tiết các cấu
phần của bộ giải pháp.

5
Công Nghệ Software-as-a-Service Và Nền TảngSố
Giải pháp công nghệ
Bộ giải pháp quản trị công
việc 360:
- Base Request
01 - Base Wework
- Base Workflow
Bộ giải pháp quản trị thông
tin:
02 - Base Inside
- Base Office (E-sign)
- Base Square & Wiki
Bộ giải pháp quản trị nhân
sự:
- Base HRM
03 - Base Timesheet&Payroll
- Base Goal & Review
- Base Course & Test
Mô tả chi tiết
□ Xây dựng hệ thống giao việc nội bộ theo mô hình PDCA
(Plan – Do – Check – Act) bao gồm: Lập danh sách công
việc hàng tuần/tháng/quý, Mô hình quản trị dự án.
□ Xây dựng hệ thống phê duyệt tờ trình theo ma trận phân quyền của
tổ chức bao gồm: Hệ thống tờ trình kinh doanh, Hệ thống tờ trình
tài chính, Hệ thống tờ trình Marketing, Hệ thống tờ trình hành
chính, Hệ thống tờ trình dịch vụ nội bộ.
□ Xây dựng hệ thống quy trình liên phòng ban hoặc chức năng:
Quy trình cốt lõi (Key Processes) và các Quy trình phụ (Sub
Processes). Quy trình đo lường được các chỉ số về SLA, Chuyển
đổi và mức độ hoàn thành mỗi bộ phận.
□ Liên kết dữ liệu 360 độ: Công việc – Tờ trình – Quy trình
□ Xây dựng hệ thống ban hành và lưu trữ văn bản/quy định/chính
sách/quy trình chính thống của công ty. (kèm chữ ký điện tử nếu
có).
□ Xây dựng kênh truyền thông thông tin, tương tác và xây dựng văn
hóa Doanh Nghiệp.
□ Xây dựng mạng xã hội học tập và wiki trong doanh nghiệp, dùng
tri thức trở thành lợi thế cạnh tranh.
□ Quản trị thông tin hồ sơ nhân sự và dịch vụ cá nhân (Seft
Service) cho nhân viên.
□ Hệ thống chấm công và tính lương để giảm thiểu chi phígiấy
tờ và nhân sự.
□ Hệ thống xây dựng mục tiêu và đánh giá cá nhân.
□ Hệ thống đào tạo và phát triển nhân sự.
6
Lộ Trình Số Hóa Doanh Nghiệp Cùng Base.vn
Giai đoạn 01: Số hóa Doanh Nghiệp
Mục tiêu:
- Hệ thống hóa 60% quy trình, công việc,
biểu mẫu và đưa lên các ứng dụng trực
tuyến và nền tảng Base.vn.
- Xây dựng kênh thông tin chính thống của
Doanh Nghiệp, ban hành các văn bản
chính sách về nguyên tắc và phương
thức làm việc tại doanh nghiệp
- Xây dựng kênh học tập của Doanh
Nghiệp.
Tháng
0 1
Giai đoạn 02: Tối ưu Doanh Nghiệp
Mục tiêu:
- Tối ưu các quy trình nội bộ, lược bỏ
những giai đoạn hoặc quy trình không
cần thiết.
- Chuẩn hóa các phương thức làm việc
trong nội bộ và ban hành thành văn bản.
- Doanh Nghiệp làm chủ được các công
nghệ, có thể tự thiết kế và điều chỉnh
mà không phụ thuộc và đội ngũ của
Base.vn.
Tháng
4 5
Check list:
☑ Giao việc và dự án bằng Base Wework.
☑ Phê duyệt bằng Base Request.
☑ Thực thi quy trình bằng Base Workflow.
☑ Ban hành văn bản và chính sách bằng
Base Office
☑ Truyền thông bằng Base Inside.
☑ Học tập bằng Base Square & Wiki.
2 3 . .
Check list:
☑ Doanh Nghiệp tự thiết kế và kết nối các
quy trình công việc nội bộ bằng nền
tảng Base.
☑ Doanh Nghiệp đánh giá các quy trình
công việc và phê duyệt nội bộ để cắt
giảm hoặc tối ưu những công đoạn
không cần thiết.
☑ Văn bản hóa các phương thức làm việc
của Doanh nghiệp và có chính sách đi
kèm, đảm bảo tính thống nhất.
6 7 8 9
7
Giai đoạn 03: Xây dựng Datahub (Cơ sở dữ liệu Doanh Nghiệp)

Mục tiêu: Check list:

- Đọc các báo cáo cơ bản trên hệ
thống của Base.vn.
- Trích xuất các dữ liệu quan trọng
và kết nối các dữ liệu nếu cần.
☑ Đọc các báo cáo trên các ứng dụng.
☑ Xây dựng và thiết lập thêm các dữ
liệu trong quá trình làm việc để trích
xuất vào cơ sở dữ liệu Doanh
Nghiệp.

Tháng

10 11 12 … … …

Giai đoạn 04 : Ứng dựng dữ liệu để ra quyết định và truyền thông thông tin

Mục tiêu: Check list:

- Dựng được các mẫu báo cáo cơ
bản từ các dữ liệu trong Datahub.
- Ứng dụng Chat Bot để truyền
thông và cập nhật các thông tin
mới.
☑ Dựng các mẫu báo cáo cơ bản
bằng các công cụ như Excel,
Google Data Studio hoặc Power BI
(nếu có).
☑ Thiết lập các Chat Bot trong luồng
trao đổi hàng ngày của Doanh
Nghiệp.

Tháng

13 14 15 16 … 24+

8
Phương pháp triển khai

9
Biểu mẫu: Hỗ trợ tiến độ triển khai
Trong quá trình triển khai, Base.vn sẽ hỗ trợ các biểu mẫu cơ bản để phục vụ việc số hóabao gồm:

☑ Tờ trình mẫu
☑ Công việc mẫu
☑ Quy trình mẫu
☑ Chính sách mẫu

Việc này hỗ trợ rất lớn cho tiến độ triển khai công nghệ tại Ngọc Thiên
Các biểu mẫu sẽ được cập nhật theo thời gian để phù hợp với thực tế tại Ngọc Thiên

10
11