BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ TƯ VẤN
Á RỒNG
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KINH DOANH
CHUYÊN NGÀNH HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH
NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - HỌC KỲ DOANH NGHIỆP

BÁO CÁO HỌC KỲ DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN DỊCH VỤ TƯ VẤN Á RỒNG

Họ tên sinh viên: Võ Duy Hữu Lộc

Mã sinh viên: 31181025732

Lớp: ER001 Khóa: 44

Họ tên giáo viên hướng dẫn: Hồ Thị Thanh Tuyến

Niên khóa: 2018 – 2021

Tp Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 10 năm 2021

1
2
 Lời cảm ơn

Khoảng thời gian gần 3 năm rưỡi tại môi trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ
Chí Minh đã cho em cơ hội trau dồi thêm những kiến thức quý giá. Và trong đó,
khoảng thời gian tham gia học kỳ doanh nghiệp tại công ty ARON là một giai đoạn
chuyển giao lớn trong cuộc đời em. Em trân trọng tất cả những trải nghiệm trên chặng
đường này.

Đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy, cô tại trường. Thầy, cô đã truyền
đạt cho em những bài học hữu ích, tâm huyết và đồng thời tạo điều kiện cho em có
nhiều những trải nghiệm học tập, nghiên cứu sáng tạo.

Tiếp theo, em xin cảm ơn các anh chị tại công ty ARON, các anh chị đã tận tình
chia sẻ và hỗ trợ em trong suốt quá trình tham gia học kỳ doanh nghiệp.

Tiếp đến, em xin cảm ơn những người bạn đã gắn kết, giúp đỡ và cho em những
trải nghiệm thú vị tại môi trường đại học.

Cuối cùng, em cảm ơn gia đình đã luôn hỗ trợ và ủng hộ em. Và em cảm ơn bản
thân đã nỗ lực.

1
 Mục lục

Lời cảm ơn..................................................................................................................... 1

Mục lục.......................................................................................................................... 2

Danh mục các chữ viết tắt và ký hiệu............................................................................4

Danh mục hình ảnh........................................................................................................6

Danh mục các bảng biểu..............................................................................................12

Chương 1: Tổng quan..................................................................................................13

1.1 Giới thiệu công ty..................................................................................................13

1.1.1 Thông tin chung..................................................................................................13

1.1.2 Các dịch vụ triển khai.........................................................................................13

1.1.3 Khách hàng của công ty......................................................................................14

1.2 Mô tả vắn tắt công việc đã được làm.....................................................................15

1.2.1 Hội nhập với doanh nghiệp.................................................................................15

1.2.2 Thực hành kỹ năng trình bày..............................................................................15

1.2.3 Thực hành thao tác quy trình quản lý O2C trên Oracle EBS...............................16

1.3 Mong muốn từ phía doanh nghiệp.........................................................................16

1.4 Mong muốn từ sinh viên........................................................................................16

Chương 2: Nhật ký công việc......................................................................................18

Chương 3: Công việc...................................................................................................20

3.1 Hội nhập................................................................................................................20

3.1.1 Mục tiêu công việc..............................................................................................20

3.1.2 Tóm tắt các nội dung được đào tạo chính và tìm hiểu.........................................20

3.2 Thực hành kỹ năng trình bày.................................................................................53

3.2.1 Mục tiêu công việc..............................................................................................53

3.2.2 Đầu vào của công việc........................................................................................53

2
3.2.3 Nội dung công việc.............................................................................................53

3.3 Dự án mô phỏng: Thực hành thao tác quy trình quản lý O2C trên Oracle EBS.....58

3.3.1 Mục tiêu công việc..............................................................................................58

3.3.2 Đầu vào của công việc – Giới thiệu công ty ARON trong dự án mô phỏng.......58

3.3.3 Nội dung công việc.............................................................................................62

Chương 4: Kết luận....................................................................................................118

Tài liệu tham khảo.....................................................................................................119

Phụ lục....................................................................................................................... 120

Phụ lục 1 – Báo cáo OM_01_BangGia......................................................................120

Phụ lục 2 - Báo cáo OM_03_TinhTrangDonHang.....................................................120

Phụ lục 3 – Báo cáo OM_04_NhatKyBanHang.........................................................123

Phụ lục 4 – Báo cáo AR_03_SoTongHopCongNoPhaiThu.......................................124

Phụ lục 5 – Báo cáo AR_04_SoChiTietCongNoPhaiThu..........................................125

Phê duyệt và nhận xét của công ty và người hướng dẫn đại diện doanh nghiệp........127

3
 Danh mục các chữ viết tắt và ký hiệu

ST Chữ viết tắt, ký hiệu Diễn giải

T
1 ARON / ARON JSC A Rong Consulting Services Joint Stock
Company: Công ty Cổ phần Dịch vụ Tư vấn Á
Rồng
2 UEH University of Economics Ho Chi Minh City:
Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh
3 ERP system Enterprise Resource Planning system: Hệ thống
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
4 || Nội dung tương tự ô liền kề phía trên
5 P2P Procure to Pay: Mua hàng đến thanh toán
6 O2C Order to Cash: Bán hàng đến thu tiền
7 Oracle EBS Oracle E-business Suite
8 COM Nhóm hàng hóa là linh kiện, thành phần tạo nên
một máy, thiết bị, hệ thống
9 SYS Nhóm hàng hóa là máy, thiết bị, hệ thống
10 (+) DD/MM Có thời gian chuẩn bị trước khi thực hiện công
việc tại DD/MM (ngày/tháng)
11 DD/MM (+) Có thời gian thực hiện công việc liên quan sau
thời gian đào tạo thực tập chính thức tại DD/MM
(ngày/tháng)
12 BI Business Intelligence
13 Oracle AIM Oracle Application Implementation Methodology:
Phương pháp luận triển khai phần mềm ứng dụng
của Oracle
14 RICE Danh mục tài liệu thiết kế RICE (Reports,
Interfaces, Customizations, Enhancements hay
Extensions)
15 UAT User Acceptance Test: Kiểm thử chấp nhận của
người dùng
16 IT Information Technology: Công nghệ thông tin
17 BP Business Process: Quy trình nghiệp vụ
18 AP Accounts Payable: Kế toán phải trả
19 PO Purchase order: Đơn đặt hàng
20 INV Inventory: Tồn kho
21 PI Performance Invoice: Chứng từ xác nhận từ nhà
cung cấp
22 ĐĐH Đơn đặt hàng
23 NCC Nhà cung cấp
24 NV Nhân viên
25 GL General Ledger: Kế toán tổng hợp
26 OM Order management: Quản lý đơn bán hàng

4
27 KTTT Kế toán thanh toán
28 KT Kế toán
29 BTGĐ Ban tổng giám đốc
30 GĐKD Giám đốc kinh doanh
31 AR Accounts Receivable: Kế toán phải thu
32 NVBH Nhân viên bán hàng
33 TPBH Trưởng phòng bán hàng
34 OU Operation unit: Đơn vị trực thuộc
35 MSHĐ Mã số hoạt động
36 VAT Value Added Tax: Thuế giá trị gia tăng
37 MSCN Mã số chức năng
38 > Đường dẫn
39 SO Sales Orders: Đơn hàng bán
40 FIFO First In, First Out: Nhập trước thì xuất trước
41 FEFO First Expired, First Out: Hết hạn trước thì xuất
trước

5
 Danh mục hình ảnh

Hình 1. Các dịch vụ triển khai.....................................................................................14

Hình 2. Một số khách hàng của công ty.......................................................................15
Hình 3. Oracle cung cấp giải pháp hoàn chỉnh, đồng nhất về công nghệ.....................21
Hình 4. Minh họa về cấu trúc tổ chức đội dự án..........................................................24
Hình 5. Một số nghiệp vụ khác cần kiểm soát trong quá trình triển khai.....................24
Hình 6. Chuyển giao kiến thức....................................................................................25
Hình 7. Sơ đồ tổng quan phân hệ mua hàng................................................................26
Hình 8. Sơ đồ tổng quan phân hệ tồn kho....................................................................28
Hình 9. Sơ đồ tổng quan phân hệ kế toán phải trả........................................................37
Hình 10. Sơ đồ tổng quan phân hệ bán hàng................................................................42
Hình 11. Sơ đồ tổng quan phân hệ kế toán phải thu.....................................................46
Hình 12. Kết cấu phần nội dung của bài trình bày.......................................................57
Hình 13. Cấu trúc tổ chức............................................................................................58
Hình 14. Cấu trúc tài khoản.........................................................................................60
Hình 15. Các tài khoản trung gian...............................................................................61
Hình 16. Quy trình O2C..............................................................................................62
Hình 17. Danh sách báo cáo OM.................................................................................62
Hình 18. Danh sách báo cáo AR..................................................................................62
Hình 19. Màn hình bảng giá 1 (còn tiếp).....................................................................67
Hình 20. Màn hình bảng giá (tiếp theo).......................................................................67
Hình 21. Màn hình sau khi input một số thông tin cần thiết........................................68
Hình 22. Màn hình output với mã khách hàng “10620” sau khi apply các thông tin đầu
vào............................................................................................................................... 68
Hình 23. Màn hình cập nhật mã số thuế (tax registration number)..............................69
Hình 24. Màn hình input thứ 1 của SO Header............................................................69
Hình 25. Màn hình input thứ 2 của SO Header............................................................70
Hình 26. Màn hình input của SO_Line (còn tiếp)........................................................70
Hình 27. Màn hình input của SO_Line (tiếp theo).......................................................71
Hình 28. Tình trạng tồn kho (Availability) của mã hàng “RAMGIGC001”................71

6
Hình 29. Tình trạng tồn kho (Availability) của mã hàng “SSDSEGC001”..................71
Hình 30. Thông báo khi Book Order thành công.........................................................72
Hình 31. Màn hình SO Header sau khi Book Order.....................................................72
Hình 32. Màn hình SO_Line sau khi Book Order........................................................73
Hình 33. Màn hình sau khi input thông tin cần thiết....................................................73
Hình 34. Màn hình sau khi Execute Now thành công..................................................74
Hình 35. Chọn inventory organization.........................................................................75
Hình 36. Màn hình truy xuất........................................................................................75
Hình 37. Màn hình kết quả truy xuất...........................................................................76
Hình 38. Màn hình khi View/Update Allocations đối với mã hàng “RAMGIGC001” 76
Hình 39. Chọn mã lô và nhập số lượng cho mã hàng “RAMGIGC001”, rồi chọn Done
..................................................................................................................................... 77
Hình 40. Màn hình khi View/Update Allocations đối với mã hàng “SSDSEGC001”. 77
Hình 41. Chọn mã lô và nhập số lượng cho mã hàng “SSDSEGC001”, rồi chọn Done
..................................................................................................................................... 78
Hình 42. Màn hình kết quả sau khi Transact (soạn hàng) thành công..........................78
Hình 43. Màn hình truy xuất........................................................................................79
Hình 44. Màn hình kết quả truy xuất (thẻ Lines/LPNs). Lưu ý số Delivery “40009”.. 80
Hình 45. Thông báo sau khi Ship Confirm thành công tại thẻ Delivery......................80
Hình 46. Màn hình tại thẻ Lines/LPNs sau khi Ship Confirm hoàn tất........................80
Hình 47. Phiếu xuất kho..............................................................................................81
Hình 48. Truy xuất dữ liệu của riêng mã đơn hàng bán “135” tại Interface Lines.......82
Hình 49. Kết quả truy xuất tại Interface Lines của mã đơn hàng bán “135” sau khi Ship
Confirm........................................................................................................................ 82
Hình 50. Tạo một Single Request khi Run Request AutoInvoice................................83
Hình 51. Nhập thông tin Request cho đơn hàng mã “135”..........................................83
Hình 52. Khởi chạy Request (Submit) và thông báo....................................................84
Hình 53. Để xem tiến độ của Request..........................................................................84
Hình 54. Cặp Request (được khởi chạy “1305534” và tự phát sinh theo “1305538”) khi
chạy hoàn tất................................................................................................................ 85

7
Hình 55. Interface Lines không còn chứa dữ liệu về mã đơn hàng “135” (đã được đẩy
qua Transactions).........................................................................................................86
Hình 56. Truy xuất lại giao dịch trong Transactions....................................................86
Hình 57. Kết quả truy xuất. Lưu ý mã số giao dịch (Transaction number “40009”)....86
Hình 58. Thêm ghi chú (Comments) trong thẻ More...................................................87
Hình 59. Thêm thông tin bổ sung vào [ ] (Descriptive Flexfields “Transaction
Information”)...............................................................................................................87
Hình 60. Xem thông tin định khoản tự động trong thẻ Distributions...........................88
Hình 61. Cập nhật giá trị cho phân đoạn Business Line “Component” (cho các dòng
thuộc trường GL Account)...........................................................................................88
Hình 62. Thông tin định khoản sau khi cập nhật..........................................................89
Hình 63. Thực hiện hạch toán ghi nhận tăng công nợ (Tools > Create Accounting). . .89
Hình 64. Xem hạch toán (Tools > View Accounting)..................................................90
Hình 65. Màn hình khởi tạo.........................................................................................91
Hình 66. Nhập các input cần thiết và bổ sung tại [ ] (Descriptive Flexfields “Receipt
Information”)...............................................................................................................91
Hình 67. Trong màn hình search and apply, chọn Preview để xem lại giao dịch của
khách hàng................................................................................................................... 92
Hình 68. Màn hình đích khi Preview. Lưu ý giá trị của trường Apply to là mã số giao
dịch “40009”................................................................................................................ 92
Hình 69. Bấm chọn Apply để cấn trừ khoản thu đối với công nợ của giao dịch, khi
này, giá trị trong trường Unapply từ “55,000,000” chuyển sang “0”...........................93
Hình 70. Tích chọn Saved để lưu những thay đổi........................................................93
Hình 71. Lưu ý giá trị của trường Applied là “55,000,000”. Tiến hành hạch toán khoản
thu công nợ (Tools > Create Accounting)....................................................................94
Hình 72. Xem hạch toán (Tools > View Accounting)..................................................94
Hình 73. Truy xuất lại đơn bán hàng mã số “135” rồi vào Action > Copy..................95
Hình 74. Trong thẻ con Quick Copy, chọn Change Order Type To “TRA_HANG”...95
Hình 75. Trong thẻ con Copy Lines, chọn Return Reasons (Lý do trả hàng “Product
Return”)....................................................................................................................... 96

8
Hình 76. Thông báo đơn hàng bị trả mã số “136” được tạo thành công.......................96
Hình 77. Màn hình SO Header của đơn hàng bị trả “136” vừa được tạo bằng cách sao
chép đơn hàng gốc mã số “135”..................................................................................97
Hình 78. Màn hình SO_Line của đơn hàng bị trả “136” vừa được tạo bằng cách sao
chép đơn hàng gốc mã số “135”..................................................................................97
Hình 79. Điều chỉnh chi tiết để chỉ trả 2 bộ RAM (Qty “-2”) theo tình huống............98
Hình 80. Thông báo khi Book Order thành công.........................................................98
Hình 81. Màn hình SO Header sau khi Book Order.....................................................99
Hình 82. Màn hình SO_Line sau khi Book Order........................................................99
Hình 83. Truy xuất đơn hàng bị trả mã số “136”.......................................................100
Hình 84. Kết quả truy xuất. Tại màn hình Receipt Header, nhập ghi chú (Comments)
................................................................................................................................... 101
Hình 85. Màn hình Lines (còn tiếp)...........................................................................101
Hình 86. Tại màn hình Lines (tiếp theo), chọn Subinventory “CXL”........................102
Hình 87. Chọn mã lô và nhập số lượng, rồi chọn Done.............................................102
Hình 88. Tích chọn và bấm tổ hợp Ctrl + S để lưu những thay đổi............................103
Hình 89. Phiếu nhập kho............................................................................................103
Hình 90. Lỗi (Errors Exist) tại Interface Lines sau khi Run Request AutoInvoice. Lưu
ý, cần xóa con số “37000”.........................................................................................104
Hình 91. Màn hình Line Errors khi chọn Errors để xem chi tiết lỗi...........................105
Hình 92. Xóa Reference Line ID (và thực hiện chạy lại Run Request AutoInvoice). 106
Hình 93. Nhập thông tin Request cho đơn hàng bị trả mã “136”. Lưu ý Invoice Source
là “TRAHANG”........................................................................................................106
Hình 94. Khi Request chạy hoàn tất, dữ liệu giao dịch của mã đơn “136” không còn
xuất hiện tại Interface Lines (đã được đẩy qua Transactions)....................................106
Hình 95. Truy xuất lại giao dịch trong Transactions..................................................107
Hình 96. Kết quả truy xuất. Lưu ý mã số giao dịch (Transaction number “100341”) 107
Hình 97. Thêm thông tin vào Comments trong thẻ More và [ ] (Descriptive Flexfields
“Transaction Information”)........................................................................................108
Hình 98. Xem thông tin định khoản tự động trong thẻ Distributions.........................108

9
Hình 99. Cập nhật giá trị cho phân đoạn Business Line “Component” cho các dòng
thuộc trường GL Account..........................................................................................109
Hình 100. Thông tin định khoản sau khi cập nhật......................................................109
Hình 101. Thực hiện hạch toán để ghi nhận giảm công nợ (Tools > Create Accounting)
................................................................................................................................... 110
Hình 102. Xem hạch toán (Tools > View Accounting)..............................................110
Hình 103. Màn hình khởi tạo.....................................................................................111
Hình 104. Nhập liệu Receipt theo bước 1..................................................................112
Hình 105. Trong màn hình search and apply, chọn Preview để xem lại giao dịch của
khách hàng................................................................................................................. 113
Hình 106. Màn hình đích khi Preview. Lưu ý giá trị của trường Apply to là mã số giao
dịch “100341”............................................................................................................113
Hình 107. Cấn trừ đối với giao dịch, khi này, trường Unapply chuyển từ “0” sang
“4,400,000”................................................................................................................ 113
Hình 108. Cấn trừ thêm với “Receipt Write-off”, trường Unapply từ “4,400,000” đã
chuyển sang “0”.........................................................................................................114
Hình 109. Bấm chọn Saved để lưu các thay đổi.........................................................114
Hình 110. Lưu ý giá trị của trường Applied là “0” và tiến hành hạch toán (Tools >
Create Accounting)....................................................................................................115
Hình 111. Xem hạch toán (Tools > View Accounting)..............................................115
Hình 112. Nhập liệu Receipt theo bước 2..................................................................116
Hình 113. Bấm Save để lưu những thay đổi..............................................................116
Hình 114. Tiến hành hạch toán (Tools > Create Accounting)....................................117
Hình 115. Xem hạch toán (View > Accounting)........................................................117
Hình 116. Bảng giá được tạo.....................................................................................120
Hình 117. Tình trạng đơn hàng sau khi Book............................................................120
Hình 118. Tình trạng đơn hàng sau khi Ship Confirm...............................................121
Hình 119. Tình trạng đơn hàng sau khi xuất hóa đơn của SO....................................121
Hình 120. Tình trạng đơn hàng sau khi Book đối với SO return................................122
Hình 121. Tình trạng đơn hàng sau khi nhập lại hàng bị trả......................................122

10
Hình 122. Tình trạng đơn hàng sau khi nhập hóa đơn xuất trả của bên mua..............123
Hình 123. Nhật ký bán hàng sau khi Book................................................................123
Hình 124. Nhật ký bán hàng sau khi Release SO.......................................................123
Hình 125. Nhật ký bán hàng sau khi Ship Confirm...................................................123
Hình 126. Nhật ký bán hàng sau khi xuất hóa đơn của SO........................................124
Hình 127. Nhật ký bán hàng sau khi book đối với SO return.....................................124
Hình 128. Nhật ký bán hàng sau khi nhập lại hàng bị trả...........................................124
Hình 129. Nhật ký bán hàng sau khi nhập hóa đơn xuất trả của bên mua..................124
Hình 130. Tổng hợp công nợ phải thu sau khi định khoản tăng công nợ của khách hàng
................................................................................................................................... 124
Hình 131. Tổng hợp công nợ phải thu sau khi định khoản thu tiền khách hàng.........125
Hình 132. Tổng hợp công nợ phải thu sau khi định khoản giảm công nợ của khách
hàng........................................................................................................................... 125
Hình 133. Tổng hợp công nợ phải thu sau khi định khoản hoàn tiền khách hàng......125
Hình 134. Sổ chi tiết công nợ phải thu sau khi định khoản tăng công nợ của khách..125
Hình 135. Sổ chi tiết công nợ phải thu sau khi định khoản thu tiền khách hàng........126
Hình 136. Sổ chi tiết công nợ phải thu sau khi định khoản giảm công nợ của khách 126
Hình 137. Sổ chi tiết công nợ phải thu sau khi định khoản hoàn tiền cho khách.......126

11
 Danh mục các bảng biểu

Bảng 1. Nhật ký công việc...........................................................................................19

Bảng 2. Công việc thực hiện và sản phẩm bàn giao theo 6 giai đoạn của AIM...........23
Bảng 3. Mô tả tổng quan phân hệ mua hàng................................................................28
Bảng 4. Mô tả tổng quan phân hệ tồn kho...................................................................36
Bảng 5. Mô tả tổng quan phân hệ kế toán phải trả.......................................................41
Bảng 6. Mô tả tổng quan phân hệ bán hàng.................................................................46
Bảng 7. Mô tả tổng quan phân hệ kế toán phải thu......................................................49
Bảng 8. Các hoạt động.................................................................................................54
Bảng 9. Ma trận trách nhiệm........................................................................................55
Bảng 10. Công cụ, phương pháp, kỹ thuật, được áp dụng...........................................56
Bảng 11. Chi tiết locators của tổng kho hàng bán “Q12”.............................................59
Bảng 12. Danh mục hàng hóa loại COM được cấp quyền bán thuộc kho “Q12”.........60
Bảng 13. Các hoạt động...............................................................................................63
Bảng 14. Công cụ, phương pháp, kỹ thuật, được áp dụng...........................................63
Bảng 15. Đơn giá.........................................................................................................64
Bảng 16. Bảng checklist phân tích tình huống.............................................................66

12
Chương 1: Tổng quan

1.1 Giới thiệu công ty

1.1.1 Thông tin chung

Được thành lập vào năm 2009 bởi những cá nhân tiên phong giàu kinh nghiệm
trong lĩnh vực tư vấn ERP, ngày nay, ARON là một trong số những công ty dịch vụ tư
vấn “top-tier ERP” chuyên nghiệp, đồng thời là đối tác được tín nhiệm và hợp tác chặt
chẽ của tập đoàn Oracle tại Việt Nam. Hiện tại, ARON là đối tác vàng của Oracle
(Oracle Gold Partner). Năm 2018, ARON vinh dự được vinh danh là “Oracle ERP
Partner of the Year FY 2018 – Vietnam”.

Hệ giá trị định hướng cho ARON bao gồm: Thứ nhất, ARON mang lại dịch vụ
khách hàng vượt trội. Đây được xem là thước đo quan trọng nhất đối với sự thành
công của công ty. Thứ hai, ARON đầu tư vào con người. Việc liên tục chú trọng đào
tạo vào đội ngũ cho phép ARON đón đầu và mang lại chất lượng dịch vụ tốt nhất cho
khách hàng. Thứ ba, ngôn ngữ ưu tiên là tài chính. Chính điều này giúp ARON xác
định được yêu cầu của khách hàng một cách hiệu quả, vận dụng kinh nghiệm lâu năm
và đưa ra giải pháp ngành tốt nhất cho khách hàng.

1.1.2 Các dịch vụ triển khai

ARON cung cấp nhiều nhóm dịch vụ đáp ứng nhu cầu của đa loại hình, đa mô
hình kinh doanh của doanh nghiệp. 5 nhóm dịch vụ lõi mà ARON cung cấp bao gồm:
triển khai các mô-đun lõi của Oracle “top-tier ERP” (Oracle Fusion và Oracle EBS) và
các mô-đun mở rộng khác; nâng cấp phiên bản, nâng cấp hệ thống ERP; bảo trì và đào
tạo; chuyển đổi dữ liệu; thực hiện các tích hợp với hệ thống khác và phát triển khác.
Chi tiết như sau:

13
 Hình 1. Các dịch vụ triển khai
Trong số các dịch vụ mà công ty ARON cung cấp, một điểm đáng lưu ý và có
thể tự hào là, cho đến hiện tại, ARON là đơn vị đối tác đầu tiên và duy nhất của Oracle
tại Việt Nam thực hiện triển khai mô-đun quản lý tài sản doanh nghiệp (Oracle
Enterprise Asset Management – Oracle eAM).

1.1.3 Khách hàng của công ty

Với trọng tâm dịch vụ xoay quanh các giải pháp “top-tier ERP” của Oracle, các
khách hàng của công ty ARON đến từ nhiều ngành và thường có các đặc điểm như
quy mô lớn doanh nghiệp lớn, cấu trúc tổ chức và quy trình kinh doanh phức tạp,
doanh thu thường niên rất lớn. Chính vì vậy, như những gì được thể hiện thông qua hệ
các giá trị định hướng của công ty, ARON thường được khách hàng kỳ vọng rất cao và
mức kỳ vọng này thường diễn ra trong một thời gian dài.

Trên hành trình hoạt động, công ty ARON đã đồng hành cung cấp dịch vụ cho
hơn 40 công ty lớn trong nước và có yếu tố nước ngoài. Thành phần khách hàng của
công ty ARON đa dạng và đến từ nhiều nhóm thành phần khác nhau, bao gồm các
công ty đa quốc gia nổi tiếng như Suntory PepsiCo, FiCO Pan-United (FiCO PanU),
General Electric (GE), eSilicon,… các khách hàng tập đoàn lớn ở Việt Nam như
Masan Nutri Science (hiện nay là Masan MEATLife), TTC Sugar, Dong Tam Group,
Seedcom,… và nhiều khách hàng khác.

14
 Hình 2. Một số khách hàng của công ty
1.2 Mô tả vắn tắt công việc đã được làm

Trước diễn biến phức tạp và kéo dài của đại dịch covid 19, công ty ARON đã
thích ứng và tổ chức cho sinh viên được đào tạo thực tập trực tuyến. Các công việc em
đã tham gia bao gồm:

 Hội nhập với doanh nghiệp;

 Thực hành kỹ năng trình bày;
 Thao tác quy trình quản lý O2C trên Oracle EBS.

1.2.1 Hội nhập với doanh nghiệp

Em được đào tạo để có hiểu biết về công ty, tổng quan về Oracle ERP, Oracle
AIM, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng trình bày, tổng quan về một số quy trình nghiệp vụ
quản lý chính của Oracle ERP. Bên cạnh đó, em có trách nhiệm chủ động trau dồi và
đặt câu hỏi thảo luận trong quá trình đào tạo.

1.2.2 Thực hành kỹ năng trình bày

Em và 2 bạn sinh viên khác lập thành một nhóm gồm 3 người để chuẩn bị và
thực hiện trình bày cho một chủ đề mà nhóm tự chọn. Yêu cầu trong buổi trình bày
như sau: một bạn đại diện trình bày về quá trình chuẩn bị (5 phút); một bạn (em) đại

15
diện trình bày nội dung (15 phút); bạn còn lại nhận xét về phần trình bày của cả nhóm
(5 phút). Sau đó, người hướng dẫn tại doanh nghiệp và các nhóm khác sẽ nhận xét và
đặt câu hỏi (20 phút).

1.2.3 Thực hành thao tác quy trình quản lý O2C trên Oracle EBS

Em được tham gia vào một dự án mô phỏng nhằm thực hành quản lý hoạt động
kinh doanh của công ty thương mại ARON thông qua sử dụng 4 phân hệ (mua hàng,
kho, bán hàng và tài chính kế toán) đối với 2 nhóm hàng hóa SYS và COM trên một
phiên bản (instance) trực tuyến của Oracle EBS. Trong dự án, em và 2 bạn sinh viên
khác lập thành một nhóm (tất cả có 4 nhóm, gồm 2 nhóm về O2C và 2 nhóm về P2P)
để đảm nhận vai trò thực hành quy trình quản lý O2C trên phân hệ bán hàng, kho và kế
toán phải thu đối với nhóm hàng hóa COM. Thành viên nhóm có nhiệm vụ giúp đỡ
nhau trong quá trình tự thực hành. Tại buổi kiểm tra thực hành, đại diện của nhóm
(em) thực hành việc thao tác.

1.3 Mong muốn từ phía doanh nghiệp

Tiếp nhận sinh viên vào tham gia học kỳ doanh nghiệp, ARON mong muốn tạo
điều kiện thuận lợi cho sinh viên có được trải nghiệm thực tế, trau dồi thêm những
kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp hữu ích, hình thành thái độ nghề nghiệp phù hợp
cũng như định hướng cho sinh viên những gì cần chuẩn bị để làm nghề. Thông qua
học kỳ doanh nghiệp, doanh nghiệp cũng mong muốn lựa chọn được các bạn sinh viên
phù hợp, tiềm năng để chuẩn bị cho lực lượng kế thừa.

1.4 Mong muốn từ sinh viên

Học kỳ doanh nghiệp là một trong số những tự do lựa chọn của sinh viên UEH
đối với hình thức của học phần “Thực tập và tốt nghiệp” ở cuối chương trình đào tạo.
Học kỳ doanh nghiệp giúp gắn kết 3 bên sinh viên - nhà trường - doanh nghiệp, vì vậy,
hình thức này giàu tính thực tiễn. Đây chính là yếu tố thu hút chính đưa em tới quyết
định lựa chọn đăng ký tham gia học kỳ doanh nghiệp.

Xác định tham gia học kỳ doanh nghiệp, em mong muốn tích lũy thêm nhận
thức cũng như năng lực nghề nghiệp của một viên tư vấn nghiệp vụ ERP (ERP
functional consultant). Cụ thể, em muốn tìm hiểu về trách nhiệm và các công việc thực

16
tế của một người tư vấn nghiệp vụ trong dự án cũng như sự tương tác với các bên liên
quan khác. Em mong muốn được tích lũy thêm kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về
các khái niệm, quy trình làm việc, công cụ và kỹ thuật của vị trí, đồng thời có thêm
kiến thức của một sản phẩm ERP cụ thể về quy trình, chức năng hỗ trợ cho quy trình
nghiệp vụ của khách hàng. Bên cạnh đó, em mong muốn được đào tạo, thực hành và
nhận được những góp ý để cải thiện các kỹ năng nghề nghiệp.

Qua học kỳ doanh nghiệp, em mong muốn hiểu hơn về vị trí công việc để xem
xét lại định hướng nghề nghiệp ban đầu cũng như thiết lập được một thái độ nghề
nghiệp chuẩn mực. Hơn nữa, khi tham gia học kỳ doanh nghiệp, đây cũng chính là cơ
hội để em tìm hiểu về công ty đang theo thực tập và tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp cho
bản thân.

17
Chương 2: Nhật ký công việc

Nhóm Ngày tháng Các bên

Tuần công Tên công việc Bắt Kết Vai trò liên quan
việc đầu thúc khác
 Giới thiệu về công ty  Người
 Tổng quan về giải  Người hướng dẫn
Được 02/08
pháp ERP và Oracle học  Người
đào tạo
1 ERP học khác
và thảo
luận  Phương pháp luận
triển khai giải pháp 05/08 || ||
Oracle ERP
 Kỹ năng giao tiếp
|| 09/08 || ||
 Kỹ năng trình bày
 Người
chuẩn bị  Người
2  Thực hành kỹ năng nội dung hướng dẫn
Trình
trình bày với chủ đề (+) 12/08  Người  Các
bày
nhóm tự chọn trình bày người trình
chính của bày khác
nhóm
 Người
Được
 Người hướng dẫn
đào tạo 16/08
3  Quy trình quản lý P2P học  Người
và thảo
học khác
luận
19/08 || ||
23/08 || ||
4 ||  Quy trình quản lý kho
26/08 || ||
30/08 || ||
5 ||  Quy trình quản lý O2C
01/09 || ||
 Quy trình quản lý tài 06/09 || ||
6 ||
chính kế toán 09/09 || ||
 Quy trình quản lý sản
|| 13/09 || ||
xuất
 Các team
 Thành leaders của
 Giới thiệu chung về kế
Dự án viên nhóm các nhóm
7 hoạch công việc, kế
mô thực hành thực hành
hoạch thời gian và phân
phỏng: 16/09 quy trình  Các
nhóm cho dự án giả lập
Giới quản lý nhóm thực
thực hành sử dụng
thiệu O2O đối hành quy
Oracle EBS
với COM trình quản
lý P2P và

18
 O2O khác
Dự án
mô
 Giới thiệu công ty
phỏng:
trong dự án mô phỏng
Được
 Thao tác quản lý mua
đào tạo 20/09 || ||
hàng và kho trên Oracle
thực
EBS
hành
và thảo
8 luận
 Thao tác quản lý kế
toán phải trả trên Oracle
EBS
||  Xem một số báo cáo 23/09 || ||
cơ bản trên Oracle BI
Publisher Enterprise

 Thao tác quản lý bán

hàng đến xuất kho và trả
|| 27/09 (+) || ||
hàng, nhập kho trên
Oracle EBS
 Thao tác quản lý kế
9
toán phải thu trên Oracle
EBS
|| 30/09 (+) || ||
 Xem một số báo cáo
cơ bản trên Oracle BI
Publisher Enterprise
Dự án
mô  Thực hành thao tác
phỏng: quản lý P2P và xem báo 04/10 || ||
Thực cáo
10
hành
 Thực hành thao tác
|| quản lý O2C và xem báo 07/10 || ||
cáo
Bảng 1. Nhật ký công việc

19
Chương 3: Công việc

3.1 Hội nhập

3.1.1 Mục tiêu công việc

Mục tiêu công việc: được đào tạo để có hiểu biết về công ty, tổng quan về
Oracle ERP, Oracle AIM, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng trình bày, tổng quan về một số
quy trình nghiệp vụ quản lý chính của Oracle ERP; đồng thời, chủ động tự trau dồi và
đặt câu hỏi thảo luận trong quá trình đào tạo.

3.1.2 Tóm tắt các nội dung được đào tạo chính và tìm hiểu

3.1.2.1 Giới thiệu công ty

Nội dung này đã được trình bày thành 3 mục con tại mục 1.1.

3.1.2.2 Giới thiệu tổng quan về Oracle ERP

Oracle, SAP, Microsoft là những hãng nổi tiếng thường xuất hiện ở danh sách
dẫn đầu trong lĩnh vực ERP toàn cầu. Trong đó, các sản phẩm ERP của Oracle hay
Oracle ERP nổi bật bao gồm: Oracle Fusion Cloud, Oracle E-business Suite (Oracle
EBS), Oracle Netsuite.

Hình 3. Oracle cung cấp giải pháp hoàn chỉnh, đồng nhất về công nghệ

20
 Oracle EBS bản chất là “ERP tại chỗ” (On-premise ERP), có bề dày lịch sử
hình thành và phát triển hơn 30 năm và hiện nay vẫn tiếp tục kế thừa đồng thời tạo ra
những đổi mới cũng như khi có thể chạy trên Oracle Cloud. Về Oracle Netsuite,
Oracle Netsuite là ERP được dựng và chạy trên Cloud, có lịch sử hơn 20 năm, được
Oracle mua lại vào năm 2016 với tên gọi là Netsuite. Đối với Oracle Fusion Cloud, với
lịch sử hơn mười năm từ khi ra mắt trên thị trường, hiện tại, “các phần mềm ứng dụng
của Oracle Fusion Cloud là bộ phần mềm dịch vụ (SaaS – Software as a Service) kết
nối và hoàn chỉnh nhất thế giới” (theo Oracle).

Có thể nói, về khách hàng mục tiêu, tập khách hàng sử dụng các giải pháp
Oracle Cloud Fusion và Oracle EBS thường là các doanh nghiệp lớn, trong khi của
Oracle Netsuite thì phổ quát hơn.

3.1.2.3 Oracle AIM

ARON vận dụng phương pháp triển khai trong AIM, một phương pháp luận
triển khai thực chứng được đúc kết và xây dựng bởi hãng Oracle từ kinh nghiệm thực
tiễn triển khai các ứng dụng của Oracle. Tùy loại loại dự án, quy mô mô dự án và các
yếu tố liên quan khác mà chi tiết vận dụng có sự điều chỉnh cho phù hợp. Bảng bên
dưới mô tả các công việc thực hiện cùng các sản phẩm bàn giao cần thiết trong 6 giai
đoạn của AIM của một dự án triển khai mới từ đầu ứng dụng của Oracle.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự án (Project Definition)

Công việc thực hiện Sản phẩm bàn giao
 Xác định mục tiêu, phạm vi dự án  Sơ đồ tổ chức dự án
 Lập và thống nhất tổ chức đội dự án  Kế hoạch dự án
 Lập và thống nhất kế hoạch khung dự án  Tài liệu đào tạo tổng quan
 Lập và thống nhất kế hoạch đào tạo quy trình
chuẩn cho đội dự án (đào tạo tập trung)
 Lập và thống nhất kế hoạch khảo sát chi tiết
quy trình nghiệp vụ, yêu cầu
 Khởi động dự án
Giai đoạn 2: Thiết kế giải pháp (Solution Design)
Công việc thực hiện Sản phẩm bàn giao
 Lập kế hoạch chi tiết giai đoạn  Kế hoạch chi tiết giai đoạn
 Đào tạo chuẩn quy trình mới, chức năng mới  Tài liệu đề xuất hạ tầng công
của phân hệ trong phạm vi triển khai nghệ thông tin
 Khảo sát chi tiết và phân tích yêu cầu  Biên bản khảo sát được khách

21
 Phân tích Fit và Gap
 Thiết kế giải pháp cho Gap
 Xây dựng và thống nhất quy trình tương lai
 Thiết kế kiến trúc hệ thống
 Trình bày và đào tạo quy trình tương lai
 Thống nhất danh mục tài liệu thiết kế RICE
 Chuẩn bị các template lấy số liệu danh mục,
đầu kỳ theo giải pháp
Giai đoạn 3: Xây dựng và kiểm tra hệ thống (Build and Test)
Công việc thực hiện
 Lập kế hoạch chi tiết giai đoạn
 Định nghĩa vai trò và trách nhiệm
 Chuẩn bị môi trường cho việc develop và test  Tài liệu thiết lập (set up) hệ
(DEV)
 Kiểm tra dữ liệu đã chuẩn bị
 Cấu hình hệ thống theo giải pháp đã thống
nhất
 Kiểm tra cấu hình hệ thống
 Xây dựng và kiểm tra các chỉnh sửa, báo cáo
đặc thù
 Xây dựng và kiểm tra tích hợp giữa các phân
hệ, với các hệ thống khác
 Lập tài liệu thiết kế RICE
 Cài đặt RICE
Giai đoạn 4: Đào tạo và UAT (Training and UAT)
Công việc thực hiện
 Lập kế hoạch chi tiết giai đoạn
 Lập kịch bản kiểm tra hệ thống
 Hỗ trợ chuẩn bị môi trường UAT
 Đào tạo người dùng chính (key users) theo
quy trình tương lai
 Hỗ trợ khách hàng kiểm tra quy trình nghiệp
vụ theo kịch bản; kiểm tra chức năng, RICE,
tích hợp, quy trình đóng sổ cuối kỳ,
performance của hệ thống
 Hỗ trợ đào tạo quy trình nghiệp vụ cho người
dùng cuối (end users)
 Xử lý lỗi và cập nhật lại giải pháp (nếu cần
thiết)
Giai đoạn 5: Chuyển đổi và vận hành (Transition and Go-live)
Công việc thực hiện
 Lập kế hoạch chi tiết giai đoạn
hàng xác nhận
 Danh sách yêu cầu các phân hệ
 Tài liệu quản trị hệ thống
 Tài liệu quy trình tương lai từng
phân hệ
Sản phẩm bàn giao
 Kế hoạch chi tiết giai đoạn xây
dựng và kiểm tra hệ thống
thống
 Các biểu mẫu để khách hàng
cung cấp số liệu
 Tài liệu đặc tả các tình huống
kiểm tra hệ thống (test case)
 Tài liệu đặc tả báo cáo,
customization
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng
 Tài liệu đặc tả các công cụ
chuyển đổi số liệu
 Tài liệu đặc tả tình huống kiểm
tra tích hợp hệ thống
Sản phẩm bàn giao
 Kế hoạch chi tiết giai đoạn đào
tạo và UAT
 Tài liệu đào tạo
Sản phẩm bàn giao
 Kế hoạch chi tiết giai đoạn
22
 Cài đặt và cấu hình máy thật (Prod) chuyển đổi và go-live
 Cài đặt RICE lên máy Prod  Kế hoạch đào tạo người dùng
 Đổ và kiểm tra số liệu danh mục cuối (end users)
 Đổ và kiểm tra số dư
 Xác nhận số liệu với khách hàng
Giai đoạn 6: Hỗ trợ vận hành (Support)
Công việc thực hiện Sản phẩm bàn giao
 Xử lý các vấn đề phát sinh hàng ngày  Tài liệu đào tạo hệ thống Web
 Theo dõi tiến độ go-live và cập nhật thông tin Support
cho quản trị dự án, giám đốc dự án  Tài liệu hướng dẫn vận hành hệ
 Hỗ trợ tại chỗ tháng đầu tiên thống (Server)
 Báo cáo tình trạng đóng sổ kỳ đầu tiên
 Cập nhật và bàn giao tài liệu
 Tiến hành nghiệm thu dự án
Bảng 2. Công việc thực hiện và sản phẩm bàn giao theo 6 giai đoạn của AIM
Hình bên dưới minh họa về cấu trúc tổ chức của một đội dự án triển khai:

Hình 4. Minh họa về cấu trúc tổ chức đội dự án

23
 Ngoài ra, đi cùng với quy trình triển khai chính, có các nghiệp vụ khác tương
hỗ cần kiểm soát như sau:

Hình 5. Một số nghiệp vụ khác cần kiểm soát trong quá trình triển khai
Kiểm soát chất lượng: đảm bảo các sản phẩm bàn giao phải đúng biểu mẫu, yêu
cầu và được trình bày theo những ràng buộc chuẩn tài liệu Oracle để phục vụ cho
khách hàng và các đối tác kế thừa khác;

Quản trị dự án: kiểm soát tiến độ, quản lý chất lượng, rủi ro, truyền thông,
nguồn nhân lực…;

Quản lý chuyển đổi: giai đoạn quan trọng giao thoa giữa hệ thống cũ và mới đối
với khách hàng; bên tư vấn phải làm chi tiết, cụ thể để trình bày, khuyến cáo khách
hàng về những rủi ro dự đoán được;

Quản lý cấu hình: xác định môi trường và người chịu trách nhiệm trong từng
môi trường; thông thường khách hàng chuẩn bị 3 môi trường (servers) từ cấp thấp nhất
đến cao cấp cao nhất:

 Môi trường dùng cho test và develop (cấp thấp nhất): nhân viên kỹ
thuật dùng để lập trình, phát triển RICE; nhân viên nghiệp vụ vào set up,
cấu hình;
 Môi trường UAT: khách hàng thực hiện test hệ thống;

24
  Môi trường máy thật (cấp cao nhất): tư vấn công nghệ chuyển đổi
những gì pass sau khi UAT lên máy thật để go-live.

Tư vấn công nghệ: chuẩn bị hạ tầng, cài đặt server, hệ thống, back up dữ liệu,
thực hiện chuyển đổi, xử lý vấn đề đường truyền…

Chuyển giao kiến thức (knowledge transfer) tương ứng cho key users, end
users, chuyên viên công nghệ thông tin (IT specialists), cấp quản lý (management
level) như hình sau:

Hình 6. Chuyển giao kiến thức

25
 3.1.2.4 Tổng quan một số phân hệ của một công ty thương mại

3.1.2.4.1 Tổng quan phân hệ mua hàng

Hình 7. Sơ đồ tổng quan phân hệ mua hàng

Mã Quy Sự Mô tả quy trình Quy trình Đầu ra
trình kiện liên quan
Quản lý mua hàng
BP.PO.01  Quy Khi Quy trình mua hàng này BP.INV.01 Cung cấp
trình cần áp dụng đối với hàng BP.INV.02 thông tin dự
mua mua hoá nhập khẩu nhằm BP.AP.01  kiến hàng về
hàng hàng phục vụ quản lý thông BP.AP.04 theo PI, số
nhập nhập tin từ đặt hàng, xác nhận tờ khai cho
khẩu khẩu  giao hàng từ nhà cung bộ phận
cấp, khai báo và cập nhật kho. Hợp
thông tin hải quan, thời đồng, số hoá
gian hàng về đến khi đơn phục vụ
nhập kho và quản lý công tác ghi
công nợ. nhận và
quản lý
công nợ đến
kế toán.
BP.PO.02  Quy Khi Quy trình mua hàng này BP.INV.01 In ĐĐH đã
trình cần áp dụng đối với BP.INV.03 thoả thuận
mua tạo những hàng hoá mua BP.AP.01 với NCC
hàng mua trong nước. Áp dụng BP.AP.03 chuyển bộ

26
 trong hàng trong trường hợp mua phận kho và
nước trong hàng có xác định số kế toán
nước lượng, đơn giá và thời
điểm giao hàng cụ thể.
BP.PO.03  Quy Khi Quy trình áp dụng cho BP.AP.01  Đơn đặt hàng
trình cần các ĐĐH mua dịch vụ BP.AP.03 và phiếu xác
mua  mua không quản lý tồn kho. nhận đã thực
hàng dịch Đối với dịch vụ phục vụ hiện dịch vụ
dịch vụ  tổ chức sự kiện thì phải chuyển đến
vụ chỉ định mua cho sự kiện kế toán.
nào trên ĐĐH.
BP.PO.04  Quy Khi Khi cần tạm ứng tiền BP.AP.01  Phiếu đề nghị
trình có công tác hay tạm ứng BP.AP.12 tạm ứng
tạm nhu mua hàng, NV tạm ứng chuyển đến
ứng cầu tạo Standard PO và liệt kế toán.
mua tạm kê số tiền tạm ứng theo
hàng ứng từng khoản mục chi phí,
mua chỉ định tạm ứng cho sự
hàng kiện nào (nếu có) sau đó
chuyển cho trưởng bộ
phận duyệt.
BP.PO.05  Quy Khi Khi cần quyết toán chi BP.AP.03  Hoá đơn mua
trình cần phí công tác, NV tạm hàng chi phí
quyết quyết ứng tìm lại PO tạm ứng thực tế
toán toán trước đó và cập nhật lại chuyển đến
chi chi chi tiết chi phí thực tế phòng kế
phí phí theo từng hoá đơn và toán.
tạm tạm chuyển cho trưởng bộ
ứng ứng phận duyệt, cuối cùng
chuyển thông tin sang kế
toán phải trả xử lý.
BP.PO.06  Quy Khi Từ thông tin kế hoạch BP.PO.02  ĐĐH mua
trình có ngân sách cho từng sự BP.PO.03  dịch vụ
quản nhu kiện, nhân viên BP.PO.04  hàng hoá
lý chi cầu Marketing sẽ tạo BP.PO.05  dùng cho sự
phí giải Standard PO để BP.GL.02 kiện. Phiếu
sự ngân mua hàng hoá, dịch vụ xác nhận đã
kiện chi hoặc đề nghị tạm ứng sử dụng dịch
phí tiền sử dụng cho các sự vụ, phiếu
phục kiện. nhập kho.
vụ tổ
chức
sự
kiện

27
BP.PO.07  Quy Khi Khi có thông tin thu hồi BP.INV.09 Phiếu xuất
trình cần sản phẩm lỗi, hỏng… BP.AP.06 kho trả hàng,
trả trả xác định trả hàng, NV Credit note
hàng hàng mua hàng lập các thủ tục hoặc hoá đơn
nhà nhà gửi thông tin trả hàng trả hàng
cung cung đến NCC và chuyển các
cấp cấp  chứng từ trả hàng cho bộ
phận kho và kế toán.

BP.PO.08  Quy Khi Khi có nhu cầu tạo mới Thông tin cây
trình cần cây duyệt, phân duyệt,
quản tạo quyền hoặc cập nhật hạn mức
lý cập mới, chức danh phê duyệt, duyệt đến bộ
nhật cập hạn mức phê duyệt cần phận đề nghị.
cây nhật có biên bản thay đổi từ
phê cây ban giám đốc và chuyển
duyệt phê cho quản trị hệ thống
duyệt khai báo.
Bảng 3. Mô tả tổng quan phân hệ mua hàng
3.1.2.4.2 Tổng quan phân hệ tồn kho

Hình 8. Sơ đồ tổng quan phân hệ tồn kho

28
 Mã Quy Sự kiện Mô tả quy trình Quy trình Đầu ra
trình liên quan
Quản lý danh mục
BP.INV.01 Tạo Yêu cầu Tìm kiếm hàng hóa yêu Vật tư,
mã vật, tạo mã cầu được tạo trong hệ thành
tư vật tư thống xem đã tồn tại phẩm mới
hàng hàng hay chưa, nếu tồn tại được tạo
hóa hóa thì thông báo cho bộ có phân
phận yêu cầu. Nếu quyền cho
chưa có thì tạo hàng đơn vị yêu
hóa mới trong Master cầu sử
Organization và phân dụng. Các
quyền cho đơn vị yêu thuộc tính
cầu sử dụng. của vật tư,
hàng hóa
được cập
nhật.
Giao dịch kho
BP.INV.02 Nhập Cần Các đơn hàng được bộ BP.PO.01  Hàng hóa
kho từ nhập phận mua hàng đặt đã được
mua kho mua mua gởi cho các nhà nhập kho
hàng hàng cung cấp ở nước theo số tờ
nhập nhập ngoài, sau khi các nhà khai hải
khẩu khẩu cung cấp confirm số quan.
lượng, thời gian giao
hàng thì các đơn hàng
này có thể được sửa lại
và trở thành PI.
Sau khi hàng về tới
cảng các PI này được
khai báo thành các tờ
khai hải quan và khi
hàng về đến kho thì
kho nhập theo số tờ
khai này thành một số
Receipt, kế toán dựa
vào số Receipt này để
lập hóa đơn thanh toán
cho nhà cung cấp. 
Nếu hàng hóa nhập về
có sai về cấu hình,
không đúng với đơn
hàng, thủ kho thông
báo cho bộ phận mua

29
 hàng làm lại PI và
nhập kho theo PI mới. 
Thủ kho nhập hàng in
chứng từ nhập kho nộp
cho bộ phận kế toán
phải trả.
BP.INV.03 Nhập Yêu cầu Hàng hóa được bộ BP.PO.02  Hàng hóa
kho nhập phận mua hàng đặt được nhập
mua kho mua mua và nhà cung cấp vào kho
hàng hàng chở đến kho, thủ kho hoặc chở
trong trong tiến hành kiểm tra xử lý bộ
nước nước chứng từ và hàng hóa phận mua
nếu hợp lệ thì tiến hàng.
hành nhập kho theo
số PO. 
Nếu hàng hóa không
khớp với đơn đặt hàng
thì thông báo với bộ
phận mua hàng để xử
lý. Thủ kho nhập hàng
in chứng từ nhập kho
nộp cho bộ phận kế
toán phải trả.
BP.INV.04 Nhập Yêu cầu Hàng hóa khách hàng BP.OM.09  Hàng hóa
kho nhập trả về, bộ phận bán khách hàng
khách kho hàng yêu cầu nhập trả được
hàng hàng trả  kho, thủ kho căn cứ nhập vào
trả vào số đơn hàng trả và kho.
hàng tiến hành nhập vào
kho hàng của mã hàng
hóa được trả. 
Nếu hàng hóa bị hỏng
thì nhập vào kho chờ
xử lý. 
Thủ kho nộp chứng từ
nhập kho cho bộ phận
kế toán phải thu để cấn
trừ công nợ với khách
hàng.
BP.INV.05 Nhập Nhập Trong quá trình khách Hàng hóa
kho kho hàng bán hàng ký gởi ký gởi kho
hàng hàng bộ phận bán hàng có khách hàng
hóa từ hóa đã nhu cầu lấy hàng về được nhập
kho ký ký gởi thì lập yêu cầu lấy lại kho.

30
 gởi của kho hàng ký gởi về, yêu
khách khách cầu này sẽ chuyển cho
hàng hàng bộ phận kho và
trưởng phòng duyệt ,
nếu không duyệt thì
trả lại cho người yêu
cầu. Nếu duyệt yêu
cầu lấy hàng về thì
thủ kho căn cứ vào
yêu cầu sau đó xuất
chuyển hàng hóa từ
kho hàng ký gởi về lại
kho của công ty. 
Sau đó hệ thống tự
động gởi email thông
báo giao dịch đã hoàn
thành cho người yêu
cầu.
BP.INV.06 Nhập Yêu cầu Sau khi demo cho Hàng hóa
kho trả lại khách hàng xong nhân cho nhân
hàng hàng viên mượn hàng trả lại viên mượn
hóa mượn  hàng đã mượn thì lập được nhập
cho yêu cầu trả hàng về, lại kho của
nhân yêu cầu này sẽ chuyển công ty.
viên cho bộ phận kho và
mượn trưởng phòng duyệt,
nếu không duyệt thì trả
lại cho nhân viên
mượn hàng. Nếu duyệt
yêu cầu lấy hàng về thì
thủ kho căn cứ vào yêu
cầu xuất chuyển hàng
hóa từ kho hàng nhân
viên mượn hàng về lại
kho của công ty. 
Sau đó hệ thống tự
động gởi mail thông
báo giao dịch đã hoàn
thành cho người yêu
cầu.
BP.INV.07 Xuất Yêu cầu Khi bộ phận bán hàng Hàng hóa
hàng xuất yêu cầu ký gởi hàng đã được
hóa ký hàng hóa tại kho khách xuất sang
gởi hóa ký hàng, bộ phận yêu cầu kho hàng

31
 kho gởi kho lập yêu cầu ký gởi ký gởi của
khách khách hàng hóa sang kho khách
hàng hàng hàng ký gởi, sau đó hàng.
chuyển lên bộ phận
kho duyệt, bộ phận
kho duyệt xong thì
chuyển yêu cầu lên
trưởng phòng duyệt.
Nếu thủ kho hoặc
trưởng phòng không
duyệt thì trả lại cho bộ
phận bán hàng. 
Sau khi trưởng phòng
duyệt xong thủ kho tiến
hành xuất kho sang kho
hàng ký gởi và hệ
thống tự động gởi mail
thông báo giao dịch đã
hoàn thành cho người
yêu cầu.
BP.INV.08 Xuất Yêu cầu Hàng hóa được nhân Hàng hóa
hàng mượn viên bán hàng mượn đã được
hóa hàng  để cho khách hàng xuất cho
cho xem. Khi có yêu cầu nhân viên
nhân mượn hàng hóa demo mượn 
viên cho khách hàng nhân
mượn viên lập yêu cầu
mượn hàng, sau đó
chuyển lên bộ phận
kho duyệt, bộ phận
kho duyệt xong thì
chuyển yêu cầu lên
trưởng phòng duyệt.
Nếu thủ kho hoặc
trưởng phòng không
duyệt thì trả lại cho
nhân viên mượn
hàng. 
Sau khi trưởng phòng
duyệt xong thủ kho tiến
hành xuất kho sang kho
nhân viên mượn hàng.
BP.INV.09 Xuất Xuất Hàng hóa mua về đã BP.PO.05  Hàng hóa
trả kho trả nhập kho mới phát được xuất

32
 hàng hàng hiện bị hỏng hoặc vì trả cho nhà
cho cho nhàmột lý do nào đó bộ cung cấp.
nhà cung phận mua hàng yêu
cung cấp cầu trả cho nhà cung
cấp (thườngcấp, thủ kho căn cứ
áp dụngvào số PO đã nhập
với muakho tiến hành xuất
hàng kho trả hàng cho nhà
trong cung cấp. 
nước) Thủ kho in chứng từ
xuất kho trả hàng nộp
cho bộ phận kế toán
phải trả.
BP.INV.10 Xuất Xuất Bộ phận kho căn cứ BP.OM.07  Hàng hóa
kho kho bán vào số đơn hàng mà BP.OM.08 đã được
bán hàng  bộ phận bán hàng đã xuất kho
hàng  xác nhận, thủ kho tiến giao cho
hành xuất kho theo khách hàng
đơn hàng.  và chứng
Sau khi xuất kho thủ từ đi kèm.
kho nộp phiếu xuất kho
cho bộ phận kế toán
phải thu để lấy hóa đơn
đi kèm với chứng từ.
BP.INV.11 Xuất Xuất Bộ phận kho căn cứ BP.OM.07  Hàng hóa
kho kho bán vào số đơn hàng mà BP.OM.08 đã xuất
bán hàng ký bộ phận bán hàng gởi kho bán
hàng gởi  và kèm theo số serial, hàng tại
ký gởi tiến hành xuất kho kho ký gởi
theo đơn hàng. khách
Nộp chứng từ kho bộ hàng.
phận kế toán, trường
hợp này chỉ xuất kho
thuần túy về mặt logic.
BP.INV.12 Xuất Xuất vật Xuất kho vật tư, hàng BP.INV.15  Vật tư,
vật tư, tư, hàng hóa, cho các chương hàng hóa
hàng hóa… trình marketing, xuất được xuất
hóa vào chi điều chỉnh sau kiểm vào chi
vào chi phí kê, thanh lý. Thủ kho phí.
phí tiến hành xuất kho
theo các tên tài khoản
tương ứng với số
lượng yêu cầu. Nếu
chứng từ không hợp

33
 lệ thì trả lại cho bộ
phận yêu cầu.
BP.INV.13 Đổi Yêu cầu Hàng hóa bán cho BP.OM.12  Hàng hóa
hàng đổi hàng khách hàng bị hư, hoặc đã được
cho cho đổi một cái khác tương đổi cho
khách khách tự như cái đã bán, bộ khách
hàng hàng phận bán hàng lập đơn hàng.
hàng đổi thủ kho căn
cứ vào đơn hàng đổi
tiến hành nhập mặt
hàng đã trả và xuất mặt
hàng mới cho khách
hàng.
BP.INV.14 Kiểm Kiểm Được thực hiện định kỳ Đã kiểm
kê  kê  theo qui định của công kê, quyết
ty. In báo cáo tồn kho định kiểm
trên hệ thống, sau khi kê được
kiểm kê nếu bị lệch thực hiện
giữa hệ thống so với
thực tế và có quyết
định điều chỉnh thì tiến
hành cho hệ thống và
thực tế bằng nhau.
Giao dịch điều chỉnh
BP.INV.15 Điều Điều Khi xuất kho chi phí BP.INV.12  Đã xử lý
chỉnh chỉnh số lượng xuất có thể sai lệch
khi xuất sai lớn/nhỏ hơn thực tế thực tế và
xuất vào chi hoặc sai mã vật tư, tài hệ thống 
sai vật phí khoản xuất … thì tiến
tư, hành điều chỉnh như
hàng thực tế. 
hóa Nếu số lượng thực tế
vào chi nhỏ hơn phiếu xuất thì
phí tiến hành nhập điều
chỉnh. 
Nếu số lượng thực tế
lớn hơn phiếu xuất thì
xuất kho thêm. 
Nếu sai mã vật tư, tài
khoản thì nhập lại toàn
bộ và xuất kho lại theo
đúng thực tế yêu cầu.
BP.INV.16 Xử lý Xử lý Khi nhập kho mua BP.INV.09 Đã xử lý
khi nhập hàng, thủ kho nhập BP.INV.02 sai lệch

34
 nhập kho mua sai số lượng thực tế, BP.INV.03 thực tế và
kho hàng sai sai số đơn hàng, sai hệ thống
mua mã hàng… thì tiến
hàng hành điều chỉnh theo
sai thực tế nhập kho: 
 Nếu nhập lớn hơn
thực tế thì xuất trả số
lượng dư. Nếu nhập
kho nhỏ hơn thực tế
thì nhập thêm lượng
thiếu. 
 Nếu sai mã,
sai số đơn đặt hàng thì
xuất trả toàn bộ đơn
hàng và nhập đơn hàng
đúng vào kho.
BP.INV.17 Xử lý Xử lý Trường hợp thủ kho BP.OM.09 Đã xử lý
xuất xuất kho xuất sai số đơn hàng BP.OM.08 xuất kho
kho bán thì thông báo cho bộ BP.INV.04 bán hàng
bán hàng sai phận bán hàng lập đơn BP.INV.10 sai
hàng hàng trả, thủ kho nhập
sai kho lại đơn hàng đã
xuất và dùng đơn hàng
đúng để xuất kho bán
hàng. 
Trường hợp xuất
thiếu hàng so với
đơn hàng thì tiến
hành xuất tiếp. 
Trường hợp xuất sai
mã (đối với đơn hàng
giao nhiều lần) thì lập
SO trả hàng nhập kho
số lượng đã xuất sai,
lập SO mới đối với mã
hàng và số lượng đúng
để xuất kho bán hàng
cho khách hàng.
Tính giá vốn
BP.INV.18 Quy Tính giá Quy trình này dùng để Giá vốn
trình hàng tính giá cho hàng hóa của hàng
tính hóa  bằng phương pháp hóa đã
giá bình quân cuối kỳ được tính.
bình (Periodic Average

35
 quân Cost). Bất kỳ lúc nào
cuối kỳ muốn tính giá trung
bình thời điểm cho
hàng hóa thì phải chạy
quy trình này.
BP.INV.19 Quy Đóng kỳ Quy trình này thực Kỳ tính giá
trình tính giá  hiện các bước đóng đã được
đóng kỳ và mở kỳ kế tiếp đóng và kỳ
kỳ tính khi hoàn thành việc tính giá kế
giá đối chiếu số liệu và tiếp được
tính giá kho hàng hóa mở.
cuối mỗi tháng.
Sau khi thực hiện quy
trình này, số liệu của
kho đối với vật tư,
hàng hóa được
chuyển lên sổ cái
(General Ledger).
Hệ thống chỉ cho
phép mở 1 kỳ giá
trong 1 thời điểm, nếu
muốn tính giá cho kỳ
kế tiếp bắt buộc phải
đóng kỳ giá hiện tại. 
Giá vật tư, hàng hóa
trên các báo cáo có giá
sẽ lấy giá ở kỳ đã chạy
giá gần nhất nếu kỳ
hiện tại chưa chạy giá
và nếu kỳ chạy giá gần
nhất không có giá thì
lấy giá bình quân thời
điểm của kỳ hiện tại.
Bảng 4. Mô tả tổng quan phân hệ tồn kho

36
 3.1.2.4.3 Tổng quan phân hệ kế toán phải trả

Hình 9. Sơ đồ tổng quan phân hệ kế toán phải trả

Mã Quy Sự kiện Mô tả quy trình Quy trình Đầu ra
trình liên quan
BP.AP.01  Quy Yêu cầu Quy trình tạo mới Thông tin
trình tạo và NCC, NV tạm ứng: NCC, NV tạm
tạo cập nhật Tạo danh mục NCC, ứng mới đã
mới NCC  NV mới phát sinh để được ghi nhận
NCC, theo dõi các hoạt động vào hệ thống,
NV liên quan đến công nợ có thể thực
tạm mua hàng, quản lý hiện những
ứng  thông tin NCC, NV nghiệp vụ liên
tạm ứng. quan.
BP.AP.02  Quy Yêu cầu Quy trình gộp thông Thông tin
trình gộp tin NCC, NV trùng NCC bị trùng
gộp NCC mã: Trong một số đã xử lý: trên
thông trùng trường hợp, do không hệ thống chỉ
tin mã  kiểm tra kỹ trước khi còn 1 mã
NCC khai báo đối tượng NCC có thể
mới, người sử dụng sử dụng
có thể khai báo lại được. 
đối tượng đã tồn tại
trong hệ thống. 
Tùy theo chọn lựa như

37
 toàn bộ hóa đơn, hợp
đồng, đơn hàng sẽ
được chuyển hết về
một đối tượng duy
nhất hoặc chỉ những
chứng từ chưa thanh
toán.
BP.AP.03  Quy Khi cần Quy trình dùng để ghi BP.AP.01  Hóa đơn được
trình lập nhận tăng công nợ BP.PO.02 hạch toán, số
ghi chứng phải trả với đối tượng dư công nợ
nhận từ ghi phải trả: ghi nhận tăng phải trả chính
tăng nhận khoản nợ phải trả thức được ghi
công tăng NCC khi mua hàng nhận vào hệ
nợ công nợ hóa, dịch vụ của nhà thống và
trong phải trả  cung cấp trong nước. Phiếu kế toán
nước Kế toán công nợ phải ghi nhận
trả lập chứng từ phải nghiệp vụ này
trả NCC, có thể đối được in ra bản
chiếu dữ liệu từ Đơn cứng.
mua hàng và Phiếu
nhập kho.
BP.AP.04  Quy Khi cần Quy trình dùng để ghi BP.AP.01 Hóa đơn nhập
trình ghi nhận nhận tăng công nợ BP.PO.01 khẩu được
ghi tăng phải trả với đối tượng   hạch toán, số
nhận công nợ NCC nước ngoài khi dư công nợ
tăng hàng mua hàng hoá nhập phải trả chính
công nhập khẩu.  thức được ghi
nợ khẩu  Kế toán công nợ phải nhận vào hệ
nhập trả lập chứng từ phải thống và
khẩu trả NCC, có thể đối Phiếu kế toán
chiếu dữ liệu từ đơn ghi nhận
đặt hàng, tờ khai hải nghiệp vụ này
quan và phiếu nhập được in ra bản
kho. cứng.
BP.AP.05  Quy Khi cần Quy trình dùng để ghi BP.AP.01 Hoá đơn chi
trình ghi nhận nhận công nợ NCC BP.PO.03  phí nhập khẩu
ghi khoản đối với những khoản được ghi nhận
nhận mục phí mục phí phát sinh cho tăng công nợ
chi phí nhập những đơn hàng nhập vào hệ thống
liên khẩu khẩu và chỉ định phân và báo cáo
quan (chi phí bổ giá trị phí cho kiểm soát
đến Landed những item nào, phân bổ từng
hàng Cost) nhằm mục đích cập khoản mục
nhập nhật lại trị giá hàng phí vào tiền

38
 khẩu mua nhập khẩu. hàng.
BP.AP.06  Quy Khi cần Quy trình ghi nhận BP.AP.11  Hóa đơn được
trình điều điều chỉnh giảm công hạch toán, số
điều chỉnh nợ cho các đối tượng dư công nợ
chỉnh giảm phải trả: Giảm công phải trả chính
giảm công nợ nợ do trả lại hàng thức được ghi
công phải trả hóa, dịch vụ, thanh nhận vào hệ
nợ toán thừa. thống, Phiếu
phải kế toán ghi
trả nhận nghiệp
vụ này được
in ra bản
cứng.
BP.AP.07  Quy Khi cần Quy trình ghi nhận BP.AP.01  Chứng từ trả
trình ghi nhận khoản trả trước cho BP.AP.08 trước chính
ghi khoản các đối tượng công thức được ghi
nhận trả trướcnợ: Ghi nhận khoản nhận vào hệ
khoản cho trả trước cho các đối thống, Phiếu
trả NCC tượng công nợ thông kế toán ghi
trước qua yêu cầu trả trước nhận nghiệp
NCC đã được xét duyệt từ vụ này được
Kế toán trưởng hoặc in ra bản
Bộ phận liên quan. cứng.
BP.AP.08  Quy Khi cần Quy trình thanh toán BP.AP.14  Khoản phải
trình ghi nhận công nợ phải trả: trả NCC trên
thanh thanh Thanh toán những hệ thống
toán toán khoản công nợ phải giảm, phiếu
công công nợ trả cho các đối tượng chi được in ra
nợ NCC phải trả như Nhà thầu, bản cứng.
phải NCC hàng hóa, dịch
trả vụ. Kế toán thanh toán
thực hiện nghiệp vụ
trả tiền theo từng
khoản nợ phải trả.
BP.AP.09  Quy Khi cần Quy trình ghi nhận BP.AP.10  Kế toán
trình ghi nhận khoản phải trả được thanh toán
ghi đối hoàn lại từ đối tượng nhận được bộ
nhận tượng trả trước: Khi khoản chứng từ đầy
đối phải trả trả trước NCC lớn đủ chữ ký. 
tượng hoàn lại hơn số tiền phải trả. Phiếu kế toán
phải tiền trả được chuyển
hoàn trước sang KTTT.
lại tiền thu tiền
trả NCC.

39
 trước
BP.AP.10  Quy Khi cần Quy trình ghi nhận BP.AP.14  Phiếu thu
trình thu tiền thông tin nghiệp vụ được in từ hệ
thu khoản thu tiền hoàn lại từ thống.
tiền phải trả đối tượng phải trả
đối hoàn lại (NCC, nhà thầu, NV
tượng đã ghi tạm ứng): Khi các đối
phải nhận từ tượng phải hoàn trả
trả  đối tiền do cung cấp dịch
tượng vụ không đạt chất
phải trả lượng, trả lại hàng
NCC, thu lại tạm ứng
NV. 
BP.AP.11  Quy Khi cần Quy trình đối chiếu Chứng từ đã
trình đối và cấn trừ công nợ hạch toán và
đối chiếu và phải trả với các khoản ghi nhận giảm
chiếu cấn trừ giảm nợ do trả hàng trừ công nợ
và cấn công nợ hoặc trả trước theo trên hệ thống,
trừ phải trả hợp đồng: Phiếu kế toán
công  Áp 1 hóa đơn công được in ra lưu
nợ nợ phải trả với nhiều trữ.
phải chứng từ trả trước; 
trả   Cấn trừ khoản giảm
nợ do trả hàng với
hóa đơn công nợ phải
trả; 
 Cấn trừ các khoản
điều chỉnh giảm nợ
với các khoản công
nợ phải trả.
BP.AP.12  Quy Khi cần Quy trình ghi nhận BP.AP.01  Khoản tạm
trình ghi nhận khoản tạm ứng cho BP.AP.08 ứng cho NV
tạm khoản NV phục vụ hoạt được ghi nhận
ứng tạm ứng động của Công ty: vào hệ thống,
cho cho NV NV mua tài sản, hàng Phiếu kế toán
NV hóa, công tác phí...  được in ra bản
NV sẽ gửi yêu cầu cứng lưu trữ.
tạm ứng đã được
Trưởng phòng phê
duyệt cho bộ phận
KT, kế toán phải trả
tiến hành ghi nhận
tạm ứng. 
BP.AP.13  Quy Khi cần Quy trình ghi nhận BP.AP.03  Hoàn tất hoàn

40
 trình thu hồi bảng kê chi phí và BP.AP.08  ứng cho NV,
thu hồi hoặc chithực hiện hoàn ứng BP.AP.10  ghi nhận đầy
hoặc trả tiềnhoặc chi trả tiền cần BP.AP.11 đủ chi phí
chi trả cần thanh toán.   phát sinh,
tiền thanh Sau khi phòng Kế Phiếu kế toán
cần toán củatoán nhận được bảng được in lưu
thanh NV tạm kê chi phí sẽ trữ.
toán ứng đối chiếu khoản tạm
của ứng đã có, thực hiện
Nhân thu hồi hoặc chi thêm
viên tiền so với bảng kê
tạm thực tế, chi trả trực
ứng tiếp trên hóa đơn này.
BP.AP.14  Quy Khi cần Giúp đối chiếu, quản Các khoản
trình đối lý thanh khoản và thu, chi đã đối
xác chiếu tài kiểm soát toàn bộ các chiếu với
nhận khoản khoản thu, chi với bảng kê.
thu chi ngân bảng kê ngân hàng,
tiền hàng, tiền mặt để có được
tiền mặt  những thông tin chính
xác về tiền trong hệ
thống
BP.AP.15  Quy Khi cần Quy trình dùng để Kỳ phải trả
trình đóng kỳ kiểm soát số liệu cuối hiện tại đã
xử lý Kế toán kỳ đảm bảo tất cả được đóng.
cuối kỳ công nợ chứng từ điều phải
Kế phải trả được xử lý hoàn
toán chỉnh và được chuyển
công lên phân hệ tổng hợp
nợ trước khi thực hiện
phải bước đóng kỳ Kế toán
trả công nợ phải trả.
Bảng 5. Mô tả tổng quan phân hệ kế toán phải trả

41
 3.1.2.4.4 Tổng quan phân hệ bán hàng

Hình 10. Sơ đồ tổng quan phân hệ bán hàng

Mã Quy Sự kiện Mô tả quy trình Quy trình Đầu ra
trình liên quan
BP.OM.01  Quy Khi cần Áp dụng quy trình Nhân viên
trình tạo mới này để tạo mới kinh doanh
tạo mới nhân nhân viên kinh đã được tạo.
nhân viên doanh trên hệ
viên kinh thống.
kinh doanh 
doanh.
BP.OM.02  Quy trình Khi cần Phòng kinh doanh Bảng giá
tạo bảng tạo bảng xây dựng bảng giá, mới đã được
giá mới. giá  Khi được BTGĐ, tạo.
GĐKD phê duyệt,
user được phân
quyền sẽ vào khai
báo bảng giá mới
trên hệ thống.
Thông báo đã có
bảng giá mới.

42
BP.OM.03  Quy trình Khi cầnPhòng kinh doanh Chương
tạo mới tạo xây dựng chính trình chiết
chương chương sách chiết khấu. khấu mới
trình chiết trình Sau khi được được khai
khấu  chiết BTGĐ, GĐKD phê báo trên hệ
khấu  duyệt, user được thống và sử
phân quyền sẽ vào dụng.
khai báo mới
chương trình chiết
khấu trên hệ thống.
BP.OM.04  Quy Khi cần Phòng kinh doanh Chương
trình tạo mới xây dựng chính trình khuyến
tạo mới chương sách khuyến mãi. mãi mới
chương trình Sau khi được được khai
trình khuyến BTGĐ, GĐKD xét báo trên hệ
khuyến mãi duyệt, user được thống và sử
mãi phân quyền sẽ vào dụng.
tạo chương trình
khuyến mãi trên hệ
thống.
BP.OM.05  Quy trình Khi cần Khi nhận yêu Tạo mã Thông báo
khai báo thêm cầu tạo giá mặt hàng mới giá mặt hàng
giá cho một mặt hàng mới, sau BP.INV.01 mới đã được
mặt hàng hàng khi được tạo.
mới mới vào BTGĐ, GĐKD
hệ thống thông qua, user
vào các được phân
bảng giá quyền sẽ vào
đang khai báo giá cho
được sử mặt hàng đó vào
dụng các bảng giá
đang được sử
dụng (mã mặt
hàng đã được
tạo bên kho). 
BP.OM.06  Quy trình Khi cần Phòng kinh doanh Thông báo
chỉnh chỉnh lập yêu cầu sửa chương trình
sửa sửa chương trình chiết chiết khấu,
chương chương khấu, khuyến mãi. khuyến mãi
trình chiết trình Sau khi được được điều
khấu, chiết BTGĐ và GĐKD chỉnh.
khuyến khấu thông qua, user
mãi khuyến được phân quyền
mãi sẽ vào chỉnh sửa

43
 chương trình chiết
khấu, khuyến mãi
trên hệ thống. 
BP.OM.07  Quy trình Khi cần Phòng kinh doanh Giảm Chương
khai báo tính xây dựng chính công nợ trình chiết
và tính chiết sách chiết khấu. phải thu khấu mới
chiết khấu trả Sau khi được BP.AR.06 được khai
khấu trả sau BTGĐ, GĐKD báo trên hệ
sau tháng phê duyệt, user thống và
quý năm được phân quyền tính ra được
sẽ vào khai báo số tiền chiết
mới chương trình khấu.
chiết khấu trên hệ
thống, vào cuối
tháng quý năm
chạy chương trình
để tính ra số tiền
chiết khấu.
BP.OM.08  Quy trình Khi cần Sau khi nhận Xuất kho Đơn hàng
bán hàng  bán thông tin đặt bán hàng được hoàn
hàng  hàng, người bán BP.INV.10  thành, xuất
hàng tạo đơn bán Ghi nhận kho, in hóa
hàng, chuyển công nợ đơn và
đơn hàng cho bộ BP.AR.02 chuyển cho
phận kho để xuất bộ phận giao
hàng ra khỏi nhận.
kho, sau đó
chuyển kế toán
xuất hóa đơn
đồng thời
chuyển thông tin
này sang bộ
phận điều phối
để tiến hành giao
hàng.
BP.OM.09  Quy trình Khi cần Nhân viên kinh Nhập kho Yêu cầu trả
xử lý trả trả hàng  doanh tiếp nhận trả hàng hàng đã
hàng. thông tin chứng từ BP.INV.04  được xử lý,
trả hàng từ khách Giảm công nợ
hàng, chuyển cho công nợ khách hàng
NVBH lập đơn do trả được giảm
hàng trả trên hệ hàng trừ.
thống. BP.AR.03
BP.OM.10  Quy trình Khi cần Nhân viên bán Khai báo Đơn hàng

44
 bán hàng bán hàng lập đơn cập nhật được hoàn
có kiểm hàng có hàng, kết hợp thông tin thành,
soát hạn quản lý kiểm tra hạn mức khách hàng kiểm soát
mức tín hạn mức tín dụng, nếu vi BP.AR.01 được hạn
dụng. tín dụng phạm chuyển   mức tín
xuống TPBH xét Quy trình dụng, xuất
duyệt:  bán hàng kho, in
 Nếu xét duyệt, BP.AR.08 hóa đơn
chuyển lại cho và chuyển
NVBH xác nhận cho bộ
đơn hàng chuyển phận giao
xuống kho xuất nhận.
hàng. 
 Nếu không
duyệt, thông báo
cho NVBH kết
thúc đơn hàng
BP.OM.11  Quy trình Khi cần BTGD, GĐKD lập Giảm Bảo vệ giá
bảo vệ bảo vệ chính sách bảo vệ công nợ cho mặt
giá. giá  giá cho những mặt phải thu hàng đã
hàng cần bảo vệ BP.AR.06 được thực
hiện
BP.OM.12  Quy trình Khi cần Nhận yêu cầu đổi Nhập kho Yêu cầu đổi
đổi hàng  đổi hàng hàng của khách BP.INV.04  hàng đã
cho hàng, xem xét các Xuất kho được xử lý.
khách chứng từ liên quan BP.INV.10
hàng như hóa đơn mua
hàng, yêu cầu đổi
hàng để làm chứng
từ cho việc lập đơn
hàng đổi hàng, kho
sẽ nhập /xuất đổi
hàng cho khách
hàng
BP.OM.13  Quy trình Khi cần Nhân viên bảo Đổi hàng Yêu cầu bảo
bảo hành  bảo hành tiếp nhận BP.INV.13 hành được
hành yêu cầu bảo hành xử lý.
hàng từ khách hàng, Nhập kho
cho thực hiện đổi BP.INV.04 
khách hàng, nhập số tiền Xuất kho
hàng chênh lệch vào BP.INV.10 
đơn hàng đổi trả. Ghi nhận
  công nợ 
Nhân viên kho BP.AR.02

45
 nhập xuất hàng  
theo yêu cầu Giảm công
trên đơn hàng nợ
đổi trả. BP.AR.03
 
Kế toán phải thu Ghi nhận
ghi nhận, giảm trừ các khoản
công nợ hoặc thu thu / chi
tiền, chi tiền cho tiền khác 
khách hàng. BP.AR.05 
Bảng 6. Mô tả tổng quan phân hệ bán hàng
3.1.2.4.5 Tổng quan phân hệ kế toán phải thu

Hình 11. Sơ đồ tổng quan phân hệ kế toán phải thu

Mã Quy Sự kiện Mô tả quy trình Quy trình Đầu ra
trình liên quan
BP.AR.0 Tạo Yêu cầu Kế toán công nợ Thông tin
1 mới và tạo và cập phải thu tạo danh khách hàng
cập nhật khách mục khách hàng để
nhập hàng theo dõi các hoạt
khách động liên quan đến
hàng khách hàng này trên
hệ thống.
BP.AR.0 Ghi  Thông  Kế toán công nợ BP.OM.08 Hóa đơn

46
2 nhận qua phân phải thu lập chứng AR
công hệ bán từ công nợ phải thu Transaction
nợ hàng OM. khách hàng, lấy dữ
phải  Nhân bản liệu từ đơn hàng bán
thu từ 1 hóa (AutoInvoice).
đơn gốc.  Kế toán công nợ
 Tạo thủ phải thu lập chứng
công. từ công nợ phải thu
khách hàng, nhân
bản từ 1 chứng từ
đang có trong hệ
thống (Copy
Transaction).
 Kế toán công nợ
phải thu lập chứng
từ công nợ phải thu
khách hàng, tạo thủ
công (Manual
Transaction).
 Các chứng từ
được tạo sẽ chuyển
qua phần mềm hóa
đơn điện tự (e-
Invoice) để phát
sinh Số hóa đơn
GTGT.
BP.AR.0 Ghi  Thông  Kế toán công nợ BP.OM.09 Hóa đơn
3 nhận qua phân phải thu lập chứng AR
điều hệ bán từ công nợ phải thu Transaction
chỉnh hàng OM. khách hàng, lấy dữ
giảm  Tạo thủ liệu từ đơn trả
công công. hàng/yêu cầu hủy
nợ  Điều hóa đơn
phải chỉnh giảm (AutoInvoice).
thu từ 1 chứng  Kế toán công nợ
từ gốc. phải thu lập chứng
từ điều chỉnh giảm
công nợ phải thu
khách hàng, Manual
Credit Memo.
 Kế toán công nợ
phải thu lập chứng
từ điều chỉnh giảm
công nợ phải thu

47
 khách hàng, từ 1
chứng từ gốc
(Apply Credit
Memo).
 Các chứng từ
giảm được tạo sẽ
chuyển qua Phần
mềm hóa đơn điện
tự (e-Invoice) để
phát sinh Số hóa
đơn GTGT điều
chỉnh.
BP.AR.0 Thu Yêu cầu  Kế toán công nợ Xác nhận Phiếu thu
4 tiền ghi nhận phải thu ghi nhận thu/chi tiền tiền, báo
công các khoản các khoản thu tiền BP.CM.02 cáo công nợ
nợ thu tiền mặt, tiền gửi ngân
khách mặt, tiền hàng do khách hàng
hàng gửi ngân thanh toán.
hàng do  Kế toán công nợ
khách hàng phải thu sẽ cấn trừ
thanh toán các khoản thu này
cho các vào các chứng từ
hoá đơn công nợ của từng
bán hàng, khách hàng.
các khoản  Kế toán ngân
phải thu có hàng/Thủ quỹ xác
theo dõi nhận các khoản thu
công nợ. – chi tiền ngân
hàng/tiền mặt.
BP.AR.0 Ghi Yêu cầu  Kế toán ngân hàng Xác nhận Các chứng
5 nhận ghi nhận ghi nhận các khoản thu/chi tiền từ thu/chi
các các nghiệp thu tiền mặt, tiền BP.CM.02
khoản vụ thu/chi gửi ngân hàng các
thu/chi tiền không nghiệp vụ thu/chi
tiền liên quan tiền không liên quan
không đến đối đến đối tượng công
liên tượng công nợ.
quan nợ  Kế toán ngân
đến hàng/Thủ quỹ xác
đối nhận các khoản thu
tượng – chi tiền ngân
công hàng/tiền mặt.
nợ
BP.AR.0 Ghi Yêu cầu  Kế toán công nợ Xác nhận Phiếu thu

48
6 nhận ghi nhận phải thu ghi nhận thu/chi tiền tiền
khách khoản trả các khoản thu tiền BP.CM.02
hàng trước của mặt, tiền gửi ngân
trả tiền khách hàng hàng do khách hàng
trước trả trước.
 Kế toán công nợ
phải thu sẽ ghi nhận
khoản thu này là
khoản thu trước của
khách hàng.
 Kế toán ngân
hàng/Thủ quỹ xác
nhận các khoản thu
– chi tiền ngân
hàng/tiền mặt.
BP.AR.0 Quy Khi cần  Kế toán công nợ BP.AR.05 Phiếu chi
7 trình hoàn lại phải thu sẽ ghi nhận tiền
hoàn tiền cho khoản tiền cần hoàn
lại khách hàng cho khách hàng và
khoản làm phiếu chi hoàn
phải tiền.
thu từ  Kế toán ngân
khách hàng/Thủ quỹ xác
hàng nhận các khoản thu
– chi tiền ngân
hàng/tiền mặt.

BP.AR.0 Quy Khi cần Quy trình dùng để Kỳ phải thu

8 trình đóng kỳ kiểm soát số liệu hiện tại đã
xử lý Kế toán cuối kỳ đảm bảo tất được đóng.
cuối công nợ cả chứng từ điều
kỳ kế phải thu phải được xử lý
toán hoàn chỉnh và được
phải chuyển lên phân hệ
thu tổng hợp trước khi
thực hiện bước đóng
kỳ phân hệ Kế toán
công nợ phải thu.
Bảng 7. Mô tả tổng quan phân hệ kế toán phải thu
3.1.2.5 Kỹ năng mềm

Tài sản lớn nhất của một công ty chính là khách hàng, bởi nếu không có họ thì
sẽ chẳng có công ty. Khách hàng của công ty bao gồm cả khách hàng bên ngoài và

49
khách hàng nội bộ (cá nhân, bộ phận trong công ty). Ngày nay, họ am hiểu hơn, khó
tính hơn và có những đòi hỏi cao hơn.

Và trong lĩnh vực tư vấn triển khai ERP, bên cạnh kiến thức về sản phẩm và
kiến thức ngành, các kỹ năng mềm ví như kỹ năng giao tiếp và trình bày với khách
hàng là yếu tố then chốt để mang lại giá trị cho khách hàng một cách hiệu quả.

3.1.2.5.1 Kỹ năng giao tiếp

3.1.2.5.1.1 Giao tiếp với khách hàng bên ngoài

2 sai lầm về nhận thức trong giao tiếp với khách hàng bên ngoài:

 Khách hàng luôn luôn trung thành;

 Khách hàng mới luôn quan trọng hơn khách hàng cũ.

Câu hỏi 1: Có nên tranh đúng, sai với khách hàng?

Câu trả lời cho câu hỏi 1: Không nên. Khách hàng luôn luôn là khách hàng, họ
quyết định sự tồn tại của công ty, vì vậy, thay vì tìm xem ai đúng ai sai, việc nên làm
là tìm ra giải pháp cho khách hàng trên cơ sở thỏa mãn khách hàng cao nhất.
Câu hỏi 2: Bạn sẽ đáp ứng bao nhiêu phần trăm kỳ vọng của khách hàng để đạt
được sự hài lòng và giữ được họ?

Câu trả lời cho câu hỏi 2: Đáp ứng trên 100%. Việc đáp ứng cũng như thậm chí
mang lại một kết quả cao hơn cả trong kỳ vọng của khách hàng chính là điều mà khách
hàng “wow” và mong muốn nhất. Đây chính là nguyên tắc thành công, là giá trị gia
tăng mà đơn vị tư vấn cần đem lại để làm hài lòng khách hàng, đồng thời là yếu tố
giúp doanh nghiệp giữ được sự trung thành của khách hàng.

3.1.2.5.1.2 Giao tiếp với khách hàng nội bộ

Khi giao tiếp với cấp trên, cần “Follow”:

 Hiểu phong cách và quan điểm;

 Cùng sếp xác định kế hoạch làm việc;
 Ủng hộ sếp về mục tiêu và mong đợi của sếp;
 Xem xét lại mục tiêu và cách làm việc khi cần;

50
  “In their shoes”: đặt bản thân vào vị trí của họ.

Khi giao tiếp với cấp dưới, cần “Support”:

 Hướng dẫn, đào tạo, phân công công việc theo cấp độ;
 Động viên, chia sẻ;
 Công bằng, lắng nghe, thông tin kiểm chứng 2 chiều;
 Tạo môi trường làm việc tốt là chất keo gắn kết mọi người;
 “In their shoes”: đặt bản thân vào vị trí của họ.

Khi giao tiếp với đồng nghiệp, cần nhất là tinh thần đồng đội “Teamwork”.

3.1.2.5.2 Kỹ năng trình bày

Các lỗi thường gặp nhất trong trình bày:

 Không tạo được ấn tượng ban đầu;

 Mục tiêu không rõ ràng;
 Nội dung khô khan, buồn chán;
 Ít nhìn khán giả;
 Phong thái khô cứng, lạnh lùng;
 Chuẩn bị sơ sài;
 Thiếu nhiệt tình;
 Dụng cụ trực quan kém;
 Kết luận yếu.

Người trình bày chuyên nghiệp không đơn thuần tập trung vào việc cung cấp
thông tin cho người nghe mà còn trình bày:

 Một nội dung phong phú, hấp dẫn;

 Nhiều thông tin bổ ích, hình ảnh ấn tượng;
 Với giọng nói, ánh mắt, cử chỉ, dáng điệu, nét mặt thể hiện sự nhiệt
tình, tự tin;
 Một cách sôi động, lôi cuốn.

Những yếu tố cần quan tâm khi trình bày:

51
  Tại sao (Why)? : Tại sao tổ chức buổi trình bày này?
 Ai (Who)? : Ai là khán giả của tôi? (chuyên môn, mối quan tâm, học
vấn, văn hóa, tuổi tác,…)
 Cái gì (What)? : Họ muốn biết những gì?
 Khi nào (When)? : Buổi trình bày được tổ chức khi nào?
 Ở đâu (Where)? : Buổi trình bày được tổ chức ở đâu?
 Như thế nào (How)? :
o Tầm quan trọng của buổi trình bày này như thế nào?
o Tôi sẽ diễn đạt bài trình bày này như thế nào?
o Tôi có bao nhiêu thời gian để trình bày?

Ba phần chính của bài trình bày

 Giới thiệu (khoảng 15% tổng thời gian trình bày):

o Theo cảm xúc (đặt câu hỏi, trích dẫn, kể chuyện…); hoặc
o Theo tính hợp lý (chuyển sang phần thân bài, giới thiệu các ý chính
của bài trình bày, nói cách xử lý các câu hỏi…).
 Thân bài:
o Ý chính 1 – Điểm phụ 1, 2, 3 – Ví dụ/minh họa; nối kết;
o Ý chính 2 – Điểm phụ 1, 2, 3 – Ví dụ/minh họa; nối kết;
o Ý chính thứ n – Điểm phụ 1, 2, 3 – Ví dụ/minh họa.
 Kết luận (khoảng 15% tổng thời gian trình bày):
o Theo cảm xúc (đặt câu hỏi, trích dẫn, kể chuyện…); hoặc
o Theo tính hợp lý (chuyển sang phần thân bài, giới thiệu các ý chính
của bài trình bày, nói cách xử lý các câu hỏi…).

Xử lý câu hỏi của người nghe:

 Bình tĩnh và cố gắng cảm nhận là thành viên của người nghe, có thể di

chuyển đến gần với người nghe;

 Nếu bạn không hiểu câu hỏi, hãy yêu cầu người đặt câu hỏi lặp lại;

52
  Nếu người đặt câu hỏi quá nhỏ, nên lặp lại câu hỏi to và rõ ràng;
 Trả lời đơn giản và ngắn gọn, nhớ rằng không phải ai cũng quan tâm
đến câu hỏi của người hỏi;
 Nếu người đặt câu hỏi tỏ vẻ tranh luận hoặc khó chịu, hãy giải thích
rằng bạn sẽ vui lòng tiếp tục thảo luận thêm với họ;
 Nếu bạn không trả lời được, hãy thành thật nói như vậy, có thể chuyển
cho người nào có kiến thức hơn, cố giải thích sẽ càng phản tác dụng;
 Khi bạn đã sử dụng hết thời gian cho phép để trả lời câu hỏi, hãy
thông báo rằng chỉ còn thời gian cho 1 câu hỏi ngắn gọn hơn.

3.2 Thực hành kỹ năng trình bày

3.2.1 Mục tiêu công việc

Mục tiêu công việc: Nhóm 3 người chuẩn bị và trình bày một chủ đề tự chọn.
Yêu cầu trong buổi trình bày như sau: một bạn đại diện trình bày về quá trình chuẩn bị
(5 phút); một bạn đại diện trình bày nội dung (15 phút); bạn còn lại nhận xét về phần
trình bày của cả nhóm (5 phút). Sau đó, người hướng dẫn tại doanh nghiệp và các
nhóm khác sẽ nhận xét và đặt câu hỏi (20 phút).

3.2.2 Đầu vào của công việc

Đầu vào công việc: Kỹ năng trình bày được đào tạo.

3.2.3 Nội dung công việc

Để đạt được mục tiêu công việc, các hoạt động chính trong bảng sau được tiến
hành:

MSHĐ Hoạt động

a Lập nhóm trực tuyến để tạo môi trường trao đổi chung;
Chốt lịch họp trực tuyến để xác định chủ đề trình bày, mục lục nội
dung và phân công chuẩn bị nội dung trình bày (soạn nội dung và
b
tổng hợp nội dung), chuẩn bị bài trình chiếu và phân công phần trình
bày cho buổi trình bày;
Họp trực tuyến để xác định chủ đề trình bày, mục lục nội dung, phân
c công chuẩn bị nội dung trình bày, chuẩn bị bài trình chiếu và phân
công trình bày cho buổi trình bày;
d Nhắn tin trao đổi và thống nhất lại mục lục nội dung của chủ đề trình

53
 bày;
e Chuẩn bị nội dung;
Chuẩn bị bài trình chiếu (chọn các ý được trình bày trong bài trình
f
chiếu và thiết kế bài trình chiếu);
Chốt lịch họp trực tuyến điều chỉnh bài trình chiếu (rút gọn thêm
g phần chữ trên trang trình chiếu, thêm hình ảnh minh họa và bài học
tình huống) và lên ý tưởng chuyển ý giữa các phần sao cho liên kết;
Họp trực tuyến lên ý tưởng để tạo liên kết giữa các phần trình bày và
h
điều chỉnh bài trình chiếu;
i Chốt lịch họp trực tuyến để tập dợt phần trình bày;
j Họp trực tuyến để tập dợt phần trình bày;
Thực hành trình bày, trả lời câu hỏi và ghi nhận góp ý, nhận xét trong
k
buổi trình bày thực.
Bảng 8. Các hoạt động
3.2.3.1 Ma trận trách nhiệm RACI

Nhiệm vụ của các thành viên của nhóm đối với các hoạt động tại Bảng 8 thuộc
mục 3.2.3 Nội dung công việc được chi tiết bằng ma trận trách nhiệm RACI
(Schwalbe, 2015) như sau:

MSHĐ Nhiệm vụ Lộc Trân Thảo

Lập nhóm trực R
a
tuyến
b, g, i Chốt lịch họp R, C C C
Xác định chủ R, C R, C R, C
đề trình bày
c Xác định mục R C C
lục nội dung
Phân công C R C
Thống nhất lại R R R
d mục lục nội
dung
Soạn nội dung R R
e Tổng hợp nội R
dung
Chọn ý được R I
trình bày trên
f bài trình chiếu
Thiết kế bài I I R
trình chiếu
h Lên ý tưởng R
bài học tình
huống để tạo

54
 liên kết giữa
các phần trình
bày
Điều chỉnh bài R R R
trình chiếu (rút
gọn, thêm hình
ảnh và bài học
tình huống)
Tập dợt phần R R R
j
trình bày
Trình bày và R (trình bày R (trình bày về R (nhận xét về
trả lời câu hỏi nội dung và quá trình phần trình bày
k
điều khiển bài chuẩn bị) của cả nhóm)
trình chiếu)
Bảng 9. Ma trận trách nhiệm
Chú thích:

 R (Responsibility): thực hiện

 A (Accountability): phụ trách, có trách nhiệm giải trình
 C (Consultation): tư vấn
 I (Informed): được báo cáo về tiến độ

3.2.3.2 Phương pháp thực hiện

Để hiện thực công việc, các hoạt động được tiến hành một cách tuần tự (từ mã
hoạt động “a” đến “k”). Trong quá trình đó, một số phương pháp, kỹ thuật, công cụ đã
được áp dụng được trình bày tại bảng sau:

MSHĐ Nhiệm vụ Công cụ, phương pháp, kỹ thuật, được áp dụng

a Lập nhóm trực Messenger
tuyến
b, g, i Chốt lịch họp Messenger, đề xuất thời gian họp và chốt bằng cách
tán thành
c Xác định chủ Google Meet, não công phát động ý tưởng
đề trình bày (Brainstorming)
Xác định mục Google Meet, Mindmanager (dùng để vẽ sơ đồ tư
lục nội dung duy)
Phân công Google Meet, phân công ngẫu nhiên bằng
wheelofnames
d Thống nhất lại Messenger, Mindmanager, tìm kiếm tự nhiên và sử
mục lục nội dụng dữ liệu thứ cấp (báo cáo, bài nghiên cứu)

55
 dung
e Soạn nội dung Microsoft Word
Tổng hợp nội Microsoft Word
dung
f Chọn ý được Microsoft Word, phân tích SWOT (dùng để chọn ý
trình bày trên đưa lên bài trình chiếu cũng như thể hiện rõ ràng
bài trình chiếu được sự khác biệt giữa các loại ERP về ưu điểm, hạn
chế, cơ hội và rủi ro)
Thiết kế bài Microsoft Powerpoint
trình chiếu
h Lên ý tưởng để Bài học tình huống (đưa ra case study với câu hỏi ở
tạo liên kết phần mở đầu của phần trình bày nội dung; sau đó, đi
giữa các phần vào nội dung để người nghe thu thập dữ kiện, nhận
trình bày diện câu trả lời; cuối cùng, chốt đáp án cho case
study)
Điều chỉnh bài Google slide
trình chiếu (rút
gọn, thêm hình
ảnh và bài học
tình huống)
j Tập dợt phần Google Meet, Microsoft Powerpoint
trình bày

k Trình bày Zoom có bản quyền của công ty ARON, Microsoft

Powerpoint, (Lộc) giới thiệu theo tính hợp lý (giới
thiệu các ý chính)
Bảng 10. Công cụ, phương pháp, kỹ thuật, được áp dụng
3.2.3.3 Kiến thức, kỹ năng chuyên ngành đã vận dụng

Để hiện thực phần trình bày cho chủ đề “On premise ERP, Cloud ERP and
Hybrid ERP”, em và các bạn trong nhóm đã tự chủ động trau dồi phần kiến thức
chuyên môn về các loại ERP (các lựa chọn ERP khi triển khai), về các ưu điểm, hạn
chế, cơ hội và rủi ro cũng như những lưu ý đối với khách hàng về vai trò quản lý đối
với phần mềm và hạ tầng đối với từng loại ERP.

Ngoài ra, để hiện thực phần trình bày, trong quá trình chuẩn bị, em đã vận dụng
nhiều kỹ năng như kỹ năng cứng sử dụng các phần mềm tin học văn phòng, phần mềm
vẽ sơ đồ tư duy, các phần mềm họp trực tuyến, đồng thời vận dụng kỹ năng mềm trong
làm việc nhóm như kỹ năng giao tiếp và điều hành cuộc họp.

56
 Hình 12. Kết cấu phần nội dung của bài trình bày
3.2.3.4 Kết quả công việc

Là người có trách nhiệm trình bày nội dung trong buổi trình bày, em đã hoàn
thành trách nhiệm truyền tải nội dung đến người nghe một cách khá rõ ràng với phần
nội dung chuẩn bị bằng tiếng Anh được đầu tư khá tốt và có mang lại giá trị cho người
nghe như được nhận xét.

Với yêu cầu thời gian cho phần trình bày nội dung trong vòng 15 phút, em đã
hoàn thành phần trình bày trong khoảng 18 phút. Bên cạnh đó, em nhận được các góp
ý để cải thiện kỹ năng trình bày như sau: cần tinh tế hơn trong cách tiếp cận người
nghe, cần đặt mình vào vị trí của người nghe và nên tránh đặt người nghe vào tình
huống khó khăn khi tương tác (cụ thể là với câu hỏi khó và nhiều đáp án); cần tự tin
hơn và giọng nói khi trình bày cần có cao trào, cảm xúc hơn.

Về phần trả lời câu hỏi, em đã đưa ra được quan điểm của bản thân cho câu hỏi
được hỏi. Em cũng nhận được lời khuyên là “Khi trả lời câu hỏi trong giao tiếp, thứ
nhất là cần cố gắng hiểu rõ câu hỏi và thường nên dùng cách trả lời dứt khoát, xúc tích
trừ trường hợp được yêu cầu giải thích thêm”.

Ngoài ra, nhóm cũng được góp ý chung là không nên dùng ngẫu nhiên
“random” trong phân công mà nên tự nguyện dựa trên thế mạnh của các cá nhân trong
nhóm.

57
 3.3 Dự án mô phỏng: Thực hành thao tác quy trình quản lý O2C trên Oracle
EBS

3.3.1 Mục tiêu công việc

Mục tiêu công việc: kiêm nhiệm vai trò của nhân viên kinh doanh, nhân viên
kho, và nhân viên kế toán; thực hành quản lý O2C đối với loại hàng COM theo quy
trình quản lý của công ty ARON trong dự án mô phỏng trên Oracle EBS.

3.3.2 Đầu vào của công việc – Giới thiệu công ty ARON trong dự án mô phỏng

3.3.2.1 Cấu trúc tổ chức (Organization structure)

Hình bên dưới mô tả cấu trúc tổ chức của “ARON Viet Nam” theo mô hình tập
đoàn, bao gồm 5 cấp như sau: tập đoàn (business group), pháp nhân (legal entity), đơn
vị trực thuộc (operating unit), tổ chức tồn kho (inventory organization), kho thành
phần (sub inventories).

Hình 13. Cấu trúc tổ chức

Các đơn vị trực thuộc của pháp nhân “ARON JSC” (còn gọi là “CÔNG TY CỔ
PHẦN DỊCH VỤ TƯ VẤN Á RỒNG” hay “Công ty ARON”) hoạt động tại thành phố

58
Hồ Chí Minh. Trong đó, chi nhánh “S01_OU” (chi nhánh tại quận 12) thực hiện hoạt
động kinh doanh thương mại trong dự án mô phỏng. Tổng kho hàng bán của
“S01_OU” là kho “Q12” (kho hàng tại quận 12).

Kho thành phần (Sub inventories) Các khu vực (Locators)

CPN Kho hàng component
RAM_GIGABYT Ram Gigabyte
E
RAM_KINGMAX Ram King max
SSD_SEAGATE Ổ cứng SSD Seagate
SYS Kho hàng system
LAPTOP_DELL Laptop Dell
LAPTOP_ASUS Laptop Asus
CXL Kho chờ xử lý
TAM Kho tạm
Bảng 11. Chi tiết locators của tổng kho hàng bán “Q12”
3.3.2.2 Danh mục hàng hóa loại COM được cấp quyền bán

Bảng bên dưới mô tả danh mục hàng hóa được cấp quyền bán đối với inventory
organization “Q12”. Hàng hóa được quyền bán là hàng hóa được khai báo trong kho
logic (master organization) và có mã hàng hóa được chỉ định (assign to) cho các
inventory organization chứa hàng bán.

Mã vật tư Loại vật tư Tên vật tư (Description) Đơn vị

(Item) (Item tính
categories) (Unit of
measure)
RAMGIGC001 RAM.GIG.C Bộ nhớ ram của máy vi tính hiệu Bo
Gigabyte GP-
AR32C16S8K2SU416R 2x8GB
(AORUS RGB DDR4-3200)
RAMGIGC002 RAM.GIG.C Bộ nhớ ram của máy vi tính hiệu Bo
Gigabyte GP-
AR32C16S8K2HU416R 2x8GB
(AORUS RGB DDR4-3200)
RAMGIGC003 RAM.GIG.C Bộ nhớ ram của máy vi tính hiệu Bo
Gigabyte GP-
AR32C16S8K2HU416RD 2x8GB
(AORUS RGB DDR4-3200 -
Demo Kit)
RAMKMAC001 RAM.KMA.C Bộ nhớ máy vi tính Kingmax 4GB Cai

59
 DDR3-1333 (512MBx8)
RAMKMAC002 RAM.KMA.C Bộ nhớ máy vi tính Kingmax 4GB Cai
DDR3-1333 Registered
SSDSEGC001 SSD.SEG.C Ổ cứng SEAGATE 500GB Cai
SSDSEGC002 SSD.SEG.C Ổ cứng Seagate 2.5" 500GB Cai
SSDSEGC003 SSD.SEG.C Ổ cứng Seagate 2.5" 1TB Cai
Bảng 12. Danh mục hàng hóa loại COM được cấp quyền bán thuộc kho “Q12”
3.3.2.3 Chương trình chiết khấu, khuyến mãi (Modifiers)

Công ty trong dự án mô phỏng không áp dụng chương trình chiết khấu khuyến
mãi cho hàng hóa loại COM.

3.3.2.4 Cấu trúc tài khoản (Chart of Accounts)

Cấu trúc tài khoản được dùng tạo bởi 9 phân đoạn (segments) sau: công ty
(company), dự án (project), ngân sách (fund), dòng sản phẩm hay ngành kinh doanh
(business line), phòng ban (department), tài khoản kế toán (account), mã chi phí
(expense code), mã ngân sách (budget code), nội bộ (inter-company).

Hình 14. Cấu trúc tài khoản

Trong số các phân đoạn, danh mục hệ thống tài khoản kế toán (account) được
dùng tuân thủ theo Phụ lục 1 theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC. Bên cạnh đó, một
số tài khoản trung gian được sử dụng như sau:

60
 Hình 15. Các tài khoản trung gian
3.3.2.5 Đội ngũ bán hàng (Sales force)

Trong dự án mô phỏng, cấp thấp nhất của đội ngũ bán hàng (nhân viên kinh
doanh – sales person) được định nghĩa bao gồm “Team System” và “Team
Component”.

3.3.2.6 Quy trình quản lý O2C của công ty

Công ty ARON quản lý hoạt động O2C cũng như trả hàng và hoàn tiền theo
quy trình tổng quát như hình sau:

61
 Hình 16. Quy trình O2C
3.3.2.7 Một số biểu mẫu báo cáo liên quan khả dụng trong dự án mô phỏng

Một số biểu mẫu báo cáo trên liên quan khả dụng trong dự án mô phỏng bao
gồm: OM_01_BangGia, OM_03_TinhTrangDonHang, OM_04_NhatKyBanHang,
AR_03_SoTongHopCongNoPhaiThu, AR_04_SoChiTietCongNoPhaiThu.

Hình 17. Danh sách báo cáo OM

Hình 18. Danh sách báo cáo AR

3.3.3 Nội dung công việc

Để hiện thực mục tiêu công việc của dự án mô phỏng, em đã tiến hành các hoạt
động sau:

MSHĐ Hoạt động Nhiệm vụ

62
 A Chuẩn bị - Xây dựng tình huống Xây dựng tình huống thực hành
thực hành cho dự án mô phỏng
B Chuẩn bị - Phân tích tình huống Xác định các chức năng cần thực
hiện tương ứng trên Oracle EBS
C Thực hành - Thao tác trên Oracle Thao tác quản lý O2C trên
EBS Oracle EBS
Bảng 13. Các hoạt động
3.3.3.1 Phương pháp thực hiện

Để hiện thực công việc, các hoạt động tại Bảng 13 thuộc mục 3.3.3 Nội dung
công việc được tiến hành một cách tuần tự (từ mã hoạt động “A” đến “C”). Trong quá
trình đó, một số phương pháp, kỹ thuật, công cụ đã được áp dụng được trình bày tại
bảng sau:

MSHĐ Công cụ, phương pháp, kỹ thuật đã áp dụng

A Microsoft Word, dựa trên quy trình quản lý O2C của

công ty ARON

B Checklist

C Oracle EBS
Bảng 14. Công cụ, phương pháp, kỹ thuật, được áp dụng
3.3.3.2 Kiến thức, kỹ năng chuyên ngành đã vận dụng

Để hiện thực công việc trong dự án mô phỏng, em đã vận dụng kiến thức về dữ
liệu danh mục (master data), quy trình và chức năng cũng như kỹ năng sử dụng Oracle
EBS trên một số phân hệ bao gồm quản lý bán hàng, quản lý tồn kho và kế toán phải
thu. Bên cạnh đó là kiến thức kế toán tài chính dùng để định khoản các nghiệp vụ phát
sinh trên Oracle EBS và đọc hiểu báo cáo công nợ.

3.3.3.3 Kết quả công việc

3.3.3.3.1 Tình huống thực hành (MSHĐ “A”)

Công ty ARON xuất kho thành phần “CPN” thuộc tổng kho hàng bán “Q12”
bán qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp cho công ty TNHH Hữu Lộc 10 (mã số
thuế: 1593572468; địa chỉ: 279, Nguyễn Tri Phương, Q10, HCM) một đơn hàng gồm

63
10 bộ nhớ RAM (mã hàng: RAMGIGC001; VAT 10%) và 10 cái ổ cứng SSD (mã
hàng: SSDSEGC001; VAT 10%). Biết rằng:

 Công ty Hữu Lộc 10 được yêu cầu thanh toán toàn bộ số tiền ngay khi
nhận hàng. Công ty ARON áp dụng một đơn giá riêng đối với đơn hàng:

RAMGIGC001 (vnd/bộ) SSDSEGC001 (vnd/cái)

Đơn giá bán (chưa 2.000.000 3.000.000
bao gồm VAT)
Bảng 15. Đơn giá
 Sau khi nhận hàng, phát hiện có 2 trong số 10 bộ nhớ RAM lỗi, công ty
Hữu Lộc 10 đã lập hóa đơn hoàn trả 2 bộ nhớ bị lỗi trong thời hạn bảo hành cho
phép của công ty ARON. Công ty ARON nhập lại hàng bị trả vào kho thành
phần “CXL”.

3.3.3.3.2 Phân tích tình huống (MSHĐ “B”)

MSCN Các chức Chức năng Đường dẫn trên Ghi chú
năng tương ứng trên phiên bản Oracle
chính cần Oracle EBS EBS thực hành
thực hiện được dùng
từ tình
huống

1 Tạo bảng Price lists OM_COMPONEN  Đơn giá (xem

giá T > Price lists > Bảng 15)
Advanced
Pricing_Price lists
2 Tạo khách Customers OM_COMPONEN  Khách hàng:
hàng (Create T > Customers > Công ty TNHH
doanh organization) Create Organization Hữu Lộc 10
nghiệp  Địa chỉ: 279,
Nguyễn Tri
Phương, Q10, HCM
 Mã số thuế:
1593572468
3 Tạo đơn Sales Orders OM_COMPONEN  Kho: Q12
hàng bán T > Sales orders  Mã hàng:
RAMGIGC001 và
SSDSEGC001
 Số lượng mỗi mã:

64
 10
 Đơn giá (xem
Bảng 15)
 VAT đầu ra: 10%
4 Đặt đơn Book Order SO_Lines screen
hàng bán (tương ứng, kế thừa
Đặt đơn từ MSCN “3” và
hàng bị “9”) > button Book
trả Order
5 Chọn đơn Release Sales OM_COMPONEN  Kho: Q12
hàng để Orders T > Release Sales
thực hiện Orders
soạn hàng
6 Soạn hàng Transact Move S01_Inventory > Đối chiếu Bảng 11:
Orders Move Orders >  Đối với mã
Transact Move “RAMGIGC001”
Orders thì Subinventory:
CPN, Locators:
RAM_GIGABYTE;
 Đối với mã
“SSDSEGC001” thì
Subinventory: CPN,
Locators:
SSD_SEAGATE

7 Xác nhận Shipping OM_COMPONEN

xuất kho Transactions T > (Shipping >
(Ship confirm) Transactions)
Shipping
Transactions >
Query Manager >
Shipping
Transactions form >
tab Delivery > Ship
confirm
8 Ghi nhận Transactions S01_Receivable >
tăng công (Class “Invoice”) Transactions >
nợ phải Transactions >
thu Query Manager
9 Tạo đơn Sales order OM_COMPONEN  Mã hàng:
hàng bị (Copy) T > Sales orders >
RAMGIGC001
trả Query Manager >
Actions > Copy  Số lượng: 2

65
 10 Nhập lại Inv. Receipts S01_Inventory >  Kho thành phần:
hàng bị (Transactions > CXL
trả Receiving >) Inv.
Receipts
11 Ghi nhận Transactions S01_Receivable >
giảm công (Class “credit Transactions >
nợ phải memo”) Transactions >
thu Query Manager
12 Thu tiền Receipts S01_Receivable >  Tổng khoản phải
(Receipt type Receipts > Receipts thu: 55,000,000 vnd
“Standard”)
Hoàn tiền Receipts S01_Receivable >  Hoàn tiền hàng bị
(Receipt type Receipts > Receipts trả sau khi đơn hàng
“Standard” và được thanh toán
Receipt type hết; khoản tiền hoàn
“Miscellaneous”) lại: 4,400,000 vnd
Bảng 16. Bảng checklist phân tích tình huống
3.3.3.3.3 Thao tác trên Oracle EBS (MSHĐ “C”)

Các màn hình từ 3.3.3.3.3.1 đến 3.3.3.3.3.14 trình bày tuần tự các thao tác được
thực hiện để giải quyết tình huống theo quy trình quản lý O2C của công ty ARON
trong dự án mô phỏng.

66
 3.3.3.3.3.1 Tạo bảng giá (MSCN “1”)

Hình 19. Màn hình bảng giá 1 (còn tiếp)

Hình 20. Màn hình bảng giá (tiếp theo)

Xem báo cáo bảng giá được tạo tại Phụ lục 1.

67
3.3.3.3.3.2 Tạo khách hàng doanh nghiệp mới (MSCN “2”)

Hình 21. Màn hình sau khi input một số thông tin cần thiết

Hình 22. Màn hình output với mã khách hàng “10620” sau khi apply các thông
tin đầu vào

68
 Hình 23. Màn hình cập nhật mã số thuế (tax registration number)
3.3.3.3.3.3 Tạo đơn hàng bán (MSCN “3”)

Lưu ý: Trạng thái của SO Header và SO_Line sau khi nhập input là “Entered”

Hình 24. Màn hình input thứ 1 của SO Header

69
 Hình 25. Màn hình input thứ 2 của SO Header

Hình 26. Màn hình input của SO_Line (còn tiếp)

70
 Hình 27. Màn hình input của SO_Line (tiếp theo)

Hình 28. Tình trạng tồn kho (Availability) của mã hàng “RAMGIGC001”

Hình 29. Tình trạng tồn kho (Availability) của mã hàng “SSDSEGC001”

71
 3.3.3.3.3.4 Đặt hàng (MSCN “4”)

Lưu ý: Trạng thái của SO Header sau khi Book Order thành công là “Booked”
và của SO_Line là “Awaiting shipping”.

Hình 30. Thông báo khi Book Order thành công

Hình 31. Màn hình SO Header sau khi Book Order

72
 Hình 32. Màn hình SO_Line sau khi Book Order
Xem báo cáo tình trạng đơn hàng và nhật ký bán hàng sau khi Book tại Phụ lục 2 và 3.

3.3.3.3.3.5 Chọn đơn hàng để thực hiện soạn hàng (MSCN “5”)

Hình 33. Màn hình sau khi input thông tin cần thiết

73
 Hình 34. Màn hình sau khi Execute Now thành công
Xem báo cáo nhật ký bán hàng sau khi Release SO tại Phụ lục 3.

3.3.3.3.3.6 Soạn hàng (MSCN “6”)

Lưu ý: Trước khi soạn hàng, cần phải chọn đúng mã inventory organization là
“Q12”, sau đó truy xuất lại mã đơn hàng đã tạo “135”. Tiếp đến, có 2 phương pháp
chọn hàng khi soạn hàng (chọn theo lô hoặc tự động theo FIFO, FEFO). Việc chọn
hàng (View/Update Allocations) trong dự án được thực hiện theo phương pháp chọn lô
(Lot / Serial) và được thực hiện cho từng mã hàng trong đơn hàng. Sau khi việc soạn
hàng (Transact) hoàn tất, trạng thái của SO_Line sẽ là “Picked”, trạng thái “Booked”
của SO Header không đổi.

74
Hình 35. Chọn inventory organization

Hình 36. Màn hình truy xuất

75
 Hình 37. Màn hình kết quả truy xuất

Hình 38. Màn hình khi View/Update Allocations đối với mã hàng
“RAMGIGC001”

76
Hình 39. Chọn mã lô và nhập số lượng cho mã hàng “RAMGIGC001”, rồi chọn
Done

Hình 40. Màn hình khi View/Update Allocations đối với mã hàng
“SSDSEGC001”

77
Hình 41. Chọn mã lô và nhập số lượng cho mã hàng “SSDSEGC001”, rồi chọn
Done

Hình 42. Màn hình kết quả sau khi Transact (soạn hàng) thành công

78
 3.3.3.3.3.7 Xác nhận xuất kho (MSCN “7”)

Lưu ý: Trước khi xác nhận xuất kho (Ship Confirm), cần truy xuất lại mã đơn
hàng đã tạo “135”. Trạng thái ban đầu Line Status trong kết quả truy xuất là “Staged /
Pick Confirmed”; sau khi Ship confirm thành công, trạng thái kết thúc sẽ là
“Interfaced”. Đồng thời, sau khi Ship Confirm thành công, trạng thái của SO_Line sẽ
là “Closed”, trạng thái “Booked” của SO Header không đổi.

Hình 43. Màn hình truy xuất

79
Hình 44. Màn hình kết quả truy xuất (thẻ Lines/LPNs). Lưu ý số Delivery
“40009”.

Hình 45. Thông báo sau khi Ship Confirm thành công tại thẻ Delivery

Hình 46. Màn hình tại thẻ Lines/LPNs sau khi Ship Confirm hoàn tất

80
 Hình 47. Phiếu xuất kho
Xem báo cáo tình trạng đơn hàng và nhật ký bán hàng sau khi Ship Confirm tại Phụ
lục 2 và 3.

3.3.3.3.3.8 Ghi nhận tăng công nợ phải thu (MSCN “8”)

Lưu ý: Sau khi Ship Confirm thành công tại mục 3.3.3.3.7, hóa đơn đối với dữ
liệu giao dịch xuất kho bán hàng sẽ được tạo tự động hoặc thủ công tùy theo thiết lập.
Trong dự án, hóa đơn được tạo thủ công bằng cách chạy Run Request AutoInvoice đối
với mã đơn hàng “135” để xác nhận tính hợp lệ của giao dịch nhằm đổ dữ liệu từ
Interface Lines (màn hình chứa dữ liệu giao dịch trung gian giữa bộ phận kho và bộ
phận kế toán phải thu sau khi Ship Confirm) lên kế toán phải thu (Transactions). Sau
khi Run Request AutoInvoice, một giao dịch cụ thể là hợp lệ thì sẽ không còn xuất
hiện tại Interface Lines, ngược lại, một giao dịch không hợp lệ sẽ bị giữ lại cùng với
lỗi (Errors Exist) được định nghĩa. Sau đó, vào Transactions để tiến hành thực hiện ghi
nhận tăng công nợ đối với giao dịch.

81
Hình 48. Truy xuất dữ liệu của riêng mã đơn hàng bán “135” tại Interface Lines

Hình 49. Kết quả truy xuất tại Interface Lines của mã đơn hàng bán “135” sau
khi Ship Confirm

82
Hình 50. Tạo một Single Request khi Run Request AutoInvoice

Hình 51. Nhập thông tin Request cho đơn hàng mã “135”

83
Hình 52. Khởi chạy Request (Submit) và thông báo

Hình 53. Để xem tiến độ của Request

84
Hình 54. Cặp Request (được khởi chạy “1305534” và tự phát sinh theo
“1305538”) khi chạy hoàn tất

85
Hình 55. Interface Lines không còn chứa dữ liệu về mã đơn hàng “135” (đã
được đẩy qua Transactions)

Hình 56. Truy xuất lại giao dịch trong Transactions

Hình 57. Kết quả truy xuất. Lưu ý mã số giao dịch (Transaction number
“40009”)

86
 Hình 58. Thêm ghi chú (Comments) trong thẻ More

Hình 59. Thêm thông tin bổ sung vào [ ] (Descriptive Flexfields “Transaction
Information”)

87
 Hình 60. Xem thông tin định khoản tự động trong thẻ Distributions

Hình 61. Cập nhật giá trị cho phân đoạn Business Line “Component” (cho các
dòng thuộc trường GL Account)

88
 Hình 62. Thông tin định khoản sau khi cập nhật

Hình 63. Thực hiện hạch toán ghi nhận tăng công nợ (Tools > Create
Accounting)

89
 Hình 64. Xem hạch toán (Tools > View Accounting)
Xem báo cáo tình trạng đơn hàng và nhật ký bán hàng sau khi xuất hóa đơn của SO tại
Phụ lục 2 và 3.

Xem báo cáo sổ tổng hợp công nợ phải thu và sổ chi tiết công nợ phải sau khi định
khoản tăng công nợ của khách hàng tại Phụ lục 4 và 5.

3.3.3.3.3.9 Thu tiền (MSCN “12”)

Lưu ý: Theo quy định hiện hành của Bộ tài chính, giao dịch có giá trị trên
20,000,000 vnd (bao gồm cả VAT) phải được thực hiện thông qua ngân hàng, vì vậy
phương thức thu qua ngân hàng được định nghĩa (Receipt Method
“VCB_VND_9999”) thay vì thu tiền mặt (Receipt method “TM_VND_S01”) được
dùng. Bên cạnh đó, vì hoạt động thu tiền có theo dõi đối tượng công nợ là khách hàng
có mã “10620” nên chọn “Standard” cho trường Receipt Type. Khoản thu (Receipt
Amount) được nhập vào “55,000,000” (do khách hàng được yêu cầu thanh toán hết).

90
 Hình 65. Màn hình khởi tạo

Hình 66. Nhập các input cần thiết và bổ sung tại [ ] (Descriptive Flexfields
“Receipt Information”)

91
Hình 67. Trong màn hình search and apply, chọn Preview để xem lại giao dịch
của khách hàng

Hình 68. Màn hình đích khi Preview. Lưu ý giá trị của trường Apply to là mã số
giao dịch “40009”

92
Hình 69. Bấm chọn Apply để cấn trừ khoản thu đối với công nợ của giao dịch,
khi này, giá trị trong trường Unapply từ “55,000,000” chuyển sang “0”

Hình 70. Tích chọn Saved để lưu những thay đổi

93
 Hình 71. Lưu ý giá trị của trường Applied là “55,000,000”. Tiến hành hạch toán
khoản thu công nợ (Tools > Create Accounting)

Hình 72. Xem hạch toán (Tools > View Accounting)

Xem báo cáo Sổ chi tiết công nợ phải thu và Sổ tổng hợp công nợ phải thu sau khi
định khoản thu tiền khách hàng tại Phụ lục 4 và 5.

3.3.3.3.3.10 Tạo nhanh đơn hàng bị trả (MSCN “9”)

Lưu ý: Trạng thái của SO Header và SO_Line của đơn hàng bị trả sau khi được
tạo nhanh là “Entered”

94
Hình 73. Truy xuất lại đơn bán hàng mã số “135” rồi vào Action > Copy

Hình 74. Trong thẻ con Quick Copy, chọn Change Order Type To
“TRA_HANG”

95
Hình 75. Trong thẻ con Copy Lines, chọn Return Reasons (Lý do trả hàng
“Product Return”)

Hình 76. Thông báo đơn hàng bị trả mã số “136” được tạo thành công

96
 Hình 77. Màn hình SO Header của đơn hàng bị trả “136” vừa được tạo bằng
cách sao chép đơn hàng gốc mã số “135”

Hình 78. Màn hình SO_Line của đơn hàng bị trả “136” vừa được tạo bằng cách
sao chép đơn hàng gốc mã số “135”

97
 Hình 79. Điều chỉnh chi tiết để chỉ trả 2 bộ RAM (Qty “-2”) theo tình huống
3.3.3.3.3.11 Đặt đơn hàng bị trả (MSCN “4”)

Lưu ý: Trạng thái của SO Header sau khi Book Order thành công là “Booked”
và của SO_Line là “Awaiting return”.

Hình 80. Thông báo khi Book Order thành công

98
 Hình 81. Màn hình SO Header sau khi Book Order

Hình 82. Màn hình SO_Line sau khi Book Order

Xem báo cáo tình trạng đơn hàng và nhật ký bán hàng sau khi Book SO return tại Phụ
lục 2 và 3.

99
 3.3.3.3.3.12 Nhập lại hàng bị trả (MSCN “10”)

Lưu ý: Trước khi nhập hàng, cần phải truy xuất mã đơn hàng bị trả “136”. Tiếp
đến, chọn kho thành phần và khu vực kho (nếu có) và sau đó chọn lô (Lot / Serial) để
nhập lại hàng. Sau khi nhập lại hàng thành công, trạng thái của SO_Line của đơn hàng
bị trả sẽ là “Closed”, trạng thái “Booked” của SO Header không đổi.

Hình 83. Truy xuất đơn hàng bị trả mã số “136”

100
Hình 84. Kết quả truy xuất. Tại màn hình Receipt Header, nhập ghi chú
(Comments)

Hình 85. Màn hình Lines (còn tiếp)

101
Hình 86. Tại màn hình Lines (tiếp theo), chọn Subinventory “CXL”

Hình 87. Chọn mã lô và nhập số lượng, rồi chọn Done

102
 Hình 88. Tích chọn và bấm tổ hợp Ctrl + S để lưu những thay đổi

Hình 89. Phiếu nhập kho

Xem báo cáo tình trạng đơn hàng và nhật ký bán hàng sau khi nhập kho hàng bị trả tại
Phụ lục 2 và 3.

103
 3.3.3.3.3.13 Ghi nhận giảm công nợ phải thu (MSCN “11”)

Lưu ý: Tương tự mục 3.3.3.3.3.8, cần chạy Run Request AutoInvoice để xác
nhận tính hợp lệ của giao dịch trả hàng đối với đơn hàng bị trả “136” nhằm đổ dữ liệu
từ Interface Lines lên kế toán phải thu (Transactions). Sau khi Run Request
AutoInvoice, giao dịch không hợp lệ sẽ không được đẩy qua Transactions mà bị giữ lại
cùng với lỗi (Errors Exist) được định nghĩa trên hệ thống. Cụ thể, trong tình huống, do
khách hàng đã thanh toán hết cho đơn hàng (tức công nợ về bằng 0), hệ thống sẽ báo
lỗi với định nghĩa “Khoản giảm trừ công nợ không được vượt quá số dư công nợ phải
thu”. Cách giải quyết lỗi được thực hành là xóa đi giá trị của trường Reference Line ID
trong Interface Lines của giao dịch rồi chạy lại Run Request AutoInvoice. Sau đó, vào
Transactions, để thực hiện ghi nhận giảm công nợ đối với giao dịch.

Hình 90. Lỗi (Errors Exist) tại Interface Lines sau khi Run Request
AutoInvoice. Lưu ý, cần xóa con số “37000”

104
Hình 91. Màn hình Line Errors khi chọn Errors để xem chi tiết lỗi

105
 Hình 92. Xóa Reference Line ID (và thực hiện chạy lại Run Request
AutoInvoice)

Hình 93. Nhập thông tin Request cho đơn hàng bị trả mã “136”. Lưu ý Invoice
Source là “TRAHANG”

Hình 94. Khi Request chạy hoàn tất, dữ liệu giao dịch của mã đơn “136” không
còn xuất hiện tại Interface Lines (đã được đẩy qua Transactions)

106
 Hình 95. Truy xuất lại giao dịch trong Transactions

Hình 96. Kết quả truy xuất. Lưu ý mã số giao dịch (Transaction number
“100341”)

107
Hình 97. Thêm thông tin vào Comments trong thẻ More và [ ] (Descriptive
Flexfields “Transaction Information”)

Hình 98. Xem thông tin định khoản tự động trong thẻ Distributions

108
Hình 99. Cập nhật giá trị cho phân đoạn Business Line “Component” cho các
dòng thuộc trường GL Account

Hình 100. Thông tin định khoản sau khi cập nhật

109
 Hình 101. Thực hiện hạch toán để ghi nhận giảm công nợ (Tools > Create
Accounting)

Hình 102. Xem hạch toán (Tools > View Accounting)

Xem báo cáo tình trạng đơn hàng và nhật ký bán hàng sau nhập hóa đơn xuất trả hàng
của bên mua tại Phụ lục 2 và 3.

Xem báo cáo sổ chi tiết công nợ phải thu và sổ tổng hợp công nợ phải thu sau khi định
khoản giảm công nợ khách hàng tại Phụ lục 4 và 5.

3.3.3.3.3.14 Hoàn tiền (MSCN “12”)

Lưu ý: Quy trình hoàn tiền được chọn thực hiện thông qua 2 bước với tài khoản
trung gian “138901” với Receipt Method “TM_VND_S01” (thay cho quỹ tiền trung

110
gian chưa được thiết lập): Tạo một receipt với trường Receipt type “Standard” và
Receipt Amount “0” rồi cấn trừ (Apply) cho giao dịch trả hàng đã phát sinh có mã số
“100341” với Amount “-4,400,000” và đồng thời cho một “Receipt Write-off” với
Amount “4,400,000” và Activity “138901_HOAN TIEN” (bước 1); tiếp đến, ghi nhận
chi tiền không theo dõi đối tượng công nợ bằng cách tạo một receipt với Receipt type
“Miscellaneous” và Receipt Amount “-4,400,000” (bước 2).

Hình 103. Màn hình khởi tạo

111
Hình 104. Nhập liệu Receipt theo bước 1

112
Hình 105. Trong màn hình search and apply, chọn Preview để xem lại giao dịch
của khách hàng

Hình 106. Màn hình đích khi Preview. Lưu ý giá trị của trường Apply to là mã
số giao dịch “100341”

Hình 107. Cấn trừ đối với giao dịch, khi này, trường Unapply chuyển từ “0”
sang “4,400,000”

113
Hình 108. Cấn trừ thêm với “Receipt Write-off”, trường Unapply từ
“4,400,000” đã chuyển sang “0”

Hình 109. Bấm chọn Saved để lưu các thay đổi

114
Hình 110. Lưu ý giá trị của trường Applied là “0” và tiến hành hạch toán (Tools
> Create Accounting)

Hình 111. Xem hạch toán (Tools > View Accounting)

115
 Hình 112. Nhập liệu Receipt theo bước 2

Hình 113. Bấm Save để lưu những thay đổi

116
 Hình 114. Tiến hành hạch toán (Tools > Create Accounting)

Hình 115. Xem hạch toán (View > Accounting)

Xem báo cáo sổ tổng hợp công nợ phải thu và sổ chi tiết công nợ phải thu sau khi hoàn
tiền khách hàng tại Phụ lục 4 và 5.

117
Chương 4: Kết luận

Học kỳ doanh nghiệp diễn ra trong khoảng thời gian đại dịch COVID-19 diễn
biến phức tạp đã giới hạn đi cơ hội được đào tạo và thực tập trực tiếp tại công ty. Tuy
nhiên, sự thuận lợi về công nghệ, cộng với những nỗ lực cá nhân cùng với sự hỗ trợ,
lắng nghe hết mình từ phía doanh nghiệp và giảng viên hướng dẫn đã vẫn đảm bảo cho
em có được một học kỳ doanh nghiệp hữu ích.

Về kiến thức, thông qua học kỳ doanh nghiệp, em có được kiến thức tổng quan
về dự án tư vấn triển khai ERP trong thực tế cũng như hiểu được vai trò xuyên suốt
của một một nhân viên tư vấn triển khai. Bên cạnh đó, em có được kiến thức tổng quan
về quy trình nghiệp vụ của một số bộ phận chức năng cũng như sự liên thông về mặt
nghiệp vụ. Đồng thời, em có thêm hiểu biết về kiến thức quản trị cũng như một số
chức năng tại một số phân hệ của Oracle EBS và Oracle Fusion Cloud.

Về kỹ năng, em được làm quen và có khả năng thực hành thao tác quản lý O2C
trong một số tình huống trên Oracle EBS. Bên cạnh đó, em được trau dồi hơn về kỹ
năng giao tiếp, kỹ năng trình bày và đồng thời là các kỹ năng tư duy phản biện, giải
quyết vấn đề.

Về mức độ tinh thần trách nhiệm, em nhận thấy em đã nỗ lực trong xuyên suốt
thời gian của học kỳ doanh nghiệp, hoàn thành khá tốt cả về trách nhiệm cá nhân cũng
như đóng góp tốt trong các công việc của nhóm. Điều em cần khắc phục thêm đó là
cần quản lý thời gian của cá nhân tốt hơn để hiệu quả hơn trong công việc, học tập và
sinh hoạt.

118
 Tài liệu tham khảo

Tài liệu đào tạo nội bộ của ARON

Schwalbe, K. (2015). Information technology project management. Cengage Learning.

https://www.aron.com.vn/

https://www.oracle.com/index.html

119
 Phụ lục

Phụ lục 1 – Báo cáo OM_01_BangGia

Hình 116. Bảng giá được tạo

Phụ lục 2 - Báo cáo OM_03_TinhTrangDonHang

Hình 117. Tình trạng đơn hàng sau khi Book

120
 Hình 118. Tình trạng đơn hàng sau khi Ship Confirm

Hình 119. Tình trạng đơn hàng sau khi xuất hóa đơn của SO

121
Hình 120. Tình trạng đơn hàng sau khi Book đối với SO return

Hình 121. Tình trạng đơn hàng sau khi nhập lại hàng bị trả

122
Hình 122. Tình trạng đơn hàng sau khi nhập hóa đơn xuất trả của bên mua
Phụ lục 3 – Báo cáo OM_04_NhatKyBanHang

Hình 123. Nhật ký bán hàng sau khi Book

Hình 124. Nhật ký bán hàng sau khi Release SO

Hình 125. Nhật ký bán hàng sau khi Ship Confirm

123
 Hình 126. Nhật ký bán hàng sau khi xuất hóa đơn của SO

Hình 127. Nhật ký bán hàng sau khi book đối với SO return

Hình 128. Nhật ký bán hàng sau khi nhập lại hàng bị trả

Hình 129. Nhật ký bán hàng sau khi nhập hóa đơn xuất trả của bên mua
Phụ lục 4 – Báo cáo AR_03_SoTongHopCongNoPhaiThu

Hình 130. Tổng hợp công nợ phải thu sau khi định khoản tăng công nợ của
khách hàng

124
Hình 131. Tổng hợp công nợ phải thu sau khi định khoản thu tiền khách hàng

Hình 132. Tổng hợp công nợ phải thu sau khi định khoản giảm công nợ của
khách hàng

Hình 133. Tổng hợp công nợ phải thu sau khi định khoản hoàn tiền khách hàng
Phụ lục 5 – Báo cáo AR_04_SoChiTietCongNoPhaiThu

Hình 134. Sổ chi tiết công nợ phải thu sau khi định khoản tăng công nợ của
khách

125
Hình 135. Sổ chi tiết công nợ phải thu sau khi định khoản thu tiền khách hàng

Hình 136. Sổ chi tiết công nợ phải thu sau khi định khoản giảm công nợ của
khách

Hình 137. Sổ chi tiết công nợ phải thu sau khi định khoản hoàn tiền cho khách

126
Phê duyệt và nhận xét của công ty và người hướng dẫn đại diện doanh nghiệp

Công ty: Công ty Cổ phần Dịch vụ Tư vấn Á Rồng

Địa chỉ: Lầu 10, 47 Điện Biên Phủ, Phường Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Người quản lý: Đỗ Trung Ái
Chức vụ người quản lý: Solution Director
Người hướng dẫn: Dương Minh Tuấn Kiệt
Chức vụ người hướng dẫn: Team Leader
Họ và tên sinh viên: Võ Duy Hữu Lộc
Tên công việc: Nhân viên Tư vấn triển khai
Thời gian thực tập: 02/08/2021 - 08/10/2021
I. Nhận xét chung về thực tập sinh
Do thời gian thực tập rơi vào thời điểm dịch COVID-19 bùng phát mạnh, nên
việc đào tạo và thực hành từ xa cũng gặp nhiều khó khăn, tuy vậy em Võ Duy Hữu
Lộc cũng rất chăm chỉ, tuân thủ tác phong và quy định từ phía công ty, nghiêm túc
hoàn thành công việc được giao. Đánh giá chung từ phía Ban lãnh đạo công ty, chúng
tôi cảm thấy rất hài lòng với kết quả mang lại từ đợt thực tập lần này.

II. Nhận xét chung về báo cáo thực tập

Báo cáo thực tập đã mô tả đúng với những gì em được đào tạo và thực hành
trên nền tảng ứng dụng ERP của Oracle. Tuy nhiên, tùy vào từng khả năng tiếp thu và
kỹ năng cụ thể, công ty sẽ đánh giá, chấm điểm thông qua bài báo cáo thực tập cuối
khoá. Chúc em đạt kết quả tốt và thành công với những nỗ lực của mình.

TP HCM, ngày 22 tháng 10 năm 2021

Đại diện công ty
Người phụ trách hướng dẫn (Ký
tên,
đóng
dấu)

127
Dương Minh Tuấn Kiệt Lê Thanh Tuấn

128